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CAMERA DI COMMERCIO DI BIELLAUFFICIO DEL REGISTRO DELLE IMPRESE

Guida pratica sintetica perl'utilizzo di FEDRA e TELEMACO

con il Registro Imprese di Biella

Maggio 2004

Guida pratica sintetica per l'utilizzo di FEDRA con il Registro Imprese di Biella

Ufficio Registro Imprese e Ufficio Sviluppo e Assistenza Informatica - Camera di Commercio di Biella

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INDICE E INTRODUZIONE

INDICE

• Indice e Introduzione pag. 2

• Che c’è di nuovo pag. 4Protocollazione automatica delle pratiche telematiche pag. 4Soppressione dei titoli di firma pag. 5Soppressione del modulo firme separato dalla distinta di presentazione pag. 6Nuovo diritto delle società di capitali e cooperative – nuovi riquadri pag. 6

• Struttura della pratica pag. 9

• Distinta di presentazione pag. 10Alcune precisazioni sulle modalità di sottoscrizione autografa pag. 11

• Protocollazione automatica pag. 14

• Particolarità pag. 171. Corrispondenza tra Fedra e i moduli cartacei pag. 172. Modello Note pag. 173. Informazioni Multioccorrenza pag. 18

• Avvertenze per la compilazione pag. 211. Compilazione dei modelli S1 e S2 pag. 212. Cariche e qualifiche sociali (modelli IntP) pag. 243. Poteri di amministrazione e di rappresentanza pag. 274. Trasferimento della sede legale in provincia diversa pag. 275. Scioglimento e liquidazione, istanza di cancellazione pag. 286. Unità locali pag. 28

• Dopo la spedizione: sviluppo del procedimento attraverso Telemaco pag. 29



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FEDRA

Il programma FEDRA è lo strumento informatico predisposto da Infocamere (società di informaticadelle Camere di Commercio) per la compilazione e la produzione su supporto informatico delledomande e denunce dirette al Registro Imprese. Si deve precisare che, sebbene sia il più diffuso,FEDRA non è l'unico programma disponibile per tali operazioni; sul mercato ci sono altri prodottiequivalenti.

FEDRA si può ottenere gratuitamente dal sito Internet di Infocamere

http://www.infocamere.it/software.htm

E' richiesta agli interessati la registrazione online dei propri dati e soprattutto del proprio indirizzodi e-mail. A questo indirizzo saranno automaticamente inviati avvisi ogni volta che ci sarannoaggiornamenti del programma. E' assolutamente raccomandato l'utilizzo dell'ultima versione diFEDRA (o di un programma compatibile con tale ultima versione), visto che le pratiche preparatecon una versione non aggiornata potrebbero risultare irricevibili.

FEDRA è accompagnato da una guida in linea che ne illustra sinteticamente l'uso e le caratteristichetecniche. Si raccomanda di consultare la guida per ogni problema, prima di cercare altre soluzioni.Per i problemi di carattere tecnico che la guida non aiuti a risolvere, Infocamere ha istituito unnumero verde nazionale: 840 50 50 40. La Camera di Commercio non è in grado di assisterel'utenza per questo genere di quesiti. Invece, per i chiarimenti di tipo amministrativo e giuridico,inerenti il contenuto delle pratiche (e non l'utilizzo del programma FEDRA), l'Ufficio RegistroImprese di Biella è a disposizione. È stato istituito a tal fine un servizio di call center al numero 848800 590. In alternativa è possibile utilizzare la posta elettronica: [email protected].

TELEMACO

La presente guida è destinata esclusivamente alle questioni inerenti la compilazione dei moduliFEDRA. Per ciò che concerne gli ulteriori aspetti della preparazione della pratica da trasmettere pervia telematica, si rimanda ai seguenti documenti, disponibili sul sito internet www.bi.camcom.it:

• Guida Pratica Sintetica per Utenti Digitali• Guida Pratica Sintetica per la Sottoscrizione delle Pratiche a Registro Imprese e REA di Biella• Guida Pratica Sintetica per la preparazione degli allegati alla pratica telematica.

L’informazione essenziale sulle caratteristiche di ogni pratica si può invece ricavare da SISIFO –Schedario Informatico Sintetico delle Formalità, mentre in caso di denunce relative all’inizio di unaattività economica si raccomanda la consultazione di MIDA – Manuale Informatico delleDocumentazione sulle Attività.

IMPORTANTE: LE INDICAZIONI DELLA PRESENTE GUIDA E DEI DOCUMENTI SOPRA ELENCATI SONO

VALIDE ESCLUSIVAMENTE PER I PROCEDIMENTI PRESSO IL REGISTRO IMPRESE DI BIELLA.



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CHE C'È DI NUOVO

PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA DELLE PRATICHE TELEMATICHE

A partire dal mese di gennaio 2004 è attivo anche per la Camera di Commercio diBiella il nuovo sistema di protocollazione automatica delle pratiche inviatetelematicamente, istituito su tutto il territorio nazionale dal Decreto del Ministerodelle Attività Produttive 20 gennaio 2004. Si tratta di una procedura facoltativa cheha il pregio di accorciare i tempi di tenuta del procedimento e di fornire agliinteressati una maggiore certezza circa il momento in cui la pratica inviata èformalmente accettata dal Registro Imprese.

CONFRONTO

FASE DI

PROCEDURAProceduraordinaria

Proceduraautomatica

Documento dicontrollo spedito alSoggetto Telemaco

1.Trasmissione dellapratica

Soggetto obbligato eintermediario alla

trasmissione

Soggetto obbligato eintermediario alla

trasmissione

2. Marcatura temporale(time-stamping) e

conferma spedizione

Telemaco(operazioneautomatica)

Telemaco(operazioneautomatica)

Avviso di ricevimento

3. Protocollazione Addetto cameraleTelemaco

(operazioneautomatica)

Ricevuta diprotocollazione

4. Eventualesospensione Addetto camerale Addetto camerale

Richiesta correzione(accessibile online su

Telemaco)

5. Conclusione delprocedimento con

evasione del protocolloAddetto camerale Addetto camerale Visura aggiornata

Lo specchietto illustra il confronto tra la procedura ordinaria, con protocollazione“manuale” da parte dell’addetto camerale, e la procedura con protocollazioneautomatica. Non si tratta di una differenza da poco. Almeno nell’attuale fasecongiunturale, la protocollazione manuale comporta talvolta tempi non indifferenti egli Uffici del Registro Imprese non sono in grado di garantire che essa possa avveniresempre in modo tempestivo. Chi opta per la protocollazione automatica, invece, èraggiunto contemporaneamente dall’avviso di ricevimento (che, si ricordi, non havalore legale di avvio del procedimento di iscrizione, ma si limita a confermare



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l’avvenuta spedizione, alla stregua del timbro postale sulla lettera raccomandata) edalla ricevuta di protocollo (che invece rappresenta formale attestazione dell’arrivo alRegistro Imprese della domanda o della denuncia, e dell’avvio del procedimento diiscrizione), in maniera quasi immediata.

I vantaggi della protocollazione automatica sono dunque evidenti e a questi siaggiunge il minor tempo di gestione del procedimento (naturalmente, in assenza diimperfezioni). Il sistema, in ogni caso, è completamente flessibile, visto che consentedi effettuare la scelta tra protocollazione manuale o automatica per ogni singolapratica trasmessa.

Per maggiori informazioni sulla procedura di protocollazione automatica si rimandaal capitolo Protocollazione automatica.

SOPPRESSIONE DEI TITOLI DI FIRMA

Con la versione 5.8 di Fedra, è stato abbandonato il sistema dei titoli di firma. Comeè noto questo meccanismo consentiva di attribuire ad ognuna delle sottoscrizioni(digitali o autografe) apposte su di una pratica un particolare contenuto e un precisosignificato giuridico. Attraverso l’apposizione di una lettera si poteva così distinguerela firma del notaio per il deposito di un atto da lui rogato da quella, ad esempio, di unamministratore per la richiesta di iscrizione della sua nomina, oppure da quella di unsindaco per l’iscrizione della cessazione di un consigliere di amministrazione, oancora da quella dell’intermediario per la trasmissione della pratica telematica.

