Il protocollo e la gestione dei documenti azzurro.ppt...

1

Il protocollo

Gianni Penzo Doria

Il protocolloe la gestione dei documenti

Il documento

Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare; il documento quindi docet (monumentum) e mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò rappresentato.

Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola documento, come già il DPR 1409/1963.

Gianni Penzo Doria

2

Atto e documento

L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridicieffetti giuridici.

Il documento è l’entità materiale (res) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa” contenente segni, diventa tecnicamente una res signata.

Gianni Penzo Doria

VerbaleDelibera

I documenti della PA vanno “registrati”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 53, comma 5

5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i

Gianni Penzo Doria

statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.

3

Protocollo e repertorio

D ti li fA i o pa ten a

Gianni Penzo Doria

Documenti uguali per forma,diversi per contenuto

Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici della stessa AOO)

La PA opera attraverso i documenti

La amministrazione pubblica opera principalmente tt i d tiattraverso i documenti...

... quindi...

per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.

Gianni Penzo Doria

4

Le tre parole strategiche in Archivistica

Archivio

Registrazione

Classificazione e Selezione

Gianni Penzo Doria

Fascicolo e Diritto di accesso

Lavoro e archivistica

Tutti gestiscono, in misura maggiore o minore, semplice o complessa documenti per svolgere il loro lavorocomplessa, documenti per svolgere il loro lavoro.

Gianni Penzo Doria

L’archivistica determina scientificamente le regole per gestire, tenere e tutelare i documenti.Negli ultimi anni, anche la normativa ha rivalutato, in modo esplicito e implicito, gli archivi e l’organizzazione documentale.

5

Perché conserviamo i documenti?

Per testimoniare ciò che è accaduto, ciò che è stato deciso in modo efficace anche nei confronti di terzideciso in modo efficace, anche nei confronti di terzi (verba volant, scripta manent)Per soddisfare dei requisiti legali, fiscali, amministrativi, di autodocumentazionePerché una società civile lascia tracce del suo passato sia come memoria storica sia per finalità scientifiche e culturali

Gianni Penzo Doria

culturali

L’archivio come senso della storia

«La conservazione degli atti corrisponde ad un bisogno innato dell’umanità bisogno chebisogno innato dell umanità, bisogno che l’ignoranza potrà pur calpestare, ma sopprimere non mai».

(Eugenio Casanova, 1928)

Gianni Penzo Doria

6

Le tipologie dei documenti

Documenti in arrivoD ti i tDocumenti in partenzaDocumenti scambiati tra uffici della stessa AOO (comunemente detti “documenti interni”).

Gianni Penzo Doria

I documenti tra uffici (“interni”)

Per documenti tra uffici si intendono i documenti bi ti t l di U ità O i tiscambiati tra le diverse Unità Organizzative

Responsabili (UOR) afferenti all’unica Area Organizzativa Omogenea - AOO.

Essi si distinguono in:documenti di preminente carattere informativo;

Gianni Penzo Doria

documenti di preminente carattere informativo; documenti di preminente carattere giuridico-probatorio.

7

Gianni Penzo Doria

Obblighi per la PA

Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informaticointrodurre dei piani di classificazione (titolario di classificazione)

Gianni Penzo Doria

(titolario di classificazione)fascicolare dei documentielaborare dei piani di conservazione (massimario di selezione)

8

Le norme di fineXIX secolo:

il Regio Decreto25 gennaio 1900, n. 35

Gianni Penzo Doria

La rivoluzione della Bassanini 1

Legge 15 marzo 1997, n. 59art.15, comma 2

Gli atti, dati e documenti formati da pubbliche amministrazioni e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con documenti informatici, sono validi e rilevanti a t tti li ff tti di l

Gianni Penzo Doria

tutti gli effetti di legge.

9

Le norme sul protocollo informatico

DPR 20 ottobre 1998, n. 428R l t t l ti d lRegolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte delle amministrazioni pubbliche

Direttiva PCM 28 ottobre 1999Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni

DPCM 31 ottobre 2000

Gianni Penzo Doria

DPCM 31 ottobre 2000Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428

Le norme ora si trovano nel Testo Unico

DPR 28 dicembre 2000, n. 445Testo nico delle disposi ioni legislati e e regolamentari inTesto unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

D.Lgs.23 gennaio 2002, n. 10

DPR7 aprile 2003, n. 137

Legge16 gennaio 2003, n. 3

D.Lgs.30 giugno 2003, n. 196

Gianni Penzo Doria

D.Lgs.7 marzo 2005, n. 82

(D.Lgs. 159/2006)

10

Una evoluzione non solo lessicale...

DPR 20 ottobre 1998, n. 428:“Protocollo informatico”

Gianni Penzo Doria

DPR 28 dicembre 2000, n. 445:“Sistema di gestione

dei flussi documentali e degli archivi”

... bisognava “sbrigarsi”

DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 50, comma 3,

3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1°gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla

Gianni Penzo Doria

presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonché dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione

11

Regolamento

Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2

Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi

dal protocollo all’archivio storico

(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)

Gianni Penzo Doria

... di recente

Decreto MIT 14 ottobre 2003(G U 25 ottobre 2003 n 249)(G.U. 25 ottobre 2003, n. 249)

Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico

e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi

Gianni Penzo Doria

12

Qualche definizione preliminare...

ProceduraProcedura

Processo

Procedimento

Gianni Penzo Doria

... ancora più di recente

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196(G U 29 luglio 2003 n 174 - SO 123/L)(G.U. 29 luglio 2003, n. 174 - SO 123/L)

Codice in materia di protezione dei dati personali

Gianni Penzo Doria

13


Decreto legislativo 1° agosto 2003, n. 259(G U 15 settembre 2003 n 214 - SO 150/L)(G.U. 15 settembre 2003, n. 214 - SO 150/L)

Codice delle comunicazioni elettroniche

Gianni Penzo Doria


DPCM 30 ottobre 2003(G U 27 aprile 2004 n 98)(G.U. 27 aprile 2004, n. 98)

Approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza

nel settore della tecnologia dell’informazione, ai sensi dell’art. 10, comma 1,

del decreto legislativo 23 febbraio 2002, n. 10

Gianni Penzo Doria

g ,

14


Direttiva MIT 27 novembre 2003(G U 12 gennaio 2004 n 8)(G.U. 12 gennaio 2004, n. 8)

Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni

Gianni Penzo Doria


Direttiva MIT 18 dicembre 2003(G U 4 febbraio 2004 n 28)(G.U. 4 febbraio 2004, n. 28)

Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione per l'anno 2004

Gianni Penzo Doria

15


Direttiva MIT 19 dicembre 2003(G U 7 febbraio 2004 n 31)(G.U. 7 febbraio 2004, n. 31)

Sviluppo ed utilizzazione dei programmi informatici da parte delle pubbliche amministrazioni

Gianni Penzo Doria


Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42(G U 24 febbraio 2004 n 45 SO 28/L)(G.U. 24 febbraio 2004, n. 45 - SO 28/L)

Codice dei beni culturali e del paesaggio,ai sensi dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137

Gianni Penzo Doria

16

I documenti della PA sono beni culturali

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42art 10 comma 2 lettera b)art. 10, comma 2, lettera b)

2. Sono beni culturali: (...) b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico.

Gianni Penzo Doria


DPCM 13 gennaio 2004(G.U. 27 aprile 2004, n. 98)

Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione

e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici

Gianni Penzo Doria

DPCM 30 marzo 2009(G.U. 6 giugno 2009, n. 129)

Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei

documenti informatici

17


Ministero Economia e FinanzeDecreto 23 gennaio 2004Decreto 23 gennaio 2004

(G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscalirelativi ai documenti informatici ed alla loro

riproduzione in diversi tipi di supporto

Gianni Penzo Doria


Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11(G U 9 marzo 2004 n 57)(G.U. 9 marzo 2004, n. 57)

Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la

conformità dei documenti agli originali

Gianni Penzo Doria

18


Direttiva MIT 4 gennaio 2005(G U 12 febbraio 2005 n 35)(G.U. 12 febbraio 2005, n. 35)

Linee guida in materia di digitalizzazione della pubblica amministrazione per l’anno 2005

Gianni Penzo Doria


Legge 11 febbraio 2005, n. 15(G U 21 febbraio 2005 n 42)(G.U. 21 febbraio 2005, n. 42)

Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241, concernenti norme

generali sull’azione amministrativa

Gianni Penzo Doria

19


Legge 14 maggio 2005, n. 80(G.U. 14 maggio 2005 n. 111 - SO n. 91) - in die!

Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 14 marzo 2005, n. 35, recante disposizioni urgenti nell’ambito del Piano di azione per lo sviluppo economico, sociale e territoriale. Deleghe al Governo per la modifica del codice di procedura civile in materia di processo di cassazione e di arbitrato nonché per la riforma organica della disciplina delle procedure concorsuali

Gianni Penzo Doria


DPR 11 febbraio 2005, n. 68(G U 28 aprile 2005 n 97)(G.U. 28 aprile 2005, n. 97)

Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3

Gianni Penzo Doria

20


Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82(G U 16 maggio 2005 n 112 - SO 93/L)(G.U. 16 maggio 2005, n. 112 - SO 93/L)

Codice dell’amministrazione digitale

Gianni Penzo Doria


Decreto MIT 2 novembre 2005(G U 15 novembre 2005 n 266)(G.U. 15 novembre 2005, n. 266)

Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata

Gianni Penzo Doria

21


Direttiva MIT 18 novembre 2005(G U 20 gennaio 2006 n 16)(G.U. 20 gennaio 2006, n. 16)

Linee guida per la Pubblica amministrazione digitale

Gianni Penzo Doria


Decreto legislativo 24 marzo 2006, n. 156(G U 27 aprile 2006 n 97 - SO 102)(G.U. 27 aprile 2006, n. 97 - SO 102)

Disposizioni correttive ed integrative al decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, in relazione ai beni culturali

Gianni Penzo Doria

22


Decreto legislativo 4 aprile 2006, n. 159(G U 29 aprile 2006 n 97 - SO 105)(G.U. 29 aprile 2006, n. 97 - SO 105)

Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo7 marzo 2005, n. 82,

recante codice dell'amministrazione digitale

Gianni Penzo Doria


DPR 12 aprile 2006, n.184 (G U 18 maggio 2006 n 114)(G.U. 18 maggio 2006, n. 114)

Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi

Gianni Penzo Doria

23


Decreto legislativo 26 marzo 2008, n. 62(G U 9 aprile 2008 n 84)(G.U. 9 aprile 2008, n. 84)

Ulteriori disposizioni integrative e correttive del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42,

in relazione ai beni culturali

Gianni Penzo Doria


Min. della Giustizia – Decreto 29 settembre 2008(G U 25 ottobre 2008 n 251 – S O n 235)(G.U. 25 ottobre 2008, n. 251 – S.O. n. 235)

Nuova strutturazione dei modelli informatici relativa all’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile

Gianni Penzo Doria

24

La PEC e i registri protocolloLegge 28 gennaio 2009, n. 2

Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale

art 16 comma 8art. 16, comma 8

Le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e successive modificazioni, qualora non abbiano provveduto ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'Amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, istituiscono una casella di posta certificata (( o analogo indirizzo di posta elettronica di cui al comma 6 )) per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per

Gianni Penzo Doria

registro di protocollo e ne danno comunicazione al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione, che provvede alla pubblicazione di tali caselle in un elenco consultabile per via telematica. Dall'attuazione del presente articolo non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica e si deve provvedere nell'ambito delle risorse disponibili.

25

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione

i i t ti

In conclusione, le norme principali sono:

amministrativa

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42Codice dei beni culturali e del paesaggio

DPCM 31 ottobre 2000Regole tecniche per il protocollo informatico

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82Codice dell’amministrazione digitale

Codice dei beni culturali e del paesaggio

Dati, documenti e archivi nella normativa

D.Lgs. 196/2003D.Lgs. 196/2003Codice dati personali

DPR 445/2000DPR 445/2000TUDA

D.Lgs. 82/2005D.Lgs. 82/2005Codice amm. digitale

D.Lgs. 42/2004D.Lgs. 42/2004Codice beni culturali

2525 riferimentiai dati personali



6363 riferimentiai documenti

2222 riferimentiagli archivi

Fonte: Luca Milani

26

... Check list CNIPA

Centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA)nella pubblica amministrazione (CNIPA)

Check list. Supporto alla verifica e alla valutazione dei sistemi di

protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali

http://www cnipa it

Gianni Penzo Doria

http://www.cnipa.it

http://protocollo.gov.it/documenti/check-list_vfin.pdf

Norma ISO 15489

Gianni Penzo Doria

27

... una norma internazionale

Norma ISO 15489Information and documentation - Records managementInformation and documentation Records management

(1. General e 2. Guidelines)

Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici.

Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian Standard for Records Management AS ISO 15489

Gianni Penzo Doria

Standard for Records Management - AS ISO 15489. http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html

... ora anche norma UNI ISO 15489-1

Norma UNI ISO 15489-1Informazione e documentazioneInformazione e documentazione.

Gestione dei documenti di archivio (record).Principi generali

È disponibile in formato cartaceo o digitale e può essere ordinata on line sul sito dell’UNI (www.uni.com).

Gianni Penzo Doria

ordinata on line sul sito dell UNI (www.uni.com).

È completata da un Rapporto tecnico (ISO/TR 15489-2)

28

Moreq 1Model Requirements for the Management of Electronic Records

L’Unione europea ha promosso una ricerca scientifica finalizzata alla individuazione dei principali requisiti per la progettazione, realizzazione e mantenimento dei sistemi documentari informatici

Gianni Penzo Doria

Principali requisiti e strategie

Requisiti per la registrazione, classificazione, f i l ifascicolazione.Requisiti per il governo dei flussiRequisiti il versamento per la selezione (scarto e conservazione)Requisiti per la ricerca (information retrieval)Controlli e sicurezza: accesso audit trail backup

Gianni Penzo Doria

Controlli e sicurezza: accesso, audit trail, backup, autenticità ...

29

Siti web di riferimento

Model Requirements for the Management of Electronic RecordsElectronic Records

www.ispo.cec.be/idawww.dlmforum.eu.org

Gianni Penzo Doria

http://www.moreq2.eu/

Definizione legale di documento amministrativo

Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 22ì difi t d ll l 11 f bb i 2005 15

Rappresentazione, comunque formata (grafica, cinematografica, informatica, etc.), del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla

così come modificato dalla legge 11 febbraio 2005, n. 15

Gianni Penzo Doria

attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.

