Le nuove tecnologie a supporto delle risorse umane · Le nuove tecnologie informatiche a supporto...

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Le nuove tecnologie informatiche a supporto delle risorse umane

ClubTI – Innovare a tutto campoAbbadia di Fiastra – 15 aprile 08

Samuele Zoccari

Obiettivo

� Presentare una Success Story di implementazione di sistemi HR edi trasformazione in un grande gruppo aziendale italiano: Indesit Company

Agenda- Il contesto di riferimento- Ambito e Approccio- Approccio Metodologico e Piano di Progetto- Organizzazione di Progetto- Fattori critici di successo

Obiettivi e Agenda

• Indesit Company, con i noti brand Ariston/Hotpoint, Indesit, Scholtes, è uno dei gruppi leader nel settore Elettrodomestici.

• Negli ultimi anni, il numero dei dipendenti é cresciuto da 8.000 a 18.000 portando l’azienda a confrontarsi con nuove sfide per gestire le Risorse Umane in modo integrato ed uniforme.

• La situazione si presentava così a metà del 2003:

– Fabbisogni fondamentali di informazione per le Risorse Umane non soddisfatti “…quanti siamo e quanti saremo? “

– Molteplici sistemi HR incompatibili e non comunicanti tra loro; molto tempo speso nella ricerca e integrazione di informazioni provenienti da Direzioni differenti “…Mi piacerebbe avere dati che supportino la direzione e le strategie aziendali, ma quando provo a fare un benchmark tra Paesi, a individuare la mia Best Practice, ci ritroviamo a sommare mele e pere“.

Il contesto di riferimentoIl contesto di riferimento

Alto AltoBasso Basso

Dove sono posizionato oggi ?

Focalizzazione degli sforzisulla strategia aziendale, la

leadership, la crescitadelle persone e la

gestione del cambiamento

Il mio cliente interno èsoddisfatto nei confronti

dei servizi HR ??Il modello di erogazione

dei servizi HR è adeguato ?

Sto operando secondole best practices di mercatoper ridurre e variabilizzare

il costo delle attivitàa basso valore aggiunto

della funzione HR ?

Medio Medio Medio

Soddisfare le esigenzestrategiche

Soddisfare le esigenzedel cliente

Riduzione costi e recupero di efficienza

della Funzione HR

Basso Alto



Come era

GGS Watson

Wyatt

PMS

SAP HR

CONTROL PANEL

JOB

GRADE

La mia HR: la Vision Indesit

MARKET

Come desiderava trasformarsi

The HRMS program is a group wide strategic initiative to integrate and standardize global

HR processes and system support for people management at Indesit Company on the

basis of SAP Human Resources standard software.

The priority objectives to be attained by the HRMS project are:

• Transform the HR function from the current focus on administration to become a strategic partner to the business with clear orientation towards internal and external customers

• Ensure proper HR system support in order to manage a large number of employees globally and be prepared to respond to future business requirements and important business opportunities

• Common global HR data and process definitions and common global system platform

• Improve access and quality of return on HR information in order to facilitate rapid decision making

• Allow a speedy, flexible, consistent and reliable HR reporting at corporate, business unit and local level that impacts business results

• Ensure effective and efficient HR transaction processing

• Limitation of maintenance effort of the global HRMS business solution by centralized system management and support

ObiettiviObiettivi

- Il Programma é nato con un approccio ed un ambito in due fasi

Manage Job & Posizioni

Selezione e Reclutamento Assunzione Cessazione

• CV• DATABASE CANDIDATI

• DATI ESPERIENZE PRECENDENTI

• DATI PERSONALI

• ANAGRAFICA DIPENDENTI / CONSULENTI

• DATI IMPIEGO• DATI CONTRATTO

• DOTAZIONI ASSEGNATE• “STORIA” PROFESSIONALE• RETRIBUZIONE• MONITORAGGIO• COMPENSATION & BENEFITS

• Job Requirement• Acquisizione dati• Selezione candidati

• Gestione colloqui• Gestione offerte• Pubblicazione offerte lavoro

• COMPETENZE• PERFORMANCE• FORMAZIONE• TRAINING• TALENT MGMT

• RUOLI• POSIZIONI / STRUTTURE

• FASCE RETRIBUTIVE

Formazione e Sviluppo

Gestione del Personale

• Dipendenti• Non Dipendenti• Benefits Data• Compens. Data• Controllo Accessi• Dati Contrattuali

