Guida all’inserimento dati on-line al sistema informativo ... · in formato PDF Esporta file...

Guida al sistema informativo SEIEVA Versione Gennaio 2013 - Pag. 1/27

Sistema Epidemiologico Integrato

dell’Epatite Virale Acuta SEIEVA

Guida al Sistema Informativo SEIEVA

http://www.iss.it/site/seieva

Versione Gennaio 2013



INDICE

INTRODUZIONE AL SISTEMA INFORMATIVO SEIEVA ................................ 5

AMBIENTE OPERATIVO ................................................................... 6

ARCHIVI UTILIZZATI ........................................................................ 6

FASI OPERATIVE ........................................................................... 6

REQUISITO MINIMO DI VALIDITÀ DELLA SCHEDA ..................................... 7

MAPPA DEL SITO .......................................................................... 8

PRIMA DI INIZIARE....................................................................... 10

A - SCHERMATA INIZIALE .............................................................. 11

B - SCHERMATA ELENCO SCHEDE ................................................... 12

C - SCHERMATA IDENTIFICATIVO SCHEDA ......................................... 14

CONTROLLO DI QUALITÀ/VALIDAZIONE DEI DATI INSERITI ........................ 18

ERRORI NELLA SCHEDA ................................................................ 19

STATISTICHE ............................................................................. 20

ESPORTAZIONE DEI DATI ............................................................... 21

ALLEGATO 1 – QUESTIONARIO SEIEVA ............................................ 22

ALLEGATO 2 – TRACCIATO RECORD ................................................. 24

COME ADERIRE AL SISTEMA INFORMATIVO SEIEVA ............................ 25


INTRODUZIONE AL SISTEMA INFORMATIVO SEIEVA

Dal 1985 è operante in Italia il Sistema di Sorveglianza dell’Epatite Virale Acuta (SEIEVA), che è coordinato dall’Istituto Superiore di Sanità (ISS). L’attività di sorveglianza ha avuto un ruolo assai rilevante nell’identificazione delle specifiche modalità di trasmissione dei diversi virus epatici, nel controllo di focolai epidemici e nella definizione di strategie di prevenzione, inclusa quella vaccinale contro l’epatite B. Allo scopo di migliorare la sorveglianza soprattutto nell’ottica di evidenziare più rapidamente l’insorgenza di focolai epidemici, o di indagare il più accuratamente possibile eventuali casi di epatite notificati in soggetti vaccinati o trasfusi, è sorta la necessità di raccogliere in maniera più veloce le informazioni relative a nuovi casi di epatite notificati al sistema di sorveglianza SEIEVA. Tutte queste considerazioni hanno fatto giungere alla decisione di dotare il sistema di sorveglianza SEIEVA di uno strumento che faciliti uno scambio rapido delle informazioni. La costruzione di un apposito sito Web sembra rispondere pienamente a questa esigenza. Attualmente i soggetti che partecipano attivamente alla sorveglianza sono:

Reparto di Epidemiologia Clinica e Linee Guida dell’Istituto Superiore di Sanità Le Regioni Le ASL Il Reparto di Epidemiologia Clinica e Linee Guida dell’ISS, svolge le funzioni di centro di coordinamento. Il responsabile regionale si pone tra le ASL e l’ISS con il compito di coordinare e monitorare l’attività di raccolta delle schede SEIEVA e periodicamente provvede alla loro trasmissione in via informatica o cartacea all’ISS. Il responsabile della ASL svolge le stesse attività descritte per il responsabile regionale ma nell’ambito della sua ASL di appartenenza. Le stesse figure saranno coinvolte nell’utilizzo del nuovo sistema informativo SEIEVA e avranno un accesso di tipo gerarchico alle informazioni contenute nel sistema: il centro di coordinamento avrà un accesso completo alle schede inserite nel sistema, il responsabile regionale avrà la possibilità di gestire tutti i dati delle ASL che appartengo alla regione, mentre il responsabile ASL potrà gestire solo i propri dati.


