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Hinser Data S.r.l. – Manuale per l’operatore

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Guida generazione file XML per Fattura

Elettronica - GEAWIN da versione FULL +

MODULO FATTURAZIONE/MAGAZZINO

release 4.81 e successive

Premessa: La generazione del file XML (e la sua eventuale spedizione al SDI a mezzo PEC, se

questa è la scelta che è stata fatta) è una fase successiva rispetto alla normale gestione dell’emissione della fattura.

Quindi l’operatore continuerà ad operare come sta già facendo per la creazione delle fatture, potrà procedere ad un loro controllo e, se richiesto, anche ad un loro stampa e/o spedizione al cliente a mezzo mail.

Alla fine di queste fasi usuali si innesta la generazione del file XML per ognuna della fatture per le quali viene richiesto.

INSERIMENTO DATI La corretta compilazione del file XML richiede l’inserimento di alcuni campi specifici

che riguardano: • Chi emette la fattura • Chi deve ricevere la fattura • Specifiche per particolari situazioni di IVA • Specifiche per la modalità di pagamento • Specifiche identificative del vettore, se usato per esempio per Fatture

Accompagnatorie Trattandosi di informazioni relative alla Fatturazione, tutte le operazioni sono disponibili nella sezione FATTURAZIONE/MAGAZZINO (o FATTURAZIONE/MAGAZZINO/CONTABILITA’ se fosse questo il modulo in uso) Vediamo le singole scelte: 1. Per inserire i dati relativi a chi emette la fattura occorre entrare nel

sottomenu PARAMETRI, e qui si trova il pulsante PARAMETRI FATTURA ELETTRONICA, al quale corrisponde la seguente schermata:


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Per ognuna delle scelte verrà presentata una schermata che consente di inserire i dati specifici per la sezione. Sarà il vostro consulente fiscale ad indicarvi quali sono i campi da riempire e con quali valori dovranno essere riempiti, anche se molti sono ovviamente individuabili. Di seguito le diverse schermate che il programma mette a disposizione:


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GENERALI:

Il progressivo XML deve essere modificato solo in caso di estrema necessità e facendo molta attenzione a non riportarlo indietro: sulla base del progressivo XML viene calcolato il nome del file XML che sarà generato, e lo SDI scarta automaticamente file che abbiano un nome già utilizzato. Il programma, all’interno del percorso File XML genera una struttura di cartelle: fatturaelettronica\xml\preparati\itXXXXXXXXXXX\AAAAMMGG (dove xxxxxxxxxxx è la partita iva dell’emettitore, e la data nel formato annomesegiorno è quella della fattura) e all’interno trovano posto i file delle diverse fatture, con un nome generato automaticamente dal programma e coerente con le specifiche tecniche. Nella schermata sono riportati anche i valori necessari per il calcolo, e quindi l’applicazione nel file XML, del Bollo Virtuale:

• Quando la somma degli imponibili contenuti nella fattura e soggetti ad un’aliquota iva = 0 è maggiore o uguale al valore indicato, nel file XML viene indicata la presenza di un Bollo Virtuale che ha il valore indicato.

L’utente, se lo ritiene opportuno, può utilizzare le righe evidenziate come “Su copia cartacea” per inserire un messaggio che verrà riportato SOLO sulla copia cartacea (o digitale, ma comunque non nel file XML), per esplicitare, per esempio, che la versione cartacea (o digitale ma non elettronica) della fattura è solo un “proforma” ad uso e comodità del cliente e che ad esso, come da normativa, seguirà la fattura elettronica attraverso i canali preposti.


