La progettazione e l’avvio dell’Authority File nazionale

nell’Indice SBN

Roma, 22 novembre 2002

Laura Bonanni

Laboratorio per le metodologie della catalogazione e per la didattica

Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche

Sulla progettazione e realizzazione di un Authority file in SBN hanno fin dall’inizio pesato diversi fattori:

Complessità dell’attività, che coinvolge aspetti sia nazionali che internazionali

Esiguità e discontinuità dei finanziamenti

Scarsità del personale da dedicare a tale attività

Necessità di formazione a livello specialistico

difficoltà di interpretazione di alcune norme del Codice nazionale

difficoltà di accordo sulla scelta di una stessa forma per la stessa voce di fronte a tipologie diverse di materiali o ad ambiti temporali diversi

mancanza di esperienze pregresse: necessità di sperimentare tecnologie e aspetti metodologici ed organizzativi

Aspetti nazionali

Aspetti internazionaliAspetti internazionali

Complessità nel creare un modello di riferimento:

natura delle notizie di autorità : non documenti fisicamente esistenti, ma entità intangibili

mancanza di consenso unanime sulla struttura e sul contenuto della singola registrazione

salvaguardia dei diversi codici nazionali

Nascita e sviluppo del progetto AF

Gruppo di lavoro ICCU-BNCF, 1989

Progettazione e costituzione base dati AF nazionale in SBN, 1992 -Delibera CIPE Punto B Riorganizzazione dei servizi bibliografici in Italia

Struttura di gestione dell’AF nazionale e manutenzione del catalogo in linea SBN, 1994

Obiettivo

creare uno strumento di controllo:

per garantire alla cooperazione e all’utenza l’unicità e l’uniformità dei punti di accesso all’informazione

per derivare, utilizzando proprio il grande potenziale offerto dall’archivio bibliografico SBN, l’Authority file nazionale per lo scambio delle informazioni a livello internazionale

L’Archivio di Authority file in SBN

Archivio per la definizione, gestione e creazione della registrazione di autorità e della rete dei rinvii per autori personali e collettivi e per titoli uniformi

Previste tre tipologie di registrazioni:

registrazione di autorità

registrazione di rinvio

registrazione esplicativa generale

Archivio di lavoro residente su sistema centrale, ma separato dalla base dati Indice

modalità di colloquio batch

Normative

A livello nazionale:

Regole italiane di catalogazione per autori (RICA), 1979

con le codifiche, i caratteri e la punteggiatura previsti in SBN

A livello internazionale:

Guidelines for authority and reference record (GARR), 2001 (GARE, 1. ed., 1984)

UNIMARC / Authorities, 2001 (1. ed., 1991)

Funzioni

caricamento batch dei dati (autori e titoli uniformi) dal sistema Indice alla base dati Authority file

funzioni di interrogazione, creazione, correzione e cancellazione in linea dei dati nella base dati Authority file

ritorno batch dei dati lavorati dalla base dati Authority file alla base dati Indice

Struttura della registrazione

VID/BID ISADN Livello

Tipo nome/Natura Tipo voce Paese

Agenzia Norme Data

Intestazione

Note informative

Note del catalogatore

Incontro con Barbara Tillett (Library of Congress) : Evaluation and Recommendations Regarding the SBN Authority File, 3-4 marzo 1997

Progetto Valorizzazione dell’Indice SBN L662/96 - Alimentazione dell’Archivio di autorità SBN e nazionale

Progetto Evoluzione dell’Indice SBN : funzioni di Authority file integrate e in linea

Libro moderno

Libro antico

Authority file

Archivio autori

Modalità di riversamento batch

Autori e titoli uniformi

INTERROGAZIONE

CREAZIONE

AGGIORNAMENTO

CORREZIONE

Autori

Titoli uniformi

Soggetti

Luoghi

Marche

ARCHIVIO TITOLI

Libro antico

Libro moderno

Musica

ARCHIVIO AUTORI

AUTHORITY FILE

Integrato e in linea

Interfaccia diretta

Progetto “Evoluzione Indice”

Progetto Valorizzazione dell’Indice SBN L662/96 - Alimentazione dell’Archivio di autorità SBN e nazionale

Partecipanti

Biblioteca Braidense-Polo Cilea

Biblioteca nazionale centrale di Firenze

Biblioteca nazionale centrale di Roma

Biblioteca universitaria di Bologna

Istituto centrale per il catalogo unico, responsabile e coordinatore del progetto

Approntati per tale attività:

manuale operativo per l’utilizzo della procedura

corsi di formazione per gli operatori da parte dei bibliotecari che avevano la funzione di tutor

interfaccia grafico in ambiente web per il trattamento dei caratteri speciali, tramite il prodotto Halloweb

