eBook rel.1

Kill MailUccidere la mail quando non è

necessaria e ci complica la vita in azienda

10 Problemi quotidiani nell’uso sbagliato della posta elettronica in azienda.

www.easyintranet.it

Sommario

INTRODUZIONE

1 – A chi scrivo? Alle persone o all’ufficio?

2 – Flessibilità organizzativa come ?

3 – Condividere le informazioni senza “rumore”

4 – Cooperare a distanza e in tempi diversi

5 - Spingere tutti assieme

6 - Faccio io o fai tu?

7 – Ma è GRATIS !

8 – Spedire o “vedere” la posta ?

9 - Svuotare la posta in entrata è GENIALE !

10 - Neoassunto … finalmente o che fatica?!?

INTRODUZIONELa mail è uno strumento straordinario e da quando Ray Tomlinson l’ha inventata all’interno del progetto ARPANET nel 1971, è diventato lo strumento più usato nelle comunicazioni. Secondo la rivista online Email Marketing Reports ogni giorno nel mondo vengono inviate 247 miliardi di e-mail, in pratica una ogni 0,00000035 secondi.

Un successo straordinario legato al GRATIS e al FACILE.

Ma è uno strumento realmente efficace e produttivo SEMPRE ? E vale anche per una ORGANIZZAZIONE ?

Le tecnologie dagli anni ‘80 con la nascita del Personal Computer (e foglio elettronico e programma di scrittura …) ci hanno fatto illudere che tutto potesse girare attorno alle persone e che gli strumenti individuali potessero funzionare alla grande per tutti i problemi all’interno di un’azienda, dallo scrivere al calcolare, dal comunicare all’archiviare...

Ma rapidamente mandare una mail, che era mille volte meglio di una lettera o di una telefonata o di un fax, ha generato oggi, centinaia di mail che provocano caos, rumore e confusione in ampi strati dell’azienda. Mail che viaggiano in tutte le direzioni con decine di CC e allegati, telefonate ai colleghi per “ … hai aperto quella mail? Ha risposto Mario?” o per investigare “... ma la relazione è dentro il Server? ma dove?” o per richiedere “...scusa potresti rimandarmi quel file? non trovo più la distinta, ti è rimasta una copia?”.

Questo breve eBook è dedicato a tutti coloro che in Azienda sono stanchi di farsi carico di uno sforzo che sentono inutile senza gli strumenti giusti. A tutti i Don Chisciotte stanchi dei mulini a vento dei gigabyte di mail e di server pieni di documenti non classificati, non protetti e ingestibili.

In 10 problemi diffusissimi in cui vi ritroverete, e su cui decidere di cambiare, scegliendo finalmente quello che c’è già, che potete avere anche voi, e che non sapevate esistesse !

Buona lettura

1 – A chi scrivo? Alle persone o all’ufficio?Tutte le organizzazioni sono tali perchè … si organizzano! E quindi hanno uffici per l’Amministrazione, per il Marketing e le Vendite, per il Magazzino e la Produzione.

Le informazioni all’interno dell’azienda dovrebbero proprio andare nello stesso modo, organizzate per UFFICIO. E così anche le informazioni che entrano o che escono dall’azienda!

Spesso invece comunichiamo in azienda, o con le altre aziende, con le mailbox delle PERSONE e non con l’UFFICIO che ci interessa.

Le persone possono essere in malattia o ferie, oppure possono aver cambiato ufficio o addirittura azienda. Quindi succede che dopo qualche giorno telefoniamo per farci dare il nome di un collega o, se siamo fortunati, il collega re-instrada la mail a chi può rispondere. Ma più spesso la nostra mail è andata in un buco nero, con tanto tempo perso !

Oppure violiamo la legge sulla Privacy e facciamo scaricare le mail personali da diverse persone fornendogli la password personale.

Il grande vantaggio di un sistema documentale INTEGRATO nella posta è la possibilità di organizzare i flussi dei documenti sull’organigramma degli uffici. Infatti un sistema documentale viene innanzitutto configurato disegnando l’organigramma dell’azienda e quando arriva una mail la SMISTA per UFFICIO e RESPONSABILITA‘, così come definito nel disegno dall’Azienda. Questo rende tutto più semplice e sicuro. E’ CERTO che comunichiamo con qualcuno, perchè nell’ufficio ci sono più persone, e anche se le persone cambviano o si spostano noi parleremo sempre con le persone giuste per quella attività. Ad esempio l’ufficio AMMINISTRAZIONE per una fattura, con l’ufficio ACQUISTI per proporre una offerta, con PERSONALE-HR per proporre una candidatura etc…

Ci sono tante soluzioni, ma la più collaudata ed efficace è una INTRANET con GESTIONALE DOCUMENTALE.

