iSupplier Portal Supplier Manual external user - bhge.com Portal... · Cliccare su “Full list”...

1Oracle Primavera Project Suite

Sou Docs management Training Material

User ManualJuly, 2016

iSupplier PortalSupplier Manual_external user

2iSupplier Portal Training Material

IndexIndice

1. iSupplier Portal Creazione dell’utenza (“UserID”)

2. Accesso al iSupplier Portal

3. Negoziazioni – RFQ/RFI/eAuction

4. Visualizzazione degli ordini d’Acquisto

5. Shipments• RTS Gestione delle Date• iSP Caricamento Massivo tramite csv file• iSP Gestione delle Milestones• Caricamento documenti del fornitore

6. Fatture e Pagamenti

7. Notifiche

8. WF di Collaborazione Esterna

9. FAQ – English

10. FAQ - Italiano


Supplier Portal Oracle integrated solution

Caratteristiche principali

MDR Certificates / VDR Eng Tech Docs / Regulatory / Country of Origin / LISL / Barcode / SPIR

Project introduction

NegotiationWL management

RFQ

eAuctions

Tech Docs / BOM

Tech Alignment

ITO RFI

Fulfillment

Dates management

Tech Docs / BOM

Milestones

Docs upload *

Barcodes

GE Oil & Gas iSupplier Portal (ISP) è un'applicazione di collaborazione tra i fornitori di GE Oil & Gas con i Buyer e gli SPA.iSupplier portal consente ai fornitori di partecipare alla richiesta di offerta / richiesta di informazioni / eAuctions, scaricare documenti tecnici e BOM relativi ai vostri ordini e RFQ, caricare documentazione tecnica VDR e certificati MDR, gestire le date relative agli ordini, visualizzare fatture e pagamenti.


iSupplier Portal Creazione della“UserID”


Creazione UserID B2BLink - https://www.ge-registrar.com/gecentral/register.jsp?ditbranch=200

Seguire I passaggi come da screenshot di cui sotto. Vi ricordiamo che la mail deve esserepersonale con estensione aziendale della persona richiedente.


Creazione UserID B2BSelezionare e rispondere alla password di controllo. Questo processo viene utilizzato per verificare l’identità se la password è stata dimenticata. Completare di seguito la procedura di controllo della sicurezza, trascinando l’oggetto richiesto dal sistema all’interno del cerchio.


Creazione UserID B2BCliccando su «Invia», riceverà questa notifica: «La registrazione per Single Sign On (SSO) è stata eseguita correttamente. Riceverà una e-mail di conferma della modifica.»

Il processo è completato. Dovete inoltrare la conferma della creazione dell’UserID a [email protected] . Il supporto aprirà un ticket interno per configurare la vostra UserID ad utilizzare iSupplier portal.


iSupplier Portal Log in


Supplier Log in

Oracle Login: per accedere ad Oracle iSP inserisci il tuo UserID, la password di Oracle e quindi fare clic su Login.

Accesso UserID: l'accesso a GE extranet usa il seguente link

https://oscar.geoilandgas.comInserire l’UserID, la password e fare click su Login.

1

iSupplier Portal

Navigation

iSupplier Portal Log

in

501XXXXXX

501XXXXXX

Se non si dispone di UserID, non utilizzare questo link, ma chiedete al Buyer di aprire un external workflow a vostro nome.

2


Supplier home pageLa ricerca veloce può essere utilizzata per accedere direttamente a qualsiasi documento (PO, spedizione, fatturazione e pagamento) inserendo il numero nella casella di testo e premendo «GO»

Cliccare sul link per controllare le informazioni del documento

Cliccare su “Full list” per controllare tutte le notifiche ricevute.

iSupplier Portal

Navigation

iSupplier Portal Log

in


Pagina di ricerca sempliceConsigli e suggerimenti:Il parametro di ricerca può essere rapidamente inserito digitalizzando i primi caratteri nel campo di ricerca e facendo clic sul tasto Tab.

NotaQuando si inseriscono valori di ricerca, è possibile utilizzare il segno di percentuale per cercare gli elementi generici.

Se ci sono parametri mandatori di query, il sistema li evidenzia in questa sezione.

Quando almeno i criteri obbligatori sono compilati, potete fare clic su GO per eseguire la query.

Questa icona permette all'utente di cercare un parametro di query quando non conosce il valore giusto o completo.

Questa funzione permette di estrarre la list visualizzata in documento Excel.

iSupplier Portal

Navigation

Search Options


Pagina di ricerca avanzata

Quando I criteri mandatori di ricerca sono compilati, cliccare su “Go” per effettuare la ricerca.

È possibile applicare campi di ricerca supplementari secondo le opzioni presenti nella lista di valori.

Fare click su questo pulsante per ritornare su “Simple Search”, o vice versa.

Nel caso di più filtri è necessario scegliere se cercare utilizzando tutte le condizioni o qualsiasi condizione (e / o).

Diversi operatori (filtri) di ricerca sono disponibili al fine di precisare le condizioni di corrispondenza per ogni ricerca.

L’opzione di ricerca avanzata nell’iSupplier permette ricerche più di dettaglio:

Se ci sono dei parametri di query mandatori, il sistema li evidenzia in questa sezione.

Consigli e suggerimenti:Per cercare e visualizzare più di un oggetto insieme (cioè PO) con la ricerca avanzata selezionare l'opzione "tutte le condizioni" e usare il comando "ADD" per aggiungere il campo (cioè il numero PO) su cui eseguire la ricerca multipla.

iSupplier Portal

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Search Options


Negoziazioni, RFQ – RFI - eAuction


Negoziazioni

Per vedere la lista completa degli inviti, scegliere «full list».

Selezionare la “Negotiation” per emettere la quotazione.

Questa sezione mostra le vostre risposte e bozze alle RFQ in corso.

Questa sezione indica se la risposta è stata inviata oppure è ancora in status “Bozza”

Questa sezione mostra gli inviti per la vostra azienda senza quotazioni inviate.

2

1


Invito a partecipare ad una RFQ/RFI/AuctionIl fornitore riceve l’invito a partecipare alla negoziazione nella casella di posta al momento in cui la negoziazione viene pubblicata “published” dal buyer. Questa informazione è presente anche nel tab Negotiation in iSP.

