“I PERCORSI DIAGNOSTICO TERAPEUTICI ASSISTENZIALI … · E I PROTOCOLLI NEL DIPARTIMENTO DI ......

“I PERCORSI DIAGNOSTICO TERAPEUTICI ASSISTENZIALI (PDTA) E I PROTOCOLLI NEL DIPARTIMENTO DI AREA MEDICA SPECIALISTICA”A.S.L. CN 2 Alba-Bra

ALBA , gennnaio/febbraio 2010ALBA , gennnaio/febbraio 2010

L’ AUDIT L’ AUDIT

ALBA , gennnaio/febbraio 2010ALBA , gennnaio/febbraio 2010

ETIMOLOGIA/DEFINIZIONE/NORMAETIMOLOGIA/DEFINIZIONE/NORMA- ETIMOLOGIADal verbo latino “audio” indica «ascolto»

-DEFINIZIONE: Verifica ispettiva/valutazioneProcesso sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze della verifica ispettiva e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri della verifica ispettiva sono stati soddisfatti.

- NORMA TECNICAGli audit sono strumenti di

gestione e di verifica che permettono di valutare la validità di una organizzazione verificandone la buona pratica corrente rispetto a standard noti

La norma fornisce linee guida sui: PRINCIPI DELL’AUDITPRINCIPI DELL’AUDIT LA GESTIONE DEI PROGRAMMI LA GESTIONE DEI PROGRAMMI DI AUDITDI AUDIT LA CONDUZIONE DEGLI AUDIT LA CONDUZIONE DEGLI AUDIT LE COMPETENZE DEGLI AUDITORLE COMPETENZE DEGLI AUDITOR

UNI - EN ISO UNI - EN ISO 19011:2003 e ISO 9000 e ISO 14000

AUDIT della QUALITA’AUDIT della QUALITA’Esame sistematico ed indipendente mirato a Esame sistematico ed indipendente mirato a stabilire se le attività svolte per la qualità e i stabilire se le attività svolte per la qualità e i risultati ottenuti sono in accordo con quanto risultati ottenuti sono in accordo con quanto stabilito e se quanto stabilito viene effettuato stabilito e se quanto stabilito viene effettuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi (Norma ISO 8404)degli obiettivi (Norma ISO 8404)

MandanteMandante: management : management internointerno o committente o committente esternoesterno es. l’acquirente o cliente es. l’acquirente o cliente

AuditorAuditor: personale laico addestrato con esperti “di : personale laico addestrato con esperti “di settore” non direttamente coinvolti nell’attività settore” non direttamente coinvolti nell’attività oggetto di verificaoggetto di verifica

AUDIT di SISTEMAAUDIT di SISTEMAE’ uno strumento per la sorveglianza del sistema E’ uno strumento per la sorveglianza del sistema

di gestione della qualità di gestione della qualità (audit esterno)(audit esterno)Si caratterizza per:Si caratterizza per:• unun oggettooggetto: il modello di riferimento (a. di : il modello di riferimento (a. di

accreditamento, a. di certificazione UNI EN accreditamento, a. di certificazione UNI EN ISO 9001: 2000 o altro)ISO 9001: 2000 o altro)

• un un campocampo di applicazione: una intera di applicazione: una intera organizzazione o sue partiorganizzazione o sue parti

• uno uno scoposcopo: il posizionamento : il posizionamento dell’organizzazione rispetto al modello di dell’organizzazione rispetto al modello di riferimentoriferimento

AUDIT CLINICO (clinical, medical)AUDIT CLINICO (clinical, medical)

E’ uno strumento di analisi critica e sistematica, E’ uno strumento di analisi critica e sistematica, di verifica dell’appropriatezza, efficacia e di verifica dell’appropriatezza, efficacia e qualità della performance clinico-assistenzialequalità della performance clinico-assistenziale (audit interno)(audit interno)

Audit clinicoAudit clinico

E’ una iniziativa condotta da professionisti che E’ una iniziativa condotta da professionisti che cerca di migliorare la qualità e gli esiti cerca di migliorare la qualità e gli esiti dell’assistenza attraverso una revisione tra pari dell’assistenza attraverso una revisione tra pari strutturata, per mezzo della quale i professionisti strutturata, per mezzo della quale i professionisti esaminano la propria attività e i propri risultati a esaminano la propria attività e i propri risultati a confronto con standard espliciti, concordati, confronto con standard espliciti, concordati, misurabili e la modificano se necessario”misurabili e la modificano se necessario”

Ha come naturale conseguenza la realizzazione di Ha come naturale conseguenza la realizzazione di cambiamenti migliorativi della pratica clinica e del cambiamenti migliorativi della pratica clinica e del processo asistenzialeprocesso asistenziale