30

Definizione legale di documento informatico

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 1 ì difi t d l

Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti

così come modificato dal DPR 7 aprile 2003, n. 137, art. 1 lett. b

e confermato dalla Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, art. 1 lett. d

Gianni Penzo Doria

Qualche sito web di riferimento per il protocollo informatico...

31

http://www.normeinrete.it

Gianni Penzo Doria

http://www.normeinrete.it

Gianni Penzo Doria

febbraio 2010

32

http://www.cnipa.it

Gianni Penzo Doria

Direttiva MIT 9 dicembre 2002:Il Centro di competenza presso il CT-RUPA

Con la direttiva 9 dicembre 2002 è stato istituito un

Centro di competenza per il progetto protocollo informatico

e trasparenza amministrativa

http://protocollo.gov.it

Gianni Penzo Doria

p p g

[email protected]

33

http://protocollo.gov.it

Gianni Penzo Doria

www.interlex.it/pa/prot_norme.htm

Gianni Penzo Doria

34

www.actalibri.net

Gianni Penzo Doria

http://www.unipd.it/archivio

35

Il ruolo strategico del protocollo

«Nulla sfugge al protocollo;«Nulla sfugge al protocollo; tutto vi si dispone in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi si conclude. È lo schema della storia dell’ente»


Gianni Penzo Doria


Quod non est in actis non est in mundo.Giustiniano

Se non è nei nostri archivi, non esiste(if an item does not appear in our records, it does not exist!).

L’ hi i d li J di

Gianni Penzo Doria

L’archivista degli Jedi

36


Disponibilità delle prove

Gianni Penzo Doria

Contra:actis = negli atti scritti o negli atti orali?


Gianni Penzo Doria

37

«L’archivio è Gesù Cristo»Ignazio vescovo di Antiochia, Lettera ai Filadelfiesi

Io feci quello che era in me come uomo che agisce per l'unità. Dove infatti c'è la fazione e l'ira, Dio non c'è. Il Signore perdona a chi si pente, se si pente per l'unità di Dio, e il sinedrio del vescovo. Confido nella grazia di Gesù Cristo che vi libererà da ogni laccio. Vi esorto a non fare nulla con spirito di contesa, ma secondo la dottrina del Cristo. Ho ascoltato alcuni che dicevano:

Gianni Penzo Doria

se non lo trovo negli archivi, non credo nel Vangelo. Io risposi loro che sta scritto, ed essi di rimando che questo è da provare. Per me l'archivio è Gesù Cristo, i miei archivi inamovibili la sua croce, la sua morte e resurrezione e la fede che viene da lui, in questo voglio per la vostra preghiera essere giustificato.

Gianni Penzo Doria

38

Gianni Penzo Doria

L’archivio come unicum 1/2

«[È un errore] non reputare archivio quella parte di esso che si viene formando giornalmente diesso che si viene formando giornalmente, di credere che l’ufficio di registratura sia cosa del tutto differente dall’archivio, come se la registrazione e spedizione delle pratiche in arrivo o in partenza fosse funzione del tutto distaccata da quella della distribuzione e conservazione delle

Gianni Penzo Doria

qmedesime»


39

L’archivio come unicum 2/2

«Sventuratamente [...] persiste l’idea che l’archivio corrente non abbia che fare coll’archivio, diciamo così, storico; che l’ufficio di protocollo non faccia parte dell’archivio in p pgenerale; e si discute con discreta prosopopea se si debba scindere l’archivio in due parti: delle quali l’una si preoccupi degli atti anteriori a una certa data, l’altra di quelli di giornata. In conseguenza, si propongono diversi trattamenti per l’uno e per l’altro, per la suppellettile dei medesimi, per il personale addettovi. Sono elucubrazioni, anche se dettate

Gianni Penzo Doria

da benevolo interessamento, reazionarie e incompetenti, che dimostrano nei loro autori una insufficiente nozione di quel che sia un archivio»


L’archivio è un concetto unico e unitario

Un differenziamento degli archivi in storici e non storici o non ancora storici onon storici, o non ancora storici, o semplicemente amministrativi, è dunque inconcepibile, al punto da doverne ripudiare perfino la nomenclatura

Antonio Panella, 1938

Gianni Penzo Doria

40

Unitarietà dell’archivio

Esiste una impossibilità di differenziareEsiste una impossibilità di differenziare teoricamente l’ufficio di protocollo dall’archivio, l’archivio corrente da quello di deposito: tutto è semplicemente archivio.

Giorgio Cencetti, 1939

Gianni Penzo Doria

N.B. L’archivio è una universitas rerum ex distantibusContra: ex coharentibus

La più bella definizione, non tecnica, di archivio

L’archivio è una istituzione di pubblica fede da cui dipende la nostra democrazia Permette alladipende la nostra democrazia. Permette alla gente di ispezionare la documentazione di ciò che il governo ha fatto. Mette i funzionari e le istituzioni in grado di rivedere le proprie azioni e aiuta i cittadini ad assegnare le responsabilità a coloro a cui esse appartengono.

Gianni Penzo Doria

coloro a cui esse appartengono.

41

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

42

Le tre età dei documenti

Protocollo e Archivio correntent

ali

Affari in corso di trattazione

Archivio di depositoAffari esauriti entro i 40 anni

dei f

luss

i doc

umen

Gianni Penzo Doria

Archivio storicoAffari esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di selezioneG

estio

ne

N.B. L’archivio è unico: universitas rerum ex distantibus

Il tempo

Che cosa è dunque il tempo? Se nessuno me ne chiede, lo so bene: ma se l i d i i hi hi d l ì i bvolessi darne spiegazione a chi me ne chiede, non lo so: così, in buona

fede, posso dire di sapere che se nulla passasse, non vi sarebbe il tempo passato, e se nulla sopraggiungesse, non vi sarebbe il tempo futuro, e se nulla fosse, non vi sarebbe il tempo presente. Ma in quanto ai due tempi passato e futuro, in qual modo essi sono, quando il passato, da una parte, più non è, e il futuro, dall'altra, ancora non è? In quanto poi al presente, se sempre fosse presente, e non trascorresse nel passato, non più sarebbe tempo, ma sarebbe, anzi, eternità. Se, per conseguenza, il presente per

Gianni Penzo Doria

tempo, ma sarebbe, anzi, eternità. Se, per conseguenza, il presente per essere tempo, in tanto vi riesce, in quanto trascorre nel passato, in qual modo possiamo dire che esso sia, se per esso la vera causa di essere è solo in quanto più non sarà, tanto che, in realtà, una sola vera ragione vi è per dire che il tempo è, se non in quanto tende a non essere? [...]

(Agostino, Le confessioni, XI, 14 e 18, Bologna, Zanichelli, 1968, pp. 759.)

43

Gianni Penzo DoriaKlimtLe tre età della donna

Le funzioni per l’ente nelle tre età

Aff i i tAffari in corso = corrente

Deposito legale, non un magazzino

Gianni Penzo Doria

Tutela come preservatione valorizzazione

44

La tutela apprestata dall’ordinamento per gli atti degli archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla

L’archivio è unicoT.A.R. Toscana sez. II, 25 settembre 1997, n. 653

archivi ritenuti di notevole interesse storico prescinde dalla possibile distinzione degli archivi in archivi storici, di deposito e correnti, in quanto l’attenzione del legislatore, al di là della datazione e dell’utilizzazione attuale o meno dell’archivio, si concentra sul complesso degli atti - o su taluno di essi - in funzione della capacità dei medesimi di costituire una rilevante testimonianza storica.

Gianni Penzo Doria

Soc. Sipc. Sovrintendente archivistico Toscana e altro

T.A.R. 1997,I,4017

Le funzioni per l’ente nelle tre età

Certezza pratica e giuridica__________

FUNZIONEamministrativo-gestionale

e giuridico-probatoria

Gianni Penzo Doria

FUNZIONEstorico-culturale

N.B. Tutte le funzioni sono sempre presenti, pur in forma latente, in tutte le età!

45

Le funzioni archivistiche nelle tre età

AVALUTATIVITÀ

VALUTAZIONE

Gianni Penzo Doria

TUTELA

L’avalutatività

Va conservata e registrata la carta più umileVa conservata e registrata la carta più umile come la più insigne.

Francesco Bonaini, 1867

Gianni Penzo Doria

46

Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d’ufficio. Omissione

1. Il pubblico ufficiale o l’incaricato di un pubblico servizio che indebitamente rifiuta un atto del suoservizio, che indebitamente rifiuta un atto del suo ufficio che, per ragioni di giustizia o di sicurezza pubblica, o di ordine pubblico o di igiene o di sanità, deve essere compiuto senza ritardo, è punito con la reclusione da sei mesi a due anni.

Gianni Penzo Doria

Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d’ufficio. Omissione

2. Fuori dai casi previsti dal primo comma, il pubblico ufficiale o l’incaricato di un pubblico servizio che entroufficiale o l incaricato di un pubblico servizio, che entro trenta giorni dalla richiesta di chi vi abbia interesse non compie l’atto del suo ufficio e non risponde per esporre le ragioni del ritardo, è punito con la reclusione fino a un anno o con la multa fino a lire due milioni. Tale richiesta deve essere redatta in forma scritta ed il termine di trenta giorni decorre dalla ricezione della

Gianni Penzo Doria

termine di trenta giorni decorre dalla ricezione della richiesta stessa.

47

La valutazione nelle prime due età

Gianni Penzo Doria

Gli strumenti (mezzi di corredo)principali nelle tre età

Registro di protocolloRegistro di protocolloTitolario di classificazioneRepertorio dei fascicoli

Elenco di versamento, di consistenza, etc.Massimario di selezione

Gianni Penzo Doria

Guida (tematica, settoriale...)IndiceInventario

48

La gestione dei documenti(records management) 1/2

DPR 28 dicembre 2000, n. 445,art. 1, lett. q)

Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti

Gianni Penzo Doria

amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati.

La gestione dei documenti(records management) 2/2

Norma UNI ISO 15489-1Settore delle attività gestionali responsabile dell’efficiente e sistematico controllo della produzione, ricezione, mantenimento, uso e destinazione finale, incluse le operazioni per rappresentare e mantenere il valore probatorio e le informazioni circa le azioni e le attività in

Gianni Penzo Doria

pforma di documenti

49

Il protocollo nella amministrazione pubblica

Il protocollo generale (o unico)Il protocollo generale (o unico)Il protocollo tra uffici (o interno)Il protocollo particolare (segreto o riservato)

Gianni Penzo Doria

Esiste solo il protocollo unico

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 61Servizio per la gestione informatica dei documenti

dei flussi documentali e degli archivi

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa

i ti

dei flussi documentali e degli archivi

Gianni Penzo Doria

area organizzativa omogenea.

50

DPCM 31 ottobre 2000Eliminazione dei protocollo interni

Art. 3, comma 1, lett. d)

… modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”

Gianni Penzo Doria

Le ragioni del protocollo unico(AOO e UOR)

Ogni AOO è articolata in una serie di Unità Organizzative Responsabili (UOR) alle quali sono attribuite competenze omogenee.

AOOArea Organizzativa Omogenea

Gianni Penzo Doria

UORUnità Organizzativa Responsabile



51

Il protocollo tra uffici

Cinque motivazioni principali:Inefficien a del protocollo generaleInefficienza del protocollo generaleAttribuzione di una data certa per la fine di una procedura del procedimento amministrativo in corso di trattazioneDisseminazione degli ufficiDiffidenza verso i colleghi degli altri uffici

Gianni Penzo Doria

Proprietà delle informazioni

Il protocollo particolareDR 11 dicembre 1997, n. 1, art. 39 - (G.U. 29.12.1997, n. 301)

1. Possono essere previste particolari forme di riservatezza e di accesso al protocollo unico per:p p

a) documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari;

b) documenti di carattere politico e di indirizzo di competenza del Rettore o del Direttore amministrativo che, se resi di pubblico dominio, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;

Gianni Penzo Doria

c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell'attività amministrativa;

52


d) le tipologie di documenti individuati dall'art. 24 della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dall'art. 8 del D.P.R. 27 giugno 1992 g g gn. 352, nonché dall'art. 9 del "Regolamento di attuazione della legge 241/90 e del D.P.R. 352/92 in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi", approvato dal Consiglio di Amministrazione con delibera n. 112 del 28 novembre 1995.

Gianni Penzo Doria


Procedure del protocollo particolare1 Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore o dal1. Il protocollo particolare è utilizzato dal Rettore o dal

Direttore amministrativo mediante provvedimento espresso, cioè con l'apposizione della propria firma sul documento da registrare mediante procedure particolari con accesso riservato.

2. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato,

l t ll i l l ifi i l

Gianni Penzo Doria

comprese la protocollazione, la classificazione e la fascicolazione, sono conformi a quelle adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.

53

Il protocollo particolare

Il protocollo particolare viene attivato per:N ti i (d ti ibili i di i i)Normativa: privacy (dati sensibili, giudiziari), gareOpportunità: governance, scelta politica (per documenti dalla cui contestuale pubblicità possa presumibilmente derivare pregiudizio alla attività amministrativa

Gianni Penzo Doria

Il protocollo particolare

Il protocollo particolare però:F t d l t ll l ( i )Fa parte del protocollo generale (unico)Può essere trattato come “repertorio” (preferibile, anche per questioni storiografiche)Può essere trattato come oggetto/record visibile solo attraverso i diritti della ACL

Gianni Penzo Doria

54

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

55

Gianni Penzo Doria

I compiti del protocollo

È lo strumento tecnico per la gestione sequenziale dei documenti nel momento della loro formazioneAssicura – con il titolario – una struttura organizzata all’archivioRegola le procedure dalla nascita attraverso una rigida cronologia (numero di corda)Avvia la corretta distribuzione dei documenti correntiRealizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli

Gianni Penzo Doria

Realizza i collegamenti tra i vari fascicoli e i singoli documentiCensisce la mole documentaria posta in essere da un ente produttore

56

Istituzione e direzione del servizio

1 Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 61

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario,

Gianni Penzo Doria

comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Le abilitazioni del protocollo

Abilitazioni a:Abilitazioni a:

InserireModificareConsultare

Gianni Penzo Doria

57

Compiti del servizio 1/2

3 Il servizio svolge i seguenti compiti:


3. Il servizio svolge i seguenti compiti:a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del

t t t i

Gianni Penzo Doria

presente testo unico;c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;

Compiti del servizio 2/2

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco


anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di

6 68 69

Gianni Penzo Doria

gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

58

I compiti del responsabile del protocollo

Definisce, d’intesa con gli uffici e il top management, i ruoli e le royalties di ciascun utente o gruppi di utentiruoli e le royalties di ciascun utente o gruppi di utentiProvvede alla manutenzione dei profili e ruoli verticali e orizzontaliGarantisce la sicurezza delle informazioni legate ai documenti attraverso la protezione degli “oggetti” anche attraverso una Access Control List (ACL)

Gianni Penzo Doria

L’archivio corrente è organizzato se...

