Padova, 25 settembre 2013

L’ATTO NOTARILE DIGITALE LE OPERAZIONI

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pag. 1 L’atto notarile digitale: le operazioni

INTRODUZIONE

Questa guida tratta le operazioni da svolgere per la predisposizione, la stipula e la

conservazione dell’atto notarile informatico.

Vuole altresì fornire un orientamento su alcuni accorgimenti da osservare al fine di

minimizzare le problematiche cui si potrebbe incorrere, trattando una materia alle cui

procedure c’è ancora poca familiarità.

La guida è suddivisa in tre capitoli:

1. Le operazioni pre stipula

2. La stipula

3. La conservazione e le copie

1 – LE OPERAZIONI PRE STIPULA

Le operazioni pre stipula consistono in alcuni controlli preliminari. Essi sono:

La verifica dei certificati di firma

La verifica degli allegati

LA VERIFICA DEI CERTIFICATI DI FIRMA

Poiché la stipula richiede, come si vedrà in appresso, la apposizione della firma digitale

di tutte le parti, una delle operazioni preliminari consiste nell’accertarsi che ciascuno

dei soggetti firmatari sia in possesso di idoneo certificato di firma digitale.

Per idoneo certificato di firma digitale si intende:

1. EMESSO DA ENTE CERTIFICATORE ACCREDITATO:

“I Certificatori accreditati sono soggetti pubblici o privati che emettono

certificati qualificati conformi alla Direttiva europea 1999/93/CE e alla

normativa nazionale in materia.” [Agenzia per l’Italia Digitale - Presidenza del Consiglio

dei Ministri]

L’elenco dei certificatori accreditati, aggiornato al 18/09/2013, è allegato sub

alla presente guida; è invece consultabile on line, aggiornato in tempo reale,

al seguente indirizzo internet:

http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati/certificatori-

attivi

2. LA CUI VALIDITÀ NON SARÀ SCADUTA AL MOMENTO DELLA STIPULA:

il certificato del titolare ha un periodo di validità. Il titolare potrebbe non

averne memoria.

pag. 2 L’atto notarile digitale: le operazioni

E’ bene sapere che il certificato digitale può anche essere revocato o sospeso

prima della naturale scadenza. La revoca e la sospensione sopravviene in diversi

casi, quali la sottrazione o lo smarrimento del dispositivo di firma, ma anche

quando le informazioni contenute nel certificato non sono più corrette (Tizio dal

certificato risulta amministratore unico di tale società, lasciando la società il

certificato dovrà essere revocato).

E’ evidente che, soprattutto in merito alla revoca/sospensione, l’attendibilità

della verifica sarà solo quella compiuta al momento della stipula.

Le informazioni relative all’ente emittente (punto 1) e alla data di scadenza del

certificato (punto 2) possono essere reperite in due differenti modi:

A. Direttamente nel certificato (smart card o pen drive), usando le funzioni del

software di firma digitale, operazione che puo’ effettuare solo chi ha la

disponibilità fisica della smart card (il titolare)

B. Su un qualunque file firmato

digitalmente. In questo caso

lo studio notarile, se in

possesso del file, potrà

effettuare personalmente gli

accertamenti: è sufficiente

aprire con “e-sign” il file

firmato e leggere i dati del

certificato.

PRECAUZIONI

L’autore di questa guida non si sente di escludere il rischio che il titolare del

certificato digitale ignori il PIN necessario per apporre la sottoscrizione. Disporre

preliminarmente di un file firmato digitalmente consente di superare anche questo

dubbio, offrendo inoltre uno strumento di miglior controllo

pag. 3 L’atto notarile digitale: le operazioni

LA VERIFICA DEGLI ALLEGATI

I documenti cartacei da allegare all’atto digitale dovranno essere, ovviamente, digitali

anch’essi e quindi dovranno essere “scannerizzati”.

Preliminarmente alla stipula vanno accertati la quantità degli allegati ed il loro peso in

termini di MB (Mega Bytes), in quanto il sistema di conservazione a norma, a cui l’atto

dovrà essere sottoposto, differenzia le procedure per atti standard (massimo 14 allegati

per 60 MB totali) da atti di grandi dimensioni (allegati illimitati, per 1024 MB o

addirittura oltre).

