L’Europrogettazione · Quando dobbiamo fare le attività? Come costruire un piano di lavoro? Come...

L’EuroprogettazioneRita Fioresi

Bologna – 12 maggio 2018

fffRita Fioresi 1

● Che cos’è un progetto?

● La struttura di un progetto

● Il Logical Framework Approach

● Il Project Cycle Management

● L’europrogettazione

introduzione e ambito di lavoro

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obiettivi dell’intervento formativo

● Indicazioni● Strumenti● Capacità pratiche

Rita Fioresi 3

che cos’è un progetto?

Un progetto si definisce attraverso la necessità di

ottenere obiettivi specificiper mezzo di risorse

limitatee nell’ambito di un definito

arco temporale

TempoRisorse(budget, staff)

Obiettivi(quantitativi e qualitativi)

Progetto

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che cos’è un progetto?

Un insieme di attività mirate al raggiungimento di obiettivi chiaramente definiti, entro un determinato periodo di tempo e con un budget prestabilito

(Project Cycle Management Guidelines Commissione Europea – marzo 2004)

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variabili principali

• PERCHÉ (obiettivo generico-fine ultimo)• DOVE (luogo)• CHI (partner-attori principali)• COME (attività e WP-fasi di lavoro)• QUANDO (durata-scansione temporale)• IN CHE MODO (risorse-”cosa” e “chi”)

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…in altre parole

La mia idea progettuale è sufficientemente buona?

Sarà approvata?

Quando dobbiamo fare le attività? Come

costruire un piano di lavoro?

Come possiamo trovare partner? Quali sono i loro compiti?

Cosa bisogna fare per renderla “buona”?

Cosa è richiesto?

Cosa fare per far filare tutto liscio?

Cosa può andare storto e dove e da chi

posso ottenere un aiuto?

E ora?

Cosa fa il responsabile di progetto?

Come possiamo essere certi che ciascuno svolga

correttamente i propri compiti?

…???

Cosa mi serve? Cosa conosco già e cosa

devo imparare e cercare

all’”esterno”?

Come raggiungere l’obiettivo

senza perdersi per strada?

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● identificare e definire gli scopi da raggiungere● identificare gli approcci e la metodologia più idonei al loro conseguimento● tradurre lo sforzo “teorico” in azioni “concrete” (interventi, operazioni e lavori) e identificare i potenziali risultati perseguibili (riconducibili agli obiettivi prefissati)● identificare le risorse necessarie (“cosa” e “chi”) alla realizzazione delle singole azioni● determinare la funzionalità della successione e della correlazione delle azioni

la struttura di un progetto

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Vita del progettoObiettivo

Finale

Obiettivi Intermedi

le finalità progettuali

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le caratteristiche dei progettiin ambito comunitario

● Evidenza della necessità di cooperazione e condivisione del problema e degli obiettivi

● Valore aggiunto europeo (o sull’intera area di Programma)

● Sostenibilità e trasferibilità dei risultati (durabilità del progetto e effetto moltiplicatore)

● Chiara definizione di attività e risultati

● Correlazione con la strategia di Programma

● Integrazione di diverse prospettive

● Innovazione (nuove soluzioni, approcci, metodi)

● Capitalizzazione di esperienze passate

● Rispetto dei principi di pari opportunità e sviluppo sostenibile

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le tipicità della progettazionecomunitaria

• Diversità di cultura e lingua

• Diversità nelle modalità e negli approcci organizzativi del

lavoro

• Necessità di organizzare e far funzionare il lavoro “a distanza”

• Necessità di rispettare le aspettative, le risorse e la capacità di

utilizzo del tempo proprie di ciascun partner in un unico

“quadro logico”

• Capacità di adattamento alle regole e procedure di gestione

imposte dal Programma

• Capacità di affrontare il pre-finanziamento richiesto

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l’approccio strategico

Politiche “rilevanti”, combinazione di approccio bottom-up e top-down

Rita Fioresi

Politiche nazionali

Politiche europee

Politiche regionali/locali

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il quadro logico (LFA)

Qual è il processo logico che conduce

alla gestione efficace ed efficiente di un

progetto?

Come è possibile predeterminare

l’andamento del progetto durante

la fase preparatoria?

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Vi sono due stadi fondamentali nell’uso dell’Approccio del Quadro Logico (LFA – Logical Framework Aproach):

Stadio 1 – la fase di Analisi durante la quale si analizza lasituazione di partenza, si sviluppa una visione del futurodesiderato e si determinano le strategie per realizzarla.