Ma il sistema aveva il difetto di essere troppo complesso e di provocare un numeromolto elevato di irregolarità nella compilazione. Questo è il motivo per cui ora vieneabbandonato, anche se in questo modo si perde l’importante informazione del ruoloche ciascun firmatario ricopre nell’economia della pratica; ruolo che da adesso inavanti dovrà essere desunto, con possibili ambiguità, dal contenuto stesso delleistanze e delle denunce.

Diventa quindi più facile compilare una pratica con Fedra: le firme possono essereraccolte senza doversi per forza preoccupare di attribuire a ciascuna il titolo di firmacorretto. Questo non significa naturalmente che cessi di avere rilevanza lalegittimazione di ogni firmatario: le pratiche dovranno essere sottoscritte da chi èobbligato o comunque autorizzato a farlo, in forza di una disposizione di legge. Leinformazioni sulla legittimazione a presentare domande o denunce possono esserericavate dai già citati SISIFO – Schedario Informatico Sintetico delle Formalità eGuida Pratica Sintetica sulla Sottoscrizione delle Pratiche al Registro Imprese e alREA di Biella.



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SOPPRESSIONE DEL MODULO FIRME SEPARATO DALLA DISTINTA DI PRESENTAZIONE

Con la versione 5.8 di Fedra si ritorna al passato anche per ciò che concerne ladistinta di presentazione. Infatti, il modulo firme torna ad integrarsi nello stessodocumento elettronico che contiene la distinta (si ricorderà che, pur facendo entrambiparte della stessa “entità giuridica”, distinta e modulo firme erano stati scorporati indue documenti elettronici distinti a partire da Fedra 5.6).

Questo cambiamento peraltro non risolve le difficoltà di assemblaggio delle firmeautografe scannerizzate all’interno della pratica che si avevano con il modello firmeseparato. In altre parole, quando occorre apporre all’istanza o alla denuncia una o piùsottoscrizioni autografe, la distinta completa di modulo firme deve essere ancoraprodotta su carta, firmata e poi inserita tra i componenti della pratica non comeallegato semplice, ma proprio come distinta di presentazione. Questo comporta che sidia al documento *.tif o *.pdf portante l’immagine digitale della distinta lo stessonome che Fedra ha attribuito a quella generata automaticamente al momento delloscarico e che poi si sostituisca fisicamente il primo alla seconda, prima dellaspedizione telematica. Il procedimento è diffusamente illustrato nel paragrafo Alcuneprecisazioni sulle modalità di sottoscrizione autografa.

NUOVO DIRITTO DELLE SOCIETÀ DI CAPITALI E COOPERATIVE - NUOVI RIQUADRI

Una delle conseguenze di maggiore spicco della nuovo diritto delle società di capitalie cooperative, vigente dal primo gennaio 2004, è il maggiore spazio concessoall’autonomia dei privati. Attraverso opportune clausole statutarie i soci possono ineffetti personalizzare le condizioni della propria partecipazione, in modo tanto piùpenetrante quanto meno aperto al mercato del capitale di rischio è il tipo socialeprescelto. Se le esigenze di garanzia e di tutela del pubblico degli investitoriimpongono tuttora vincoli piuttosto rigidi al funzionamento delle cosiddette SPAaperte, l’autonomia statutaria delle SRL è estremamente ampia. Le clausole di questotipo rappresentano un contenuto “facoltativo” o “eventuale” dell’atto costitutivo, delquale è opportuno definire il riflesso pubblicitario nel Registro Imprese.

Sotto questo profilo, la novità propone un problema e apre una riflessione. Ilproblema è, ovviamente, se e in che modo dare pubblicità alle clausole statutarie“facoltative”. Infocamere ha tempestivamente aggiornato il programma Fedra e iltracciato record del Registro Imprese in modo da rendere possibile la trascrizione diintere parti dello statuto. Campi a testo libero, come quelli che ospitano tipicamentel’oggetto sociale e i poteri di rappresentanza, sono stati aggiunti per riportare, adesempio, le prescrizioni dello statuto sulle modalità di convocazione nell’assemblea,la disciplina delle cause di recesso o le clausole di gradimento. Occorre ritenereobbligatoria la compilazione di questi campi?



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È a questo punto che si inserisce la riflessione cui si accennava, e che riguarda, ingenerale, “che cos’è” ovvero “come si fa” una iscrizione nel Registro Imprese, equale sia sotto questo aspetto il ruolo dell’Ufficio che materialmente la esegue. Nonesistono norme che diano risposta certa. Secondo l’art. 11 comma 8 del DPR581/1995, l’iscrizione corrisponde all’”inserimento dei dati a terminale”; ma di qualidati esattamente? Il comma 6 dello stesso articolo stabilisce che prima di procedereall’evasione della domanda l’Ufficio controlla la regolarità della compilazione deimodelli. Tuttavia non è lecito presupporre a priori che i campi dei modellirappresentino il contenuto obbligatorio dell’iscrizione, prima di tutto perché ognimodello è pensato per una pluralità di soggetti e di adempimenti diversi ed è quindinormale che una singola domanda di iscrizione usi soltanto una parte dei campidisponibili; in secondo luogo perché nonostante la complessa articolazione deiriquadri esistono spesso dati, da comunicare o iscrivere per legge, per i quali nonesiste alcuno spazio apposito (e non resta che utilizzare allo scopo un “quadro note”residuale). Non esiste quindi una equivalenza struttura dei modelli = contenutodell’iscrizione.

Di fatto, esistono già numerosissime ipotesi in cui l’iscrizione non comporta alcuninserimento di testo nel Registro Imprese, ma si perfeziona semplicementeregistrando l’ingresso di un atto nell’archivio dei documenti del Registro (si pensi adesempio all’iscrizione della modifica di un punto non rilevante dello statuto di unasocietà, o di un atto non ancora efficace in quanto soggetto a termine o a condizionesospensiva). Il valore giuridico dell’iscrizione è identico sia che essa si traduca in unaimmissione di dati testuali visibili nella visura ordinaria, sia che si sostanzi nellaregistrazione di un documento del quale solo la visura storica riporterà gli estremi(ma nulla del contenuto). Quello che cambia sono solo le modalità di accesso al datoda parte di chi consulta il Registro: nel secondo caso, sarà inevitabile ricorrereall’archivio dei documenti per ottenere l’informazione desiderata.

Detto questo, la trascrizione di intere clausole statutarie nel Registro Imprese presentainevitabilmente il vantaggio della massima informazione e lo svantaggio dellamaggiore ridondanza. Da un lato, la possibilità di leggere interi stralci dello statutodirettamente in visura è in molti casi preziosa per chi consulta il Registro, e puòsoddisfare le proprie esigenze informative direttamente con la visura, senza bisognodi estrarre copia dell’atto costitutivo. Dall’altro però la lunghezza stessa delletrascrizioni rende molto meno maneggevoli e leggibili le visure e i certificati,documenti già relativamente oscuri per i non addetti ai lavori. La stessa estrazione dicertificati può diventare diverse volte più costosa, posto che la lunghezza del testoinfluisce sul calcolo dell’imposta di bollo. Nella valutazione di costi e benefici hannoun peso anche il rischio di errori nella trascrizione, e di conseguente erroneoaffidamento da parte dei terzi sulla verità del contenuto della visura, nonché lamaggiore complessità delle domande di iscrizione delle modifiche (se un articolo



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dell’atto costitutivo è stato riportato nel Registro Imprese per intero, una suasuccessiva modifica anche poco significativa costringe a ripeterne la trascrizioneintegrale su Fedra).