Poiché le differenze operative tra le due procedure sono considerevoli, considerando

che gli strumenti tecnici e la modalità con cui essi vengono utilizzati permettono di

ottenere dimensioni cospicuamente differenti ed infine sapendo che dopo la stipula

nessuna operazione di manipolazione dei file è più possibile, è opportuno operare sugli

allegati con anticipo, in modo da evitare, laddove tecnicamente possibile, di incorrere

nella procedura più complessa.

L’operazione di trasformazione di un documento cartaceo in digitale avviene attraverso

la sua scansione, operazione consueta nell’attività dello studio notarile.

E’ utile sapere che la dimensione di un documento scannerizzato dipende in modo

progressivo dalla risoluzione adottata (precisione dei dettagli: nelle comuni macchine

da ufficio selezionabile da 100 DPI a 1.200 DPI) e dalla quantità dei colori riprodotti

(2=solo bianco e nero, 256=scala di grigi, 1024 ed oltre=colori).

Nella tabella che segue viene riportato la dimensione di uno stesso documento composto

da 25 pagine scannerizzato in differenti comuni combinazioni.

Risoluzione Colori usati Dimensioni in

Mbyte

150 2 – Bianco/Nero 1,12

300 2 – Bianco/Nero 1,47

600 2 – Bianco/Nero 4,74

150 256 – Scala di grigi 9,96

300 256 – Scala di grigi 24,6

600 256 – Scala di grigi 65,90

150 1024 - Colori 11,00

300 1024 - Colori 32,00

600 1024 - Colori 98,80

pag. 4 L’atto notarile digitale: le operazioni

PRECAUZIONI

Si ritiene utile sottolineare come nella prassi lo studio notarile, che tratta perlopiù

documenti di testo e non illustrazioni o fotografie, non necessita di riproduzioni digitali

di elevata risoluzione (quindi 150 DPI sono più che sufficienti) ne’ tantomeno

l’adozione dei colori.

1 – LA STIPULA

La stipula di un atto digitale si caratterizza per:

Il contenuto del testo

La preparazione dei files

La firma

IL CONTENUTO DEL TESTO

Un atto notarile digitale differisce molto poco dalla sua tradizionale versione cartacea.

Non è infatti richiesto di specificare nel corpo dell’atto i dati di ogni singolo certificato

digitale utilizzato dai firmatari, da chi è rilasciato e con quale scadenza, come peraltro,

nella tradizione cartacea, non è prassi indicare nel corpo dell’atto i dati del documento

di identità dei soggetti: ciò che serve è l’attestazione del pubblico ufficiale.

Le differenze di un atto digitale rispetto quello cartaceo si limitano all’escatocollo, e

con più precisione:

- alla formulazione della lunghezza dell’atto (pagine e non fogli)

- alla menzione che trattasi di documento digitale

- alla menzione circa l’utilizzo di valida sottoscrizione digitale delle parti e del

notaio

Si riporta un esempio suggerito dalla Commissione informatica del Consiglio nazionale

del notariato

“E richiesto a me notaio, ho ricevuto il presente atto,

articolato su sette facciate in formato PDF/A. E’ stato

scritto da persona di mia fiducia e da me notaio, letto ai

comparenti mediante l’uso ed il controllo personale degli

strumenti informatici; i comparenti lo approvano e lo firmano

digitalmente alle ore diciotto e venti; io notaio, verificate

le firme digitali così apposte, firmo digitalmente a mia

volta, alla presenza dei comparenti medesimi.”

pag. 5 L’atto notarile digitale: le operazioni

A differenza della tradizione cartacea, il numero di repertorio e di raccolta, nell’atto

digitale, non possono essere aggiunti successivamente alla firma poiché, come più volte

detto, in un file firmato NON E’ TECNICAMENTE POSSIBILE APPORTARE ALCUNA

MODIFICA.

Pertanto, sapendo che non c’è ne’ l’obbligo ne’ il divieto di farlo, se si desidera che nel

titolo del rogito originale compaiano tali informazioni, è necessario apporle prima della

firma.

In ogni caso, le procedure di conservazione a norma presso il Consiglio Nazionale del

Notariato prevedono l’acquisizione di tali valori al momento dell’archiviazione.

