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Kleos 6.6

Guida di Rilascio

Kleos 6.6 Release Guide

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Kleos 6.6

Guida di Rilascio

INDICE

0 INTRODUZIONE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

1 FUNZIONI GENERALI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

1.1 MIGLIORAMENTO DEI TEMPI DI RISPOSTA ------------------------------------------------------------------------- 4

1.2 POPUP DI MANUTENZIONE (DELLA SINGOLA AREA KLEOS) ---------------------------------------------------- 6

1.3 MESSAGGIO DI AVVISO NELL’APPLICAZIONE ---------------------------------------------------------------------- 6

2 ATTIVITA’ ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 7

2.1 MESSAGGIO DI AVVISO SE L’ATTIVITÀ E’ FUTURA ---------------------------------------------------------------- 7

3 FATTURAZIONE --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 9

3.1 CONFIGURAZIONE DELL’ESTENSIONE DELLA NUMERAZIONE DELLE FATTURE ---------------------------- 9

3.2 INVIO MASSIVO DI FATTURE E SOLLECITI VIA EMAIL ----------------------------------------------------------- 15

4 DOCUMENTI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 36

4.1 OTTIMIZZAZIONI CONNECT -------------------------------------------------------------------------------------------- 36

4.2 OTTIMIZZAZIONI KLEOS PER OUTLOOK----------------------------------------------------------------------------- 37

5 FUNZIONI SPECIFICHE ITALIA --------------------------------------------------------------------------------------------------- 49

5.1 INTEGRAZIONE KLEOS - ONE LEGALE -------------------------------------------------------------------------------- 49


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0 INTRODUZIONE

Il presente documento illustra gli scenari funzionali rilasciati in Kleos 6.6

1 FUNZIONI GENERALI

1.1 MIGLIORAMENTO DEI TEMPI DI RISPOSTA

In Kleos 6.6 sono state rilasciate diverse ottimizzazioni dirette a migliorare l’usabilità. I miglioramenti coinvolgono le

seguenti aree:

• Kleos Login

• Apertura Pratica e navigazione al suo interno

• Apertura Agenda

• Download del documento

Login

Per accelerare l’accesso in Kleos, è stato rivisto il processo di login e sono stati aggiunti nuovi messaggi per informare

l’utente. Kleos mostra un messaggio di caricamento, se i widget della homepage sono stati abilitati

Quando Kleos carica la home page, appare al centro della pagina il messaggio “Stiamo caricando la tua home page...”.

Screen KLS-BI-602.1

Caricata la home page, Kleos mostra un messaggio per ciascun widget della home page .


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Screen KLS-BI-602.2

L’utente può cominciare ad utilizzare Kleos mentre la home page sta caricando.

• Apertura Pratica e navigazione al suo interno

Per semplificare l’accesso alle pratiche, abbiamo migliorato le performance del processo di apertura pratica. Il tempo di

apertura pratica è migliorato del 30%-40%. Tale miglioramento ha modificato la navigazione tra le sezioni della pratica.

Adesso l’utente può accedere alle differenti sezioni rapidamente.

• Apertura Agenda

Il primo accesso alla pagina principale dell’agenda è stato migliorato del 30%-40%.

• Download del documento

Kleos 6.6 mostra una nuova finestra di download dove l’utente è informato che il download del documento è in

esecuzione.

Screen KLS-BI-602.3


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Kleos mostra un messaggio di avviso nel caso in cui il tempo di download time si protragga a causa della lentezza della

connessione.

Screen KLS-BI-602.4

1.2 POPUP DI MANUTENZIONE (DELLA SINGOLA AREA KLEOS)

Kleos introduce un nuovo modo di comunicare con l’utente.

E’ possibile quindi che all’accesso in Kleos venga visualizzato un pop-up contenente un messaggio.

Screen KLS-BI-1220.1

Il messaggio sarà mostrato a tutti gli utenti dello studio selezionato. L’utente può selezionare l’opzione “Non mostrare più” e il messaggio, al successivo accesso, non apparirà più.

1.3 MESSAGGIO DI AVVISO NELL’APPLICAZIONE

Con Kleos 6.6 in caso di disservizi o di cattive prestazioni, l’Assistenza del software può attivare messaggi di avviso per

gli utenti che appariranno nella barra in alto di Kleos.


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Screen KLS-BI-1221.1

2 ATTIVITA’

2.1 MESSAGGIO DI AVVISO TIMESHEET/Attività futura

Kleos 6.6 introduce la possibilità di avvisare l’utente se prova ad inserire un timesheet/attività futura.