AMBIENTE OPERATIVO La procedura è stata testata su un sistema operativo Windows XP (ver.2002, Service Pack 2), Internet Explorer vers. 6 e Adobe Acrobat Reader 5.0. ARCHIVI UTILIZZATI La procedura impiega un archivio principale, che contiene tutti i dati delle schede SEIEVA inviate all’ISS dal gennaio 1991. Al fine di garantire l’uniformità e l’omogeneità dei dati raccolti dai vari centri utilizziamo 7 archivi di supporto per la codifica di:

ASL, contiene il codice univoco SIS (Sistema informatico Sanitario) assegnato alle Aziende Sanitarie Locali dal Ministero della Salute dal 28 maggio 2007 (http://www.salute.gov.it/infoSalute/atlanteHome.jsp?menu=atlante);

Comune di domicilio, contiene i codici assegnati ai comuni italiani dal 1 gennaio 2006 da l’ISTAT (http://www.istat.it/strumenti/definizioni/comuni/);

Cittadinanza, contiene i codici ISO 3166 dei paesi esteri (http://www.iso.org/iso/country_codes);

Farmaci, contiene la codifica dei farmaci con il loro nome commerciale, principio attivo e gruppo terapeutico, secondo la classificazione ATC (Sistema di Classificazione Anatomico Terapeutico e Chimico) controllata dal Organizzazione Mondiale della Sanità (http://www.whocc.no/atc_ddd_index/);

Località, contiene i codici ISO 3166 dei paesi esteri (http://www.iso.org/iso/country_codes) e la codifica dell’Italia in 9 zone geografiche;

Ospedale, contiene i codici assegnati dal Ministero della Salute alle strutture di ricovero e cura pubbliche e private, istituti e centri di riabilitazione pubblici (RIA) ed istituti penitenziari (http://www.salute.gov.it/servizio/sezSis.jsp?label=elenchi);

Attività lavorativa, contiene la classificazione Istat-Isfol delle professioni NUP06 (http://www.istat.it/strumenti/definizioni/professioni/).

FASI OPERATIVE Il trattamento dei dati nel sistema informativo SEIEVA prevede tre fasi:

Trascrizione/inserimento dei dati dal questionario cartaceo alla scheda elettronica; Controllo di qualità/validazione dei dati inseriti è eseguito ogni qualvolta si

salvano i dati inseriti. Se la scheda non soddisfa i requisiti minimi previsti dalla procedura di validazione o se si riscontrano degli errori il simbolo di “Errore” apparirà nel campo status; viceversa il simbolo “Invia Scheda” indicherà che la scheda ha superato questo controllo ed in questo caso si può passare alla fase successiva:

Invio della scheda al DataBase SEIEVA.

http://www.salute.gov.it/infoSalute/atlanteHome.jsp?menu=atlante

http://www.istat.it/strumenti/definizioni/comuni/

http://www.iso.org/iso/country_codes

http://www.whocc.no/atc_ddd_index/

http://www.iso.org/iso/country_codes

http://www.salute.gov.it/servizio/sezSis.jsp?label=elenchi

http://www.istat.it/strumenti/definizioni/professioni/


REQUISITO MINIMO DI VALIDITÀ DELLA SCHEDA La raccolta dati prevede che una scheda per essere inviata al database SEIEVA debba contenere obbligatoriamente le seguenti informazioni:

l’indicazione della ASL di provenienza; il numero caso attribuito dalla ASL; le iniziali del soggetto; l’età; il sesso; la data di inizio della malattia; i risultati dei test di laboratorio utili per stabilire il tipo di epatite

Nel caso in cui sia assente almeno una di queste informazioni la scheda, anche se inserita, non potrà essere inviata al database SEIEVA.


MAPPA DEL SITO Lo scambio delle informazioni tra il sistema SEIEVA e l’utente avviene attraverso apposite schermate a cui corrispondono diverse funzionalità. Attualmente il sistema è prevede 3 schermate: A Schermata Iniziale: attraverso la quale l’utente accede al sistema. B Schermata Elenco schede: nella quale appaiono le informazioni relative all’utente e lo stato dei questionari. …………………………


C Schermata Identificativo Scheda: attraverso la quale è possibile inserire i dati.

…………………………


PRIMA DI INIZIARE Attenzione! Password Errata.

Il sistema blocca l’accesso al sito dopo 5 tentativi di inserimento consecutivi di password errata. Lo scopo è quello di tutelare il login casuale da utenti non autorizzati. Consigliamo già dal primo messaggio di errore, di verificare la correttezza dei dati identificativi, controllando Username e Password nella comunicazione che avete ricevuto a suo tempo dall’ISS. In questo caso sarà necessario contattare l’ISS per chiedere di riattivare l’accesso al sistema.