LA PREPARAZIONE DEI FILES

L’atto digitale consiste materialmente in un uno o più files (atto senza o con allegati)

formati secondo le specifiche previste dalla Legge e più avanti specificate.

Per quanto concerne gli allegati, si fa presente che la lettera che contraddistingue

ciascun allegato, oltre che nel testo dell’atto, dovrà essere riportata in principio

dell’allegato stesso, già in questa fase di preparazione dei files.

Terminata la lettura ai comparenti, ed apportate le ultime modifiche, per poter

procedere con le firme, il testo dell’atto deve essere trasformato in formato PDF/A:

l’unico ammesso per l’atto!

La trasformazione avviene secondo le funzioni messe a disposizione dal software

utilizzato: la procedura è già ben nota agli studi notarili, che da tempo producono in

questo formato le copie per il Registro Imprese e per

l’Agenzia del Territorio.

Agli utenti del programma Suite Notaro, a cui

ATNordest® si rivolge, viene segnalata la funzione

“Crea PDF” richiamabile comandando un click destro

sopra il nome del testo dell’atto stesso.

Per gli allegati (un file per ogni allegato) il formato

ammesso dalla Legge sono: PDF/A, TXT, JPG e XML.

In Suite notaro, il file acquisito mediante scanner

può essere convertito in formato PDF/A con la stessa

modalità già vista al punto precedente, selezionando

la voce “Converti in PDF/A”.

pag. 6 L’atto notarile digitale: le operazioni

PRECAUZIONI

E’ possibile verificare la corretta avvenuta conversione del testo in formato PDF/A,

attraverso l’apposito servizio gratuito messo a disposizione da Web Telemaco: il

servizio, accessibile dalla sezione “Software > Strumenti on line”, è analogo a

quello già utilizzato dagli Uffici Registro Imprese e permette di sottoporre a verifica

qualsiasi documento PDF ottenendo on-line l'esito del controllo.

LA FIRMA

La firma digitale deve essere apposta, sul file dell’atto e su ciascun file degli eventuali

allegati, prima da tutti i comparenti e solo alla fine dal notaio, secondo delle modalità

tecniche ben definite, di seguito illustrate.

Durante il processo di apposizione delle firme il computer utilizzato deve essere

connesso ad internet, per permettere il controllo in tempo reale della validità dei

certificati via via utilizzati.

Ogni soggetto sottoscrive digitalmente ciascun file una volta sola, a prescindere dalla

lunghezza del testo, poichè il concetto di fogli è del tutto estraneo quando si parla di

documento digitale.

Il programma software da utilizzare per ciascuna firma dipende dal dispositivo che la

accoglie (sia smart-card che penna Usb). A prescindere dall’ente certificatore emittente

(Infocamere, Aruba, Poste Italiane, ecc.) la versione del chip su cui è montato il

certificato di firma potrebbe permettere l’uso del software e-sign del notariato,

circostanza più favorevole, ma potrebbe invece richiedere l’uso di specifico software.

PRECAUZIONI

I dispositivi in assoluto più diffusi sono quelli rilasciati da Infocamere, la quale

distribuisce gratuitamente il proprio software, DiKe. E’ opportuno pertanto installare,

a fianco di e-sign del notariato con cui è perfettamente compatibile, anche questo

programma, in modo da essere preparati nella maggior parte dei casi.

Per quanto concerne i comparenti, si differenzia la procedura per il primo firmatario

rispetto i successivi; il primo soggetto dovrà firmare nelle modalità già ben note agli

studi notarili, e qui di seguito riprodotte.

A titolo esemplificativo, si assume in questa guida che il testo da firmare si nominato

“ATTO.PDF”.

pag. 7 L’atto notarile digitale: le operazioni

Usando la funzione “Firma” di e-sign, si

seleziona il file “ATTO.PDF”, si visualizza

l’esito del controllo on-line che viene

automaticamente effettuato (e che conviene

salvare o stampare coi bottoni a lato) ed infine, a

cura del titolare, si inserisce il pin.

L’operazione di firma si conclude con il salvataggio

del file firmato che diventerà “ATTO.PDF.P7M”.