AUDIT CLINICO AUDIT CLINICO

Ciò che caratterizza l’a.c. è la “professionalità” Ciò che caratterizza l’a.c. è la “professionalità” dell’iniziativa che si esprime con: la dell’iniziativa che si esprime con: la competenza clinico-assistenziale specifica dei competenza clinico-assistenziale specifica dei partecipanti, la confidenzialità dei risultati, partecipanti, la confidenzialità dei risultati, l’oggetto, fortemente connesso alla “qualità” l’oggetto, fortemente connesso alla “qualità” dei professionistidei professionisti

AUDIT CLINICO AUDIT CLINICO

E’ quindi uno strumento di “controllo della E’ quindi uno strumento di “controllo della qualità” e più in generale è uno strumento qualità” e più in generale è uno strumento operativo-gestionale del governo clinicooperativo-gestionale del governo clinico

Da un punto di vista metodologico consiste in Da un punto di vista metodologico consiste in un ciclo della qualità (PDCA)un ciclo della qualità (PDCA)

Tipologie di audit : Tipologie di audit : ancora una classificazioneancora una classificazione

Audit medicoAudit medico: riguarda la revisione di attività : riguarda la revisione di attività medicamedica

Audit clinicoAudit clinico: copre tutti gli aspetti della cura, : copre tutti gli aspetti della cura, incluse quelle di competenza infermieristica e di incluse quelle di competenza infermieristica e di altre professionialtre professioni

Audit organizzativoAudit organizzativo: relativo ad aspetti : relativo ad aspetti dell’assistenza più organizzativi, come ad es. il dell’assistenza più organizzativi, come ad es. il sistema delle prenotazionisistema delle prenotazioni BRI Inquiry 1999BRI Inquiry 1999

Audit INTEGRATO internoAudit INTEGRATO interno

Valuta sia aspetti di tipo professionale, Valuta sia aspetti di tipo professionale, clinico, assistenziale, sia aspetti clinico, assistenziale, sia aspetti organizzativo-gestionali:organizzativo-gestionali:

audit integratoaudit integrato ==

clinico – assistenziale – gestionaleclinico – assistenziale – gestionale

(Condotto da un professionista che funge da facilitatore con competenze specifiche professionali e metodologiche)

Audit sull’APPROPRIATEZZA Audit sull’APPROPRIATEZZA dell’assistenzadell’assistenza

… … può essere considerato una sorta di può essere considerato una sorta di audit clinico audit clinico “allargato”“allargato” in funzione dell’obiettivo di valutare in funzione dell’obiettivo di valutare

sia la congruità delle attività sanitarie con le sia la congruità delle attività sanitarie con le evidenze scientificheevidenze scientifiche

sia gli aspetti organizzativisia gli aspetti organizzativisia la conformità della documentazione sanitaria a sia la conformità della documentazione sanitaria a

standard predefinitistandard predefiniti

APPROPRIATEZZA APPROPRIATEZZA

Condizione che si realizza quando al Condizione che si realizza quando al paziente paziente giustogiusto viene reso il viene reso il servizio giustoservizio giusto, al , al momento giustomomento giusto e nella e nella giusta quantitàgiusta quantità

Tipologie di appropriatezzaTipologie di appropriatezza• Health intervention Health intervention ((intervento giusto al paziente giusto)intervento giusto al paziente giusto)

• Timing Timing (al momento giusto e per il tempo giusto)(al momento giusto e per il tempo giusto)

• Setting Setting (nel posto giusto)(nel posto giusto)

• Professional Professional (dal professionista giusto)(dal professionista giusto)

Livelli di realizzazione Livelli di realizzazione dell’Audit clinicodell’Audit clinico

Livello di baseLivello di base incontro o serie di incontri tra operatori incontro o serie di incontri tra operatori

per discutere i propri casiper discutere i propri casi

Secondo livelloSecondo livelloapproccio più strutturato, spesso in un approccio più strutturato, spesso in un

contesto interistituzionale. Oggetto della contesto interistituzionale. Oggetto della verifica sono attività assistenziali di verifica sono attività assistenziali di particolare importanza e criticitàparticolare importanza e criticità

gli audit…gli audit…

possono riguardare tutte le aree e i possono riguardare tutte le aree e i processi aziendali e rappresentano perciò processi aziendali e rappresentano perciò uno strumento operativo molto importante uno strumento operativo molto importante per:per:

• garantire la coerenza dei processi all’interno garantire la coerenza dei processi all’interno del sistemadel sistema

• innescare opportunità di miglioramento innescare opportunità di miglioramento efficaciefficaci

Audit Clinico – risultato attesoAudit Clinico – risultato atteso

Scopo finale dell’audit clinicoScopo finale dell’audit clinico

miglioramento delle cure erogate al p.a.miglioramento delle cure erogate al p.a.