2 – Flessibilità organizzativa come ?Le Imprese devono ogni giorno adattarsi al mercato, ai clienti, ai fornitori, alle istituzioni. E’ un processo continuo che può essere anche molto faticoso e costoso. Ad esempio spostare di ruolo e ufficio alcune persone, affidare pratiche e archivi a neoassunti, oppure addirittura cambiare sede.

Questi cambiamenti sono costosi e pieni di incognite, con l’incertezza su ciò che verrà perso o di quando ci sarà il ritorno alla “normalità”. Anche solo spostare le mail da una persona ad un’altra, o subentrare alle mail di un collega, passate e future, è spesso impossibile.

Ma se i documenti fossero tutti digitali e raccolti e organizzati tutti NON SULLE PERSONE o i PC (sulle mailbox individuali) ma SUGLI UFFICI, o sulle PRATICHE/COMMESSE … forse basterebbe un click per ASSEGNARE le chiavi dell’ufficio (virtuale) alla persona!

Questo è quello che fa un Gestionale Documentale (integrato alle mail e agli archivi e installato sul web) che assegna naturalmente le mail, i fax, la PEC, la carta digitalizzata, tutti documenti e i raccoglitori, per UFFICIO, e li organizza per PRATICA/COMMESSA con un tipo di impostazione AZIENDALE e non PERSONALE.

Infatti le persone sono assegnate agli UFFICI in cui sono già organizzati i documenti e le PRATICHE/COMMESSE. Questo rende facile cambiare, con la sicurezza di non perdere nulla.

Cambiare di sede, cambiare una persona di ufficio o ruolo, subentrare ad una persona in un ufficio o ruolo diventa facile e sicuro. La FLESSIBILITA’ organizzativa non è più un trauma per le persone che hanno sempre sulla scrivania i documenti giusti, e per l’Azienda che non perde nè documenti nè interrompe i processi.

3 – Condividere le informazioni senza “rumore”Nelle Aziende condividere significa spesso inviare tante mail in CC (copia carbone), per coinvolgere i colleghi.Purtroppo questa modalità con uno strumento, come la posta elettronica, nata per la comunicazione 1 ad 1 può diventare la fonte di un rumore fastidioso di decine di mail che si ricevono per venire coinvolti e aggiornati su cento cose diverse senza capire il senso del coinvolgimento e/o lo stato di quelle attività. Il risultato è una grande confusione nella nostra mailbox, GigaByte inutili e ben poca efficienza.

A fine giornata spesso su 100 mail oltre la metà le abbiamo ricevute “per conoscenza” di qualcosa spesso senza capo né coda e senza la cognizione del ruolo che dovremmo avere in quelle attività.

● La soluzione NON E’ SPOSTARE le informazioni duplicandole a tutti, ma avvisare che le attività sono in corso e che è richiesto un certo tipo di coinvolgimento. Senza intasare la mailbox di documenti inutili e senza creare rumore nelle nostre attività principali.

● La soluzione NON E’ mandare in CC a decine di persone la mail perchè sappiano ma sfruttare l’automatismo dei sistemi di gestione documentale che con un sistema di AVVISI ci informa istantaneamente se un documento di nostro interesse richiede la nostra attenzione. Ci informa anche se si è aperta una discussione su un documento o se finalmente è stato allegato il file che si aspettava.

La gestione di questi avvisi è ordinata e personalizzabile, decido quando guardarli e per quali situazioni attivarli.

Condividere è indispensabile, ma con lo strumento giusto.

4 – Cooperare a distanza e in tempi diversiSpesso capita di non capire la mail o il documento che riceviamo ed è necessario consultare diversi colleghi su ciò che è “sottinteso” o che dovremmo ricordare oppure che è conosciuto solo da un altro collega.

I colleghi sono spesso impegnati in altre attività o sono addirittura in un’altra sede. Allora mandiamo una bella mail con allegati e chiediamo al gruppo di colleghi, di aiutarci a capire o ricordare.

Ma alla 4 risposta, magari a distanza di diversi giorni, è ′ peggio di prima e neppure ci ricordiamo cosa non avevamo capito. Ma soprattutto siamo entrati in un ginepraio in cui alcuni dei colleghi ci rispondono via mail chiedendo a noi altre spiegazioni !

In tanti casi come questo, disporre di una soluzione di discussione in forma di bacheca web, direttamente sulla mail o sul documento, rende rapido il coinvolgimento, chiaro il contesto della richiesta e coerenti gli interventi dei colleghi.

La soluzione, quindi, è cambiare strumento, NON usare la mail, ma un sistema documentale con “bacheca web” di discussione attivabile su ogni mail e documento.

Riduciamo il numero di mail inutili ed evito di intasare la mailbox mia e dei colleghi, ottengo le risposte ordinate e CONDIVISE con tutti quei colleghi che possono leggere anche le annotazioni degli altri, e, soprattutto, anche a distanza di settimane, ritrovo la discussione ben ordinata e agganciata a quella mail-documento.

