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LE FUNZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE ED I RAPPORTI CON LA SOCIETA’ DI REVISIONE ( l’atteggiamento del sindaco ) Intervento di Federico de Stasio – Dottore Commercialista Funzioni e responsabilità degli organi di controllo nelle società – Roma 18 novembre 2015
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LE FUNZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE ED I RAPPORTI CON LA SOCIETA’ DI
REVISIONE( l’atteggiamento del sindaco )
Intervento di Federico de Stasio – Dottore Commercialista
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} Stimolare una riflessione tra i colleghi sull’atteggiamento mentale da adottare (chiariamoci le idee sul da farsi)
} Gli eventi sono conseguenza degli atteggiamenti} Quale atteggiamento mentale assumere } Non si può spiegare ciò che non si è compreso (l’impresa ed i suoi rischi) } La valutazione sull’operato del collegio sindacale è ex post } Il primo confronto è con noi stessi:
1. abbiamo sufficienti competenze nel settore specifico in cui opera la società?2. di quella particolare normativa?3. ed i nostri (eventuali) colleghi?4. abbiamo fiducia delle persone che rivestono cariche apicali ?
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Ø LA FUNZIONE PRIMARIA: il CONTROLLO LEGALE(con la riforma dell'art.2403 c.c. il collegio sindacale è stato ricondotto al primario ruolo di vigilanza sull'osservanza della legge e dello statuto, di rispetto dei principi di corretta amministrazione oltre che di adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile della società)
Ø LA FUNZIONE SECONDARIA (ed EVENTUALE): LA REVISIONE LEGALE.
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ANALISI E CONSIDERAZIONI SULLE«NORME DI COMPORTAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE »
(documento del CNDEC del 5 marzo 2015)
principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate
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LA VALUTAZIONE DELLA CONGRUITA’ DELLA RETRIBUZIONE
(ovvero la valutazione del monte orario da impiegare)
Norma 1.5 – Retribuzione –
Al momento dell'accettazione della nomina, il candidato sindaco valuta l'adeguatezza del compenso proposto tenendo in considerazione:
} l'ampiezza e la complessità dell'incarico in relazione alla natura, alla dimensione anche economica (ad esempio, al volume dei componenti positivi di reddito e delle attività), alla complessità, al settore di attività, all'assetto organizzativo e alle altre caratteristiche della società;
} l'eventuale documento riassuntivo delle attività espletate elaborato del collegio sindacale, valutando con attenzione l'impegno temporale richiesto per lo svolgimento dell'incarico, nonché le competenze professionali e l'esperienza richieste…
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} l'art. 10 del D.Lgs. n. 39/2010 - garantire la qualità e l'affidabilità dei lavori
} i soggetti incaricati della revisione legale devono determinare le risorse professionali e le ore da impiegare nell'incaricoavendo riguardo:
1. alla dimensione, alla composizione delle più significative grandezze patrimoniali, economiche e finanziarie delbilancio della società che conferisce l'incarico…
2. all'indebitamento, all'assetto organizzativo e alle altre caratteristiche della società;
3. alla preparazione tecnica che il lavoro di revisione richiede…
} I criteri di definizione dei compensi spettanti per la revisione legale dei conti, di cui al citato art. 10, sono applicabilianche per la definizione dei compensi spettanti al collegio sindacale incaricato della revisione ex art. 2409-bis c.c.
(L'onorario sarà determinato moltiplicando il compenso orario per il numero di ore necessarie per l'intera attività di revisionee suddiviso fra i sindaci-revisori secondo un criterio fissato dal collegio stesso - si veda Linea guida R. 60. I corrispettivi delsindaco revisore, in CNDCEC, Linee guida per l'organizzazione del collegio sindacale incarico della revisione legale dei conti).
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} sull'osservanza della legge e dello statuto} sul rispetto dei principi di corretta amministrazione} sull’ adeguatezza e sul funzionamento dell'assetto organizzativo} sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo
interno} sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo -
contabile} in ordine al bilancio di esercizio e alla relazione sulla gestione} in ordine al bilancio consolidato e alla relazione sulla gestione
Quanto alla cadenza delle riunioni, l'art. 2404 c.c. stabilisce che ilcollegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni. Poichétale dovere non è accompagnato da sanzione, il termine assumecarattere meramente indicativo.
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Nella propria attività di vigilanza il collegio applica una modalità diselezione dei controlli basata sull'analisi del rischio (risk approach).