Esiste un protocollo unico (con il protocollo “particolare” integrato)integrato)

Al protocollo unico corrisponde un unico titolario di classificazione

Vengono sistematicamente segnati i vari passaggi del documento, in modo tale da poter ricostruire “sulla carta” un fascicolo istruito

Gianni Penzo Doria

La classificazione è applicata rigorosamente ed aggiornata con il mutare delle competenze o dei carichi di lavoro

59

La responsabilità dei dirigenti

DPR 8 gennaio 2001, n. 37

t 5 R bilità d li hi iart. 5 – Responsabilità degli archivi

I dirigenti degli uffici sono responsabili della conservazione e della corretta gestione degli archivi, nonché della regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi.

Gianni Penzo Doria

Definizione di protocollo (registratura)

Per protocollo (cioè per registratura) si intende lo strumento mediante il quale iintende lo strumento mediante il quale i documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico e gestionale.

Gianni Penzo Doria

60

Definizione di protocollo informatico

Art. 1 del DPR 445/2000(art 1 DPR 428/98)(art. 1 DPR 428/98)

L’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti.

Gianni Penzo Doria

Definizione di registro di protocollo 1/2

Cassazione penale, sez. V, 6 ottobre 1987Il i t di t ll t t d bbli ffi i ilIl registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio, il quale fa fede della data di ricevimento ovvero di spedizione di atti privati o della pubblica amministrazione, ha natura di atto pubblico.

Gianni Penzo Doria

61

Atto pubblico – Codice civile, art. 2699

Capo II – Della prova documentaleSezione I – Dell’atto pubblico

Art. 2699 – Atto pubblico

L’atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato.

Gianni Penzo Doria

Tempus regit actum

TAR Toscana, sez. I, 26 aprile 2005, n. 1879

In base al principio "tempus regit actum", la legittimità di un provvedimento amministrativo va valutata con riferimento alla situazione di fatto e di diritto esistente al momento della sua emanazione, non potendo quest'ultimo acquisire una causa di invalidità per effetto di eventi verificatisi in un tempo successivo alla sua

Gianni Penzo Doria

di eventi verificatisi in un tempo successivo alla sua adozione.

62

Definizione di registro di protocollo 2/2

Consiglio di Stato, 1993, I, 838Il protocollo delle pubbliche amministrazioni è un attoIl protocollo delle pubbliche amministrazioni è un atto pubblico di fede privilegiata.

Gianni Penzo Doria

Il registro di protocollo è atto pubblico di fede privilegiata

Cassazione penale, sez. V, 2 maggio 1994

In tema di falso in atto pubblico, il registro di protocollo nel quale l'impiegato comunale annota in ordine cronologico la ricezione o la spedizione degli atti (provenienti dai privati o altre pubbliche amministrazioni) è atto di fede privilegiata, in quanto attesta l'operazione compiuta dal pubblico ufficiale ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni stesse. (Fattispecie ex art. 476 c p relativa all'alterazione della data del registro di protocollo sì

Gianni Penzo Doria

c.p., relativa all alterazione della data del registro di protocollo, sì da far figurare come tempestive le domande, presentate oltre il termine di legge, di concessione di contributi per danni derivanti da eventi sismici).

63

Il registro di protocollo quindi... fa fede fino a querela di falso 1/2

Tribunale Bari, 23 settembre 2004 In tema di falso in atto pubblico la nozione di atto pubblicoIn tema di falso in atto pubblico, la nozione di atto pubblico facente fede fino a querela di falso comprende i documenti probatorio precostituiti a garanzia della pubblica fede e formati da un pubblico ufficiale nel legittimo esercizio di una speciale funzione pubblica di attestazione, munita di capacità probatoria rispetto ai fatti compiuti dal pubblico ufficiale o avvenuti in sua presenza; è tale il registro di protocollo nel quale l'impiegato comunale annota in ordine cronologico la ricezione o la

di i d li tti ( i ti d i i ti d lt bbli h

Gianni Penzo Doria

spedizione degli atti (provenienti dai privati o da altre pubbliche amministrazioni) in quanto attesta l'operazione compiuta dal pubblico ufficiale ed è destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel tempo delle ricezioni e delle spedizioni stesse.

Il registro di protocollo quindi... fa fede fino a querela di falso 2/2

Consiglio di Stato sez. VI, 26 maggio 1999, n. 693

La clausola del bando di gara per l'aggiudicazione di contratti della p.a. che prevede la trasmissione delle domande di partecipazione e della relativa documentazione mediante raccomandata postale espresso e non con altre forme di corrispondenza, non rappresenta un'opzione poco trasparente giacché i registri di protocollo della p.a. costituiscono una fonte di prova privilegiata che fa fede fino a querela di falso per la

Gianni Penzo Doria

p p g q pposizione e la responsabilità di cui sono investiti gli addetti alla relativa tenuta.

64

L’accesso al registro di protocollo:una questione controversa

TAR Lombardia Milano, sez. I, 26 maggio 2004, n. 1762

Non può essere opposta l'esigenza di tutelare la riservatezza di terzi ad una richiesta di accesso formulata da un consigliere comunale nei confronti di atti e documenti dell'ente presso il quale esplica il proprio mandato, poiché egli è tenuto al rispetto del segreto nei casi determinati dalla legge. Il registro di protocollo generale di un Comune fa parte delle "notizie ed informazioni utili all'espletamento del mandato" da parte dei

Gianni Penzo Doria

p pconsiglieri dell'ente medesimo..

Le tre fasi del procedimento amministrativo

P t i

Costitutiva

Preparatoria

Gianni Penzo Doria

Integrativa dell’efficacia

65

FASE INTEGRATIVADELL'EFFICACIA

Controllo Comunicazione

Gianni Penzo Doria

Protocollo Repertorio

Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 4, comma 1

1. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a d t i i ti di di t l ti d tti dideterminare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l’unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell’adozione del provvedimento finale.

Gianni Penzo Doria

66


1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimentoresponsabilità dell istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale.

Gianni Penzo Doria

Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 5, commi 2-3

2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata a norma del comma 1 dell’art. 4. 3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.

Gianni Penzo Doria

67

Legge 7 agosto 1990, n. 241 - art. 6

1. Il responsabile del procedimento: a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione del provvedimento;del provvedimento; b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali; c) propone l’indizione o avendone la competenza indìce le

Gianni Penzo Doria

c) propone l indizione o, avendone la competenza, indìce le conferenze di servizi di cui all’art. 14; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.

La conferenza di servizi(interna ed esterna)

La conferenza di servizi è laLa conferenza di servizi è la partecipazione al procedimento amministrativo di:1) più UOR della stessa AOO (interna)2) più AOO dello stesso Ente (esterna di 1° livello), ma sempre con un solo RPA

Gianni Penzo Doria

con un solo RPA.3) più AOO di Enti diversi (esterna di 2° livello), ma sempre con un solo RPA

68

Copia per Conoscenza

Si tratta di UOR, RPA, Organi monocratici, Delegati o altro interessati non all’iter procedimentale, ma al contenuto del procedimento.La Copia per Conoscenza si risolve in una presa d’atto e non va confusa con la Conferenza di servizi interna.

Gianni Penzo Doria

Records management ottimale

WORKFLOW, 241/90

Registratura Smistamentoall’UOR

Documento in arrivo

Assegnazioneal RPA

,

Responsabilità

Flusso controllato

Gianni Penzo Doria

Trattazione dell’affare

o del procedimento amministrativo

• Istruzione del fascicolo

• Gestione del titolario e massimario

• Creazione delle banche dati

• Cura le comunicazioni anche in CC

EFFICACIA PROBATORIA(Attestazione notarile)

In un’unica soluzione

Numero f.to AIPA / CNIPA

69

Workflow management ottimale DOCUMENTO IN ARRIVO

RPAUORArchivio Generale - ProtocolloSoggetto esterno alla AOO

S Iprotocollazione, classificazione Iter dell procedimento/

Protocollare?

assegnazione errata

S I

verifica correttezza assegnazione

Documento in arrivo

Segnatura e scansione ottica

classificazione, smistamento

classificazione e smistamento

Individuazione RPA

assegnazione corretta

affare + fascicolazione

Gestione pratica -

No ma va gestito

Protocollare?

Gianni Penzo Doria

pratica Chiusura fascicolo

Archiviazione

Smistamento

No: documento meramente informativo (pubblicità o altro)

Peculato – 314 c.p.

art. 314 Codice Penale

Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio,che, avendo per ragione del suo ufficio o servizio ilpossesso o comunque la disponibilità di denaro o di altracosa mobile altrui, se ne appropria, è punito con lareclusione da tre a dieci anni. Si applica la pena dellareclusione da sei mesi a tre anni quando il colpevole ha

Gianni Penzo Doria

q pagito al solo scopo di fare uso momentaneo della cosa, equesta, dopo l'uso momentaneo, è stata immediatamenterestituita.

Articolo così sostituito dalla L. 26 aprile 1990, n. 86.

70

Violazione della corrispondenza – 616 c.p.

art. 616 Codice Penale

Chiunque prende cognizione del contenuto di unaChiunque prende cognizione del contenuto di unacorrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae odistrae, al fine di prenderne o di farne da altri prendernecognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui nondiretta, ovvero, in tutto o in parte la distrugge o sopprime,è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altradisposizione, con la reclusione fino a un anno o con la

Gianni Penzo Doria

pmulta da Euro 30 a Euro 516

art. 49 - CAD

DLgs. 7 marzo 2005, n. 82

art. 49Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica

1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull'esistenza o sul

Gianni Penzo Doria

contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni per loro natura o per espressa indicazione del mittente destinate ad essere rese pubbliche.

71

DLgs. 7 marzo 2005, n. 82

art. 49Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica

2. Agli effetti del presente codice, gli atti, i dati e i documenti trasmessi per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

72

Errori da evitare nel WFM in arrivo

Lo smistamento ha rilevanza giuridica ai sensi della legge 241/1990, ma anche rilevanza organizzativa:gg , g1) Errore giuridico2) Errore organizzativo

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

73

Workflow management ottimale

Gianni Penzo Doria

Workflow management ottimale DOCUMENTO SCAMBIATO TRA UFFICI (DOCUMENTO INTERNO)

RPA - UOR 2 ArchivioGeneraleUOR 2 (stessa AOO)RPA - UOR 1UOR 1

Protocollare?Attribuzione

procedimento o affare

Creazione nuovo documento

Individuazione classificazione

S I

Segnatura

protocollazione, classificazione minuta, invio,

classificazione invio

No ma va gestito

affare Individuazione RPA originale,

fascicolazione,gestione pratioa

Originale

Gianni Penzo Doria

Archiviazione

Fascicolazione gestione pratica

Minuta

74

UOR Bilancio e Contabile Organi Rettore e DA Senato e CdA

Propostadi delibera

Informativabilancio

Verificaregolarità

Esameproposte

Convocazionee OdG

Delibera

SìRTF + allegati

Sì

Modificadella delibera

Informativacontabile

No

OdG

FormazioneOdG

Modifica

Delibera

Bocciatura

Risultati Delibera

Consultazionee ricerca

www

Gianni Penzo DoriaSenato accademico

Servizio Innovazione e sistemi documentaliottobre 2001

OdG

Risultati Delibera

Verbale

Firmadelibera e verbale

Risultati Delibera

Avvio – ProsecuzioneChiusura delprocedimento

Eventualicomunicazioni

Il timbro di protocollo

DENOMINAZIONE DELL’ENTE - Ufficio di Registratura

Anno ............. Titolo................ Classe ............... Fascicolo ................

N. 28 GEN. 2004UOR CC RPA

cm. 3

Gianni Penzo Doria

cm. 6,5

75

Certificazione giuridico-probatoria e gestione dei documenti attraverso il timbro


Anno ............. Titolo............... Classe ............... Fascicolo ................


cm. 3

Edile R-PRV Mazzetto

2758IX2003 4 46

Gianni Penzo Doria

cm. 6,5

R PRV Mazzetto

Chi fa che cosa


Anno ............. Titolo............... Classe ............... Fascicolo ................


cm. 3

Edile R-PRV Mazzetto

2758IX2003 4 46

Gianni Penzo Doria

cm. 6,5

UfficioPROTOCOLLO

76

Smistamento

Gianni Penzo Doria

Assegnazione

Cassazione penaleIl timbro di protocollo (segnatura)

In tema di falso documentale, il timbro del protocollo apposto sulla corrispondenza pervenuta ad un ufficio pubblico ha natura di atto pubblico; ed infatti posto che il registro di protocollo èdi atto pubblico; ed infatti, posto che il registro di protocollo è indiscutibilmente atto di fede privilegiata, in quanto in esso il pubblico ufficiale attesta l’avvenuta ricezione dall’esterno di un documento nonché la data di tale ricezione e la numerazione progressiva che gli viene attribuita, la materiale apposizione sul documento medesimo del timbro riproducente la data di ricezione ed il numero attribuitogli non costituisce altro che una prosecuzione di detta attività certificatrice, onde che

Gianni Penzo Doria

pregistrazione e riproduzione della stessa sul documento costituiscono un’operazione unica e contestuale avente la stessa natura.

Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209Roncaglia e altroCass. pen. 1998,1629 (s.m.) Giust. pen. 1998,II, 314 (s.m.)

77

Tribunale di Varese 14 marzo 1992 Inefficacia del timbro datario

La mera apposizione dell’impronta di un timbro datario,sprovvisto di numero progressivo cronologico o di protocollosulla domanda di pensione, e piú in generale su qualunqueatto di volontà ricettizia volto a sollecitare un provvedimento (diaccoglimento o di rigetto) da parte della p.a., non è sufficientea provarne il regolare deposito e quindi il ricevimento da partedell’ufficio destinatario.

Gianni Penzo Doria

Consiglio di Stato sez. V, 28 gennaio 1997, n. 94 Il timbro datario

Non costituisce prova idonea ad evitare la perenzione del ricorso giurisdizionale la copia fotostatica dell’istanza di fissazione d ll’ di it t d tt i il i tdell’udienza, asseritamente prodotta in una con il ricorso stesso, ma priva di sottoscrizione e di numero di protocollo e munita di un timbro a calendario da cui non s’evince alcunché in ordine all’avvenuto deposito, non potendosi comunque ritenere la mancata sottoscrizione a guisa di mera irregolarità originaria, successivamente sanabile e tale da non escluderne l’idoneità ad investire il collegio della cognizione della controversia, se non sia stato rispettato il perentorio termine biennale per la presentazione dell’istanza stessa.

