Guida dell’utente di Digital Asset Manager · Utilizzo degli Appunti..... 73 Spostamento di...

Guida dell’utente di Digital AssetManager

Versione 5.3 SP1Agosto 2005

Sommario

Prefazione ..................................................................................................................... 13

Capitolo 1 Introduzione alle applicazioni basate su WDK ...................................... 15Definizione di applicazione basata su WDK ................................................. 15Definizione di repository............................................................................. 15Definizione di directory di estrazione........................................................... 17Definizione di workflow ............................................................................. 17Definizione di Posta in arrivo ...................................................................... 18Definizione di ciclo di vita di un documento................................................. 18Definizione di set di autorizzazioni.............................................................. 19

Capitolo 2 Utilizzo dell’interfaccia .......................................................................... 21Accesso e disconnessione ............................................................................ 21

Accesso.................................................................................................. 22Accesso ad altri repository ...................................................................... 23Disconnessione....................................................................................... 24Modifica della password ......................................................................... 24Utilizzo delle opzioni per accesso facilitato............................................... 24

Visualizzazione semplificata e visualizzazione classica ................................. 25Nodi .......................................................................................................... 27Esecuzione di azioni ................................................................................... 29Esplorazione del repository......................................................................... 30Percorso di navigazione .............................................................................. 31Scelta dei campi da visualizzare in una pagina ............................................. 32Scelta delle informazioni da visualizzare nell’elenco ..................................... 33

Impostazione del numero di elementi per pagina ..................................... 33Passaggio a un elemento di un elenco ...................................................... 33Applicazioni di filtri per l’elenco.............................................................. 34Ordinamento dell’elenco ......................................................................... 35Selezione delle colonne da visualizzare nell’elenco.................................... 35Utilizzo di miniature come guide visive ................................................... 37

Attivazione del riquadro miniature...................................................... 37Scelta di un elemento nella pagina di selezione............................................. 38Trascinamento della selezione ..................................................................... 39Apertura di una nuova finestra.................................................................... 40Visualizzazione di messaggi........................................................................ 40Visualizzazione dello stato dei processi........................................................ 41Configurazione del browser per i lettori multimediali ................................... 41Visualizzazione delle informazioni sul prodotto relativeall’applicazione WDK in uso........................................................................ 43

Guida dell’utente di Digital Asset Manager 3

Sommario

Capitolo 3 Ricerca .................................................................................................. 45Esecuzione di una ricerca semplice .............................................................. 45Esecuzione di una ricerca avanzata .............................................................. 46Salvataggio di una ricerca ........................................................................... 48Esecuzione di una ricerca salvata ................................................................. 48Gestione delle ricerche salvate ..................................................................... 49

Capitolo 4 Impostazione delle preferenze ............................................................... 51Impostazione delle preferenze generali ........................................................ 51Impostazione delle preferenze di colonna..................................................... 52Impostazione delle preferenze del documento virtuale.................................. 53Impostazione delle preferenze di accesso ..................................................... 54Impostazione dei repository preferiti ........................................................... 55Impostazione delle origini di ricerca ............................................................ 55Impostazione dei formati ............................................................................ 56Impostazione delle preferenze relative a File Share Services .......................... 57

Capitolo 5 Gestione di archivi, cartelle e file .......................................................... 59Creazione di archivi, cartelle e file ............................................................... 59

Creazione di un archivio ......................................................................... 60Creazione di una cartella......................................................................... 61Creazione di un file................................................................................. 61

Estrazione e modifica di file......................................................................... 62Cenni generali ........................................................................................ 62Directory di estrazione............................................................................ 63Estrazione o modifica di un file................................................................ 64Archiviazione di un file........................................................................... 65Annullamento di una estrazione.............................................................. 66Individuazione di file utilizzati di recente ................................................ 67Accesso ai file estratti.............................................................................. 68

Visualizzazione in sola lettura di un file ....................................................... 68Visualizzazione degli elementi correlati ....................................................... 69Visualizzazione di tutti i percorsi cui è collegato un elemento........................ 69Importazione.............................................................................................. 69Esportazione .............................................................................................. 71Eliminazione .............................................................................................. 72Utilizzo degli Appunti ................................................................................ 73Spostamento di elementi ............................................................................. 74Copia di elementi ....................................................................................... 74Creazione e utilizzo dei collegamenti ........................................................... 75

Creazione di un collegamento all’interno di un repository......................... 75Creazione di un collegamento all’esterno del repository ............................ 76Invio di un collegamento tramite posta elettronica .................................... 77Apertura di un collegamento in un messaggio.......................................... 77

Sottoscrizione a un elemento ....................................................................... 78

Capitolo 6 Gestione delle proprietà ........................................................................ 81Impostazione delle proprietà....................................................................... 81

4 Guida dell’utente di Digital Asset Manager

Sommario

Visualizzazione della cronologia.................................................................. 82Impostazione di una data di conservazione .................................................. 83

Capitolo 7 Gestione delle tassonomie .................................................................... 85Cenni generali sulle tassonomie................................................................... 85Inoltro di un elemento per la categorizzazione.............................................. 86Creazione di una categoria .......................................................................... 87Spostamento tra categorie ........................................................................... 87

Capitolo 8 Gestione di versioni .............................................................................. 89Cenni generali sulle versioni ....................................................................... 89Visualizzazione di versioni.......................................................................... 90

Capitolo 9 Copie trasformate e trasformazioni ....................................................... 93Gestione di copie trasformate ...................................................................... 93

Cenni generali sulle copie trasformate...................................................... 93Visualizzazione di copie trasformate........................................................ 95Importazione di una copia trasformata..................................................... 95Impostazione di una copia trasformata di anteprima................................. 96Visualizzazione della copia trasformata di anteprima................................ 97Ripristino delle copie trasformate ............................................................ 97

Gestione di trasformazioni .......................................................................... 98Cenni generali sulle trasformazioni.......................................................... 98Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML ....................... 99Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione.................. 100Creazione di un oggetto correlato mediante trasformazione .................... 102Visualizzazione delle proprietà di trasformazione................................... 104Rimozione di una trasformazione salvata ............................................... 104

Capitolo 10 Gestioni di relazioni, repliche e collegamenti (riferimenti) .................. 107Relazioni.................................................................................................. 107

Cenni generali sulle relazioni ................................................................ 107Visualizzazione di relazioni................................................................... 108

Repliche................................................................................................... 108Collegamenti (riferimenti) ......................................................................... 110

Capitolo 11 Gestione di storyboard ........................................................................ 111Introduzione agli storyboard..................................................................... 111Visualizzazione dello storyboard di un documento..................................... 112Utilizzo del visualizzatore storyboard........................................................ 113Visualizzazione di una diapositiva di PowerPoint dallo storyboard.............. 114Visualizzazione di una pagina di PDF dallo storyboard............................... 115Come ignorare una miniatura di documento nello storyboard ..................... 116Visualizzazione dello storyboard di un video ............................................. 116Riproduzione di un video dallo storyboard ................................................ 118

Capitolo 12 Gestione di Dettagli video ................................................................... 121Cenni generali su Dettagli video ................................................................ 122Visualizzazione di dettagli video ............................................................... 123Visualizzazione delle proprietà video ........................................................ 123


Sommario

Riproduzione di un video da Dettagli video ............................................... 124Visualizzazione dello storyboard di un video ............................................. 124Riproduzione di un video dallo storyboard ................................................ 126Visualizzazione di tracce di testo video ...................................................... 127Aggiunta di una traccia di testo ................................................................. 128Modifica di una traccia di testo .................................................................. 129Eliminazione di una traccia di testo............................................................ 129Visualizzazione di clip secondari video...................................................... 130Creazione di un clip video secondario........................................................ 131Modifica di un clip video secondario ......................................................... 132Eliminazione di un clip video secondario ................................................... 133Impostazione dei valori Indicatore di inizio e Indicatore di fine ................... 134Impostazione della miniatura predefinita dallo storyboard di unvideo ....................................................................................................... 135Eliminazione dei frame dallo storyboard di un video .................................. 136

Capitolo 13 Gestione di PowerPoint Assembly ...................................................... 137Aggiunta di diapositive a PowerPoint Assembly......................................... 138Visualizzazione di PowerPoint Assembly ................................................... 139Rimozione di diapositive da PowerPoint Assembly..................................... 140Ricerca di diapositive e presentazioni di PowerPoint................................... 140Creazione di una nuova presentazione di PowerPoint ................................. 143Cancellazione di tutte le diapositive da PowerPoint Assembly..................... 144Aggiunta di un modello da utilizzare nell’assemblaggio PowerPoint ............ 145

Capitolo 14 Utilizzo dei documenti virtuali ............................................................. 147Definizione di documento virtuale............................................................. 147Visualizzazione della struttura di un documento virtuale............................ 148Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale............................. 151Creazione di un documento virtuale .......................................................... 152Gestione dei discendenti ........................................................................... 152

Aggiunta di un discendente .................................................................. 153Rimozione di un discendente ................................................................ 154Riordinamento di discendenti ............................................................... 155Definizione di una versione di discendente fissa ..................................... 156

Conversione di un documento virtuale in un documento semplice .............. 158Modifica di un’etichetta di versione ........................................................... 158Gestione di istantanee............................................................................... 159

Creazione di un’istantanea .................................................................... 159Blocco di un’istantanea ......................................................................... 160Sblocco di un’istantanea........................................................................ 160Visualizzazione dell’istantanea di un documento virtuale ....................... 161

Capitolo 15 Inserimento di note in documenti PDF ................................................ 163

Capitolo 16 Gestione delle raccolte ........................................................................ 165Cenni generali sulle raccolte ...................................................................... 165


Sommario

Aggiunta di contenuto a una raccolta......................................................... 166Creazione di una nuova raccolta ................................................................ 167Visualizzazione del contenuto di una raccolta............................................. 168Copia di una copia trasformata in un’altra raccolta...................................... 169Ricerca di raccolte..................................................................................... 170Visualizzazione delle raccolte preferite ...................................................... 170Aggiunta di una raccolta alle raccolte preferite ........................................... 171Rimozione di una raccolta dalle raccolte preferite ....................................... 171Selezione di copie trasformate alternative in una raccolta ............................ 172Selezione di copie trasformate alternative per più elementi di unaraccolta .................................................................................................... 174Download di una raccolta ......................................................................... 176Download di una raccolta con trasformazioni (Scarica con nome) ................ 177Visualizzazione dei download attivi .......................................................... 179Visualizzazione di raccolte in altri prodotti Documentum ........................... 180

Capitolo 17 Gestione di moduli .............................................................................. 181Creazione di un modulo............................................................................ 181Apertura di un modulo............................................................................. 182Immissione dei dati in un modulo ............................................................. 182Formattazione del contenuto di un modulo ................................................ 185

Capitolo 18 Gestione dei servizi di collaborazione ................................................. 189Cenni generali sui servizi di collaborazione................................................ 189

Room................................................................................................... 189Discussioni........................................................................................... 190Note .................................................................................................... 190Cartelle e archivi contestuali.................................................................. 190Editor Rich Text.................................................................................... 190

Gestione delle room.................................................................................. 191Visita di una room ................................................................................ 191Collegamento a una room ..................................................................... 192Oggetti regolamentati dalle room .......................................................... 192Creazione di una room.......................................................................... 192Modifica delle proprietà di una room..................................................... 194Appartenenza alle room........................................................................ 194Gestione dell’appartenenza alle room..................................................... 195Copia di una room................................................................................ 198Spostamento di una room ..................................................................... 198Eliminazione di una room ..................................................................... 198

Gestione delle discussioni ......................................................................... 199Visualizzazione delle discussioni ........................................................... 200Aggiunta e modifica di commenti .......................................................... 200Eliminazione dei commenti .................................................................. 201Discussioni in Risultati ricerca ............................................................... 202

Gestione delle note ................................................................................... 202Note in Risultati ricerca......................................................................... 203

Gestione di cartelle e archivi contestuali..................................................... 204Creazione di una cartella contestuale ..................................................... 204Cartelle e archivi contestuali in Risultati ricerca ...................................... 205


Sommario

Gestione dell’editor Rich Text .................................................................... 205Aggiunta di contenuto all’editor RTE ..................................................... 205Barra degli strumenti dell’editor RTE ..................................................... 206

Capitolo 19 Esecuzione delle operazioni ................................................................ 209Cenni generali sulle operazioni.................................................................. 209

Workflow............................................................................................. 209Posta in arrivo ...................................................................................... 212File allegati .......................................................................................... 213

Apertura di un’operazione o di una notifica dalla Posta in arrivo ................. 213Accettazione di un’operazione................................................................... 214Completamento di un’operazione .............................................................. 216Acquisizione dell’operazione successiva nella coda di lavoro....................... 217Rifiuto di un’operazione............................................................................ 217Delega di un’operazione............................................................................ 218Ripetizione di un’operazione ..................................................................... 218Modifica della disponibilità....................................................................... 219Avvio di un workflow............................................................................... 219Invio di un flusso rapido ........................................................................... 222

Capitolo 20 Gestione dei workflow ......................................................................... 223Visualizzazione dei workflow.................................................................... 223Visualizzazione dei dettagli del workflow .................................................. 224Visualizzazione degli eventi di controllo .................................................... 224Visualizzazione di un workflow mediante Workflow Manager .................... 225Salvataggio delle informazioni di workflow ............................................... 225Sospensione di un workflow ..................................................................... 226Ripresa di un workflow sospeso ................................................................ 226Interruzione di un workflow ..................................................................... 227Elaborazione di un’operazione non riuscita ................................................ 227

Nuovo tentativo di esecuzione di un’operazione automaticanon riuscita .......................................................................................... 228Completamento di un’operazione automatica non riuscita ...................... 228

Creazione di un modello di workflow........................................................ 228Modifica di set di alias nei workflow.......................................................... 229Cambiamento di Workflow Supervisor ...................................................... 229Visualizzazione dei report di workflow...................................................... 229

Capitolo 21 Gestione delle code di lavoro .............................................................. 231Cenni generali sulle code di lavoro ............................................................ 231Creazione e gestione delle code ................................................................. 232

Configurazione della gestione delle code................................................ 232Creazione di una categoria di code di lavoro .......................................... 234Creazione o modifica di un criterio di coda ............................................ 234Creazione di una coda di lavoro ............................................................ 235Gestione delle code di lavoro................................................................. 236

Monitoraggio delle code attive .................................................................. 236Sospensione di un’operazione in una coda di lavoro ............................... 237Ripresa di un’operazione sospesa .......................................................... 237


Sommario

Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro..................... 238Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro................. 238Aggiornamento del profilo utente in una coda di lavoro.......................... 239

Capitolo 22 Gestione dei cicli di vita ...................................................................... 241Cenni generali sui cicli di vita.................................................................... 241Promozione degli elementi........................................................................ 242Riduzione di livello di un elemento ........................................................... 243Assegnazione di un ciclo di vita................................................................. 243Rimozione di un ciclo di vita ..................................................................... 244Sospensione di un elemento ...................................................................... 244Recupero di un elemento sospeso .............................................................. 245

Capitolo 23 Creazione di modelli di documento ..................................................... 247

Capitolo 24 Accesso agli strumenti di amministrazione ......................................... 249

Capitolo 25 Gestione dei set di autorizzazioni ........................................................ 251Cenni generali sulle autorizzazioni ............................................................ 251

Autorizzazioni ..................................................................................... 251Protezione cartella ................................................................................ 254Autorizzazioni estese............................................................................ 255Voci aggiuntive di controllo dell’accesso................................................. 256Set di alias predefiniti ........................................................................... 257

Individuazione dei set di autorizzazioni..................................................... 257Visualizzazione dei punti in cui i set di autorizzazioni sonoutilizzati .................................................................................................. 258Visualizzazione o modifica di un set di autorizzazioni ................................ 258Creazione dei set di autorizzazioni ............................................................ 261Impostazione di autorizzazioni per un oggetto ........................................... 264Aggiunta di utenti a un set di autorizzazioni o rimozione di utentidal set ...................................................................................................... 266

Aggiunta di utenti ai set di autorizzazioni .............................................. 266Eliminazione di utenti dai set di autorizzazioni ...................................... 267Modifica delle autorizzazioni assegnate agli utenti ................................. 267Impostazione delle autorizzazioni di base ed estese per glioggetti di un utente .............................................................................. 268

Eliminazione dei set di autorizzazioni........................................................ 270

Capitolo 26 Gestione di utenti, gruppi e ruoli ......................................................... 271Utenti ...................................................................................................... 271

Individuazione di utenti........................................................................ 273Impostazione delle autorizzazioni predefinite per l’archivio diun nuovo utente ................................................................................... 273Creazione o modifica di utenti............................................................... 274Creazione di utenti ............................................................................... 274Creazione di utenti globali .................................................................... 279Proprietà dell’utente ............................................................................. 280Importazione di utenti .......................................................................... 286Importazione delle proprietà dell’utente ................................................ 288Eliminazione di utenti........................................................................... 292Riassegnazione di oggetti a un altro utente............................................. 293


Sommario

Cambio del repository locale di un utente .............................................. 293Attivazione o disattivazione di un utente ............................................... 294Modifica di utenti ................................................................................. 294Visualizzazione di gruppi, workflow, set di alias, set diautorizzazioni e documenti di un utente ................................................ 295Visualizzazione o eliminazione dei log di modifica delrepository locale ................................................................................... 295Visualizzazione dei log di riassegnazione agli utenti ............................... 296Report di ridenominazione.................................................................... 296

Gruppi..................................................................................................... 296Gruppi dinamici ................................................................................... 298Individuazione di gruppi ...................................................................... 299Visualizzazione del punto in cui viene utilizzato un gruppo.................... 299Creazione o modifica di gruppi ............................................................. 300Creazione di gruppi.............................................................................. 300Modifica o visualizzazione di gruppi ..................................................... 301Aggiunta di utenti, gruppi o ruoli a un gruppo....................................... 301Rimozione di utenti da un gruppo ......................................................... 302Eliminazione di gruppi ......................................................................... 302Riassegnazione di oggetti di proprietà di un gruppo............................... 303Visualizzazione dei log di riassegnazione ai gruppi ................................ 303Proprietà dei gruppi ............................................................................. 303

Ruoli........................................................................................................ 306Creazione o modifica di ruoli ................................................................ 306Creazione di ruoli................................................................................. 307Aggiunta di utenti, gruppi o ruoli a un ruolo.......................................... 307Modifica di ruoli................................................................................... 308Riassegnazione di ruoli ......................................................................... 308Eliminazione di ruoli ............................................................................ 309Proprietà dei ruoli ................................................................................ 309

Appendice A Icone ................................................................................................... 311Icone comuni delle applicazioni WDK ....................................................... 311Icone specifiche di Digital Asset Manager .................................................. 313


Sommario

Elenco delle figure

Figura 2–1. Visualizzazione semplificata............................................................................ 26Figura 2–2. Visualizzazione classica .................................................................................. 27Figura 2–3. Riquadro miniature nella visualizzazione classica archivio................................ 38Figura 18–1. Membri del repository in relazione ai membri della room, ai gruppi

e ai ruoli................................................................................................... 195Figura 19–1. Integrazione di un workflow e un ciclo di vita ............................................... 212


Sommario

Elenco delle tabelle

Tabella 2–1. Tipi MIME basati sull’estensione ..................................................................... 42Tabella 17–1. Pulsanti di formattazione di un modulo ....................................................... 185Tabella 25–1. Livelli di accesso......................................................................................... 253Tabella 25–2. Autorizzazioni necessarie per l’opzione di protezione cartella........................ 255Tabella 25–3. Autorizzazioni estese ................................................................................. 255Tabella 25–4. Voci aggiuntive di controllo dell’accesso....................................................... 256Tabella 25–5. Autorizzazioni utente di base ...................................................................... 268Tabella 25–6. Autorizzazione utente estesa ....................................................................... 269Tabella 26–1. Proprietà di un utente ................................................................................. 280Tabella 26–2. Importazione delle proprietà dell’utente ...................................................... 289Tabella 26–3. Privilegi per la creazione e la modifica di gruppi .......................................... 297Tabella 26–4. Proprietà di un gruppo ............................................................................... 304Tabella 26–5. Proprietà di un ruolo .................................................................................. 309


Prefazione

Nella presente Guida verrà illustrato come utilizzare EMC Documentum Digital Asset Manager.Verrà descritto, inoltre, il comportamento dell’interfaccia predefinita di Digital Asset Manager. Èpossibile personalizzare l’installazione. In questo caso, gli elementi dell’interfaccia visualizzatipotrebbero non corrispondere a quelli descritti nel presente manuale.

Cronologia delle revisioni

Data della revisione Descrizione

Agosto 2005 Versione iniziale del presente manuale

Per scaricare la documentazione correlata, accedere all’area di supporto del sito Web all’indirizzohttp://www.documentum.com/.


http://www.documentum.com/

Introduzione


Capitolo 1Introduzione alle applicazioni basatesu WDK

In questa sezione vengono forniti cenni generali relativi ai seguenti argomenti:• Definizione di applicazione basata su WDK, pagina 15• Definizione di repository, pagina 15• Definizione di directory di estrazione, pagina 17• Definizione di workflow, pagina 17• Definizione di Posta in arrivo, pagina 18• Definizione di ciclo di vita di un documento, pagina 18• Definizione di set di autorizzazioni, pagina 19

Definizione di applicazione basata su WDKQuesto tipo di applicazione è basata sulla funzionalità WDK. Le applicazioni basate suWDK consentono l’accesso a un repository EMC | Documentum sul Web.

Digital Asset Manager è un’applicazione basata su WDK.

La funzionalità WDK consente l’accesso, la modifica e la gestione del contenutodi più repository, nonché la distribuzione del contenuto tramite processi aziendaliautomatizzati; la limitazione dell’accesso ai contenuti in base a determinati set diautorizzazioni e l’assegnazione di numeri di versione al contenuto per tenere tracciadelle revisioni.

Definizione di repositoryUn repository è un magazzino virtuale di contenuti utilizzabile e condivisibile conaltri dipendenti. Ciascun repository fornisce protezione, strumenti e processi per la


Introduzione alle applicazioni basate su WDK

condivisione del contenuto tra più utenti. I processi controllano il routing automaticodel contenuto e assegnano i cicli di vita del documento al contenuto; inoltre, consentonodi creare, modificare e inoltrare il contenuto indipendentemente dalle competenzetecniche dell’utente.

In un repository vengono archiviati due tipi di informazioni relative a un file dicontenuto:

• Il contenuto, ovvero i testi, le immagini, i suoni, i video, il contenuto binario o altrocontenuto, che costituisce il file.

• Le proprietà, ovvero le caratteristiche descrittive del file, come la data di creazione,l’autore, il numero di versione e altre informazioni. I valori delle proprietà possonoessere modificati solo dall’autore del file o da un utente le cui autorizzazioni diprotezione siano abbastanza elevate.

Il livello di organizzazione più elevato in un repository è rappresentato dai nodi delrepository. I nodi forniscono l’accesso alle diverse funzioni del repository e ai diversimodi di organizzarne il contenuto. È possibile accedere a tutto il contenuto di unrepository tramite il nodo Archivi corrispondente, che lo organizza in archivi e cartelledi archivio. Altri nodi forniscono altri schemi organizzativi per l’accesso al contenuto, adesempio in base ai file di uso più frequente, ai file utilizzati di recente o ad altri schemiconfigurati dall’organizzazione.

In ciascun repository è disponibile un archivio locale con il nome assegnato dall’utente.Solo l’utente in questione ha la possibilità di vedere o accedere al proprio archivio localeche rappresenta la posizione in cui l’utente memorizza i documenti personali.

In ciascun repository è disponibile un nodo Posta in arrivo in cui sono visualizzate leoperazioni assegnate all’utente e tutte le notifiche richieste al verificarsi di un’azionespecifica. Le operazioni e le notifiche possono includere file allegati. In una federazionedi repository è disponibile un’unica casella di Posta in arrivo per l’intera federazione.

Quando si desidera modificare un file, è possibile estrarlo dal repository. In questomodo, il file viene bloccato e solo un utente può modificarlo. Altri utenti possonovisualizzarlo ma non possono apportarvi modifiche. Una volta completate le modificheal file, è possibile archiviarlo nel repository, che sostituisce la versione precedente delfile con quella aggiornata. Con l’archiviazione inoltre il file viene sbloccato in modo daconsentirne la modifica agli altri utenti.

Quando si crea un file nel repository, questo viene identificato da Digital Asset Managertramite un numero di versione. Al nuovo file è assegnato il numero di versione 1.0.Digital Asset Manager incrementa automaticamente il numero di versione di un puntodecimale ogni volta che il file viene estratto e quindi archiviato. È possibile scegliere dinon incrementare il numero, mantenendo lo stesso numero di versione e sovrascrivendola versione precedente.

Oltre al contenuto, in un repository sono archiviati anche altre elementi, ad esempioworkflow (sequenze automatiche per l’inoltro dei file), set di autorizzazioni e profiliutente. Ogni elemento in un repository, sia esso contenuto o meno, è archiviato come



oggetto del repository con un tipo di oggetto definito. I file di contenuto, ad esempiodispongono in genere di un tipo di oggetto dm_document. Il tipo di oggetto determina itipi di proprietà associati all’oggetto.

Definizione di directory di estrazioneQuando si estraggono i file da un repository, Digital Asset Manager ne esegue ildownload in un percorso del computer. Tale percorso è la directory di estrazione.

È possibile aprire, modificare e chiudere il file direttamente dalla directory di estrazione,indipendentemente dalla connessione al repository. Quando si è pronti a salvare dinuovo il file nel repository, è possibile archiviarlo.

Per impostazione predefinita, la directory di estrazione si trova in uno dei percorsiindicati di seguito:

• Sistemi operativi Windows:

//Documentum/Checkout• Sistemi operativi Macintosh:

HD:Utenti:nome_utente>:Documentum:CheckoutIl percorso della directory di estrazione può essere modificato nelle preferenze di DigitalAsset Manager.

In alcuni casi, quando si estrae un file, Digital Asset Manager potrebbe non copiarlonel computer ma collegarlo dinamicamente a questi. Il verificarsi di tale situazionedipende dall’applicazione di modifica del file. Se il file viene collegato dinamicamenteda Digital Asset Manager al computer, tale file non viene salvato nel computer locale.Per ulteriori informazioni sull’estrazione dei file, consultare Estrazione e modifica di filenella presente Guida.

Definizione di workflowUn workflow è un processo mediante il quale documenti e istruzioni vengono passatiautomaticamente da un utente a un altro. Ad esempio, un dipendente può avviarela creazione di un report per spese di viaggio, un altro dipendente può esaminarlo erestituirlo per la revisione e quindi un terzo dipendente può approvarlo. Il workflowautomatizza il processo, garantendo l’invio dei file giusti alle persone che dispongonodei diritti appropriati e nell’ordine corretto.



Per avviare un workflow, scegliere il modello di workflow che include la sequenza delleoperazioni da eseguire. In base all’impostazione, il modello può specificare l’utente cheesegue l’operazione o può richiedere la selezione dell’utente.

In un workflow possono essere incluse operazioni automatiche, ovvero le operazionieseguite dal sistema, ad esempio la promozione di livello o pubblicazione di un file.

Quando si avvia un workflow, è possibile allegare file del repository. Un workflowpuò includere più file allegati.

Definizione di Posta in arrivoLa cartella Posta in arrivo contiene le operazioni e le notifiche ricevute dall’utente. Leoperazioni sono assegnazioni elettroniche inviate come parte di un workflow. Quando siriceve un’operazione, è possibile scegliere se accettarla o rifiutarla. Una volta completataun’operazione, questa dovrà essere inoltrata. Il workflow invierà notifica all’utentesuccessivo nella sequenza. Le operazioni possono includere file allegati.

Le notifiche sono messaggi che consentono di sapere quando è stata eseguita unadeterminata azione su un documento. È possibile scegliere se ricevere notifiche dideterminati eventi selezionando l’opzione di notifica appropriata nelle proprietà deldocumento.

Definizione di ciclo di vita di un documentoUn ciclo di vita di un documento è una sequenza di stati attraversati da un file, dallacreazione alla scadenza. In fase di creazione, il sistema assegna al file un ciclo di vita didocumento e lo inserisce nel primo stato del ciclo.

Gli stati tipici del ciclo di vita includono lo stato Lavoro in corso, indicante che undocumento è nella fase di bozza e lo stato In prova, indicante che un documento ècompleto e pronto per le approvazioni. Per impostazione predefinita, Digital AssetManager non consente di apportare modifiche a un elemento che è nello stato In provadel ciclo di vita.

L’avanzamento di un file negli stati del ciclo di vita dipende da innalzamenti di livello ditipo manuale o automatico. In genere, un ciclo di vita di documento è incorporato in unworkflow e quando un’operazione del workflow viene visualizzata nella Posta in arrivo,viene inviato un avviso relativo al ruolo del ciclo di vita di un file.



Definizione di set di autorizzazioniUn set di autorizzazioni determina chi può accedere a un elemento particolare in unrepository. A ciascun elemento nel repository è associato un set di autorizzazioni cheindividua chi può accedere all’elemento e quali azioni ciascun utente, con accesso, puòeseguire. L’accesso a un elemento del repository è determinato dal corrispondente set diautorizzazioni assegnato.

In un set di autorizzazioni sono elencati gli utenti e i gruppi che dispongono dell’accesso.Grazie al set di autorizzazioni è possibile assegnare a ciascun utente e gruppo elencato,uno dei sette livelli di accesso riportati di seguito. Ogni livello di accesso include tutte leautorizzazioni dei livelli precedenti:

• Nessuna: nessun accesso all’elemento.• Spostamento: gli utenti possono visualizzare le proprietà dell’elemento (ma non

il contenuto).• Lettura: gli utenti possono visualizzare il contenuto dell’elemento.• Riferisci: gli utenti possono immettere note sull’elemento.• Versione: gli utenti possono modificare e archiviare le nuove versioni dell’elemento.• Scrittura: gli utenti possono modificare e archiviare l’elemento con la stessa versione.• Elimina: gli utenti possono eliminare gli elementi.


Capitolo 2Utilizzo dell’interfaccia

In questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:• Accesso e disconnessione, pagina 21• Visualizzazione semplificata e visualizzazione classica, pagina 25• Nodi, pagina 27• Esecuzione di azioni, pagina 29• Esplorazione del repository, pagina 30• Percorso di navigazione, pagina 31• Scelta dei campi da visualizzare in una pagina, pagina 32• Scelta delle informazioni da visualizzare nell’elenco, pagina 33• Scelta di un elemento nella pagina di selezione, pagina 38• Trascinamento della selezione, pagina 39• Apertura di una nuova finestra, pagina 40• Visualizzazione di messaggi, pagina 40• Visualizzazione dello stato dei processi, pagina 41• Visualizzazione delle informazioni sul prodotto relative all’applicazione WDK in uso, pagina 43

Accesso e disconnessioneIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Accesso, pagina 22• Accesso ad altri repository, pagina 23• Disconnessione, pagina 24• Modifica della password, pagina 24• Utilizzo delle opzioni per accesso facilitato, pagina 24


Utilizzo dell’interfaccia

Accesso

Per accedere è necessario disporre delle seguenti informazioni:

• URL di Digital Asset Manager• Nome del repository al quale si effettua l’accesso• Nome utente e password per il repository• Nei casi applicabili, il percorso di rete dal quale si sta effettuando l’accesso a Digital

Asset Manager• Nei casi applicabili, nome dominio Windows NT per il repository• Nei casi applicabili, lingua dell’applicazione in esecuzioneSe tali informazioni non sono disponibili, contattare l’amministratore.

Per accedere:

1. Nel browser, digitare l’URL di Digital Asset Manager nel campo indirizzo/percorsoappropriato e premere Invio o fare clic su Vai.Si verifica una delle situazioni indicate di seguito.• Se sono state salvate le credenziali all’ultimo accesso, Digital Asset Manager

consente automaticamente l’accesso. Saltare il resto di questa procedura. Èpossibile eliminare le credenziali salvate in Preferenze di Digital Asset Manager.

• Se le credenziali non sono state salvate all’ultimo accesso, verrà visualizzata lapagina Accesso. Andare alla parte restante di questa procedura.

2. Nel campo Nome accesso, immettere il nome utente per il repository a cui è statoeffettuato l’accesso. Nei nomi utente è presente la distinzione tra maiuscole eminuscole.

3. Nel campo Password, immettere la password per il repository a cui è stato effettuatol’accesso. Nelle password è presente la distinzione tra maiuscole e minuscole.

4. Selezionare il repository nell’elenco Repository.

5. Se è presente l’elenco Percorso, selezionare il percorso della rete dell’organizzazionedal quale si sta effettuando l’accesso a Digital Asset Manager. L’elenco è disponibilese nella rete dell’organizzazione si utilizzano archivi di contenuto distribuito. Ciòconsente a Digital Asset Manager di accedere al contenuto dall’area di archiviazionepiù vicina all’interno della rete. A seconda della configurazione dell’organizzazione,tale percorso potrebbe essere un valore fisso, rendendo impossibile la selezionedi un percorso diverso.

6. Una volta effettuato l’accesso a Digital Asset Manager, per fare in modo cheil computer locale consenta l’accesso automatico successivamente, selezionareMemorizzare le credenziali per la sessione successiva?. Se si seleziona questaopzione, al successivo accesso a Digital Asset Manager, la pagina Accesso non verràvisualizzata. L’accesso verrà effettuato automaticamente.



È possibile eliminare le credenziali salvate in Preferenze. Ad esempio, si puòdecidere di eseguire questa operazione per accedere nuovamente al collegamentoAltre opzioni al momento dell’accesso.Le credenziali vengono salvate in un cookie presente nel computer dal quale siaccede a Digital Asset Manager. Se si elimina il cookie o si accede da un altrocomputer, al successivo accesso sarà necessario immettere di nuovo le credenziali.

7. Per immettere informazioni di accesso aggiuntive, fare clic su Altre opzioni eimmetterle oppure selezionare una delle opzioni indicate di seguito:• Dominio: nome dominio Windows NT.• Lingua: lingua utilizzata nelle pagine di Digital Asset Manager.• Opzioni per accesso facilitato: selezionare questa opzione per utilizzare le

funzioni di accesso facilitato. Per ulteriori informazioni relative alle funzioni diaccesso facilitato, consultare Utilizzo delle opzioni per accesso facilitato, pagina24.

• Cambia password: fare clic su questa opzione per cambiare la password. Perulteriori informazioni, consultare Modifica della password, pagina 24. Se siutilizza l’autenticazione utente LDAP non è possibile cambiare la passwordda questa pagina. L’amministratore di sistema deve modificare la passwordnel server LDAP.

8. Fare clic su Accesso.

Accesso ad altri repository

Se nell’organizzazione sono presenti più repository, è possibile accedere a tali repositorydurante la sessione Digital Asset Manager.

Per accedere a un nuovo repository:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Nell’elenco Repository nella parte superiore della pagina, selezionare il

repository oppure scegliere Aggiungi repository.• Nel riquadro a sinistra (se presente), selezionare il repository oppure fare clic su

Aggiungi repository.2. Se è stato selezionato Aggiungi repository, scegliere un repository e fare clic su OK.

3. Digitare il nome utente e la password per il repository.

4. Fare clic su Accesso.



Disconnessione

Per eseguire la disconnessione:

1. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Nella parte superiore della pagina, fare clic su Disconnetti.• Selezionare File>Disconnetti.

Modifica della password

Se si utilizza l’autenticazione utente LDAP non è possibile cambiare la password daquesta pagina. L’amministratore di sistema deve modificare la password nel serverLDAP.

Per modificare la password:

1. Nella pagina di accesso, fare clic su Altre opzioni.

2. Fare clic su Cambia password.

3. Digitare la password nel campo Password attuale.

4. Inserire la nuova password nei campi Nuova password e Conferma nuovapassword. Si consiglia di utilizzare una password costituita da un insieme di letteree numeri.

5. Fare clic su Cambia password.

Utilizzo delle opzioni per accesso facilitato

Se disponibile, in modalità di accesso facilitato, viene fornito un modo alternativo perutilizzare l’interfaccia. Mediante la modalità di accesso facilitato vengono forniti elenchipiuttosto che menu oltre a un testo descrittivo. La modalità di accesso facilitato fornisceesplorazione lineare, esplorazione delle schede e tag ALT con descrizioni di elementi.

Nota: le opzioni di accesso facilitato non sono supportate in DocumentumAdministrator.

Per utilizzare la modalità di accesso facilitato:

1. Immettere il nome utente con distinzione tra maiuscole e minuscole nel campoNome di accesso.

2. Immettere la password con distinzione tra maiuscole e minuscole nel campoPassword.



3. Selezionare il repository nel campo Repository.

4. Fare clic su Altre opzioni.IMPORTANTE: se sono state salvate le credenziali di accesso mediante l’opzioneMemorizzare le credenziali per la sessione successiva, la pagina Accesso non verràvisualizzata. Per visualizzare la pagina Accesso, è necessario eliminare le credenzialisalvate in Preferenze oppure eliminare il cookie contenente le credenziali salvate.

5. Selezionare Opzioni per accesso facilitato.

6. Fare clic su Accesso.Problemi noti della modalità di accesso facilitato:

• Per l’esplorazione lineare, è necessario utilizzare la visualizzazione classica.• Numero di riquadri molto ampio. Le funzioni di lettura dello schermo con

funzionalità di esplorazione tramite riquadri possono consentire la soluzione diquesto problema.

• Il controllo dei moduli degli elenchi di riepilogo provocano l’esplorazioneimmediata. Gli utenti di JAWS possono utilizzare ALT+freccia su/freccia giù perevitare l’esplorazione immediata.

• L’aggiornamento riporta l’utente al primo livello del nodo principale.• I componenti sviluppati o modificati da un altro produttore possono non essere

accessibili.

Visualizzazione semplificata e visualizzazioneclassica

Sono disponibili due visualizzazioni diverse: visualizzazione semplificata evisualizzazione classica.

La visualizzazione semplificata fornisce l’accesso alle funzioni più utilizzate e consentel’elaborazione di un elemento alla volta.



Figura 2-1. Visualizzazione semplificata

La visualizzazione classica include la barra dei menu e consente di accedere a tutte lefunzioni di Digital Asset Manager, in base alle autorizzazioni concesse. L’accesso adeterminate funzioni, infatti, potrebbe essere limitato dai livelli di autorizzazione. Inoltre,tale visualizzazione consente l’elaborazione di più elementi contemporaneamente. Lefunzioni di amministrazione sono disponibili nella visualizzazione classica.



Figura 2-2. Visualizzazione classica

È possibile modificare le visualizzazioni in qualsiasi momento. Digital Asset Managerconserva il percorso nel repository. Se il percorso non è disponibile dalla nuovavisualizzazione, in Digital Asset Manager verrà visualizzata la pagina predefinita. Lapagina può essere impostata in Preferenze.

Per passare da una visualizzazione all’altra:

1. Nella parte inferiore della pagina, fare clic sulla scheda Semplificata o sulla schedaClassica.

NodiIl primo livello di un repository è costituito da nodi diversi che forniscono l’accesso afunzioni e tipi di oggetti differenti in Digital Asset Manager. Per aprire un nodo fareclic su di esso.

Nella visualizzazione semplificata, i nodi sono visualizzati come schede, secondoquanto illustrato di seguito:



Se le dimensioni della finestra sono troppo ridotte per contenere tutte le schede, verrannovisualizzate delle frecce, come nell’esempio seguente:

Nella visualizzazione classica, i nodi sono visualizzati come una struttura di esplorazionenel riquadro di sinistra. Di seguito è riportato un set di nodi di base. Nell’applicazionepossono essere visualizzati più nodi:

In un’istallazione di WDK di base sono inclusi i seguenti nodi predefiniti. È possibileche l’applicazione includa nodi aggiuntivi:

• Posta in arrivo: le operazioni e le notifiche inviate all’utente.• File utente: i file creati, modificati oppure estratti di recente.• Sottoscrizioni: i file e le cartelle per i quali si desidera un accesso rapido.• Categorie: metodi alternativi di raggruppamento dei file rispetto al modo in cui

sono organizzati negli archivi. Ad esempio, in un archivio è possibile organizzarei file secondo la loro strutturazione su un sito Web, ma questo può non essere ilmetodo più logico per organizzare i file per l’accesso interno da parte degli autori sulWeb. Le categorie consentono all’azienda di raggruppare i file secondo la modalitàdi accesso da parte degli autori, ad esempio secondo il reparto responsabile dideterminati contenuti.

• Archivi: il livello di organizzazione più elevato in un repository. Negli archivi sonocontenuti file e cartelle.

• Archivio locale: consente di memorizzare i documenti e le cartelle personali. Perimpostazione predefinita a ciascun utente è assegnato un archivio locale. Solol’utente in questione ha la possibilità di vedere o accedere al proprio archivio locale.

• Amministrazione (solo visualizzazione classica): fornisce l’accesso a impostazioni disistema e a funzioni di amministrazione.



Esecuzione di azioniNella visualizzazione semplificata, le azioni possono essere eseguite su un elementoalla volta. Le azioni che si applicano alla posizione corrente sono visualizzate comecollegamenti ipertestuali sopra l’elenco degli elementi. Le azioni disponibili sonosottolineate.

Le azioni che si applicano a un elemento di elenco sono visualizzate come collegamentiaccanto a quell’elemento. Le azioni disponibili sono sottolineate. Tramite il collegamentoAltro viene aperto un menu di azioni aggiuntive. Se si utilizza la modalità di accessofacilitato, il collegamento Altro è sostituito dal collegamento Azioni.



Nella visualizzazione classica, è possibile eseguire azioni su più elementi alla volta. Pereseguire un’azione su uno o più elementi, selezionare le caselle di controllo relativeagli elementi e selezionare l’azione. Le azioni più comuni appaiono nella barra deglistrumenti situata nella parte superiore della pagina.

Tutte le azioni disponibili sono visualizzate nella barra dei menu al di sotto della barradegli strumenti. Le azioni incluse si applicano alla posizione e agli elementi dell’elenco.Le azioni disponibili sono evidenziate nei menu. Se è in uso la modalità di accessofacilitato, i menu sono sostituiti dai collegamenti Azioni globali e Azioni in cui sonovisualizzati gli elenchi delle azioni disponibili. In questa Guida, in cui una proceduraindica la selezione di un menu, sarà invece necessario selezionare il collegamentoappropriato in modalità di accesso facilitato.

Esplorazione del repositoryNell’argomento sono incluse due procedure: una per esplorare un repository mediantela visualizzazione semplificata e una per esplorare mediante la visualizzazione classica.Utilizzare queste procedure quando si esplorano archivi, tassonomie o altre strutture didirectory.

Per esplorare il repository mediante la visualizzazione semplificata:

1. Fare clic sulla scheda corrispondente al nodo che si desidera esplorare.Ad esempio, per esplorare il nodo Categorie, fare clic sulla scheda Categorie.

2. Viene visualizzato il successivo livello di directory. Per aprire un percorso delladirectory (ad esempio una cartella), selezionare il percorso. È possibile continuare



ad “esplorare” la struttura di directory continuando a selezionare percorsi fino aquando non viene individuato l’elemento ricercato.

3. Per tornare a un livello superiore nella struttura di directory, eseguire una delleoperazioni descritte:• Nel percorso di navigazione situato nella parte superiore della pagina, fare clic

sul percorso di directory che si desidera aprire.• Per passare al primo livello di un nodo, fare clic sul nodo.

Per esplorare il repository mediante la visualizzazione classica:Nel riquadro di sinistra della visualizzazione classica, è visibile una struttura di directoryad albero che rappresenta la struttura di directory del repository. Nel riquadro di destraè visualizzato il contenuto degli elementi selezionati nel riquadro di sinistra.

1. Per espandere un elemento nel riquadro di sinistra, fare clic sul segno più (+).L’elemento verrà espanso nel riquadro di sinistra per visualizzare il livello successivodi cartelle e nodi in esso contenuti.Quando si fa clic sul segno più, la visualizzazione nel riquadro di destra noncambia. Per modificare la visualizzazione nel riquadro di destra, occorre selezionarel’elemento stesso.Se una cartella contiene più di 50 sottocartelle, non viene espansa immediatamente;viene invece visualizzato un valore in Digital Asset Manager che indica il numero disottocartelle esistenti. Ad esempio, se fossero presenti 460 sottocartelle, in DigitalAsset Manager verrebbe visualizzato il valore 460 cartelle. È possibile visualizzarele sottocartelle nel riquadro di sinistra facendo clic su questo valore. In alternativa,è possibile fare clic sul nome della cartella principale nel riquadro di sinistra pervisualizzare l’elenco di sottocartelle nel riquadro di destra. Se ci si sposta all’internodi una sottocartella nel riquadro di destra, il nome della sottocartella viene aggiuntoalla struttura ad albero nel riquadro di sinistra, tuttavia la struttura non vieneespansa. La designazione numerica varia in funzione del numero di cartelle nonancora visualizzate.

2. Per comprimere un elemento nel riquadro di sinistra, fare clic sul segno meno (-).

3. Per tornare a un livello superiore nella directory, eseguire una delle operazionidescritte:• Fare clic sul percorso che si desidera aprire nel riquadro di sinistra.• Nel percorso di navigazione situato nella parte superiore della pagina, fare clic

sul percorso che si desidera aprire.

Percorso di navigazioneQuando si aprono le directory o si eseguono azioni, nella parte superiore della paginaviene visualizzato un percorso che mostra la posizione che si è raggiunta o l’azione che si



sta visualizzando. È possibile selezionare qualsiasi cartella del percorso per tornare intale posizione.

Scelta dei campi da visualizzare in una paginaQuando si visualizzano le proprietà di un oggetto, gli utenti con privilegi amministrativialcune volte possono visualizzare campi aggiuntivi su una pagina. Se in una pagina èvisualizzato il collegamento [+] Mostra opzioni oppure il collegamento [+] Mostra, èpossibile selezionare uno dei due collegamenti per visualizzare proprietà o opzioniaggiuntive. Per visualizzare l’elenco completo di proprietà associate al tipo di oggetto, èpossibile selezionare la casella di controlloMostra tutte le proprietà.

Le proprietà visualizzate cambiano a seconda del tipo di oggetto del documento diorigine. Se necessario, è possibile modificare i campi. Per una spiegazione dettagliatadelle proprietà, fare riferimento alla descrizione del tipo di oggetto nel manuale ContentServer Object Reference.

Per nascondere campi o opzioni aggiuntivi, selezionare il collegamento [-] Nascondiopzioni o il collegamento [-] Nascondi.



Scelta delle informazioni da visualizzarenell’elenco

È possibile stabilire la modalità di visualizzazione di un elenco di elementi. In questasezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Impostazione del numero di elementi per pagina, pagina 33• Passaggio a un elemento di un elenco, pagina 33• Applicazioni di filtri per l’elenco, pagina 34• Ordinamento dell’elenco, pagina 35• Selezione delle colonne da visualizzare nell’elenco, pagina 35• Utilizzo di miniature come guide visive, pagina 37

Impostazione del numero di elementi per pagina

È possibile selezionare il numero massimo di elementi da visualizzare per ogni pagina.Gli altri elementi sono riportati nella pagina successiva. Il numero massimo può essereselezionato nell’elenco Elementi per pagina mostrato di seguito:

Un campo sopra l’elenco indica il numero di pagine contenute nell’elenco. Ad esempio,se appare:

si sta visualizzando la prima pagina di un elenco di cinque pagine.

Per spostarsi in avanti o all’indietro di una pagina alla volta, fare clic sulle frecce singole:o

Per passare alla prima pagina dell’elenco, fare clic sulle frecce doppie o

Per passare a un numero di pagina specifico, digitare il numero di pagina nel campodi testo e premere Invio.

Passaggio a un elemento di un elenco

Se nella parte superiore di un elenco o di una directory viene visualizzato il campo Iniziacon è possibile passare a un elemento di un elenco senza scorrere tutto l’elenco:



Se si immettono i primi caratteri del nome di un file e quindi si fa clic su Vai, DigitalAsset Manager passa agli elementi dell’elenco che iniziano con quei caratteri. È inoltrepossibile immettere un percorso. Nell’argomento sono incluse due procedure: una perpassare agli elementi e l’altra per passare ai percorsi.

Per individuare un elemento tramite il campo Inizia con:

1. Digitare le prime lettere del nome dell’elemento nel campo Inizia con.

2. Fare clic sul pulsante Vai.

Per individuare un percorso tramite il campo Inizia con:

1. Nel campo Inizia con, digitare tutto il percorso o la parte iniziale di esso. Utilizzarela seguente sintassi:/nome_archivio/percorso_cartella/percorso_cartella/

Ad esempio, per passare a una cartella di nome “xyz_folder” nel primo livello di unarchivio di nome “abc_cabinet,” digitare:


Applicazioni di filtri per l’elenco

È possibile utilizzare filtri per limitare i tipi di elementi visualizzati in un elenco. L’accessoagli eventuali filtri disponibili può essere effettuato tramite un elenco di selezione

oppure un pulsante

Il pulsante Filtro consente l’applicazione di più filtri contemporaneamente. Ad esempio,è possibile applicare filtri in base allo stato e alla lingua per visualizzare i file che hannoun ciclo di vita In prova e sono contemporaneamente in lingua francese. Per applicarepiù filtri contemporaneamente, fare clic sul pulsante Filtro per visualizzare i filtridisponibili. Per ciascun filtro disponibile, selezionare il valore per il quale si desideraeseguire il filtraggio.



Nota: se l’applicazione basata su WDK in uso consente di filtrare i file di un sito WebWIP, nella visualizzazione saranno inclusi tutti i file del percorso che si sta visualizzandonel sito, inclusi i file diversi da WIP. Si tratta di un comportamento intenzionale.

Ordinamento dell’elenco

Quando si ordinano gli elementi contenuti in un elenco, questi sono visualizzati inordine decrescente.

Per ordinare gli elementi nella visualizzazione semplificata:

1. Per effettuare l’ordinamento, fare clic su una delle proprietà della riga Ordina per.

2. Per invertire l’ordinamento, selezionare nuovamente la proprietà.

Per ordinare gli elementi nella visualizzazione classica:

1. Fare clic su un’intestazione di colonna:

Per effettuare l’ordinamento in base al proprietario del blocco, fare clic sull’iconaa forma di chiave:

2. Per invertire l’ordinamento, selezionare nuovamente l’intestazione di colonna.

Selezione delle colonne da visualizzare nell’elenco

È possibile selezionare le proprietà da visualizzare negli elenchi e modificare l’ordine divisualizzazione. È possibile, ad esempio, che vengano visualizzati i valori delle proprietàNome, Dimensione,Modificato e Formato, come indicato di seguito:

È possibile scegliere di rimuovere la proprietà Dimensione e aggiungere la proprietàCreatore, come indicato di seguito:



Per scegliere i tipi di colonna da mostrare per una visualizzazione specifica:

1. Passare alla visualizzazione.

2. Se viene visualizzata la casella di controllo Stesso di Archivi, è possibile copiare leimpostazioni dell’archivio contrassegnando la casella di controllo e saltando il restodi questa procedura.

3. Fare clic su .

4. Per aggiungere un tipo di proprietà da visualizzare come colonna, attenersi allaseguente procedura:

a. Nell’elenco Selezionare il tipo di oggetto, selezionare il tipo di oggetto checontiene il tipo di proprietà da visualizzare. I tipi di proprietà disponibilinel tipo oggetto verranno visualizzati nell’elenco Selezionare gli attributi davisualizzare. Se si seleziona Elementi predefiniti, vengono visualizzate leproprietà di tutti i tipi di oggetti.

b. Nell’elenco Selezionare gli attributi da visualizzare, selezionare il tipo diproprietà da visualizzare in una colonna.

c. Fare clic su Aggiungi.

d. Ripetere le indicazioni fornite per ogni proprietà che si desidera aggiungere.

5. Per modificare l’ordine di visualizzazione delle colonne, selezionare un tipo diproprietà in Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic su Su oGiù, a seconda del caso.

6. Per rimuovere un tipo di proprietà visualizzato come colonna, selezionarlo inAttributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic su Rimuovi.

7. Una volta aggiunti e rimossi i tipi di proprietà, fare clic su OK.Le impostazioni della colonna sono conservate per profilo utente e per computer.Se si utilizza un computer differente, sarà necessario specificare nuovamente leimpostazioni di colonna per quel computer.



Utilizzo di miniature come guide visive

Le miniature rappresentano guide visive al tipo o al contenuto di un file. Ad esempio,la miniatura di un file di immagine in genere è più piccola dell’immagine, una copiatrasformata a bassa risoluzione. Se non è possibile generare una miniatura a bassarisoluzione, la miniatura verrà visualizzata come una rappresentazione del tipo di file eutilizzerà l’icona del formato standard.

Se Digital Asset Manager è stato configurato per tale operazione, verranno createminiature dei nuovi file quando questi vengono creati o importati per la prima voltanel repository. La nuova miniatura può non essere visualizzata immediatamente. Lacreazione di miniature viene eseguita in modo asincrono, per cui la miniatura può nonessere disponibile immediatamente.

Se per qualche motivo non è possibile inviare la miniatura o caricarla nel browser,in Digital Asset Manager viene visualizzata un’icona che rappresenta la miniatura“interrotta”. Sebbene sia possibile configurare l’icona utilizzata per indicare unaminiatura interrotta, per impostazione predefinita viene visualizzata con l’icona didocumento generico ( ).

In Digital Asset Manager, le miniature vengono visualizzate per impostazionepredefinita. È possibile disattivare le miniature soltanto tramite le preferenze.

Attivazione del riquadro miniature

Il riquadro miniature consente di riesaminare velocemente un elenco di oggetti,visualizzando le miniature corrispondenti e una quantità limitata di metadati. Laquantità e i tipi di metadati visualizzati nel riquadro miniature vengono determinatidalle preferenze di colonna. La miniatura è l’unico dei metadati necessari nellavisualizzazione del riquadro miniature.



Figura 2-3. Riquadro miniature nella visualizzazione classica archivio

Per attivare il quadro miniature:

1. Quando si visualizza un elenco di file, selezionare la casella di controllo Riquadrominiature. La casella di controllo consente di attivare e disattivare la visualizzazionedel riquadro miniature.

Scelta di un elemento nella pagina di selezioneA volte, durante lo svolgimento di una procedura, in una pagina di selezione vienechiesto di scegliere un elemento:



Per scegliere un elemento in una pagina di selezione:

1. Sul lato sinistro della schermata di selezione, fare clic sul nodo che si desiderasfogliare.

2. Passare all’elemento desiderato mediante la navigazione standard di Digital AssetManager.

3. Quando l’elemento viene identificato, selezionare la relativa casella di controllo. Se sidispone dell’autorizzazione necessaria, è possibile selezionare più elementi.

4. Fare clic su OK.

Trascinamento della selezioneLa funzionalità di trascinamento della selezione è disponibile solo nella visualizzazioneclassica. La funzionalità di trascinamento della selezione consente di trascinare file oaltri oggetti con il mouse e di spostarli in una nuova posizione.

Tale funzionalità viene attivata installando il pluginWdkPluginCab nella schedaPreferenze. Il plugin è installato nel seguente percorso del computer locale:C:\WINDOWS\Programmi scaricati

La funzionalità di trascinamento della selezione può essere utilizzata per spostare glielementi tra i percorsi indicati di seguito:

• Dagli Appunti a un percorso del repository• Da una qualsiasi visualizzazione di elenco (ad esempio un elenco di cartelle, un

elenco di categorie o risultati di ricerca) ad un altro percorso del repository



• Da un percorso all’interno di un documento virtuale ad un altro percorso all’internodel documento stesso

• Da un repository a un file system locale o viceversaPer trascinare un elemento da un percorso ad un altro:

1. Nel riquadro di sinistra o di destra, posizionare il puntatore del mouse sull’elementodesiderato.

2. Tenere premuto il pulsante destro del mouse.

3. Continuando a tenere premuto il pulsante destro del mouse, trascinare l’elementodesiderato in un percorso nel riquadro a fianco.

4. Rilasciare il pulsante destro del mouse.

5. Se viene visualizzato un menu, selezionare l’azione desiderata.

Apertura di una nuova finestraSe nell’applicazione basata su WDK in uso tale opzione è disponibile, all’internodi un repository è possibile aprire una finestra separata per il repository. Talefunzionalità può essere utilizzata se si desidera visualizzare più aree di un repositorycontemporaneamente oppure più repository contemporaneamente.

Per aprire una nuova finestra per il repository corrente:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuova finestra.• Selezionare Strumenti>Nuova finestra.

Visualizzazione di messaggiI messaggi di completamento di un’operazione e i messaggi di errore sono visualizzatinella barra di stato situata nella parte inferiore della pagina:

Se la lunghezza di un messaggio supera quella dell’area di visualizzazione della barra distato, è possibile visualizzare il messaggio completo facendo clic sul pulsante Visualizza



messaggi nella barra di stato. Verrà aperto il Visualizzatore messaggi, in cui sonoriportati i messaggi recenti.

Visualizzazione dello stato dei processiPer visualizzare lo stato dei processi in background, è possibile fare clic sul pulsanteStato nella barra di stato.

Ad esempio, la riduzione di livello di un file può essere eseguita in modo asincrono inbackground. Per sapere se un processo è stato completato, fare clic sul pulsante Stato.

Se un’operazione asincrona genera un messaggio di stato che non è stato letto, il pulsanteapparirà “ombreggiato”.

Accanto al pulsante verrà visualizzata un’immagine animata se è in corso un’operazioneasincrona.

Per aggiornare lo stato, fare clic su Aggiorna.

Configurazione del browser per i lettorimultimediali

Digital Asset Manager supporta una grande varietà di oggetti. tra cui lo streamingmultimediale sotto forma di file audio e video. È possibile che per aprire i lettorimultimediali appropriati quando si desidera riprodurre un file di flussi multimedialiall’interno di Digital Asset Manager sia necessario configurare il browser. La necessitàdi configurare il browser dipende dal sistema operativo e dal browser utilizzati. Adesempio, gli utenti Macintosh con browser Netscape potrebbero aver bisogno diconfigurare il browser. Gli utenti Internet Explorer probabilmente non avranno bisognodi configurare il browser.

Digital Asset Manager attualmente supporta i seguenti lettori multimediali:RealNetworks Real Player, Microsoft Windows Media Player e Apple QuickTime Player.

Quando si sceglie di riprodurre un file di streaming in Digital Asset Manager, il sistemarileverà se sono installati lettori multimediali. Se si dispone del lettore appropriato per iltipo di file selezionato e il browser è configurato per il riconoscimento, il lettore verràaperto in Digital Asset Manager e inizierà a riprodurre il file selezionato.

Nella tabella seguente vengono indicati in dettaglio i tipi di file di streaming e ilrispettivo tipo MIME. Lo schema può rivelarsi utile per la configurazione del browser.



Tabella 2-1. Tipi MIME basati sull’estensione

Estensione dei file Tipo MIME

.asf video/x-ms-asf

.asx video/x-ms-asf

.wma audio/x-ms-wma

.wax audio/x-ms-wax

.wmv video/x-ms-wmv

.wvx video/x-ms-wvx

.wm video/x-ms-wm

.wmx video/x-ms-wmx

.wmz application/x-ms-wmz

.wmd application/x-ms-wmd

Per informazioni sul supporto dei formati file offerto dai lettori, consultare la Guidain linea del lettore.

Alcuni browser richiedono di essere configurati per aprire il lettore appropriato per untipo di file. Ad esempio, Netscape su host Macintosh può richiedere la configurazione.Seguire la procedura riportata di seguito per configurare Netscape su un host Macintosh.