Aumentare la cultura del clinicoAumentare la cultura del clinico Risolvere un problemaRisolvere un problemaStandardizzare i comportamentiStandardizzare i comportamenti

Ridurre il divario tra standard di prodotto (ottimale) e Ridurre il divario tra standard di prodotto (ottimale) e quello effettivamente raggiunto (operativo) quello effettivamente raggiunto (operativo)

Quindi…Quindi…

Per individuare la buona pratica in relazione all’oggetto Per individuare la buona pratica in relazione all’oggetto dell’audit occorre chiedersi quali siano le dell’audit occorre chiedersi quali siano le migliori migliori caratteristiche possibili che l’oggetto dell’intervento deve caratteristiche possibili che l’oggetto dell’intervento deve possedere (nel nostro spazio, nel nostro tempo)possedere (nel nostro spazio, nel nostro tempo) in in riferimento:riferimento:

• alle migliori evidenze di efficacia disponibilialle migliori evidenze di efficacia disponibili• alle esperienze del gruppo di professionisti coinvoltialle esperienze del gruppo di professionisti coinvolti• alle preferenze del pazientealle preferenze del paziente• alle esigenze e vincoli della organizzazione o del alle esigenze e vincoli della organizzazione o del

contesto più allargatocontesto più allargato

Ciclo dell’auditCiclo dell’audit

4. Confrontare i risultati con con lo standard

5. Realizzare il cambiamento

1.Identificare l’ambito e lo scopo

2. Definire criteri indicatori standard

3. Osservare la pratica e raccogliere dati (AUDIT)

6. Valutare l’impatto

Ciclo dell‘ auditCiclo dell‘ audit Identificazione diIdentificazione di

- Ambito (es. U.O. e/o degenza)- Ambito (es. U.O. e/o degenza)- Scopo ( es. la sicurezza nell’accesso vascolare)- Scopo ( es. la sicurezza nell’accesso vascolare)

Definizione diDefinizione di- Criteri ( es. linee guida, protocolli , procedure , istruzioni - Criteri ( es. linee guida, protocolli , procedure , istruzioni

operative ecc.)operative ecc.)- Indicatori ( es numero punture accidentali, numero dei pazienti - Indicatori ( es numero punture accidentali, numero dei pazienti

contaminati)contaminati)Osservazione dell’ Osservazione dell’ operatività operatività e e raccolta datiraccolta dati

((schede di raccolta dati , scoring, report e valutazione) schede di raccolta dati , scoring, report e valutazione)

Confronto dei risultatiConfronto dei risultati con con- CriteriCriteri- Standard Standard Preventivamente definiti , dichiarati, condivisi, misurabili e Preventivamente definiti , dichiarati, condivisi, misurabili e

conosciuticonosciuti

Schema concettualeSchema concettuale

CHI VUOLE L’AUDIT:

COMMITTENTE

I CRITERI I CRITERI DELL’AUDITDELL’AUDIT

L’AUDIT: COSA

L’ESPERTO TECNICO

RESPONSABILE DEL PIANO DI AUDIT

PIANO DI AUDIT

GRUPPO DI AUDITOR

VISITA DI AUDIT

AUDITOR

IL REPARTO VISITATO

RISULTATI DELLA VISITA

REPORT SU REPORT SU EVIDENZEEVIDENZE

CHIUSURA DELLE CHIUSURA DELLE EVENTUALI NON EVENTUALI NON CONFORMITA’CONFORMITA’

Chi è l‘auditor ?Chi è l‘auditor ? ValutatoreValutatore: :

persona che ha la competenza (persona che ha la competenza (CONOSCENZA , ABILITA’ E CONOSCENZA , ABILITA’ E

COMPORTAMENTICOMPORTAMENTI) per effettuare un audit) per effettuare un audit

5 assiomi sulla 5 assiomi sulla valutazionevalutazione

1.1. Non si può non valutareNon si può non valutare2.2. La valutazione è sempre ancorata a parametri e categorieLa valutazione è sempre ancorata a parametri e categorie3.3. La valutazione ha un oggetto specifico e limitatoLa valutazione ha un oggetto specifico e limitato4.4. La valutazione espone sia il valutato che il valutatoreLa valutazione espone sia il valutato che il valutatore5.5. La valutazione può essere manifesta o nascostaLa valutazione può essere manifesta o nascosta

