La circolazione in ALEPH500

(a cura di Liliana Bernardis)

24-25 gennaio 2007

Caratteristiche generali

Il modulo della circolazione registra e monitorizza attività quali: prestito, rinnovo, restituzione, prenotazione, richiesta di fotocopie,

advance booking, attività pertinenti la sala di lettura…

Modulo della circolazione e OPAC WEB sono strettamente connessi: l’informazione relativa a ciascuna copia (se in prestito, quando è prevista la restituzione, il n. di prenotazioni) è disponibile dall’OPAC WEB; ciascun utente può servirsi del WEB per visualizzare prestiti e prenotazioni, per chiedere fotocopie, per verificare le transazioni di cassa, per leggere ed inviare messaggi che lo staff della biblioteca legge e scrive dall’interfaccia GUI

Le basi interessate alla Circolazione

Le attività della circolazione fanno riferimento ad una Library Amministrativa (o base)

All’interno di questa Library possono essere definite varie Sub-Library e ciascuna Sub-Library può definire una sua politica distinta di circolazione. La circolazione è gestita a livello di copia e ogni copia deve appartenere ad una sottobiblioteca.

Modello grafico

Catalogo UDN01

Biblioteca Amministrativa

UDN50

Sottobiblioteca RMM

Sottobiblioteca FSFSottobiblioteca

CHMecc.

L’interfaccia GUI

Risponde a criteri quali la facilità d’uso, l’ergonomia, la

chiarezza. Consente di visualizzare simultaneamente

molteplici pannelli con tutte le informazioni rilevanti.

Le attività piu’ frequenti (prestito, restituzione, utente,

copia, ricerca) sono richiamate da icone. Altre icone

richiamano: creazione nuovo utente, gestione profilo

utente, catalogazione e creazione nuova copia.

Vediamola nelle sue componentiBarra del titolo

Barra del menu Barra dell’utente Barra della copia

Radice

Nodi

Tavola principale

Pannello superiore

Pannello inferiore

La tabella utentePresenta due radici attività utente (con i suoi nodi) registrazione utente (con i suoi nodi)

Le tipologie di record relative all’utente (informazioni utente globale, informazioni utente locale, informazioni indirizzi, ID ulteriori) sono differenti e vengono archiviati in tabelle differenti

Distinguiamo:L’utente “non locale”, l’utente locale, lo sponsor (concede i suoi

privilegi ad altri), il proxy (accanto al suo record globale di utente normale, ha tanti record globali come proxy, relativi a ciascuno degli sponsor, con ID distinti ma con ID sponsor uguale a quello di colui che concede i privilegi)

Registrazione nuovo utente

Regolare

Veloce (dipende dalle impostazioni del file

circ.ini)

Remota (importazione dati da altre

biblioteche)

Inserimento nuovo utente(modalità standard)

Selezionare “Nuovo utente” nel menu Utenti o cliccare sull’icona posizionata sulla destra della barra utente o Ctrl + F7

Poi compilare: Informazioni utente globale Informazioni utente locale Indirizzi

Operazioni relative all’utente

Ricerca

Aggiornamento dati

Duplicazione

Cancellazione (ammessa anche nel caso

in cui l’utente abbia prenotazioni e/o

richieste di fotocopie)

La tabella copia

Presenta 4 radici (Lista delle copie, Copie, Info Bibliografiche, Lista Trigger) e 7 nodi.Quando è aperta la tabella copia (o la tabella restituzione) è attiva la barra della copia.

Il pannello superiore della Tab Copie mostra la lista delle copie legate alla notizia bibliografica selezionata. Il pannello inferiore mostra le informazioni specifiche sulla copia selezionata nel pannello superiore. Utilizzare l’albero di navigazione per visualizzare altre informazioni sulla copia (prestiti, prenotazioni)

I record di copia in ALEPH500 presuppongono un record amministrativo e sono caratterizzati dal numero di record amministrativo seguito da un numero di sequenza.

Operazioni relative alla copia

A differenza del lettore, la registrazione e l’aggiornamento del record di

copia non è operazione tipica della Circolazione ma della

Catalogazione. Solo per necessità contingenti è disponibile nella

circolazione la catalogazione veloce. Per lo stesso motivo per alcuni

aggiornamenti il sistema rimanda al modulo della Catalogazione.

Le funzioni di Catalogazione veloce, Modifica Informazioni,

Ripristina informazioni sulla copia.

Le attività della circolazione

Prestito Rinnovo Restituzione Richiesta di prenotazione copia Richiamo Richiesta fotocopie Advance booking Sala di lettura Transazioni di cassa Gestione scaffale chiuso Servizi di circolazione

Trovano in massima parte corrispondenza con i nodi nella tabella utente e con inodi nella tabella copie

Prestito e Restituzione: configurazioni iniziali

Dal menu ALEPH/Opzioni è

necessario impostare alcuni

parametri sui client delle

postazioni abilitate.

Prestito: i controlli del sistema

L’utente ha diritto a prendere in prestito volumi? La tessera è ancora valida? L’utente ha codici di blocco? L’utente è moroso su altri prestiti o a debiti attivi? L’utente ha già raggiunto il limite di prestiti a cui ha diritto? La copia può essere prestata? La copia ha richieste di prenotazioni? La relazione status copia/status utente è compatibile con il prestito?

Se l’opera viene prestata a un utente con proxy, il prestito è registrato

sotto il nome dello sponsor.

