La governance dei dati raggiunge la piena maturità

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Un tempo considerato un problema troppo complesso e costoso da risolvere, la governance dei dati registra una nuova fase di interesse. I crescenti volumi di informazioni e i requisiti superiori ad esse associati stanno alimentando la domanda, con il conseguente sviluppo di nuove soluzioni che consentono alle aziende di bilanciare le esigenze a breve termine con una strategia di governance rivolta al futuro.

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La governance dei dati raggiunge la piena maturitàCome riprendere il controllo delle vostre informazioni aziendali

Business white paper

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Sommario

3 Riprendere il controllo delle informazioni aziendali

4 Perché gestire le informazioni?

4 Perché i tradizionali approcci alla governance dei dati non sono adeguati

5 Un approccio contemporaneo alla governance dei dati

6 Portfolio di soluzioni HP Autonomy per la governance dei dati

7 Per cominciare

8 Conclusione

8 Informazioni su HP Autonomy

8 Per saperne di più

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Business white paper | La governance dei dati raggiunge la piena maturità

Un tempo considerato un problema troppo complesso e costoso da risolvere, la governance dei dati registra una nuova fase di interesse. I crescenti volumi di informazioni e i requisiti superiori ad esse associati stanno alimentando la domanda, con il conseguente sviluppo di nuove soluzioni che consentono alle aziende di bilanciare le esigenze a breve termine con una strategia di governance rivolta al futuro.

Riprendere il controllo delle informazioni aziendali

L'esigenza di gestire i dati aziendali non è nuova. Sostanzialmente tutte le imprese si trovano a dover amministrare troppi dati e da tempo mirano a ottenere un controllo più efficace su tali informazioni. Ma oggi esistono tre forze che stanno trasformando la governance dei dati da un problema secondario a un argomento di assoluta importanza nelle discussioni tra i dirigenti d'azienda.

1. Le problematiche correlate alle informazioni diventano più complesse: non solo il volume dei dati aziendali raddoppia ogni 12-18 mesi, ma oggi l'archiviazione e l'accesso a queste informazioni avvengono praticamente ovunque. Una forza lavoro mobile sempre più numerosa che utilizza vari dispositivi per accedere ai dati sta spingendo le aziende a reagire e a garantire un accesso migliore, da qualunque luogo e in qualsiasi momento. Tutto questo, insieme al numero crescente di normative e requisiti sulle informazioni, contribuisce ad aggravare il problema, accrescendo costi e rischi.

2. Stiamo scoprendo il valore dei dati aziendali: tradizionalmente la governance dei dati è stata percepita come uno strumento di controllo su rischi e costi. Sebbene vi siano vantaggi evidenti in questo ambito, le recenti discussioni sui big data hanno favorito l'aumento della consapevolezza anche sui benefici offerti dai dati aziendali, ad esempio business intelligence, accesso ai centri di conoscenza e miglioramento della produttività. Con l'ulteriore attenzione posta sulla potenziale crescita del fatturato, l'esigenza di soluzioni per la governance dei dati non è mai stata così sentita.

3. La tecnologia si sta allineando alla domanda: fino a poco tempo fa, la risposta ai requisiti di governance dei dati era un'estesa piattaforma difficile da gestire, che richiedeva una profonda integrazione e un elevato volume di lavoro manuale (per la migrazione e la classificazione delle informazioni), con un ritorno sull'investimento non definito. Ultimamente molte cose sono cambiate. Oggi stanno emergendo soluzioni più modulari, che permettono alle imprese di risolvere innanzitutto un problema di governance specifico (con un ritorno sull'investimento concreto) e successivamente aggiungere moduli supplementari per ottenere un valore superiore. Questo approccio, unito alle elevate capacità di automazione delle policy di conservazione gestite da una console centralizzata, sta rapidamente eliminando gli ostacoli tradizionali.

Il presente white paper approfondisce gli argomenti precedentemente menzionati e offre alcuni suggerimenti semplici e vantaggiosi per definire la vostra strategia di governance dei dati.

