Linea guida per la conduzione di audit SA8000:2014 · Tutte le aree dellaziende de Àono essere...

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Linea guida per la conduzione di audit

SA8000:2014

RINA SA 8000:2014

Audit Guidance

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Contents

1. SCOPO E CAMPO D’APPLICAZIONE ............................................................................................................................ 3

2. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO .................................................................................................................................. 3

3. CAMPO D’APPLICAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE SA8000 ........................................................................................ 3

4. CONDUZIONE DEGLI AUDIT ....................................................................................................................................... 4

4.1. Coinvolgimento degli Stakeholder ........................................................................................................................ 4

5. AUDIT DI STAGE 1 ..................................................................................................................................................... 5

5.1. Preparazione dello Stage 1 ................................................................................................................................... 5 5.2. Output dello Stage 1 ............................................................................................................................................. 6

6. AUDIT DI STAGE 2 ..................................................................................................................................................... 6

6.1. Preparazione dello Stage 2 ................................................................................................................................... 6 6.2. Riunione di aperture ............................................................................................................................................. 6 6.3. Verifica del sito ..................................................................................................................................................... 6 6.4. Fotografie.............................................................................................................................................................. 7 6.5. Verifica dei documenti e delle registrazioni .......................................................................................................... 7 6.6. Interviste ............................................................................................................................................................... 8 6.7. Verifica del Sistema di gestione ............................................................................................................................ 9 6.8. Riunione di chiusura .............................................................................................................................................. 9

7. AUDIT DI SORVEGLIANZA ........................................................................................................................................ 10

7.1. Apertura del processo e conferma delle informazioni del cliente ....................................................................... 11 7.2. Conduzione dell’audit.......................................................................................................................................... 11 7.3. Monitoraggio delle performance e dei trend dell’organizzazione. ..................................................................... 12 7.4. Verifica dei documenti e delle registrazioni negli audit di sorveglianza ............................................................. 12 7.5. Interviste ai lavoratori nelle sorveglianze ........................................................................................................... 13

8. RECERTIFICATION AUDIT ......................................................................................................................................... 13

9. TIPOLOGIA DI NON CONFORMITA’ .......................................................................................................................... 14

9.1. Non conformità CRITICA ..................................................................................................................................... 14 9.2. Non conformità MAGGIORE ................................................................................................................................ 14 9.3. Non conformità MINORE .................................................................................................................................... 14 9.4. Non conformità TIME BOUND............................................................................................................................. 14

10. ALLEGATO 1. INTEGRAZIONE DEL SOCIAL FINGERPRINT NEL SISTEMA SA8000 .................................................... 15

10.1. Integrazione del Social fingerprint nello stage 1 ............................................................................................. 15 10.2. Integrazione del Social fingerprint nello stage 2 e in ricertificazione.............................................................. 16 10.3. Integrazione del Social Fingerprint negli audit di trasferimento .................................................................... 16

11. ALLEGATO 2. CONDUZIONE DI UN AUDIT DI TRANSIZIONE DALLA SA8000:2008 ALLA SA8000:2014 ................... 16

11.1. Revisione della Gap Analysis preparata dal cliente ........................................................................................ 16 11.2. Social Fingerprint Indipendent Evaluation ...................................................................................................... 16 11.3. Principali elementi da valutare nel corso dell’audit di transizione.................................................................. 17

12. ALLEGATO 3. TABELLE RIEPILOGATIVE ................................................................................................................. 18

13. ELENCO DELLE TABELLE ....................................................................................................................................... 19

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1. SCOPO E CAMPO D’APPLICAZIONE

La presente istruzione dettaglia le procedure per gli audit di certificazione di Sistemi di gestione della Responsabilità sociale, in acordo alla norma SA8000:2014, sotto accreditamento SAAS e in accordo a quanto previsto dale istruzioni RINA.

2. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO

SA 8000:2014

ISO/IEC 17021-1:2015

ISO/IEC 17011:2004

SAAS Procedure 201A

SAAS Procedure 201B

SA8000:2014 Certification Exclusion List

SA8000:2014 Performance Indicator Annex

SA8000:2014 Drafters’ Notes

SA8000:2014 Guidance Document

SA8000:2014 Auditor Guidance for Social Fingerprint

SA8000:2014 Social Fingerprint Glossary

SA8000:2014 Social Fingerprint Rating Chart

IAF MD 1:2007 Certification of Multiple Sites Based on Sampling

IAF MD 2:2007 Transfer of Accredited Certification of Management Systems

IAF MD 5: 2013 Duration of QMS and EMS Audits

ISO/IEC TS 17022:2012

3. CAMPO D’APPLICAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE SA8000

La certificazione SA8000 è generalemtne permessa in tutti I paesi ed è applicabile a tutti i settori di produzione, ad esclusione di quanto previsto dal documentO “SA8000:2014 Certification Exclusion List” disponibile sul sito web del SAI www.sa-intl.org e sul DB Lotus Notes.

La certificazione SA8000 non ammessa nelle attività del settore marittimo che ricadono sotto la convenzione MLC.