Gianni Penzo Doria

termine biennale per la presentazione dell istanza stessa.

Com. Cologno Monzese c. MaccaForo amm. 1997, 77 Cons. Stato 1997,I, 77 Studium Juris 1997, 860

78

TAR Puglia, sez. II, Bari, 3 maggio 1994, n. 637 Il timbro datario: data certa e ritualità

Nel giudizio amministrativo, la domanda di fissazione dell’udienza trasferisce l’impulso processuale dalla parte del giudice solo se ed in quanto ritualmente acquisita cioè solo se ed in quanto sia formalmentequanto ritualmente acquisita, cioè solo se ed in quanto sia formalmente ricevuta dalla segreteria mediante la protocollazione (registrazione in apposito registro) ad opera di un soggetto determinato e in data certa, secondo la prescrizione di cui all’art. 51 del RD 17 agosto 1907, n. 642; pertanto, la mera presenza del timbro datario su un documento rinvenuto nel fascicolo di causa non accompagnata dalla protocollazione non rendono l’operazione certa e riferibile alla segreteria e, quindi, non fa acquistare all’atto gli effetti cui sarebbe

di f i l i i

Gianni Penzo Doria

preordinato ove fosse stato ritualmente acquisito.Pirro e altro contro Coreco di Foggia

Foro amm. 1994, I, 4594

Art. 51 RD 642/1907: «Il segretario, ricevuta la domanda di fissazione dell’udienza per la discussione del ricorso, ne fa annotazione in un apposito registro e ne rilascia dichiarazione, se richiesta. Indi....

Consiglio di Stato, sez. V, 17 luglio 2004, n. 5157

Le dimissioni dei consiglieri comunali e provinciali finché non sono assunte al protocollo comunale, e quindi acquisite al Consiglio comunale al quale devono essere indirizzate restano disponibili allacomunale, al quale devono essere indirizzate, restano disponibili alla sfera soggettiva del singolo consigliere comunale. Con la presentazione dell'atto al protocollo del comune, le dimissioni, secondo quanto testualmente stabilisce l'art. 38, comma 8, d.lgs. n. 267 del 2000, "sono irrevocabili, non necessitano di presa d'atto e sono immediatamente efficaci". Una successiva contraria manifestazione di volontà diretta a rimuovere gli effetti delle dimissioni è dunque, per legge, priva di efficacia. La protocollazione delle dimissioni dunque fa si che la di hi i di l à d l di i i i d ll f di

Gianni Penzo Doria

dichiarazione di volontà del dimissionario esca dalla sua sfera di disponibilità, dal momento in cui viene registrata, assumendo una propria ed immodificabile rilevanza giuridica idonea - da quel momento - a produrre - tra l'altro - l'effetto della successiva surrogazione dei consiglieri dimissionari da parte dei rispettivi Consigli (in presenza dei presupposti indicati nello stesso art. 38, comma 8).

79

Gianni Penzo Doria

1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non

La segnatura di protocollo (1/3)DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 55

modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;b) la data di protocollo;

Gianni Penzo Doria

c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’articolo 50, comma 4.

80

2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di


protocollo.3. L’operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento e’ assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo

Gianni Penzo Doria

momento della registrazione di protocollo.

4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la


segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L’amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica

Gianni Penzo Doria

proposta dell Autorità per l informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.

81

Il timbro dell’Albo Ufficiale

Università degli Studi Archivio GeneraleUniversità degli Studidi Padova

Archivio GeneraleALBO UFFICIALE

Il presente documento è stato pubblicato all’Albo Ufficiale di Ateneo

Albo n. ______ n. prot. ___________

dal ___/___/_____ al ___/___ /______

Il direttore

cm. 3

Gianni Penzo Doria

Il direttore

cm. 6,5

83

Il protocollo

PROTOCOLLOPROTOCOLLO

PROTOCOLLO

REGISTRATURA

PROTOCOLLO

GESTIONALE

Gianni Penzo Doria

«REGISTRATURA»ELEMENTI DI CARATTERE

GIURIDICO-PROBATORIO

«GESTIONALE»ELEMENTI DI CARATTERE

ORGANIZZATIVO-GESTIONALE

Il protocollo gestionale

PROTOCOLLO«GESTIONALE»«GESTIONALE»

GESTIONE DELLE BANCHE DATI

GESTIONE DELL’ARCHIVIO

Gianni Penzo Doria

GESTIONE DEGLI AFFARI

E DEI PROCEDIMENTIAMMINISTRATIVI

84

Il protocollo come sistema integrato

Records Workflow

Registratura(Protocollazione)

ClassificazioneFascicolazione

Protocolloinformatico

Gianni Penzo Doria

Management management

Direttiva PCM 28.10.1999:Il protocollo come sistema integrato

La definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione di hi i d ll i l i i i idi archivio – a cura delle singole amministrazioni –rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali.L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di informazioni sui documenti.

Gianni Penzo Doria

85

Il protocollo come sistema a livelli

Gianni Penzo Doria

I tre moduli proposti dal CT per la RUPA

Il Centro Tecnico per la RUPA ha promosso la realizzazione di un servizio per la gestione del protocollo p g pinformatico dei flussi documentali in modalità ASP (Application service provider) per le pubbliche amministrazioni.Oltre alla formazione e al BPR (Business Process Reengineering) sono previsti tre moduli:

REPRO Gestione del nucleo minimo

Gianni Penzo Doria

REPRO - Gestione del nucleo minimoGEDOC - Gestione dei flussi documentaliSTORE - Archiviazione ottica dei documenti

86

ASP (Application Service Provider) 1/2

L'ASP (Application Service Provider) è una modalità di erogazione di servizi attraverso la quale una societàerogazione di servizi attraverso la quale una società erogante fornisce ai clienti, sulla base di un canone periodico, il servizio chiavi in mano comprendente le applicazioni e l'infrastruttura di Information Technology necessari. L'accesso al servizio avviene tramite Internet attraverso una login e una password personali.

Gianni Penzo Doria

una login e una password personali.

I vantaggi della formula ASP sono:

ASP (Application Service Provider) 2/2

nessun costo di investimento in infrastruttura hardware e software, né in personale specializzato start up immediatopagamento periodico del solo canone di serviziodisponibilità di applicazioni sempre aggiornate e

Gianni Penzo Doria

mantenute da una struttura specializzatapossibilità di accedere al servizio da qualsiasi luogo e in ogni momento attraverso Internet

87

La gara è stata aggiudicata il 9 dicembre 2003

Gianni Penzo Doria

Il Nucleo Minimo – “Minimalista”o

“Funzionalità minime”

Gianni Penzo Doria

88

Articolo 56 (R)O i i d i f i i i i d l i t

Il “nucleo minimo” (1/3)DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 56

Operazioni ed informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti

1. Le operazioni di registrazione indicate all’articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’articolo 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle

Gianni Penzo Doria

pubbliche amministrazioni.

Nucleo Minimo

R i t i Cl ifi i S tRegistrazione Classificazione SegnaturaNumero di protocolloData di registrazioneCorrispondenteOggetto[Numero di Allegati]Descrizione Allegati

TitoloClasse[Sottoclasse][Categoria][Sottocategoria]

Numero di protocolloData di registrazioneAOO

Gianni Penzo Doria

89

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante


spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non

Gianni Penzo Doria

modificabile;c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;

e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;


f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile

Azione di qualità: efficienza

Gianni Penzo Doria

Azione di qualità: efficienza nell’individuazione di documenti plurimi

90

1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non


modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;b) la data di protocollo;

Gianni Penzo Doria

c) l’identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’articolo 50, comma 4.

4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione di

t il Mi i t l f i bbli ifi t l

Le regole tecnicheDPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 55

concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.

Gianni Penzo Doria

91

Gli elementi del protocollo

Ci sono tre tipi di elementi:Elementi obbligatori immodificabiliElementi obbligatori modificabiliElementi gestionali non essenziali e modificabili

Gianni Penzo Doria

Efficacia ed efficienza

OBBLIGATORIIMMODIFICABILI

OBBLIGATORIMODIFICABILI

Registratura Records management

Gianni Penzo Doria

gEfficacia

gEfficienza

92

Gli elementi obbligatori immodificabili

PROTOCOLLO«REGISTRATURA»

NUMERO DI CORDA

MITTENTE / DESTINATARIO

DATA DI REGISTRAZIONE

OGGETTO (30 CARATTERI)

Gianni Penzo Doria

NUMERO DEGLI ALLEGATI

( )

DESCRIZIONE ALLEGATI

Protocollo (registratura)

La registrazione di protocollo attesta che un determinato documento è stato prodotto (arrivatodeterminato documento è stato prodotto (arrivato, spedito o interno) in una data determinata.Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza notarile, una efficacia probatoria, pertanto attesta:

DATA CERTA = Cert(ificat)aPROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a

Gianni Penzo Doria

93

Data certa nella legislazione 1/2


Le pubbliche amministrazioni determinano per ciascun tipo di procedimento, in quanto non sia già direttamente disposto per legge o per regolamento, il termine entro cui esso deve concludersi. Tale termine decorre dall'inizio di ufficio del procedimento o dal ricevimento della domanda se il procedimento è ad iniziativa di parte

Gianni Penzo Doria

domanda se il procedimento è ad iniziativa di parte.

Data certa nella legislazione 2/2


Si considera acquisito l'assenso dell'amministrazione la quale, regolarmente convocata, non abbia partecipato alla conferenza o vi abbia partecipato tramite rappresentanti privi della competenza ad esprimerne definitivamente la volontà, salvo che essa non comunichi all'amministrazione procedente il proprio motivato dissenso entro venti giorni d ll f t d ll d t di i i t

Gianni Penzo Doria

dalla conferenza stessa ovvero dalla data di ricevimentodella comunicazione delle determinazioni adottate, qualora queste ultime abbiano contenuto sostanzialmente diverso da quelle originariamente previste.

94

Tempo universale coordinato (TUC/UTC)

Decreto Ministeriale 30 novembre 1993, n. 591(in Suppl. ordinario n. 26, alla Gazz. Uff. n. 37, del 15 febbraio).

Regolamento concernente la determinazione dei campioni nazionali di talune unità di misura del Sistema internazionale (SI) in attuazione dell’art. 3 della legge 11 agosto 1991 n. 273.

Gianni Penzo Doria

Tempo Universale17 novembre 1858www.inrim.it/ntp/webclock_i.shtml

Gianni Penzo Doria

95

Data certa nella giurisprudenza

TAR Campania, Napoli, sez. I, 26 febbraio 1991, n. 24

In mancanza di decisive prove in contrario, che è onere del ricorrente fornire, la tempestività di una decisione di annullamento in sede di controllo deve essere verificata facendo riferimento alla data del timbro di assunzione a protocollo della delibera controllata da parte dell'organo di controllo

Gianni Penzo Doria

controllo.

Data certa nella giurisprudenza

TAR Lazio, sez. III, 23 novembre 2004, n. 13756

Il termine decadenziale di sessanta giorni, decorrente dalla piena conoscenza dell’atto che si assume lesivo, decorre, nel caso di enti pubblici, dalla data di assunzione al protocollo di ricevimento dell’atto medesimo, posto che in tale data deve ritenersi verificata la piena disponibilità del provvedimento comunicato ai fini delle

Gianni Penzo Doria

disponibilità del provvedimento comunicato ai fini delle ulteriori determinazioni degli organi degli enti predetti.

96

Il numero di cordae la data di registrazione

Il numero di corda (cioè di sequenza) e la data di i t i d tiregistrazione devono essere generati

automaticamente dalla procedura informatica.

Gianni Penzo Doria

,, ,, ......

Ai sensi dell'art. 3, l. 7 agosto 1990 n. 241, la motivazione del provvedimento amministrativo deve comunque dare conto del

TAR Abruzzo – L’Aquila21 novembre 2005, n. 1174

provvedimento amministrativo deve comunque dare conto del presupposto di fatto e delle ragioni giuridiche della decisione, in modo da poter desumere l'iter logico seguito dall'amministrazione, con la conseguenza che, nella motivazione per relationem, è illegittimo il riferimento ad un atto indicato soltanto genericamente, senza riferimento al numero di protocollo e alla data, né reso disponibile per il privato,

Gianni Penzo Doria

neppure mediante specificazione dei modi per accedere allo stesso.

97

Numero e data automatizzate contro i reati

I tipici esempi di reato (quindi, siamo in ambitopenale, artt. 476 e 479 c.p.) sono raffigurati nel:p , p ) g

Protocollo Emmenthal(er)Protocollo a TeatroProtocollo di San SilvestroProtocollo CUP (Piange il telefono)Protocollo occupazional-possessivo

Gianni Penzo Doria

Protocollo occupazional possessivoProtocollo The Day AfterProtocollo Giano BifronteProtocollo Lazzaro

Atto pubblico – Codice penale, art. 476

Capo III – Della falsità in attiArt. 476 – Falsità materiale commessa

dal pubblico ufficiale in atti pubblicidal pubblico ufficiale in atti pubblici

Il pubblico ufficiale che, nell’esercizio delle sue funzioni, forma, in tutto o in parte, un atto falso o altera un atto vero, è punito con la reclusione da uno a sei anni.

Se la falsità concerne un atto o parte di un atto, che

Gianni Penzo Doria

faccia fede fino a querela di falso, la reclusione è da tre a dieci anni.

FALSO MATERIALE

98

Atto pubblico – Codice penale, art. 479

Capo III – Della falsità in attiArt. 479 – Falsità ideologica commessa

dal pubblico ufficiale in atti pubblicidal pubblico ufficiale in atti pubbliciIl pubblico ufficiale, che, ricevendo o formando un atto nell’esercizio delle sue funzioni, attesta falsamente che un fatto è stato da lui compiuto o è avvenuto alla sua presenza, o attesta come da lui ricevute dichiarazioni a lui non rese, ovvero omette o altera dichiarazioni da lui i t tt t f l t f tti d i li

Gianni Penzo Doria

ricevute, o comunque attesta falsamente fatti dei quali l’atto è destinato a provare la verità, soggiace alle pene stabilite nell’art. 476.

FALSO IDEOLOGICO

Atto pubblico – Codice proc. civile, art. 221

Sezione III – Dell’istruzione probatoria§. 5 – Della querela di falso

art. 221 - Modo di proposizione e contenuto della querelaa odo d p opos o e e co e u o de a que e a

La querela di falso può proporsi tanto in via principale quanto in corso di causa in qualunque stato e grado di giudizio, finché la verità del documento non sia stata accertata con sentenza passata in giudicato. La querela deve contenere, a pena di nullità, l’indicazione degli elementi e delle prove della falsità e deve essere proposta

Gianni Penzo Doria

elementi e delle prove della falsità, e deve essere proposta personalmente dalla parte oppure a mezzo di procuratore speciale, con atto di citazione o con dichiarazione da unirsi al verbale d’udienza. È obbligatorio l’intervento nel processo del pubblico ministero.