Dal secondo firmatario in poi la procedura da utilizzare è la seguente:

Usando la funzione “Verifica” di e-sign, si

seleziona il file già firmato dal/i

precedente/i comparente/i, cioè

ATTO.PDF.P7M: compariranno i dati di coloro che hanno già firmato.

Attraverso il bottone “Aggiungi firma” si ripercorre il medesimo iter

già visto per il primo firmatario: verifica del certificato, inserimento

del pin e salvataggio del file firmato. Il file firmato da ogni

comparente successivo al primo non muta la estensione del file che

sarà sempre “PDF.P7M” a prescindere dal numero dei firmatari.

Per quanto riguarda la firma del notaio: egli dovrà firmare, come già visto per il primo

dei comparenti, secondo la nota procedura già in uso presso gli studi: si clicca sul bottone

“firma”, si seleziona il file già firmato da

tutti i comparenti (ATTO.PDF.P7M), si

procede con l’introduzione del pin e si

conclude l’operazione con il salvataggio del

file, che così presenterà una duplice estensione P7M: “ATTO.PDF.P7M.P7M”.

Al termine dell’apposizione della propria firma digitale dal parte del notaio sul file

dell’atto e sui files degli eventuali allegati, ciascuno separatamente, la stipula è

conclusa.

pag. 8 L’atto notarile digitale: le operazioni

LA CONSERVAZIONE E LE COPIE

La conservazione

La conservazione a norma di un atto notarile prevede l’utilizzo del sistema di

archiviazione del Consiglio Nazionale del Notariato.

A conclusione delle operazioni di archiviazione, l’originale sarà custodito dal Consiglio

Nazionale del Notariato, presso cui il notaio ed i suoi collaboratori a ciò abilitati

potranno accedervi in ogni momento.

L’accesso al servizio avviene in modalità web, tramite il portale di accesso Rete Unitaria

del Notariato. Per accedere al servizio è necessario inserire le proprie credenziali di

accesso e accedere

alla sezione “/area

lavoro/conservazione

a norma /sistema di

conservazione a

norma/area

riservata”

Le funzioni utente previste sono tre:

1. invio

L’utente, notaio o collaboratore, provvede all’invio dei file che costituiscono

l’atto notarile (definito plico). Il sistema controlla che l’atto e gli allegati siano

stati sottoscritti digitalmente da un notaio e che i formati dei documenti siano

quelli previsti.

Successivamente, è inviata una email di PEC contenente la ricevuta di

conservazione e il link per la verifica leggibilità.

2. verifica leggibilità (o prima esibizione)

si intende l’obbligo da parte dell’utente di verificare l’effettiva visualizzazione

dei documenti inviati. L’utente richiede una prima esibizione dei documenti e,

dopo averne verificata l’effettiva leggibilità, dà conferma della conservazione

dei documenti. Successivamente, il processo di conservazione viene portato a

termine.

pag. 9 L’atto notarile digitale: le operazioni

3. Esibizione

Per esibizione si intende la visualizzazione dei documenti costituenti un atto

notarile informatico

INVIO PLICO

La pagina web di invio è composta da un modulo da compilare suddiviso nei seguenti tre

riquadri

• dati relativi all’atto notarile; • dati anagrafici delle parti; • elenco dei documenti digitali costituenti l’atto informatico

Mentre l’inserimento dei dati relativo all’atto notarile e dei documenti che lo costituisco

è obbligatorio, non lo è invece quello dei dati delle parti

L’inserimento dei dati del plico avviene compilando la maschera “Informazioni del plico”

come illustrato nella figura che segue:

Per l’invio dei file costituenti il plico, e per ogni documento da inviare:

cliccare su “Sfoglia” e selezionare il file da inviare;

selezionare il tipo di file (obbligatorio);

compilare il campo descrizione (opzionale);

premere il pulsante “Aggiungi” per inserirlo nell’elenco dei documenti da

spedire;

pag. 10 L’atto notarile digitale: le operazioni

Al termine della selezione di tutti i file salvare i dati con il bottone Invia.

Subito dopo compare una pagina riepilogativa di conferma con il riepilogo dei dati.

Premere “Conferma” per inviare oppure “Annulla” per tornare alla pagina precedente.

Al termine del processo, il sistema invia un messaggio di PEC all’utente contenente la

ricevuta di conservazione e un link per la visualizzazione e successiva verifica leggibilità

del plico.

