La forma notarile e la forma pubblica amministrativa: le fonti normative

di Gea Arcellanotaio in Buja

garcella@notariato.it

Trieste14 febbraio 2013

Principi generaliI contratti della pubblica amministrazione sono contratti

stipulati dalla pubblica amministrazione per fini di pubblico interesse.

Si distinguono in:contratti di diritto privato (es. locazione, compravendita,

fideiussione, mutuo ecc) la cui disciplina non si discosta da quella prevista dal codice civile, tranne che per quanto riguarda le forme della loro conclusione (atto formale, pubblico incanto ecc.);

contratti amministrativi (es. l'appalto di lavori pubblici e il contratto di pubblica fornitura) disciplinati dal diritto pubblico in modo differente dagli analoghi contratti stipulati tra privati.

Formazione dei contratti della PA

La formazione dei contratti della PA , sia di diritto privato che

amministrativi, richiede un vero e proprio procedimento amministrativo che si svolge nelle seguenti fasi:

- deliberazione a contrarre; - scelta del contraente; - stipulazione; - approvazione.

Stipulazione dei contratti della PA

La stipulazione dei contratti in cui uno dei contraenti sia una

pubblica amministrazione deve avvenire sempre per iscritto.Le forme sono le seguenti: - forma pubblica notarile- forma pubblica-amministrativa ( l'atto è ricevuto, anziché dal

notaio, da un ufficiale dell'amministrazione stessa, chiamato ufficiale rogante)

- scrittura privata sottoscritta da entrambe le parti.

Quadro normativoLa disciplina generale della forma dei  contratti pubblici è contenuta nel Decreto sull’amministrazione del patrimonio  e sulla contabilità generale dello Stato (R.D. n.2440/1923), ed al relativo Regolamento (R. D. n. 827/1924).Gli articoli del Decreto di maggior interesse sono i seguenti :16: I  contratti sono stipulati da un pubblico ufficiale delegato a rappresentare  l'amministrazione e ricevuti da un funzionario designato quale ufficiale  rogante, con le norme stabilite dal regolamento.  17: I contratti a trattativa privata, oltre  che in forma pubblica amministrativa nel modo indicato al precedente art. 16,  possono anche stipularsi: per mezzo di scrittura privata firmata dall'offerente  e dal funzionario rappresentante l'amministrazione; per mezzo di obbligazione stessa  appiedi del capitolato; con atto separato di obbligazione sottoscritto da chi  presenta l'offerta; per mezzo di corrispondenza, secondo l'uso del commercio,  quando sono conclusi con ditte commerciali

Quadro normativoREGIO DECRETO 23 maggio 1924, n. 827 - Regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato

Sezione I - Stipulazione dei contratti.93. I contratti sono stipulati da un pubblico ufficiale delegato a rappresentare l'amministrazione.La delegazione deriva dalla legge, dal presente regolamento o dai regolamenti speciali delle singole amministrazioni.95. I contratti e i processi verbali di aggiudicazione, nelle aste e nelle licitazioni private, sono ricevuti da un funzionario designato quale ufficiale rogante, di grado non inferiore al nono.Nelle amministrazioni centrali tale funzionario viene nominato con decreto del ministro e in quelle provinciali o compartimentali con decreto del capo di esse, il quale ne invia copia autentica al ministero da cui dipende.L'ufficiale rogante autentica le copie degli atti originali, da lui ricevuti, per ogni effetto di legge e rilascia le copie stesse alle parti che ne facciano richiesta

Quadro normativoREGIO DECRETO 23 maggio 1924, n. 827 - Regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato

Sezione I - Stipulazione dei contratti.99. I contratti stipulati nella forma prescritta dagli articoli precedenti hanno forza do titolo autentico per ogni effetto di legge; e vanno perciò soggetti ad ogni formalità fiscale voluta dalle leggi generali per gli atti pubblici.Ad essi sono allegati i necessari documenti.Degli atti amministrativi approvati coi decreti reali o ministeriali e contenenti norme di carattere regolamentare o capitoli generali d'oneri basta fare menzione, senza che sia d'uopo di allegarli.