} Nel definire le modalità di vigilanza, il collegio sindacale pianifica leattività da porre in essere sulla base della rilevanza dei rischi indicatinei flussi informativi acquisiti dall'organo amministrativo, dalladirezione aziendale, dagli altri organi societari e dall'incaricato dellarevisione legale…
} Sulla base dei flussi informativi acquisiti, il collegio sindacalepianifica la propria attività di vigilanza tenuto conto dei rischirilevanti.
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L'attività di vigilanza si esercita attraverso l'analisi delle informazioni
acquisite tramite:
} la partecipazione alle riunioni degli organi sociali;
} lo scambio di informazioni con gli amministratori della società, nonché con gliorgani di controllo delle società controllate;
} l'acquisizione periodica di informazioni dagli amministratori delegati;
} l'acquisizione e la richiesta di informazioni ai soggetti preposti al controllointerno;
} l'acquisizione di informazioni dal revisore legale o società di revisione,relativamente alle funzioni di competenza dello stesso;
} l'espletamento di operazioni di ispezione e controllo;
} l'analisi dei flussi informativi acquisiti dalle strutture aziendali.
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NON E’ UN CONTROLLO DI MERITO SULL’OPPORTUNITA’ E LA CONVENIENZA DELLE SCELTE DI GESTIONE, MA RIGUARDA ESCLUSIVAMENTE GLI ASPETTI DI LEGITTIMITA’ DELLE SCELTE STESSE E LA VERIFICA DELLA CORRETTEZZA DEL
PROCEDIMENTO DECISIONALE
la vigilanza sul procedimento decisionale adottato dagli amministratori si esercita verificando che :} le scelte gestionali siano ispirate al principio di corretta informazione e di ragionevolezza;} sempre le scelte, siano congruenti e compatibili con le risorse e il patrimonio di cui la società
dispone;} gli amministratori siano consapevoli della rischiosità e degli effetti delle decisioni assunte.
I sindaci accertano, sulla base delle informazioni ricevute, che gli amministratori non compiano operazioni:} estranee all'oggetto sociale;} manifestamente imprudenti, azzardate e palesemente idonee a pregiudicare l'integrità del
patrimonio sociale;} volte a prevaricare o modificare i diritti attribuiti dalla legge o dallo statuto ai singoli soci.
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Un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti requisiti:
} un organigramma aziendale con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle lineedi responsabilità;
} la sussistenza di procedure che assicurano l'efficienza e l'efficacia della gestione dei rischi edel sistema di controllo;
} l’esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata competenza asvolgere le funzioni assegnate;
} la presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento ed effettiva diffusione.
L'obiettivo è quello di accertare l'esistenza di adeguate procedure interne, nonché di verificarel'adeguatezza e l'efficacia dei flussi informativi generati da tali procedure
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} il potere di controllo «MISTO» del Sindaco} l’obbligo di scambio incrociato delle informazioni (la
responsabilità penale per l’omesso impedimento)} il tema comune: il giudizio sull’adeguatezza e sul
funzionamento del sistema amministrativo contabile (ilrapporto tra le previsioni dell’art 2403 C.C. e l’art. 14D.lgs. N.39/2010)
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Il collegio sindacale vigila sull'adeguatezza dell'assetto amministrativo-contabile e sul suo concreto funzionamento;
Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette:
} la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile erappresentazione dei fatti di gestione;
} la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per lasalvaguardia del patrimonio aziendale;
} la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d'esercizio.
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Nell'espletamento della propria attività di vigilanza, il collegio sindacale è chiamato a:
proporre la nomina e a formulare ilparere in merito alla revoca delsoggetto incaricato della revisionelegale (art. 13 D.Lgs. n. 39/2010)
attuare un reciproco scambio didati e informazioni rilevanti perl'espletamento delle rispettivefunzioni di controllo (art. 2409-septies c.c.).