Qui potete consultare la tipologia di “Negotiation” (RFQ/RFI/eAuction).

Cliccando sul numero, venite indirizzati all’interno della “Negotiation”.


Creazione di un'offertaSelezionare “Acknowledge Partecipation” e cliccare su “Go” per confermare la presenza.

3

Supplier Quote

Creation

Dalla sezione “Lines” potete scaricare la BOM e I TECH DOCS.

Premere su “Export” per scaricare la BOM in csv file.

Selezionare documenti da scaricare o scaricare tutti I documenti.

Da qui potete stampare il QRL e il documento dell’RFQ.

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Selezionare “Create Quote” e cliccare su “Go”.

5

Supplier Quote

Creation

Viene richiesto di accettare I termini e condizioni.

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Creazione di un'offerta


Supplier Quote

Creation

Cliccare su “Add Attachment” per caricare documentazione aggiuntiva da inviare al Buyer.

È possibile assegnare un numero di riferimento per il proprio monitoraggio interno.

Potete inserire una nota per il Buyer.

Numero di quantità che state quotando

Se la colonna “Start Price” è compilata, la vostra offerta deve essere inferiore a tale prezzo.

Conferma o cambia la “Proposed Contractual Date”.

Inserire la data in cui scade la vostra offerta.

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8

Inserire la quotazione 9



Fai clic su «Save draft» per salvare le informazioni di risposta per una sessione successiva. È possibile accedere alle quotazioni facendo clic sul rapido collegamento nel tab «Negotiation»

Supplier Quote

Creation

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È possibile importare le tue quotazioni utilizzando uno spreadsheet: è utile se ci sono molte linee in una grande trattativa.

Cliccare su “Continua” per confermare la quotazione.



Quotazione inviata correttamente.

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Supplier Quote

CreationCreazione di un'offerta


Una volta inviata una quotazione, la “Negotiation number” viene trasferita da “Your Company’s open invitations” a “Your active and draft responses”.

Supplier Quote

CreationCreazione di un'offerta


RFQ vs E-Auction• RFQ:

- Il limite di tempo è in giorni (è presente una data di inizio e fine);

- I fornitori hanno il tempo di scaricare BOM, Tech Docs e inviare la loro offerta;

- I fornitori di solito sono in grado di inviare solo un’offerta.

- Funzione «Power bid»

• eAuction:

- Limite di tempo in ore o minuti;

- Ogni volta che il fornitore invita un’offerta, egli sarà in grado di visualizzare il suo rank, confrontando il suo prezzo di offerta con il prezzo di offerta concorrente degli altri fornitori invitati.

- Funzione Power Bid e Proxy Bid.


Creazione di un’offertaeAuctionUna volta aperta la pagina eAuctionè possibile creare l’asta.

Selezionare “Create Bid” e cliccare su “Go” per sottomettere l’offerta.

Inserire qui il prezzo dell’offerta.

1

Cliccare su “continue” per verificare I campi inseriti ed inviare l’offerta.

36

2Inserire qui fino a quando è valida la vostra offerta

Dopo aver creato la tua offerta, cliccando sul monitor eAuction sarete in grado di impostare il tempo di refresh per vedere la classifica per ogni linea il più spesso possibile.

Qui troverete la vostra posizione all’interno della classifica, raggiunto dopo l’invio dell'offerta. Essere primo in alcune linee non vuole dire vincere automaticamente la gara.


Creazione di una offertaProxy Bid for eAuctionUna volta aperta la pagina dell’asta, è possibile creare una offerta. Qui trovate le istruzioni per creare un’offerta di una linea specifica.

Selezionare “Create Bid” e cliccare su “Go” per partecipare alla gara.

Inserire la vostra offerta qui.

1

2

Inserendo il valore di “Proxy Minimum , corrisponde al valore minimo che potete accettare per questa linea.

Inserire qui il “Proxy Bid Decrement”.

Cliccare su “Continue” per procedere.

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45

6


• Il Power bid può essere utilizzato solo su eAuction o RFQ (solo con più quotazioni consentite)

• Il Power bid permette di ridurre la tua offerta delle linee (o alcuni) in base alla % inserita.

• Per poter utilizzare questa funzione, è necessario aver già inviato una quotazione.

• A differenza del Proxy bid, Il Power Bid è uno strumento manuale.

Creazione di un' offerta - Power Bid

Inserendo il Power Bid (in %), il sistema ridurrà il valore iniziale per la percentuale inserita.

1

Cliccando su “Recalculate”, la pagina si aggiornerà con il valore ridotto con la percentuale precedentemente inserita.

2


ORDINI:Funzionalità di sola lettura per accedere

alle informazioni di un ordine


Funzionalità di ricerca in un ordine

Selezionare uno di questi due sotto-tab, se si desirera ricercare delle Release o Blanked Agreements.

La sezione “Ordini” aiuta il fornitore a ricercare un PO attraverso ricerchepredifinite o avanzate.

1

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Orders tab navigation

Selezionare una di queste opzioni.2


Elenco degli ordini

Una volta che avete i risultati della ricerca visualizzati, è possibile ordinarli facendo clic su qualsiasi delle intestazioni di colonna in rilievo.

3

Nota:Fate attenzione a non utilizzare i pulsanti avanti e indietro del browser. Dovete utilizzare gli appositi pulsanti del tool per andare avanti o indietro.

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Cliccando sull'icona «Attachments» il sistema mostra l'elenco delle note, le clausole e gli allegati presenti nel PO Oracle.

Facendo clic sul numero Rev. l'utente può vedere tutte le modifiche apportate al PO.

Una volta individuato il PO che si desidera visualizzare, fare clic sul numero di PO per visualizzare tutti i dettagli PO.


Visualizzazione di un PO All’interno di questa sezione, potete controllare le informazioni del PO in oggetto. L'utente può anche accedere a tutte le altre informazioni correlate al PO cliccando su ricevute, fatture o pagamenti.

Nella parte superiore della pagina sono presenti informazioni riguardanti il PO.

Clicca sul collegamento ipertestuale (se presente) per visualizzare tutte le note, le clausole e gli altri documenti allegati al PO o alle linee PO.

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Visualizzazione di "PO Details"

Cliccare qui per visualizzare I dettagli della spedizione. La parte più importante sono le date.