100. L'ufficiale rogante deve custodire i contratti in fascicoli per ordine cronologico e tenerne il repertorio.I contratti di qualsiasi specie non sono mai da comprendersi fra le carte da vendersi o da distruggersi.

La forma pubblica amministrativa

Non c'è un’espressa disciplina sulle formalità dei contratti stipulati in forma pubblica amministrativa:

l’art. 96 del Regolamento n. 827 /1924 si limita a stabilire che detti contratti “sono ricevuti con l’osservanza delle norme prescritte dalla legge notarile per gli atti notarili, in quanto applicabili”.

Tale prescrizione conferma che l’atto notarile è lo schema paradigmatico di atto pubblico

La forma pubblica amministrativa

Il contratto stipulato con l’osservanza della forma pubblica amministrativa, se redatto con le richieste formalità, è atto pubblico (art. 2699 cod. civ.; art. 16 comma 3 R.D. 18 novembre 1923 n. 2440) dotato dell’efficacia propria di questo (art. 2700 cod. civ.), trattandosi di documento ricevuto da pubblico ufficiale diverso da notaio autorizzato per legge ad attribuirgli pubblica fede.

La competenza per gli enti territoriali

La fonte della competenza a stipulare atti negoziali per i segretari comunali:

art 97 lett. c) del DLgs.18 agosto 2000 n. 267 (T.U. delle leggi sull’ordinamento degli enti locali) che testualmente recita:

“ i segretari comunali possono rogare tutti i contratti nei quali l’ente è parte ed autenticare scritture private ed atti unilaterali nell’interesse dell’ente”.

Antecedenti:l’art. 17 comma 68 della legge 15 maggio 1997 n. 127 (c.d.

Bassanini bis)(abrogato)gli articoli 87 ed 89 del R.D 3 marzo 1934 n. 383 (abrogati)

L'ufficiale rogante e la forma pubblica amministrativa

Il segretario comunale è l’ufficiale rogante del Comune, cioè è il

funzionario dell’ente locale competente alla stipulazione dei contratti in alternativa al notaio.

L’intervento del segretario comunale per la stipulazione dei contratti implica che questi dovranno osservare la forma pubblica amministrativa, ovvero quella seguita quando parte del negozio è la Pubblica Amministrazione ed esso è stipulato dall’ufficiale rogante.

La forma pubblica amministrativa e la legge notarile

Le norme della legge notarile (Legge 16 febbraio 1913 n. 89) richiamate dall’art. 96 cit , sono quelle del capo I del titolo III sulla forma degli atti notarili: articoli 47 – 60.

Esse disciplinano i requisiti del documento e l’attività di documentazione .

Sono le prescrizioni che impongono al pubblico ufficiale la descrizione - a mezzo di menzioni in atto - delle attività da esso poste in essere nella fase creativa del documento.

I requisiti del documento: esempi

- il contenuto dell’atto (art. 51, l. not.), - le modalità di scritturazione (art. 53 co. 1, l.

not.), - l'utilizzo della lingua italiana per la

scritturazione (art. 54, l. not.)- il divieto di annotazioni su gli atti (art. 59, l.

not.)

L'attività di documentazione: esempi

- le postille (art. 53, co 1, l. not.), - il giuramento dell'interprete (art. 55 co. 2, l.

not.), - la lettura dell’atto della parte interamente

priva dell’udito(art. 56, l. not.)

Il contenuto dell'atto: art.51, l. not.

L'atto notarile reca la intestazione: Repubblica Italiana L'atto deve contenere:1) l'indicazione in lettere per disteso dell'anno, del mese, del

giorno, del Comune e del luogo in cui è ricevuto;2) il nome, il cognome e l'indicazione della residenza del notaio e

del distretto notarile nel cui ruolo è iscritto ;3) il nome, il cognome, la paternità, il luogo di nascita, il

domicilio o la residenza delle parti, dei testimoni Se le parti od alcune di esse intervengono all'atto per mezzo dirappresentante, le precedenti indicazioni si osserveranno, non

solo rispetto ad esse, ma anche rispetto al loro rappresentante. La procura deve rimanere annessa all'atto medesimo o in originale o in copia, a meno che l'originale o la copia non si trovi negli atti del notaro rogante

Il contenuto dell'atto: art.51, l. not.