Crescita esplosiva dei dati• I dati raddoppiano ogni

12-18 mesi• Nuovi tipi di dati non strutturati

da gestire• L'espansione dello storage

supera il budget IT

Troppi dati impediscono una gestione efficace

Datiovunque• Dispositivi mobili, macchine virtuali e cloud

si aggiungono ai supporti fisici• Endpoint mobili

senza protezione• Il 67% degli utenti dispone

di tre o più piattaforme di elaborazione

Accesso in temporeale• Applicazioni e utenti

sempre attivi• Utenti con aspettative

di uptime elevate• Continuità aziendale

in primo piano

Requisiti superiori• Normative nazionali

e settoriali in continuo aumento• Le controversie coinvolgono

sempre più ESI• Necessità di informazioni

interne

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Perché gestire le informazioni?

Sono molti i motivi che rendono opportuno un miglior controllo sulle informazioni. I vantaggi aziendali più comunemente associati alla governance dei dati includono:

• Riduzione dei rischi: ottenendo un controllo più efficace sulle informazioni, le imprese possono proteggersi da perdite di dati accidentali e garantire una maggior conformità alle normative di gestione (vincolanti a livello interno o esterno). L'aspetto forse più importante è che, grazie ad adeguati controlli di governance, le aziende saranno maggiormente tutelate contro la distruzione involontaria delle informazioni. Questa misura aggiuntiva che assicura la protezione dei dati richiesti in ambiti legali o investigativi, può ridurre il rischio di sanzioni, multe o anche conclusioni avverse da parte dei tribunali, che potrebbero condurre ad azioni legali dannose e a una riduzione del valore per gli azionisti.

• Contenimento dei costi: benché gli utenti desiderino conservare per sempre tutti i dati, questa prassi non è né economicamente vantaggiosa né funzionale. Secondo una ricerca di Gartner, le informazioni aziendali aumenteranno dal 40 a 60% (con una proiezione del tasso di crescita dei dati non strutturati fino all'80%1), creando alti volumi di dati di grande valore o duplicati. Alcune stime mostrano che addirittura il 69%2 dello storage aziendale è costituito da file con scarso valore per il business. Un approccio migliore consiste nell'identificare le informazioni davvero importanti da conservare, eliminando le altre con procedure sostenibili a livello normativo. In questo modo è possibile ridurre sensibilmente l'ingombro fisico dello storage, limitando di conseguenza le spese IT e di amministrazione e assicurando procedure legali di conservazione e di eDiscovery più efficienti ed economiche. Un miglior controllo dei dati aziendali permette inoltre ai reparti IT di ottimizzare la creazione di tier di storage o effettuare la migrazione delle informazioni nel cloud (con funzionalità di pulizia) per un maggior contenimento dei costi.

• Incremento della produttività: ottimizzando l'uso delle informazioni e riducendone i tempi di ricerca e identificazione è possibile incrementare l'efficienza aziendale. Secondo i recenti risultati di IDC, il lavoratore della conoscenza medio dedica circa il 20%3 del suo tempo alla ricerca delle informazioni. Questa perdita di produttività può essere contenuta grazie a una miglior integrazione dei silos di informazioni e fornendo capacità di ricerca più avanzate su una gamma più ampia di dati.

• Efficienza IT: in alcuni casi, la tecnologia può essere semplicemente bloccata dalla quantità di dati inattivi a cui è necessario accedere. Spostando una parte di questi dati inattivi in un repository attivo come un prodotto di archiviazione o gestione dei record, i reparti IT potranno migliorare notevolmente l'efficienza operativa e tutelarsi contro alcune violazioni degli accordi sul livello di servizio.

In breve, grazie a una strategia di governance dei dati, le imprese rivolte al futuro otterranno molti vantaggi. È possibile intraprendere processi per ottenerne alcuni immediatamente, con soluzioni ad hoc, oppure sviluppare una soluzione end-to-end grazie a un portfolio di tecnologie modulari.