L’alert può essere attivato nella sezione Attività delle Configurazioni Generali, selezionando l’opzione “Inserimento di

timesheet futuri”.

KLS-BI-1213 - Screen 1

Selezionata l’opzione, se l’utente salva un timesheet/attività con una data futura, Kleos avvisa l’utente con un

messaggio.

L’utente può scegliere di salvare in ogni caso il timesheet/attività cliccando “Sì” o modificare il timesheet cliccando “No”.


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3 FATTURAZIONE

3.1 CONFIGURAZIONE DELL’ESTENSIONE DELLA NUMERAZIONE DELLE FATTURE

Kleos 6.6 introduce la possibilità di definire ed utilizzare un modello alfanumerico per i numeri di fatture, note credito,

fatture d’acconto, proforma).

A seconda della configurazione, la numerazione può essere definita per Giornale e Anno fiscale.


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Fatture e Note di credito numerazione per Giornale

Quando la numerazione è definita per giornale, nella configurazione del giornale l’utente può scegliere di definire la

numerazione a seconda del contatore (definendo il numero di partenza) o a seconda di un modello alfanumerico.

Quando un modello è selezionato, cliccando sull’icona sulla destra dell’anteprima, l’utente può definire il modello di

numerazione in una finestra specifica che utilizza la stessa logica della numerazione pratica. In basso nella finestra, ,

Kleos mostra un’anteprima in tempo reale del modello predefinito.



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Di default, il modello include solo un Contatore automatico obbligatorio. L’utente, cliccando sul pulsante di inserimento,

può inserire altri elementi di numerazione.


Nell’esempio in basso, il modello creato include:

• Testo libero “AAA” più “-“ come separatore

• Contatore di 4 cifre

• Testo libero “/”

• Un elemento di data/tempo con il format aaaa (per specificare l’anno)

Un’anteprima dell’output è disponibile nella finestra in basso a destra.


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Per definire o modificare il modello, Il giornale deve essere inutilizzato Non è possibile modificare il modello o il numero

di partenza di un giornale che contiene fatture.

Numerazione Fatture e Note credito per anno fiscale

Quando la numerazione è impostata per anno fiscale, accedendo alle impostazioni dell'anno fiscale, l'utente può

definire un modello di numerazione utilizzando la stessa procedura descritta per un giornale.



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Numerazione delle vendite e delle note di credito incrociate anno fiscal

Quando la numerazione è definita per anno fiscale, il modello può essere definito e modificato direttamente nelle

impostazioni della configurazione dell'oggetto di fatturazione. La definizione del modello di numerazione segue lo stesso

flusso descritto per la configurazione del journal.


Utilizzando lo schema di numerazione nel processo di fatturazione

Una volta definito un modello per un giornale, per un anno fiscale o per un oggetto di fatturazione (in base al tipo di

numerazione scelto), quando l'utente salva come documento di fatturazione finale, il numero viene creato da Kleos in

base al modello.

Esempio: considerando un giornale di vendita configurato con un modello di numerazione (KLS-BI-1217 - Schermata 8),

quando l'utente crea una nuova fattura utilizzando quel giornale e lo salva come finale, Kleos genera il numero della

fattura in base al modello ( KLS-BI-1217 - Schermata 9) e aumenta l'oggetto contatore nel modello.



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Quando la fattura viene creata in un giornale che supporta un modello di numerazione, la modifica manuale è

disponibile facendo clic sull'icona della matita accanto al numero della fattura, accettando 20 caratteri alfanumerici.

Attenzione: quando l'utente modifica manualmente il numero, l'elemento contatore nel modello non viene

aumentato automaticamente e la numerazione automatica non può generare una numerazione univoca e

progressiva.


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3.2 INVIO MASSIVO DI FATTURE E SOLLECITI VIA EMAIL

Per facilitare l’invio delle fatture e dei solleciti per e-mail, Kleos 6.6.0 introduce una nuova funzione che consente la trasmissione massiva, con una minima interazione dell’utente di fatture o solleciti nel medesimo momento.

3.2.1 INVIO MASSIVO DI FATTURE E SOLLE CITI PER E-MAIL – CONFIGURAZIONE

Per inviare e-mail ai clienti, Kleos necessita di alcune informazioni configurabili dall’utente prima dell’invio o nella nuova

finestra dell’invio massivo. Le informazioni necessaria sono:

• Il modello di e-mail da usare per l’invio delle fatture e dei solleciti

• L’indirizzo e-mail dei clienti.