Le tipologie di prestito

Prestito standard

Prestito veloce

Prestito offline

Registrazione prestito

Selezionare la tabella Prestiti Inserire l’ID/BC utente nella barra dell’utente e il BC

copia nella barra della copia Il pannello superiore visualizza le informazioni sull’utente Il pannello inferiore visualizza le informazioni sulla copia Cliccare sul pulsante Fine sessione per chiudere la

sessione di un utente e pulire le finestre

Le date di restituzione

Dalla tabella del Prestito Visualizzazione Modifica : per prestiti futuri, per

prestiti correnti (dal menu principale), per singole opere di uno specifico utente (dalla tabella dell’utente-lista dei prestiti), nel corso della registrazione di un prestito

Copie smarrite, richiami, copie registrate come restituite

Se un’opera viene dichiarata Smarrita il sistema aggiorna la data di restituzione (Smarrito). Se poi l’utente trova il libro e lo riporta la restituzione viene registrata normalmente

Se un’opera viene Richiamata viene stampata una lettera di sollecito per l’utente e nel campo data restituzione viene inserita dal sistema la data di restituzione effettiva

Può succedere che un utente dichiari di aver restituito il libro anche se non c’è traccia di restituzione nel sistema. In questo caso è possibile prendere atto della situazione dichiarando il volume Reso. Il sistema chiede conferma e inserisce la nota Dichiarato reso nel campo relativo alla data di restituzione

Il rinnovoPer rinnovare un singolo prestito si opera: dalla tabella Utente (lista dei prestiti) dal menu Circolazione (Rinnovo tramite barcode)

Per rinnovare tutti i prestiti di un utente si procede: dalla tabella Utente (lista dei prestiti)[In questa modalità, per ogni copia rinnovata il sistema visualizza un report con dei log riepilogativi (es: rinnovato con successo, non ci sono privilegi per rinnovare il prestito della tal copia, rinnovato con successo con l’opzione Override, ecc.)]

Il rinnovo, su un determinato n. di items appartenenti a utenti diversi può anche essere effettuato in batch attraverso il service cir-8

La restituzione

Standard presso la biblioteca cui appartiene il volume presso una sede diversa da quella di appartenenza

Eventuali notifiche di prenotazioni dipendono dalla configurazione della

Postazione. Prima di effettuare il rientro del volume è possibile

cambiare la data di restituzione

Veloce

Offline

Registrare una restituzione

Selezionare la tabella Restituzioni Inserire il BC della copia nella barra della copia Il pannello superiore visualizza le informazioni sull’utente Il pannello inferiore visualizza le informazioni sulla copia Cliccare sul pulsante Pulisci per chiudere la sessione di

un utente e pulire le finestre

Le prenotazioni

Si può intervenire

dal menu Richieste

oppure dalla

Tabella Copie, Lista

Copie, Prenotazione

Una prenotazione può

anche essere effettuata

da OPAC WEB

Cancellare una prenotazione

Dal menu Richieste (tramite barcode). Se esiste piu’ di una

prenotazione su quel volume il sistema visualizza la lista per poter

scegliere quale prenotazione cancellare.

Dalla tabella Utente (lista richieste prenotazioni)

Dalla tabella Copia (lista delle prenotazioni)

Il sistema chiede conferma dell’operazione.

Il prestito cancella di per sè la prenotazione se il volume è preso in

prestito dall’interessato.

Cancellare prenotazioni multiple

Dal menu

Richieste/Richieste

Prenotazioni

Prestito intrateneoCon questa espressione intendiamo l’insieme di procedure che consentono ad

un utente di ritirare le opere di interesse presso una struttura diversa da quella

cui queste appartengono. Per convenzione si è deciso di limitarlo alle richieste

provenienti e relative alle sedi di Gorizia e Pordenone.

Le fasi:

Richiesta utente

Richiesta di disponibiiltà copia

Elaborazione richieste

Arrivo copia/copie

Restituzione copia da parte dell’utente

Rientro copia nella biblioteca di appartenenza

Cosa succede se..?Il volume viene restituito a una biblioteca [A] diversa da quella di appartenenza [B] ma c’è una prenotazione con richiesta di ritiro presso una determinata struttura [C]

Il sistema stampa una lettera di trasferimento per C (senza visualizzare la lista delle prenotazioni) e presta il volume a un pseudo-utente con ID uguale a C. L’operatore di C quando riceve il volume effettua la restituzione e può visualizzare la finestra con la lista delle richieste. Il volume potrà quindi essere disponibile presso la struttura dove l’utente ha chiesto di poterlo ritirare.

A

Sub Copia

B

Sub Restituzione

C

Sub Pick-up

Lettera trasferimento

per C

Prestito per C

Registra restituzione

Lettera utente per ritiro

I servizi

Avvisi agli utenti

cir-50, cir-51-cir-52 sono simili: le differenze nel nostro contesto operativo non si

notano perché noi abbiamo un utilizzo solo teorico delle transazioni di cassa

(per es. cir 50 e 51possono addebitare all’utente libri per i quali sono già

stati inviati dei solleciti)

cir-12: crea cedole di richieste di prenotazioni e le lettere "prenotazioni non

evase" da inviare agli utenti. E’ importante per la gestione del prestito intrateneo

Le procedure listate sotto Report sono interessanti, così come quelle elencate

sotto Statistiche Atlantis, per fini statistici: le statistiche Atlantis (ad eccezione

della util 30 e 31) sono però piu’ efficaci per i dati a livello di sistema