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TRASMITTENTE:

CEDENTE / PRESTATORE (Dati Anagrafici):


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CEDENTE / PRESTATORE (Dati Sede):

CEDENTE / PRESTATORE (Dati Stabile Organizzazione):


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CEDENTE / PRESTATORE (Dati Iscrizione REA):

RAPPRESENTANTE FISCALE:


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TERZO INTERMEDIARIO:

PEC per INVIO FILE XML AL SDI:

Vediamo le singole scelte:


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2. Per inserire i dati relativi al destinatario della fattura occorre entrare nella scheda anagrafica del cliente, nella sezione relativa alla Fatturazione/Magazzino, e selezionare la scelta DATI X FATT.ELETT. disponibile nella parte bassa alla destra dello schermo:

A questa selezione corrisponde l’apertura di una schermata come questa:


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in cui vanno indicati i dati richiesti. Per la gestione dei campi contenuti nella schermata occorre essere in modalità CORREZIONE, altrimenti i dati saranno disponibili solo in lettura. L’operatore ha a disposizione la scelta ACQUISISCI DATI POSSIBILI DA SCHEDA ANAGRAFICA, che consente di importare dalla schermata principale del cliente i possibili campi comuni. Per tutto quello che non è caricato in modo automatico occorre procedere all’inserimento in modo manuale. Non tutti i campi sono obbligatori, in dipendenza dalla situazione del cliente (per la determinazione dell’insieme delle informazioni da indicare, caso per caso, occorre fare riferimento al proprio consulente fiscale, per evitare una compilazione formalmente corretta della fattura elettronica, ma errata nei contenuti). ATTENZIONE: tra i campi indispensabili troviamo immediatamente: CODICE DESTINATARIO PEC DESTINATARIO A questo proposito vale la pena di spendere qualche parola sulle Modalità di recapito (dal SdI al destinatario) Ricevuta la fattura dal trasmittente, lo SdI effettua una serie di controlli. Se la fattura supera detti controlli e non viene scartata (in tal caso entro 5 gg viene recapitata una “ricevuta di scarto”) lo SdI recapita al destinatario seguendo in sequenza le seguenti regole: 1. se il cessionario/committente ha registrato (attraverso l’apposita funzione presente nell’area autenticata fatture e corrispettivi) l’indirizzo telematico al quale desidera ricevere le fatture elettroniche, provvede in via prioritaria al recapito a tale indirizzo; 2. se l’elemento informativo del file fattura “CodiceDestinatario” contiene un valore corrispondente a un canale di trasmissione attivo, inoltra il file fattura al canale individuato; 3. se l’elemento informativo del file fattura “CodiceDestinatario” contiene il valore “0000000” ed è valorizzato l’elemento informativo “PECDestinatario”, lo SdI inoltra il file alla casella di posta elettronica certificata individuata; 4. se l’elemento informativo del file fattura CodiceDestinatario contiene il valore “0000000” e l’elemento informativo “PECDestinatario” non è valorizzato, lo SdI mette a disposizione il file fattura nell’area autenticata dei servizi telematici del cessionario/committente. Il codice convenzionale “0000000” Si evidenzia che (dal punto di vista informatico) la presenza di un codice destinatario valido (a 7 caratteri) è sempre obbligatoria (eventualmente anche con il valore convenzionale “0000000”), pena lo scarto della fattura trasmessa. Il codice convenzionale “0000000” va utilizzato per definizione per le fatture: · verso i consumatori finali (che non hanno partita Iva ma codice fiscale);


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· verso minimi, forfetari e agricoltori in regime di esonero (nulla vieta tuttavia che costoro si dotino di un codice destinatario e/o di una pec); · per le quali il cessionario/committente non lo abbia comunicato al fornitore

3. Per completare l’insieme delle informazioni necessaire ad una corretta generazione del file XML della fattura elettronica occorre anche completare le seguenti tabelle:

TABELLA VETTORI:


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TABELLA DILAZIONI DI PAGAMENTO:

TABELLA IVA:

A proposito del completamento della tabella IVA occorre sottolineare che:

• Ogni volta che l’aliquota iva = 0 è OBBLIGATORIO indicare un valore nel campo Natura, selezionandolo tra quelli consentiti

• Si può indicare il tipo di Esigibilità dell’IVA. Se non viene indicato nulla l’AE riterrà Iva a esigibilità immediata.

• E’ possibile configurare codici Iva che identifichino situazioni in cui, pur essendo nulla l’aliquota, gli imponibili associati non devono essere calcolati al fine della determinazione dell’applicazione del Bollo Virtuale. In ogni caso il campo Natura deve sempre essere indicato.