Per configurare Netscape (su Macintosh) per la riproduzione dei file di streaming con illettore appropriato:

1. In Netscape, nel menuModifica, scegliere Preferenze.Viene aperta la finestra di dialogo Preferenze.

2. Espandere la categoria Navigator.

3. Selezionare Helper Applications.Viene visualizzata la finestra corrispondente.

4. Per ciascun tipo MIME, fare clic su New Type e seguire le indicazioni per laconfigurazione del tipo MIME relativo all’estensione del file e all’applicazioneappropriata del lettore.



Visualizzazione delle informazioni sul prodottorelative all’applicazione WDK in uso

Per visualizzare il numero di versione e altre informazioni sul prodotto:

1. Selezionare File>Informazioni su Digital Asset Manager.

2. Per accedere al sito Web EMC oppure EMC|Documentum, fare clic sul logoappropriato.


Capitolo 3Ricerca

Le ricerche vengono eseguite dai campi di ricerca, nella parte superiore della pagina di Digital AssetManager:

• consente di eseguire una ricerca semplice in base alleparole chiave immesse. Una volta digitata la parola chiave, fare clic su .

• consente di eseguire una ricerca in base a proprietà specifiche e ai valori delleproprietà. Per ulteriori informazioni, consultare l’argomento relativo alle ricerche avanzate.

In questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Esecuzione di una ricerca semplice, pagina 45• Esecuzione di una ricerca avanzata, pagina 46• Salvataggio di una ricerca, pagina 48• Esecuzione di una ricerca salvata, pagina 48• Gestione delle ricerche salvate, pagina 49

Esecuzione di una ricerca sempliceIn una ricerca semplice, le parole inserite sono confrontate con il testo indicizzato ele proprietà elencate di seguito. Il sistema può essere impostato anche per ricercareproprietà aggiuntive.

• Nome file• Descrizione• Categoria• AutoreIn una ricerca semplice, la ricerca viene effettuata nei percorsi indicati nella schermatadella ricerca avanzata.


Ricerca

Per eseguire una ricerca semplice:

1. Digitare il testo che si desidera ricercare nel campo Cerca nella parte superiore dellapagina. Per separare il testo è possibile immettere uno spazio o una virgola. In DigitalAsset Manager verrà eseguita la ricerca del testo separato utilizzando le query Verity.


3. Durante l’esecuzione della ricerca, in Digital Asset Manager viene visualizzata laprima pagina dei risultati. Mentre la ricerca è in corso, è possibile effettuare leseguenti operazioni:• Per annullare la ricerca, fare clic su Annulla.• Per interrompere la ricerca ma visualizzare le corrispondenze rilevate fino a

quel punto, fare clic su Interrompi.• Per visualizzare lo stato della ricerca, fare clic su Processing (Elaborazione)

nell’angolo in alto a sinistra.4. Per rivedere la ricerca ed eseguirla nuovamente, fare clic su Rivedi questa ricerca e

seguire le istruzioni fornite in Esecuzione di una ricerca avanzata, pagina 46.

5. Per salvare la ricerca, fare clic su Salva ricerca. Per ulteriori informazioni, vedereSalvataggio di una ricerca, pagina 48.

Esecuzione di una ricerca avanzataLa ricerca avanzata consente di selezionare i percorsi in cui effettuare la ricerca e discegliere le proprietà da ricercare.

A seconda della configurazione dell’organizzazione, è possibile effettuare la ricerca nelleorigini esterne e nei repository dell’organizzazione.

Per eseguire una ricerca avanzata:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’applicazione basata suWDK in uso.• Nell’intestazione della parte superiore della pagina di Digital Asset Manager,

fare clic su Avanzate.• Nel riquadro di sinistra, fare clic su Ricerca avanzata.Viene visualizzata la scheda Generale della pagina Ricerca avanzata.

2. Nel campo Contenente le parole, immettere le parole che si desidera ricercare. Piùavanti nella procedura, si sceglieranno le proprietà da ricercare.

3. Nell’elenco Cerca in questi percorsi, selezionare i percorsi nei quali effettuarela ricerca.


Ricerca

Per aggiungere percorsi all’elenco, fare clic suModifica ed effettuare le seguentioperazioni:

a. Nell’elenco a sinistra, individuare il percorso che si desidera aggiungere,selezionarlo e fare clic su .

b. Ripetere quest’ultimo passaggio per ogni percorso che si desidera aggiungere.

c. Fare clic su OK.

4. Selezionare le proprietà da ricercare mediante le seguenti operazioni:

a. Nel campo Data, è possibile ricercare gli elementi relativi a un’azione specificaverificatasi durante un determinato periodo. Per eseguire una ricerca in questocampo, selezionare l’azione nel primo campo, quindi scegliere il periodo neirestanti campi.

b. Selezionare il tipo di elemento da ricercare nel campo Tipo di oggetto.

c. Selezionare l’intervallo di dimensioni di file che si desidera ricercare nel campoDimensione.

d. Per effettuare una ricerca in base al valore di un’altra proprietà, fare clic suSeleziona una proprietà. Viene visualizzata una nuova riga con dei nuovicampi. Nel primo campo della riga, selezionare una proprietà in base allaquale effettuare la ricerca. Nel secondo campo, selezionare un operatore, chedetermina la relazione tra il valore di ricerca e quello della proprietà. Immetterei valori di ricerca nei rimanenti campi.

e. Per effettuare una ricerca in base al valore di un’altra proprietà, fare clic suSeleziona un’altra proprietà. Viene visualizzata una nuova riga con dei nuovicampi. Nella primo campo, selezionare una delle seguenti opzioni:• And: restituisce i risultati della ricerca che soddisfano il valore di questa

proprietà e il valore della proprietà della riga precedente.• Or: restituisce i risultati della ricerca che soddisfano il valore di questa

proprietà oppure il valore della proprietà della riga precedente.Nei restanti campi, selezionare la proprietà in base alla quale effettuare la ricerca;selezionare l’operatore che determina la relazione tra il valore della ricerca equello della proprietà e immettere i valori della ricerca.Ripetere questo passaggio per ogni valore di proprietà che si desideraaggiungere.Nota: se sono presenti tre o più valori, nell’ordine delle operazioni l’operatoreAnd avrà la precedenza rispetto a Or.

f. Per rimuovere una proprietà dai criteri di ricerca, fare clic su Rimuovi accantoalla proprietà che si desidera rimuovere.

5. Per includere gli oggetti nascosti nella ricerca, selezionare Trova oggetti nascosti. Glioggetti nascosti sono visibili solo agli utenti con autorizzazioni di lettura o scrittura


Ricerca

sull’oggetto. Nella ricerca sono visualizzati solo gli oggetti per i quali si disponedi autorizzazioni alla visualizzazione.

6. Per ricercare le versioni precedenti di un file oltre alla versione corrente, selezionareTrova tutte le versioni.

7. Fare clic su Ricerca.

Salvataggio di una ricercaDopo avere eseguito una ricerca, è possibile salvarla per eseguirla nuovamente in seguito.

Per salvare una ricerca:

1. Dalla pagina dei risultati della ricerca, fare clic su Salva ricerca.

2. Nel campo Nome immettere il nome della ricerca.

3. Il campoDescrizione è precompilato con la descrizione della query. Se lo si desidera,il campo può essere modificato. Non è possibile lasciare vuoto il campo.

4. Nel campo Percorso, selezionare il repository in cui salvare la ricerca. Il percorsospecificato nel repository in cui è salvata la ricerca è prestabilito.

5. Fare clic su OK per salvare la ricerca. Se il nome della ricerca salvata esiste già, ilsistema richiede se si desidera sovrascrivere la ricerca. Facendo clic su Sì la ricercaviene sovrascritta. Facendo clic su No la ricerca viene salvata come nuovo oggetto.È possibile accedere a tutte le ricerche salvate mediante la scheda Ricerche salvatedell’utente o la scheda Tutte le ricerche salvate.

Esecuzione di una ricerca salvataQuesta procedura descrive come eseguire nuovamente una ricerca salvata in precedenza.Quando si esegue nuovamente la ricerca, vengono utilizzati gli stessi parametri benché irisultati restituiti siano aggiornati.

Per eseguire una ricerca salvata:


fare clic su Avanzate.• Nel riquadro di sinistra, fare clic su Ricerca avanzata.

2. Selezionare una delle schede riportate di seguito.


Ricerca

• Ricerche salvate dell’utente: selezionare questa scheda per eseguire una ricercasalvata nel repository correntemente visualizzato.

• Tutte le ricerche salvate: selezionare questa scheda per eseguire tutte le ricerchesalvate dall’utente finale. È possibile che tali ricerche siano state salvate in unaltro repository non visualizzato correntemente.

3. Se è stato scelto Tutte le ricerche salvate, selezionare il repository nell’elenconell’angolo in alto a sinistra della pagina per scegliere il repository nel qualeeffettuare la ricerca delle ricerche salvate. Il repository corrente al quale si è connessiè selezionato per impostazione predefinita.

4. Per modificare i parametri di ricerca prima di eseguire l’operazione, fare clic suRivedi in corrispondenza dell’elemento nella riga della ricerca.Quando si rivede una ricerca salvata, viene visualizzata la scheda Generale dellaschermata relativa alla ricerca avanzata con tutti i parametri precompilati dellaricerca salvata specifica. Apportare le modifiche e fare clic su Cerca.Le modifiche saranno utilizzate per l’esecuzione della ricerca salvata, a meno chenon sia stato specificato che devono essere salvate in maniera permanente. Fare clicsu Salva ricerca per salvare la nuova ricerca.

5. Sull’elemento della riga della ricerca, fare clic su Esegui ricerca per visualizzarei risultati della ricerca.

6. Se richiesto da Digital Asset Manager, immettere le credenziali per un’origine diricerca.

7. Una volta visualizzati i risultati della ricerca è possibile effettuare le seguentioperazioni:• Per eseguire nuovamente la ricerca con i parametri modificati, fare clic su Rivedi

questa ricerca. Quando si rivede una ricerca salvata, viene visualizzata la schedaGenerale della schermata relativa alla ricerca avanzata con tutti i parametriprecompilati della ricerca salvata specifica.

• È possibile modificare il repository sia per Ricerche salvate dell’utente, sia perTutte le ricerche salvate.

• Per salvare la ricerca, fare clic su Salva ricerca. Consultare Salvataggio di unaricerca, pagina 48.

Gestione delle ricerche salvateIn questa procedura verrà descritta la modalità di accesso, revisione ed eliminazionedelle ricerche salvate.


Ricerca

Per gestire le ricerche salvate:


fare clic su Avanzate.• Nel riquadro di sinistra, fare clic su Ricerca avanzata.Viene visualizzata la scheda Generale della pagina Ricerca avanzata.

2. Selezionare una delle schede riportate di seguito.• Ricerche salvate dell’utente: selezionare questa scheda per gestire le ricerche

salvate nel repository corrente.• Tutte le ricerche salvate: selezionare questa scheda per gestire le ricerche salvate

nei repository diversi da quello corrente.• Le modifiche saranno utilizzate per l’esecuzione della ricerca salvata, a meno che

non sia stato specificato che devono essere salvate in maniera permanente. Fareclic su Salva ricerca per salvare la nuova ricerca.

3. Per rivedere una ricerca, fare clic su Rivedi questa ricerca in corrispondenzadell’elemento nella riga della ricerca e modificare i parametri della ricerca.

4. È possibile modificare il repository sia per Ricerche salvate dell’utente, sia perTutte le ricerche salvate.

5. Per rimuovere una ricerca salvata, fare clic su Rimuovi sull’elemento della rigadella ricerca.


Capitolo 4Impostazione delle preferenze

Le preferenze consentono di determinare le impostazioni personali, vengono memorizzate nelcomputer dell’utente e sono specifiche di quel computer. Se si utilizza un altro computer, è possibileche non siano definite le stesse impostazioni delle preferenze. Se si utilizza Microsoft InternetExplorer, le preferenze sono memorizzate in un cookie. Se si elimina il cookie, andranno perse leimpostazioni delle preferenze.

Per accedere alle preferenze:

1. Fare clic su Preferenze nell’intestazione. Seguire la procedura appropriata allepreferenze da impostare:• Impostazione delle preferenze generali, pagina 51• Impostazione delle preferenze di colonna, pagina 52• Impostazione delle preferenze del documento virtuale, pagina 53• Impostazione delle preferenze di accesso, pagina 54• Impostazione dei repository preferiti, pagina 55• Impostazione delle origini di ricerca, pagina 55• Impostazione dei formati, pagina 56Alcune delle preferenze elencate potrebbero non essere disponibili nell’installazionedi Digital Asset Manager. La visualizzazione dipende dall’impostazionedell’organizzazione.

Impostazione delle preferenze generaliPer impostare le preferenze generali:

1. Nella pagina Preferenze, selezionare la scheda Generale.

2. Nel campo Tipo di applicazione di Digital Asset Manager, selezionare sevisualizzare la visualizzazione classica o quella semplificata al momento dell’accesso.


Impostazione delle preferenze

3. In Sezioni di avvio, selezionare la pagina che si visualizza al momento dell’accesso.Se, ad esempio, si seleziona Sottoscrizioni, al momento dell’accesso in Digital AssetManager viene visualizzato il nodo Sottoscrizioni.

4. In Tema, selezionare il set di colori, motivi e tipi di carattere utilizzati nellavisualizzazione.

5. In Opzioni per accesso, selezionare se visualizzare il testo popup e le scorciatoie dispostamento. Quando si sposta il mouse su un elemento dell’interfaccia vengonovisualizzate descrizioni di testo popup.

6. In Percorso estrazione, è possibile cambiare il percorso della directory di estrazione.La directory di estrazione è il percorso nel computer in cui Digital Asset Managercopia i file al momento dell’accesso per la modifica, ovvero “li estrae” dal repository.

7. In Trascina selezione, selezionare la casella di controllo se si desidera utilizzare ilplugin di trascinamento. Se si attiva questa opzione sarà necessario riavviare ilbrowser per rendere effettive le modifiche.

8. In Oggetti nascosti selezionareMostra oggetti nascosti se si desidera fare in modoche Digital Asset Manager visualizzi gli oggetti nascosti. Gli oggetti nascosti sonovisibili solo agli utenti con autorizzazioni di lettura o scrittura sull’oggetto.

9. Per salvare le modifiche, scegliere OK.

Impostazione delle preferenze di colonnaÈ possibile impostare le colonne che vengono visualizzate per ciascun nodo e per idocumenti virtuali.

Per impostare le preferenze di colonna:

1. Nella pagina Preferenze, selezionare la scheda Colonne.

2. Passare alla combinazione visualizzazione/nodo (oppure visualizzazione/documentovirtuale) per la quale si desidera impostare le colonne. Fare clic suModifica perquella visualizzazione.

3. Per visualizzare una proprietà, attenersi alla seguente procedura:

a. Nell’elenco a Selezionare il tipo di oggetto, selezionare il tipo di oggetto checontiene la proprietà da visualizzare. Le proprietà disponibili nel tipo oggettoverranno visualizzate nell’elenco Selezionare gli attributi da visualizzare. Sesi seleziona Elementi predefiniti, vengono visualizzate le proprietà di tutti itipi di oggetti del repository.

b. Nell’elenco Selezionare gli attributi da visualizzare, selezionare il tipo diproprietà da visualizzare come colonna.



c. Fare clic sulla freccia a destra.

d. Ripetere questi passaggi per ogni proprietà che si desidera aggiungere.

4. Per modificare l’ordine di visualizzazione delle colonne, selezionare una proprietànell’elenco Attributi selezionati da visualizzare come colonna e fare clic sullafreccia Su o Giù.

5. Per rimuovere una proprietà dalla visualizzazione, selezionarla nell’elenco Attributiselezionati da visualizzare come colonna e fare clic sulla freccia sinistra.

6. Fare clic su OK.

Impostazione delle preferenze del documentovirtuale

Se un’applicazione basata su WDK utilizza documenti virtuali, è possibile impostare lepreferenze per i documenti virtuali mediante questa procedura.

Per impostare le preferenze del documento virtuale:

1. Nella pagina Preferenze selezionare la scheda Documenti virtuali.

2. In Opzioni per apertura, selezionare le azioni successive all’apertura di undocumento virtuale facendo clic sul relativo nome. Tale operazione non è applicabilese il documento virtuale è già aperto in VDM (Virtual Document Manager):• Visualizza struttura:

Quando si fa clic sul nome del documento virtuale, viene visualizzato il primolivello di file nidificati.

• Visualizza contenuto:

Quando si fa clic sul nome del documento virtuale, viene visualizzata una copiadi sola lettura del contenuto.

• Richiedi sempre conferma all’utente:

Quando si fa clic sul nome del documento virtuale, viene richiesto di scegliere divisualizzare la struttura o il contenuto di sola lettura.

Se il documento virtuale non presenta contenuto, VDM ne visualizzaautomaticamente la struttura, indipendentemente dall’impostazione scelta.

3. Se si desidera che in VDM vengano visualizzati binding interrotti, selezionareMostra binding interrotti. Un binding si definisce interrotto se in VDM non èpossibile trovare la versione di un componente specificata dalla regola di bindingdel componente.



4. In Copia, selezionare quanto si verifica al momento della copia di un documentovirtuale negli Appunti. È possibile scegliere una delle opzioni riportate di seguito.• Solo radice:

Questa opzione consente di copiare il contenuto e le proprietà solo del fileprincipale.

• Radice e discendenti:

Questa opzione consente di copiare il file principale e tutti i discendenti nidificatinel file principale, compresi i discendenti dei discendenti e così via.

• Radice e collegamento ai discendenti esistenti:

Questa opzione consente di copiare il file principale e fa riferimento aidiscendenti.

• Richiedi sempre conferma all’utente:

Questa opzione consente di richiedere all’utente di scegliere i file da copiare.5. In Estrai, selezionare le azioni successive al tentativo di estrazione di un elemento

bloccato da un altro utente:• Scarica come sola lettura:

Questa opzione consente di scaricare una copia dell’elemento come sola lettura.• Richiedi sempre conferma all’utente:

Questa opzione consente di scegliere se eseguire il download come sola lettura.6. Per salvare le modifiche, scegliere OK.

Impostazione delle preferenze di accessoSe al momento dell’accesso è stato selezionato Memorizzare le credenziali per lasessione successiva, è possibile visualizzare le credenziali salvate nelle preferenzeAccesso. È possibile eliminare le credenziali salvate dalla pagina.

Per impostare le preferenze di accesso:

1. Nella pagina Preferenze, selezionare la scheda Accesso.Vengono visualizzate le credenziali salvate.

2. Per eliminare le credenziali salvate, fare clic su Rimuovi credenziali salvate.

3. Fare clic su OK.



Impostazione dei repository preferitiNella scheda Repository sono indicati i repository che vengono visualizzati al momentodell’accesso.

Se si utilizza un collegamento o segnalibro per accedere a un file del repository che non èincluso nell’elenco Repository, il repository viene aggiunto all’elenco.

Le preferenze sono conservate per il profilo utente in un determinato computer. Se siutilizza un computer differente, sarà necessario specificare nuovamente i repositorypreferiti per quel computer.

Per impostare i repository preferiti:

1. Nella pagina Preferenze, selezionare la scheda Repository.

2. Nell’elenco Selezionare un repository, selezionare il repository da aggiungere efare clic sulla freccia destra. Ripetere questo passaggio per ogni repository che sidesidera aggiungere.

3. Per rimuovere un repository dall’elenco Repository, selezionare il repository efare clic sulla freccia sinistra. Ripetere questo passaggio per ogni repository chesi desidera rimuovere.

4. Quando si accede ai repository o li si modifica, i repository sono visualizzatinell’ordine in cui sono elencati in Repository. Per modificare l’ordine, selezionare ilrepository che si desidera spostare verso l’alto o verso il basso nell’elenco e quindifare clic sulla freccia Su o Giù. Ripetere questo passaggio per ogni repository che sidesidera spostare nell’elenco.

5. Fare clic su OK.

Impostazione delle origini di ricercaÈ possibile impostare i percorsi predefiniti per le ricerche.

Per impostare le origini della ricerca:

1. Nella pagina Preferenze, selezionare la scheda Cerca.

2. Selezionare i percorsi predefiniti per le ricerche:• Repository preferiti

Con questa opzione è possibile impostare i percorsi di ricerca predefiniti su tuttii repository nell’elenco dei repository predefinito. È possibile visualizzare omodificare l’elenco predefinito nella scheda Repository in Preferenze.

• Solo repository corrente



Con questa opzione è possibile impostare il percorso di ricerca predefinito sulrepository correntemente visualizzato al momento della ricerca.

• Altro

Con questa impostazione è possibile impostare i percorsi di ricerca predefiniti suspecifici percorsi selezionati.

3. Se è stato selezionato Altro, nell’elenco Repository disponibili, passare al percorsoche si desidera aggiungere e selezionarlo. Se vengono chiesti il nome utente e lapassword, immettere queste informazioni. Fare clic sulla freccia a destra. Ripeterequesto passaggio per ogni percorso che si desidera aggiungere.

4. Per rimuovere un percorso dai percorsi Incluso nella ricerca, selezionarlo e fareclic sulla freccia sinistra.


Impostazione dei formatiPer determinare le applicazioni utilizzate per visualizzare e modificare i file di un tipo dioggetto Documentum specifico, è possibile utilizzare la scheda Formati.

Per impostare le preferenze di formato:

1. Nella pagina Preferenze, selezionare la scheda Formati.

2. Nell’elenco Scegliere il tipo di oggetto, selezionare il tipo di oggetto per il quale sidesidera impostare il formato.

3. Nell’elenco Formato principale oggetto, selezionare il formato file che si desideraassociare a questo tipo di oggetto.

4. Per impostare le opzioni per la visualizzazione in sola lettura di un file di questo tipodi oggetto, effettuare le seguenti impostazioni:• Formato per la visualizzazione: il formato indicato dall’estensione del file.• Visualizzare questo contenuto nel browser Web?: se l’applicazione di

visualizzazione può essere aperta tramite un browser, è possibile sceglierla comeapplicazione di visualizzazione predefinita. Selezionando Sì il file verrà apertoall’interno del browser senza avviare altre applicazioni.

• Applicazione per la visualizzazione: l’applicazione utilizzata per lavisualizzazione.

5. Nell’elenco Applicazione per la modifica, selezionare l’applicazione utilizzata per lamodifica di un file di questo tipo di oggetto.




Impostazione delle preferenze relative a FileShare Services

Digital Asset Manager è integrato con Documentum File Share Services (FSS) al fine difornire accesso alle funzionalità di FSS relative alla gestione di collegamenti e documentivirtuali, al metodo di trascinamento, nonché alla rapidità e in generale alla semplicitàdi utilizzo. Per trarre vantaggio da queste funzioni, Digital Asset Manager consente dirichiamare la visualizzazione e la modifica dei documenti direttamente tramite FSS,anziché con il normale procedimento di trasferimento del contenuto.

In Preferenze, è possibile immettere e modificare il metodo predefinito da utilizzare perla visualizzazione e la modifica dei comandi.

Se si sceglie di utilizzare File Share Services per le modifiche, il documento viene bloccatonel repository. Il documento viene sbloccato da FSS quando se ne esegue nuovamente ilsalvataggio nel repository o se si rimuove manualmente il blocco.

È inoltre possibile scegliere il modo in cui in FSS viene aperto un documento selezionatoda visualizzare o modificare. Carica documento in applicazione predefinita consentedi aprire il documento selezionato per la visualizzazione e la modifica direttamentenell’applicazione predefinita. Carica la cartella contenente il documento consenteinvece di caricare la cartella in cui si trova il documento. Per questa opzione, vieneaperta una cartella in Macintosh Finder o in Windows Explorer con il documento sceltoevidenziato o selezionato.

Se si sceglie di utilizzare FSS per la visualizzazione e la modifica, Digital Asset Managercontrolla sempre se il client FSS è installato e funzionante sul client utilizzato. Se siverificano errori quando si avviano operazioni di visualizzazione/modifica tramite FSS(ad esempio, FSS non è in esecuzione), in Digital Asset Manager viene visualizzatoun messaggio di errore e quindi si passa automaticamente al normale procedimentodi trasferimento del contenuto.

Per impostare le preferenze relative a File Share Services:

1. Nell’intestazione, fare clic su Preferenze.

2. Selezionare la scheda Generale.

3. In Visualizza, selezionare Utilizzo di File Share Services (FSS).

4. InModifica selezionare Utilizzo di File Share Services (FSS).

5. In FSS selezionare Carica documento in applicazione predefinita o Carica lacartella contenente il documento.


Capitolo 5Gestione di archivi, cartelle e file


• Creazione di archivi, cartelle e file, pagina 59• Estrazione e modifica di file, pagina 62• Visualizzazione in sola lettura di un file, pagina 68• Visualizzazione degli elementi correlati, pagina 69• Visualizzazione di tutti i percorsi cui è collegato un elemento, pagina 69• Importazione, pagina 69• Esportazione, pagina 71• Eliminazione, pagina 72• Utilizzo degli Appunti, pagina 73• Spostamento di elementi, pagina 74• Copia di elementi, pagina 74• Creazione e utilizzo dei collegamenti, pagina 75• Sottoscrizione a un elemento, pagina 78

Creazione di archivi, cartelle e fileIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Creazione di un archivio, pagina 60• Creazione di una cartella, pagina 61• Creazione di un file, pagina 61


Gestione di archivi, cartelle e file

Creazione di un archivio

Gli archivi sono indicati dalla seguente icona:

Nota: se nell’applicazione basata su WDK in uso sono inclusi archivi Web, per crearetali archivi si utilizza una procedura diversa. Per la procedura, vedere l’indice oppure ilsommario.

Per creare un archivio:

1. Passare al repository nel quale si desidera creare l’archivio.

2. Selezionare il nodo Archivi.

3. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuovo archivio.• Selezionare File>Nuovo>Archivio.

4. Nella scheda Crea, digitare il nome del nuovo archivio e il tipo di archivio.Immettere ulteriori informazioni, se necessario.

5. Nella scheda Info, impostare le proprietà in base alle esigenze. Le proprietà disponibilisono stabilite dall’azienda.Se accanto a una proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, è possibileimpostare la proprietà facendo clic suModifica e immettendo i valori nella paginavisualizzata.Se l’applicazione basata su WDK in uso supporta CIS, è possibile che vengavisualizzato Vedere i valori CIS. In tal caso, selezionare i valori di proprietàconsigliati che si desidera accettare e fare clic su OK.Tra i valori consigliati non è possibile includere il carattere tilde (~) né la barraverticale (|).

6. Nella scheda Autorizzazioni, specificare l’accesso all’archivio di cui dispongonoutenti e gruppi specifici.

7. In base all’applicazione basata su WDK in uso, è possibile che vengano visualizzatealtre schede. Impostare le informazioni di queste schede in base alle esigenze. Perinformazioni relative alle funzionalità controllate da queste schede, consultarel’argomento di questa guida in cui vengono illustrate tali funzionalità.

8. Fare clic su Fine.



Creazione di una cartella

Per creare una cartella:

1. Passare alla posizione in cui si desidera creare la nuova cartella.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuova cartella.• Selezionare File>Nuovo>Cartella.

3. Nella scheda Crea, immettere il nome e il tipo della nuova cartella. Immettereulteriori informazioni, se necessario.

4. Nella scheda Info, impostare le proprietà in base alle esigenze. Le proprietà disponibilisono stabilite dall’azienda.Se accanto a una proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, è possibileimpostare la proprietà facendo clic suModifica e immettendo i valori nella paginavisualizzata.Se l’applicazione basata su WDK in uso supporta CIS, è possibile che vengavisualizzato Vedere i valori CIS. In tal caso, selezionare i valori di proprietàconsigliati che si desidera accettare e fare clic su OK.Tra i valori consigliati non è possibile includere il carattere tilde (~) né la barraverticale (|).

5. Nella scheda Autorizzazioni, specificare l’accesso alla cartella di cui dispongonoutenti e gruppi specifici.



Creazione di un file

Nota: se nell’applicazione basata su WDK in uso è inclusa la modifica in contesto,consultare il capitolo sulla modifica in contesto per creare un file utilizzando questafunzionalità.

Per creare un file:

1. Passare alla posizione in cui si desidera creare il nuovo file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuovo documento oppure su Nuovo contenuto.



• Selezionare File>Nuovo>Documento oppure File>Nuovo>Contenuto.3. Se viene visualizzata una pagina di selezione, selezionare un modello per il nuovo

file. Selezionare il modello e fare clic su OK. Per istruzioni sull’utilizzo della paginadi selezione, consultare l’argomento relativo nel capitolo sull’utilizzo dell’interfaccia.Nota: se nell’archivioModelli non sono presenti modelli per un tipo personalizzato,non sarà possibile creare un file di quel tipo adesso. È possibile, invece, creare un filenel computer locale, importarlo nel repository e assegnargli il tipo personalizzato.

4. Nella scheda Crea, digitare il nome del nuovo file. Immettere ulteriori informazioni,se necessario.

5. Nella scheda Info (se disponibile), immettere le informazioni in base alle esigenze.Se accanto a una proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, è possibileimpostare la proprietà facendo clic suModifica e immettendo i valori nella paginavisualizzata.



Estrazione e modifica di fileIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Cenni generali, pagina 62• Directory di estrazione, pagina 63• Estrazione o modifica di un file, pagina 64• Archiviazione di un file, pagina 65• Annullamento di una estrazione, pagina 66• Individuazione di file utilizzati di recente, pagina 67• Accesso ai file estratti, pagina 68

Cenni generali

Per modificare i file, estrarli nel computer locale. Quando si estrae un file, Digital AssetManager blocca il file nel repository in modo che non possa essere modificato da nessunaltro utente. Gli altri utenti potranno visualizzare il file, ma non potranno apportarvi



modifiche. Se si estrae un file collegato a più posizioni all’interno del repository, verràbloccato in tutti i percorsi.

Quando si estrae un file, in Digital Asset Manager viene creata una copia del fileoppure il file viene collegato al computer in uso. Il verificarsi di tale situazione dipendedall’applicazione di modifica del file. Se il file utilizza un’applicazione di modificaesterna, Digital Asset Manager ne esegue il download nella directory di estrazione. Daquesta directory, è possibile aprire e chiudere il file con la frequenza desiderata, nonchéapportare le modifiche e salvarle. Le modifiche non vengono salvate nel repositoryfino a quando il file non viene archiviato.

Se il file utilizza un’applicazione di modifica interna, il file viene visualizzatodirettamente nell’applicazione. Il file non viene copiato nel computer. Il file salvatonell’applicazione di modifica, viene salvato direttamente nel repository, e tuttavia restaestratto. Per sbloccare il file, è necessario archiviarlo.

Per estrarre un file, utilizzare il comandoModifica oppure Estrai. Il comandoModificaconsente di aprire immediatamente il file dopo l’estrazione.

In Digital Asset Manager accanto ai file che sono stati bloccati dall’utente corrente vienevisualizzato mentre accanto ai file bloccati dagli altri utenti viene visualizzato .

È possibile ordinare l’elenco File utente in modo da raggruppare i file bloccati. A questoscopo, fare clic su Estratto da oppure sull’intestazione di colonna .

Directory di estrazione

Per impostazione predefinita, la directory di estrazione si trova in uno dei percorsiindicati di seguito:

• Sistemi operativi Windows:

//Documentum/Checkout• Sistemi operativi Macintosh:

HD:Utenti:nome_utente>:Documentum:CheckoutÈ possibile aprire, modificare e chiudere il file direttamente dalla directory di estrazione,indipendentemente dalla connessione al repository. In alcuni casi, quando si estraeun file, Digital Asset Manager potrebbe non copiarlo nel computer ma collegarlodinamicamente a questi. Il verificarsi di tale situazione dipende dall’applicazione dimodifica del file. Se il file viene collegato dinamicamente da Digital Asset Manager alcomputer, tale file non viene salvato nel computer locale.

Quando un file viene scaricato nella directory di estrazione, la copia locale del fileriporta lo stesso nome di quella all’interno del repository, a meno che non si verifichi unconflitto di nomi. Questo caso si verifica se nella directory di estrazione esiste già un file



con lo stesso nome. In questo caso, al nome del file locale viene aggiunto un numeroper renderlo univoco all’interno della directory di estrazione di Digital Asset Manager.Questa operazione non modifica il nome del file nel repository. Quando il file viene di nuovoarchiviato, viene conservato il nome originale.

Se, ad esempio, si estrae un file denominato forniture.xml, il file viene copiato nelladirectory di estrazione e denominato forniture.xml. Se si estrae un altro file con lo stessonome, il file viene copiato nella directory di estrazione e denominato forniture(2).xml.

Quando si estrae un file che contiene collegamenti e si sceglie di estrarre i file collegati,anche questi file verranno copiati nella directory di estrazione. Viene eseguita l’estrazionedi un file XML, denominato automobili.xml, contenente collegamenti ai file immagine.gif einfo.txt. Tutti e tre i file vengono copiati nella directory di estrazione. Se si verifica unconflitto di nomi per uno qualsiasi dei file collegati, ai nomi dei file in conflitto vengonoaggiunti dei numeri.

La lunghezza massima per i nomi dei file è di 64 caratteri. I nomi dei file di lunghezzasuperiore a 64 caratteri vengono abbreviati a 64 caratteri nella directory di estrazione.

Il percorso della directory di estrazione può essere modificato nelle preferenze di DigitalAsset Manager.

Estrazione o modifica di un file

Al momento dell’estrazione, un file viene bloccato e copiato nella directory di estrazione.È possibile accedere al file nel computer in uso passando alla directory di estrazione eaprendo il file.

Al momento della modifica, il file viene estratto e aperto da Digital Asset Manager inun’applicazione di modifica.

Se viene richiesto di accettare le applet Documentum o Java, eseguire tale operazione.Leggere attentamente tutti i messaggi visualizzati.

Nota: se l’applicazione basata su WDK dell’utente consente le approvazioni, durantel’estrazione le approvazioni in sospeso verranno impostate sullo stato di annullamento.Se si annulla l’estrazione, lo stato di annullamento viene riportato allo stato In attesa.

Per estrarre un file senza aprirlo:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Estrai o suModifica in corrispondenza della voce di riga del file.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più file. Scegliere File>Estrai oppure

File>Modifica.



Nota: l’opzione di estrazione viene attivata indipendentemente dai livelli diautorizzazione di cui si dispone per l’estrazione di un determinato file. Se nonsi dispone delle autorizzazioni appropriate, in Digital Asset Manager vienevisualizzato un messaggio di notifica e non viene consentita l’estrazione del file.

3. Se viene richiesto di confermare i file da estrarre, effettuare le operazioni descritte diseguito:• Se si sta procedendo all’estrazione di più file, confermare le opzioni di estrazione

per ciascun file separatamente facendo clic su Avanti. Giunti all’ultimo file, fareclic su Fine. È possibile applicare le opzioni di estrazione selezionate a tutti i filerimanenti facendo clic su Fine prima di arrivare all’ultimo file.

• Se si sta estraendo un documento virtuale, scegliere se estrarre il file principale ei relativi discendenti oppure soltanto il file principale effettuando il downloaddei discendenti come sola lettura o ancora se estrarre solo il file principale senzaeseguire il download dei discendenti.

4. Se si sta estraendo un documento virtuale e viene visualizzato un avviso secondoil quale alcuni file risultano bloccati e verranno estratti in modalità di sola lettura,fare clic su Continua per proseguire con l’estrazione.

5. Se viene richiesta una directory di estrazione, digitare il percorso e la directory.

6. Se viene richiesto di selezionare il percorso del repository da utilizzare per icollegamenti dei percorsi relativi all’interno di un documento virtuale, eseguiretale operazione.

7. Se viene richiesto di installare il software utilizzato per la modifica del file, eseguiretale operazione.

8. Se il file non viene aperto dopo l’estrazione, è possibile aprirlo individuando il filenella directory di estrazione.

Archiviazione di un file

Quando viene creata una versione del file dopo l’archiviazione, le relative copietrasformate, incluse le copie trasformate di eventuali miniature, non vengono conservatecon la nuova versione del file. Tali copie restano con la versione precedente. Tuttavia,a seconda dell’impostazione definita, viene automaticamente inoltrata una richiesta dicopia trasformata in formato PDF se si archivia il file con la stessa versione ed esistegià una copia trasformata in formato PDF.

Quando viene creata una versione del file dopo l’archiviazione, le relative relazioni conun documento principale non vengono mantenute, a meno che anche il documentoprincipale venga archiviato come nuova versione.



Se viene richiesto di accettare le applet Documentum o Java, eseguire tale operazione.Leggere attentamente i messaggi visualizzati.

Per archiviare file:

1. Passare al file bloccato.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• In corrispondenza della voce di riga del file, fare clic su Archivia.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più file. Quindi selezionare

File>Archivia.3. Se da Digital Asset Manager non è possibile individuare il file nel computer, verrà

richiesto di indicare il percorso. Individuare il file.

4. Se vengono richieste le informazioni di archiviazione, immettere i dati appropriati.Le informazioni di archiviazione variano in funzione della configurazione definitadall’organizzazione. Possono includere i seguenti dati:• Salva con nome: consente di impostare il numero di versione. Selezionando lo

stesso numero di versione si sovrascrive il file originale con la nuova versione.• Etichetta di versione: nome della versione aggiornata.• Mantieni blocco: consente di salvare il file aggiornato all’interno del repository

mantenendolo comunque estratto con il nome dell’utente.• Rendi la versione corrente: consente di aggiornare il file alla versione corrente.• Mantieni copia locale dopo l’archiviazione: viene conservata una copia del

file nel computer locale.• Archivia da file: il file del repository viene sostituito con un file scelto dall’utente.

5. Se si sta archiviando un solo file, fare clic su OK.

6. Se si stanno archiviando più file, utilizzare il pulsante Successivo per immettere leinformazioni di archiviazione per ciascun file oppure, facoltativamente, è possibilefare clic su Termina per applicare le informazioni di estrazione della pagina correntea tutti i file rimanenti del gruppo.

Annullamento di una estrazione

Se l’estrazione viene annullata, il file viene sbloccato e tutte le modifiche apportate allacopia del file nel computer saranno eliminate. Nel repository viene conservata l’ultimaversione del file come versione corrente.

Per annullare l’estrazione:

1. Passare al file bloccato.



2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Annulla estrazione accanto al file.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più file. Quindi scegliere

File>Annulla estrazione.3. Se viene chiesto di confermare l’annullamento, effettuare una delle operazioni

descritte di seguito:• Se si sta annullando l’estrazione di un solo file, fare clic su OK. Selezionando

Annulla viene annullata l’operazione di annullamento dell’estrazione. Il file restaestratto.

• Se si stanno estraendo più file, effettuare le seguenti operazioni a meno che non sistia annullando l’estrazione di un documento virtuale basato su XML, come descritto alpunto successivo: fare clic su Avanti per ogni file. Giunti all’ultimo file, fare clicsu Fine. È possibile scegliere Fine anche prima di arrivare all’ultimo file. Allarichiesta di conferma, fare clic su Continua.

• Se il repository include le funzionalità XML e si sta annullando l’estrazione diun documento virtuale basato su XML e viene richiesto di scegliere se annullarel’estrazione solo del file principale oppure del file principale con discendenti,selezionare una delle opzioni indicate di seguito e fare clic su OK.

— Documento virtuale e tutti i discendenti per annullare l’estrazione del fileprincipale e di tutti i file nidificati.

— Solo documento virtuale per annullare l’estrazione solo del file XMLprincipale, senza i file nidificati.

Individuazione di file utilizzati di recente

In File utente saranno visualizzati i file creati o estratti di recente. Dal nodo File utenteè possibile eseguire tutte le operazioni file standard. Per eseguire una particolareoperazione, utilizzare la procedura Digital Asset Manager standard. Per estrarre un file,ad esempio, utilizzare la procedura standard per l’estrazione di un file.

Se nella configurazione dell’azienda è inclusa una funzionalità di più repository, nelnodo File utente saranno visualizzati anche i file ai quali si è avuto accesso di recente daaltri repository, oltre a quelli del repository che si sta visualizzando. Se si dispone deinomi utente e delle password per gli altri repository (o se si è già effettuato l’accesso airepository), è possibile eseguire tutte le operazioni standard sui file di quei repository.

Nota: se l’amministratore ha configurato il server per l’esecuzione del processodm_DistOperations e se è impostato il repository locale, è possibile collegare elementi direpository diversi.



Per accedere ai file utilizzati di recente:

1. Fare clic su File utente.Nota: se non si visualizzano gli elementi previsti, consultare le informazionisull’esplorazione di un elenco nel capitolo sull’utilizzo dell’interfaccia.

Accesso ai file estratti

In File utente sono visualizzati i file attualmente estratti e quelli estratti di recente earchiviati. I file estratti personalmente sono indicati dall’icona a forma di chiave:

Per isolare i file attualmente estratti:

1. Ordinare l’elenco File utente in base al proprietario del blocco. A questo scopo,effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Estratto da nella sezione Ordina per.

• Fare clic su nella riga delle intestazioni di colonna.Nota: se non si visualizzano gli elementi previsti, consultare le informazionisull’esplorazione di un elenco nel capitolo sull’utilizzo dell’interfaccia.

Visualizzazione in sola lettura di un fileCon la visualizzazione, il file viene aperto in modalità di sola lettura senza essereestratto. Non è possibile modificarlo. La visualizzazione consente di vedere il contenutodi un file che è stato bloccato da un altro utente o per il quale non si dispone dei livelli diautorizzazione adeguati per l’estrazione.

Se l’applicazione basata su WDK in uso supporta i documenti virtuali e si desideravisualizzare il contenuto di un documento virtuale in modalità di sola lettura, utilizzarela procedura specifica per la visualizzazione dei documenti virtuali.

Per visualizzare i collegamenti all’interno di un file HTML, è necessario disporredi Virtual Link. Se Virtual Link non è installato, il file HTML potrebbe contenerecollegamenti interrotti. Per ulteriori informazioni sull’installazione di Virtual Link,consultare la documentazione relativa a WDK.

Per visualizzare i file in modalità di sola lettura:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic sul nome del file o sulla miniatura.



• Selezionare la casella di controllo del file e scegliere File>Visualizza.

Visualizzazione degli elementi correlatiÈ possibile visualizzare gli elementi correlati di un file, come copie trasformate, versionio traduzioni, tramite il menu Visualizza. Per visualizzare le copie trasformate di un file,ad esempio, selezionare il file e scegliere Visualizza>Percorsi.

Visualizzazione di tutti i percorsi cui è collegatoun elemento

È possibile visualizzare un elenco dei percorsi cui è collegato un elemento del repository.Ad esempio, se un modello è collegato a diverse cartelle per fornire a gruppi di utentidiversi un facile accesso al modello, è possibile visualizzare un elenco delle cartelle checontengono il modello collegato.

Nota: se si utilizza Web Publisher di Documentum, non utilizzare questa funzionalità perle voci specifiche di Web Publisher. Utilizzare, invece, l’opzione Visualizzazione pagina.

Per visualizzare i percorsi:

1. Passare all’elemento.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Visualizza>Percorsi.• Selezionare l’elemento, quindi scegliere Visualizza>Percorsi.

ImportazioneÈ possibile importare singoli file oppure directory intere nel repository. È possibileimportare le strutture di directory mediante l’importazione della cartella di livelloprincipale della struttura. Quando si importa una cartella, viene importata anche lastruttura di directory che questa contiene, inclusi file e cartelle secondarie.

Quando si importa un singolo file, la struttura della directory non viene importata.

Si supponga, ad esempio, che un utente stia eseguendo l’importazione di un singolofile (denominato FILE9) e di una directory di cartelle (denominata FOLDER0) da uncomputer locale a un repository. FILE9 e FOLDER0 sono quindi presenti a due livelli



diversi nel computer locale. Dopo l’importazione, FILE9 e FOLDER0 saranno presentiallo stesso livello del percorso di importazione del repository.

In fase di importazione notare quanto segue:

• Se il prodotto supporta la creazione di copie trasformate al momentodell’importazione, esisterà un ritardo tra l’ora di importazione e la creazione diqueste copie trasformate.

• Durante l’importazione di un modello, è necessario eseguire l’importazione nellacartella del repository utilizzata dall’applicazione basata su WDK in uso per imodelli.

Per importare un elemento nel repository:Nota: se viene richiesto di accettare le applet Documentum o Java, eseguire taleoperazione. Leggere attentamente tutti i messaggi visualizzati.

1. Passare al percorso in cui si desidera importare il file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Importa.• Selezionare File>Importa.

3. Selezionare i file che si desidera importare. È possibile selezionare più file e cartelle.Se si seleziona una cartella, verranno importati tutti i file presenti nella cartella enelle relative sottocartelle. Per selezionare i file, attenersi a una delle proceduredescritte di seguito.• Per selezionare un unico file da importare, fare clic su Aggiungi file, quindi

passare al file e selezionarlo, infine fare clic su OK. Per aggiungere altri file,ripetere la sequenza.

• Per individuare un’intera cartella da importare, fare clic su Aggiungi cartelle.Passare alla cartella, selezionarla e fare clic suOK. I file della cartella, inclusi i filedelle sottocartelle vengono aggiunti all’elenco di importazione. Per aggiungerealtre cartelle, ripetere la sequenza.

• Per aggiungere un file o una cartella mediante trascinamento della selezione,individuare il file o la cartella nel computer in uso. Fare clic sul file o sulla cartella



e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare l’elemento sul riquadro Fileselezionati della pagina Importa. Il file o i file vengono aggiunti all’elenco diimportazione. Per aggiungere altri file o cartelle, ripetere la sequenza.

Nota: per rimuovere un file o una cartella dall’elenco di importazione, selezionarel’elemento e fare clic su Rimuovi.

4. Una volta selezionati tutti i file che si desidera importare, fare clic su Avanti.

5. Se viene richiesto di impostare le proprietà, effettuare una delle operazioni descrittedi seguito:• Se si sta importando un file, impostare le proprietà e fare clic su OK.• Se si stanno importando più file, utilizzare il pulsante Avanti per impostare le

proprietà di ciascun file. Giunti all’ultimo file, fare clic su Fine. Se si fa clicsu Fine prima di arrivare all’ultimo file, le impostazioni specificate sarannoapplicate a tutti i restanti file del gruppo.

EsportazioneÈ possibile esportare file nei computer locali o della rete. Durante l’esportazione, unacopia del file viene salvata nel percorso specificato.

Per esportare i file:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>File>Esporta.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più file. Quindi scegliere

File>Esporta.3. Se viene chiesto di confermare i file da esportare, effettuare tutte le operazioni valide

descritto di seguito.• Se si sta esportando un file, fare clic su OK.• Se si stanno esportando più file, fare clic su Avanti per ciascun file. Se alcuni di

questi file sono documenti virtuali, occorre anche seguire le indicazioni forniteal punto successivo. Giunti all’ultimo file, fare clic su Fine. Se si fa clic su Fineprima di arrivare all’ultimo file, le impostazioni specificate saranno applicate atutti i restanti file del gruppo.

• Se il repository include le funzionalità XML e si sta esportando un documentovirtuale basato su XML, selezionare una delle opzioni indicate di seguito e fareclic su OK, Successivo o Fine:

— Solo documento virtuale per esportare il file principale senza scaricare ifile nidificati.



— Documento virtuale e tutti i discendenti per esportare il file principalee tutti i file nidificati.

4. Quando viene chiesto di scegliere un percorso nel computer locale in cui esportare ifile, selezionare il percorso e fare clic su Salva.

EliminazioneIn questa procedura viene descritto come eliminare la maggior parte dei tipi di elementidel repository.

Per eliminare gli elementi:

1. Passare all’elemento.Se si desidera eliminare un collegamento ma non l’elemento originale, accertarsi diindividuare il percorso del collegamento, non quello dell’elemento originale.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Eliminazione.• Fare clic su Altro>File>Elimina.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più elementi. Quindi scegliere

File>Elimina.3. Se viene chiesto di specificare l’elemento da eliminare, effettuare le scelte appropriate.

Tra le possibili richieste vi sono:• Se l’elemento è un elemento collegato, l’eliminazione del solo collegamento

corrente all’elemento nel percorso selezionato o l’eliminazione dell’elementoin tutti i percorsi.

• Se l’elemento è una cartella, l’eliminazione della sola cartella o di tutte lesottocartelle e degli oggetti.

• L’eliminazione della sola versione selezionata dell’elemento o di tutte le versioni.• L’eliminazione delle conversioni dell’elemento.• Se l’elemento è un documento virtuale, l’eliminazione dei discendenti.• Se l’elemento è associato ad altri elementi nel repository, la continuazione

dell’eliminazione.4. Effettuare una delle attività elencate di seguito.

• Se si sta eliminando un solo elemento, fare clic su OK o Fine.• Se si stanno eliminando più elementi, è possibile visualizzare le opzioni di

eliminazione per ciascun elemento utilizzando i pulsanti Succ e Prec. Giuntiall’ultimo elemento, fare clic su Fine. Se lo si desidera, è possibile scegliere Fineprima di arrivare all’ultimo elemento. In questo modo, tutte le impostazioni



specificate vengono applicate a tutti gli elementi rimanenti; verrà chiesto diselezionare Continua per confermare questa scelta.

Utilizzo degli AppuntiGli Appunti contengono i file che si stanno spostando, copiando o collegando a un’altraposizione nel repository e possono gestire più file contemporaneamente. Quando sicopiano o collegano elementi dagli Appunti, questi restano negli Appunti finché nonvengono aggiunti nuovi elementi agli Appunti stessi.

Se l’applicazione basata su WDK in uso utilizza documenti controllati, non è possibileutilizzare gli Appunti. È possibile utilizzare gli Appunti solo per i documenti noncontrollati.

Per aggiungere elementi agli Appunti:Quando si aggiungono elementi agli Appunti, questi sostituiscono gli elementi che sonostati appena copiati o collegati.

1. Passare all’elemento che si desidera aggiungere.

2. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Fare clic su Aggiungi agli Appunti.• Selezionare le caselle di controllo relative a uno o più elementi e scegliere

Modifica>Aggiungi agli Appunti.Per visualizzare gli Appunti:Questa funzione non è disponibile se gli Appunti sono vuoti.

1. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Selezionare Visualizza Appunti.• SelezionareModifica>Visualizza Appunti.

2. Per chiudere gli Appunti, fare clic su Annulla.

Per rimuovere elementi dagli Appunti:

1. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Selezionare Visualizza Appunti.• SelezionareModifica>Visualizza Appunti.

2. Selezionare le caselle di controllo degli elementi che si desidera rimuovere dagliAppunti.

3. Fare clic su Rimuovi.

4. Fare clic su Chiudi.



Spostamento di elementiPer impostazione predefinita, quando si sposta un elemento, in Digital Asset Managerviene spostata solo la versione selezionata di quell’elemento. Gli amministratori possonoconfigurare Digital Asset Manager in modo che quando si sposta un elemento venganospostate tutte le versioni dell’elemento. Chiedere all’amministratore il comportamentoapplicato.

Per spostare elementi:

1. Passare all’elemento o agli elementi.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Aggiungi agli Appunti nella stessa riga dell’elemento.• Selezionare le caselle di controllo relative a uno o più elementi e scegliere

Modifica>Aggiungi agli Appunti.3. Ripetere i passaggi precedenti per aggiungere agli Appunti tutti gli altri elementi

che si desidera spostare.

4. Per visualizzare gli Appunti, selezionare Visualizza Appunti oppureModifica>Visualizza Appunti. Visualizzare gli Appunti prima di spostare glielementi per accertarsi che contengano solo gli elementi che si desidera spostare.Nota: se un elemento non è visualizzato negli Appunti, accertarsi di aver impostatoil filtro adatto per la visualizzazione dell’elemento.

5. Passare alla posizione in cui spostare gli elementi.

6. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Scegliere Sposta.• SelezionareModifica>Sposta.

Copia di elementiÈ possibile copiare file da un percorso a un altro. Quando in Digital Asset Manager sicopia un file in un percorso in cui esiste già un file con lo stesso nome, viene aggiuntoCopia al nome del file.

Per copiare gli elementi, è necessario prima aggiungerli agli Appunti. Gli Appuntipossono contenere più elementi contemporaneamente. Se l’applicazione basata su WDKin uso utilizza documenti controllati, non è possibile utilizzare gli Appunti.

Per copiare elementi:




2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Aggiungi agli Appunti accanto a un elemento.• Selezionare le caselle di controllo relative a uno o più elementi e scegliere

Modifica>Aggiungi agli Appunti.3. Ripetere i passaggi precedenti per aggiungere agli Appunti tutti gli elementi che si

desidera copiare.

4. Per visualizzare gli Appunti, selezionare Visualizza Appunti oppureModifica>Visualizza Appunti. Visualizzare gli Appunti prima di copiare glielementi per accertarsi che contengano solo gli elementi che si desidera copiare.Nota: se un elemento non è visualizzato negli Appunti, accertarsi di aver impostatoil filtro adatto per la visualizzazione dell’elemento.

5. Passare alla posizione in cui effettuare la copia.

6. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Copia.• ScegliereModifica>Copia.

7. Se viene visualizzata la pagina Appunti, selezionare l’elemento da copiare, quindifare clic su Copia.Nota: se l’elemento non è visualizzato negli Appunti, accertarsi di aver impostato ilfiltro adatto per la visualizzazione dell’elemento.

Creazione e utilizzo dei collegamentiIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Creazione di un collegamento all’interno di un repository, pagina 75• Creazione di un collegamento all’esterno del repository, pagina 76• Invio di un collegamento tramite posta elettronica, pagina 77• Apertura di un collegamento in un messaggio, pagina 77

Creazione di un collegamento all’interno di unrepository

È possibile collegare una cartella o un file a più posizioni di un repository esuccessivamente accedere alla cartella o al file da più posizioni. Eseguire un’azionesull’elemento collegato corrisponde ad accedere all’elemento dalla posizione originaria.



Se, ad esempio, si estrae un elemento collegato, viene estratto l’elemento originale. Se sicopia un elemento collegato, viene copiato l’elemento originale.

Per collegare elementi ad altre posizioni:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Aggiungi agli Appunti accanto all’elemento.• Selezionare le caselle di controllo relative a uno o più elementi e scegliere

Modifica>Aggiungi agli Appunti.3. Ripetere i passaggi precedenti per aggiungere agli Appunti tutti gli elementi che si

desidera collegare.

4. Per visualizzare gli Appunti, selezionare Visualizza Appunti oppureModifica>Visualizza Appunti. Visualizzare gli Appunti prima di collegare glielementi per accertarsi che contengano solo gli elementi che si desidera collegare.Nota: se un elemento non è visualizzato negli Appunti, accertarsi di aver impostatoil filtro adatto per la visualizzazione dell’elemento.

5. Passare alla posizione cui si desidera collegare l’elemento.

6. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Collega.• SelezionareModifica>Collega.

Creazione di un collegamento all’esterno del repository

Nel computer o nei messaggi di posta elettronica è possibile creare collegamenti aglielementi di un repository. A tale proposito, selezionare l’icona:

Per inserire un segnalibro in una pagina, utilizzare l’icona di collegamento soprariportata.

Per creare un collegamento:


2. Se l’icona non viene visualizzata accanto all’elemento, aprire le proprietàdell’elemento facendo clic su .

3. Trascinare l’icona nella posizione in cui si desidera creare il collegamento. Adesempio, trascinare l’icona su una cartella del computer o su un messaggio di postaelettronica aperto.



Invio di un collegamento tramite posta elettronica

Un collegamento Web è un collegamento che l’utente invia tramite posta elettronica. Ilcollegamento Web viene visualizzato come collegamento ipertestuale nel messaggio diposta elettronica. Se si fa clic sul collegamento ipertestuale, in Digital Asset Manager siapre l’elemento collegato.

È possibile inviare collegamenti Web solo a utenti che dispongono dell’accesso alrepository e delle autorizzazioni alla lettura o di livello superiore per l’elemento.

Per inviare un collegamento Web:

1. Individuare il file o i file per cui si desidera inviare un collegamento Web.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>File>Invia e-mail come collegamento Web in corrispondenza

della riga del file che si desidera inviare.• Selezionare una o più caselle di controllo dei file e scegliere File>Invia e-mail

come collegamento Web.3. Viene aperto un nuovo messaggio nell’applicazione di posta elettronica. Il nuovo

messaggio contiene i collegamenti. Digitare l’indirizzo di posta elettronica deldestinatario ed eventuali altre informazioni. Inviare il messaggio nel modo normale.

Apertura di un collegamento in un messaggio

Se si riceve un messaggio di posta elettronica che contiene un collegamento a un file delrepository, è possibile aprire il file se si dispone dell’accesso al repository e si disponealmeno dell’autorizzazione alla lettura del file.

Per aprire un collegamento ricevuto tramite posta elettronica:

1. Fare clic sul collegamento.

2. Se non è stato eseguito l’accesso al repository, Digital Asset Manager richiede dieseguire l’operazione. Immettere le informazioni di accesso e fare clic su Accesso.

3. Se viene visualizzata la richiesta, scegliere se visualizzare omodificare il documentofacendo clic sul pulsante appropriato. Selezionando Visualizza il documento verràaperto in modalità di sola lettura.

4. Se viene visualizzata la richiesta, selezionare l’applicazione con cui aprire ildocumento.



Sottoscrizione a un elementoPer accedere rapidamente a un archivio, una cartella o un file, è possibile effettuare lasottoscrizione all’archivio, alla cartella o al file. L’elemento verrà visualizzato nel nodoSottoscrizioni dell’utente. Invece di esplorare il repository per individuare l’elemento, èpossibile accedervi tramite Sottoscrizioni.

Quando si apre o si visualizza un elemento tramite Sottoscrizioni, l’elemento vienerecuperato dal corrispondente percorso originale del repository.

È possibile inviare mediante Digital Asset Manager una notifica alla casella Posta inarrivo dell’utente ogni volta che un elemento al quale è stata effettuata la sottoscrizioneviene archiviato. La funzionalità di notifica può essere attivata e disattivata in baseall’elemento. È possibile che l’amministratore di sistema abbia configurato Digital AssetManager in modo da inviare notifiche anche per altri eventi oltre all’archiviazione.Chiedere informazioni all’amministratore.

Per accedere alle sottoscrizioni:

1. Selezionare Sottoscrizioni:

Per eseguire la sottoscrizione a un elemento:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Sottoscrivi.• Fare clic su Altro>Strumenti>Sottoscrivi.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più elementi. Quindi scegliere

Strumenti>Sottoscrivi.Se l’opzione Sottoscrivi non è disponibile, è già stata eseguita una sottoscrizione perl’elemento in questione.

Per attivare o disattivare la notifica per un elemento al quale è stata effettuata lasottoscrizione:Le repliche e i riferimenti (collegamenti) non sono supportati.

1. Selezionare Sottoscrizioni:

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Selezionare Altro>Strumenti>Attiva notifica oppure Altro>Strumenti>Disattiva

notifica.• Selezionare Strumenti>Attiva notifica oppure Strumenti>Disattiva notifica.

Per annullare la sottoscrizione:




2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Annulla sottoscrizione.• Fare clic su Altro>Strumenti>Annulla sottoscrizione.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più elementi. Quindi scegliere

Strumenti>Annulla sottoscrizione.


Capitolo 6Gestione delle proprietà


• Impostazione delle proprietà, pagina 81• Visualizzazione della cronologia, pagina 82• Impostazione di una data di conservazione, pagina 83

Impostazione delle proprietàLe proprietà sono le caratteristiche descrittive di un elemento. Tutti gli elementi delrepository presentano delle proprietà. È possibile accedere alle proprietà di un elementomediante l’icona . La pagina Proprietà spesso presenta numerose schede, ciascunadelle quali è relativa alle impostazioni che riguardano una particolare funzionalità. Perulteriori informazioni su una funzionalità particolare, consultare l’argomento di questaguida in cui viene illustrata tale funzionalità.

La scheda principale è Info, nella quale vengono visualizzate le proprietà generali, qualiil nome, l’autore e il numero di versione.