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} Il collegio sindacale ha rapporti diretti e autonomi con l'incaricato della revisione legale
} Ai fini dello svolgimento della funzione di vigilanza, il collegio sindacale scambia tempestivamente informazioni con il revisore legale
} Il collegio sindacale riceve dall'incaricato della revisione legale:
1. …. gli esiti delle verifiche periodiche ex art. 14 del D.lgs. n.39/2010;
2. le informazioni …sui risultati significativi emersi dalla revisione legale;
3. la relazione di revisione legale sul bilancio d'esercizio …
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Sono altresì oggetto di scambio, nei limiti dei rispettivi compiti, i dati e le informazioni rilevanti in ordine:
1. all'osservanza della legge e dello statuto;
2. all'assetto organizzativo, al sistema amministrativo-contabile, alsistema di controllo interno, al processo di informativa finanziaria, alsistema di revisione interna e al sistema di gestione del rischio;
3. alla continuità aziendale;
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Il revisore è tenuto, in base al principio di revisione n. 570 e lo IAS 1, paragrafo 24, a verificare la sussistenza del presupposto della continuità aziendale;
Se del caso, il collegio:1. richiede all'organo amministrativo di fornire informazioni e chiarimenti in merito
(cfr. Norme 4.2. e 5.2.);2. richiede all'organo amministrativo di intervenire tempestivamente ponendo in essere
provvedimenti idonei a garantire la continuità aziendale nel caso di conferma dei dubbi o di insufficienti informazioni e chiarimenti da parte degli amministratori;
3. vigila sull'attuazione dei provvedimenti adottati dall'organo amministrativo, sollecitando, se del caso, l'adozione anche di uno degli istituti di composizione negoziale della crisi;
(È auspicabile che il collegio sindacale vigili attentamente effettuando controlli e ispezioni tanto più mirati quanto più evidenti siano i segnali di crisi).
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Riforma organica della disciplina delle società di capitali … (D.Lgs. 6/2003)
Le società a responsabilità limitata sono state escluse dalla possibilità di attivare ilcontrollo ex art. 2409 c.c.
La pronuncia n. 116/2014 della Corte Costituzionale (pur dichiarando la questione dicostituzionalità inammissibile) esprime ampie aperture sull’ammissibilità delcontrollo giudiziario in quanto:
ü …negare ad un organo sindacale il potere di intervenire attraverso lo strumentoofferto dall’art. 2409 cod. civ. su atti di mala gestio significherebbe esporlo «aduna responsabilità per fatto del terzo (l’amministratore), rispetto al quale nondisporrebbe di alcun potere e, pertanto, ad una responsabilità che potrebbeaddirittura considerarsi di natura oggettiva»;
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Art. 15 D.Lgs. 39/2010
1. I revisori legali e le società di revisione legale rispondono in solido tra loro e con gli amministratori nei confronti della società che ha conferito l'incarico di revisione legale, dei suoi soci e dei terzi per i danni derivanti dall'inadempimento ai loro doveri. Nei rapporti interni tra i debitori solidali, essi sono responsabili nei limiti del contributo effettivo al danno cagionato.
2. Il responsabile della revisione ed i dipendenti che hanno collaborato all'attività di revisione contabile sono responsabili, in solido tra loro, e con la società di revisione legale, per i danni conseguenti da propri inadempimenti o da fatti illeciti nei confronti della società che ha conferito l'incarico e nei confronti dei terzi danneggiati. Essi sono responsabili entro i limiti del proprio contributo effettivo al danno cagionato.
Art.2407 c.c.
I. I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell'incarico; sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.II. Essi sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.III. All'azione di responsabilità contro i sindaci si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni degli articoli 2393, 2393-bis, 2394, 2394-bis e 2395.
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} le difficoltà nelle verifiche dei revisori:• l’impossibilità oggettiva che si estendano a tutti i fatti
economicamente rilevanti• la gran parte delle poste di bilancio è frutto di stime
inevitabilmente opinabili.
Solo in presenza di circostanze che generino il dubbio dellacommissione di atti illeciti sorge il dovere del revisore diapprofondire l’indagine
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} Nella vita siamo riusciti a realizzare quanto abbiamo immaginato
} Quando consideriamo un qualsiasi incarico lavorativo cerchiamo didefinire subito il perimetro del nostro futuro intervento in rapportoalla dimensione ed al «rischio» (fisiologico) del nostro cliente
} Valutiamo la convenienza in termini di rapporto tra l’impegnorichiesto (considerando le figure professionali da impiegare erelativo monte orario), la valutazione del rischio (in relazioneall’adeguatezza della struttura dell’impresa ed il fattore umano eprofessionale che la compone) ed il compenso offerto
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Se non riusciamo ad immaginare una qualsiasi direzione del nostro futuro lavorativo, allora fermiamoci, guardiamo, ascoltiamo e confrontiamoci con gli altri prima di ripartire con una nuova visione.
Grazie per l’attenzione.