SELEZIONARE UN MODELLO DI E-MAIL PER INVIARE FATTURE E SOLLECITI PER E-MAIL

Il modello per la mail può essere impostato nell’entità fiscale (caldamente consigliato!) o, individualmente per ciascun

cliente.

Il modello selezionato per l’entità fiscale sarà utilizzato come modello di default, per le e-mails utilizzate per trasmettere

fatture o solleciti. L’utente può scegliere un differente modello di default per inviare fatture e solleciti.


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Per i Paesi privi del modulo contabilità, l’entità fiscale è presente nella sezione parcellazione delle configurazioni.

Cliccando sull’icona (interlineata nella schermata in basso), Kleos apre una finestra di selezione del modello.

KLS-BI-210/1227 - Screen 1


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Come riportato nel tootip, è importante che il modello selezionato:

• abbia un oggetto (consigliato)

• non abbia ulteriori informazioni


Se il modello selezionato non ha un oggetto definito, quest’ultimo sarà inserito automaticamente utilizzando il nome

del documento (Fattura: nr. … del giorno gg/mm/aaaa).

Se il modello selezionato include informazioni aggiuntive necessarie all’interazione con il cliente, la creazione dell’e-mail

fallirà, e la mail non sarà inviata.


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In alternativa, l’utente può scegliere un modello per singolo cliente. Se è selezionato un modello per un singolo cliente,

il processo utilizzerà questo template per inviare l’e-mail ad un determinato cliente. Per le restanti e-mail sarà utilizzato

il modello di default configurato nell’entità fiscale.


In aggiunta, nella sezione profilo dell’anagrafica cliente, l’utente può definire il metodo di invio e l’indirizzo e-mail da

usare per trasmettere fatture massive.

SELEZIONARE IL METODO DI INVIO PER UN CLIENTE

Per uno specifico client, l’utente può selezionare il metodo di invio per le fatture e i solleciti, scegliendo tra:

• E-mail

• Carta


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Quando è creato un nuovo profilo cliente o quando il profilo cliente non è disponibile non è presente per l’anagrafica,

il metodo di invio impostato è “Email”.

Quando il metodo selezionato è “Carta”, gli altri campi sono disabilitati e l’utente non può selezionare l’indirizzo e-mail

e i modelli per l’invio con la trasmissione massiva. Inoltre, se è selezionato il metodo “Carta” per un’anagrafica, sono

esclusi dalla trasmissione massiva le fatture e i solleciti collegati a quell’anagrafica.


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SELEZIONARE L’INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA DI INVIO

Se il metodo è “E-mail”, l’utente può scegliere l’indirizzo di posta elettronica da usare per inviare fatture e solleciti ai

clienti. Di default, Kleos propone il primo indirizzo di posta elettronica nei contatti dell’anagrafica.


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In ogni caso, l’utente può selezionare un altro indirizzo di posta dal menu a tendina o inserire un nuovo indirizzo di posta

cliccando sul pulsante più “+”. Cliccandoci, Kleos apre la finestra dei contatti.


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In ogni caso, se il profilo cliente è privo di alcune informazioni (es: assenza di modelli o indirizzo di posta elettronica),

sarà possibile inserirli direttamente nella finestra di invio massivo (descritta nei paragrafi seccessivi).

3.2.2 INVIO MASSIVO DI FATTURE VIA EMAIL

Nella sezione principale di parcellazione della pratica, la voce di menu esistente “Invia come e-mail” è stata sostituita

dal menu a tendina “inviato da” che include le seguenti voci:

• E-mail singola. Questa voce aziona il comprtamento esitente per inviare una fattura alla volta.

• E-mail massive.

La voce “Inviato da” è attivo solo se almeno uno dei documenti di parcellazione selezionati include il documento word.


La stessa funzione è disponibile dal menu contestuale (tasto destro del mouse).


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Selezionando una o più fatture che hanno un documento Word pronto e cliccando su “E-mail massive”, Kleos apre la

finestra delle e-mail massive.


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Nella finestra email massiva, Kleos elenca tutte le fatture selezionate che hanno lo stato “finale” con il document Word

già generato.

Dalle fatture selezionate, è esclusa quella collegata al cliente con il metodo di invio “Carta”.

La parte superiore della finestra contiene due importanti informazioni:

• Rispondi a. L’indirizzo e-mail qui selezionato sarà mostrato come mittente della e-mail. questa mail address

sarà utilizzato per ricevere la risposta del client.