Semplice e coerente, con lo strumento giusto!

5 - Spingere tutti assiemeUno dei grandi problemi delle organizzazioni moderne è far circolare le informazioni in maniera veloce e tempestiva senza ingessare o appesantire le attività quotidiane.

Spesso non si è informati di quello che succede nell'ufficio accanto e siamo costretti ad alzarci, o telefonare, per chiedere al collega se quella cosa è stata risolta e procede, oppure se quella informazione è stata trovata.

Le soluzioni sono le più creative: dagli agguati fuori dagli uffici o alla macchinetta del caffè, oppure i post-it lasciati con la richiesta di essere ricontattati, o ancora alle continue mail con richiesta di aggiornamento.

Quanto costa ad una organizzazione non utilizzare uno strumento di comunicazione collaborativa?

E se ci fosse una funzione di REGISTRA LA STORIA DEL DOCUMENTO ? Le intranet ed i gestionali documentali, consentono di vedere tutti i flussi documentali autorizzati in visualizzazione anche dei colleghi, e permettono di registrare chi visualizza, chi prende in carico, chi modifica e come, e chi ha risposto alla mail ricevuta.

Il vantaggio è doppio si per chi fa che per chi deve vedere: per chi vuole sapere a che punto è una attività la può verificare guardando lo stato delle icone del documento, e chi vuole far sapere che ha fatto una azione è stato registrato e quindi non deve cercare qualcuno per avvisare di aver fatto!

Passare ad un documentale e abbandonare i client di posta elettronica individuale è la soluzione Aziendale di una comunicazione tracciata e trasparente.

6 - Faccio io o fai tu?Spesso con i nostri colleghi organizziamo lo scarico condiviso dalle mailbox aziendali per dare continuità di risposta ai nostri clienti. Ad esempio la mailbox m.rossi@ditta.it la configuriamo su diversi PC per poterla scaricare fra tutti i commerciali dell'ufficio. E' una soluzione semplice e che non costa nulla anche se non legale per la legge sulla Privacy.

Il problema sorge quando non siamo tutti in ufficio nello stesso momento e riceviamo una richiesta da un importante cliente. Rispondo io? Oppure avrà già risposto un collega? Ma se sono fuori ufficio anche loro ma scollegati dalla posta?

Esiste uno strumento che fa capire a tutti nell’ufficio CHI ha preso in carico quel messaggio? Un sistema documentale ha la funzione specifica BLOCCA PER PRESA IN CARICO. Il primo che legge la mail, può prendere in carico la richiesta e agli altri rimarrà la comunicazione colorata e BLOCCATA nelle risposte perchè il collega “Mario sta gestendo dalle ore 12:10 di oggi questa mail”, ad esempio.

Questa funzione è molto utile per CONDIVIDERE ordinatamente anche senza essere tutti nella stessa stanza, e per sapere se ad una richiesta di un cliente, quale nostro collega stà già rispondendo e da quando.

Non sempre i client di posta elettronica tradizionali sono la soluzione, perchè pensano egoisticamente solo alla propria mailbox e non in maniera Aziendale all’ufficio e ai colleghi.

7 – Ma è GRATIS !I client di posta spesso sono GRATIS e non si cambia con uno strumento a pagamento perché GRATIS È MEGLIO.

● Ma un sistema di posta senza un motore di ricerca veloce come Google, e che estenda la ricerca anche negli allegati, quanto tempo fa perdere a chi ci lavora quotidianamente per ore?

● Ma se non ci permette di cercare a livello AZIENDALE nelle mail e nei documenti, quanta inefficienza alimenta con richieste a colleghi e stampe?

Vediamo quanto ci costa effettuare ricerche nella Posta Elettronica

Il tempo che dedichiamo alle ricerche in posta varia molto, da 10 minuti al giorno a, talvolta, ore. Se 1h di un lavoratore COSTA € 25,00, anche solo 10 minuti, se possono essere ridotti dell’80%, sono un costo di 8 minuti al giorno risparmiato, da dedicare ad altre attività produttive.

In un mese, fa 2h e 40 minuti persi, in soldi sono oltre € 65 persi. Persi dicevamo COME MINIMO ogni mese. Se moltiplichiamo per 20 dipendenti e per 1 anno intero la cifra MINIMA è € 14.300 solo per una funzione come la ricerca e risparmiando 8 minuti al giorno!

Allora utilizzare un gestionale documentale integrato ad un client di posta VALE LA SPESA per un’Azienda?