Stadio 2 - la fase di Progettazione durante la quale l’ideaprogetto è sviluppata nei suoi dettagli operativi.


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Identifica analizza

• Analisi delle Problematiche: identificare gli attori, i loro problemi chiave, i condizionamenti ambientali e le opportunità; determinare le relazioni di causa ed effetto.

Deduci

• Analisi degli Obiettivi: sviluppare gli obiettivi come soluzioni dei problemi individuati, identificare i “mezzi per ottenere lo scopo”; deve rispecchiare la situazione futura e migliorata.

Selezional’opzione

• Analisi delle Strategie: identificare le possibili strategie per raggiungere gli scopi; determinare gli obiettivi principali (obiettivo generale e obiettivi specifici).

il quadro logico: la fase di analisi

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Definisci la logica del progetto

• Il Quadro Logico: definire la struttura del progetto, verificare la logica interna, formulare obiettivi in termini misurabili, stabilire risorse e spese.

Specifica e rendi operativo

•Workplan: determinare la sequenza e l’interdipendenza delle attività; fare una stima delladurata delle attività, fissare dei punti di arrivo edassegnare responsabilità.

•Budget: sviluppare il piano finanziario a partire dal Workplan.

il quadro logico: la fase di progettazione

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Il LFA è un metodo analitico per presentare, tramite una metodologia sistematica, il QUADRO complessivo di una operazione, identificando:

• gli obiettivi principali

• gli obiettivi intermedi

• i risultati

• le attività

• le loro relazioni causali


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CRITERI ATTRAVERSO I QUALI SCEGLIERE LA STRATEGIA Priorità dei beneficiari del progetto Budget disponibile Pertinenza/competenze dei promotori del progetto Probabilità di successo Tempo necessario

La strategia viene generalmente scelta dopo che è stato deciso l’obiettivo generale o un obiettivo intermedio (un obiettivo alto nella

gerarchia dell’albero spesso implica un progetto con più componenti, mentre un obiettivo in basso nel diagramma comporta

un progetto di piccole dimensioni)


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Conseguenze dei problemi(Situazione attuale)

PROBLEMA PROBLEMA

CAUSE CAUSE CAUSECAUSE

STEP 1 - ANALISI DEL PROBLEMA

Come procedere per trasferire il contesto che si intende modificare tramite la realizzazione di un progetto?


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EFFETTI DEL PROGETTO(Situazione attesa)

AZIONI AZIONI

MEZZI MEZZI MEZZIMEZZI

STEP 2 -ANALISI DELL’OBIETTIVO


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● Definizione Obiettivo generale - questione da chiarire

● Identificazione Obiettivi intermedi - milestones, che servono ad identificare gli stadi fondamentali del progetto

● Identificazione Azioni da intraprendere - per perseguire gli obiettivi intermedi ed ottenere i risultati necessari al loro raggiungimento

● Individuazione Risultati concreti - che coincideranno con conseguimento di tasks per raggiungere l’obiettivo finale


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Obiettivi intermedi

Obiettivo generale

Risultati

Attività del ProgettoMezzi

Obiettivo

Finalità

Tasks


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La Logica verticale permette di:● evidenziare chiaramente ciò che il progetto vuole realizzare● chiarire le relazioni causa-effetto● specificare le ipotesi ed incertezze che condizionano la riuscita del progettoLa Logica orizzontale permette di:● misurare gli effetti del progetto (indicatori e fonti di verifica)● definire esattamente le risorse di cui necessita il progetto


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Obiettivo generaledel progetto

Scopi del progettoIndicatorioggettivamenteverificabili

Fonti e mezzi diverifica

Presupposti erischi

Risultati attesiIndicatorioggettivamenteverificabili

Fonti e mezzi diverifica

Presupposti erischi

Attività Risorse CostiPresupposti erischi

Pre condizioni


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Verifica finale della qualità: La logica verticale è completa e corretta Gli indicatori e fonti di verifica sono accessibili ed affidabili Le precondizioni sono realiste Le ipotesi sono realiste e complete I rischi sono accettabili La probabilità di successo è sufficiente I fattori di sostenibilità sono stati considerati e, se necessario, tradotti in attività, risultati o ipotesi I benefici giustificano i costi Sono stati realizzati altri studi di approfondimento, se necessari