• Modello entità fiscale. Questo campo mostra il modello della mail selezionata per entità fiscale. Se nessun

modello è stato selezionato, l’utente può scegliere il modello.


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Il campo “Rispondi a” è obbligatorio. E il l’indirizzo di posta elettronica impostato di default dall’utente (mostra l’account

e-mail nelle Configurazioni Generali).



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Se sono disponibili più account e-mail, l’utente può scegliere l’account email dall’account e-mail dal menu a tendina.


In ogni caso, l’utente può inserire un’e-mail differente digitando il campo “Rispondi a”. Questo indirizzo di posta

elettronica sarà utilizzato esclusivamente per la sessione di invio corrente e non sarà salvata in Kleos.


Se il campo “Rispondi a” è vuoto, cliccando OK, Kleos mostra un messaggio e il processo è bloccato.



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VERIFICARE L’ELENCO DELLE FATTURE PRIMA DELL’INVIO.

Nell’elenco l’utente può verificare le fatture da inviare. Per ciascuna fattura, Kleos mostra:

• Tipo: Fattura, Nota credito, Fattura acconto …

• Data Documento;

• Numero Documento;

• Cliente;

• Indirizzo E-mail utilizzato per trasmettere;

• Importo totale della fattura;

• Modello e-mail utilizzato per trasmettere;

• Pratica


I campi “Indirizzo e-mail” e “Modello” sono modificabili.

Il campo “Indirizzo e-mail” è obbligatorio ed è riempito con:

1. L’indirizzo e-mail selezionato per il cliente nel profilo parcellazione

2. Se l’indirizzo di posta non è disponibile nel profilo parcellazione, il primo indirizzo di posta del clinte

3. Se nessuna e-mail è disponibile per il cliente, Kleos mostra un avviso nell’angolo in alto a destra della

schermata. Muovendo il mouse sul triangolo rosso vi è un pop up che informa l’utente.


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Allo stesso modo, il campo “Modello” è obbligatorio, e il suo valore può essere:

• Il modello di e-mail selezionato nel profilo parcellazione del cliente

• Se il modello di e-mail non è disponibile nel profilo parcellazione, il modello selezionato per l’entità fiscale.


Se il modello per entità fiscale non è disponibile, l’utente deve selezionare un modello per ogni cliente. In questo

scenario, Kleos avvisa l’utente di selezionare un modello di posta elettronica.


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Se uno o più campi obbligatori non sono correttamente compilati, Kleos mostra un messaggio quando l’utente prova ad

inviare e-mail e il processo viene bloccato.



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L’utente può escludere uno o più fatture deselezionando la fattura utilizzando il box piccolo sulla sinistra. Nella pratica

tutte le validazioni sulle fatture selezionate saranno saltate.


INVIARE LE E-MAIL

Se tutti i campi obbligatori sono correttamente compilati, cliccando OK nella finestra, Kleos comincia un processo e

ciascuna e-mail sarà creata ed inviata al cliente (un’icona nella barra in alto informa che il processo è in esecuzione).

Il processo può durare diversi minuti, a seconda del numero di e-mail da inviare. Durante questo periodo l’utente può

continuare ad utilizzare Kleos o chiuderlo. Il processo continuerà anche se if Kleos non è in esecuzione sul pc dell’utente.


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Quando il processo è completato con successo, Kleos mostra la mail inviata nella pagina documento, nella sezione

documenti della pratica, con lo stato inviato indicato con un’icona verde.



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Inoltre, Kleos mostra nell’elenco fatture l’informazione che la fattura è stata inviata per e-mail.


L’utente può aprire la mail utilizzata per l’invio della fattura direttamente dalla fattura selezionata cliccando sulla

funzione “Visualizza e-mail”.



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NOTIFICA DI MANCATA CONSEGNA DI UN’E-MAIL

Se un’e-mail non è consegnata al destinatario (per esempio perché l’indirizzo di posta elettronica è sbagliato o perché

la mailbox del destinatario + piena), Kleos notifica l’utente in 3 modi differenti:

• Notifica di mancata consegna appare in basso a destra (solo se l’utente è connesso in Kleos quando giunge la

notifica). Cliccando sulla notifica Kleos apre l’e-mail. In questa situazione, l’utente può inoltrare l’e-mail al

indirizzo di posta corretto.


• Consegna fallita appare nell’area notificazione e rimane lì finché l’utente la cancella.


