Linee generali della Corporate Governance degli emittenti quotati

Il sistema dei controlli

Lezione dell’Avv. Giuseppe Cannizzaro

Roma, 7/8 giugno 2012

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Sistema Tradizionale

Sistemi di Amministrazione e Controllo 1/3

Assemblea

Collegio sindacale

Consiglio di Amministrazione o Amministratore

Unico

Revisore

3

Sistema Dualistico

Sistemi di Amministrazione e Controllo 2/3

Assemblea

RevisoreConsiglio di

SorveglianzaConsiglio di

Gestione

4

Sistema Monistico

Consiglio di Amministrazione

Comitato per il

controllo sulla

gestione

Sistemi di Amministrazione e Controllo 3/3

Assemblea

Revisore

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Definizione di Governance: insieme di regole attraverso le quali la società è gestita e controllata. In particolare, il sistema di controllo sulla gestione ha lo scopo di assicurare:

(i) una sana e corretta gestione dell’impresa (fairness);

(ii) la piena trasparenza delle scelte gestionali (trasparency);

(iii) una chiara individuazione delle sfere di potere (competenza) e di responsabilità degli organi sociali, del management e di ogni soggetto operante nell’organizzazione (accountability); e

(iv) un adeguato bilanciamento dei diversi poteri.

Il Controllo sulla Gestione nei Modelli di Amministrazione e Controllo

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Dovere di vigilanza (Art. 149 TUF)

a) sull'osservanza della legge e dell'atto costitutivo;

b) sul rispetto dei principi di corretta amministrazione;

c) sull'adeguatezza della struttura organizzativa della società per gli aspetti di competenza, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo-contabile nonché sull'affidabilità di quest'ultimo nel rappresentare correttamente i fatti di gestione;

c-bis) sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria, cui la società, mediante informativa al pubblico, dichiara di attenersi;

d) sull'adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società alle società controllate ai sensi dell’art. 114, comma 2, del TUF.

L’organo di Controllo sulla Gestione delle Società Quotate che Adottano il Sistema Tradizionale: il Collegio Sindacale 1/2

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Ulteriori doveri di vigilanza (Art. 10 Codice di Autodisciplina)

Il collegio sindacale vigila sull’indipendenza della società di revisione, verificando tanto il rispetto delle disposizioni normative in materia, quanto la natura e l’entità dei servizi diversi dal controllo contabile prestati all’emittente ed alle sue controllate da parte della stessa società di revisione e delle entità appartenenti alla rete della medesima.

Ulteriori doveri: obbligo di riferire all'assemblea (Art. 153 TUF)

Il collegio sindacale riferisce sull'attività di vigilanza svolta e sulle omissioni e sui fatti censurabili rilevati all'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio di esercizio ovvero ai sensi dell’art. 2364 bis, comma 2, c.c.

L’organo di Controllo sulla Gestione delle Società Quotate che Adottano il Sistema Tradizionale: il Collegio Sindacale 2/2

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Poteri informativi (Artt. 150 e 151 TUF)

• Gli amministratori riferiscono tempestivamente, secondo le modalità stabilite dallo statuto e con periodicità almeno trimestrale, al collegio sindacale sull'attività svolta e sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale, effettuate dalla società o dalle società controllate; in particolare, riferiscono sulle operazioni nelle quali essi abbiano un interesse, per conto proprio o di terzi, o che siano influenzate dal soggetto che esercita l'attività di direzione e coordinamento.

• Il collegio sindacale e il revisore legale o la società di revisione legale si scambiano tempestivamente i dati e le informazioni rilevanti per l'espletamento dei rispettivi compiti.

• Coloro che sono preposti al controllo interno riferiscono anche al collegio sindacale di propria iniziativa o su richiesta anche di uno solo dei sindaci.

• Il collegio sindacale può scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo ed all'andamento generale dell'attività sociale.

Poteri del Collegio Sindacale 1/6

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Ulteriori poteri informativi (Art. 10 Codice di Autodisciplina)

• Il collegio sindacale può chiedere all’internal audit lo svolgimento di verifiche su specifiche aree operative od operazioni aziendali e scambia tempestivamente con il comitato per il controllo interno le informazioni rilevanti per l’espletamento dei rispettivi compiti.

Poteri del Collegio Sindacale 2/6

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Poteri reattivi (Artt. 149, 152 TUF e 2393 c.c.)

• Il collegio sindacale comunica senza indugio alla CONSOB le irregolarità riscontrate nell'attività di vigilanza e trasmette i relativi verbali delle riunioni e degli accertamenti svolti e ogni altra utile documentazione.