CompetenzeCompetenzeConoscenze

specifiche per la qualità

Conoscenze specifiche ambientali

Conoscenze Conoscenze generaligenerali

ISTRUZIONE ESPERIENZA DI LAVORO

FORMAZIONE ED ADDESTRAMENTO COME AUDITOR

ESPERIENZA DI AUDIT

CARATTERISTICHE PERSONALI Rispettoso dei principi etici, di mentalità aperta, diplomatico, dotato di spirito di osservazione, perspicace, versatile, tenace

nel raggiungere gli obbiettivi, risoluto, sicuro di sé

FASI DI SVILUPPO DELL’AUDITFASI DI SVILUPPO DELL’AUDIT

• Progettazione • Pianificazione• Preparazione• Notifica• Esecuzione (riunione iniziale, conduzione,

verbalizzazione, riunione finale)• Follow-up

Progettazione Progettazione teoricateorica

PROPOSTA DI AUDITPROPOSTA DI AUDITdefinendo chiaramentedefinendo chiaramente

• ScopoScopo• Risultato attesoRisultato atteso• ObiettiviObiettivi• Oggetto (modello di riferimento)Oggetto (modello di riferimento)• Standard di riferimentoStandard di riferimento

Progettazione teorica Progettazione teorica scoposcopo

Miglioramento delle cure Miglioramento delle cure erogate al paziente erogate al paziente

Progettazione teorica Progettazione teorica risultato attesorisultato atteso

Es.: Ridurre la variabilità dei comportamenti Ridurre il gap tra standard dichiarati

(carta dei servizi) e realizzati

Progettazione teorica Progettazione teorica obiettiviobiettivi

Verificare il posizionamento dell’organizzazione rispetto ai requisiti

del modello di riferimento oggetto della verifica

Progettazione teorica Progettazione teorica oggetto dell’auditoggetto dell’audit

E’ il modello di riferimentoes.: protocollo, procedura, processo, capitolato, modello regionale di accreditamento istituzionale ecc.

Progettazione Progettazione teoricateorica

La scelta dell’argomento deve La scelta dell’argomento deve interessare:interessare:

ProfessionistiProfessionistiOrganizzazione Organizzazione Stakeholder Stakeholder

in relazione a criteri diin relazione a criteri dicriticità/prioritàcriticità/priorità

Progettazione teorica Progettazione teorica criteri di priorità/criticitàcriteri di priorità/criticità

Frequenza (incidenza, prevalenza)Frequenza (incidenza, prevalenza) Gravità (morbosità, mortalità, disabilità)Gravità (morbosità, mortalità, disabilità) Risolvibilità (possibilità di intervento)Risolvibilità (possibilità di intervento) TrasversalitàTrasversalità Complessità (es. percorso clinico del Complessità (es. percorso clinico del

politraumatizzato) politraumatizzato) CostiCosti Impatto socialeImpatto sociale

Progettazione teorica Progettazione teorica criteri di priorità/criticitàcriteri di priorità/criticità

Monitoraggio indicatoriMonitoraggio indicatori Introduzione di nuove metodicheIntroduzione di nuove metodiche Cambiamenti organizzativi rilevanti (es. Cambiamenti organizzativi rilevanti (es.

accorpamenti) accorpamenti)

CRITERIOCRITERIO

Argomento, tema, aspetto Argomento, tema, aspetto da prendere in da prendere in

considerazione per considerazione per valutare e deciderevalutare e decidere

(P. Morosini – F. Perraro, 1999)(P. Morosini – F. Perraro, 1999)

CRITERIOCRITERIO

Nell’audit professionale il criterio può essere Nell’audit professionale il criterio può essere definito come la definito come la

““dichiarazione di ciò che dovrebbe essere fattodichiarazione di ciò che dovrebbe essere fatto”” nella pratica clinica-assistenziale e devenella pratica clinica-assistenziale e deve• derivare da evidenze scientifichederivare da evidenze scientifiche• essere traducibile in indicatori misurabiliessere traducibile in indicatori misurabili

INDICATOREINDICATORE

Il valore che assume il “criterio” nella Il valore che assume il “criterio” nella situazione data è definito situazione data è definito INDICATOREINDICATORE

……L’indicatore è una variabile L’indicatore è una variabile misurabile che consente di misurabile che consente di descrivere fenomeni complessi per descrivere fenomeni complessi per orientare le decisioniorientare le decisioni

(Focarile, 1977)(Focarile, 1977)


• di governodi governo: : di costo, di struttura, di processo di costo, di struttura, di processo e di risultato (tasso mortalità, tempi di attesa, n. e di risultato (tasso mortalità, tempi di attesa, n. ricoveri/abitante, n. medici, infermieri/abitante, ricoveri/abitante, n. medici, infermieri/abitante, presenza o meno comitato MCQ)presenza o meno comitato MCQ)

• di soddisfazione degli utenti: di soddisfazione degli utenti: adeguatezza, equità, accessibilità, comfort, adeguatezza, equità, accessibilità, comfort, privacyprivacy

• di qualità professionaledi qualità professionale: : aspetti della aspetti della diagnosi, terapia, assistenza e risultati diagnosi, terapia, assistenza e risultati dell’assisstenza (es. n. complicanze)dell’assisstenza (es. n. complicanze)


