La suite di Microsoft offre una quantità di funzioni impressionan- … · 2018-02-18 · 5Mappare...

65PC Professionale - Agosto 2011

tanti utenti che difficilmente sareb-bero disposti a spendere centinaia dieuro per una suite di produttività.Ma questo nuovo approccio avvan-taggia anche gli utilizzatori azienda-li, che per una cifra ragionevole pos-sono finalmente installare a casa glistessi programmi usati in ufficio esfruttare i comandi e le funzioni concui hanno già familiarità. E, a propo-sito di funzioni: chi può dire di cono-scere a fondo Office? Probabilmentequasi nessuno, perché si tratta di unsoftware così potente da offrire mol-ti modi diversi per ottenere risultatisimili, e chi ne apprende uno – an-che se non è il più efficiente, difficil-mente si spinge oltre nello studiodelle moltissime opportunità dispo-

nibili. Non è raro, quindi, stupirsi ve-dendo un amico o un collega preme-re una combinazione di tasti, oppurestanare un comando sepolto in unmenù, ottenendo in pochi istantiquello che non si pensava neppurepossibile. Le prossime pagine raccol-gono 50 trucchi dedicati a Office nelsuo complesso e ai quattro program-mi principali (Word, Excel, Power-Point e Outlook), con un occhio di ri-guardo per le nuove funzioni dellaversione 2010, che molti non hannoancora padroneggiato. Senza la pre-tesa di essere sistematici, ma con lasperanza di indicare funzioni, proce-dure e piccoli segreti che possanorendere più veloce e piacevole il vo-stro lavoro di tutti i giorni.

50La suite di Microsoft offre unaquantità di funzioni impressionan-te: impossibile conoscerle tutte. Inqueste pagine farete conoscenzacon alcune di quelle meno note escoprirete qualche trucco che viaiuterà a lavorare meglio.

Di Simone Macchi

P rima dell’avvento del Web, leapplicazioni di Microsoft Offi-ce regnavano incontrastate in

tutte le statistiche di diffusione e usodei software. Oggi, probabilmente, ibrowser hanno conquistato il prima-to assoluto, ma se si restringe il cam-po ai programmi di produttività lasuite Microsoft non teme confronti.Da alcuni anni Office, grazie anchealla concorrenza di prodotti gratuiticome OpenOffice.org, viene propo-sta non solo più come soluzione dialto livello per i professionisti e leaziende: è possibile infatti acquistar-la a prezzi contenuti in versioni spe-cifiche per il mercato consumer. Inquesto modo Microsoft favorisce ladiffusione del suo prodotto presso

OFFICE 2010COME FARE

50trucchitrucchiper Office 2010



gio dei file è possibile indicare aidiversi programmi di utilizzare ilformato precedente (per esempio,Documento di Excel 97-2003) comestandard predefinito. Questa primafase risolve parte del problema, manon permette di creare automatica-mente un documento nel vecchioformato quando si seleziona la voceNuovo dal menu contestuale diWindows: per completare l’opera sipuò quindi aprire l’editor del Regi-stro di Windows (con la combina-zione di tasti Windows+R e digitan-do poi regedit). Dopo aver fatto unbackup delle impostazioni per sicu-rezza, bisogna raggiungere la voceHKEY_CLASSES_ ROOT\. xls\Excel.Sheet.8\ShellNew (nel casodel formato .Xls), aggiungere unanuova stringa (Clic destro del mou-se, Nuovo / Valore Stringa) e nomi-narla Nullfile. Per Word e Power-Point la procedura è del tutto ana-loga e le chiavi da modificare sono,rispettivamente, HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\Word.Document.8\ShellNew e HKEY_CLASSES_ROOT\.ppt\PowerPoint.Show.8\ShellNew.Tenete presente che sarà probabil-mente necessario attendere qual-che minuto per veder comparire lenuove voci nel menu contestuale.

2 Estrarrele immagini

(senza usare Office)

I formati di file di Office 2007 e2010 utilizzano una struttura com-pletamente diversa rispetto al pas-sato: se i vecchi documenti eranocostituiti da un insieme monoliticodi dati binari, con codifiche pro-

prietarie per ciascun tipo di infor-mazione memorizzata, i nuoviDocx, Xlsx e Pptx utilizzano al con-trario una struttura molto più aper-ta e amichevole verso gli sviluppa-tori di applicazioni di terze parti,struttura che può essere sfruttataanche dagli utenti non program-matori in alcune circostanze. I nuo-vi file non sono altro che archivicompressi con un algoritmo com-patibile con lo standard Zip, al cuiinterno si trovano file Xml che de-scrivono la struttura e il contenutodel documento stesso, ma anchecartelle da cui si possono recupera-re fotografie, clipart ed eventual-mente anche font (se sono state in-tegrate). Ecco come accedervi. Perprima cosa, se non è già attiva, sarànecessario abilitare la visualizzazio-ne delle estensioni dei file, facendoapparire il menu di Esplora Risorseon il tasto Alt e quindi selezionandoStrumenti / Opzioni cartella… / Vi-sualizzazione togliendo poi il segnodi spunta alla voce Nascondi leestensioni per i tipi di file conosciuti.A questo punto, basterà selezionareil file e premere F2 per attivare lamodifica del nome: bisogna sostitui-re l’estensione con .Zip, confermarecon Sì la successiva finestra di av-vertimento e decomprimere l’archi-vio con gli strumenti di sistema. Tra idiversi elementi che verranno creati,c’è una cartella con il nome del pro-gramma “padre” (Word, Excel e co-sì via) al cui interno si troveranno ul-teriori sottocartelle: da media saràpossibile prelevare i file grafici con-tenuti nel documento, mentre fontsconterrà tutti i tipi di caratteri inte-grati nel file.

1Utilizzare i vecchiformati di file

Office 2007 non ha portato con sésoltanto una rivoluzione dell’inter-faccia, rivoluzione che ha compor-tato l’abbandono del vecchio siste-ma di menu a tendina a favore delfamigerato Ribbon (chiamato Barramultifunzione nella versione italia-na). Questa edizione ha infatti in-trodotto nuovi formati di file perquasi tutti i programmi principali.Sono però ancora moltissimi gliutenti che preferiscono utilizzaregli standard tradizionali, sia pergarantire l’interoperabilità tra com-puter diversi sia per avere unamaggiore probabilità che il docu-mento o il foglio di calcolo chestanno per inviare via e-mail possaessere aperto senza problemi daldestinatario senza obbligarlo a sca-ricare i convertitori gratuiti messi adisposizione da Microsoft. Conti-nuare a usare i vecchi formati è as-solutamente possibile, anche se bi-sogna tenere presente che alcunefunzioni della nuova suite (unesempio tra i tanti: i grafici Spark-lines di Excel 2010) diventano inu-tilizzabili. Il primo passo può esse-re compiuto direttamente all’inter-no dei singoli programmi, selezio-nando la scheda File di Office2010, che mostra la cosiddetta vistaBackstage e passando alla voceOpzioni, per aprire finestra di con-figurazione principale. Sceglierequindi Salvataggio dall’elenco disinistra, per spostarsi nella relativapagina di impostazioni; da qui, nel-la sezione Salvataggio documenti,alla voce Formato per il salvatag-

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così come eventuali Macro. Moltoutile, infine, è la possibilità di acce-dere velocemente a questi comandicon una combinazione di tasti: èsufficiente premere Alt+numero,dove numero è il progressivo asse-gnato a ciascun pulsante (basta pre-mere soltanto Alt per visualizzareun’anteprima delle combinazioni di-sponibili).

4 Google CloudConnect

Google Documenti (http://docs.google.com) offre ormai da circacinque anni un servizio di creazio-ne, modifica e condivisione on-linedelle principali tipologie di docu-menti per l’ufficio (testi, fogli di cal-colo, presentazioni e moduli). Purnon offrendo la potenza e la com-plessità dei software dedicati, que-sti strumenti Web si sono affermatiper l’estrema semplicità d’uso e perla possibilità di condividere infor-mazioni e lavorare in team sullestesse informazioni in maniera in-tuitiva e naturale. Google CloudConnect è un software di supporto,realizzato da Google, che consentedi integrare in Office l’archivio deidocumenti ospitati su Google Docu-menti, permettendo di ottenere unottimo livello di interoperabilità trale due soluzioni. Per poterlo utiliz-zare, il primo passo è scaricare l’in-staller (http://tools.google.com/ dl-page/cloudconnect/), avviarlo equindi aprire uno dei programmi diOffice: verrà mostrata una toolbarsupplementare, in cui sarà presenteil vistoso pulsante Accedi che per-mette di inserire le credenziali di

accesso al proprio account Google.Il software segnalerà quindi la ri-chiesta da parte di Cloud Connectdelle informazioni presenti sui ser-ver di Google: è necessario autoriz-zare esplicitamente il collegamentocon un clic su Concedi l’accesso. Sipotranno quindi impostare le op-zioni di sincronizzazione (automati-ca o manuale), e decidere dove sal-vare i documenti scaricati; confer-mare infine con OK per iniziare alavorare. Con un clic su Googlecloud connect / Apri da Google Do-cumenti… si possono caricare i do-cumenti già presenti in remoto,mentre selezionando il pulsanteSincronizza si salva il file sui serverdi Google.