99

Il “bianchetto” e la pietra pomice

DPR 28 dicembre 2000, n. 445art. 7 comma 2 – Redazione e stesura di atti pubblici

2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario

t i i i l t t i d i d h

Gianni Penzo Doria

apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente stesura resti leggibile.

Regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35

art. 22

Le registrazioni si eseguiscono in carattere nitido, senza raschiature: i nomi delle persone e degli enti, che danno causa all'affare, sono scritti con lettere più alte e apparenti.

Gianni Penzo Doria

100

Disp. Att. Trans. Codice Procedura Civile

art. 46Forma degli atti giudiziari

1. I processi verbali e gli altri atti giudiziari debbono essere scritti in carattere chiaro e facilmente leggibile, in continuazione, senza spazi in bianco e senza alterazioni o abrasioni.2. Le aggiunte, soppressioni o modificazioni eventuali debbono essere fatte in calce all'atto, con nota di richiamo

Gianni Penzo Doria

,senza cancellare la parte soppressa o modificata.

Cancellazione (cancellatura) ed espunzione

Gianni Penzo Doria

101

Cancellazione (cancellatura) ed espunzione

Gianni Penzo Doria

Il numero in partenza si scrive a penna

Il numero di protocollo nel documento in partenza va scritto a penna (oppure con printpen o codice a barre).p ( pp p p )

Se è scritto direttamente con il computer, significa che è stato registrato prima della sua perfezione giuridica.

Gianni Penzo Doria

102

Una segnalazione bibliografica...

Gianni Penzo Doria

Una segnalazione giornalisticadel marzo 2009...

Gianni Penzo Doria

103

Una segnalazione giornalisticadel maggio 2009...

Gianni Penzo Doria

Una segnalazione giornalisticadel maggio 2009...

Gianni Penzo Doria

104

... Protocollo differitoDR 11 dicembre 1997, n. 1, art. 46 - (G.U. 29.12.1997, n. 301)

1. Qualora dalla mancata registrazione a protocollo di un documento in arrivo nel medesimo giorno lavorativo didocumento in arrivo nel medesimo giorno lavorativo di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, con motivato provvedimento del responsabile dell’archivio si differiscono i termini di registrazione a protocollo.2. Per differimento dei termini di registrazione si intende il provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il

Gianni Penzo Doria

gtermine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata.

Altre osservazioni allo sportello ...

La ricevuta non fa fede dell’arrivo di unLa ricevuta non fa fede dell arrivo di un “determinato documento”; è preferibile la fotoriproduzione del documento protocollatoVa garantita comunque la registrazione entro una certa data, che va comunicata

Gianni Penzo Doria

all’utenza (concordare i mezzi di invio: telefax, pdf, etc.)

105

Il mittente (documento in arrivo)

e il/i destinatario/i (documenti in partenza o tra uffici)

Il mittente nel caso di un documento in arrivo e ildestinatario (o i destinatari) nel caso di undestinatario (o i destinatari), nel caso di undocumento in partenza o trasmesso agli uffici cheafferiscono al medesimo protocollo, devono esserememorizzati in una apposita banca dati.La banca dati deve essere implementata in modo daconsentire l’efficiente individuazione del soggetto,garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

106

Tiscali, in Località Sailletta

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

107

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

108

Il Manuale di gestione e l’anagrafica dei corrispondenti

Il manuale di gestione deve prevedere i criteri diimplementazione della banca dati (Linee guida perimplementazione della banca dati (Linee guida perl’anagrafica del protocollo informatico).Le registrazioni di corrispondenti vengono memorizzate in un database che non aggiorna i dati in modo dinamico.È prevista una struttura ISAAR(CPF) con Autorithy file.

Gianni Penzo Doria

Le Linee Guida per l’anagraficahttp://www.unipd.it/archivio

Gianni Penzo Doria

109

Le Linee Guida per l’anagraficaUna segnalazione bibliografica

L Arrabito T Buccarelli D Mazzetto Linee guida perL. Arrabito, T. Buccarelli, D. Mazzetto, Linee guida per l’inserimento e l’aggiornamento dei dati nel protocollo informatico, «Archivi & computer», X/1 (2000), pp. 65-69.

Oggi sono ricomprese e aggiornate nella versione 2.0 del Manuale di gestione del protocollo informatico per le università italiane aderenti allo standard Titulus 97:

Gianni Penzo Doria

università italiane aderenti allo standard Titulus 97:http://www.unipd.it/archivio

TAR Veneto, sez. I, 18 gennaio 1988, n. 1L’indirizzo è giuridico, non fisico

Le comunicazioni destinate agli enti giuridici vanno inoltrate presso la sede dell’ente e non giàinoltrate presso la sede dell ente e non già consegnate in via breve fuori di detta sede; il che rileva al fine di impedire effetti decadenziali che non prendano avvio dalla consegna e registrazione degli atti al protocollo dei suddetti enti.

Gianni Penzo Doria

110

D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196Codice in materia di protezione dei dati personali

Art. 3Principio di necessità nel trattamento dei dati

I sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente,

Gianni Penzo Doria

p , p ,dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità.

L’oggetto

L’oggetto è la sintesi dei contenuti di caratteregiuridicoamministrativonarrativo

Gianni Penzo Doria

111

Le funzioni dell’oggetto

L’oggetto ha funzione:probatoria (dare, facere, pati, non facere)supporto (ai processi decisionali)comunicativa (capire senza leggere tutto)

Va ricordato sempre che l’archivio è un attributo di comando

Gianni Penzo Doria

di comando.

La domanda principale da porsi

C li l à i f t (t 2 i 2Con quali parole verrà in futuro (tra 2 mesi, 2 anni o 2 decenni) verrà ricercato il documento che sto protocollando?

Gianni Penzo Doria

112

L’oggetto(come supporto all’attiità amministrativa)

Permette di far comprendere il contenuto di un documento senza farlo leggere.

Gianni Penzo Doria

L’oggetto come “regesto”

L’oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere(information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione.Deve essere una specie di regesto diplomatico, nel quale vengono evidenziati gli elementi giuridicamente rilevanti del documento.

Gianni Penzo Doria

113

L’oggetto: rapporto tra analisi e sintesi)

Si tratta di trovare il giusto equilibrio tra esigenze opposte: da una parte la sintesi dall’altra necessitàopposte: da una parte la sintesi, dall altra necessità di dare tutte le informazioni necessarie perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento (analisi).Non bisogna avere massimalismo e minimalismo.

Gianni Penzo Doria

L’oggetto: rapporto tra analisi e sintesi)

Si tratta di trovare il giusto equilibrio tra esigenze opposte: da una parte la sintesi dall’altra necessitàopposte: da una parte la sintesi, dall altra necessità di dare tutte le informazioni necessarie perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento (analisi).Non bisogna avere massimalismo e minimalismo.

Gianni Penzo Doria

114

Uno dei problemi del protocollista è la solitudine:

Un problema anche di psicologia del lavoro

Uno dei problemi del protocollista è la solitudine:attivapassivainvolutiva

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

115

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

116

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

117

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

118

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

119

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

120

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

121

Ora due esempi di prolissità

Gianni Penzo Doria

Attenzione ai refusi!

Gianni Penzo Doria

122

Gianni Penzo Doria

Il regolamentoUnipd 1997

Il regolamento UniPd ha previsto un requisito minimo per la redazione dell’oggetto

Gianni Penzo Doria

123

Il regolamento Unipd 1997

art. 51Oggetto del documento in arrivo

Ogni documento in arrivo deve essere protocollato con l'indicazione dell’oggetto utilizzando non meno di trenta caratteri non ripetibili.

Gianni Penzo Doria

L’oggetto(come standard nella soglia minima e nel thesaurus)

Il sistema informatico deve obbligare l’operatore adIl sistema informatico deve obbligare l operatore ad inserire almeno trenta caratteri, i quali rappresentano “una soglia minima” di decoro linguistico.I trenta caratteri s’intendono non ripetibili.Il campo oggetto può essere collegato ad un thesaurus o a delle opzioni (caselle di spunta) per la

Gianni Penzo Doria

thesaurus o a delle opzioni (caselle di spunta) per la scelta degli oggetti utilizzati piú frequentemente.

124

Gianni Penzo Doria

Il Thesaurushttp://www.unipd.it/archivio/thesaurus

Gianni Penzo Doria

Il Thesaurushttp://www.unipd.it/archivio/thesaurus

125

TAR Umbria 31 gennaio 1998, n. 130Scrivere bene l’oggetto

È ammissibile il ricorso avverso un atto amministrativo di cui non vengano indicati la data ed il numero didi cui non vengano indicati la data ed il numero di protocollo, qualora siano comunque desumibili l’ente che lo ha adottato, l’oggetto ed il dispositivo.

Soc. Afif costruz.c. Opera Pia Bartolomei Castori e altro

Foro amm 1998 2515 (s m )

Gianni Penzo Doria

Foro amm. 1998,2515 (s.m.)

Consiglio di Stato, VI, 27 ottobre 2006, n. 6441 Scrivere bene l’oggetto

L'onere di specificazione dei documenti per i quali si esercita il diritto di accesso non comporta la formaleesercita il diritto di accesso non comporta la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi (organo emanante, numero di protocollo, data di adozione dell'atto), ma può ritenersi assolto con l'indicazione dell'oggetto e dello scopo cui l'atto è indirizzato, in modo da mettere l'Amministrazione in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda.

Gianni Penzo Doria

126

TAR Sicilia, Palermo, III, 8 gennaio 2009, n. 7 Scrivere bene l’oggetto

In tema di accesso ai documenti amministrativi, l'onere di specificazione dei documenti richiesti non comporta laspecificazione dei documenti richiesti non comporta la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi dei documenti (organo emanante, numero di protocollo, datadi adozione dell'atto), ma può ritenersi assolto con l'indicazione dell'oggetto e dello scopo cui l'atto è indirizzato, così da mettere la p.a. in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda.

Gianni Penzo Doria

TAR Piemonte, II, 31 luglio 2009, n. 2128Scrivere bene l’oggetto e il corrispondente

I limiti del diritto di accesso dei consiglieri comunali, previsto dall’art. 43, 2 comma, del Testo Unico sugli Entiprevisto dall art. 43, 2 comma, del Testo Unico sugli Enti locali, sono da rinvenire: a) nella formalità minima, dell’esatta indicazione dei documenti richiesti, dei quali, ancorché non sia necessaria la menzione degli estremi identificativi precisi, occorre peraltro fornire almeno gli elementi identificativi […].

Gianni Penzo Doria

127

Uff. Indagini preliminari Milano, 8 novembre 2004(non si protocollano atti “in bianco”)

Nel caso di presentazione all'ufficio protocollo del Comune di moduli in bianco di atti amministrativi - nellaComune di moduli in bianco di atti amministrativi nella specie emendamenti alla proposta di bilancio - e della loro restituzione al fine di compilarli successivamente, alterazione non perfezionata a causa di un intervento esterno, gli atti posti in essere sono sicuramente in grado di tradursi nella commissione del reato progettato e realizzano la soglia minima del tentativo punibile del reato

Gianni Penzo Doria

di falso materiale per alterazione.

Foro ambrosiano 2004, 312 (s.m.)

Gianni Penzo Doria

128

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

129

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

130

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

131

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

132

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

133

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

134

Gianni Penzo Doria

136

Il principio civilistico della determinabilità dell’oggetto del contratto (art 1346 c c ) assume connotati ancor più

Corte Conti sez. contr., 13 settembre 1994, n. 61(L’oggetto va scritto bene, come nei contratti)

contratto (art. 1346 c.c.) assume connotati ancor più rigorosi allorché uno dei contraenti è una p.a., in quanto l’esatta determinazione del contenuto della prestazione è indispensabile non solo al fine di valutare l’equità del sinallagma contrattuale, ma diviene anche parametro per giudicare l’uso che in concreto è stato fatto della discrezionalità amministrativa; non è pertanto legittima la

Gianni Penzo Doria

p gconvenzione con la quale vengono affidati ad una società privata generiche attività di supporto (istruttoria, documentazione, archivio ecc.) relativamente ai compiti attribuiti a un organo dell’amministrazione.

137

L’oggetto(come operazione intellettuale)

Si tratta di un’operazione intellettuale e non di mera e pedestre trascrizione dell’oggetto del documento in arrivo (se presente), della quale l’operatore si assume la responsabilità rispetto al decoro linguistico.Il punto cruciale riguarda l’attenzione alle esigenze della ricerca, che si manifesta soprattutto come:

Gianni Penzo Doria

pnormalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di documentiscrittura esplicita delle informazioni (evitare le indicazioni mute della normativa)

Gianni Penzo Doria

138

L’oggetto(come supporto ai processi decisionali)

L’oggetto serve agli organi di governo che sannoL oggetto serve agli organi di governo, che sanno leggere il registro giornaliero di protocollo e dal quale riescono a comprendere cosa è accaduto in determinati affari o procedimenti amministrativi.

Gianni Penzo Doria

Gianni Penzo Doria

139

L’oggetto(come processo di onestà linguistica)

«La correttezza della lingua è la premessa della chiarezza morale e dell’onestà.chiarezza morale e dell onestà. Molte mascalzonate e violente prevaricazioni nascono quando si pasticcia la grammatica e la sintassi e si mette il soggetto all’accusativo o il complemento oggetto al nominativo, ingarbugliando le carte e scambiando i ruoli tra vittime e colpevoli, alterando l’ordine delle cose e attribuendo eventi a cause o a

Gianni Penzo Doria

l ordine delle cose e attribuendo eventi a cause o a promotori diversi da quelli effettivi, abolendo distinzioni e gerarchie in una truffaldina ammucchiata di concetti e sentimenti, deformando la verità».

Claudio Magris, Microcosmi

Un sito istituzionale ...http://www.funzionepubblica.it/chiaro

Gianni Penzo Doria

140

http://eulogos.it/censor

Gianni Penzo Doria

http://eulogos.it/censor

Gianni Penzo Doria

141

http://www.dueparole.it

Gianni Penzo Doria

Progetto AURORAAmministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti

Gianni Penzo Doria

Amministrazioni Unite per la Redazione degli Oggetti e la Registrazione delle Anagrafiche nel protocollo informatico

www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

142

La definizione del problema - Anagrafica

L’ di d i i li dL’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) provoca:a) proliferazione di record contradditori o incompletib) inefficienza nella ricercac) perdita di dati storici relativi alla persona (fis. o giu.)