• Basato su un indice (tasso)Basato su un indice (tasso):: n. di eventi n. di eventi diviso per la popolazione a cui si riferisce (tasso diviso per la popolazione a cui si riferisce (tasso di infezioni ospedaliere) o altri rapporti o di infezioni ospedaliere) o altri rapporti o proporzioni proporzioni

• Eventi sentinellaEventi sentinella:: indicatori che hanno il indicatori che hanno il valore soglia di allarme 1 (LDD, caduta)valore soglia di allarme 1 (LDD, caduta)

INDICATOREINDICATORECaratteristiche Caratteristiche (1):(1):

• ValiditàValidità, cioè capacità di valutare , cioè capacità di valutare realmente ciò per cui sono stati concepitirealmente ciò per cui sono stati concepiti

• RiproducibilitàRiproducibilità: risposte costanti se : risposte costanti se l’indicatore è utilizzato da rilevatori diversil’indicatore è utilizzato da rilevatori diversi

• MisurabilitàMisurabilità: in termini numerici (scala : in termini numerici (scala da 1 a 10, tasso), oppure “si”, “no”, “non da 1 a 10, tasso), oppure “si”, “no”, “non lo so” oppure “sempre”, qualche volta”, lo so” oppure “sempre”, qualche volta”, “mai”“mai”

INDICATOREINDICATORECaratteristiche Caratteristiche (2):(2):

• Applicabilità Applicabilità alla popolazione oggetto alla popolazione oggetto dell’indaginedell’indagine

• EsclusivitàEsclusività• Formulazione in termini comportamentaliFormulazione in termini comportamentali: :

“i pz sanno elencare le zone di somm.ne “i pz sanno elencare le zone di somm.ne dell’insulina” dell’insulina”

• Capacità di orientare le decisioniCapacità di orientare le decisioni: se : se collegato ad un valore sogliacollegato ad un valore soglia

STANDARDSTANDARD

Dal francese antico “estendard” (stendardo)Dal francese antico “estendard” (stendardo)

• Livello sogliaLivello soglia• Valore, modello, esempio di riferimentoValore, modello, esempio di riferimento• Meta da raggiungereMeta da raggiungere

Gli standard sono essenziali per valutare Gli standard sono essenziali per valutare l’l’efficaciaefficacia ad es. di un intervento sanitario ad es. di un intervento sanitario

Livelli di riferimentoLivelli di riferimento o Standard o Standard

• Requisiti o norma , Riferimento ottimale , Soglia Requisiti o norma , Riferimento ottimale , Soglia Documento Normativo, Standard di misuraDocumento Normativo, Standard di misura

Per l’AuditPer l’Audit

……. . Valore o Misura di riferimento Valore o Misura di riferimento dei Criteri e /o degli indicatori dei Criteri e /o degli indicatori previsti selezionati ed utilizzati previsti selezionati ed utilizzati per ottenere gli OBIETTIVI per ottenere gli OBIETTIVI predefiniti predefiniti

(Casagranda e Perraro -SIQUAS )(Casagranda e Perraro -SIQUAS )

STANDARD di riferimentoSTANDARD di riferimentoDerivanti…Derivanti… dalle migliori evidenze di efficacia del momentodalle migliori evidenze di efficacia del momentoTenendo conto di…Tenendo conto di…• LeggiLeggi• Letteratura, linee guidaLetteratura, linee guida• Giudizio di espertiGiudizio di esperti• Situazioni “ragionevoli” di riferimentoSituazioni “ragionevoli” di riferimento• Esperienze del gruppo di professionisti coinvoltiEsperienze del gruppo di professionisti coinvolti• Vincoli, contestoVincoli, contesto• Dati di benchmarkingDati di benchmarking

Progettazione teorica Progettazione teorica standard di riferimentostandard di riferimento

Lo standard deve essere Lo standard deve essere condivisocondiviso

esplicitoesplicito traducibile in indicatori misurabilitraducibile in indicatori misurabili

Costruzione della check list mirataCostruzione della check list mirata

Qualunque sia la tipologia…Qualunque sia la tipologia… l’audit sarà efficace solo se si l’audit sarà efficace solo se si

identificheranno a priori i identificheranno a priori i PUNTI PUNTI CRITICI, i PASSAGGI SALIENTICRITICI, i PASSAGGI SALIENTI su cui su cui porre particolare attenzione porre particolare attenzione

Predisposizione di una check list mirataPredisposizione di una check list mirata (più criteri riguardanti uno stesso ambito possono essere

inglobati in una check list)

La check listLa check list

• Serve ad inquadrare un fenomeno e basarsi su dati oggettivi e non su sensazioni