In questa sezione, potete visualizzare le informazioni inserite della linea.

Clicca su collegamento ipertestuale (se presente) per visualizzare tutte le note, le clausole e gli altri documenti allegati al PO.

Fare clic su questa icona per visualizzare e scaricare l'elenco dei Tech Docs associato ad ogni linea PO.

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Purchase Order History

Questa sezione permette di ricercare e visualizzare le modifiche apportate al PO.

Queste tre opzioni permettono, rispettivamente, di confrontare l'ultima revisione con la versione originale, a quello precedente e per visualizzare tutte le modifiche PO.

NotaL'utente può raggiungere lo stesso risultato cliccando sul link numero di Rev. nella lista degli ordini.

Attraverso questa sezione, potete visualizzare la cronologia di revisione del PO.

Utilizzare le opzioni di ricerca predefinite o avanzate. Inserisci i criteri di ricerca mandatori e quindi fare clic su Go per eseguire una query.

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1

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ShipmentsRTS Date Management

Milestone – Docs Upload


Ricerca nel "Supplier WorkLoad"

Utilizzare le opzioni di ricerca predifinite o avanzate per effettuare la query.

1

2

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Shipments tab

navigation

Il tab «Shipment» contiene tutte le informazioni relative alla gestione date di spedizione ed è fondamentale per il processo di Fulfillment


Supplier WorkLoad list

Se la spedizione ha associate anche Milestones, possono essere visualizzate /caricate cliccando su questo collegamento ipertestuale.

Se la spedizione ha documenti di qualità associati possono essere visualizzati /caricate cliccando su questo collegamento ipertestuale. Alle stesse informazioni si può accedere attraverso il sub-tab Qualità presenti nel menu.

La proposed ready to ship date è compilata quando il fornitore richiede l’aggiornamento.

Una volta settato il flag = Y non è più possibile cambiare la RTS Date.

Il systema imposta l’issue flag = Y quando l’SPA rigetta la RTS Date.

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Shipments tab

navigation

Cliccate qui per visualizzare la BOM ed esportarla.

Clicca su Altro per visualizzare tutti i campi disponibili (link BOM)


Definizione delle date Date types Description Meaning

Need by Date Coming from Mfg on PO Requisition.È la data entro la quale un materiale / servizio è richiesto al sito NP Dock dal modulo ASCP.

Promised DateÈ la data di arrivo previsto presso la sede NP Dock su raccomandazioni del fornitore.

Il tempo con cui il materiale deve essere consegnato presso il sito NP Dock indipendentemente dal punto di consegna contrattuale.

Contractual Date

È la data di consegna contrattuale stampata sul PO.

Il tempo con cui il materiale deve essere contrattualmente consegnato presso il punto di consegna concordato.

Contractual Date = Promised Date – Transportation LT.

Transportation Lead Time

Transportation Lead Time anche chiamatoLT3.

È il tempo necessario per il trasporto dal punto di consegna contrattuale al sito richiesto.

RTS Date Ready To Ship Date.Data attuale indicata dal fornitore per pronta spedizionemateriale presso il punto di consegna concordato.

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Shipments tab

navigation


Receipt searchEntrando nel tab specifico o sub-tab è possibile cercare le ricevute utilizzando il modulo di ricerca iSP standard. La pagina delle Ricevute vi permette di esplorare una visione storica di tutte le entrate che sono state registrate per le vostre spedizioni.

Questa sezione permette di ricercare e visualizzare le informazioni riguardo le ricevute relative ai diversi PO.

2

Utilizzare le opzioni di ricerca predefiniti o avanzate. Inserisci almeno i criteri di ricerca obbligatori e quindi fare clic su Go per eseguire una query.

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1

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Shipments tab

navigation


Receipt informationAll’interno di questa sezione, il sistema visualizza le informazioni riguardola ricezione dei PO e le ricevute a sinistra.

Cliccando sul numero della ricevuta, il sistema aprirà un’altra finestra. La nuova finestra coniente informazioni dettagliate.

4

Cliccando sul numero del PO, il sistema vi indirizza all’interno della sezione del PO contenente le informazioni dettagliate.

iSupplier Portal

Navigation

Shipments tab

navigation


Viewing Overdue ReceiptsQuesta sezione vi permette di visualizzare le ricevute scadute, e gliPurchase Order Shipments passati.

2

Usate la ricerca predifinita o avanzata. Inserisca almeno un criterio di ricerca mandatorio per poter effettuare la ricerca.

3

iSupplier Portal

Navigation

Shipments tab

navigation

1


Visualizzazione dell' "On-Time Delivery Performance"La pagina On-Time Performance fornisce lo stato di consegna delle spedizioni del fornitore fatta contro gli ordini di acquisto. Il fornitore può vedere il suo / la sua performance per la tempestività delle consegne.

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1

iSupplier Portal

Navigation

Shipments tab

navigation


Quality RequirementsEntrando all’interno di questo tab e sub-tab può vedere tutte le spedizioni aperte con Quality Plans associati. I quality plans sono creati nel modulo Qualità Oracle e legate al fornitore / PO.

Questa sezione vi permette di ricercare le informazioni di qualità relative ai vari PO.

2

Usate la ricerca predifinita o avanzata. Inserisca almeno un criterio di ricerca mandatorio per poter effettuare la ricerca..

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1

iSupplier Portal

Navigation

Shipments tab

navigation

Cliccando su “Available”, il sistema vi mostrerà I dettagli dei quality plans.


RTS Date management


iSupplier Portal - RTS management by SupplierIl fornitore propone una

nuova Ready to ship date.

NRTS Certa(Y) or Previsione (N)?

Promise Date aggiornata

Y

Inserire Actual Flag = YActual Flag = null

Quando un fornitore propone una nuova ready to ship date, la promise date viene aggiornata automaticamente all’interno

dei sistemi di Nuovo Pignone.

La ready to ship date è «Actual» quando il fornitore è sicuro di rispettare tale data.

1

2

Actual flag = null significa che la RTS date è una

previsione.

4

informazioni.

Se il fornitore inserire l’actual flag= Y , non può modificare più la

data inserita. Dovete contattare il vostro SPA per modificare le

informazioni.

Issue flag = Y

avete proposto e siete in grado di modificare nuovamente la RTS.