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Dalla analisi-matrice

• Calendario delle attività• Piano di monitoraggio

• Budget


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CALL DEADLINE

Stesura della proposta

Processo di valutazione

Fase di negoziazione

Risultati della valutazione

MANAGEMENT

REPORT

l’iter progettuale

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FASI

1. Programmazione (Programming) – strategia indicativa - Programma

2. Identificazione (Identification) – obiettivi/partner - Idea

3. Formulazione (Formulation) – pianificazione attività – Formulario

4. Finanziamento (Financing) – reperimento risorse - Contratto

5. Attuazione (Implementation) – realizzazione attività – Sviluppo/Monitorag.

6. Valutazione (Evaluation) – valutazione e accountability - Reporting

il project cycle management

PCM = Ciclo di vita del progetto, volto ad identificare i punti principali della vita del progetto

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assicurare un processo decisionale strutturato e ben informato

prevedere un chiaro orientamento al beneficiario finale

incorporare gli aspetti di sostenibilità

utilizzare il LFA

collegare gli obiettivi di progetto agli obiettivi del Programma e a quelli nazionali e settoriali del paese partner

i principi del PCM

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il ciclo di vita del progetto

Definizione dell’idea progettuale& sviluppo del partenariato

Sviluppo del progetto e compilazione del formulario

Ricerca dei partner,elaborazione dell’idea, analisi dei bisogni, individuazione obiettivo generale e della rilevanza dell’idea

Strategia & contenuti, definizione di responsabilità, risorse e impatto, presentazione della proposta

Contratto & avvio delle attività

Firma del contratto e degli accordi, kick-off del progetto e definizione del programma dettagliato delle attività

Implementazione

Coordinamento delle attività, attività di reporting, monitoraggio e comunicazione, gestione finanziaria

Chiusura

Finalizzazione delle attività, loro disseminazione e valutazione, uso dei risultati e follow-up

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definizione dell’idea progettuale

● Sviluppare il concetto di base● Fare un’analisi del contesto (bisogni “condivisi” e

“comuni”)● Ricercare e identificare i partner● Definire l’obiettivo del progetto● Valutare la rilevanza dell’idea progettuale● Coinvolgere gli attori locali● Sviluppare complementarietà con altri progetti● Capitalizzare le esperienze passate● Stabilire contatti con le strutture di programma

Definizione dell’idea progettuale & sviluppo del partenariato


Contratto & avvio delle attivitàImplementazione

Chiusura

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Partenariato Idea•Bisogni condivisi•Spesso prossimità geografica•Spesso conoscenza reciproca tra i partnerAzioni chiave: analisi dei bisogni approfondita e coinvolgimento e partecipazione degli attori locali/regionali

Idea Partenariato•Bisogni comuni, ma in diversi contesti geografici, economici e culturali•Coinvolgimento di diversi soggetti in grado di rappresentare le diverse istanzeAzioni chiave: forte sensibilizzazione in merito ai contenuti, valutazione della conformità dell’idea, ricerca partner estesa

definizione del “concetto di base”

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quando cercare i partner?

Prima possibile!Partecipare ad un progetto internazionale significa che l’idea progetto DEVE rappresentare i bisogni di TUTTI i partner!

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alcune indicazioni per il potenziale proponente…

● Nella fase iniziale non essere troppo specifici: molto dovrà ancora essere discusso e condiviso tra i partner

● Cercare di rappresentare il più possibile l’area di Programma ● Verificare che ciascun partner abbia capacità finanziaria e non

voglia semplicemente “ricevere soldi”● Interpretare e declinare al meglio i “desiderata” di ciascun partner● Organizzare momenti di confronto in fase di preparazione della

proposta● Essere molto chiari (prima possibile) sugli impegni finanziari e sul

budget ● Essere certi che ci sia accordo tra i partner su ciò che si vuole fare● Valutare attentamente che tutti gli attori chiave siano correttamente

rappresentati ed in modo bilanciato (anche a livello geografico)● Fornire la giusta attenzione alla dimensione del partenariato

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Coordinam

ento verticale

coordinamento verticale e orizzontale

EU

Nazionale

Regionale

Locale

privati istituzionicittadini amministrazioni

Coordinamento orizzontale

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gli obiettivi

Idee

Possibili partner

E’ necessario tenere sempre presentegli obiettivi del progetto e ciò di cui ilprogetto si occupa

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valutare e sviluppare la rilevanza dell’idea progettuale

● Sviluppare ricerche di contesto (sui divari e i bisogni)

● Contestualizzare il progetto (a livello nazionale, regionale e locale e nell’ambito del Programma)

● Sviluppare attività-pilota● Raccogliere feedback (dagli attori locali, dai target

group e dagli organismi di Programma)● Individuare le competenze tecniche necessarie