Perché i tradizionali approcci alla governance dei dati non sono adeguati

Anche se è abbastanza semplice definire gli obiettivi generici per la governance dei dati, le imprese hanno riscontrato storicamente numerosi ostacoli nella concretizzazione dei benefici associati. Ciò è dovuto ai difetti intrinsechi delle alternative esistenti. Le due alternative sono:

1. Un grande piano di migrazione. Visto che poche soluzioni di governance dei dati possono essere applicate su vari silos di informazioni, queste ultime sono state spesso spostate in una posizione centralizzata, in cui è poi possibile applicare i controlli su tutti i dati presenti in quest'unico repository. Il processo di spostamento e duplica dei dati per permetterne la gestione centralizzata in un solo sistema impone costi e complessità che molte aziende non si possono permettere. Introduce inoltre rischi significativi di perdita e distruzione delle informazioni, poiché le migrazioni di tali volumi generano spesso eccezioni impreviste. Anche dopo lo spostamento, è difficile per il sistema ricevente comprendere lo "stato di conformità" o il significato dei tipi di file, ad esempio video, audio, social media ed e-mail. La conseguenza è spesso la creazione di strumenti personalizzati e flussi di lavoro aggiuntivi come complemento al sistema centrale, che aumentano ulteriormente i rischi e la complessità.

2. Aggregare una serie di tecnologie non ottimizzate per l'utilizzo congiunto, oppure implementare una piattaforma che tenta di svolgere lo stesso compito. Una strategia di questo tipo spesso genera un indice di grandi dimensioni, che implica requisiti e costi di storage aggiuntivi, è di difficile gestione, comporta dei rischi e rappresenta un problema per le verifiche di completezza.

Governance dei dati in numeri

40-60%: tasso di crescita di tutti i dati aziendali

Fonte: Gartner, IT Market Clock for Storage

2011, 6 settembre 2011

40-70%: percentuale delle informazioni di un'impresa che potrebbero essere eliminate

Fonte: "Don’t Kick the Can down the Road, Put It in the Trash", John D. Martin, Lucile H. Cohen e Jarrett O. Coco, Nelson Mullins Riley & Scarborough, gennaio 2013

33%: incremento delle spese sostenute per i processi di eDiscovery dalle aziende che non dispongono di una strategia di governance dei dati e di tecnologie dedicate ai peer

Fonte: Cooperation Is Key for Managing E-Discovery in 2010, ricerca di Gartner, Debra Logan, 11 marzo 2010

50%: percentuale di organizzazioni che considera "la possibilità di sfruttare e monetizzare il valore dei dati come una delle dieci maggiori priorità aziendali nei propri programmi strategici"

Fonte: McKinsey & Company, "Minding your digital business: McKinsey Global Survey results", maggio 2012.

21,3%: percentuale corrispondente al tempo dedicato da coloro che si occupano delle informazioni alla ricerca dei documenti

Fonte: Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT. 2012. Melissa Webster, IDC

69%: percentuale di informazioni aziendali che non ha valore in termini di business, legali o normativi

Fonte: 2012 Compliance, Governance and Oversight Counsel Summit

1 Gartner, IT Market Clock for Storage 2011, 6 settembre 2011

2 2012 Compliance, Governance and Oversight Counsel Summit

3 Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT. 2012. Melissa Webster, IDC.

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In entrambi i casi, le imprese sono spesso insoddisfatte in merito ai volumi di informazioni aziendali che possono gestire. Molte volte si riscontrano lacune nei tipi di dati o nei repository a cui è possibile accedere, situazione che può condurre a risultati inferiori alle aspettative in caso di esecuzione di procedure legali di conservazione, ricerca ed eDiscovery, tra le altre. Un esempio è rappresentato dal crescente tentativo di molte aziende di gestire dati non strutturati (informazioni generate dagli esseri umani, come i messaggi di posta elettronica, difficili da comprendere per i computer senza contesto aggiuntivo) e dati strutturati (informazioni generate da computer che possono essere collocate in righe e colonne definite semplici da ordinare) in un unico modello di governance dei dati. Il controllo di questa combinazione di dati spesso risulta impossibile con le due strategie menzionate, poiché le informazioni sono molto diverse e difficili da integrare.