1) Se Issue flag = Y, la proposed RTS date ha un impatto sulla Need Date. SPA può decidere se aggioranre la RTS con la vostra proposta. In questo caso la issue flagritorna nulla.

2) Se Issue flag = Y e avete ricevuto una notifica, lo SPA ha rigettato la RTS date che avete proposto e siete in grado di modificare nuovamente la RTS.

Se la ready to ship date è certa, il fornitore vedrà aggiornate le

informazioni a sistema il giorno dopo.

3


Il fornitore cambia la data di RTSiSP Fulfillment Transactions

RTS Date mngmt with

SPA acceptance

È obbligatorio indicare la “Justification” del perchè state aggiornando la RTS date.

Inserite la proposed RTS date e selezionate l’actual flag.

4

Seleziona Proposed RTS e clicca su “Go”.

Il fornitore può proporre una nuova RTS date. Lo SPA può accettare o rigettare la PRTS.

3

Seleziona la linea(e) che devono essere aggiornate.

1

2

Usate la ricerca predifinita o avanzata. Inserisca almeno un criterio di ricerca mandatorio per poter effettuare la ricerca..

5


Il fornitore cambia la RTSMassive Update (selected lines)

iSP Fulfillment Transactions

RTS Date mngmt with

SPA acceptance

Al fine di proporre una nuova RTS date il fornitore deve utilizzare la funzione di aggiornamento massiccio quando deve immettere più di un valore sulla linea (almeno la data RTS e giustificazione).

Facendo clic su Apply Massive Update il sistema salva e applica le informazioni.

4

5

1

Ricercate il PO desiderato. Usate la ricerca predifinita o avanzata. Inserisca almeno un criterio di ricerca mandatorio per poter effettuare la ricerca.

Selezionate una o più lineeda aggiornare.

2

3


iSP Massive Upload by csv


iSP gestione del Massive UploadLa Massive Upload consente al fornitore di aggiornare le linee attraverso un file csv.

•Promised Date (DD,MM,YYYY)

•Transportation Lead Time

•RTS Date (DD,MM,YYYY)

•Confirmed RTS

•Justification

•Free Note

Se non ci sono tali informazioni sarà rifiutato l'intero file.

È mandatorio compilare la sezione “Justification”, con il codice visibile sul portale come da screenshot.

Massive Upload by

csv file


iSP Fulfillment Transactions

RTS Date mngmt with

SPA acceptanceMassive Upload Template

Il sistema mostrerà le linee relative all’ordine/ordini

Inserisca le informazioni e clicchi su “Go”.

3 2

1

5

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Massive Upload TemplateMassive

Upload by csv file

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Massive Upload Template

Per modificare il file .CSV è necessario modificare il layout. Selezionare la prima colonna e quindi impostare il separatore di colonna.

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Massive Upload by

csv file


Massive Upload TemplateIl fornitore può cancellare dal “Massive upload Template” alcune linee, ma non può cambiare le informazioni importanti. (Order, Line, Shipment, Release Number).

•Il fornitore non può cancellare le prime linee

•Il fornitore non può aggiungere nuove linee

•Il fornitore non può aggiungere o cancellare colonne

•Il fornitore non può cambiare la posizione delle colonne

Massive Upload by

csv file


1

Massive UploadSelezionare “Massive Upload” per caricare il documento compilato correttamente.

Browse to select the massive upload template file just updated.

Clicca su Upload

2

Selezionare “Massive Upload”

3


Massive Upload

5

Massive Upload by

csv file

Il sistema mostra questo errore se il fornitore ha caricato un documento vecchio.

Il sistema mostra che il documento è stato caricato correttamente.


Risoluzione dei problemi nel caricamento Csv

Il formato del file csv potrebbe essere sbagliato a causa del separatore di colonna inserito dalle “opzioni internazionali” di Windows in italiano. CSV (Comma separated value) è un formato di file i cui campi sono separati da “,” (virgola). Per capire se il file è nel formato corretto aprirlo con Wordpad o Notepad, all’interno del file non ci devono essere “;” (punti e virgola).

2 3

1

Csv uploading Problem

Resolution


4


ResolutionRisoluzione dei problemi nel caricamento Csv


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7

8


Resolution

Dovete corregere come da spiegazione:

“,” cambiato con “.”

“;” cambiato con “,”

Risoluzione dei problemi nel caricamento Csv


iSP Gestione delle Milestone


ISP consente ai fornitori anche di caricare le Milestone di produzione durante il processo di fabbricazione.

Ogni linea PO richiede il caricamento di 5 Milestone, che sono collegate ad un fase rilevante del processo di produzione.

iSupplier Portal Gestione delle Milestones

58GE Oil&Gas

iSupplier Portal User Manual

iSupplier Portal Gestione delle Milestones

1

2

Usate la ricerca predifinita o avanzata. Inserisca almeno un criterio di ricerca mandatorioper poter effettuare la ricerca.

Dal Supplier Workload View page il fornitore deve ricercare l’ordine.

59GE Oil&Gas


TemplateSelezionare Milestones Upload Template.

Selezionare Milestones Upload Template.

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5

3

60GE Oil&Gas


TemplateIl sistema apre la pagina del template. Cliccare su Export, per scaricare il documento in CSV.

6

61GE Oil&Gas


Template

Cliccare su Ok per aprire il documento.

7


Il sistema aprirà il Template excel file. Il fornitore deve compilare il documento inserendo la Promise Start Date (day, month, year), la Promise End Date (day, month year) e la Completion TG delle Milestone.

Qui il fornitore deve inserire le informazioni.

Note

Cancelli tutte le righe che non devonoessere modificate.

Creazione del file Excel


Creazione del file ExcelDopo aver inserito tutte le informazioni, salvi il documento in formato .csv

Note

Milestones is the Supplier planning to Start and Finish tollgate activities.Start Date cannot be set after the End Date. Start Date cannot be past date.

La sezione “Completion” deve essere compilata solo quando il processo è finito.

64GE Oil&Gas


Caricamento delle MilestonesPer caricare il documento csv su iSupplier Portal selezionare Milestones Upload dal menù a tendina “Action list”.

Selezionare milestones upload.