(consulenze e/o gruppi di esperti)● Controllare i progetti già finanziati nel medesimo

Programma

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gli attori locali

● Istituzioni e organismi europei● Amministrazioni pubbliche a livello nazionale/regionale/locale● “Decisori” (coloro che definiscono e indirizzano le regole e gli

standard che governano il vostro ambito di lavoro)● Organizzazioni imprenditoriali e del commercio● Associazioni professionali (gruppi di professionisti che

possono influenzare od essere influenzati dal progetto)● Istituti di formazione● Utilizzatori finali (cittadini, professionisti, ecc.)● ONG● Altri organismi che possono avere interrelazioni con il

progetto

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assistenza da parte degli organismidel Programma

● Giornate informative● Materiale documentale “di indirizzo”● Seminari tematici & eventi per la ricerca partner● Database di proposte progettuali● Assistenza nella caratterizzazione dell’idea

progettuale● Valutazione “informale” dell’architettura e della

bontà del progetto● Incontri individuali di consultazione● Documenti fac-simili (ad esempio accordo di

partenariato)

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sviluppo del progetto

● Definizione del Lead Partner● Definizione degli obiettivi● Finalizzazione dell’articolazione progettuale (contesto,

risultati attesi, impatto, programmazione delle attività e dell’utilizzo delle risorse)

● Costruzione del budget● Rafforzamento dei contatti con le strutture di

Programma● Definizione degli indicatori● Presentazione della proposta

Definizione dell’idea progettuale & sviluppo del partenariato


Contratto & avvio delle attivitàImplementazione

Chiusura

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il principio del Lead Partner

- sottoscrive il contratto con la CE ocon l’Autorità di gestione preposta- è responsabile della gestione finanziaria,managariale ed organizzativa del progetto- è responsabile della corretta attività di reporting- è responsabile della gestione transnazionale del progetto- fa da tramite per i pagamenti, tra l’Autorità di pagamento e i partners- gestisce i rapporti con gli organismi di gestione del Programma- si fa carico di tutti gli aspetti pratici e legali che incontra durante il progetto- è responsabile del passaggio di informazioni tra i partners

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il ruolo dei Partners

Partner:- è responsabile dello sviluppodi alcune attività di progetto edella loro corretta implementazione- contribuisce alla redazione dei rapporti di rendicontazione (tecnica e finanziaria) intermedi e finale- garantisce un corretto passaggio delle informazioni relative al progetto e agli stati di avanzamento- fornisce al LP tutte le informazioni e documenti necessari per una buona gestione del progetto- contribuisce a fare promozione al progetto e alle attività previste

Altri ruoli: Partner associato o Sub-contraente

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i criteri di cooperazione

Implementaz. congiunta

Personale condiviso

Finanziamento

congiunto

Sviluppo condiviso

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il LP come manager del progetto

• Capacità / esperienzaConoscenza del contesto, esperienza nella gestione, contatti e appartenenza a reti, esperienza in progetti comunitari, risorse adeguate e capacità finanziaria

• CoordinamentoCapacità di tenere sotto controllo la strategia e la programmazione, di coordinare e negoziare con partner e attori locali, di monitorare lo stato del lavoro e la tempistica, di gestire i cambiamenti e i rischi

• ComunicazioneCapacità di mantenere impegno/motivazione/equilibrio tra i partner, fungendo da connettore tra di loro e il Programma; fornire supporto e indirizzo laddove richiesto, mantenendo un approccio neutrale e salvaguardando le differenze culturali e la “dimensione umana”

• Gestione finanziariaCapacità di gestione finanziaria e di controllo della spesa

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la scelta dei partner

• Valutazione della capacità finanziaria e tecnica• Equilibrio geografico e finanziario• Capacità di dialogo con i decisori politici• Lettera d’intenti

Impegno a partecipare alle attività di progetto e al suo cofinanziamento

• Partnership agreementModalità in cui tale impegno sarà esplicitato

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la costruzione della proposta

Qual è il nostro bisogno? Quali sono i problemi o le questioni a cui rispondere?

Cosa dobbiamo fare per raggiungere gli obiettivi?

Cosa dobbiamo fare e dove vogliamo arrivare?

Quali risorse ci occorrono per realizzare questo lavoro?

Come possiamo controllare i risultati e

sapere se abbiamo

fatto bene?

1. IDEA

2. OBIETTIVI

3. ATTIVITA’

4. BUDGET

5. INDICATORI

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l’idea

L’idea base può essere rappresentata da una scheda sintetica (titolo, obiettivi, priorità, elenco di possibili azioni, beneficiari, durata, costo totale stimato) ed è il primo momento di consultazione e verifica; è utile per la ricerca partner!