Evoluzione della procedura di Authority file

Funzione di interrogazione dell’Indice SBN dalla base dati di Authority file

Creazione di un Archivio bibliografico per la normalizzazione e il controllo del campo relativo alle fonti

percorsi e metodologie comuni di lavoro

documento di lavoro: indicazioni specifiche chiarimenti sul trattamento degli autori personali creazione di una lista normalizzata di repertori da consultare in linea, codificati con una sigla, incrementata e corretta centralmente

Mailing list per consentire una rapida comunicazione tra tutti i partecipanti

Attività propedeutiche

Fasi di lavoro

Interrogazione dell’Indice SBN

Definizione, gestione e controllo della registrazione di autorità

Creazione della rete dei rinvii

Creazione, ove necessario, di una nuova registrazione di autorità

Intervento nella base dati Indice per effettuare gli opportuni spostamenti dei legami titolo

Difficoltà riscontrate

di natura biblioteconomica

trattamento catalografico uniforme, in osservanza delle normative nazionali

necessità di operare una scelta di fronte a punti critici o controversi delle RICA

creazione e controllo di una lista normalizzata di repertori

Difficoltà riscontrate

di natura tecnica

sperimentazione in effettivo e in cooperazione della procedura di AF e soprattutto del ritorno batch dei dati nell’Indice SBN

di natura organizzativa

presenza di s/w di polo diversi ed emergere di situazioni diversificate

Oggetto dell’intervento

Attività di deduplicazione di autori personali stranieri

Creazione di registrazioni di autorità per autori personali italiani:

in un contesto di controllo bibliografico universale ciascun paese è responsabile dei propri autori

Criteri di selezione

Tutti gli autori presenti in Indice

Autori selezionati in base alle occorrenze dei titoli

Autori selezionati in base ad un determinato ambito culturale e temporale: letteratura italiana del ‘900

Authority file - DatiMarzo 2001-Settembre 2002

Record esaminati Record in AF

BVE 5.504 1.154

NAP 1.589* -

CFI 5.598 2.315

ICCU 10.566** 3.114

MIL 5.510 1.734

UBO 5.571 1.586

Totale 34.338 9.903

* Napoli ha lavorato per problemi tecnici soltanto fino al luglio 2002

** L’ICCU nel periodo luglio-settembre 2002 ha avuto due operatori

Totale record esaminati: 34.338

Totale record lavorati in Authority file: 9.903

Autori della Letteratura italiana del Novecento

Totale autori esaminati: 1776

Autori inseriti in Authority file:1600

Tempi di lavoro per un operatore: 7 mesi

Legami titolo modificati: 1100 circa

Controllo di autorità

Deve iniziare , già al momento della catalogazione, nei poli SBN in quanto responsabili della qualità dei

dati condivisi:

Identificando in maniera scrupolosa e corretta l’entità che si sta catalogando, per evitare :

duplicazioni raggruppamenti sotto la stessa voce di entità

autore diverse

Fornendo già in fase di catalogazione tutte le informazioni, sia biografiche che repertoriali

a disposizione (livello base di authority) Gradualità e livelli differenziati di partecipazione

Finanziamenti per progetti mirati e di ampio respiro

Organizzazione di lavoro efficiente, che consenta nel modo più rapido e controllato la creazione di registrazioni di autorità

Applicazione alla catalogazione di nuove tecnologie per ridurre i tempi di lavoro

Modalità di lavoro e organizzazione per il futuro

Necessità di ottimizzare fondi, risorse e competenze coinvolte

base dati musica prima della migrazione nel nuovo Indice: deduplicazione e controllo sugli elementi di raggruppamento

ambiti specifici, già corredati di informazioni e repertori, che richiedono soltanto di essere strutturati come registrazioni di autorità

Possibili ambiti di attività per l’immediato futuro

fornire una registrazione d’autorità il più identificante possibile sin dalla prospettazione sintetica dei dati

corredarla, nel caso possa esserci facilmente possibilità di errore, di tutti i rinvii prevedibilmente necessari e a volte”parlanti”

diffondere tempestivamente interpretazioni e applicazioni particolari del Codice nazionale

essere pronti a recepire proposte di correzione e apporti da parte di tutti

E’ compito di chi opera in Authority file

Il controllo di autorità

richiede:

notevoli competenze

attività di formazione

collaborazione da parte di tutti

tempi di lavoro piuttosto lunghi

ma offre :

notevole ritorno

in termini di qualità del catalogo e di economicità complessiva

in termini di trasparenza e potenzialità informativa per l’utenza finale

in termini di dialogo e di scambio di registrazioni di autorità a livello internazionale e tra ambiti culturali diversi