1 2

65GE Oil&Gas


Caricamento delle MilestonesCliccare su Browse e selezionare il file, quindi cliccare su Submit per caricare le Milestones data.

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6

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Il sistema aprirà una nuova finestra con le informazioni inserite.

Caricamento delle Milestones


Caricamento dei documenti fornitori


Supplier DocumentSupplier Docs management

on iSP

Document Request

Collection Plan NameRequired Format

DescriptionApproval Check

ISP_CERTIFICATES_WITH_REQ Pdf/Tif MDR Certificates No

ISP_CERTIFICATES_NO_REQ Pdf/TifAll Certificates with no requirement – Upload Certificates in this Category ONLY if requirement is not on list of Certificates with requirements category. No

ISP_SUPPLIER_TECH_DOC Pdf/Tif Technical documentation, describing the item purchased.Delivery date for documentation can be set earlier than material supply. One position will be open for each document (ENG dummy doc) to be supplied with specific delivery date for each document. No

ISP_ FORM_LISL Xls/xlsx/zipLISL (ex-COA12): Loose item shipping list.Standard document requested in the PO clause 58A that declares the complete list of parts or loose items that compose the main item recalled in the PO. It is applicable for all those shipments that for transport purposes or due to the intrinsic nature of the material, are shipped in several parts to final destination. Yes

ISP_ LISD Pdf/TifLISD: Loose item shipping drawing.Special document requested in a subset of items when specified in the Functional Specification (as per PO clause 58A). It consists in a visual representation of the shipping configuration of the main item, with clear references to each single mark (as per LISL) and its assembly on the overall item. Yes

ISP_SPIR Xls/xlsx/zip

SPIR is a standard form that contains technical and commercial information related to spare items (assembly & sub-items) and it needs to respect ITN01303/A details level. Each SPIR need to include: 1.Part list including Part Numbers and Installed Quantity 2.Sectional Drawing cross reference , describing the scope of supply (sectional, assembly, outline) and Equipment and instrumentation Data Sheet are requested as well to facilitate parts identification and respond to Customer’s Specific Request (as specified in ITN01303 par 2)3.Special document requested to allow the Supplier for Suggest the right Maintenance Plan and Criticity for the items quoted (completed in each field) Yes

ISP_COUNTRY_OF_ORIGIN Pdf/Tif International trade regulatory requires to issue the Certificate of Origin of the goods in case of material shipment to specific countries. This certificate is released from Italian Chamber of Commerce that requires support back up documentation if the exporter is not the producer of the materials. No

ISP_TRS_WITHOUT_REQ Pdf/Tif

TRS – Technical Regulations & StandardsDcumentation and certificates required to fulfill technical regulations and standard mandated by law in the installation country. Supplier is responsible for evaluation and fulfillment of all the requirements of the applicable laws and technical regulations of the installation country. The documentation and certificates must be supplied in original language, English and one of the official languages of the country of installation, according to ITN01305 Yes

iSP aiuta il fornitore a controllare i requirement (test) relativi ad un ordine/item/etc.


Documentazione del fornitore


1

2

Supplier Docs management

on iSP

Document Request


Selezionare la linea/e

3a

4

Questa funzione permette di selezionare tutte le linee con un click.

3b

Selezionare “Document request”.


on iSP

Document RequestDocumentazione del fornitore


Questa sezione deve rimanere inviariata.


on iSP

Document Request

Selezionare la categoria.

5

6

Documentazione del fornitore


Cliccare “browse” per sfogliare la cartella del vostro PC.

7

Ricercare il documento all’interno del PC.

8

Cliccare “Open” per caricare il documento a sistema.


on iSP

Document Request

Cliccare “save” per caricare il documento a sistema.

Questi sono I formati accettati dal sistema.

9

Il fornitore deve compilare I campi obbligatori e selezionare il documento dal proprio PC, seguendo I passi sotto:

Una volta caricato il documento, lo potete visualizzare qui.

Caricamento documenti


Field Name Description

Approval Status

In Approval deve essere ancora controllato

Approved il documento è stato controllato e I dati sono corretti

Rejected il documento non è corretto. Prego vedere notifica di rigetto.

Attachment Nome del file

Campi “Feedback” per i certificati Supplier Docs management

on iSP

Document Request

Used Browser (required : Explorer) :Used SSO:PO/Line/shipment / item : ex. 439740974 pos. 1, shipment 1, item: inlet duct structureFile number to upload : Requirements (test) number per file:File size(Mb) : File Format (required : pdf/tiff) :

Se avete problemi tecnici, potete contattare il supporto tecnico a [email protected]


2

Lasciare questa sezione invariata.


on iSP

Document Request

Selezionare la categoria

1

Documentazione tecnica


Cliccare su “Browse” per sfogliare la cartella del PC.

3

Selezionare il documento.

4 Cliccare Open per inserirlo a portale.


on iSP

Document Request

Cliccare su “save” per caricare il documento.

5

Il fornitore deve compilare I campi con le informazioni corrette

Una volta caricato il documento, è visibile all’interno della sezione a destra del portale.

Caricamento della Documentazione tecnica



on iSP

Document Request

Approval status possible values:In Approval: il documento è sotto analisi;Approved: il documento è approvato dal Design Engineer;Approved with comments: il documento è stato approvato con commenti dal Design Engineer (column ENG comments). Se richiesto, dovete caricare nuovamente il documento all’interno del portale.Rejected: Design Engineer ha rigettato il documento (reason contained in the email). Il fornitore deve caricare il documentocorretto.

