L’infrastruttura tecnologica di IBM ECM per gestire documenti e procedimenti

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L’infrastruttura tecnologica di IBM ECMper gestire documenti e procedimenti

Soluzioni per la Pubblica Amministrazione Locale

Bari, 20 novembre 2007

Giorgio Sicurella, IBM Italia

Information Management software | Enterprise Content Management

Agenda

La Pubblica Amministrazione Locale: problemi all’ordine del giorno

Tecnologia IBM ECM

– Contenuti

– Procedimenti

– Federazione

– Posta elettronica

Soluzioni

– Conservazione sostitutiva

– Protocollo


La Pubblica Amministrazione LocaleProblematiche tecnologiche e organizzative

Gestione di documenti non strutturati, informazioni vitali alla gestione della Pubblica Amministrazione Locale– Richieste di informazioni, Pagamenti, Ricerche di Identità, Pratiche

amministrative, Nazionalizzazioni, Ordini, Gestione Fornitori, Gestione ciclo passivo fatture, Dematerializzazione, Archiviazione sostitutiva, Fax e corrispondenza, Gestione eMail e Posta Certificata, etc...

Difficoltà nella ricerca e reperimento delle informazioni– I sistemi informatici aziendali devono spesso fare a meno di informazioni

rilevanti perché queste si trovano altrove– Ogni impiegato deve passare buona parte del suo tempo lavorativo nella

ricerca o nell’attesa di informazioni essenziali al suo lavoro– Questo grava sull’efficienza interna e sui costi di gestione

Sicurezza, controllo e garanzia sulla tracciabilità di accesso al patrimonio informativo

Fruibilità dei contenuti attraverso una molteplicità di canali

Predisposizione dei contenuti “nel contesto” dei procedimenti


Cosa si intende per “contenuto” e gestione del contenuto?

CollaborareCollaborare

AccedereAccedere

RicercareRicercare

Gestire il ciclo di vitaGestire il ciclo di vita

Print Output

Email

Web Pages

Enterprise Applications(Fatture, etc.)

Documenti cartacei & Files

Documenti elettronici

Meta Dati

Fax

Forms

ArchiviareArchiviare

Foto, Grafici, Video

CreareCreare

Gestire la sicurezzaGestire la sicurezza


Gestione documentale: benefici Risparmio di costi per la gestione dei documenti:

– Carta, Stampati, Fotocopie,Telefono,spazio adibito all’archiviazione

– Eliminazione del rischio derivante da errata riclassificazione del documento

Maggiore efficienza nella gestione delle informazioni :

– Risparmio di tempo nella ricerca e nello smistamento delle pratiche

– Consultazione simultanea della stessa pratica da parte di tutti gli interessati

– Consultazione di documenti di tipologia diversa ma tra loro correlati

– Consultazione dei documenti di una pratica nella loro giusta sequenza di immissione nel ciclo aziendale

Nuove opportunità nella gestione delle informazioni:

– Possibilità di consultare documenti mediante criteri di selezione nuovi

– Controllo dell’avanzamento di una pratica ( eliminazione dei tempi morti )

– Informazione distribuita a più utenti per gestire la pratica in parallelo

Migliore qualità del servizio fornito ai clienti:

– Rispondere in tempo reale alle richieste di informazioni che arrivano dall’esterno dell’organizzazione

– Definire una libreria WEB come mezzo pubblicitario o comunque aperta all’utenza esterna


REPOSITORIES

IBM Information Integration Content Edition (IICE)Federation/Integration

OmniFindSearch & Discovery

Records Manager eFormsform management

IBM CMRepositories

IBM FileNetImage Services

SharePointRepositories

OtherRepositories

SERVICES

Portals & Web Apps

LOB & ISV Solutions

Desktop Applications

IBM ECM PortfolioIN

TE

GR

AT

ION

ERP

CRM

LEGACY

Content Manager Business Process Manager

OnDemandReport Management

CaptureScan and fax solution

Email ManagerArchiviazione email

Content Engine Process EngineEMAIL

SERVER

@@

Email clients

CLIENTS


Content Management | Caratteristiche

Classificazione e archiviazione dei contenuti

Modifica dei contenuti (check-out, check-in)

– versioni a due livelli

Ciclo di vita

Sicurezza sui singoli documenti e cartelle

Funzioni di ricerca avanzate

– proprietà

– contenuti (full-text)

Relazione logiche tra documenti

Funzionalità di auditing, tracciamento degli accessi


Content Management | Classificazione e archiviazione

Classificazione

– Definizione di classi documentali

– Ereditarietà delle proprietà (sottoclassi)

Gestione folder virtuali

Archiviazione

– RDBMS

– File system

– device ottici/magnetici esterni (HSM, NAS, SAN, Jukebox)


Content Management | Sistema a oggetti ed eventi

L’evento gioca un ruolo chiave

– Creazione, update, check-out, check-in, cancellazione dei contenuti

– Riconoscimento dell’evento e “attivazione” dei processi o applicazioni

– Elimina latenza dei processi

Notifica dei cambiament

i

Approvazione Revisione,

&

Pubblicazione

Aggiornamento dei records

Notifica email

Portale


Business Process Management | Caratteristiche

Gestione procedimenti (processi)