Date queste premesse, il Registro Imprese di Biella non intende assumere posizioniimperative (diversamente da quanto ha fatto nel 1999, in tempi e circostanze davverodiversi e lontani, vietando con una disposizione del Regolamento Interno latrascrizione integrale dei poteri di amministrazione e rappresentanza non conferiti dastatuto; per inciso, coerentemente quella disposizione è stata abrogata nel mese diaprile 2004), lasciando invece alla libera valutazione del richiedente l’iscrizione lascelta della tecnica di iscrizione più adeguata secondo il caso. Spetterà insomma a chicompila e sottoscrive la domanda di iscrizione decidere, in funzione dell’importanzarelativa di ogni clausola statutaria, se e in quali casi per la società in questione deveprevalere la conoscibilità immediata anche attraverso la visura (e si deve quindiprocedere alla trascrizione delle parti opportune dello statuto nei riquadri di Fedra) ose, e in concreto per quali clausole, è preferibile una informazione più sintetica.

Per le stesse ragioni si ritiene che rientri nella discrezionalità del richiedente la sceltadella modalità di trascrizione più adeguata, tra le tre possibili alternative: trascrizioneintegrale, trascrizione per estratto o per sunto, o semplice citazione del numero degliarticoli dello statuto.

Naturalmente non è possibile neppure portare questo atteggiamento di astensione alleestreme conseguenze, altrimenti l’Ufficio dovrebbe anche ritenere insindacabile unaistanza assolutamente priva di qualsiasi dato. Ma è evidente che, a monte delproblema delle clausole eventuali degli statuti secondo il diritto riformato, esiste uncontenuto minimo irrinunciabile dell’iscrizione. In collaborazione con gli Uffici delRegistro Imprese delle Camere di Commercio di Vercelli, Alessandria ed Asti, si èquindi stilato uno schema che, per ogni campo dei modelli Fedra S1 ed S2, indicaquali devono intendersi a contenuto obbligatorio e quali invece a compilazionediscrezionale. Vige naturalmente la regola per cui, una volta che si è optato per lacompilazione di un campo discrezionale, il suo successivo aggiornamento diventaobbligatorio. Da questo discende la necessità assoluta di verificare, prima ancora diiniziare la predisposizione di una domanda di iscrizione di una modifica, la posizionedella società estraendo una visura di lavoro (che, si ricorda, è gratuita per l’UtenteTelemaco che invia la pratica entro i trenta giorni successivi all’estrazione).

Lo schema è riportato nel capitolo Avvertenze per la Compilazione, paragrafo 1 –Compilazione dei modelli S1 ed S2.



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STRUTTURA DELLA PRATICA

La pratica preparata con FEDRA si compone, essenzialmente, di tre parti:

• la distinta di presentazione cui viene automaticamente assegnato il nome<codicepratica>.pdf;

• il file che contiene i dati da inserire nel Registro Imprese o nel REA (e riportatinella cosiddetta visura a quadri); questo file è contraddistinto dall’estensione*.u3t;

• gli eventuali documenti allegati (tra i quali a loro volta si distinguono gli atti dadepositare o iscrivere e i semplici allegati); il formato di questi documentielettronici può solo essere uno dei quattro tipi ammessi: *.txt, *.rtf, *.pdf o *.tif.

In caso di preparazione della pratica per la successiva trasmissione telematica, ilprogramma Fedra colloca in modo totalmente automatico tutti questi documentielettronici all’interno di una cartella nel disco rigido del PC. La cartella haun’estensione *.u3a e si trova a questo percorso (path):

C:\PRTELE\DATI\<codicepratica>.U3A

È importante tenere presente la posizione della cartella che contiene i dati perché puòessere utile poterli manipolare prima del loro invio (per sostituire o firmare gliallegati, ad esempio) senza dover rientrare nel programma FEDRA e ripetere lagenerazione della pratica. Dopo la trasmissione l’intera cartella viene compressa inun singolo documento chiamato <codiceprat ica>.pr t e spostata daC:\PRTELE\DATI a una cartella C:\PRTBKP.

Tutte le società (comprese le società semplici) sono ormai tenute a presentaredomande e denunce senza usare la carta, o per via telematica oppure, per postaordinaria o direttamente allo sportello camerale, utilizzando un dischetto floppy. Inquest’ultimo caso, i componenti della pratica devono tutti essere registrati suldischetto. Naturalmente la ridotta capacità di memoria di quest’ultimo puòrappresentare un serio limite in caso di pratiche con un numero elevato di allegati,ovvero con allegati di notevole dimensione.

Solo per le imprese individuali ed i soggetti collettivi iscritti nel REA (checontinuano a poter utilizzare anche i moduli cartacei) è ancora possibile presentare lepratiche registrando nel dischetto floppy solo il file che contiene i dati (con estensione*.u3t) e allegando gli altri documenti in forma cartacea.



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DISTINTA DI PRESENTAZIONE

La distinta è prodotta automaticamente dal programma FEDRA al momento dellachiusura della compilazione (comandi scarica su floppy o scarica per la trasmissionetelematica). È peraltro ammessa la sostituzione della distinta così generata con undocumento compilato a mano sull’esemplare “in bianco” che FEDRA consente distampare. Naturalmente questa distinta compilata a mano dovrà essere digitalizzatatramite scansione per poter essere unita alla pratica telematico - informatica.

La distinta rappresenta l'istanza al Registro Imprese di iscrizione o deposito ovvero ladenuncia al REA. Si tratta della formalizzazione dell'adempimento pubblicitario, chedeve perciò rispettare alcuni requisiti di validità.

• Codice pratica. La pratica è univocamente identificata da un codice generato dalprogramma FEDRA con la struttura AXXAAXXX (dove A rappresenta una lettera e Xun numero) e riportato sulla distinta e sulla visura a quadri. Il codice pratica èl'anello di congiunzione che consente di collegare la sottoscrizione dell'obbligato(e quindi la sua personale responsabilità) al contenuto della pratica (che comedetto si trova fisicamente nel documento con estensione *.u3t).

• Compilazione. La distinta deve essere compilata in ogni suo punto, ondeconsentire l'identificazione del soggetto legittimato, e del contenuto delladomanda o denuncia. Si ricordi che la distinta è generata da una elaborazione delprogramma FEDRA, al termine della compilazione della pratica, e che pertanto sequesta è stata preparata in modo completo e corretto, anche la distinta saràperfetta.

• Sottoscrizione: firma digitale. La pratica telematica è sottoscritta attraverso latecnica della firma digitale. Sono ugualmente valide le firme digitali certificate daInfocamere e quelle certificate dagli altri Enti accreditati. Optando per la modalitàdigitale di sottoscrizione, il programma FEDRA propone automaticamente insuccessione la firma della distinta a tutti i soggetti obbligati.

• Sottoscrizione per la trasmissione e sottoscrizione per l’istanza/denuncia. Occorreperò sottolineare che le firme sulla distinta non hanno tutte la stessa valenza. Alcontrario, saranno contraddistinte da formalità obbligatorie e contenuto giuridicodiversi a seconda della loro finalità, del tipo di adempimento e della qualifica delfirmatario.



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• Sottoscrizione: le finalità e le formalità obbligatorie. Innanzi tutto, sotto il profilodelle formalità obbligatorie (alla luce, in particolare, del comma 2bis dell’art. 31della legge 340/2000 emendato dalla legge 284/2002) si deve nettamentedistinguere tra sottoscrizione per la validità della trasmissione telematica esottoscrizioni per la validità dell’istanza. Nel primo caso la sottoscrizione – unicaper tutta la pratica, quale che sia il numero di istanze, comunicazioni o denunceche essa contiene – è necessariamente apposta in forma digitale, e ha la finalità disuggellare le operazioni di preparazione e spedizione della pratica. Invece, per leseconde – il cui numero e tipo dipende dagli adempimenti pubblicitari ricompresinella stessa pratica – è anche ammessa la sottoscrizione autografa accompagnatadalla copia del documento di identità del firmatario (art. 38 comma 3 del DPR445/2000 e art. 10 del Regolamento Interno del Registro Imprese di Biella -delibera del Consiglio della CCIAA di Biella n. 28/2001 e successivemodificazioni). Esiste una seconda sostanziale differenza tra le due categorie:mentre i soggetti legittimati a firmare per la validità dell’istanza o della denunciasono determinati dalla legge, la sottoscrizione digitale per la trasmissionetelematica può essere apposta da chiunque, anche da un intermediario che cosìfacendo si assume la responsabilità della correttezza delle procedure tecnicheseguite nella predisposizione della pratica.