Supplier will receive DE feedback by email. DE Feedback will be visible in iSP

Documentazione tecnica- Feedback


Ceritifcati e documentazione ... Info

Field Name –Standard Info

Po Number

Line

Shipment

Rel

Job

Item

Item Description

Due Date

Promise Date

Supplier Comments


on iSP

Document Request

Field Name -Specifics

Description Doc type

Serialized Available values are “Y” or “N” CERT_WITH_REQ/NO_REQ

Serial #When “Serialized”=Y, this field must contain serial number,

separated by comma “,”When “Serialized”=N. this file is not editable

ISP_CERTIFICATES_WITH_REQ/ISP_CERTIFICATES_NO_REQ

OG Heat Number Additional information for Castings and Forgings CERT_WITH_REQ

OG Model Additional information for Castings and Forgings CERT_WITH_REQ

OG Sample Additional information for Castings and Forgings CERT_WITH_REQ

Requirement Description The Supplier must write the certificate requirement mane ISP_CERTIFICATES_NO_REQ

Doc Name Engineering Dummydoc Code ISP_SUPPLIER_TECH_DOC

Doc Desc Engineering Dummydoc Description ISP_SUPPLIER_TECH_DOC

LISL VersionThe number of uploaded version. It could be a string of character

as: “1”, “2”….”N” or “Last”ISP_ FORM_LISL

Default Country of Origin Default values is the Country of Supplier Site ISP_COUNTRY_OF_ORIGIN

Country of Origin It must contain the Country of Origin real valueISP_COUNTRY_OF_ORIGIN

LISD VersionThe number of uploaded version. It could be a string of character

as: “1”, “2”….”N” or “Last”ISP_ LISD

TRSSelect the Country where the certificates is applicable from the list of values

ISP_TRS_WITHOUT_REQ

Supplier Contact The supplier contact information as e-mail or phone number ISP_TRS_WITHOUT_REQ

Rejection Reason Explain why the file or filled information are not compliant ISP_TRS_WITHOUT_REQ

ENG Comments Contains DE Comments ISP_SUPPLIER_TECH_DOC

ENG Contact Design Engineer ISP_SUPPLIER_TECH_DOC

Feedback Date DE posted feedback date ISP_SUPPLIER_TECH_DOC

Upload Date Supplier upload doc date ISP_SUPPLIER_TECH_DOC


Fatture e Pagamenti


Ricerca di fatture e pagamentiL’iSP home permette di controllare in vari modi le fatture e pagamenti.

Questo pulsante consente di aprire la scheda «Finance», in cui è presente la funzione per visualizzare le fatture e i dettagli Pagamenti.

Utilizzando questi tab, potete entrare direttamente all’interno della sezione Finance.

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Ricerca di una fatturaPer ricercare le fatture registrate, dovete utilizzare il filtro di ricerca sotto.

Questa sezione visualizza le fatture relative ad uno o più ordini.

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Potete utilizzare il filtro di ricerca secondo le vostre esigenze.

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Lista delle fattureQuesta è la lista di fatture relative ad uno o più ordini.

Cliccare per controllare I dettagli della fattura.

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Motivazioni di blocco fattura:

Site Hold: Il sito del fornitore è bloccato, è necessario contattare i riferimenti indicati

Schedule Hold: la fattura è correttamente registrata, verificare il campo “hold reason” per capire come mai non è pagata

Inv hold: la fattura è correttamente registrata, verificare il campo “hold reason” per capire come mai non è pagata

Questa sezione apre la finestra dei dettagli del pagamento.

Indica la business unit.

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Queste tre sezioni sono relative al blocco fattura. Cliccare sulla “Y” per visualizzare la motivazione. Metodo di pagamento.

Da questa sezione, potete scaricare le note debito.


Visualizzazione dei dettaglidelle fatture Questa sezione mostra i dettagli del pagamento di una fattura verso un ordine.

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Ricerca dei pagamentiPer controllare I pagamenti, prego seguire le istruzioni di seguito.

Selezionare questa sezione per controllare I pagamenti.

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Utilizzare il filtro di ricerca secondo le vostre esigenze.

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Cliccando sul pagamento, il sistema visualizza I dettagli del pagamento stesso.

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Informazioni relative ai pagamenti

Queste sono informazioni generali riguardo il pagamento effettuato.

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Notification


Ricerca di una notifica Notifications

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All’interno di questa sezione, potete controllare le notifiche che avetericevuto.


FAQ - English


FAQ - ACCESS

I cannot access, a message says my user ID or password are incorrect• Make sure you are using Internet Explorer;• Please remember that on the first log in page (Single Sign On) you have to enter your SSO (user ID) and the

password chosen at registration time; • If you are not able to access, you can call this number to reset your SSO password: 0039 055 4233400, press 9 for

English.

• To access Oracle page you have to enter your SSO (user ID) password:


Is it possible to access in ODRS Portal?• No, it is no longer active.

Is it possible to change the E-mail address associated with the supplier?• Yes, you have to contact the Support Team.

Why Generic mail addresses are not acceptable when creating an account?• The SSO is personal, the information you can access are confidential and should be read by the person who managesPO’s. Moreover passwords are sent to this mail address and should be treated as confidential.

I am an internal Supplier, can I have access to iSupplier Portal?• Sure you can, but first you have to open an IDM request at this link

http://idm.infra.ge.com/idm/user/main.jsp?lang=en&cntry=US• When the request is completed you will receive an e-mail with username and password, please ignore it and write an e-

mail to [email protected].

FAQ – ACCESS


FAQ – Portal FunctionHow do I manage drafts?• Choose “ Manage drafts” from “Negotiations”

Where do I find attachments for RFI?• Go in “Header”

Why is it impossible to download certificates from iSupplier Portal?The fact that one document is not available may be due to:• A higher level of confidentiality;• In critical review;• It has not been linked to Iman during the process of release;The DE and buyer will help for problems listed above.

Can I download QRL?• No, it is not possible download QRL from iSP, but the supplier can view it selecting PO lines and “Document Request” from action

menu. Then select CERTIFICATES WITH REQUIREMENTS category.

How can I change my banking information?• Contact ‘Account Payment’ team (Cecchini: [email protected] /Chiarini: [email protected])

What should a supplier do if he can access the portal but there are not any invoices on his account?• Supplier must contact [email protected], [email protected], [email protected]


What is a MDR certificate?• A Manufacturing Drawing Report that suppliers can see on QCP of the order.

What is a SPIR?• List of the codes of the spare parts that supplier has to send with the item. In the PO there’s a clause requiring it.

How to upload a certificate?• From the tab shipments search and select the PO• Select All as shipment status• Select Document request for action list• Then click Go• Choose the category

How to upload a Certification Book to the new Oracle system without any errors?• Make sure you are using Internet Explorer;• Only pdf or tiff can be uploaded;• If the file is bigger than 20 MB, try do make it smaller;• If it is not possible, split it in several files to upload for the same shipment in different requirements, in the folder

CERTIFICATES_WITH_REQ

Can I upload certificates for OSP orders?• Yes (destination type= shop floor)

FAQ – Documents Upload


How many serial numbers can be entered under “serial numbers” to upload MDR certificates?• 19, separated by a comma.

