Cosa fare prima durante e dopo per trasformare un costo in investimento

G U I D A A L L A F I E R A

04 Chi siamo

05 Perché questa Guida

06 E tu, che ruolo hai?

07 Chi sono gli autori

Articoli:

0 08 Costo fiera: come massimizzare i benefici con una buona strategia

12 Quanto costa uno stand in fiera: allestimento e non solo

15 Come scegliere il posto migliore in fiera?

18 Come allestire uno stand in fiera: le migliori idee

22 Come si deve comportare il tuo personale in fiera e come formarlo

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25 Come attirare più clienti allo stand in fiera

31 Accoglienza clienti in fiera: il dialogo dentro lo stand

36 Come gestire i contatti: raccolta dati cliente per fiera

40 Fiera e digital marketing: come gestire ed attirare i clienti prima dell’evento

43 Marketing fieristico per una fiera di successo: workshop, match e case history

46 Idee per il tuo videomarketing in fiera

49 Un modo alternativo di gestire la fiera: eventi fuori salone

53 Marketing in fiera: perché scegliere un‘agenzia di comunicazione

57 Formazione del personale che va in fiera: la tua azienda ha già i fondi per farlo

61 Conclusioni

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Delphi International nasce nel 1987 per fornire servizi di marketing ad aziende, enti, istituzioni.

Oltre 30 anni di attività per un’azienda che rimane giovane: abbiamo cavalca-to il passaggio dal marketing 2.0 al 5.0 affiancando agli strumenti comunicati-vi tradizionali le più moderne tecnolo-gie web - tra cui realizzazione siti e app, social media, e-mail marketing - per una strategia integrata efficace.

Come sostiene la nostra mission, sia-mo un’azienda che fornisce servizi integrando efficienza organizzativa e strategie di comunicazione.

Nell’ambito dell’organizzazione eventi, siamo la prima società di comunicazio-ne in Italia ad avere ottenuto la certifi-cazione UNI ISO 20121 per la realizza-zione di eventi ecosostenibili.

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Chi siamo

La nostra esperienza, maturata affian-cando le aziende clienti nelle loro stra-tegie e attività di marketing, ci pone oggi in una posizione di osservazione privilegiata, offrendoci uno sguardo di ampio respiro rispetto all’evoluzio-ne della situazione comunicativa negli ultimi decenni, soprattutto per quanto riguarda l’evoluzione delle strategie di comunicazione nelle manifestazioni fieristiche.

Se il digital marketing ha infatti segna-to un passaggio irrinunciabile, d’altra parte l’approccio personale al cliente e la capacità di dialogare con lui “oltre lo schermo” stanno soffrendo. Nella gestione di un rapporto interpersonale nel mondo del lavoro, il fattore umano appare oggi démodé mentre invece ri-sulta essere spesso l’ago della bilancia in grado di trasformare un contatto in cliente.

La fiera, da sempre, è il luogo in cui incontrare il proprio mercato, nuovi fornitori e nuovi partner, cercare nuo-ve opportunità e presentare nuovi pro-dotti. Non c’è un’occasione migliore per sta-bilire un contatto diretto, privilegiato e personale con i protagonisti del tuo mercato. La capacità di attrarre il visitatore, in-teressarlo e ottenere i suoi riferimenti di contatto rappresenta l’essenza della partecipazione a una fiera e dipende da molti fattori. La tipologia di stand, la posizione, l’allestimento non sono che

alcuni elementi da valutare ma… sono solo l’inizio.

Questa Guida vuole essere uno stru-mento pratico per rispondere ai dubbi che quotidianamente i nostri clienti ci esprimono, raccogliendo in maniera strutturata i nostri suggerimenti per aiutarti a programmare la tua presen-za in fiera in ogni sua fase. Solo pianificando attentamente ogni aspetto e ottimizzando ogni processo potrai trasformare il costo di parteci-pazione in un vero investimento.

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Perché questa Guida

Tu che all’interno della tua azienda ti occupi di marketing, o ne sei il Respon-sabile Commerciale, il Direttore Ven-dite o magari il Titolare, sei sicuro di essere un bravo direttore d’orchestra? Di avere formato un gruppo di musici-sti motivati e pronti alla loro migliore performance? La comunicazione interna ed esterna della tua partecipazione alla fiera, la preparazione e la motivazione del per-

sonale che presidia lo stand, la scelta espositiva, sono elementi essenziali per raggiungere gli obiettivi che l’azien-da si propone di ottenere. Affida il tuo team a un buon direttore d’orchestra e fornisci loro il supporto necessario per raggiungere gli obietti-vi aziendali. Tornerai a casa con un ac-cordo vincente!

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E tu, che ruolo hai?

Hanno avuto l’idea del progetto, si sono confrontati sugli argo-menti e hanno scritto gli articoli raccogliendo osservazioni dalle loro esperienze:

Luigi CecchiAmministratore Delegato e Socio Fon-datore di Delphi International, attivo da oltre 30 anni in attività di Marketing e Comunicazione, Consulenza Azien-dale, Formazione.

Paola AnteghiniResponsabile Area Comunicazione, Project Leader, Copywriter.

Ha curato la parte grafica e pub-blicato tutti gli articoli sul web, all’interno del Magazine online

Mirko Ghirelli Grafico, Web Designer,Esperto Digitale, Fotografo.

Ha abilmente e pazientemente di-vulgato tutti i contenuti della Guida alla Fiera tramite Social Media e newsletter:

Giulia MagriSocial Media & E-mail Marketing Spe-cialist.

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Chi sono gli autori

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Il talento fa vincere le partite, l’intelligenza e il lavoro di squadra fanno

vincere un campionato.

Michael Jordan

Buona lettura!

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Vorresti partecipare a un evento settoriale ma ritieni che il costo di una fiera sia eccessivo e diffi-cilmente sostenibile per la tua azienda?

Se questo è il tuo timore o ciò che ti ha sempre frenato, allora questo arti-colo ti sarà molto utile per compren-dere come il costo fiera possa varia-re in base a diversi parametri, come ad esempio l’obiettivo che ti poni e il tuo mercato di riferimento. Non solo i grandi marchi possono avere successo in fiera: anche le realtà imprenditoriali più piccole hanno ottime opportunità di visibilità nel partecipare a un evento di settore.

Ciò che fa la differenza nell’utilizzo del budget a disposizione non è tanto il suo ammontare, quanto la capacità di saperlo sfruttare con una strategia di marketing mirata. L’impostazione del corretto approccio alla fiera ti consen-tirà di ottenere risultati gratificanti,

tanto da divenire un investimento irri-nunciabile.

Perché una fiera è un investimento consigliato anche per la tua azienda?

Perché ti dà la possibilità di in-contrare un mercato altamen-te profilato e interessato al tuo

prodotto/servizio: i dati dimostrano che i partecipanti a un evento fieristico per-corrono diversi chilometri pur di non perdersi le ultime novità del settore.

Perché puoi confrontarti con i tuoi competitor sulla stes-sa “piazza”, osservandoli per

comprendere come si stanno muoven-do e al tempo stesso potendoti diffe-renziare, facendo valere i tuoi punti di forza.

Perché in un mondo dove la maggior parte dei rapporti professionali si svolge in am-

biente digitale, un confronto tra per-

Costo fiera: come massimizzare i benefici con una buona strategia

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sone, guardandosi in faccia, è quello che fa la differenza.

Per presidiare il mercato: prendere parte a una fiera ci tutela dal fatto che il nome dei

nostri competitor presenti possa esse-re collegato più facilmente del nostro al settore di riferimento da parte dei visitatori.

Valutazioni preliminari per ottimizza-re il costo fiera con la giusta strategia: Ti sorprenderà sapere che la maggior parte dei tuoi competitor pecca nella fase progettuale di partecipazione ad una fiera, non arrivando così a sfrut-tare molte leve o addirittura non indi-viduando la giusta manifestazione per incontrare il proprio target.Non fare lo stesso errore: scopri qua-li sono le valutazioni preliminari per rendere davvero redditizio il tuo inve-stimento in questa attività.

1 Qual è il tuo obiettivo di parteci-pazione?

In base agli obiettivi di business azien-dali e alla strategia commerciale in-trapresa, quale obiettivo ti poni con la partecipazione a una fiera di settore?

• incontrare i clienti esistenti e po-tenziali e avviare nuove relazioni (lead generation)

• incrementare la conoscenza del vo-stro marchio (attività di branding), collegandola al tuo settore di riferi-mento.

In entrambi i casi sopra, la scelta del-la manifestazione cadrà su un evento rappresentativo del mercato di riferi-mento abituale, all’interno del quale presentarsi in maniera impattante e convincente. Se il tuo obiettivo è raffor-zare la tua immagine, allora dovrai si-curamente puntare molto sullo stand, evitando i preallestiti e sfruttando le potenzialità dell’allestimento per fare emergere il tuo messaggio (v. pag. 18).

Molti sono gli accorgimenti che puoi adottare durante la fiera per fare ricor-dare il tuo brand con riferimento al tuo settore (v. pag. 46).

• lanciare un nuovo prodotto o pre-sentare un nuovo servizio. La fiera rappresenta una vetrina ideale per la presentazione di nuovi prodotti. In alcuni casi può costituire il test reale per valutare l’impatto dei pro-dotti da inserire sul mercato e la loro potenzialità.

Se vuoi fare conoscere i tuoi prodotti ai visitatori, dovrai porre particolare cura alla loro esposizione, facendo sì che essi siano ben visibili. Sono quin-di da evitare stand chiusi con barriere fisiche.

Se il tuo core business sono invece i ser-vizi, fai attenzione a prevedere all’inter-no dello stand un’area riservata comoda per intrattenere i clienti più a lungo, per descrivere nel dettaglio la tua offerta. Per una conversazione efficace e per cat-turare l’interesse del tuo contatto, la cor-retta formazione del personale presen-te nello stand è essenziale (v. pag. 57).

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• aprire un nuovo mercato in un ter-ritorio in cui la tua azienda non è an-cora presente.

In questo caso sarà opportuno pren-dere in considerazione, oltre alle fiere nazionali, anche quelle internazionali.

Ad ogni modo, indipendentemente dall’obiettivo, tieni sempre presente che quanto maggiore sarà la tua capaci-tà di trasmettere con chiarezza il mes-saggio che vuoi lanciare, tanto maggio-re sarà la sua efficacia nel raggiungere l’obiettivo che ti sei posto. In questo gioca un ruolo fondamentale non solo tutto quanto puoi prevedere di inseri-re nello stand, ma anche la capacità di sfruttare l’evento a livello comunicati-vo.

Per questo motivo, consigliamo di far-ti affiancare da un’agenzia di comuni-cazione nella tua esperienza fieristica, affinché il tuo messaggio possa essere trasferito in maniera professionale al tuo mercato. Potrai così utilizzare i ca-nali più idonei e sfruttarli al massimo delle loro potenzialità, non solo duran-te, ma anche prima e dopo l’esposizio-ne (v. pag. 53).

2 Quale è il target a cui ti rivolgi?La tua società opera nel B2B o B2C?

Quale fiera viene visitata da un pubbli-co in linea con il tuo target?Identificare bene il tipo di fie-ra a cui si desidera partecipare è fondamentale. Per questo ti consigliamo di ricercare e ana-lizzare attentamente l’evento più appropriato, chiedendo all’organizzatore fieristico infor-

mazioni precise rispetto alla tipologia e alla quantità di visitatori.In questa scelta è anche opportuno tenere in considerazione il comporta-mento della concorrenza: quali even-ti presidiano i tuoi competitor e i top player?Se la tua società opera nel B2B, ti con-sigliamo di:

• pubblicizzare la tua partecipazione alla fiera anche invitando i tuoi clien-ti, fornitori e operatori del settore a conferenze specialistiche;

• uscire su riviste specializzate con arti-coli, pubblicità e annunci.

Se invece ti rivolgi a un pubblico più va-sto B2C, allora potrai puntare su:

• offerte speciali in occasione della fiera;

• lancio di nuovi prodotti a prezzi pro-mozionali;

• attività al di fuori dello stand, per catturare il visitatore con un intrat-tenimento (es. con prestigiatori o ar-tisti);

• distribuzione di gadget e omaggi.

Che la tua azienda operi nel B2B o B2C, sarà inoltre indispensabile promuove-re la tua partecipazione tramite il web, sfruttandone l’enorme potenziale nel raggiungere in maniera profilata il tuo pubblico (v. pag. 40).

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Se la tua azienda sta valutando di partecipare a una fiera, le do-mande che ti starai sicuramente ponendo sono: quanto costa par-tecipare come espositore? Qual è il costo di uno stand in fiera? Quanto costano gli spazi, gli allesti-menti fieristici, il personale ma soprat-tutto: ci sono altri costi che non abbia-mo previsto?

Il marketing manager o il responsabile eventi analizzando i costi probabilmen-te pensa: “Accidenti! Non mi aspettavo costi così alti, forse è meglio ridurre i metri quadrati che avevamo pensato di acquistare o scegliere uno stand in li-nea anziché uno stand ad angolo e ma-gari ridurre anche i costi per gli allesti-menti fieristici!”

E subito dopo gli vengono altri dubbi: “Partecipare alla fiera è solo un costo o rappresenta un proficuo investimento per il nostro futuro?”

Sono dubbi assolutamente ragionevoli che potremmo riassumere analizzando i seguenti punti:

• costo stand fiera, determinato dal-le dimensioni dello stand, da dove è ubicato il quartiere fieristico che ospita la fiera, dal tipo di allestimen-to, dai servizi accessori

• costo del tempo del personale coin-volto

• costi per la comunicazione interna ed esterna

Costo stand fiera Il costo complessivo dello stand è de-terminato da più voci:

1 metri quadrati nudi affittati all’in-terno del quartiere fieristico. In

sostanza un pavimento, quasi sempre in cemento, delimitato di solito da un semplice perimetro di strisce adesive

2 tipologia di allestimento, a secon-da che sia di proprietà o noleggiato

Quanto costa uno stand in fiera: allestimento e non solo

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(personalizzato o preallestito). Dal pun-to di vista tecnico, la scelta di un mate-riale piuttosto che un altro dipende da considerazioni tecniche (tempi di alle-stimento e disallestimento, ingombri delle strutture, caratteristiche del mate-riale, regolamenti sempre più stringen-ti delle fiere, ecc.). Per questo sempre più spesso si prediligono soluzioni più economiche e maneggevoli che ripro-ducono visivamente il materiale che si vuole emulare, utilizzando pannelli di legno, pannelli stampati o riproduzioni 3D. Non sottovalutiamo l’importanza della scelta di materiali riciclabili, sempre più richiesti e disponibili con un’ampia gamma di scelta nell’ottica della soste-nibilità.

3 servizi accessori in fiera, spesso sottovalutati ma che – sommati tra

di loro – incidono notevolmente sul bu-dget totale. Tra questi menzioniamo

• spazio per lo stoccaggio dei mate-riali (es. gli imballaggi dei prodotti esposti)

• servizi di facchinaggio o di trasporto interno (es. carrelli elevatori o mon-tacarichi)

• servizi di catering per la fornitura di buffet all’interno dello stand

• le hostess/steward o gli interpreti a supporto del personale dell’azienda

• addobbi floreali• impianti audio-visivi• corrente elettrica• acqua• parcheggi

4 trasporto di prodotti dall’azien-da alla fiera e ritorno, compresi il

montaggio e lo smontaggio. Questo co-sto è spesso considerevole, soprattutto per le aziende produttrici di beni che, per dimensioni e peso, hanno la neces-sità di trasporti speciali o personalizza-ti.Per contenere questi costi o per elimi-narli completamente sostituendoli con un investimento duraturo e di sicura ef-ficacia, ti consigliamo l’utilizzo di mo-derne tecnologie virtuali: video di Real-tà Aumentata, Realtà Virtuale, gaming o altro potranno riprodurre fedelmen-te il funzionamento dei tuoi prodotti. Per scoprire tutti i vantaggi offerti dalle tecnologie multimedia, ti consigliamo di leggere l’articolo Come attirare più clienti allo stand in fiera a pag. 25.

