IDIRact 2013 25 maggio - Siena Presentazione sessione Segretari Margherita Forlani Giacomo Gazzarri...

IDIRact 201325 maggio - Siena

Presentazione sessione Segretari

Margherita ForlaniGiacomo GazzarriGiulia Pieruzzini

Francesca Villazzi


Presentiamoci un po’….


Parliamo un po’ di Rotaract

Il Club, la Zona e il Distretto

Il SEGRETARIO

I rapporti con il Rotary padrino

Alcuni documenti di club


Parliamo un po’ di Rotaract…

Il Rotaract Club è un’organizzazione patrocinata da almeno un Rotary Club costituita da uomini e donne tra i 18 e i 30 anni di età, con la finalità di perseguire gli obiettivi suddetti.Il Rotaract Club svolge attività volte allo sviluppo professionale e della leadership e progetti di service.


Sviluppare le capacità professionali e di leadership dei soci;Promuovere il rispetto dei diritti altrui, di principi etici e della dignità di ogni professione;Fornire ai giovani l’occasione di affrontare le esigenze della comunità locale;Offrire l’opportunità di collaborare con i Rotary Club Padrini;Motivare i giovani a diventare Rotariani.

…e dei suoi obiettivi


Il Club

Il club è composto dai soci che svolgono le proprie attività sotto la guida del Presidente ed in seguito all’approvazione da parte del Consiglio Direttivo.


PresidenteVicepresidenteSegretarioTesorierePrefettoPast PresidentConsiglieri

DIRETTIVO DI CLUB

Azione InternaInteresse PubblicoAzione ProfessionaleAzione InternazionaleNuove GenerazioniFinanzeCommissioni Speciali

ESECUTIVO DI CLUB


La ZonaIl Distretto è suddiviso in sottoaree geografiche chiamate Zone. Ogni Zona o Gruppo comprende un certo numero di club coordinati da un DZ (Delegato di Zona).Il Delegato di Zona è la figura che coordina il lavoro dei presidenti dei club della Zona, oltre che rappresentare un punto di riferimento e di tramite tra i club e il Distretto.


ZONE DISTRETTO 2071°Gruppo Montalbano

Gruppo TirrenoGruppo Galileo

Gruppo Il MagnificoGruppo D.O.C.Gruppo Etruria

ZONE DISTRETTO 2072°Gruppo Emilia

Gruppo Fe-Bo Ferrara e Bologna

Gruppo Romagna

Il Delegato di Zona viene nominato dal RD ogni anno ed è socio di un club della Zona.


Il Distretto

Il Distretto Rotaract è l’organizzazione che coordina, organizza e segue le attività dei club presenti in un certo territorio.

Da questa annata il Distretto 2070° si dividerà in:2071° - Toscana2072° - Emilia Romagna e Repubblica di San Marino


Rappresentante DistrettualeSegretario DistrettualeTesoriere DistrettualePrefetto DistrettualePast RD

DIRETTIVO DISTRETTUALE

Azione InternaInteresse PubblicoAzione ProfessionaleAzione InternazionaleNuove GenerazioniFinanzeCommissioni Speciali

ESECUTIVO DISTRETTUALE


Il SegretarioDal regolamento si evince che:

“Il segretario conserverà tutti i documenti del club, redigerà i verbali di tutte le riunioni del club e del

consiglio direttivo”


Quali sono i documenti di club che il segretario deve redigere e conservare?

Le circolari (o bollettini)

Gli ordini del giorno

I verbali delle riunioni del Consigli Direttivi e del Club

Inoltre deve conservare:

•Le foto e le ruote firmate dai soci durante le conviviali del club

II dati relativi ai soci

•L’atto costitutivo, lo Statuto e il Regolamento del Club, il modulo EAS

La campana, il gagliardetto e lo stendardo

È consigliato fare un archivio dove memorizzare con ordine tutti i file.


Il segretario NON si occupa SOLO di conservare i documenti di club e redigere i verbali!

Il segretario è molto di più……è il braccio destro del presidente!

Insieme al presidente, si occupa di coltivare i rapporti all’interno del club attraverso la

PARTECIPAZIONE e la COMUNICAZIONE


La PARTECIPAZIONE del segretario deve essere una partecipazione ATTIVA

Essere presente il più possibile alle attività e alle riunioni del C.D.

Prendere parte alle attività più importanti dei club della Zona, dei club gemelli o amici

Partecipare alle assemblee distrettuali


La COMUNICAZIONE può essere VERBALE o SCRITTA

COMUNICAZIONE VERBALE :

Tenere aggiornati i membri del Consiglio Direttivo

Informare i soci e gli amici delle attività del club, del Gruppo e del Distretto e raccogliere le presenze

Telefonare ai soci qualora ci fossero delle modifiche improvvise alle attività previste

•Essere sempre in contatto con il presidente. Chiamarlo e non sempre attendere la chiamata!

•Conoscere i soci e i frequentanti e dedicare loro del tempo


COMUNICAZIONE SCRITTA:

Inviare le circolari entro e non oltre il 20 del mese

Inviare le convocazioni alle riunioni e gli ordini del giorno ai soci o ai membri del C.D.