Gianni Penzo Doria

La definizione del problema - Oggetto

L’ di d i i li dL’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell’oggetto provoca:a) iper-sintesi o iper-analisib) inefficienza nella ricercac) mediocrità nelle descrizionid) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

Gianni Penzo Doria

d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

143

Gli effetti

tempo

incertezza

ridondanze

Gianni Penzo Doria

do da e

Il perimetro di un piccolo problema

Nell’ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di ti i f ti d i d ti) l d igestione informatica dei documenti), la redazione

dell’anagrafica e la redazione dell’oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo,).Un piccolo problema, però, che genera enormi effettinegativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.

Gianni Penzo Doria

144

Gli obiettivi del progetto

C di id l li d l d iCondividere regole, policy e procedure per la redazione delle anagrafiche e degli oggetti.

Gianni Penzo Doria

Condivisione di lessico e metodo 1/3

Il itt t il d ti t i ( i d ti t i)Il mittente e il destinatario (o i destinatari) sono definibili come corrispondente/iL’oggetto è un regesto, diplomaticamente intesoGli allegati non fanno parte dell’oggetto, ma vannoconteggiati e descritti separatamente

Gianni Penzo Doria

145


La redazione di un oggetto non è la trascrizioneLa redazione di un oggetto non è la trascrizionedell’oggetto già presente effettuata acriticamente.Il dettato interiore deve enucleare:

• la parola o le parole chiavi• l’azione amministrativa (atto) o l’espressione di

una volontà (provvedimento)d i d l l l ti l i

Gianni Penzo Doria

• descrivere dal generale al particolare, come in unamassima giurisprudenziale


Il i t di t ll t l t iIl registro di protocollo va conservato a lungo termine.

Gianni Penzo Doria

146

La conservazione a lungo terminedel registro di protocollo

La conservazione del registro 1/2

«La conservazione dei protocolli, che ieri trovava universale consenso oggi - a nostro modo di vedere - puòuniversale consenso, oggi a nostro modo di vedere può dirsi superata dal tenore di vita delle nuove generazioni. [...] Il protocollo, adesso, si riduce a registro di carico e scarico, tenuto in maniera sintetica e criptografica, tale che - molto spesso - nessuno riesce a leggerci tranne lo stesso ufficio o, peggio, lo stesso impiegato, che ha effettuato le registrazioni».

Gianni Penzo Doria

g

V. Giordano, Tre osservazioni sugli scarti, «RAS», XVI/3 (1956), pp. 312-316

147

La conservazione del registro 2/2

«L’inutilità della conservazione può essere sostenuta considerando che il “protocollo”, quale registro di carico di un archivio, perde

t lifi i d ff tt t l i i di tquesta sua qualificazione dopo effettuate le operazioni di scarto degli atti, in quanto le sue registrazioni analitiche non trovano più alcuna corrispondenza con la consistenza del materiale archivistico depauperato dallo scarto; la stessa ricerca si avvale, poi, solo del titolario o quadro di classificazione e del repertorio dei fascicoli, o degli altri mezzi esistenti. Appare inoltre inutile conservare indefinitivamente registri la cui redazione viene condotta

Gianni Penzo Doria

affrettatamente (con l’uso di sigle ed abbreviazioni indecifrabili) e nei quali la registrazione dell’oggetto del documento è estremamente sommaria, imprecisa ed insufficiente a rappresentare il contenuto della documentazione».

De Felice, L’archivio moderno..., p. 51

I costi del fare?

Quanto costa ?

Per scrivere bene un oggetto è necessario leggere il documento in forma integrale, tranne i formulari e i modelli della propria amministrazione, facendo attenzione ai verbi che identificano l’azione (actum) o la volontà (dispositio), attiva o passiva.

Gianni Penzo Doria

148

I costi del non fare? 1/2

Quanto costa ?

Non c’è peggior situazione di quella in cui si pensa che un documento non sia arrivato solo per aver utilizzato criteri di ricerca sbagliati o insufficienti.

O scambiare il campo mittente o oggetto per la ricerca della pratica (il fascicolo).

Gianni Penzo Doria

I costi del non fare? 2/2

Quanto costa non fare?

I costi indotti sono di tipo organizzativo e di tipo economico:sbagliare le decisioni a causa del non rinvenimento di un documentotempo esponenziale perso nella ricercaproliferazione delle fotocopie

Gianni Penzo Doria

149

I compiti del gruppo di lavoro

Policy e RaccomandazioniyAtlante diplomatico, con studio di casiModelli comuni alle istituzioni coinvolte per le funzioni comuni alle amministrazioni pubbliche espresse nel titolario in uso: (Personale, Beni immobili, Beni mobili, Servizi, etc.)

Gianni Penzo Doria

Numero e descrizione degli allegati

Il numero e la descrizione degli allegati sono g gelementi essenziali per l’efficacia della registrazione.Va riportata la descrizione degli allegati e non singolarmente il loro oggetto.Se non vi sono allegati, il campo assume un valore 0 (zero) che certifica l’assenza

Gianni Penzo Doria

valore 0 (zero) che certifica l assenza verificata degli allegati.

150

Il compito degli allegati 1/2

supportare l’azione amministrativa (ad es, pp ( ,come documento a corredo della motivazione per relationem);esplicitare concretamente una proposta (pezzo di stoffa allegata a un documento di partecipazione a una gara come campione)perfezionare un iter con successivi

Gianni Penzo Doria

perfezionare un iter con successivi adempimenti (polizzino, marca da bollo, assegno, contanti);

Il compito degli allegati 2/2

dimostrare gli adempimenti connessi a un g pincarico (registro delle lezioni);corredare una prova, un’azione o una narrazione (fotografia);supportare i processi decisionali (materiali statistici, tabelle riepilogative);fungere da memoria aggiuntiva o esplicativa di

Gianni Penzo Doria

fungere da memoria aggiuntiva o esplicativa di un atto o di un fatto.

151

L’allegato dell’allegato: l’annesso

L’allegato di un allegato viene definito annesso.g gL’annesso di norma non va descritto, ma ne comunque va data menzione: «Delibera con due annessi»; «Curriculum con ventitré annessi».

Gianni Penzo Doria


Gianni Penzo Doria

152


Gianni Penzo Doria

E non...

Gianni Penzo Doria

153

In tema di falso documentale, le planimetrie catastali che siano state allegate alla domanda di voltura e presentate

Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209Scarto abusivo degli allegati

g pal competente ufficio assumono la natura di atti pubblici, in quanto costituiscono atti fondamentali attraverso i quali l’amministrazione finanziaria dello Stato determina la consistenza e la destinazione dell’immobile a vari fini. Ne consegue che l’alterazione degli originali di tali documenti ovvero la loro soppressione integra i delitti di cui agli art.

Gianni Penzo Doria

476 e 490 c.p.

Cass. pen. 1998,1629 (s.m.)

TAR Lazio sez. III, 26 aprile 1982 n. 479Raccomandata e allegati descritti

Nel caso in cui il contenuto di un plico indirizzato alla P.A. risulti certificato sulla base del protocollo in arrivo del competente ufficio e del relativo timbro apposto sulla missiva contenente la specificazione degli allegati, la mera affermazione di fatti contrastanti e non comprovati da elementi di data certa da parte del mittente non è idonea a superare la presunzione di veridicità connessa alla certificazione.

Gianni Penzo Doria

Mortillaroc. Ministero poste,

T.A.R. 1982, I,1495 (s.m.).

154

TAR Lazio sez. I, 23 novembre 1990, n. 1150Raccomandata e allegati descritti

La ricevuta di spedizione di un plico raccomandato determina una presunzione di veridicità delle asserzioni del mittente in

di l t t d l li ( bil d ll h i iordine al contenuto del plico (superabile dalla prova che in pari data il destinatario ha ricevuto plico di diverso contenuto inviato dalla medesima persona) soltanto nel caso in cui il mittente sia in grado di provare l'avvenuta recezione, mediante il mezzo qualificato della ricevuta di ritorno, fermo restando che, in difetto di cartolina di ricevimento, l'omessa inserzione nel protocollo di arrivo dell'amministrazione destinataria crea una

Gianni Penzo Doria

presunzione di mancata ricezione superabile soltanto dalla querela di falso, attesa la natura pubblica del registro di protocollo tenuto dagli uffici della p.a.

Astuto c. Min. esteri e altro T.A.R. 1990, I,4113.

Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188Diritto di accesso anche sugli allegati

È illegittimo il diniego di accesso agli atti allegati ad una delibera (nella specie, elaborati grafici e tavole di progetto) anche se il titolare del diritto di accesso abbia già ottenuto copia della delibera stessa, atteso che, ai sensi dell’art. 5 del DPR 27 giugno 1992, n. 352, che regolamenta le modalità di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi «l’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e

Gianni Penzo Doria

facoltà di accesso agli altri nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o regolamento».

155

DPR 12 aprile 2006, n. 184

art. 7, comma 2

2. L’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.

Gianni Penzo Doria

Validità degli elementi obbligatori del protocollo (forma tradizionale cartacea)

Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi solo se viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:

In via tradizionale:inchiostro indelebileregistro con fogli progressivi numerati

Gianni Penzo Doria

registro con fogli progressivi numeratiassenza di abrasioni e/o presenza di correzioni leggibili

156

Validità degli elementi obbligatori del protocollo (supporto informatico)

Gli elementi obbligatori del protocollo sono validi solose viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:se viene dimostrata (e tutelata) la loro immodificabilità:

In via informatica:campi riempibili una sola volta (irreversibilità)stampa giornaliera del protocollo vistato dal direttore dell’archivio generale

Gianni Penzo Doria

direttore dell archivio generaleschermatura e blocco di campi determinati

I dati devono essere registrati in un’unica soluzione e resi contestualmente immodificabili dal sistema informatico

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 62 1/2

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta

i d ll i i di l t i d i d tiesecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Gianni Penzo Doria

157


3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione i f ti d i d ti di i l iinformatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei d ti tit i t i t t d l i t di

Gianni Penzo Doria

documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo costituito dall’elenco delle

Il registro giornalieroDPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 53

giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

Gianni Penzo Doria

158

3. L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica

Registrazione senza soluzione di continuitàDPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 53

registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

Gianni Penzo Doria

1. Le informazioni non modificabili di cui all’articolo 53 lett. a) b) c) d) e) e f) sono annullabili con la procedura di cui

Annullamento di una registrazione 1/4DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 54

a), b), c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura.2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale comunque da consentire la lettura

Gianni Penzo Doria

sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.

159

1. Fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma non

Annullamento di una registrazione 2/4DPCM 31 ottobre 2000 - art. 8

automaticamente dal sistema e registrate in forma non modificabile l’annullamento anche di una sola di esse determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo.

Gianni Penzo Doria

,, ,, ......

2. Delle altre informazioni registrate in forma non modificabile l’annullamento anche di un solo campo che


modificabile l annullamento anche di un solo campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica; così analogamente per lo

Gianni Penzo Doria

l ora e all autore della modifica; così analogamente per lo stesso campo, od ogni altro, che dovesse poi risultare errato.

160

3. Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate


vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 5, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica n. 428/1998.

Gianni Penzo Doria

Il registro di emergenza

Gianni Penzo Doria

161

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo

Il registro di emergenza (1/4)DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 63

informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la

l d t l’ di i i i d ll’i t i hé l

Gianni Penzo Doria

causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. (R)

2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore per cause


informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. (R)3 Per ogni giornata di registrazione di emergenza è

Gianni Penzo Doria

3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)

162

4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza anche a seguito di successive interruzioni


emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. (R)

Gianni Penzo Doria

5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico


emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con

Gianni Penzo Doria

pil numero utilizzato in emergenza. (R)

163

Il registro di emergenza

Firewall Application serverRegistro di Application serverdi emergenza

RE01

Gianni Penzo Doria

Web serverDatabase

Il registro di emergenza (1/5)

Ogni registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, t t i i i il 1° i t i il 31 di b di ipertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni

anno.Il responsabile del servizio di protocollo informatico dovrà annotare nel protocollo unico i periodi di attivazione del registro di emergenza. Qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso al registro di emergenza, deve annotarne anche il mancato uso

Gianni Penzo Doria

anche il mancato uso.

164


Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel g gregistro di emergenza, anno di registrazione, UOR, numero di protocollo in formato AIPA / CNIPA;

Gianni Penzo Doria

ad es.: RE01-2004-UA0100UOR-0003456

Si tratta di utilizzare il software su uno o più computer t d l i è ll ti ll t id tifi ti d l


stand alone, cioè non collegati alla rete, identificati dal responsabile del servizio di protocollo informatico con un numero cardinale sequenziale di due cifre, preceduto dalla sigla RE (Registro di emergenza); ad es., RE01, RE02, etc.Prima di autorizzare l’avvio della procedura, il responsabile

Gianni Penzo Doria

del servizio di protocollo informatico deve impostare prima e verificare poi la correttezza di data e ora sui rispettivi registri di emergenza.

165

Il registro di emergenza viene sostanzialmente a config rarsi come n repertorio del protocollo nico ad


configurarsi come un repertorio del protocollo unico: ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo, seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo unico raggiunta al momento dell’interruzione del servizio.A tale registrazione sarà associato anche il numero di

Gianni Penzo Doria

A tale registrazione sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti l t ll i h t t d i


nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri:1) Numero del protocollo di emergenza 2) Numero del protocollo generaleL’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza e a quel numero deve farsi riferimento per l’avvio dei termini del

Gianni Penzo Doria

pprocedimento amministrativo; l’efficienza, invece, verrà garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, comprese la classificazione e la fascicolazione archivistica.

166

Gianni Penzo Doria

Il protocollo gestionale

PROTOCOLLOGESTIONALE«GESTIONALE»



Gianni Penzo Doria

GESTIONE DEGLI AFFARI

E DEI PROCEDIMENTIAMMINISTRATIVI

167

Protocollo gestionaleAffari e procedimenti amministrativi

RPA TERMINE PER LA UORUNITÀ ORGANIZZATIVA

GESTIONE DEGLI AFFARI E DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI

RESP. PROCEDIMENTOAMMINISTRATIVO

CONCLUSIONEDEL PROC. AMM.VO

UNITÀ ORGANIZZATIVARESPONSABILE

INDICAZIONEDEL DIFFERIMENTO

DELL’ACCESSO

STATO E TEMPIDELLE PROCEDUREDEL PROC. AMM.VO

TIPOLOGIADEL PROCEDIMENTO

AMMINISTRATIVO

DATA E N. PROT.DEL DOCUMENTO

TIPODI SPEDIZIONE

DATADI ARRIVO

Gianni Penzo Doria

DEL DOCUMENTORICEVUTO

DI SPEDIZIONEDI ARRIVO

IMMAGINEINFORMATICA

DEL DOCUMENTOETC.