Alle organizzazioni senza operazioni attive [c.d. Shell companies] è vietata la certificazione SA8000.

o Qualsiasi organizzazione che intende certificarsi SA8000 dovrà essere stata attiva nel proprio businnes per almeno 6 mesi.

o L’organizzazione che intende certificarsi deve avere contratti attivi con i propri clienti

La certificazione SA8000 è valida per una singola organizzazione all'interno di un singolo, o un gruppo di siti (multi-sito) all'interno di un unico paese. La certificazione multi-sito su più paesi non è consentita.

Lo scopo deve includere l'intera struttura giuridica e tutti i processi produttivi. Nei casi in cui un subappaltatore viene utilizzato dall'organizzazione certificata ad effettuare parte delle sue attività, lo scopo deve indicare chiaramente che alcuni processi sono forniti da subappaltatori e quelle parti sono escluse dal campo di applicazione.

La certificazione è concessa a un'intera organizzazione e non è permesso di certificare il personale in un solo dipartimento

http://www.sa-intl.org/

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4. CONDUZIONE DEGLI AUDIT

L’audit di prima certificazione è generalmente condotto in 2 stage, come descritti in figura 1

4.1. Coinvolgimento degli Stakeholder Il coinvolgimento degli stakeholder deve essere eseguito come parte del processo di certificazione SA8000. Il coinvolgimento degli stakeholder fornisce una guida, un processo decisionale informato e un metodo per impegnarsi in un dialogo significativo con le parti con la maggior conoscenza e partecipazione in attività SA8000. Il coinvolgimento degli stakeholder consente agli auditor di impegnarsi con la comunità prima della verifica per fare accertamento dei fatti e contribuire alla valutazione dell'organizzazione. Gli auditor condurranno la raccolta di informazioni nel corso dell’audit audit. Questo può includere la verifica con la comunità locale la mattina presto dell'audit Stage 1 e/o la sera tra i giorni di audit e al momento di un audit non annunciato. E’ inoltre essenziale verificare sempre le informazioni di dominio pubblico dell’azienda, attraverso un controllo del sito internet o di qualunque altro strumento. Le informazioni contenute possono infatti corroborare un rilievo o pore l’attenzione su aspetti che dovranno essere meglio dettagliati nel corso dell’audit

Figura 1

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5. AUDIT DI STAGE 1 L’audit di stage 1 deve essere condotto onsite presso l’organizzazione. Solamente in caso di microimprese in paesi a basso rischio è consentito, a fronte di una dettagliata giustificazione, condurre lo stage 1 offsite. In tabella 1 sono riportati gli obiettivi attesi da un audit di stage 1.

Tabella 1: Obiettivi dello stage 1

a) verificare le informazioni contenute nell’allegato al questionario informative compilato dall’organizzazione

b) Familiarizzare con le questioni pertinenti l’azienda

c) Acquisite una comprensione del grado di maturità del Sistema di gestione del cliente e il suo stadio di sviluppo

d) Determinare la consapevolezza e la conoscenza del cliente in materia di legislazione locale, normative e requisti di legge.

e) Verificare le modalità del cliente di calcolo del BNW f) Esaminare e valutare la documentazione del Sistema di gestione SA8000 del cliente

g) Concordare l’elenco dei documenti che devono essere resi disponibili per lo stage 2

h) Verificre le condizioni specifiche del sito del cliente

i) Avviare discussion con il personale per determinare il grado di preparazione e di consapevolezza in vista dello stage 2

j) Identificare tutti I processi aziendali per una corretta definizione del campo d’applicazione

k) Verificare l’allocazione delle risorse e le tempistiche per lo stage 2

l) Verificare la corretta pianificazione ed esecuzione di audit interni e riesame della direzione

m) Verifica di precedent audit di seconda o terza parte ricevuti dall’organizzazione in materia di diritto del lavoro, etica ed H&S. L’azienda dovrà mettere a disposizione dell’audit tutte i rapporti in suo possesso

5.1. Preparazione dello Stage 1 Gli step necessari durante lo Stage 1 sono descritti in tabella 2. Lo stage 1 deve essere eseguito dal Lead Auditor che condurrà anche lo stage 2

Tabella 2: Step dello Stage 1 Audit Step

Audit Activity

1 Riunione di apertura 2 Tour del sito (inclusi dormitori, mense, cliniche etc) 3 Incontro con i rappresentanti dei lavoratori 4 Incontro con il management per confermare la comprensione della norma,

conferma dello scopo e review dell’allegato al Questionario informativo 5 Conferma della presenza di appaltatori onsite (addetti alle pulizie, addetti

mensa, operai di alter ditte etc) 6 Disponibilità dei documenti 7 Verifica dei documenti del Sistema di Gestione 8 Conferma della logistica e delle tempistiche per lo stage 2 9 Riunione di chiusura

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5.2. Output dello Stage 1 Nel determinare l'intervallo tra la stage 1 e stage 2, si deve tener conto della necessità per l'organizzazione di risolvere le criticità individuate durante l'audit di Stage 1. Non più di 6 mesi devono passare tra la fine dello stage 1 e il primo giorno dello stage 2. Nel caso fosse necessario più tempo, è necessario condurre un ulteriore audit distage 1.