N.B. Adattamento alle priorità e ai criteri di eligibilità del bando.

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gli obiettivi

Specifici Concreti e direttamente correlati al progetto

Misurabili Sia in termini di qualità che di quantità

Raggiungibili Realistici sulla base delle risorse a disposizione (tempo, budget e competenze)

Consistenti Per il Programma, il partenariato e i gruppi target

Correlati alle tempistiche di progetto

Rispetto del timeframe

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…in altre parole

Gli obiettivi sono i pilastri alla base del progetto

Rappresentano la visione dei partner in quanto esprimono perché lavorano assieme e cosa realizzeranno.

CONDIVISI! CHIARI! CONCRETI!QUANTIFICABILI E REALISTICI!

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gli elementi di pianificazione progettuale

Compiti/Tasks: forniscono il quadro del lavoro che deve essere svolto per completare ciascuna attività

Pacchetti di lavoro/Work Packages: definiscono gli outputs e le attività che devono essere “consegnate” agli obiettivi specifici

Obiettivi specifici: necessari al raggiungimento dell’obiettivo generale, secondo un approccio logico

Obiettivo generale (uno per ciascun progetto e condiviso da tutti i partner)

Input dai documenti di programmazione

Libertà nella costruzione

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pianificare il lavoro per:

● Tracciare una “mappa” di come gli obiettivi saranno realizzati● Avere chiarezza su obiettivi comuni● Essere sicuri su responsabilità di ogni partner e risorse richieste● Elaborare con facilità un piano di lavoro operativo a progetto approvato● Essere pronti a realizzare il progetto quando approvato● Limitare i rischi o il fallimento del progetto

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la sostenibilità del progetto sarà determinata da:

● Appropriazione da parte dei beneficiari● Supporto a livello di politiche generali● Appropriatezza della tecnologia● Impatto ambientale, cioè la protezione dell’ambiente e delle risorse rinnovabili● Aspetti socio-culturali/ questione di genere● Capacità istituzionale e di gestione per condurre il progetto● Analisi economica e finanziaria

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T T0 T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12

WP1 T6

WP2 T4+1

WP3 T11

WP4 T4

WP5 T4

WP6 T7

WP7 T1+1+1+1

WP8 T3+3

T = Tempo (mese, settimana, ecc.)

F = Fase

WP = Work-Package

DIAGRAMMA di GANTT

F1

F2

F3

F4

strumenti di pianificazione

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WP1Azione

1.1.1Azione 1.1.2 Risultato A

Azione

1.1.3

Risultato

BRisultato c

OUTPUT

C 1

WP2Risultato

d

Azione

1.2.1

Delivera

ble

WP3Azione

2.3.1

Azione

2.3.2

Azione

2.3.3Risultato E Risultato F

OUTPUT

C 2

WP4Azione

2.4.1Risultato G

Azione

2.4.2

Risultato

H

Delivera

ble

WP5Azione

2.5.1Risultato I

Azione

2.5.2

WP6Azione

3.6.1

Risultato

LRisultato M

WP7 Risultato N Risultato O

WP8 Risultato PRisultato

Q

Delivera

ble

F = Fase

WP = Work-Package

F4

DIAGRAMMA PERT

F1

F3

F2

strumenti di pianificazione

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gestione delle risorse

Durata

Sequenzialità

Risorse necessarie (anche esterne)

Costi

Rischi

TEMPO

INPUT

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cause di rischio

Esterno (ambientale, politico)

Interno (pianificazione, costi, cambio di opportunità, inesperienza, approvvigionamento, staff)

Tecnico (modifiche nelle tecnologie utilizzate)

Imprevisto

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pacchetti di lavoro

La pianificazione del progetto è costruita attraverso la definizione di attività a cui attribuire responsabilità, tempistica, risorse, output, risultati ed impatto……….ovvero attraverso la creazione di pacchetti di lavoro

IDEA - OBIETTIVI - PIANIFICAZIONE ATTIVITA’

PACCHETTI DI LAVORO

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Il Work Package è l’insieme delle attività necessarie per svolgere un compito specifico (job) o un processo (report, disegni, documentazione, pezzi fisici, servizi). (Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione di Progetti per Informatici)

Definisce le attività da svolgere nel dettaglio.