INDICAZIONE DEGLIALLEGATI SU SUPPORTO

INFORMATICO

Protocollo gestionaleGestione dell’archivio

OGGETTOCLASSIFICAZIONE


DATA DI ISTRUZIONE DEL FASCICOLO

OGGETTODEL FASCICOLO

CLASSIFICAZIONETitolo, classe, fascicolo

NUMERO E DESCRIZIONEDELL’INSERTO

DATA DI CHIUSURADEL FASCICOLO

NUMERO E DESCRIZIONEDEL SOTTOFASCICOLO

REPERTORIAZIONEE FASCICOLAZIONE

CODICEPERSONALIZZATO

REPERTORIAZIONE

Gianni Penzo Doria

E FASCICOLAZIONEDEI DOCUMENTI

PERSONALIZZATODEL FASCICOLO

DEL FASCICOLO

SCADENZARIO ETC.

INDICAZIONE DEI TERMINI

PER LA SELEZIONE- SCARTO -

168

Protocollo gestionaleGestione delle banche dati


INFORMAZIONI SUL DESTINATARIOm/f, rag. Sociale, etc.

NUMERODI MATRICOLA

(SE DIPENDENTE)

INFORMAZIONI SUL MITTENTE

m/f, rag. Sociale, etc.

PARTITA IVARECAPITI VARI

FAX, E-MAIL, ETC.CODICEFISCALE

Gianni Penzo Doria

AFFARIE/O PROCEDIMENTI

PRECEDENTIETC.

CHIAVE PUBBLICADELLA FIRMA DIGITALE

La normativa sul protocolloDPR 20 ottobre 1998, n. 428 (cassato nel DPR 445/2000)

Regolamento recante norme per la gestione del protocollo informatico da parte

delle amministrazioni pubbliche

1. Ai fini del presente regolamento s’intende: a) per «amministrazioni», le pubbliche amministrazioni indicate dall’articolo 1, comma 2,

Gianni Penzo Doria

, ,del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29

169

... e cioèD. L.gvo n. 29/93 (ora 165/2001)

art. 1 comma 2

Per amministrazioni pubbliche si intendono tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende e le amministrazioni dello Stato, ad ordinamento autonomo, le regioni, le province, i comuni, le comunità montane, e i loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli istituti

t i l i l di i i d t i

Gianni Penzo Doria

autonomi case popolari, le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.

Inefficacia e inefficienza del protocollo interno

170

Il protocollo interno

Cinque motivazioni principali:Inefficienza del protocollo generaleInefficienza del protocollo generaleAttribuzione di una data certa per la fine di una procedura del procedimento amministrativo in corso di trattazioneDisseminazione degli ufficiDiffidenza verso i colleghi degli altri uffici

Gianni Penzo Doria

Proprietà delle informazioni


Ogni Area Organizzativa Omogenea (AOO) deve g g g ( )utilizzare un proprio protocollo unico.Ogni area organizzativa omogenea è un insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di gestione e governo per adempiere a determinate funzioni primarie.

Gianni Penzo Doria

171


Ogni AOO è articolata in una serie di Unità gOrganizzative Responsabili (UOR) alle quali sono attribuite competenze omogenee.

AOOArea Organizzativa Omogenea

Gianni Penzo Doria




DPCM 31 ottobre 2000Eliminazione dei protocollo interni

Art. 3, comma 1, lett. d)

… modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”

Gianni Penzo Doria

172

Principi generaliLegge 7 agosto 1990, n. 241

Art. 1 comma 1

1. L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità secondo le modalità previste dalla presente legge e dalle altre disposizioni che disciplinano singoli procedimenti.

Gianni Penzo Doria

Principi generaliD. Lgs. 3 febbraio 1993, n. 29 (165/2001)

Art. 2 comma 1( difi t d l D L 31 1998 80)(modificato dal D. Lgs. 31 marzo 1998, n. 80)

1. Le pubbliche amministrazioni (...) ispirano la loro organizzazione ai seguenti criteri:

a) funzionalità rispetto ai compiti e ai programmi di attività, nel perseguimento degli obiettivi di efficienza, efficacia ed economicità (...);

Gianni Penzo Doria

b) omissisc) collegamento delle attività degli uffici, adeguandosi al

dovere di comunicazione interna ed esterna, ed interconnessione mediante sistemi informatici.

173

2 I sistemi per la gestione dei flussi documentali che

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64Efficacia, efficienza, economicità e pubblicità

2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell’azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge.

Gianni Penzo Doria

Il protocollo, pertanto, deve ispirarsi a ...

Il protocollo, come atto pubblico di fede privilegiata e come strumento di organizzazione, devee come strumento di organizzazione, deve ispirarsi a criteri di

Azionei i i

Gianni Penzo Doria

amministrativa

174

Il protocollo come funzione di efficacia probatoria

Il protocollo interno non riveste alcuna rilevanza di efficacia probatoria, cioè di attestazione notarile delle registrazioni effettuate.Una registrazione effettuata con un

t ll i t h l l

Gianni Penzo Doria

protocollo interno non ha alcun valore.

Il protocollo come funzione di efficacia probatoria

Il protocollo interno, nel caso di documentiIl protocollo interno, nel caso di documenti plurimi provoca una ridondanza delle registrazioni:Uno stesso documento è protocollato piú volte anche in date diverse, dai vari uffici, determinando:

un’incertezza sulla data di avvio di un

Gianni Penzo Doria

un incertezza sulla data di avvio di un procedimento amministrativo;un maggiore carico di lavoro;la frammentazione della responsabilità.

175

Il protocollo come funzione organizzativo-gestionale

Il protocollo interno rappresenta un ostacolo l di d i fl i d lial coordinamento dei flussi documentali e

delle informazioni.Non può esserci trasversalità dell’azione amministrativa (output del fascicolo).

Direzione

Gianni Penzo Doria

UfficioA

UfficioC

UfficioB

Fascicolo


Il protocollo interno provoca la doppiaIl protocollo interno provoca la doppia registrazione del caso di un documento scambiato tra gli uffici della stessa amministrazione.Ciò significa un carico di lavoro doppio.Il protocollo unico, invece, permette la condivisione di una medesima registrazione

Gianni Penzo Doria

condivisione di una medesima registrazione tra uno o piú uffici.

176


Il protocollo interno provoca unaIl protocollo interno provoca una frammentazione delle risorse umane e strumentali e quindi:

impedisce un’economia di scaladetermina sforzi maggiori nella riconversione, aggiornamento e

Gianni Penzo Doria

formazione del personalegenera una difficoltà nella normalizzazione dei comportamenti


Il protocollo interno provoca la necessità diIl protocollo interno provoca la necessità di avere piú titolari di classificazione: per ciascun titolario dovranno essere infatti ripetute le funzioni di carattere generale.Il titolario di classificazione rinuncia ad una delle sue caratteristiche piú importanti: la stabilità.

Gianni Penzo Doria

stabilità. Essendo legato all’organizzazione degli uffici, cambierà ad ogni riorganizzazione; sarà un titolario instabile poiché l’organizzazione è caduca e sempre in movimento per sua intrinseca natura.

177


Con diversi titolari di classificazione, laCon diversi titolari di classificazione, la normalizzazione è pressoché impossibile.Ci sono maggiori costi, poiché devono essere gestiti piú archivi.La ricerca del pregresso dovrà essere sulle competenze che, nel tempo e nello spazio, hanno avuto le varie UOR anziché sulle

Gianni Penzo Doria

hanno avuto le varie UOR, anziché sulle funzioni generali dell’ente produttore.


Con il protocollo interno non esiste unCon il protocollo interno non esiste un efficiente controllo dell’azione amministrativa, poiché gli organi di governo e gestione devono fare riferimento a piú registri.Vi possono essere potenzialmente piú azioni scoordinate rispetto ad un medesimo affare o procedimento amministrativo.

Gianni Penzo Doria

procedimento amministrativo.

178

Il protocollo come funzione di pubblicità legale

Con documenti plurimi, conservati in ufficiCon documenti plurimi, conservati in uffici diversi, l’esercizio del diritto di accesso è disarticolato.Ci sono piú luoghi potenzialmente dotati di pubblica fede; viene meno il concetto di unicità dell’Albo Ufficiale di Ateneo.

Gianni Penzo Doria

Records management prima di Titulus 97

ArchivioRettore

5% 10%

%

UfficioPosta

ProtocollodelBo

Protocollodello

Storione

Direttoreamministrativo

RPAResponsabileprocedimentoamministrativo

ArchivioLegnaro15

%

10%

60%

70%5%

Div.

A

Div.

C

Div.

D

Div.

N

15%Archivi

Divisioni

Div.

B

Gianni Penzo Doria

ProtocolloRettore,

Prorettoree Delegati

Archiviopersonale

5% 5%

13 registri di protocollo11 repertori dei decreti

179

RettoreProrettoriDelegati

Controllo sull’azione amministrativa

Records management dopo di Titulus 97

ARCHIVIOGENERALEDI ATENEO

PostaAlbo ufficialeRegistratura

(Protocollo)Archivio

DIRETTOREAMMINISTRATIVO

UOR:Unità

Posta

di ril

evan

za35

%Posta di routin

65%

RPAResponsabileProcedimentoAmministrativo

100%100%

35%

100%

Gianni Penzo Doria

UnitàOrganizzativaResponsabile

(Divisioni e Uffici speciali)

ine%

100%

100%

100%

La normativa sul protocollo informatico e la sua rilevanza strategica

per l’organizzazione

180

Gli adempimenti strategici della normativail Servizio archivistico

Istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo p pinformatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi per ogni grande area organizzativa omogenea;Direzione del Servizio affidata a un dirigente o a un funzionario di idonea professionalità tecnico-archivistica

Gianni Penzo Doria

Il Servizio è in una posizione organizzativa di staff

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 61 (1/3)

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi doc mentali e degli archi i in ciasc na delle grandi areedocumentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti

f i li di f i lità t i hi i ti

Gianni Penzo Doria

professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

181

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle f


funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;) ti l tt d i l i d l

Gianni Penzo Doria

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 53;d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;


f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;

Gianni Penzo Doria

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

182


1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informaticodelle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Gianni Penzo Doria

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica d i d ti di i l i ll’ l i d ll


dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono

Gianni Penzo Doria

goggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

183

Si tratta cioè di puntare sulla ...

… qualità professionale degli operatori q p g p

e non sull’amplificazione o sull’ipertrofia dei controlli

Gianni Penzo Doria

Un riconoscimento ...

CCNL Regioni - Autonomie localiParte normativa 2002 - 2005 e Parte economica 2002 - 2003

art. 36

Riconosce la somma di € 300,00 annui ai cosiddetti “archivisti informatici” di categoria B, C e D riconosciuti con atto formale

Gianni Penzo Doria

184

DM 14 ottobre 2003:§ 5.6 Obblighi per la PP.AA. per “Nucleo Max”

Tipologia dei documentiTipologia dei documentiRelazioni tra documenti e procedimentiStruttura dei fascicoli relativi ai procedimentiIter dei procedimentiSistema di ricerca dei documenti e dei fascicoli

Gianni Penzo Doria

fascicoli

DM 14 ottobre 2003 (DPR 445 – art. 50):§ 2. Gli adempimenti delle amministrazioni

a) provvedere ad introdurre, nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico(DPR 445/2000, art. 50, comma 1);

b) predisporre appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici(DPR 445/2000, art. 50, comma 2)

Gianni Penzo Doria

( , , )

c) realizzare o revisionare i propri sistema informatici (DPR 445/2000, art. 50, comma 3)

185

DM 14 ottobre 2003:§ 2. In dettaglio le PP.AA. devono: 1/3

Individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) e i relativi uffici di riferimento;Comunicare al Centro Tecnico la casella ufficiale di posta elettronica per l’iscrizione delle AOO nell’indice delle P.A. (IPA)Comunicare al Centro Tecnico, per ogni AOO istituita, il nominativo del responsabile del servizio per la t t d l t ll i f ti d ll ti d i

Gianni Penzo Doria

tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi


Adottare, per ogni AOO istituita, il manuale di gestionePubblicare e rendere accessibile tramite internet il manuale di gestione, che descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico

Gianni Penzo Doria

186


Predisporre un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con la posta certificata e la firma elettronica nel rispetto dei principi di interoperabilitàPredisporre correlate attività di formazioneFornire informazioni al CT Rupa sull’avanzamento dei progetti, per permettere rilevazioni periodiche sullo t t di tt i d ll ti

Gianni Penzo Doria

stato di attuazione della normativa

DM 14 ottobre 2003:alcuni concetti chiave

AOO + UOR + ResponsabileManuale di gestione:

Regole e procedureTitolarioMassimario

InteroperabilitàFormazioneS i i h i

Gianni Penzo Doria

Statitiche e reporting

187

Cos’è la AOO? 1/3

Direttiva PCM 28 ottobre 1999Direttiva PCM 28 ottobre 1999§ 5

Settori dell’amministrazione che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentino esigenze di gestione della documentazione t d i l t

Gianni Penzo Doria

tendenzialmente omogenee.

DM 14 ottobre 2003


DM 14 ottobre 2003paragrafo 2.1

Insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali.

Gianni Penzo Doria

188


Insieme di risorse umane e strumentali dotate di propri organi di governo e gestione per adempiere a determinate funzioni primarie.

gpd

Gianni Penzo Doria

Esempi di AOO

Gianni Penzo Doria

189

Regione Autonoma della SardegnaAOO – UOR - RPA

Regione Autonoma della Sardegna

AOOPresidenza

AOOAssessorato XX

AOOAssessorato YY

UORUfficio Relazioni con il Pubblico Elisabetta Dessì

Luisa Giusti

Gianni Penzo Doria

UORServizio AA GG e istituzionali

UORServizio Stat ed Elaborazione dati

Nicola BrunettiAssunta MarrasRoberto MelisMassimo Piras…

Luisa GiustiFiammetta Baccolo

Regione Autonoma della Sardegna1 Assessorato e 2 AOO

Assessorato Affari Generali, Personale ,e Riforma della Regione

Direzione Generaledegli Affari Generali

Direzione GeneraleOrganizzazione e metodo

e del personale

Gianni Penzo Doria

• Servizio Affari generali• Servizio Previdenza• Servizio Gestione del personale• Servizio formazione, organizzazione• Servizio relazioni sindacali• Servizio assunzioni e concorsi• Servizio FITQ

190

Regione del Piemonte146 UOR

Nel maggio 2009 la Regione del Piemonte contaNel maggio 2009 la Regione del Piemonte conta 146 UOR

Gianni Penzo Doria

Adempimenti strategici della normativail Servizio archivistico

Istituzione di un Servizio per la tenuta del protocollo p pinformatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi per ogni grande area organizzativa omogenea;Direzione del Servizio affidata a un dirigente o a un funzionario di idonea professionalità tecnico-archivistica

Gianni Penzo Doria

Il Servizio è in una posizione organizzativa di staff

191


1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi areedocumentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di

Gianni Penzo Doria

processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

3. Il servizio svolge i seguenti compiti:a) attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle f


funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;) ti l tt d i l i d l

Gianni Penzo Doria

c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’articolo 53;d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

192

e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;


f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’articolo 54;

Gianni Penzo Doria

h) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su


esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.2. È consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Gianni Penzo Doria

193

3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione i f ti d i d ti di i l i


informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

Gianni Penzo Doria

4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di


indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva.