Attenzione! Inattività superiore a 20 minuti.

In caso di inattività superiore a 20 minuti il sistema chiuderà automaticamente la sessione, in questo caso l’utente dovrà accedere di nuovo al sistema.


A - SCHERMATA INIZIALE Schermata iniziale e accesso al sistema informativo SEIEVA. Per accedere al sistema SEIEVA l’utente deve attivare il browser che ha a disposizione e collegarsi al seguente indirizzo:


Viene visualizzata la schermata iniziale.

L’accesso al sistema è consentito solo a quegli utenti abilitati che hanno precedentemente richiesto (vedi Scheda di Adesione) e ricevuto dal’ISS il codice identificativo (User Name) e la relativa Password. Inserire lo Username e Password per accedere al sistema informativo SEIEVA e agire con il mouse sul pulsante “Log In”. Una volta che l’utente è stato riconosciuto dal sistema come utente abilitato viene presentata la schermata elenco schede.


B - SCHERMATA ELENCO SCHEDE In questa schermata appaiono le informazioni relative all’utente, lo stato dei questionari inseriti, l’esportazione dei dati e della documentazione. Questa pagina è suddivisa in 6 sezioni in relazione alle funzioni disponibili:

Inserire nuova scheda: avvia la procedura per l’inserimento dei dati; Schede aperte: visualizza l’elenco e lo stato dei questionari finora inseriti e non

ancora inviati al database SEIEVA, e permette di entrare nelle scheda per l’aggiornamento dei dati.

Schede chiuse: visualizza l’elenco dei questionari inviati e che sono entrati a far parte del database SEIEVA; il contenuto delle schede di questa sezione non può essere più modificato;

Statistiche: produce e visualizza un report descrittivo dei dati selezionati; Esportazione dati: attiva la procedura di esportazione dei dati verso il proprio

sistema; Allegati: materiale informativo.


Nella Schermata Elenco Schede, sono presenti alcuni pulsanti che permettono di eseguire delle funzioni specifiche.

Pulsante Nome Sezione Descrizione Funzione

Nuova Scheda

Inserire nuova scheda

Si accede alla schermata per l’inserimento dei dati di una nuova scheda.

Errore nellla scheda

Schede aperte Segnala la presenza di errori nella scheda

Invia Scheda

Schede aperte Procede all’invio al database SEIEVA della scheda

Elimina scheda

Schede aperte Elimina la scheda

Modifica Scheda

Schede aperte

Si accede alla schermata per la modifica o l’integrazione dei dati di una scheda precedentemente inserita.

Apri report Schede chiuse Visualizza una scheda chiusa

in formato PDF

Esporta file testo

Esportazione dati

Esporta i dati in un file formato “txt”

Tracciato record

Allegati Visualizza il tracciato record del database SEIEVA


C - SCHERMATA IDENTIFICATIVO SCHEDA Questa schermata è per l’inserimento dei dati e riproduce il questionario cartaceo SEIEVA. Per facilitare la gestione, l’inserimento e la codifica di alcune informazioni, sono presenti nella schermata dei pulsanti che eseguono delle funzioni specifiche.

Pulsante Nome Descrizione Funzione

Salva

Salva i dati inseriti. La sessione scade dopo 20 minuti di inattività. Per evitare di perdere le modifiche apportate dall'ultimo salvataggio della scheda, si consiglia di salvare il lavoro con frequenza.

Annulla Annulla le ultime azioni eseguite nella scheda, e ripristina i dati memorizzati nell’ultimo salvataggio effettuato.

Visualizza Elenco

Visualizza elenco. Per i campi alla cui destra appare questo simbolo,. è obbligatorio selezionare la risposta dall’apposito elenco (Archivi di supporto per la codifica), questo al fine di garantire l’uniformità e l’omogeneità dei dati raccolti dai vari centri.

Seleziona

Permette di selezionare dall’elenco visualizzato, l’informazione da inserire.

Vuota il campo

Vuota il campo e lo ripristina al valore di partenza.

Calendario

Permette di selezionare un data dal calendario.

Menù a Tendina Cliccando sulla freccia posta a destra è possibile selezionare da un elenco, l’informazione che si intende inserire.