• Potere - dovere del collegio sindacale di presentare denuncia al Tribunale, ove vi sia fondato sospetto che gli amministratori, in violazione dei loro doveri, abbiano compiuto gravi irregolarità nella gestione che possano recare danno alla società o a una o più società controllate.

• Il collegio sindacale può con deliberazione assunta con la maggioranza dei due terzi dei suoi componenti promuovere l’azione di responsabilità contro gli amministratori.

Poteri del Collegio Sindacale 3/6

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Poteri ricognitivi (Art. 149 TUF)

• Al fine di svolgere efficacemente la propria funzione di vigilanza, i membri del collegio sindacale assistono alle assemblee ed alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo. I sindaci, che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze del consiglio d'amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall'ufficio.

Poteri del Collegio Sindacale 4/6

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Poteri ispettivi (Art. 151 TUF)

• I sindaci possono, anche individualmente, procedere in qualsiasi momento ad atti di ispezione e di controllo, nonché chiedere agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull'andamento delle operazioni sociali o su determinati affari, ovvero rivolgere le medesime richieste di informazione direttamente agli organi di amministrazione e di controllo delle società controllate.

• Gli accertamenti eseguiti devono risultare dal libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.

Poteri del Collegio Sindacale 5/6

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Altri poteri/modalità di esercizio (Art. 151 TUF e 2406 c.c.)

• Il collegio sindacale può, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l'assemblea dei soci, il consiglio di amministrazione od il comitato esecutivo. I poteri di convocazione possono essere esercitati anche individualmente da ciascun membro del collegio, ad eccezione del potere di convocare l’assemblea dei soci, che può essere esercitato da almeno due membri.

• Il collegio sindacale può avvalersi di dipendenti della società per l’espletamento delle proprie funzioni.

• In caso di omissione o di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori, il collegio sindacale deve convocare l’assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge.

• Il collegio sindacale può altresì, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l’assemblea qualora nell’espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgenza di provvedere.

Poteri del Collegio Sindacale 6/6

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Denunzia della Consob (Art. 152 TUF)

La Consob, se ha fondato sospetto di gravi irregolarità nell'adempimento dei doveri di vigilanza del collegio sindacale, del consiglio di sorveglianza o del comitato per il controllo sulla gestione, può denunziare i fatti al tribunale ai sensi dell'articolo 2409 del codice civile.

Omessa denuncia al Tribunale

La mancata attivazione del controllo giudiziario da parte dell’organo di controllo ex art. 152, comma 1, del TUF, laddove ne sussistano i presupposti, è fonte di responsabilità per lo stesso.

Responsabilità del Collegio Sindacale 1/3

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Art. 2407 c.c.

I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell'incarico.

Responsabilità esclusiva

I sindaci sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.

Responsabilità concorrente

I sindaci sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.

Responsabilità del Collegio Sindacale 2/3

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Art. 2407 c.c.

L’azione di responsabilità nei confronti dei sindaci può essere promossa da:

• Assemblea;

• Soci che rappresentano almeno un quarantesimo del capitale sociale;

• Creditori sociali, in caso di violazione di norme riguardanti l’integrità del patrimonio sociale;

• Singolo socio o terzo, nel caso in cui il collegio, non svolgendo la propria attività di controllo, abbia consentito all’organo amministrativo di provocare un danno diretto al patrimonio del socio o del terzo;

• Curatore del fallimento, dal commissario liquidatore e dal commissario straordinario, in caso di fallimento, liquidazione coatta amministrativa e amministrazione straordinaria.

Responsabilità del Collegio Sindacale 3/3

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Dovere di vigilanza (Art. 149 TUF, idem collegio sindacale)

Ulteriori doveri (Art. 153 TUF, idem collegio sindacale)

L’organo di Controllo sulla Gestione delle Società Quotate che Adottano il Sistema Dualistico: il Consiglio di Sorveglianza

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Poteri informativi (Artt. 150 e 151 bis TUF, idem collegio sindacale)

Poteri reattivi (Artt. 2409-decies c.c., 149 e 152 TUF, idem collegio sindacale)

Poteri ispettivi (Art. 151 bis TUF, idem collegio sindacale)

Altri poteri/modalità di esercizio (Art. 151 bis TUF, idem collegio sindacale )

Ulteriori poteri/doveri (Art. 12 Codice di Autodisciplina)

In caso di adozione del sistema dualistico, gli articoli del Codice di Autodisciplina che fanno riferimento al collegio sindacale, trovano applicazione, in linea di principio, al consiglio di sorveglianza o ai loro componenti.