Se il valore di una proprietà è modificabile, viene modificato direttamente nella paginaProprietà oppure facendo clic su un collegamento o un pulsante accanto alla proprietà.

Nota: se si impostano le proprietà di un file che deve essere pubblicato su più siti, èpossibile che si venga autorizzati a impostare una data effettiva e una data di scadenzadiverse per ciascun sito. In tal caso, nelle proprietà verrà visualizzato il collegamentoImpostato per ciascun sito. Fare clic sul collegamento per immettere le date che sidesidera impostare per ciascun sito.

Per visualizzare o impostare le proprietà:

1. Individuare l’elemento per il quale impostare le proprietà.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito in base alla finestra in uso:


Gestione delle proprietà

• Fare clic su .• Fare clic sul collegamento Proprietà.• Scegliere Visualizza>Proprietà>Info.

3. Nelle schede disponibili, impostare le proprietà in base alle esigenze. Le proprietàdisponibili sono stabilite dall’applicazione basata su WDK in uso e dalle personalizzazionidell’azienda.Se accanto a una proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, impostare laproprietà facendo clic suModifica e immettendo i valori nella pagina visualizzata. Èpossibile immettere valori digitandoli oppure selezionandoli da un elenco e facendoclic su una freccia destra. Una volta aggiunti tutti i valori, fare clic su OK.Se viene visualizzato il collegamento Vedere i valori CIS, è possibile fare clic sulcollegamento per ricevere i valori delle proprietà consigliati. Selezionare i valori chesi desidera accettare e fare clic suOK. Tra i valori consigliati non è possibile includereil carattere (~), né la barra verticale ( | ).

4. Fare clic su OK.

Visualizzazione della cronologiaLa cronologia di un elemento è un elenco di eventi cui è stato sottoposto tale elemento,come ad esempio l’estrazione, l’archiviazione e la promozione di livello. È possibilevisualizzare l’utente responsabile di un evento, la data e l’ora in cui si è verificato l’eventoe altre informazioni ancora.

Per poter visualizzare le informazioni di cronologia in Digital Asset Manager, unamministratore con privilegi per il controllo della configurazione dovrà registrare gli eventidi cui tenere traccia e deve assegnare all’utente gli stessi privilegi. Per ottenere i privilegiper il controllo e la configurazione, l’utente avanzato dovrà effettuare la connessione aDocumentum Administrator, passare a Gestione utente, individuare l’amministratoree modificare i privilegi estesi all’interno dell’elenco. Per ulteriori dettagli, consultareDocumentum Administrator User Guide.

Per visualizzare la cronologia:

1. Individuare l’elemento per il quale si desidera visualizzare la cronologia.


• Fare clic su .• Fare clic sul collegamento Proprietà.• Scegliere Visualizza>Proprietà>Cronologia.

3. Scegliere la scheda Cronologia.



Impostazione di una data di conservazioneSe l’opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibile definire unperiodo di conservazione per il contenuto.

Un periodo di conservazione è il tempo per il quale deve essere conservato ilcontenuto. Se per il contenuto del sistema di archiviazione viene definito un periododi conservazione, non è possibile rimuovere il file dal sistema fino alla scadenza delperiodo. Se, ad esempio, per un oggetto viene impostata una data di conservazionecorrispondente al 15 febbraio 2006, il contenuto non può essere spostato né rimossofino al 15 febbraio 2011.

È possibile impostare la data di conservazione di tutte le copie trasformate associate aun oggetto del repository. Alla data specificata, Content Storage Services consentirà lospostamento dell’oggetto selezionato e di tutte le copie trasformate associate in un’areadi archiviazione abilitata alla conservazione. Se all’interno del sistema in uso esistonopiù aree di archiviazione abilitate alla conservazione è necessario selezionare l’areadi archiviazione di destinazione.

Se per il tipo di oggetto è stato definito un criterio di allocazione dell’archiviazione, ilcriterio non sarà eseguito se si imposta una data di conservazione per il contenuto.L’impostazione di una data di conservazione e l’esecuzione di un criterio di allocazionedell’archiviazione sono azioni che si escludono a vicenda in quanto se si imposta unadata di conservazione si seleziona in modo indiretto l’archivio.

Per impostare o aggiornare una data di conservazione per un documento o per un altrooggetto del repository:Se l’opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibile definire unperiodo di conservazione per il contenuto.

1. Passare all’archivio oppure alla cartella contenente l’oggetto per il quale si desideraspecificare una data di conservazione.

2. Selezionare l’oggetto, quindi scegliere Strumenti>Imposta data mantenimento.Viene visualizzata la pagine Imposta data mantenimento.

3. Fare clic sul pulsante del calendario associato al campo Data mantenimento perscegliere la data di mantenimento per il contenuto principale e le copie trasformateassociate alla pagina 0 di questo oggetto.

4. Se nel repository sono presenti più archivi abilitati alla conservazione, scegliere ilnome di un’area di archiviazione dal menu a discesa nel campo Spazio abilitatoal mantenimento.



5. Fare clic su OK.


Capitolo 7Gestione delle tassonomie

La funzionalità di gestione delle tassonomie è disponibile se la versione di Digital Asset Managerinstallata è integrata con Documentum CI Server.

I file del nodo Categorie vengono elaborati in modo identico ai file degli altri nodi. Per la gestione deifile vengono utilizzate le procedure standard di Digital Asset Manager.


• Cenni generali sulle tassonomie, pagina 85• Inoltro di un elemento per la categorizzazione, pagina 86• Creazione di una categoria, pagina 87• Spostamento tra categorie, pagina 87

Cenni generali sulle tassonomieLa funzionalità di gestione delle tassonomie è disponibile se l’applicazione basatasu WSK in uso è integrata con CIS. Una tassonomia è una gerarchia di categorie esottocategorie specifica in cui viene organizzato il contenuto. Se nella versione installataè disponibile la funzionalità di gestione delle tassonomie, è possibile raggruppare glistessi file di contenuto in modi diversi creando differenti tassonomie. Le tassonomieforniscono schemi organizzativi alternativi rispetto allo schema presente nelle cartelledel repository.

Una tassonomia, ad esempio, può creare categorie basate sui dipartimentidell’organizzazione. Il contenuto creato dal dipartimento Risorse e Sviluppo verràassegnato alla categoria R&S, mentre il contenuto creato dal dipartimento Pubblicherelazioni verrà assegnato alla categoria PR e così via. Questa tassonomia può essere utileper gli utenti che impiegano documenti solo all’interno dei relativi dipartimenti. Inun’altra tassonomia, invece, è possibile creare categoria basate sul prodotto, combinandole specifiche R&S di un prodotto nella stessa categoria dei comunicati di PR del prodotto.


Gestione delle tassonomie

Una tassonomia di questo tipo può risultare utile per gli utenti che lavorano solo suprodotti specifici.

È possibile spostare, copiare e ricercare le categorie allo stesso modo delle cartelle. Pereseguire una di queste operazioni, utilizzare la stessa procedura che si applica aglielementi nel repository.

Un modello consente di specificare che il nuovo contenuto creato dal modello siacollegato a una o più categorie. Quando un utente crea nuovo contenuto dal modello, ilcontenuto viene collegato unicamente alle categorie per le quali l’utente dispone almenodell’autorizzazione Sfoglia.

Facendo clic su Categorie, vengono visualizzate le tassonomie disponibili. Quando si faclic su una tassonomia, viene visualizzato il primo livello delle categorie.

Le tassonomie utilizzano le icone riportate di seguito:

• : tassonomia• : categoria

Inoltro di un elemento per la categorizzazioneSe la funzionalità CIS è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibileinoltrare gli elementi per la categorizzazione. Con l’inoltro di un elemento, viene inviatauna richiesta a una coda di categorizzazione. Quando CIS esegue l’assegnazione,l’elemento inoltrato viene visualizzato nelle categorie appropriate.

Per inoltrare un file per la categorizzazione:

1. Passare al file che si desidera inoltrare.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Inoltra per categorizzazione.• Selezionare la casella di controllo dell’elemento. Quindi scegliere

Strumenti>Inoltra per categorizzazione.Viene chiesto di confermare l’intenzione di inoltrare il file per la categorizzazione.

3. Fare clic su OK.Se sono stati selezionati più file, verranno inoltrati tutti facendo clic su OK o su Fine.Per inoltrare ciascun file separatamente, fare clic sui pulsanti Indietro e Avanti pervisualizzare la pagina di conferma per ciascuno di essi.



Creazione di una categoriaSe l’opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibile creare glielementi per la categorizzazione.

Per creare una categoria:

1. Selezionare File>Nuovo>Categoria.

2. Nella scheda Crea, immettere il nome della nuova categoria.

3. Nella scheda Info, impostare le proprietà in base alle esigenze.



Spostamento tra categorieSe l’opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibile esplorare le categorie.

Quando si apre il nodo Categorie, vengono visualizzate le tassonomie attive. Ciascunatassonomia è un raggruppamento di categorie e sottocategorie utilizzate per organizzareil contenuto in un modo particolare. Quando si apre una tassonomia, viene visualizzatoil primo livello delle categorie. Quando si apre una categoria, viene visualizzato il primolivello delle relative sottocategorie e così via.

Per spostarsi tra le categorie:Se l’opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibile esplorare le categorie.

1. Fare clic su Categorie.

2. Fare clic su una tassonomia.

3. Fare clic su una categoria. Continuare a selezionare le categorie fino a trovarel’elemento desiderato.


Capitolo 8Gestione di versioni


• Cenni generali sulle versioni, pagina 89• Visualizzazione di versioni, pagina 90

Cenni generali sulle versioniÈ possibile tenere traccia delle revisioni creando nuove versioni dei file al momentodell’archiviazione. È possibile indicare il momento in cui vengono apportate le modificheai file, il tipo di modifiche apportate e l’autore delle modifiche.

Il numero di versione assegnato a un file alla prima archiviazione nel repository èsempre 1.0. Se si dispone dei livelli di autorizzazione appropriati, nel momento in cui siarchivia nuovamente un file è possibile decidere se archiviare il file come nuova versioneoppure con la stessa versione. Nel primo caso al file viene assegnato un numero diversione più alto rispetto a quello che aveva al momento dell’estrazione. Il repository,inoltre, conserva una copia della versione precedente.

Se, invece, si decide di archiviare nuovamente il file senza aumentare il numero diversione, il file mantiene lo stesso numero di versione del file originale e lo sovrascrive.

In base all’applicazione basata su WDK in uso, è possibile scegliere se incrementareil numero di versione per numeri interi o solo decimali, ad esempio un decimo.L’operazione di incrementare il numero di versione in base a un numero intero èconsiderata una versione principale, mentre quella di incrementare il numero di versionein base a un numero decimale è considerata una versione secondaria. Ad esempio, se siestrae la versione 1.0 di un file e poi la si archivia come versione secondaria, il file verràarchiviato come versione 1.1. Se si ripete questo processo, il file verrà successivamentememorizzato come versione 1.2. Se si decide di estrarre il file e quindi di archiviarlocome versione principale, il numero di versione del file cambierà da 1.2 a 2.0.


Gestione di versioni

Il file archiviato più di recente è contrassegnato come CORRENTE. È sempre il filecorrente ad essere visualizzato, a meno che non si scelga di visualizzare tutte le versioni.

Se si modifica una versione di un file diversa da quella corrente, nel momento in cui ilfile viene archiviato sono disponibili le seguenti opzioni:

• È possibile archiviare la versione precedente del file come nuova versione corrente.Se si sceglie questa opzione, in Digital Asset Manager al file viene assegnato unnumero di versione più alto della versione corrente precedente del file.

• È possibile archiviare la versione precedente come versione sezione. In questo modoal file precedente viene aggiunto un nuovo numero incrementato. La versioneincrementata diventa la versione corrente in una nuova sezione di numeri di versione.

Nel diagramma illustrato di seguito, ad esempio, l’utente Sansoni estrae undocumento con versione 5.0, lo modifica, quindi lo archivia come versione 6.0. Laversione 6,0 diventa la versione corrente del documento. In seguito, l’utente Gisonimodifica la versione 5.0, che non è più la versione corrente. Quando la archivia inDigital Asset Manager, viene creata una nuova sezione del documento che ha iniziocon la versione 5.0.1.0.

Visualizzazione di versioniÈ possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Se si visualizza un elenco, è possibile visualizzare tutte le versioni di tutti gli elementidell’elenco.



• È possibile passare a un elemento e visualizzarne tutte le versioni.• È possibile spostarsi alla versione precedente di un elemento e visualizzarla in

modalità di sola lettura oppure estrarre o modificare l’elemento.Per visualizzare tutte le versioni degli elementi di un elenco:

1. Visualizzare l’elenco.

2. Nell’elenco nell’angolo in alto a destra della pagina, selezionareMostra tutti glioggetti e le versioni, come mostrato nella figura seguente.

Per visualizzare tutte le versioni di un elemento:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Visualizza>Versioni.• Selezionare la casella di controllo del file. Quindi scegliere Visualizza>Versioni.

Per visualizzare, estrarre o modificare una versione precedente:

1. Passare alla versione precedente dell’elemento mediante una delle due proceduredescritte in precedenza.

2. Per visualizzare o estrarre la versione precedente, utilizzare le procedure di gestionedei file standard di Digital Asset Manager.


Capitolo 9Copie trasformate e trasformazioni


• Gestione di copie trasformate, pagina 93• Gestione di trasformazioni, pagina 98

Gestione di copie trasformateIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:• Cenni generali sulle copie trasformate, pagina 93• Visualizzazione di copie trasformate, pagina 95• Importazione di una copia trasformata, pagina 95• Impostazione di una copia trasformata di anteprima, pagina 96• Visualizzazione della copia trasformata di anteprima, pagina 97• Ripristino delle copie trasformate, pagina 97

Cenni generali sulle copie trasformate

Per copia trasformata si intende una copia di un file oppure un file aggiuntivo che èpossibile includere con un oggetto. Ad esempio, può essere la copia di un immagine inun formato o in una risoluzione differente.

Se un oggetto dispone di più copie trasformate, in Digital Asset Manager vieneassegnata come principale una delle copie visualizzate negli elenchi di file. Èpossibile visualizzare tutte le copie trasformate di un file facendo clic sull’icona dellecopie trasformate (se l’applicazione WDK in uso ne consente la visualizzazione) otramite Altro→Visualizza→Copie trasformate nella visualizzazione semplificata eVisualizza→Copie trasformate nella visualizzazione classica.


Copie trasformate e trasformazioni

La disponibilità di alcune copie trasformate e di alcune funzioni per la loro elaborazionedipendono dall’applicazione WDK in uso e da altri prodotti installati in DocumentumSystem, quali Media Transformation Services e Document Transformation Services.Senza tali prodotti, le funzioni di elaborazione copie trasformate potrebbero esserevisualizzate in Digital Asset Manager ma non potranno essere utilizzate. Ad esempio,Media Transformation Services crea copie trasformate di oggetti immagine, in miniaturae a bassa risoluzione, durante l’importazione dell’oggetto originale. È possibile venganocreati altri tipi di copie trasformate per altri oggetti in base al formato. Se MediaTransformation Services non è stato installato e/o configurato per il repository, talicopie aggiuntive non verranno create. Le copie trasformate vengono create per ciascunelemento alla volta e vengono elaborate in modo asincrono, ovvero le copie trasformatepotrebbero non risultare immediatamente disponibili dopo l’importazione. È possibile,inoltre, creare nuove copie trasformate mediante le funzionalità di trasformazionedi Media Transformation Services. Per ulteriori informazioni sulle trasformazioni,consultare Gestione di trasformazioni, pagina 98.

Document Transformation Services rappresenta un altro prodotto di Documentum dacui dipende la funzionalità di elaborazione delle copie trasformate. È possibile, adesempio, per un autore importare un file di Microsoft Word file denominato Vendite.doc,quindi creare una copia trasformata HTML dell’oggetto, denominata Vendite.htm,utilizzando Document Transformation Services. Il contenuto di entrambi i file è lo stesso,ma il formato è diverso.

È possibile creare copie trasformate all’esterno del repository e poi importarle nelrepository oppure è possibile generare copie trasformate all’interno di Digital AssetManager.

Possono essere generate copie trasformate dello stesso formato di file. Per differenziare lenumerose copie trasformate di un file nello stesso formato, a ciascuna copia deve essereassociata una descrizione univoca durante la creazione, mediante il campo Descrizionecopia trasformata.

Quando viene creata una nuova versione di un file, da tale versione vengono escluseautomaticamente le corrispondenti copie trasformate, comprese le eventuali copietrasformate di miniature. Se si crea una nuova versione dell’oggetto, le relative copietrasformate rimangono associate alla versione precedente. Tuttavia, in Digital AssetManager è possibile generare automaticamente nuove copie trasformate quando siarchivia e si crea una nuova versione di un file, se questo è stato selezionato durantela creazione di una copia trasformata. Per ulteriori informazioni sull’aggiornamentoautomatico di una copia trasformata dopo la creazione di una versione, vedere Cennigenerali sulle trasformazioni, pagina 98.

È possibile configurare i cicli di vita perché generino automaticamente una copiatrasformata in formato PDF in ciascuno stato del ciclo di vita. Per ulteriori dettagli,consultare la guida all’amministrazione WDK.



Attenzione: alcune funzionalità delle copie trasformate non sono disponibili in tutti iprodotti. L’icona Copie trasformate è disponibile soltanto in Digital Asset Managere WebPublisher. Inoltre, disporre di più copie trasformate dello stesso formato file èpossibile unicamente in Digital Asset Manager e Web Publisher. WebTop non consente ladescrizione di una copia trasformata, in quanto fornisce a ciascuna copia un identificativounivoco. Pertanto, per ogni nuova copia trasformata creata, in WebTop viene sostituitauna copia trasformata esistente dello stesso formato. Ad esempio, un documentoMicrosoft Word può disporre di una sola copia trasformata Acrobat PDF per volta.

Visualizzazione di copie trasformate

In questa procedura viene descritto come visualizzare un elenco di copie trasformatediverse di un file.

Per visualizzare le copie trasformate di un file:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• In corrispondenza della voce di riga del file, fare clic su (se visualizzata).• Fare clic su Altro→Visualizza→Copie trasformate in corrispondenza della riga

del file.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare la casella di controllo di un file.

Scegliere Visualizza→Copie trasformate.

Importazione di una copia trasformata

In questa procedura viene descritto come importare un file esterno al repository dautilizzare come nuova copia trasformata di un oggetto repository esistente.

Per importare la copia trasformata di un file:

1. Passare al file per il quale si desidera importare una copia trasformata.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Fare clic su Altro→Visualizza→Importa copia trasformata in corrispondenza

della riga del file.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare la casella di controllo di un file.

Quindi scegliere File→Importa copia trasformata.3. Nel campo File da importare, immettere il file che si desidera importare. È possibile

digitare il percorso del file oppure cercarlo nelle cartelle.



4. Nel campo Formato, selezionare il formato di file della copia trasformata.

5. Nel campo Descrizione, immettere una descrizione per la copia trasformata. Èpossibile utilizzare questo campo per distinguere più copie trasformate dello stessoformato. Possono esistere più copie dello stesso formato finché a ciascuna di esseviene assegnata una descrizione univoca.

Attenzione: alcune funzionalità delle copie trasformate non sono disponibili in tutti iprodotti. L’icona Copie trasformate è disponibile soltanto in Digital Asset Managere WebPublisher. Inoltre, disporre di più copie trasformate dello stesso formato fileè possibile unicamente in Digital Asset Manager e Web Publisher. WebTop nonconsente la descrizione di una copia trasformata, in quanto fornisce a ciascuna copiaun identificativo univoco. Pertanto, per ogni nuova copia trasformata creata, inWebTop viene sostituita una copia trasformata esistente dello stesso formato. Adesempio, un documento Microsoft Word può disporre di una sola copia trasformataAcrobat PDF per volta.

6. Fare clic su Importa.

Impostazione di una copia trasformata di anteprima

È possibile selezionare la copia trasformata alternativa di un file come anteprima dellacopia trasformata. Per impostazione predefinita, la copia trasformata principale diun file è utilizzata come anteprima della copia trasformata, ma in questo caso non ènecessario. Poiché la copia trasformata di anteprima viene utilizzata per l’anteprima,questa condizione consente di utilizzare una copia trasformata diversa da quellaprincipale durante la visualizzazione in anteprima del file. Ad esempio, è possibileimpostare come anteprima un’immagine a bassa risoluzione, in modo da visualizzarlapiù rapidamente. Per gli oggetti video, è possibile scegliere come anteprima una piccolasezione del video per consentire la visualizzazione di una breve sezione come anteprima,anziché visualizzare l’intero file principale.

Un file può disporre di una sola copia trasformata di anteprima. Accanto alla copiatrasformata di anteprima è visualizzata la seguente icona:

Solo gli utenti che dispongono di autorizzazioni di lettura per i file possono selezionareuna copia trasformata di anteprima.

Per impostare la copia trasformata di anteprima:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.



• In corrispondenza della voce di riga del file, fare clic su .• Fare clic su Altro→Visualizza→Copie trasformate in corrispondenza della riga

del file.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare la casella di controllo di un file.

Scegliere Visualizza→Copie trasformate.3. Effettuare una delle attività elencate di seguito.

• Nella visualizzazione semplificata fare clic sul collegamento Imposta comeanteprima accanto alla copia trasformata che si desidera impostare comeanteprima.

• Nella visualizzazione classica selezionare la casella di controllo della copiatrasformata che si desidera impostare come anteprima. Fare clic su Impostacome anteprima nella barra degli strumenti.

Visualizzazione della copia trasformata di anteprima

La copia trasformata di anteprima (se è stata impostata) è indicata dalla seguente icona:

Per visualizzare la copia trasformata di anteprima, fare clic sull’icona. Viene apertal’applicazione appropriata in cui verrà visualizzata o riprodotta la copia trasformatadi anteprima.

Se si verificano problemi nella riproduzione della copia trasformata di anteprima (audioo video) di un elemento, consultare la sezione Configurazione del browser per i lettorimultimediali, pagina 41.

Ripristino delle copie trasformate

Il ripristino delle copie trasformate consente di sottoporre un oggetto ad un nuovoprocedimento di registrazione. In questo modo, se Media Transformation Services nonriesce a generare copie trasformate nel corso della registrazione, oppure è stata creatauna nuova versione di un oggetto, è possibile scegliere di rigenerare le copie trasformatepredefinite del file. Tra queste sono incluse la miniatura, la copia trasformata a bassarisoluzione ed eventualmente gli storyboard.

Nota: il file originale e le eventuali copie trasformate generate manualmente per tuttala durata del file non vengono modificati in alcun modo, se non nel caso in cui lacopia trasformata sia stata configurata per essere trasformata a ogni nuova versionedell’oggetto. In tal caso, la trasformazione viene rieseguita e aggiunta all’oggetto comecopia trasformata che sostituisce la copia trasformata precedente.



Per ripristinare le copie trasformate:

1. Accedere al file di cui si desidera ripristinare le copie trasformate.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Fare clic su Altro→Strumenti→Ripristina copie trasformate in corrispondenza

della riga del file.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare la casella di controllo di un file.

Scegliere quindi Strumenti→Trasforma→Ripristina copie trasformate.

Gestione di trasformazioniIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:• Cenni generali sulle trasformazioni, pagina 98• Trasformazione di un documento in formato PDF o HTML, pagina 99• Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione, pagina 100• Creazione di un oggetto correlato mediante trasformazione, pagina 102• Visualizzazione delle proprietà di trasformazione, pagina 104• Rimozione di una trasformazione salvata, pagina 104

Cenni generali sulle trasformazioni

La trasformazione è il processo di rendering automatico di un file da un aspetto oformato a un altro. Mediante le funzionalità di trasformazione è possibile trasformareautomaticamente l’aspetto e il formato di un file esistente per creare una nuovacopia trasformata dell’oggetto o un nuovo oggetto correlato all’oggetto originale.Le trasformazioni consentono di memorizzare un file in più formati, dimensioni,orientamenti e così via. Esempi di trasformazioni sono il ridimensionamento, ilcapovolgimento, il ritaglio e la correzione di colori. È inoltre possibile trasformare unfile in un formato diverso.

Durante la trasformazione di un file, viene scelta un’operazione di trasformazioneprestabilita oppure un profilo di trasformazione e vengono immessi tutti i parametri ditrasformazione applicabili. I profili di trasformazione disponibili per un determinato filedipendono dal formato del file e dai prodotti Documentum installati e configurati peril repository.

Quando si crea una nuova copia trasformata mediante la trasformazione, è possibileutilizzare il campo Descrizione copia trasformata per creare più copie trasformate dellostesso formato. Ogni copia trasformata viene identificata dalla descrizione univocaimmessa nel campo Descrizione copia trasformata.



Le trasformazioni vengono eseguite su un solo elemento alla volta e in modo asincrono,nel senso che gli elementi trasformati e le relative copie trasformate potrebbero nonessere immediatamente disponibili. L’utente riceve notifica nella propria casella Posta inarrivo del completamento riuscito o non riuscito della trasformazione.

Attenzione: la funzionalità di trasformazione è disponibile solo nei repositoryconfigurati con Media Transformation Services, Document Transformation Services oentrambi. In assenza di questi prodotti, le funzioni di trasformazione descritte in questaguida potrebbero non essere disponibili.

Attenzione: alcune funzionalità di trasformazione non sono disponibili in tutti i prodotti. Adesempio, il pulsante Trasforma della barra degli strumenti e la possibilità di trasformarepiù oggetti in una sola volta sono disponibili insieme solo in Digital Asset Manager.Inoltre, disporre di più copie trasformate dello stesso formato file è possibile unicamentein Digital Asset Manager e Web Publisher. WebTop non consente la descrizione diuna copia trasformata, in quanto fornisce a ciascuna copia un identificativo univoco.Pertanto, per ogni nuova copia trasformata creata, in WebTop viene sostituita una copiatrasformata esistente dello stesso formato. Ad esempio, un documento Microsoft Wordpuò disporre di una sola copia trasformata Acrobat PDF per volta.

Trasformazione di un documento in formato PDF oHTML

Digital Asset Manager utilizza Document Transformation Services di Documentumper fornire la funzionalità di trasformazione dei documenti in formati PDF o HTML.Quando si seleziona un documento per la trasformazione in formato PDF o HTML,la richiesta viene inviata a una coda in cui resta in attesa di elaborazione da parte diDocument Transformation Services. Per quel tipo di documento vengono utilizzati iparametri di trasformazione predefiniti. Al termine dell’elaborazione, nell’elenco dellecopie trasformate dell’oggetto principale viene archiviato un nuovo file in formato PDFo HTML.

È possibile che questa funzionalità non sia disponibile in alcune applicazioni.

A seconda degli altri prodotti Documentum installati sul sistema, è anche possibiletrasformare un documento nei formati PDF o HTML con opzioni. Per ulterioriinformazioni, consultare Creazione di una copia trasformata mediante trasformazione,pagina 100 e Creazione di un oggetto correlato mediante trasformazione, pagina 102.

Per trasformare un documento in formato PDF o HTML:

1. Passare al file che si desidera trasformare in PDF o HTML.



Nota: è possibile trasformare un file principale oppure un’altra copia trasformata.Per individuare le copie trasformate, consultare Visualizzazione di copie trasformate,pagina 95.

2. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Nella visualizzazione semplificata, in corrispondenza della voce di riga

del file, fare clic su Altro→Strumenti→Trasforma in PDF oppure suAltro→Strumenti→Trasforma in HTML.

• Nella visualizzazione classica, selezionare la casella di controllo relativa al file,quindi scegliere Strumenti→Trasforma→Copia trasformata PDF oppure suStrumenti→Trasforma→Copia trasformata HTML.

3. La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda appropriataper l’elaborazione.

Creazione di una copia trasformata mediantetrasformazione

In Digital Asset Manager Document Advanced Transformation Services e MediaTransformation Services di Documentum vengono utilizzati per fornire la funzionalitànecessaria a trasformare un file per creare una nuova copia trasformata. Per la maggiorparte dei tipi di file, è possibile creare nuove copie trasformate utilizzando questiprodotti.

Le trasformazioni per la creazione di nuove copie trasformate si verificano su un soloelemento per volta e le richieste vengono elaborate in modo asincrono, per cui le copietrasformate potrebbero non essere disponibili immediatamente. L’utente riceve notificanella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito dellatrasformazione.

Attenzione: non tutte le funzioni di creazione di nuove copie trasformate descrittedi seguito sono disponibili per tutti i formati di file, né è possibile trasformare alcuniformati. Per ulteriori informazioni relative a copie trasformate e trasformazioni,consultare Cenni generali sulle copie trasformate, pagina 93 e Cenni generali sulletrasformazioni, pagina 98.

In questa procedura viene descritto come creare una nuova copia trasformata di un filemediante trasformazione.

Per creare una nuova copia trasformata mediante trasformazione:

1. Passare al file che si desidera trasformare per creare una nuova copia trasformata.



Nota: è possibile trasformare un file principale oppure un’altra copia trasformata.Per individuare le copie trasformate, consultare Visualizzazione di copie trasformate,pagina 95.

2. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Nella visualizzazione semplificata, in corrispondenza della voce di riga del file,

fare clic su Altro→Strumenti→Trasforma (altre opzioni).• Nella visualizzazione classica, selezionare la casella di controllo relativa al file,

quindi scegliere Strumenti→Trasforma→Altri formati.• Selezionare le caselle di controllo dei file e fare clic su Trasforma nella barra

degli strumenti.3. Viene visualizzata la procedura guidata Trasforma. Eseguire quanto indicato di

seguito:

a. Nella sezione Scegli il tipo di trasformazione, selezionare Crea una nuovacopia trasformata e fare clic su Avanti.Viene visualizzata la schermata Seleziona trasformazione che mostra i fileselezionati e le trasformazioni disponibili per quei file.

b. Nella scheda Seleziona trasformazione, selezionare un profilo di trasformazionee fare clic su Avanti.

c. Se viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione, immettere leinformazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione e fare clicsu Avanti.

d. Se esiste già una copia trasformata del file nello stesso formato, è possibiledifferenziare la nuova copia fornendo una descrizione univoca nel campoDescrizione copia trasformata.È anche possibile scegliere se si desidera eseguire la trasformazione ogni voltache si crea una nuova versione dell’oggetto principale e se impostare questacopia trasformata come copia trasformata di anteprima predefinita.

Attenzione: questa pagina non viene visualizzata nella applicazioni WebTop.WebTop consente solo una copia trasformata per ciascun formato di file.

e. Se per questa trasformazione sono stati selezionati più file, fare clic su Avanti. Inalternativa, se si desidera applicare i parametri selezionati a tutti i file selezionatiper la trasformazione o se è stato selezionato un solo file per la trasformazione,fare clic su Fine.

f. Se viene ribadito che esiste già un file con lo stesso formato e descrizione, èpossibile sovrascrivere il file esistente scegliendo Sì. Per conservare sia il filenuovo che quello esistente, scegliere No. Se si sceglie No, sarà necessarioimmettere una descrizione. L’immissione della descrizione dipenderàdall’eventualità che sia già stata immessa una Descrizione copia trasformata nel



passaggio precedente o che la descrizione sia in conflitto con una descrizioneesistente di una copia trasformata di nome e formato identici.

Attenzione: questo prompt non viene visualizzato nelle applicazioni WebTop.WebTop consente solo una copia trasformata per ciascun formato di file.

Fare clic su Fine.4. La richiesta di trasformazione viene inviata immediatamente alla coda appropriata

per l’elaborazione.

Creazione di un oggetto correlato mediantetrasformazione

Se questa opzione è disponibile nell’applicazione WDK in uso, per fornire la funzionalitànecessaria a trasformare un file per la creazione di un nuovo oggetto correlato verrannoutilizzati Documentum Advanced Document Transformation Services e MediaTransformation Services. Per la maggior parte dei tipi di file, è possibile creare nuovioggetti utilizzando questi prodotti.

Le trasformazioni per la creazione di nuovi oggetti correlati si verificano su un soloelemento per volta e le richieste vengono elaborate in modo asincrono, per cui i nuovioggetti potrebbero non essere disponibili immediatamente. L’utente riceve notificanella propria casella Posta in arrivo del completamento riuscito o non riuscito dellatrasformazione.

Attenzione: non tutte le funzioni di creazione di nuove copie trasformate descrittedi seguito sono disponibili per tutti i formati di file, né è possibile trasformare alcuniformati. Per ulteriori informazioni relative a copie trasformate e trasformazioni,consultare Cenni generali sulle copie trasformate, pagina 93 e Cenni generali sulletrasformazioni, pagina 98.

In questa procedura viene descritto come utilizzare un profilo di trasformazione percreare un nuovo oggetto correlato.

Per creare un nuovo oggetto correlato mediante la trasformazione:

1. Passare ai file che si desidera trasformare per creare un nuovo oggetto correlato.

Nota: è possibile trasformare un file principale oppure una copia trasformata.

2. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Nella visualizzazione semplificata, in corrispondenza della voce di riga del file,

fare clic su Altro→Strumenti→Trasforma (altre opzioni).



• Nella visualizzazione classica, selezionare le caselle di controllo relative ai file,quindi scegliere Strumenti→Trasforma→Altri formati.

• Selezionare le caselle di controllo dei file e fare clic su Trasforma nella barradegli strumenti.

3. Viene visualizzata la procedura guidata Trasforma. Eseguire quanto indicato diseguito:

a. Nella sezione Scegli il tipo di trasformazione, selezionare Crea un nuovooggetto e fare clic su Avanti.Viene visualizzata la schermata Seleziona trasformazione che mostra i fileselezionati e le trasformazioni disponibili per quei file.

b. Nella scheda Seleziona trasformazione, selezionare un profilo di trasformazionee fare clic su Avanti.

c. Se viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione, immettere leinformazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione e fare clicsu Avanti.

4. Tale schermata consente di immettere oppure applicare gli attributi per i nuovioggetti. Tra questi sono inclusi il nome, il titolo, il tipo di oggetto, il set diautorizzazioni, il ciclo di vita e il percorso. L’unico attributo necessario è il nomedegli oggetti. In questa schermata è anche possibile scegliere se eseguire latrasformazione ogni volta che viene creata una versione di questi oggetti. Eseguirequanto indicato di seguito:

a. Immettere il nome del nuovo oggetto. Per impostazione predefinita vieneimmesso il nome del file.

b. Se si desidera, immettere un titolo per l’oggetto.

c. A scelta, selezionare un tipo di oggetto alternativo per l’oggetto.

d. Fare clic suModifica per immettere un set di autorizzazioni alternativo perl’oggetto.

e. Fare clic suModifica se si desidera applicare un ciclo di vita agli oggetti.

f. Selezionare il percorso del nuovo oggetto. Sono possibili due soluzioni:• Identico al file principale. Questa opzione è selezionata per impostazione

predefinita. Il nuovo oggetto verrà collocato nello stesso percorso archivio ocartella dell’oggetto originale.

• Nuovo percorso. In questo caso, è necessario selezionare un nuovo percorsoin una finestra di modifica.

g. Fare clic sulla casella di controllo se si desidera eseguire la trasformazione ognivolta che si crea una versione di questi nuovi oggetti.

5. Se per questa trasformazione sono stati selezionati più file, fare clic su Avanti. Inalternativa, se si desidera applicare i parametri selezionati a tutti i file selezionati



per la trasformazione o se è stato selezionato un solo file per la trasformazione,fare clic su Fine.La richiesta di trasformazione viene inviata al server. Una volta completata latrasformazione, viene inviata una notifica alla Posta in arrivo.

Visualizzazione delle proprietà di trasformazione

Se l’oggetto è stato impostato in modo da eseguire una trasformazione ogni volta che sicrea una versione, ne vengono visualizzate le proprietà di trasformazione. È possibileimpostare questa opzione durante la creazione di una nuova copia trasformata o diun nuovo oggetto correlato tramite trasformazione. La richiesta di trasformazioneviene archiviata e correlata al documento di origine. Quando si crea la versione di undocumento di origine, la trasformazione viene applicata automaticamente alla nuovaversione mediante gli stessi parametri della trasformazione originale e la richiesta ditrasformazione viene inviata al server appropriato per l’elaborazione.

In Proprietà di trasformazione sono elencate tutte le trasformazioni salvate che sarannoapplicate a un documento al momento della creazione di una versione.

Per visualizzare le proprietà di trasformazione:

1. Individuare l’elemento per il quale visualizzare le proprietà di trasformazione.


• Fare clic su .• Fare clic sul collegamento Proprietà.• Scegliere Visualizza→Proprietà→Trasformazione.

Viene visualizzata la pagina Proprietà con la scheda Proprietà di trasformazioneselezionata. Le informazioni salvate per l’elemento vengono elencate, completedi nome e descrizione del profilo di trasformazione utilizzato, formato di outpute indicazione del tipo di output (copia trasformata o oggetto correlato).

Rimozione di una trasformazione salvata

Se l’oggetto è stato impostato in modo da eseguire una trasformazione ogni volta che sicrea una versione, ne vengono visualizzate le proprietà di trasformazione. È possibileimpostare questa opzione durante la creazione di una nuova copia trasformata o diun nuovo oggetto correlato tramite trasformazione. La richiesta di trasformazioneviene archiviata e correlata al documento di origine. Quando si crea la versione di undocumento di origine, la trasformazione viene applicata automaticamente alla nuova



versione mediante gli stessi parametri della trasformazione originale e la richiesta ditrasformazione viene inviata al server appropriato per l’elaborazione.

Per annullare le trasformazioni automatiche ogni volta che si crea una versione diun oggetto, è possibile rimuovere la richiesta di trasformazione da Proprietà ditrasformazione. Facendo clic sul collegamento per la trasformazione nella colonnaNome viene visualizzata una finestra di dialogo delle proprietà che mostra i parametridi trasformazione. Tali parametri possono essere utilizzati per distinguere le diversetrasformazioni salvate per l’oggetto che utilizzano lo stesso profilo di trasformazione.

Per rimuovere una trasformazione salvata:

1. Individuare l’elemento per il quale si desidera rimuovere le trasformazioni salvate.


• Fare clic su .• Fare clic sul collegamento Proprietà.• Scegliere Visualizza→Proprietà→Trasformazione.

3. Per individuare la trasformazione salvata che si desidera rimuovere, fare clic sulcollegamento relativo alla trasformazione nella colonna Nome.Viene visualizzata la finestra di dialogo dei parametri di trasformazione, in cuivengono mostrati i parametri scelti per la trasformazione salvata.

4. Fare clic su Chiudi per chiudere la finestra dei parametri di trasformazione.

5. Sulla riga in cui si trova la trasformazione salvata che si desidera rimuovere,selezionare Rimuovi.La trasformazione viene rimossa dall’elenco delle trasformazioni salvate dell’oggettoe non viene più eseguita quando si crea la versione dell’oggetto.


Capitolo 10Gestioni di relazioni, repliche ecollegamenti (riferimenti)


• Relazioni, pagina 107• Repliche, pagina 108• Collegamenti (riferimenti), pagina 110Se un’operazione non è descritta in questa sezione, utilizzare la procedura standard di Digital AssetManager per eseguirla.

RelazioniIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Cenni generali sulle relazioni, pagina 107• Visualizzazione di relazioni, pagina 108

Cenni generali sulle relazioni

Una relazione è una connessione specifica definita tra due elementi in un repository.Quando si accede a un elemento, la relazione fornisce l’accesso anche all’altro elemento.

Se l’opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, a seconda delleautorizzazioni di cui si dispone è possibile effettuare le seguenti operazioni:• Creare relazioni tra i file• Creare relazioni tra categorie• Creare nuovi tipi di relazione


Gestioni di relazioni, repliche e collegamenti (riferimenti)

Per fare un esempio, se un documento è stato sottoposto a un processo di revisione epiù revisori hanno fornito un’annotazione, ciascuna annotazione presenta una relazionecon il documento. Per avere l’elenco di annotazioni è possibile verificare le relazioni deldocumento. Tra le altre informazioni, è possibile leggere il nome di ciascuna annotazione,il tipo di relazione con il documento e se le relazioni vengono conservate con le versioni.

In generale, quando due elementi sono collegati da una relazione, uno viene consideratol’elemento principale mentre l’altro viene considerato quello secondario. Si dice chel’elemento secondario viene “utilizzato” nell’elemento principale e che l’elementoprincipale “utilizzi” quello secondario.

Il tipo di relazione descrive il modo in cui un elemento è correlato a un altro elemento:• Gli utenti possono aggiungere, modificare ed eliminare tipi specifici.• I tipi di relazione di sistema vengono creati da Digital Asset Manager e non possono

essere modificati dagli utenti. Ad esempio, una relazione tra un file e la rispettivaminiatura è del tipo sistema.

Visualizzazione di relazioni

Se questa opzione è disponibile nell’applicazione basata su WDK in uso, è possibile visualizzarele relazioni tra due elementi collegati mediante un tipo di relazione.

Per visualizzare le relazioni di un file:

1. Passare all’elemento per il quale si desidera visualizzare le relazioni.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Visualizza>Relazioni.• Selezionare la casella di controllo dell’elemento. Selezionare

Visualizza>Relazioni.

ReplicheLe repliche consentono di accedere a un oggetto di un repository diverso da quellocorrente eseguendo una copia dell’oggetto. La replica viene collegata nuovamenteall’oggetto di origine; pertanto, se si estrae la replica viene estratto anche l’oggettodi origine.

Le repliche consentono agli utenti di repository diversi di condividere documenti adistanze molto elevate. Ad esempio, è possibile utilizzare le repliche se uffici diversiin California, Germania e Giappone condividono gli stessi documenti. Le replicheconsentono agli stessi documenti condivisi di diventare locali per ciascun ufficio.



Una replica può disporre di proprietà globali e locali. Quando si modifica il valore diuna proprietà globale, il valore viene modificato nell’oggetto di origine e in tutte le altrerepliche. Quando, invece, si modifica il valore di una proprietà locale, il valore vienemodificato solo nella replica corrente.

Sulle repliche è possibile eseguire gran parte delle operazioni standard previste per i filee per le cartelle. Ad esempio, è possibile esportarle, copiarle ed estrarle. Per eseguirequeste operazioni vengono utilizzate le procedure Digital Asset Manager standard.

Le repliche sono indicate dalla sovrapposizione di una piccola icona doppia sul latoinferiore sinistro dell’icona del file. Tale sovrapposizione ha l’aspetto di una piccola copiadell’icona della cartella o del documento.

In Content Server vengono utilizzati i processi automatici per sincronizzare le replichee gli oggetti di origine.

Notare i seguenti punti:

• I processi di replica consentono di sincronizzare automaticamente la replica con ilfile originale. È possibile sincronizzare manualmente la replica senza attendere lasincronizzazione automatica tramite l’aggiornamento.

• Tutte le operazioni di modifica di un oggetto vengono eseguite in modo implicitosull’oggetto di origine, quindi anche la replica viene aggiornata in base alla modifica.

• I tempi di risposta per le operazioni di modifica del file di origine, ad esempiol’archiviazione, potrebbero essere più lenti, in quanto il repository del file diorigine potrebbe essere distante dal punto di vista geografico. Le operazioniche non prevedono la modifica del file di origine, ad esempio la visualizzazioneo l’esportazione, vengono eseguite sulla replica, in modo che non occorra laconnessione al repository del file di origine.

• Quando si esegue una copia di una replica, il risultato non è una replica bensì unnuovo file. Pertanto, le modifiche apportate al documento originale non sarannoaggiornate nella copia così come avviene nella replica.

• Se il software basato su WDK utilizza le traduzioni, quando si crea una traduzione,nel repository viene creato un nuovo file, non una replica.

• È possibile eseguire operazioni relative al ciclo di vita sulle repliche alle quali è giàapplicato un ciclo di vita.

• Per la riuscita delle operazioni, le configurazioni del repository consentono laconnessione al repository del file di origine. Tale connessione viene eseguita in modoautomatico, per cui all’utente non viene richiesto di effettuare l’accesso al repositorydel file di origine.

È possibile creare una replica solo se il repository in cui risiede il file originale equello in cui risiede la replica dispongono degli stessi set di utenti e password. Ledefinizioni del repository di destinazione dovranno essere identiche o superioria quelle del repository di origine. Per la sincronizzazione coerente di utenti eautorizzazioni, si consiglia di configurare i due repository nella stessa federazione.



Per informazioni sull’impostazione di servizi di replica su API di flussi di lavoro,consultare le guide Documentum Content Server Administration e Documentum ContentServer Fundamentals.

• Se si utilizza Web Publisher di Documentum, le repliche sono di sola lettura, percui le operazioni di modifica del contenuto del file nel repository di origine nonsono consentite. In particolare, non è possibile modificare, archiviare o estrarre unareplica in quanto non è consentito apportarvi modifiche. Inoltre, non è possibilemodificare manualmente il ciclo di vita di una replica.

Inoltre, l’utilizzo dell’opzione di aggiornamento consente di aggiornare solo gliattributi, non le relazioni.

Collegamenti (riferimenti)Un collegamento (denominato anche riferimento) è un collegamento a un file di un altrorepository. È possibile collegare il collegamento a più cartelle del repository corrente.

È possibile eseguire sui collegamenti molte delle operazioni standard effettuate per i filee per le cartelle. I file che dispongono di collegamenti presentano una piccola freccia inbasso a sinistra della relativa icona.


Capitolo 11Gestione di storyboard

Per storyboard si intende una serie di miniature di dimensioni ridotte e a bassa risoluzione in cuiviene visualizzato il contenuto di un file video o di un documento con più pagine. In questa sezioneverranno trattati i seguenti argomenti:

• Introduzione agli storyboard, pagina 111• Visualizzazione dello storyboard di un documento, pagina 112• Utilizzo del visualizzatore storyboard, pagina 113• Visualizzazione di una diapositiva di PowerPoint dallo storyboard, pagina 114• Visualizzazione di una pagina di PDF dallo storyboard, pagina 115• Come ignorare una miniatura di documento nello storyboard, pagina 116Di seguito sono indicati gli argomenti correlati:

• Aggiunta di diapositive a PowerPoint Assembly, pagina 138• Visualizzazione dello storyboard di un video, pagina 124• Riproduzione di un video dallo storyboard, pagina 126• Impostazione della miniatura predefinita dallo storyboard di un video, pagina 135• Eliminazione dei frame dallo storyboard di un video, pagina 136

Introduzione agli storyboardPer storyboard si intende una serie di miniature di dimensioni ridotte e a bassarisoluzione in cui viene visualizzato il contenuto di un file video o di un documento conpiù pagine (ad esempio presentazioni di PowerPoint o PDF). Digital Asset Managerè in grado di generare automaticamente storyboard al momento dell’importazione odell’archiviazione di un file.

Nota: affinché siano disponibili storyboard, è necessario che Advanced DocumentTransformation Services, Document Transformation Services o Media TransformationServices sia installato nel sistema Documentum e configurato per il repository


Gestione di storyboard

dell’utente. In assenza di questi prodotti, gli storyboard non verranno creati per glioggetti importati e la funzionalità di elaborazione storyboard non sarà disponibile.Per informazioni sugli storyboard presenti nell’installazione di Digital Asset Manager,contattare l’amministratore di sistema.

Per visualizzare lo storyboard di un file, utilizzare la scheda Storyboard della paginaProprietà del file. Anche per visualizzare gli storyboard dei video è possibile utilizzarela scheda Storyboard della pagina Dettagli video, se disponibile.

Per le presentazioni di PowerPoint, lo storyboard consente di visualizzare le diapositivedella presentazione come sequenza di miniature.

Per i PDF, lo storyboard consente di visualizzare le pagine del PDF come sequenzadi miniature.

Per i video, lo storyboard consente di visualizzare una sequenza delle immagini.

Visualizzazione dello storyboard di undocumento

Gli storyboard vengono generati per i file Acrobat PDF e le presentazioni di MicrosoftPowerPoint automaticamente al momento dell’importazione o dell’archiviazione, aseconda della configurazione del sistema.

Gli storyboard di PDF e PPT sono costituiti da miniature a bassa risoluzione raffigurantile singole pagine del file. Oltre alla visualizzazione delle miniature dello storyboard,le miniature stesse vengono memorizzate come oggetti diapositiva distinti dell’oggettoprincipale. Questo implica che ciascuna diapositiva (o pagina) è una copia trasformatadistinta del file principale, riutilizzabile e rielaborabile come altre copie trasformate.

Per visualizzare uno storyboard di documenti con più pagine:

1. Accedere a un documento con più pagine (PDF, presentazione PowerPoint).


• Fare clic su .• Nella visualizzazione semplificata, fare clic su

Altro→Visualizza→Proprietà→Storyboard.• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→Proprietà→Storyboard.

3. Fare clic su Annulla per chiudere la pagina Proprietà.



Utilizzo del visualizzatore storyboardIl visualizzatore storyboard consente di visualizzare più facilmente le singole paginedello storyboard di un documento (PDF e presentazioni di PowerPoint), nonché diottenere anteprime ed eseguire attività con tali pagine in modo più efficiente. È possibileaccedere al visualizzatore storyboard dal normale storyboard del documento nellafinestra Proprietà.

Il visualizzatore storyboard si suddivide in due riquadri: il riquadro selettore pagina eil riquadro di visualizzazione pagina. Il riquadro selettore pagina si trova nella partesinistra del visualizzatore e contiene le miniature di ogni pagina del documento. Se si faclic su una miniatura nel riquadro selettore pagina, nel riquadro di visualizzazione dellapagina viene visualizzata un’immagine (JPEG) ad alta risoluzione.

Un’area di esplorazione nella parte superiore del visualizzatore storyboard

( ) consente di spostarsi in aree diverse del documento. Ipulsanti freccia consentono di spostarsi in avanti e indietro nel documento e un camporelativo ai numeri di pagina consente di immettere un numero di pagina specifico deldocumento al quale il visualizzatore di pagine passa direttamente.

È possibile modificare il numero di miniature visualizzate contemporaneamentenel riquadro selettore pagina utilizzando l’elenco a discesa. Utilizzare il pulsante discorrimento verso il basso ( ) nel pannello selettorepagina per passare al gruppo di pagine successivo. Utilizzare il pulsante di scorrimentoverso l’alto ( ) nel pannello selettore pagina per passareal gruppo di pagine precedente.

Ciascuna pagina del documento selezionata viene memorizzata in una cronologia delleselezioni. Utilizzando i pulsanti e , è possibile scorrere tale cronologia in avanti eindietro, in modo analogo alla cronologia di un browser Web.

Se è necessario un riquadro di visualizzazione delle pagine più grande, ad esempioquando si visualizzano le pagine in formato orizzontale, è possibile nascondere ilriquadro di selezione. Utilizzare le icone che consentono di nascondere ( ) emostrare ( ) elementi per attivare e disattivare il riquadro selettore pagine. Quandosi visualizza una miniatura nel riquadro di visualizzazione pagine, utilizzare le iconeraffiguranti le lenti di ingrandimento per ingrandire ( ) e ridurre ( ) la pagina attiva.

Per attivare il visualizzatore storyboard:




Altro→Visualizza→Proprietà→Storyboard.



• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→Proprietà→Storyboard.Lo storyboard si apre alla pagina Proprietà.

3. Fare clic sull’icona del visualizzatore storyboard ( ).Il visualizzatore storyboard si apre, visualizzando lo storyboard del documento nelriquadro selettore pagine e nel riquadro di visualizzazione pagine.

4. Fare clic su per tornare alla pagina Storyboard normale o fare clic su Annulla perchiudere il visualizzatore storyboard e tornare all’elenco delle cartelle principali.

Visualizzazione di una diapositiva diPowerPoint dallo storyboard

Quando si importano file di PowerPoint nel sistema Documentum, Media TransformationServer elabora il file e genera una copia trasformata in formato JPG per ciascunadiapositiva della presentazione. Le singole diapositive vengono assemblate in unostoryboard che è possibile visualizzare successivamente per esaminare in maggioredettaglio il contenuto di una presentazione e selezionare singole diapositive perl’assemblaggio PowerPoint.

Ciascuna diapositiva viene considerata come oggetto separato di copia trasformata nelrepository. È pertanto possibile utilizzare le diapositive anche singolarmente, in modoanalogo alle altre copie trasformate.

Per visualizzare la diapositiva di una presentazione di PowerPoint dallo storyboard:

1. Passare a una presentazione di PowerPoint.



Altro→Visualizza→Proprietà→Storyboard.• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→Proprietà→Storyboard.Lo storyboard della presentazione di PowerPoint si apre nella pagina Proprietà.

3. Fare clic sull’icona del visualizzatore storyboard ( ).Il visualizzatore storyboard si apre, visualizzando lo storyboard della presentazionedi PowerPoint nel riquadro selettore pagine e nel riquadro di visualizzazione pagine.

4. Selezionare la miniatura di una diapositiva nel riquadro selettore pagine.La diapositiva viene visualizzata nel riquadro di visualizzazione delle pagine.

5. Selezionare le singole diapositive e fare clic su per aggiungerle all’assemblaggioPowerPoint.




Visualizzazione di una pagina di PDF dallostoryboard

Quando si importano file Acrobat PDF in un sistema Documentum, (Advanced)Document Transformation Services e Media Transformation Server consentono dielaborare il file e generare una copia trasformata in formato JPG per ciascuna pagina delPDF. Ciascuna pagina viene assemblata in uno storyboard che è possibile visualizzaresuccessivamente per esaminare in maggiore dettaglio il contenuto di un PDF.

Ogni pagina viene considerata come oggetto separato di copia trasformata nel repository.È pertanto possibile utilizzare le pagine anche singolarmente, in modo analogo allealtre copie trasformate.

Per visualizzare lo storyboard di un PDF:

1. Passare al documento PDF.



Altro→Visualizza→Proprietà→Storyboard.• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→Proprietà→Storyboard.Lo storyboard del PDF si apre nella pagina Proprietà.

3. Fare clic sull’icona del visualizzatore storyboard ( ).Il visualizzatore storyboard si apre, visualizzando lo storyboard del PDF nelriquadro selettore pagine e nel riquadro di visualizzazione pagine.

4. Selezionare la miniatura di una pagina nel riquadro selettore pagine.La pagina viene visualizzata nel riquadro di visualizzazione delle pagine.




Come ignorare una miniatura di documentonello storyboard

Per i documenti con storyboard visualizzabili nel visualizzatore storyboard, è possibileselezionare una pagina o diapositiva alternativa come miniatura documento illustratanelle pagine dell’elenco. Ad esempio, se nella prima pagina della presentazione diPowerPoint è riportato un logo di società generico, è possibile selezionare la secondapagina come rappresentazione in miniatura della presentazione. In tal modo lapresentazione risulta più semplicemente identificabile in un elenco di documenti.

Per ignorare una miniatura di documento dallo storyboard:




Altro→Visualizza→Proprietà→Storyboard.• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→Proprietà→Storyboard.Lo storyboard si apre alla pagina Proprietà.

3. Fare clic sull’icona del visualizzatore storyboard ( ).Il visualizzatore storyboard si apre, visualizzando lo storyboard del documento nelriquadro selettore pagine e nel riquadro di visualizzazione pagine.

4. Nel riquadro selettore pagine, selezionare la casella di controllo relativa allaminiatura che si desidera utilizzare come miniatura del documento.

5. Fare clic sull’icona .

6. Fare clic su OK per salvare le modifiche e tornare all’elenco delle cartelle principali.

Visualizzazione dello storyboard di un videoPer un file video lo storyboard consente due visualizzazioni:

• Visualizzazione pagina: gli storyboard vengono ordinati in forma di pagine ele pagine vengono quindi sovrapposte l’una all’altra. L’utente volta le pagine pervisualizzare l’intero storyboard.



• Visualizzazione zoom: gli storyboard sono impilati in ordine e vengono presentatisu una singola pagina. Ciascun frame visualizzato rappresenta un intervallo distoryboard. È possibile visualizzare la sequenza completa a un livello elevato eingrandire rapidamente la visualizzazione (come il sommario di un DVD).

Per ingrandire una sezione di miniature, fare clic sull’icona livello successivo ( ).

Ad esempio, se si seleziona la miniatura 46, nella seconda pagina vengonovisualizzate le miniature 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53. È possibile passare da un livelloall’altro delle miniature dello storyboard. Per ridurre la visualizzazione, fare clic su

. Per tornare alla visualizzazione del primo livello, fare clic su .

In una barra di stato verrà visualizzata la posizione della selezione corrente rispetto

alla sequenza video.Se esistono i codici temporali oppure se il sistema consente di calcolarlo, in entrambele visualizzazioni le informazioni del codice SMPTE vengono visualizzate comeidentificatore di ogni miniatura.

Per file video idonei, le pagine Proprietà vengono sostituite da una schermata modaleDettagli video. In tal caso, ogni volta che si esegue un’azione per visualizzare leproprietà di un video (ad esempio Proprietà, Storyboard, Autorizzazioni, Cronologia)viene visualizzata automaticamente la schermata Dettagli video relativa al video. Perulteriori informazioni sulla schermata Dettagli video, vedere Capitolo 12, Gestionedi Dettagli video. Per ulteriori informazioni sulla visualizzazione di uno storyboardmediante la schermata Dettagli video, vedere Visualizzazione dello storyboard di unvideo, pagina 124.



Nota: i dettagli video non sono disponibili per file video importati in sistemi non dotatidi funzionalità dettagli video. Tra questi sono inclusi i sistemi precedenti alla versione5.3 e quelli in cui non è installato Audio Video Transformation Services. Per ulterioriinformazioni, rivolgersi all’amministratore di sistema.

Per visualizzare lo storyboard di un video:

1. Passare al file video.




3. Se viene visualizzata la schermata Dettagli video relativa al file video; accertarsi chela scheda Storyboard sia attiva.

4. Selezionare il tipo di visualizzazione dello storyboard: Visualizzazione pagina oVisualizzazione zoom.

5. Se è stata scelta l’opzione Visualizzazione zoom, è possibile ingrandire una sezioneselezionando la freccia verso il basso.In una barra di stato verrà visualizzata la posizione della selezione corrente rispettoalla sequenza video.

6. Fare clic su Annulla per chiudere lo storyboard.

Riproduzione di un video dallo storyboardÈ possibile riprodurre un video dallo storyboard se il file è contenuto in un archiviocompatibile con file di flusso. La visualizzazione inizia dal frame selezionato. Adesempio, se lo storyboard di un video da 1 minuto contiene 15 frame da 4 secondi,selezionando il secondo frame dello storyboard la riproduzione inizierà dal quartosecondo. Se si seleziona il primo frame dello storyboard, la riproduzione partiràdall’inizio.

Se si incontrano problemi nella riproduzione di video dallo storyboard, consultare lasezione Configurazione del browser per i lettori multimediali, pagina 41.

Per riprodurre un video dallo storyboard:










6. Selezionare un frame dello storyboard.Se lo storyboard è aperto nella schermata Dettagli video, il lettore video incorporatoriproduce il video a partire dal frame selezionato. Se lo storyboard è aperto dallanormale schermata Proprietà, si apre l’applicazione appropriata e riproduce il videoa partire dal frame selezionato.


Capitolo 12Gestione di Dettagli video

Affinché sia disponibile Dettagli video, è necessario che Documentum Media Transformation Servicese il componente Audio Video Transformation Services siano installati in Documentum System econfigurati per il repository dell’utente. In assenza di questi prodotti, i dettagli video non vengonoestratti né generati per i file video importati. Per informazioni sulla disponibilità di Dettagli videonell’installazione di Digital Asset Manager, contattare l’amministratore di sistema.


