LA DIGITALIZZAZIONE DEL PROCESSO ACQUISTI IN UNIPR · Gen 20 Feb 20 Mar 20 Apr 20 Mag 20 Giu 20 Lug...

LA DIGITALIZZAZIONE

DEL PROCESSO

ACQUISTI IN UNIPR

Sh@rePro – 7 luglio 2020

Dott. Michele Ramigni – Responsabile amministrativo gestionale Dipartimento S.C.V.S.A.

Sommario

• OBIETTIVI

• PROGETTO

• SOLUZIONI ORGANIZZATIVE

• GESTIONE DOCUMENTALE

• CRITICITA’

• EFFORT E DURATA

La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020

Obiettivi

• Realizzare economie di scala (risparmi per

aggregazione)

• Ottenere maggiore efficienza operativa

• Assicurare disponibilita ̀ di competenze

specialistiche

• Assicurare il rispetto della normativa (e

accountability)


Progetto

• APPROCCIO PER PROCESSI – sui quali costruire una

struttura organizzativa

• AGGREGAZIONE DI ATTIVITA’ – concentrazione di

competenze specialistiche

• SEFREGAZIONE DELLE FUNZIONI – ognuno svolge compiti

ben precisi (processi decisionali a più fasi e più livelli)


Progetto

La digitalizzazione del ciclo acquisti UNIPR - Sh@rePro – 7 luglio 2020.

• DIGITALIZZARE LA RdA

• Semplificare la richiesta

• Controllo dello stato dell’ordine

• Ordini collettivi

• AUTOMATISMI

• Autorizzazioni

• Determina

• Comunicazioni

• ARCHIVIO DOCUMENTI

• Gestione documentale

• Condivisione

• RACCOLTA DATI

• Programmazione

Progetto


Integrata(contabilità/protocollo)

Adattabile(modello operativo)

Accountable(trasparenza, privacy, protezione dati, ecc.)

Piattaforma e-procurement

Progetto


Progetto


Fonte: E. Mariotti - AgID , 11.9.2018

U-BUYNON IN AMBITO:

GESTIONE LAVORI

RICHIESTE DI MANUTENZIONE

IN AMBITO MA NON GESTITO DA

U-BUY:

GESTIONE MAGAZZINO

DEFINIZIONE FABBISOGNO

Progetto


Generico

utente

abilitato a

inserire

RdA

RICHIESTA

D’ACQUISTO

RICEZIONE E

PAGAMENTO

QUALIFICA

RICHIESTA

EMISSIONE

ORDINESCELTA

CONTRAENTE

Cancelleria

Consumabili

ICT

Attrezzature

Stampa

legatoria

………

Polo

contabile

Punto Aggregatore

Dipartimenti

Polo

contabile

UO centrali

Dipartimenti

Situazione attuale

Soluzioni organizzative


Punti aggregatoriPunti aggregatori

Punto gare e contrattiPunto gare e contratti

2 NUOVI ELEMENTI



Raccolta RdAQualificazione richieste

«Identificazione» RUP

Osservatorio del mercato

Gestione magazzino

Gestione contabile «di competenza»

Punti Aggregatori

(per categorie merceologiche omogenee)



Gestisce la parte amministrativa della gara

Struttura di supporto al RUP

Garantisce il rispetto della norma

Aggiornamento continuo sulle novità normative

Punto Gare e Contratti



Generico

utente

abilitato a

inserire

RdA

RICHIESTA

D’ACQUISTO

RICEZIONE E

PAGAMENTO

QUALIFICA

RICHIESTA

EMISSIONE

ORDINESCELTA

CONTRAENTE

Cancelleria

Consumabili

ICT

Attrezzature

Stampa

legatoria

………

Punti Aggregatori

Dipartimenti

Polo

contabile

UO centrali

Dipartimenti

Situazione ipotizzata

Punti

Aggregatori

Punto

Gare/Contratti


• Personale– Formazione Ordinanti/RUP

– Formazione buyer tecnici

• Strutture– Uffici amministrativi punti aggregatori

– Magazzini

• Strumenti informatici– U-BUY_PA richieste di acquisto

– U-BUY_AA gestione gare

– U-GOV contabilità

– U-SIGN firma digitale

– TITULUS archiviazione documentale

– CONSERVA conservazione digitale


RISORSE

Gestione documentale


• Archivio digitale

• Condivisione documenti

• Automatismi

Gestione documentale


Fascicolo di garaContiene documentazione relativa al

procedimento di scelta del

contraente, dal provvedimento a

contrarre fino al provvedimento di

aggiudicazione

Fascicolo di acquistoContiene la documentazione relativa

alla fase di esecuzione del

contratto, dal provvedimento di

stipula del contratto fino al

provvedimento di autorizzazione alla

liquidazione della fattura

U-BUY AA/TITULUS

Criticità


1. ORGANIZZAZIONE

Punto Gare e Contratti e Punti aggregatori: revisione del modello operativo in base agli esiti del pilota e revisione del

funzionigramma/organigramma

Occorre definire:

1. Collocazione organizzativa2. Funzioni e responsabilità (RUP vs. Ordinatore spesa)3. Risorse

Criticità


2. GESTIONE DOCUMENTALE

Fascicolo di gara e fascicolo di acquisto in un contesto multi AOO in Titulus

Occorre individuare le modalità di gestione dei fascicoli in rapporto ai ruoli centralizzati

Criticità


3. MODALITA’ DI TRANSIZIONE AS IS TO-BE

Maturità della soluzione+

Individuazione del personale che sia in grado di assicurare l’effort aggiuntivo richiesto rispetto alle attività ordinarie

Occorre definire:

1. Formazione dei richiedenti acquisto2. Feedback3. Gradualità (strutture in affanno)

Criticità


3. PIATTAFORME DIGITALI

UBUYMEPA e ME REGIONALE

ANAC, INPS e INAIL

1. Creazione automatica della Determina a contrarre2. Comunicazioni interne (richiedente/ordinante)3. Impossibilità di dialogo (manualità operatore/MEPA)4. Acquisizione automatiche CIG, DURC ecc.

Effort e durata


Inizio progetto

luglio 2018

Fine test pilota

ottobre 2020

Fine progetto

luglio 2021

DURATA del PROGETTO

3 anni

EFFORT

80 mesi/uomo

Effort e durata


Gen 20 Feb 20 Mar 20 Apr 20 Mag 20 Giu 20 Lug 20 Ago 20 Set 20 Ott 20 Nov 20 Dic 20

Fase 2: Albo fornitori

Fase 4 – Pilota Procedura Acquisti

Dettaglio RdA su più fondi

Fascicoli

RdA centralizzate

1° gruppo

configurazione, tuning

U-BUY

Fase 5 – DeploymentGRUPPI – nuova suddivisione

1: Sede Centrale

2°: SCVSA, VET

3°: MED, ALIFAR

4°: DIA, DSMFI, Centri

5°: SEA, GIURI, DUSIC

Esito pilota

Fase 3

Rilascio in esercizio

Pilota

GRAZIE A TUTTI PER

L’ATTENZIONE

Dott. Michele Ramigni – Responsabile amministrativo gestionale Dipartimento S.C.V.S.A.

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