Poteri del Consiglio di Sorveglianza

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Denunzia della Consob e Omessa denuncia al Tribunale (Art. 152 TUF, idem collegio sindacale)

Art. 2409 terdecies c.c.

I componenti del consiglio di sorveglianza devono adempiere i loro doveri con la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico.

Responsabilità concorrente

I componenti del consiglio di sorveglianza sono responsabili solidalmente con componenti del consiglio di gestione per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.

Responsabilità del Consiglio di Sorveglianza 1/2

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L’azione di responsabilità nei confronti dei membri del consiglio di sorveglianza può essere promossa da:

• Assemblea;

• Soci, con esclusione dei soci-consiglieri di gestione;

• Creditori sociali, in caso di violazione di norme riguardanti l’integrità del patrimonio sociale;

• Singolo socio o terzo, nel caso in cui il collegio, non svolgendo la propria attività di controllo, abbia consentito all’organo amministrativo di provocare un danno diretto al patrimonio del socio o del terzo;

• Curatore del fallimento, dal commissario liquidatore e dal commissario straordinario, in caso di fallimento, liquidazione coatta amministrativa e amministrazione straordinaria.

Responsabilità del Consiglio di Sorveglianza 2/2

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Doveri di vigilanza (Artt. 2409 octiesdecies c.c. e 149 TUF)

Il comitato per il controllo sulla gestione vigila:

(i) sull'adeguatezza della struttura organizzativa della società, del sistema di controllo interno e del sistema amministrativo e contabile, nonché sulla sua idoneità a rappresentare correttamente i fatti di gestione;

(ii) sulle modalità di concreta attuazione delle regole di governo societario previste da codici di comportamento redatti da

società di gestione di mercati regolamentati o da associazioni di categoria, cui la società, mediante informativa al pubblico, dichiara di attenersi; e

(iii) sull'adeguatezza delle disposizioni impartite dalla società alle società controllate ai sensi dell’art. 114, comma 2, del TUF.

L’organo di Controllo sulla Gestione delle Società Quotate che Adottano il Sistema Monistico: il Comitato per il Controllo sulla Gestione 1/2

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Ulteriori doveri (Artt. 2409 octiesdecies c.c.)

Il comitato per il controllo sulla gestione svolge gli ulteriori compiti affidatigli dal consiglio di amministrazione con particolare riguardo ai rapporti con i soggetti incaricati del controllo contabile.

Obbligo di riferire all'assemblea (Art. 153 del TUF, idem collegio sindacale)

L’organo di Controllo sulla Gestione delle Società Quotate che Adottano il Sistema Monistico: il Comitato per il Controllo sulla Gestione 2/2

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Poteri informativi (Artt. 150 e 151 ter TUF, idem collegio sindacale)

Poteri reattivi (Artt. 2409 noviesdecies c.c., 149 e 152 TUF, idem collegio sindacale)

Poteri ispettivi (Art. 151 ter TUF, idem collegio sindacale)

Altri poteri/modalità di esercizio (Art. 151 ter TUF, idem collegio sindacale)

Ulteriori doveri/poteri (Art. 12 Codice di Autodisciplina)

In caso di adozione del sistema monistico, gli articoli del Codice di Autodisciplina che fanno riferimento al collegio sindacale, trovano applicazione, in linea di principio, al comitato per il controllo sulla gestione o ai loro componenti.

Le funzioni attribuite al comitato per il controllo interno dall’art 8 del Codice di Autodisciplina, se l’emittente lo ritiene opportuno e ne motiva adeguatamente le ragioni, possono essere riferite al comitato per il controllo sulla gestione previsto dall’art. 2409-octiesdecies c.c.

Poteri del Comitato per il Controllo sulla Gestione

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Denunzia della Consob e Omessa denuncia al Tribunale (Art. 152, TUF, idem collegio sindacale)

Non esistono norme specifiche che disciplinano la responsabilità dei membri del comitato per il controllo sulla gestione. Tuttavia, poiché il comitato per il controllo sulla gestione è parte del consiglio di amministrazione, si applicheranno le norme generali sulla responsabilità degli amministratori previste dagli artt. 2392 e ss. c.c.

In particolare, gli amministratori devono adempiere i doveri ad essi imposti dalla legge e dallo statuto con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico e dalle loro specifiche competenze. Essi sono solidalmente responsabili verso la società dei danni derivanti dall’inosservanza di tali doveri, a meno che si tratti di attribuzioni proprie del comitato esecutivo o di funzioni in concreto attribuite ad uno o più amministratori.