Le singole attività che compongono un WP sono normalmente chiamate«Task»

WP e task

Rita Fioresi 58

pacchetti di lavoro, compiti e attività

Obiettivo generale

Obiettivo specifico 1 Obiettivo specifico 2 Obiettivo specifico 3

Pacchetto di lavoro 1:Coordinatore:Outputs:Durata:Costi:




Task 1.1:Responsabile:Durata:Costi:



Attività 1.1.1:

Attività 1.1.2:

Attività 1.1.3:



Attività 2.2.1:

Attività 2.2.2:

Attività 3.1.1:

Attività 3.1.2:

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● è correlato al raggiungimento di almeno un obiettivo specifico (di medio o lungo periodo)

● deve avere un partner responsabile● deve ricevere il contributo di più partner ● deve adottare una metodologia, un approccio, mezzi e

strumenti● deve avere una durata specifica espressa in mesi, usando

la gantt chart (calendarizzazione), in modo da valutare ● la successione delle attività● quanto tempo ci vorrà per ogni attività

● ha un budget definito (risorse e competenze)● è determinato da più tasks che producono deliverables,

cioè l’evidenza concreta e misurabile dell’avanzamento dei lavori

…ciascun WP:

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esempi di WP

Gestione e coordinamento Comunicazione/disseminazione/sensibilizzazione (monitoraggio/valutazione)

Analisi, studi, ricerche Sviluppo congiunto Networking/scambio/confronto Azioni pilota Contestualizzazione dei risultati/mainstreaming

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esempi di deliverables

Un report (anche quelli obbligatori da contratto) La costruzione di un prototipo L’organizzazione di una conferenza con i relativiatti La pubblicazione di un libro, articolo, paper Un database Un questionario Un particolare risultato di una certa fase di ricerca Un sito web Un piano di disseminazione

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checklist

● La suddivisione dei pacchetti di lavoro segue un approccio logico e coerente al raggiungimento degli obiettivi

● Tasks e attività sono quelle necessarie per il completamento di ciascun pacchetto di lavoro

● Anche le fasi di “gestione” e “disseminazione/pubblicità” sono incluse nel progetto

● I tasks sono distribuiti tra i partner in modo bilanciato sulla base dell’esperienza e delle risorse disponibili

● Outputs misurabili sono definiti per ogni pacchetto di lavoro

● Ciascun pacchetto di lavoro sottende il raggiungimento di uno o più di uno obiettivo specifico

● Tempi e budget sono stati attribuiti ad ogni pacchetto di lavoro in modo coerente, realistico e bilanciato

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struttura esemplificativadel pacchetto di lavoro

ATTENZIONE AL NR DI

PACCHETTI! PIU’ LE ATTIVITA’

SONO CONCENTRATE PIU’ E’ FACILE LA GESTIONE

DEL PROGETTO E MANTENERE LA COERENZA

NEL RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI!

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esempio di pacchetto di lavoro

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il budget

Quanto costa? BUDGET

WP

Azione …

Azione 1

Azione 2

Azione 3

Risorse finanziarie necessarie




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stima dei costi

● Quali risorse (persone, strumenti, materiali, investimenti) sono necessari per ogni attività?

● Qual è il costo per ogni risorsa?

● Quali i possibili imprevisti?

● Quali sono i costi generali?

UTILIZZARE PRECEDENTI ESPERIENZE

NON TENERE MARGINI DI SICUREZZA TROPPO ELEVATI

CHIEDERE PREVENTIVI (UTILE ANCHE DOPO!)

ATTENZIONE ALLA SUDDIVISIONE DEL BUDGET NELLA PERIODIZZAZIONE

DEL PROGETTO (NEL 1° ANNO SI SPENDE MENO!)

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costi eligibili

Staff (salario attuale + quote previdenza sociale, etc)Travels and subsistence (vitto e alloggio)External Expertise (consulenze e appalti)Equipment (acquisto) nuovo o seconda-manoMeetings and events OverheadsOther costsPreparatory costs……

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gestione della spesa

I costi devono essere NECESSARI per l’implementazione dell’azione

Essere sostenuti dai beneficiari e dai partner effettivi (non associati) nel periodo temporale eleggibile

Essere registrati nelle uscite del proponente o dei partner effettivi, essere chiaramente identificabili e verificabili, oltrechè giustificabili tramite documentazione.

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gli indicatori

Strumenti che permettono di controllare la realizzazione del progetto in tutte le sue fasi

ma anche….

Strumenti per valutare ex ante se il progetto ha valore aggiunto, è realistico, coerente, ben strutturato e quindi FINANZIABILE!