• Regola. Vige insomma la seguente regola: per la validità della pratica telematicao integralmente informatica è richiesto che almeno una delle sottoscrizioni siaapposta digitalmente. Se uno dei firmatari principali usa la firma digitale, ilrequisito è già soddisfatto; se invece nessuno di essi dispone di una smart card,la firma digitale potrà essere quella di un intermediario.

ALCUNE PRECISAZIONI SULLE MODALITÀ DI SOTTOSCRIZIONE AUTOGRAFA

Come si è detto, la pratica telematica o informatica deve contenere almeno una firmadigitale, eventualmente apposta da un intermediario. Fatta questa precisazione, ilRegistro Imprese di Biella per regolamento riconosce, al fine esclusivo dellapresentazione di domande e denunce in forma elettronica, la modalità disottoscrizione disciplinata dall’art. 38 comma 3 del DPR 445/2000 (art. 10Regolamento Interno citato) e che consiste nell’allegare (ed eventualmentetrasmettere per via telematica) la copia semplice di un documento di identità allasotttoscrizione autografa non autenticata. Le firme sono quindi apposte di propriopugno dalle persone tenute all’adempimento su una distinta ed un modulo firmecartacei contrassegnati dal codice pratica che FEDRA ha generato automaticamente.La presenza dell’esatto codice pratica è irrinunciabile.



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GENERAZIONE DELLA PRATICAC

PRTELEDATI

BXXAAXXX

BXXAAXXX

B12AB345C12AB345.PDFALLEGATO 1.PDFALLEGATO 2.PDF

1. Stampa della distintagenerata da Fedra odella distinta “inbianco”

2. Compilazione delladistinta con codicepratica UGUALE aquello generato daFedra (nell’esempio,C12AB345)

3. Apposizione dellefirme autografe

4. Scansione5. Conversione informato PDF

6. Firme digitali

7. Sovrascrivere

<…>

I documenti cartacei sono trasformati in altrettanti files elettronici attraverso unoscanner. La configurazione consigliata per la scansione è: 2 colori, bianco e nero(max 4 toni di grigio), 96 – 150 dpi.

L’immagine da scanner della distinta contenente le sottoscrizioni autografe deveessere trasmessa nella pratica. Per compiere questo passaggio, occorre non giàaggiungere il nuovo documento alla pratica come allegato, ma sostituirlo alla distinta“originale” di Fedra, attribuendogli esattamente lo stesso nome e la stessa estensionedi quello sostituito.

La procedura per l’inserimento della distinta con le sottoscrizioni autografe si svolgecome illustrato nello schema che segue.



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1. Generazione della pratica con FEDRA. Nella preparazione occorrerà tra l’altroprevedere l’allegazione di uno o più files con le immagini dei documenti di identità. If i les sono scaricati nella cartella c:\prtele\dati; la distinta si chiama<codicepratica>.pdf .

2. Stampa della distinta. Si può stampare il file sopra indicato, che risulterà giàcompilato in modo completo, codice pratica incluso, oppure compilare manualmenteuna distinta appositamente stampata “in bianco”. In questo caso bisogna prestareparticolare attenzione a riportare correttamente tutti i dati (codice pratica, firmatari,ecc.).

3. Apposizione delle firme autografe.4. Scansione del documento.5. Rinomina del file esattamente con lo stesso nome del file da sostituire.6. Apposizione delle (eventuali) firme digitali.7. Sovrascrittura del file originale.

Attenzione : occorre conservare integro il contenuto della distinta al terminedell’operazione. In altre parole, bisogna far sì che il documento spedito contenga non menodi due pagine: la prima, che riporta la distinta e la successiva (o, nei rari casi in cui sianecessario. le successive), con le firme autografe. L’errore da evitare è di sovrascrivere alladistinta (punto 7) un file contenente solo la pagina con le firme autografe.

Per fare ciò esistono due tecniche.

La prima consiste nello stampare la distinta ed eseguirne la scansione alla streguadella pagina che contiene le firme autografe. Entrambe le pagine scannerizzateandranno a comporre (con un formato “multi-tif” o, meglio, in un documento *.pdf) ilfile da sovrascrivere alla distinta originale.

La seconda, invece, consiste nell’aprire il documento AXXAAXXX che contiene ladistinta con il programma Adobe Acrobat (la versione completa, non semplicementeil Reader) e nell’aggiungervi l’immagine digitale delle firme autografe con ilcomando Inserisci Pagina (Insert pages). Si opera in questo modo direttamente sulfile da spedire e non occorre quindi preoccuparsi di rinominare l’immagine digitaledelle firme autografe (punto 5) né di sovrascrivere la distinta originale (punto 7).



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PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA

La funzione di protocollazione automatica è una delle più efficaci soluzioni tecnichestudiate per migliorare la gestione del procedimento telematico. Eliminandol’intervento dell’operatore camerale dalla fase di ricezione della pratica, potrebberisolvere il problema dell’”intasamento” in entrata che si è rivelato essere uno deipunti deboli del sistema. Naturalmente, perché ci siano reali benefici occorre che ilsuo impiego sia relativamente diffuso tra gli utenti. Proprio per questo motivo, ildecreto del Ministero delle Attività Produttive 20 gennaio 2004 ha generalizzato laprotocollazione automatica su tutto il territorio nazionale.

La protocollazione automatica è una funzione facoltativa che l’Utente Telemaco, almomento della spedizione di ogni singola pratica, può autonomamente decidere diattivare. La procedura è estremamente semplice: dalla maschera di spedizione

una volta selezionata la pratica che interessa spedire bisogna premere il pulsante“Importi”, e nella schermata che segue



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occorre:

• selezionare l’opzione “Attiva prot. automatica”;• selezionare nel menu a tendina l’importo dei diritti di segreteria;• in caso di prima iscrizione di una impresa o società indicare, se lo si desidera,

l’importo del diritto annuale camerale;• in caso di esenzione dall’imposta di bollo, o di assolvimento del bollo in

origine, selezionare l’opzione “Pratica esente da bollo”.

Prima di essere protocollata in modo automatico, una pratica deve superare, oltre allaordinaria verifica delle condizioni di ricevibilità cui sono soggette, a monte, tutte lepratiche, alcuni particolari controlli di correttezza:

• presenza e validità di almeno una firma digitale;• regolarità della domanda e competenza territoriale (correttezza del formato

Fedra ed esistenza del numero REA nel Registro Imprese cui è destinata laspedizione);

• capienza delle somme prepagate nel conto Telemaco a copertura dei diritti disegreteria, dell’imposta di bollo e della tariffa per il servizio telematico.

Quando una pratica, che sia accompagnata dalla richiesta di protocollazioneautomatica o meno, non presenta le basilari condizioni di ricevibilità, Telemaco larespinge senz’altro, avvertendo tramite posta elettronica il solo mittente. Il RegistroImprese di destinazione non ha alcuna notizia del tentativo di spedizione non riuscito.Ma quando la pratica per la quale è stata attivata la protocollazione automaticaoltrepassa questo primo “sbarramento”, il mancato superamento dei controlli specialisopra elencati (ad esempio, se la firma digitale è scaduta o se le somme prepagate nonsono sufficienti a coprire i costi), non comporta più il rigetto ma solo l’avviamentoalla coda delle pratiche in attesa di protocollazione manuale. L’utente Telemaco èavvisato tramite e-mail. Rilevata l’imperfezione, l’operatore camerale che prende incarico la pratica segue la normale procedura di ricezione e regolarizzazione.

Invece, le pratiche che soddisfano i requisiti per la protocollazione automatica sonoprotocollate da Telemaco rispettando l’ordine di arrivo determinato dalla marcaturatemporale attribuita in entrata. L’Utente Telemaco viene raggiunto da un messaggiodi posta elettrronica che contiene anche la ricevuta di protocollo.

Nello schema che segue è illustrato il percorso della pratica spedita tramite Telemaco.