• Cenni generali su Dettagli video, pagina 122• Visualizzazione di dettagli video, pagina 123• Visualizzazione delle proprietà video, pagina 123• Riproduzione di un video da Dettagli video, pagina 124• Visualizzazione dello storyboard di un video, pagina 124• Riproduzione di un video dallo storyboard, pagina 126• Visualizzazione di tracce di testo video, pagina 127• Aggiunta di una traccia di testo, pagina 128• Modifica di una traccia di testo, pagina 129• Eliminazione di una traccia di testo, pagina 129• Visualizzazione di clip secondari video, pagina 130• Creazione di un clip video secondario, pagina 131• Modifica di un clip video secondario, pagina 132• Eliminazione di un clip video secondario, pagina 133• Impostazione dei valori Indicatore di inizio e Indicatore di fine, pagina 134• Impostazione della miniatura predefinita dallo storyboard di un video, pagina 135• Eliminazione dei frame dallo storyboard di un video, pagina 136


Gestione di Dettagli video

Cenni generali su Dettagli videoLe informazioni relative ai file video importati nel repository mediante Digital AssetManager saranno disponibili tramite una schermata speciale Dettagli video.

Nota: Affinché sia disponibile Dettagli video, è necessario che Documentum MediaTransformation Services e il componente Audio Video Transformation Services sianoinstallati in Documentum System e configurati per il repository dell’utente. In assenza diquesti prodotti, i dettagli video non vengono estratti né generati per i file video importati.Per informazioni sulla disponibilità di Dettagli video nell’installazione di Digital AssetManager, contattare l’amministratore di sistema.

Tutte le informazioni relative a un file video sono contenute in questa schermata. Laschermata Dettagli video consente di visualizzare tutti di dettagli di un file video e diavere accesso al sistema di menu completo.

Nella schermata viene visualizzato un lettore video incorporato, utilizzato per riprodurrela copia trasformata predefinita dell’oggetto e per impostare le posizioni degli indicatoridi inizio e fine. Se il lettore video è stato disattivato o se non è possibile riprodurre lacopia trasformata predefinita, nel lettore è disponibile una rappresentazione in miniaturadel video.

In Dettagli video sono anche disponibili schede per l’accesso a tutti i metadati e a tutte leproprietà del video. Di seguito vengono elencate alcune schede:• Info: contiene le informazioni incluse normalmente per tutti i tipi di oggetti e gli altri

metadati specifici per il video.• Storyboard: contiene una serie di immagini in miniatura che rappresentano il

contenuto di un file video.• Text Tracks (Tracce di testo): descrizioni testuali dei segmenti di un file video, quali

sottotitoli codificati e trascrizioni.• Clip secondari: segmenti di un file video selezionati dall’utente trattati come oggetti

correlati.• Autorizzazioni: informazioni comuni sulle autorizzazioni agli oggetti.• Cronologia: informazioni comuni sulla cronologia degli oggetti.Per tutti gli oggetti video sono disponibili metadati specifici in Dettagli video, tra cui icodici temporali iniziale e finale. È inoltre possibile estrarre i metadati e le proprietà delvideo in base agli attributi personalizzati e al formato video.



Visualizzazione di dettagli videoTutte le informazioni relative a un file video sono contenute nella pagina Dettagli video.La pagina Dettagli video consente di visualizzare tutti di dettagli di un file video e diavere accesso al sistema di menu completo.

Per visualizzare i dettagli video:



• Fare clic su .• Nella visualizzazione semplificata, fare clic su Altro→Visualizza→Dettagli

video.• Nella visualizzazione classica selezionare la casella di controllo del video.

Scegliere quindi Visualizza→Dettagli video.La schermata Dettagli video si apre in un’altra finestra. La finestra resta aperta fino aquando non si fa clic su Chiudi.

3. Utilizzare le schede Dettagli video per visualizzare le informazioni relative al video.

Visualizzazione delle proprietà videoPer tutti gli oggetti video sono disponibili metadati specifici in Dettagli video, tra cui icodici temporali iniziale e finale. È inoltre possibile estrarre i metadati e le proprietà delvideo in base agli attributi personalizzati e al formato video.

Per visualizzare le proprietà relative ai dettagli video:





Scegliere quindi Visualizza→Dettagli video.La schermata Dettagli video si apre in un’altra finestra.

3. Fare clic sulla scheda Info per visualizzare i metadati e le proprietà supporto relativial video.



4. Fare clic su Ulteriori informazioni per aprire la pagina Proprietà: Info. In questapagina è possibile modificare proprietà dei file quali nome, titolo, oggetto eautorizzazioni.

5. Modificare le proprietà desiderate e fare clic su OK oppure fare clic su Annullaper chiudere senza apportare modifiche.

Riproduzione di un video da Dettagli videoIn Dettagli video viene visualizzato un lettore video incorporato utilizzato per riprodurrela copia trasformata predefinita dell’oggetto. È possibile riprodurre la copia trasformatapredefinita di un video da Dettagli video se il file è contenuto in un archivio compatibilecon file di flusso.

I comandi della schermata Dettagli video consentono di riprodurre, sospendere einterrompere il video in qualsiasi punto.

Se il lettore video è stato disattivato o se non è possibile riprodurre la copia trasformatapredefinita, nel lettore è disponibile una rappresentazione in miniatura del video.

Nota: se si incontrano problemi nella riproduzione di video dallo storyboard, consultarela sezione Configurazione del browser per i lettori multimediali, pagina 41.

Per riprodurre un video dalla schermata Dettagli video:





Scegliere quindi Visualizza→Dettagli video.La schermata Dettagli video si apre in un’altra finestra.

3. Utilizzare i comandi di riproduzione del video.

Visualizzazione dello storyboard di un videoPer un file video lo storyboard consente due visualizzazioni:

• Visualizzazione pagina: gli storyboard vengono ordinati in forma di pagine ele pagine vengono quindi sovrapposte l’una all’altra. L’utente volta le pagine pervisualizzare l’intero storyboard.



• Visualizzazione zoom: gli storyboard sono impilati in ordine e vengono presentatisu una singola pagina. Ciascun frame visualizzato rappresenta un intervallo distoryboard. È possibile visualizzare la sequenza completa a un livello elevato eingrandire rapidamente la visualizzazione (come il sommario di un DVD).

Per ingrandire una sezione di miniature, fare clic sull’icona livello successivo ( ).

Ad esempio, se si seleziona la miniatura 46, nella seconda pagina vengonovisualizzate le miniature 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53. È possibile passare da un livelloall’altro delle miniature dello storyboard. Per ridurre la visualizzazione, fare clic su

. Per tornare alla visualizzazione del primo livello, fare clic su .

In una barra di stato verrà visualizzata la posizione della selezione corrente rispettoalla sequenza video.

Se esistono i codici temporali oppure se il sistema consente di calcolarlo, in entrambele visualizzazioni le informazioni del codice SMPTE vengono visualizzate comeidentificatore di ogni miniatura.

Per file video idonei, le pagine Proprietà vengono sostituite da una schermata modaleDettagli video. In tal caso, ogni volta che si esegue un’azione per visualizzare le proprietàdi un video (ad esempio Proprietà, Storyboard, Autorizzazioni, Cronologia) vienevisualizzata automaticamente la schermata Dettagli video relativa al video.

Nota: i dettagli video non sono disponibili per file video importati in sistemi non dotatidi funzionalità dettagli video. Tra questi sono inclusi i sistemi precedenti alla versione



5.3 e quelli in cui non è installato Audio Video Transformation Services. Per ulterioriinformazioni, rivolgersi all’amministratore di sistema.

Per visualizzare lo storyboard di un video:








6. Fare clic su Annulla per chiudere lo storyboard.

Riproduzione di un video dallo storyboardÈ possibile riprodurre un video dallo storyboard se il file è contenuto in un archiviocompatibile con file di flusso. La visualizzazione inizia dal frame selezionato. Adesempio, se lo storyboard di un video da 1 minuto contiene 15 frame da 4 secondi,selezionando il secondo frame dello storyboard la riproduzione inizierà dal quartosecondo. Se si seleziona il primo frame dello storyboard, la riproduzione partiràdall’inizio.

Nota: se si incontrano problemi nella riproduzione di video dallo storyboard, consultarela sezione Configurazione del browser per i lettori multimediali, pagina 41.

Per visualizzare un video dallo storyboard:



• Fare clic su .



• Nella visualizzazione semplificata, fare clic suAltro→Visualizza→Proprietà→Storyboard.

• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→Proprietà→Storyboard.3. Se viene visualizzata la schermata Dettagli video relativa al file video; accertarsi che

la scheda Storyboard sia attiva.



6. Selezionare un frame dello storyboard.Il lettore video incorporato riproduce il video a partire dal frame selezionato.

Visualizzazione di tracce di testo videoLe tracce di testo contengono descrizioni testuali dei segmenti di un file video. Di seguitosono illustrati alcuni esempi di tracce di testo:• Sottotitoli codificati• Trascrizione del parlato• Riconoscimento vocale• Trascrizione• Tipo di ripresa• Descrizione della scenaÈ possibile che per il sistema in uso siano disponibili tipi di tracce di testo aggiuntivi.

Per i file video contenenti tracce di testo, tutte le tracce sono visibili nella scheda Traccedi testo di Dettagli video, I filtri degli elenchi a discesa presenti nella scheda Tracce ditesto contengono solo i tipi di tracce di testo disponibili per il video.

Per ciascuna traccia di testo vengono visualizzati il codice temporale iniziale e quellofinale, insieme ai dati delle tracce di testo.

Per visualizzare le tracce di testo:



• Fare clic su .



• Fare clic sul collegamento Altro→Visualizza→Dettagli video.• Scegliere Visualizza→Dettagli video.Viene visualizzata la schermata Dettagli video per il file video.

3. Fare clic sulla scheda Tracce di testo.Vengono visualizzate tutte le tracce di testo del video.

4. Selezionare un tipo di traccia di testo disponibile dall’elenco a discesa Track (Traccia).

Aggiunta di una traccia di testoLe tracce di testo contengono descrizioni testuali di segmenti specifici di un file video.

È possibile visualizzare tutte le tracce di testo nella scheda Tracce di testo di Dettaglivideo. Per ciascuna traccia di testo vengono visualizzati il codice temporale iniziale equello finale, insieme ai dati delle tracce di testo.

È possibile aggiungere manualmente una traccia di testo a qualsiasi video con dettaglivideo, utilizzando la procedura seguente.

Per aggiungere una traccia di testo video:



• Fare clic su .• Fare clic sul collegamento Altro→Visualizza→Dettagli video.• Scegliere Visualizza→Dettagli video.Viene visualizzata la schermata Dettagli video per il file video.

3. Fare clic sulla scheda Tracce di testo.Vengono visualizzate tutte le tracce di testo del video.

4. Fare clic su Aggiungi traccia.Viene visualizzata la schermata relativa ai dettagli della traccia.

5. Nel campo Categoria, immettere una categoria per la traccia di testo. Ad esempio,Sottotitoli codificati.

6. Nel campo Testo, immettere un testo per la traccia di testo.

7. Nei campi Inizio e Fine, immettere rispettivamente i codici temporali iniziale e finale.

8. Fare clic su Salva.La schermata Dettagli traccia si chiude e viene visualizzata la nuova traccia di testonella scheda Tracce di testo relativa alla categoria selezionata.



Modifica di una traccia di testoLe tracce di testo contengono descrizioni testuali di segmenti specifici di un file video.


Per modificare manualmente una traccia di testo, utilizzare la procedura seguente.

Per modificare una traccia di testo video:




3. Fare clic sulla scheda Tracce di testo.

4. Utilizzare il filtro per individuare una traccia di testo specifica che si desideramodificare.

5. Selezionare la casella di controllo relativa a una traccia di testo che si desideramodificare e fare clic suModifica traccia.Viene visualizzata la schermata relativa ai dettagli della traccia.

6. Modificare i campi Categoria, Testo, Inizio o Fine.

7. Fare clic su Salva.La schermata Dettagli traccia si chiude e viene visualizzata la traccia di testo relativaalla categoria selezionata, con le nuove informazioni.

Eliminazione di una traccia di testoLe tracce di testo contengono descrizioni testuali di segmenti specifici di un file video.


Per eliminare una traccia di testo, utilizzare la procedura seguente.



Per eliminare una traccia di testo video:




3. Fare clic sulla scheda Tracce di testo.

4. Utilizzare il filtro per individuare tracce di testo specifiche che si desidera eliminare.

5. Selezionare le caselle di controllo relative alle tracce di testo che si desidera eliminaree fare clic su Elimina tracce.

6. Fare clic su Salva.L’elenco di tracce di testo viene aggiornato e non contiene più le tracce di testoselezionate.

Visualizzazione di clip secondari videoI clip secondari vengono creati selezionando segmenti di un file video tramite i valoriIndicatore di inizio e Indicatore di fine. La scheda Clip secondari di Dettagli videoconsente di visualizzare tutti gli oggetti video derivati dall’oggetto video, vale a diretutti i clip secondari creati dagli utenti.

Una volta creati, i clip secondari sono oggetti regolari del repository e pertanto possonoessere sottoposti a tutte le azioni normali. I clip secondari di un video sono oggetticorrelati in quanto presentano delle relazioni. All’interno della scheda Clip secondari,per ogni clip secondario sono disponibili specifiche icone di azione (ad esempioProprietà, Copie trasformate, ecc.) accanto alla miniatura corrispondente. Selezionandol’icona Proprietà di un clip secondario, ad esempio, viene visualizzata una nuovaschermata Dettagli video in cui vengono mostrate tutte le informazioni specifiche perquel clip secondario.

Per visualizzare i clip video secondari:




video.



• Nella visualizzazione classica selezionare la casella di controllo del video.Scegliere quindi Visualizza→Dettagli video.

La schermata Dettagli video si apre in un’altra finestra. La finestra resta aperta fino aquando non si fa clic su Chiudi.

3. Selezionare la scheda Clip secondari.Vengono visualizzati tutti i clip secondari del video.

4. Eseguire un’azione su uno dei clip disponibili.

Creazione di un clip video secondarioI clip secondari vengono creati selezionando segmenti di un file video tramite i valoriIndicatore di inizio e Indicatore di fine. La scheda Clip secondari di Dettagli videoconsente di visualizzare tutti gli oggetti video derivati dall’oggetto video, vale a diretutti i clip secondari creati dagli utenti.

Nella scheda Clip secondari è anche possibile creare nuovi clip secondari. Una voltacreati, i clip secondari sono oggetti regolari del repository e pertanto possono esseresottoposti a tutte le azioni normali. I campi Indicatore di inizio e Indicatore di fine delriquadro del lettore video, consentono di creare un nuovo clip secondario, completodelle proprietà specifiche e delle copie trasformate.

Per creare un clip secondario è necessario disporre almeno dell’autorizzazioneRiferimento per il video.

Per creare un clip video secondario:







4. Utilizzare il lettore video per individuare oppure inserire manualmente i valoriIndicatore di inizio e Indicatore di fine.Per visualizzare il segmento selezionato, utilizzare i comandi del lettore video.



5. Dopo aver selezionato un segmento, fare clic su Nuovo.All’utente viene richiesto di immettere dettagli per un nuovo documento.

6. Nella scheda Crea, immettere il nome del nuovo file. Immettere ulterioriinformazioni, se necessario.

7. Nella scheda Info, immettere le informazioni in base alle esigenze. Se accanto auna proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, impostare la proprietàfacendo clic suModifica e immettendo i valori nella pagina visualizzata. È possibileimmettere valori digitandoli in una casella Inserire un nuovo valore o selezionandolida una casella Selezionare dall’elenco, quindi facendo clic suAggiungi. Per spostareun valore verso l’alto o verso il basso nell’elenco risultante, selezionarlo e fare clic suSposta su o Sposta giù. Per rimuovere un valore, selezionarlo e fare clic su Rimuovi.

8. Nella scheda Autorizzazioni, impostare le autorizzazioni desiderate.

9. Fare clic su Fine.Il nuovo clip secondario viene visualizzato nell’elenco dei clip secondari.

Modifica di un clip video secondarioI clip secondari vengono creati selezionando segmenti di un file video tramite i valoriIndicatore di inizio e Indicatore di fine. La scheda Clip secondari di Dettagli videoconsente di visualizzare tutti gli oggetti video derivati dall’oggetto video, vale a diretutti i clip secondari creati dagli utenti.

Nella scheda Clip secondari è possibile modificare clip secondari. Utilizzando i campiIndicatore di inizio e Indicatore di fine del riquadro del lettore video, è possibileaggiungere o sottrarre il segmento del video originale a quello utilizzato per il clipsecondario.

Per modificare un clip secondario è necessario disporre almeno dell’autorizzazioneRiferimento per il video.

Per modificare un clip video secondario:





Scegliere quindi Visualizza→Dettagli video.



La schermata Dettagli video si apre in un’altra finestra. La finestra resta aperta fino aquando non si fa clic su Chiudi.


4. Selezionare la casella di controllo per il clip secondario che si desidera modificare.I valori dei campi Indicatore di inizio e Indicatore di fine vengono visualizzatinel lettore video.

5. Utilizzare il lettore video per individuare oppure inserire manualmente i valoriIndicatore di inizio e Indicatore di fine.Per visualizzare il segmento selezionato, utilizzare i comandi del lettore video.

6. Dopo aver selezionato un segmento, fare clic suModifica.Il clip secondario viene salvato con i nuovi valori Indicatore di inizio e Indicatore difine.

Eliminazione di un clip video secondarioI clip secondari vengono creati selezionando segmenti di un file video tramite i valoriIndicatore di inizio e Indicatore di fine. La scheda Clip secondari di Dettagli videoconsente di visualizzare tutti gli oggetti video derivati dall’oggetto video, vale a diretutti i clip secondari creati dagli utenti.

Nella scheda Clip secondari è possibile eliminare clip secondari.

Per eliminare un clip video secondario:







4. Selezionare la casella di controllo relativa al clip secondario che si desidera eliminare.

5. Fare clic su Eliminazione.



Il clip secondario viene eliminato.

Impostazione dei valori Indicatore di inizio eIndicatore di fine

Nella schermata Dettagli video è possibile impostare i valori degli indicatori di inizioe di fine relativi a un file video. Tramite questa operazione vengono popolati i campiIndicatore di inizio e Indicatore di fine al di sotto del lettore video sul lato sinistro dellaschermata. In tal modo è possibile riprodurre un segmento specifico del video.

I valori Indicatore di inizio e Indicatore di fine possono essere impostati in diverse areedella schermata Dettagli video:• Direttamente nel riquadro del lettore video• Dalla scheda StoryboardPer impostare i valori Indicatore di inizio e Indicatore di fine dalla schermata Dettagli video:






3. Effettuare una delle seguenti operazioni per popolare i campi Indicatore di inizio eIndicatore di fine al di sotto del lettore video:

a. Utilizzare i comandi di riproduzione del video. Durante la riproduzione delvideo, fare clic su Indicatore di inizio e Indicatore di fine per impostare i valoricorrispondenti. È anche possibile immettere manualmente questi valori neicampi Indicatore di inizio e Indicatore di fine.

b. Selezionare la scheda Storyboard e una visualizzazione storyboard:Visualizzazione pagina o Visualizzazione zoom. Selezionare la casella dicontrollo delle miniature con le quali si desidera iniziare e terminare il segmento.Fare clic su Indicatore di inizio e Indicatore di fine per la miniatura appropriata.

I campi Indicatore di inizio e Indicatore di fine del riquadro del lettore videovengono popolati con i valori selezionati.A questo punto è possibile utilizzare i comandi del lettore video per visualizzare ilsegmento del video scelto.



Impostazione della miniatura predefinita dallostoryboard di un video

Per impostazione predefinita, dal primo frame o dalla prima pagina del video vienegenerata una miniatura del video che lo rappresenta interamente. Spesso, tale miniaturanon è rappresentativa per il video. In molti casi potrebbe trattarsi di un frame nerooppure contenere il logo dello studio, del distributore o del realizzatore del video. Graziea Media Transformation Services, in Digital Asset Manager vengono creati storyboardper i file video importati in un repository. L’utilizzo dello storyboard consente diselezionare un’altra miniatura predefinita, in grado di rappresentare meglio il contenutoeffettivo del video.

Per sostituire la miniatura di un oggetto, gli utenti dovranno disporre almenodell’autorizzazione alla scrittura.

Per ignorare la miniatura predefinita di un video:






3. Selezionare la scheda Storyboard.

4. Spostarsi nello storyboard per individuare un frame da selezionare come miniaturadel video.

5. Selezionare la casella di controllo del frame.

6. Fare clic su Imposta miniatura.La schermata Dettagli video viene aggiornata e il frame selezionato vienevisualizzato come miniatura predefinita per il video.



Eliminazione dei frame dallo storyboard di unvideo

Spesso nello storyboard di un video sono inclusi molti frame ridondanti o che nonrappresentano un valore aggiunto per lo storyboard. È possibile, quindi, sfogliarelo storyboard di un video ed eliminare tali frame. In tal modo le dimensioni dellostoryboard si ridurranno (in modo utile quando si visualizza un video di dimensionimolto grandi) e sarà possibile esaminare meglio l’intero contenuto del video.

Per eliminare i frame dallo storyboard di un video:






3. Selezionare la scheda Storyboard.

4. Spostarsi nello storyboard per individuare i frame che si desidera rimuovere dallostoryboard.

5. Selezionare la casella di controllo di uno o più frame.

6. Fare clic su Elimina frame.Lo storyboard viene aggiornato e i frame selezionati vengono rimossi.


Capitolo 13Gestione di PowerPoint Assembly

Quando si importano file di PowerPoint nel sistema Documentum, Media Transformation Serverconsente di elaborare il file e generare una copia trasformata in formato JPG per ciascuna diapositivadella presentazione. Ogni diapositiva viene considerata come oggetto separato di copia trasformatanel repository. In questo modo è possibile elaborare singolarmente le diapositive e aggiungerleall’area PowerPoint Assembly.

Nell’area Assemblaggio PowerPoint è possibile raccogliere le diapositive da una o più presentazionidi PowerPoint nel repository. Tali diapositive potranno essere riassemblate in nuove presentazioni. Èpossibile aggiungere, rimuovere e ordinare le diapositive di varie presentazioni PowerPoint fino acreare la sequenza desiderata. È quindi possibile creare una nuova presentazione di PowerPoint conle diapositive disposte nell’assemblaggio PowerPoint, generando un nuovo oggetto PowerPoint nelrepository.

Attenzione: la disponibilità delle opzioni Storyboard e PowerPoint Assembly dipende da MediaTransformation Services installato in Documentum System e configurato per il repository. In assenzadi Media Transformation Services non è possibile generare storyboard per file di presentazioniPowerPoint importati e la funzionalità di assemblaggio PowerPoint non sarà disponibile. Perinformazioni sugli storyboard e sulla funzionalità PowerPoint Assembly presenti nell’installazionedi Digital Asset Manager, contattare l’amministratore di sistema.

Per creare una nuova presentazione di PowerPoint dalle diapositive contenute nel repository, eseguirele procedure descritte in base al seguente ordine:

• Aggiunta di diapositive a PowerPoint Assembly, pagina 138• Visualizzazione di PowerPoint Assembly, pagina 139• Rimozione di diapositive da PowerPoint Assembly, pagina 140. Se necessario, rimuovere le

diapositive che non si desidera più inserire nella nuova presentazione di PowerPoint.• Ricerca di diapositive e presentazioni di PowerPoint, pagina 140. Ricercare altre diapositive e

presentazioni di PowerPoint da aggiungere all’assemblaggio PowerPoint.• Creazione di una nuova presentazione di PowerPoint, pagina 143. Creare la nuova presentazione

di PowerPoint dalle diapositive dell’assemblaggio PowerPoint.


Gestione di PowerPoint Assembly

• Cancellazione di tutte le diapositive da PowerPoint Assembly, pagina 144. Cancellare tuttele diapositive dall’assemblaggio PowerPoint, in modo da partire da zero nella creazione dellapresentazione successiva.

Aggiunta di diapositive a PowerPoint AssemblyNella procedura che segue viene descritto come aggiungere slide a PowerPointAssembly. È possibile scegliere le singole diapositive da aggiungere visualizzandouno storyboard di PowerPoint oppure aggiungere tutte le diapositive di una datapresentazione selezionandola.

Quando si aggiunge una diapositiva a PowerPoint Assembly, le informazioni visualizzateprovengono dalla presentazione da cui deriva.

Nota: nell’assemblaggio PowerPoint è possibile tenere solo una copia di una determinatadiapositiva. Ad esempio, se si sceglie di aggiungere due presentazioni che contengono lastessa diapositiva a PowerPoint Assembly, la diapositiva sarà copiata nell’assemblaggiouna sola volta.

Per aggiungere diapositive a PowerPoint Assembly:

1. Per aggiungere tutte le diapositive di una presentazione di PowerPoint in una volta,attenersi alla procedura descritta di seguito:

a. Passare a una presentazione di PowerPoint.

b. Effettuare una delle attività elencate di seguito.

• Nella visualizzazione semplificata, fare clic sull’icona di aggiunta ( ) sullariga del file.

• Nella visualizzazione classica selezionare le caselle di controllo relativea una o più presentazioni. Selezionare quindiModifica→Aggiungi adassemblaggio PowerPoint.

2. Per scegliere le diapositive di una presentazione PowerPoint da aggiungereall’assemblaggio PowerPoint, eseguire una delle operazione descritte di seguito:• Aprire lo storyboard della presentazione di PowerPoint. L’apertura degli

storyboard è descritta nella sezione Visualizzazione di una diapositiva diPowerPoint dallo storyboard, pagina 114. Selezionare le caselle di controllorelative alle diapositive che si desidera aggiungere e fare clic sull’icona diaggiunta ( ).

• Accedere a una presentazione di PowerPoint principale e visualizzarne lediapositive. Per eseguire questa operazione, individuare la presentazione diPowerPoint, quindi eseguire una delle operazioni descritte di seguito:



— Nella visualizzazione semplificata, fare clic suAltro→Visualizza→Relazioni.

— Nella visualizzazione classica, selezionare la casella di controllo dellapresentazione di PowerPoint e selezionare Visualizza→Relazioni.

Viene visualizzato l’elenco delle diapositive della presentazione di PowerPoint.3. Effettuare una delle attività elencate di seguito.

• Per aggiungere una diapositiva alla volta, fare clic sull’icona Aggiungi dellariga di ogni diapositiva.

• L’aggiunta contemporanea di più diapositiva può essere eseguita invisualizzazione classica o dello storyboard. Per aggiungere più diapositive,selezionare la casella di controllo di ogni diapositiva che si desidera aggiungere.

Quindi, eseguire una delle operazioni descritte di seguito.

— In visualizzazione classica selezionareModifica→Aggiungi a PowerPointAssembly.

— Nello storyboard fare clic sull’icona Aggiungi:Le diapositive verranno aggiunte a PowerPoint Assembly. La schermata saràaggiornata.

4. Per visualizzare PowerPoint Assembly e le diapositive aggiunte, fare clic sull’iconaVisualizza PowerPoint Assembly:

Visualizzazione di PowerPoint AssemblyNella procedura che segue viene descritto come aprire PowerPoint Assembly evisualizzare le diapositive aggiunte. È possibile visualizzare PowerPoint Assembly inqualsiasi momento, anche quando è vuoto, in modo da poter utilizzare la funzionalitàdi ricerca di PowerPoint Assembly. Per informazioni aggiuntive sulla ricerca dipresentazioni e diapositive di PowerPoint da PowerPoint Assembly, consultare la sezioneRicerca di diapositive e presentazioni di PowerPoint, pagina 140.

Per visualizzare PowerPoint Assembly:

1. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• In uno storyboard di PowerPoint fare clic sull’icona Visualizza PowerPoint

Assembly:• Nella visualizzazione semplificata fare clic su Visualizza PowerPoint Assembly.• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→PowerPoint Assembly.

2. È possibile ordinare le diapositive secondo uno dei criteri elencati di seguito. Ilcriterio verrà applicato a tutte le diapositive di PowerPoint Assembly, non solo a



quelle visualizzate nella pagina corrente. Per ordinare le diapositive, scegliere unadelle opzioni elencate di seguito.• Titolo diapositiva: le diapositive saranno ordinate in base al nome.• Presentazione originale: le diapositive saranno ordinate in base al nome della

presentazione da cui derivano.• Proprietario: le diapositive saranno ordinate in base al nome del proprietario.• Modificato: le diapositive saranno ordinate in base alla data di modifica in

ordine crescente.

Rimozione di diapositive da PowerPointAssembly

È possibile rimuovere diapositive da PowerPoint Assembly, l’area in cui sono raccoltele diapositive di PowerPoint. Con questa operazione non si rimuovono le diapositivedal repository.

Per rimuovere diapositive da PowerPoint Assembly:

1. Aprire PowerPoint Assembly eseguendo una delle operazioni descritte di seguito.• In uno storyboard di PowerPoint fare clic sull’icona Visualizza PowerPoint


2. Selezionare le caselle di controllo delle diapositive che si desidera rimuoveredall’assemblaggio.

3. Fare clic su Rimuovi.

Ricerca di diapositive e presentazioni diPowerPoint

È ora possibile utilizzare la funzione Cerca altro di PowerPoint Assembly per cercarediapositive e presentazioni di PowerPoint che si desidera aggiungere a PowerPointAssembly. Il pulsante Cerca altro consente di visualizzare la pagina Ricerca avanzata,con la scheda PowerPoint già attiva. In alternativa,è possibile accedere direttamente allapagina Ricerca avanzata.

Nota: è possibile che tra i risultati della ricerca vengano restituiti oggettidiapositiva che non si trovano nelle posizioni selezionate. La ricerca PowerPoint



restituisce tutti gli elementi corrispondenti ai criteri di ricerca in qualsiasipercorso specificato, oltre alle eventuali diapositive correlate a tali oggettiPowerPoint, indipendentemente dalla posizione. Ad esempio, nella directoryCabinets/System/Applications/PPT_Assembly/users/ viene creata una cartella il cuiID univoco corrisponde al nome utente. Tutti gli oggetti diapositiva creati dall’utente(diapositive di presentazioni PowerPoint importate dall’utente) vengono archiviati inquesta cartella. Questi oggetti diapositiva mantengono una relazione con l’oggettoPowerPoint principale.

Per ricercare diapositive e presentazioni di PowerPoint:

1. Aprire la pagina Ricerca avanzata eseguendo una delle operazioni descritte diseguito.• Nell’assemblaggio PowerPoint, fare clic sul pulsante Cerca altro.• Fare clic su Avanzata nell’intestazione, nella parte superiore della pagina Digital

Asset Manager.Viene visualizzata la pagina Ricerca avanzata.

2. Fare clic sulla scheda PowerPoint se non è già attiva.

3. Nella sezione Cerca, scegliere mediante il pulsante di selezione il tipo di elemento diPowerPoint che si desidera cercare: presentazioni, diapositive o entrambi.

4. Nel campo Contenente le parole, immettere una parola eventualmente presentenelle presentazioni e/o diapositive ricercate.

5. Selezionare il percorso ricercato eseguendo, nella sezione Cerca in questi percorsi,una delle operazioni descritte di seguito:• Un elenco di repository e percorsi: consente di impostare i percorsi di ricerca su

più repository, più percorsi esterni o su una combinazione di entrambi.• Solo percorso corrente: viene eseguita solo la ricerca del repository e dell’archivio

o cartella esaminati prima di visualizzare Ricerca avanzata o l’assemblaggioPowerPoint.

a. Se si sceglie di specificare i percorsi di ricerca, fare clic suModifica ed eseguire,nella schermata Cambia origini di ricerca, le operazioni descritte di seguito:• Per selezionare uno o più repository da aggiungere ai percorsi di ricerca,

contrassegnare i repository in Repository disponibili. Fare clic sulla frecciaappropriata per aggiungerli nell’elenco dei percorsi di ricerca. Se vengonorichiesti, immettere il proprio nome utente e password per il repository. Se siseleziona la casella di controlloMemorizzare le credenziali per la sessionesuccessiva, in seguito si accede automaticamente con le credenziali scelte.

Per rimuovere un repository dai percorsi di ricerca, selezionarlo e fare clicsulla freccia a sinistra.

• Per selezionare un determinato archivio o una cartella specifica daaggiungere ai percorsi di ricerca, individuarlo in Repository disponibili



espandendo la gerarchia della struttura fino a individuare la cartella ol’archivio desiderato. Selezionare la casella di controllo dell’archivio odella cartella e fare clic sulla freccia appropriata per aggiungerlo all’elencodei percorsi di ricerca. Se vengono richiesti, immettere il nome utente e lapassword. Se si seleziona la casella di controlloMemorizzare le credenzialiper la sessione successiva, in seguito si accede automaticamente con lecredenziali scelte.

Per rimuovere un percorso dai percorsi di ricerca, selezionarlo nell’elenco efare clic sulla freccia a sinistra appropriata.

• Per salvare i repository scelti, in modo che siano sempre selezionati perimpostazione predefinita per le ricerche PowerPoint, selezionare la casella dicontrollo Imposta come origini predefinite.

• Fare clic su OK per chiudere la finestra Cambia origini di ricerca.6. La sezione Data consente di restringere la ricerca in base alla data in cui è stata

eseguita un’azione specifica sulla presentazione o diapositiva. Dal primo elenco adiscesa, selezionare l’azione da ricercare; ad esempio, Creato o Modificato. Sceglieremediante il pulsante di selezione un intervallo di date o un periodo di tempospecifico.• Se si seleziona un intervallo di date, utilizzare l’elenco a discesa.• Se si seleziona un periodo di tempo specifico, immettere i valori nei campi Da e

A utilizzando i pulsanti calendario.7. Nella sezione Tipo di oggetto, selezionare dall’elenco a discesa un tipo di oggetto

da ricercare.

8. Nella sezione Dimensione, selezionare dall’elenco a discesa una gamma didimensioni da ricercare.

9. Se si desidera includere proprietà specifiche nella ricerca, selezionare il collegamentoSeleziona una proprietà nella sezione Proprietà per espandere i campi.Per eseguire la ricerca in base a un valore di proprietà, selezionare una proprietà dalprimo elenco a discesa. Nel secondo elenco a discesa, selezionare un operatore, chedetermina la relazione al valore di ricerca. Ad esempio, per trovare tutti i file scrittida Mario Rossi, è possibile specificare che la proprietà Autori sia “Mario Rossi”oppure che contenga “Rossi” o che inizi con “Mario”. Immettere i valori di ricerca neirimanenti campi.Selezionare Maiuscole/minuscole per attivare il riconoscimento dimaiuscole/minuscole del valore di ricerca immesso.Per eseguire la ricerca in base a proprietà aggiuntive, fare clic su Selezionare un’altraproprietà e ripetere queste istruzioni. Per rimuovere una proprietà dai criteri diricerca, fare clic su Rimuovi accanto alla proprietà che si desidera rimuovere.

10. Nella sezione Altro è possibile aggiungere ulteriori opzioni per individuare oggettinascosti o tutte le versioni. Per ricercare oggetti nascosti, selezionare Trova oggetti



nascosti. Gli oggetti nascosti sono visibili solo agli utenti con autorizzazioni dilettura o scrittura sull’oggetto. Nella ricerca sono visualizzati solo gli oggetti per iquali si dispone di autorizzazioni alla visualizzazione. Per ricercare tutte le versionidi un file, selezionare Trova tutte le versioni.

11. Una volta impostati tutti i criteri, fare clic su Cerca.Verranno visualizzati i risultati della ricerca di PowerPoint.

Creazione di una nuova presentazione diPowerPoint

Nella procedura che segue viene descritto come creare una nuova presentazione diPowerPoint partendo dalle diapositive di PowerPoint Assembly. Quando si crea unanuova presentazione è possibile selezionare un modello per definire l’aspetto e lostile della presentazione. Per informazioni sull’aggiunta di modelli di PowerPoint alrepository, consultare la sezione Aggiunta di un modello da utilizzare nell’assemblaggioPowerPoint, pagina 145. Se non si seleziona un modello le diapositive della nuovapresentazione saranno visualizzate senza sfondo e senza una struttura specifica. Notareche alcuni modelli possono modificare la formattazione delle diapositive create conmodelli differenti, compromettendo la corretta visualizzazione di testi e immagini.In questi casi è necessario modificare la nuova presentazione utilizzando MicrosoftPowerPoint.

L’ordine di visualizzazione delle diapositive nella nuova presentazione di PowerPointcorrisponderà a quello in cui sono state aggiunte a PowerPoint Assembly. È possibilemodificare l’ordine delle diapositive utilizzando Microsoft PowerPoint dopo avere creatoil nuovo file della presentazione di PowerPoint.

Nota: le nuove presentazioni vengono create utilizzando tutte le diapositivecorrentemente presenti nell’assemblaggio PowerPoint. Non è possibile selezionaresolo alcune diapositive in PowerPoint Assembly e creare una nuova presentazione datali diapositive.

Per creare una nuova presentazione:


Assembly:

.• Nella visualizzazione semplificata fare clic su Visualizza PowerPoint Assembly.• Nella visualizzazione classica selezionare Visualizza→PowerPoint Assembly.

2. È inoltre possibile selezionare un modello dall’elencoModello.



Quando si seleziona un modello viene visualizzata una miniatura che lo rappresenta.È possibile modificare la selezione.

3. Fare clic su Genera.

4. Se non è stato selezionato un modello, in Digital Asset Manager viene visualizzato “il seguente messaggio: Si è scelto di non applicare un modello PowerPoint ”. Fareclic su OK per continuare senza applicare un modello.

5. Immettere il nome della nuova presentazione di PowerPoint nel campo Nome.

6. Selezionare un tipo di documento per la nuova presentazione nel campo Tipo. Il tipopredefinito è Documento (dm_document).

7. È possibile impostare un set di autorizzazioni.

8. È possibile impostare un ciclo di vita.

9. Scegliere una posizione del repository in cui salvare la nuova presentazione diPowerPoint. Le schede Tutto, Sottoscrizioni e Utilizzato di recente corrispondono ainodi del repository. Se non si sceglie una posizione, la presentazione di PowerPointviene salvata nell’archivio principale.

10. Dopo avere selezionato la posizione, fare clic su OK.In Digital Asset Manager viene creata la nuova presentazione di PowerPoint.

Cancellazione di tutte le diapositive daPowerPoint Assembly

Nella procedura che segue viene descritto come cancellare tutte le diapositive daPowerPoint Assembly. Se non si cancella il contenuto dell’assemblaggio PowerPoint,questo resta disponibile tra una sessione e l’altra.

Per cancellare PowerPoint Assembly:



2. Fare clic su Cancella assemblaggio.



Aggiunta di un modello da utilizzarenell’assemblaggio PowerPoint

L’amministratore di sistema o gli utenti con privilegi analoghi sono responsabilidell’aggiunta al sistema di modelli di PowerPoint che possono essere utilizzati dagliutenti per la creazione di presentazioni con PowerPoint Assembly.

Per informazioni aggiuntive su PowerPoint Assembly e su come applicare un modello auna nuova presentazione, consultare la sezione Creazione di una nuova presentazione diPowerPoint, pagina 143.

Per importare un modello da utilizzare in PowerPoint Assembly:

1. Aprire l’archivio di sistema del repository.

2. Passare alla posizione System\Applications\PPT_Assembly\Templates.

3. Scegliere File→Importa.Verrà visualizzata la finestra Importa: seleziona file.

4. Fare clic su Aggiungi file.Verrà visualizzata la finestra Seleziona file.

5. Selezionare il modello di PowerPoint (file con estensione POT) che si desideraimportare.Il file con il relativo percorso verranno visualizzati nella finestra File selezionati.

6. Ripetere la procedura descritta per tutti i modelli di PowerPoint che si desideraimportare.

7. Fare clic su Avanti.Verrà visualizzata la finestra Importa: definizione oggetto relativa al primo filedell’elenco File selezionati. A questo punto è possibile cambiare nome, tipo eformato del documento.

8. Apportare tutte le modifiche richieste digitandole nel campo Nome e utilizzandorispettivamente i menu a discesa Tipo e Formato.

Attenzione: per i modelli PowerPoint aggiunti in questa posizione, il tipo deidocumenti deve sempre essere dm_document o uno dei suoi sottotipi. Il formatodeve sempre essere Modello di PowerPoint 97 / 2000.

Attenzione: se si desidera confermare o modificare le proprietà di tutti gli altrifile dell’elenco, è necessario attivare tutte le definizioni dei documenti nell’elencoutilizzando i pulsanti Successivo e Prec., apportando tutte le modifiche prima diproseguire.



9. Fare clic su Fine.Se non sono state visualizzate tutte le finestra di definizione degli oggetti (pertutti i documenti), verrà visualizzato un messaggio di avviso per confermare chese si desidera applicare modifiche agli altri file è necessario utilizzare i pulsantidi spostamento sullo schermo.Il nuovo modello di PowerPoint da utilizzare in PowerPoint Assembly è statoimportato nella cartella dei modelli.


Capitolo 14Utilizzo dei documenti virtuali


• Definizione di documento virtuale, pagina 147• Visualizzazione della struttura di un documento virtuale, pagina 148• Visualizzazione del contenuto di un documento virtuale, pagina 151• Creazione di un documento virtuale, pagina 152• Gestione dei discendenti, pagina 152• Conversione di un documento virtuale in un documento semplice, pagina 158• Modifica di un’etichetta di versione, pagina 158• Gestione di istantanee, pagina 159

Definizione di documento virtualeUn documento virtuale è un file contenente uno o più file nidificati al suo interno. Ildocumento virtuale viene definito documento principale, mentre i file in esso contenutivengono definiti discendenti. I discendenti sono anche denominati secondari.

Sono contraddistinti dalla seguente icona:

Ad esempio, è possibile creare un documento virtuale di un manuale e riempirlo con ifile che costituiscono i capitoli del manuale. Ciascun capitolo è un file separato nidificatoall’interno del documento principale.

I file nidificati in un documento virtuale possono essere a loro volta dei documentivirtuali. Pertanto, possono esistere più livelli di nidificazione.

Quando si estrae un documento virtuale, è possibile scegliere se estrarre solo ildocumento principale o anche i relativi discendenti.

Con la visualizzazione di un documento virtuale viene mostrata la struttura deldocumento o il suo contenuto. Quando viene visualizzata la struttura, si visualizza


Utilizzo dei documenti virtuali

Virtual Document Manager (VDM) all’interno di Digital Asset Manager e vengonomostrati i discendenti del documento virtuale. È possibile elaborare in VDM mediantele stesse procedure utilizzate in Digital Asset Manager. È possibile eseguire le normalifunzioni di gestione dei file. Per ulteriori informazioni su VDM, vedere Visualizzazionedella struttura di un documento virtuale, pagina 148.

I file di un documento virtuale possono essere di più formati diversi. Ad esempio, unfile di Microsoft Word potrebbe essere il file principale, mentre i relativi discendentipotrebbero essere un foglio di lavoro di Excel e un’immagine TIFF.

È possibile aggiungere e rimuovere discendenti nonché modificarne l’ordine. I documentivirtuali possono essere riconvertiti in “documenti semplici”, ovvero documenti che nonsono costituiti da numerosi altri documenti.

Visualizzazione della struttura di un documentovirtuale

Quando si visualizza la struttura di un documento virtuale, i discendenti del documentovengono visualizzati in VDM (Virtual Document Manager). Se il documento virtualedispone di più livelli di discendenti, è possibile visualizzare un livello inferioreespandendo un discendente nel livello corrente. È possibile elaborare i file visualizzatiin VDM mediante le stesse procedure utilizzate per i file visualizzati in una directorydi cartelle.

Quando la struttura viene visualizzata mediante la visualizzazione semplificata, in VDMviene visualizzato un solo livello di discendenti per volta, come illustrato di seguito:



Quando si visualizza la struttura tramite la visualizzazione classica, nel riquadro disinistra di VDM è possibile visualizzare più livelli di discendenti contemporaneamente,nel modo illustrato di seguito:



Per visualizzare la struttura di un documento virtualeLa procedura per visualizzare la struttura dipende dal modo in cui è stata impostatal’opzione Fare clic sul collegamento in Preferenze. Tale impostazione determina quantosi verifica facendo clic sul nome di un documento virtuale in un elenco (piuttosto che nellastruttura ad albero della visualizzazione classica). A seconda dell’impostazione, infatti,facendo clic sul nome viene visualizzato il contenuto o la struttura o viene richiesto discegliere tra le due opzioni. Se nel documento virtuale non è presente un contenuto, inVDM ne viene automaticamente visualizzata la struttura.

1. Passare al documento virtuale.



2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Se le preferenze sono impostate in modo da visualizzare automaticamente la

struttura, fare clic sul nome del documento virtuale nell’elenco di file.• Se, al contrario le preferenze sono impostate in modo da visualizzare una

richiesta all’utente, fare clic sul nome del documento virtuale nell’elenco dei filee scegliere Apri la struttura. Fare clic su OK.

• Nella visualizzazione semplificata fare clic su Altro>Strumenti>Visualizzadocumento virtuale.

• Nella visualizzazione classica, fare clic sul segno più (+) accanto al nome deldocumento virtuale.

• Nella visualizzazione classica, selezionare la casella di controllo del documentovirtuale. Quindi scegliere Strumenti>Documento virtuale>Visualizzadocumento virtuale.

In VDM viene visualizzato il primo livello dei discendenti.

3. Se un discendente è un documento virtuale, per visualizzarne i discendenti ripetereFase 2.In alternativa, selezionare il documento nel riquadro di sinistra e quindi scegliereVisualizza>Espandi selezione nel riquadro di sinistra.

4. Se si sta utilizzando la visualizzazione classica, è possibile scegliere se mostrare ildocumento virtuale nel contesto dell’intera struttura ad albero del repository. Nelmenu Visualizza nel riquadro a sinistra, selezionare una delle seguenti opzioni:• Mostra tutto: consente di mostrare il documento virtuale nel contesto dell’intera

struttura ad albero del repository. Nel riquadro di sinistra viene visualizzato siail percorso, sia la struttura del documento virtuale.

• Mostra documento virtuale: consente di mostrare solo la struttura deldocumento virtuale.

Visualizzazione del contenuto di un documentovirtuale

Con la visualizzazione del contenuto di un documento virtuale viene mostrato ilcontenuto del documento principale. Il contenuto si apre nell’applicazione di modificadel documento principale.

Se nell’applicazione sono incluse le funzionalità XML e si visualizza un documentovirtuale basato su XML, è possibile visualizzare il documento principale e i discendentiin un unico file di sola lettura. Se il documento virtuale non presenta contenuto, VDM nevisualizza automaticamente la struttura.



Per visualizzare il contenuto di un documento virtuale in modalità di sola lettura:Se richiesto durante la procedura in Digital Asset Manager oppure in Java, accettare leapplet. Leggere attentamente tutti i messaggi visualizzati.


2. Fare clic sul nome del documento virtuale.

3. Se necessario, eseguire una delle operazioni descritte di seguito:• Se in Digital Asset Manager viene visualizzato un elenco dei discendenti di

primo livello, fare clic sul nome del documento virtuale nell’area al di sopradell’elenco dei discendenti oppure selezionare la casella di controllo deldocumento virtuale e scegliere File>Visualizza.

• Se in Digital Asset Manager viene richiesto di scegliere tra contenuto e struttura,selezionare Apri il contenuto del documento. Fare clic su OK.

Il documento si apre in modalità di sola lettura nell’applicazione di modificaappropriata.

Creazione di un documento virtualePer creare un documento virtuale è necessario convertire un documento semplice indocumento virtuale. Il documento diventa principale ed è possibile aggiungere ad essoi discendenti.

Per creare un documento virtuale:

1. Passare al file che si desidera convertire in documento virtuale.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Converti in documento virtuale.• Selezionare la casella di controllo del documento. Quindi scegliere

Strumenti>Documento virtuale>Converti in documento virtuale.3. Aggiungere i discendenti come descritto nella sezione Aggiunta di un discendente,

pagina 153.

Gestione dei discendentiI file all’interno di un documento virtuale vengono denominati discendenti. In questasezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Aggiunta di un discendente, pagina 153• Rimozione di un discendente, pagina 154



• Riordinamento di discendenti, pagina 155• Definizione di una versione di discendente fissa, pagina 156

Aggiunta di un discendente

È possibile aggiungere documenti semplici o altri documenti virtuali come discendenti diun documento virtuale. Quando si aggiunge un discendente, in Digital Asset Manager ildocumento principale viene estratto per effettuare l’aggiunta. Se il documento principaleè già stato estratto, lo stato resta invariato.

Per aggiungere un discendente, è necessario disporre dell’autorizzazione Versione osuperiore per il documento principale.

È possibile aggiungere più volte lo stesso documento a un documento virtuale.

Per aggiungere un discendente a un documento virtuale:


2. Visualizzare la struttura del documento virtuale. Per ulteriori dettagli sullavisualizzazione della struttura, consultare Visualizzazione della struttura di undocumento virtuale, pagina 148.

3. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Mediante il collegamento Altro:

— Per effettuare l’aggiunta dagli Appunti, selezionareAltro>Strumenti>Aggiungi secondario dagli Appunti.

— Per effettuare l’aggiunta tramite la ricerca del discendente, selezionareAltro>Strumenti>Aggiungi secondario dal selettore file.

— Per effettuare l’aggiunta tramite la creazione di un nuovo discendente,selezionare Altro>Strumenti>Aggiungi secondario (mediante nuovodocumento).

• Mediante il menu Strumenti:

— Per effettuare l’aggiunta dagli Appunti, selezionare Strumenti>Documentovirtuale>Aggiungi secondario>Dagli Appunti.

— Per effettuare l’aggiunta tramite la ricerca, selezionareStrumenti>Documentovirtuale>Aggiungi secondario>Dal selettore file.

— Per effettuare l’aggiunta tramite la creazione del discendente, selezionareStrumenti>Documento virtuale>Aggiungi secondario>Utilizzo di unnuovo documento.

• Mediante il trascinamento della selezione:



Nella visualizzazione classica di Digital Asset Manager , individuare il file che sidesidera aggiungere (da un percorso di repository, dagli Appunti oppure dairisultati della ricerca) nel riquadro di destra oppure in una nuova finestra. Fareclic sul nome del file e tenere premuto il tasto del mouse. Trascinare il file sulnome file del documento principale. Rilasciare il tasto del mouse.

Se il documento principale desiderato non è un documento virtuale, il sistema loconvertirà automaticamente in virtuale. Se il documento principale desiderato èun documento virtuale, il sistema posizionerà il file come ultimo discendente, ameno che non sussistano regole che determinino un ordine specifico.

Saltare il resto di questa procedura.4. Effettuare una delle attività elencate di seguito.

• Se si è scelto di effettuare l’aggiunta dagli Appunti oppure mediante la ricerca,selezionare il discendente e fare clic su OK.

• Se invece si è scelto di effettuare l’aggiunta tramite la creazione del discendente,creare il nuovo file utilizzando la procedura standard di Digital Asset Managerperla creazione di un nuovo file.

5. Se il documento principale non è stato già estratto sul computer dell’utente, vieneestratto da Digital Asset Manager. Se viene richiesto un percorso di estrazione,immettere le informazioni necessarie.

6. Per il documento principale, effettuare una delle operazioni descritte di seguito,in base all’opzione disponibile:• Selezionare Altro>Strumenti>Salva modifiche.• Selezionare il documento principale e scegliere Strumenti>Documento

virtuale>Salva modifiche.7. Fare clic su OK.

8. Selezionare le opzioni di archiviazione desiderate e fare clic su OK.

Rimozione di un discendente

Quando si rimuove un discendente, vengono rimossi anche tutti i discendenti deldocumento virtuale. Quando si rimuove un discendente da un documento virtuale, ildocumento principale del discendente viene automaticamente estratto se non lo è ancora.È necessario disporre almeno dell’autorizzazione Versione per il documento principaleda cui si desidera rimuovere un discendente. Quando si rimuovono i discendenti, i filenon vengono eliminati dal repository, ma solo dalla struttura del documento virtuale.

Per rimuovere un discendente da un documento virtuale:





3. Per il discendente da rimuovere, effettuare una delle seguenti operazioni, in basealle opzioni disponibili:• Selezionare Altro>Strumenti>Rimuovi secondario.• Selezionare la casella di controllo del discendente e scegliere

Strumenti>Documento virtuale>Rimuovi secondario.4. Se il documento principale non è stato già estratto sul computer dell’utente, viene

estratto da Digital Asset Manager. Se viene richiesto un percorso di estrazione,immettere le informazioni necessarie.




Riordinamento di discendenti

È possibile ridisporre i discendenti del documento virtuale nell’ordine desiderato. Perriordinare i discendenti, è necessario disporre almeno dell’autorizzazione Versione per ildocumento virtuale. Se il documento virtuale non è stato ancora estratto, l’estrazioneverrà eseguita automaticamente da Digital Asset Manager quando si procede con ilriordino dei discendenti.

Per riordinare i discendenti del documento virtuale:



3. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Per riordinare i discendenti mediante il trascinamento della selezione, consultare

la sezione Fase 4.• Per riordinare i discendenti mediante le opzioni del menu, consultare la sezione

Fase 5.



4. Per riordinare i discendenti mediante il trascinamento della selezione, effettuarele seguenti operazioni:

a. Nella visualizzazione classica di Digital Asset Manager , individuare ildiscendente che si desidera riordinare.

b. Fare clic sul nome file del discendente e tenere premuto il tasto del mouse.

c. Trascinare il discendente nella nuova posizione all’interno del documentoprincipale.

d. Rilasciare il tasto del mouse.

e. Saltare il resto di questa procedura.

5. Per riordinare i discendenti mediante le opzioni del menu, effettuare una delleseguenti operazioni per il documento principale, in base alle opzioni disponibili:• Selezionare Altro>Strumenti>Riordina secondari.• Selezionare la casella di controllo del documento e scegliere

Strumenti>Documento virtuale>Riordina secondari.6. Scegliere il discendente che si desidera riordinare.

7. Scegliere Su o Giù per spostare il discendente verso l’alto o verso il basso nell’elenco.

8. Ripetere gli ultimi due passaggi per tutti i discendenti che si desidera riordinare.

9. Fare clic su OK.

10. Se il documento principale non è stato già estratto sul computer dell’utente, vieneestratto da Digital Asset Manager. Se viene richiesto un percorso di estrazione,immettere le informazioni necessarie.




Definizione di una versione di discendente fissa

Quando si crea un documento virtuale, è possibile specificare l’utilizzo fisso di unaparticolare versione di un discendente nidificato. Questa operazione viene denominataregola di binding.



In genere, un documento virtuale utilizza sempre la versione CORRENTE di ciascunodei documenti discendenti. Tuttavia, è possibile applicare una regola di binding cheobbliga all’utilizzo di una particolare versione di un discendente, anche nel caso in cuisia disponibile una versione più aggiornata. Una regola di binding viene applicata soloal componente a cui è stata assegnata. Un componente può avere due regole di bindingdiverse se fa parte di due documenti virtuali differenti.

È possibile impostare regole di binding diverse per visualizzazioni differenti di undocumento virtuale. Questo consente di verificare ciò che succede a un documentovirtuale quando vengono applicate regole di binding diverse. L’impostazione di unaregola di binding per una visualizzazione non comporta alcuna variazione nelle regoledi binding per i componenti del documento virtuale. Se non si impostano regole dibinding per un componente o una visualizzazione, in VDM viene utilizzata la regola dibinding standard: CORRENTE.

Un binding si definisce interrotto se in VDM non è possibile trovare la versione di uncomponente specificata dalla regola di binding del componente. Quando un binding èinterrotto, viene contrassegnato con un flag VDM, se nelle preferenze generali è statoimpostata la visualizzazione dei binding interrotti.

Per fissare una versione particolare di un discendente per un documento virtuale:

1. Passare a un documento discendente in un documento virtuale.Nota: per passare a un discendente, visualizzare la struttura del documento virtuale,come descritto nella sezione Visualizzazione della struttura di un documentovirtuale, pagina 148.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Selezionare Altro>Strumenti>Aggiorna alla versione.• Selezionare il documento e scegliere Strumenti>Documento virtuale>Aggiorna

alla versione.3. Se il documento principale non è stato già estratto sul computer dell’utente, viene

estratto da Digital Asset Manager. Se viene richiesto un percorso di estrazione,immettere le informazioni necessarie.

4. Nel campo Utilizza sempre, selezionare la versione di aggiornamento deldocumento virtuale.

5. Fare clic su OK.






Conversione di un documento virtuale in undocumento semplice

La conversione in documento semplice è possibile solo se al documento virtuale nonsono associati discendenti.

Per convertire un documento virtuale in documento semplice:

1. Passare al file che si desidera convertire in documento semplice.

2. In caso non sia stata già effettuata tale operazione, rimuovere tutti i discendenti daldocumento virtuale. Consultare la sezione Rimozione di un discendente, pagina 154.

3. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Converti in documento semplice.• Selezionare la casella di controllo del documento. Quindi scegliere

Strumenti>Documento virtuale>Converti in documento semplice.

Modifica di un’etichetta di versioneÈ possibile aggiungere un’etichetta di versione a un documento virtuale. In questo caso èpossibile scegliere se si desidera che l’etichetta venga visualizzata solo nel documentoprincipale o anche in tutti i relativi discendenti.

Per modificare un’etichetta di versione:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Modifica etichette versione.• Selezionare la casella di controllo del documento. Quindi scegliere

Strumenti>Documento virtuale>Modifica etichette versione.3. Immettere un’etichetta di versione.

4. Per applicare l’etichetta di versione a tutti i discendenti del documento virtuale,selezionare Applica a tutti i discendenti.

5. Fare clic su OK.



Gestione di istantaneeUn’istantanea è una copia di un documento virtuale in un particolare momento, unaregistrazione del documento nel momento in cui è stata creata l’istantanea. Le istantaneesono utili se si desidera visualizzare le fasi del processo di creazione di un documentovirtuale.

È possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Creazione di un’istantanea, pagina 159• Blocco di un’istantanea, pagina 160• Sblocco di un’istantanea, pagina 160• Visualizzazione dell’istantanea di un documento virtuale, pagina 161

Creazione di un’istantanea

In questa procedura viene descritto come archiviare un’edizione di un documentovirtuale in un particolare momento.

Per creare un’istantanea:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Nuova istantanea.• Selezionare la casella di controllo del documento. Selezionare

Strumenti>Documento virtuale>Nuova istantanea.3. Nella scheda Crea, effettuare le operazioni descritte di seguito:

• Immettere il nome dell’istantanea.• Scegliere il percorso della nuova istantanea.• Scegliere il tipo di istantanea.• Per bloccare un’istantanea, selezionare Blocca istantanea. È anche possibile

bloccare l’istantanea in un momento successivo tramite la procedura Bloccodi un’istantanea, pagina 160.

4. Nella scheda Info, immettere le informazioni in base alle esigenze. Se accanto auna proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, impostare la proprietàfacendo clic suModifica e immettendo i valori nella pagina visualizzata. È possibileimmettere valori digitandoli in una casella Inserire un nuovo valore o selezionandolida una casella Selezionare dall’elenco, quindi facendo clic su Aggiungi. Perspostare un valore verso l’alto o verso il basso nell’elenco risultante, selezionarlo e



fare clic su Sposta su o Sposta giù. Per rimuovere un valore, selezionarlo e fare clicsu Rimuovi. Una volta aggiunti tutti i valori, fare clic su OK.

5. Impostare le informazioni delle restanti schede in base alle esigenze. Perinformazioni relative alle funzionalità controllate da queste schede, consultarel’argomento di questa guida in cui vengono illustrate tali funzionalità.


Blocco di un’istantanea

In questa procedura viene descritto come bloccare un’istantanea esistente sbloccata.Con il blocco di un’istantanea o possibile controllare le operazioni che possono essereeseguite sull’istantanea e sui componenti dell’istantanea.

Quando di blocca un’istantanea:

• Non è possibile aggiungere o eliminare componenti dall’istantanea bloccata.• Non è possibile modificare il contenuto o gli attributi dei componenti dell’istantanea

bloccata, a meno che tali componenti non vengano archiviati come nuove versioni.• Non è possibile modificare il contenuto o le proprietà del documento associato

all’istantanea, a meno che tale documento non venga archiviato come nuova versione.Per bloccare un’istantanea esistente, sbloccata:

1. Passare all’istantanea.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Blocca istantanea.• Selezionare la casella di controllo dell’istantanea. Quindi scegliere

Strumenti>Documento virtuale>Blocca istantanea.