Un approccio contemporaneo alla governance dei dati

Un approccio alternativo e più moderno alla governance dei dati inizia con l'accettazione di questi aspetti chiave:

• Quasi tutti i dati, in quasi tutti i repository, scritti in quasi tutte le lingue rappresentano un obiettivo per la governance ed è quindi necessario potervi accedere e riuscire a comprenderli correttamente

• Per organizzare e controllare al meglio le informazioni serve un livello di policy centralizzato in grado di automatizzare (quelle che prima erano) attività manuali

• Lo spostamento dei dati in un repository non è sempre fattibile o economicamente vantaggioso, quindi è essenziale garantire la possibilità di amministrare alcune informazioni in loco

È altrettanto importante che una soluzione di governance dei dati sia composta da una serie di tecnologie che possono essere implementate singolarmente per risolvere un problema specifico, oppure combinate con relativa facilità per assicurare un prodotto end-to-end completo. Nel primo caso le imprese possono intraprendere il percorso verso la governance dei dati e magari stabilire una roadmap olistica per il processo, definendo inoltre un caso aziendale per la soluzione ad hoc adottata. Nel secondo un'organizzazione avrà la possibilità di ottenere tutti i vantaggi precedentemente menzionati.

Infine, un approccio moderno alla governance dei dati riconosce la presenza di numerosi componenti all'interno dell'impresa, che devono trarre beneficio dall'iniziativa. Ciò richiede tecnologie che permettano di agire sui dati gestiti, in base a diversi obiettivi aziendali, legali/di conformità e di gestione delle informazioni.

Repository di dati aziendali non strutturati

Repository di dati aziendali strutturati

Repository basati su cloud

Dispositivi mobili e social media

Repository di dati offline

Motore criteri centralizzato

Raggiungimento di obiettivi aziendali e operativiGestione dei contenuti aziendali Rimozione dei dati legacyRicerca e collaborazione aziendale

Raggiungimento di obiettivi legali e di conformitàArchiviazione delle informazioni Conservazione legaleeDiscovery Gestione dati

Raggiungimento di obiettivi di gestione dati e sicurezzaBackup/ripristinoSicurezza aziendale

Accesso e comprensione Organizzazione e controllo Sfruttamento e azione

Amministrazione dei dati sul posto o in un repository consolidato

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Portfolio di soluzioni HP Autonomy per la governance dei dati

HP Autonomy risponde alla richiesta di un approccio contemporaneo alla governance dei dati offrendo un portfolio di soluzioni modulari che aiutano le imprese ad accedere alle informazioni generate da esseri umani e computer e a comprenderle. La nostra metodologia si basa sulla comprensione delle informazioni nel loro contesto (senza differenze tra repository o posizione) e sull'organizzazione e controllo di questi dati con un motore di policy centralizzato, per consentire un'azione e una gestione intelligente secondo le diverse esigenze dei singoli utenti dell'impresa.

Il portfolio comprende quattro offerte commerciali di base:

• Archiviazione delle informazioni: permette alle organizzazioni di centralizzare i dati dalle fonti di informazioni essenziali (ad esempio e-mail, IM, social media, voce e video, oltre a dati strutturati), in tutto il mondo e in tutta l'azienda. Offrendo soluzioni software basate su cloud o di classe enterprise, il più grande fornitore di prodotti di archiviazione del mondo (sulla base del totale dei dati archiviati) aiuta i clienti a prepararsi in modo proattivo per eventuali controversie, rispettare le numerose normative di settore e ridurre drasticamente i costi di storage.

• Gestione dei contenuti aziendali: permette alle organizzazioni di affrontare i fattori critici che oggi ostacolano la produttività aziendale e la governance dei dati: volumi elevati, presenza di più repository e tendenze dirompenti come cloud e mobilità. Di conseguenza le imprese possono contare sulla piena comprensione delle informazioni nei silos di dati, abilitare una collaborazione più produttiva, rispettare le normative, prepararsi per accertamenti legali, proteggere le informazioni e garantire la conservazione e l'eliminazione dei dati.

• eDiscovery: permette a società, studi legali ed enti pubblici di organizzarsi e reagire a indagini sul rispetto delle normative effettuate su grandi volumi di dati elettronici, indipendentemente dal tipo di informazioni e dal luogo di archiviazione. Pioniere nei processi di revisione con supporto tecnologico, HP Autonomy offre prodotti che abbracciano l'intero modello EDRM (Electronic Discovery Reference Model), combinando Early Case Assessment, elaborazione e revisione in un unico sistema e consentendo ai clienti di evitare i rischi e i costi associati al cambio di strumenti e fornitori.