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• L’email nell’elenco dei documenti e la fattura nell’elenco delle fatture sono spuntate con non consegnate e la

motivazione è visibile in un tooltip.




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ATTENZIONE – Nella versione 6.6, lo stato di invio di una fattura o di un sollecito è gestito solo per la nuova funzione

di invio massivo. Se l’utente invia la fattura utilizzando la funzionalità esistente (“invia per email”), lo stato di invio

NON è mostrato ed aggiornato.

Se l’utente invia nuovamente una fattura utilizzando la funzionalità di invio massivo, lo stato sarà aggiornato e lo stato

dell’ultima e-mail last sarà visibile nell’elenco fatture. Tutte le e-mails inviate sono conservate nell’elenco documenti.

UPDATE THE SENDING CONFIGURATION AFTER SENT

Dopo aver inviato le fatture (o promemoria) utilizzando la finestra di invio collettivo, la configurazione dell'entità fiscale

e del profilo del client di fatturazione verrà aggiornata se modificata.

Le informazioni che Kleos aggiornerà sono:

• Il modello di email per l'entità fiscal

• L'indirizzo email per un cliente

• Il modello di email per un cliente

3.2.3 INVII MASSIVI DI SOLLECITI PER E-MAIL

Lo stesso processo è applicato ai solleciti dalla sezione Documenti dei solleciti.

4 DOCUMENTI

4.1 OTTIMIZZAZIONI CONNECT

Kleos 6.6 semplifica l’uso di Connect apportando qualche novità nel Portale Connect e in Kleos.

Portale Connect

Il Nuovo Connect abilita l’utente allo scarico multiplo di documenti. L’utente può selezionare un sottoinsieme di

documenti di una pratica specifica e, utilizzando il pulsante Scarica selezionati, può scaricarli. L’utente può inoltre

scaricare tutti i documenti di una pratica cliccando sul pulsante Scarica tutti.


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I documenti selezionati saranno raccolti in uno zip e scaricati sul pc dell’utente..

Kleos

In Kleos sono state applicate ottimizzazioni alla finestra di notifica e al processo di condivisione e inserimento dei

commenti. La finestra di notifica dei commenti inseriti da un cliente sul documento condiviso mostra una nuova icona

. La nuova icona abilita l’utente all’apertura della pratica del documento condiviso.

E’ stato migliorato il processo di condivisione di un documento e di inserimento di un commento. Adesso Kleos chiude

la finestra condivisa dopo il click sul pulsante OK, in questo modo l’utente può continuare a lavorare in Kleos ed il

processo di condivisione continua in background. Completata la condivisione, l’elenco dei documenti non è del tutto

aggiornato, ma Kleos aggiorna solo la riga del document condiviso. Kleos adotta lo stesso comportamento quando viene

inserito un commento.

4.2 OTTIMIZZAZIONI KLEOS PER OUTLOOK

Con la versione 6.6 di Kleos, è stata rilasciata anche la versione 6.2 di Kleos per Outlook.

Questa nuova versione include la risoluzione di qualche bugs e le seguenti nuove funzionalità.

4.2.1 CONVERTIRE UN FILE DOC/DOCX IN PDF QUANDO VIENE INSERITO COME ALLEGA TO DA

KLEOS

Kleos per Outlook 6.2 consente all’utente di generare la versione PDF di un documento Word di una pratica

direttamente da Outlook.

Nella creazione di una nuova e-mail in Outlook, quando l’utente posiziona il mouse su un documento .doc/.docx nella

sezione “Inserisci allegati” del Kleos per Outlook, appare il nuovo pulsante “PDF”. Cliccando su questo pulsante, la

versione PDF del documento Word sarà allegata all’e-mail.


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Cliccando su “PDF”, vi sono 3 possibili scenari:

1. La versione PDF del documento è già generata in Kleos: il PDF sarà scaricato ed allegato all’e-mail (nessuna

conversione).

2. La versione PDF del documento non è stata già generata in Kleos: il PDF sarà generato da Kleos per Outlook ed

allegato all’e-mail.

3. La versione PDF del documento è già generato in Kleos, ma non è allineata con la versione .doc/.docx del

documento: il PDF sarà generato da Kleos per Outlook ed alegato all’e-mail.


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Per eseguire la generazione del PDF, Kleos per Outlook può utilizzare due distinte soluzioni:

1. Se la stampante virtuale Microsoft Print to PDF è attiva ed in esecuzione sul computer dell’utente, Kleso per

Outlook genera il PDF utilizzando questa stampante virtuale. La Microsoft Print to PDF è di solito disponibile di

default su Microsoft Windows 10.