Costo del tempo del personale coin-volto

Anche il costo complessivo del perso-nale si compone di più voci:

1 tempo del personale aziendale im-pegnato durante la manifestazione

fieristica. Questo costo non è rappre-sentato solo dalle ore trascorse in fiera ma anche dai costi sostenuti per recu-perare il lavoro solitamente svolto du-rante i normali orari di lavoro, con per-sonale aggiunto o con utilizzo di tempo extra.

2 formazione che il personale addetto alla gestione dello stand deve sostenere per erogare efficacemente servizi e co-municazione durante la manifestazio-ne fieristica. Molto spesso infatti, nella gestione dello stand, vengono coinvol-

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te figure aziendali che non operano in ambito commerciale, del marketing e della comunicazione ma provengo-no dai più svariati settori aziendali. Per essere in grado di interagire con i visitatori e di rappresentare la “voce aziendale” in modo efficace, queste figure necessitano di una formazio-ne specifica prima dell’inizio della manifestazione fieristica (v. pag. 22).

3 viaggi, vitto e alloggio, trasferta. Il personale impiegato in fiera di

solito necessita di una soluzione alber-ghiera dove alloggiare, consuma pasti e si sposta dalla sede aziendale alla sede dalla manifestazione fieristica e ritor-no.

A questo va aggiunto che spesso le aziende preferiscono utilizzare delle di-vise per essere facilmente riconosciuti

e per rafforzare la propria immagine coordinata. In questo caso, anche l’ab-bigliamento rappresenta una voce di costo da tenere in considerazione.

Costo per la comunicazione interna ed esterna

Il costo della comunicazione rappre-senta molto spesso la fonte di successo o insuccesso dalla partecipazione ad una manifestazione fieristica.Per comunicare un messaggio azienda-le, per distinguerti dai tuoi competitor, non è sufficiente solo un bello stand: essenziale è l’attenzione da porre alla comunicazione e al messaggio che tra-smetti all’interno della tua struttura e verso il mercato esterno:

comunicazione interna: informare e coinvolgere tutti i componenti dell’a-zienda circa la decisione di partecipare ad una manifestazione fieristica farà sì che ogni componente possa sentirsi coinvolto per la sua parte di lavoro, nel proprio ruolo, innescando un “passa-

parola” con i propri contatti.In sostanza, ogni persona all’interno dell’azienda può farsi voce dell’azienda, pro-muovendo attivamente la scelta aziendale.

comunicazione esterna, in-tesa come tutto quello che si rende necessario per comu-nicare con il mercato come: sito web, social, newsletter, poster, cartelloni, flyer, ca-taloghi, listini, video, conte-

nuti multimediali, ecc. Senza dimenti-care una campagna SEA a supporto sul web. Per approfondire gli aspetti legati a una efficace comunicazione della tua partecipazione, v. pag. 53.

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La scelta del posto in fiera è stra-tegica rispetto alla visibilità che si desidera ottenere in termini di flussi di visitatori. Ogni quartiere fieristico e, di conse-guenza, ogni organizzatore di manife-stazioni fieristiche, imposta un layout espositivo in funzione degli spazi (me-tri quadrati) che desidera vendere, te-nendo conto della struttura che ospita la manifestazione e cercando, ovvia-mente, di ottimizzare al massimo i me-tri quadrati vendibili.

Una volta ricevuto il floorplan dagli or-ganizzatori, scegliere il posto in fiera per un’azienda che desideri partecipar-vi significa prendere in considerazione diversi elementi, ciascuno dei quali fortemente impattante sul numero di visitatori che graviteranno all’interno del proprio stand e che devi essere si-curo di conoscere.

Floorplan: cosa osservare per una corretta scelta del posto in fiera

Presta attenzione a:• osservare attentamente la pianta

completa del quartiere fieristico per capire da che parte arriveranno prevalentemente i visitatori, indivi-duando gli ingressi più prossimi alle aree di parcheggio, mezzi pubblici e taxi;

• capire in quale padiglione acquista-re il posto per lo stand, consideran-do che è meglio esporre in un’area più vicina possibile alla categoria merceologica dei prodotti della tua azienda;

• individuare quali sono le entrate principali del padiglione

• individuare quali sono i corridoi principali;

• scegliere un’area al cui interno non ci siano barriere fisiche, come pila-stri o colonne, che possano distur-bare la progettazione e realizzazione dello stand, impedendo di distribui-re al meglio gli spazi di cui si neces-siti per esporre i prodotti e per dia-

Come scegliere il posto migliore in fiera?

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logare con i visitatori;• individuare dove sono i servizi

all’interno del padiglione espositivo, i punti di ristoro e quelli di maggior passaggio: ti assicurerai così flussi di traffico maggiori e una più alta visi-bilità.

Quale tipologia di stand fieristico sce-gliere

Fatte queste scelte, prima di concen-trarsi sugli allestimenti fieristici, non rimane che capire quale tipologia di stand progettare:

• stand aperto su un solo lato: è mol-to probabilmente uno stand costru-ito in preallestito, di ridotto impatto visivo, ma che rappresenta sicura-mente la soluzione meno onerosa in base al costo al metro quadro;

• stand aperto su due lati: può essere proposto ad angolo oppure in linea, cioè con due fronti opposti che as-somigliano visivamente una sorta di “galleria”;

stand aperto a penisola con tre lati liberi: offre certamente la possibilità di utilizzare una strategia di comuni-cazione aperta, invitando i visitatori ad entrare liberamente. Il quarto lato potrà essere utilizzato come parete per i servizi dello stand. In un’area espositi-va così progettata consigliamo di porre molta attenzione alla capacità del per-sonale di sapere catturare l’attenzione del passante. Abbiamo approfondito le tecniche per dialogare in maniera effi-cace con il visitatore all’articolo Accog-lienza clienti in fiera il dialogo dentro lo stand (v. pag. 31);

• stand aperto a isola con quattro lati liberi: questa rappresenta sicu-ramente la soluzione di maggiore impatto visivo, favorendo l’affluen-za dei visitatori che possono entrare senza impedimenti da ogni lato dello stand. Sicuramente con l’aiuto di un buon progettista diventa uno spazio molto impattante, ma è certamente la soluzione più costosa e difficile da gestire dal punto di vista del presidio commerciale.

Flusso dei visitatori: come può influi-re sullo stand

Oltre a ciò, deve essere presa in con-siderazione la scelta dell’organizzato-re nell’ottimizzare i flussi dei visitatori all’interno del quartiere fieristico che ospita la manifestazione. Ciò influirà direttamente nell’ottimizzazione dei flussi all’interno dello stand in cui hai scelto di essere presente con la tua azienda, che potrà essenzialmente of-frire la propria fruibilità al visitatore secondo uno dei seguenti percorsi:

• percorso singolo: il percorso è esplicitamente segnalato tramite grafiche oppure c’è una singola, in-confondibile corsia;

• percorso multiplo: i visitatori pos-sono scegliere gli oggetti da vedere nell’ordine che vogliono. A fronte di questa libertà lasciata a chi si adden-tra nel tuo spazio espositivo, deve essere prevista la disposizione di chiari segnali visivi e/o testuali per metterlo nella condizione di poter-si orientare facilmente, senza con-fondersi, per trovare subito ciò che

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cerca, vivendo così piacevolmente la sua esperienza all’interno del tuo stand;

• percorso “a raggiera”: spesso usato all’interno di stand con un solo lato libero, offre i contenuti uno alla vol-ta, in sequenza.

Una volta individuato il posto ritenuto idoneo, per avere una buona visibilità bisogna ovviamente decidere quanto grande deve essere lo spazio da acqui-stare in termini di metri quadrati: qua-si sempre la scelta viene fatta in base al budget che l’azienda ha messo a dispo-sizione per partecipare a quella mani-festazione.

Terminate queste riflessioni, si passa alla fase concreta: dalla planimetria alla realtà fieristica

Lo spazio vuoto deve essere trasfor-mato in uno stand che parli dell’azienda, che esalti i suoi prodotti o servizi e che sia so-prattutto “attraente” per i visi-tatori. Gli allestimenti fieris-tici devono quindi tradursi in un progetto di comunicazione concreto (v. pag. 53).

A questo proposito, se l’azien-da non è dotata di un proprio stand personalizzato da tra-sportare da un’esposizione fieristica all’altra, devi essere sicuro di progettare lo stand in maniera efficace. Indipen-dentemente dal fatto che sia modulare o personalizzato, gli elementi di cui te-nere conto nella fase di progettazione

sono:

• brand awareness dell’azienda o dei suoi prodotti: livello di conoscenza del brand da parte del mercato

• metri quadrati acquistati• posizione scelta• strategia aziendale: come vuole pro-

porsi l’azienda in fiera e soprattutto cosa vuole comunicare ed esporre all’interno dello stand

In conclusione, possiamo senz’altro af-fermare che lo stand deve essere consi-derato non solo uno spazio in cui espor-re ma soprattutto il luogo in cui ogni elemento deve concorrere a offrire ai propri clienti e prospect un’esperienza piacevole, predisponendoli all’incon-tro e al dialogo.

Lo stand in fiera rappresenta il biglietto da visita dell’azienda!

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Sei in cerca di idee per stand in fie-ra? Di seguito trovi alcuni spunti che abbiamo raccolto per te du-rante le nostre esperienze in fie-ra. Ricorda però innanzitutto che ogni idea, anche se ottima, neces-sita di un contesto che la sappia valorizzare. Le tue idee per lo stand in fiera hanno il giusto contesto?

Prima di passare alla fase di progetta-zione dello stand, che dovrà mettere in luce i tuoi punti di forza per stimolare l’avvicinamento dei visitatori, è infatti necessario acquistare lo spazio esposi-tivo più idoneo.

Non tutti gli spazi fieristici sono ugua-li: occorre sapere scegliere quello più funzionale a raggiungere gli obiettivi che la tua azienda si è prefissata, otti-mizzando le risorse umane e materiali a tua disposizione.

Nella scelta dell’acquisto degli spazi espositivi finalizzati all’allestimento e alla disposizione degli spazi al proprio interno, bisogna infatti tenere con-to delle caratteristiche strutturali che ogni tipologia di stand presenta a se-conda che sia:

• stand aperto su un solo lato• stand aperto su due lati• stand aperto a penisola con tre lati

liberi• stand aperto a isola con quattro lati

liberi

L’adozione di una determinata tipologia di stand, anziché un’altra, influirà no-tevolmente sul valore da assegnare ai contenuti dello spazio espositivo poiché la direzione del flusso di visitatori e, di conseguenza, il percorso di fruizione conoscitivo ed emozionale che andre-mo a progettare per garantire la migliore esperienza all’interno del nostro stand cambia completamente (v. pag. 15).

Come allestire uno stand in fiera: le migliori idee

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La tipologia di allestimento dello stand aziendale, la sua struttura, l’arreda-mento, i servizi all’interno, la comu-nicazione che trasmette sono requisi-ti che rappresentano senza dubbio un fattore di successo della presenza alla fiera a cui si è deciso di partecipare: per questo ogni dettaglio va pianificato con largo anticipo.

Prima di entrare nel dettaglio dei vari aspetti da curare e di possibili soluzio-ni realizzabili, vi diamo un consiglio basilare: in fiera, come in ogni altro ambito, commerciale, è fondamentale sapersi distinguere dai competitor.

Lo spazio di intervento per progettare elementi architettonici, grafica e altri elementi comunicativi all’interno dello stand è molto ampio, se non quasi infi-nito.

9 consigli pratici per l’allestimento del tuo stand in fiera

Seguendo i consigli che ti forniamo di seguito, abbi sempre il coraggio di osa-re soluzioni che altri non propongono!

1 Fai sì che il tuo stand sia visibile da lontano

Pensa a un espediente, come ad esem-pio una struttura circolare appesa al soffitto, che ti renda visibile già da lon-tano agli occhi del visitatore. Non solo ciò aiuterà il tuo potenziale cliente a identificare rapidamente la tua posizio-ne, ma il tuo brand rimarrà in questo modo più impresso nella mente dei vi-sitatori, legandosi così – anche incon-

sciamente – al settore.

2 Usa la luce per fare risaltare i tuoi prodotti e per creare effetti emo-

zionaliLa scelta di come illuminare lo stand in fiera è veramente importante perché la luce impatta in modo determinante sull’effetto finale. Per decidere come illuminare lo stand, occorre tenere in considerazione la tipologia di stand, l’architettura (altezza, partizioni inter-ne e materiali) oltreché, ovviamente, la tipologia dei materiali e i colori usa-ti, che possono dare effetti e sensazio-ni completamente diverse, dando vita in alcuni casi a veri e propri percorsi emozionali.

3 Avvicina il visitatore con chiari messaggi visivi

Tieni conto che, quando esponi ad una fiera, stai mostrandoti ad un pubblico in movimento, che quindi fruirà del tuo brand e dei tuoi prodotti da diverse distanze. Accompagna lo sguardo del visitatore in questo percorso di avvici-namento fornendogli informazioni uti-li lungo il cammino, così da accrescere il suo interesse, avvicinandolo gradual-mente al tuo stand, magari per un con-tatto con il personale:

• da lontano, fatti subito individuare (v. punto 1);

• quando il visitatore si avvicina, fai in modo che il messaggio di quello che troverà all’interno del tuo stand gli sia chiaro: il visitatore deve im-mediatamente capire se può avere bisogno di te;

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• una volta dentro il tuo spazio espo-sitivo, fai in modo che vi siamo in-formazioni chiare ad esempio a illu-strazione dei prodotti esposti o dei servizi che fornisci.

Spetterà poi al tuo personale in fiera la capacità di innescare un efficace un dia-logo con il visitatore dentro il lo stand per ottenere il suo contatto (v. pag. 31).

4 Spiega il prodottoFai in modo che il tuo prodotto

venga ben compreso dal visitatore nel minor tempo possibile. Puoi utilizzare per questo grafiche a supporto e spie-gazioni testuali su vari materiali.Nel caso in cui il tuo prodotto presenti un funzionamento complesso o sia dif-ficilmente trasportabile in fiera, le tec-nologie multimedia si rivelano un ec-cezionale strumento per spiegare il tuo prodotto, incuriosendo il tuo visitatore e attirandolo con la possibilità di una esperienza (v. pag. 25).

5 Guida il visitatore nel percorsoCome abbiamo accennato in aper-

tura, nella progettazione dello stand è necessario tenere conto che, al suo in-terno, gli spazi sono organizzati in for-ma di percorso. Per la massima effica-cia di quando da noi predisposto e per rendere gradevole al visitatore il suo passaggio al nostro stand, indichiamo-gli chiaramente il percorso da seguire, con cartelli, display, segnaletiche o altri suggerimenti grafici. Per comprendere quanto questo sia importante, pensate all’importanza della user experience nella progettazione di un sito, nell’ac-

compagnare l’utente online in un per-corso chiaro di fruizione dei contenuti. Un sito mal progettato… non converte!