• Protezione dei dati permette alle imprese di proteggere in modo efficace una nuova generazione di big data archiviati in numerosi percorsi, diffusi in varie applicazioni e caratterizzati da formati diversi. Queste soluzioni si integrano perfettamente con i prodotti di storage HP per creare sistemi di backup e ripristino completi e di facile utilizzo in grado di ottimizzare l'efficienza e le prestazioni dello storage; i clienti potranno quindi rispettare i requisiti di conformità normativa, archiviazione e risoluzione delle controversie con rapidità, flessibilità e convenienza economica.

Le quattro offerte commerciali sono supportate dalla tecnologia IDOL di HP Autonomy, che le accomuna e assicura vantaggi significativi. IDOL permette di accedere a centinaia di tipi di dati, raggiungendo una miriade di silos in tutta la struttura aziendale. Sfrutta inoltre le tecnologia concettuale brevettata di HP Autonomy per comprendere il significato dei contenuti generati da esseri umani, mettendo quindi a disposizione funzionalità automatiche di classificazione e applicazione delle policy per i dati non strutturati. In più, visto che IDOL può collegarsi a centinaia di silos di informazioni diversi, è l'unica tecnologia che consente di amministrare i dati in loco, dando così alle imprese la possibilità di scegliere la propria strategia di governance. Questa potente combinazione è una caratteristica che distingue HP Autonomy dagli approcci alternativi alla governance dei dati e assicura benefici tangibili ai clienti.

Governance delle informazioni

Archiviazione delle informazioni

Conformità

Preparazione alle controversie

Ottimizzazione dello storage

Database e applicazioni

Supervisione e criteri Gestione

Gestione dei contenuti aziendali

Gestione delle informazioni basata su criteri

Gestione delle registrazioni

Gestione dei processi aziendali

Gestione dei documenti

Gestione dei contenuti legali

eDiscoveryConservazione legale

Valutazione precoce dei casi

Revisione e analisi

Indagini

Revisione a posteriori

Protezione dei dati

Protezione dei dati nei server

Protezione dei server virtuali

Uffici remoti e filiali Protezione dei dati

Protezione dei dati nei dispositivi endpoint

il sistema operativo per le informazioni umane

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Per cominciare

Non tutte le imprese sono pronte per implementare una soluzione end-to-end di governance dei dati. Alcune desiderano semplicemente risolvere un problema specifico, verificare il ritorno sull'investimento di una soluzione e in seguito migliorarla per ottenere vantaggi maggiori nel corso del tempo. HP Autonomy dispone di numerosi prodotti anche per queste aziende.

Un'alternativa è iniziare con un sistema di archiviazione delle informazioni e gestione dei record che acquisisce e amministra i dati dal momento dell'implementazione in avanti. Ma per tante imprese un problema più grave è costituito dai dati legacy e inattivi creati in passato. L'archiviazione di questi dati, strutturati e non strutturati, può essere molto costosa e implica notevoli rischi aziendali. Grazie all'applicazione di tecnologie che migliorano il controllo su tali informazioni, potrete conservarle in una posizione centralizzata e gestirle tramite policy uniformi e rigorose. Partendo da questo punto acquisirete anche grande esperienza nella definizione e nella verifica delle policy, prima di proseguire con distribuzioni più ampie come sistemi di gestione dei record o archiviazione.

HP Autonomy propone due soluzioni per risolvere il problema dei dati legacy, una per quelli strutturati e una per quelli non strutturati:

• HP Autonomy ControlPoint vi consente di accedere alle informazioni legacy non strutturate e obsolete, comprenderle, classificarle e ridurle. Questa tecnologia esclusiva aiuta le imprese a puntare i riflettori sui "dati oscuri" non gestiti presenti in repository di e-mail, condivisioni di file e siti SharePoint; permette quindi di eliminare i dati con modalità sostenibili a livello normativo oppure effettuare la migrazione di informazioni legacy specifiche in sistemi di archiviazione o gestione dei record. Il risultato sono procedure legali di conservazione più efficienti e un miglior accesso alle informazioni.

• HP Structured Data Manager (SDM) vi consente di accedere alle informazioni legacy strutturate e obsolete, comprenderle, classificarle e ridurle. Questa tecnologia sposta i dati inattivi dai sistemi di produzione e dai database legacy, preservandone nel contempo l'integrità e la possibilità di accesso. In questo modo le imprese sono in grado di ritirare le applicazioni superate e ottimizzare l'efficienza dei database di produzione, effettuando infine la migrazione di una parte dei dati inattivi in un repository attivo come un sistema di archiviazione o di gestione dei record.

