Prof. Tarello Anna Maria

IMPARIAMO A COSTRUIRE LA LETTERA COMMERCIALE La “CORRISPONDENZA COMMERCIALE” comprende tutto il materiale (lettere, documenti,

relazioni, fatture, ecc.) che società, aziende, enti pubblici, agenti, professionisti, privati si scambiano

per avviare o mantenere relazioni d’affari e rapporti economici.

La lettera commerciale serve a promuovere e a concludere affari tra aziende e deve fare buona

impressione al destinatario affinché quest’ultimo si predisponga favorevolmente nei confronti dello

scrivente; essa è il “biglietto da visita” del mittente, dunque deve apparire ben curata, sia dal punto

di vista del linguaggio, sia dal punto di vista estetico.

Il linguaggio utilizzato per scrivere una lettera commerciale deve essere formale, cortese, semplice,

chiaro e accurato nella scelta dei termini.

Nel contenuto della lettera si distinguono tre parti:

a) introduzione

b) svolgimento dell’argomento: motivazione e scopo della comunicazione

c) chiusura e saluti.

Dal punto di vista estetico, una lettera commerciale (realizzata con Microsoft Word) deve essere

scritta con un carattere nitido, con dimensione 12pt e ricordandosi che il margine sinistro e quello

superiore sono doppi rispetto a quello destro ed inferiore. L’interlinea (cioè la distanza tra una riga

ed un’altra) è solitamente singola, ma per il testo può anche essere 1,5ri oppure doppia, se questo è

particolarmente breve. L’allineamento del testo della lettera è solitamente giustificato.

Una lettera commerciale è composta dai seguenti elementi, che non possono mai mancare:

1. intestazione della ditta mittente

2. data (prima di essa si pone solitamente la città Es.: Torino, 12 ottobre 2006)

3. indirizzo del destinatario (disposto su 4 o 3 righe)

4. corpo o testo della lettera (diviso in paragrafi)

5. firma della persona responsabile.

Agli elementi sopra citati, detti essenziali, si aggiungono gli elementi detti accessori o

facoltativi. Anche se mancano, la lettera è valida. Essi sono:

1) oggetto: la sintesi del contenuto della lettera. Esempio: Oggetto:sollecito di pagamento;

2) numero di protocollo: è il numero con cui viene registrata la lettera nel registro protocollo

della ditta scrivente. Si tratta di un dato obbligatorio nella corrispondenza degli enti pubblici

Esempio: Prot. n. 138/06;

3) sigle. Esse sono le iniziali maiuscole del nome e del cognome della persona che “detta” o

che “inventa” la lettera, seguite dalle iniziali minuscole del nome e del cognome di chi

scrive materialmente la lettera. Esempio: PR/fc (PAOLO ROSSI ha dettato la lettera,

Francesca Conti l’ha scritta ed impaginata al computer);

4) allegati. Si tratta di documenti che vengono spediti insieme alla lettera;

5) vocativo: è la dicitura Spettabile Ditta o Egregio Signore, che possiamo trovare prima del

testo di una lettera. E’ spesso presente nell’indirizzo del destinatario;

6) RACCOMANDATA o RACCOMANDATA A.R. Si tratta di diciture poste spesso all’altezza

della data per ricordare il tipo di spedizione della lettera;

7) P.S. (Post scriptum) e N.B. (Nota Bene). Si tratta di elementi posti solitamente in basso per

aggiungere o ricordare comunicazioni non inserite nel testo della lettera.

Per quanto riguarda l’aspetto della lettera commerciale possiamo avere diversi tipi di disposizioni, ognuno dei quali non

è rigido, ma dettato dalle consuetudini che si sono consolidate negli anni. Solitamente per quanto riguarda la scelta del

modello da utilizzare non vi sono regole in quanto ci si affida al proprio gusto personale o alle abitudini dell’azienda in

cui ci si trova a collaborare.

Prof. Tarello Anna Maria

Costruiamo le seguenti lettere:

Lettera di richiesta catalogo e listino prezzi

Tramite l’invio di questa lettera si richiedono informazioni relative agli articoli o ai servizi prestati

da una azienda. Gli elementi da riportare nel testo sono i seguenti:

� presentazione (chi siamo, dove operiamo, ecc.);

� richiesta specifica (informazioni sugli articoli prodotti o sui servizi effettuati, invio di un

catalogo e del listino prezzi, ecc.)

� ringraziamenti e saluti.

Lettera di invio catalogo

Con questa lettera vengono inviate notizie relative alla merce o ai servizi offerti; generalmente

viene allegato un catalogo e/o un listino prezzi.

Il testo della lettera deve comprendere:

� presentazione o riferimento a precedenti rapporti (chi siamo, dove operiamo, eventuale

messa in rilievo dell’affidabilità e della correttezza dei nostri rapporti commerciali);

� descrizione della merce o dei servizi (indicazione della buona qualità di quanto si offre, dei

prezzi convenienti e di quanto altro può rendersi utile);

� condizioni di vendita (evidenziazione degli aspetti più vantaggiosi; ad esempio: consegna

in tempi brevi, pagamento dilazionato, spese di trasporto a carico del venditore, ecc.);

� saluti.