5Mappare SkyDrivein Esplora Risorse

Microsoft offre gratuitamente a tut-ti gli utenti uno spazio di condivi-sione on-line, denominato Win-dows Live SkyDrive, che prevedeben 25 Gbyte in cui memorizzaredocumenti: con un semplice truccosi può aggiungere questo servizioalle condivisioni di rete, per averefile e cartelle sempre a portata diclic. Il primo passo consiste nellacreazione di un accesso SkyDrive,visitando l’indirizzo www.window-slive.it/skyDrive.aspx e inserendo ilproprio Live ID (se non si disponedi un account Live, è possibilecrearne uno all’istante). Dopo averaccettato le condizioni di licenza, siaprirà la pagina iniziale del servi-zio: se si rimanesse bloccati duran-te l’attivazione, potrebbe esserenecessario ritentare con Internet


3 Domare la barradi accesso rapido

Per tutti coloro che nel tempo han-no imparato a conoscere a menadi-to la tradizionale interfaccia di Of-fice, l’impatto con la versione 2007(o con la 2010, che propone pochevariazioni sul tema) è stato proba-bilmente scioccante, perché l’im-postazione grafica e funzionale deimenu, con l’introduzione della Bar-ra multifunzione (in inglese chia-mato Ribbon, o Ribbon bar), ha ri-voluzionato l’aspetto estetico e an-che l ’approccio ai comandi diWord, Excel, Powerpoint e, con laversione 2010, anche di Outlook.D’altro canto, la vastità e la com-plessità dei menu era tale da ren-dere necessario un cambio di impo-stazione; la Ribbon bar svolge effi-cacemente il suo compito, anche serende l’interfaccia utente moltomeno personalizzabile. A questo compito è destinata, inparticolare, la barra di accesso rapi-do, una piccola zona in alto a sini-stra nelle finestre dei programmi,subito a fianco dell’icona. Per impo-stazione predefinita, questa zonainclude alcuni comandi di uso mol-to frequente (Salva, Annulla,Ripeti), ma si può ottenere molto dipiù: con un clic sulla freccia a de-stra dei pulsanti si richiama un me-nu a discesa da cui selezionare altricomandi da esporre, oppure con unclic sulla voce Altri comandi… sipuò visualizzare una pagina dellafinestra delle Opzioni che consentedi aggiungere alla barra qualsiasicomando presente del programma,

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Explorer. Bisogna quindi associareil proprio account di Windows conun’utenza Live: selezionare Start /Pannello di controllo / Accountutente e protezione famiglia / Ac-count utente e selezionare la voceCollega ID online dalla colonna disinistra; se non è mai stata compiu-ta quest’operazione, selezionareAggiungi provider di ID online. Do-po aver scaricato e installato il tool,indicare il provider WindowsLiveIDe quindi il fare clic su Collega IDonline; inserire le credenziali del-l’account e passare a un program-ma di Office (per esempio Excel).Aprire la scheda File e selezionarel’opzione Salva e invia / Salva suweb (potrebbe essere necessario in-serire di nuovo le credenziali LiveID). Fare doppio clic sulla cartellache si vuole mappare e copiare l’in-dirizzo mostrato dalla finestra didialogo. Andare quindi in Start /Computer e selezionare Connettiunità di rete, incollare il testo copia-to in precedenza e premere Fine.

6 Disabilitarela visualizzazione

protetta

Office include una interessantefunzione di protezione che permet-te di aprire in “modalità limitata” ifile di provenienza incerta, per mi-nimizzare i rischi di sicurezza per ilproprio computer. Si tratta di unafunzione apprezzabile, ma chi uti-lizza un antivirus gode comunquedi una protezione molto più effica-ce e può disabilitare senza timorequesta modalità. Inoltre, se si scari-cano spesso documenti Office dal

Web il numero di avvisi potrebbesuperare rapidamente la soglia ditolleranza. Per ottenere questo ri-sultato, raggiungere la finestra del-le impostazioni facendo clic sullascheda File per esempio in Word, equindi su Opzioni; selezionareCentro protezione nell’elenco a si-nistra, e fare clic sul pulsante Impo-stazioni Centro protezione… in fon-do alla pagina. Selezionare quindila voce Visualizzazione protettanell’elenco di sinistra e specificarele impostazioni che si vogliono di-sabilitare: per ridurre al minimo leinterferenze, è sufficiente toglierela spunta dalle prime due opzioni(Abilita Visualizzazione protettaper i file provenienti da Internet eAbilita Visualizzazione protetta peri file memorizzati in posizioni po-tenzialmente non sicure).

7 Nascondereo sostituire

la barra multifunzione

La barra multifunzione è uno deglielementi distintivi delle nuove ver-sioni di Office, ma non rappresentanecessariamente la soluzione mi-gliore per tutte le esigenze: uno deimotivi che potrebbero far propen-dere per una soluzione diversa ri-guarda lo spazio occupato da tutti icontrolli visualizzati sullo schermo.Chi lavora con un netbook o un ul-traportatile, che di solito offrono di-splay di dimensioni contenute ebassa risoluzione, apprezzerà lapossibilità di aumentare lo spaziodisponibile per visualizzare e modi-ficare il documento vero e proprio.Il primo trucco, semplicissimo da


mettere in pratica, consiste nel na-scondere la Barra multifunzione: èsufficiente un clic sul pulsante afreccia presente sul margine supe-riore destro della barra (accanto alpulsante di Aiuto), oppure la com-binazione di tasti Ctrl+F1, per na-scondere e visualizzare i controlli,recuperando molto spazio sulloschermo. Chi invece non sopportala nuova disposizione dei comandipotrà ritornare al vecchio menu adalbero grazie a un tool gratuito (peruso non commerciale) di terze par-ti: Ubitmenu, scaricabile all’indiriz-zo www.ubit.ch, aggiunge alla Bar-ra multifunzione un’ulteriore sche-da, chiamata Menu, in cui viene ri-prodotta la tradizionale disposizio-ne dei comandi.

8 Catturarelo schermo

con facilità

Con il tasto Stamp si può, da sem-pre, catturare sotto forma di imma-gine lo stato della scrivania di Win-dows, ma in moltissimi casi si vor-rebbe avere a disposizione unostrumento un po’ più sofisticato,che permetta per esempio di limita-re la cattura soltanto a una specifi-ca finestra, oppure a una determi-nata regione dello schermo, senzaessere costretti ad aprire l’immagi-ne in un software di fotoritocco persvolgere tutte le operazioni di mo-difica e ritaglio. Nella versione 2010 di Office è pre-sente una funzione che consente disvolgere queste operazioni in ma-niera efficace, mantenendosi sem-plice da utilizzare pur offrendo una

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discreta flessibilità: se sivuole aggiungere, peresempio, l’immagine diuna pagina Web a unapresentazione di Power-point, è sufficiente sele-zionare la scheda Inseri-sci della barra multifun-zione, e quindi lo stru-mento Schermata (nelgruppo Immagini), dopoaver aperto la pagina nelbrowser. In un menu a di-scesa saranno elencatetutte le finestre apertenel sistema, a cui si ag-giunge l’opzione Ritaglioschermata che permettedi specificare manual-mente i confini della zonada catturare. Se si optaper la cattura di una fine-stra, questa verrà aggiun-ta al documento in corsodi realizzazione, mentreselezionando l’ultima vo-ce il puntatore del mousesi trasformerà in un croci-no con il quale sarà possi-bile selezionare con unsemplice clic i due angoliestremi della zona rettan-golare da importare.

9 Stamparee salvare

senza la vistaBackstage

In Office 2010 la vistaBackstage ha soppiantatoil tradizionale menu File,offrendo un vero e propriocentro di comando moltopiù completo ma anchepiuttosto articolato e com-plesso, che ha inoltre il di-fetto di nascondere allavista il contenuto del do-cumento aperto trannequando si seleziona l’op-zione stampa (in questocaso invece Backstagemostra un’ottima antepri-ma di grandi dimensioni).Se si vuole accedere allefunzioni basilari relative al file, co-me il salvataggio oppure la stampa,è possibile utilizzare le combina-zioni di tasti (Ctrl+S per salvare,Ctrl+P per stampare, F12 per salva-re specificando il nome del file),

stampante predefinita:per avere questa funzio-ne a portata di mouse èsufficiente un clic sullafreccia a destra della bar-ra di accesso rapido, sele-zionando le funzioni damostrare. Basterà quindila combinazione di tastiAlt+numero, dove nume-ro dipende dal numero edalla disposizione dellefunzioni presenti nellabarra, per stampare il do-cumento.

10 Eliminarei compo-

nenti ad avvioautomatico

Nel tentativo di migliorarel’esperienza complessivad’uso e di velocizzare l’ac-cesso ad alcune funzioni,durante l’installazione ven-gono aggiunti al processodi avvio del sistema varistrumenti più o meno utili,che però rimangono sem-pre visibili o comunque ca-ricati in memoria infasti-dendo chi dispone di mac-chine poco potenti (e chequindi ha bisogno di otti-mizzare al massimo l’im-piego delle risorse) e chipreferisce avere un siste-ma pulito e libero dai toolche non usa. Il primo can-didato alla rimozione èl’Office Upload Center,parcheggiato nell’area dinotifica e privo di una vocedi menu per eliminare l’i-cona. Per nasconderla dal-la vista, bisogna seleziona-re le Impostazioni (dallafinestra principale oppuredal menu contestuale del-l’icona), e togliere il segnodi spunta dalla voce Vi-sualizza l’icona nell’area dinotifica. Per una puliziapiù radicale è necessariopassare all’utility di Confi-

gurazione di sistema, premendo Win-dows+R e digitando msconfig; sele-zionare quindi la scheda Avvio e to-gliere il segno di spunta dalla voceMicrosoft Office 2010 per risparmiarealcuni istanti all’avvio.

oppure inserire i comandi nella bar-ra di accesso rapido: molto utile, inparticolare, è l’aggiunta della fun-zione Stampa immediata, che inviasenza ulteriori domande e finestredi opzioni il documento aperto alla


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mazioni, nel riquadro verrà mostratauna struttura ad albero che riprodu-ce quella del documento e sarà ag-giornata quando si inseriscono nuovicontenuti. Basta un clic su uno deglielementi per spostarsi nella corri-spondente sezione del documento, esi possono anche comprimere alcunesezioni per ottenere una maggioreleggibilità. Ma il riquadro non si limi-ta a funzionare in lettura: spostandouna sezione all’interno della gerar-chia (con un semplice drag and drop)si può riorganizzare un documento inmodo rapidissimo.

13Inserire campinel documento

Quando si crea un modello che do-vrà poi essere utilizzato come basedi partenza per realizzare altri docu-menti è utile poter automatizzarel’inserimento di informazioni specifi-che, che però al momento non sonoancora note. In moltissimi casi, sipuò risolvere il problema utilizzandola funzione Parti rapide. Questo pul-sante, inserito nella sezione Testodella scheda Inserisci, mostra unmenù che include molte funzioni in-teressanti: si possono aggiungereinformazioni da un glossario perso-nalizzato, oppure inserire automati-camente i nomi degli autori (Pro-prietà documento / Autore) o l’indi-rizzo della società (Proprietà docu-mento / Indirizzo società), con la si-curezza che eventuali modifiche aquesti dati verranno propagate aidocumenti senza bisogno di inter-venti manuali, al primo salvataggiodel file. Molto utile per i documenti



za comune: assicurarsi che il docu-mento inviato non possa essere modi-ficato. A questo fine esistono stan-dard più adatti (come i documentiPdf), ma se è necessario inviare file ditipo Doc si possono disabilitare le mo-difiche selezionando la scheda File, equindi Proteggi documento / Limitamodifica; nel pannello che si apriràsulla destra della pagina, scegliereConsenti solo questo tipo di modifi-che nel documento e quindi verificareche sia evidenziata l’opzione Nessu-na modifica (sola lettura). Per conclu-dere, fare clic su Applica protezione einserire una password (necessariasbloccare il documento).