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Soddisfatte: marcatura temporale econferma della spedizione

Condizioni perl’accettazione

Protocollazionemanuale

Protocollazioneautomatica

Spedizione pratica telematica conopzione: protocollazione manuale o

automatica

Rigetto della pratica da parte del sistema(la Camera di Commercio non sa neppure cheuna pratica è stata spedita)

Tipo diprotocollazione

inizialmentescelta

Condizioni per laprotocollazione

automatica

Manuale

Automatica

Non soddisfatte

Soddisfatte

E-mail di avviso alSoggetto Telemaco

Non soddisfatte

È opportuno tenere in massima considerazione la circostanza che le pratiche per lequali è richiesta la protocollazione automatica tendono sistematicamente ad essereprotocollate prima di tutte quelle che necessitano dell’intervento dell’operatorecamerale. Si consideri ad esempio il confronto tra due possibili spedizioni eseguiteentrambe il venerdì pomeriggio (i tempi di gestione delle pratiche da parte delsistema, per quanto verosimili, sono solo ipotetici):

Spedizione Marcatura temporale ProtocollazionePratica con richiesta di

protocollazioneautomatica

Venerdì ore 17:15 Venerdì ore 17:20 Venerdì ore 17:30

Pratica senza richiesta diprotocollazione

automaticaVenerdì ore 17:00 Venerdì ore 17:05 Lunedì ore 9:00



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PARTICOLARITÀ

1. CORRISPONDENZA TRA FEDRA E I MODULI CARTACEI

Il programma FEDRA ricostruisce su computer la struttura dei moduli cartaceiapprovati dal Ministero delle Attività Produttive, ma senza una totale corrispondenza:esistono infatti alcune differenze, dovute alla natura dello strumento informatico. Inparticolare, in FEDRA alcuni riquadri sono stati soppressi e altri sono stati aggiuntirispetto al corrispondente cartaceo.

In generale sono stati eliminati tutti i riquadri:

• destinati all'inserimento di dati già presenti in altre parti della pratica;• contenenti informazioni previste nella distinta di presentazione;• riportanti la mera struttura della pratica (numero e tipo dei modelli);• indicanti solo il tipo di denuncia (iscrizione, modifica, cancellazione, ecc.).

Altri riquadri sono stati accorpati per esigenze di omogeneità.

Per quanto riguarda le Note, è stato creato un Modello Note apposito valido perl'intera pratica (vedi paragrafo seguente).

La guida in linea del programma riporta la lista delle differenze tra FEDRA e i modulicartacei.

2. MODELLO NOTE

Come è noto, non tutte le domande di iscrizione o le denunce, ovvero non tutti idettagli che le riguardano, possono essere schematizzati e gestiti con i riquadripreimpostati dei modelli. Secondo le indicazioni ministeriali per la compilazione,tutto ciò che non trova spazio in campi appositi deve essere trascritto o specificato nelquadro Note. Per questo motivo, ogni modello cartaceo possiede un suo quadro Note.

FEDRA gestisce diversamente questa funzione; invece di un quadro Note per ognimodello virtuale, è previsto un intero modello Note da aggiungere alla pratica in casodi necessità. Occorre quindi scegliere "Aggiungi modello" per disporre dellapossibilità di inserire testo generico (fino a 30.000 caratteri), a corredo e illustrazionedel contenuto della pratica. Naturalmente occorre astenersi da un uso troppo



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frequente di questo modello, limitandosi ai casi realmente eccezionali diinadeguatezza dei riquadri e dei modelli ordinari.

Secondo il Regolamento Interno del Registro Imprese, il quadro Note può essereusato per riportare dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà (art.46 e 47 del DPR 445/2000) del firmatario della pratica. Per fare qualche esempio,esso serve a contenere:

• la dichiarazione sostitutiva di certificazione e di atto di notorietà resa dal dottorecommercialista o dal ragioniere o perito commerciale che sottoscrive la pratica aisensi dell’art. 31 comma 2quater e 2quinquies della legge 340/2000; taledichiarazione deve attestare:

o l’iscrizione nell’Albo professionale e l’inesistenza di provvedimentidisciplinari di sospensione dallo stesso

o l’incarico ricevuto dai soggetti obbligati all’adempimento pubblicitarioo solo in caso di deposito del bilancio di esercizio, la conformità agli

originali detenuti dalla società del bilancio e dei suoi allegati;• l’autorizzazione a prelevare dal conto prepagato di Telemaco il primo diritto

annuale camerale per le società e le imprese di nuova iscrizione;• l'indicazione che la pratica è spedita a regolarizzazione di una precedente e che

pertanto non deve essere protocollata autonomamente.

3. INFORMAZIONI MULTIOCCORRENZA

In alcuni casi, la domanda di iscrizione può avere un contenuto multiplo, per unnumero di ricorrenze variabile. Per spiegarsi meglio, si tratta ad esempio del caso dirichiesta di iscrizione dell'elenco dei soci (la domanda è una sola, ma contiene unamolteplicità di soci il cui numero varia da società a società), oppure della domanda diiscrizione degli atti di cessione di quota di SRL (ci possono essere più cedenti, piùcessionari, oppure comproprietari aventi o danti causa). In dettaglio, queste sono leipotesi di informazioni multioccorrenza:

• Elenco dei soci (modello IntS)• Indicazione analitica trasferimenti quote o azioni (3a pagina modello IntS)• Trasferimento di quote sociali di SRL (modello S6)• Cedente e cessionario di azienda (modello TA)• Estremi dell'atto (in testa a quasi tutti i modelli)• Riepilogo elementi costituenti la pratica (modello riepilogo FEDRA).

E' indispensabile prestare la massima attenzione nella compilazione di queste parti dimodelli. Prima di inserire i dati, infatti, è necessario valutare se essi si riferisconoall'evento in fase di trattamento, o a un nuovo evento o occorrenza. Ad esempio: in



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una cessione di quote di SRL in cui il socio A cede le sue partecipazioni a B e C, inrealtà gli eventi (occorrenze) da evidenziare sono due, la cessione A verso B, e lacessione A verso C; nel modello S6 quindi i riquadri (occorrenze) da compilaresaranno due, così come due (una per riquadro) saranno le volte che è necessarioinserire i dati di A. Al termine della compilazione del primo riquadro, si premerà ilbottone Nuova Occorrenza e si passerà così al secondo.

Tra le informazioni multioccorrenza assume particolare rilevanza l’inserimento deicodici atto. È in effetti necessario utilizzare un codice diverso (una nuova occorrenza)per ognuna delle modifiche che l’atto contiene, utilizzando solo per le fattispecieprive di una codificazione specifica il codice generico e residuale (A99: Altremodifiche statutarie). I codici atto sono specificati nelle schede di SISIFO –Schedario Informatico Sintetico delle Formalità.

Ad esempio, per il rinnovo delle cariche sociali con verbale di assemblea ordinaria,usare:

A06 Nomina – conferma amministratoriA07 Cessazione amministratoriA08 Nomina – conferma – cessazione sindaci.

In caso di iscrizione dell’atto di scioglimento senza messa in liquidazione dellasocietà di persone bisogna chiederne anche la cancellazione, usando i codici atto:

A13 ScioglimentoA14 Cancellazione.

Quando la società (di persone o di capitali) è posta in fase di liquidazione, i codici dautilizzare diventano:

A13 ScioglimentoA09 Nomina liquidatore.

Talvolta, all'interno della stessa occorrenza potranno essere contenuti una pluralità disoggetti, chiamati sottooccorrenze (per esempio, nel caso di elenco dei soci con quoteo azioni in comproprietà, nella stessa occorrenza trovano spazio tutti i contitolari; sinoti invece che l'esistenza di diritti di godimento sulle quote o azioni, quali pegno eusufrutto, è da segnalare come occorrenza a sé stante). Per aggiungeresottooccorrenze all'occorrenza in compilazione, si usa il pulsante Nuovo Soggetto.

La gestione delle informazioni multioccorrenza rimane uno dei punti critici dellacompilazione delle pratiche FEDRA; si prega quindi di affrontare la questione con ladovuta diligenza, riferendosi alla guida in linea del programma e rivolgendosi in caso



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di bisogno al numero verde FEDRA o al Call Center del Registro Imprese di Biella,come sopra specificato.