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tipi di indicatori

• OUTPUT: Quali sono i prodotti tangibili delle attività?

(nr report, nr articoli, nr partecipanti, nr buone prassi…)

• RISULTATI: Quali sono i benefici degli output?

(nr di politiche regionali migliorate, nr di persone che hanno migliorato conoscenze…)

• IMPATTO: Quali effetti a lungo termine dei risultati?

(migliore qualità di vita, aumento occupazione…)

Consigli

Far sempre riferimento a queste domande altrimenti il progetto non risulterà chiaro a chi dovrà valutarlo!

Gli indicatori devono dimostrare una forte corrispondenza ad output ed obiettivi e devono essere logicamente correlati tra loro e nelle varie fasi

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i requisiti dei bandi

● Il contenuto della proposta: documentazione legale, presentazione dei partner, work plan, ecc.

● La proposta finanziaria: percentuali max di ammissibilità relative alle categorie di spesa o ai singoli partner, ecc.

● Modalità di presentazione del progetto: on line, cartaceo, ecc.

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1. Analisi di contesto: priorità del Programma, priorità di policy, analisi degli stakeholder, analisi dei problemi, complementarietà con altri progetti, esperienze pregresse, selezione dell’ambito d’intervento

2. Descrizione del progetto: titolo, obiettivo, scopi, risultati attesi, target e beneficiari, durata e luogo articolazione delle attività, partner e costi

3. Strumenti di gestione: strutture di coordinamento, responsabilità e compiti, sistemi di monitoraggio e valutazione, pianificazione finanziaria

4. Fattibilità e sostenibilità: economica-finanziaria, ambientale, tecnica, sociale, valutazione dei rischi

la struttura di base dell’AF

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1. Denominazione del progetto2. Problema affrontato: le principali cause o origini, e i principali

effetti negativi3. Principali beneficiari: coloro che in definitiva beneficeranno

dell’azione.4. Durata dell’azione5. Sintesi: breve descrizione del progetto che presenti: l’obiettivo

generico, le attività da svolgere, la durata, l’approccio metodologico, i principali risultati attesi, il loro utilizzo e la loro diffusione.

6. Elementi innovativi e di sostenibilità7. Strategie organizzative: gestione, coordinamento, monitoraggio

e valutazione8. Budget9. Disseminazione dei risultati

descrizione dell’azione

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Obiettivo specifico del progetto: risposta fornita dal progetto al “problema” individuato.Origine e preparazione del progetto: ricerche preparatorie condotte sull'argomento e/o l’origine dell’iniziativa proposta.Gruppo(i) destinatario(i): destinatari diretti del progetto (fungono da tramite per i beneficiari finali).Attori del progetto: partner e partner associati, incluse le modalità di funzionamento del partenariato.Elementi innovativi o inediti: aspetti che rendono innovativo o inedito il progetto.Valore aggiunto europeoRischi e difficoltà prevedibili che potrebbero compromettere la realizzazione del progetto.Fattori esterni favorevoli vice versa.

risposta fornita dal progetto

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Approccio, metodologia: metodi di lavoro, presupposti scientifici, filosofia dell’azione proposta.Attività svolte, mezzi utilizzati: attività da svolgere e mezzi da impiegare per ottenere i risultati richiesti.Organizzazione, modalità di esecuzione: ruolo e responsabilità di ogni partecipante; compiti di ciascuno; modalità di assunzione delle decisioni, di organizzazione e di gestione del progetto.Risultati: i principali risultati fisici e non fisici previsti, utili e necessari alla realizzazione dell’obiettivo specifico.Utilizzo e diffusione dei risultati: i piani per la diffusione e l’utilizzo dei risultati previsti.

modalità di attuazione del progetto

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logica d’intervento:Attività Output Risultati

un progetto di successo• nasce da bisogni reali e prioritari: coerente, ben descritto,

capace di impostare un dialogo con i livelli istituzionali• dimostra un buon impegno da parte dei partner:

motivazione e competenza• risulta ben pianificato e fondato su un assetto

organizzativo funzionale (capacità di gestione e coordinamento e di comunicazione esterna)

• dimostra una buona capacità in termini di sostenibilità (finanziaria, istituzionale e politica)

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alcuni punti di attenzionenella gestione di un progetto comunitario

Rita Fioresi

Difficoltà Conseguenze Misure Aspetti finanziari e amministrativi

Sostituzione di un PPSostituzione in un PP della persona incaricata del progetto

Modifica al PARitardi

Informare JSModificare la pianificazione delle attività

Qualità insufficiente delle informazioni fornite ai controllori di primo livelloQualità insufficiente dei report dei controllori di primo livelloSistema di controllo di primo livello inefficace o rallentato