12Utilizzareil riquadro

di spostamentoNavigare all’interno di documentiWord lunghi e articolati è sempre sta-to piuttosto laborioso: esiste la visua-lizzazione Struttura, ma non sempreriesce a mostrare in modo efficace lareale impostazione del testo. Fino allaversione precedente, mancava unostrumento capace di visualizzare ve-locemente e in maniera intuitiva lastruttura di un documento, permet-tendo di saltare da una parte all’altradel testo senza essere costretti a spo-starsi alla cieca tra le pagine.Word2010 ha introdotto il riquadro di spo-stamento, attivabile andando nellascheda Visualizza e aggiungendo unsegno di spunta a fianco dell’opzioneRiquadro di spostamento, nella sezio-ne Mostra. Si aprirà un pannello, po-sizionato per impostazione predefini-ta lungo il margine sinistro della fine-stra, che utilizza la formattazione ap-

plicata comepunto di par-tenza per co-struire una verae propria map-pa del docu-mento; è quindinecessario uti-lizzare gli stiliTitolo e indica-re in manieracorretta la strut-tura di ciascunodi essi (Titolo 1per i capitoli,Titolo 2 per iparagrafi e cosìvia). Basandosisu queste infor-

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11Prepararei documenti

per la distribuzione

Ogni documento di Word contienemoltissime informazioni in aggiuntaal semplice testo; per rendersene con-to basta aprire la vista Backstage e fa-re clic sulla scheda File: nella sezioneInformazioni, sul lato destro della fi-nestra, si può vedere un lungo elencodi metadati relativi al documentoaperto, tra cui la data di creazione e dimodifica, gli autori, chi ha effettuatole ultime variazioni e molto altro an-cora. Da questa finestra si possonomodificare e aggiungere proprietà,mentre per eliminare tutti i dati per-sonali prima della distribuzione biso-gna utilizzare le funzioni disponibilinel menù accessibile dal pulsante Ve-rifica documento, sempre nella stessafinestra. Con un clic su Controlla do-cumento si apre una finestra di dialo-go in cui si potranno scegliere le veri-fiche da effettuare. Se si utilizzano lerevisioni per tenere traccia delle cor-rezioni apportate a un documento, cisi può assicurare che non rimanganoattive per errore: selezionare Opzionidalla scheda File; quindi fare clic suImpostazioni Centro protezione, nellasezione Centro protezione e selezio-nare Opzioni privacy nella finestrache si aprirà. Sotto Impostazioni spe-cifiche del documento si trova l’opzio-ne cercata: Avvisa prima di stampare,salvare o inviare un file contenenterevisioni o commenti. Un’altra esigen-

15Postarein un blog

Tra le innovazioni di Word 2007 erastata molto reclamizzata la possibilitàdi creare non soltanto file testuali, maanche post da inserire in un blog. Inrealtà, nella sua prima incarnazione lafunzione aveva mostrato qualche pro-blema, ma con la versione 2010 ne so-no state migliorate l’interfaccia, lacompatibilità e l’efficacia complessi-va. Per collegarsi con il blog è suffi-ciente selezionare la funzione Post diblog tra le opzioni presenti in File /Nuovo; un clic sul pulsante Crea, inbasso a destra nella finestra, avvieràla procedura di registrazione del blog,se si utilizza questa funzione per laprima volta. Fare clic su Registra ora escegliere il provider del blog: se si uti-lizza un hosting condiviso è sufficien-te selezionarlo nel campo Blog e inse-rire quindi le credenziali d’accesso,mentre se il sito è ospitato su un ser-

ver dedicato sarà neces-sario qualche passo inpiù. In questa secondaipotesi, scegliere Altro einserire le informazionitecniche necessarie (ti-pologia di Api, Url perinserire il post) nella fi-nestra successiva. Unclic su Informazioni perla compilazione della se-zione offre un aiuto agliutenti meno preparatidal punto di vista tecni-co. Dopo aver completa-to la configurazione (chepuò essere richiamatacon un clic sul pulsante


che circolano all’interno di un’azien-da è la possibilità di inserire, peresempio nel piè di pagina, il percorsocompleto del file, permettendo achiunque sfogli un’eventuale versio-ne cartacea di individuare l’originale(a patto che non sia stato spostato ocancellato). Per ottenere questo risul-tato, fare doppio clic sul margine in-feriore di una pagina per attivare lamodifica del piè di pagina, quindi se-lezionare Parti rapide / Campo nellascheda Inserisci. Individuare il campoFileName nell’elenco Nomi dei cam-pi, sulla sinistra, e selezionare Ag-giungi il percorso al nome file.

14Gestiree modificare

i modelli di Word

Quando si crea un nuovo documentodi Word generalmente ci si trova difronte una pagina bianca, ma questastruttura di base può essere modifi-cata inserendo, per esempio, l’inte-stazione dell’azienda,un logo o qualsiasi altratipologia di informazio-ne. Si possono crearemodelli per moduli, fat-ture, bolle di accompa-gnamento e qualsiasialtro tipo di documentovenga utilizzato di fre-quente, rendendo lagestione molto piùsemplice e uniforman-do i risultati. Basta im-postare la pagina se-condo le proprie neces-sità, magari traendospunto dai moltissimiesempi offerti da Mi-


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crosoft (andare in File / Nuovo e sfo-gliare l’elenco dei modelli disponibi-li); dopo aver completato questa fase,salvare il modello selezionando File /Salva con nome e impostando Mo-dello di Word con attivazione macro(*.dotm) nel campo Salva come. Pervisualizzare i modelli creati tra lepossibili scelte di File / Nuovo / Mo-delli Personali, i file dovranno esserespostati nella cartella Templates; perraggiungerla in modo semplice, digi-tare %AppData% nella barra dell’in-dirizzo di Explorer e quindi andarein Microsoft / Templates. Per trasfor-mare uno dei modelli creati in quellopredefinito bisogna sostituire il fileNormal.dotm, presente nella stessacartella. Il file sarà modificabile sol-tanto quando Word non è in esecu-zione: chiudere quindi il programmaed effettuare un backup del file, ma-gari rinominandolo. Selezionare poiil file che dovrà diventare il nuovomodello predefinito e rinominarloNormal.dotm.



Gestisci Account), basta inserire tito-lo e testo del proprio post, facendo at-tenzione a non eccedere con la for-mattazione, poiché la visualizzazionedei post all’interno delle pagine Webpotrebbe non essere corretta. Fareclic su Pubblica per mandare on-lineil contributo, oppure selezionare Pub-blica come bozza (accessibile con unclic sulla freccia sotto Pubblica) percontrollare l’aspetto del post nell’in-terfaccia Web prima di renderlo di-sponibile al pubblico.

16Eliminarela barra di

formattazione rapida

La versione 2010 di Word ha introdot-to nel comportamento del programmanovità interessanti, che possono sem-plificare la vita a chi è disposto ad ac-cettare un cambiamento nel modo dilavorare, ma che potrebbero vicever-sa infastidire o spaventare gli utentimeno esperti o più abitudinari.Le innovazioni che hanno un maggio-re impatto sull’uso quotidiano delprogramma sono l’anteprima in tem-po reale e la barra di formattazionerapida. La prima funzione entra inscena ogni volta che si passa con ilpuntatore del mouse su alcuni pul-santi o voci di menù relative alla for-mattazione del testo, come gli Stili, iTipi di carattere, i Colori oppure i Setdi stili (tutte voci della sezione Stilidella scheda Home), mostrando l’ef-fetto che avrebbe l’applicazione del-l’elemento indicato sul testo presentenella pagina. La barra di formattazio-ne rapida appare invece ogni voltache si seleziona con il mouse un bra-

no di testo, mostrando alcuni controlliusati spesso (tipo e dimensione delcaratteri, corsivo, grassetto, sottoli-neato e così via): questa barra ha loscopo di evitare il “viaggio” del pun-tatore fino al bordo superiore dellapagina, per modificare queste pro-prietà, ma ha la spiacevole tendenzaa coprire il testo circostante. Per disa-bilitare queste due funzioni selezio-nare la scheda File e quindi la voceOpzioni; nella pagina Generale, all’i-nizio della sezione Opzioni interfacciautente si trovano le due voci cercate:Mostra barra di formattazione rapidaquando si seleziona testo e Attiva an-teprima in tempo reale.

17Installare tuttii formati di file

Word è lo standard di fatto nel settoredell’elaborazione dei testi, ma potreb-be capitare di salvare un documentoin un formato diverso dal classico Doc(o dal più recente Docx); le funzioni diconversione potrebbero tornare utilianche per riuscire ad aprire e visua-lizzare un file in formato esotico, rice-vuto da un amico o da un collega op-pure scaricato da Internet. Per installare tutti i filtri e i convertito-ri di Office (la funzione, infatti, gesti-sce i formati di tutti i programmi dellasuite) bisogna assicurarsi di aver sele-zionato le impostazioni di installazio-ne giuste: Fare clic su Start / Pannellodi controllo / Disinstalla un program-ma, selezionare la voce dell’elencorelativa a Microsoft Office e fare clicsul pulsante Cambia nella barra distrumenti superiore. Nella finestra digestione dell’installazione di Officeselezionare Aggiungi/Rimuovi carat-

teristiche, fare clic su Continua e veri-ficare di aver impostato Esecuzionecompleta dal computer locale accan-to alla voce Convertitori e filtri nellasezione Caratteristiche condivise diOffice; selezionare quindi Continua einserire il disco di installazione di Of-fice, se richiesto.

18Gestire le versioni dei file

Word offre da moltissimo tempo lapossibilità di salvare automaticamen-te i documenti, mettendo gli utenti alriparo da eventi disastrosi, come l’in-terruzione dell’erogazione di correntenel bel mezzo della scrittura di un do-cumento lungo e importante. Più di

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Alt+R: mostra gli strumenti della barra Revi-sione.Ctrl+Maiusc+L: crea un elenco puntato.Ctrl+E: rende la parola o il testo selezionato tut-to maiuscolo.Maiusc+F3: ruota tra le opzioni Tutto maiusco-le, Iniziali maiuscole e Tutto minuscole.Ctrl+Invio: inserisce un’interruzione di pagina.Ctrl+Alt+S: visualizza il documento in due pan-nelli separati.Ctrl+Maiusc+C: copia soltanto le opzioni di for-mattazione; Ctrl+Maiusc+V le incolla.Alt+F7: sposta il cursore all’errore di battiturasuccessivo, mostrando il menù contestuale dicorrezione.Ctrl+Maiusc+G: mostra la finestra di conteggiodelle battute e delle parole.Maiusc+F7: mostra il pannello Thesaurus; laparola eventualmente selezionata viene inseritain automatico nel campo di ricerca.