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AVVERTENZE PER LA COMPILAZIONE

L'inserimento dei dati in FEDRA avviene per larga parte attraverso l'uso di siglecodificate (codici). Nei campi da compilare in questo modo (riconoscibili per ilcolore giallo al momento dell'inserimento), è possibile richiamare l'intera lista deicodici disponibili con il tasto F4. In molti casi, è sufficiente scegliere tra i codiciproposti quello più adatto al tipo di dato che si sta immettendo.

In alcune ipotesi, tuttavia, l'elenco dei codici è molto dettagliato e quindi assainutrito. Questa circostanza dipende dal fatto che, nel corso degli anni, i diversiorientamenti dei singoli uffici provinciali hanno provocato la proliferazione di codiciper le più svariate ragioni. Per esigenze di coerenza interna degli archivi, è perònecessario mantenere, almeno a livello provinciale, uniformità nella scelta dei codicida impiegare. Si raccomanda pertanto di attenersi rigorosamente alle seguentiindicazioni, per la preparazione di domande e denunce da rivolgere al RegistroImprese di Biella.

Indicazioni importanti circa i codici da utilizzare possono essere ricavate dalla visuradella posizione che si deve modificare, come si dirà anche più avanti. Si ricorda chegli utenti telematici hanno la possibilità di estrarre visure di lavoro che sonocompletamente gratuite se nei trenta giorni successivi alla loro estrazione vienetrasmessa una pratica di modifica.

1. COMPILAZIONE DEI MODELLI S1 E S2

Sono indicati nei due schemi che seguono i campi dei modelli S1 ed S2 dei qualil’Ufficio Registro Imprese di Biella considera obbligatoria la compilazione e quelliche invece si ritengono a compilazione discrezionale da parte di chi presenta ladomanda di iscrizione.

S1 CAMPO O RIQUADRO Note

B ESTREMI DELL'ATTO OBBLIGATORIO

1 CODICE FISCALE OBBLIGATORIO

2 PARTITA I.V.A.OBBLIGATORIO

(se diversa dalcodice fiscale)



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3 DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE OBBLIGATORIO

4 FORMA GIURIDICA OBBLIGATORIO

5 SEDE LEGALE OBBLIGATORIO

6 DURATA OBBLIGATORIO

SCADENZA DEGLI ESERCIZI OBBLIGATORIO

7 Numero dei giorni di proroga dei termini diapprovazione del bilancio

OBBLIGATORIO

se previsto dallostatuto

Valore massimo consentito: 60giorni

CAPITALE SOCIALE OBBLIGATORIO 8

FONDO CONSORTILE NON COMPILARE

9 AMMONTARE DEI CONFERIMENTI OBBLIGATORIO

10 OGGETTO SOCIALE OBBLIGATORIOtrascrizione integrale di tuttol'oggetto risultante dallo statuto

11 TRASFERIMENTO DELLA SEDE LEGALE OBBLIGATORIO

quando ricorre il caso di iscrizioneper trasferimento della sede da altraprovincia - in tal caso usare il codiceatto A02

Composizionenumerica organoamministrativo

NON OBBLIGATORIO

Sistema diamministrazioneadottato

OBBLIGATORIO

Composizionenumerica collegiosindacale

OBBLIGATORIO

Controllo contabile OBBLIGATORIO

Solo per le società di capitaliIl quadro si riferisce ai soli organieffettivamente in caricaUtilizzare esclusivamente iseguenti codici:

Amministratore Unico AUConsigliodi Amministrazione CAComitato Esecutivo ES

13ORGANI SOCIALI INCARICA

Numero soci NON OBBLIGATORIO Solo per le società di persone

15POTERI DI AMMINISTRAZIONE ERAPPRESENTANZA DEGLI ORGANI IN CARICA OBBLIGATORIO

Indicare solo i poteri da statuto. Ipoteri conferiti ad personam devonoessere iscritti con il modello IntP

16 IMPRESA/E A CUI LA SOCIETÀ' SUCCEDE OBBLIGATORIO

In caso di conferimento di azienda odi altra successione risultantedall'atto di costituzione

17 LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ' SOCI OBBLIGATORIOCompilare solo per le societàsemplici

18RIPARTIZIONE DEGLI UTILI E DELLE PERDITETRA I SOCI

NON OBBLIGATORIO

24 STRUMENTI FINANZIARI NON OBBLIGATORIO

25PATRIMONIO DESTINATO A SPECIFICOAFFARE

NON COMPILARE

L'iscrizione dei patrimoni e deifinanziamenti destinati si richiedecon il modello S2

26 PATTI PARASOCIALI NON COMPILAREL'iscrizione dei patti parasociali sirichiede con il modello S2

27MODALITA' DI CONVOCAZIONE EDINTERVENTO DELL'ASSEMBLEA

NON OBBLIGATORIO

28CAUSE DI RECESSO, LIMITAZIONE,ESCLUSIONI, GRADIMENTO, PRELAZIONE

NON OBBLIGATORIO



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Attenzione: in caso di compilazione di campi non obbligatori, il loro aggiornamentodiviene necessario in occasione delle loro successive modifiche. Quando si deveprocedere alla modifica di campi non obbligatori, quindi, occorre tassativamenteverificare la posizione anagrafica prima di predisporre la pratica:

1. se la clausola modificata era già trascritta in visura, è indispensabile compilarei riquadri Fedra per aggiornarla;

2. se la clausola modificata non risulta in visura, è ancora possibile considerarenon obbligatoria la compilazione del riquadro di Fedra, fermo restandol'obbligo di deposito dell'atto di modifica.

A questo proposito si ricordi che l’estrazione di una visura di lavoro attraversoTelemaco non ha costi (se è seguita nei successivi trenta giorni dall’invio di unapratica).

Per il modello S2 deve essere richiesta l’iscrizione delle sole modifiche introdotte conl’atto di cui si richiede l’iscrizione. Non bisogna compilare i campi (anche se indicaticome “obbligatori”) che contengono dati non variati rispetto a quelli già iscritti invisura.

Un atto che contiene esclusivamente modifiche di dati corrispondenti a campi indicaticome “non obbligatori” può essere iscritto con la sola compilazione del riquadro B –Estremi dell’atto, sempre che, logicamente, sia rispettata la regola sopra richiamatasul necessario aggiornamento dei campi che pur essendo “non obbligatori” sono statiugualmente utilizzati.

S2 CAMPO O RIQUADRO Note

B ESTREMI DELL'ATTO OBBLIGATORIO

1 DENOMINAZIONE O RAGIONE SOCIALE OBBLIGATORIO

2 FORMA GIURIDICA OBBLIGATORIO

3 CODICE FISCALE OBBLIGATORIO

4 PARTITA IVA OBBLIGATORIO

5 SEDE LEGALE OBBLIGATORIO

6 DURATA OBBLIGATORIO

SCADENZA DEGLI ESERCIZI OBBLIGATORIO 7 Numero dei giorni di proroga dei termini di

approvazione del bilancioOBBLIGATORIO

Valore massimo consentito: 60giorni

8 CAPITALE SOCIALE OBBLIGATORIO



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FONDO CONSORTILE NON COMPILARE

9EMISSIONE DI OBBLIGAZIONI E TITOLI DIDEBITO

OBBLIGATORIO

10 AMMONTARE DEI CONFERIMENTI OBBLIGATORIO

11 FUSIONE OBBLIGATORIO

12 SCISSIONE OBBLIGATORIO

Composizionenumerica organoamministrativo

NON OBBLIGATORIO

Sistema diamministrazioneadottato

OBBLIGATORIO

Composizionenumerica collegiosindacale

OBBLIGATORIO

Controllo contabile OBBLIGATORIO

Solo per le società di capitaliIl quadro si riferisce ai soliorgani effettivamente in caricaUtilizzare esclusivamente iseguenti codici:

Amministratore Unico AUConsigliodi Amministrazione CAComitato Esecutivo ES

13ORGANI SOCIALI INCARICA

Numero soci NON OBBLIGATORIO Solo per le società di persone

14 POTERI DEGLI ORGANI IN CARICA OBBLIGATORIO

Indicare solo i poteri da statuto. Ipoteri conferiti ad personam devonoessere iscritti con il modello IntP