6 Sfrutta ogni superficie dello stand per la grafica

L’identità visiva deve essere all’altezza della brand identity e degli obiettivi che l’azienda si prefigge in termini di comunicazione.

La personalizzazione dello stand – da-gli allestimenti ad eventuali divise a ogni strumento comunicativo – do-vrà rispettare l’immagine coordinata aziendale, tenendo conto dei colori del logo e del font prescelto per la comuni-cazione istituzionale. In questo modo l’azienda sarà facilmente riconoscibile e identificabile, rimarcando la propria identità tra i numerosi competitor pre-senti.

Ogni superficie dello stand è potenzial-mente stampabile, quindi portatrice di comunicazione:• pareti interne ed esterne: è possi-

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bile stampare direttamente sui pan-nelli: oltre a colori, immagini o con-tenuti testuali, le stampe sulle pareti sono in grado di imitare qualsiasi materiale, come marmo o legno, of-frendo la possibilità di contenere i costi rispetto a soluzioni più costose;

• pavimento: non è fatto solo per camminarci su! Questa superficie piana si presta particolarmente ad essere sfruttata con stampe digitali, con l’effetto ottico di alcuni proietto-ri oppure con adesivi;

• soffitto: oltre ad essere stampato, il soffitto offre un prezioso supporto all’interno di tutta l’area dello stand per appendere pannelli o altri ma-teriali a cui desideriamo assegnare alta visibilità da qualsiasi punto;

• arredi: porte, tavoli, reception: ogni superficie piana può diventare un supporto per una stampa.

7 Crea un’interazione grazie alle tecnologie digitali

L’evoluzione dell’informativa e delle tecnologie digitali ha ampliato le pos-sibili soluzioni con cui comunicare all’interno dello stand. Video, maxi-schermi, Realtà Aumentata, Realtà Virtuale, Tecnologie 3D, proiettori ad alta risoluzione e altre applicazioni aiu-tano sicuramente ad attirare l’attenzio-ne dei visitatori.

Questi strumenti hanno anche il van-taggio di farsi veicolo e pretesto di co-municazione, offrendo la possibilità al visitatore e al personale nello stand, di avvicinarsi e interagire. Per lo staff che

presidia lo stand una preziosa leva per generare lead che, al termine della ma-nifestazione, rimangono il patrimonio più importante su cui sviluppare busi-ness.

8 Collegamento WiFi gratuito pres-so lo stand

Hai mai pensato che mettere a dispo-sizione dei visitatori un WiFi gratuito all’interno del tuo stand porterà buo-na parte dei presenti a sostare all’in-terno della tua area? Questi visitatori avranno un ricordo piacevole e positivo all’interno del tuo stand, che li ha aiu-tati a superare difficoltà di connessione da una rete sempre rallentata a causa del numero eccessivo di utenze. D’altro canto, tu potrai sfruttare il tuo collega-mento per offrire ai presenti contenuti aziendali esclusivi.

9 Materiali comunicativiAssicurati di curare ogni strumen-

to comunicativo all’interno dello stand: non solo la struttura, ma ogni elemento presente all’interno del tuo spazio espo-sitivo determinerà la corretta trasmis-sione del tuo messaggio, contribuendo al raggiungimento del tuo obiettivo:

• supporti autoportanti (espositori, totem, roll-up, banner);

• divise del personale e badge;• tutti i materiali che distribuirai,

soprattutto se esposti al pubblico: flyer, cataloghi, gadget, shopper.

Scopri a pag. 53 il valore aggiunto di far-ti affiancare nella tua partecipazione in fiera da un‘agenzia di comunicazione.

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Di fondamentale rilevanza nel pianificare la partecipazione del-la tua azienda ad una fiera è la scelta e la formazione delle figu-re professionali che presiederan-no il tuo stand.

Le risorse umane come valore aggiun-to per la tua presenza in fiera

La selezione del personale in fiera deve essere effettuata con molta accuratezza sulla base di caratteristiche compor-tamentali e professionali e tenendo in considerazione il target dei visitatori.

Non tutto il personale aziendale è infat-ti adatto al contatto con il pubblico: un atteggiamento sbagliato, l’incapacità di portare avanti una conversazione o una preparazione tecnica insufficiente pos-sono implicare la perdita di molte op-portunità.Ecco perché occorre non solo sceglie-re bene il personale in fiera, ma anche pianificarne la preparazione in vista dei vari ruoli che saranno loro assegna-ti all’interno dello stand già a partire da

alcuni mesi prima dell’evento.

Formare ed informare il tuo personale allo stand – anche rendendolo consape-vole della rilevanza del suo comporta-mento rispetto alla visibilità aziendale e all’immagine che del tuo brand emer-gerà dalla fiera – è fondamentale: le fi-gure selezionate rappresenteranno in-fatti il tuo nome agli occhi del mercato.

Come veri e propri strumenti di brand identity, i comportamenti del personale in fiera dovranno seguire le linee guida e la mission del brand.

Il personale in fiera: quale carattere?

Vi sono alcuni tratti comportamentali imprescindibili nella scelta delle risorse umane che presenzieranno alla fiera in rappresentanza del tuo brand.

Poiché una manifestazione fieristica è il luogo per eccellenza in cui valorizzare il contatto umano, allora sarà neces-sario selezionare innanzitutto persone predisposte ai rapporti interpersonali

Come si deve comportare il tuo personale in fiera e come formarlo

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e al dialogo, che dimostrino un atteggia-mento – verbale e gestuale – aperto.

Individua quindi tra i tuoi collaborato-ri chi abbia capacità di ascolto e mostri interesse e curiosità nei confronti degli argomenti dell’interlocutore – si tratti di un prospect o di un’azienda cliente – con una predisposizione alla consulenza.

Il suo atteggiamento deve essere sicuro e competente, il suo linguaggio chiaro, semplice e diretto. Dovrà inoltre mo-strare resistenza allo stress ed essere capace di fronteggiare con spirito di improvvisazione le situazioni inattese, che immancabilmente si presenteran-no.

Infine, alle risorse che opereranno all’interno del tuo stand, sarà richiesta la predisposizione al lavoro in gruppo: l’assegnazione dei ruoli e la valorizza-zione dei punti di forza di ciascun ele-mento del team sarà l’arma vincente per un’efficace partecipazione alla fiera e per un ritorno con molti nuovi contat-ti su cui effettuare attività di follow-up! (v. pag. 36)

Sai preparare il tuo personale alla fie-ra?

La selezione del personale per la parte-cipazione a una fiera ricade frequente-mente su figure che operano nell’area commerciale e area marketing: forza vendita, tecnici e commerciali, incluse figure di impiegati di back office – ma-gari con pochi anni di esperienza alle spalle – a cui viene facilmente assegna-to il compito di hostess, per contenere i costi di partecipazione alla fiera.

A tutti loro, in evento, viene richiesto di ricoprire un ruolo diverso da quello

svolto nella quotidianità, inseriti in un contesto particolare, con i riflettori del mercato puntati su di loro. Fondamen-tale è prepararli, renderli autonomi e sicuri, capaci di coordinarsi in maniera efficace nelle loro funzioni e in base alle specifiche conoscenze e capacità.

Di seguito riepiloghiamo i punti salienti che una formazione al personale in fie-ra non può trascurare:

Contenuti aziendaliPer orientare le proprie con-versazioni verso la “conver-

sione” desiderata, il personale allo stand deve essere informato sugli obiettivi che l’azienda si è posta decidendo di pren-dere parte all’evento, incluse eventuali offerte su prodotti e servizi da promuo-vere in base al target dei visitatori, alla concorrenza presente e al ruolo della specifica fiera nel contesto del settore di riferimento.

Sarà inoltre importante informare ade-guatamente tutti i membri dello staff, anche le figure junior e le hostess, circa le funzioni base e le caratteristiche prin-cipali del prodotto o dei servizi offerti.

Regole comportamentaliLe modalità di conduzione dei colloqui con i clienti ai fini di

ottenere il loro contatto o per raggiun-gere altri obiettivi aziendali possono – anzi devono – essere insegnate. Al per-sonale in fiera suggeriamo di fornire un dettagliato protocollo di comportamen-to, incluse istruzioni scritte che aiutino ad avere sempre presenti le linee guida fondamentali da seguire. Abbiamo ana-lizzato l‘approccio al dialogo con il visi-tatore alla pag. 31.

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Ruoli e coordinamento:In fiera, porta un team, non delle persone! Assicura una

buona copertura delle attività aziendali attribuendo un ruolo che valorizzi i pun-ti di forza di ciascuna delle figure nello stand. La soddisfazione sarà alta quan-do arriveranno i risultati del lavoro in si-nergia e ciò significherà per il persona-le lavorare con motivazione crescente. Assicurati che le figure junior abbiano la capacità di approcciare il prospect, sapendolo indirizzare al momento giu-sto al collaboratore nello stand che ha competenze tecniche e skill di vendita maggiori, per finalizzare con successo il contatto. Alle figure meno esperte o alle hostess potranno essere assegnati ruoli specifici, quali ad esempio l’invito da rivolgere ai visitatori per effettuare un test di prodotto o per la raccolta dei nominativi.

Come per ogni squadra, è importante che venga identificato un leader, che sarà responsabile di gestire lo stand, monitorando quanto accade all’interno e assicurando di mantenere sempre alto il livello di accoglienza offerto al visita-tore (es.: controllando il personale, gli approvvigionamenti, la disponibilità di materiale informativo, i servizi tecni-ci…).

Al termine di ogni giornata in fiera, sarà importante fare una breve riunione di confronto in cui ciascuno o sia invitato a riportare quanto osservato durante la giornata e magari dando i propri sugge-rimenti: come si comportano i visitato-ri? Cosa succede negli stand dei compe-titor? Quali sono state le richieste più frequenti e come potremmo trarne van-taggio? Ed inoltre: cosa è in programma domani? Quali appuntamenti ci atten-dono?

Il contributo di ciascuno sarà valore ag-giunto per il successo del giorno dopo in fiera!

Nella nostra esperienza professionale abbiamo da sempre valorizzato la pre-parazione delle risorse umane, certi che - opportunamente formate e motivate - siano le persone a fare la differenza.

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Se ti stai chiedendo come attira-re più clienti allo stand in fiera, di seguito troverai importanti consigli che potrai attuare con facilità, declinandoli in base al tuo prodotto o servizio e alla tua identità aziendale, valorizzando così al massimo il tuo spazio espo-sitivo.

Catturare l’attenzione del visitatore di passaggio nei pochi secondi che hai a disposizione prima che il suo sguardo cada sullo stand successivo è indispen-sabile per dare vita alla tua area espo-sitiva e sfruttarla al massimo delle sue potenzialità: solo così la tua azienda po-trà tornare a casa con un buon numero di nominativi di potenziali clienti su cui effettuare successive azioni com-merciali.

Come attirare clienti in fiera? Poiché la folla attira folla, sarà importante avere a disposizione dei meccanismi di “innesco” di interesse, che condu-cano all’interno dell’area dello stand le prime persone, le quali fungeranno da

“calamita” per le successive. Da parte del personale in fiera, per trattenere più a lungo i presenti nel proprio am-biente espositivo, consigliamo di cre-are un’aspettativa verso qualcosa che sta per arrivare: un dono, una prova, uno scoop che hai riservato per chi ri-marrà fino alla fine!È infatti risaputo che, tra un ambien-te più affollato e uno meno affollato, l’uomo è per sua natura portato ad in-teressarsi di più a quello in cui è più numerosa la presenza dei suoi simili, rispetto alla quale si porrà alcune do-mande come: cosa c’è di bello da vede-re? Cosa sta succedendo lì dentro? Sta parlando qualcuno di importante? Mi perdo qualcosa?Per il nostro innato spirito di competiti-vità inoltre, saremo portati a credere di perdere un’occasione importante: “Se tutti sono interessati, sarà un prodotto o un servizio rivoluzionario! Non posso perdermelo, proprio io!“.

Il tempo a disposizione per fermare il passante è pochissimo! Se non ci rie-sci, il visitatore continuerà il suo per-

Come attirare più clienti allo stand in fiera

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corso: potenziale contatto andato!

Come attirare più clienti allo stand in fiera prima della manifestazione con una efficace comunicazione

Le strategie per attirare i clienti in fiera iniziano già prima della tua partecipa-zione alla fiera: qualsiasi siano le tec-niche di avvicinamento che deciderai di attuare tra quelle che ti suggeriamo di seguito, sarà indispensabile comu-nicarlo al tuo mercato in anticipo ri-spetto alla tua partecipazione in fiera. Un’agenzia di comunicazione potrà seguirti in questa attività garanten-doti il massimo rendimento rispetto alle attività da promuovere. Una co-municazione efficace, legata a quello che i visitatori vedranno in fiera pres-so il tuo stand, creerà partecipazione (v. pag.53).

Qualche esempio di attività da pro-grammare prima? Il pubblico in fiera è sempre molto attratto da contenuti o intrattenimenti esclusivi. Rispondi alla sua necessità di ricevere stimoli emozionali e professionali

• coinvolgendo influencer o blogger di settore nel tuo ambiente espositi-vo;

• organizzando workshop per attirare con la possibilità di fare formazione professionale partecipando attiva-mente a degli incontri;

• offrendo uno spettacolo declinato sul tuo brand, per differenziarti dai competitor in maniera memorabile: dai vita al tuo stand con luci, musica, proiezioni, magari con l’intervento di artisti.

Se organizzi qualcosa all’interno dello stand per promuovere il tuo prodotto o servizio, non dimenticarti di:

• informare il tuo pubblico prima dell’evento, creando interesse e pre-parandoti a ricevere all’interno dello stand i tuoi clienti e potenziali clien-ti attratti da queste animazioni;

• condividere la tua programmazione con l’organizzazione della fiera, af-finché la pubblicizzi sui propri cana-li istituzionali;

• sfruttare i momenti in cui si svolgo-no le animazioni all’interno del tuo spazio espositivo per scattare foto, girare video, intervistare i presenti: tutto materiale comunicativo utile, da divulgare sui tuoi canali digitali: dal sito, ai social, alla newsletter di ringraziamento post-fiera e a quella di invito all’edizione successiva, con contenuti stuzzicanti per il tuo mer-cato.

Crea un’interazione con il pubblico

Abbiamo visto nell’articolo Accoglienza clienti in fiera (v pag. 31) il dialogo den-tro lo stand come sia importante da parte del personale aziendale in fiera sapersi interfacciare con il visitatore al momento giusto e cogliere – grazie all’ascolto e a un’attenta osservazione – le necessità, gli interessi e il potere decisionale di chi ci sta di fronte, iden-tificando tra la folla il nostro target.

Sapersi interfacciare con l’aspetto uma-no del nostro visitatore è fondamentale: tra le emozioni primarie, sapere pro-vocare un effetto sorpresa o riuscire a fare nascere un sorriso sono strumenti

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potentissimi per aprire un dialogo.

Artisti nell’ambito dell’arte della magia e del mentalismo possono insegnarci, ad esempio, come creare l’occasione per attirare l’attenzione dei visitatori con un effetto WOW! Sfoglia questo fu-metto e scopri cinque fantastiche idee per catturare l’attenzione con strumen-ti di illusionismo declinati sul tuo pro-dotto.