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GENERAZIONE DEL FILE XML

Partendo dal presupposto che tutte le informazioni di cui si è trattato finora siano state correttamente inserite, la generazione del file XML si ottiene dopo avere eseguito tutte le normali fasi che portano alla creazione di una fattura “tradizionale”, utilizzando la scelta GENERA XML FATT. ELETTR. disponibile come scelta diretta sul menù principale o attraverso la selezione del menù a tendina, attraverso le scelte: Movimentazione – Gestione Fatture – Generazione XML Fattura Elettronica


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Questa scelta consete di accedere alla schermata di selezione dell’insieme delle fatture per le quali si desidera generare il file XML da fare pervenire nel modo scelto al SDI:

Il programma consente anche di eseguire una prima VERIFICA DEI DATI per evidenziare le principali cause di errore formale, eventualmente generando un report delle problematiche da risolvere. La fase di generazione del file XML provvede a creare nel percorso impostato (vedi alla pagina 3 per i dettagli dell’impostazione) un file XML per ognuna della fatture selezionate. Il nome del file è creato sulla base delle specifiche richiesta dal SDI. Il programma tiene traccia del fatto che per una determinata fattura sia già stato creato il file XML, e, se la fattura stessa è compresa nell’insieme di quelle selezionate, chiederà all’operatore se desidera procedere ad una nuova creazione (che andrà a sostituire il file precedentemente creato) o se si vuole rinunciare alla creazione del file per quella specifica fattura. Attenzione: Una prima verifica sulla correttezza del contenuto del file XML può essere eseguita semplicemente “aprendolo”, cioè cliccandolo due volte con il tasto sinistro del mouse: se il file presenta uno schema dei dati corretto in base alle specifiche del formato XML, il file si aprirà nel browser di default e mostrerà il suo contenuto. Diversamente il file si aprirà nell’editor di testo di default e non si mostrerà completo.


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Nella maggioranza dei casi, quando questo accade (se le diverse tabelle interessate sono state compilate correttamente), o quando, a seguito dell’invio, il file XML viene rifiutato con una motivazione del tipo “File errato in formato”, la causa è da cercare nella presenza di caratteri NON AMMESSI. Alcuni di questi caratteri di uso comune sono:

• & • % • € • $ • £ • ^ • è • é • ç • ò • ° • à • # • § • ù

Nessuno di questi caratteri deve comparire nella fattura, né nell’intestazione (dati cedente o dati cessionario) né nel corpo fattura.


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INVIO DEL FILE XML

Il file XML può essere reso disponibile al SDI anche attraverso l’invio dello stesso tramite una propria casella di Posta Elettronica Certificata ad una specifica casella PEC messa a disposizione dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso l’invio può essere eseguito anche dall’interno del programma, utilizzando la scelta XML A SDI con PEC disponibile come scelta diretta sul menù principale o attraverso la selezione del menù a tendina, attraverso le scelte: Movimentazione – Gestione Fatture – Invio XML a SDI attraverso PEC


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Questa scelta consete di accedere alla schermata di selezione dell’insieme delle fatture per le quali si desidera inviare il file XML al SDI, utilizzando la casella PEC che deve essere stata configurata come indicato alla pagina 7 di queste note:

Attenzione: la maggior parte (per non dire la totalità) della casella PEC non accetta l’inserimento di un destinatario in Copia Conoscenza Nascosta (CCN 0 BCC), quindi si consiglia di evitare di sfruttare questa funzionalità a meno che non si sia certi che la propria configurazione lo consenta. Suggerimento: Se la modalità con cui si è deciso di trasmettere i propri file XML al SDI prevedesse l’appoggio di un proprio intermediario (di solito il proprio consulente/commercialista) e se fosse necessario fare pervenire a quest’ultimo i file XML affinchè sia lui a poterli instradare in modo corretto al SDI, l’uso di questa opzione potrebbe essere ugualmente utile, sostituendo nei parametri della PEC (vedi pag. 7) l’indirizzo diretto del SDI con quello del proprio consulente/commercialista.

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