Sblocco di un’istantanea

In questa procedura viene descritto come sbloccare un’istantanea esistente bloccata.L’operazione di sblocco di un’istantanea consente di aggiungere, eliminare o riordinarei discendenti nonché di modificarli. Se un discendente appartiene a più istantaneebloccate, per modificarlo è necessario sbloccare tutte le istantanee.

Per sbloccare un’istantanea esistente, bloccata:

1. Passare all’istantanea.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Sblocca istantanea.



• Selezionare la casella di controllo dell’istantanea. Quindi scegliereStrumenti>Documento virtuale>Sblocca istantanea.

Visualizzazione dell’istantanea di un documentovirtuale

È possibile visualizzare un elenco di istantanee create per un documento virtuale.

Per visualizzare un’istantanea:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Visualizza>Istantanee.• Selezionare la casella di controllo del documento virtuale e scegliere

Visualizza>Istantanee.


Capitolo 15Inserimento di note in documenti PDF

Se all’interno dell’organizzazione è installata l’integrazione con Adobe Acrobat 6 e si esegue DigitalAsset Manager su una piattaforma Windows, sarà possibile visualizzare e immettere commenti nellecopie trasformate in formato PDF direttamente da Digital Asset Manager. Sarà necessario disporre diAcrobat Standard Edition o di Acrobat Professional Edition, non semplicemente di Acrobat Reader.

Per visualizzare o modificare commenti in una copia in formato PDF, utilizzare il comandoCommento. Verrà in questo modo avviata la copia in formato PDF in Acrobat in una nuova finestra esarà possibile accedere ai commenti associati.

In Internet Explorer, il browser avvierà una pagina vuota quando si avvia un file PDF conl’integrazione Acrobat. Per evitare tale operazione, selezionare la scheda Strumenti>OpzioniInternet>Avanzate e verificare che sia specificata l’opzione Riutilizza le finestre per lanciarei collegamenti.

Per visualizzare le note su un file PDF di Acrobat 6:

1. Passare al documento PDF oppure a un file che dispone di una copia trasformata informato PDF.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Commento.• Selezionare File>Commento.La copia trasformata in formato PDF viene visualizzata in Acrobat in una nuovafinestra del browser consentendo l’accesso ai commenti associati.Se si utilizza Internet Explorer, nel browser viene aperta una pagina vuota aggiuntiva.Per evitare tale operazione, selezionare l’opzione di menu Strumenti>OpzioniInternet in Internet Explorer, quindi scegliere la scheda Avanzate e accertarsi che siaspecificata l’opzione Riutilizza le finestre per lanciare i collegamenti.

3. Per aggiungere commenti, utilizzare i comandi di Acrobat. Per ulteriori informazioni,consultare la documentazione di Acrobat.


Inserimento di note in documenti PDF

4. Salvare il documento. Per ulteriori informazioni, consultare la documentazione diAcrobat.


Capitolo 16Gestione delle raccolte

• Cenni generali sulle raccolte, pagina 165• Aggiunta di contenuto a una raccolta, pagina 166• Creazione di una nuova raccolta, pagina 167• Visualizzazione del contenuto di una raccolta, pagina 168• Copia di una copia trasformata in un’altra raccolta, pagina 169• Ricerca di raccolte, pagina 170• Visualizzazione delle raccolte preferite, pagina 170• Aggiunta di una raccolta alle raccolte preferite, pagina 171• Rimozione di una raccolta dalle raccolte preferite, pagina 171• Selezione di copie trasformate alternative in una raccolta, pagina 172• Selezione di copie trasformate alternative per più elementi di una raccolta, pagina 174• Download di una raccolta, pagina 176• Download di una raccolta con trasformazioni (Scarica con nome), pagina 177• Visualizzazione dei download attivi, pagina 179• Visualizzazione di raccolte in altri prodotti Documentum, pagina 180

Cenni generali sulle raccolteLe raccolte sono aree in cui è possibile collocare grandi quantità di dati individuatimediante l’esplorazione o la ricerca. Grazie a queste aree è possibile esaminare unaraccolta di documenti in un momento successivo, in modo da decidere i documentiche si desidera utilizzare. Quando si esamina il contenuto di una raccolta, è possibilerimuovere i documenti e ridurre i documenti scelti. È possibile ottenere una piccolaraccolta di contenuti utili.

Le raccolte e il relativo contenuto possono essere utilizzate in molti modi diversi. Èpossibile, ad esempio, esaminare ulteriormente ciascun documento di una raccolta


Gestione delle raccolte

scaricandone la copia trasformata ad alta risoluzione. Se risulta poco pratico scaricaresingolarmente l’intera raccolta, è possibile scegliere di scaricarla come file compresso. Èanche possibile eseguire trasformazioni su una raccolta prima di scaricarla.

per accedere alle raccolte in modo rapido e semplice, è possibile aggiungerle alleRaccolte preferite.

Nota: la differenza principale tra una Raccolta e gli Appunti consiste nel fatto chenella prima sono incluse copie trasformate specifiche, scelte per un esame successivo,mentre negli Appunti è possibile che siano contenuti i riferimenti agli oggetti interi. Leraccolte consentono di eseguire anche trasformazioni sulle copie trasformate selezionateall’interno della raccolta e di scaricare la raccolta in un’altra posizione.

Aggiunta di contenuto a una raccoltaÈ possibile selezionare e aggiungere contenuto a una raccolta da qualsiasi punto delrepository. Quando si decide di aggiungere contenuto a una raccolta, all’utente vieneofferta la possibilità di scegliere tra una serie di raccolte del repository per le quali sidispone dell’accesso in scrittura. L’utente può anche scegliere di creare una nuovaraccolta.

Se si sceglie un oggetto da un elenco di oggetti repository, alla raccolta viene aggiunta lacopia trasformata principale dell’oggetto. Se si sceglie una copia trasformata specificada un elenco di copie trasformate, alla raccolta viene aggiunta solo la copia trasformataspecifica.

Per aggiungere contenuto a una raccolta:

1. Accedere agli elementi di un elenco di oggetti o di un elenco di copie trasformate.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata: fare clic su Altro→Raccolta→Aggiungi a

raccolta in corrispondenza di un elemento.• Nella visualizzazione classica, spuntare le caselle di controllo relative a uno o

più elementi e selezionare Raccolta→Aggiungi a raccolta.• Se è disponibile la barra degli strumenti Raccolte preferite, è possibile scegliere

una raccolta dall’elenco delle raccolte preferite e fare clic su Aggiungi.3. Se viene visualizzata la schermata Scegli raccolta, selezionare la casella di controllo

relativa a una raccolta per aggiungere gli elementi e fare clic su OK.

4. Ripetere i passaggi precedenti per aggiungere alla raccolta tutti gli elementidesiderati.



Creazione di una nuova raccoltaLe nuove raccolte vengono create tramite una procedura guidata in cui è necessarioimmettere un nome, una descrizione, un percorso, delle autorizzazioni e altreinformazioni relative alla raccolta.

Al termine della creazione di una nuova raccolta, viene visualizzata nuovamente laschermata dalla quale è stata avviata la procedura guidata Crea nuova raccolta.

Per impostazione predefinita, gli utenti possono creare una nuova raccolta se dispongonodell’autorizzazione a creare nuovi oggetti con la cartella di lavoro corrente. Tuttavia, unamministratore è in grado di limitare la creazione della raccolta a determinati utenti,gruppi o ruoli. Pertanto, se non si è in grado di creare una nuova raccolta tramitela seguente procedura, contattare l’amministratore di sistema per richiedere l’accessoalla funzionalità.

Per creare una nuova raccolta:

1. Passare al repository in cui si desidera creare la raccolta e spostarsi sugli elementi diun elenco di oggetti o di un elenco di copie trasformate.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata, selezionare il collegamento relativo all’azione

Nuova raccolta.• Nella visualizzazione classica, scegliere File→Nuovo→Raccolta.Viene visualizzata la procedura guidata Crea Nuova raccolta, con la scheda Creaattiva.

3. Nella scheda Crea, immettere le informazioni elencate di seguito:• Nome: il nome della nuova raccolta. Questo campo è obbligatorio.• Tipo: il tipo di raccolta.• Descrizione: una descrizione della raccolta.

4. SelezionareMostra opzioni per espandere l’elenco delle opzioni.

5. Se si desidera aggiungere automaticamente la nuova raccolta alle Raccolte preferite,selezionare la casella di controllo Aggiungi a raccolte preferite. Questa opzione èselezionata per impostazione predefinita.

6. Se si desidera effettuare la sottoscrizione della nuova raccolta, selezionare la caselladi controllo Sottoscrivi la raccolta.

7. Selezionare la scheda Info, immettere un titolo, un oggetto e le parole chiave per lanuova raccolta. Tali attributi sono facoltativi.Immettere le proprietà desiderate, se visualizzate.Se accanto a una proprietà viene visualizzato il collegamentoModifica, impostare laproprietà facendo clic suModifica e immettendo i valori nella pagina visualizzata.



È possibile immettere valori digitandoli in una casella Inserire un nuovo valoreo selezionandoli da una casella Selezionare dall’elenco, quindi facendo clic suAggiungi. Per spostare un valore verso l’alto o verso il basso nell’elenco risultante,selezionarlo e fare clic su Sposta su o Sposta giù. Per rimuovere un valore,selezionarlo e fare clic su Rimuovi. Una volta aggiunti tutti i valori, fare clic su OK.I valori non possono includere il carattere ~ oppure il carattere |.

8. Nella scheda Autorizzazioni, modificare le autorizzazioni della raccolta nel mododesiderato. In questa scheda è possibile scegliere di condividere la raccolta conaltri utenti e gruppi.Fare clic su Aggiungi per aggiungere un nuovo utente o gruppo all’elenco. Fareclic suModifica per modificare le autorizzazioni per un utente o per un gruppodell’elenco. Fare clic su Rimuovi per rimuovere un utente o un gruppo dall’elencodi autorizzazioni.

9. Fare clic su Fine per completare la creazione e chiudere la finestra di dialogo.La nuova raccolta viene aggiunta al repository all’interno della cartella di lavorocorrente.

Visualizzazione del contenuto di una raccoltaLe raccolte funzionano in modo simile agli altri oggetti Documentum. È possibilevisualizzarle effettuando ricerche o esplorazioni all’interno di archivi e cartelle checontengono raccolte. Una volta trovata una raccolta, per visualizzarla è sufficienteselezionarla.

I contenuti della raccolta saranno visualizzati nell’elenco dei file. Tali contenuti possonoessere gestiti o scaricati.

Nella visualizzazione delle raccolte è contenuto un elenco di copie trasformate. Èpossibile che nell’elenco sia presente più volte lo stesso oggetto, per specificare piùcopie trasformate di ciascun oggetto per il download. Per ogni elemento dell’elenco,viene visualizzato il nome dell’oggetto, il formato, la descrizione (se utilizzata), ledimensioni e la data di modifica. Viene inoltre visualizzata l’icona ( ), per consentire lavisualizzazione delle proprietà della copia trasformata.

Ogni elemento della raccolta presenta un’icona che ne indica la disponibilità. A secondadella disponibilità, l’icona conterrà uno degli indicatori di seguito:• Il punto verde ( ) indica che il contenuto selezionato esiste nel repository ed è

disponibile.• Il punto giallo ( ) indica che il formato selezionato non esiste ancora nel repository.

Sarà disponibile il formato in attesa di trasformazione.



• Il punto rosso ( ) indica che il formato selezionato non esiste nel repository e che ilsistema non è in grado di eseguire una trasformazione.

Quando si visualizza una raccolta dopo la prima aggiunta di contenuto, l’indicatore dellostato dovrebbe essere verde per tutti gli elementi. Solo dopo l’esecuzione di azioni qualila richiesta di trasformazioni è possibile che gli indicatori di stati cambino.

Per visualizzare i contenuti di una raccolta:

1. Passare alla raccolta che si desidera visualizzare.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Fare clic sulla raccolta nell’elenco dei file.• Nella visualizzazione classica: selezionare la casella di controllo per una raccolta

e scegliere Raccolta→Visualizza Raccolta.• Se è disponibile la barra di selezione Raccolte preferite, è possibile scegliere una

raccolta preferita dall’elenco delle raccolte preferite e fare clic su Visualizza.

Copia di una copia trasformata in un’altraraccolta

È possibile copiare le copie trasformate di una raccolta in altre raccolte tramite lo stessometodo utilizzato per altre copie trasformate. Analogamente, è possibile aggiungere piùvolte lo stesso oggetto alla raccolta corrente.

Per copiare una copia trasformata in un’altra raccolta:

1. Passare a una raccolta.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Fare clic sulla raccolta nell’elenco dei file.• Nella visualizzazione classica: selezionare la casella di controllo per una raccolta

e scegliere Raccolta→Visualizza Raccolta.• Se è disponibile la barra di selezione Raccolte preferite, è possibile scegliere una

raccolta preferita dall’elenco delle raccolte preferite e fare clic su Visualizza.3. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.

• Nella visualizzazione semplificata: fare clic su Altro→Raccolta→Aggiungi araccolta in corrispondenza di un elemento.

• Nella visualizzazione classica, spuntare le caselle di controllo relative a uno opiù elementi e selezionare Raccolta→Aggiungi a raccolta.

• Se è disponibile la barra degli strumenti Raccolte preferite, è possibile scegliereuna raccolta dall’elenco delle raccolte preferite e fare clic su Aggiungi.



4. Se viene visualizzata la schermata Scegli raccolta, selezionare la casella di controllorelativa a una raccolta per aggiungere gli elementi e fare clic su OK.

5. Ripetere i passaggi precedenti per aggiungere a un’altra raccolta tutte le copietrasformate desiderate.

Ricerca di raccolteLe raccolte che soddisfano i criteri di una ricerca rapida, saranno visualizzate con altririsultati di ricerca.

Grazie alla funzionalità di ricerca avanzata, è possibile limitare i risultati della ricercaunicamente alle raccolte, riducendo l’ambito ai tipi Raccolta.

Per eseguire una ricerca delle raccolte:

1. Utilizzare le indicazioni fornite in Esecuzione di una ricerca avanzata, pagina 46 pereseguire una ricerca avanzata.

2. Nel campo Tipo, selezionare un tipo di raccolta.

3. Eseguire la ricerca.I risultati della ricerca saranno una serie di raccolte che soddisfano i criteri di ricerca.

Visualizzazione delle raccolte preferitePer trovare rapidamente le raccolte utilizzate regolarmente, è possibile selezionare leraccolte per le quali si dispone dell’accesso in lettura e aggiungerle alle raccolte preferite.Per accedere semplicemente alle raccolte contrassegnate come preferite, è disponibile unnodo Raccolte preferite.

Per utilizzare una visualizzazione classica per le raccolte preferite:

1. Selezionare il nodo Raccolte preferite per visualizzare un elenco di tutte le raccoltepreferite.- o -Espandere il nodo Raccolte preferite e selezionare una raccolta dall’elenco pervisualizzarne il contenuto.- o -Selezionare una raccolta dall’elenco a discesa Raccolte preferite e fare clic suVisualizza.



Per utilizzare una visualizzazione semplificata per le raccolte preferite:

1. Selezionare la scheda Raccolte preferite.

Aggiunta di una raccolta alle raccolte preferitePer trovare rapidamente le raccolte utilizzate regolarmente, è possibile selezionare leraccolte per le quali si dispone dell’accesso in lettura e aggiungerle alle raccolte preferite.

Esistono diversi metodi per aggiungere una raccolta alle raccolte preferite.

Per impostazione predefinita, a ciascun utente sono consentite al massimo 100 raccoltepreferite per repository. Il limite può essere configurato dall’amministratore di sistema.

Per aggiungere una raccolta alle raccolte preferite al momento della creazione di una nuovaraccolta:

1. Nella procedura guidata Crea nuova raccolta (vedere Creazione di una nuovaraccolta, pagina 167), fare clic suMostra opzioni e selezionare la casella di controlloAggiungi a raccolte preferite nella scheda Crea.Questa opzione è selezionata per impostazione predefinita, per cui tutte le nuoveraccolte create saranno aggiunte automaticamente alle raccolte preferite.

Per aggiungere una raccolta alle raccolte preferite da un elenco di file:

1. Passare a una raccolta.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata, fare clic su Altro→Raccolta→Aggiungi

raccolte a Preferiti accanto a una raccolta.• Nella visualizzazione classica, selezionare le caselle di controllo relative a uno o

più raccolte e scegliere Raccolta→Aggiungi raccolte a Preferiti.

Rimozione di una raccolta dalle raccoltepreferite

Per impostazione predefinita, a ciascun utente sono consentite al massimo 100 raccoltepreferite per repository. Il limite può essere configurato dall’amministratore di sistema.

Se una raccolta non è più utilizzata, è possibile rimuoverla dalle raccolte preferite.



Per rimuovere una raccolta dalle raccolte preferite:

1. Selezionare il nodo Raccolte preferite o la scheda Raccolte preferite per visualizzareRaccolte preferite.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata, fare clic su Altro→Raccolte→Rimuovi

raccolte da Preferiti accanto a una raccolta.• Nella visualizzazione classica, selezionare le caselle di controllo relative a uno o

più raccolte e scegliere Raccolta→Rimuovi raccolte da Preferiti.

Selezione di copie trasformate alternative inuna raccolta

Dopo aver aggiunto una copia trasformata di un oggetto a una raccolta, è possibilemodificare la copia trasformata dell’oggetto inclusa nella raccolta. Ad esempio, se èstata selezionata la copia trasformata in formato GIF di un’immagine, ma si desideranocomunque le copie trasformate in formato JPEG delle immagini, è possibile selezionare ilformato JPEG utilizzando la procedura guidata Seleziona formato oppure, se già esisteuna copia trasformata JPEG, dalla pagina Copie trasformate.

A ciascun elemento della raccolta è associata un’icona che ne indica la disponibilità. Aseconda della disponibilità, l’icona conterrà uno degli indicatori di seguito:• Il punto verde ( ) indica che il contenuto selezionato esiste nel repository ed è


Sarà disponibile il formato in attesa di trasformazione.• Il punto rosso ( ) indica che il formato selezionato non esiste nel repository e che il

sistema non è in grado di eseguire una trasformazione.Quando si visualizza una raccolta dopo la prima aggiunta di contenuto, l’indicatore dellostato deve essere verde per tutti gli elementi. Solo dopo l’esecuzione di azioni quali larichiesta di trasformazioni è possibile che gli indicatori di stati cambino.

Nota: per ogni trasformazione richiesta all’interno di una raccolta, vengono create solocopie trasformate degli elementi. La creazione di un nuovo oggetto non è possibile. Percreare un nuovo oggetto correlato, vedere Creazione di un oggetto correlato mediantetrasformazione, pagina 102.

Per selezionare formati per più elementi di una raccolta, vedere Selezione di copietrasformate alternative per più elementi di una raccolta, pagina 174.

Per selezionare una copia trasformata alternativa di un elemento di una raccolta:

1. Accedere a una raccolta e visualizzarne il contenuto.



2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.

• Selezionare l’icona delle copie trasformate ( ) per un elemento della raccolta.• Nella visualizzazione semplificata: fare clic sul collegamento relativo all’azione

Seleziona formato in corrispondenza di una raccolta.• Nella visualizzazione classica: selezionare la casella di controllo relativa a una

raccolta e scegliere il pulsante Seleziona formato nella barra degli strumenti.Viene avviata la procedura guidata Seleziona formato con due possibili contenuti,in base alla selezione effettuata:• Se è stata selezionata l’icona delle copie trasformate, viene visualizzato un

elenco di tutte le copie trasformate correntemente appartenenti all’oggettoprincipale. Tutte le copie trasformate non ancora nella raccolta potranno essereselezionate. La selezione del formato è limitata quindi unicamente a quellipresenti correntemente.

• Se è stato selezionato il collegamento o il pulsante Seleziona formato, vienevisualizzato un elenco di tutte le copie trasformate possibili per il formatocorrente.

3. Selezionare il formato della copia trasformata desiderato nella raccolta e fare clicsu Avanti.Viene visualizzata la pagina Conferma formato che mostra i risultati della selezionedel formato scelto.Se per l’elemento esiste già una copia trasformata di quel formato, lo stato diquell’elemento sarà visualizzato come verde ( ). Tali elementi sono disponibiliimmediatamente. Se una richiesta di trasformazione del formato selezionato è statainserita nella coda, lo stato di quell’elemento sarà visualizzato come giallo ( ). Se ilformato selezionato non esiste nel repository e il sistema non è in grado di eseguireuna trasformazione, lo stato di tale elemento sarà visualizzato come rosso ( ).

4. Fare clic sul collegamento Rimuovi in corrispondenza di un riepilogo di stato perrimuovere il formato selezionato.

5. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Se lo stato dell’elemento è indicato in verde ( ), fare clic su OK e accedere

a Fase 9.• Se lo stato dell’elemento è indicato in giallo ( ), fare clic su Avanti e procedere

al passaggio seguente per eseguire la trasformazione nel formato di copiaselezionato.

6. La schermata Seleziona trasformazione consente di visualizzare il file selezionatoe le trasformazioni disponibili per quel file. Possono essere disponibili piùtrasformazioni per ottenere il formato selezionato.Selezionare un profilo di trasformazione e fare clic su Avanti.

7. Viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione che mostra i dettagliche è possibile immettere o che sono necessari per la trasformazione scelta.



Immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione efare clic su Avanti.

8. Verrà visualizzata la schermata Definizione copia trasformata.Se esiste già una copia trasformata del file nello stesso formato, è possibiledifferenziare la nuova copia specificandone un identificatore univoco nel campoDescrizione copia trasformata.Immettere una descrizione nel campo Descrizione copia trasformata e fare clicsu Fine.

Nota: se viene ribadito che esiste già un file con lo stesso formato e descrizione, èpossibile sovrascrivere il file esistente scegliendo Sì. Per conservare sia il file nuovoche quello esistente, scegliere No. Se si seleziona No, si torna alla finestra precedentee viene richiesto di immettere una descrizione univoca. L’immissione delladescrizione dipenderà dall’eventualità che sia già stata immessa una Descrizionecopia trasformata nel passaggio precedente o che la descrizione sia in conflitto conuna descrizione esistente di una copia trasformata di nome e formato identici.

9. Si ritorna alla visualizzazione delle raccolte, in cui viene aggiornato lo statodell’elemento o viene visualizzato il nuovo formato della copia trasformata.

Selezione di copie trasformate alternative perpiù elementi di una raccolta

È possibile selezionare un formato alternativo per più copie trasformate di una raccoltaoppure decidere di trasformarle in un altro formato, se il formato desiderato non esistenel repository.

Ad esempio, se la raccolta è costituita da tre immagini BMP, 2 immagini TIFF e 4immagini GIF, è possibile selezionare tutte le immagini e renderle disponibili nelformato JPEG. Se esiste già una copia trasformata nel formato selezionato, saràdisponibile immediatamente. Se, invece, non esiste, è possibile avviare una richiesta ditrasformazione che sarà inviata al server in attesa dell’elaborazione.

A ciascun elemento della raccolta è associata un’icona che ne indica la disponibilità. Aseconda della disponibilità, l’icona conterrà uno degli indicatori di seguito:• Il punto verde ( ) indica che il contenuto selezionato esiste nel repository ed è


Sarà disponibile il formato in attesa di trasformazione.• Il punto rosso ( ) indica che il formato selezionato non esiste nel repository e che il

sistema non è in grado di eseguire una trasformazione.



Quando si visualizza una raccolta dopo la prima aggiunta di contenuto, l’indicatore dellostato deve essere verde per tutti gli elementi. Solo dopo l’esecuzione di azioni quali larichiesta di trasformazioni è possibile che gli indicatori di stati cambino.

Nota: per ogni trasformazione richiesta all’interno di una raccolta, vengono create solocopie trasformate degli elementi. La creazione di un nuovo oggetto non è possibile. Percreare un nuovo oggetto correlato, vedere Creazione di un oggetto correlato mediantetrasformazione, pagina 102.

Per selezionare una copia trasformata alternativa di più elementi di una raccolta:

1. Accedere a una raccolta e visualizzarne il contenuto.

2. Nella visualizzazione classica, selezionare le caselle di controllo relative a piùelementi e selezionare il pulsante Seleziona formato nella barra degli strumenti.Viene visualizzata la procedura guidata Seleziona formato, in cui sono riportati glielementi selezionati e i formati possibili per i formati correnti.Selezionare il formato di copia trasformata alternativa desiderato per gli elementiselezionati nella raccolta e fare clic su Avanti.

3. Viene visualizzata la pagina Conferma formato, in cui sono riportati i risultati dellaselezione del formato scelto per gli elementi:Se per l’elemento esiste già una copia trasformata di quel formato, lo stato diquell’elemento sarà visualizzato come verde ( ). Tali elementi sono disponibiliimmediatamente. Se una richiesta di trasformazione del formato selezionato è statainserita nella coda, lo stato di quell’elemento sarà visualizzato come giallo ( ). Se ilformato selezionato non esiste nel repository e il sistema non è in grado di eseguireuna trasformazione, lo stato di tale elemento sarà visualizzato come rosso ( ).


5. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Se lo stato di tutti gli elementi è indicato in verde ( ), fare clic su OK e accedere

a Fase 9.• Se sono presenti elementi il cui stato è indicato in giallo ( ), fare clic su Avanti e

procedere al passaggio seguente per eseguire la trasformazione nel formato dicopia selezionato.

6. La schermata Seleziona trasformazione consente di visualizzare i file selezionatie le trasformazioni disponibili per quei file. Possono essere disponibili piùtrasformazioni per ottenere il formato selezionato.Selezionare un profilo di trasformazione e fare clic su Avanti.

7. Viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione che mostra i dettagliche è possibile immettere o che sono necessari per la trasformazione scelta.



Immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione efare clic su Avanti.

8. Verrà visualizzata la schermata Definizione copia trasformata.Se esiste già una copia trasformata del file nello stesso formato, è possibiledifferenziare la nuova copia specificandone un identificatore univoco nel campoDescrizione copia trasformata.Immettere una descrizione nel campo Descrizione copia trasformata e fare clicsu Fine.

Nota: se viene ribadito che esiste già un file con lo stesso formato e descrizione, èpossibile sovrascrivere il file esistente scegliendo Sì. Per conservare sia il file nuovoche quello esistente, scegliere No. Se si seleziona No, si torna alla finestra precedentee viene richiesto di immettere una descrizione univoca. L’immissione delladescrizione dipenderà dall’eventualità che sia già stata immessa una Descrizionecopia trasformata nel passaggio precedente o che la descrizione sia in conflitto conuna descrizione esistente di una copia trasformata di nome e formato identici.

9. Si ritorna alla visualizzazione delle raccolte, in cui viene aggiornato lo stato deglielementi o vengono visualizzate le nuove copie trasformate.

Download di una raccoltaCon il download è possibile scaricare l’intera raccolta in un file zip (formato Windows oMacintosh) o in singoli file.

Attenzione: è possibile scaricare una raccolta solo se lo stato di tutti gli elementi dellaraccolta è indicato in verde ( ), ossia gli elementi sono disponibili nel repository. Perselezionare copie trasformate alternative di elementi della raccolta, vedere Selezione dicopie trasformate alternative per più elementi di una raccolta, pagina 174.

Per scaricare una raccolta:

1. Individuare una o più raccolte.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata, selezionare una raccolta per visualizzarne il

contenuto e fare clic sul collegamento Scarica nell’intestazione.• Nella visualizzazione classica, selezionare una raccolta per visualizzarne il

contenuto, spuntare la casella di controllo relativa alla raccolta e selezionare ilpulsante Scarica nella barra degli strumenti.

• Nella visualizzazione classica, selezionare le caselle di controllo relative a uno opiù raccolte e scegliere Raccolta→Scarica.

Viene visualizzata la procedura guidata Scarica.



3. Selezionare un formato in cui scaricare la raccolta e fare clic su OK.Viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

4. Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare un nome e un percorso peri file.

5. Fare clic su OK o su Salva.La raccolta viene salvata nella posizione selezionata.

Download di una raccolta con trasformazioni(Scarica con nome)

La funzionalità Scarica con nome consente di combinare il download di una raccolta(vedere Download di una raccolta, pagina 176) con una richiesta di trasformazione(vedere Selezione di copie trasformate alternative per più elementi di una raccolta,pagina 174) e di specificare il formato desiderato per i file inviati al computer.

Quando si sceglie di trasformare gli elementi, la raccolta scaricata viene salvataautomaticamente come raccolta temporanea. Grazie alle raccolte temporanee si evita chele modifiche necessarie per le trasformazioni richieste vengano apportate alla raccoltaoriginale.

Le raccolte temporanee sono disponibili nella cartella Download attivi. È possibileverificare lo stato di una raccolta visualizzandola nuovamente. Alla raccolta temporaneaè assegnato automaticamente il nome della raccolta, preceduto da Download di:all’inizio del nome stesso. Se, ad esempio si scarica una raccolta denominata Foto aeree,la raccolta temporanea sarà denominata “Download di: Foto aeree”.

Per scaricare una raccolta con trasformazioni:

1. Individuare una o più raccolte.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata, selezionare una raccolta per visualizzarne il

contenuto e fare clic sul collegamento Scarica con nome nell’intestazione.• Nella visualizzazione classica, selezionare una raccolta per visualizzarne il

contenuto, spuntare la casella di controllo relativa alla raccolta e selezionare ilpulsante Scarica con nome nella barra degli strumenti.

• Nella visualizzazione classica, selezionare le caselle di controllo relative a uno opiù raccolte e scegliere Raccolta→Scarica con nome.

Viene visualizzata la procedura guidata Scarica con nome, con tutti gli elementidella raccolta e i formati possibili per le selezioni correnti.

3. Selezionare il formato desiderato per i contenuti della raccolta e fare clic su Avanti.



Viene visualizzata la pagina Conferma formato, in cui sono riportati i risultati dellaselezione del formato scelto.Se per l’elemento esiste già una copia trasformata di quel formato, lo stato diquell’elemento sarà visualizzato come verde ( ). Tali elementi sono disponibiliimmediatamente. Se una richiesta di trasformazione del formato selezionato è statainserita nella coda, lo stato di quell’elemento sarà visualizzato come giallo ( ). Se ilformato selezionato non esiste nel repository e il sistema non è in grado di eseguireuna trasformazione, lo stato di tale elemento sarà visualizzato come rosso ( ).


5. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Se lo stato di tutti gli elementi è indicato in verde ( ), fare clic su Scarica e

accedere a Fase 9.• Se sono presenti elementi il cui stato è indicato in giallo ( ), fare clic su Avanti

e procedere al passaggio seguente per eseguire la trasformazione nel formatoselezionato.

6. La schermata Seleziona trasformazione consente di visualizzare i file selezionatie le trasformazioni disponibili per quei file. Possono essere disponibili piùtrasformazioni per ottenere il formato selezionato.Selezionare un profilo di trasformazione e fare clic su Avanti.

7. Viene visualizzata la schermata Dettagli della trasformazione che mostra i dettagliche è possibile immettere o che sono necessari per la trasformazione scelta.Immettere le informazioni necessarie per impostare i parametri di trasformazione efare clic su Avanti.

8. Viene visualizzato un messaggio che informa l’utente che una richiesta ditrasformazione è stata inviata al server. Fare clic su Fine.Viene visualizzata automaticamente la pagina Download attivo, in cui è possibilevisualizzare lo stato della trasformazione. È possibile tornare alla pagina Downloadattivo in qualsiasi momento, dal menu Raccolta. Al completamento di tutte letrasformazioni (stato di Download attivo in verde ), è possibile il download dellaraccolta.

Nota: quando si seleziona Download attivo, viene creata una raccolta temporanea,al fine di evitare che le modifiche necessarie per il download vengano apportatealla raccolta originale.

Quando si è pronti per scaricare la raccolta, selezionarla e fare clic su Scarica.La procedura guidata Download di: viene visualizzata.

9. Selezionare un formato per il download della raccolta.



10. Selezionare la casella di controllo se si desidera eliminare la raccolta attiva(temporanea) il cui download è riuscito. Questa opzione è selezionata perimpostazione predefinita.

11. Fare clic su OK.Viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

12. Nella finestra di dialogo Salva con nome, selezionare un nome e un percorso peri file.

13. Fare clic su OK o su Salva.La raccolta viene salvata nella posizione selezionata.

14. Viene visualizzata nuovamente la pagina Download attivo.

Visualizzazione dei download attiviQuando si esegue un download con la procedura Scarica con nome, vengono creatidownload attivi. Si tratta di download in cui le trasformazioni non sono disponibili osono in sospeso per alcuni elementi della raccolta. I download attivi vengono salvatiautomaticamente come raccolte temporanee se si esegue la trasformazione degli elementinel corso di una procedura Scarica con nome. Grazie alle raccolte temporanee si evitache le modifiche necessarie per le trasformazioni richieste vengano apportate allaraccolta originale.

I download attivi (raccolte temporanee) sono disponibili nella cartella Download attivi.Alla raccolta temporanea è assegnato automaticamente il nome della raccolta, precedutoda Download di: all’inizio del nome stesso. Se, ad esempio si scarica una raccoltadenominata Foto aeree, la raccolta temporanea sarà denominata “Download di: Fotoaeree”.

Per visualizzare i download attivi:

1. Selezionare il nodo Raccolte preferite.

2. Selezionare il collegamento Download attivi.

3. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base alle opzioni disponibili.• Nella visualizzazione semplificata, selezionare la scheda Raccolte preferite,

quindi il collegamento Download attivi.• Nella visualizzazione classica, selezionare la scheda Raccolte preferite, quindi il

collegamento Download attivi.• Nella visualizzazione classica, selezionare Raccolta→Visualizza download

attivo.



Visualizzazione di raccolte in altri prodottiDocumentum

Le raccolte possono essere visualizzate in altre applicazioni Documentum, quali Desktope Webtop. Tuttavia la funzionalità delle raccolte è disponibile solo in Digital AssetManager. Ciò significa che le raccolte saranno visualizzate in modo identico agli altrioggetti Documentum nelle applicazioni diverse da Digital Asset Manager.


Capitolo 17Gestione di moduli

Un modulo è un file XML che fornisce i campi per l’immissione e il recupero di dati. Per utilizzare lefunzionalità dei moduli, è necessario che all’utente venga assegnato il ruolo “form_user”, definito inForms DocApp.


• Creazione di un modulo, pagina 181• Apertura di un modulo, pagina 182• Immissione dei dati in un modulo, pagina 182• Formattazione del contenuto di un modulo, pagina 185

Creazione di un moduloQuando si crea un nuovo modulo, l’aspetto e la funzionalità del modulo si baseranno sulmodello. Il modello determina i campi del modulo. I modelli di modulo vengono creatidagli sviluppatori utilizzando Documentum Forms Builder.

Per creare un modulo:

1. Passare alla posizione in cui si desidera creare il modulo.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuovo form.• Selezionare File>Nuovo>Form.

3. Nel campo Nome maschera, immettere un nome per il nuovo modulo.

4. Nel campoModello, selezionare il modello di modulo utilizzato per creare il modulo.

5. Fare clic su Avanti.

6. Verrà visualizzato il modulo. Per modificare il modulo, vedere Immissione dei datiin un modulo, pagina 182.


Gestione di moduli

Apertura di un moduloÈ possibile accedere ai moduli nei relativi percorsi di repository oppure aprendoliall’interno delle operazioni.

Quando un modulo è associato a un’operazione, viene visualizzato in uno dei due modiindicati di seguito.

• Se il modulo era presente nel repository prima che iniziasse il workflow, verràvisualizzato come file allegato.

• Se il modulo è stato creato specificamente per il workflow, verranno visualizzati icampi del modulo quando l’utente apre un’operazione nel workflow.

Per modificare un modulo, vedere Immissione dei dati in un modulo, pagina 182.

Immissione dei dati in un moduloQuando si immettono dei dati in un modulo, questi vengono salvati nel modulo delrepository sottoforma di contenuto, di attributi o di entrambi. Se i dati vengono salvatisolo come attributi, le dimensioni del file del modulo saranno pari a zero (0).

Per immettere dei dati in un modulo:Se in qualsiasi momento in Digital Asset Manager viene chiesto di accettare le appletDocumentum, fare clic sui pulsanti appropriati. Leggere attentamente tutti i messaggivisualizzati.

1. Passare al modulo nel repository o nell’operazione.

2. Se il modulo si apre automaticamente in un’operazione, andare al passaggiosuccessivo. In alternativa, aprire il modulo effettuando una delle operazioni descrittedi seguito, in base all’opzione disponibile:• In corrispondenza della voce di riga del file, fare clic suModifica.• Selezionare la casella di controllo del form. Selezionare File>Modifica.

3. Immettere le informazioni richieste nel modulo. Un modulo può contenere leseguenti informazioni:• Casella di testo (con i pulsanti di formattazione):

Il testo viene immesso posizionando il cursore nel campo del testo e digitandoi caratteri. Se vengono visualizzati i pulsanti di formattazione, è possibile


Gestione di moduli

formattare il testo. Per formattare il testo, consultare Formattazione delcontenuto di un modulo, pagina 185.

• Elenco di selezione:

Facendo clic sulla freccia verso il basso, è possibile selezionare l’elementodesiderato:

• Caselle di riepilogo:

— Casella di riepilogo a scelta singola:

È possibile scegliere l’opzione desiderata facendo clic su questi pulsanti. Seaccanto all’elenco viene visualizzato un pulsante di opzione, per includerenel modulo gli elementi selezionati, è necessario fare clic su questo pulsante.

— Casella di riepilogo a scelta multipla:

Per spostare l’elemento nel campo a destra, selezionarlo e fare clic sul tastofreccia. È possibile spostare più elementi. Se accanto all’elenco di sceltamultipla viene visualizzato un pulsante di opzione, per includere nelmodulo gli elementi selezionati, è necessario fare clic su questo pulsante.

— Casella di riepilogo a immissione facoltativa (con pulsanti di opzione):

È possibile immettere una voce personalizzata. Se vengono visualizzati deipulsanti di opzione, per includere la voce nel modulo fare clic sul pulsanteappropriato.

• Selettori di allegati:


Gestione di moduli

— Allegato singolo:

Per aggiungere un allegato, fare clic sul collegamento Aggiungi e selezionarel’allegato nella pagina di selezione. Per i dettagli relativi all’utilizzo diuna pagina di selezione, consultare Scelta di un elemento nella pagina diselezione, pagina 38.

— Allegati multipli:

Per aggiungere più allegati, fare clic sul collegamentoAggiungi e selezionaregli allegati nella pagina di selezione. Per i dettagli relativi all’utilizzo diuna pagina di selezione, consultare Scelta di un elemento nella pagina diselezione, pagina 38. Per rimuovere un allegato, evidenziarlo all’internodell’elenco e fare clic su Rimuovi.

• Casella di controllo:

Per includere l’opzione nel modulo, selezionare la casella di controllo.• Pulsanti di opzione (con casella di testo):

Per selezionare l’opzione desiderata, fare clic su di essa. Se viene visualizzatauna casella di testo, è possibile immettere un’opzione personalizzata. Perselezionare l’opzione, fare clic su di essa.

• Pulsante del calendario (con gli elenchi di selezione per l’ora):

Fare clic sulla freccia verso il basso e selezionare la data dal calendariovisualizzato. Nel calendario, è possibile spostarsi in avanti o indietro di un mesefacendo clic sui tasti freccia.

Se accanto a un calendario vengono visualizzati degli elenchi di selezione, oltrealla data è possibile selezionare le ore, i minuti e i secondi.

• Pulsante per il calcolo automatico. I pulsanti di calcolo consentono di eseguireun calcolo numerico delle voci immesse nei campi di testo. Per eseguire il


Gestione di moduli

calcolo, fare clic sul pulsante di calcolo visualizzato. L’etichetta del pulsanteviene definita dal modello del modulo.

4. Se si desidera annullare le modifiche e ricominciare dall’inizio, fare clic su Ripristina.

5. Una volta immesse le informazioni, fare clic su Salva o su Inoltra.

6. Se in Digital Asset Manager viene chiesto di confermare la scelta, fare clic su Sì.

Formattazione del contenuto di un moduloSe al di sopra di una casella di testo di un modulo vengono visualizzati i pulsanti diformattazione (come mostrato di seguito), è possibile formattare il testo.

I pulsanti di formattazione sono descritti nella tabella riportata di seguito.

Tabella 17-1. Pulsanti di formattazione di un modulo

Opzione di formattazione Descrizione

Consente di visualizzare gli stili chepossono essere applicati alla riga di testoselezionata.

Visualizza la famiglia di carattericorrentemente selezionata e consenteall’utente di selezionarne un’altra. Se ilcarattere selezionato non è installato sulcomputer dell’utente del modulo, verràutilizzato come impostazione predefinitail carattere più comune all’interno diquella famiglia.

Visualizza la dimensione del caratterecorrentemente selezionata e consenteall’utente di selezionarne un’altra.


Gestione di moduli


Consente di copiare il testo selezionatonegli Appunti e di eliminarlo dallaposizione corrente. L’opzione potrebbenon funzionare in Mozilla e Netscape perl’impostazione di protezione del browser.Utilizzare invece la combinazione di tastistandard CTRL+X.

Consente di copiare il testo selezionatonegli Appunti e di lasciare una copia nellaposizione corrente. L’opzione potrebbenon funzionare in Mozilla e Netscape perl’impostazione di protezione del browser.Utilizzare invece la combinazione di tastistandard CTRL+C.

Consente di incollare il testo negliAppunti nella posizione selezionata.L’opzione potrebbe non funzionare inMozilla e Netscape per l’impostazionedi protezione del browser. Utilizzareinvece la combinazione di tasti standardCTRL+V.

Consente di trasformare in grassetto iltesto selezionato.

Consente di trasformare in corsivo il testoselezionato.

Consente di trasformare in sottolineato iltesto selezionato.

Consente di allineare a sinistra ciascunariga in un blocco di testo.

Consente di posizionare al centro ciascunariga in un blocco di testo.

Consente di allineare a destra ciascunariga in un blocco di testo.

Consente di estendere ciascuna riga delblocco di testo per soddisfare i margini disinistra e di destra.

Consente un aumento del rientro di unblocco di testo.


Gestione di moduli


Consente una riduzione del rientro di unblocco di testo.

Consente di trasformare in pedice il testoselezionato (testo in corpo più piccolo aldi sotto della riga).

Consente di trasformare in apice il testoselezionato (testo in corpo più piccolo aldi sopra della riga).

Consente di creare un elenco numerato.

Consente di creare un elenco puntato.

Consente di modificare il colore del testoselezionato.

Consente di evidenziare il colore sfondodel testo selezionato.

Consente di annullare l’azione precedente.È possibile annullare più azioni.Notare i seguenti vincoli dell’opzioneAnnulla/Ripristina:• L’opzione Annulla/Ripristina non viene

applicata alle azioni che sono staterichiamate con il menu di scelta rapida(il menu visualizzato facendo clic conil pulsante destro del mouse su unoggetto).

• L’opzione Annulla/Ripristina non vieneapplicata alle manipolazioni delletabelle (creazione di tabelle, aggiuntaed eliminazione di righe).

• I browser Netscape e Mozilla nonsupportano le opzioni relativeall’annullamento e al ripristino peraggiungere il colore sfondo.

Consente di ripristinare l’azioneannullata in precedenza. È possibileripristinare più azioni. Per un elencodei vincoli consultare la sezione relativaall’operazione di annullamento.


Gestione di moduli


Consente l’inserimento di uncollegamento URL a un’immagine.

Consente di creare un collegamentoipertestuale dal testo selezionato.

Consente di inserire una tabella nellacornice in formato Rich Text dagliAppunti. La tabella può essere in formatoWord, RTF o HTML.

Consente di eseguire il controlloortografico del testo nella cornice diformato Rich Text.

Consente di visualizzare il tag HTML deltesto formattato.


Capitolo 18Gestione dei servizi di collaborazione


• Cenni generali sui servizi di collaborazione, pagina 189• Gestione delle room, pagina 191• Gestione delle discussioni, pagina 199• Gestione delle note, pagina 202• Gestione di cartelle e archivi contestuali, pagina 204• Gestione dell’editor Rich Text, pagina 205

Cenni generali sui servizi di collaborazioneI servizi di collaborazione supportano e migliorano il modo in cui i gruppi collaboranonella gestione del contenuto (documenti, contenuti multimediali e via di seguito) e deiprocessi (cicli di vita, workflow). Mentre grazie a Documentum è possibile accedere,utilizzare, riutilizzare e distribuire le informazioni in modo semplice e rapido, i servizidi collaborazione rafforzano e migliorano la qualità del lavoro in team alla base delloscambio di queste informazioni. Con i servizi di collaborazione, il repository aziendalenon è semplicemente un luogo in cui collocare il lavoro, ma anche un luogo in cui eseguirlo.

I servizi di collaborazione includono i seguenti oggetti e funzionalità.

Room

Con i servizi di collaborazione, il repository può includere luoghi di lavoro virtuali,denominati room, nei quali si verificano le interazioni tra i gruppi. I membri delleroom sono rappresentati da un gruppo specifico di utenti del repository per i qualil’appartenenza è associata ai processi e al contenuto di una room. Gli oggetti appartenentia una room (creati, copiati o spostati in quella posizione) dispongono di ACL controllati


Gestione dei servizi di collaborazione

dalla room ai quali i non membri non possono accedere. È possibile strutturare le roomcome funzioni organizzative con programmi, progetti o processi particolari.

Discussioni

Le discussioni sono thread di commento in linea che consentono la collaborazioneinformale o spontanea relativamente a singoli elementi del repository. Ad esempio,il team di produzione di un sito Web può organizzare thread di discussione percondividere feedback relativamente a un contenuto specifico prima che venga pubblicato.Le discussioni consentono il brainstorming delle idee, il dibattito sui problemi e ilraggiungimento del consenso all’interno dei team di sviluppo dei prodotti. Gli utentipossono aggiungere, modificare, eliminare e rispondere ai commenti nelle discussioni.La maggior parte degli oggetti di WebTop è associata a delle discussioni.

Note

Le note sono documenti semplici e di dimensioni ridotte che dispongono di discussioniincorporate e possono includere contenuto in formato Rich Text. L’utilizzo delle noteevita l’overhead conseguente all’esecuzione di un’applicazione per la collaborazionebasata su testo.

Cartelle e archivi contestuali

Cartelle e archivi contestuali si distinguono dai contenitori repository standard perle descrizioni facoltative in formato Rich Text e per le discussioni incorporate. Talifunzionalità forniscono la capacità di acquisire ed esprimere il contesto orientato allavoro della gerarchia di una cartella’. Tali informazioni contestuali possono includeredettagli sugli obiettivi, le operazioni, i ruoli, le scadenze e via di seguito relativi a unprogetto. Dal momento che la ricerca full-text consente di mantenere un indice di tutte ledescrizioni e discussioni di un repository, è possibile trovare tali informazioni in modorapido e semplice insieme agli elementi cui sono correlate.

Editor Rich Text

L’editor RTE (Rich Text Editor) è una finestra incorporata per la creazione e la modifica informato Rich Text. In questa finestra vengono forniti controlli di formattazione del testoin formato Rich Text (per grassetto, corsivo, selezione del tipo di carattere e così via),



controllo ortografico e la possibilità di gestire i collegamenti e le immagini Web in linea.L’editor RTE può essere utilizzato per creare, modificare o rispondere ai commenti maanche per creare o modificare le note o le descrizioni delle cartelle.

Gestione delle roomLa room è un’area di un repository in cui l’accesso agli elementi è limitato agliutenti presenti nell’elenco dei membri di quella room. Gli oggetti di una room sonoregolamentati da quella room (vale a dire che i relativi ACL sono determinati dalla room)e i non membri non possono accedervi.

I membri del repository che dispongono delle opportune autorizzazioni possono creare eamministrare una room in WebTop anziché ricorrere a un amministratore di sistema. Icreatori e i proprietari della room possono gestirne l’elenco dei membri.

La creazione e l’amministrazione delle room sono disponibili solo per le applicazioni basate suWDK.

Visita di una room

Nella struttura ad albero di WebTop l’aspetto delle room è identico a quello delle cartelle.Per aprire la home page di una room di cui si è membro, fare clic sull’icona della room( ) in un elenco di elementi.

La prima volta che si visita la home page di una room, è possibile effettuare unasottoscrizione, a meno che l’utente non sia l’autore della room e sia stata già eseguitala sottoscrizione. Scegliere “Sì” oppure “No” e fare clic su Continua. Se si sceglie “Sì”,l’home page della room viene aggiunta alle Sottoscrizioni dell’utente.

La home page di una room è simile al livello principale di una cartella e presenta iseguenti aspetti univoci:

• Il titolo, vale a dire il nome della room, più le parole “home page”.• Al di sopra del messaggio iniziale della room viene visualizza un’immagine di

intestazione (se presente). L’immagine di intestazione di una room viene visualizzataanche sulle pagine delle cartelle regolamentate, sulle note e sulle discussioniautonome di quella room.

• Nella parte superiore viene visualizzato un collegamento alla scheda Appartenenzadelle proprietà della room.

• Il messaggio iniziale, se presente, è simile alla descrizione in formato Rich Text di uncartella.

• La discussione incorporata viene denominata “Annunci”.



Collegamento a una room

È possibile aggiungere un collegamento alla home page di una room in qualsiasi puntodel repository che consenta i collegamenti.

Oggetti regolamentati dalle room

Un oggetto èregolamentato da una room quando il relativo ACL è regolamentatodalla room e soltanto i membri della room possono accedervi. Sebbene un oggettoregolamentato possa essere collegato ad altri percorsi di un repository, gli unici utenti ingrado di accedere a questo oggetto sono i membri della room che lo regolamenta.

Gli oggetti che appartengono alle room sono evidenziati dalla presenza di una delleicone di seguito riportate (o indicatori di regolamento) nella colonna facoltativa Room di unelenco (indicata dall’icona ):

• indica che gli elementi appartengono o sono regolamentati dalla stessa roomdella cartella corrente.

• indica che l’oggetto appartiene a una room diversa.Facendo clic su un indicatore di regolamento viene visualizzata la home page dellaroom. Fare clic sull’icona di intestazione per ordinare un elenco di oggetti in baseall’appartenenza alla stessa room, a una room diversa oppure a nessuna room (assenzadi icone nella colonna “Room”).

Se si visualizzano tutte le versioni di una cartella, ogni versione di un oggetto che èpossibile visualizzare dispone di un indicatore di regolamento specifico, in quanto èpossibile che versioni diverse appartengano a room differenti.

Nelle preferenze di impostazione della visualizzazione delle colonne è possibilenascondere la colonna Room.

Creazione di una room

Per creare una room utilizzando la procedura guidata Nuova room, è necessario disporredelle seguenti autorizzazioni:

• Autorizzazione per la creazione di oggetti nel livello principale di un archivio (incui è possibile creare le room).

• Privilegio CREA GRUPPO a livello di amministrazione del repository (peraggiungere gruppi di utenti all’elenco dei membri del repository).



Per creare una room:

1. Passare al livello principale dell’archivio nel quale si desidera creare una room.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuova room.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare File→Nuovo→Room.

3. Nella scheda Crea della procedura guidata Nuova room, immettere le informazionielencate di seguito.• Nome (obbligatorio): il nome della nuova room. Tale nome dovrà essere univoco

tra i nomi degli altri oggetti dello stesso archivio.• Messaggio iniziale (facoltativo): nella finestra di modifica del formato Rich Text,

creare un messaggio che sarà visualizzato al di sotto del percorso di navigazionedella home page della room.

• Se si desidera, effettuare la sottoscrizione alla nota selezionando l’opzione“Sottoscrivi questa room”. Se necessario, per visualizzare l’opzione, fare clicsu [+] Mostra opzioni.

È possibile passare a un’altra scheda oppure fare clic su Fine per completare laprocedura guidata.

4. Selezionare i membri della room. Tale operazione può essere effettuata anche dopola creazione della room.• Nella scheda Scegli proprietari vengono forniti i controlli utilizzati normalmente

in WebTop per selezionare gli utenti del repository, i gruppi o i ruoli (dalriquadro di sinistra) che si desidera inserire nel ruolo di proprietari della room(elencati nel riquadro di destra). Successivamente è possibile aggiungere membria questo ruolo oppure rimuoverli. L’utente che ha creato la room ne diventaautomaticamente proprietario.

• Nella scheda Scegli collaboratori, selezionare gli utenti del repository, igruppi oppure i ruoli che si desiderano nel ruolo di collaboratori della room.Successivamente è possibile aggiungere membri a questo ruolo oppurerimuoverli.

5. Selezionare le opzioni della room. Tale operazione può essere effettuata anche dopola creazione della room.• Diritti di rimozione degli oggetti: consente di decidere gli utenti che possono

rimuovere la relazione di regolamentazione di cui dispone la room relativamenteagli oggetti appartenenti alla room. È possibile consentire tale operazione a“tutti i membri della room” (collaboratori e proprietari) oppure “soltanto aiproprietari”.

• Banner room: decidere se la room dispone di un’immagine identificativavisualizzata nella parte superiore delle pagine della room. Selezionare il file diimmagine (formato GIF, JPG, JPEG o PNG di dimensioni non superiori a 36 pixeldi altezza) che sarà caricato nella room facendo clic su Fine per completare la



procedura guidata. Per rimuovere l’immagine della room, fare clic su Annullaimmagine.

• Accedenti per gli oggetti appena aggiunti: le autorizzazioni iniziali di cui idue ruoli locali (collaboratori e proprietari) dispongono per gli oggetti appenaaggiunti alla room.

6. Per completare la procedura guidata Nuova room, fare clic su Fine per creare laroom. In alternativa, per uscire dalla procedura guidata senza creare la room, fareclic su Annulla.

Modifica delle proprietà di una room

Anche le room, come gli altri contenitori repository dispongono di proprietà alle quali èpossibile accedere secondo le modalità solite.

Per modificare le proprietà di una room:

1. Passare alla room per la quale si desidera visualizzare o impostare le proprietà.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:

• Fare clic su nella riga contenente il nome della room.• Selezionare la room e scegliere Visualizza→Proprietà→Info.• Fare clic sul collegamento Proprietà della home page della room.Viene visualizzata la scheda Proprietà: Info e la nota viene identificata nella partesuperiore sinistra dello schermo mediante un’icona di una room ( ) e il nomedella room stessa.

3. Modificare le proprietà nel modo desiderato e fare clic su OK per renderle effettiveper la room.

Appartenenza alle room

I membri della room sono un set di utenti, gruppi e ruoli del repository che il creatore o ilproprietario della room ha aggiunto all’elenco dei membri della room.

Ogni membro della room dispone del ruolo di Collaboratore o di Proprietario.

• Collaboratore: è elencato nell’ACL di tutti gli oggetti della room e ne concedel’autorizzazione LETTURA. La maggior parte dei membri della room dispone delruolo di collaboratore.

• Proprietario: consente la gestione degli elenchi dei membri, è elencato nell’ACL ditutti gli oggetti della room e ne concede l’autorizzazione ELIMINAZIONE.



I ruoli locali sono disponibili solo per oggetti e percorsi delle room e non sonosignificativi al di fuori di una room.

Se un membro assegnato in modo diretto al ruolo di Collaboratore è presente anche nelruolo di Proprietario in modo indiretto (ad esempio tramite un gruppo), quest’ultimoruolo ha la precedenza per quel membro.

I proprietari di una room possono creare gruppi locali privati di membri della room,che supportano ruoli personalizzati all’interno della room, ad esempio il ruolo “SpecApprovers” (Revisori speciali). Il nome di un gruppo locale deve essere univocoall’interno della room.

Figura 18-1. Membri del repository in relazione ai membri della room, ai gruppi e ai ruoli

Gestione dell’appartenenza alle room

Sebbene i membri di una room possano visualizzare l’elenco dei membri della room, soloi proprietari della room possono gestire l’appartenenza alla room.

Per aprire l’elenco dei membri della room:

1. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Nella home page della room, fare clic sul collegamentoMembri.• Aprire la scheda Appartenenza delle proprietà della room (Proprietà:

Appartenenza).Per aggiungere membri del repository a una room:

1. Nella scheda Proprietà: Appartenenza della room, fare clic su Aggiungi pervisualizzare la pagina Scegli membri.



2. Nel riquadro a sinistra, individuare e selezionare i membri del repository, i gruppi e iruoli che si desidera aggiungere all’elenco dei membri della room.

3. Selezionare i membri del repository e fare clic su per aggiungerli al riquadroa destra.

4. Fare clic suOK per aggiungere i membri del riquadro di destra all’elenco dei membridella room. Viene visualizzata nuovamente la scheda Appartenenza. Tutti i nuovimembri inizialmente dispongono di un ruolo di Collaboratore.

Per rimuovere i membri da una room:

1. Nella scheda Proprietà: Appartenenza della room, fare clic su Rimuovi per aprire lascheda Scegli membri: Membri room, in cui sono elencati i membri della room, cheincludono unicamente i gruppi locali.

2. Nel riquadro di sinistra, individuare e selezionare i membri della room, i gruppi e iruoli che si desidera rimuovere dall’elenco dei membri della room.

3. Selezionare i membri e fare clic su per aggiungerli al riquadro di destra.

4. Fare clic suOK per rimuovere i membri del riquadro a destra dall’elenco dei membridella room. Viene visualizzata nuovamente la scheda Appartenenza.

Per modificare i ruoli dei membri locali:

1. Nella scheda Proprietà: Appartenenza della room, fare clic su Cambia ruolo peraprire la scheda Scegli membri: Membri room, in cui sono elencati unicamente imembri della room.

2. Nel riquadro di sinistra, individuare e selezionare i membri e i gruppi della roomper i quali si desidera modificare il ruolo da Collaboratore a Proprietario o viceversa.

3. Selezionare i membri della room e fare clic su per aggiungerli al riquadro didestra.

4. Aprire la scheda Scegli membri: Scegli ruolo facendo clic sulla scheda“Scegli ruolo”(accanto alla schedaMembri room).

5. Nella scheda Scegli ruolo, scegliere un ruolo per i membri selezionati e fare clic suOK. Viene visualizzato nuovamente l’elenco dei membri della room.

Per creare un nuovo gruppo locale:

1. Nella scheda Proprietà: Appartenenza della room, fare clic su Nuovo gruppo pervisualizzare la scheda Crea nuovo gruppo di room.

2. Immettere un nome per il gruppo (obbligatorio). Tale nome dovrà essere univocorispetto ai nomi dei gruppi locali della room.

3. Se si desidera, immettere un testo descrittivo per il gruppo.

4. Fare clic su OK per creare il gruppo e ritornare all’elenco dei membri della room.



Per modificare le proprietà di un gruppo locale:

1. Aprire la scheda Proprietà: Appartenenza della room.

2. Fare clic su nella riga con il nome del gruppo per visualizzare la scheda Info.

3. Modificare le proprietà del gruppo nel modo desiderato e fare clic su OK perimplementare le modifiche.

Per aggiungere membri della room a un gruppo locale:

1. Nella scheda Proprietà: Appartenenza della room, fare clic sul nome del gruppoper il quale si desidera modificare l’appartenenza alla room. Viene visualizzatol’elenco dei membri del gruppo.

2. Nella pagina di elenco dei membri del gruppo, fare clic su Aggiungi. Vienevisualizzata una pagina per la selezione dei membri della room.

3. Nel riquadro a sinistra, individuare e selezionare i membri della room, i gruppi e iruoli che si desidera aggiungere al gruppo.