Redigere ed inviare i verbali

•Trasmettere ai membri del club le comunicazioni del Distretto o degli altri club

Far compilare agli aspiranti il modulo di ammissione al club

Trasmettere le comunicazioni al Distretto

Aiutare il Presidente nella compilazione dell’annuario e nella raccolta delle firme per i moduli della privacy


COMUNICAZIONE SCRITTA:

Inviare le comunicazioni al Rotary Padrino

Inviare le lettere di invito e di ringraziamento alle Istituzioni

Comunicare all’esterno le attività del club, anche attraverso dei comunicati stampa

Verificare il costante aggiornamento del sito internet del club, della pagina Fb o del profilo su altri social network


I rapporti con il Rotary PadrinoIl Rotary Club Padrino rappresenta il legame diretto tra il vostro Club Rotaract ed il Rotary International. È necessaria una stretta cooperazione tra il Rotaract e il Rotary Padrino, per portare uno sviluppo reciproco e possibilità ed energie nuove.Ogni Club Rotary Padrino nominerà una Commissione Rotaract ed un delegato Rotary per il Rotaract a cui fare riferimento. Il rapporto con il Rotary deve essere mantenuto e coltivato da entrambe le parti. È gradita la presenza di soci Rotaractiani alle conviviali Rotary ed è buona norma invitare i soci Rotariani alle più importanti attività Rotaract.Durante l’anno il tuo Rotary Club riceverà la visita del Governatore Rotary. In questa serata ci sarà anche un incontro con il C.D. del Club Rotaract, per appurare il rapporto tra il RC e il RTC.Il Presidente, il Segretario e il Consigliere delegato (se presente) dovranno assicurarsi che il Rotary sia sempre informato sulle attività del club e che i soci partecipino alle iniziative rotariane.


Il Segretario deve quindi PARTECIPARE e COMUNICARE in modo ATTIVO durante tutta l’annata, rappresentando un prezioso aiuto per il presidente e

per i soci!


ALCUNI DOCUMENTI DI CLUB

In seguito sono riportate le informazioni utili per la redazione di alcuni documenti essenziali per la vita del

club:

La Circolare

La Convocazione e L’Ordine del Giorno

Il Verbale


LA CIRCOLARELa circolare è un documento che informa su quelli che saranno gli

appuntamenti del club nel mese di riferimento.

Che cosa deve riportare la circolare?Le attività programmatiche per il club in ordine cronologico

Le attività più importanti del Distretto, del Rotary Padrino e degli altri club

Per ogni attività devono essere indicati: descrizione, luogo, data e ora, costo, dress code, termine e riferimenti per la prenotazione

Contatto del club


LA CIRCOLAREE’ consigliabile che la circolare venga spedita attorno al 20 del mese precedente a quello di riferimento. Nell’oggetto della e-mail indicate anche il nome del club e il mese di riferimento.A chi deve essere inviata la circolazione?

Soci, amici, aspiranti soci. Presidente Rotary Padrino Delegati Rotary per il Rotaract RD del Distretto 2072° Segretario del Distretto 2072° Presidente della Commissione Azione Interna del Distretto 2072° Governatore del Distretto Rotary 2072° Presidente della Commissione Distrettuale Rotary per il Rotaract

• Delegato di Zona• Presidenti e segretari della zona ed eventualmente di altri club amici• Presidente Club Interact, ove esistente


LA CONVOCAZIONE E L’ORDINE DEL GIORNOQuando viene convocata una riunione, il segretario invia ai

soggetti interessati la convocazione.

La convocazione deve contenere: Data e luogo di scrittura

Indicazione dei destinatari della comunicazione

Indicazione su luogo, data e ora della riunione

Ordine del Giorno che verrà discusso durante la riunione • La firma del segretario che trasmette il messaggio


IL VERBALEIl verbale è un documento che rappresenta una sorta di diario sul

quale scrivere la vita e le decisioni del club.

A cosa serve redigere un verbale? a tenere traccia delle decisioni prese durante le riunioni

a informare gli assenti

a premettere di controllare la gestione del club al Rotary Padrino o anche ad un semplice socio

a trasmettere ai posteri le scelte e le decisioni di cui il club è stato protagonista

può servire come punto di partenza per la riunione successiva


IL VERBALECome deve essere fatto?

all’inizio del verbale vengono riportati data, ora di inizio e luogo dell’incontro ed i presenti specificando se ci sono ospiti

viene poi indicato l’ordine del giorno il quale è stato precedentemente inviato

sono poi indicate le decisioni prese durante la riunione

al termine vengono riportati l’ora di conclusione e, se decisi, la data e il luogo della riunione successiva

in fondo deve essere riportata la firma del segretario

è consigliabile inserire il numero di pagine a piè di pagina


IL VERBALE

A chi deve essere inviato il verbale? il verbale della riunione del C.D. deve essere inviato a tutti i

membri del C.D., mentre il verbale della riunione di club deve essere inviato a tutti i membri del club

entrambi devono essere inviati al Delegato Rotary per il Rotaract del Rotary club padrino

il verbale NON deve essere inviato al RD, al Delegato di Zona o ad altri membri del Direttivo Distrettuale

Prima di inviare il verbale è necessario che venga approvato almeno dal presidente.


IN SINTESI…..Il SEGRETARIO di club è un importantissimo membro del Consiglio Direttivo del club.Il segretario DEVE:

Redigere e conservare i documenti

Mantenere i contatti all’interno e all’esterno del club, comunicando e partecipando


BUON ROTARACT A TUTTI!

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