La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e linnovazione dei processi interni Ludovica Baraldi...

La nuova Intranet della Provincia di Ferrarae l’innovazione dei processi interni

Ludovica BaraldiBologna, 25 maggio 2006

Indice

─ visione strategica─ obiettivi─ percorso─ organizzazione─ interfaccia di navigazione─ strumenti e servizi─ conclusioni

La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni 2

Abbiamo in mente una intranet che…

─ rappresenti un vero e proprio ambiente di lavoro virtuale condiviso e utilizzato da tutti i dipendenti

─ offra servizi interattivi avanzati, per migliorare i processi e semplificare le procedure

─ garantisca strumenti di dialogo e condivisione delle informazioni

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Visione strateggica

La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni

“oggi le Intranet più evolute sfidano definizioni e preconcetti, estendendo

il proprio ambito al supporto di processied integrandosi in modo sempre più profondo

con i sistemi gestionali”

Rapporto Intranet files 2005

Visione strateggica

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Osservatorio sulle intranet in Italia del Politecnico di Mi


Obiettivi orgganizzativi

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─ trasparenza dell’organizzazione e semplificazione delle procedure

─ gestione digitale dei documenti e riduzione della carta

─ integrazione con i principali strumenti di lavoro normalmente utilizzati dai dipendenti


─ condivisione delle conoscenze

─ distribuzione capillare delle informazioni

─ interazione fra diversi uffici e settori

─ motivazione e coinvolgimento del personale

─ creazione spazi di relazione e collaborazione

Obiettivi di comunicazione

6La nuova Intranet della Provincia di Ferrara e l’innovazione dei processi interni

Obiettivi tecnologgici

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─ usabilità e rispetto degli standard di accessibilità

─ spostamento dei sistemi applicativi dalla periferia al centro con conseguente semplicità di gestione

─ personalizzazione dell’ambiente di lavoro

─ open source


Percorso: il contesto

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La nuova Intranet è l’ambiente in cui si ricompongono in maniera coordinata e coerente tutte le iniziative di semplificazione delle procedure e dematerializzazione dei processi lavorativi:

─ certificazione di qualità per tutti i servizi erogati

─ strumenti di gestione della documentazione digitale

─ dematerializzazione delle comunicazioni fra gli uffici


Percorso: a che ppunto siamo?

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Il percorso per la realizzazione della nuova Intranet avviato all’inizio del 2005 prevedeva le seguenti fasi:

─ fase 1 – Progettazione

─ fase 2 – Sviluppo e popolamento

─ fase 3 – Rilascio

L’avvio in produzione è previsto per giugno 2006


Percorso: Fase 1 – pproggettazione

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─ incarico di progettazione ad una società di comunicazione e RP

─ presentazione dell’iniziativa e audit del personale

─ proposta di riorganizzazione dei contenuti

─ proposta layout grafico


Percorso: Fase 2 – sviluppppo

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─ adeguamento del CMS per la gestione dei contenuti

─ sistema di autenticazione unico

─ motore di ricerca

─ formazione dei redattori (40, dei diversi settori)

─ popolamento del sistema (contenuti)


Percorso: Fase 3 – rilascio

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─ rilascio e avvio

─ armonizzazione grafica dei sistemi utilizzati

─ gestione del sistema

─ presidio dei contenuti


Il gruppo di lavoro:

─ servizio sistemi informativi

─ ufficio qualità

─ servizio personale

Orgganizzazione/1


Governance interna

─ governo dello sviluppo della intranet

─ gestione corrente

─ definizione ruoli e meccanismi di coordinamento

Orgganizzazione/2


Interfaccia di naviggazione/1

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NEWS e COMUNICAZIONI(comunicazioni, brevi, eventi in provincia)

SCRIVANIA VIRTUALE(menu personalizzabile)

AREE TEMATICHE

STRUMENTIDI LAVORO(menu personalizzabile)

A portata di mano (rubrica, organigramma…)

Schema logico


NEWS e COMUNICAZIONI(comunicazioni, brevi, eventi in provincia)

SCRIVANIA VIRTUALE(menu personalizzabile)

AREE TEMATICHE

STRUMENTIDI LAVORO(menu personalizzabile)

A portata di mano (rubrica, organigramma…)


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Home page



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Aree tematichetemi di particolare interesse e spazi dedicati a settori ed uffici



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News e comunicazioniComunicazioni ufficiali, notizie brevi, eventi in Provincia

Inoltre…

rassegna stampa, comunicati e bacheca sindacale


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Interfaccia di naviggazione/5Scrivania virtualeSistema integrato per la gestione documentale


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Accesso ai principali applicativi e utilities

Interfaccia di naviggazione/6Strumenti di lavoro


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Personalizzazione dei menu scrivania virtuale e strumenti di lavoro

Interfaccia di naviggazione/7Personalizzazione home page


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Strumenti e servizi/1La scrivania virtuale


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Strumenti e servizi/2La scrivania virtuale


Strumenti e servizi/3

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Strumenti per la qualità:

─ manuale della qualità

─ schede processo

─ gestione non-conformità e reclami

─ gestione soddisfazione utente

─ sistema gestione procedimenti (in corso di realizzazione)



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Strumenti per la gestione documentale:

─ scrivania virtuale

─ protocollo informatico

─ atti monocratici

─ gestione della corrispondenza



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Altri strumenti gestionali:

─ mandato digitale

─ gestione presenze

─ gestione paghe

─ contabilità (in via di sviluppo)



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Strumenti per il knowledge management:

─ datawarehouse

─ repertorio dei regolamenti e delle comunicazioni

─ ricerca delibere

─ repertorio contratti

─ normativa



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Servizi di supporto:

─ gestione sito internet

─ gestione intranet

─ gestione eventi in provincia



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Utilities:─ ricerca

─ rubrica telefonica

─ agenda condivisa

─ cambia password applicazioni

─ firma digitale dei documenti

─ convertitore pdf

─ webmail (di prossima attivazione)


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ConclusioniAutovalutazioneRilevanza: 77/114Complessità: 51/103

Il corridoio

La mia scrivania

Il palazzo


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Grazie per la pazienza!

Ludovica [email protected]

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