6. AUDIT DI STAGE 2

6.1. Preparazione dello Stage 2 La pianificazione dello Stage 2 deve seguire gli step identificati in tabella 3

Tabella 3: Step dello Stage 2

Audit steps

Stage 2 audit activity

1 Riunione di apertura

2 Veloce verifica del sito

3 Conferma della documentazione richiesta

4 Interviste con la direzione

5 Verifica degli elementi del Sistema di Gestione (inclusi: politiche, procedure e registrazioni, Social Performance team, Identificazione e valutazione dei rischi, monitoraggi,comunicazione e coinvolgimento interno, gestione dei reclami, coinvolgimento delle parti interessate, azioni correttive e preventive, formazione e training, gestione fornitori e subfornitori)

6 Interviste ai raprresentanti dei lavoratori e Social Performance Team

7 Visita del sito con focus H&S

8 Interviste ai subfornitori presenti in loco

9 Intervsite allo staff (junior manager, team di primo soccorso ecc)

10 Interviste ai lavoratori

11 Verifica di documenti e registrazioni (orario di lavoro, buste paga ecc)

12 Riunione del GVI

13 Riunione finale

6.2. Riunione di aperture L’Alta direzione dell'organizzazione deve venire invitata a partecipare alla riunione di apertura, inclusi i rappresentanti della direzione, risorse umane, salute e sicurezza I rappresentanti dei lavoratori devono essere invitati a partecipare alla riunione di apertura. Al cliente deve essere ricordata la necesità da parte del team di audit di scattare fotografie e copia dei documenti verificati nel corso dell’audit. Deve essere chiaramente esplicitato che alcuni lavoratori verranno selezionati casualmente per interviste riservate. Deve essere chiaro che nessuno sarà svantaggiato per essere stato scelto per un colloquio. Le interviste confidenziali verranno effettuate in una zona dell’azienda chiaramente indentificata e senza la presenza del management

6.3. Verifica del sito Tutte le aree dell’aziende devono essere verificate compresa la mensa, il dormitorio, ambulatorio e asilo nido e tutte le aree a disposizione dei lavoratori. Devono essere incluse le aree in fase di costruzione o di ristrutturazione e le aree di lavoro temporaneo. E’ necessario verificare:

o Qualsiasi cambiamento dallo stage 1 o Identificazione di aree potenzialmente pericolose di lavoro o Identificazione di eventuali gravi problemi strutturali che sono chiaramente evidenti

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o potenziali candidati per le interviste L'organizzazione deve fornire una planimetria dei locali, che deve includere tutti gli edifici, piani ed ogni struttra presente. Una copia della planimetria deve essere conservata come evidenza. E’ necessario che tutte le aree vengano verificate per verificarne la rispondenza con I requisiti di salute e sicurezza, in linea anche con il Performance indicator Annex e di quanto indicato dall’azienda nell’Allegato al Questionario informative. Nel corso del tour è possibile selezionare alcuni lavoratori /subfornitori presenti onsite per brevi interviste su questioni generali .

6.4. Fotografie Le fotografie devono essere parte integrante delle evidenze raccolte dal team di audit Le fotografie devono fornire evidenza positiva che mostra la conformità (o non conformità) per gli elementi della norma. L’elenco minimo delle fotografie da scattare sono elencate in tabella 4

Tabella 4: Fotografie

1. SA8000 Standard 2 Vie di fuga

3. Locali e strutture 4 Piano di evacuazione

5. Luoghi di lavoro 6 Magazzini

7. Dormitori 8

Strutture di support (trattamento acque reflue, generatore, ecc)

9. Mensa 10 Sistema di registrazione delle presenze

11. Area di stoccaggio prodotti chimici 12 Lavori in corso

13. DPI 14 Criticità in materia di Salute e sicurezza

15. Dotazioni antincendio 16 Buone prassi

17. Copia dei documenti verificati nel corso dell’audit

6.5. Verifica dei documenti e delle registrazioni I documenti del personale, registri presenze, cedolini e buste paga devono essere verificati per tutte le persone intervistate come indicato in tabella 5 . I documenti in colonna 2 devono essere verificati nel dettaglio. Tale numero deve corrispondere al numero di lavoratori intervistati confidenzialmente (cfr tabella 6) In Colonna 3 sono elencati i file da verificare velocemente in aggiunta ai precedenti.

Tabella 5: Documenti e registrazioni da verificare

Colonna 1 Colonna 2 Colonna 3 Colonna 4

N° di dipendenti Verifica nel dettaglio Verifica sommaria N° totale di files da verificare

1-10 Come deciso dal LA Come deciso dal LA

11-25 2 3 5

26-100 3 5 8

101-250 6 7 13

251-500 10 9 19

501-800 15 12 27

801-1200 15 15 30

1201-2000 20 17 37

2001-3000 20 20 40

3001-6000 25 25 50

6001-10000 25 30 55

10000-15000 30 35 65

15001-20000 30 40 70

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6.6. Interviste Le seguenti indicazioni devono essere seguite nell’intervistare le diverse categorie di personale presente in azienda:

Colloqui con la Direzione: Obiettivo degli incontri sarà valutare l’opinione generale del top management riguardo all’implementazione del

Sistema di gestione SA8000.