Can we enter one ore more serial numbers on the upload bar?• Yes but separated by a comma or the system reads them as 1 number.

What is the field REQUIREMENT DESCRIPTION when uploading certificates to the iSP and how to proceed in the case of a single certificate for the chemical analysis and mechanical PropertiesOG_ISP_CERTIFICATES_WITH_REQ• Serialized: select "Y" or "N" depending on whether the material has a serial number or not• Fill consequently with the serial number of the field "Serial number" (if serial numbers have more than one, can be separated by

a comma)OG_ISP_CERTIFICATES_NO_REQ• Requirement Description: Enter a description of the certificate loaded (for example, "MDR complete")• Serialized: select "Y" or "N" depending on whether the material has a serial number or not• Fill consequently with the serial number of the field "Serial number" (if the serial numbers have more than one, can be separated

by a comma)

If the folder OG_ISP_CERTIFICATES_ WITH REQ is available, you do not need to upload any certificate in the folder OG_ISP_CERTIFICATES_ NO_REQ

FAQ – Documents Upload


Is it possible to insert a RTS that is dated in the past?• No, the system doesn’t allow it.

Why the PO does not reflect the RTS date change?• If the vendor has uploaded the Proposed RTS Date as of today, the program that aligns the Promised Date runs overnight so

it will be made available only the day after.• As RTS Actual flag = Yes, the RTS to proposed date have been frozen and only the SPA can unblock it with "A confirm RTS«;• If the Proposed RTS does not conflict with the need dates, i.e. New Promise Dates <Need Date, the RTS Dates will be updated.

FAQ – Ready to Ship date


FAQ - Italiano


FAQ - Accesso

Non riesco ad accedere, un messaggio mi informa che le mie credenziali non sono corrette.• Verifichi che non sta usando browser diversi da Internet Explorer.• Verifichi di aver inserito nel primo log in ( Single Sign On) il Suo SSO come username e la password scelta durante la

registrazione del Suo SSO. Se non riesce ad accedere chiami questo numero 055 4233400 e chieda di resettare la password del Suo SSO.

• Nella pagina di Oracle deve inserire il Suo SSO e la password ricevuta per Oracle.


E’ possibile accedere a ODRS Portal?No, è stato dismesso, utilizzare iSupplier Portal.

Un fornitore può cambiare la propria e-mail associata al SSO?Rivolgersi al servizio di supporto – [email protected]

Perché gli indirizzi generici non possono essere accettati?L’SSO è personale, le informazioni a cui dà accesso sono personali e dovrebbero essere lette dallapersona che segue gli ordini. Inoltre a quell’indirizzo vengono inviate le password per la registrazione.

Sono un fornitore interno, posso registrarmi a iSP?Si, ma prima deve aprire una richiesta IDM a questo link:http://idm.infra.ge.com/idm/user/main.jsp?lang=en&cntry=USQuando la richiesta sarà completata riceverà una mail con username e password, La prego di ignorarla edi aprire un WF di External Account Registration al link:http://supportcentral.ge.com/reports/sup_rep_obj.asp?prod_id=16456&trng_doc_id=3557384

FAQ – Accesso


FAQ – Funzioni Portale

Dove posso rivedere le bozze?• Dal tab “ Negotiations” selezionare “ Manage Drafts”.

Dove si trovano gli allegati delle RFI?• Si trovano sempre sotto “ Header”.

Perché non riesco a scaricare documenti dall’iSupplier Portal?L’assenza di un documento può dipendere da:• Alta confidenzialità;• Il documento si trova in revisione critica;• Non è stato collegato all’Iman durante il processo di release;• Il proprio DE e Buyer possono aiutare a risolvere i problemi sopraelencati.

Posso scaricare la QRL?• No, non è possibile scaricare il QRL da iSP, ma è possibile visualizzarlo dal tab Shipment, selezionando le linee dell’ordine ricercato

e “Document Request” dal action menu. Dopo aver cliccato su Go selezionare la categoria CERTIFICATES WITH REQUIREMENTS.

Come cambio i miei dati bancari?• Contattare il team ‘Account Payment’ (Cecchini : [email protected] / Chiarini : [email protected] )

Che cosa fare se il fornitore riferisce l’assenza di fatture su iSP?• Il fornitore deve contattare [email protected], [email protected], [email protected].


FAQ – Caricamento fattura

Perchè non trovo Quality Plan Category=OG_ISP_INVOICES? • Non faccio parte dei fornitori invitati ad usufruire di questa funzionalità, non ho ricevuto email ufficiale da parte dell’Ufficio

Acquisti. • Il PO non si riferisce ad un sito italiano di GE Oil&Gas Nuovo Pignone (ORG =OU_NP_IT ). Le fatture relative a ordini delle Branch

devono essere inviate via email a [email protected] • Lo shipment della linea d’ordine è chiuso, quindi già fatturato (fattura visibile nella sezione Account) • La linea su cui voglio caricare la fattura è del tipo extracosto (linee maggiori di 1000). In questo caso carico la fattura su una

qualsiasi delle linee non extracosto (1, 2,3...N), non è importante il numero della linea, ma quello che conta è il numero d’ordine. • Sto cercando un ordine aperto e non ho inserito il campo di ricerca «release» (Esempio PO=12345-56 -> I criteri di ricerca sono

Order=12345, Release=56) • Problema tecnico da segnalare a [email protected]

Come posso inviare le fatture che non riesco a caricare su Supplier Portal? • Fatture relative ad ordini con termine di pagamento TPS devono essere inviate via email a [email protected] • Fatture relative ad ordini di acquaisto con termini di pagamento NO TPS devono essere inviate via email a [email protected]

Posso caricare la fattura in un Quality Plan Category diverso da OG_ISP_INVOICES? • No, perchè seguirebbe un processo sbagliato e di conseguenza non verrebbe registrata e pagata.

Devo inviare via posta ordinaria la copia cartacea della fattura con la marca da bollo applicata? • No, devo caricare su Supplier Portal la scansione della fattura originale con la marca da bollo applicata e non devo inviare la copia

cartacea.