4) la dichiarazione della certezza dell'identità personale delle parti ;

5) l'indicazione, almeno per la prima volta, in lettere per disteso, delle date, delle somme e della quantità delle cose che formano oggetto dell'atto;

6) la designazione precisa delle cose che formano oggetto dell'atto, in modo da non potersi scambiare con altre. Quando l'atto riguarda beni immobili, questi saranno designati, per quanto sia possibile, con l'indicazione della loro natura, del Comune in cui si trovano, dei numeri catastali, delle mappe censuarie, dove esistono, e dei loro confini, in modo da accertare la identità degli immobili stessi;

Il contenuto dell'atto: art.51, l. not.

7) l'indicazione dei titoli e delle scritture che s'inseriscono nell'atto (allegati);8) la menzione che dell'atto, delle scritture, dei titoli inserti nel medesimo fu data dal notaro, o, presente il notaro, da persona di sua fiducia, lettura alle parti, in presenza dei testimoni, se questi siano intervenuti. Il notaro non potrà commettere ad altri la lettura dell'atto che non sia stato scritto da lui, salvo ciò che dispone il Codice civile in ordine ai testamenti. La lettura delle scritture e dei titoli inserti può essere omessa per espressa volontà delle parti, purché sappiano leggere e scrivere. Di tale volontà si farà menzione nell'atto;9) la menzione che l'atto è stato scritto dal notaro o da persona di sua fiducia, con l'indicazione dei fogli di cui consta e delle pagine scritte;

Il contenuto dell'atto: art.51, l. not.

10) la sottoscrizione col nome, cognome delle parti, dei fidefacienti, dell'interprete, dei testimoni e del notaro.(omissis)Se alcune delle parti o alcuno dei fidefacienti non sapesse o non potesse sottoscrivere, deve dichiarare la causa che glielo impedisce e il notaro deve far menzione di questa dichiarazione;11) per gli atti di ultima volontà, l'indicazione dell'ora in cui lasottoscrizione dell'atto avviene. Tale indicazione sarà pure fatta, quando le parti lo richiedano, o il notaro lo ritenga opportuno, negli altri atti;12) negli atti contenuti in più fogli, la sottoscrizione in margine di ciascun foglio, anche col solo cognome, delle parti, dell'interprete, dei testimoni e del notaro, eccettuato il foglio contenente le sottoscrizioni finali.

Il contenuto dell'atto: art.51, l. not.

Le sottoscrizioni marginali debbono essere apposte anche su ciascun foglio delle scritture e dei titoli inserti nell'atto, eccetto che si tratti di documenti autentici, pubblici o registrati.Se le parti intervenute, che sappiano o possano sottoscrivere, eccedono il numero di sei, invece delle sottoscrizioni loro, si potrà apporre in margine di ciascun foglio la sottoscrizione di alcune di esse, delegate dalle parti rappresentanti i diversi interessi.La firma marginale del notaro nei fogli intermedi non è necessaria, se l'atto è stato scritto tutto di sua mano.

La scritturazione dell'atto: art.53, co. 1, l. not.

Gli originali degli atti notarili saranno scritti in carattere chiaro edistinto e facilmente leggibile, senza lacune o spazi vuoti che non siano interlineati, senza abbreviature, correzioni, alterazioni o addizioni nel corpo dell'atto e senza raschiature.

Le postille: art.53, co. 2, l. not.

Occorrendo di togliere, variare, o aggiungere qualche parola prima della sottoscrizione delle parti, dei fidefacienti, dell'interprete e dei testimoni, il notaro deve:1) cancellare le parole che si vogliono togliere o variare in modo che si possano sempre leggere;2) portare le variazioni od aggiunte in fine dell'atto per postilla, prima delle dette sottoscrizioni;3) fare menzione in fine dell'atto e prima delle stesse sottoscrizioni del numero tanto delle parole cancellate, quanto delle postille, nonchè della lettura delle postille stesse se fatte dopo che sia stata data lettura dell'atto.