Interviste con il personale (Junior manager e quadri): Obiettivo degli incontri sarà valutare il grado di comprensione e consapevolezza riguardo all’implementazione

del Sistema di gestione SA8000.

Interviste riservate con i lavoratori (impiegati/ opeari) E’ necessario tenere a mente che lo scopo delle interviste con i lavoratori è quello di ottenere informazioni che

possono costituire punto di riferimento per questioni che richiedono un ulteriore esame da parte del team di audit I lavoratori devono essere intervistati in un ambiente riservato, senza personale di sorveglianza o management

presenti. Se esiste un sindacato, al rappresentante sindacale è consentito di partecipare al colloquio, su richiesta dell'intervistato.

Il numero di lavoratori da intervistare è dettagliato nella tabella 6, di seguito. Ogni variazione deve essere in ogni caso debitamente documentata e giustificata

Tabella 6: Stage 2 e ricertificazione : Numero di lavoratori da intervistare

Column 1 Column 2 Column 3 Column 4

N° di dipendenti

Interviste individuali

Interviste di gruppo totale Tempo medio totale

1-10 Come deciso

dal LA Come deciso dal LA Come deciso

dal LA 40 mins

11-25 2 [1 group of 3] 5 1

26-100 3 [2 group of 2] & [1 goup of 3] 10 3

101-250 6 [3 group of 3] 15 4

251-500 10 [2 group of 3 & [1 group of 4] 20 5

501-800 15 [1 group of 3 & [1 group of 4] 25 7

801-1200 15 [1 group of 3 & [3 group of 4] 30 7

1201-2000 20 [2 group of 3 & [1 group of 4] & [1 group of 5] 35 9

2001-3000 20 [2 group of 3 & [1 group of 4] & [2 group of 5] 40 9

3001-6000 25 [2 group of 3 & [1 group of 4 & [2 group of 5] 45 11

6001-10000 25 [2 group of 3 & [2 group of 4] & [1 group of 5] & [1

group of 6] 50 11

10000-15000 30 [2 group of 3] & [2 group of 4] & [1 group of 5] & [1

group of 6] 55 13

15001-20000 30 [2 group of 3] & [2 group of 4] & [ 2 group of 5] & [1group

of 6] 60 14

Interviste ai rappresentanti dei lavoratori: Obiettivo degli incontri sarà valutare l’opinione dei rappresentanti dei lavoratori riguardo all’implementazione

da parte dell’azienda del Sistema di gestione SA8000 con particolare riferimento alle condizioni generali di lavoro, alla libertà di associazione e altri elementi dello standard

Interviste a fornitori e subappaltatori onsite Obiettivo degli incontri è stabilire il grado di consapevolezza del personale esterno presente onsite riguardo

l’implementazione del Sistema di gestione.

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6.7. Verifica del Sistema di gestione Il Sistema di gestione messo in piedi dall’organizzazione deve seguire il classic schema PDCA (Plan-Do-Check-Act) L’audit di stage 2 ( e di ricertificazione) ha l’obiettivo di valutare nel dettaglio l’intero sistema di gestione, le sue connessione, i requisiti e le prestazioni. La verifica deve includere gli elementi di cui in tabella 7

Tabella 7: Elementi del Sistema di Gestione a) Politiche, procedure e registrazioni b) Social Performance Team

c) Identificazione e valutazione dei rischi d) Monitoraggio

e) Coinvolgimento interno e comunicazione

f) Gestione e risoluzione dei reclami

g) Verifica esterna e coinvolgimento degli Stakeholder

h) Azioni correttive e preventive

i) Training e formazione j) Gestione fornitori e subfornitori

6.8. Riunione di chiusura L’alta direzione deve essere invitata a partecipare alla riunione di chiusura. Deve essere richiesta la presenza dei rappresentanti dei lavoratori. In caso di assenza, questo deve essere annotato nel rapporto di audit.

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7. AUDIT DI SORVEGLIANZA Gli audit di sorveglianza sono pianificati in accordo a quanto previsto dalle istruzioni RINA e seguendo lo schema descritto in Figura 2

Figure 2

Nota: La sorveglianza 2 è sempre Non Annunciata La sorveglianza 4 è non annunciata solo nei paesi ad alto ed altissimo rischio

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7.1. Apertura del processo e conferma delle informazioni del cliente Prima di ogni audit è necessario completare il documento FORM-SYS02-SA8-07 necessario per comprendere qualsiasi cambiamento avvenuto in azienda e nel caso modificare di conseguenza il calcolo dei g/u. Ad eccezione degli audit non annunciati, la conferma di queste informazioni deve avvenire almeno 4 settimane prima dell’audit.