Cosa cerca un visitatore in fiera? Mai senza un gadget!

In qualità di visitatore, sarà capitato an-che a te di partire per una fiera e sentir-ti dire dai tuoi colleghi e amici: “Mi rac-comando, porta a casa tanti gadget!”. Diciamoci la verità: tornare a casa con tanti regalini curiosi e gratuiti, magari da distribuire ai nostri conoscenti, ci fa sentire bene e fa tornare noi e loro un po’ bambini, quando avevamo tante sorprese da scartare!Poiché il nostro primo obiettivo come espositore a una fiera è quello di anda-re incontro alle necessità del cliente, non sottovalutiamo la possibilità di im-pressionarlo con un gadget speciale e assolutamente non inutile. Fai in modo che i tuoi omaggi siano desiderabili e non banali. Distinguiti dai competitor. Meglio evitare il solito cappellino o por-tachiavi, concentrandosi piuttosto sul-la realizzazione di un gadget che offra un valore reale a chi lo riceve, decli-nandolo in base all’immagine, ai valori e alla mission della tua azienda.

La distribuzione dei gadget potrebbe diventare un espediente per attirare l’attenzione del pubblico su un evento all’interno del tuo stand o potrebbe di-

ventare un appuntamento fisso dopo le tue presentazioni di prodotto. Se sa-prai comunicare in anticipo questa tua strategia, i tuoi potenziali clienti non mancheranno di presentarsi nel tuo stand all’ora prestabilita per ritirare il loro omaggio… per te un’importante occasione di esposizione a più persone contemporaneamente!

L’importanza dei sensi per l’esperien-za dell’ospite in fiera

A colpo d’occhio!Sei sicuro di avere scelto gli allestimenti più efficaci per

catturare l’attenzione dei visitatori da lontano? Ricorda che l’avvicinamento visivo del pubblico al tuo stand e, suc-cessivamente, al tuo prodotto, avviene per passi. Il cliente deve vederti. Ac-compagna il tuo visitatore in un per-corso visivo che, già entrando nel padi-glione, gli permetta a colpo d’occhio di identificare chiaramente la posizione del tuo stand e lo accompagni tramite una serie di inviti visivi, sino all’interno del tuo spazio espositivo.Per quanto ti sia possibile, colloca in alto e ben in vista cartelloni, monitor e maxischermi. Anche per quanto ri-guarda le tue spiegazioni orali, se vuoi esporre ai presenti, ad esempio, le ca-ratteristiche e il funzionamento del tuo prodotto, fai in modo di essere visto e seguito da più persone contempora-neamente, posizionandoti su un pal-chetto, in modo che la prima folla che si raccoglierà attorno a te non impedi-sca ad altri di aggiungersi e ascoltare, unendosi alla dimostrazione.

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Avvicinare il cliente con marketing olfattivo (scent marketing)

Hai mai pensato all’importanza dell’ol-fatto nella capacità di avvicinare (o al-lontanare) le persone? L’informazione olfattiva è considerata più rapida ri-spetto a quella visiva, poiché la mente la elabora molto più velocemente. Pen-sa ad esempio ai modi di dire: “avere fiuto per gli affari”, “avere un buon fiu-to”, per indicare la capacità di fare scel-te azzeccate!

L’olfatto ci guida, stimolando la nostra parte irrazionale. È su questo princi-pio che il marketing olfattivo si basa, facendo leva sulla parte del cervello sede delle emozioni e dell’istinto.

I profumi si fanno ad esempio evoca-tori di ricordi, di esperienze passate: più della vista, infatti, ricordiamo a distanza di tempo quello che abbiamo odorato, che si sedimenta nella nostra memoria. Individuare un profumo le-gato a ricordi – e quindi a emozioni e sentimenti – positivi, significa promet-tere un tempo piacevole e creare un ambiente accogliente in cui il visitato-re sia predisposto a un atteggiamento aperto e disponibile.

La diffusione di fragranze emozionali ha la capacità di attirare inconsapevol-mente le persone verso la zona da cui esso proviene. Possiamo scegliere una sostanza energizzante o tranquilliz-zante, a seconda del prodotto in vendi-ta e di tutto il concept individuato per lo stand. In ogni modo, dobbiamo cre-are un ambiente che faccia sentire “a casa” il visitatore, in modo che si trat-tenga più a lungo.

A questo fine puoi utilizzare diffusori di aromi o di olii essenziali, non tra-scurando la possibilità di utilizzare es-senze spray per profumare i materiali pubblicitari, come brochure o biglietti da visita, da lasciare ai visitatori.

Cura bene l’acustica all’in-terno del tuo standTieni conto che, quando

esponi a una fiera, stai mostrandoti a un pubblico in movimento, che quindi fruirà del tuo brand e dei tuoi prodot-ti da diverse distanze. Accompagna lo sguardo del visitatore in questo percor-so di avvicinamento fornendogli infor-mazioni utili lungo il cammino, così da accrescere il suo interesse, avvicinan-dolo gradualmente al tuo stand, magari per un contatto con lo staff:

• da lontano, fatti subito individuare;• quando il visitatore si avvicina, fai

in modo che il messaggio di quello che troverà all’interno del tuo stand gli sia chiaro. Il visitatore deve im-mediatamente capire se può avere bisogno di te;

• una volta dentro il tuo spazio espo-sitivo, fai in modo che vi siano in-formazioni chiare, ad esempio a il-lustrazione dei prodotti esposti o dei servizi che fornisci.

Spetterà poi al tuo personale in fiera la capacità di innescare un efficace un dialogo con il visitatore dentro lo stand per ottenere il suo contatto.Il contributo di ciascuno costituirà va-lore aggiunto per il successo del giorno dopo in fiera!

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Questione di gusto.All’interno del tuo stand, non fare mancare al tuo potenzia-

le cliente qualche piccola gratificazione legata al sapore e al buon cibo: offrire uno spuntino – un salatino, una tartina – e magari qualcosa da bere invoglierà il visitatore ad avvicinarsi, soprattut-to intorno all’ora di pranzo, quando la coda al bar per prendere una bevanda è interminabile! Per le risorse aziendali che presidiano lo stand ciò significherà la possibilità di innescare un dialogo, magari a partire da un semplice scam-bio di battute.

Anche in questo caso, cura il dettaglio: nel caso in cui tu abbia scelto di offrire caramelle o cioccolatini all’interno del tuo spazio espositivo, potrai brandizzarli stampando sull’involucro il tuo logo, ma-gari accompagnato da un breve e convin-cente payoff legato alla tua offerta, che possa essere letto al momento dell’assag-gio.

Potrai inoltre sfruttare il momento di un buffet per invitare i tuoi clienti e dare loro appuntamento per un aperi-tivo insieme presso il tuo stand: sicura-mente i tuoi contatti saranno interessa-ti ad incontrare te e altri operatori del settore, per allargare le proprie cono-scenze, fare public relation o scam-biare due parole. Per te un‘occasione di confronto e per fare… piccole analisi di mercato.

Fai attenzione però a non trasformare il tuo stand in un ristorante! Il messaggio principale deve essere sempre legato alla presentazione del tuo prodotto.

Tocca con mano!Le persone non si curano di ciò che un’azienda può fare

per loro fino a quando non mostra come un prodotto o un servizio può ef-fettivamente cambiare le loro vite.

Sfrutta anche i supporti multimediali a tua disposizione (monitor, schermi touch, totem interattivi, ecc.) per coin-volgere il pubblico. Crea un percorso emozionale che permetta ai visitatori di vivere un’esperienza unica e di svi-luppare un ricordo positivo del brand quando tutto sarà finito.

Realtà Aumentata e Realtà Virtuale

Video di Realtà Aumentata e Realtà Virtuale ti consentono di portare in giro il tuo prodotto per essere presen-tato infinite volte, invitando i potenziali clienti alla prova senza limiti di tempo e di spazio. Per il tuo visitatore signifi-cherà mettersi al centro con una pro-va esperienziale. In un video di realtà immersiva potrà, semplicemente in-dossando una maschera e tenendo in mano un sensore, immergersi in un ambiente, interagire con il tuo prodot-to a suo piacimento e sperimentare.

A livello di immagine, per la tua azien-da ciò significa proiettarsi con uno slancio verso il futuro. A livello di co-sti, queste tecnologie rappresentano la soluzione ideale per:

• ridurre i costi di trasporto e azzera-re i costi di produzione: le moderne tecnologie ti consentono di mappa-re tutti i prodotti e/o gli impianti che desideri, per averli sempre a dispo-

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sizione e cogliere l’occasione giusta per mostrarne caratteristiche e fun-zionamento;

• ridurre i costi di acquisto degli spa-zi fieristici e dei relativi allestimenti;

• fornire una precisa descrizione del prodotto o degli impianti e del loro funzionamento, grazie all’inseri-mento di spiegazioni e didascalie, con possibilità di interazione da par-te dell’osservatore;

• replicare questi inviti alla prova senza limiti di spazio e di tempo. Queste tecnologie possono essere ri-utilizzate “oltre la fiera”, ottimizzan-do l’investi-mento: in occasione di esibizio-ni in altri t e r r i t o r i , presso ri-venditori, punti ven-dita, show room, ecc.

• m o s t r a r e un numero potenzial-mente illimitato di prodotti non trasportabili, come nel caso di ma-teriali molto ingombranti (piscine, costruzioni abitative, mezzi di sol-levamento, macchinari,…) o di im-pianti;

• mostrare il funzionamento interno dei prodotti/impianti, beneficio im-prescindibile per alcuni settori (es.: sistemi di filtraggio, pompe,…)

• presentare in anteprima prodotti/impianti ancora in fase di realizza-zione, sulla base di rendering svilup-pati in fase progettuale

Quiz e gaming

Quiz e gaming sono operazioni di web marketing che possono facilmente ge-nerare coinvolgimento, soprattutto se associati ad un premio finale. Oltre a rappresentare una risorsa per l’azienda per fare branding, associando l’elemen-to ludico all’immagine, al messaggio e all’identità aziendale, quiz e gaming si offrono come leve potentissime per la lead generation, rivelandosi strumento chiave in grado di restituire nominativi di utenti registrati da coltivare con atti-vità di follow-up post-fiera per trasfor-

marli in clienti e fidelizzarli.

Se avrai mes-so in atto al-cuni dei no-stri consigli sopra, sicura-mente sarai interessato ad approfondi -re le tecniche per un effica-ce follow-up

al rientro dalla tua partecipazione alla fiera rispetto ai numerosi e diversificati contatti generati.

Per un approfondimento sulle attività di follow-up, v. pag. 36.

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Abbiamo visto come sia importante formare correttamente il personale che presidierà lo stand in fiera per portare a casa contatti interessati (v. pag. 22).

Una corretta e professionale ac-coglienza dei clienti in fiera ri-veste un ruolo determinante in tutto quello che seguirà nel rap-porto con il nostro interlocuto-re, fino all’auspicata vendita.

Occorre sapere innescare il dialogo nel modo giusto e al momento giusto. Sei sicuro di saperlo fare?Ogni visitatore ricevuto nella maniera errata o non considerato affatto rap-presenta un’occasione mancata per catturare un nuovo potenziale cliente: non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione!

Quali errori potrebbe commettere il tuo team in fiera?

Ti sarà capitato molte volte, partecipan-

do ad un evento di settore, di entrare in uno stand e di non sentirti trattato con la dovuta attenzione, con conseguente perdita di interesse nel prodotto da par-te tua o rimandando l’approfondimen-to a ricerche successive magari online, per poi dimenticartene.

Non fare che questo accada all’interno del tuo stand! Se la tua azienda decide di partecipare a una fiera, assicurati che lo staff presente conosca bene le precise regole da seguire per riservare la giusta accoglienza ai clienti in fiera. È frequente che un’azienda decida di mandare in fiera a presidiare lo stand profili junior che lavorano al proprio interno, ritenendo che la sola presen-za di qualcuno possa bastare. Ma tra esserci ed esserci nel modo giusto è proprio la preparazione del persona-le che fa la differenza: una fiera offre il valore aggiunto del contatto umano, un’opportunità che va colta e sfruttata.

Di seguito trovi alcuni esempi tangibili

Accoglienza clienti in fiera: il dialogo dentro lo stand

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di ciò che accade quando il potenzia-le cliente viene accolto nello stand in modo scorretto. Di certo, come visita-tore, ti riconoscerai in alcune di queste situazioni imbarazzanti che vanno as-solutamente evitate:

• il personale è distratto: mangia, beve… o è troppo occupato a chiac-chierare, chiuso su sé stesso. Per un potenziale cliente, entrare nello stand quando si percepisce questo tipo di atmosfera sembra quasi pos-sa infastidire lo staff!;

• chi ti approccia, anziché aprire un dialogo, spiega senza darti la pos-sibilità di esprimere la tua reale esigenza. Spesso questa attitudine sfocia in presentazioni prolungate e fumose, senza centrare l’obiettivo della tua visita;

• viceversa, il dialogo con il personale potrebbe davvero stimolare il tuo in-teresse ma il tuo interlocutore con-clude senza concordare un appun-tamento per un approfondimento oppure, ancora più grave, senza in-formarsi sul tuo nome e sui tuoi dati di contatto per proseguire il rappor-to professionale con la possibilità di un follow-up.

Eppure, se ci pensi, questo processo che parte dall’attenzione al cliente e mira – come obiettivo ultimo – alla vendita, non è altro che la trasposizione in una situazione reale di quello che nel mon-do del marketing e della comunicazio-ne online è noto come funnel di ven-dita (Awareness -> Interest -> Decision -> Action), a cui tutti prestiamo molta attenzione muovendoci sul web. Allora perché non farlo concretamente nella

realtà, sfruttando il valore aggiunto del contatto umano in questa prima tappa, fondamentale per trasportare il visitatore dalla fase della Considerazio-ne (Awareness) a quella dell’Interesse (Interest)?

Di seguito troverai alcuni importanti consigli pratici per avvicinare il poten-ziale cliente in maniera efficace e per interessarlo.

C’è spazio per il dialogo dentro il tuo stand?

Nell’ottica di offrire la giusta accoglien-za ai clienti in fiera, cura la disposizio-ne degli spazi e l’allestimento del tuo stand: pensa a una zona dove offrire un caffè o un piccolo buffet, ma ricor-da di riservare uno spazio adeguato alla conversazione e di dare massima visibilità al tuo prodotto o servizio, che rimane il focus intorno a cui ruota la tua presenza in fiera. Un’atmosfera piacevole aumenterà le tue possibilità di intrattenere il visitatore, generando il lui un ricordo piacevole di questa esperienza di visita (v. pag. 18).

Il dialogo col visitatore: sai compren-dere chi hai di fronte?

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Prima di avvicinarti al visitatore, inve-sti alcuni secondi per capire chi hai di fronte. Considera che la sua agenda è probabilmente piena di appuntamenti e che, in un breve arco temporale, deve riuscire a fare una panoramica com-pleta di tutti gli espositori presenti, magari per intercettare qualche nuova opportunità di business, poiché in una fiera di settore la concentrazione tra domanda e offerta è massima. Il tempo per convincerlo del tuo prodotto o del tuo servizio è davvero poco!