ControlPoint e SDM assicurano risparmi a breve termine (tra gli altri vantaggi) grazie alla riduzione dell'ingombro fisico dello storage aziendale e possono essere implementati specificamente per rimuovere informazioni obsolete e di grande valore non più necessarie. È possibile utilizzare tali prodotti anche per ottenere un quadro dei dati contenuti all'interno di un repository specifico, fornendo così analisi essenziali per definire una roadmap di gestione più ampia per le imprese che si trovano nella fase iniziale del modello di maturità di governance dei dati. Per le aziende con un modello di maturità più evoluto, entrambe le tecnologie assicurano la migrazione di dati specifici in un repository attivo e a lungo termine, in modo che i dati storici possano essere gestiti insieme a quelli correnti e futuri nell'ambito di una soluzione end-to-end.

Tre percorsi per la governance dei dati

Sviluppare una strategia di governance:

Obiettivo: ottenere un quadro delle informazioni contenute nei dati legacy

Target: aziende che hanno appena avviato la strategia di governance

Vantaggi: offrire un'analisi preziosa per la definizione di una roadmap di governance

Risolvere un problema specifico:

Obiettivo: filtrare, classificare e separare le informazioni legacy di valore da quelle obsolete

Target: aziende che stanno delineando un modello di governance

Vantaggi: 4liminare le informazioni non necessarie per ridurre costi e rischi

Supportare un approccio end-to-end:

Obiettivo: garantire l'eliminazione dei dati con modalità sostenibili a livello normativo, oltre all'identificazione di altri dati legacy da trasferire in repository attivi

Target: aziende con un alto grado di maturità di governance

Vantaggi: applicare policy uniformi e consolidare i dati in modo proattivo per un accesso vantaggioso in termini economici

Repository di dati strutturati

Repository di dati non strutturati

Autonomy ControlPoint

Conoscenza delle informazioni disponibili

Conoscenzadella posizione delle informazioni

Certezza della protezionedelle informazioni

Certezzadella correttagestione delleinformazioni

HP Structured Data Manager

HP RecordsManager

AutonomyConsolidatedArchive

• Analisi • Classificazione• Azione

• Archiviazione• Protezione• Eliminazione

Ulteriorirepositoryattivi

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Conclusione

La governance dei dati non è più un obiettivo a cui aspirare o una strategia rivolta a ottenere risultati impossibili, come era in passato quando il termine si affermò per la prima volta. Le nuove tecnologie vi permettono di accedere a un'ampia gamma di dati, comprenderli, controllarli e agire su di essi, all'interno dei silos e in tutta la struttura aziendale, per raggiungere obiettivi in termini di business, rispetto delle normative e della conformità ed efficienza dell'IT. Altrettanto importante è il fatto che queste soluzioni sono modulari e consentono dunque all'impresa di iniziare con uno scopo preciso, per poi ottenere vantaggi superiori con l'aggiunta di altre funzionalità. Con tali progressi e con l'esigenza crescente di soluzioni di questo tipo, oggi possiamo affermare senza dubbio che la governance dei dati ha raggiunto la piena maturazione.

Informazioni su HP Autonomy

HP Autonomy è leader globale nell'ambito di software che elaborano informazioni umane non strutturate, come social media, e-mail, video, audio, testi e pagine Web. Utilizzando le tecnologie di gestione e analisi delle informazioni di HP Autonomy, le imprese possono ricavare valore in tempo reale da dati in qualunque formato o lingua, compresi i dati strutturati. Un'ampia gamma di offerte commerciali progettate per scopi specifici aiuta le aziende a ottenere maggiori vantaggi attraverso funzionalità di analisi delle informazioni, accesso unificato ai dati, archiviazione, eDiscovery, gestione dei contenuti aziendali, protezione dei dati e ottimizzazione delle iniziative di marketing.

Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito autonomy.com.

Per saperne di più

Per maggiori informazioni sulla governance dei dati e sul portfolio di soluzioni modulari offerto da HP Autonomy, visitate il sito: autonomy.com/informationgovernance

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