7.2. Conduzione dell’audit Sebbene non tutti i punti norma sono verificati nel corso di ogni sorveglinza, è sempre necessario verificare gli elementi di cui alla tabella 8 di seguito.

Tabella 8: Elementi da verificare nel corso delle sorveglianze

a) Verifica del numero di dipendenti b) Verifica del riesame della direzione, audit internio ed azioni correttive

c) Risposta ad eventuali reclaim ricevuti d) Formazione e consapevolezza dei lavoratori

e) Efficacia dell’analisi delle cause, correzioni e azioni correttive effettuate in risposta ad eventuali NC emesse nel corso dell’audit precendente.

f) Efficacia del sistema di gestione della salute e della sicurezza, compreso il numero di incidenti dall'ultima verifica e l'analisi di eventuali incidenti mortali, incidenti gravi, e tutti gli eventi potenzialmente pericolosi, tra cui incendi, fuoriuscite di sostanze chimiche tossiche, esplosioni.

g) Attività dei rappresentanti dei lavoratori h) Analisi dell’orario di lavoro e delle buste paga dall’ultima verifica

i) Verifica del calcolo del Salario minimo j) Verifica di eventuali reclami ricevuti ed utilizzo del logo SA8000

k) Aggiornamento delle registrazioni l) Verifica dell’affissione dello standard SA8000 in azienda

m) Tour del sito

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7.3. Monitoraggio delle performance e dei trend dell’organizzazione. Le performance del cliente riguardo all’implementazione dello standard deve essere verificato ad ogni sorveglianza. Una registrazione dei progressi del cliente oltre che una storia delle NC emesse nel corso del triennio è disponibile in ASCESI, cliccando sul tasto “Summary of Activities/Sites” all’interno della pagina degli step del processo (figura 3).

Figura 3: Summary of Activities/ sites in Ascesi

7.4. Verifica dei documenti e delle registrazioni negli audit di sorveglianza I documenti del personale, registri presenze, cedolini e buste paga devono essere verificati per tutte le persone intervistate come indicato in tabella 9. I documenti in colonna 2 devono essere verificati nel dettaglio. Tale numero deve corrispondere al numero di lavoratori intervistati confidenzialmente. (cfr. Tabella 10). In Colonna 3 sono elencati i file da verificare velocemente in aggiunta ai precedenti.

Tabella 9: Documenti da verificare: sorveglianze

Colonna 1 Colonna 2 Colonna 3 Colonna 4

N° di dipendenti Verifica nel dettaglio Verifica sommaria N° totale di files da verificare

1-10 Come deciso dal LA Come deciso dal LA

11-25 1 1 2

26-100 1 2 3

101-250 2 2 4

251-500 3 3 6

501-800 5 4 9

801-1200 5 5 10

1201-2000 7 6 12

2001-3000 7 7 13

3001-6000 8 8 17

6001-10000 8 10 18

10000-15000 10 12 22

15001-20000 10 13 23

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7.5. Interviste ai lavoratori nelle sorveglianze Il numero di lavoratori da intervistare è dettagliato nella tabella 10, di seguito. Ogni variazione deve essere in

ogni caso debitamente documentata e giustificata

Tabella 10: Sorveglianze - interviste ai lavoratori

Column 1 Column 2 Column 3 Column 4

N° di dipendenti

Interviste individuali

Interviste di gruppo totale Tempo

medio totale

1-10 Deciso dal

LA Deciso dal LA Deciso dal

LA 40 mins

11-25 1 [1 group of 2] 3 1

26-100 2 [1 group of 2] 4 3

101-250 3 [1 group of 2] 5 4

251-500 4 [1 group of 3] 7 5

501-800 5 [1 group of 3] 8 7

801-1200 5 [1 group of 2] & [1 group of 3] 10 7

1201-2000 6 [1 group of 2] & [1 group of 4] 12 9

2001-3000 6 [2 group of 2] & [1 group of 3] 13 9

3001-6000 8 [2 group of 2] & [1 group of 3] 15 11

6001-10000 8 [1 group of 2] & [1 group of 3] & [1 group of 4] 17 11

10000-15000 9 [1 group of 2] & [1 group of 3] & [1 group of 4] 18 13

15001-20000 10 [2 group of 2] & [2 group of 3] 20 14

8. RECERTIFICATION AUDIT E’ necessario seguire gli stessi step descritti in stage 2

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9. TIPOLOGIA DI NON CONFORMITA’ Esistono 4 tipologie di NC che possono essere emesse nel corso degli audit SA8000 :

o Non conformità Critica o Non Conformità maggiore o Non Conformità minore o Non conformità Time Bound

9.1. Non conformità CRITICA Una non conformità CRITICA deve essere emessa nel caso di una violazione grave della Norma SA8000 che si traduce in gravi ripercussioni per i diritti individuali, la vita, la sicurezza dei lavoratori:

o Violazione grave dello standard; o Minacce immediate per la vita dei lavoratori o Violazioni gravi e intenzionali dei diritti umani.

Un NC critica deve essere risolta dalla società entro 1 mese dall’audit e provoca l'immediata sospensione del certificato.