• Orientation• Time elements

• Politiche Retributive

• Posizioni Organizzative

• Organigrammi• Pianificazione Costi

• Equipaggiamento• Exit Interview• Cessazione• Liquidazione

• Modello Competenze

• Valutazione Potenziale

• Valutazione delle Performance

• Piani di Carriera• Piani di Successione

• DATI IMPIEGO• DOTAZIONI AZIENDALI

• SURVEY INTERNE

ELEMENTI

FUNZI

ONALITÀ

FASE 12003

FASE 2

Non in Ambito del Programma

•Gestione Retribuzioni• Gestione Benefits• Stock Options• Gestione Espatriati • Gestione Assenze• Revisioni Salariali• Gestione Nota Spese• Sistema Payroll•Gestione Viaggi•Time Elements•Compensation Elem.• Self Service HR• Employee Portal

Ambito e ApproccioAmbito e Approccio

PRELIMINARY Post Go-LiveAnd CLOSE

12ASSESSMENT DESIGN BUILD IMPLEMENT

3

22 2

3 3 3 3 3 3 3 3 33 3 3 3 3

1 Kick-off User validation Status report

Macro Project PlanningProject methodology developmentHW & SW awarenessCurrent application system definitionApplication system definitionMacro assessmentTeam competence definition

HR Core & non Core Tables design

Process Design/Change

Compile list of reports supporting business process

Customise System

Develop On line modifications

Develop conversions progr.Unit Test

Training

System Test

Define post implementation support procedures

Execute Conversions

User SatisfactionFeedback analysisReviewData History

High level design for all on-line modifications High level design for all interfacesHigh level design for reports

Develop User Manuals

Determine needs for post go-live supportBuild interfaces

July 2nd Go-live31/12/2003

2 3

Team staffing

Gap AnalysisAs-is processiData flow

SAP DemoLocal Reqs.

Approccio Metodologico e Piano di MassimaApproccio Metodologico e Piano di Massima

Sept.4th Sept.30th. Nov.27th.

Plan Conversions execution

Steering Committee

Consultants

Indesit

Program Management

Consultants Indesit

Advisory Committee

Consultants Indesit

Technical Workstream

Professionalità utilizzateSAP IT Integrationl Manager

SAP Technical Architect

ABAP Lead Developer Network and Web Specialist SAP Authorization Specialist

Functional Manager

Professionalità utilizzate:SAP HR Business Consultant

SAP HR Key Users (Indesit)SAP HR Senior Consultants

SAP HR Consultants

SAP HR Junior Consultants

Project Enablers

HR Managers (Corporate,

Inustrial Areas and Markets)

Si tratta di un approccio collaborativo che suddivide i compiti tra Corporate e Countries.

Local Country Teams -IT Focal Point-HR Focal Point

-Key User-Subcontractor

Project OrganizationProject Organization

Type of MeetingType of Meeting WhoWho WhenWhen

Steering Steering Commitee

Advisory Commitee

Project Managers

Every 2 Months

Management Advisory Commitee

Project Managers

Every month

Project Status Project Managers

Functional Team

Technical Team

Every week

Development Status Technical Team

IT Focal Points

Every week

(Conference Call)

Project monitoringProject monitoring

SAP HR | 18-Apr-08 |

– Implementare un HRMS unico nel gruppo é un’occasione da non perdere per una standardizzazione Group-wide, per parlare la stessa lingua:

• Tipologie EE/Non EE • Elementi di Time&Compensation• Unità organizzative (struttura e nomi)• Mansioni e Qualifiche/Competenze• Performance e Politiche Retributive• Dotazioni, assegnazioni e benefits (collegato al Grading)É comunque possibile standardizzare e conservare le specificità locali (p.es. Grading System e Livello/Qualifica; Mansione e Local Job)

– Approccio Big-Bang o Multiphased? • Un approccio Big Bang con una forte centralizzazione del Team di lavoro consente delle sinergie ed il rispetto delle linee-guida Corporate, ma é necessario dedicare molto tempo alla comunicazione ed all’allineamento

• Il Big Bang é fattibile se non c’é implementazione Payroll (impact Low): ma attenzione agli impatti se i sistemi di Payroll sono “slave” (impact Medium)

• No Big-Bang per il Self Service (meglio approccio “prototipale”)

Fattori critici di successo (1)Fattori critici di successo (1)

SAP HR | 18-Apr-08 |

- Come interfacciare SAP HR con i sistemi Legacy (Payroll e Rilevazione Presenze): l’architettura dei sistemi non é solo un tecnicalismo...