5. Fare clic su OK per aggiungere i membri e ritornare all’elenco dei membri delgruppo.

Per rimuovere i membri della room da un gruppo locale:

1. Nella scheda Proprietà: Appartenenza della room, fare clic sul nome del gruppoper il quale si desidera modificare l’appartenenza alla room. Viene visualizzatol’elenco dei membri del gruppo.

2. Nella pagina di elenco dei membri del gruppo, fare clic su Rimuovi. Vienevisualizzata una pagina per la selezione dei membri del gruppo.

3. Nel riquadro di sinistra, individuare e selezionare i membri del gruppo che sidesidera rimuovere.


5. Fare clic suOK per rimuovere i membri e ritornare all’elenco dei membri del gruppo.la rimozione di un gruppo locale da una room è identica alla rimozione di un qualsiasimembro della room. Quando un gruppo locale viene rimosso da una room, questo vieneeliminato anche dal repository. Ciò non si verifica per i membri della room, che restanoinfatti all’interno del repository anche se vengono rimossi da una room.



Copia di una room

Quando si copia una room, la nuova room contiene le copie di tutti gli elementi ai qualiè possibile accedere dall’originale. La copia di una room presenta tutte le proprietàdell’originale. Tuttavia, la proprietà “nome proprietario” della copia è il nome delmembro che crea la copia, non il nome del membro che ha creato l’originale. I ruoli e igruppi locali della copia sono i duplicati di quelli dell’originale, a eccezione del membroche crea la copia, che riveste il ruolo di proprietario.

Spostamento di una room

Il collegamento principale di una room, ovvero la home page, deve essere effettuatodirettamente all’interno di un archivio. Se la room dispone di un altro collegamentodiretto all’interno di un archivio, è possibile spostare il collegamento principale inqualsiasi posizione. In tal caso, l’altro collegamento diventa dinamicamente quelloprincipale. Se il collegamento principale viene spostato direttamente in un altro archivio,rimane il collegamento principale. I collegamenti non principali possono essere spostatiin qualunque posizione.

Eliminazione di una room

L’eliminazione delle room è consentita solo agli utenti avanzati e ai proprietari delleroom, non ai membri delle room, nemmeno a quelli che dispongono dell’autorizzazioneper l’eliminazione.

Se si elimina un collegamento non principale di una room oppure se si elimina ilcollegamento principale ma la room dispone di un altro collegamento a un archivio ingrado di sostituire il precedente, scegliere tra le seguenti opzioni:

• Delete just the link to (Elimina solo il collegamento a) [nome cartella] (sceltapredefinita).

• Delete the room, including its member list and local groups, and all linksto it (Elimina room, inclusi elenco membri, gruppi locali e tutti i collegamenticorrispondenti). In questo caso, è necessario scegliere tra l’eliminazione della solaversione corrente o di tutte le versioni.

Se si elimina il collegamento principale di una room e non sono disponibili collegamentisostitutivi, la room verrà eliminata e sarà necessario scegliere tra le seguenti opzioni:

• Elimina la room, il relativo elenco dei membri e i gruppi locali (scelta predefinita).Questa azione ha esito positivo solo se la home page non presenta collegamenti,



nemmeno collegamenti alle versioni più vecchie, per cui la room non regolamentapiù alcun oggetto.

• Elimina la room, il relativo elenco dei membri, i gruppi locali e tutte le sottocartellee gli oggetti. In questo caso, scegliere tra le seguenti opzioni:

— Delete current versions of linked objects (Elimina versioni correnti degli oggetticollegati), scelta predefinita. Questa opzione elimina la versione corrente diogni oggetto collegato. Tuttavia, l’eliminazione si interrompe se la home pagee le sottocartelle continuano a contenere collegamenti ad altre versioni di unoqualsiasi di quegli oggetti, persino collegamenti nascosti alle versioni precedenti.Per essere eliminata completamente, la room non dovrà contenere collegamenti,nemmeno nascosti, a versioni non correnti degli oggetti.

— Delete all versions of linked objects (Elimina tutte le versioni degli oggetticollegati).

Se si stanno eliminando più oggetti, nella finestra di dialogo di eliminazione sonopresenti più pagine con le opzioni descritte per ogni room.

Gestione delle discussioniUna discussione in linea è costituita da una struttura di commenti che possono essereraggruppati in serie consecutive oppure immessi come risposta ad altri commenti; ingenere le discussioni contengono un misto di entrambi i casi.

Quando una discussione viene correlata o allegata a un oggetto, quale ad esempio undocumento o un file multimediale, questa è autonoma e presenta una pagina propria. Lediscussioni incorporate vengono riportate nella stessa pagina in cui sono visualizzati glielementi.

A differenza degli altri elementi di repository, non è consentito selezionare, modificare,estrarre, creare versioni o copie trasformate o visualizzare le proprietà delle discussioni.Tutte le copie trasformate di un oggetto condividono la stessa discussione.

Quando si archivia una nuova versione di un oggetto, questa condivide la stessadiscussione della versione immediatamente precedente (sezione, minore o maggiore).Quando si crea la prima versione di un oggetto, invece, viene creata una nuovadiscussione. Mediante un’impostazione di WDK è possibile cambiare questofunzionamento predefinito in modo che la condivisione della discussione avvengasoltanto per le discussioni delle versioni minori o di sezione (per le versioni maggiorivengono invece create nuove discussioni) o che tale condivisione non avvenga per alcuntipo di versione (ovvero, per ogni versione viene creata una discussione a parte). Laserie di discussioni associata alle varie versioni di un oggetto costituisce una sorta di“cronologia” di un oggetto in cui sono contenuti i commenti di ogni discussione.



I diritti di accesso a una data discussione sono uguali a quelli di cui si dispone peraccedere alla discussione principale, ovvero all’oggetto a cui è correlata o in cui èincorporata la discussione in esame. In genere agli utenti è consentito modificare edeliminare solo i commenti di cui sono autori.

Quando si copia un oggetto ne viene copiata anche la discussione insieme a tutti icommenti (e le risposte ai commenti e così via). Inoltre, vengono copiati anche le datedi creazione, gli autori e gli elenchi ACL.

Visualizzazione delle discussioni

Gli oggetti che presentano commenti di discussione sono evidenziati dalla presenza diuna delle icone di discussione di seguito riportate nella colonna facoltativa relativa allostato della discussione (indicata con l’icona ) di un elenco:

• indica che sono stati letti tutti i commenti della discussione.• indica che non tutti i commenti della discussione sono stati letti.Per visualizzare una discussione, con o senza commenti (ad esempio, per aggiungereun commento), fare clic sull’icona della discussione o selezionare un oggetto specifico escegliere Visualizza→Discussione.

Per ordinare un elenco di oggetti in base ai relativi commenti di discussione (letti, nonletti o nessun commento), fare clic su nella parte superiore della colonna relativa allo“stato della discussione”. Nelle preferenze di impostazione della visualizzazione dellecolonne è possibile nascondere la colonna relativa allo stato della discussione.

Una discussione può essere contrassegnata come letta o non letta. Ad esempio, sesi desidera un promemoria visivo solo quando vengono aggiunti nuovi commentia una data discussione, selezionare o aprire l’oggetto a cui essa è associata escegliere File→Contrassegna discussione come già letta. Se invece si selezionaFile→Contrassegna discussione come da leggere tutti i commenti verranno visualizzaticome non letti Se si selezionano più oggetti è possibile applicare questi comandi aognuno degli oggetti selezionati.

Aggiunta e modifica di commenti

Gli utenti che dispongono almeno dell’autorizzazione di scrittura per un oggetto possonoattivare una discussione per quell’oggetto (e, se lo desiderano, creare allo stesso tempo ilprimo commento). Una volta attivata la discussione, gli utenti che dispongono almenodell’autorizzazione di riferimento per la discussione principale primaria potrannoaggiungere un commento oppure rispondere a quella discussione.



Per aggiungere un commento a una discussione, attenersi a quanto riportato di seguito:

1. Per visualizzare la discussione, effettuare una delle seguenti operazioni:

• Fare clic sull’icona della discussione ( o ).• Selezionare un oggetto specifico e scegliere Visualizza→Discussione.

2. Nella discussione, fare clic su aggiungi commento.

3. Nella finestra dell’editor RTE, immettere il titolo (obbligatorio) e il testo (facoltativo)del commento.

4. Fare clic su OK. Il nuovo commento viene visualizzato sotto l’ultimo commento,allineato al margine sinistro del commento precedente.

Se non è presente alcun pulsante “aggiungi un commento” per un oggetto,l’autorizzazione per l’oggetto principale è inferiore all’autorizzazione di riferimentooppure per quell’oggetto non è stata attivata alcuna discussione. Nell’ultimo caso, inun messaggio viene spiegato che “Nessuno ha attivato una discussione qui.”. Solo gliutenti che dispongono almeno di autorizzazione di scrittura per un oggetto possonoattivare una discussione.

Per rispondere a un commento specifico, attenersi a quanto riportato di seguito:

1. Accanto al titolo del commento a cui si desidera rispondere, fare clic su .

2. nella finestra dell’editor RTE, immettere il titolo e il testo del commento. La rispostaviene visualizzata con un rientro a destra sotto il commento a cui si sta rispondendo.

Se non è presente alcuna icona per rispondere a un commento, l’autorizzazionedell’utente per l’oggetto principale potrebbe non essere sufficiente per aggiungere orispondere ai commenti e dunque sarà necessario disporre almeno dell’autorizzazionedi riferimento.

Per modificare un commento, attenersi a quanto riportato di seguito:

1. Accanto al titolo del commento aggiunto, fare clic su .

2. Nella finestra dell’editor RTE, modificare il titolo e/o il testo del commento.

3. Fare clic su OK per rendere effettive le modifiche.A meno che non si disponga di privilegi amministrativi, è possibile modificare solo icommenti di cui si è autore.

Eliminazione dei commenti

Se si dispone dell’autorizzazione ELIMINA per un dato commento e dell’autorizzazioneRIFERIMENTO per la discussione principale primaria, è possibile eliminare talecommento e tutte le relative risposte. Se si dispone dell’autorizzazione ELIMINA



per tutte le discussioni principali è possibile eliminarle tutte, eliminando così tuttii commenti. Benché non sia possibile eliminare esplicitamente una discussione, sesi eliminano tutte le discussioni principali di tale discussione, questa viene di fattoeliminata.

Discussioni in Risultati ricerca

L’indice di ricerca del repository contiene i dati in formato Rich Text delle discussioni.Tuttavia, non ne contiene il metacontenuto o le proprietà. Ciò significa che è possibileeffettuare una ricerca dei commenti delle discussioni in base a un testo specifico ma nonin base alle proprietà, come ad esempio il tipo di oggetto o la data di creazione. Tuttavia,è possibile effettuare la ricerca per nome degli autori dei commenti.

È possibile aprire una discussione dalla pagina dei risultati di una ricerca utilizzando glistessi metodi impiegati negli altri contesti.

Gestione delle noteUna nota è una semplice pagina in cui è possibile creare, modificare e condividereinformazioni senza utilizzare o richiedere agli altri utenti di utilizzare un’altraapplicazione.

In Webtop le note sono visualizzate solo dove sono mostrati i documenti. Le note,inoltre, presentano l’icona specifica riportata di seguito:

Benché per le note sia possibile eseguire una sottoscrizione, queste non presentanoversioni o copie trasformate. È possibile modificare, spostare, copiare o collegare unanota ma non è consentito archiviarle, estrarle o esportarle.

Per creare una nota, attenersi a quanto riportato di seguito:

1. Passare al contenitore nel quale si desidera creare una nota.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuova nota.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare File→Nuovo→Nota.

3. Nella scheda Crea della procedura guidata Nuova nota, immettere le informazionielencate di seguito:• Nome (obbligatorio): il nome della nuova nota dovrà essere univoco rispetto ai

nomi degli altri oggetti dello stesso contenitore.• Nota (facoltativo): nella finestra dell’editor RTE, immettere il testo della nota.



• Se si desidera, effettuare la sottoscrizione alla nota selezionando l’opzione“Sottoscrivi questa room”. Se necessario, per visualizzare l’opzione, fare clicsu [+] Mostra opzioni.

È possibile passare a un’altra scheda oppure fare clic su Fine per completare laprocedura guidata.

4. Per completare la procedura guidata Nuova nota, fare clic su Fine per creare la nota.In alternativa, per uscire dalla procedura guidata senza creare la nota, fare clic suAnnulla.

Se si dispone dell’autorizzazione SCRITTURA per una nota, è possibile modificarne ilnome e il contenuto.

Per modificare il contenuto di una nota:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic suModifica.• Se è disponibile la barra dei menu, selezionare File→Modifica.

2. Nella finestra dell’editor RTE, modificare il contenuto della nota.

3. Fare clic su OK per rendere effettive le modifiche.

Per modificare il nome di una nota:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:

• Fare clic su nella riga con il nome della nota.• Selezionare la nota e scegliere Visualizza→Proprietà→Info.Viene visualizzata la scheda Proprietà: Info e la nota viene identificata nella partesuperiore sinistra dello schermo mediante un’icona di nota ( ) e il nome dellanota stessa.

2. Modificare il nome della nota e le altre proprietà nel modo desiderato.

3. Fare clic su OK per rendere effettive le modifiche.

Note in Risultati ricerca

Il testo dei contenuti e dei thread di commento delle note è indicizzato per consentire laricerca all’interno del repository. Per individuare una nota, impostare il tipo di oggettosu “Sysobject (dm_sysobject)” o su “Note (dmc_notepage)” Nota (dmc_notepage) nellafinestra di dialogo Ricerca avanzata.

Quando il contenuto di una nota soddisfa i criteri di ricerca, la nota viene elencata fra irisultati.



Gestione di cartelle e archivi contestualiLe cartelle e gli archivi contestuali sono dei contenitori repository con descrizionifacoltative in formato Rich Text e discussioni incorporate.

Le descrizioni in formato Rich Text sono visualizzate nella parte superiore di una cartellacontestuale, come un messaggio iniziale di una room. Queste descrizioni, ad esempio,possono fornire il riepilogo dei documenti, le istruzioni circa l’utilizzo dei materiali di unprogetto o i puntatori ad altre posizioni. Le descrizioni delle cartelle possono conteneretesto formattato, immagini e collegamenti ipertestuali, costituendo così una fonte diinformazioni, personalizzabile e accattivante, di immediato interesse per gli utenti.

La possibilità di incorporare le discussioni in una pagina di cartella contestuale spingei membri del team a far convergere la comunicazione all’interno del lavoro stesso (adesempio per la revisione dei documenti) anziché ricorrere a soluzioni esterne (quali laposta elettronica) per la corrispondenza relativa al progetto. Grazie all’organizzazionein una "struttura" di commenti, le discussioni facilitano la raccolta e l’archiviazione delflusso di informazioni lavorative.

In un modo o nell’altro, tutti i team assegnati a un progetto si confrontano su variargomenti, quali la presenza di problemi specifici, le decisioni relative alla pianificazione,i piani di sviluppo, le idee relative al prodotto e l’interazione con i clienti. Graziealle discussioni nelle cartelle contestuali, i team sono in grado di salvare e accedererapidamente ad informazioni specifiche, utili per tenere traccia dell’interazione avvenutaall’interno del team stesso.

La descrizione di una cartella è parte integrante dei metadati in essa contenuti,esattamente come un campo di proprietà.

Creazione di una cartella contestuale

È possibile creare le cartelle contestuali secondo le modalità solite.

Per creare una nuova cartella contestuale:

1. Passare alla posizione del repository in cui si desidera creare la nuova cartella.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuova cartella.• Selezionare File→Nuovo→Cartella.

3. Nella scheda Crea, immettere le informazioni elencate di seguito.• Nome (obbligatorio): il nome della nuova cartella.• Tipo: il tipo di cartella.



• Descrizione (facoltativo): Nella finestra dell’editor RTE, creare una descrizioneche sarà visualizzata al di sotto del percorso di navigazione della pagina dellacartella.

4. Immettere le informazioni aggiuntive desiderate e quindi fare clic su Fine per crearela cartella.

Cartelle e archivi contestuali in Risultati ricerca

Il testo delle descrizioni e dei thread di commento delle cartelle è indicizzato perconsentire la ricerca all’interno del repository. Le descrizioni delle cartelle sono inclusein tutte le ricerche basate sul testo e che presentano un tipo di oggetto impostato suSysobject (dm_sysobject) oppure su Folder (dm_folder) (Cartella (dm_folder)) osu un sottotipo di cartella, nella finestra di dialogo Ricerca avanzata.

Quando una descrizione soddisfa i criteri di ricerca, la cartelle viene elencata tra i risultati.

Gestione dell’editor Rich TextL’editor RTE (Rich Text Editor) consente di formattare il testo, incluse le immagini e icollegamenti ipertestuali e di eseguire il controllo ortografico. L’editor RTE è disponibilequando si creano/modificano o si risponde ai commenti, si creano o si modificano le notee quando si scrivono descrizioni facoltative per gli oggetti contenitore del repository,inclusi cartelle, archivi e room.

Aggiunta di contenuto all’editor RTE

È possibile aggiungere contenuto all’editor RTE digitando, incollando, trascinando unaselezione di testo in formato Rich Text da un’altra applicazione client o da un altroeditor RTE oppure all’interno dello stesso editor RTE (una selezione da un editor RTEpuò includere immagini).

Quando il testo in formato Rich Text composto all’esterno dell’editor RTE viene incollatoall’interno dell’editor, è possibile che contenga elementi che possono essere visualizzatima non modificati direttamente. In genere, l’editor RTE eseguirà il rendering di tuttoil contenuto HTML visualizzabile dal browser Web. Ad esempio, una selezione daun browser Web contenente una tabella HTML verrà visualizzata come tale quando èincollata nell’editor RTE. In questo caso sarà possibile modificare il testo all’interno dellecelle della tabella ma non la tabella stessa.



Barra degli strumenti dell’editor RTE

Nell’editor RTE, puntare a un pulsante nella barra degli strumenti e visualizzarne ilnome. Oltre agli strumenti di formattazione del testo standard (quali, ad esempio,carattere, dimensioni, grassetto, allineamento testo e via di seguito), nell’editor RTE diDocumentum vengono forniti i seguenti strumenti:

• Fare clic su per eseguire il controllo ortografico. Se lo strumento di controlloortografico rileva un probabile errore di ortografia, la parola viene selezionata e fattascorrere nella visualizzazione e viene visualizzata la finestra di dialogo Controllaortografia. La parola in questione viene visualizzata nella casella Cambia conun’alternativa suggerita nella casella A. È possibile modificare il testo nella casellaA oppure selezionare una parola dall’elenco. Di seguito sono indicati i comandidel controllo ortografico.

— Cambia: consente di cambiare la parola selezionata con una parola della casellaA.

— Cambia tutto: consente di modificare tutte le occorrenze della parola selezionataall’interno del testo.

— Ignora: consente di lasciare invariata la parola selezionata.

— Ignora tutto: consente di ignorare tutte le occorrenze della parola selezionataall’interno del testo.

— Aggiungi al dizionario: consente di aggiungere la parola selezionata aldizionario utilizzato per il controllo ortografico.

• Fare clic su per effettuare una selezione dal menu Appunti. Le opzionidisponibili sono: Annulla, Ripristina, Taglia, Copia, Incolla, Elimina, Rimuovi stilicaratteri (solo per Internet Explorer) e Seleziona tutto.

• Fare clic su per inserire un’immagine. Viene visualizzata la finestra didialogo Inserisci immagine con i comandi che consentono di scegliere e caricareun’immagine per volta nei formati BMP, GIF, JPEG o PNG. L’immagine viene poimostrata nell’area di modifica.



• Fare clic su per inserire un collegamento ipertestuale. Viene visualizzata lafinestra di dialogo Inserisci collegamento con i campi Titolo e URL e un’opzione dicasella di controllo Apri in una nuova finestra.


Capitolo 19Esecuzione delle operazioni


• Cenni generali sulle operazioni, pagina 209• Apertura di un’operazione o di una notifica dalla Posta in arrivo, pagina 213• Accettazione di un’operazione, pagina 214• Completamento di un’operazione, pagina 216• Acquisizione dell’operazione successiva nella coda di lavoro, pagina 217• Rifiuto di un’operazione, pagina 217• Delega di un’operazione, pagina 218• Ripetizione di un’operazione, pagina 218• Modifica della disponibilità, pagina 219• Avvio di un workflow, pagina 219• Invio di un flusso rapido, pagina 222

Cenni generali sulle operazioniIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Workflow, pagina 209• Posta in arrivo, pagina 212• File allegati, pagina 213

Workflow

Un workflow è un processo automatico in cui operazioni specifiche vengono assegnatein sequenza a determinati utenti al fine di eseguire procedure aziendali. I workflow


Esecuzione delle operazioni

consentono di passare file e istruzioni da utente a utente in base a una sequenzaprestabilita. Ad esempio, in un’azienda i workflow potrebbero essere utilizzati perelaborare le pratiche assicurative o sviluppare nuovi prodotti.

Per avviare un workflow, scegliere il modello di workflow che include la sequenza delleoperazioni da eseguire. Alcuni modelli di workflow specificano gli utenti che riceverannociascuna operazione; altri consentono di selezionare gli utenti per alcune operazioni.

È possibile utilizzare un modello di workflow più volte per avviare sequenze dioperazioni. Più utenti possono avviare contemporaneamente i workflow dallo stessomodello. Un singolo utente può avviare contemporaneamente più workflow dallostesso modello (l’utente, però, deve disporre almeno dell’autorizzazione Riferisci per ilmodello).

Le operazioni del workflow inviate all’utente vengono visualizzate nella Posta in arrivo.Quando un utente completa un’operazione, la inoltra dalla casella Posta in arrivo e ilworkflow invia automaticamente notifica all’utente successivo nella sequenza. Gli utentidi un workflow vengono definiti esecutori del workflow.

Un modello di workflow permette di indirizzare un’operazione a un gruppo di utenti; intal caso il primo utente ad accettare l’operazione diventa anche il primo ad eseguirla.L’operazione viene rimossa dalle caselle Posta in arrivo degli altri utenti.

Quando si avvia un workflow, è possibile allegare file che si desidera sottoporre agliutenti o che questi dovranno impiegare come riferimento. Un file può essere allegatoa un solo workflow alla volta. Gli utenti del workflow possono allegare e rimuoverefile man mano che il workflow procede.

Gli utenti possono modificare i file allegati. Il modello di workflow determina seall’interno del workflow dovrà rimanere la versione modificata o quella originale manmano che il workflow procede.

A ciascun workflow è abbinato Workflow Supervisor, il quale può sospendere, arrestareo apportare altre modifiche al workflow quando questo è attivo.

I workflow possono includere operazioni automatiche, ad esempio l’esecuzione di script.Se un’operazione automatica non viene completata, Workflow Supervisor ne ricevenotifica e può riprovare, eseguire o interrompere l’operazione. Le operazioni automaticheconsentono di integrare i workflow con i cicli di vita, ad esempio permettendo dipromuovere i file a nuovi stati del ciclo di vita durante il prosieguo del workflow.

L’utilità di report dei workflow consente di svolgere ulteriori funzioni di gestione e divisualizzare tutti i workflow di un repository.

Una volta avviato, un workflow può trovarsi in uno dei seguenti tre stati:

• In esecuzione: il workflow viene eseguito normalmente secondo il modello relativo.• In pausa: il workflow è temporaneamente interrotto ma si prevede di reimpostarlo.

In questo caso, riprenderà dal punto in cui è stato sospeso.• Terminato: il workflow è stato interrotto e non può essere reimpostato.



Nei workflow vengono utilizzate le seguenti icone:

• : modello di workflow.• : workflow.• : indica un pacchetto, ovvero un contenitore per allegare un file. Fare clic su

questa icona per allegare un file. Il testo accanto al pacchetto indica se un file allegatoè obbligatorio oppure facoltativo.

• : workflow in esecuzione.• : workflow sospeso.

• : workflow interrotto.Nella figura riportata di seguito è illustrata l’integrazione del workflow con il ciclo divita. Un ciclo di vita definisce gli stadi diversi attraversati da un file dalla creazionealla modifica, all’approvazione e al ritiro finale. Un autore crea un file per il Web e loinoltra al workflow, che a sua volta invia un’operazione di revisione a un revisore.Il revisore suggerisce le modifiche e restituisce il file all’autore, che rivede il file einoltra l’operazione, attivando così un’operazione automatica. L’operazione automaticapromuove il file dallo stato Lavoro in corso allo stato In prova e lo invia a unosviluppatore, il quale lo sottopone a test in un server Web di prova. Se lo sviluppatorerifiuta il file, Digital Asset Manager lo riduce allo stato Lavoro in corso e lo restituisceall’autore. Se lo sviluppatore approva il file, un’operazione automatica lo promuove allostato Approvato e il workflow ha termine.



Figura 19-1. Integrazione di un workflow e un ciclo di vita

Posta in arrivo

Nella casella Posta in arrivo vengono visualizzate le operazioni e le notifiche dell’utente.Le operazioni sono assegnazioni in formato elettronico che fanno parte di un workflowo di un flusso rapido. Le notifiche sono messaggi nei quali viene comunicato che unevento ha avuto luogo.

Nelle operazioni vengono utilizzate le seguenti icone:

• : operazione

• : notifica• : priorità alta

• : priorità bassaQuando si riceve un’operazione, la si apre per leggere le istruzioni e vedere i file allegati.Sarà l’utente a scegliere se accettarla oppure no. Se la si accetta, è possibile utilizzare glieventuali file allegati, aggiungere o rimuovere file e aggiungere o modificare commenti.Una volta completata l’attività assegnata, l’utente può inoltrare l’operazione alla



successiva attività del workflow. Vengono inoltre inviate tutte le modifiche apportateai file allegati.

Se l’opzione è disponibile, è possibile rifiutare un’operazione e inviarla a un altro utente.

Se si è l’ultimo utente del workflow, è possibile concludere un’operazione una voltacompletata. Ad esempio, quando si avvia un flusso rapido e un utente svolgel’operazione e la restituisce, è possibile rimuovere l’operazione completata dalla Postain arrivo concludendola.

In alcuni casi, quando un’operazione non è diretta a un solo utente ma a un gruppodi utenti, vuol dire che uno degli utenti del gruppo dovrà eseguirla. Se si accettal’operazione, questa viene rimossa dalla Posta in arrivo degli altri utenti. Se si rifiutal’operazione, questa viene rimossa solo dalla Posta in arrivo dell’utente che l’ha rifiutata,mentre un altro utente del gruppo dovrà completarla.

È possibile stabilire la propria disponibilità a ricevere le operazioni di workflow. Nellaparte superiore della Posta in arrivo è indicata la propria disponibilità.

File allegati

Quando si invia un’operazione o un workflow, è possibile allegare i file che si desideraassegnare a un altro utente per l’elaborazione. I file devono essere disponibili perl’aggiunta, ad esempio, non devono essere già allegati, bloccati da un altro utente o inuno stato avanzato del ciclo di vita.

Quando si allegano file in più lingue, è opportuno ricordare che i filtri per le operazionidei destinatari potrebbero mostrare solo i file che coincidono con la lingua di tali utenti.Quando i filtri di un utente impediscono all’utente di vedere i file allegati in linguediverse, tale utente è autorizzato ad allegare all’operazione solo i file di supporto.

Se il software in uso include le funzionalità per allegare file di supporto, è possibileimportare file dall’esterno del repository per allegarli come file di supporto. I fileimportati nel repository possono essere memorizzati e utilizzati di nuovo in futuro comeallegati. Possono essere memorizzati in una cartella pubblica, in modo da consentiread altri utenti di accedervi, oppure in una cartella privata, in modo da consentire soloall’utente corrente di accedervi.

Apertura di un’operazione o di una notificadalla Posta in arrivo

Per aprire operazioni e notifiche:

1. Fare clic su Posta in arrivo.



2. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Fare clic sul nome dell’operazione o della notifica.• Selezionare le caselle di controllo per una o più operazioni e notifiche.

Selezionare File>Visualizza.3. Se in Digital Asset Manager sono disponibili più schede, selezionare la scheda

relativa alle informazioni che si desidera visualizzare.

4. Per eseguire le azioni, vedere la procedura appropriata nell’elenco riportato diseguito. Per chiudere l’operazione o la notifica, fare clic su Chiudi.• Accettazione di un’operazione, pagina 214• Completamento di un’operazione, pagina 216• Rifiuto di un’operazione, pagina 217• Delega di un’operazione, pagina 218• Ripetizione di un’operazione, pagina 218

Accettazione di un’operazionePer accettare ed eseguire un’operazione:

1. Aprire l’operazione. L’operazione può essere aperta facendo clic sul relativo nome.

2. Se è visualizzato il pulsante Accetta, fare clic su Accetta. Se l’operazione è statainviata anche ad altri utenti, il primo utente che la accetterà sarà anche quello chela eseguirà. Una volta accettata, verrà rimossa dalla casella Posta in arrivo deglialtri utenti.

3. Viene visualizzata la scheda Info in cui sono mostrate delle informazioni di basesull’operazione, inclusi gli eventuali allegati. Nei passaggi successivi sono descrittele operazioni eseguibili nella scheda Info.

4. Se nella scheda Info sono visualizzati uno o più file allegati, è possibile elaborarli.Ad esempio, è possibile modificare i file allegati. Per eseguire una particolareoperazione, utilizzare la procedura Digital Asset Manager standard specificadell’operazione. Per estrarre un file allegato, ad esempio, utilizzare la proceduraDigital Asset Manager standard per l’estrazione di un file.

5. Per allegare altri file all’operazione nella scheda Info, se consentito, effettuare leoperazioni descritte di seguito:

a. Fare clic su una delle seguenti opzioni, a seconda di quanto visualizzato nellascheda Info:••



• Aggiungib. Nella pagina di selezione, fare clic sulla scheda appropriata e quindi individuare

il file che si desidera allegare. Le varie schede corrispondono a nodi e funzionistandard del repository.

c. Fare clic su Aggiungi nella parte inferiore della pagina.

d. Quando si allega un file che dispone di collegamenti ad altri file, è possibilescegliere di aggiungere i file collegati selezionando Automatically Add LinkedObjects (Aggiungi automaticamente oggetti collegati).

e. Per rimuovere un file allegato fare clic su Elimina o Rimuovi.

f. Se l’applicazione basata su WDK in uso presenta le funzionalità dei file disupporto, è possibile allegare un file di supporto facendo clic sulla scheda File disupporto e quindi selezionando i file da allegare. Per allegare i file di supporto èpossibile utilizzare le schede File locali, File pubblici e File privati utente.La scheda File locali consente di utilizzare un file dal computer locale o dallarete di computer. È possibile scegliere se memorizzare il file nel repository peraccedervi successivamente. Scegliere una delle seguenti opzioni:• Una volta. Il file non viene archiviato nel repository.• Più volte (privato). Il file viene archiviato nel repository nella cartella

privata File privati utente.• Più volte (pubblico). Il file viene archiviato nel repository nella cartella

pubblica File pubblici, consentendo ad altri utenti di utilizzarlo come filedi supporto.

6. Se nella scheda Info è visualizzato un modulo in cui si richiede di immettereinformazioni, immettere i dati appropriati.

7. Se nella scheda Info è consentito creare e allegare un nuovo form, effettuare le azionielencate di seguito:

a. Nella scheda Info, fare clic sul nome del form o del pacchetto, a secondadell’elemento visualizzato.

b. Selezionare il modello di modulo in base al quale definire il nuovo modulo escegliere OK. Vengono visualizzati i campi del form.

c. Per rimuovere un modulo, fare clic su Rimuovi.Se si rimuove un form appena creato, questo viene automaticamente eliminato.

8. Nella scheda Commenti è possibile aggiungere commenti attenendosi alla seguenteprocedura:

a. Fare clic su Aggiungi oModifica.

b. Nel campo Commento, digitare il commento.

c. Se vengono visualizzate le opzioni seguenti, sceglierne una:



• Per i destinatari futuri: il commento viene inviato a tutti gli utenti cheeseguiranno tutte le operazioni future del workflow.

• Solo per i prossimi destinatari: il commento viene inviato solo agli utentiche eseguono l’operazione successiva nel workflow.

d. Fare clic su OK.

e. Ripetere questi passaggi per ognuno dei commenti che si desidera aggiungere.Per rimuovere un commento, fare clic su Rimuovi.

9. Nella scheda Progresso è possibile visualizzare la cronologia delle operazioni.

10. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Per contrassegnare l’operazione come completata e inoltrarla, consultare

Completamento di un’operazione, pagina 216.• Per chiudere l’operazione senza inoltrarla, fare clic su Chiudi.

Completamento di un’operazionePrima di svolgere questa procedura, è necessario accettare ed eseguire l’operazione,come descritto nella sezione Accettazione di un’operazione, pagina 214.

Per completare un’operazione:

1. Aprire l’operazione se non è già stato fatto. L’operazione può essere aperta facendoclic sul corrispondente nome nella Posta in arrivo.

2. Fare clic su Invia, Inoltra o Termina, a seconda del pulsante visualizzato.

3. Se richiesta, immettere la propria password.

4. Fare clic su OK.

5. Se viene chiesto di selezionare gli esecutori successivi, attenersi alla seguenteprocedura:

a. Selezionare Fare clic per assegnare accanto all’operazione per la quale sidesidera definire gli esecutori.

b. Nella pagina di selezione, scegliere gli esecutori. Per i dettagli relativi all’utilizzodi una pagina di selezione, consultare Scelta di un elemento nella pagina diselezione, pagina 38. Se consentito, è possibile effettuare più selezioni.

c. Fare clic su OK.

6. Se richiesto, scegliere l’operazione successiva da inoltrare nell’elenco Selezionaoperazioni di inoltro successive selezionando le caselle di controllo appropriate.

7. Fare clic su OK.



Acquisizione dell’operazione successiva nellacoda di lavoro

Se si utilizzano le code di lavoro, esistono due modi per acquisire l’operazione successivanella coda di lavoro. È possibile scegliere di acquisire manualmente l’operazionesuccessiva nella coda di lavoro oppure di riceverla in modo automatico mediante DigitalAsset Manager ogni volta che si completa, si inoltra o si rifiuta l’operazione correntenella coda di lavoro.

L’operazione successiva è quella con la priorità più elevata tra tutte le code alle qualil’utente partecipa. L’operazione viene visualizzata nella Posta in arrivo dell’utente.

Nell’argomento sono incluse due procedure:

Per ottenere l’operazione successiva nella coda di lavoro:

1. Andare alla casella Posta in arrivo.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Ottieni operazione successiva.• Fare clic su Strumenti>Gestione delle code di lavoro>Ottieni operazione

successiva.Per configurare automaticamente la Posta in arrivo in modo da ricevere l’operazionesuccessiva nella coda di lavoro:

1. In Posta in arrivo, selezionare Ottieni operazione successiva automaticamente.

Rifiuto di un’operazioneQuando un’operazione viene rifiutata, viene restituita al destinatario precedente. Nontutte le operazioni dispongono dell’opzione Rifiuta. È Workflow Supervisor a stabilire idestinatari che possono rifiutare un’operazione.

Per rifiutare un’operazione attenersi alla procedura seguente:

1. Aprire l’operazione. L’operazione può essere aperta facendo clic sul corrispondentenome nella Posta in arrivo.

2. Fare clic su Rifiuta.

3. Se richiesto, selezionare le caselle di controllo degli utenti ai quali si desiderareindirizzare l’operazione.

4. Se necessario, digitare un messaggio in cui viene descritto il motivo del rifiuto.

5. Fare clic su Avanti.



6. Scegliere le altre operazioni da rifiutare nell’elenco Seleziona operazioni di rifiutosuccessive selezionando le caselle di controllo appropriate.

7. Digitare la password, se richiesta, nel campo Conclusione richiesta per concluderel’operazione apponendo la propria firma digitale.

8. Fare clic su OK.

Delega di un’operazioneSe il workflow lo consente, è possibile riassegnare un’operazione assegnata all’utentecorrente. L’operazione può essere delegata a un altro utente, il quale sarà responsabiledel completamento dell’operazione.

Per delegare un’operazione:


2. Fare clic su Delega.

3. Se viene chiesto di specificare l’utente al quale delegare l’operazione, attenersi allaseguente procedura:

a. In corrispondenza della voce di riga dell’operazione, scegliere Fare clic perassegnare.

b. Nella pagina di selezione, scegliere l’utente da delegare. Per i dettagli relativiall’utilizzo della pagina di selezione, consultare Scelta di un elemento nellapagina di selezione, pagina 38.

4. Fare clic su OK.

Ripetizione di un’operazioneAl completamento dell’operazione, è possibile fare in modo che un altro utente o grupporipeta l’operazione.

Per ripetere un’operazione:


2. Fare clic su Ripeti.



3. In corrispondenza della voce di riga dell’operazione, scegliere Fare clic perassegnare.

4. Nella pagina di selezione, scegliere l’utente da delegare. Per i dettagli relativiall’utilizzo della pagina di selezione, consultare Scelta di un elemento nella paginadi selezione, pagina 38.

5. Fare clic su OK.

Modifica della disponibilitàÈ possibile stabilire la propria disponibilità a ricevere le operazioni di workflow. Se nonsi è disponibili a riceve operazioni, è necessario designare un altro utente per la ricezione.

Nella parte superiore della Posta in arrivo è indicata la propria disponibilità. Disponibileindica che si è disponibili a ricevere le operazioni; Attualmente impostato su Nondisponibile indica che non si è disponibili a ricevere le operazioni e che un altro utenteè stato designato per ricevere le operazioni inviate alla propria attenzione. Questaimpostazione si rivela utile, ad esempio, quando si è fuori ufficio per un periodoprolungato.

Per modificare la propria disponibilità:

1. Fare clic su Posta in arrivo e scegliere il proprio stato di disponibilità tra uno deiseguenti:• Disponibile• Attualmente impostato su Non disponibile

2. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Per rendersi disponibili, deselezionare la casella di controllo Non disponibile.

Indirizza le operazioni a:• Per rendersi non disponibili, selezionare la casella di controllo Non disponibile.

Indirizza le operazioni a: Quindi, fare clic suModifica. Nella pagina diselezione, scegliere l’utente. Per i dettagli relativi all’utilizzo della pagina diselezione, consultare Scelta di un elemento nella pagina di selezione, pagina 38.

Avvio di un workflowPer avviare un workflow:

1. Effettuare una delle attività elencate di seguito.• Per avviare un workflow selezionando prima il tipo di workflow, andare alla

Fase 2.



• Per avviare un workflow selezionando prima uno o più file, andare alla Fase 3. Èpossibile inviare il workflow con o senza file allegati.

2. Per avviare un workflow selezionando prima il tipo di workflow, effettuare una delleoperazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Avvia workflow. Andare alla Fase 4.• Selezionare Strumenti>Workflow>Avvia. Andare alla Fase 4.

3. Per avviare un workflow selezionando prima i file, effettuare una delle operazionidescritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Passare al file che si desidera inviare e selezionare Altro>Strumenti>Allegato

di avvio.• Passare ai file che si desidera inviare, selezionarne le caselle di controllo e

scegliere Strumenti>Workflow>Allegati di avvio.4. Nell’elenco di modelli di workflow, individuare il modello desiderato e selezionare

la corrispondente casella di controllo.

5. Fare clic sul pulsante OK nella parte inferiore della schermata.

6. Nella scheda Info, digitare un nome per il workflow nel campo Descrizioneworkflow.

7. È possibile inviare il workflow con i file allegati. Per allegare un file esistente,effettuare le operazioni descritte di seguito.

a. Nella scheda Info, fare clic su una delle seguenti opzioni in base a quantovisualizzato nella pagina:

••• Aggiungi

b. Per individuare i file che si desidera allegare, fare clic sulla scheda appropriata epassare ai file da tale scheda. Lo spostamento tra le schede che corrispondono ainodi del repository è identico allo spostamento tra i nodi del repository.

c. Fare clic su Aggiungi nella parte inferiore della pagina.

d. Quando si allega un file che dispone di collegamenti ad altri file, è possibilescegliere di aggiungere i file collegati selezionando Automatically Add LinkedObjects (Aggiungi automaticamente oggetti collegati).

e. Per rimuovere un file allegato, fare clic su Elimina o su Rimuovi.

8. Per creare e allegare un nuovo modulo conforme a un modello di modulo esistente,effettuare le operazioni descritte di seguito:

a. Nella scheda Info, fare clic sul nome del form o del pacchetto, a secondadell’elemento visualizzato.



b. Selezionare il modello di modulo in base al quale definire il nuovo modulo escegliere OK.Verranno visualizzati i campi del modulo nella scheda Info.

c. Per rimuovere un modulo, fare clic su Rimuovi.Se si rimuove un form appena creato o si annulla il workflow, il form vieneautomaticamente eliminato.

9. Se l’applicazione basata su WDK include la funzione dei file di supporto, è possibileallegare tali file facendo clic sulla scheda File di supporto e selezionando i file daallegare. È possibile allegare File locali, File pubblici o File privati utente.I File locali sono file del computer locale o della rete di computer dell’utente.Quando si allegano file locali, è possibile selezionare le opzioni di archiviazioneindicate di seguito:• Una volta: il file non viene archiviato nel repository.• Più volte (privato): il file viene archiviato nella sezione File privati utente del

repository.• Più volte (pubblico): il file viene archiviato nella sezione File pubblici del

repository e pertanto può essere utilizzato da altri come file di supporto.10. Se il workflow dispone di una scheda Esecutori, è possibile specificare gli utenti per

una o più operazioni. Eseguire quanto indicato di seguito:

a. Fare clic su Seleziona accanto all’operazione da eseguire.

b. Nella pagina di selezione, scegliere l’utente o il gruppo che dovrà eseguirel’operazione. Consultare la sezione Scelta di un elemento nella pagina diselezione, pagina 38.

11. Nella scheda Commenti, effettuare le operazioni descritte di seguito.

a. Fare clic su Aggiungi.

b. Nella pagina Aggiungi commento, digitare i commenti nel campo Commento.

c. Selezionare gli utenti a cui si desidera inviare i commenti:• Per i destinatari successivi. Il commento viene inviato a tutti i destinatari

rimanenti nel workflow.• Solo per i prossimi destinatari. Il commento viene inviato solo agli utenti

che ricevono l’operazione successiva nel workflow.12. Fare clic su OK.




Invio di un flusso rapidoUn flusso rapido è un’istruzione di elaborazione a una fase inviata a utenti prescelti. Iflussi rapidi non implicano una sequenza di operazioni, ma soltanto un’operazione. Se siinvia un flusso rapido a diversi utenti, è possibile scegliere se ciascun utente riceveràl’operazione contemporaneamente o in sequenza.

Per inviare un flusso rapido:

1. Passare al file che si desidera allegare al flusso rapido.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Strumenti>Flusso rapido.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più elementi. Selezionare

Strumenti>Workflow>Flusso rapido.3. Per selezionare gli utenti o i gruppi a cui inviare il flusso rapido, fare clic su

Seleziona utente/gruppo. Nella pagina di selezione, scegliere gli utenti o i gruppi.Per i dettagli relativi all’utilizzo di una pagina di selezione, consultare Scelta di unelemento nella pagina di selezione, pagina 38.

4. Nell’elenco Priorità, selezionare la priorità.

5. Nel campo Istruzioni, digitare un messaggio per gli utenti.

6. Per ricevere notifica quando un utente completa la revisione, selezionare la casella dicontrollo Restituisci a utente.

7. Per richiedere a ciascun utente l’immissione della firma digitale al termine dellarevisione, selezionare la casella di controllo Richiedi conclusione.

8. Fare clic su OK.


Capitolo 20Gestione dei workflow


• Visualizzazione dei workflow, pagina 223• Visualizzazione dei dettagli del workflow, pagina 224• Visualizzazione degli eventi di controllo, pagina 224• Visualizzazione di un workflow mediante Workflow Manager, pagina 225• Salvataggio delle informazioni di workflow, pagina 225• Sospensione di un workflow, pagina 226• Ripresa di un workflow sospeso, pagina 226• Interruzione di un workflow, pagina 227• Elaborazione di un’operazione non riuscita, pagina 227• Creazione di un modello di workflow, pagina 228• Modifica di set di alias nei workflow, pagina 229• Cambiamento di Workflow Supervisor, pagina 229• Visualizzazione dei report di workflow, pagina 229

Visualizzazione dei workflowÈ possibile visualizzare i workflow attivi tramiteWorkflow utente oppure medianteReport di workflow.

Per visualizzare i workflow personali:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic sulla scheda Posta in arrivo. Fare clic suWorkflow utente.• Selezionare Strumenti>Workflow>Workflow utente.

Mediante l’utilità Report di workflow vengono visualizzati tutti i workflow delrepository. È possibile filtrare oppure ordinare l’elenco per isolare i workflow che si


Gestione dei workflow

desidera visualizzare. Ad esempio, per raggruppare i workflow personali, è possibileordinare l’elenco in base alla colonna Supervisore.

Per visualizzare tutti i workflow del repository:

1. Selezionare Strumenti>Workflow>Report di workflow.

2. Per selezionare il tipo di informazioni visualizzate, scegliere i filtri dagli elenchi.Nell’elenco sul lato destro della pagina, scegliere uno dei seguenti filtri di stato:• Mostra solo workflow in esecuzione

Si tratta dell’impostazione predefinita. Questo filtro consente di mostrare solo iworkflow correntemente attivi e in esecuzione nel repository.

• Mostra workflow in esecuzione e completati

Questo filtro consente di mostrare tutti i workflow del repository in esecuzionee completati.

• Mostra solo workflow completati

Questo filtro consente di visualizzare solo i workflow terminati o completati.

Visualizzazione dei dettagli del workflowNella visualizzazione Dettagli vengono mostrate le informazioni relative alle operazionidei workflow e ai file allegati. Sono inoltre disponibili i filtri di visualizzazione, checonsentono di ottenere informazioni più dettagliate e livelli di dettaglio più ampi opiù granulari.

Per visualizzare i dettagli del workflow:


2. Selezionare un workflow.

3. Selezionare Visualizza>Dettagli.

4. Per scegliere le informazioni da visualizzare, selezionare un filtro nell’elenco sullato destro della pagina.

Visualizzazione degli eventi di controlloNella visualizzazione Eventi di controllo vengono mostrati i dettagli di controllodei workflow per i quali sono stati impostati flag di eventi di controllo durante lafase di progettazione in Workflow Manager o in Business Process Manager, nonchédei documenti per i quali sono stati impostati flag di controllo in Documentum



Administrator. È possibile impostare flag di controllo in workflow e documenti pertenere traccia degli eventi di workflow. Per un elenco completo degli eventi di controlloe per le informazioni sull’impostazione dei relativi flag, consultare la documentazionedi Workflow Manager o di Business Process Manager (per i workflow) e DocumentumAdministrator (per i documenti).

Per visualizzare i dettagli degli eventi di controllo:


2. Selezionare un workflow.

3. Selezionare Visualizza>Eventi di controllo.

Visualizzazione di un workflow medianteWorkflow Manager

Per visualizzare un workflow mediante Workflow Manager:

1. Selezionare Strumenti>Workflow>Workflow utente.

2. Selezionare il workflow.

3. Selezionare File>Visualizza.

Salvataggio delle informazioni di workflowÈ possibile salvare le informazioni di workflow sotto forma di foglio di lavoro MicrosoftExcel nel file system locale.

Per salvare le informazioni di workflow:


2. Fare clic su Salva report.

3. Nel campo Nome file, digitare un nome per le informazioni da salvare.

4. Selezionare un percorso in cui eseguire il salvataggio.

5. Fare clic su Salva.Viene avviato Excel e le informazioni sul workflow vengono salvate in un foglio dilavoro Excel.



Sospensione di un workflowCon la pausa, il workflow è temporaneamente sospeso, in attesa di essere riavviato. Èpossibile, ad esempio, interrompere un workflow per modificare il relativo modello. Unavolta apportate le modifiche, sarà possibile riprendere il workflow dal punto in cuiera stato sospeso.

Per sospendere i workflow mediante l’elenco Workflow utente:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Pausa accanto al workflow che si desidera sospendere.• Selezionare le caselle di controllo dei workflow che si desidera sospendere.

Quindi scegliere Strumenti>Workflow>Pausa.3. Viene chiesto di confermare l’intenzione di sospendere il workflow. Fare clic su OK.

Per sospendere un workflow mediante report di workflow:



3. Selezionare Strumenti>Workflow>Pausa.

Ripresa di un workflow sospesoCon la ripresa, il workflow verrà avviato dal punto in cui era stato sospeso.

È possibile riprendere un workflow in pausa, ma non è possibile riprendere un workflowterminato.

Per riprendere un workflow in pausa mediante l’elenco Workflow utente:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Riprendi.• Selezionare la caselle di controllo dei workflow che si desidera riprendere.

Quindi scegliere Strumenti>Workflow>Riprendi.



3. Alla richiesta di conferma della ripresa, scegliere OK.

Per riprendere un workflow in pausa mediante Report di workflow:



3. Selezionare Strumenti>Workflow>Riprendi.

Interruzione di un workflowÈ possibile interrompere un workflow in qualsiasi istante. Un workflow interrotto nonpuò essere riavviato.

Per interrompere un workflow mediante l’elenco Workflow utente:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Arresta.• Selezionare le caselle di controllo dei workflow che si desidera interrompere.

Quindi scegliere Strumenti>Workflow>Interrompi.3. Nella pagina Interrompi workflow, accertarsi che la casella di controllo Il workflow

interrotto verrà eliminato sia selezionata. In questo modo, il workflow interrottoverrà eliminato automaticamente dall’elenco Workflow utente.

4. Fare clic su OK.

Per interrompere un workflow mediante Report di workflow:



3. Selezionare Strumenti>Workflow>Termina.

Elaborazione di un’operazione non riuscitaIn caso di mancata esecuzione di un’operazione automatica, il supervisore del workflowne riceve notifica nella Posta in arrivo. Il supervisore può svolgere le operazioni descrittedi seguito:



• Nuovo tentativo di esecuzione di un’operazione automatica non riuscita, pagina 228• Completamento di un’operazione automatica non riuscita, pagina 228

Nuovo tentativo di esecuzione di un’operazioneautomatica non riuscita

Per effettuare un nuovo tentativo di esecuzione di un’operazione automatica non riuscita:

1. Aprire l’operazione automatica non riuscita nella Posta in arrivo.

2. Fare clic su Riesegui.

3. Fare clic su OK.

Completamento di un’operazione automatica nonriuscita

Per completare un’operazione automatica non riuscita:

1. Se non è già stata selezionata, visualizzare la pagina Task Manager per l’operazioneautomatica non riuscita che si desidera completare.

2. Fare clic su Completa.

3. Fare clic su OK.

Creazione di un modello di workflowIn questa procedura viene descritto come aprire Workflow Manager o Business ProcessManager da Digital Asset Manager. Una volta aperto Workflow Manager o BusinessProcess Manager, consultare i file della Guida in linea dell’applicazione per le istruzionidettagliate sulla creazione dei modelli di workflow.

Per creare un nuovo modello di workflow:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Nuovo modello di workflow.• Selezionare File>Nuovo>Modello di workflow.

2. Per informazioni sulla creazione di un nuovo modello di workflow, aprire la Guidain linea di Workflow Manager o di Business Process Manager.



Modifica di set di alias nei workflowÈ possibile modificare i valori e le descrizioni degli alias di un workflow. Per apportarele modifiche, occorre essere proprietari del set di alias oppure disporre dei privilegi diamministratore del sistema o di utente avanzato. Alias Set Editor è disponibile solo per iworkflow che si avvalgono di set di alias e che sono attualmente in esecuzione o in pausa.

Non è possibile modificare il nome o il tipo di un set di alias. Tali proprietà non sonomodificabili.

Per visualizzare e modificare un set di alias:


2. Selezionare Visualizza>Dettagli.

3. Selezionare Visualizza>Set di alias.

4. Selezionare un alias e fare clic suModifica.

5. Nell’elenco Valore, selezionare un utente o un gruppo per il valore dell’alias.

6. Nel campo Descrizione, digitare una descrizione dell’alias.

7. Fare clic su OK.

Cambiamento di Workflow SupervisorPer cambiare Workflow Supervisor:



3. Scegliere Cambia supervisore.

4. Scegliere Tutti gli utenti o selezionare il gruppo al quale appartiene il nuovosupervisore.

5. Selezionare l’utente che sarà il nuovo supervisore del workflow.

6. Fare clic su OK.

Visualizzazione dei report di workflowPer accedere ai report, è necessario disporre del ruolo process_report_admin.L’esecuzione di report cronologici fornisce funzioni di creazione di report aggregati



relativamente alle prestazioni di uno o più processi aziendali e attività, utenti o gruppiassociati.

Per visualizzare dei report cronologici:

1. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Report processo oppure su Report utente.• Selezionare Strumenti>Workflow>Report cronologico e quindi >Processo

oppure >Utente.2. Nella scheda Generale, selezionare la durata o altri parametri in base ai quali

eseguire il report.

3. Fare clic su Esegui.

4. Nella scheda Risultati viene visualizzato il report.Per salvare il report ed eseguirlo nuovamente, fare clic su Salva.

5. Da Report cronologico processo, è possibile visualizzare il Report cronologicoattività facendo clic sul processo.Facendo clic su un’istanza, è possibile visualizzare il Report cronologico dettagliprocesso.

6. Da Report cronologico utente, è possibile visualizzare i dettagli facendo clic suun utente oppure su un’istanza.


Capitolo 21Gestione delle code di lavoro


• Cenni generali sulle code di lavoro, pagina 231• Creazione e gestione delle code, pagina 232• Monitoraggio delle code attive, pagina 236Per la procedura relativa all’acquisizione dell’operazione successiva, consultare il capitoloWorkflow.

Cenni generali sulle code di lavoroLe code di lavoro contengono operazioni che devono essere eseguite da utenti disponibilie appartenenti a un pool specificato di utenti. Quando un utente è pronto per unanuova operazione, effettua una richiesta di operazione. Digital Asset Manager assegnaall’utente la successiva operazione con priorità più elevata tra tutte le code di lavoro acui l’utente appartiene.

Digital Asset Manager assegna le operazioni agli utenti in base alla priorità. I responsabilieseguono il monitoraggio delle code. L’organizzazione può creare code diverse perfinalità differenti e organizzarle in categorie di code.

Un criterio di coda di lavoro contiene la logica di gestione utilizzata da una coda dilavoro, incluse le impostazioni di soglia.

Un profilo di documento coda di lavoro definisce un criterio di coda di lavoro univocoper una coppia formata da coda di lavoro e documento.

Per accedere alle code di lavoro occorre disporre di uno dei seguenti ruoli:

• Queue_admin: consente di creare code di lavoro e criteri di coda. I membri delruolo di queue_admin non dispongono del ruolo di amministratore per impostazionepredefinita.

Gli amministratori delle code che dispongono di privilegi CREATE_GROUP possonocreare code di lavoro.


Gestione delle code di lavoro

• Queue_manager: controlla le code di lavoro e assegna agli utenti gli elementi dicoda su cui lavorare. I responsabili delle code possono riassegnare e sospenderele operazioni.

I responsabili delle code che dispongono di privilegi CREATE_GROUP possonocreare code di lavoro.

• Queue_processor: elabora gli elementi provenienti da una o più code di lavoro.• Process_report_admin: esegue report di workflow di tipo cronologico.

Creazione e gestione delle codeIn questa sezione sono inclusi gli argomenti seguenti:

• Configurazione della gestione delle code, pagina 232• Creazione di una categoria di code di lavoro, pagina 234• Creazione o modifica di un criterio di coda, pagina 234• Creazione di una coda di lavoro, pagina 235• Gestione delle code di lavoro, pagina 236

Configurazione della gestione delle code

Per utilizzare la gestione delle code, è necessario che l’amministratore di sistema configuricorrettamente il Registro di sistema globale, il repository e il server di applicazioni.

Prima di configurare la gestione delle code:

1. La gestione delle code richiede il seguente ambiente EMC|Documentum:• Content Server 5.3 e un repository indicato come Registro di sistema globale• Content Server 5.3 e un repository indicato per eseguire la gestione delle code• DFC 5.3 sul server host di applicazioni in cui è installato Webtop, con le

informazioni di connessione per il repository del Registro di sistema globale• WebTop 5.3• BPM 5.3Un unico repository, se si desidera, può eseguire la gestione delle code ed essereindicato come Registro di sistema globale. In alternativa, è possibile utilizzare unrepository per la gestione delle code e indicare un repository separato come Registrodi sistema globale. Nel repository utilizzato per la gestione delle code e in quelloindicato come Registro di sistema globale deve essere installato BPM-Forms DocApp.



Per installare la gestione delle code:

1. Indicare un repository 5.3 come oggetto Registro di sistema globale della struttura dioggetti aziendali.Tale operazione viene eseguita durante la configurazione del repository, al momentodella creazione di un nuovo repository oppure quando si esegue l’aggiornamentodi un repository esistente. Per le istruzioni, consultare la guida all’installazionedi Content Server.

2. Registrare le credenziali di accesso al repository dell’utente del Registro di sistemaglobale.

3. Se DFC viene installato durante l’installazione di Webtop, fornire le credenziali diaccesso dell’utente del Registro di sistema globale.

4. Installare BPM-FORMS DocApp nel repository del Registro di sistema globale.In tal modo vengono installati gli oggetti SBO richiesti dalla gestione delle code.

5. Installare BPM-Forms DocApp nel repository in cui verrà eseguita la gestione dellecode.In tal modo vengono installati gli oggetti TBO richiesti dalla gestione delle code.

6. Nel repository in cui verrà eseguita la gestione delle code, configurare i processi digestione delle code installati con DocApp.Per impostazione predefinita, tali processi non sono attivati. Utilizzare DocumentumAdministrator per impostare lo stato dei processi su attivo. Si tratta del passaggio8 della procedura indicata di seguito per configurare la gestione delle code nelrepository in cui viene eseguita tale operazione.

Per configurare la gestione delle code:

1. Nel computer in cui si trova il repository che sarà utilizzato per la gestione dellecode, passare alla directory $DOCUMENTUM/dba/config/nome_repository (inWindows la cartella %DOCUMENTUM%\dba\config\nome_repository).

2. Aprire il file serrver.ini in un editor di testo.

3. Immettere la seguente riga nel file server.ini:enable_workitem_mgmt = T

4. Salvare il file server.ini.

5. Riavviare il server.Tale operazione è necessaria per rendere effettiva la modifica al file server.ini.

6. Mediante Documentum Administrator, assegnare agli utenti i ruoli queue_admin,queue_manager e queue_processor.



7. Accertarsi che gli utenti ai quali sono stati assegnati i ruoli queue_admin andqueue_manager dispongano dei privilegi CREA GRUPPO richiesti per la creazionedelle code di lavoro.

8. Utilizzare Documentum Administrator per attivare i processi delle code di lavoro.Tali processi vengono eseguiti mediante Java Method Server, in esecuzione sull’hostContent Server. Per informazioni su Java Method Server, consultare il manualeContent Server Administrator’s Guide.

9. Creare un modello di processo. Il modello dovrà includere tipi di esecutori di codedi lavoro e attività che sia possibile delegare.

Creazione di una categoria di code di lavoro

Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono creare categorie nellequali organizzare le code di lavoro.

Per creare una categoria di code:

1. Nella visualizzazione Classica, passare ad Amministrazione / Gestione delle codedi lavoro / Code di lavoro.

2. Se si desidera nidificare la nuova categoria in una categoria esistente, passare atale categoria.

3. Selezionare File>Nuovo>Work Category (Categoria di lavoro).

4. Digitare il nome della nuova categoria.

5. Se lo si desidera, immettere una descrizione per la nuova categoria.


Creazione o modifica di un criterio di coda

Gli utenti con il ruolo queue_admin possono creare o modificare i criteri di coda.

Per creare o modificare un criterio di coda di lavoro:

1. Nel riquadro a sinistra della visualizzazione classica, passare adAmministrazione/Gestione delle code di lavoro/Criteri code di lavoro.