Dieci scorciatoie utili(e poco conosciute)


recente è stata introdotta anche unautilissima funzione di versioning auto-matico, che permette di mantenerenon soltanto l’ultima release del docu-mento ma anche quelle precedenti,consentendo di analizzare le differen-ze tra le diverse versioni e di annulla-re le modifiche effettuate. Il controllodelle versioni è accessibile dalla sche-da File, nella sezione Versioni: in que-sta zona saranno elencati i diversi sal-vataggi, mostrando la data e il tipo disalvataggio (automatico, utente). Dalpulsante Gestisci versioni si può acce-dere alla funzione Recupera docu-menti non salvati, che consente inmoltissimi casi di ripristinare almenoparte del lavoro qualora un eventoimprevisto (crash di sistema, black outelettrico) abbia interrotto la lavorazio-ne senza dare la possibilità di salvareil file. Con un clic su un salvataggioprecedente, invece, si può visualizza-re il contenuto in modalità di Sola let-tura: una barra ricorda che si sta leg-gendo una versione precedente del

documento e offre due pulsanti, perripristinare la versione precedente delfile oppure per aprire una ricchissimafinestra di confronto tra le diverse edi-zioni, che mostra nel dettaglio tutte ledifferenze tra i file.

19Semplificarela formattazione

con le scorciatoieWord è uno dei programmi che me-glio si prestano all’utilizzo delle com-binazioni di tasti: dato che è unsoftware di videoscrittura, per la mag-gior parte del tempo le mani di chi losta usando saranno posizionate pro-prio sulla tastiera. Ma chi non riesce amemorizzare le moltissime scorciatoieche Microsoft ha inserito all’internodel programma potrà cercare di ricor-darne almeno una: F4, che permettedi ripetere l’ultima operazione di for-mattazione eseguita. Per esempio, vo-lendo mettere in grassetto tutti i nomipropri all’interno di un documento giàscritto, occorre selezionarne il primo e

applicare laformattazionecon un clicdel mouse (ocon Ctrl+G).Poi basta in-dividuare glialtri nomi epremere F4per ripeterel’ultima ope-razione di for-mattazione.Per chi riescea ricordareun numerosuperiore dishortcut le

possibilità sono moltissime: la mag-gior parte delle combinazioni di tastiviene mostrata all’interno del suggeri-mento di ciascuna funzione (bastasorvolare il relativo pulsante con ilmouse e attendere qualche istante),mentre altri comandi utili prevedonol’uso delle combinazioni Alt+1, Alt+2o Alt+3 per applicare al testo selezio-nato il relativo tipo di Titolo. Ctrl+Maiusc+N riporta invece il testo alformato Normale.

20La visualizzazioneLettura

La lettura a video non è la soluzionepiù efficace per avere una visioned’insieme del testo e riuscire a identi-ficare gli errori in fase di correzionedella bozza. C’è chi stampa il file, perriuscire ad avere un maggiore con-trollo sul contenuto, impiegando peròmolto più tempo per completare la re-visione. Word offre uno strumentomolto utile in queste circostanze: la vi-sualizzazione Lettura a schermo inte-ro, che trasforma la struttura della fi-nestra dedicando al testo quasi tuttolo spazio disponibile e riformattandolocome una coppia di pagine affiancate.Per accedervi è sufficiente un clic sul-la seconda icona nella zona destradella barra di stato: la barra multifun-zione verrà sostituita da una toolbarmolto più compatta e spartana, cheinclude solo gli strumenti di eviden-ziazione, di commento e alcune altrefunzioni utili. Molto evidenti sono icomandi di navigazione, presenti nel-la barra superiore e, come icone, ne-gli angoli inferiori delle pagine, men-tre tramite gli elementi del menù Op-zioni di visualizzazione si può modifi-care l’aspetto delle pagine.


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21Informazioniimmediate sul

range selezionato

Excel è uno strumento potentissimoper i calcoli e le analisi numerichepiù varie, ma non è sempre intuiti-vo o semplice da usare quanto vor-remmo. Chi si confronta tutti i gior-ni con le sue rigidità è ormai cosìabituato a determinate procedureoperative da non accorgersi neppu-re di eventuali novità introdottenelle versioni più recenti del pro-gramma. Per effettuare una sommaveloce oppure una media di ungruppo di celle, ad esempio, è na-turale posizionarsi in una cella vuo-ta, magari adiacente, e inserire laclassica formula =SOMMA(RAN-GE). Ma si tratta di una procedurainutilmente complessa: le nuoveversioni di Excel offrono uno stru-mento semplicissimo, quasi banale,che consente però di risparmiaremoltissimo tempo in queste situa-zioni: quando si seleziona un rangedi celle, infatti, nella barra di statovengono visualizzati automatica-mente alcuni dati riepilogativi digrandissima utilità, come il numerodi celle selezionate, la media e lasomma dei valori. I dati contenutidevono essere, almeno in parte,numerici (le celle di altro tipo sa-ranno ignorate), e si possono ancheindicare range multipli, utilizzandol’ormai tradizionale Ctrl-clic.

funzione, mentre l’impostazionesarà applicata in tempo reale al ran-ge selezionato.

23Usarei filtri dati

Uno dei problemi delle tabelle e deigrafici pivot, oltre l’inevitabile com-plessità di progettazione e realizza-zione, riguarda la difficoltà con cuiè stato fino a oggi possibile crearetabelle e grafici interattivi che po-tessero rispondere in tempo realealle richieste di filtraggio dei datimostrati. Se, per esempio, si sta vi-sualizzando un grafico riassuntivosull’andamento delle vendite, è uti-lissimo poter filtrare le informazionial volo per mostrare soltanto gli ac-quisti effettuati in una determinatasede, oppure da clienti con caratte-ristiche specifiche (provenienzageografica, fascia d’età e così via).Fino alla versione 2007, questo ri-sultato era possibile soltanto con ifiltri report, strumenti potenti mapiuttosto brutti da vedere e com-plessi da utilizzare. Excel 2010 haintrodotto i filtri dati (slicer in ingle-se), una soluzione molto più ami-chevole anche per gli utenti menoesperti, che consente di selezionarevisualmente le informazioni da mo-strare, evidenziati come una serie dipulsanti interattivi. Gli elementicambiano colore e posizione a se-conda della disponibilità dei datisottostanti: se non ci sono clientiprovenienti dal Veneto, il pulsanterelativo verrà colorato in grigio, espostato in fondo alla lista. È possi-bile creare liste di filtri dati conca-


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22Conosceree sfruttare

le Opzioni incolla

Tra le molte novità utili e interessan-ti della nuova versione 2010 di Excelspicca il notevole potenziamentodelle funzioni Copia e Incolla avan-zate. Non si tratta dei consueti co-mandi relativi agli Appunti, comunia tutte le applicazioni Windows, mapiuttosto di una serie di funzioni chepermettono di muovere, duplicare emodificare grandi quantità di daticon la massima semplicità e rapidità.Per avere una panoramica di tutte leopzioni offerte è sufficiente selezio-nare un range di celle, copiarlo(Ctrl+C) e quindi premere il pulsan-te con la freccia verso il basso subitosotto a Incolla, nella scheda Home:si aprirà un ricchissimo menù chepermette di selezionare la funzionepiù adatta a ogni circostanza. Nontutti i comandi sono nuovi, si trattaanzi in gran parte di funzioni giàpresenti nelle precedenti versioni diExcel, ma averli a disposizione inmaniera più ordinata e facile da rag-giungere ne aumenta in modo signi-ficativo l’utilità. Tra i comandi piùimportanti si segnalano la possibi-lità di incollare solo i valori (senzaformattazione), o viceversa soltantoi formati, o ancora lo stile delle cel-le, le formule, ma anche la funzioneTrasponi, che trasforma un range dirighe in colonne e viceversa. Utilis-sima è poi l’anteprima: passandocon il cursore sopra ciascuna iconaverrà mostrato un suggerimentocon il nome e la descrizione della


tenate, per esempio per nazione, re-gione e città: selezionando un Pae-se, verranno evidenziate tutte le re-gioni relative; inoltre gli slicer pos-sono essere collegati con più di ungrafico o una tabella, permettendodi comandare in maniera centraliz-zata il filtraggio di tutte le informa-zioni mostrate sullo schermo.

24Gestire evisualizzare

le formule lunghe

Uno dei problemi più comuni dichiunque inizi a utilizzare Excel persvolgere calcoli più complessi dellesemplici somme riguarda la gestionedelle formule da digitare all’internodelle celle. Il programma offre un ambiente dilavoro potentissimo e ricco di funzio-ni, ed è in grado di svolgere opera-zioni di calcolo numerico, analisi sta-tistica e visualizzazione dei dati ca-paci di soddisfare mol-te esigenze di econo-misti, ingegneri e mate-matici. Ma Excel non èun ambiente di pro-grammazione, e le celleoffrono uno spazio an-gusto per digitare for-mule complesse, spe-cialmente se al sempli-ce calcolo matematicoiniziano ad aggiungersicondizioni logiche (SEsi verifica una condizio-ne ALLORA effettua uncalcolo ALTRIMENTImostra un altro dato),che hanno la spiacevo-le tendenza a nidificarsi

rendendo illeggibile e ingestibile ilcalcolo. Un piccolo trucco, molto uti-le in questi casi, è quello di separarei vari elementi di una formula man-dando a capo i blocchi di testo: èsufficiente utilizzare Alt+Invio perdividere una formula in più righe.Questo però, rende difficile da leg-gere il campo di immissione dellaformula, che mostra soltanto unariga per volta: basta un clic sul pul-sante all’estrema destra per allar-gare la visuale a tre righe, mentretrascinando il bordo inferiore sipuò aumentare ancora lo spaziodedicato alla zona di inserimentodelle formule.