Torna all’elenco schede

Si ritorna alla pagina principale


Per inserire i dati di un questionario SEIEVA, dalla schermata Elenco Schede agire con il mouse sul pulsante “Nuova scheda”, da qui si passa alla schermata “Identificativo scheda” e si entra nella fase di inserimento dati. Nella successiva descrizione analizzeremo la schermata “Identificativo scheda”, utile per l’inserimento dei dati. Dato che molti campi sono auto esplicativi (Cognome, Nome, data di nascita ecc.) ci soffermeremo solo su quei campi che riteniamo necessitino di delucidazioni. Identificativo scheda XXXXX Ad ogni scheda viene attribuito dal sistema un codice di identificazione univoco (idScheda) che identifica il questionario all’interno del sistema, questo codice numerico dovrà essere trascritto dall’operatore sul questionario cartaceo, e sarà utilizzato per le eventuali comunicazioni tra l’ISS e l’operatore.

ASL E’ necessario selezionare dall’elenco delle ASL quella da cui proviene il questionario.

3 9 7 0 8


Data Intervista Il sistema propone la data di inserimento della scheda, nel caso in cui questa sia diversa da quella di compilazione della scheda cartacea, inserire la data corretta come riportato sul questionario.

Comune di domicilio abituale; Cittadinanza; Attività; Farmaci; “notte fuori dalla sua città, ospedale e attività Per una corretta compilazione di tutti questi campi la risposta và selezionata all’interno di uno specifico elenco proposto dal sistema.

Il pulsante “Visualizza Elenco” posto sulla destra del campo, introduce in una schermata dove, attraverso una serie di filtri o campi di ricerca, è possibile

selezionare l’informazione che vogliamo acquisire.

Agendo con il mouse sul pulsante “Seleziona” posto alla destra dell’informazione di nostro interesse, il sistema provvede a trasferirla nel campo di destinazione e

ritorna alla pagina Identificativo Scheda.

v


Nel caso in cui sia necessario cancellare l’informazione dal campo si deve agire con il mouse sul tasto “Svuota il campo” posto alla destra.

Vaccinazione per l’epatite A e B La schermata proposta dal sistema sulla vaccinazione per l’epatite A e B è in linea con quanto raccolto utilizzando il nuovo questionario SEIEVA.

Salva La sessione scade dopo 20 minuti di inattività. Per evitare di perdere le modifiche apportate dall'ultimo salvataggio della scheda, si consiglia di salvare il lavoro con frequenza. Torna all’elenco schede. Questo pulsante è da utilizzare al termine dell’inserimento dati o dopo aver apportato e salvato le dovute modifiche, e serve per tornare alla “Pagina Elenco schede”.


CONTROLLO DI QUALITÀ/VALIDAZIONE DEI DATI INSERITI Durante la funzione di salvataggio il sistema controlla la correttezza della scheda. Nel caso in cui ci siano degli errori nelle informazioni inserite, nella Schermata Elenco Schede, in corrispondenza della colonna Status, apparirà il segnale di errore per la scheda in questione.

Per visualizzare la natura dell’errore e fare le dovute correzioni sarà necessario agire con il mouse sul pulsante “Apri” posto alla destra del segnale di errore.

Il sistema tornerà nuovamente alla Schermata Identificativo scheda, dove all’inizio della pagina viene visualizzata la descrizione dell’errore (numero della domanda) e l’azione da compiere per la sua correzione.

I messaggi di errore relativi alla compilazione della scheda si visualizzano anche durante la fase di inserimento dei dati. Dopo aver salvato e prima di tornare alla Schermata Elenco Schede, nella parte iniziale della scheda, saranno indicati gli errori riscontrati.


Dopo aver effettuato le dovute correzioni, salvare la scheda e ritornare alla pagina iniziale, la correttezza dei dati inseriti sarà confermata dalla presenza del pulsante “Invia scheda” nel campo Status.

Quando la scheda è corretta ed è pronta per essere inviata al database SEIEVA, agendo con il mouse sul pulsante “invia scheda” questa passerà dalla sezione Schede aperte alla sezione Schede chiuse. Questo significa che la scheda non potrà più essere modificata o integrata con altri dati, quindi l’invio della scheda nel database SEIEVA và effettuato solo quando si è certi che la scheda non necessiti di ulteriori trattamenti.