• SAP Master é lo scenario che impatta maggiormente ma diventa il vero driver in grado di indirizzare dati e processi secondo le linee-guida corporate; altrimenti SAP é più un sistema informativo di consultazione

• Per i dati retributrivi (wagetypes) sarebbe meglio utilizzare uno scenario misto: è master il sistema sul quale vengono prese le decisioni (p.es. RAL di assunzione, merit increase, bonus su SAP; scatti di anzianità sul Payroll)

SAP

HR

SCENARIO 1 Payroll

T&A

SCENARIO 2


- Gli aspetti di sicurezza vanno curati e adeguati in quanto sonogestiti dati sensibili e dati riservati.L’ adeguamento riguarda:

• Allineamento utenze SAP preesistenti• Creazione di ambienti di sistema “ad hoc” per il test dei dati• Introduzione di un sistema di criptaggio per la trasmissione dati

- Gli strumenti di reportistica standard di SAP possono essere adeguati alle esigenze:

• Indesit ha ritenuto di utilizzare gli strumenti standard (report standard, SAP query e Query ad hoc)

– Authoring e Publishing degli Organigrammi • Gli strumenti di SAP sono modesti• Org. Publisher gestisce le Dotted Lines

- Particolare attenzione va posta alla gestione delle interazioni con le altre aree aziendali; per esempio Finance/Controlling per:

• Struttura aziendale (Company Code) ove non già in SAP• Centri di Costo (creazione dei CdC delle aziende non ancora in SAP) con struttura secondo lo standard del Piano dei Conti


SAPHR | 18-Apr-08 |11

– Un Assessment ben preparato nell’ottica SAP-oriented e process driven é una delle chiavi del progetto...

.....per il resto vale la regola “nel dubbio agire”: non aspettare di avere

sempre tutto ciò che occorre per decidere e per disegnare/implementare una soluzione (approccio iterativo)

– Lavora in partnership e sarà un successo


… from more than 1,000 Wage Types to only 12 Comp Elements.

Comp. Elements: 12 Key indicators of the salary for the entire IComp. Elements: 12 Key indicators of the salary for the entire Indesit Groupndesit Group

Only one language within the GroupOnly one language within the Group

Global Job CatalogueGlobal Job Catalogue

Job

Describes a function or role in a company occasionally added by activities that can be

performed by a person. The job contains the base for the position.

For HRMS a new global job catalogue has been defined by Indesit C.

Job Family

Because of HR requirements the job title has to be grouped into a job family. This has

been covered by giving an abbreviation to each job family. This abbreviation are used in

the short key of the job. The following job families exist:

… from more than 4,000 jobs to 350 Global Jobs

�Human resources�Finance�Control�Information technology�Sales�Consumer care

�Marketing�Manufacturing�R&D�Quality�Sourcing�Logistics


Others Standardisation ActivitiesOthers Standardisation Activities

Organisation Charts

A worldwide Organisation Charts in SAP with more than 800 OU, automatically

published on the Intranet, and that can be used for any kind of analysis on Merloni

population.

Performances

PMS (Performance Evaluation System): a global tool for monitoring performances of all

6,000 white collars wordlwide in the Indesit Group.

Salary Review

A common tool for all countries for Salary Policies and Merit Increases.

Expenses Notes

A common tool for all countries for managing business expenses notes.


SAP competence center

HRMS Global Team

Country X

Country 3

Country 2

Country 1

decentralizedcentralized

Make the difference

between corrections

and new developments

Key User

Key User

Key User

Users

Business Process Support

Help Desk

On going supportOn going support

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