25Semplificarel’inserimento

dei dati

La maggior parte delle tabelle didati è composta da una serie di ri-ghe omogenee, e ciascuna colonna

rappresenta una specifica informa-zione (Nome, Cognome, Indirizzo ecosì via). Di solito l’inserimento deidati avviene passando da una cellaalla successiva, ma Excel offre, daimmemorabile tempo, una modalitàdi data entry “assistita” che è moltopiù amichevole nei confronti degliutenti meno esperti. Sfortunata-mente, come molte altre funzioniutili, il comando Modulo è ben na-scosto, al punto da non essere nep-pure presente tra i moltissimi pul-santi della barra multifunzione. Perrichiamarlo è quindi necessario se-lezionare la freccia di personalizza-zione della barra di accesso rapido,selezionare Altri comandi dal menùa discesa e quindi la voce Comandinon presenti sulla barra multifun-zione nel campo Scegli comandida. Scorrendo l’elenco di sinistra sipuò trovare la funzione Modulo… :selezionarla e premere il pulsanteAggiungi >>, dopodiché conferma-

re con OK. Un clicsul pulsante appenaaggiunto mostreràuna finestra con cuisi può navigare tra irecord presenti nellatabella, aggiungere,modificare o elimi-nare i singoli ele-menti , ma anchecercare i campi chesoddisfano criterispecifici: basta pre-mere il pulsante Cri-teri, indicare i campida ricercare e muo-versi tra i risultaticon Trova prec. eTrova succ.


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26Compararefogli

e documenti

Se nei casi più complessi leanalisi sui dati vengono ef-fettuate con le tabelle pi-vot, ci sono molte situazio-ni in cui è utile poter con-frontare i semplici dati,magari provenienti da duefogli con struttura simile econtenuti diversi (peresempio, i dati di venditadettagliati relativi a duemesi). Questa opzione èinestimabile, inoltre, quan-do ci si trova a dover capireil motivo per cui due docu-menti che dovrebbero darerisultati identici mostranoinvece valori diversi. Exceloffre alcuni strumenti mol-to utili per gestire questesituazioni: per prima cosa,è necessario aprire i duedocumenti, oppure le duetabelle, nella stessa istanzadel programma. Nel casodi due tabelle della stessacartella di lavoro è suffi-ciente andare nella schedaVisualizza, e premere ilpulsante Nuova finestranella sezione Finestra. Un clic su Af-fianca (il secondo pulsante a destra diNuova finestra, senza descrizione te-stuale) permetterà di visualizzare en-trambe le finestre, mentre la funzioneScorrimento sincrono (il pulsante subi-to sotto Affianca) consente di abilitaree disabilitare la sincronizzazione delmovimento tra le due tabelle. Se i dati

da confrontare appartengono a due fi-le diversi, bisogna aprirli entrambi eutilizzare il pulsante Affianca, mentrese si vogliono visualizzare due zonediverse dello stesso foglio ci si può af-fidare a una funzione diversa: trasci-nando i piccoli elementi posizionatisopra la freccia superiore della barradi scorrimento verticale, oppure a de-

stra di quella orizzontale,è possibile suddividere loschermo in due o addirit-tura quattro pannelli di-stinti, navigabili in modoindipendente. Per blocca-re la visualizzazione di al-cune zone (superiore e si-nistra) basta individuarele celle da bloccare, e se-lezionare Blocca riquadridalla scheda Visualizza(sezione Finestra): il menùa discesa permette di sce-gliere quali riquadri man-tenere fissi.

27Formatta-zione

condizionale evisualizzazionigrafiche

La formattazione condi-zionale è nata per eviden-ziare specifiche condizioniall’interno di un foglio didati, come per esempio ilsuperamento di una deter-minata soglia di spesa. Maquesta funzione nel tempoè cresciuta fino a proporsicome una reale alternati-va alla creazione di grafici,

quantomeno per le visualizzazioni piùsemplici. È sufficiente uno sguardo almenù Formattazione condizionale(nella scheda Home, sezione Stili) perrendersi conto delle moltissime opzio-ni disponibili: si possono, per esem-pio, inserire barre colorate (con unasfumatura o, dalla versione 2010, an-che in tinta unita) con lunghezza pro-porzionale al valore della cella. Le op-zioni disponibili garantiscono unagrande flessibilità: basta selezionarela voce Nuova regola… (oppure Ge-stisci regole e quindi Modifica rego-la… dopo aver applicato una delle im-postazioni predefinite) per accedere auna completissima finestra di perso-nalizzazione. Oltre alle impostazioniestetiche, si può specificare un valoreminimo e massimo per la visualizza-zione, ma anche decidere se mostraresoltanto la grafica, nascondendo il va-lore testuale.Si possono anche aggiungere iconeper segnalare condizioni specifiche,oppure modificare con continuità il co-lore di sfondo in base al valore dellacella. Non manca neppure la possibi-


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Ctrl++: se è selezionata una cella, apre la fi-nestra di inserimento righe; se è selezionataun’intera riga aggiunge un’ulteriore riga vuo-ta, senza opzioni di dialogo. Ctrl+-elimina in-vece la riga selezionata. Queste due combi-nazioni funzionano soltanto con i tasti dellatastiera principale e non con quelli del tastie-rino numerico.Maiusc+Spazio: seleziona tutta la riga in cui èpresente la cella corrente.Alt+Invio: all’interno di una cella, inserisce un“a capo”.Alt+Maiusc+0 o Alt+=: inserisce nella cella lasomma automatica delle celle immediatamen-te precedenti.

F4: ripete l’ultima azione compiuta all’interno delfoglio; durante la digitazione di una formula, do-po aver inserito un riferimento lo rende assoluto(trasforma, per esempio, A3 in $A$3).Ctrl+’: copia il valore della cella situata sopraquella selezionata.Ctrl+0: inserisce la data corrente nella cellaevidenziata.Ctrl+Maiusc+%: applica alle celle selezionateil formato Percentuale; in modo simile,Ctrl+Maiusc+$ applica il formato Valuta.Alt+F8: richiama la finestra di dialogo relativaalle Macro.F2: attiva la modalità di modifica dei contenutidella cella.

Dieci scorciatoie utili (e poco conosciute)


lità di aggiungere più regole alla stes-sa cella, anche se non tutte le combi-nazioni sono efficaci.

28Formulee celle

Quando si sta creando un foglio dicalcolo complesso, oppure la primavolta che lo si riceve, è molto utile ca-pire a colpo d’occhio quali celle rap-presentino valori e quali invece sianoil risultato di calcoli, oppure visualiz-zare tutte le formule inserite in unadeterminata tabella. Basta seleziona-re la voce Opzioni dalla scheda File,fare clic su Impostazioni avanzate escendere fino alla sezione Opzioni divisualizzazione per il foglio di lavoro,aggiungendo una spunta a fianco diVisualizza formule nelle celle anzichéi risultati calcolati. In alternativa, sipuò anche utilizzare la più rapidacombinazione di tasti Ctrl+Maiusc+(per attivare e disattivare l’opzione.Per avere il risultato di una formulaquando si è in questamodalità, è sufficienteentrare nella cella comeper modificarla e perme-re il tasto F9 (Esc ripor-terà alla visualizzazionenormale). Molto interes-sante, infine, è anche lapossibilità di mostrarecontemporaneamentesia le formule sia i risul-tati: basta andare nellascheda Visualizza, sele-zionare Nuova finestra,Affianca e quindi utiliz-zare la combinazione ditasti Ctrl+Maiusc+ (suuna delle due finestre.

una serie, ma anche solo la formatta-zione della cella iniziale (senza i valo-ri) oppure inserimento nelle nuove deisoli dati, senza modificarne l’aspetto.Non manca la possibilità di aggiunge-re elenchi personalizzati alle opzionidi riempimento, selezionando File /Opzioni / Impostazioni avanzate,scendendo fino alla sezione Generalee facendo clic sul pulsante Modificaelenchi personalizzati…

30La validazionedelle celle

Quando si crea un documento chedovrà essere poi modificato da utentiinesperti, conviene impostare le op-zioni di validazione per prevenire im-missioni errate. Basta selezionare lacolonna o il range di dati a cui appli-care la validazione e fare clic su Con-valida dati nella scheda Dati, sezioneStrumenti dati. In questa finestra sipossono impostare vari criteri per evi-tare che vengano inserite informazio-ni nel formato sbagliato, è perfino

possibile personaliz-zare i messaggi di in-put ed errore. Il con-trollo però viene ef-fettuato unicamentesui valori digitati enon su quelli inseritiin altro modo (peresempio con un’ope-razione di copia e in-colla): in questi casirisulta invece utile lafunzione Cerchia datinon validi, richiama-bile con un clic sullafreccia posta alla de-stra del comandoConvalida dati.


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29Opzioni avanzatedi riempimento

Le opzioni di riempimento automaticosono disponibili da moltissime versio-ni: quasi tutti ad esempio sanno cheselezionando una cella o un range epoi trascinando il quadratino in bassoa destra nel rettangolo di selezione èpossibile continuare la serie eventual-mente presente. Il software è in gradodi riconoscere serie di soli numeri di-spari (1, 3, 5 …) oppure discendenti (5,4, 3 …), ma anche non numeriche(giorni e mesi). Questo sistema con-sente di anche “propagare” le formu-le, mantenendo i riferimenti relativialle celle. Di recente sono state poi in-trodotte le Opzioni riempimento auto-matico, che si presentano come un’i-cona a destra della selezione, dopoun’operazione di trascinamento: sele-zionando questo menu si può sceglie-re il comportamento dell’operazioneappena conclusa: copiare del conte-nuto della cella iniziale, inserimento di