Per ottimizzare il tuo e il suo tempo, osservalo. Lasciagli la possibilità di guardarsi attorno e farsi un’idea, ma non perderlo di vista. Magari attraver-so un contatto visivo, fagli capire che, se ha bisogno, sei a disposizione. Non dimenticare che, per una comunica-zione efficace, il linguaggio del corpo è importante anche più del linguaggio verbale. Se necessiti di approfondi-menti sull’utilizzo del linguaggio verba-le e non verbale ai fini di una efficace trattativa commerciale, ti invitiamo a visitare la nostra pagina dedicata alla Formazione.Quando ritieni sia il momento di avvi-cinarti, concentrati sulle esigenze del cliente: poni domande dirette, magari preparandoti prima un elenco di punti e alcune frasi ad effetto.Cerca di capire velocemente quali sono le sue reali necessità e di quale capa-cità decisionale dispone: che ruolo ri-copre? Qual è il suo potere d’acquisto? Appartiene a un mercato sul quale vor-resti espandere la tua attività?Tra il pubblico eterogeneo che dovrai prepararti ad incontrare, queste sono solo alcune tra le figure professionali

più frequenti:

• responsabili acquisti, in cerca di nuovi fornitori o di conferme rispet-to al fornitore abituale;

• personale tecnico, solitamente in cerca per conto di aziende o imprese – oppure per sé stesso – di materiali e prodotti innovativi;

• distributori, agenti e dealer, che potrebbero essere interessati a di-ventare referenti per il tuo marchio o per alcune categorie dei tuoi pro-dotti su un determinato territorio;

• concorrenti, pronti a studiare le tue mosse.

Funzioni diverse con esigenze diverse: per questo è fondamentale che il perso-nale in fiera sia preparato ad accoglie-re il visitatore considerando un’ampia gamma di conversazioni possibili, ma-gari dividendosi i ruoli, evitando che fi-gure junior possano trovarsi a trattare contenuti altamente professionali, che le troverebbero impreparate, generan-do in loro frustrazione.

Il tuo interlocutore rappresenta un’op-portunità per la tua azienda?

Se ritieni che il tuo interlocutore

• non rappresenti un’opportunità per la tua azienda, allora cerca di porta-re cortesemente la conversazione a una conclusione: un nuovo poten-ziale cliente ti aspetta nello stand. Non trascurare però il fatto che ogni visitatore in fiera si fa portatore del tuo messaggio all’interno del tuo mercato: a un’esibizione di setto-re è presente una grande varietà di

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operatori, che potranno comunque parlare di te qualora si presentasse l’occasione a chi interessato al tuo prodotto o servizio. Oppure potreb-bero avere bisogno loro stessi in fu-turo, nel caso in cui si aprisse per loro un business diverso o se cam-biassero ruolo in azienda. Quindi… semina comunque bene oggi per raccogliere domani!

• sia potenzialmente interessante, allora mira a costruire un colloquio che lo conduca verso il tuo obiettivo finale: avere il suo contatto per por-tare avanti la trattativa commerciale anche a fiera conclusa.

Per stare nel parallelismo con il funnel di vendita, portalo nella fase dell’Inte-resse.Per conquistarlo, non tempestarlo con informazioni tecniche, a meno che non sia il potenziale cliente a chiederle esplicitamente. Ricorda che il tuo obiet-tivo in questa fase è generare interesse, non noia! Potrai dettagliare successiva-mente tutte le caratteristiche del tuo prodotto o servizio, quando il visitato-re accetterà di approfondire la discus-sione perché hai saputo catturare la sua attenzione e sarà quindi pronto e mentalmente predisposto a proseguire nella trattativa, consapevole che puoi offrire una risposta alla sua ricerca.

Nel nostro funnel di vendita, stiamo gettando le giuste basi per rendere ef-ficaci gli step successivi, quello della Considerazione e della Decisione fina-le, dopo avere fatto comprendere al vi-sitatore che abbiamo una soluzione per il suo problema.

Lead generation: non dimenticare di chiedere i dati di contatto!

Per trasformare tutte le strette di mano, le conversazioni e i biglietti da visita raccolti in opportunità concrete, ri-cordati di registrare i contatti in un for-mato che sia funzionale alle attività di follow-up post-fiera, in base ai processi e agli strumenti in uso all’interno del-la tua organizzazione: i dati raccolti su supporto cartaceo richiederanno una successiva rielaborazione al rientro, per essere importati nel database o del CRM aziendale. Utilizzare supporti di-gitali come tablet o PC in questa fase di raccolta di nominativi garantisce invece procedure più snelle e rapide, soprattutto se la tua azienda è dotata di sistemi di importazione automatica all’interno dell’anagrafica.

Accogliere un cliente nello stand: un’opportunità per fare analisi di mercato

L’accoglienza di un cliente in fiera of-fre non solo la possibilità di allacciare nuovi contatti, ma anche quella di con-frontarci direttamente con il nostro target: la situazione ideale per svolgere dei sondaggi a campione che ti permet-tano di conoscere la tua posizione sul mercato in base ai riscontri ricevuti da parte dei clienti e dei prospect: come

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viene percepito il tuo brand? L’idea che il tuo mercato ha di te corrisponde ai tuoi valori e alla tua mission? Quali sono i tuoi competitor più temibili?

Ecco qualche esempio di domande esplicite che puoi porre:

• conoscevi già il nostro marchio?• conoscevi già il nostro prodotto X?• se hai già acquistato il nostro pro-

dotto X, qual è stato il motivo che ti ha convinto a prenderlo? E come ti sei trovato?

• se conosci già il nostro prodotto X ma non hai mai proceduto all’acqui-sto, cosa ti ha frenato?

• come ti stai trovando con i prodotti del tuo attuale fornitore?

Se quello che emerge da queste doman-de rivela una percezione del tuo brand da parte del mercato non allineata con i valori reali della tua azienda e con la sua mission, allora ti suggeriamo di la-vorare sulla tua immagine, per assicu-rare al tuo marchio uniformità e rico-noscibilità.

Effetti positivi di una buona accoglien-za dei clienti in fiera

Accogliere un visitatore nel modo giu-sto e instaurare con lui una buona co-municazione rivela effetti positivi in-diretti a più livelli, estendendosi ben oltre la pura trattativa commerciale:

• l’efficacia della comunicazione au-menta il numero di persone allo stand. Hai mai sentito dire che la gente attira gente? Dall’esterno, la percezione di armonia relazionale all’interno dello spazio espositivo

riduce le esitazioni da parte di un potenziale contatto ad avvicinarsi. Un’atmosfera professionale aperta e cordiale sarà il più valido invito per i passanti ad entrare nello stand per approfondire le proprie necessità confrontandosi in maniera diretta con il team aziendale, anziché pren-dere un dépliant e allontanarsi;

• per il personale che presidia lo stand, potere gestire con determi-nazione e sicurezza una conversa-zione portandola a un esito positivo aumenta il desiderio di avere altre buone comunicazioni. Per questo è importante per l’azienda investire nella preparazione della squadra in fiera: anche alla prima esperienza, il personale ben istruito sui passi da compiere, con una precisa scaletta da seguire e obiettivi ben definiti, la-vorerà con soddisfazione producen-do ottimi risultati;

• accogliere il potenziale nuovo clien-te nel modo giusto significa aumen-tare le possibilità di successo del follow-up, sia perché il potenziale nuovo cliente sarà agevolato nel me-moring del vostro brand – avendo trascorso un tempo lungo e piace-vole insieme a voi – sia perché sarà predisposto positivamente a prose-guire un contatto professionale pia-cevole;

• generare interesse da parte di ope-ratori del settore e della stampa, che come gli altri visitatori verreb-bero attirati e incuriositi da uno stand molto frequentato e ben gesti-to, con conseguente risonanza per il tuo nome, magari su riviste speci-fiche o sui canali social dell’evento fieristico.

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Al termine di una manifestazione fieri-stica è fondamentale e strategico effet-tuare una valutazione strutturata della tua partecipazione. Occorre prendere in esame diversi aspetti, a seconda de-gli obiettivi aziendali prefissati nel mo-mento in cui hai deciso – come azienda – di investire in questa direzione.

Indispensabile tra i risultati da prendere in esame è la raccolta dati cliente in occasione della fiera, in base alla quale organiz-zare le azioni di follow-up dopo.

Per gestire efficacemente la raccolta dati cliente in fiera occorre essere tem-pestivi: non tardare nelle osservazioni, nel catalogare la tipologia di visitatore in base ad una scala di interesse e intra-prendere successive azioni di contatto in base alle specifiche caratteristiche di ogni segmento del mercato intercetta-to.

Dovrai rapportarti ai potenziali clienti cercando di capire in quale momento della loro “consapevolezza” (aware-ness) si trovano, proprio come stessi accompagnandoli a scalare il funnel di vendita, dando seguito al primo contat-to avuto con l’azione più opportuna. Il tuo visitatore che livello di consapevo-lezza ha rispetto alla possibile soluzio-ne del suo problema che tu puoi fornir-gli? Ha ancora la necessità di ricevere approfondimenti – quindi magari det-tagli tecnici, la visita di un commercia-le – o è già pronto ad effettuare l’acqui-sto?

Analisi visitatori

Sapere gestire nel modo giusto i con-tatti raccolti post fiera significa non perdere un’opportunità di business. Il numero di visitatori con i quali hai sta-bilito un contatto di vendita diventano punto di riferimento per il calcolo del costo contatto, fornendo uno strumen-to di valutazione dell’efficacia della tua

Come gestire i contatti: raccolta dati cliente per fiera

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presenza in fiera.I parametri in base ai quali consiglia-mo di valutare i risultati ottenuti in ter-mini di contatti sono sia quantitativi, sia qualitativi.

Visitatori: analisi quantitativa

Da valutazioni numeriche oggettive possiamo trarre conclusioni che ci con-sentano di effettuare una valutazione economica della nostra esperienza in fiera e di comprendere quali dei nostri strumenti comunicativi messi in atto prima della fiera si sia rivelato di suc-cesso.

Ad esempio, quanti contatti risultano essere arrivati ogni giorno? Hai notato picchi di presenze nei giorni in cui hai preannuciato le attività orga-nizzate all’interno del tuo stand tra-mite annunci in evidenza nel tuo sito web, cana-li social o video-marketing (v. pag. 46) precedente la fiera?

Da dove provengono i tuoi visitatori? Se hai effettuato campagne a pagamen-to (Google Ads, Facebook Ads) geoloca-lizzando il tuo annuncio, allora questo potrebbe avere portato ad entrare nel tuo stand in fiera contatti provenienti dai territori e aree di mercato per te più interessanti. È così? È stata efficace la tua promozione online?

Naturalmente, il numero di nuovi con-tatti raccolti sarà direttamente propor-zionale anche all’abilità del personale presente allo stand di interagire con il visitatore e convincerlo a compilare la scheda contatti e a lasciarci i propri dati personali, in cambio della pro-messa di una possibile soluzione alle sue necessità. Abbiamo analizzato le tecniche per un efficace dialogo con il cliente in Accoglienza clienti in fiera il dialogo dentro lo stand (a pag. 31).

Dal numero di primi contatti rilevati durante la fiera possiamo ricavare il costo contatto, da dividersi tra contatti generici e contatti utili, in target. Di-verse saranno le azioni di follow-up in base alla categoria di appartenenza.

Visitatori: analisi qualitativa

Quali tipologie di richieste sono pervenute duran-te la fiera da parte dei tuoi visitatori? In questa valuta-zione, tutto il per-sonale presente nello stand potrà fornirti il proprio

feedback.

Questo tipo di considerazione ti por-terà a riflettere sulla tua reale capacità di far fronte alle richieste del mercato (quali sono le tematiche di maggiore interesse?) e all’allineamento delle do-mande pervenute rispetto alla tua of-ferta in termini di prodotti e servizi. Se il pubblico che si è recato nel tuo stand

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non ha compreso correttamente quello che la tua azienda è in grado di offrire, allora forse dovrai riflettere sulla tua capacità di comunicare correttamen-te i tuoi contenuti. Un’agenzia di co-municazione saprà accompagnarti con professionalità in questo percorso, per trasmettere il giusto messaggio al tuo mercato durante la fiera e oltre.

Sarà inoltre utile considerare quale ti-pologia di visitatore hai attirato all’in-terno del tuo stand: nuovo potenziale cliente? Cliente consolidato? Fornito-re? Stampa? Concorrenza? Ogni cate-goria di visitatore rappresenta per te un’opportunità da sfruttare: se non lo hai fatto in questa edizione fieristica, tienine conto alla tua prossima parte-cipazione a una fiera di settore!

Infine, se durante i colloqui con i visi-tatori hai ricevuto opinioni, critiche, impressioni positive o suggerimenti riguardanti il tuo stand, il suo allesti-mento e il suo posizionamento, fanne tesoro! Anche in questo caso, si tratta di andare incontro alle richieste del mercato, dando valore e seguito alla sua percezione.

Se il tuo personale, opportunamente istruito sul proprio ruolo e le proprie funzioni all’interno del team fiera, ha saputo svolgere un’efficace raccolta dati relativamente ai colloqui avuti, allora avrai a disposizione anche statistiche da cui estrapolare il livello di soddisfa-zione del potenziale cliente.

Cosa fare con i contatti

Una volta suddivisi i contatti in base a una scala di interesse e di “consapevo-lezza” rispetto alla tua offerta in termini di prodotti e servizi, occorre decidere come portare avanti il dialogo, ovvero come fare nurturing sino a convertirli in clienti.Un approccio organizzato e sistematico all’interno dell’azienda per le attività di follow-up ti aiuterà ad essere veloce nel dare seguito al primo contatto.Nel caso in cui l’azienda disponga di un CRM ben organizzato sarà molto faci-le, al rientro dalla fiera, integrare i dati dei nuovi contatti all’interno del CRM aziendale.Sarà opportuno identificare i contatti in anagrafica distinguendo tra:

• lead: persona che ha lasciato i propri dati di contatto ma che ancora ne-cessita di essere avvicinato al nostro prodotto tramite una serie di azioni informative;

• potenziali clienti: contatti già “caldi”.

e indicando per ciascuno:

• settore di appartenenza;• funzione aziendale;• informazioni interessanti emerse in

occasione dell’avvicinamento in fiera.

Una classificazione dei contatti, corret-ta sin da subito, consentirà di potere prendere in carico i nuovi contatti con immediatezza e con il giusto approccio da parte della rete vendita.

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Non solo: per le tue azioni di e-mail marketing, essere entrato in possesso di nuovi indirizzi di posta elettronica con autorizzazione al trattamento dei dati, significherà avere la possibilità di ampliare il database aziendale a cui in-viare newsletter con contenuti mirati, in base ad interessi specifici, con l’o-biettivo finale di generare nuovi clienti e fidelizzarli.

Indipendentemente dal numero e dalla qualità dei contatti generati, una volta spente le luci dello stand, non dimen-ticare di praticare le seguenti azioni di follow-up post fiera, per continuare a fare vivere la tua esperienza e portarla oltre i confini fisici dello stand:

• scrivi una e-mail di ringraziamento ai presenti;

• invia una newsletter al tuo database per riportare la tua esperienza, ma-gari con singolari aneddoti, fotogra-fie, link ai video girati durante la ma-nifestazione;

• pubblica news, fotogallery e video sui social e sul sito, dedicando mag-giore spazio alle attività o ai prodotti che hai riscontrato essere di maggio-re successo.