Si ricorda, come già visto nelle operazioni pre-stipula, che il sistema di archiviazione

impone alcuni vincoli e limiti operativi:

• dimensione massima di ogni singolo file è di 8Mb

• il numero massimo di file per invio è 15

• la dimensione totale per un singolo invio è pari a 60 MB

Inoltre

• I nomi dei file devono essere privi di spazi, di punteggiatura (ad eccezione del

punto) e di lettere accentate (I nomi dei file possono essere cambiati anche

dopo l’apposizione delle firme digitali).

VERIFICA DI LEGGIBILITA’

L’aver inviato il plico come visto nel punto precedente non significa aver terminato il

processo di conservazione. E’ a carico del notaio effettuare una contro verifica sulla

bontà di quanto spedito.

Nel messaggio PEC inviato dal sistema di conservazione vi è contenuto il link per la

visualizzazione e verifica leggibilità:

alla sua pressione, si aprirà un elenco dei file che costituiscono il plico.

pag. 11 L’atto notarile digitale: le operazioni

Per ogni file, è necessario clickare l’icona “View” per visualizzare il documento.

Al termine, premere il pulsante “CONFERMA” per comandare la corretta visualizzazione

dei documenti.

NOTA: Non è indispensabile utilizzare il link presente nel messaggio PEC per la verifica

leggibilità. E’ possibile accedere ai documenti da validare anche attraverso le funzioni

di ricerca.

ESIBIZIONE

E’ possibile visualizzare i documenti conservati attraverso la funzione “Ricerca plichi”.

Il modo più semplice per ricercare il plico è attraverso il numero di repertorio.

Per ogni plico, il sistema evidenza:

ID Plico: Identificativo univoco del plico.

Stato: Stato corrente del plico

Data ricezione: Data di ricezione del plico da parte del sistema di

conservazione.

Data verifica leggibilità: Data in cui il plico è stato validato esplicitamente dall’utente

o implicitamente dal sistema.

Download ricevuta: Mostra un’icona che indica la possibilità o meno di scaricare la

ricevuta di conservazione del plico.

pag. 12 L’atto notarile digitale: le operazioni

Visualizza plico: Mostra un’icona che indica se è possibile visualizzare il plico o

se è possibile richiedere l’esibizione.

Maggiori informazioni sulle funzioni disponibili nel sistema di archiviazione sono ben

descritte nel manuale redatto dal CNN stesso, disponibile nel sito del notariato.

PRECAUZIONI

Il termine ultimo per l’archiviazione del titolo digitale è il momento dell’ispezione.

Tuttavia, considerando la responsabilità che ne consegue e sapendo che il file firmato

non è mai modificabile, si consiglia di procedere con la archiviazione quanto prima.

Le copie

DPR 445 del 28.12.2000, art. 18: “le copie autentiche, totali o parziali, di atti e

documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della

riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente

prodotte in luogo degli originali”

L'art. 68-ter Legge Notarile autorizza il notaio a rilasciare le copie degli atti da lui

conservati indifferentemente in formato analogico o digitale, prescindendo dal supporto

dell'originale. Se un determinato supporto non è richiesto dalla legge, è la parte che

indica al notaio la modalità che preferisce per il rilascio della copia. E' obbligatorio

apporre alla certificazione di conformità la firma digitale del notaio attestante le sue

funzioni, ovvero quella rilasciata dal Consiglio Nazionale del Notariato.

Si evidenzia come la firma digitale apposta nell’originale dalle parti va riprodotta nella

copia autentica indicando il nominativo del soggetto e precisandone la natura (es:

“ROSSI Mario – firma digitale”). Non è richiesta l’indicazione dei dati del certificato, in

quanto la sua validità è già stata accertata dal notaio rogante.

Esempio di formula d’autentica, proposta dalla commissione informatica del CNN:

“Copia in conformità dell’atto informatico rep n. … racc. n. ….,

composta di n… pagine, da me erogato digitalmente e da me

conservato in data …… nel sistema di Conservazione a Norma del

Consiglio Nazionale Notariato”

pag. 13 L’atto notarile digitale: le operazioni

Allegato - Elenco certificatori accreditati

pag. 14 L’atto notarile digitale: le operazioni