31Rimuoverelo sfondo

dalle immagini

Per arricchire e renderepiù gradevoli le proprieslide, moltissimi utenti diPowerPoint si affidanoalle fotografie: ottenereun’immagine utilizzabileall’interno di una presen-tazione però non è sem-pre cosa facilissima.Una soluzione valida ep-pure semplice da usare èla funzione Rimuovi sfon-do, presente nella sezio-ne Regola della schedacontestuale Formato, vi-sualizzata soltanto quan-do si inserisce (Inserisci /Immagine) e poi si sele-ziona un’immagine. Inmolti casi il risultato è su-bito quello cercato, mapuò capitare che servaqualche altro passaggio:nel caso di più elementiseparati, per esempio, lafunzione spesso ne rico-nosce e mantiene soltan-to uno. Un’alternativa po-trebbe essere l’uso dellafunzione Colore / Impo-sta colore trasparente, mala sua efficacia è limitataalle immagini completa-mente piatte, poiché nonsi può impostare un valo-re di tolleranza per gesti-re eventuali zone di so-vrapposizione tra l’ogget-to in primo piano e losfondo, oppure variazioniminime di colore dovutealla compressione. La so-luzione più efficace è rappresentatadalla barra di strumenti che si aprequando si seleziona la funzione Ri-muovi sfondo: lo strumento Segnaaree da mantenere permette diidentificare con pochi clic gli ogget-ti in primo piano, mentre viceversacon Segna aree da rimuovere sipossono marcare le zone indeside-rate. Con Elimina contrassegno sipuò rimediare a eventuali errori,mentre Mantieni modifiche conclu-

ternet può essere sfruttatada programmi di telepre-senza e condivisione dellerisorse molto ricchi di fun-zioni avanzate. Ma se sivuole semplicemente mo-strare una presentazione aclienti o colleghi, si puòsfruttare una nuova fun-zione di PowerPoint 2010:Trasmetti presentazione.Basta un clic sul relativopulsante, collocato nellasezione Avvia presenta-zione della scheda Presen-tazione, per visualizzareuna procedura guidata chepermetterà di mostrare intempo reale la presenta-zione a chiunque sia colle-gato a Internet e dispongadi un browser. La funzionesi basa sul servizio di tra-smissione gratuito Power-Point Broadcast Service,che alla prima connessionerichiederà il login con lecredenziali Live ID, e for-nirà quindi un indirizzo Urlda comunicare a chi sivuole coinvolgere nellapresentazione. Facendoclic su Invia tramite postaelettronica… si potrà crea-re un messaggio precom-pilato, mentre selezionan-do il pulsante Avvia pre-sentazione si inizia la tra-smissione. La barra conte-stuale Trasmissione offrealcune funzioni utili perregolare le impostazioni,come la possibilità di sce-gliere la risoluzione remo-ta (campo Risoluzione,nella sezione Monitor), op-pure di estendere l’invitoad altri partecipanti, conun clic su Invia inviti nellasezione Trasmissione.

33Inserire videodal Web

Chi realizza presentazioni Power-Point cerca non soltanto la chiarez-za e la completezza delle informa-zioni, ma anche la piacevolezzaestetica e la giusta quantità di “ef-fetti speciali” per catturare l’atten-zione del proprio pubblico. Uno deisistemi più utilizzati è quello di af-


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de la procedura: si potrà comunquetornare sui propri passi in qualun-que momento, con un nuovo clic Ri-muovi sfondo.

32Trasmetterele presentazioni

in diretta sul Web

Molte aziende si sono dotate di solu-zioni complete (e complesse) di tele-conferenza, mentre la potenza di In-


fiancare i video alle diapositive, permostrare per esempio le funzioni diun programma, l’estetica di un pro-dotto o per rappresentare la visionestrategica dell’azienda. PowerPoint2010 offre una funzione utilissimaper inserire nella presentazione i vi-deo pubblicati su moltissimi sitiWeb, come per esempio YouTube.La funzione è disponibile soltantoper la versione a 32 bit di Power-Point, e richiede la presenza di Ado-be Flash Player e di Windows MediaPlayer 10: se fossero assenti rimarràdisabilitata senza fornire ulterioriinformazioni. Se questi prerequisitisono soddisfatti, bisogna fare clicsulla freccia sotto il pulsante Video,nella sezione Elementi multimedialidella scheda Inserisci: si aprirà unafinestra di dialogo in cui incollare ilcosiddetto codice per l’incorpora-mento. Nel caso di YouTube, bastaun clic destro sul filmato, selezio-nando quindi la funzione Copia co-dice per l’incorporamento; si devepoi incollare il testo nel campo dedi-cato e fare clic sul pulsante Inserisci.

34 Modificaree montare

i video per le slide

Se non si preleva un filmato da fontiesterne ma, al contrario, lo si inseri-sce all’interno della presentazione daun file, PowerPoint 2010 offre moltis-sime nuove funzioni che rendonoquasi sempre superfluo l’utilizzo diun video editor dedicato. Si può, peresempio, correggere la luminosità oil contrasto delle immagini (pulsanteCorrezioni, nella sezione Regola del-la scheda contestuale Formato), maanche applicare una dominante cro-

matica (pulsante Colore) oppure se-lezionare il frame da utilizzare comeanteprima del filmato prima di ini-ziare la riproduzione (pulsante Fra-me poster). Gli Stili video permetto-no di modificare l’aspetto della fine-stra di riproduzione, agendo sullaforma e sul bordo oppure aggiun-gendo altri effetti, come ombre, ri-flessi e aloni. Molto utile è anche lasezione Modifica della scheda Ripro-duzione: facendo clic su Taglia videosi aprirà una finestra di dialogo chepermette eliminare eventuali partiindesiderate dal filmato, mentre gra-zie ai due campi Dissolvenza in en-trata e Dissolvenza in uscita si posso-no rendere molto più gradevoli l’ini-zio e la fine del filmato.

35Inserire formuleed equazioni

complesse

Quando si realizza una presentazio-ne, si cerca sempre di mirare a otte-nere la massima semplicità, ma esi-

stono casi in cui non si può evitarel’inserimento di formule complesse:nei settori della ricerca oppure delladidattica l’utilizzo di formule è ne-cessario e cattura l’attenzione alme-no quanto un grafico o un’animazio-ne. All’interno di Office è disponibileuno strumento dedicato proprio allascrittura e alla visualizzazione di for-mule complesse, denominato Equa-tion Editor: per richiamarlo daPowerPoint basta selezionare lascheda Inserisci e fare clic sul pul-sante Equazione nella sezione Sim-boli. Per iniziare con il piede giusto,si può selezionare una delle formulecomuni preimpostate, con un clicsulla freccia subito sotto al pulsante.Il menu a discesa mostrerà alcunedelle tipologie di formule ed equa-zioni più frequenti, che potranno es-sere inserite nella diapositiva in cor-so di creazione oppure utilizzate co-me base per una successiva perso-nalizzazione. La scheda contestualeProgettazione offre molti strumentiche permettono di aggiungere alla


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F5: un tasto essenziale, dato che permette diiniziare la presentazione all’istante, senza va-gare sperduti con il puntatore del mouse.Punto: visualizza una schermata completa-mente nera, oppure riprende la presentazione;in modo simile, il tasto Virgola mostra una pa-gina bianca.S: interrompe o riprende una presentazioneautomatica.Ctrl+P: durante la riproduzione della presenta-zione, mostra il puntatore del mouse come unpunto rosso (penna); Ctrl+E trasforma il pun-tatore in una gomma per cancellare le annota-zioni.

Alt+P: durante la visualizzazione di un conte-nuto multimediale, interrompe e riavvia la ri-produzione.1+Invio: salta alla prima diapositiva; in modosimile 2+Invio va alla seconda e così via.Maiusc+F10: Mostra il menu contestuale dellapresentazione.Ctrl+Invio: sposta il cursore al successivo og-getto testuale vuoto; se ci si trova nell’ultimocampo di testo, crea una nuova diapositivacon lo stesso layout di quella attuale.Ctrl+Maiusc+C: copia il formato di un testo;Ctrl+Maiusc+V lo incolla.Ctrl+M: crea una nuova diapositiva.

Dieci scorciatoie utili (e poco conosciute)

PC Professionale - Agosto 2011

formula qualsiasi tipo di simbolo e distruttura: parentesi, apici e pedici,frazioni, operatori, matrici e moltoaltro ancora.

36 Organizzarela struttura

delle presentazioni

Di norma si consiglia di mantenerebasso il numero di diapositive con-tenute in una presentazione, perevitare di perdere l’attenzione dellaplatea. Esistono casi in cui le infor-mazioni da visualizzare sono moltis-sime ed è quindi necessario crearedocumenti molto complessi e ricchidi contenuti. PowerPoint offre unafunzione, poco conosciuta ma moltoutile, per mantenere una visionecomplessiva e un’organizzazione ef-ficace anche nelle presentazioni piùlunghe e complesse. Tutti i comandicorrispondenti sono contenuti nelmenu a discesa accessibile con unclic sul pulsante Sezione, nella se-zione Diapositive dellascheda Home. Si pos-sono aggiungere nuovesezioni, assegnando aciascuna di esse unadenominazione perso-nalizzata, ma anche ri-nominarle o eliminarle;grazie ai comandiComprimi tutto edEspandi tutto si puòpassare con la massimarapidità da una visua-lizzazione compatta aun elenco dettagliato ditutte le diapositive. Sipossono trascinare lediapositive tra una se-zione e l’altra, ma an-

che spostare intere sezioni per cam-biare velocemente la struttura diuna presentazione.

37Semplificarela composizione

delle diapositive

Quando si realizza una presentazio-ne costituita da molte diapositive, èfin troppo semplice perdere l’unifor-mità: se i temi e i layout consentonodi mantenere una struttura di basecomune, posizionare accuratamentegli elementi non è altrettanto agevo-le. PowerPoint offre alcuni strumentiaggiuntivi che vengono in aiuto de-gli utenti proprio in questi frangenti:i righelli, per esempio, offrono riferi-menti orizzontali e verticali per il po-sizionamento degli oggetti, dei testie della grafica: per visualizzarli, ba-sta aggiungere un segno di spuntaaccanto alla voce Righello, nella se-zione Mostra della scheda Visualiz-za. In maniera simile, subito sotto a

Righello è presente l’opzione Griglia,che sovrappone alla diapositiva unagriglia quadrettata, semplificando ilposizionamento dei vari elementi.Facendo clic sull’elemento in basso adestra nella sezione Mostra si apriràuna finestra di dialogo che contieneun’opzione molto utile: Spaziatura,con cui controllare la precisione deimovimenti degli oggetti, che tende-ranno ad agganciarsi alla griglia per-mettendo un allineamento semplicis-simo. L’ultima voce della sezioneMostra è Guide, che visualizza unacoppia di linee (una orizzontale euna verticale) che possono esserespostate trascinandole; durante que-sta operazione verrà visualizzata ladistanza dal centro della diapositiva.