Disegno, automazione, integrazione e ottimizzazione dei processi

Nativa integrazione con moduli elettronici

Nativa integrazione tra processi e contenuti

Tracciamento dei processi in uso

Strumenti di analisi e simulazione dei processi


Business Process Management | Gestione forms

Sviluppo “Drag & drop”

– Soluzione creata per un rapido deployment di forms elettroniche

– Fedeltà di rappresentazione

– Facilità di accettazione da parte degli utenti

– Web / XML based

– Gestione a più pagine

– Compliance con standard di mercato

Archiviazione diretta in Content Manager

Integrazione diretta con BPM

Funzionalità di calcolo

Integrazione con Database (HTTP/JDBC)


Business Process Management | Gestione forms


Federazione / Integrazione dei contenuti | Caratteristiche

Interfaccia unificata a molteplici repository documentali

Servizi di integrazione

Connettori bidirezionali ai principali repository (EMC2 (Documentum), OpenText (Hummingbird), IBM (FileNet, Lotus)

– Servizi di federazione

Ricerche federate, repository virtuale, conversione on-the-fly per visualizzazione, Single Sign-On

– Servizi di sviluppo

Singola interfaccia applicativa di accesso indipendente dal repository (Web components, JSR 168 portlets, Java API, Web Services API)


Gestione e-mail | Caratteristiche

Applicazione server per l’archiviazione e gestione delle email

Completamente integrato con Microsoft Exchange/Outlook, Domino/Lotus Notes e Groupwise

La cattura delle email avviene in maniera automatica e/o manuale, basata su definizioni di Regole e Profili

Catalogazione delle email e degli allegati in relazione alle informazioni interne delle email (soggetto, spedito da / a, cc, ecc…)

Gli allegati possono essere archiviati come documenti separati

Email archiviate come oggetti in Content Manager

Sicurezza: le email possono essere lette da utenti non in copia direttamente


Architettura di RiferimentoGestione di contenuti e procedimentiArchitettura di RiferimentoGestione di contenuti e procedimenti

Federation/Integration

Content Services

Search & Discovery

Business Process Management

Collaboration & Communication

IBM CMRepositories

IBM DominoRepositories

FileNetRepositories

SharePointRepositories

OtherRepositoriesREPOSITORIES

CLIENTS

SERVICES

Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications

FileNet ECMFileNet ECM FileNet BPMFileNet BPM

Nell’intera AziendaNell’intera Azienda

Cattura/Creazione

Accessi

Ricerche

Ciclo di vita

Archiviazione

Sicurezza

PrintPrint

FormsFormsWeb Pages

Web Pages

Electronic Documents

Electronic Documents

Paper Documents &

Files

Paper Documents &

Files

FaxFax

DatabasesDatabases

Photos, Videos

Photos, Videos

eMailseMails

RecordsRecords

Revisione dei Contratti

Revisione dei Contratti

Audit

Consistenza e Controllo

Automazione e Ottimizzazione

Simulazione e Analisi

Gestione Eccezioni

Gestione del Personale

Gestione del PersonaleRevisione e

approvazione contenuti Web

Revisione e approvazione contenuti Web

ReclamiReclami

FatturazioneFatturazione

Assistenza agli Utenti

Assistenza agli Utenti


Conservazione Sostitutiva

Obiettivo: Mantenere e garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente e garantendone la validità legale nel tempo.

La soluzione:

– Progettata interamente per l’ambiente Web

– Integrata nativamente con le diverse soluzioni di firma digitale e posta certificata

– Caratterizzata da accessi controllati ai documenti e livelli di sicurezza personalizzabili

– Integrabile con i sistemi gestionali più diffusi sul mercato e dedicati alla fatturazione (es. SAP)

– Integrabile con gli altri sistemi IT presenti nell’organizzazione

– Integrata con il sistema di posta elettronica

– Localizzabile nativamente in diverse lingue


Protocollo Informatico

Obiettivo: Garantire il controllo dei flussi documentali per favorire l’Efficienza organizzativa dell’amministrazione, la Trasparenza interna ed esterna l’Interoperabilità e la cooperazione tra le Pubbliche Amministrazioni

La soluzione:

– Gestione del Protocollo Informatico e gestione Elettronica dei Documenti a valenza legale, realizzata in conformità con le vigenti normative CNIPA.

– L’applicazione consente la gestione delle attività di protocollazione per più Enti all’interno di una unica installazione. La soluzione risponde alle necessità di catalogazione della documentazione cartacea e non, con registrazione di dati strutturati e immagini dei documenti associati, in entità logicamente centralizzate.

– Tra le funzioni principali sono previste:• autenticazione mittenti e contenuti;

• protocollazione documenti in entrata e in uscita (segnatura);

• assegnazione (smistamento);

• classificazione e fascicolazione;

• trattamento (procedimenti amministrativi);

• archiviazione


Protocollo Informatico Modello di Gestione Documentale della PA

ARCHIVIO DILAVORO

ARCHIVIOCORRENTE

ARCHIVIO DIDEPOSITO

ARCHIVIOSTORICO

Classificazione Versamento Scarto

Protocollo Classificazione

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Documents

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