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2. Se la stampante virtuale Microsoft Print to PDF non è disponibile sul computere dell’utente, Kleos per Outlook

utilizzerà il convertitore di Kleos per generare il documento.

In entrambi i casi il risultato è lo stesso.

4.2.2 INSERIRE UNA DESCRIZIONE AD UNA E-MAIL QUANDO LA SI SALVA IN KLEOS DA KLEOS

PER OUTLOOK

In entrambi gli scenari di salvataggio di una mail ricevuta o inviata, l’utente potrà inserire una descrizione alla mail

utilizzando la versione 6.2 di Kleos per Outlook.

Quando si seleziona un’email per salvarla, dopo la selezione di una pratica di destinazione, l’utente può scrivere una

descrizione per l’e-mail nel box di input dedicato di Kleos per Outlook. Dopo il salvataggio, la descrizione sarà disponibile

in Kleos per la mail archiviata (KLS-BI-1239 - Screen 1).

Allo stesso modo, prima dell’invio e salvataggio di una nuova mail utilizzando Kleos per outlook, l’utente può inserire

una descrizione all’e-mail cliccando la voce “Descrizione”. Dopo il salvataggio la descrizione sarà visibile in Kleos (KLS-

BI-1239 - Screen 2).


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4.2.3 POSSIBILITÀ DI INSERIRE UNA DESCRIZIONE QUANDO SI IMPORTA UN ALLEGATO COME

DOCUMENTO SEPARATO

Quando si archiviano gli allegati di una e-mail come documenti separati in Kleos, Kleos per Outlook consente all’utente

di inserire una descrizione per ciascun file.


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In corrispondenza di ogni documento è presente un pulsante “Aggiungi descrizione”.

Cliccando su questo pulsante un input box appears and the user can write a free text in it. Clicking on the button

“Remove”, the input box is closed, and the description will be deleted and not added to the document.

After filing, the description will be available in Kleos for each document.


4.2.4 SALVA UN’E-MAIL IN BOZZA DA KLEOS PER OUTLOOK E CREA UN INCARICO

Per completare il flusso, la versione 6.2.0 di Kleos per Outlook introduce la possibilità di salvare una bozza creata in

creata in Outlook.

Quando KpO è attivo, nella finestra della nuova e-mail di Outlook è presente il pulsante “Salva come bozza”. Cliccandoci,

la bozza è salvata in Kleos e la finestra di Outlook viene chiusa. In questo scenario, per eliminare disallineamenti non

gestibili tra Outlook and Kleos, la bozza dell’e-mail è salvata esclusivamente in Kleos.


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Inserita la bozza in in Kleos, ogni utente che accede alla pratica, potrà aprire l’e-mail da Kleos per completarla e spedirla.

La modifica dell’e-mail sarà gestita utilizzando come editor Kleos o Outlook, a seconda delle preferenze dell’utente..

Se l’utente modifica “Passi successivi al salvataggio”, dopo aver cliccato il pulsante “Salva come bozza” (KLS-BI-1245 -

Screen 2) la finestra dell’e-mail viene chiusa ma KpO apre una finestra per consentire all’utente la creazione delle

seguenti operazioni aggiuntive: (KLS-BI-1245 - Screen 3):

• Inserisci appuntamento

• Inserisci scadenza

• Inserisci incarico

• Aggiungi attività

Per completare ed inviare l’e-mail è molto utile anche la creazione di un incarico per un altro utente Kleos,


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4.2.5 APERTURA E GESTIONE DELL’E -MAIL DI KLEOS ATTRAVERSO OUTLOOK


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Kleos 6.6.0 aggiunge ulteriori funzioni alla gestione delle e-mails con Outlook.

A partire da questa versione, selezionando l’opzione “Usa Outlook per le email” nella sezione Documenti delle Mie

preferenze, l’intero flusso delle e-mail sarà gestito con Outlook in luogo di Kleos.


Quando è selezionata l’opzione tutte le seguenti azioni saranno eseguiti con Outlook:

1. Creare una nuova e-mail: quando l’utente clicca in Kleos su “Nuova e-mail”, sarà aperta una nuova finestra di

e-mail window di Outlook.

2. Inviare un documento per e-mail: quando l’utente seleziona un documento e clicca il pulsante “Invia” in Kleos,

viene aperta una nuova finestra e-mail di Outlook.

3. Modificare una bozza di e-mail: quando l’utente modifica una bozza di e-mail salvata in Kleos, la mail sarà

aperta con Outlook.