ERRORI NELLA SCHEDA L’immissione dei dati nel database SEIEVA generalmente avviene in un periodo successivo all’intervista e potrà essere effettuato da una persona diversa dall’intervistatore. In questo caso la persona che si occupa dell’inserimento dei dati in alcuni casi non sarà in grado di risolvere gli errori che si possono presentare (ad es.: manca l’età del soggetto; manca un risultato di laboratorio, non è chiaro il nome del farmaco, ecc); nel caso di errori bisogna contattare l’intervistatore che ha compilato la scheda e recuperare il dato errato o mancante (ad es.: consultare la cartella clinica, registro ecc.).


STATISTICHE Il sistema prevede la possibilità di produrre un semplice report, composto da tabelle e grafici, che descrive la distribuzione dei casi di epatite della propria ASL o dalla propria Regione per l’anno di diagnosi selezionato.

Il report, una volta visualizzato, potrà essere stampato o salvato sul proprio computer (formato pdf), utilizzando i comandi previsti dal browser. Nel caso in cui si abbia la necessità di produrre analisi più approfondite sarà comunque possibile scaricare i dati di propria pertinenza come illustrato nel paragrafo successivo.


ESPORTAZIONE DEI DATI Il sistema prevede la possibilità di esportare i dati verso il proprio sistema, nel formato testo (txt). Ogni utente sarà in grado di scaricare i dati provenienti dalla propria ASL o dalla propria Regione.

Se si è interessati a scaricare i dati relativi ad un determinato periodo è possibile indicare le date nei campi predisposti, altrimenti il sistema esporterà tutti i dati raccolti fino alla data odierna. L’esportazione dei dati si avvia agendo con il mouse sul tasto specifico. Da qui si passa ad una finestra “Download del file” dove andrà premuto il pulsante “Salva”. Nella successiva finestra “Salva con nome” sarà possibile scegliere dove registrare il file e modificare o accettare il nome proposto dal sistema (ExportSeieva.txt).


ALLEGATO 1 – QUESTIONARIO SEIEVA


ALLEGATO 2 – TRACCIATO RECORD La descrizione del file dati esportato è contenuta nel documento “Tracciato_record.pdf”, ed è possibile accedere al documento agendo con il mouse sulla scritta.

Tracciato record (PDF) Il file presenta una tabella nella quale sono indicate, per ogni domanda del questionario SEIEVA, tutte le informazioni utili per una successiva analisi.


COME ADERIRE AL SISTEMA INFORMATIVO SEIEVA I centri che desiderino aderire a questa iniziativa, dovranno fare richiesta scritta all’ISS, dove si provvederà ad accreditare e fornire lo Username e Password per accedere al sistema.

A tal fine, per la richiesta di accreditamento è stato predisposto una scheda che una volta compilata deve essere inviata al numero di fax indicato. La scheda per la richiesta di accreditamento è inserito nell’ultima pagina di questa guida, inoltre è possibile scaricarla dalla “Schermata Iniziale“.


Ricordiamo che per qualunque chiarimento e informazione potete contattare: Dott.ssa Maria Elena Tosti Tel 06 4990 4162 e-mail [email protected] Sig.ra Crateri Simonetta Tel 06 4990 4169 e-mail [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


Reparto di Epidemiologia Clinica e Linee Guida Centro Nazionale di Epidemiologia, Sorveglianza e Promozione della Salute

Istituto Superiore di Sanità Viale Regina Elena, 299 - 00161 Roma (Italy)

Tel. +39 06 49904162/4169 - Fax +39 06 49904170

F A X

A Dott.ssa Maria Elena Tosti Fax 06 4990 4170

Indirizzo ISS - Roma

Da

Numero Pagine 1

Data

Adesione al Sistema Informativo SEIEVA

Regione

Asl

Referente 1 (Nome e Cognome)

Telefono

e-mail

Referente 2 (Nome e Cognome)

Telefono

e-mail

Inviare il modulo compilato al numero di fax indicato.

Per chiarimenti contattare: Dott.ssa M.E. Tosti – tel 06 4990 4162; Sig.ra S. Crateri – tel 06 4990 4169.

Guida all’inserimento dati on-line al sistema informativo ... · in formato PDF Esporta file...

Documents

Transcript of Guida all’inserimento dati on-line al sistema informativo ... · in formato PDF Esporta file...