Ritardi di rendicontazione/pagamenti/ attività

Informare i PP sugli obblighi dei controllori di 1 livelloVerificare le competenze dei controllori di 1 livelloIncoraggiare la partecipazione dei controllori agli eventiinformativi del ProgrammaInformare il JS sulle problematiche incontrate con i sistemi di controllo centralizzati

Insufficienza di liquidità in un PPIncapacità di affrontare la spesa se prima non si è ottenuto il rimborso

RitardiRischio di uscita del PPRischio di disorganizzazione

Informare preventivamente i PPsugli obblighi finanziariLimitare gli impegni su pochi progetti EU

Scarsa esperienza in progetti EU

Ritardi Mantenere i PP sempre informati sugli obblighi finanziari, di gestione, di partecipazioneLimitare gli impegni su pochi progetti EU

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Rita Fioresi

Difficoltà Conseguenze Misure Sviluppo delle attività

Difficoltà tecniche, amministrative e legali sullo svolgimento di alcune operazioni progettuali

Ritardi Analizzare preventivamente e tempestivamente i rischi tecnici, amministrativi e legali

Difficoltà e ritardi nellagestione delle procedure di evidenza pubblica

Ritardi Analizzare preventivamente le necessità inerenti l’avvio delle procedurePrendere contatti preventivi con l’ufficio preposto alla gestione delle procedureInformare l’ufficio preposto sulle tipicità dei progetti EU

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Rita Fioresi

Difficoltà Conseguenze Misure Operatività del partenariato

Mancanza di un coordinamento efficace e efficiente

Perdita di coerenza delle attivitàRitardiRischio di perdita di coinvolgimento dei PPRischio di redistribuzione dei compiti tra i PP

Porre particolare attenzione allo scambio informativo con i PP meno espertiRispettare competenze e capacità dei PP nell’attribuzione di compiti e ruoli

Qualità dei rapporti di rendicontazione insufficiente

Ritardi attività / pagamentiPerdita di coesione nel partenariato

Porre particolare attenzione allo scambio informativo sulle regole di rendicontazione

Ritardi e sovrapposizioni nellosviluppo delle attività da parte di alcuni PP

Rischio di perdita di coerenza del progetto, di disorganizzazione e ritardi

Calendarizzare tutte le attivitàFornire regolarmente richiami sulle scadenze

Insufficiente capacità amministrativa di alcuni PP

Ritardi nella rendicontazioneMancanza di qualità delle rendicontazioni

Porre particolare attenzione allo scambio informativo sulle regole e gli obblighi di rendicontazione

Difficoltà comunicative dovute alla lingua

Rischio di confusione, di ritardi e di isolamento dei PP

Verificare la capacità comunicativa dei PPFornire traduzioni quando necessario

Mancanza di coinvolgimento di un PP

RitardiDisorganizzazione del partenariatoMancanza di qualità delle operazioni

Facilitare il continuo scambio tra i PPEvitare il coinvolgimento di PP dell’ultimo minutoDistribuire equam. le attività

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Rita Fioresi

Difficoltà Conseguenze Misure Grandi progetti o progetti complessi

Difficoltà di gestione (numero di partner, moduli, attività e budget)

RitardiRischio che alcune attività non vengano realizzate

Prevedere il tempo necessario per la fase di avvio del progettoAssicurarsi che i partner siano tutti consapevoli dei propri compiti e responsabilitàAdottare meccanismi di animazione e monitoraggio

Comunicazione e valorizzazione dei risultati

Incapacità di trovare una convergenza tra i PP sui processi di comunicazioneContenuti comunicativi generici

Rischio di perdita di visibilità del progetto

Attribuire la responsabilità della comunicazione ad un PP «forte»Sviluppare un piano di comunicazione condivisoFare ricorso a servizi esterni se necessario

Insufficiente coinvolgimento dei soggetti target e dei decisori politici

Rischio di perdita di visibilità del progettoRischio di scarsa valorizzazione dei risultati

Identificare chiaramente i soggetti target in fase di progettazione (anche diversificati sui territori coinvolti)Prevedere con i soggetti target e i decisori politici continui confronti in fase attuativa

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Grazie per l’attenzione!

….progettate e non fatevi progettare!

Rita Fioresi

Rita Fioresi 83

L’Europrogettazione · Quando dobbiamo fare le attività? Come costruire un piano di lavoro? Come...

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