Considerazioni generali post fiera:

Oltre alle azioni specifiche da effettua-re sui contatti, ci sono altre conside-razioni da effettuare alla “chiusura del sipario”, per sviluppare nuove idee e avere solide basi per importanti deci-sioni strategiche future:

• procurare la relazione finale dell’en-te fiera rispetto alla manifestazione

conclusasi e comprendere se l’espo-sizione alla quale hai partecipato sia in linea con i tuoi obiettivi e con il tuo target;

• fare una raccolta degli articoli e no-tizie pubblicate riguardanti la fiera: cosa ha colpito maggiormente la stampa e i media?

• analizzare la concorrenza presente in fiera e fare una piccola analisi di mercato: quali aziende erano pre-senti, su cosa hanno puntato, come l’hanno trasmesso, su quali canali e con quali strumenti. Per quali pro-dotti o servizi tu puoi differenziarti rispetto ai tuoi competitor?

Se seguirai questi consigli e dedicherai il giusto spazio alle attività post fiera, vedrai che tracciare un bilancio pun-tuale della tua partecipazione sarà uno strumento efficacissimo per ottenere risultati sempre migliori alle esibizioni successive a cui prenderai parte.

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La partecipazione alle fiere di set-tore è un investimento rilevante, sia in termini economici, sia di tempo ed energie. Si però tratta di un investimento strategico e come tale va ottimizzato.

Il valore aggiunto del digitale nella ge-stione di una fiera

Per rendere davvero redditizia questa macchina che stai mettendo in moto e amplificare la possibilità di portare a casa contatti qualificati, il digitale ti as-siste in tutte le fasi:

• prima della fiera, per diffondere la conoscenza della tua partecipazione;

• durante la fiera, per catturare l’at-tenzione dei visitatori e fare lead ge-neration;

• dopo la fiera, nella gestione contatti.

Le fiere rappresentano infatti un’occa-sione per incontrare un pubblico spe-cializzato, particolarmente attento ed

interessato a conoscere di persona gli operatori e le novità del settore. È quin-di importante, già mesi prima della fie-ra, promuovere la nostra presenza, con l’obiettivo di entrare già nell’agenda de-gli appuntamenti del nostro potenziale cliente.Un’agenzia di comunicazione potrà as-sisterti e guidarti nell’utilizzo efficace delle attività che ti stiamo per suggeri-re, come puoi approfondire nella sezio-ne a pag. 53.Per innalzare la visibilità del tuo brand in fiera sfrutta il potere della comuni-cazione digitale.

Le attività da fare prima della fiera

In questa fase, il tuo obiettivo deve es-sere quello di invitare a visitare il tuo stand:• clienti• prospect• fornitori• partner commerciali / dealer / ven-

ditori / rete

Fiera e digital marketing: come gestire ed attirare i clienti prima dell’evento

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A seconda del rapporto professionale in essere con gli operatori del tuo mer-cato e del fatto che disponga o meno della loro autorizzazione al trattamen-to dei loro dati, diversi sono gli stru-menti di comunicazione digitale che puoi mettere in atto per dare voce alla tua presenza in fiera e per iniziare ad anticipare i contenuti della tua parte-cipazione, stimolando l’interesse dei professionisti del tuo mercato:

invitare chi ti conoscePer invitare al tuo stand in fiera i contatti conosciuti,

sempre più raramente vengono utiliz-zati biglietti cartacei e contatti telefoni-ci (metodi dispendiosi, che richiedono un investimento altissimo in termini di tempo persone impiegato, anche per eventuali recall e feedback).

Il nostro consiglio per invitare i tuoi contatti più vicini è quello invece di:

• inviare messaggi e-mail ad perso-nam;

• sfruttare la firma e-mail di ciascun dipendente, aggiungendo un’im-magine o un testo che richiami alla partecipazione alla fiera, diffonden-do così capillarmente il tuo messag-gio e investendo ogni membro dello staff nella sua operatività quotidiana del ruolo di promotore della parteci-pazione all’evento.

invitare chi ti ha autorizza-to all’invio di comunicazioni informative

Il database è una risorsa preziosa per la tua azienda che è necessario sapere ge-

stire correttamente e miratamente per i tuoi obiettivi commerciali. Un databa-se ben strutturato ti renderà in grado di segmentare i tuoi contatti, inviando loro contenuti profilati.

Ti consigliamo quindi di inviare new-sletter di invito dopo avere suddiviso i tuoi contatti in gruppi, inviando a cia-scuno una comunicazione personaliz-zata.

Per rendere più accattivante il tuo invi-to, non dimenticare di riservare ai tuoi contatti attenzioni esclusive, come ad esempio biglietti d’ingresso in omaggio oppure la partecipazione a un’attività formativa da te organizzata o sponso-rizzata. Se non hai mai preso in consi-derazione i vantaggi offerti dall’orga-nizzazione di un workshop aziendale in occasione della tua partecipazione a una fiera di settore, ti invitiamo a leg-gere l’articolo dedicato, Fiera di successo workshop, match e case history a pag. 43.

Raggiungere chi ancora non ci conosce

• Il sito web è la vetrina della tua atti-vità: sfruttalo in tutte le sue poten-zialità e tienilo aggiornato! Anche Google apprezzerà questa attività di inserimento di nuovi contenuti! Già mesi prima della tua partecipa-zione a una fiera, utilizza quindi il tuo portale realizzando banner de-dicati o inserendo una sezione de-dicata in evidenza o un approfondi-mento relativo alla tua presenza in fiera nell’area news o nel blog.

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• Hai mai pensato di attivare una campagna SEA con una landing page dedicata alla tua partecipa-zione alla fiera? Questa attività si presta particolarmente a promuo-vere attività per determinati pe-riodi o in determinati territori, essendo completamente persona-lizzabile in base ai tuoi obiettivi. Nel caso della partecipazione a un evento di settore, una campagna Google Ads si rivela particolarmente efficace nel procurare contatti utili e targettizzati interessati ad incontrar-ti, oltre a fornire lead da coltivare con attività di nurturing anche oltre la fiera. Potrai così arrivare anche a fissare appuntamenti con nuovi con-tatti interessati e prepararti prima rispetto alle figure professionali che incontrerai.

• Diffondi la notizia della tua parte-cipazione sui social network e pro-muovi i relativi post su pubblici pro-filati. Ricordati inoltre di aggiornare la copertina dei tuoi social: questo spazio ha ampia evidenza per chi ti segue e l’informazione raggiungerà presto il tuo pubblico.

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Per una fiera di successo occorre sapere sfruttare appieno le occa-sioni di visibilità offerte da que-sto evento di settore.

Negli articoli precedenti abbiamo analizzato ogni aspetto riguardante lo stand, dalla scelta della posizione, all’allestimento, alle attività da compie-re al proprio interno. Tutti aspetti mol-to importanti nell’attrarre il visitatore e fargli conoscere il tuo prodotto o servi-zio, in un dialogo one-to-one.

Hai mai pensato però che potresti in-contrare più clienti contemporanea-mente, ottimizzando il tuo tempo e i tuoi sforzi, invitandoli a un workshop organizzato dalla tua azienda? Sem-pre maggiormente le organizzazioni di fiere nazionali e fiere internazionali stanno puntando su questi momenti di confronto per offrire una possibilità in più agli espositori per farsi conoscere e la possibilità ai visitatori di sfruttare la giornata in fiera per fare formazione e

per rimanere aggiornati sulle principa-li novità del settore.Non solo: in una fiera di successo, vi è solitamente un’area dedicata allo svol-gimento di match aziendali: veri e pro-pri incontri tra persone che, distribuiti in diverse fasce orarie durante la fiera, mirano a fare incontrare aziende e con-tatti interessati ai prodotti/servizi offerti.

Vediamo nei dettagli i vantaggi offerti da queste attività.

Workshop

Il termine workshop, nato con riferi-mento ai laboratori in cui si costruiva insieme un bene materiale, viene oggi applicato in senso più ampio a eventi formativi, come incontri e riunioni, in cui i partecipanti possono attivamente condividere idee e soluzioni. Per chi partecipa a una fiera, il workshop può rappresentare un’efficace strategia di acquisizione clienti.

Marketing fieristico per una fiera di successo: workshop, match e case history

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Quali vantaggi ti offre la realizzazione di un workshop?

Di seguito alcuni tra i vantaggi offerti dalla realizzazione di un workshop

• i tuoi potenziali clienti e gli operato-ri del settore saranno molto attratti dalla possibilità di fare formazione, cercare nuove opportunità e fare propri consigli utili, confrontando-si al contempo con una platea spe-cializzata con la quale misurarsi in un’ottica di crescita professiona-le. Per la tua azienda ciò significa un’ampia possibilità di fare lead ge-neration e raccogliere contatti utili, su cui fare successivamente attività di follow-up

• un workshop rappresenta un’ottima occasione per supportare il lancio di un nuovo prodotto o servizio azien-dale. I presenti potranno “toccare con mano” il prodotto attraverso dimostrazioni di utilizzo o entrare dettagliatamente nella descrizione di un servizio

• sei tu che decidi il contenuto di cui parlare: la formazione ai presenti è un pretesto per descrivere trasver-salmente i plus del tuo prodotto o servizio, valorizzando i tuoi punti di forza

• i partecipanti saranno portati a ri-cordare più facilmente il tuo nome, legandolo a un’esperienza. Ciò per-metterà alla tua azienda di guada-gnare prestigio all’interno del suo settore di riferimento.

Preparati correttamente alla realizza-zione di un workshop:

• informati anticipatamente sulle strumentazioni tecniche a tua di-sposizione: quali strumenti suppor-teranno il tuo intervento (video, ma-xischermo, luci…);

• pianifica attentamente i contenuti che vorrai mostrare;

• calcola che, nel tempo a tua dispo-sizione, dovrai riservare uno spazio alla fase di allestimento e disallesti-mento;

• uno speech di successo deve essere preparato in anticipo. Valuta atten-tamente il tempo a tua disposizione e prova il discorso più volte. Se desi-deri migliorare le tue prestazioni nel public speaking, ti invitiamo a legge-re la nostra pagina Formazione;

• riserva alcuni minuti alla fine della tua presentazione per le domande: non solo il confronto rappresenta uno dei valori aggiunti di un work-shop, ma gli interventi saranno utili a te per comprendere quale pubbli-co hai di fronte e per un feedback immediato rispetto a quanto hai ap-pena esposto;

• coinvolgi un testimonial (un tuo cliente o un tuo contatto) che pos-sa provare la bontà di ciò che stai dicendo, magari raccontando una case history che lo coinvolga. Ri-corda che il potere delle recensioni, nella vita reale come sul web, è tale da influire notevolmente sulla scelta finale del cliente;

• pubblicizza i contenuti del tuo in-tervento sul web, sui social network e tramite pubblicazioni cartacee già mesi prima della fiera;

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• diffondi gli inviti a partecipare: po-trai offrire la partecipazione al wor-kshop in cambio del contatto (un’oc-casione per fare lead generation) o come premio riservato ai tuoi clien-ti, per assicurarti la loro presenza e la possibilità di incontrarli di perso-na;

• distribuisci flyer direttamente il giorno della fiera, informando i vi-sitatori in merito agli orari di svolgi-mento dei workshop;

• prepara del materiale informativo e/o dei gadget da consegnare ai pre-senti.

Ricordati che un workshop è un’ottima occasione per fare lead generation: non dimenticare di richiedere i dati di contatto ai presenti, in fase di iscrizio-ne, accedendo alla sala oppure facendo loro compilare un questionario di gra-dimento al termine, per fare seguire una corretta attività di follow-up all’e-vento una volta rientrati in azienda.

Ti consigliamo di valorizzare il tuo wor-kshop facendoti assistere nella promo-zione di questo appuntamento nei con-fronti del tuo target da un’agenzia di comunicazione (v. pag.53).

Match

A chi partecipa a una fiera sarà offerta l’opportunità di incontrare potenzia-li clienti o partner con cui instaurare un rapporto professionale, supportato dall’organizzazione della fiera nell’indi-viduazione del giusto interlocutore.

Già mesi prima della tua partecipazio-ne, potrai esprimere il tuo desiderio di fruire dell’attività di matching per con-frontarti con contatti di interesse, qua-li: potenziali clienti, buyer, produtto-ri, dealer, fornitori, agenti di vendita.

Incrociando le banche dati disponibili e gli interessi espressi da tutti i parteci-panti, sarà cura degli organizzatori fis-sare appuntamenti prima che la mani-festazione abbia inizio, favorendo così il dialogo B2B e promuovendo l’incon-tro tra domanda e offerta, gettando le giuste basi per opportunità di busi-ness concrete.

Per te e per chi incontrerai significa

• potere attingere a un database di contatti che diversamente non avre-sti avuto a disposizione;

• non sprecare tempo in appuntamen-ti in cui l’offerta e la richiesta non si incontrano;

• risparmiare le energie normalmen-te spese nella preparazione di un’a-genda: il tuo calendario incontri sarà preparato da operatori preposti e non dovrai percorrere centinaia di chilometri per potere incontrare di persona il tuo interlocutore e strin-gergli la mano.

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Oggi il video – immediato nella fruizione, disponibile con facili-tà su tutti i dispositivi, versatile nella sua durata e contenuti – è uno degli strumenti di comunica-zione e marketing più efficaci.

Se hai deciso di partecipare a una ma-nifestazione di settore, stiamo per for-nirti di seguito alcune idee per il tuo video marketing in fiera.

Un filmato professionale ben costrui-to è senza dubbio uno degli strumenti più efficaci e coinvolgenti per presenta-re in modo accattivante all’interno del tuo stand fieristico la tua azienda, i tuoi prodotti e i tuoi servizi.

Le idee per il tuo video marketing in fiera si estendono però ben oltre la proiezione di un video all’interno dello stand in fiera. Per sfruttare al massimo le piene potenzialità di questo formato comunicativo, prova a immaginare la fiera non semplicemente come luogo di proiezione, bensì come opportuni-tà strategica per creare video d’effetto.

Un’azione comunicativa che puoi met-tere in atto già prima della fiera e che si estenderà dopo la tua partecipazio-ne, generando eco intorno al tuo brand o offrendosi come valido supporto alla tua forza vendita.

Il video dentro lo stand fieristico

In fiera, accompagna l’esposizione dei tuoi prodotti o servizi con un video stu-diato ad hoc per la tua partecipazione e cattura l’attenzione del visitatore: i video devono attrarre! Esci dalla “con-fusione” del mercato e fai emergere le tue specificità, differenziandoti dai tuoi competitor presenti allo stand accanto.

Presta sempre molta attenzione al fatto che, in mezzo al caos di una fiera, i con-tenuti del video per fiera dovranno es-sere fruibili per il visitatore anche sen-za audio. A tal fine, utilizza immagini di forte impatto, che sappiano attirare l’attenzione anche a livello emotivo, per far sì che chi passa arresti in suo cammino e si interessi ad approfondi-re la sua conoscenza. Fai inoltre uso di

Idee per il tuo videomarketing in fiera

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grafiche e sottotitoli per accompagna-re le immagini e renderne immediata la comprensione (v. anche pag. 25).

Video prima della fiera:

Già nel periodo antecedente la fiera, realizza vide-ointerviste per pubblicizzare la tua parteci-pazione e invi-tare il tuo pub-blico – clienti e potenziali clienti – a fare un passaggio nel tuo stand.

Mettici la faccia e crea aspettativa rispetto a quello che i visi-tatori potranno vivere o ricevere all’in-terno della tua area espositiva: cattura l’attenzione con un’esperienza immer-siva, una prova prodotto, la possibilità di assistere a un workshop su temi di attualità, ritirare un gadget unico! Di-vulga il tuo messaggio sui canali social aziendali e manda messaggi mirati al tuo database.