Lettera di sollecito

Generalmente viene inviata per sollecitare l’invio della merce non pervenuta nei termini stabiliti o il

pagamento di quanto dovuto.

Devono essere indicati:

riferimenti (numero e data dell’ordine, numero, data e importo della fattura, telefonate, eventuali

altre lettere, ecc.)

richiesta specifica con indicazione di un termine temporale;

indicazione del danno e degli inconvenienti causati dal ritardo;

saluti.

Lettera di reclamo

Contiene rimostranze generalmente per il ricevimento di merce difettosa o non conforme all’ordine

o per altre manchevolezze e inconvenienti.

In questo tipo di lettera vanno rilevati:

riferimenti ad accordi precedenti (numero e data dell’ordine, lettere varie, telefonate, ecc.);

descrizione precisa del danno subito;

richiesta di risarcimento (sostituzione della merce, concessione di uno sconto, concessione di

un’ulteriore dilazione di pagamento, ecc.);

riprovazione per quanto accaduto;

saluti.

Risposta a solleciti e reclami.

Non è sempre facile rispondere a solleciti e reclami, specialmente se non si hanno scuse ed

attenuanti, occorre quindi cercare di usare la massima diplomazia.

Questo tipo di lettera deve contenere:

riferimento alla lettera di reclamo o sollecito;

espressione delle proprie scuse e del rammarico per quanto accaduto, adducendo una

motivazione o una giustificazione valida;

assicurazione, se possibile, del mantenimento degli impegni assunti oppure richiesta di una

dilazione di pagamento o nella consegna della merce;

saluti.

Prof. Tarello Anna Maria

ESEMPI DI FRASEOLOGIA COMMERCIALE:

Lettera di richiesta di informazioni – cataloghi – listino prezzi

A) Introduzione

Siamo una ditta di ……….. e produciamo ……….. Avendo notato con interesse il Vostro inserto

pubblicitario pubblicato su…. …… del……….

Facciamo seguito al colloquio telefonico del ……. avuto con il Responsabile dell’Ufficio ……

Abbiamo ricevuto la visita del Vostro rappresentante e …….

Desideriamo introdurre i Vostri prodotti sul nostro mercato …….

B) Svolgimento dell’argomento

Gradiremmo ricevere al più presto un Vostro catalogo illustrato con relativo listino prezzi…

Vi preghiamo di inviarci catalogo, listino prezzi e le Vostre condizioni di consegna e pagamento ..

Vi preghiamo di comunicarci i prezzi aggiornati per i seguenti articoli:…….

C) Chiusura e commiato

In attesa di ricevere al più presto…….

Rimaniamo in attesa di ………

RingraziandoVi sin d’ora, vogliate gradire i nostri più cordiali saluti.

In attesa di quanto richiesto, Vi porgiamo distinti saluti.

Sperando di poter instaurare stabili rapporti con la Vostra ditta, restiamo in attesa di quanto

richiesto e cogliamo l’occasione per porgerVi

Lettera di invio informazioni – cataloghi – listino prezzi

A) Introduzione

Abbiamo ricevuto con vivo piacere la Vostra lettera del …… con la quale ci richiedevate il

catalogo ……..

In risposta alla Vostra del ………

Rispondiamo alla Vostra richiesta del …… e siamo lieti di inviarVi in allegato il nostro

catalogo e listino prezzi

B) Svolgimento dell’argomento

I nostri prodotti sono particolarmente apprezzati per il design originale …….

I nostri articoli sono famosi per l’attenzione che poniamo nella ricerca dei migliori materiali e

per il controllo scrupoloso di ogni fase di lavorazione……

La nostra ditta opera ormai da molti anni nel settore e gode, fortunatamente, della stima di una

esigente e fedele clientela che sempre ci chiede di ricercare e studiare nuove soluzioni…..

La nostra ditta si avvale di importanti collaborazioni con disegnatori affermati non solo a livello

nazionale ……..

Come potrete leggere dal materiale allegato, i nostri prezzi sono particolarmente interessanti e

per forniture superiori a ….. applichiamo lo sconto del …

Con la presente Vi proponiamo i seguenti prodotti………..

Condizioni di vendita:

Consegna (franco magazzino venditore - franco magazzino compratore - entro 15 gg. dalla data

dell’ordine – effettuato a mezzo vettore Ditta ……. a Vostro carico)

Pagamento (in contanti alla consegna – a mezzo Ricevuta Bancaria a 30/60 gg. d.f. – Con

rimessa diretta a 30 giorni d.f. – A mezzo tratte 30/60 gg. d.f. )

Imballo (si può indicare un costo oppure gratis).

C) Chiusura e commiato

RingraziandoVi per l’interesse che avete mostrato, ……

Nella speranza di ricevere in futuro Vostre ordinazioni, ……

Nella speranza che le nostre proposte soddisfino le Vostre esigenze, ……..