38 Le opzionidi salvataggio

In molti casi non si utilizza lo stessocomputer per realizzare la presenta-zione e per mostrarla al pubblico; il

trasporto del file po-trebbe nascondereperò qualche insidia.Uno dei problemi ti-pici di queste situa-zioni riguarda i ca-ratteri: se non si mo-dificano le imposta-zioni di default, infat-ti, PowerPoint nonsalva i font all’inter-no della presentazio-ne (operazione chia-mata in inglese em-bedding) esponendoal rischio di perderel’aspetto originale,seil computer usato perla presentazione non


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dispone dei tipi di carattere utilizzati.L’effetto può essere appena percepi-bile, se si ha fortuna, oppure dram-matico, con testi troncati e un aspettotutt’altro che professionale. Per ov-viare al problema, basta selezionarela scheda File e quindi il comandoOpzioni; quindi fare clic sulla voceSalvataggio dall’elenco di sinistra eaggiungere un segno di spunta ac-canto all’opzione Incorpora caratterinel file, in fondo all’elenco. Si puòscegliere tra due soluzioni differenti:incorporando solo i caratteri usatinella presentazione si generano filepiù compatti, ma non si potrannomodificare i testi senza disporre delfont originale; incorporando tutti i ca-ratteri, viceversa, si potranno appor-tare variazioni da qualsiasi computer.Per limitare la dimensione dei docu-menti generati, PowerPoint offre an-che un’altra funzione interessante:per sfruttarla, selezionare la schedaFile, e quindi l’opzione Salva con no-me. Con un clic su Strumenti (in bas-so, accanto al pulsante Salva) si potràvisualizzare un menu in cui si trovala funzione Comprimi immagini: lafinestra di dialogo successiva per-mette di eliminare le parti nascostedelle immagini, oppure di diminuirela risoluzione.

39Inserire nellepresentazioni

pagine Web Durante la realizzazione di una pre-sentazione, può capitare la neces-sità di inserire una pagina Web al-l’interno di una diapositiva, per mo-strarne l’aspetto oppure il contenu-to: una soluzione semplice e sup-

portata direttamente da PowerPointè la cattura di una schermata, uti-lizzando lo strumento Schermata,nella sezione Immagini della sche-da Inserisci. Ma in alcuni casi sa-rebbe molto più utile e significativopoter inserire all’interno della pre-sentazione la pagina vera e propria,aggiornata e interattiva come se lasi aprisse in un browser: per ottene-re questo risultato è necessario sca-ricare l’estensione LiveWeb dall’in-dirizzo http://skp.mvps.org/liveweb.htm. Per installarla bisogna de-comprimere la cartella, avviarePowerPoint e selezionare la voceOpzioni dalla scheda File; fare clicsu Componenti aggiuntivi nell’elen-co di sinistra, indicare la tipologiaComponenti aggiuntivi di Power-Point nel campo Gestisci in fondoalla pagina, e selezionare il pulsanteVai… Si raggiungerà un’ulteriore fi-nestra di dialogo: fare clic sul pul-sante Aggiungi nuovo, spostarsi nel-la posizione in cui era stato decom-presso l’archivio e selezionare il fileLiveWeb.ppa; dopo aver confermatol’attivazione delle macro, il compo-nente sarà infine installato. Per usa-re questa estensione, selezionare lascheda Componenti aggiuntivi: nel-la sezione Comandi menu si trova lafunzione Web Pages, che aprirà unaprocedura guidata in cui si potrannospecificare gli indirizzi delle paginada aggiungere, decidere la posizio-ne all’interno della diapositiva e ve-rificare alcune altre impostazioni. Ilcomando Edit Page Property per-mette di modificare le impostazionidopo aver concluso la proceduraguidata iniziale.

40 Ottimizzarei tempi

di visualizzazionedelle slide

Sono disponibili diverse soluzioniper passare durante una presenta-zione da una diapositiva all’altra,anche se nessuna è universalmenteefficace. Esistono piccoli dispositiviwireless, che possono essere tenuticomodamente in mano e permetto-no di passare alla slide successivacon la pressione di un tasto, maeventuali problemi di comunicazio-ne o di batteria potrebbero avereeffetti devastanti. Si può anchechiedere l’aiuto di un collega, cor-rendo però il rischio di malintesi. Sipuò anche impostare l’avanzamen-to automatico tra una diapositiva el’altra, ma in questo caso quantotempo bisogna riservare a ciascunaslide? Pur non esistendo una rispo-sta univoca a questa domanda,PowerPoint offre un sistema per ca-librare i tempi alla perfezione, apatto che si effettuino delle simula-zioni del proprio discorso primadell’evento di presentazione vero eproprio. Durante queste prove ge-nerali si possono registrare i tempidedicati a ogni slide, per poi ripro-porli: basta raggiungere la schedaPresentazione e fare clic sul tastoProva intervalli, nella sezione Im-posta. Selezionando invece Regi-strazione presentazione si può de-cidere se includere nella registra-zione anche il commento audio e ilpuntatore laser, oppure memorizza-re soltanto il tempo dedicato a ognidiapositiva.


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41Teneresotto

controllola caselladella posta

Gli utenti di Outlook (edella maggioranza degli al-tri software dedicati allagestione della posta elet-tronica) sono abituati a vi-sualizzare la posta in arrivocome un lungo elenco indi-stinto di messaggi. Outlook 2010 offreuna soluzione molto più intelligenteper l’archiviazione e la visualizzazio-ne dei messaggi: l’ordinamento perconversazione. In questa modalitàtutte le risposte a un argomento ven-gono raggruppate come un unico ele-mento, espandibile per visualizzarele singole e-mail. Grazie a questa so-luzione, il flusso di messaggi diventasubito più semplice da visualizzare eda gestire, permettendo di mantene-re distinte le diverse conversazioni.Per abilitare questa funzione basta unclic destro sulla barra dei messaggi,nella zona Disponi per, selezionandoquindi l’opzione Mostra come con-versazioni dal menù contestuale.Grazie alle indicazioni grafiche mo-strate in ogni conversazione, è sem-plice comprendere a quale messag-gio faccia riferimento ciascuna rispo-sta, mentre utilizzando il comandoIgnora conversazione (scheda Home,sezione Elimina) si possono spostarenel cestino tutti i messaggi di una

conversazione, compresi quelli chearriveranno in futuro, velocizzando lagestione delle caselle più affollate.

42Ricerchetra i contatti

La maggior parte degli utenti profes-sionali apprezza Outlook non soltan-to come software dedicato alla ge-stione della posta elettronica, ma an-che (e a volte) soprattutto come pro-gramma per l’organizzazione e la ra-zionalizzazione dei contatti. Questasezione, in cui il software di Micro-soft è molto avanti rispetto alla con-correnza, offre una miriade di picco-le funzioni che fanno però la diffe-renza, permettendo di ottenereun’eccellente usabilità. Un punto diforza della gestione dei contatti, inparticolare quando il numero dei no-minativi memorizzati supera le po-che decine, è la funzione di ricercache permette di identificare veloce-mente la persona cercata, per contat-

tarla via e-mail oppureper farle una telefonata.L’accesso a tutte le funzio-ni passa dalla casella di ri-cerca presente nella sezio-ne Contatti: prima ancoradi aver inserito anche unsolo carattere, alla barramultifunzione si aggiun-gerà una scheda conte-stuale che permette di uti-lizzare le opzioni di ricercaavanzate. Selezionando ilpulsante Altro si possonoaggiungere alla ricerca ul-teriori campi, per esempioper visualizzare tutti i con-tatti di una determinata so-

cietà, oppure tutti gli agenti che lavo-rano in una specifica città.

43Gestire riunioni e appuntamenti

Un altro compito in cui Outlook eccel-le, dimostrandosi un vero e propriotuttofare per la gestione delle infor-mazioni personali, è l’organizzazionee la gestione non solo degli appunta-menti in agenda, ma anche delle riu-nioni e dei meeting. Grazie agli stru-menti e alle funzioni integrate nelprogramma, infatti, si potrà mantene-re sempre organizzato il calendariodegli impegni e degli appuntamenti,ma anche accordarsi con i colleghiper fissare riunioni, meeting e sempli-ci chiacchierate di lavoro, verificandogli impegni di ciascuno e tenendosempre sotto controllo la partecipazio-ne agli eventi. Se per inserire nuoviappuntamenti basta andare nella se-zione Calendari e fare clic su Nuovoappuntamento, per gestire l’organiz-


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zazione di una riunione sono necessa-ri alcuni passi in più: con un clic suNuova riunione si invia un’e-mailspeciale, che richiederà a tutti i desti-natari selezionati di confermare oppu-re rifiutare la propria presenza. Percontrollare lo stato delle conferme, èsufficiente selezionare la riunione nelcalendario e fare clic sul pulsante Ve-rifica (nella sezione Mostra dellascheda Riunione).

44Creare e gestirele firme

automatiche

Quando si scrivono messaggi in ambi-to lavorativo, è quasi obbligatoriocreare un testo fisso, da inserire allafine delle e-mail, che riporti il nome,la qualifica e l’indirizzo completo del-l’azienda per cui si lavora. Questeinformazioni, denominate impropria-mente firme, possono essere create egestite con la massima semplicità inOutlook: per creare una nuova firma,selezionare la scheda File, e quindi lavoce Opzioni. Fare clic sulla sezionePosta, a sinistra, e selezionare quindiil pulsante Firme… accanto a Crearee modificare le firmeper i messaggi, nellasezione Scrittura mes-saggi. Si aprirà una fi-nestra di dialogo incui si potrà aggiunge-re un numero qualsia-si di diverse firme. Ba-sta un clic su Nuovaper creare una nuovafirma; dopo averle da-to un nome, nella zo-na inferiore si possonoinserire informazionitestuali, formattarlema anche allegare unbiglietto da visita. Coni comandi della sezio-ne Scegliere la firma

predefinita le firme possono essereassociate agli account di posta; si puòutilizzare, per esempio, una firma ge-nerica se si ha il compito di controlla-re e gestire anche la casella postalegenerale dell’azienda. Molto utile, in-fine, è la possibilità di tenere a porta-ta di mouse il comando per inserireuna firma, inserendolo nella barra diaccesso rapido della finestra di com-posizione dei messaggi: fare clic de-stro su Firma, nella sezione Includidella scheda Messaggio, e seleziona-re la voce Aggiungi alla barra di ac-cesso rapido dal menù: con la combi-nazione di tasti Alt+numero (il nume-ro da digitare corrisponde alla posi-zione dell’icona del comando nellabarra) si potrà accedere con la massi-ma rapidità al menù delle firme.

45I socialconnector

I social network sono una realtà dacui non può più prescindere neppureun software indirizzato ai professio-nisti come Outlook, e la versione for-nita con Office 2010 comprende al-cune funzioni anche in questo ambi-

to. È sufficiente selezionare qualsiasimessaggio ricevuto per visualizzare,nel margine inferiore del riquadro dianteprima, il pannello Ulteriori infor-mazioni; basta un clic in questa zonaper ingrandirlo, mostrando informa-zioni avanzate sul relativo utente e ilpulsante Aggiungi , che attiva lo sca-ricamento dei social connector: sitratta di estensioni opzionali di Ou-tlook, che consentono la sincronizza-zione con alcuni servizi social, comeFacebook, LinkedIn, Windows LiveMessenger o Viadeo. Si aprirà nelbrowser una pagina in cui si potran-no selezionare le estensioni da instal-lare. Dopo aver scelto la lingua e laversione del connector da scaricare(32 o 64 bit), si potrà passare aldownload. Al primo avvio, verrannorichieste le credenziali d’accesso alsocial network, dopodiché bisogneràselezionare i propri contatti, e ag-giungerli al connector appena instal-lato utilizzando il pulsante Aggiungivisto in precedenza.