• Va costruita in funzione degli obiettivi di analisi

• Deve risultare semplice e chiara• Deve riportare i criteri di buona qualità

e gli indicatori da confrontare con gli standard

Progettazione tecnicaProgettazione tecnicala matrice della progettazionela matrice della progettazione

Approvata la proposta si procede a Approvata la proposta si procede a definire:definire:

Azioni da compiere (fasi/attività)Azioni da compiere (fasi/attività)Responsabilità connesse (chi fa che cosa)Responsabilità connesse (chi fa che cosa)Output attesiOutput attesiTempiTempiVincoliVincoliRisorse (operatori da coinvolgere, luogo di Risorse (operatori da coinvolgere, luogo di

ritrovo, facilitatori, esperti, attrezzature ritrovo, facilitatori, esperti, attrezzature informatiche ecc.)informatiche ecc.)

Quale gruppo di lavoro?Quale gruppo di lavoro?

All’interno del gruppo dovrebbe essere rappresentata All’interno del gruppo dovrebbe essere rappresentata tutta la competenza necessaria all’analisi del tutta la competenza necessaria all’analisi del problema: può essere opportuno invitare problema: può essere opportuno invitare professionisti che rappresentano discipline collegateprofessionisti che rappresentano discipline collegate

L’adesione dei professionisti non deve presentare L’adesione dei professionisti non deve presentare troppe riserve (tempo, denaro, compatibilità con gli troppe riserve (tempo, denaro, compatibilità con gli altri membri del gruppo, condizioni …)altri membri del gruppo, condizioni …)

Quale gruppo di lavoro?Quale gruppo di lavoro?

Devono essere chiarite fin dall’inizio le regole comuni di comportamento: riservatezza (può voler dire che non si esportano dalle riunioni del gruppo materiali scritti in forma definitiva o in bozza…), puntualità, rispetto degli impegni assunti…

Responsabile e facilitatoreResponsabile e facilitatore

Oltre ai professionisti con competenze Oltre ai professionisti con competenze relative allo specifico dell’attività da relative allo specifico dell’attività da valutare, può essere utile prevedere la valutare, può essere utile prevedere la presenza nel gruppo, di un professionista presenza nel gruppo, di un professionista con con competenze metodologiche di auditcompetenze metodologiche di audit in qualità di in qualità di Responsabile o FacilitatoreResponsabile o Facilitatore

Realizzazione dell’auditRealizzazione dell’audit preparazionepreparazione

… … da parte del responsabile del gruppo di da parte del responsabile del gruppo di auditaudit

Si ripercorre il mandatoSi ripercorre il mandato Si definisce l’estensione e il settingSi definisce l’estensione e il setting Si raccolgono informazioni e documenti e si studianoSi raccolgono informazioni e documenti e si studiano Si stabilisce se l’evidenza documentale è sufficiente Si stabilisce se l’evidenza documentale è sufficiente

per procedereper procedere Si predispongono i documenti di supporto (es. check Si predispongono i documenti di supporto (es. check

list mirata)list mirata) Si definisce il piano di auditSi definisce il piano di audit

Piano di auditPiano di auditcontenuticontenuti

Obiettivi ed estensione dell’auditRuolo degli auditor Identificazione dei documenti di riferimentoOggetto da valutareData, luogo, ora e durata dell’auditProgramma delle riunioni con gli interlocutori

è utile prevedere una certa flessibilità nel programma, per gli eventuali approfondimenti che si rendano necessari…

Realizzazione dell’auditRealizzazione dell’audit la notificala notifica

… … deve contenere iseguenti elementi:deve contenere iseguenti elementi: Scopo dell’auditScopo dell’audit Obiettivo Obiettivo Estensione dell’audit (oggetto/aree di indagine)Estensione dell’audit (oggetto/aree di indagine) Gli interlocutori preferenzialiGli interlocutori preferenziali Data, ora e durata dell’auditData, ora e durata dell’audit I valutatoriI valutatori

Realizzazione dell’auditRealizzazione dell’audit esecuzioneesecuzione

La sequenza tipica durante l’audit è La sequenza tipica durante l’audit è costituita da:costituita da:

Riunione di aperturaRiunione di aperturaConduzione dell’audit sul campoConduzione dell’audit sul campoRiunione finale del gruppo di valutazioneRiunione finale del gruppo di valutazioneRiunione di chiusura con i responsabiliRiunione di chiusura con i responsabili

““l’esecuzione”l’esecuzione”

Nella riunione iniziale vanno richiariti scopo e modalità di audit:

• Presentazione del gruppo di audit• Scopo, obiettivo ed estensione dell’audit• Modalità di procedere nell’audit• Individuazione dei referenti di interfaccia• Avere conferma di disponibilità dei “mezzi”

necessari all’audit

Riunione di apertura

Conduzione Riunione finale del GDV

Riunione di chiusura


Nello svolgimento della indagine sul campo è necessario:

Eseguire le interviste agli operatori Analizzare i documenti Osservare l’attività Raccogliere evidenze Dare chiarimenti sulle carenze che si registrano Utilizzare la check list predisposta per l’audit

… tenere a mente il mandato e il contesto generale…





Nel condurre l’audit, l’auditor deve:Assumere un atteggiamento “positivo”:

fotografare la situazione in modo “oggettivo”coinvolgere i responsabili di area/funzione e gli operatorinon esprimere “giudizio” o critiche

Curare l’approccio facendo attenzione a:condurre le indagini dove si svolgono i fatticercare l’oggettività della carenza che si rilevadiscutere subito, con addetti/responsabili la carenza rilevataannotare subito la carenza con riferimenti e contesto di individuazionesollecitare alcune ipotesi di soluzione per avere un riscontro sulla comprensioneinquadrare correttamente il rilievo verso la “causa di fondo”





Al termine dell’audit il GDV deve riesaminare tutti i rilievi emersi durante la conduzione dell’audit per:

Integrarli con le informazioni raccolte dai vari auditor Comprendere la consistenza (profondità ed

estensione) Attribuire un livello di gravità, in base ad obiettivi e

contesto Formulare le carenze in modo sintetico e chiaro Correlare i rilievi emersi ai requisiti del modello Completare la compilazione della modulistica di audit

prevista





La riunione finale , con i responsabili della struttura valutata, completa l’audit. Il RGDV deve:

comunicare a Direzione e Responsabili i risultati dell’audit da cui poi scaturirà il rapporto di audit

approfondire gli aspetti critici e chiarire il contesto

evidenziare gli ambiti su cui èopportuno un’azione di miglioramento





La riunione finale consiste in una esposizione accurata e professionale delle non conformità rilevate

La riunione finale non è un rito bensì il miglior mezzo per convincere il valutando della necessità di migliorare




Chiusura dell’auditChiusura dell’auditIl RAPPORTO DI AUDIT Il RAPPORTO DI AUDIT deve riportare:deve riportare: Estensione ed obiettivi dell’audit Dettagli del piano di audit I componenti del GDA I rappresentanti dell’organizzazione

valutata e gli operatori coinvolti Una descrizione precisa delle situazioni di

non conformità rilevate

REVIEWREVIEW

Il processo di audit in campoIl processo di audit in campo

DopoDopoMisurazione delle Non ConformitàMisurazione delle Non Conformità

(Valutazione , Discussione e Approvazione (Valutazione , Discussione e Approvazione del Report di Auditing ,Piano delle Azioni, del Report di Auditing ,Piano delle Azioni, Tempi, Ripetizione del Nuovo Audit )Tempi, Ripetizione del Nuovo Audit )

Consigli per svolgere un audit clinicoConsigli per svolgere un audit clinico

• Gli a.c. hanno maggiore efficacia se sono Gli a.c. hanno maggiore efficacia se sono strutturati, pianificati, si adattano alle priorità strutturati, pianificati, si adattano alle priorità degli operatori e quando i risultati ottenuti degli operatori e quando i risultati ottenuti possono essere implementati a beneficio di tutta possono essere implementati a beneficio di tutta la strutturala struttura

• Se i risultati vengono comunicati in modo Se i risultati vengono comunicati in modo appropriato, tutti potranno conoscere il lavoro appropriato, tutti potranno conoscere il lavoro svolto e il loro ruolo nel raggiungimento degli svolto e il loro ruolo nel raggiungimento degli obiettiviobiettivi


• La partecipazione degli operatori La partecipazione degli operatori all’identificazione degli argomenti da sottoporre all’identificazione degli argomenti da sottoporre ad audit riduce la resistenza ai cambiamenti e ad audit riduce la resistenza ai cambiamenti e aumenta il coinvolgimento sia nell’audit sia aumenta il coinvolgimento sia nell’audit sia nell’implementare i miglioramentinell’implementare i miglioramenti

• Nei partecipanti si dovrebbero includere oltre Nei partecipanti si dovrebbero includere oltre agli operatori sanitari e la dirigenza anche i agli operatori sanitari e la dirigenza anche i pazienti e il personale espertopazienti e il personale esperto


• Il coinvolgimento nell’audit è cruciale per Il coinvolgimento nell’audit è cruciale per migliorare la qualità e aumentare la migliorare la qualità e aumentare la motivazione motivazione

• Un audit intrapreso all’interno di una Un audit intrapreso all’interno di una cultura aperta al cambiamento ha ottime cultura aperta al cambiamento ha ottime probabilità di successoprobabilità di successo