8 – Spedire o “vedere” la posta ?Se devo inviare una nuova procedura aziendale con un istruzioni e moduli allegati, e la invio per posta, questa viene distribuita in 10 mailbox, quindi in 10 copie duplicate sul disco, sia sul server che in locale, e quando i colleghi la scaricano, non sempre mi mandano la ricevuta di visione che devo poi recuperare per sapere CHI l’ha ricevuta e letta. Ma questo traffico è NECESSARIO?

Con una bacheca documentale INTEGRATA nella posta riduciamo i duplicati e salviamo spazio su disco.

Sarebbe bello avere una bacheca documentale INTEGRATA nella posta, che non “spedisce” le mail interne dell’azienda, ma le mostra nella stessa bacheca delle mail, in modo che le 10 persone vedono, e scaricano, gli allegati dall’unico documento originale pubblicato. E che bello se IN AUTOMATICO, senza bisogno di far nulla, mi ritrovassi l’elenco di chi ha visto e scaricato la posta, perchè non c’è bisogno di una mail di ricevuta, basta tracciare l’elenco degli accessi !

Doppio vantaggio:

● Non moltiplico per 10 lo spazio nel server di posta con documenti identici risparmiando i costi di disco e backup del server di posta.

● ho una comoda tabella riassuntiva con tutti i nomi e gli orari di accesso e presa visione dei documenti, semplificando il controllo collaborativo

Oggi si va più veloci ad accedere all’informazione, che a spedirla, come aveva detto oltre 10 anni fa anche Jeremy Rifkin ! Ci sono tante soluzioni, ma la più collaudata ed efficace è una INTRANET con GESTIONALE DOCUMENTALE.

9 - Svuotare la posta in entrata è GENIALE !La cartella POSTA IN ENTRATA è spesso un incubo. Arrivano decine di mail a raffica e l'unica cosa che possiamo fare è: rispondere con urgenza o cancellare.

Se lasciamo le mail in POSTA IN ENTRATA, in breve le perdiamo di vista perchè l'arrivo di altre mail le farà scorre sempre più in basso fino a non vederle più e farci dimenticare quello che dovevamo fare.

Spesso creiamo cartelle per ordinare le attività per cliente o ufficio o pratica. Ma il problema si sposta di poco perchè una attività che vogliamo o dobbiamo prendere in considerazione, ad esempio, a fine mese è probabile che venga dimenticata anche se è archiviata in una cartella. E comunque quando i clienti o gli uffici o gli affari sono tanti, anche TANTE cartelle fanno perdere la testa.

Ma se avessimo a disposizione uno scadenziario potremmo far "scomparire" dalla POSTA IN ENTRATA di oggi quella mail e farla "ricomparire" il giorno in cui devo lavorarla. Avremmo una cartella sempre ordinata e leggera ma soprattutto non scorderemmo mai qualche mail in fondo a qualche cartella.

Peccato che i client di posta non sappiano fare questa cosa!

Solo i gestionali documentali hanno degli scadenziari efficienti che ci permettono di gestire bene la posta organizzando QUANDO vederla per trattarla al momento giusto. Inoltre solo i documentali possono organizzare (fascicolare in cartelle) le mail per cliente o per “affare” anche in automatico e senza limiti al numero dei fascicoli.

10 - Neoassunto … finalmente o che fatica?!?

Finalmente un nuovo collega che ci aiuterà nel lavoro ! Ma chi gli spiega tutto? E come faccio a passargli i documenti?

Ma il neoassunto cosa conosce dell’azienda? Delle attività in corso con clienti e fornitori? E’ stato preparato ed ha appreso i fondamentali della nostra azienda?

● Missione e visione aziendale● Organigramma e riferimenti : gli stabilimenti, gli uffici e i colleghi a cui riferirsi per il lavoro● Planimetria e riferimenti per la sicurezza o il ristoro

E come faccio a passargli i documenti? Gli mando 50 mail con con tutti i documenti modello? E per le attività in corso? Gli faccio delle fotocopie dei documenti delle pratiche in corso? E come gli spiego come archiviare i documenti e le pratiche aziendali?

Se avessi un sistema documentale avrei la cartella con tutti i documenti MODELLO e poi con un click potrei mettere il suo account nell’ufficio giusto e … appena entrato nel gestionale avrebbe sotto gli occhi tutti i documenti che stiamo trattando nell’ufficio specifico, e poi vedere tutti i fascicoli in stato di produzione e …. quanta fatica in meno!

Se avessi una Intranet con un semplice percorso di inserimento audiovideo in e-learning, un Entry Kit standardizzato e con tutto quello che deve sapere, e magari anche qualche quiz per verificare che abbia ben capito, potrei con un click assegnagli il percorso ed i quiz il 1’ giorno di inserimento e quanta fatica in meno! A fine giornata saprei esattamente quello che ha capito e potrei subito inserirlo con fiducia e senza dare stress ai colleghi.

Bello lavorare con una Intranet e un Gestionale Documentale!