4. Aprire una e-mail inviata o ricevuta salvata in Kleos: quando l’utente apre un’e-mail archiviata in Kleos, la mail

sarà aperta con Outlook.

Inoltre, se Kleos per Outlook è installato, è possibile:

1. Recuperare la pratica in cui la mail è salvata.

2. Proporre la pratica corretta per l’archiviazione quando l’utente risponde o inoltra un’e-mail archiviata in Kleos.

3. Impostare un modello alla nuova e-mail.

4. Inserire uno o più allegati dalla pratica.

5. Inserire uno o più destinatari dalla pratica.


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Detti comportamenti sono attivi solo se l’utente è connesso a KpO e contemporaneamente in Kleos.

4.2.6 NUOVA MAIL IN KPO – APERTURA DI DEFAULT DELLA SEZIONE «INSERISCI

DESTINATARIO»

Nella versione 6.2.0 del KpO, creando una nuova mail, la sezione “Inserisci destinatario” si apre automaticamente dopo

la selezione della pratica.


4.2.7 MODIFICARE LA PRATICA IN CASO DI “RISPONDI/INOLTRA” DA UN THREAD

Per consentire all’utente di scegliere la pratica di destinazione quando si risponde ad un’e-mail salavata, la versione

6.2.0 di KpO, introduce la possibilità di modificare la pratica proposta.

Quando l’utente risponde o inoltra un’e-mail già archiviata in Kleos, KpO propone di default la stessa pratica per la nuova

e-mail. Se l’utente desidera salvare la nuova e-mail in una pratica distinta, può cliccare su “Cambia” accanto al nome

della pratica (KLS-BI-1250 - Screen 1).

Dopo il click, KpO propone l’elenco delle pratiche recenti e l’utente può sceglierne una o può ricercarne una utilizzando

il box di ricerca (KLS-BI-1250 - Screen 2).


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4.2.8 KPO – GESTIRE L’INSTALLAZIONE LATO SERVER (TS E CITRIX)


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La versione 6.2.0 di KpO supporta l’installazione lato server. In questo modo si consente l’utilizzo del KpO agli studi legali

che utilizzano desktop virtuali, basati su tecnologie come Terminal Server o Citrix.

Per installare o aggiornare il KpO, gli utenti necessitano di un intervento dell’amministratore di sistema..

Per facilitare l’aggiornamento del KpO, se è disponibile una nuova versione lato-server, l’utente riceve all’accesso il

seguente messaggio:“ La versione {0} di Kleos per Outlook è adesso disponibile. Contattare l'Amministratore di Sistema

per l'installazione. Cliccare sul pulsante "Preparare l'email", Kleos per Outlook compilerà un'e-mail con le informazioni

necessarie per l'Amministratore di Sistema”

KFO Server side - Screen 1

Quando l’utente clicca su “Preparare email”, sarà preparata da KpO una nuova e-mail che include i dettagli per

l’amministratore di sistema.


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KFO Server side - Screen 2

5 FUNZIONI SPECIFICHE ITALIA

5.1 INTEGRAZIONE KLEOS - ONE LEGALE

In Kleos 6.6 è stata abilitata l’integrazione con la nuova Banca Dati One LEGALE.

5.1.1 AUTENTICAZIONE ED ACCESSO DA KLEOS A ONE LEGALE

Per abilitare il collegamento tra One LEGALE e Kleos, l’utente deve accedere per la prima volta a One LEGALE da Kleos

specificando le credenziali di One LEGALE.

Quando l’utente clicca sul pulsante "Banca Dati" nel menu principale, può accedere alle configurazioni della Banca Dati

cliccando su "Configura credenziali", Kleos richiederà l’inserimento delle proprie credenziali One LEGALE.

Stabilito il collegamento con successo:

- Kleos mostra il messaggio " Il collegamento con la Banca Dati One LEGALE è stato attivato" - Kleos conserva le credenziali in modo da non doverle digitare all’accesso successivo - Kleos modifica la denominazione del tab “Banca dati” del menu principale in “One LEGALE”


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Nella lista delle banche dati, Kleos mostra One LEGALE in cima al menu a tendina.


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Se l’utente non inserisce credenziali oppure le inserisce errate, l’accesso non è eseguito e Kleos mostra un messaggio "Per

accedere a One LEGALE sono necessarie credenziali di accesso valide"

Stabilito il collegamento con One LEGALE, l’utente potrà accedervi cliccando sul pulsante “One LEGALE” nel menu

principale senza inserire nuovamente le credenziali.