Un video ti offre inoltre la possibilità di realizzare un messaggio specifico in base all’occasione, altamente per-sonalizzabile e declinabile a seconda delle esigenze del cliente. Potresti ad esempio offrire qualche consiglio su come vivere al meglio l’edizione fieri-stica che si sta avvicinando, segnalare quelli che ritieni essere i momenti da non perdere. In poche parole, offri un valore ai destinatari del tuo messaggio

e fatti sentire utile per loro.

Puoi spingerti a dare appuntamenti rispetto ad eventi che hai organizzato, per essere pronto a ricevere un pubbli-co numeroso in determinati orari e or-ganizzare di conseguenza il personale

all’interno del tuo stand. In questo modo, non solo i visi-tatori saranno invogliati a ve-nirti a trovare, ma saranno anche più pro-pensi a parlare con te, ricono-scendo il tuo volto quando ti incontreran-

no. Sapere già chi sei darà loro una sensazione di familiarità, abbattendo distanze nell’approccio (v. pag. 31).

Video durante la fiera:

Sei in fiera con la tua azienda. Guardati intorno: quante potenzialità hai intor-no a te per fare conoscere il tuo brand? Un’occasione di visibilità così elevata, un evento all’interno del tuo settore, nel cuore del tuo mercato, va sfruttato al meglio!

Cogli questa importante occasione durante il suo svolgersi per iniziare a preparare materiale video con cui pro-muovere il tuo stand alla successiva fie-ra a cui parteciperai e per fare conosce-re, più in generale, il tuo nome.

Riprendi allestimenti, momenti salien-

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ti, eventi e workshop, senza dimentica-re la grande risorsa rappresentata di tuoi visitatori.

Approfitta del fatto di essere attornia-to da professionisti del settore per fare interviste e riprenderle, a partire dagli esperti che lavorano per il tuo stesso brand. Metti in luce le figure professio-nali che lavorano all’interno della tua azienda: tecnici, commerciali, forza vendita possono prestarsi a descrivere approfonditamente aspetti diversi del prodotto. Fai vedere che dietro il tuo prodotto o servizio ci sono professioni-sti esperti e avvicina i potenziali clien-ti sfruttando il valore umano della tua azienda.

I clienti che incontrerai all’interno del-la tua area espositiva potranno a loro volta testimoniare la loro soddisfazione nei confronti del tuo prodotto o del tuo servizio, aumentando la tua credibilità. Non dimenticare in questo caso di farti autorizzare alla divulgazione della loro immagine e di farti lasciare i dati per-sonali, magari per condividere i video in anteprima proprio con i protagonisti dei tuoi filmati, che potranno farsi vei-colo e tramite per la divulgazione.

Anche gli influencer del settore – di passaggio al tuo stand – potranno ri-lasciare una loro opinione, magari su un tema di grande attualità. Se accet-teranno, pensa a come sarà prestigioso per te mostrare il loro intervento al tuo mercato con il tuo logo sullo sfondo!

Follow-up:

Curati della divulgazione del tuo video in fiera e promuovilo successivamente all’evento con una corretta comunica-zione, diffondendolo su tutti i canali aziendali.Per i prospect, vedere il tuo logo conte-stualizzato in un evento di settore con-tribuirà a fissare il tuo brand nelle loro menti.

Condividi infine il tuo materiale con gli organizzatori della fiera e autorizzali all’utilizzo e condivisione: per rappre-senta materiale prezioso nella promo-zione dell’edizione dell’anno succes-sivo, mentre per te significherà fare girare la tua immagine su canali diver-si, assistendo alla promozione “gratui-ta” del tuo brand.

Ricorda che la qualità dei tuoi video e la cura del dettaglio contribuirà a sottoli-neare, agli occhi del mercato,la tua professionalità, così come sarà determinante la tua capacità di tra-smetterli al pubblico accompagnati dal giusto messaggio comunicativo.

Per una produzione video professiona-le e per una panoramica sui plus legati all’assistenza di un’agenzia di comuni-cazione nell’accompagnarti con i giusti strumenti durante tutta la tua esperien-za fieristica, ti consigliamo di leggere Marketing in fiera perché scegliere una agenzia di comunicazione, a pag. 53.

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Un evento nell’evento e al tempo stesso fuori dall’evento: sembra una contraddizione, ma non lo è! Stiamo parlando di quel fenomeno che porta le aziende operanti in un deter-minato settore ad organizzare eventi “fuori salone” come appuntamenti sa-tellite durante le giornate di una fiera di interesse ma al di fuori della fiera stessa: una preziosa opportunità che la tua azienda dovrebbe attentamente va-lutare nella gestione della propria pre-senza in fiera.

Che cos’è un evento fuori salone?

Un evento fuori salone è un evento or-ganizzato contestualmente allo svolger-si di una manifestazione di settore, ma all’esterno dell’area fieristica e in orari diversi. Il vantaggio che offre è quello di invogliare il pubblico ad estendere la propria esperienza oltre i limiti tempo-rali e geografici della visita all’interno degli ambienti riservati agli stand degli espositori.Nella sostanza, un evento fuori salone viene organizzato autonomamente da un’azienda o da un gruppo di aziende che, anziché investire il proprio budget in metri quadrati all’interno della ma-nifestazione fieristica come espositore (o in aggiunta a quello), decide di cre-are un evento brandizzato alternativo nelle stesse date della fiera.

Il budget da considerare per la rea-lizzazione di un evento fuori salone è considerevole, per cui ti consigliamo di analizzare attentamente questo aspetto prima di proseguire con la sua pianifica-

Un modo alternativo di gestire la fiera: eventi fuori salone

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zione, dalla prenotazione degli spazi, al personale, agli allestimenti, alla comu-nicazione stessa dell’appuntamento.Organizzato come un vero e proprio evento dove la parte ludica è predo-minante, l’attività fuori salone prevede anche l’allestimento di una parte espo-sitiva con i contenuti aziendali. Sarà anche possibile realizzare un breve e concentrato momento in cui si parli di business con gli ospiti presenti, possi-bilmente con supporti comunicativi di piacevole fruizione, come ad esempio un video.Per ospitare questi eventi, vengono spesso utilizzate location di prestigio, sfruttandone valore emozionale al fine di offrire un’esperienza piacevole al pubblico. Palazzi storici, ville, musei, piazze o altri contenitori aprono le por-te con l’obiettivo di accogliere il mag-gior numero possibile di partecipan-ti, intrattenendoli e facendoli divertire per un lasso di tempo maggiore rispet-to a quello a disposizione all’interno di uno stand in fiera.In questo modo, l’esposizione al brand sarà estesa e collegata nella mente dei visitatori a un tempo piacevole. Per lo stesso motivo, il nome dell’azienda sarà anche più facilmente ricordato se non addirittura cercato in futuro per parte-cipare ad un nuovo, stimolante evento organizzato.Si gettano così le basi per un appun-tamento continuativo che, se ben sfruttato, procurerà di anno in anno l’occasione di entrare in contatto con leadsinteressanti, in occasione di edi-zioni successive della fiera.

Qual è l’orario ideale per un evento fuori salone?

In genere l’evento fuori salone viene organizzato nella fascia oraria prese-rale, per dare la possibilità ai visitatori di partecipare comunque alla manife-stazione fieristica principale durante gli orari di apertura – non ponendosi in competizione con questa – ma nel con-tempo di chiudere la giornata in una lo-cation dove ci si possa divertire e dove si possa mangiare e bere qualcosa, ma-gari conoscendo altri operatori del set-tore in un contesto insolito, aprendo le porte a nuove possibilità professionali.

Organizzare questi eventi di sera con-sente inoltre ai visitatori di passare in hotel per rinfrescarsi e cambiarsi, sol-levandoli dalla necessità di dover cer-care una soluzione per trascorrere la serata in un ristorante, in un cinema o a teatro in una città che magari non co-noscono dovendo, tra l’altro, spendere dei soldi.

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La comunicazione dell’evento fuori sa-lone

Naturalmente, la gestione della comuni-cazione relativa all’evento fori salone è fondamentale per il suo successo. Come per una fiera, il nostro consiglio è di farti seguire, per la sua organizza-zione e comu-nicazione, da professionisti del settore.

Nel caso di un evento fuori salone, dovrai porre molta attenzione a differenziare il tuo approccio al mercato calandolo in un contesto meno lavorativo e più user-frien-dly, puntando sul coinvolgimento emo-tivo dei tuoi visitatori. La distribuzione di flyer e gadget, l’invito ad esperienze emozionali, la richiesta di contatto deve essere fatta nel giusto momento, quando se ne presenta l’occasione. Per questo, il tuo personale aziendale presente all’e-vento dovrà essere particolarmente at-tento agli ospiti, ricettivo ai loro bisogni e in grado di comprendere rapidamente l’eventuale interesse, rimanendo nei toni leggeri dell’atmosfera di intrattenimento piacevole. L’empatia, in questo contento, gioca un ruolo fondamentale (v. anche pag. 31).Precedentemente all’evento, presta la massima attenzione alla tua comunica-zione al mercato di riferimento e sfrutta tutti i canali possibili per fare sapere al tuo pubblico cosa stai organizzando. La gente attira gente: diffondi al massimo il tuo messaggio, per un evento di succes-so!

Il digitale, in questo, presenta un va-lore aggiunto enorme, non solo per il potere di raggiungere pubblici vasti e al tempo stesso profilati, ma anche per la possibilità di fornire feedback imme-diati. In questo modo è possibile com-prendere anticipatamente quanto in-

teresse vi sia nei confronti del tuo evento e poterti fare un’idea della redemption rispetto al nu-mero di parte-cipanti attesi (v. pag. 40).

Il rapporto tra la fiera e l’evento fuori salone

Molte aziende che decidono di orga-nizzare un evento fuori salone sono co-munque presenti con uno spazio espo-sitivo all’interno della manifestazione fieristica, magari ridotto in termini di metri quadrati e tipologia di stand ri-spetto alle passate edizioni.

In questo caso, presenza dell’azienda in fiera ed evento funzionano come bi-nomio comunicativo vincente, grazie alla capacità di ciascuna di queste due attività di rendersi promotrice della se-conda rispetto a pubblici diversi.

Per rafforzare la comunicazione e pro-muovere all’interno della manifesta-zione fieristica il proprio evento con una migliore esperienza, lo stand può essere infatti utilizzato come “bigliette-ria” per ritirare fisicamente l’invito per l’evento fuori salone, magari anticipato

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via e-mail. In questo modo, il visitato-re non parteciperà esclusivamente alla parte ludica dell’evento ma graviterà, anche se per breve tempo, anche all’in-terno dello stand, offrendo la possibi-lità alle risorse che presidiano l’area di incontrare il proprio mercato.

Dall’altra parte, invitare un visitatore interessato che faccia visita allo stand a trascorrere insieme al brand un’atti-vità divertente nella serata sarà valore aggiunto per l’esposizione in fiera e un motivo per raccogliere lead interessati.

Fuorisalone: un brand vincente per brand vincenti

Ci sono tanti esempi di aziende impor-tanti e di riferimento nel proprio set-tore che scelgono di organizzare il pro-prio evento in autonomia, adottando queste tecniche di comunicazione per interagire con il proprio mercato.

A questo proposito ci piace ricordare quello che è stato, a nostro parere, il precursore e il promotore di queste ini-ziative e cioè il Gruppo Poltrona Frau che – già oltre un decennio fa – scel-se di non partecipare affatto al Salone Internazionale del Mobile di Milano, concentrando invece tutte le proprie risorse economiche investendo esclusi-vamente nel Fuorisalone. Un punto di vista condiviso da molti marchi famosi nel corso delle edizioni successive.

Organizzato appunto in occasione del Salone del Mobile, il Fuorisalone rap-presenta tutt’oggi una delle più impor-tanti manifestazioni fieristiche organiz-zate in Italia, tanto da essere divenuto un brand collaterale dell’evento princi-pale a cui si ispira. Nel corso degli anni, le iniziative di questa tipologia si sono moltiplicate, generando un modello di evento e ottenendo notevole successo anche in diversi ambiti merceologici.

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In fiera con un’agenzia di comunica-zione: perché?

All’interno delle strategie di marke-ting aziendale, la fiera occupa un posto di rilievo. Il valore aggiunto del marke-ting in fiera nell’approccio al tuo mer-cato è infatti unico, poiché nessun al-tro strumento quanto questo ti offre la possibilità di incontrare e stabilire un contatto umano con i tuoi clienti e po-tenziali clienti.

Nell’era del marketing esperienziale e in un mondo di relazioni online, cono-scersi di persona, stringersi la mano, interagire guardandosi negli occhi può davvero fare la differenza.

Nel momento in cui la tua azienda de-cide di partecipare a una fiera, si rende indispensabile pianificare sin da subi-to una strategia in base agli obiettivi commerciali. La scelta stessa della fie-ra a cui partecipare deve tenere conto di diverse valutazioni. In ogni caso, per

ottimizzare la resa del tuo investimen-to e raggiungere i tuoi obiettivi, è indi-spensabile curare ogni fase della par-tecipazione all’evento di settore con un piano strategico operativo che porti ad un ritorno positivo sull’investimento effettuato (v. pag. 8).

Lo studio del concept legato all’even-to e la giusta comunicazione del tuo messaggio al mercato prima, duran-te e dopo la fiera sono elementi indi-spensabili per massimizzare l’efficacia della tua partecipazione alla manife-stazione. Un’agenzia di comunicazione saprà accompagnarti in queste attività, traducendo la tua identità aziendale in uno stand che ti rappresenti totalmen-te e pianificando un’efficace comunica-zione a supporto. Rivolgerti a un pro-fessionista della comunicazione e farti seguire in ogni fase della tua partecipa-zione all’evento fieristico ti consentirà inoltre di risparmiare tempo, quindi denaro. Coordinare le persone, pro-gettare, approntare i materiali e i sup-

Marketing in fiera: perché scegliere un’agenzia di comunicazione

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porti comunicativi nonché seguire le fasi dell’allestimento fieristico richiede tempo, attenzione ed esperienza. Se de-sideri ottimizzare il tuo investimento, ti sconsigliamo di farlo in autonomia.

Il concept legato all’evento

Andare in fiera non significa semplice-mente allestire uno stand. Quello stand ha un ruolo fondamentale nel comuni-care il tuo messaggio al mercato. Un bravo allestitore potrà essere molto abile nel creare il tuo spazio espositivo in serie, uguale a tutti gli altri: è questo quello che vuoi? Tu sei uguale a tutti gli altri?

Per ottimizzare le potenzialità della tua partecipazione all’evento di settore, la tua area espositiva dovrà:

• identificarti in maniera univoca, rappresentando agli occhi del mer-cato i tuoi valori, la tua mission, la tua identità;

• essere in linea con la tua immagine aziendale;

• contribuire in maniera determinan-te al raggiungimento degli obiettivi prefissati, quali ad esempio l’aper-tura di un nuovo mercato o il lancio di un prodotto/linea/servizio su cui punta la tua strategia commerciale.

Per soddisfare i punti sopra, si rende necessaria un’analisi di mercato che prenda in considerazione diversi para-metri quali settore, competitor, mate-riali comunicativi aziendali, contesto fieristico. Sarà così possibile elabora-re una strategia vincente e assicurarti una presenza all’evento fieristico che si

differenzi dalla concorrenza e si faccia ricordare.