Come salvare il nome del documento?• Il nome del documento deve contenere solo ed esclusivamente un punto. Esempio corretto: nome_fattura_2016.pdfEsempio sbagliato: nome.fattura.2016.pdf

Ho caricato una fattura sbagliata, come correggere l’errore?• Le fatture caricate non possono essere cancellate.• Nel caso in cui si sia caricata una fattura sbagliata, è necessario caricare un nuovo documento con un nome diverso (Esempio

fattura_1.pdf è errata, il nuovo file si chiamerà fattura_ 1_Rev1.pdf) per favorire le operazioni di correzione inserire una nota all’interno del nuovo documento o in una pagina a parte.

- Cliccare sul tasto “Attach” in alto a destra.- Una nuova riga è creata automaticamente in fondo alla pagina.- Inserire tutte le informazioni della fattura (nome fattura, data fattura, importo netto etc.)- Selezionare il documento dal vostro PC, cliccare su «SAVE» per caricare la fattura a sistema.

Perchè non vedo la fattura REGISTRATA nella sezione ACCOUNT?• La registrazione della fattura è un processo manuale, non automatico, devono essere verificati Ragione Sociale, Partita IVA,

Numero d’ordine, quantità ordinata, quantità ricevuta, quantità fatturata, importo fattura. L’attivazione del nuovo processo di invio fatture potrebbe aver introdotto un ritardo che verrà assorbito man mano che si andrà a regime.



Perchè non vedo la fattura PAGATA nella sezione ACCOUNT?• Per domande relative alla registrazione/pagamento delle fatture, prego fare riferimento all’indirizzo mail:

[email protected]

Perchè dopo aver caricato una fattura non ricevo la notifica via email?• Il sistema invia l’alert di notifica contenente tutte i dettagli ogni due ore.

Perchè dopo aver caricato una fattura ricevo la notifica via email?• Il sistema mi informa che la fattura caricata è stata ricevuta e per il momento non sono necessarie altre azioni da parte mia:

non caricare altre volte la stessa fattura.

Perchè ricevo una notifica che mi dice che la fattura caricata è stata rigettata?• Ho caricato lo stesso file più volte su diverse posizioni dello stesso ordine o più volte sulla stessa posizione. Ogni file deve

essere caricato una volta sola. File identici caricati più volte creano ritardo nelle registrazione/pagamenti.

Perchè quando vado a salvare la fattura ricevo un messaggio di timeout e non la vedo salvata?• La dimensione massima supportata dal sistema dei file da caricare è di 10Mb.

Perchè quando vado a salvare la fattura ricevo un messaggio di errore e non la vedo sul sistema?• I Formati di File consentiti sono solo pdf• Il nome del file non deve essere più lungo di 30 caratteri• Il nome non deve contenere caratteri speciali come: ., %, /, etc (punto, virgola, percentuali, etc)• Il nome del file non deve contentere .pdf. (punto pdf punto)


Cos’è un certificato MDR?Manufacturing Drawing Report, certificati o test di collaudo che i fornitori vedono sul QCP della commessa.

Cos’è uno SPIR?Lista dei codici delle parti di ricambio che il fornitore deve inviare insieme all’item, il PO contiene una clausola che lo richiede.

Come si carica un certificato?Dal tab SHIPMENT, ricercare e selezionare l’ordine;Selezionare “All” per shipment status;Seleziona Document request dal menu action list;Cliccare Go;Selezionare la categoria dei documenti da caricare

Come si carica un Certification Book su Oracle senza errori?Verificare di usare Internet Explorer come browser;Verificare il formato dei file da caricare (richiesto: pdf/tiff);Controllare la dimensione del file, se è maggiore di 20MB diminuirla;Se non è possibile, dividerla in piu file da caricare per lo stesso shipment in requirements diversi, nellacartella ‘Certificate_With_req’;Cliccare su SAVE.

Si possono caricare certificati per gli ordini OSP?Si (destination type = shop floor).

FAQ – Caricamento Documenti


Quanti numeri seriali si possono inserire su “ serial numbers” per il caricamento dei certificati MDR?• 19 separati da virgola.

Si possono inserire due o più numeri di serie nella barra per gli inserimenti?• Si, ma usando la virgola altrimenti il sistema li riconosce come un numero solo.

Che cosa significa il campo REQUIREMENT DESCRIPTION quando carico certificati sull’iSP e come si procede se si deve inserire un solo certificato per l’analisi chimica o le proprietà meccaniche?OG_ISP_CERTIFICATES_WITH_REQ• Serialized: selezionare "Y" o "N" a seconda del fatto che il materiale abbia un numero di serie o no;• Compilare il campo "Serial number" (numeri separati da virgola se sono più di uno).OG_ISP_CERTIFICATES_NO_REQ• Requirement Description: inserire una descrizione del certificate (es. "MDR complete");• Serialized: selezionare "Y" o "N" a seconda del fatto che il materiale abbia un numero di serie o no;• Serialized: compilare il campo "Serial number" ( numeri separate da virgola se sono più di uno).

Se è presente la cartella OG_ISP_CERTIFICATES_ WITH REQ, non è necessario inserire questo certificate nella cartella OG_ISP_CERTIFICATES_ NO_REQ.

FAQ – Caricamento Documenti


Si può inserire una proposed RTS date anteriore alla data odierna?• No, il sistema non lo permette.

Perché il PO non è aggiornato nonostante la data del RTS porti la data odierna?• Inserita la Proposed RTS Dates, la promise date aggiornata sarà visibile il giorno successivo;• Se durante il caricamento della proposed RTS selezionate Actual flag = YES, non potrete più proporre una nuova RTS date, a

meno che l’SPA non ve lo permetta;• Se Ia Proposed RTS non ha nessun impatto sulla Need Date e il fornitore ha impostato Actual Flag = YES, la data di RTS sarà

aggiornata automaticamente.

FAQ – Ready to Ship date


GE Oil&Gas iSupplier Portal Support

Login / Training :http://site.ge-energy.com/businesses/ge_oilandgas/en/about/supplier_portal.htm

Per problemi di log-in SSO chiamare / if you cannot log in SSO page please call +39/055/4233400

Prenota la tua sessione di training a questo link/ Book your training session at this link:http://supportcentral.ge.com/esurvey/takesurvey.asp?p=140791&d=3587531

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