Nello scenario In cui l’accesso a One LEGALE fallisce a causa della scadenza dell credenziali di accesso, Kleos mostra la

seguente finestra:


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Lo stesso messaggio è fornito quando:

- l’utente clicca "Credenziali per l’accesso alla Banca Dati" e "Prova il collegamento" nelle Configurazioni Generali

- l’utente ricerca un documento in One LEGALE attraverso la ricerca globale.

Quando l’utente clicca su “OK” nella finestra in basso, Kleos mostra la finestra di accesso dove l’utente può inserire le

credenziali di One LEGALE.

Nello scenario dove il collegamento originario non è stato rimosso e l’utente prova ad inserire le nuove credenziali, nome

utente e password, (non le stesse credenziali utilizzate per stabilire il collegamento originario), Kleos mostra il seguente

messaggio di errore:

Al comparire del messaggio in alto, l’utente ha due opzioni:

- inserire le credenziali già utilizzate per stabilire un collegamento

- eliminare il collegamento esistente ed impostarne uno nuovo con alter credenziali.

In Generale > Credenziali per l’accesso alla Banca Dati, l’utente può:

- testare il collegamento con One LEGALE

- eliminare il collegamento già stabilito


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Una volta che si clicca su “Prova il collegamento”, Kleos apre One LEGALE.

Rimosso il collegamento, Kleos mostra il messaggio " Il collegamento con la Banca Dati One LEGALE è stato disattivato"

5.1.2 RICERCA SEPARATA PER KLEOS E ONE LEGALE

In Kleos 6.6 l’utente può scegliere, nella ricerca globale, se eseguire la ricercar in One LEGALE o in Kleos. In questo modo,

I risultati dei due ambienti (Kleos e One LEGALE) non saranno confuse e l’utente è consapevole dell’ambiente dal quale

sono attinti i documenti.

Quando una ricerca è eseguita utilizzando One LEGALE, i risultati sono forniti direttamente nella pagina web di One

LEGALE. Per lanciare la ricerca in One LEGALE l’utente deve digitare INVIO.


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Screen KLS-BI-965.1

E’ importante sottolineare che l’utente può selezionare nella ricerca One LEGALE solo quando il collegamento con One

LEGALE è stato stabilito.

5.1.3 SALVARE UN DOCUMENTO DI ONE LEGALE IN KLEOS

In One LEGALE l’utente può selezionare e salvare un documento nella pratica di Kleos utilizzando il pulsante “Aggiungi

ad una pratica in Kleos”.

Cliccando sul pulsante, è aperta da Kleos una pagina web "Inserisci documento in Kleos", nella quale l’utente può:

- Modificare il nome suggerito dal document di One LEGALE;


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- Selezionare una pratica recente o ricercarne una;

- Selezionare una cartella dove salvare il documento.


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Il nome del documento è suggerito da One LEGALE, tuttavia l’utente può modificarlo.

Quando l’utente clicca sulla freccia nel campo “Pratica”, Kleos suggerisce la pratica precedentemente aperta. Tuttavia l’utente può ricercare una pratica digitando almeno 3 caratteri (gli stessi criteri di ricerca utilizzati da Kleos), Kleos esegue una ricerca complete nell’elenco delle pratiche.

Quando è selezionata una pratica, Kleos mostra l’alberatura delle cartelle disponibili per quella pratica.

Se l’utente non intende eseguire il salvataggio, può cliccare sulla “X” in alto a destra della pagina web.

Nella pagina web "Inserisci documento in Kleos", quando è cliccato il pulsante "Annulla Modifiche" tutte le informazioni nella pagina sono cancellate. Il "Nome documento" è aggiornato con il nome originale.

Il pulsante "Inserisci in Kleos" è disattivato quando uno dei tre campi "Nome Documento", "Pratica", "Cartella" è vuoto.


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Salvato il document in Kleos, è mostrata una finestra con I seguenti messaggi:

a) "Il documento è stato inserito correttamente in Kleos", quando il documento è salvato;

b) "Il documento non è stato inserito in Kleos", quando il documento non è salvato

in basso il documento document salvato nella pratica:


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Nello scenario dove un utente Kleos non ha I diritti per salvare un documento (come mostrato in basso), un messaggio

informa l’utente che non può eseguire il salvataggio.

Il messaggio mostrato è "L’utente non dispone delle autorizzazioni per inserire un documento in Kleos”-

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