2011la Guidaper la presentazione dei progetti

CAPITOLO 1

Checos’èunProgetto

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Guida per la Presentazione dei Progetti Bando 2011

1. CHE COS’È UN PROGETTO

1.1. Le caratteristiche di un progetto1.2. Il ciclo di vita del progetto

1. CHE COS’È UN PROGETTO

Nel corso degli ultimi anni si è sempre più diffusa la cultura della progettazione e la pratica di “lavorare per progetti” anche nel volontariato. Ciò è dovuto al fatto che anche le organizzazioni non profi t sentono la necessità di adottare tecniche di gestione effi cienti e realizzare progetti di successo rispettando i vincoli di tempo, budget e qualità. Inoltre, l’adozione da parte di diversi enti pubblici e privati (Commissione Europea, Stato, Governi locali, Fondazioni) di procedure standardizzate orientate a sostenere singoli progetti, anziché le attività ordinarie delle organizzazioni, ha favorito l’introduzione di tecniche e metodi di gestione di progetti in tutte le fasi, dal loro avvio alla loro chiusura.

1.1. Le caratteristiche di un progetto

Con il termine progetto si intende una sequenza si attività delimitate da un inizio e una fi ne, vincolate dal tempo, dalle risorse, dai risultati specifi ci prestabiliti. Infatti, un progetto ha risultati e prodotti determinati, tempi entro i quali le attività devono essere concluse e delimitate risorse per completare le attività.

I progetti possono essere grandi o piccoli, possono impegnare piccoli gruppi di persone o un team numeroso, possono essere condotti in maniera formale o informale, possono essere realizzati dalla sola organizzazione proponente o da un insieme di partner.

Indipendentemente da questo, va ricordato che tutti i progetti condividono alcuni elementi principali che li caratterizzano:

la temporaneità: un progetto ha sempre un inizio ed una fi ne prestabiliti e quindi una durata;l’unicità e specifi cità dell’obiettivo: un progetto produce un risultato / prodotto unico; l’impegno di ben determinate risorse (persone, tempo, soldi) che sono state specifi catamente assegnate al progetto; lo sviluppo secondo fasi proprie che costituiscono il ciclo di vita del progetto: ideazione, pianifi cazione, realizzazione e chiusura;l’impiego di un team di persone;l’alta adattabilità alle situazioni complesse e dinamiche in cui viene attuato: la realizzazione di un progetto procede, infatti, seguendo fasi di monitoraggio e adattamento in base all’eventuale necessità di apporre delle modifi che, per assicurare il raggiungimento dell’obiettivo.

Defi nizione di progettoUn progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefi nito mediante un processo conti-nuo di pianifi cazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi - tempo - qualità.

(R.D. Archibald, Project management.La gestione di progetti e programmi complessi, Franco Angeli, Milano, 2004).

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Il successo di un progetto si misura in termini di tempo, risorse, risultati: esso sarà considerato positivo se sarà stato realizzato entro i termini previsti, se saranno bastate le risorse disponibili e se avrà conseguito i risultati desiderati.

1.2. Il ciclo di vita del progetto

Ogni progetto si distingue per gli obiettivi che si propone, per i prodotti e i risultati che mira a conseguire, per il contesto in cui si colloca, per i tempi e le risorse ad esso assegnati, per l’identità degli attuatori e dei destinatari.Ciò nonostante, tutti i progetti seguono un percorso strutturato in fasi distinte e successive che prendono il via dall’idea iniziale di sviluppare un prodotto, un servizio e si concludono con la loro realizzazione: il ciclo di vita del progetto.

In generale esistono quattro fasi principali in ciascun progetto: l’ideazione, la pianifi cazione, la realizzazione, la chiusura.

CICLO DI VITA DEL PROGETTO

L’ideazione

È la fase in cui si delineano le caratteristiche principali del progetto: a partire da un’idea, si determinano gli obiettivi, i destinatari, il piano di lavoro, i prodotti, i risultati attesi, i partner, i tempi, i luoghi e le risorse. La fase di ideazione si conclude quando gli aspetti principali del progetto sono delineati e condivisi dal team di progetto. Questa fase parte da un’idea e si conclude con un documento, la scheda progetto, che riassume il contesto del progetto, i suoi elementi costitutivi e una prima stima delle risorse necessarie per realizzarlo. A questo punto si può procedere verso la fase di pianifi cazione.

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La pianifi cazione

A partire dalla scheda di progetto è possibile dettagliare la struttura, la strategia, il processo e le risorse necessarie alla realizzazione del progetto. La pianifi cazione è la fase in cui l’idea del progetto viene analizzata in ogni suo aspetto per indicare il piano chiaro e defi nitivo delle attività, descrivere il suo svolgimento temporale, defi nire il team di progetto, stabilire il budget preventivo. Il risultato fi nale di questa fase è la descrizione in dettaglio del progetto che costituirà il punto di riferimento per la sua realizzazione.

La realizzazione

Questa fase segna il passaggio dalla defi nizione teorica del progetto alla sua attuazione pratica. La realizzazione si confi gura come un processo di attività fi nalizzate a rispettare il piano previsto e a controllare che gli obiettivi del progetto vengano conseguiti. Durante questa fase, vengono compiute le attività previste dal progetto che avranno come scopo la realizzazione dei prodotti e dei servizi. Alcune di queste attività sono continue, altre ripetitive. Ad esempio, le attività di gestione, comunicazione, monitoraggio e valutazione di un progetto partono contemporaneamente al suo avvio e si estendono per tutta la sua durata. Queste sono attività comuni a tutti i progetti indipendentemente dai loro contenuti. Altre invece, si sviluppano solamente per una porzione del progetto e sono parte costituente della sua specifi cità e della sua originalità.

La chiusura

Si possono distinguere due chiusure: la consegna dei prodotti, servizi realizzati e la chiusura amministrativa del progetto.Quest’ultima fase spesso viene trascurata o osservata solo per obblighi contrattuali. Invece, la verifi ca fi nale riveste un ruolo cruciale e rappresenta una vera e propria ricapitolazione dell’intero percorso fatto. In base ai risultati di tale verifi ca fi nale, si potrà decidere se il progetto ha raggiunto i risultati auspicati, che cosa si dovrebbe eventualmente modifi care per meglio adeguare il progetto alla realtà o per estenderlo ad altri contesti.È la fase in cui si capitalizza il lavoro svolto per il futuro. Si potrebbe dire che una chiusura ben gestita del progetto è un’ottima apertura per nuovi progetti. In questo modo si chiude il ciclo di un progetto, passando dalla chiusura di un progetto all’ideazione di un altro.