18 OGGETTO SOCIALE OBBLIGATORIO

20ALTRE MODIFICHE STATUTARIE - ATTI EFATTI SOGGETTI A DEPOSITO

NON OBBLIGATORIO

La compilazione del campo puòcomunque risultare necessaria infunzione di particolari esigenzepubblicitarie

22 LIMITAZIONI RESPONSABILITÀ' SOCI OBBLIGATORIOCompilare solo per le societàsemplici

23 RIPARTIZIONE UTILI E PERDITE SOCI NON OBBLIGATORIO

24 STRUMENTI FINANZIARI NON OBBLIGATORIO

25PATRIMONIO DESTINATO A SPECIFICOAFFARE

OBBLIGATORIO

Lo stesso riquadro si usa anche peril finanziamento destinato a unospecifico affare

26 PATTI PARASOCIALI OBBLIGATORIO

27ASSEMBLEA: MODALITA' DI CONVOCAZIONEED INTERVENTO

NON OBBLIGATORIO

28CAUSE DI RECESSO, LIMITAZIONE,ESCLUSIONI, GRADIMENTO, PRELAZIONE

NON OBBLIGATORIO

2. CARICHE E QUALIFICHE SOCIALI (MODELLI INTP)

A. INDICAZIONI GENERALI.Nella compilazione del modello IntP su FEDRA, occorre riempire tutti i campi solo almomento della prima iscrizione di una persona; in caso di modifica, invece, siimmettono i dati anagrafici dell'individuo (obbligatori), più i soli campi che



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contengono i dati modificati. Ad esempio, la residenza anagrafica si dovrà indicaresolo al momento della prima iscrizione oppure quando viene modificata; negli altricasi il campo corrispondente deve essere lasciato vuoto.

Quando ci sono diverse persone da iscrivere, è preferibile ordinare le cariche perimportanza, indicando per primi i legali rappresentanti dell'impresa e per ultime lepersone prive di poteri di amministrazione o rappresentanza (consiglieri senzarappresentanza, sindaci, qualifiche tecniche). Per una società di capitali, ad esempio,si raccomanda di iniziare sempre con il Presidente del Consiglio di Amministrazione,proseguire con i consiglieri e terminare con il collegio sindacale (prima il Presidentedel Collegio, poi i due sindaci effettivi e infine i supplenti).

Nel programma FEDRA non sono ricompresi quei Riquadri che nei moduli cartaceiservono da riepilogo delle modifiche alle cariche o alle persone, in particolare ilquadro 15 e il quadro 17 dei modelli S2. Quando è rinnovata o cessata una personaFEDRA chiede solo la compilazione di un modello (virtuale) IntP.

B. SOCIETÀ DI CAPITALI E COOPERATIVE, CONSORZI, AZIENDE SPECIALI EX L. 142/90,GEIE

Per indicare le cariche da iscrivere nel Registro Imprese, inserendole nel quadro 3 delmodello IntP, utilizzare esclusivamente i seguenti codici:

Consigliere CONAmministratore AMMConsigliere Delegato o Amministratore Delegato AMDPresidente del Consiglio di Amministrazione PCAVice Presidente del Consiglio di Amministrazione VPA

Membro del Comitato Esecutivo MCEPresidente del Comitato Esecutivo PCE

Presidente del Collegio Sindacale PCSSindaco Effettivo SIESindaco Supplente SIS

Procuratore PC

Liquidatore LI

Socio unico di SRL SOUSocio unico di SPA XXX



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Queste ultime qualifiche devono essere inserite nel riquadro 4 del modello IntPanziché nel riquadro 3.

Si intende per semplicità che i termini consigliere e amministratore, sebbene abbianosfumature di significato diverse, siano dei sinonimi perfettamente equivalenti.L'Ufficio del Registro delle Imprese di Biella preferisce in genere usare"Consigliere", quando alla carica non sono associati incarichi o competenzeparticolari in campo gestionale.

Importante: quando si deve iscrivere la conferma di una persona nella stessa caricache già possedeva, è indispensabile utilizzare lo stesso codice che già gli era statoattribuito in precedenza e che risulta dalla visura camerale. Altrimenti FEDRA nonesegue correttamente l'abbinamento persona-carica e impedisce l'evasione delprotocollo. Si ricorda che l'estrazione di una visura di lavoro finalizzata all'inoltro diuna pratica telematica non è soggetta ad alcun diritto di segreteria.

C. SOCIETÀ DI PERSONE.Per indicare le qualifiche da inserire nel riquadro 4 del modello IntP, utilizzareesclusivamente i seguenti codici:

Socio ordinario di SNC o di Società Semplice COMSocio d'opera di SNC o di Società Semplice SOPSocio Accomandatario SORSocio Accomandante SOCSocio Accomandatario d'opera SAOLiquidatore (utilizzare il codice nel quadro Cariche) LI

D. CARICHE TECNICHE DA ISCRIVERE NEL REPERTORIO ECONOMICO AMMINISTRATIVO

(CARICHE REA).Per indicare le qualifiche tecniche da inserire nel quadro 7 del modello IntP,utilizzare con precedenza i seguenti codici:

Responsabile Tecnico RTCDirettore Tecnico DTPreposto per il commercio all'ingrosso settore alimentare PGCPreposto per l'impresa di pulizia PGTDirettore generale DG

Le ultime due qualifiche si devono inserire nel quadro Cariche.



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3. POTERI DI AMMINISTRAZIONE E DI RAPPRESENTANZA.

I codici da inserire nel campo Codice Organo del riquadro 14 dei modelli S1 e S2 perl'istanza di iscrizione del conferimento di poteri di amministrazione e rappresentanzasono esclusivamente i seguenti due:

Società di capitali 999Società di persone 998.

4. TRASFERIMENTO DELLA SEDE LEGALE IN PROVINCIA DIVERSA

Nel caso di trasferimento della sede legale in una provincia diversa da quella diprovenienza, l’impresa è tenuta a richiedere una iscrizione ex novo nel Registro delleImprese tenuto dalla Camera di Commercio della provincia di destinazione. Data lastruttura del Registro Imprese, l’inesistenza di meccanismi automatici di recupero deidati tra un Registro provinciale e l’altro, e la particolare natura del procedimento diiscrizione telematico/informatico (pensato per concludersi con l’immissione direttadei dati negli archivi elettronici, senza intervento dell’Ufficio), è necessario:

1. che l’istanza di iscrizione riporti per intero tutti i dati già iscritti nellaposizione preesistente, anche se non direttamente connessi con l’iscrizionedella modifica in atto (la variazione della sede legale): attività, unità locali,cariche e qualifiche tecniche, ecc., insomma tutto il contenuto della visuracamerale;

2. che nel presentare la domanda di iscrizione presso il Registro Imprese didestinazione si precisi anche quali sono le modifiche da effettuare nel RegistroImprese di provenienza (ad esempio, cancellazione definitiva, apertura di unaunità locale presso l’indirizzo della preesistente sede legale).

Per facilitare l’adempimento, il Registro Imprese di Biella ha predisposto un modellospeciale da allegare alla domanda di iscrizione del trasferimento sede. Il modello èdisponibile

Da un punto di vista operativo la pratica deve essere predisposta dopo avere estrattocon Telemaco una “visura di lavoro” (totalmente gratuita a condizione di inviare unapratica nei trenta giorni successivi) oppure dopo aver ottenuto una visura cameraleaggiornata, in modo da avere sotto gli occhi la posizione anagrafica che occorreriprodurre in modo esatto e completo.

È consigliato l’uso del modello che l’Ufficio Registro Imprese di Biella haappositamente predisposto per la comunicazione degli aggiornamenti da eseguirepresso il Registro Imprese di provenienza. L’argomento è diffusamente trattato



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nell’Istruzione del Responsabile di Procedimento n. 10/2003. Istruzione e modellosono disponibili sul sito www.bi.camcom.it alla pagina Registro Imprese/Moduli econvenzioni/I modelli del Registro Imprese di Biella.

