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Strumenti di descrizione archivistica cartacei e informatizzati: tipologie, caratteristiche, finalità

Ingrid GermaniArchivio di Stato di BolognaLezione del 10 ottobre 2007

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La lezione si svolgerà in tre parti

Gli strumenti di descrizione archivistica: strumenti di corredo e strumenti di ricerca -- qualche cenno storico-- le fasi del lavoro archivistico: ordinamento e

inventariazioneGli strumenti descrittivi tradizionali primari: guide, inventari, elenchiGli strumenti descrittivi tradizionali di fronte alla sfida informatica-- gli standard-- linee-guida per l’elaborazione e la presentazione

di strumenti di ricerca informatizzati

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Qualche cenno storico

Gli strumenti di ricerca negli archivi ci sono sempre stati:memoria-autodocumentazione

↓strumenti di corredo (coevi)

memoria-fonte → strumenti di ricerca

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Gli strumenti di ricerca variano a seconda dei diversi periodi storici

Con l’apertura al pubblico degli archivi, dall’Ottocento in poil’archivista – mediatore di saperedeve offrire al nuovo pubblico degli archivi strumenti di ricerca adeguati

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Viene fissato il principio che la documentazione deve essere in primo luogo ordinata e descrittaIn Italia viene elaborato il “metodo storico”:

i fondi sono inscindibili e devono essere riuniti in base alla provenienzadevono essere ordinati secondo la storiadell’istituto

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Fino alla prima metà del ‘900 unico criterio di orientamento nell’ordinamento dei fondi era la storia delle istituzioni

Dagli anni ’70 in poi questo criterio esclusivo è stato mitigato, in quanto nell’analisi dell’istituzione/ente produttore vanno distinti vari livelli

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A) la ricostruzione del livello normativoB) l’individuazione della prassi amministrativaC) la presenza dell’istituzione nel contesto storico-politico generaleD) i rapporti sociali che cercano forma giuridica nelle istituzioniE) i rapporti economici

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In sintesi l’analisi dell’istituzione-ente produttore di archivio comprende:1) la storia dell’istituzione in senso stretto2) la storia del contesto storico-politico3) la storia delle carteTutti questi aspetti sono compresi nell’ampio

significato che oggi la dottrina attribuisce al “metodo storico” e vanno tenuti ben presenti nel preliminare lavoro di ordinamento

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Ordinamento e inventariazione

Due sono i momenti del lavoro archivistico, distinti e fortemente correlati:l’ordinamento (o verifica dell’ordinamento esistente)La descrizione archivistica → inventariazione

L’utilizzo degli strumenti informatici non deve indurci a pensare che i due momenti siano ribaltati

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Inventariazione

Scopo del lavoro di inventariazione (o – in senso più generale e corretto – descrizione archivistica) è la redazione di uno strumento descrittivo che potrà essere

guidainventario strumenti primarielenco

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indici

rubrichestrumenti sussidiari

repertori

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Cos’è la descrizione archivistica?

Una rappresentazione dell’entità archivistica originale che si vuole descrivere

Questa definizione si differenzia dalla concezione della descrizione inventariale come “riproduzione fedele” dell’originale, diffusa negli archivi e cancellerie italiane dal medioevo fino grossomodo alla fine del ‘700

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Essendo la rappresentazione un

procedimento di astrazione mentale, per

un’adeguata rappresentazione di una

determinata realtà occorre individuare gli

elementi atti allo scopo

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Il principale elemento concettuale individuato dalla teoria archivistica dall’800 in poi è –come si è detto - l’ordine “storico”, ricostruito con l’ordinamento dell’archivio, che si declina in vario modo a seconda del livello di descrizione (guida o inventario)

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GUIDA

A livello di archivio di concentrazione (quindi nella redazione di una guida), si tratta di determinare l’ordine con cui vengono presentati i fondi (macrostruttura)

Gli oggetti descritti in una guida sono infatti, in generale, i fondi archivistici

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nella tradizione archivistica italiana, dagli inventari dell’Archivio di Stato di Lucca (1883-1980) fino alla Guida generale degli archivi di stato italiani (1981-1994) i fondi vengono presentati secondo l’ordine storico

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Nella Guida generale degli archivi di stato italiani i canoni concettuali di questo ordine storico tradizionale si sono allargati, e costituiscono un modello di riferimento autorevole per quanto concerne la rappresentazione della macrostruttura di un archivio

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INVENTARIO

Anche per quanto riguarda gli inventari vi è stata una lunga evoluzione, giungendo alla metà degli anni ’60 alla determinazione di alcune regole:

Norme per la pubblicazione degli inventari archivistici, circolare della Direzione Generale degli Archivi di Stato, circ. 39/1966