Gianni Penzo Doria

194

Adempimenti strategici della normativa:i flussi documentali, il titolario e il massimario

Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di introdurre:

la gestione dei flussi documentali integrata con il protocollo informaticoil titolario di classificazioneil massimario di selezionela fascicolazione dei documenti

Gianni Penzo Doria

3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64

include il sistema di gestione informatica dei documenti.

Gianni Penzo Doria

195

4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le


p g gmodalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.

Gianni Penzo Doria

DM 14 ottobre 2003:§ 2.2.8. Il sistema di classificazione

Omogeneità tematica che caratterizza la stessa AOO (omogeneità funzionale) e che da questa viene prodotta a sua volta;Autonomia dei documenti rispetto alla struttura organizzativa di riferimento che nel tempo può anche mutare di denominazione, articolazione e funzioniReperibilità del documento, in primo luogo, rispetto ll’ t d i t ti i d l

Gianni Penzo Doria

all’argomento ed ai contenuti, e, in secondo luogo, rispetto alla struttura organizzativa di riferimento

196

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi


per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione. (R)

Gianni Penzo Doria

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano


l organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente. (R)

Gianni Penzo Doria

197

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un


documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito. (R)

Gianni Penzo Doria


1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazioned li hi i i t t il i t di l ifi idegli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.

Gianni Penzo Doria

198

DPR 30 settembre 1963, n. 1409 - art. 35

Gli enti pubblici stabiliscono con provvedimentoGli enti pubblici stabiliscono con provvedimento motivato dei rispettivi organi deliberanti quali documenti dei propri archivi siano da scartare. Il provvedimento è sottoposto all’approvazione dell’autorità che esercita la vigilanza sull’ente, previo nulla osta del competente sovrintendente

Gianni Penzo Doria

archivistico.

D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 - art. 21

4. Gli archivi non possono essere smembrati, a qualsiasi titolo, e devono essere conservati nella loro organicità. Il trasferimento di complessi organici diIl trasferimento di complessi organici di documentazione di archivi di persone giuridiche a soggetti diversi dal proprietario, possessore o detentore è subordinato ad autorizzazione del soprintendente.

5. Lo scarto di documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati di notevole interesse storico è

Gianni Penzo Doria

degli archivi privati di notevole interesse storico è subordinato ad autorizzazione del soprintendente archivistico.

199

D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 - art. 21

1. Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero:(…) d) lo scarto di documenti degli archivi pubblici e

privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell’articolo 13.

Gianni Penzo Doria

Art. 490Soppressione distruzione e occultamento di atti veri

Codice penale, art. 490(Scarto abusivo)

Soppressione, distruzione e occultamento di atti veri

Chiunque in tutto o in parte distrugge, sopprime o occulta un atto pubblico o una scrittura privata veri soggiace rispettivamente alle pene stabilite negli articoli 476, 477, 482 e 485, secondo le distinzioni in esso contenute.Si applica la disposizione del capoverso dell’articolo precedente.

Gianni Penzo Doria

200

art. 616 - Violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza

Chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza hi l i di tt tt di t l fi di d di

Codice penale, art. 616(Violazione o distruzione di corrispondenza)

chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o distrae, al fine di prendere o di farne da altri prendere cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte, la distrugge o sopprime, è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra disposizione di legge, con la reclusione fino a un anno o con la multa da lire sessantamila a un milione. Se il colpevole, senza giusta causa, rivela, in tutto o in parte, il contenuto della corrispondenza, è punito, se dal fatto deriva nocumento ed il fatto

Gianni Penzo Doria

della corrispondenza, è punito, se dal fatto deriva nocumento ed il fatto medesimo non costituisce un più grave reato, con la reclusione fino a tre anni. Il delitto è punibile a querela della persona offesa. Agli effetti delle disposizioni di questa sezione, per "corrispondenza" si intende quella epistolare, telegrafica, telefonica, informatica o telematica ovvero effettuata con ogni altra forma di comunicazione a distanza.

Dove si progetta lo scarto? (1/2)

differito (effettuato al momento del passaggio dall’archivio di deposito a quello storico anche da persone diverse dal produttore)in itinere (effettuato durante la formazione dell’archivio dal produttore)preordinato (deciso prima della formazione dell’archivio)

Gianni Penzo Doria

dell archivio)(A. Romiti)

201

È necessario progettare lo scarto durante la formazione

Dove si progetta lo scarto? (2/2)

È necessario progettare lo scarto durante la formazione dell’archivio, creando per ogni tipologia documentaria un profilo che contenga l’indice di classificazione e i tempi di conservazione.È un momento di delicatezza estrema per il quale è irrinunciabile una preparazione rigorosa dell’archivista e anche una sensibilità in chiave istituzionale e

Gianni Penzo Doria

storiografica.

È pur sempre una proposta...

Si tratta di una proposta per lo scarto, daSi tratta di una proposta per lo scarto, da rivisitare in chiave storiografica sempre e comunque come passaggio critico del lavoro dell’archivista, in collaborazione con gli organi di vigilanza e sorveglianza.

Gianni Penzo Doria

202

Adempimenti sulla selezione(archivi “vigilati”)

Decisione (periodica) di avviare le operazioni di selezione

Istruzione del procedimento e redazione dell’elenco

Provvedimento che approva l’elenco dei documenti

A t i i d ll S i t d hi i ti

Gianni Penzo Doria

Autorizzazione della Soprintendenza archivistica

Consegna materiale alla CRI - Onlus / Termodistruzione

Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001 n 37

Adempimenti sulla selezione(archivi “sorvegliati”)

8 gennaio 2001, n. 37

Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato (n. 42, allegato 1, della legge n. 50/1999)

Gianni Penzo Doria

203

Deve essere integrato con il titolario di classificazione

Principali caratteristiche del Massimario (1)

Deve essere integrato con la tabella dei procedimenti amministrativiLe decisioni spettano alla Direzione archivistica, ma deve essere condiviso con gli uffici

Gianni Penzo Doria

u cÈ diviso in due parti:

MassimarioProntuario

Principali caratteristiche del Massimario (2)

Massimario: contiene le disposizioni di massima, i criteri di p ,selezione, le serie prese in considerazione e i casi particolariProntuario: contiene l’elenco dettagliato delle tipologie documentali e il fascicolo / affare / procedimento

Gianni Penzo Doria

di riferimento

204

È un report del protocollo informatico...

Si tratta di un report periodico elaborato dalSi tratta di un report periodico elaborato dal sistema di protocollo informatico.

L’informazione più importante è quella della Motivazione agganciata alla contestualizzazione normativa

Gianni Penzo Doria


1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.

Gianni Penzo Doria

205

I punti strategici della Dir. PCM 28.10.1999:Modelli organizzativi e tecnologici

Le amministrazioni sono quindi chiamate a intervenire di tt t ll f tt ti d l dPR 428 d l 1998direttamente nella fase attuativa del dPR n. 428 del 1998 per lo sviluppo del “governo elettronico” nelle pubbliche amministrazioni, anche nella prospettiva del loro effettivo ingresso nella Rete unitaria delle pubbliche amministrazioni.Il raggiungimento degli obiettivi indicati dipende, innanzi

Gianni Penzo Doria

tutto, dalla capacità di progettare in ciascuna amministrazione un vero e proprio programma di interventi di natura organizzativa e tecnologica, correttamente dimensionato alle effettive esigenze operative.

I punti strategici del DPCM 31.10.2000:Il Manuale di gestione

Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di introdurre:

l di ti h d i ilun manuale di gestione che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, fornendo le istruzioni per il corretto funzionamento del servizioil manuale deve essere reso pubblico

Gianni Penzo Doria

206

Per iniziativa ANAI ...

Per iniziativa dell’Associazione Nazionale Archivistica Italiana è t t d tt lstata redatta la

Carta della qualità nei servizi archivistici.È in bozza datata 29 settembre 1997.

Gianni Penzo Doria

Il Manuale descrive le

DM 14 ottobre 2003:§ 2.2 Manuale di gestione

Procedure operative di formazione, utilizzo e conservazione dei documentiResponsabilità delle UOR e dei RPA Informazioni necessarie a un efficiente trattamento dei documenti

Gianni Penzo Doria

207

L’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000 contiene l’indice del

DPCM 31 ottobre 2000:art. 5 – Manuale di gestione

Manuale (cfr.).

Non si tratta di un documento contenente le strategie, ma le procedure operative.

Gianni Penzo Doria

Qualche sito web di riferimento per il Manuale di gestione

208

http://www.sspa.it

Gianni Penzo Doria

http://www.comune.cuneo.it

Gianni Penzo Doria

209

http://www.ao.pr.it/progetti/protocollo/manuale.htm

Gianni Penzo Doria

L’interoperabilità

Due o più sistemi di protocollo informaticoDue o più sistemi di protocollo informatico interoperano quando è consentito al sistema ricevente di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente al fine di automatizzare le attività e le procedure

Gianni Penzo Doria

210

L’interoperabilità: eXtra(Emissione XML tra registrature di Ateneo)

Ateneo XAteneo X Ateneo YAteneo Y

Gianni Penzo Doria

I punti strategici del DPCM 31.10.2000:Trasmissione e registrazione dei documenti informatici

Le Pubbliche amministrazioni hanno ora l’obbligo di:

dotarsi di una casella di posta elettronicaintrodurre lo standard XML come linguaggio di marcaturaiscriversi all’Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee per trasmettere documenti informatici soggetti

Gianni Penzo Doria

per trasmettere documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo

211

I tempi della registrazionep g

Le operazioniDecisione sulla protocollazioneApertura e TimbraturaIndividuazione dell’AnagraficaRedazione dell’OggettoClassificazione (e fascicolazione)Individuazione dei dati gestionaliSmistamento alla UORVerifica del record prima della registrazione

Gianni Penzo Doria

Verifica del record prima della registrazioneApposizione dei dati sul documento

212

Decisione sulla protocollazione

Per ogni documento in arrivo bisogna verificare:

20’’

g gLa responsabilità dell’ente(oppure restituirlo all’ufficio postale)Il grado di riservatezza, distinguendo tra posta personale e posta per l’enteL’ammissione o la non ammissione al

t ll

5’’

5’’

10’’

Gianni Penzo Doria

protocollo

Apertura e timbratura

Per ogni documento in arrivo bisogna:

8’’

g gAprire la busta o il plico con la cautela necessaria a non tagliare il documentoApporre il timbro di registrazione, individuando uno spazio idoneo

5’’

3’’

Gianni Penzo Doria

213

Individuazione dell’Anagrafica


50’’

g gIndividuare il mittente, distinguendo tra persona fisica e persona giuridicaIncrementare in maniera normalizzata la banca dati anagrafica

25’’

25’’

Gianni Penzo Doria

Redazione dell’Oggetto


120’’

g gLeggere con attenzione tutto il documento, evitando letture superficialiRedigere l’oggetto con un’operazione intellettuale di analisi e sintesi

45’’

75’’

Gianni Penzo Doria

214

Classificazione e fascicolazione


50’’

g gIndividuare la funzione di riferimento e classificarlo sulla base del titolarioIndividuare il fascicolo o crearne uno nuovo consultando il repertorio dei fascicoli

25’’

25’’

Gianni Penzo Doria

Individuazione dei dati gestionali

Per ogni documento in arrivo bisogna trascrivere:

60’’

g g

I dati relativi alla gestione dell’archivio

I dati relativi alla gestione delle banche dati

I dati relativi ai procedimenti amministrativi

20’’

20’’

20’’

Gianni Penzo Doria

p 20

215

Smistamento alla UOR


45’’

g gLa responsabilità dell’affare o del procedimento amministrativoIndividuare gli uffici o gli organi da informare per conoscenzaDecidere l’istituzione di una conferenza di

i i

15’’

15’’

15’’

Gianni Penzo Doria

servizi

Verifica del recordprima della registrazione


15’’

g gLa congruità dei dati immessi, soprattutto per i dati non modificabili

15’’

Gianni Penzo Doria

216

Apposizione dei dati sul documento


15’’

g gTrascrivere i dati relativi al numero di protocollo, la classificazione e la UOR

15’’

Gianni Penzo Doria

Il totale

Decisione sulla protocollazione

383’’

20’’

Circa 7 minuti

Apertura e TimbraturaIndividuazione dell’AnagraficaRedazione dell’OggettoClassificazione (e fascicolazione)Individuazione dei dati gestionali

50’’

120

50’’

8’’

60’’

Gianni Penzo Doria

Smistamento alla UORVerifica del record prima della registrazioneApposizione dei dati sul documento 15’’

15’’

45’’

217

Altri tempi...

Per ogni documento possono essere previste altre g p pprocedure di carattere gestionale:

Acquisizione digitale di un documentoFotoriproduzione meccanicaVerifica sulla precedente protocollazione

Gianni Penzo Doria

Acquisizione digitale del documento

Per ogni documento è prevista l’acquisizione informatica, che può avvenire in due modi:

60’’

Scansione otticaAssociazione di un file in formato nativo

45’’

15’’

Gianni Penzo Doria

218

Fotoriproduzione

Può avvenire per:

60’’

Migliorare la lettura dell’originaleScansionare un documento rilegato

45’’

15’’

Gianni Penzo Doria

www.unipd.it/archivio

219

Archivio Generale di Ateneo

Sito internet

http://www.unipd.it/archivio

Posta elettronica

Gianni Penzo Doria

[email protected]

Il protocollo e la gestione dei documenti azzurro.ppt...

Documents

Transcript of Il protocollo e la gestione dei documenti azzurro.ppt...