Un professionista nella comunica-zione e nell’organizzazione di eventi potrà supportarti in questo studio, in-tegrando la tua partecipazione fieri-stica all’interno della tua strategia di marketing, valutando e proponendo le grafiche, i materiali comunicativi e le componenti multimediali più effica-ci per attirare il tuo target all’interno del tuo stand. All’interno dell’articolo Come attirare più clienti allo stand in fiera a pag. 25 abbiamo accennato a diversi espedienti utili per catturare l’attenzio-ne dei visitatori e trattenerli all’interno della tua area espositiva. Occorre però saperli declinare in base alla tua iden-tità e ai tuoi obiettivi di partecipazione e stabilire quale tipo di esperienza de-sideri offrire a chi ti verrà a trovare in fiera.

Ricorda che anche il personale presen-te dentro lo stand – con il proprio com-portamento, il proprio linguaggio e il proprio abbigliamento – rappresenterà il tuo brand. Accertati di istruirlo nel modo corretto attraverso corsi di forma-zione in preparazione all’evento fieristi-co, affinchè ciascun elemento del team che presiederà lo stand comprenda a fondo l’importanza del proprio ruolo e atteggiamento in termini di visibilità aziendale (v. pag. 57).

La comunicazione in fiera – prima, du-rante e dopo

Il costo della comunicazione rappresen-ta molto spesso la fonte di successo della tua esperienza come espositore in fiera.

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Per questo occorre curarla sotto ogni aspetto diffondendola sui giusti cana-li, veicolando un messaggio chiaro ad un target di interesse prima, durante e dopo la tua partecipazione.Prima della fiera:

La comunicazione prima della tua par-tecipazione alla fiera deve essere ef-fettuata in una duplice direzione, per massimizzare i risultati:

• verso la tua struttura interna, per motivare e coinvolgere ogni collabo-ratore, rendendolo attivo promotore dell’iniziativa;

• verso il mercato esterno (v. pag. 40).

Durante la fiera:

Sai ottimizzare le importanti risorse di visibilità offerte dall’essere presenti in fiera? Di seguito solo qualche esempio di quello che puoi fare.

VideoA pag. 46 abbiamo affrontato

l’argomento dell’importanza del video come strumento di comunicazione in ogni fase della fiera. Quando sarai den-tro lo stand, in particolare, approfitta di una telecamera per fare riprese e of-frire contenuti esclusivi riguardanti la tua partecipazione. Potrai intervistare opinion leader del settore che faranno tappa nella tua area espositiva, chiede-re un’opinione ai visitatori rispetto alla loro visita alla fiera o a un tuo prodotto.

Fai tesoro di questo materiale e, con la l’autorizzazione dei protagonisti, fai girare foto e video in rete. Stabilisci in-

sieme alla tua agenzia di comunicazio-ne il modo più efficace per farlo. Il tuo brand – sempre visibile sullo sfondo – contribuirà a fare collegare il tuo nome inconsciamente e indissolubilmente

a quello della fiera e al setto-re. Infine, quando sei in fiera, cogli l’occasione per girare un

video professionale e per mostrarti al tuo mercato “vestito a festa” con un prodotto visivo di elevata qualità, per veicolare un’immagine aziendale pro-fessionale in tutti gli ambiti.

SocialLa tua presenza in fiera potrà

anche essere raccontata in diretta, principalmente attraverso i social network. Se la fiera ha creato un ha-shtag per la manifestazione, perché non crearne uno specifico anche per la tua azienda in fiera, da affiancare all’hashtag principale? In tal modo, po-trai invitare chi ti viene a trovare a fare foto e a postarle con il tuo hashtag, con-vogliando così un flusso di informazio-ni social intorno al tuo brand.

Lead generation attraverso il digitale

Un’agenzia di comunicazione potrà anche supportarti nell’individuazione dell’approccio più efficace per coin-volgere i tuoi visitatori. Le tecnologie multimedia – di cui abbiamo scritto all’articolo Come attirare più clienti allo stand in fiera a pag. 25 – rappresenta-no un brillante strumento per attirare il potenziale cliente e agevolare la rac-colta dati per avere accesso alla prova esperienziale offerta.

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Strumenti di supporto alla vendita:Hai mai pensato che la fiera potrebbe rappresentare il giusto momento per ripensare i tuoi strumenti di comuni-cazione e migliorarli? I vecchi suppor-ti cartacei possono essere trasformati in supporti digitali, con considerevoli vantaggi. Potrai così evitare di stampa-re enormi quantità di supporti cartacei che – nonostante ti abbiano richiesto impegno, costi e fatica nella loro rea-lizzazione – finiscono il più delle volte per essere raccolti allo stand e buttati nel primo cestino utile, quando il peso che il visitatore si porta appresso inizia ad essere troppo elevato.

Un catalogo digitale e una brochure digitale rappresentano una fantastica alternativa per contenere i costi e mi-gliorare la comunicazione al tempo stesso. Aggiornabili in qualsiasi mo-mento e consultabili online al momen-to dell’interesse da parte del potenziale cliente, questi strumenti aumentano le probabilità che il nostro materiale venga letto al momento opportuno e offrono un irrinunciabile supporto alla forza vendita durante gli incontri com-

merciali.Se qualcuno dei tuoi visitatori dovesse richiedere il formato cartaceo, questo gli potrà essere spedito al rientro dall’e-vento: un’ottima occasione per avere i suoi riferimenti e iniziare a coltivare un nuovo, potenziale cliente!

Dopo la fiera:

Al rientro dalla fiera, un’agenzia di co-municazione potrà supportarti nel:

• comunicare la tua esperienza su tut-ti i canali online aziendali: sito web, social, newsletter, prolungando nel tempo la diffusione del tuo brand;

• predisporre contenuti efficaci da condividere con l’ente fiera affinché vengano utilizzati per promuovere la successiva edizione dell’evento. In questo modo, la tua società potrà go-dere di una pubblicità in ambienti e riviste che diversamente non avreb-be raggiunto, allargando il bacino di chi – nel settore – verrà a conoscen-za del tuo nome;

• assisterti nella classificazione dei contatti ottenuti, per inviare a cia-

scun cluster di nuo-vi, potenziali clienti non solo un ringra-ziamento per la visi-ta, ma anche conte-nuti mirati a specifici interessi. Darai così inizio a un rapporto professionale mirato a sfociare nella ven-dita (v. pag. 36).

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Scopri di seguito come sfruttare i contributi aziendali per formare i tuoi dipendenti e accedere gra-tuitamente alla formazione fi-nanziata.

Accogliere al tuo stand i visitatori in fiera: una professione da imparare

Una preparazione mirata delle risorse aziendali che rappresenteranno la tua azienda in fiera all’interno del tuo stand è essenziale ai fini della lead genera-tion e per tornare a casa con contatti utili. Allestimenti fieristici, posizione dello stand, utilizzo di tecnologie: nes-suna delle attenzioni che hai avuto nel preparare il tuo spazio espositivo in fie-ra risulta efficace se non supportata da personale preparato e istruito a que-sto particolare ruolo.Abbiamo approfondito questo argo-mento negli articoli alle pagg. 22 e 31, dove potrai farti una chiara idea di quante e quali competenze siano ri-chieste per riuscire ad avvicinare il vi-

sitatore e condurre con lui un dialogo proficuo ai fini della trattativa commer-ciale.

Forma gratuitamente il personale che presidierà il tuo stand in fiera

Se desideri offrire una preparazione adeguata alle figure professionali che saranno presenti in fiera a rappresen-tare il tuo brand, Delphi International può offrirti corsi mirati che rientrano a pieno titolo nella Formazione Conti-nua a cui la tua azienda ha già diritto tramite la propria contribuzione, ovve-ro senza alcun costo aggiuntivo per te.

Hai capito bene: la formazione del tuo personale è già finanziata da una quota che la tua Società sta versando all’INPS. Lo sapevi?

In questo articolo vorremmo portare alla luce un’opportunità di formazio-ne che molte aziende hanno, ma di cui non tutti sono a conoscenza. Forse an-

Formazione del personale che va in fiera: la tua azienda ha già i fondi per farlo

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che la tua azienda è tra queste!

Molte aziende non ricordano infatti a che Fondo abbiano aderito e quanto abbiano accumulato nel corso degli anni. Sarà sufficiente chiedere all’uf-ficio del personale della tua azienda, al commercialista o al tuo consulente per le buste paga per avere conferma dell’iscrizione a un Fondo Interprofes-sionale.

Se ancora non siete iscritti, non aspet-tate: l’iscrizione è gratuita e può esse-re fatta ogni mese!

Perché la tua azienda ha diritto a un corso gratuito di formazione del per-sonale?

Per legge, dal 1973 oramai, tutte le aziende – e quindi anche la tua – stan-no già versando, in qualità di datore di lavoro, contributi utilizzabili per la formazione del personale.

Da questa data, infatti, le imprese che hanno contratti di natura privata versa-no tramite l’INPS una indennità di di-soccupazione involontaria, totalmente a carico del datore di lavoro.

Ti sei mai chiesto dove vadano a finire queste somme? Forse non lo sai, ma i tuoi contributi possono essere utilizza-ti per avere un ritorno diretto in azien-da in termini di formazione del perso-nale.

Dal 2003 i datori di lavoro possono in-fatti chiedere all’INPS di trasferire lo 0,30% di questi contributi ad un Fon-do Interprofessionale, senza alcun

costo aggiuntivo. Con questa scelta, la tua azienda autorizza l’INPS a versare lo 0,30% per finanziare la formazio-ne continua dei dipendenti. L’obietti-vo finale è quello di promuovere nelle aziende la formazione, per rendere le imprese italiane competitive tramite la crescita delle competenze professiona-li.

L’adesione al Fondo da parte dell’a-zienda è gratuita e può essere effet-tuata in qualunque momento. Al Fon-do vengono girati i contributi versati dall’azienda e quest’ultima può decide-re poi direttamente quando impiegarli e a quale formazione destinarli. I Fon-di non organizzano direttamente corsi di formazione, ma erogano le risorse a chi si occupa di formazione.

Per la formazione del tuo personale in fiera o per la formazione dei tuoi com-merciali finalizzata a condurre con successo una trattativa puoi rivolgerti a Delphi International.

A quale Fondo può aderire la tua azien-da per la formazione del personale?

L’opportunità di formazione del perso-nale aziendale che abbiamo descritto nei paragrafi precedenti trova possi-bilità di applicazione in ben 22 diversi Fondi di Formazione in Italia.

Di seguito le caratteristiche dei due principali Fondi con i quali lavoriamo più di frequente:

• Fondimpresa: è il Fondo interpro-fessionale per la formazione conti-nua più importante in Italia. Costi-

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tuito da Confindustria, CGIL, CISL e UIL, Fondimpresa è aperto alle im-prese di ogni settore e dimensione. La sua mission è quella di rendere semplice e accessibile alle aziende e ai lavoratori la formazione, leva in-dispensabile per l’innovazione e lo sviluppo.

• FonARCom: costituito da CIFA e CONFSAL, FonARCom è – per nu-mero di lavoratori aderenti – il se-condo più importante Fondo Pari-tetico Interprofessionale Nazionale per la Formazione Continua. FonAR-Com finanzia Piani Formativi su mi-sura delle esigenze dei lavoratori e delle imprese italiane, attraverso strumenti adeguati a ogni contesto aziendale, interaziendale, di siste-ma.

Se non lo hai già fatto, iscriviti subito a un Fondo interprofessionale e appro-fittane per formare insieme a noi il tuo team!

Se invece, come probabilmente sarà, la tua azienda aderisce già a un Fondo, chiedi ai tuoi consulenti di verificare a quanto ammonta il credito maturato!

Come funziona il finanziamento?

Come puoi aderire al Fondo?Con l’adesione al Fondo, l’azienda deci-de di devolvere lo 0,30% dei contributi INPS a favore del Fondo interprofessio-nale scelto con una logica simile a quel-la dell’8 per mille o del 5 per mille in sede di dichiarazione dei redditi delle persone fisiche.L’adesione – o la revoca nel caso in cui l’azienda abbia aderito ad altro Fondo e desiderasse modificarlo – può essere fatta ogni mese in occasione dell’invio telematico del modello UNIEMENS re-lativo alla certificazione dei contributi INPS del personale dipendente.

Chi può partecipare ai corsi di forma-zione del personale?I Fondi interprofessionali finanziano la formazione delle seguenti tipologie di addetti: dipendenti, apprendisti e soci lavoratori. Gli altri addetti azienda-li non possono essere finanziabili ma possono accedere come uditori nel nu-mero previsto dai diversi fondi.

Dove vengono organizzati i corsi di formazione del personale?La formazione finanziata del personale non presentano vincoli di luogo: i cor-si potranno essere organizzati diretta-mente all’interno della tua azienda o, se lo preferisci, in una diversa location, come ad esempio presso la nostra sede di Ferrara.

Quanto tempo passa dall’indicazione della scelta del corso alla sua eroga-zione?Le attività possono essere avviate pra-ticamente subito. Il lasso di tempo che

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intercorre dalla presentazione del pro-getto all’attivazione del corso è di pochi mesi. La durata dipende da alcune va-riabili, tra cui il Fondo scelto. Mentre con Fondimpresa la partenza dell’aula potrebbe richiedere dai tre ai sei mesi, con FonARCom – più agile e snello – i tempi si riducono notevolmente e nor-malmente nel giro di un mese il corso può partire.

Sfrutta anche tu le opportunità offer-te dai Fondi interprofessionali: stai già pagando per averla!Punta sulla formazione del tuo team e crea valore in azienda.

Se la tua azienda aderisce a un Fondo per la formazione continua del perso-nale, sarà sufficiente presentare il tuo progetto per ottenere il finanziamento.Delphi International è a tua disposi-zione per seguirti anche con un servi-zio di consulenza tecnica per l’iscrizio-ne al Fondo, per la gestione del piano formativo finanziato e per assistenza nello svolgimento delle pratiche buro-cratiche.

Ti ricordi a qualeFondo Interprofessionale

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il Team che presidieràil tuo stand in fiera!

Se con i nostri articoli saremo riusciti a farti riflettere su quanti e quali aspetti sia doveroso prendere in considerazio-ne per ottenere la massima efficacia dalla tua partecipazione a una fiera, al-lora avremo raggiunto il nostro obiet-tivo. Lungi dal volere semplificare un argo-mento così complesso, la nostra inten-zione è semplicemente di far prendere coscienza al lettore di quanto il tema sia articolato ma, al tempo stesso, ricco di opportunità!

Molteplici sono le possibilità per otti-mizzare la partecipazione a una Fiera. Tuttavia, per l’esperienza maturata in tutti questi anni, ci sentiamo di affer-mare che un approccio professionale nella pianificazione della partecipazio-ne a una Fiera in tutte le sue fasi – pri-ma, dopo e durante – ti assicurerà risul-tati immediati e futuri, trasformando il costo in un proficuo investimento.

Per il test di autovalutazione, vai alla paginadelphicomunicazione.it/e-book-guida-alla-fiera.

Ora sei pronto!La tua prossima Fiera,

magari con il nostro supporto,sarà un successo!

Se vorrai approfondire qualche argomento,non esitare. contattaci!

marketing@delphiinternational.it Tel. +39 0532 1934227

Delphi International S.r.l.Via A. Zucchini, 79 - 44122 Ferrara - Italy

Tel. +39 0532 595011www.delphicomunicazione.itinfo@delphiinternational.it

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Conclusioni