Promozione dell’azione di responsabilità nei confronti dei membri del comitato per il controllo sulla gestione (si veda quanto previsto per il collegio sindacale).

Responsabilità del Comitato per il Controllo sulla Gestione

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Art 2409 terdecies c.c.

Il consiglio di sorveglianza nomina e revoca i componenti del consiglio di gestione; ne determina il compenso, salvo che la relativa competenza sia attribuita dallo statuto all’assemblea.

Il consiglio di sorveglianza approva il bilancio di esercizio e, ove redatto, il bilancio consolidato. Lo statuto può tuttavia disporre che in caso di mancata approvazione o qualora lo richieda almeno un terzo dei componenti del consiglio di gestione o del consiglio di sorveglianza la competenza per l’approvazione del bilancio di esercizio sia attribuita all’assemblea.

Se previsto dallo statuto, delibera in ordine alle operazioni strategiche e ai piani industriali e finanziari della società predisposti dal consiglio di gestione, ferma in ogni caso la responsabilità di questo per gli atti compiuti.

(Tali poteri sono attribuiti esclusivamente al consiglio di sorveglianza e non anche al collegio sindacale e al comitato per il controllo sulla gestione).

Principali Differenze tra i Vari Organi di Controllo 1/4

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Artt. 2409 octiesdecies c.c. e 149 TUF

Il comitato per il controllo sulla gestione, contrariamente al collegio sindacale e al consiglio di sorveglianza, non è tenuto ad esercitare il controllo sull’osservanza della legge e dello statuto né a vigilare sul rispetto dei principi di corretta amministrazione.

Art. 2409 octiesdecies c.c.

Salva diversa disposizione dello statuto, i membri del comitato per il controllo sulla gestione, sono nominati dal consiglio di amministrazione. (Al contrario, i membri del collegio sindacale e del consiglio di sorveglianza sono sempre nominati dall’assemblea dei soci).

Principali Differenze tra i Vari Organi di Controllo 2/4

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Art. 153 TUF Il collegio sindacale può fare proposte all'assemblea in ordine al bilancio e alla sua approvazione nonché alle materie di propria competenza.(Tale potere spetta solo al collegio sindacale e non anche al consiglio di sorveglianza ed al comitato per il controllo sulla gestione). Art. 149 TUFAl fine di svolgere efficacemente la propria funzione di vigilanza, i membri del collegio sindacale assistono alle assemblee ed alle riunioni del consiglio di amministrazione e del comitato esecutivo. I sindaci, che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze del consiglio d'amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall'ufficio. (Tale previsione si applica solo nell’ipotesi di modello tradizionale, in quanto nell’ipotesi di adozione di modello dualistico non è richiesta la partecipazione alle riunioni del consiglio di gestione di tutto il consiglio di sorveglianza, ma è sufficiente un componente, mentre nulla è previsto in caso di adozione di sistema monistico; in tale ultima ipotesi, infatti, i membri del comitato per il controllo sulla gestione, in quanto membri del consiglio di amministrazione, sono ex se legittimati a partecipare alle riunioni dello stesso).

Principali Differenze tra i Vari Organi di Controllo 3/4

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Art. 151 ter TUFIl comitato per il controllo sulla gestione può, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare il consiglio di amministrazione od il comitato esecutivo. I poteri di convocazione possono essere esercitati anche individualmente da ciascun membro del comitato.(Il comitato per il controllo sulla gestione, a differenza del collegio sindacale e del consiglio di sorveglianza, può convocare solo il consiglio di amministrazione o il comitato esecutivo e non anche l’assemblea.)

Principali Differenze tra i Vari Organi di Controllo 4/4

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Redazione del bilancio

1) Consiglio di amministrazione: redige il bilancio e la relazione sulla gestione.

2) Comitato per il controllo interno: supporta il consiglio di amministrazione nella redazione del bilancio e valuta il corretto utilizzo dei principi contabili.

3) Organi amministrativi delegati: attestano, unitamente dirigente preposto al controllo contabile, con apposita relazione allegata al bilancio:

• l’adeguatezza e l'effettiva applicazione delle procedure predisposte dal dirigente preposto al controllo contabile per la redazione del bilancio;

• la corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili.

4) Direttore Generale: redige una dichiarazione da allegare al bilancio che attesta la corrispondenza al vero dei dati contenuti nel bilancio relativamente alla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società.

Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 1/7

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5) Dirigente preposto al controllo contabile: attesta, unitamente agli organi amministrativi delegati, con apposita relazione allegata al bilancio:

• l’adeguatezza e l’effettiva applicazione delle procedure da lui predisposte per la redazione del bilancio;

• la corrispondenza del bilancio alle risultanze dei libri e delle scritture contabili;

• la corrispondenza al vero dei dati contenuti nel bilancio relativamente alla situazione economica, patrimoniale o finanziaria della società.

6) Collegio sindacale: esamina il bilancio ai fini della relazione all’assemblea con osservazioni e proposte in ordine alla sua approvazione.

7) Società di revisione: verifica che il bilancio corrisponda alle risultanze delle scritture contabili e alle risultanze degli accertamenti eseguiti, e che sia conforme alle norme che lo disciplinano.

Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 2/7

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Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 3/7

Collegio sindacale

Società di revisione

REDAZIONE DEL BILANCIO

Consiglio di Amministrazione

Comitato per il controllo interno

Organi amministrativi

delegati

Direttore Generale

Dirigente preposto al controllo contabile

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Sistema contabile

1) Consiglio di amministrazione: valuta l’adeguatezza dell’assetto contabile della società.

2) Collegio sindacale/Consiglio di Sorveglianza/Comitato per il Controllo sulla Gestione: vigila sull’adeguatezza ed affidabilità del sistema amministrativo contabile.

3) Dirigente preposto al controllo contabile: predispone procedure contabili e verifica l’adeguatezza e l’effettiva applicazione delle predette procedure.

4) Comitato per il controllo interno: valuta, unitamente ai revisori, l’adeguatezza dei principi contabili utilizzati ed il loro corretto utilizzo.

5) Società di revisione: verifica regolare tenuta contabilità sociale e corretta rilevazione dei fatti di gestione nelle scritture contabili.

Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 4/7

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Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 5/7

SISTEMA CONTABILE

Collegio sindacaleConsiglio di SorveglianzaComitato per il Controllo

sulla Gestione

Società di revisione

Consiglio di Amministrazione

Comitato per il controllo interno

Dirigente preposto al controllo contabile

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Sistema di controllo interno (ossia, l’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative volte a consentire, attraverso un adeguato processo di identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei principali rischi, una conduzione dell’impresa sana, corretta e coerente con gli obiettivi prefissati).

1) Consiglio di amministrazione: valuta, con cadenza almeno annuale, l’adeguatezza, l’efficacia e l’effettivo funzionamento del sistema di controllo interno.

2) Amministratore delegato: verifica costantemente l’adeguatezza complessiva, l’efficacia e l’efficienza del sistema di controlli interni.

3) Collegio sindacale/Consiglio di Sorveglianza/Comitato per il Controllo sulla Gestione: vigila sull’adeguatezza del sistema di controllo interno.

4) Internal audit: i preposti al controllo interno sono incaricati di verificare costantemente che il sistema di controllo interno sia sempre adeguato, pienamente operativo e funzionante.

5) Comitato per il controllo interno: riferisce al consiglio, almeno semestralmente, sull’adeguatezza del sistema di controllo interno.

Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 6/7

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Esempi di Attività Svolte Congiuntamente da Più Organi 7/7

Collegio sindacaleConsiglio di SorveglianzaComitato per il Controllo

sulla Gestione

Amministratore Delegato

SISTEMA DI CONTROLLO

INTERNO

Consiglio di Amministrazione Comitato per il

controllo interno

Internal audit

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Consiglio di Amministrazione

Collegio Sindacale Società di Revisione

Alta DirezioneAmministratore

Esecutivo

(Internal Audit)Preposti al

controllo interno

Comitato per il controllo interno

Dirigente preposto alla redazione dei

documenti contabili

CdA società controllate

Organi di controllo società controllate

Società di revisione delle

società del gruppo

Consob (Banca d’Italia)

Flussi informativi

(Compliance)

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Considerazioni Finali

La proliferazione di organi preposti al controllo societario e la non precisa distinzione tra i poteri/doveri di ciascun organo potrebbe dar luogo ad una situazione di confusione di ruoli con conseguenti incertezze sulle aree di competenza di ciascun organo e sulle relative responsabilità.

Appare, quindi, opportuna la revisione del sistema dei controlli al fine di:

(a) Ridurre gli organi competenti;

(b) Individuare con precisione le rispettive competenze evitando duplicazioni;

(c) Limitare i poteri/doveri a quelli effettivamente funzionali ad un controllo sostanziale;

(d) Stabilire flussi informativi tempestivi e “virtuosi” con altri organi ed Autorità;

(e) Prevedere un sistema sanzionatorio che costituisca un effettivo deterrente.

Sovrapposizione di Poteri