5. SCIOGLIMENTO E LIQUIDAZIONE, ISTANZA DI CANCELLAZIONE

Utilizzare esclusivamente i seguenti codici nel riquadro 1 del modello S3.

Scioglimento e contestuale messa in liquidazione SLScioglimento senza messa in liquidazione (solo società di persone) SN

Cancellazione generica dal Registro Imprese RICancellazione dal Registro Imprese per incorporazione in altra società IN

Cancellazione dell'impresa individuale (modello I2, riquadro 15)Per cessazione dell'attività CZPer cessione azienda CEPer decesso del titolare DR

6. UNITÀ LOCALI

Al momento dell'apertura dell'unità locale è obbligatorio indicarne il tipo (es. ufficio,negozio, deposito, sede amministrativa, ecc.). I codici più utilizzati sono:

Negozio NEGUfficio UUfficio amministrativo UAStabilimento STLaboratorio LBMagazzino MADeposito DEPSede amministrativa SABar BARRistorante RSTPubblico esercizio PES

Per la chiusura dell'unità locale, utilizzare sempre il codice CH.



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DOPO LA SPEDIZIONE: SVILUPPO DEL

PROCEDIMENTO ATTRAVERSO TELEMACO

Le novità del procedimento di iscrizione telematico non si esauriscono con la solaspedizione della domanda o della denuncia. Il sistema Telemaco è diventato il“luogo” in cui gli operatori privati, professionisti ed imprese, comunicano edinteragiscono con il Registro Imprese, con il fine di pervenire alla conclusione dellaprocedura nel rispetto di tutte le norme di legge.

Come l’addetto camerale presidia ora uno sportello non più fisico, ma virtuale, cui siaccede tramite lo schermo e la tastiera di un computer collegato in rete, così purel’utente telematico è costretto ad interloquire con l’Ufficio attraverso gli strumentiinformatici. Com’è ovvio, il contatto personale è sempre possibile ma la suaeventuale funzione è solo quella di scambio di informazioni; la tenuta delprocedimento, da una parte come dall’altra, non può procedere se non sul terrenodella telematica.

Questo cambiamento implica l’assunzione di un nuovo modo di operare e dicomunicare, che ciascuno dovrà far proprio con l’esperienza. Il presente capitolovuole semplicemente fornire alcuni suggerimenti utili soprattutto ad evitare diperdere tempo.

1. Suprema utilità della posta elettronica. Il Registro Imprese di Biella incoraggiacon ogni mezzo (anche con una specifica disposizione del RegolamentoInterno) l’uso della posta elettronica. I vantaggi sono innumerevoli: dal puntodi vista dell’utente, ad esempio, il fatto che la posta elettronica – diversamentedal telefono – è sempre presidiata, e che chi si incarica di rispondere è semprela persona più qualificata per farlo che sia presente in servizio; inoltre, lapossibilità di ottenere una risposta per scritto e generalmente più esaustiva diquella verbale. Si invita pertanto caldamente ad utilizzare la posta elettronicaper tutte le questioni inerenti pratiche già spedite, riservando al Call Centercamerale (848 800 590) le richieste di informazioni di carattere generico (comesi fa per...?).

2. Indirizzo da usare . Si prega di usare sempre l’[email protected], perché si tratta di una casella collettiva, cheraggiunge tutti gli addetti dell’Ufficio contemporaneamente. Occorre quindiprestare attenzione soprattutto quando si usa, sul proprio programma di posta



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elettronica, la funzione Rispondi (Reply to...), a partire da un messaggioricevuto da un addetto dell’Ufficio. La risposta così intestata sarà ricevuta solodalla casella elettronica di quell’addetto, con il rischio che, in caso di suaassenza o impedimento, rimanga per lungo tempo inevasa.

3. Regolarizzazione. Le domande o denunce che presentano irregolarità vengonoprotocollate e portate allo stato di avanzamento “sospeso”. Questo significache i termini per l’evasione (ordinariamente 5 giorni) sono interrotti e che siattende l’intervento risolutore di chi ha presentato la pratica. A norma diRegolamento Interno, l’Ufficio rivolge la richiesta di regolarizzazione tramiteil sistema Telemaco (area di Gestione Correzioni) oppure (preferibilmente)attraverso un messaggio di posta elettronica. L’Utente Telemaco hacostantemente visione dei procedimenti da lui avviati e del loro statoavanzamento. Per le pratiche sospese può inoltre operare sostituzioni ointegrazioni, allegando nuove versioni dei documenti già trasmessi oaggiungendone di nuovi. Quando si deve correggere il contenuto della praticaFedra, invece, l’unica possibilità consiste in una nuova spedizione integrale.Diviene in questo caso ancora più importante avvertire tempestivamentel’Ufficio, sempre con un messaggio di posta elettronica, visto che occorrescongiurare il rischio che la trasmissione ripetuta venga interpretata come unapratica del tutto nuova, e venga protocollata autonomamente anziché essereabbinata al protocollo già esistente.

4. Identificazione della pratica. Quando in un messaggio ci si deve riferire ad unadomanda o a una denuncia già trasmessa, non serve trascrivere il lungo codicepratica attribuito da Telemaco. Quello è un codice identificativo utilizzatodall’elaboratore e necessariamente complesso, posto che deve distinguere unapratica da tutte le altre che sono state spedite al Registro Imprese, o lo saranno.Ma l’Ufficio non è affatto in grado di eseguire ricerche in archivio utilizzandoquel codice. Si deve invece citare, più semplicemente, la denominazione o ilnumero REA del soggetto cui la pratica si riferisce, o ancora il numero diprotocollo (è ovvio, se è già stato attribuito). Per la massima visibilità, sisuggerisce di collocare questi dati nell’oggetto del messaggio elettronico.

5. Diario messaggi. Il sistema Telemaco mette a disposizione degli spazi per loscambio di succinte informazioni tra l’Ufficio e gli Utenti. Tra questi, il Diariomessaggi deve essere utilizzato per un solo scopo: la chiusura della correzionedopo che si è posto rimedio alle irregolarità che hanno causato la sospensionedel protocollo.

6. Visibilità dei messaggi. Attualmente, l’unica tecnica di comunicazionetelematica che assicura la pronta ricezione del messaggio da parte dell’Ufficioè la posta elettronica (ordinaria o certificata). Annotazioni e messaggi associati



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alla pratica su Telemaco possono sì essere visti dall’Ufficio, ma solo perspontanea (ed improbabile, dato il numero di procedimenti sospesi) iniziativadi un addetto, poiché non generano alcun avviso che richiami la sua attenzione.È importante quindi che dopo ogni intervento di regolarizzazione si spediscaun messaggio elettronico per avvertire l’Ufficio.

Nello specchietto che segue è schematizzato lo scambio di comunicazioni tra Ufficioe Utenti Telemaco in occasione della gestione di un procedimento telematico.

UTENTE – Ufficio UFFICIO – UtenteE-MAIL TELEMACO E-MAIL TELEMACO

1. Richiesta diinformazioni

generica

a. Richiestainformazioni

b. Risposta

2. Trasmissionepratica

a. SpedizioneTelemaco

b. Ricevuta diprotocollo

3. Richiesta diregolarizzazione

b. Richiesta e-mail

a. Sospensione delprotocollo

4. Richiesta dichiarimenti per

regolarizzazione

a. Richiestachiarimenti

b. Risposta

5.Regolarizzazione

c. Avviso diavvenutacorrezione

a. Esecuzione delleoperazioni richieste(aggiunta osostituzione didocumenti, nuovaspedizione dellapratica)

b. Chiusura correzionenel Diario Messaggi

d. Verifica dellaregolarizzazione edeventuale ritorno alpunto 3

6. Evasione b. Visuraaggiornata

a. Evasione delprotocollo

Nota bene. La presente guida, distribuita anche via Internet, è aggiornata al mese indicato nella pagina di copertina.Disposizioni normative intervenute successivamente a tale data potrebbero compromettere la validità delle informazioniche vi sono riportate.Per informazioni:

Sito Internet della Camera di Commercio di Biella www.bi.camcom.itSito Internet di Infocamere: www.infocamere.it

E-mail:[email protected]

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