9.2. Non conformità MAGGIORE Una non conformità MAGGIORE può essere emessa nei seguenti casi:

Mancato rispetto di requisiti della norma o totale fallimento del Sistema. Un numero consistente di non conformità minori nei confronti di un unico elemento dello standard può indicare un totale fallimento del sistema e, di conseguenza, esser considerato una NC Maggiore ;

Una non conformità che, sulla base dell’esperienza del LA può: o Risultare nel fallimento del sistema di gestione dell’azienda nel raggiungere gli obiettivi prefissati o Evidenziare l’impossibilità dell’azineda di mantenere il controllo sulle proprie politiche aziendali in

materia di protezione della salute e sicurezza dei lavoratori

Una non conformità minori non risolta nei tempi previsti o per la quale non sono stati fatti miglioramenti consistenti

Una non conformità che pone un immediato rischio per la sicurezza dei lavoratori che non sia mortale

Una non conformità MAGGIORE non risolta nei tempi previsti e per la quale, a seguito di verifica onsite non sono stati fatti miglioramenti visibili, deve portare alla sospensione del certificate.

9.3. Non conformità MINORE Una non conformità MINORE può essere emessa nei seguenti casi:

Errore non sistematico relative all’applicazione dei requisiti dello standard

Non corretta implementazione nel Sistema di gestione di un requisito SA8000

9.4. Non conformità TIME BOUND Una non conformità di tipo TIME BOUND è uno special tipo di NC che può essere emessa esclusivamente contro il punto 8 dello standard (remunerazione), a seguito degli elementi probativi che mostrano che l'organizzazione rispetta la legge locale ma non i più elevati requisiti dSA8000 (ad esempio l'organizzazione paga ai lavoratori il salario minimo legale ma non un salario di sussistenza) Una NC Time Bound può avere una data di implementazione compresa tra i 18 e i 24 mesi, in modo da consentire all’azienda di implementare correttamente un dettagliato piano di rientro.

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10. ALLEGATO 1. INTEGRAZIONE DEL SOCIAL FINGERPRINT NEL SISTEMA SA8000 Il Sistema del Social Fingerprint è ora parte integrante del processo di certificazione SA8000, ed è stato pensato per incrementare l’efficacia del processo certificativo I 2 elementi chiave del Social Fingerprint sono: 1. Un questionario di autovalutazione compilato dal Cliente sul proprio Sistema di Gestione (Self Assessment) 2. Una valutazione indipendente sul Sistema di gestione del cliente completata dal Lead Auditor (Indipendent Evaluation). Tutte le aziende certificate, o in procinto di certificarsi in accordo alla norma SA8000:2014 devono completare il self assessment prima di qualsiasi audit di certificazione, trasferimento o ricertificazione. Il team di audit condurrà la propria Valutazione indipendente nel corso del triennio come evidenziato in tabella 11. Per i nuovi client il team di audit condurrà la independent Evaluation nel corso sia dello Stage 1 sia dello Stage 2. Se la certificazione ha successo, verrà effettuata una indipendent evaluation una volta l’anno. Il PR è responsabile, in collaborazione con l'amministratore del SocialFingerprint sociale identificato all'interno di ogni ufficio, di fornire al Lead Auditor prima della verifica i risultati di autovalutazione del Cliente. Per un elenco di personale autorizzato al ruolo di amministratore, si veda l’allegato alla presente ITT. Dopo il primo cliclo di certificazione completato, è possibile effettuare Self Assessment e Indipendent Evaluation solamente nel corso degli audit di ricertificazione.

Tabella 11: Il Social Fingerprint nel triennio First Certification cycle Recertification cycle

Type Stage 1 Stage 2 Surv 1 Surv 2 Surv 3 Surv 4 Surv 5 Recert From Surv 1 through Surv 5

Recert

New Cert.

Self Assessment + Indipendent evaluation

Indipendent Evaluation





10.1. Integrazione del Social fingerprint nello stage 1

Preparazione In caso di microimprese, se lo stage 1 non viene condotto onsite, la Valutazione Indipendente del Social Fingerprint deve essere condotta solo in stage 2. Il piano di audit deve tenere in considerazione la necessità del Lead Auditor di completare il questionario di valutazione indipendente.

Esecuzione e risultanze dell’audit L’auditor dovrà rispondere a tutte le domande presenti nella valutazione indipendente in modo da ottenere il punteggio finale. I risultati della valutazione indipendente dovranno essere discussi con l’organizzazione nel corso della riunione di chiusura. I risultati della valutazione indipendente sono un fattore che contribuisce a determinare se l’organizzazione è pronta per lo stage 2 o meno. Se il risultato della valutazione indipendente inferiore a 3 il lead auditor dovrà avvertire l’azienda sul probabile esito negativo della certificazione nel caso si decida di procedere con lo stage 2. Se trascorrono più di 6 mesi tra lo stage 1 e lo stage 2, il team di audit dovrà condurre un ulteriore stage 1 e di conseguenza un’ulteriore Valutazione Indipendente. Il cliente non dovrà invece ripetere il Self-Assessment in queste circostanze.