2. Passare alla categoria in cui si desidera collocare un nuovo criterio o modificarneuno esistente.

3. Effettuare una delle attività elencate di seguito.



• Per creare un nuovo criterio, selezionare File>Nuovo>Criterio coda di lavoro.• Per modificare un criterio esistente, selezionarlo e scegliere File>Modifica.

4. Immettere le informazioni seguenti:• Soglia

Il numero di operazioni, raggiunto il quale il gruppo Queue Manager ricevenotifiche in cui si informano i responsabili dell’elevato numero di operazioninella coda. Il gruppo Queue Manager è specificato nella definizione della coda.

• Priorità massima

Quando un’operazione nella coda di lavoro raggiunge questo livello, ilgruppo Queue Manager riceve notifiche in cui si informano i responsabili cheun’operazione importante non è gestita.

• Priorità iniziale

Il livello di importanza assegnato a un’operazione appena creata quando lacoda di lavoro utilizza questo criterio.

• Incrementa priorità

Il valore con il quale incrementare il livello di priorità delle operazioni ancorapresenti nella coda a ogni esecuzione del processo dm_QmPriorityAging.

• Percentuale controllo di qualità

La percentuale utilizzata per decidere in modo casuale se l’elemento di lavorodeve essere sottoposto alla fase di test o di verifica.


Creazione di una coda di lavoro

Gli utenti con il ruolo queue_manager e con privilegi CREATE_GROUP possono crearecode di lavoro.

Per creare una coda di lavoro:


2. Passare quindi alla categoria in cui si desidera immettere la nuova coda di lavoro.

3. Selezionare File>Nuovo>Coda di lavoro.

4. Digitare il nome della nuova coda di lavoro.

5. Se lo si desidera, immettere una descrizione per la nuova coda di lavoro.



6. Per impostazione predefinita, all’utente è assegnato il ruolo queue_manager. Percambiare questa assegnazione, fare clic suModifica accanto a Queue Manager,selezionare un altro utente e quindi fare clic su OK.


8. Per impostazione predefinita, la nuova coda di lavoro viene aggiunta nella categoriacorrente. Se si desidera aggiungere la coda di lavoro in un’altra categoria, ènecessario utilizzare gli Appunti. Per aggiungere la coda di lavoro in un’altracategoria, attenersi alla procedura descritta di seguito:

a. Selezionare la coda di lavoro.

b. SelezionareModifica>Aggiungi agli Appunti.

c. Passare alla categoria in cui si desidera spostare la coda di lavoro (e la categoriadella coda di lavoro).

d. SelezionareModifica>Sposta.


Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono gestire le code di lavoroche sono state create all’interno dell’organizzazione.

Per accedere alla gestione delle code:


2. Esplorare le categorie finché non si individua la coda di lavoro desiderata.

3. Per selezionare se visualizzare tutte le code o soltanto quelle di cui si è responsabili,utilizzare il menu a discesa nell’angolo in alto a destra della pagina.

4. Per visualizzare il numero di utenti di una coda, fare clic su Utenti attivi.

5. Per visualizzare l’operazione della coda di lavoro in corso di elaborazione da partedi un utente o di un gruppo, fare clic su Utenti attivi, quindi selezionare l’utenteoppure il gruppo, infine fare clic su Carico di lavoro nell’area al di sopra della barradei menu.

Monitoraggio delle code attiveÈ possibile monitorare le code attive.

1. Nella visualizzazione classica, eseguire una delle attività elencate di seguito:



• Nel riquadro a sinistra, fare clic sul nodoMonitor code di lavoro.• Selezionare Strumenti>Gestione delle code di lavoro>Monitor code di lavoro.

2. Per visualizzare le operazioni nella coda attiva, fare clic sul nome della coda.Per visualizzare gli utenti della coda attiva, fare clic sul collegamento numero utenti(dove numero è il numero di utenti).

3. Per aggiornare le code, vedere la procedura appropriata:• Sospensione di un’operazione in una coda di lavoro, pagina 237• Ripresa di un’operazione sospesa, pagina 237• Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro, pagina 238• Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda di lavoro, pagina 238• Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda di lavoro, pagina 238• Aggiornamento del profilo utente in una coda di lavoro, pagina 239

Sospensione di un’operazione in una coda di lavoro

Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono sospendereun’operazione e specificare il motivo della sospensione. In Digital Asset Managerl’operazione verrà ripresa automaticamente nel momento in cui si raggiunge il tempospecificato.

Per sospendere un’operazione in una coda di lavoro:

1. Nel riquadro di sinistra della visualizzazione classica, fare clic suMonitoraggiocoda di lavoro.

2. Passare alla coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome.

3. Selezionare una o più operazioni facendo clic sulle relative caselle di controllo.

4. Selezionare Strumenti>Gestione delle code di lavoro>Sospendi.Nota: l’azione è disponibile anche tramite Task Manager come pulsante.

5. Immettere la data e l’ora in cui si desidera che l’operazione venga ripresa in modoautomatico in Digital Asset Manager.

Ripresa di un’operazione sospesa

Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono riprendereun’operazione di coda di lavoro sospesa.



Per riprendere un’operazione sospesa:


2. Passare alla coda di lavoro attiva e fare clic sul relativo nome.

3. Selezionare una o più operazioni sospese facendo clic sulle relative caselle di controllo.

4. Selezionare Strumenti>Gestione delle code di lavoro>Annulla sospensione.Nota: l’azione è disponibile anche tramite Task Manager come pulsante.

Aggiunta di un utente o di un gruppo a una coda dilavoro

Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono assegnare utentie gruppi alle code.

Per aggiungere un utente o un gruppo a una coda di lavoro:


2. Passare alla coda di lavoro attiva.

3. Fare clic sul collegamento numero utenti della coda.

4. Scegliere File>Aggiungi membri.

5. Nella pagina di selezione, scegliere l’utente e fare clic su OK.

6. Immettere le informazioni relative all’utente e fare clic su Termina.

Rimozione di un utente o di un gruppo da una coda dilavoro

Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono rimuovere un utente oun gruppo da una coda di lavoro.

Per eliminare un utente o un gruppo da una coda di lavoro:






4. Selezionare l’utente o il gruppo da eliminare dalla coda di lavoro.

5. Scegliere File>Remove from work queue (Rimuovi dalla coda di lavoro).

6. Fare clic su Continua.

7. Fare clic su OK.

Aggiornamento del profilo utente in una coda di lavoro

Gli utenti con il ruolo queue_admin o queue_manager possono aggiornare un profiloutente.

Per aggiornare un profilo utente:




4. Selezionare un utente o un gruppo.

5. Scegliere Visualizza>Proprietà>Profilo.

6. Per modificare l’insieme di competenze di un utente relativamente a una determinatacategoria di coda, selezionare l’insieme di competenze appropriato nell’elenco adiscesa accanto a tale categoria e quindi fare clic su OK.


Capitolo 22Gestione dei cicli di vita


• Cenni generali sui cicli di vita, pagina 241• Promozione degli elementi, pagina 242• Riduzione di livello di un elemento, pagina 243• Assegnazione di un ciclo di vita, pagina 243• Rimozione di un ciclo di vita, pagina 244• Sospensione di un elemento, pagina 244• Recupero di un elemento sospeso, pagina 245

Cenni generali sui cicli di vitaUn ciclo di vita definisce i diversi stadi attraversati da un file dalla creazione allamodifica, all’approvazione e al ritiro finale. Ad esempio, un impiegato può creare unnuovo modulo per il reclutamento di risorse umane, un altro impiegato può rivederlo erestituirlo per la revisione e un terzo impiegato può dare la necessaria approvazione perrendere il file disponibile a tutti gli impiegati. Il ciclo di vita definisce lo stadio del file inogni punto del processo. Ogni file di un repository presenta un ciclo di vita.

Digital Asset Manager consente di assegnare automaticamente un ciclo di vita quando sicrea un file e di mettere il file nel primo stato nel ciclo di vita. È possibile promuovere oabbassare di livello i file manualmente o fare in modo che Digital Asset Manager eseguaautomaticamente tale operazione. Il ciclo di vita determina le condizioni che devonoessere soddisfatte per l’avanzamento automatico. A seconda dell’applicazione basatasu WDK in uso, un elemento può anche essere abbassato di livello e tornare quindia uno stato precedente del ciclo di vita.

Un ciclo di vita di base in Digital Asset Manager presenta i seguenti stati:

• Avvia


Gestione dei cicli di vita

Se un file è stato appena creato o gli è stato di recente attribuito un numero diversione, in Digital Asset Manager viene assegnato lo stato Avvia per inizializzarlo,quindi viene immediatamente promosso allo stato Lavoro in corso.

• Lavoro in corso

Lo stato Lavoro in corso viene utilizzato per le bozze o la revisione dei file.• In prova

Quando il contenuto è completato e pronto per essere sottoposto a testing, vienepromosso al livello In prova da un utente o dal workflow. Per impostazionepredefinita, Digital Asset Manager non consente la modifica di un elemento se lostato del ciclo di vita dell’elemento è In prova o successivo. Ad esempio, non èpossibile modificare il contenuto dell’elemento, modificarne il percorso o le relativeproprietà. Gli amministratori possono tuttavia impostare un’opzione del livello delsistema e concedere agli utenti alcuni livelli di autorizzazioni per aggirare questalimitazione.

I cicli di vita sono progettati dagli amministratori. Il primo stato dei cicli di vita è lostato di base. Il ciclo di vita passa attraverso ogni stato con singole fasi in successionedenominate stati intermedi. L’ultimo stato è lo terminale.

Promozione degli elementiLa promozione determina l’avanzamento di un elemento allo stato successivo del ciclo divita. Quando si promuove un elemento, Digital Asset Manager verifica se l’elementoè collegato ad altri elementi candidati per la promozione. A seconda dell’applicazionebasata su WDK in uso, verrà richiesto di promuovere tali elementi o fare in modo chegli elementi siano promossi automaticamente se è specificato un tipo di relazione inquesto senso.

Se l’utente è il proprietario dell’elemento o un utente avanzato, per la promozione saràsufficiente l’autorizzazione alla scrittura. Se l’utente non è il proprietario dell’elemento oun utente avanzato, per la promozione dell’elemento sono necessarie le autorizzazioni discrittura e di modifica dello stato.

Per promuovere un elemento allo stato successivo del ciclo di vita:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Documento>Promuovi di livello.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più elementi. Quindi scegliere

Strumenti>Ciclo di vita>Promuovi di livello.



Se l’applicazione basata su WDK in uso supporta i documenti controllati, ildocumento controllato deve appartenere alla versione più recente nella relativasezione per essere promosso di livello.

Riduzione di livello di un elementoCon la riduzione di livello un elemento torna allo stato del ciclo di vita precedente. Perridurre di livello un elemento è necessario disporre dell’autorizzazione alla modificadello stato sull’elemento.

Per ridurre di livello un elemento:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Documento>Riduci di livello.• Selezionare la casella di controllo del file e scegliere Strumenti>Ciclo di

vita>Riduci di livello.3. Fare clic su Riduci di livello nella pagina Azioni.

Assegnazione di un ciclo di vitaSe l’applicazione basata su WDK supporta l’assegnazione manuale e si dispone diun’autorizzazione a livello di amministratore o sviluppatore, è possibile assegnaremanualmente un ciclo di vita. È possibile che si desideri assegnare manualmente a unciclo di vita il supporto di stati nuovi o differenti. Si supponga, ad esempio di disporredi un ciclo di vita con quattro stati: Avvia, Lavoro in corso, In prova e Approvato. Unutente archivia un comitato stampa utilizzando questo ciclo di vita. Tuttavia, questaparticolare rassegna stampa deve essere verificata da una gestione superiore prima diessere inviata alla fase di prova, per cui alla rassegna stampa deve essere applicato unciclo di vita diverso. Questa operazione può essere compiuta da un amministratore.

Per assegnare un ciclo di vita a un oggetto, è necessario disporre almenodell’autorizzazione in scrittura per l’oggetto. Se si allega l’elemento a un ciclo di vita o sesi sostituisce un ciclo di vita, è necessario disporre almeno dell’autorizzazione Riferiscisul ciclo di vita.

Quando si assegna un ciclo di vita a un file, è possibile anche scegliere un set di alias daassociare al file e al ciclo di vita. Il set di alias può identificare gli utenti particolari cheesaminano, promuovono o, a seconda dell’applicazione basata su WDK in uso, riduconodi livello il file. I set di alias consentono anche di specificare set di autorizzazioni epercorsi del repository.



Per informazioni specifiche sui set di alias disponibili nell’installazione in uso, rivolgersiall’amministratore del repository.

Quando si imposta un ciclo di vita per un modello, tenere presente che il ciclo di vitaverrà assegnato a tutti i file futuri creati dal modello. Il nuovo ciclo di vita non avràeffetto sui file già creati.

Per assegnare un ciclo di vita:

1. Passare al file.

2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Documento>Applica ciclo di vita.• Selezionare le caselle di controllo per uno o più file. Quindi scegliere

Strumenti>Ciclo di vita>Applica.3. Selezionare un ciclo di vita.

4. Fare clic su OK.

Rimozione di un ciclo di vitaSe l’applicazione basata su WDK in uso supporta questa funzionalità, è possibiledisconnettere il ciclo di vita di un elemento. A questo scopo, è necessario disporrealmeno dell’autorizzazione di scrittura per l’elemento. Per allegare un nuovo ciclo di vita,è necessario disporre almeno dell’autorizzazione di riferimento per il nuovo ciclo di vita.

Per rimuovere un ciclo di vita:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Documento>Disconnetti ciclo di vita.• Selezionare la casella di controllo del file. Quindi scegliere Strumenti>Ciclo

di vita>Rimuovi.

Sospensione di un elementoLa sospensione di un elemento interrompe temporaneamente l’avanzamento del ciclo divita. Per sospendere un elemento è necessario disporre dell’autorizzazione alla modificadello stato sull’elemento. Non è possibile sospendere un elemento il cui tipo di stato ènormale e in assenza di eccezioni oppure se l’elemento è già sospeso.



Per sospendere un elemento dal proprio stato corrente del ciclo di vita:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Documento>Sospendi ciclo di vita.• Selezionare la casella di controllo del file. Quindi scegliere Strumenti>Ciclo

di vita>Sospendi.3. Fare clic su Sospendi.

Recupero di un elemento sospesoSolo il Workflow Supervisor o un utente con privilegi di amministratore del sistema o diutente avanzato può recuperare un workflow sospeso, un’attività in pausa o un elementodi lavoro. Per recuperare un elemento è necessario disporre dell’autorizzazione allamodifica dello stato sull’elemento.

Per riprendere un elemento sospeso:


2. Effettuare una delle operazioni descritte di seguito, in base all’opzione disponibile:• Fare clic su Altro>Documento>Riprendi ciclo di vita.• Selezionare la casella di controllo del file. Quindi scegliere Strumenti>Ciclo

di vita>Riprendi.3. Fare clic su Riprendi.


Capitolo 23Creazione di modelli di documento

Un modello è un documento modello su cui si basano i nuovi documenti. Quando viene creato unnuovo documento, l’utente seleziona un modello sul quale basarlo. Il documento eredita il contenuto,le proprietà, le autorizzazioni e il ciclo di vita del modello, a meno diversamente indicato dai livelli diautorizzazione oppure sia abilitata la protezione delle cartelle.

Per creare un modello:

1. Nella visualizzazione classica passare ad Amministrazione/Modelli.

2. Scegliere File>Nuovo>Documento>tipo di modello.

3. Nel campo Nome immettere il nome del modello.

4. Selezionare un tipo di documento nell’elenco Tipo.

5. Selezionare un formato di documento nell’elenco Formato. Per creare un modelloprivo di contenuto, selezionare Nessuno.

6. Nell’elenco Modello selezionare il modello su cui si desidera basare il nuovomodello.

7. Fare clic su Nuovo.

8. Utilizzare l’applicazione di modifica per immettere o modificare il contenuto delmodello. Salvare il contenuto e uscire dall’applicazione di modifica.

9. Archiviare il modello in un repository.


Creazione di modelli di documento


Capitolo 24Accesso agli strumenti diamministrazione

Il nodo Amministrazione di Digital Asset Manager è accessibile mediante la visualizzazioneclassica. Il nodo Amministrazione fornisce l’accesso alle funzioni amministrative di base descrittenei seguenti capitoli:

• Capitolo 25, Gestione dei set di autorizzazioni• Capitolo 26, Gestione di utenti, gruppi e ruoliGli amministratori possono accedere alle funzioni complete di amministrazione tramite DocumentumAdministrator. Per informazioni sull’utilizzo di Documentum Administrator, consultare DocumentumAdministrator User Guide.


Accesso agli strumenti di amministrazione


Capitolo 25Gestione dei set di autorizzazioni


• Cenni generali sulle autorizzazioni, pagina 251• Individuazione dei set di autorizzazioni, pagina 257• Visualizzazione dei punti in cui i set di autorizzazioni sono utilizzati, pagina 258• Visualizzazione o modifica di un set di autorizzazioni, pagina 258• Creazione dei set di autorizzazioni, pagina 261• Impostazione di autorizzazioni per un oggetto, pagina 264• Aggiunta di utenti a un set di autorizzazioni o rimozione di utenti dal set, pagina 266• Eliminazione dei set di autorizzazioni, pagina 270

Cenni generali sulle autorizzazioniIn questa sezione verranno trattati i seguenti argomenti:

• Autorizzazioni, pagina 251• Protezione cartella, pagina 254• Autorizzazioni estese, pagina 255• Voci aggiuntive di controllo dell’accesso, pagina 256• Set di alias predefiniti, pagina 257

Autorizzazioni

I set di autorizzazioni (conosciuti anche come ACL o elenchi di controllo di accesso)specificano il tipo di accesso di ciascun utente per un elemento particolare del repository,come un file o una cartella. A ciascun elemento del repository è assegnato un set di


Gestione dei set di autorizzazioni

autorizzazioni da parte del proprietario dell’elemento. Il set di autorizzazioni definisce leautorizzazioni a livello di oggetto applicate all’oggetto.

In questo set le autorizzazioni sono definite in un set di voci di controllo di accesso.Ogni voce definisce l’autorizzazione a livello di oggetto concessa a un unico utenteo gruppo. Le autorizzazioni determinano quali operazioni (come ad esempio lettura,modifica, creazione di una nuova versione o eliminazione) sono consentite agli utenti suun documento o su un altro oggetto di repository associato a un set di autorizzazioni.Esistono sono sette livelli di accesso. Ciascun livello di accesso superiore include lecapacità del livello di accesso precedente. I livelli di accesso sono elencati nella Tabella25–1, pagina 253.

Oltre ai sette livelli di accesso di base, esistono sei livelli di autorizzazioni estese: Eliminaoggetto, Esegui procedura, Cambia percorso, Cambia stato, Cambia autorizzazione,Cambia proprietà. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni estese, consultareAutorizzazioni estese, pagina 255.

A ogni utente è assegnato un set di autorizzazioni predefinito. Quando un utente creaun elemento, il repository vi assegna il set di autorizzazioni predefinito dell’utente. Adesempio, se il set di autorizzazioni predefinito prevede la concessione dell’accesso inscrittura a tutti i membri del reparto e l’accesso in lettura a tutti gli altri utenti, questisaranno i livelli di accesso assegnati all’elemento.

È possibile modificare i livelli di accesso dell’elemento modificando il set diautorizzazioni dell’elemento. Per eseguire questa operazione, è necessario essere ilproprietario dell’elemento (in genere il proprietario è l’utente che ha creato l’elemento) odisporre dei privilegi di utente avanzato per il repository che contiene l’elemento.

Il set di autorizzazioni modificato viene salvato come set di autorizzazioni assegnatoall’utente. In seguito è possibile applicare lo stesso set di autorizzazioni ad altri elementidel repository.

La possibilità di modificare i set di autorizzazioni dipende dai privilegi dell’utente nelrepository.• Se si dispone dei privilegi di utente avanzato è possibile modificare qualsiasi set

di autorizzazioni del repository. Tutti gli utenti possono essere designati comeproprietari del set di autorizzazioni ed è possibile modificare il proprietario di unset. Questa autorizzazione è in genere assegnata all’amministratore del repository.

• Se si dispone dei privilegi di amministratore di sistema è possibile modificarequalsiasi set di autorizzazioni di cui si è proprietari o appartenente al proprietariodel repository. Ciascun utente può assegnare a sé o al proprietario del repositoryla proprietà di un set di autorizzazioni creato dall’utente, nonché scegliere se ilproprietario del repository sia anche proprietario del set di autorizzazioni. Questaautorizzazione è in genere assegnata all’amministratore del repository.

• L’utente con privilegi inferiori è proprietario solo del set di autorizzazioni che crea.È possibile modificare tutti i set di autorizzazioni posseduti, ma non modificare ilproprietario del set di autorizzazioni.



Un set di autorizzazioni viene definito di sistema (o pubblico) se il proprietario delrepository è lo stesso del set di autorizzazioni. Solo un utente avanzato, l’amministratoredi sistema o il proprietario del repository possono modificare il set di autorizzazioni.Se il proprietario del set di autorizzazioni è un altro utente, il set di autorizzazioni sidefinisce normale (o privato). Pertanto, può essere modificato dal proprietario, da unutente avanzato, dall’amministratore di sistema o dal proprietario del repository.

Un utente con autorizzazione Scrittura o Elimina può modificare il set di autorizzazioniassegnato a un oggetto.

Tabella 25-1. Livelli di accesso

Livello di accesso Operazioni consentite

Nessuna Accesso negato all’elemento.

Spostamento Gli utenti possono visualizzare le proprietà ma non ilcontenuto dell’elemento.

Lettura Gli utenti possono visualizzare le proprietà e il contenutodell’elemento.

Riferimento Gli utenti possono eseguire le operazioni precedenti eaggiungere note all’elemento.

Versione Gli utenti possono eseguire le operazioni precedentie possono modificare il contenuto dell’elemento earchiviare una nuova versione dell’elemento (conun nuovo numero di versione). Gli utenti possonosovrascrivere una versione esistente o modificare leproprietà dell’elemento.

Scrivi Gli utenti possono eseguire le operazioni precedenti,possono modificare le proprietà dell’elemento earchiviare l’elemento con lo stesso numero di versione.

Eliminazione Gli utenti possono eseguire le operazioni precedenti edeliminare elementi.

L’accesso alle cartelle e ai documenti in un repository dipende dalle limitazioni diprotezione stabilite dall’azienda. Le autorizzazioni del repository determinano l’accesso aciascun elemento del repository, come file, cartelle o archivi, e determinano la possibilitàdi esecuzione di azioni specifiche.

Le autorizzazioni sono determinate da set di autorizzazioni, in cui sono elencati gliutenti e i gruppi di utenti e le azioni che questi possono eseguire. A ciascun elementodel repository è associato un set di autorizzazioni, che individua chi può accedereall’elemento. A seconda delle autorizzazioni, è possibile creare nuovi elementi; sipossono eseguire operazioni di gestione dei file, come l’importazione, la copia o ilcollegamento di cartelle ed è possibile avviare processi, come l’invio di file ai workflow.



I sistemi di protezione servono a proteggere le informazioni presenti in ciascunrepository tramite autorizzazioni sugli oggetti per controllare l’accesso ad archivi,cartelle, documenti e altri oggetti. Le autorizzazioni degli oggetti consentono dideterminare quali azioni possono essere eseguite da un utente su un oggetto specifico.Le autorizzazioni possono essere aggiunte, rimosse, modificate, sostituite o impostate indiversi modi a seconda dell’utente.

Per informazioni aggiuntive sui set di autorizzazioni, consultare la sezione relativa allaprotezione in Content Server Administrator’s Guide.

Se si utilizza Web Publisher di Documentum e se l’utente non assegna un set diautorizzazioni predefinito né indica l’assenza di un set di autorizzazioni predefinito,Content Server assegnerà un set di autorizzazioni predefinito in base all’impostazionenell’attributo default_acl dell’oggetto di configurazione del server. Tale impostazionesarà una di quelle indicate di seguito:

• 1: utilizzare il set di autorizzazioni predefinito della cartella in cui è salvato l’oggetto.• 2: utilizzare il set di autorizzazioni predefinito del tipo di oggetto.• 3: utilizzare il set di autorizzazioni predefinito dell’utente che crea l’oggetto.• 4: non assegnare un set di autorizzazioni predefinito.

Protezione cartella

La protezione delle cartelle è un livello di sicurezza aggiuntivo a supplementodella protezione esistente dei repository. L’implementazione di questa opzione diprotezione limita ulteriormente le operazioni consentite in un repository. Quandoè in atto la protezione delle cartelle, è possibile che per operazioni quali la copia olo spostamento di documenti sia necessario disporre dell’autorizzazione di scritturao di autorizzazioni superiori per cartelle che consentano l’accesso a un oggetto. Perinformazioni sull’assegnazione della protezione delle cartelle a un repository, consultareil manuale Content Server Administrator’s Guide.

Se si utilizza Web Publisher di Documentum e viene utilizzata la protezione delle cartellein un repository, qualsiasi file di contenuto nello stato Lavoro in corso deve avere lastessa autorizzazione della cartella. A tale fine, l’amministratore deve garantire che ilciclo di vita nello stato Lavoro in corso non esegua alcuna azione di impostazione diACL. Ad esempio:Lavoro in corso - Cartella ACLIn prova - Lavoro in corso "ACL In prova predefinita"Approvata - Lavoro in corso "ACL Approvata predefinita"

Nella tabella riportata di seguito sono elencate le azioni interessate dalla protezionedelle cartelle.



Tabella 25-2. Autorizzazioni necessarie per l’opzione di protezione cartella

Azione Oggetto per il quale è richiesta almeno l’autorizzazioneScrittura per:

Creare un oggetto Archivio o cartella in cui creare il nuovo oggetto

Importare un file o unacartella

Archivio o cartella in cui importare il file o la cartella

Spostare un oggetto Sia l’archivio che la cartella da cui viene rimossol’oggetto e la cartella o l’archivio di destinazione

Copiare un oggetto Archivio o cartella di destinazione

Collegare un oggetto Archivio o cartella di destinazione

Scollegare un oggetto Archivio o cartella da cui si scollega l’oggetto

Eliminare una versione diun documento

La cartella principale del documento

Eliminare tutte le versionidi un documento


Eliminare le versioni nonutilizzate di un documento


Per informazioni relative all’attivazione della protezione delle cartelle nel repository,rivolgersi all’amministratore dei repository.

Autorizzazioni estese

Le autorizzazioni estese consentono di fornire a utenti o a gruppi le autorizzazioniper eseguire azioni aggiuntive a quelle consentite dal livello di accesso assegnato. Leautorizzazioni estese possono essere concesse o modificate solo dagli amministratori disistema e dagli utenti avanzati.

Tabella 25-3. Autorizzazioni estese

Autorizzazione estesa Operazioni consentite

Esegui procedura Agli utenti avanzati è consentito cambiare il proprietariodi un elemento e utilizzare l’autorizzazione Eseguiprocedura per effettuare procedure esterne sudeterminati tipi di elemento.

Cambia percorso Agli utenti con autorizzazioni Change Location(Modifica percorso) è consentito spostare un elementoall’interno del repository.




Cambia stato Agli utenti con autorizzazioni Cambia stato è consentitocambiare lo stato di un elemento a cui è applicato unciclo di vita.

Cambia autorizzazione Agli utenti con autorizzazioni Cambia autorizzazione èconsentito modificare le autorizzazioni standard di unelemento.

Cambia proprietà Gli utenti con autorizzazione Cambia proprietà possonocambiare il proprietario dell’elemento.

Elimina oggetto Gli utenti con l’autorizzazione estesa Elimina oggettodispongono soltanto del diritto di eliminazionedell’oggetto.

Voci aggiuntive di controllo dell’accesso

In Content Server versione 5.3 e versioni successive, se in un repository è attivato TrustedContent Services, sono disponibili voci aggiuntive di controllo dell’accesso. Le voci dicontrollo dell’accesso descritte nella tabella sono indipendenti tra loro, non gerarchiche.

Tabella 25-4. Voci aggiuntive di controllo dell’accesso

Voce Effetto

Access Restriction (Limitazione diaccesso)

Una voce di limitazione di accesso negaa un utente il diritto di accesso al livellodi autorizzazione di base per l’oggettospecificato nella voce. Se, ad esempio,un utente dispone dell’autorizzazioneper l’eliminazione in quanto membro diun gruppo particolare, una limitazionedell’accesso potrebbe limitare l’utentea un’autorizzazione Versione. Pertantol’utente perderebbe l’autorizzazione discrittura ed eliminazione.



Voce Effetto

Extended Restriction (Limitazione estesa) Una limitazione estesa nega a un utenteo ai membri di un gruppo specificol’autorizzazione estesa a livello dioggetto specificata. Se un utente, adesempio, dispone del diritto Cambiaautorizzazione perché è membro di ungruppo particolare, una limitazione estesapotrebbe privarlo di tale diritto.

Gruppo obbligatorio Mediante questa voce, un utenteche richiede l’accesso a un oggettoregolamentato dal set di autorizzazionidovrà essere membro di un gruppoidentificato nella voce. Se esistono vociper gruppi multipli, l’utente dovrà esseremembro di tutti i gruppi indicati affinchéContent Server consenta di accedereall’oggetto.

Set obbligatorio di gruppi Una voce di set obbligatorio di gruppiimpone a un utente che richiede diaccedere a un oggetto regolamentato dalset di autorizzazioni di essere membro dialmeno uno dei gruppi inclusi nel set digruppi.

Set di alias predefiniti

Content Server aggiunge i seguenti alias predefiniti a un set di autorizzazioni:• dm_owner: rappresenta il proprietario del set di autorizzazioni.• dm_world: rappresenta tutti gli utenti del repository.

Individuazione dei set di autorizzazioniUtilizzare le seguenti istruzioni per individuare i set di autorizzazioni.

Per individuare un set di autorizzazioni:

1. Selezionare la visualizzazione classica.



2. Nel riquadro di sinistra, passare ad Amministrazione / Protezione.

3. Per visualizzare i set di autorizzazioni, scegliere Set di autorizzazioni dell’utentecorrente.

4. Per visualizzare i set di autorizzazioni di sistema, selezionare Set di autorizzazionidi sistema.

5. Per visualizzare i set di autorizzazioni creati manualmente, selezionare Creatomanualmente.

6. Per visualizzare i set di autorizzazioni creati automaticamente, selezionare Generatoautomaticamente.

Visualizzazione dei punti in cui i set diautorizzazioni sono utilizzati

Utilizzare queste istruzioni per individuare gli oggetti che utilizzano uno specifico setdi autorizzazioni.

Per visualizzare dove viene utilizzato un set di autorizzazioni:



3. Individuare il set di autorizzazioni corretto.

4. Selezionare il set di autorizzazioni.

5. Fare clic su Visualizza>Memberships (Appartenenze).Verrà visualizzato un elenco di documenti che utilizzano il set di autorizzazioni.

6. Per visualizzare gli oggetti di sistema o gli utenti tramite il set di autorizzazioni,selezionare tale tipo di oggetto dall’elenco.

Visualizzazione o modifica di un set diautorizzazioni

Per visualizzare o modificare un set di autorizzazioni:





3. Individuare il set di autorizzazioni da visualizzare o modificare ed effettuare unadelle operazioni descritte di seguito.

• Fare clic su accanto al set di autorizzazioni.• Selezionare la casella di controllo del set di autorizzazioni e scegliere

Visualizza>Proprietà.4. Modificare le proprietà nel modo desiderato nella scheda Info.

5. Fare clic sulla scheda Autorizzazioni.In Digital Asset Manager viene visualizzato l’elenco delle autorizzazioni per utenti egruppi in base al set di autorizzazioni. Per ciascun utente o gruppo, in Digital AssetManager sono visualizzate le autorizzazioni e le autorizzazioni estese.

6. Per aggiungere Gruppi obbligatori in un repository versione 5.3 nel quale siaattivato Trusted Content Services:

a. Fare clic su Aggiungi nella sezione Gruppi obbligatori.

b. Selezionare tutti i gruppi ai quali deve appartenere l’utente.


d. Fare clic su OK.

7. Per rimuovere Gruppi obbligatori da un repository versione 5.3 nel quale siaattivato Trusted Content Services:

a. Nella sezione Gruppi obbligatori, selezionare i gruppi.

b. Fare clic su Rimuovi.

8. Per aggiungere Set obbligatori di gruppo in un repository versione 5.3 nel qualesia attivato Trusted Content Services:

a. Fare clic su Aggiungi nella sezione Set obbligatori di gruppo.

b. Selezionare i gruppi.


d. Fare clic su OK.

9. Per rimuovere la voce Set obbligatori di gruppi da un repository 5.3 in cui è attivatoTrusted Content Services, effettuare la seguente procedura:

a. Nella sezione Set obbligatori di gruppi, selezionare i gruppi.


10. Per aggiungere utenti o gruppi (funzioni di accesso) al set di autorizzazioniselezionato, procedere come descritto di seguito. Per aggiungere utenti o gruppi alset di autorizzazioni è necessario disporre dei livelli di autorizzazioni adeguati:

a. Per aggiungere utenti o gruppi, fare clic su .



b. Per scegliere tutti gli utenti o gruppi, fare clic sulla scheda Tutti. Per sceglieresolo gli utenti e i gruppi utilizzati di recente, fare clic sulla scheda Utilizzati direcente.

c. Selezionare le caselle di controllo accanto agli utenti e ai gruppi che si desideraaggiungere e fare clic su Aggiungi. Per rimuovere un elemento dall’elenco dielementi selezionati, selezionare la corrispondente casella di controllo e fareclic su Rimuovi.

d. Fare clic su OK.

e. Nell’area Autorizzazioni di base, selezionare il livello di accesso.

f. Nel riquadro Autorizzazioni estese, selezionare le caselle di controllo delleautorizzazioni estese che si desidera aggiungere.

g. Se sono stati aggiunti più utenti o gruppi, è possibile fare clic su Avanti perapplicare autorizzazioni diverse a ciascun utente o gruppo. Una volta completatal’operazione, fare clic su OK.

11. Per modificare i livelli di autorizzazioni di un utente o un gruppo, procedere comesegue.

a. Selezionare le caselle di controllo relative agli utenti o ai gruppi dei quali sidesidera modificare le autorizzazioni.

b. Fare clic su .

c. Nell’area Autorizzazione, selezionare il livello di accesso.

d. Nel riquadro Autorizzazioni estese, selezionare le caselle di controllo delleautorizzazioni estese che si desidera aggiungere.

e. Fare clic su OK.

12. Per aggiungere la voce Access Restrictions (Limitazione di accesso) a un repository5.3 in cui è attivato Trusted Content Services, effettuare la seguente procedura:


b. Selezionare gli utenti e i gruppi per i quali si desidera limitare le autorizzazioni.


d. Fare clic su OK.Se si creano conflitti di convalida, verranno visualizzati insieme alle rispettivemotivazioni.• Per proseguire indipendentemente dai conflitti, scegliere OK.• Per risolvere i conflitti, fare clic su Annulla e scegliere nuovi utenti o gruppi.

e. Scegliere il livello di autorizzazione per impedire la funzione di accesso.

f. Scegliere il livello di autorizzazione esteso per impedire la funzione di accesso.



g. Fare clic su Avanti per passare alla funzione di accesso successiva o su Terminaper applicare le stesse limitazioni a tutte le funzioni di accesso.

13. Per eliminare o modificare Access Restrictions (Limitazioni di accesso), selezionare lefunzioni di accesso e quindi fare clic su Rimuovi oModifica.

14. Per rimuovere utenti o gruppi, selezionare le caselle di controllo relative agli utenti oai gruppi. Fare clic su .

15. Fare clic su OK.

Creazione dei set di autorizzazioniUtilizzare queste istruzioni per creare dei nuovi set di autorizzazioni.

Prima di essere salvato, un set di autorizzazioni viene convalidato nel modo descrittodi seguito.

1. Le nuove funzioni di accesso (utenti o gruppi) per le autorizzazioni vengono valutateper confermarne l’appartenenza a tutti i gruppi richiesti e ad almeno uno dei gruppielencati nel set di gruppi richiesto.

2. Le nuove funzioni di accesso per le limitazioni vengono valutate per confermarnel’appartenenza a tutti i gruppi richiesti e ad almeno uno dei gruppi elencati nelset di gruppi richiesto.

3. Quando i nuovi gruppi vengono aggiunti a un elenco dei gruppi richiesti, tutte lefunzioni di accesso elencate per le autorizzazioni e per le restrizioni vengono valutatee quelle che non appartengono ai gruppi appena aggiunti vengono contrassegnatecon un flag.

4. Quando i nuovi gruppi vengono aggiunti a un elenco dei set di gruppi richiesti, tuttele funzioni di accesso elencate per le autorizzazioni e per le restrizioni vengonovalutate e quelle che non appartengono ai gruppi appena aggiunti vengonocontrassegnate con un flag.

5. Quando un utente accede alla scheda delle autorizzazioni di questa applicazione:

• Vengono valutate le funzioni di accesso elencate correntemente per leautorizzazioni e per le restrizioni.

• Le funzioni di accesso che non appartengono a tutti i gruppi dell’elenco deigruppi richiesti e ad almeno uno dei gruppi elencati nel set di gruppi richiestivengono contrassegnate con un flag.

Nei repository della versione 5.2.5, 5.3 e delle versioni successive nei quali non è attivatoTrusted Content Services, vengono eseguiti solo i passaggi 1 e 2. Nei repository versione5.3 nei quali è attivato Trusted Content Services vengono eseguiti tutti e cinque i passaggi.



Per creare nuovi set di autorizzazioni:


2. Nel riquadro di sinistra, passare ad Amministrazione / Protezione.Verrà visualizzato il primo gruppo di set di autorizzazioni.

3. Fare clic su File>Nuovo>Set di autorizzazioni.

4. Digitare il nome del set di autorizzazioni.

5. Immettere una descrizione del set di autorizzazioni.

6. Indicare il proprietario del set di autorizzazioni.• Se l’accesso è stato effettuato come utente avanzato o come proprietario del

repository, è possibile modificare il proprietario del set di autorizzazioni.• L’utente connesso con privilegi differenti dall’utente avanzato o dal proprietario

del repository è il proprietario del set di autorizzazioni.7. Selezionare una classe per il set di autorizzazioni dall’elenco.

• Normale

Un set di autorizzazioni può essere utilizzato solo dall’utente o dal gruppo chelo crea. Qualsiasi utente o gruppo nel repository, tranne il proprietario delrepository, può creare un set di autorizzazioni normale.

• Pubblico

Set di autorizzazioni che può essere utilizzato da tutti gli utenti del repository.Qualsiasi utente o gruppo nel repository può creare un set di autorizzazionipubblico. I set di autorizzazioni pubblici possono essere modificati oppureeliminati solo dai proprietario dei set (l’utente o il gruppo che li crea), da unutente avanzato, da un amministratore di sistema oppure dal proprietario delrepository. Se il proprietario del repository è anche il proprietario di un setdi autorizzazioni particolare, il set viene denominato set di autorizzazioni disistema.

8. Fare clic su Avanti.Viene visualizzata la pagina delle autorizzazioni, quindi vengono visualizzate le vocidi controllo dell’accesso indicate di seguito:• dm_owner

Proprietario del set di autorizzazioni• dm_world

Tutti gli utenti del repository.9. Per aggiungere Gruppi obbligatori in un repository versione 5.3 nel quale sia

attivato Trusted Content Services:

a. Fare clic su Aggiungi nella sezione Gruppi obbligatori.



b. Selezionare tutti i gruppi ai quali deve appartenere l’utente.


d. Fare clic su OK.

10. Per rimuovere Gruppi obbligatori da un repository versione 5.3 nel quale siaattivato Trusted Content Services:

a. Nella sezione Gruppi obbligatori, selezionare i gruppi.


11. Per aggiungere Set obbligatori di gruppo in un repository versione 5.3 nel qualesia attivato Trusted Content Services:

a. Fare clic su Aggiungi nella sezione Set obbligatori di gruppo.

b. Selezionare i gruppi.


d. Fare clic su OK.

12. Per rimuovere la voce Set obbligatori di gruppi da un repository 5.3 in cui è attivatoTrusted Content Services, effettuare la seguente procedura:

a. Nella sezione Set obbligatori di gruppi, selezionare i gruppi.


13. Per aggiungere funzioni di accesso (utenti o gruppi) al set di autorizzazioni:

a. Fare clic su .


c. Selezionare le caselle di controllo accanto agli utenti e ai gruppi che si desideraaggiungere e fare clic su Aggiungi.Per rimuovere un elemento dall’elenco di elementi selezionati, selezionare lacorrispondente casella di controllo e fare clic su Rimuovi.

d. Fare clic su OK.



g. Se sono stati aggiunti più utenti, è possibile fare clic su Avanti per applicareautorizzazioni diverse a ciascun utente. In caso contrario, fare clic su OK.

14. Per modificare i livelli di autorizzazioni di un utente o un gruppo:




b. Fare clic su .

c. Nell’area Autorizzazioni di base, selezionare il livello di accesso.


e. Fare clic su OK.


16. Per aggiungere la voce Access Restrictions (Limitazione di accesso) a un repository5.3 in cui è attivato Trusted Content Services, effettuare la seguente procedura:


b. Selezionare gli utenti e i gruppi per i quali si desidera limitare le autorizzazioni.


d. Fare clic su OK.Se si creano conflitti di convalida, verranno visualizzati insieme alle rispettivemotivazioni. Per informazioni sulle modalità di valutazione dei conflitti dellefunzioni di accesso, consultare la sezione introduttiva.• Per proseguire indipendentemente dai conflitti, scegliere OK.• Per risolvere i conflitti, fare clic su Annulla e scegliere nuovi utenti o gruppi.

e. Scegliere il livello di autorizzazione per impedire la funzione di accesso.

f. Scegliere il livello di autorizzazione esteso per impedire la funzione di accesso.

g. Fare clic su Avanti per passare alla funzione di accesso successiva o su Terminaper applicare le stesse limitazioni a tutte le funzioni di accesso.

17. Per eliminare o modificare Access Restrictions (Limitazioni di accesso), selezionare lefunzioni di accesso e quindi fare clic su Rimuovi oModifica.

18. Fare clic su OK.

Impostazione di autorizzazioni per un oggettoPer impostare le autorizzazioni per un oggetto:

1. Se non è stata ancora eseguita questa operazione, individuare l’elemento evisualizzare le relative proprietà. È possibile visualizzare le proprietà in diversimodi, inclusa la selezione di .



2. Nelle proprietà dell’elemento, selezionare la scheda Autorizzazioni.Nella parte superiore della pagina sono riportate le autorizzazioni relativeall’elemento. Per le autorizzazioni di base vengono utilizzati i caratteri maiuscoli eper quelle estese i caratteri minuscoli.Nella parte superiore della pagina viene anche visualizzato il set di autorizzazioniassegnato all’elemento. Il set di autorizzazioni determina le diverse autorizzazioniassegnate all’utente per l’elemento in uso. Se si dispone dell’autorizzazionenecessaria, è possibile modificare il set di autorizzazioni assegnato a tale elemento.Consultare la sezione Scelta di un elemento nella pagina di selezione, pagina 38.Nella parte inferiore della pagina sono visualizzati gli utenti e i gruppi inclusi nelset di autorizzazioni e i livelli di autorizzazioni per ciascuno di essi. Se si disponedell’autorizzazione necessaria, è possibile modificare gli utenti e i gruppi e i relativilivelli di autorizzazioni. Consultare Fase 4, Fase 5 e Fase 6.

3. Per modificare il set di autorizzazioni assegnato all’elemento, fare clic su Seleziona.Nella pagina di selezione, scegliere un nuovo set di autorizzazioni e fare clic suOK. Per informazioni sull’utilizzo della pagina di selezione, consultare Scelta di unelemento nella pagina di selezione, pagina 38.

4. Per aggiungere un utente o un gruppo al set di autorizzazioni, procedere come segue.

a. Fare clic su .


c. Selezionare le caselle di controllo accanto agli utenti e ai gruppi che si desideraaggiungere e fare clic su Aggiungi. Per rimuovere un elemento dall’elenco dielementi selezionati, selezionare la corrispondente casella di controllo e fareclic su Rimuovi.

d. Fare clic su OK.



g. Se sono stati aggiunti più utenti, è possibile fare clic su Avanti per applicareautorizzazioni diverse a ciascun utente. In caso contrario, fare clic su OK.

5. Per modificare i livelli di autorizzazioni di un utente o un gruppo, procedere comesegue.


b. Fare clic su .

c. Nell’area Autorizzazione, selezionare il livello di accesso.




e. Fare clic su OK.


Aggiunta di utenti a un set di autorizzazioni orimozione di utenti dal set


• Aggiunta di utenti ai set di autorizzazioni, pagina 266• Eliminazione di utenti dai set di autorizzazioni, pagina 267• Modifica delle autorizzazioni assegnate agli utenti, pagina 267• Impostazione delle autorizzazioni di base ed estese per gli oggetti di un utente,

pagina 268

Aggiunta di utenti ai set di autorizzazioni

Utilizzare queste istruzioni per aggiungere un utente a un set di autorizzazioni.

Per aggiungere utenti a un set di autorizzazioni esistente:


2. Nel riquadro di sinistra, passare ad Amministrazione / Protezione.Verrà visualizzato il primo gruppo di set di autorizzazioni.

3. Individuare il set di autorizzazioni che si desidera modificare.

4. Fare clic su accanto al set di autorizzazioni.

5. Modificare la descrizione o cambiare la classe del set di autorizzazioni.

6. Fare clic su Autorizzazioni.

7. Nella sezione Funzioni di accesso, fare clic sull’icona Aggiungi.Viene visualizzato il primo set di utenti, gruppi e ruoli del repository.

8. Per visualizzare più utenti, fare clic sulle frecce di esplorazione.

9. Per visualizzare solo gli utenti, solo i gruppi o solo i ruoli selezionareMostra utenti,Mostra gruppioMostra ruoli.



10. Selezionare la casella di controllo accanto ai nomi degli utenti, dei gruppi o dei ruoliche si desidera aggiungere al set di autorizzazioni.

11. Fare clic su Aggiungi.

12. Fare clic su OK per aggiungere gli utenti, i gruppi e i ruoli al set di autorizzazioni osu Annulla per annullare l’operazione.

13. Specificare i livelli appropriati delle autorizzazioni di base ed estese del primoutente che si aggiunge.

14. Fare clic su OK per applicare i livelli specificati a tutti gli utenti da aggiungere o fareclic su Avanti per assegnare autorizzazioni specifiche a ogni singolo utente.

Eliminazione di utenti dai set di autorizzazioni

Utilizzare queste istruzioni per eliminare un utente da un set di autorizzazioni.

Per eliminare utenti da un set di autorizzazioni:


2. Passare ad Amministrazione / Protezione.Verrà visualizzato il primo gruppo di set di autorizzazioni.


4. Fare clic sull’icona Informazioni relativa al set di autorizzazioni.



7. Nella sezione Funzioni di accesso, selezionare le caselle di controllo accanto aciascun utente da eliminare.

8. Fare clic sull’icona Rimuovi.

9. Fare clic su OK per salvare le modifiche o su Annulla per annullare le modifiche.

Modifica delle autorizzazioni assegnate agli utenti

Utilizzare queste istruzioni per modificare le autorizzazioni di un utente appartenente aun set di autorizzazioni.

Per modificare le autorizzazioni di un utente:




2. Passare ad Amministrazione / Protezione.Verrà visualizzato il primo gruppo di set di autorizzazioni.


4. Fare clic sull’icona Informazioni relativa al set di autorizzazioni.



7. Nella sezione Funzioni di accesso, selezionare la casella di controllo accanto alnome dell’utente di cui si desidera modificare le autorizzazioni e fare clic sull’iconaModifica.

8. Modificare le autorizzazioni del primo utente.

9. Per assegnare le stesse autorizzazioni a tutti gli utenti selezionati, fare clic su OK.

10. Per assegnare autorizzazioni diverse a ciascun utente, fare clic su Avanti.

11. Una volta assegnate nuove autorizzazioni all’ultimo utente, fare clic su OK.

12. Fare clic su OK.Verrà salvato il set di autorizzazioni.

Impostazione delle autorizzazioni di base ed estese pergli oggetti di un utente

In questa pagina, impostare le autorizzazioni di base ed estese per un utente.

Per impostare le autorizzazioni di base ed estese di un utente:

1. Per impostare le autorizzazioni di base dell’utente, scegliere il livello correttodall’elenco a discesa.I livelli di autorizzazione sono cumulativi, per cui un utente con autorizzazioneLettura per un oggetto è in grado di leggere un file di contenuti associato nonché divisualizzare le proprietà dell’oggetto. I livelli di autorizzazione sono i seguenti:

Tabella 25-5. Autorizzazioni utente di base

Livello di accesso Operazioni consentite

Nessuna Accesso negato all’elemento.

Spostamento Gli utenti possono visualizzare le proprietà ma non ilcontenuto dell’elemento.



Lettura Gli utenti possono visualizzare le proprietà e il contenutodell’elemento.

Riferimento Gli utenti possono eseguire le operazioni precedenti eaggiungere note all’elemento.

Versione Gli utenti possono eseguire le operazioni precedentie possono modificare il contenuto dell’elemento earchiviare una nuova versione dell’elemento (conun nuovo numero di versione). Gli utenti possonosovrascrivere una versione esistente o modificare leproprietà dell’elemento.

Scrivi Gli utenti possono eseguire le operazioni precedenti,possono modificare le proprietà dell’elemento earchiviare l’elemento con lo stesso numero di versione.

Eliminazione Gli utenti possono eseguire le operazioni precedenti edeliminare elementi.

2. Per impostare le autorizzazioni estese dell’utente, selezionare le caselle di controlloappropriate.Le autorizzazioni estese non sono cumulative. I livelli di autorizzazione estese sono iseguenti:

Tabella 25-6. Autorizzazione utente estesa


Esegui procedura Agli utenti avanzati è consentito cambiare il proprietariodi un elemento e utilizzare l’autorizzazione Eseguiprocedura per effettuare procedure esterne sudeterminati tipi di elemento.

Cambia percorso Agli utenti con autorizzazioni Change Location(Modifica percorso) è consentito spostare un elementoall’interno del repository.

Cambia stato Agli utenti con autorizzazioni Cambia stato è consentitocambiare lo stato di un elemento a cui è applicato unciclo di vita.

Cambia autorizzazione Agli utenti con autorizzazioni Cambia autorizzazione èconsentito modificare le autorizzazioni standard di unelemento.



Cambia proprietà Gli utenti con autorizzazione Cambia proprietà possonocambiare il proprietario dell’elemento.

Elimina oggetto Gli utenti con l’autorizzazione estesa Elimina oggettodispongono soltanto del diritto di eliminazionedell’oggetto.

3. Fare clic su Avanti per assegnare le autorizzazioni alla funzione di accessosuccessiva; su Fine per assegnare le stesse autorizzazioni a tutte le funzioni diaccesso di cui si stanno modificando le autorizzazioni; oppure fare clic su Annullaper terminare l’operazione senza salvare le modifiche.

Eliminazione dei set di autorizzazioniUtilizzare le seguenti istruzioni per eliminare i set di autorizzazioni. In questaapplicazione non è consentito eliminare modelli di set di autorizzazioni. Per eliminareun modello di set di autorizzazioni, utilizzare Application Builder. Per ulterioriinformazioni, consultare la documentazione di Application Builder.

Per eliminare set di autorizzazioni:


2. Passare ad Amministrazione / Protezione.

3. Selezionare la casella di controllo accanto ai set di autorizzazioni che si desideraeliminare.

4. Fare clic su File>Elimina.

5. Fare clic su OK.


Capitolo 26Gestione di utenti, gruppi e ruoli

In questa sezione viene trattata la gestione dei seguenti elementi::

• Utenti, pagina 271• Gruppi, pagina 296• Ruoli, pagina 306

UtentiQuesta sezione contiene informazioni sulla creazione, modifica ed eliminazione degliutenti di un repository.

Per accedere a un repository, è necessario essere definiti come utenti in tale repository.L’aggiunta di un utente a un repository non federato non fornisce a tale utente l’accesso atutti i repository all’interno dell’azienda. Sarà necessario aggiungere in modo esplicitotale utente a ciascun repository.

Quando si passa ad Amministrazione/Gestione utente/Utenti è possibile accedere agliutenti del repository corrente. Quando si accede per la prima volta alla pagina, vienevisualizzata la modalità di ricerca. È possibile ricercare utenti in base al loro nome nelrepository, al nome dell’utente SO (nome del sistema operativo) o al gruppo predefinito.

Per elencare tutti gli utenti del repository, fare clic suMostra tutti gli utenti. Gli utentidel repository sono visualizzati nell’ordine di aggiunta al repository.

È possibile ordinare gli utenti facendo clic su una delle intestazioni di colonna:• Nome, ovvero il nome dell’utente nel repository.• Gruppo, ovvero il gruppo predefinito dell’utente.• Stato, ovvero se l’utente è attivo, inattivo, bloccato oppure bloccato e inattivo.• E-mail, ovvero l’indirizzo di e-mail dell’utente.È anche possibile selezionare direttamente un utente digitando le prime lettere del nomedell’utente nel repository all’interno della casellaNome utente o facendo clic sulla lettera


Gestione di utenti, gruppi e ruoli

corrispondente all’iniziale del nome nel repository. Il nome dell’utente nel repositorynon corrisponde al nome di accesso dell’utente. Ad esempio, un utente che acceda alrepository come mrossi potrebbe avere come nome per il repository Mario Rossi. Laricerca andrà quindi eseguita per Mario, non mrossi. Analogamente nella versione5.3 e successive del repository è possibile effettuare la ricerca digitando una parte delUser Login Name (Nome di accesso utente), il Gruppo predefinito dell’utente o il UserLogin Domain (Dominio di accesso utente). Nelle versioni 5.2.x del repository, le caselledi ricerca sono Nome utente, Nome utente SO, Gruppo predefinito e User Domain(Dominio utente).

Per ricercare utenti nel repository, fare clic su Ricerca. Nella pagina dell’elenco degliutenti è anche possibile fare clic su Avanzate per utilizzare le funzionalità di ricercaavanzate.

Per visualizzare più di dieci utenti alla volta (impostazione predefinita), selezionare unnumero diverso dall’elenco a discesaMostra elementi.

Per visualizzare la pagina successiva di utenti, fare clic sul pulsante >. Per visualizzare lapagina precedente di utenti, fare clic sul pulsante <. Per passare alla prima pagina diutenti, fare clic sul pulsante <<. Per passare all’ultima pagina, fare clic su >>.

In questa sezione sono inclusi i seguenti argomenti:

• Individuazione di utenti, pagina 273• Impostazione delle autorizzazioni predefinite per l’archivio di un nuovo utente,

pagina 273• Creazione di utenti, pagina 274• Creazione di utenti globali, pagina 279• Proprietà dell’utente, pagina 280• Importazione di utenti, pagina 286• Importazione delle proprietà dell’utente, pagina 288• Eliminazione di utenti, pagina 292• Riassegnazione di oggetti a un altro utente, pagina 293• Cambio del repository locale di un utente, pagina 293• Attivazione o disattivazione di un utente, pagina 294• Modifica di utenti, pagina 294• Visualizzazione di gruppi, workflow, set di alias, set di autorizzazioni e documenti

di un utente, pagina 295• Visualizzazione o eliminazione dei log di modifica del repository locale, pagina 295• Visualizzazione dei log di riassegnazione agli utenti, pagina 296• Report di ridenominazione, pagina 296



Individuazione di utenti

Utilizzare queste istruzioni per individuare utenti nel repository. La ricerca può essereeffettuata per nome utente, per nome OS utente o per gruppo predefinito.

Per individuare utenti:

1. Eseguire la connessione al repository in cui si desidera individuare un utenteparticolare.

2. Nel riquadro di sinistra della visualizzazione classica, passare adAmministrazione/Gestione utente.

3. Fare clic su Utenti.

4. Digitare le informazioni in una casella di ricerca. A seconda della versione direpository utilizzata, le caselle di ricerca disponibili includono Nome utente, Nomedi accesso utente, Gruppo predefinito, User Login Domain (Dominio di accessoutente), Nome utente SO e User Domain (Dominio utente).

5. Fare clic su Ricerca.

Impostazione delle autorizzazioni predefinite perl’archivio di un nuovo utente

Quando si crea un nuovo utente, all’utente viene assegnata una cartella predefinita.Documentum Administrator consente di scegliere tra l’assegnazione di una cartellaesistente come impostazione predefinita per l’utente o la creazione di una nuova cartellacon il nome dell’utente. Se Documentum Administrator crea le cartelle per i nuoviutenti e si desidera controllare le autorizzazioni assegnate alle cartelle dei nuovi utenti,utilizzare queste istruzioni.

1. Creare un nuovo set di alias denominato UserPropertiesConfiguration.

2. Assegnare la proprietà del set di alias UserPropertiesConfiguration al proprietariodel repository.Si tratta dell’utente il cui account è impiegato per l’accesso al database (dm_dbo).

3. Creare due alias in UserPropertiesConfiguration.• DefaultFolderAcl

Fare in modo che tale alias punti al set di autorizzazioni da applicare alla nuovacartella creata per i nuovi utenti.

• DefaultFolderAclDomain



Fare in modo che punti all’utente proprietario del set di autorizzazioni utilizzatoper DefaultFolderAcl.

Quando la nuova cartella viene creata durante la creazione del nuovo utente,Documentum Administrator applica il set di autorizzazioni indicato. Se nel set diautorizzazioni non sono presenti nuovi utenti sotto forma di funzioni di accesso,all’utente vengono concesse autorizzazioni di scrittura sulla cartella. Il set diautorizzazioni è modificato in un set di autorizzazioni generato dal sistema; in casocontrario, le autorizzazioni deriveranno dal set di autorizzazioni creato.

È possibile utilizzare Documentum Administrator per creare una nuova cartellapredefinita per un utente esistente la cui cartella predefinita non riporta il nomedell’utente; le autorizzazioni del set sono applicate come descritto in precedenza se sonostati creati il set di alias e gli alias necessari.

Se il set di alias UserPropertiesConfiguration non esiste e un utente avanzato creail nuovo utente, questi è il proprietario della cartella e dispone di autorizzazioni dieliminazione. Se un amministratore di sistema crea il nuovo utente, questi non è ilproprietario della cartella predefinita, ma dispone delle autorizzazioni alla modificasulla cartella oltre che delle autorizzazioni di scrittura.

Creazione o modifica di utenti

Fare clic sui collegamenti per le istruzioni relative ai seguenti argomenti:• Creazione di utenti, pagina 274• Modifica di utenti, pagina 294

Creazione di utenti

Utilizzare queste istruzioni per creare utenti nel repository.

Prima di creare utenti, determinare il tipo di autenticazione impiegata dal server. Se ilserver autentica gli utenti sul sistema operativo, ciascun utente deve disporre di unaccount sul server host.

Se il server utilizza un server di directory LDAP per l’autenticazione degli utenti, perquesti ultimi non sarà necessario disporre di account del sistema operativo.

Se il repository è il membro principale di una federazione, un nuovo utente può essereun utente globale. Gli utenti globali sono gestiti tramite il repository principale di unafederazione e hanno gli stessi valori di attributi in ciascun repository membro all’internodella federazione. Se si aggiunge un utente globale al repository principale, tale utente



viene aggiunto a tutti i repository membri da una funzione della federazione che operala sincronizzazione dei repository.

Per creare utenti è necessario disporre di privilegi di amministratore di sistema o utenteavanzato. Gli utenti avanzati e gli amministratori di sistema non possono modificare irelativi privilegi estesi.