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Queste norme forniscono criteri di massima per quanto riguarda l’ordinamento e la sua rappresentazione nell’inventario, in merito:

alla periodizzazione

all’ordine di distribuzione della materia (ovvero ordine delle serie)

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Le norme inoltre affrontano le problematiche relative ad altri due aspetti descrittivi:

1. Introduzione agli inventari:Inquadramento storicoDescrizione dell’archivio, su come era prima del riordinamentoAvvertenza sui criteri di ordinamento seguiti

e Introduzione alle serie

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2. Grado di analiticità:

L’unità archivistica da tenere presente –quando non si tratti di registri, volumi etc. – è di massima il fascicolo o unità corrispondenteSolo se il contenuto di più fascicoli o buste è assolutamente omogeneo, e identica è la forma degli atti raggruppati, si potrà unificare la voce

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Le norme riportano alcuni esempi

Esempio di serie omogenea

Bilanci provvisorib. 1 1870-1871b. 2 1875

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mai invece

Lettere di contenuto vario, 1875-1877, bb. 3Deliberazioni, conti, etc., sec. XVIII, bb. 5

o peggioCarte sciolte secc. XVI-XX

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Uniformità della scala adottata:

una volta assunta una data unità archivistica come base per l’inventariazione, si dovrà cercare di mantenerla costante nel corso del lavoro, fatte salve alcune eccezioni

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Nelle norme troviamo indicazioni sulla descrizione delle singole voci:

TitoloContenutoSegnatura archivisticaConsistenzaDatazione

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ELENCO

L’elenco in genere è accompagnato da specificazioni (elenco di consistenza, elenco di deposito, elenco di versamento).Consiste nella lista sommaria della documentazione di un fondo non riordinato, secondo l’ordine in cui di fatto si trovano le singole unità.Si osserva che purtroppo taluni elenchi presenti nelle nostre sale di studio , portano a volte abusivamente il nome di inventari.

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Strumenti descrittivi tradizionalie standard

Il modello descrittivo della guida e dell’inventario è perfettamente in linea con il modello di rappresentazione delle regole ISAD(G).

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Ciò che vi è di comune tra i modelli guida/inventario e lo standard ISAD(G) è:

A) Il concetto di struttura (macrostruttura oppure struttura derivante dall’ordinamento di un fondo), che nello standard ISAD(G) è rappresentato dal modello ad albero rovesciato.

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B) Il concetto di descrizione multilivellare:

la descrizione deve iniziare dal livello più alto (fondo) e scendere di livello in livello fino al livello più basso (fascicolo e/o unità documentaria), ma può anche fermarsi solo al livello alto.

Lo standard ISAD(G) sarà approfondito in una prossima lezione.

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Un elemento di novità invece è costituito da ISAAR(CPF) in quanto - come si vedrà nella lezione specifica - questo standard introduce il modello della descrizione separata, ma allo stesso tempo connessa, dei soggetti produttori e dei relativi archivi.Introduce inoltre il concetto di controllo di autorità sulle denominazioni dei soggetti produttori, nell’ambito della costruzione di sistemi archivistici informatizzati.

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La creazione di sistemi informativi conformi agli standard descrittivi non è di per sé garanzia di produzione di strumenti di ricerca scientificamente validi, perché la scientificità o meno del prodotto (banca dati) è determinata dalla qualità dei dati che sono immessi.

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Gli strumenti di ricerca informatizzati

Un utile ausilio per l’elaborazione e la presentazione di descrizioni archivistiche conformi ad ISAD(G) e ISAAR(CPF), è costituito dal rapporto di un apposito sotto-comitato internazionale pubblicato nel 2001, che porta il titolo:Linee-guida per l’elaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca(Guideslines for the Preparation and Presentation of Finding Aids)

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Queste linee guida:raccomandano quali requisiti deve avere

uno strumento di ricerca per essere conforme agli standard

indicano quali caratteristiche minime deve avere per una efficace presentazione inventariale tramite strumenti informatici

analizzano le tipologie di strumenti di ricerca tradizionali esistenti, classificandoli in base alla conformità agli standard

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Riferimenti bibliografici

P. CARUCCI, Gli inventari, in “Rassegna degli Archivi di Stato”, XLIX, 3 (1989), pp. 547-557P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, rist. 1993 (in appendice sono pubblicate le Norme per la pubblicazione degli inventari del 1966)Guida generale degli Archivi di Stato Italiani, Introduzione a cura di P. D’Angiolini e C. Pavone, vol. I, Roma, 1981, pp. 1-31

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A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici e i problemi dell’accesso, in “Archivi per la storia”, III-2 (1990), pp. 217-246S. VITALI, Standard di descrizione degli archivi a livello internazionale e nazionale: realizzazioni, problemi e prospettive, in “L’informazione bibliografica”, 3 (2000), pp. 347-355