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10.2. Integrazione del Social fingerprint nello stage 2 e in ricertificazione

Preparazione Il piano di audit deve tenere in considerazione la necessità del Lead Auditor di completare il questionario di valutazione indipendente

Esecuzione e risultanze dell’audit Il Lead auditor e gli altri membri del team possono usare il questionario del Social Fingerprint come linea guida per la conduzione degli audit Il linea generale i risultati del Social Fingerprint devono riflettersi nelle risultanze dell’audit. Quello che segue è una linea guida sulla aspettative attese sulla base dei risultati del Social Fingerprint e non deve essere quindi considerata obbligatoria. Se il punteggio della valutazione indipendente è 1: L’organizzazione avrà probabilmente un elevato numero di NC maggiori e non sarà pronta per la certificazione. Se il punteggio della valutazione indipendente è 2: L’organizzazione avrà un piccolo numero di NC maggiori e numerose NC minori. L’organizzazione a questo livello potrebbe non essere pronta per la certificazione ma può essere in grado di ottenere dei miglioramenti nel corso del tempo. Se il punteggio della valutazione indipendente è 3: L’organizzazione avrà probabilmente diverse NC minori e raccomandazioni. L’organizzazione può essere pronta per la certificazione a fronte di specifici miglioramenti al sistema. Il Lead Auditor dovrà fornire una dettagliata giustificazione nel presentare la proposta di certificazione al DM. Se il punteggio della valutazione indipendente è 4: L’organizzazione avrà un limitato numero di NC ma sarà pronta per la certificazione. Se il punteggio della valutazione indipendente è 5: Si tratta di un evento improbabile ma non impossibile. In questi casi l’azienda sarà pronta per la certificazione in quanto pienamente conforme con i requisiti.

10.3. Integrazione del Social Fingerprint negli audit di trasferimento L’organizzazione che richiede il trasferimento dovrà completare un nuovo Self Assessment solo nel caso in cui siano passati più di 6 mesi dall’ultimo Self Assessment fatto. Come parte del pre-transfer review, il Lead Auditor dovrà esaminare i risultati della precedente Valutazione Indipendente fornitagli dal vecchio OdC oltre che il Self Assessment dell’organizzazione. I risultati della valutazione indipendente sono un fattore che contribuisce a determinare se è possibile procedere con il trasferimento del certificato.

11. ALLEGATO 2. CONDUZIONE DI UN AUDIT DI TRANSIZIONE DALLA SA8000:2008 ALLA SA8000:2014 La transizione alla SA8000: 2014 può essere eseguita nel corso di un audit di certificazione, ricertificazione o di sorveglianza previsto dal piano delle visite periodiche Il periodo di transizione inizia il 1 ° aprile 2016 e si concluderà il 30 giugno 2017. L'audit di transizione sarà condotto in linea con i requisiti stabiliti in questa istruzione, con rieferimento ai tempi di audit, le registrazioni e le fotografie. I seguenti aspetti sono essenziali per la conduzione dell’audit di transizione.

11.1. Revisione della Gap Analysis preparata dal cliente

Il gruppo di audit verifica durante l'audit di sorveglianza la completezza del documento "Allegato al Questionario Informativo" (FORM-SYS01-SA8-06). Il questionario, dato alla società contemporaneamente all’application review, contiene un elenco di requisiti per un’azienda certificata SA8000. Sarà compito del team di audit valutare nel merito le risposte dati dai clienti alla luce dell’audit, con particolare attenzione ai cambiamenti più significativi dello standard SA8000:2014. Qualsiasi NC emess non dovrà mai fare riferimento alle clausole di cui all'allegato, ma deve sempre fare riferimento al punto dello standard.

11.2. Social Fingerprint Indipendent Evaluation

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Il lead Auditor deve aver ricevuto, prima dell’audit di transizione, i risultati del social fingerprint self assessment dell’Organizzazione. Il lead auditor esegue quindi la propria independent evaluation sul portale del social fingerprint. Per i clienti con certificate in corso di validità che effettuano la transizione in concomitanza con una sorvglianza, l’indipendent evaluation verrà effettuta nel corso dell’audit ti transizione. Per I clienti che effettuano la transizione in concomitanza con la ricertificazione l’indipendent evaluation verrà effettuta nel corso dell’audit di ricertificazione e, una volta effettuata la transizione, una volta l’anno. La tabella 12 dettaglia quando è necessario effettuare l’indipendent evaluation e quando il self assessment per I client che effettuano la transizione nel corso di un auidit di ricertificazione o sorveglianza. Per I costi associate a ciascun self assessment/independent evaluation, si faccia riferimentio alla ITT-SYS00-SA8-01.