Per informazioni su ciascun attributo, consultare Proprietà dell’utente, pagina 280. Perulteriori informazioni sugli utenti, consultare la sezione relativa a “utenti e gruppi” nelmanuale Content Server Administrator’s Guide.

Per creare nuovi utenti:

1. Accedere al repository in cui si desidera creare nuovi utenti.

2. Fare clic su Amministrazione.

3. Fare clic su Gestione utente.

4. Fare clic su File>Nuovo>Utente.

5. Selezionare uno stato per l’utente.• Attiva

L’utente del repository è attualmente attivo. Gli utenti attivi sono in grado diconnettersi al repository.

• Non attivo

L’utente attualmente non è attivo nel repository. Gli utenti non attivi non sono ingrado di connettersi al repository. L’utente può essere inattivo a causa di piùautenticazioni non riuscite o anche a seguito di una reimpostazione manualedello stato. È possibile configurare i repository versione 5.3 e successive in modoche un utente venga automaticamente attivato dopo essere stato disattivato.Per informazioni sulle modalità di applicazione di questa configurazione,fare riferimento al capitolo relativo agli utenti nel manuale Content ServerAdministration Guide.

• Bloccato

Indica che l’utente non è in grado di connettersi al repository. Solo gli utenti conprivilegi di amministratore di sistema o di utente avanzato possono attivare odisattivare manualmente questo stato.

• Locked and inactive (Bloccato e inattivo)

Indica che l’utente non è attivo e non è in grado di connettersi al repository. Sologli utenti con privilegi di amministratore di sistema o utente avanzato possonoimpostare questo stato.

Se l’utente è un utente avanzato, solo un altro utente avanzato può reimpostarnelo stato.

6. Digitare il nome dell’utente nel campo Nome.



Una volta assegnato, il nome utente non può essere modificato. Per modificareil nome dell’utente, è necessario creare un nuovo utente con il nuovo nome,quindi assegnare gli oggetti dell’utente esistente al nuovo utente. Per istruzionisulla riassegnazione degli oggetti a un utente diverso oppure a un nuovo utente,consultare la sezione Riassegnazione di oggetti a un altro utente, pagina 293.

7. Se disponibile, digitare il Nome di accesso utente. Si tratta del nome di accessoutilizzato per l’autenticazione di un utente. Se l’utente sta utilizzando un sistemaoperativo, il nome di accesso dell’utente deve corrispondere al nome che l’utenteutilizza nel sistema operativo. Se invece l’utente è su LDAP, il nome di accessodell’utente deve corrispondere al nome di autenticazione LDAP.

8. Se disponibile, digitare il User Login Domain (Dominio di accesso utente). Questocampo specifica il dominio in cui l’utente è autenticato. In genere si tratta di undominio Windows o del nome del server LDAP utilizzato per l’autenticazione.

9. Nell’elenco User Authentication Source (Origine autenticazione utente) selezionarel’origine dell’autenticazione dell’utente. A seconda del sistema operativo, sarannodisponibili tutte le opzioni o soltanto alcune:• Nessuna.• LDAP: L’utente viene autenticato da un server LDAP.• Password: L’utente deve fornire una password che è memorizzata solo nel

repository. Non vi è alcuna autenticazione esterna.• Solo UNIX: selezionare quest’opzione per l’autenticazione utente UNIX

predefinita.• Solo dominio: selezionare quest’opzione se per il repository è attivata

l’autenticazione di dominio Windows e l’utente deve essere autenticato in undominio.

• Prima UNIX: selezionare quest’opzione se per il repository è attivatal’autenticazione di dominio Windows e l’utente deve essere autenticato primaper UNIX e quindi in un dominio.

• Prima dominio: selezionare quest’opzione se per il repository è attivatal’autenticazione di dominio Windows e l’utente deve essere autenticato prima inun dominio e quindi per UNIX.

• Password: l’utente deve fornire una password che è memorizzata solo nelrepository. Non vi è alcuna autenticazione esterna.

10. Se è stato selezionato Password, digitare la password dell’utente. La password vienecrittografata e memorizzata nel repository. Deve essere fornita manualmente per gliutenti che sono stati aggiunti utilizzando un file LDIF importato.

11. Digitare l’indirizzo di posta elettronica dell’utente Si tratta dell’indirizzo cuiverranno inviate le notifiche per operazioni di workflow ed eventi registrati.

12. Digitare il nome di sistema operativo dell’utente nel campo Nome utente SO. Sitratta del nome utente del repository dell’utente, richiesto nei repository 5.2.5.



13. Nel campo Dominio Windows digitare il dominio Windows dell’utente.• Se il repository si trova in un host Windows, digitare il dominio.• Se il repository si trova in un host UNIX e si dispone di una configurazione

della mappa di dominio per utilizzare l’autenticazione del dominio Windows,spostarsi nel dominio appropriato.

14. Selezionare un repository locale per l’utente.

15. Se l’utente viene creato nel repository principale di una federazione, selezionareUtente globale per propagare l’utente e le relative proprietà a tutti i membri dellafederazione.

16. Per utilizzare una cartella di repository esistente come cartella predefinita dell’utente:

a. Fare clic su Scegli cartella esistente.

b. Fare clic su Seleziona cartella.

c. Individuare la cartella corretta.

d. Selezionare la cartella.

e. Fare clic su OK.

17. Per creare una cartella con il nome dell’utente, fare clic su Scegli/crea cartella connome utente.

18. Per limitare l’accesso al repository dell’utente a particolari cartelle o archivi:Se non viene selezionata nessuna cartella, l’utente potrà accedere a tutte le cartelle ea tutti gli archivi del repository, in base alle autorizzazioni impostate per tali archivie cartelle e alla protezione delle cartelle.

a. Fare clic su Seleziona.

b. Individuare le cartelle o gli archivi ai quali gli utenti avranno accesso.

c. Selezionare le cartelle o gli archivi.

d. Fare clic su OK.

e. Eseguire gli ultimi due passaggi in ogni pagina che contiene una cartella o unarchivio ai quali l’utente potrà accedere.

19. Fare clic su Seleziona gruppo e scegliere il gruppo predefinito per l’utente.

20. Fare clic su Seleziona set di autorizzazioni e selezionare il set di autorizzazionipredefinito per l’utente.

21. Per fornire un nome DB, vale a dire il nome utente in RDBMS, digitare il nome nelcampo Nome DB. Il nome DB è obbligatorio solo se l’utente è un proprietario direpository o se registra tabelle RDBMS.



22. Selezionare i privilegi dell’utente dall’elenco. I privilegi dell’utente consentonoa determinati utenti di eseguire operazioni necessarie per amministrare e gestire ilsistema. I livelli di privilegio sono i seguenti:• Nessuna• Crea tipi• Crea archivio• Crea archivio e tipo• Crea gruppo• Crea gruppo e tipo• Crea gruppo e archivio• Crea gruppo, archivio e tipo• Amministratore di sistema• Utente avanzato: se a un utente vengono concessi privilegi di utente avanzato in

seguito all’installazione o all’aggiornamento di un repository o dopo l’esecuzionemanuale dello script toolset.ebs, aggiungere manualmente quell’utente algruppo denominato admingroup. Se a un utente vengono revocati i privilegi diutente avanzato, rimuovere l’utente dal gruppo admingroup.

23. Selezionare i privilegi estesi dell’utente dall’elenco. I privilegi estesi determinano lapossibilità dell’utente di configurare il controllo, visualizzare gli itinerari di controlloed eliminare tali itinerari. Gli utenti avanzati e gli amministratori di sistema nonpossono modificare i relativi privilegi estesi. Selezionare una delle opzioni riportatedi seguito.• Nessuna.

L’utente non può configurare il controllo, visualizzare o eliminare itinerari dicontrollo.

• Configura controllo.

L’utente può configurare il controllo.• Elimina controllo.

L’utente può eliminare gli itinerari di controllo esistenti.• Configura ed elimina controllo.

L’utente può configurare il controllo ed eliminare gli itinerari di controlloesistenti.

• Visualizza controllo.

L’utente può visualizzare gli itinerari di controllo.• Configura e visualizza controllo.

L’utente può configurare il controllo e visualizzare gli itinerari di controlloesistenti.



• Visualizza ed elimina controllo.

L’utente può visualizzare gli itinerari di controllo esistenti ed eliminarli.• Configura, visualizza ed elimina controllo.

L’utente può configurare il controllo e visualizzare ed eliminare gli itineraridi controllo esistenti.

24. Selezionare la capacità del client. Selezionare il tipo di utente:• Consumatore• Collaboratore• Coordinatore• Amministratore di sistemaContent Server non riconosce o impone queste impostazioni. Per informazioni suilivelli di capacità dei client, consultare la documentazione relativa a ciascun prodottoclient.

25. Fare clic su Seleziona set di alias e scegliere un set di alias predefinito per l’utente.

26. Per indicare che l’utente non è disponibile per ricevere operazioni di workflow,selezionare la casella di controlloWorkflow disattivato.

27. Per consentire all’utente più tentativi di accesso rispetto al limite impostatonell’oggetto repository config nel repository con versione 5.1 e successive, selezionareDisattiva controllo errore autenticazione.

28. Fare clic su OK.Verrà creato il nuovo utente.

Creazione di utenti globali

Un utente globale è un utente del repository presente in tutti i repository membri diuna federazione e i cui valori di attributi sono gli stessi in tutti i repository. Gli utentiglobali sono gestiti tramite il repository principale. Se si aggiunge un utente globale alrepository principale, tale utente viene aggiunto a tutti i repository membri da unafunzione della federazione che opera la sincronizzazione dei repository.

Per creare un utente globale, eseguire la connessione al repository principale di unafederazione e creare l’utente in tale repository. Selezionare Utente globale per rendereglobale l’utente. Utilizzare le istruzioni presenti in Creazione di utenti, pagina 274 percreare l’utente.

Per modificare le proprietà di un utente globale, eseguire la connessione al repositoryprincipale.



Gli utenti globali possono avere anche attributi locali, che sarà possibile modificarein un repository locale.

Proprietà dell’utente

Nella tabella riportata di seguito sono descritti i campi che è necessario completare percreare un nuovo utente. Per ulteriori informazioni sugli utenti, consultare il manualeContent Server Administrator’s Guide.

Tabella 26-1. Proprietà di un utente

Etichetta del campo Valore

User State (Stato utente) Indica lo stato dell’utente nel repository:

• Attiva L’utente del repository èattualmente attivo. Gli utenti attivisono in grado di connettersi alrepository.

• Non attivo L’utente attualmente nonè attivo nel repository. Gli utenti nonattivi non sono in grado di connettersial repository. L’utente può essereinattivo a causa di più autenticazioninon riuscite o anche a seguito di unareimpostazione manuale dello stato.

• Bloccato Indica che l’utente non è ingrado di connettersi al repository.Solo gli utenti con privilegi diamministratore di sistema o utenteavanzato possono impostare questostato.

• Locked and inactive (Bloccato einattivo) Indica che l’utente non èattivo e non è in grado di connettersi alrepository. Solo gli utenti con privilegidi amministratore di sistema o utenteavanzato possono impostare questostato.

Se l’utente è un utente avanzato, solo unaltro utente avanzato può reimpostarnelo stato.

Nome Nome utente del nuovo utente.




Se si stanno modificando le proprietàdi un utente, non è possibile modificareil nome utente. È necessario, invece,riassegnare gli oggetti dell’utente a unaltro utente. Utilizzare le istruzioni inRiassegnazione di oggetti a un altroutente, pagina 293.

Nome di accesso utente Nome di accesso utilizzato per autenticareun utente nei repository della versione 5.3e successive. Se l’utente sta utilizzandoun sistema operativo, il nome di accessodell’utente deve corrispondere al nomeche l’utente utilizza nel sistema operativo.Se invece l’utente è su LDAP, il nome diaccesso dell’utente deve corrispondere alnome di autenticazione LDAP.

Se un repository è stato aggiornato allaversione 5.3 da una versione precedente,questo campo è riempito durantel’aggiornamento con il valore del nomeSO utente.

User Login Domain (Dominio di accessoutente)

Specifica il dominio in cui l’utente èautenticato. In genere si tratta di undominio Windows o del nome del serverLDAP utilizzato per l’autenticazione.

Origine utente Specifica come autenticare un nome utentee una password specifici del repository.I valori consentiti variano a seconda delsistema operativo su cui il repository è inesecuzione (UNIX oppure Windows). Lescelte possibili in UNIX sono:

• null• LDAP. L’utente viene autenticato

tramite un server di directory LDAP.• Password L’utente viene autenticato

in base a una password memorizzatanel repository. Selezionare l’opzionePassword per gli utenti del repositoryche non vengono autenticati suun server LDAP o su un dominioWindows.




• Solo UNIX. L’utente viene autenticatoutilizzando il meccanismo UNIXpredefinito, dm_check_password o unaltro programma esterno per la verificadella password.

• Solo dominio. L’utente vieneautenticato su un dominio Windows.

• Prima UNIX. Questa opzione siapplica ai repository UNIX in cuiviene utilizzata l’autenticazione didominio Windows. L’utente vieneautenticato prima dal meccanismoUNIX predefinito; se l’autenticazionenon riesce, viene autenticato su undominio Windows.

• prima dominio Questa opzione siapplica ai repository UNIX in cui vieneutilizzata l’autenticazione di dominioWindows. L’utente viene autenticatoprima su un dominio Windows; sel’autenticazione non riesce, vieneautenticato dal meccanismo UNIXpredefinito.

Le scelte possibili in Windows sono:


tramite un server di directory LDAP.• Password L’utente viene autenticato

in base a una password memorizzatanel repository. Selezionare l’opzionePassword per gli utenti del repositoryche non vengono autenticati suun server LDAP o su un dominioWindows.

Password Questo campo è visualizzato se siseleziona l’opzione Password inOrigine utente. Digitare la passworddell’utente, che viene quindi crittografatae memorizzata nel repository.




Descrizione Descrizione dell’utente.

Indirizzo e-mail Indirizzo di e-mail dell’utente per laricezione di notifiche dal repository.

Nome utente SO Nome dell’utente del sistema operativoper il nuovo utente. Questa opzione èrichiesta nelle versioni 5.2.5. ma non nelleversioni 5.3 e successive del repository.

Dominio Windows In Windows, nome di dominio associatoall’account Windows del nuovo utente.In UNIX, dominio su cui l’utente vieneautenticato se l’autenticazione di dominioWindows è in uso.

Repository locale Repository in cui l’utente riceve notifichee operazioni.

Cartella predefinita Posizione di archiviazione predefinita pergli oggetti creati dall’utente. Di norma sitratta di un archivio in cui il nome utenteè il nome dell’oggetto.

• Selezionare Scegli cartella esistenteper impostare come cartella predefinitadell’utente una cartella creata inprecedenza.

• Selezionare Scegli/crea cartellacon nome utente per creareautomaticamente una cartella aventecome nome di oggetto il nome utente.

Accessible Folders (Cartelle accessibili) Utilizzare questo campo per limitare nelmodo desiderato l’accesso al repository daparte di un determinato utente:

• Se sono selezionate delle cartelle,l’utente può accedere solo allecartelle e agli oggetti contenuti nellecartelle selezionate.L’utente avràautomaticamente accesso alle propriecartelle predefinite.

• Se non è selezionata alcuna cartellal’utente può accedere all’interorepository, tranne agli oggetti e alle




cartelle per cui è stata impostata unaspecifica autorizzazione.

Gruppo predefinito Quando l’utente crea un oggetto nelrepository, esso appartiene al nome delgruppo associato al set di autorizzazionipredefinito dell’utente.

Set di autorizzazioni predefinito Set di autorizzazioni utilizzato perassegnare le autorizzazioni predefinite aoggetti creati dall’utente.

Nome DB Nome del nuovo utente nel RDBMSsottostante. Il nome DB è obbligatorio solose l’utente è un proprietario di repositoryo se registra tabelle RDBMS.

Privilegi Scegliere un privilegio dell’utentedall’elenco. I privilegi dell’utenteconsentono a determinati utenti dieseguire operazioni necessarie peramministrare e gestire il sistema. I livellidi privilegio sono i seguenti:

• Nessuna• Crea tipi• Crea archivio• Crea archivio e tipo• Crea gruppo• Crea gruppo e tipo• Crea gruppo e archivio• Crea gruppo, archivio e tipo• Amministratore di sistema• Utente avanzato: se si concedono

privilegi di utente avanzato a un utente,aggiungere manualmente l’utente algruppo denominato admingroup. Se aun utente vengono revocati i privilegidi utente avanzato, rimuovere l’utentedal gruppo admingroup.




Privilegi estesi Nei repository 5.2 e in quelli delle versionisuccessive, questa opzione imposta illivello dei privilegi estesi per il controllo.Gli utenti avanzati e gli amministratori disistema non possono modificare i relativiprivilegi estesi.

• Nessuna.L’utente non può configurareil controllo, visualizzare o eliminareitinerari di controllo.

• Configura controllo. L’utente puòconfigurare il controllo.

• Elimina controllo. L’utente puòeliminare gli itinerari di controlloesistenti.

• Configura ed elimina controllo.L’utente può configurare il controlloed eliminare gli itinerari di controlloesistenti.

• Visualizza controllo. L’utente puòvisualizzare gli itinerari di controllo.

• Configura e visualizza controllo.L’utente può configurare il controlloe visualizzare gli itinerari di controlloesistenti.

• Visualizza ed elimina controllo.L’utente può visualizzare gli itineraridi controllo esistenti ed eliminarli.

• Configura, visualizza ed eliminacontrollo. L’utente può configurare ilcontrollo e visualizzare ed eliminare gliitinerari di controllo esistenti.




Capacità client Indica il livello di utilizzo previstodell’utente. Scegliere il tipo di utentedall’elenco. Gli utenti sono di quattro tipi:

• Consumatore• Collaboratore• Coordinatore• Amministratore di sistema

Content Server non riconosce o imponequeste impostazioni.

Set di alias Set di alias predefinito per l’utente.

Workflow disattivato Indica se un utente può ricevereoperazioni di workflow.

Propagate changes to members (Propagamodifiche ai membri)

Viene visualizzato solo quando si modificaun utente globale. Quando si selezionaquesta opzione, le modifiche apportate almembro sono propagate agli altri membridi una federazione di repository.

Disattiva controllo errore autenticazione Opzione presente solo nella versione5,1 e successive del repository. Sequesta opzione è selezionata, l’utentepuò superare il numero di accessi nonriusciti specificato nel campo MaximumAuthentication Attempts (Numeromassimo tentativi di autenticazione)dell’oggetto di configurazione delrepository.

Importazione di utenti

È possibile creare utenti del repository dalle informazioni contenute in un file di input.

Prima di creare gli utenti, determinare il tipo di autenticazione impiegata dal repository.Se il server autentica gli utenti sul sistema operativo, ciascun utente deve disporre di unaccount sul server host.

Se il server utilizza un server di directory LDAP per l’autenticazione degli utenti, perquesti ultimi non sarà necessario disporre di account del sistema operativo.



Se si specificano gli attributi user_group (ovvero il gruppo predefinito dell’utente) eacl_name (ovvero il set di autorizzazioni predefinito dell’utente), è necessario che igruppi e i set di autorizzazioni già esistano prima di importare gli utenti.

Nei repository versione 5.3, se viene creato un utente la cui autenticazione avvienemediante una password memorizzata nel repository, non è possibile assegnare talepassword nel file di input, ma è necessario assegnarla manualmente. Dopo aver creatol’utente, utilizzare le istruzioni contenute nella sezione Modifica di utenti, pagina 294 perassegnare la password all’utente.

Al momento dell’importazione, a tutti gli utenti viene assegnato lo stesso stato. Seoccorre assegnare stati diversi agli utenti, dopo aver importato gli utenti utilizzare leistruzioni fornite nella sezione Modifica di utenti, pagina 294.

Per importare nuovi utenti:

1. Nel file system dell’host in cui il browser è in esecuzione, creare un file di testoin formato LDIF.L’intestazione degli utenti da importare è: object_type:dm_user. Far seguirel’intestazione da un elenco di coppie attribute_name:attribute_value. L’attributouser_name è obbligatorio. È possibile specificare un numero di attributi aggiuntivi apiacere, ma il valore di attribute_names deve corrispondere agli attributi effettividel tipo.Ogni coppia di valori attribute_name:attribute_value si deve trovare in una riga nuova.Ad esempio:object_type:dm_useruser_name:Pat Smithuser_group:accountingacl_domain:smithacl_name:Global User Default ACLobject_type:dm_useruser_name:John Brown

Se nel file ldif sono presenti dieresi, accenti o altri caratteri estesi, salvare il file informato UTF-8. In caso contrario, gli utenti il cui nome contiene caratteri estesinon verranno importati.

2. Salvare il file di testo.

3. Accedere al repository in cui si desidera creare nuovi utenti.



6. Fare clic su File>Importa>LDF.

7. Specificare lo stato dell’utente da importare.• Attiva



L’utente del repository è attualmente attivo. Gli utenti attivi sono in grado diconnettersi al repository.

• Non attivo

L’utente attualmente non è attivo nel repository. Gli utenti non attivi non sono ingrado di connettersi al repository. L’utente può essere inattivo a causa di piùautenticazioni non riuscite o anche a seguito di una reimpostazione manualedello stato. È possibile configurare i repository versione 5.3 e successive in modoche un utente venga automaticamente attivato dopo essere stato disattivato.Per informazioni sulle modalità di applicazione di questa configurazione,fare riferimento al capitolo relativo agli utenti nel manuale Content ServerAdministration Guide.

• Bloccato

Indica che l’utente non è in grado di connettersi al repository. Solo gli utenti conprivilegi di amministratore di sistema o di utente avanzato possono attivare odisattivare manualmente questo stato.

• Locked and inactive (Bloccato e inattivo)

Indica che l’utente non è attivo e non è in grado di connettersi al repository. Sologli utenti con privilegi di amministratore di sistema o utente avanzato possonoimpostare questo stato.

8. Fare clic su Seleziona origine e spostarsi nella posizione del file LDIF contenenteinformazioni per la creazione di nuovi utenti.

9. Selezionare una Origine utente dall’elenco.

10. Negli altri campi, specificare tutti i valori di proprietà validi per gli utenti daimportare. I valori definiti nel file di input sovrascrivono quelli definiti in questapagina.

11. Specificare se sovrascrivere o ignorare le informazioni per gli utenti esistenti.


Importazione delle proprietà dell’utente

Nella tabella che segue vengono descritte le proprietà degli utenti importati.



Tabella 26-2. Importazione delle proprietà dell’utente


User State (Stato utente) Indica se l’utente è attivo, inattivo,bloccato oppure bloccato e inattivo.

• AttivaL’utente del repository èattualmente attivo. Gli utenti attivisono in grado di connettersi alrepository.

• Non attivoL’utente attualmente non èattivo nel repository. Gli utenti nonattivi non sono in grado di connettersial repository. L’utente può essereinattivo a causa di più autenticazioninon riuscite o anche a seguito di unareimpostazione manuale dello stato.È possibile configurare i repositoryversione 5.3 e successive in modo cheun utente venga automaticamenteattivato dopo essere stato disattivato.Per informazioni sulle modalità diapplicazione di questa configurazione,fare riferimento al capitolo relativoagli utenti nel manuale Content ServerAdministration Guide.

• BloccatoIndica che l’utente non è ingrado di connettersi al repository.Solo gli utenti con privilegi diamministratore di sistema o di utenteavanzato possono attivare o disattivaremanualmente questo stato.

• Locked and inactive (Bloccato einattivo)Indica che l’utente non èattivo e non è in grado di connettersi alrepository. Solo gli utenti con privilegidi amministratore di sistema o utenteavanzato possono impostare questostato.

Se l’utente è un utente avanzato, solo unaltro utente avanzato può reimpostarnelo stato.




Percorso file di input Nome di un file di input.

Origine utente Specifica come autenticare un nome utentee una password specifici del repository. Ivalori validi sono i seguenti:


tramite un server di directory LDAP.• Password in linea L’utente deve fornire

una password che è memorizzatasolo nel repository. Non vi è alcunaautenticazione esterna. È necessarioinserire manualmente la passwordper ogni utente autenticato mediantepassword; non è possibile importare lepassword nel file LDIF.

• Solo UNIX. L’utente viene autenticatoutilizzando il meccanismo UNIXpredefinito, dm_check_password o unaltro programma esterno per la verificadella password.

• Solo dominio. L’utente vieneautenticato su un dominio Windows.

• Prima UNIX. Questa opzione siapplica ai repository UNIX in cuiviene utilizzata l’autenticazione didominio Windows. L’utente vieneautenticato prima dal meccanismoUNIX predefinito; se l’autenticazionenon riesce, viene autenticato su undominio Windows.

• Prima dominio Questa opzione siapplica ai repository UNIX in cui vieneutilizzata l’autenticazione di dominioWindows. L’utente viene autenticatoprima su un dominio Windows; sel’autenticazione non riesce, vieneautenticato dal meccanismo UNIXpredefinito.

Descrizione Descrizione dell’utente.




Dominio Windows (Solo Windows). Nome di dominioassociato all’account Windows del nuovoutente.

Repository locale Repository in cui l’utente riceveoperazioni e notifiche.

Cartella predefinita Posizione di archiviazione predefinita pergli oggetti creati dall’utente. A secondadell’impostazione del sito, può esserenecessario creare una cartella per l’utente.È possibile scegliere di fornire a ciascunutente una cartella predefinita personale.In questo caso, è probabile che sianecessario creare la cartella. In alternativa,è possibile fare in modo che diversi utenticondividano una cartella. In questo caso,la cartella può essere già presente.

Gruppo predefinito Scegliere un nome gruppo dall’elenco.

Quando l’utente crea un oggetto nelrepository, esso appartiene al nome delgruppo associato al set di autorizzazionipredefinito dell’utente.

Set di autorizzazioni predefinito Set di autorizzazioni da utilizzare perassegnare le autorizzazioni predefinite aoggetti creati dal nuovo utente.

Nome DB Nome del nuovo utente nel RDBMSsottostante.

Privilegi Scegliere uno dei seguenti privilegidell’utente dall’elenco: Nessuno; Gruppo;Archivio; Tipo; Gruppo e archivio;Archivio e tipo; Gruppo e tipo; Gruppo,Archivio e tipo; Amministratore delsistema; Utente avanzato.




Capacità client Indica il livello di utilizzo previstodell’utente. Scegliere il tipo di utentedall’elenco:

• Impostazione predefinita• Consumatore• Collaboratore• Coordinatore• Amministratore di sistema

Set di alias Selezionare un set di alias predefinito

Sovrascrivere o ignorare le informazioniquando l’utente esiste

Se si sceglie Sovrascrivi e l’utenteè presente nel repository, sostituirele informazioni esistenti con quelleimportate.

Se si sceglie Sovrascrivi e l’utenteè presente nel repository, sostituirele informazioni esistenti con quelleimportate.

Eliminazione di utenti

È possibile rimuovere utenti dal repository, ma Documentum consiglia di rendereinattivi gli utenti o riassegnarli invece di eliminarli dal repository.

Quando si elimina un utente, il server non rimuove il nome dell’utente dagli oggetti nelrepository come i gruppi o gli ACL. Di conseguenza, quando si elimina un utente, ènecessario anche rimuovere o modificare tutti i riferimenti a tale utente negli oggetti delrepository. Per riassegnare l’oggetto di un utente a un altro utente, utilizzare le istruzionipresenti in Riassegnazione di oggetti a un altro utente, pagina 293.

È possibile eliminare un utente e quindi creare un utente con lo stesso nome. Se siaggiunge un nuovo utente con lo stesso nome di un utente eliminato e non sono statirimossi i riferimenti a tale utente, il nuovo utente erediterà l’appartenenza al gruppo e leautorizzazioni relative agli oggetti dell’utente eliminato.

Non è possibile eliminare il proprietario del repository, il proprietario dell’installazione ol’utente che esegue l’operazione.



Per eliminare gli utenti, procedere come segue:

1. Passare ad Amministrazione/Gestione utente/Utenti.

2. Selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti da eliminare.



Riassegnazione di oggetti a un altro utente

Se si elimina un utente dal repository o lo si rende inattivo e si desidera che gli oggetti diproprietà di tale utente siano assegnati a un altro utente, procedere secondo le istruzionifornite di seguito. Inoltre, se si desidera ridenominare un utente, creare un nuovo utentee assegnarli gli oggetti dell’utente esistente. Si tratta dell’unico metodo disponibile permodificare il nome di un utente.

Per riassegnare gli oggetti a un altro utente:


2. Selezionare l’utente i cui oggetti saranno riassegnati.

3. Fare clic su Strumenti>Riassegna utente.

4. Digitare il nome dell’utente cui riassegnare gli oggetti dell’utente attuale o fareclic su Seleziona utente.

5. Specificare il momento in cui effettuare l’operazione.

6. Scegliere se sbloccare gli oggetti estratti oppure se ignorarli.

7. Indicare se salvare le modifiche e i risultati di report oppure solo i risultati di report.

8. Fare clic su OK.

Cambio del repository locale di un utente

Il repository locale è il punto in cui gli utenti ricevono operazioni e notifiche nellerispettive caselle di posta.

Per cambiare un repository locale:


2. Selezionare l’utente per il quale si desidera cambiare il repository locale.

3. Fare clic su Strumenti>Cambia repository locale.



4. Selezionare il nuovo repository locale dell’utente dall’elenco.

5. Specificare se si desidera eseguire l’operazione di cambiamento in un momentosuccessivo oppure se modificarlo subito.

6. Fare clic su OK.

Attivazione o disattivazione di un utente

La modifica dello stato di un utente da attivo in inattivo è un’alternativa all’eliminazionedell’utente dal repository. Se l’utente è un utente avanzato, solo un altro utente avanzatopotrà reimpostarne lo stato.

Per modificare lo stato di un utente da attivo a inattivo o viceversa:


2. Selezionare l’utente.

3. Fare clic su .

4. Per rendere l’utente inattivo, fare clic su Non attivo.

5. Per rendere attivo l’utente inattivo, fare clic su Attivo.

6. Fare clic su OK.

Modifica di utenti

Utilizzare le istruzioni che seguono per modificare le proprietà di un utente esistente.

Per modificare un utente:



3. Scegliere Visualizza>Proprietà>Info.

4. Modificare le proprietà.

5. Fare clic su OK.



Visualizzazione di gruppi, workflow, set di alias, set diautorizzazioni e documenti di un utente

Utilizzare le seguenti istruzioni per determinare i gruppi a cui un utente appartiene.

Per visualizzare i gruppi, i workflow, i set di alias, i set di autorizzazioni o i documenti diun utente:



3. Fare clic su Visualizza>Memberships (Appartenenze).

4. Dall’elenco, selezionare Tutti, Gruppi, ACL, set di autorizzazioni,Workflow, Setdi alias o Documenti.

Visualizzazione o eliminazione dei log di modifica delrepository locale

Utilizzare queste istruzioni per visualizzare o eliminare i log generati quando si modificaun repository locale.

Per visualizzare o eliminare i log del repository locale:

1. Dalla pagina di elenco degli utenti, scegliere Visualizza>Cambia log repositorylocale.

2. Per visualizzare un log, fare clic sull’ID di richiesta dell’operazione.Nel log sono contenute le seguenti informazioni:• Il nome dell’utente• I repository locali precedenti e nuovi• Gli oggetti aggiornati dall’operazione di riassegnazione

3. Per eliminare un log, selezionare la casella di controllo accanto al log e fare clicsu File>Elimina.

4. Per chiudere la visualizzazione del log, fare clic su OK.

5. Per chiudere la pagina di elenco dei log, fare clic su Utenti nel percorso diesplorazione riportato nella parte superiore del riquadro di destra.



Visualizzazione dei log di riassegnazione agli utenti

Utilizzare queste istruzioni per visualizzare o eliminare i log generati dallariassegnazione degli oggetti di un utente a un altro utente.

Per visualizzare i log di riassegnazione dell’utente:

1. Dalla pagina di elenco degli utenti, scegliere Visualizza>Riassegna log.Verrà visualizzata la pagina di elenco Riassegna log. Nella pagina di elenco sonoriportate le seguenti informazioni:• L’ID della richiesta dell’operazione• Il nome nuovo e quello precedente dell’utente• Se è stato solo generato un report oppure se l’operazione di riassegnazione

è proseguita• Se gli oggetti bloccati sono stati sbloccati• Se la richiesta è stata completataÈ possibile ordinare ciascuna colonna.

2. Per visualizzare un log, fare clic sull’ID di richiesta dell’operazione diridenominazione.Se l’ID della richiesta non è rappresentato da un collegamento selezionabile, perl’operazione non è stato generato un log.



5. Per chiudere la pagina di elenco dei log, fare clic su Utenti nel percorso diesplorazione riportato nella parte superiore del riquadro di destra.

Report di ridenominazione

In questa pagina sono riportati i log di ridenominazione, inclusi i log di nome gruppoe utente.

GruppiUn gruppo rappresenta più utenti del repository e può contenere gruppi, utenti o ruoli.Per impostazione predefinita, un gruppo è di proprietà dell’utente che lo crea. I gruppipossono essere pubblici o privati. Per impostazione predefinita, i gruppi creati da un



utente con privilegi Crea gruppo sono privati, mentre i gruppi creati da un utente conprivilegi di amministratore di sistema o utente avanzato sono pubblici.

Un gruppo può essere definito dinamico, Un gruppo dinamico è un gruppo, di qualsiasiclasse gruppo, il cui elenco di membri viene considerato un elenco di membri potenziali.Per ulteriori informazioni sui gruppi dinamici, consultare Gruppi dinamici, pagina 298.

Per creare o modificare gruppi, è necessario disporre dei seguenti privilegi:

Tabella 26-3. Privilegi per la creazione e la modifica di gruppi

Privilegio Crea Modifica Eliminazione

Crea gruppo Consente dicreare un gruppoo assegnare laproprietà a ungruppo a cuil’utente appartiene

Consente diaggiungere oeliminare membrie assegnare laproprietà a ungruppo a cuil’utente appartiene

Consente dieliminare gruppidi proprietàdell’utente, inclusii gruppi in cuiun gruppo èproprietario el’utente è unmembro del gruppo

Amministratore disistema

Consente dicreare un gruppoo assegnare laproprietà a ungruppo a cuil’utente appartiene

Consente diaggiornarel’amministratoredel gruppo, ilproprietario o ilmembro di ungruppo

Consente dieliminare gruppidi proprietàdell’utente, inclusii gruppi in cuiun gruppo èproprietario el’utente è unmembro del gruppo

Utente con privilegiavanzati

Consente dicreare un gruppoe assegnare laproprietà a unutente o un gruppodiverso

Consente diaggiornarel’amministratoredel gruppo, ilproprietario o ilmembro di ungruppo

Consente dieliminare qualsiasigruppo

In un repository con versione 5.x, un gruppo può disporre di oggetti di sistema e setdi autorizzazioni.

Il nome assegnato a un gruppo deve essere composto da caratteri compatibili con latabella codici del sistema operativo del server di Content Server.

Se si crea un ruolo come dominio, questo viene elencato nell’elenco dei gruppi, nonin quello dei ruoli.



Per passare a un gruppo particolare, digitare le prime lettere del relativo nome oggettonella casella Inizia con e fare clic su Ricerca. Per visualizzare un elenco di tutti igruppi che iniziano con una lettera particolare, fare clic su tale lettera. Per visualizzareun numero di gruppi diverso dal numero correntemente visualizzato, selezionare unnumero diverso nell’elencoMostra elementi.

Per visualizzare i membri di un gruppo, fare clic sul nome del gruppo.

Da questa pagina è possibile trovare istruzioni per le seguenti operazioni:

• Gruppi dinamici, pagina 298• Individuazione di gruppi, pagina 299• Visualizzazione del punto in cui viene utilizzato un gruppo, pagina 299• Creazione di gruppi, pagina 300• Modifica o visualizzazione di gruppi, pagina 301• Aggiunta di utenti, gruppi o ruoli a un gruppo, pagina 301• Rimozione di utenti da un gruppo, pagina 302• Eliminazione di gruppi, pagina 302• Riassegnazione di oggetti di proprietà di un gruppo, pagina 303• Visualizzazione dei log di riassegnazione ai gruppi, pagina 303• Proprietà dei gruppi, pagina 303

Gruppi dinamici

Un gruppo dinamico è un gruppo, di qualsiasi classe gruppo, il cui elenco di membriviene considerato un elenco di membri potenziali. Viene creato e popolato con i membricome accade per qualsiasi altro gruppo. Se il gruppo è dinamico oppure no vienestabilito nella definizione stessa del gruppo, nell’attributo is_dynamic; può esseremodificato una volta creato il gruppo. In questa applicazione l’attributo is_dynamiccorrisponde al campo con etichetta Is Group Dynamic (Gruppo dinamico).

Quando viene avviata una sessione, il fatto che un utente in un gruppo dinamico vengaconsiderato come un membro effettivo dipende da due fattori:• L’impostazione di appartenenza predefinita nell’oggetto gruppo.• L’eventualità che l’applicazione dalla quale l’utente accede al repository richieda che

l’utente venga aggiunto o rimosso dal gruppo.L’attributo is_dynamic_default in un oggetto gruppo determina se Content Serverconsidera un utente in un elenco di membri di un gruppo dinamico come appartenente onon appartenente al gruppo. Per impostazione predefinita, l’utente viene consideratocome non appartenente al gruppo.



È possibile utilizzare i gruppi dinamici per impostare una protezione basata sui ruoli.Si supponga, ad esempio, di definire un gruppo dinamico. Il comportamento diappartenenza predefinito prevede che gli utenti non siano membri del gruppo. Algruppo sono concessi i privilegi per cambiare la proprietà e le autorizzazioni. Quandoun utente del gruppo accede al repository da un’applicazione protetta, questa potrebbeeffettuare la chiamata per aggiungere l’utente al gruppo. Se l’utente accede al repositoryda una posizione esterna rispetto al firewall o da un’applicazione non approvata, nonverrà effettuata nessuna chiamata e l’utente non sarà considerato membro del gruppo.L’utente non può esercitare permessi Cambia proprietà e Cambia autorizzazione nelgruppo. Per ulteriori informazioni sui gruppi dinamici, consultare il manuale ContentServer Administrator’s Guide.

Individuazione di gruppi

Utilizzare queste istruzioni per individuare i gruppi in un repository.

Per individuare i gruppi, procedere come segue:

1. Connettersi a un repository.



4. Fare clic su Gruppi.Sono visualizzati i primi dieci gruppi del repository.

5. Per passare a un gruppo particolare o a gruppi che iniziano con una stringaparticolare, digitare la stringa nel campo Inizia con e fare clic su Ricerca.

6. Per visualizzare un numero maggiore di gruppi, fare clic sui pulsanti Succ o Prec ofare clic su una lettera corrispondente alla prima lettera di un gruppo.

7. Per modificare il numero di gruppi visualizzati, selezionare un numero diversodall’elencoMostra elementi.

Visualizzazione del punto in cui viene utilizzato ungruppo

Utilizzare queste istruzioni per visualizzare il punto in cui un gruppo viene utilizzato.

Per visualizzare dove viene utilizzato un gruppo:

1. Individuare il gruppo corretto.



2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del gruppo.

3. Fare clic su Visualizza>Memberships (Appartenenze).

Creazione o modifica di gruppi

Fare clic sui collegamenti riportati di seguito per le istruzioni relative ai seguentiargomenti:• Creazione di gruppi, pagina 300• Modifica o visualizzazione di gruppi, pagina 301

Creazione di gruppi

Utilizzare queste istruzioni per creare nuovi gruppi.

Per creare gruppi:

1. Da Gestione utente, fare clic su Gruppi.

2. Fare clic su File>Nuovo>Gruppo.

3. Digitare il nome del nuovo gruppo.

4. Se la funzionalità room dei servizi di collaborazione è attivata, selezionare la roomnativa del gruppo.Se si seleziona una room, il gruppo è considerato come gruppo privato nella stanza.Per ulteriori informazioni sulla gestione delle room, consultare la sezione “Gestionedelle room” nella presente Guida in linea oppure nella Guida in linea di Webtop.

5. Digitare un indirizzo di posta elettronica per il gruppo. Solitamente è l’indirizzo delproprietario.

6. Fare clic su Seleziona proprietario per selezionare un proprietario per il gruppo.

7. Fare clic su Seleziona amministratore per selezionare un amministratore per ilgruppo.

8. Fare clic su Seleziona set di alias per selezionare il set di alias per il gruppo.

9. Se si è connessi al repository principale di una federazione e il gruppo deve essereun gruppo globale, selezionare Gruppo globale.

10. È inoltre possibile fornire una descrizione per il gruppo.

11. Per rendere il gruppo un gruppo privato, selezionare È privato.



12. Nei repository della versione 5.3 e delle versioni successive, indicare se si trattadi un gruppo dinamico.Un gruppo dinamico è un gruppo, di qualsiasi classe gruppo, il cui elenco di membriviene considerato un elenco di membri potenziali. Per ulteriori informazioni suigruppi dinamici, fare riferimento a Gruppi dinamici, pagina 298.

13. Se il gruppo è dinamico, indicare se gli utenti sono considerati membri oppure nonmembri per impostazione predefinita.


Modifica o visualizzazione di gruppi

Per modificare un gruppo, è necessario essere il proprietario del gruppo, essere unutente avanzato, un membro del gruppo proprietario del gruppo da modificare o essereidentificato nell’attributo group_admin del gruppo, come singolo o come membro di ungruppo specificato nell’attributo. Utilizzare queste istruzioni per modificare i gruppi.

Per modificare o visualizzare un gruppo:


2. Individuare il gruppo corretto.

3. Fare clic sul pulsante Info.

4. Modificare gli attributi del gruppo se si dispone di autorizzazioni sufficienti.

5. Fare clic su OK.

Aggiunta di utenti, gruppi o ruoli a un gruppo

Un gruppo può contenere utenti, altri gruppi o ruoli. I ruoli sono presenti solo neirepository versione 5.x e successive. Utilizzare le istruzioni che seguono per aggiungereutenti, gruppi o ruoli a un gruppo.

Per aggiungere utenti a un gruppo:


2. Fare clic sul nome del gruppo cui si desidera aggiungere utenti.

3. Per filtrare l’elenco, selezionare Solo gruppi, Solo utenti o Solo ruoli dall’elenco.

4. Fare clic su File>Aggiungi membri



5. Selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti, dei gruppi o deiruoli che verranno aggiunti al gruppo.


7. Fare clic su OK.

Rimozione di utenti da un gruppo

Utilizzare le istruzioni che seguono quando è necessario rimuovere utenti da un gruppo.

Per eliminare utenti da un gruppo:

1. Dalla pagina Gestione utente, fare clic su Gruppi.

2. Fare clic sul nome del gruppo da cui si desidera eliminare utenti.


4. Selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti che verranno eliminatidal gruppo.

5. Scegliere File>Rimuovi membri.

Eliminazione di gruppi

È possibile eliminare un gruppo se si è proprietari del gruppo, utenti avanzati, membridel gruppo proprietario del gruppo da eliminare o se si è identificati nell’attributogroup_admin del gruppo, come singoli o come membri di un gruppo specificatonell’attributo. Tuttavia, per preservare la consistenza del repository, evitare di rimuoveregruppi dal repository. Rimuovere invece tutti i membri del gruppo e lasciare il grupponel repository o riassegnare tutti gli oggetti di proprietà del gruppo a un altro gruppo outente e quindi eliminare il gruppo.

Per eliminare un gruppo:


2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del gruppo cui si desideraeseguire l’eliminazione.


4. Fare clic su OK per confermare l’eliminazione del gruppo.



Riassegnazione di oggetti di proprietà di un gruppo

Utilizzare le istruzioni che seguono per riassegnare oggetti da un gruppo a un altrogruppo.

Per eseguire la riassegnazione a un gruppo:


2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del gruppo cui si desidera eseguirela riassegnazione.

3. Fare clic su Strumenti>Riassegna gruppo.

4. Immettere il nome del gruppo a cui verranno riassegnati gli utenti e gli oggetti delgruppo o fare clic su Seleziona gruppo per selezionare un gruppo.

5. Indicare se eseguire la riassegnazione alla successiva pianificazione dell’operazione oimmediatamente.



8. Fare clic su OK.

Visualizzazione dei log di riassegnazione ai gruppi

Utilizzare queste istruzioni per visualizzare o eliminare i log generati dallariassegnazione dei membri di un gruppo a un altro gruppo.

1. Dalla pagina di elenco dei gruppi, scegliere Visualizza>Riassegna log.

2. Per visualizzare un log, fare clic sull’ID di richiesta dell’operazione.Se l’ID della richiesta non è rappresentato da un collegamento selezionabile, perl’operazione non è stato generato un log.



Proprietà dei gruppi

Nella tabella che segue sono elencati i campi completati quando si crea o si modificaun gruppo.



Tabella 26-4. Proprietà di un gruppo


Nome Nome del gruppo del repository.

Nome di visualizzazione gruppo Nome di visualizzazione del gruppo.

Room nativa del gruppo Nei servizi di collaborazione con room,una room nativa per il gruppo

Classe Tipo di gruppo. Il valore predefinito èGruppo. L’altro valore valido è Ruolo.

Utilizzare questo attributo per fare inmodo che l’applicazione distingua tragruppi e ruoli. Il server non impone ilvalore di questo attributo e non impostal’attributo su un valore diverso da quellodel gruppo. Solo per il server 5.x.

Se si imposta tale server su Ruolo, ilgruppo non appare nella pagina di elencodei gruppi.

Indirizzo e-mail Indirizzo di e-mail del nuovo gruppo.

Se non vengono inseriti valori in questocampo, il nome del gruppo vieneutilizzato come indirizzo di e-mailpredefinito per il gruppo.

Proprietario Nome di un utente del repository chedispone del privilegio Crea gruppo e cheè il proprietario del gruppo.

L’utente avanzato può selezionare ilproprietario. In caso contrario, è possibileimpostare tale valore su un gruppo di cuisi è membri.

Amministratore Specifica un utente o un gruppo, inaggiunta a un utente avanzato o alproprietario del gruppo, che ha lapossibilità di modificare il gruppo. Sequesto valore è null, solo un utenteavanzato e il proprietario del gruppopossono modificare il gruppo. Solo peril server 5.x.




Set di alias Set di alias predefinito per il gruppo.

Gruppo globale Visualizzato solo nel repository principaledi una federazione.

Descrizione Descrizione del gruppo.

Gruppo privato Indica se il gruppo è privato. Se sideseleziona È privato, il gruppo vienecreato come gruppo pubblico.

Per impostazione predefinita, i gruppicreati da utenti con privilegi diamministratore di sistema o utenteavanzato sono pubblici, mentre quellicreati da utenti con un livello di privilegiinferiore sono privati.

Gruppo dinamico Quando si seleziona questa casella dicontrollo, il gruppo creato sarà dinamico.Un gruppo dinamico è un gruppo, diqualsiasi classe gruppo, il cui elenco dimembri viene considerato un elenco dimembri potenziali. L’appartenenza ola non appartenenza di un determinatoutente al gruppo viene definita mediantel’opzione Treat users as members/Treatusers as non-members (Considera utenticome membri/Considera utenti comenon membri) e dal comportamentodell’applicazione mediante la qualel’utente accede al repository. Per ulterioriinformazioni sui gruppi dinamici, fareriferimento a Gruppi dinamici, pagina298.

Treat users as members/Treat users asnon-members (Considera utenti comemembri/Considera utenti come nonmembri)

Questo campo può essere impostatosolo se è stato selezionato Is GroupDynamic (Gruppo dinamico). I membridi un gruppo dinamico sono consideraticome membri potenziali del gruppo.In fase di esecuzione, l’impostazionedi questo campo determina se imembri del gruppo sono consideratimembri. Se è stata selezionata l’opzioneTreat users as members (Considerautenti come membri), gli utenti sono




considerati membri del gruppo dinamico.L’impostazione predefinita è Treat usersas non-members (Considera utenti comenon membri).

RuoliUn ruolo è un tipo di gruppo che contiene un insieme di utenti o altri gruppi cui èassegnato un ruolo particolare in un dominio di applicazione client. Per informazioni suruoli e domini, consultare la sezione relativa ai servizi di protezione in Content ServerFundamentals. I ruoli sono presenti solo nei repository versione 5.1 e successive.

Se si crea un ruolo come dominio, questo viene elencato nell’elenco dei gruppi, nonin quello dei ruoli.

Per passare a un ruolo particolare, digitare le prime lettere del relativo nome oggettonella casella Inizia con e fare clic su Ricerca. Per visualizzare un elenco di tutti i ruoli cheiniziano con una lettera particolare, fare clic su tale lettera. Per visualizzare un numerodi ruoli diverso dal numero correntemente visualizzato, selezionare un numero diversonell’elencoMostra elementi.


• Creazione di ruoli, pagina 307• Aggiunta di utenti, gruppi o ruoli a un ruolo, pagina 307• Modifica di ruoli, pagina 308• Riassegnazione di ruoli, pagina 308• Eliminazione di ruoli, pagina 309• Proprietà dei ruoli, pagina 309

Creazione o modifica di ruoli

Fare clic sui collegamenti riportati di seguito per le istruzioni relative ai seguentiargomenti:• Creazione di ruoli, pagina 307• Modifica di ruoli, pagina 308



Creazione di ruoli

Utilizzare queste istruzioni per creare nuovi ruoli.

Per creare ruoli:

1. Da Gestione utente, fare clic su Ruoli.

2. Fare clic su File>Nuovo>Ruolo.

3. Digitare il nome del nuovo ruolo.

4. Digitare un indirizzo di posta elettronica per il ruolo. Solitamente è l’indirizzo delproprietario del ruolo.

5. Digitare il nome del proprietario del ruolo.

6. Fare clic su Seleziona set di alias per selezionare il set di alias per il ruolo.

7. È inoltre possibile fornire una descrizione per il ruolo.

8. Per creare il ruolo come ruolo privato, selezionare È privato.

9. Per creare il ruolo come dominio, selezionare Crea ruolo come dominio.Se si crea un ruolo come dominio, questo viene elencato nell’elenco dei gruppi,non in quello dei ruoli.

10. Per salvare il ruolo e tornare alla pagina Ruoli, fare clic su OK.

Aggiunta di utenti, gruppi o ruoli a un ruolo

Utilizzare le istruzioni che seguono per aggiungere utenti, gruppi o ruoli a un ruolo.

Per aggiungere utenti, gruppi o ruoli a un ruolo:

1. Da Gestione utente, fare clic su Ruoli.

2. Fare clic sul nome del ruolo cui si desidera aggiungere utenti.Verrà visualizzata la pagina di elenco in cui sono riportati i membri del ruolo.


4. Fare clic su File>Aggiungi membri.

5. Per filtrare la pagina e visualizzare solo utenti, gruppi o ruoli, selezionareMostrautenti,Mostra gruppi oMostra ruoli dall’elenco situato nella parte inferiore dellapagina.

6. Selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti, dei gruppi o dei ruoliche verranno aggiunti al ruolo.




8. Fare clic su OK.

Modifica di ruoli

Utilizzare le istruzioni che seguono per modificare le proprietà di un ruolo esistente.

Se si utilizza DocumentumWeb Publisher, è possibile modificare i ruoli di Web Publisherutilizzando file XML per modificare la funzionalità disponibile nei ruoli di Web Publishere sostituire o aggiungere ruoli all’applicazione Web Publisher. Per ulteriori dettagli sullaconfigurazione dei ruoli di Web Publisher, consultare il manualeWeb Development KitApplications Configuration Guide.

Per modificare un ruolo:

1. Dalla pagina Gestione utente, fare clic su Ruoli.

2. Individuare il ruolo corretto.

3. Fare clic sul pulsante Info oppure su Visualizza>Proprietà>Info.

4. Modificare gli attributi del ruolo.

5. Fare clic su OK.

Riassegnazione di ruoli

Se si progetta di eliminare un ruolo, è possibile riassegnare gli utenti e altri oggettiappartenenti al ruolo. Utilizzare le istruzioni che seguono per riassegnare gli utentie altri oggetti.

Per eseguire la riassegnazione a un ruolo:


2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del ruolo cui si desidera eseguirela riassegnazione.

3. Fare clic su Strumenti>Riassegna gruppo.

4. Immettere il nome del ruolo o del gruppo a cui verranno riassegnati gli utenti e glioggetti del ruolo o fare clic su Seleziona gruppo per selezionare un gruppo.

5. Indicare se eseguire la riassegnazione alla successiva pianificazione dell’operazione oimmediatamente.





8. Fare clic su OK.

Eliminazione di ruoli

I ruoli sono un tipo di gruppo. Si consiglia quindi di non eliminare i ruoli. Rimuovereinvece tutti i membri del ruolo e lasciare il ruolo nel repository. È anche possibileriassegnare i membri del ruolo a un altro ruolo.

Per eliminare un ruolo:


2. Selezionare la casella di controllo accanto al nome del ruolo cui si desidera eseguirel’eliminazione.


4. Fare clic su OK.

Proprietà dei ruoli

Nella tabella che segue sono elencati i campi completati quando si crea o si modificaun ruolo.

Tabella 26-5. Proprietà di un ruolo


Nome Nome del nuovo ruolo del repository.

Classe Tipo del ruolo. Il valore predefinito èRuolo. Un altro valore disponibile èGruppo.

Utilizzare questo attributo per fare inmodo che l’applicazione distingua tragruppi e ruoli. Il server non impone ilvalore di questo attributo e non impostal’attributo su un valore diverso da quellodel gruppo. Solo per il server 5.x.




Indirizzo e-mail Indirizzo di e-mail del nuovo ruolo.

Se non vengono inseriti valori in questocampo, il nome del ruolo viene utilizzatocome indirizzo di e-mail predefinito peril ruolo.

Proprietario Nome di un utente del repository chedispone del privilegio Crea gruppo e cheè il proprietario del gruppo.

Amministratore Specifica un utente o un gruppo, inaggiunta a un utente avanzato o alproprietario del ruolo, che ha la possibilitàdi modificare il ruolo. Se questo valoreè null, solo un utente avanzato e ilproprietario del ruolo possono modificareil ruolo. Solo per il server 5.x.

Set di alias Set di alias predefinito per il ruolo.

Descrizione Descrizione del ruolo. Ad esempio,"Comitato per l’approvazione dei nuoviprogetti".

È privato Indica se il ruolo è privato. Se sideseleziona È privato, il ruolo viene creatocome ruolo pubblico.

Per impostazione predefinita, i ruoli creatida utenti con privilegi di amministratoredi sistema o utente avanzato sonopubblici, mentre quelli creati da utenticon un livello di privilegi inferiore sonoprivati.


Appendice A

Icone

In questa sezione sono illustrate le icone disponibili in Digital Asset Manager.• Icone comuni delle applicazioni WDK, pagina 311• Icone specifiche di Digital Asset Manager, pagina 313

Icone comuni delle applicazioni WDKDi seguito sono descritte le icone comuni delle applicazioni Web di EMC | Documentum:

• : repository.

• : archivio.• : archivio locale.• : cartella.• : Tassonomia.• : Categoria.

• : consente di visualizzare le proprietà di un elemento quando si fa clic su di essa.

• : consente di visualizzare altre copie trasformate quando si fa clic su di essa.Questa icona non appare se l’unica altra copia del file è una miniatura.

• : consente di estrarre i file selezionati quando si fa clic su di essa.

• : consente di modificare i file selezionati quando si fa clic su di essa. Se un file nonè stato estratto, è possibile estrarlo anche in questo modo.

• : consente di archiviare i file selezionati quando si fa clic su di essa.

• : consente di annullare l’estrazione dei file selezionati quando si fa clic su di essa.

• : consente di aggiungere agli Appunti i file selezionati quando si fa clic su di essa.

• : indica che l’elemento è estratto e l’utente dispone del blocco.

• : indica che l’elemento è estratto e un altro utente è proprietario del blocco.


Icone

• : trascinando questa icona sul computer locale viene creato un collegamento a unelemento del repository.

• : documento virtuale.• : istantanea.• : istantanea bloccata.• : notifica.• : operazione.

• : elemento con priorità elevata.

• : elemento con priorità bassa.

• : workflow.• : modello di workflow.• : indica che al workflow inviato non sono allegati file. Fare clic su questa icona

per allegare file. Il testo accanto all’icona indica se i file allegati sono obbligatori oopzionali.

• : workflow in esecuzione.• : workflow in pausa.

• : workflow interrotto.• : facendo clic su questa icona si aggiunge un elemento.• : facendo clic su questa icona si rimuove un elemento.

• : facendo clic su questa icona si modifica un elemento.

• : consente di accedere alla documentazione della guida.

• : Server.• : Federazione.• : utente.• : gruppo di utenti.

• : ruolo.• : modello relativo a un tipo di utente.

• : Sessione utente.• : Operazione.

• : Metodo.• : Set di alias.• : Formato.• : Tipo.

• : Unità di archiviazione.• : Pubblicazione di sito.


Icone

• : Amministrazione di Content Intelligence Services.

Icone specifiche di Digital Asset ManagerLe seguenti icone sono specifiche di Digital Asset Manager:

• : consente di aprire PowerPoint Assembly per visualizzarne il contenuto.

• : consente di aggiungere una diapositiva in PowerPoint Assembly.

• : consente di sostituire la miniatura predefinita dell’oggetto con quella selezionata.Disponibile nel visualizzatore storyboard e negli storyboard video del documento.

• : consente di aprire il visualizzatore storyboard attivo per documenti e video.Disponibile durante la visualizzazione del normale storyboard.

• : consente di tornare allo storyboard nella normale visualizzazione a griglia dalvisualizzatore storyboard.

• : consente di nascondere il riquadro selettore pagine nel visualizzatorestoryboard.

• : consente di mostrare il riquadro selettore pagine nel visualizzatore storyboard.

• : consente di mostrare la pagina successiva nella cronologia visualizzatore paginenel visualizzatore storyboard.

• : consente di mostrare la pagina precedente nella cronologia visualizzatorepagine nel visualizzatore storyboard.

• : consente di ingrandire la pagina corrente nel riquadro visualizzatore paginenel visualizzatore storyboard.

• : consente di ridurre la pagina corrente nel riquadro di visualizzazione paginenel visualizzatore storyboard.

• : consente di ingrandire la sezione selezionata dello storyboard di un file videonella Visualizzazione zoom.

• : consente di rimpicciolire la visualizzazione dello storyboard di un file videonella Visualizzazione zoom.

• : consente di ridurre la visualizzazione al livello più elevato dello storyboard diun file video nella Visualizzazione zoom.

• : nella visualizzazione zoom dello storyboard di un filevideo indica la posizione della sezione correntemente visualizzata nel contestodell’intero file video.

• : indica una raccolta o una raccolta preferita.• : indica che il formato della copia trasformata selezionato è disponibile nel

repository. Viene visualizzato in Raccolte.


Icone

• : indica che il formato di una copia trasformata selezionato non esiste nelrepository, ma che nella coda è stata inserita una richiesta di trasformazione per ilformato selezionato, che verrà elaborata a breve. Viene visualizzato in Raccolte.

• : indica che il formato della copia trasformata selezionato non esiste nel repositorye che non è possibile alcuna trasformazione nel formato scelto. Viene visualizzato inRaccolte.

• : consente di aprire la copia trasformata predefinita (o anteprima) di un oggetto.

• : consente di aprire e riprodurre la copia trasformata dell’anteprima di un oggetto,nei casi di file di flusso (file video e audio).

• : icona predefinita visualizzata per le miniature che non possono esserevisualizzate. Tale icona può essere configurata ed essere visualizzata in modi diversinell’installazione dell’organizzazione.

• : indica un oggetto corso. Questa icona è applicabile solo alle installazioni in cui èincluso il componente Learning Services di gestione dei corsi.

• : indica un oggetto lezione. Questa icona è applicabile solo alle installazioni incui è incluso il componente Learning Services di gestione dei corsi.


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