• Gli a.c. che possono essere spiegati in Gli a.c. che possono essere spiegati in modo chiaro - in termini di scopo, metodi modo chiaro - in termini di scopo, metodi e risultati previsti - hanno maggiore e risultati previsti - hanno maggiore probabilità di essere accettati e di avere probabilità di essere accettati e di avere un seguito un seguito

• Nei casi in cui non è chiaro perché si sta Nei casi in cui non è chiaro perché si sta volgendo un audit, potrebbe risultare volgendo un audit, potrebbe risultare difficile coinvolgere i colleghidifficile coinvolgere i colleghi


• L’efficacia dell’audit aumenta se si dichiarano le L’efficacia dell’audit aumenta se si dichiarano le motivazioni che hanno portato a intraprenderlo, motivazioni che hanno portato a intraprenderlo, gli standard che si vogliono raggiungere, la gli standard che si vogliono raggiungere, la metodologia e le aspettative relative ai metodologia e le aspettative relative ai cambiamenti desiderati, insieme ad una cambiamenti desiderati, insieme ad una definizione chiara dei ruoli, delle responsabilità e definizione chiara dei ruoli, delle responsabilità e della tempisticadella tempistica

• Identificare il prima possibile i potenziali ostacoli Identificare il prima possibile i potenziali ostacoli permetterà di prevedere i metodi con i quali permetterà di prevedere i metodi con i quali superarli fin dalla fase di progettazione dell’auditsuperarli fin dalla fase di progettazione dell’audit

Percezione dei professionisti in tema di auditPercezione dei professionisti in tema di audit

VantaggiVantaggi

• Spinta al cambiamento dei Spinta al cambiamento dei comportamenticomportamenti

• Miglioramento della Miglioramento della performanceperformance

• Miglioramento nel lavoro di Miglioramento nel lavoro di gruppogruppo

• Miglioramento della Miglioramento della soddisfazionesoddisfazione

• Miglioramento delle cure Miglioramento delle cure del pazientedel paziente

SvantaggiSvantaggi

• Sottrazione di tempo al Sottrazione di tempo al lavoro clinicolavoro clinico

• Restrizione dell’autonomia Restrizione dell’autonomia del lavoro clinicodel lavoro clinico

• Elicitazione di atteggiamenti Elicitazione di atteggiamenti negativi, associati a sospetti negativi, associati a sospetti circa motivazioni, timori di circa motivazioni, timori di intimidazione o di ridicolointimidazione o di ridicolo

• Senso di abbandono per Senso di abbandono per mancanza di supporto e mancanza di supporto e facilitazionefacilitazione

Facilitazione e ostacoli alla realizzazione Facilitazione e ostacoli alla realizzazione di audit efficacidi audit efficaci

Fattori facilitantiFattori facilitanti

• Semplicità del disegno e Semplicità del disegno e facilità nella raccolta dei facilità nella raccolta dei dati (magari da cartelle dati (magari da cartelle informatizzate) informatizzate)

• Staff dedicato a tempo Staff dedicato a tempo “protetto” “protetto”

• Direzione supportivaDirezione supportiva• Leadership e conduzione Leadership e conduzione

robustarobusta• Buona pianificazioneBuona pianificazione• Monitoraggio finale dei Monitoraggio finale dei

risultatirisultati

BarriereBarriere

• Mancanza di chiarezza sugli Mancanza di chiarezza sugli obiettiviobiettivi

• Mancanza di risorse Mancanza di risorse (tempo, sistemi informativi (tempo, sistemi informativi adeguati, esperienza nella adeguati, esperienza nella progettazione e analisi dei progettazione e analisi dei dati, scrittura del report)dati, scrittura del report)

• Mancanza di chiarezza sul Mancanza di chiarezza sul metodometodo

• Mancanza di supporto Mancanza di supporto facilitante (strategico e facilitante (strategico e operativo)operativo)

• Clima relazionale negativoClima relazionale negativo• Discontinuità negli assetti Discontinuità negli assetti

organizzativi aziendaliorganizzativi aziendali

L’audit in sintesi…L’audit in sintesi…

… … ha valore formativo per il professionista ha valore formativo per il professionista perché:perché:

• educa ad un atteggiamento autovalutativoeduca ad un atteggiamento autovalutativo• facilita l’individuazione dei fattori chiave che facilita l’individuazione dei fattori chiave che

condizionano la buona pratica professionale condizionano la buona pratica professionale • incoraggia l’aggiornamento delle conoscenze incoraggia l’aggiornamento delle conoscenze

e il miglioramento della praticae il miglioramento della pratica• obbliga all’uso della misurazioneobbliga all’uso della misurazione• allena alla interpretazione dei dati e al allena alla interpretazione dei dati e al

confrontoconfronto

“I PERCORSI DIAGNOSTICO TERAPEUTICI ASSISTENZIALI … · E I PROTOCOLLI NEL DIPARTIMENTO DI ......

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