Tabella 12: Social fingerprint e audit di transizione Type Stg1 Stage 2 Surv 1 Surv 2 Surv 3 Surv 4 Surv 5 Ricert Da Sorv 1 a Sorv 5 Ricert

Recert






Transition in Surv 1

























S Self Assessment + Indipendent evaluation





11.3. Principali elementi da valutare nel corso dell’audit di transizione L’audit di transizione deve focalizzarsi sui seguenti aspetti:

Lavoro forzato ed obbligato

Salute e sicurezza

Sistema di Gestione aziendale

Riesame degli elementi di cambiamento del nuovo standard

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12. ALLEGATO 3. TABELLE RIEPILOGATIVE

1. SA8000 Standard 2 Vie di fuga

3. Locali e strutture 4 Piano di evacuazione

5. Luoghi di lavoro 6 Magazzini

7. Dormitori 8

Strutture di support (trattamento acque reflue, generatore, ecc)

9. Mensa 10 Sistema di registrazione delle presenze

11. Area di stoccaggio prodotti chimici 12 Lavori in corso

13. DPI 14 Criticità in materia di Salute e sicurezza

15. Dotazioni antincendio 16 Buone prassi

17. Copia dei documenti verificati nel corso dell’audit

STAGE 2/ RECERT - FILES TO BE REVIEWED

N° of Employees

Detailed review

Additional Worker files to be reviewed

Total worker files and

Wage records reviewed

1-10 As decided by the LA

11-25 2 3 5

26-100 3 5 8

101-250 6 7 13

251-500 10 9 19

501-800 15 12 27

801-1200 15 15 30

1201-2000 20 17 37

2001-3000 20 20 40

3001-6000 25 25 50

6001-10000 25 30 55

10000-15000 30 35 65

15001-20000 30 40 70

STAGE 2 / RECERT - INTERVIEWS

Employees Individual Groups total Time

1-10 As decided by the LA 40 ‘

11-25 2 1x3 5 1

26-100 3 2x2 + 1x3 10 3

101-250 6 3x3 15 4

251-500 10 2x3 + 1x4 20 5

501-800 15 1x3 + 1x4 25 7

801-1200 15 1x3 + 3x4 30 7

1201-2000 20 2x3 + 1x3 + 1x5 35 9

2001-3000 20 2x3 + 1x4 + 2x5 40 9

3001-6000 25 2x3 + 1x4 + 2x5 45 11

6001-10000 25 2x3 + 2x4 + 1x5 + 1x6 50 11

10000-15000 30 2x3 + 2x4 + 1x5 + 1x6 55 13

15001-20000 30 2X3 + 2X4 + 2X5 + 1X6 60 14

SURVEILLANCE AUDIT - FILES TO BE REVIEWED

N° of Employees

Detailed review

Additional Worker files to be reviewed

Total worker files and

Wage records reviewed

1-10 As decided by the LA

11-25 1 1 2

26-100 1 2 3

101-250 2 2 4

251-500 3 3 6

501-800 5 4 9

801-1200 5 5 10

1201-2000 7 6 12

2001-3000 7 7 13

3001-6000 8 8 17

6001-10000 8 10 18

10000-15000 10 12 22

15001-20000 10 13 23

SURVEILLANCE AUDIT - INTERVIEWS

Employees Individual Groups total Time

1-10 As decided by the LA 40 ‘

11-25 1 1X2 3 1

26-100 2 1X2 4 3

101-250 3 1X2 5 4

251-500 4 1X3 7 5

501-800 5 1X3 8 7

801-1200 5 1X2 + 1X3 10 7

1201-2000 6 1X2 + 1X4 12 9

2001-3000 6 2X2 + 1X3 13 9

3001-6000 8 2X2 + 1X3 15 11

6001-10000 8 1X2 + 1X3 + 1X4 17 11

10000-15000 9 1X2 + 1X3 è 1X4 18 13

15001-20000 10 2X2 + 2X3 20 14

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13. ELENCO DELLE TABELLE

TABELLA 1: OBIETTIVI DELLO STAGE 1 ...................................................................................................................................... 5

TABELLA 2: STEP DELLO STAGE 1 .............................................................................................................................................. 5

TABELLA 3: STEP DELLO STAGE 2 .............................................................................................................................................. 6

TABELLA 4: FOTOGRAFIE .......................................................................................................................................................... 7

TABELLA 5: DOCUMENTI E REGISTRAZIONI DA VERIFICARE ..................................................................................................... 7

TABELLA 6: STAGE 2 E RICERTIFICAZIONE : NUMERO DI LAVORATORI DA INTERVISTARE ....................................................... 8

TABELLA 7: ELEMENTI DEL SISTEMA DI GESTIONE ................................................................................................................... 9

TABELLA 8: ELEMENTI DA VERIFICARE NEL CORSO DELLE SORVEGLIANZE ............................................................................ 11

TABELLA 9: DOCUMENTI DA VERIFICARE: SORVEGLIANZE ..................................................................................................... 12

TABELLA 10: SORVEGLIANZE - INTERVISTE AI LAVORATORI .................................................................................................. 13

TABELLA 11: IL SOCIAL FINGERPRINT NEL TRIENNIO .............................................................................................................. 15

TABELLA 12: SOCIAL FINGERPRINT E AUDIT DI TRANSIZIONE ................................................................................................ 17

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