46Ripararel’archivio

dei messaggi

Tutti gli utenti di lungocorso di Outlook hannoimparato a conoscere (ea guardare con una cer-ta diffidenza) i file Pst,che il programma utiliz-za per memorizzare suldisco i messaggi di po-sta elettronica. Questiarchivi di dati possonoraggiungere nel tempodimensioni enormi; es-sendo costituiti da ununico file sono soggettial rischio, piccolo manon trascurabile, che unproblema hardware osoftware causi una cor-


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ruzione nei dati, impedendo di acce-dere alle informazioni memorizzate alloro interno. Per fronteggiare questogenere di emergenze sono nate mol-tissime soluzioni di terze parti chepromettono spesso prestazioni mira-colose, ma trattandosi di un formatoproprietario è opportuno muoversicon estrema cautela per evitare di fa-re altri danni: basta, per esempio, cheil tool contenga qualche bug o che siastato studiato per una versione prece-dente di Outlook, per comprometterele informazioni oltre ogni possibilità direcupero. Per questo motivo è consi-gliabile affidarsi in prima battuta a unpiccolo software realizzato da Micro-soft stessa e denominato Outlook In-box Repair Tool. La presenza di que-sta utility non è evidente: per localiz-zarla bisogna navigare fino alla car-tella principale di Office. Ecco la pro-cedura: aprire una finestra di Explo-rer, per esempio con la combinazioneWindows+E, e raggiungere il folderC:\Programmi\Microsoft Office\Offi-ce14 (il percorso potrebbe variare inbase alla cartella scelta per l’installa-zione di Office). Qui si trova il fileSCANPST.EXE, che può essere ese-guito con un doppio clic. Per utilizzar-lo bisogna selezionare il file Pst dan-neggiato: gli archivi di questo tipo sinormalmente sono ospitati nella car-tella C:\Users\nome_utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\nome_file.pst, dove nome_utente è l’utentedi Windows e nome_file quello del-l’account di posta elettronica. La car-tella AppData però è nascosta: pernavigare fino al file è necessario digi-tare \AppData nella barra dell’indiriz-zo della finestra di dialogo, dopo averraggiunto via mouse la cartella dell’u-

tente attivo. Premere quindi il pulsan-te Avvia per iniziare la verifica del-l’archivio, e poi Correggi per apporta-re le necessarie modifiche.

47Gestioneintegrata di

documenti e cartelle

Moltissimi utenti tengono Outlooksempre aperto e lo utilizzano comesoftware centrale nella propria gior-nata lavorativa: il programma offremoltissime funzioni utili, ma può an-che essere impostato in modo daavere sempre a portata di mano i do-cumenti e le cartelle a cui si accedepiù spesso. Il riquadro di navigazio-ne offre infatti la possibilità di ag-giungere collegamenti personalizza-ti, anche se pochissimi utenti lasfruttano, probabilmente ingannatidal comportamento predefinito: se cisi limita alle funzioni più evidenti, inquesta zona si possono soltanto inse-rire collegamenti a funzioni e visteinterne al programma stesso. Ma èsemplicissimo, invece, trascinarvianche i link ai propri siti più fre-quentati (per esempio la intranetaziendale), o ancora le cartelle o ifile maggiormente utilizzati: dopoaver selezionato il pannello Colle-gamenti (Ctrl+7), bisogna creare unnuovo gruppo con un clic destrosulla voce Collegamenti, selezio-nando quindi la funzione Nuovogruppo collegamenti. Poi bisognadare un nome al gruppo. A questopunto basterà trascinare un colle-gamento a una pagina Web, oppureun percorso dalla barra di EsploraRisorse, per aggiungere all’internodel gruppo file, cartelle e link.

48Telefonareai contatti

da Outlook

La quasi totalità degli utenti di Out-look utilizza questo software soltan-to per le comunicazioni informati-che, via posta elettronica. Ma il pro-gramma è in grado di fare di più:chi svolge compiti di segreteria, op-pure si occupa delle vendite, e pas-sa gran parte delle proprie giornatelavorative al telefono, e potrà trarregrandissimo giovamento da unsemplice aggiornamento della po-stazione di lavoro: non dovrà farealtro che recuperare e installare unvecchio modem analogico. Moltissi-mi utenti ne hanno ancora uno neicassetti, e in ogni caso è possibileacquistarlo per pochi euro sui siti dirivendita dell’usato o nei negozispecializzati. La presenza di un mo-dem analogico abilita infatti unapossibilità di Outlook molto utilema spessissimo ignorata: la compo-sizione automatica di numeri telefo-nici. Una volta configurato il siste-ma basterà selezionare il contattocon cui si vuole parlare: premere ilpulsante Altro / Chiama nella sezio-ne Comunicazione della schedaHome e selezionare il numero te-lefonico da contattare (Ufficio, Cel-lulare e così via). Si aprirà una fine-stra di dialogo che permette anchedi aggiungere una voce al Diariodelle attività svolte; con un clic sulpulsante Chiama partirà la compo-sizione del numero. Dopo aver con-cluso questo passaggio, sarà suffi-ciente sollevare il ricevitore del te-lefono collegato alla linea per par-lare con l’interlocutore.


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49Integrare Twitterin Outlook

I social connector offerti da Microsoft,permettono di integrare alcuni impor-tanti social network nell’interfaccia diOutlook: grazie ad essi si possono ag-giungere informazioni provenienti daFacebook o LinkedIn, come le ultimeattività, le connessioni oppure la foto-grafia del profilo, alla sezione dei det-tagli di ciascun contatto. Non è previ-sto, però, il connector per uno dei so-cial network più in voga degli ultimitempi: Twitter, utilizzatissimo da pri-vati, aziende e personaggi conosciutiper comunicare informazioni rapide esempre aggiornate. Esiste tuttaviaun’estensione gratuita, TwInbox, checonsente di aggiungeregratuitamente questafunzione ad Outlook:basta scaricare il pro-gramma all’indirizzowww.techhit.com/TwInbox e installarlo. Al-l’avvio seguente diOutlook si noterà lanuova sezione TwIn-box nella scheda Home(oppure una nuovatoolbar, se si utilizzaancora la versione2007); selezionandoOptions / Options sipotrà avviare la proce-dura guidata di confi-gurazione. Si dovranno

inserire le credenziali d’accesso e,dopo aver autorizzato l’applicazione,bisognerà scegliere la cartella desti-nata a contenere gli aggiornamenti.A questo punto si dovrà forzare unprimo aggiornamento, selezionandoOptions / Check for new tweets now.Per visualizzare i contenuti basteràun clic su Tweets, mentre per inseri-re un nuovo tweet si dovrà selezio-nare il pulsante New. Non mancaneppure il supporto di funzioni avan-zate, come reply, hashtag, messaggidiretti e retweet.

50Restrizionee opzioni di invio

Chiunque abbia utilizzato un softwa-re di posta elettronica conosce le op-zioni che permettono di chiedere unaricevuta di consegna e di lettura deimessaggi inviati: nel primo caso sitratta di una risposta automatica daparte del server mail di destinazione,mentre nel secondo è il software diposta elettronica a inviare una confer-ma, sempre che il destinatario lo vo-glia. Outlook 2010 offre però alcunefunzioni ulteriori, che permettono diampliare le opzioni a disposizione de-gli utenti: basta andare nella cartelladella Posta e aprire un messaggio conun doppio clic. Selezionando la sche-da File si passa alla vista Backstage,che offre alcune funzioni molto inte-ressanti: il primo pulsante (Impostaautorizzazioni) permette di deciderese consentire l’inoltro del messaggio aterzi. Con la funzione Gestisci cre-denziali si configura il sistema diInformation Rights Management(Irm) che consente di autenticare e ri-

conoscere gli utenti: ci si può iscrivereutilizzando il proprio Live ID, oppureimpostare la connessione con un ser-ver aziendale. Altre funzioni utili nel-la vista Backstage sono raggruppatenel menù Rinvio o richiamo messag-gio: selezionando Rinvia messag-

gio…dal menù a disce-sa si può inviare nuo-vamente una mail, mo-dificando se si vuole ilcontenuto, senza esse-re costretti a utilizzarela funzione Inoltra. Ri-chiama il messaggio…permette invece dicancellare o modificareil messaggio che i de-stinatari non hanno an-cora letto: l’efficacia diquesta funzione non èperò garantita, dal mo-mento che dipendedalla collaborazionedei server di gestionedella posta. •


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F9: inizia la procedura di invio e ricezione deinuovi messaggi di posta elettronica.Ctrl+N: crea un nuovo elemento del tipo colle-gato alla vista selezionata (un appuntamento seci si trova nel calendario, un messaggio se sista visualizzando la posta in arrivo e così via).Ctrl+Maiusc+M: inizia la composizione di unanuova email, indipendentemente dalla sezionedi Outlook attiva.Ctrl+1: visualizza la posta elettronica; in modosimile, Ctrl+2 apre il calendario, Ctrl+3 i contat-ti e così via fino a Ctrl+7 (collegamenti).F11: rende attivo il campo di ricerca dei contat-ti (Trova contatti, nella sezione Trova della sche-da Home), permettendo di trovare l’interlocuto-re cercato.Ctrl+Invio: nella finestra di composizione di unnuovo messaggio, lo invia.Ctrl+Q: segna tutti i messaggi selezionati co-me letti; Ctrl+U, viceversa, li imposta comemessaggi non letti.Ctrl+Canc: sposta nel cestino un’intera conver-sazione, compresi i messaggi futuri.Ctrl+Maiusc+I: apre la cartella Posta in arrivo;in modo simile, con Ctrl+Maiusc+O si apre lacartella Posta in uscita.Ins: aggiunge un contrassegno rapido al mes-saggio, permettendo di filtrare le mail in un se-condo tempo.

Dieci scorciatoie utili(e poco conosciute)

La suite di Microsoft offre una quantità di funzioni impressionan- … · 2018-02-18 · 5Mappare...

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