GLI AUDIT COMUNITARI E LA CERTIFICAZIONE DEI COSTI · 2012-07-16 · Lettera della Commissione in...

GLI AUDIT COMUNITARI E LA CERTIFICAZIONE DEI COSTI

Edoardo Pandolfi Roma - 9 luglio 2012

http://www.attivitaeuropee.cnr.it/

CNR - DG Ufficio Attività e Relazioni con Istituzioni Europee – Roma, 9 luglio 2012 2

IL CERTIFICATO DI AUDIT

● Il certificato di audit è un documento fornito da un revisore esterno in cui si attestano se le spese dichiarate nel corso di un determinato periodo di tempo soddisfano i requisiti contrattuali stabiliti dal contratto comunitario e sono in linea con le regole contabili del contraente

● Lo scopo è quello di dare alla Commissione una ragionevole garanzia che i costi rendicontati nell'ambito del progetto siano eleggibili

● Il certificato è obbligatorio per richieste di contributo ≥ 375.000 euro

● Per progetti di durata biennale il certificato deve essere presentato alla fine del progetto se il contributo è ≥ 375.000 euro

● Per i partecipanti a cui la Commissione ha accettato la certificazione sulla metodologia per i costi del personale e le spese generali il certificato è necessario solo per gli altri costi se sono ≥ 375.000 euro

I Rendiconto Contributo richiesto alla CE (Form C) = 175.000€ (175.000€ < 375.000€) NO CFS

II Rendiconto Contributo richiesto alla CE (Form C) = 220.000€ (175.000€ + 220.000€ = 395.000€)

SI CFS - certificato da presentare sul I e II rendiconto

III Rendiconto Contributo richiesto alla CE (Form C) = 250.000€ (250.000€ < 375.000€) NO CFS

ESEMPIO

Il certificato di audit - Certificate on the Financial Statements

CNR - DG Ufficio Attività e Relazioni con Istituzioni Europee – Roma, 9 luglio 2012

La certificazione è effettuata da:

- un revisore esterno indipendente dal beneficiario

- qualificato ai sensi dell’VIII direttiva 84/253/CEE del Consiglio dell’UE, del 10 aprile 1984

- iscritto nel Registro dei Revisori Contabili

Tipo di certificato:

- Verifica sui costi – Certificato sulla rendicontazione

- Il beneficiario ed il certificatore hanno l’OBBLIGO di utilizzare il modello previsto dal Grant Agreement: Annex VII – Form D

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IL CERTIFICATO DI AUDIT


Il Form D contiene i seguenti modelli:

I. Terms of References (ToRs): documento che deve essere compilato dal beneficiario e accettato dal revisore (Sezioni 1.1-1.8 del Form D)

II. Independent Report of Factual Findings on costs claimed: modello di report che obbligatoriamente il revisore deve compilare e firmare (Sezione 1.9 del Form D)


Verificare che i costi siano stati sostenuti in conformità con le regole stabilite dal contratto comunitario e con le regole contabili - amministrative del contraente

Ricalcolare il costo del personale sulla base del costo orario

Ricalcolare i costi indiretti

Verificare i costi delle missioni sulla base delle regole interne

…..

Verificare che i costi siano stati sostenuti durante il periodo progettuale

Verificare che le spese siano state correttamente registrate nella contabilità del contraente e siano state effettuate secondo i principi contabili normalmente adottati

Verificare i subcontratti sia rispetto a quanto previsto nel Grant agreement sia per assicurarsi che siano state seguiti i corretti criteri di selezione (best value for money,…)

…….

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DOVERI DEL REVISORE - ANNEX VII – Form D

NOTA: richiedete che i certificatori effettuino scrupolosamente i suddetti controlli

ESEMPLIFICATIVO



Pubblicazione, per il tramite della procedura SIGLA, sul sito istituzionale del CNR di una richiesta di “candidature” interne per lo svolgimento dell’audit

l’avviso è visibile dai dipendenti per un periodo di 7 giorni

Pubblicazione sul sito istituzionale del CNR di una avviso pubblico per lo svolgimento dell’audit

l’avviso è visibile al pubblico per un periodo di 14 giorni

Valutazione comparativa effettuata dal Dirigente

Affidamento incarico: il contratto è stipulato sulla base dello schema previsto dal Grant agreement (Annex VII – Form D)

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REVISORE – AFFIDAMENTO INCARICO

Bisogna iniziare la procedura circa 1 mese prima della fine del rendiconto in cui si dovrà ottenere il CFS per essere in linea con i tempi



I costi del revisore vanno inseriti nel Form C sotto Management come subcontratto

Per i certificati di audit relativi agli interim report il costo si riporta sul rendiconto successivo

Per il certificato di audit fatto in coincidenza del final report l’emissione della fattura deve avvenire prima dei 60 gg. entro i quali bisogna presentare il report la liquidazione della fattura può essere successiva

COSTI DEL REVISORE



Da chi sono stabiliti e condotti

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AUDIT COMUNITARI

Quando

Obiettivi

● Durante il progetto e/o fino a 5 anni dopo la fine del progetto

● Esprimere un giudizio circa l’idoneità del sistema di controlli interno a garantire una corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione europea

● Accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali

● Stabiliti dalla Commissione europea e dalla Corte dei Conti europea

● La scelta dei progetti su cui condurre un audit è fatta in base ai seguenti criteri:

- a campione - dimensione del partecipante e del finanziamento - organizzazione beneficiaria ad alto rischio

● Possono essere effettuati direttamente da funzionari comunitari o da società di revisione esterne per conto della Commissione europea o della Corte dei Conti europea

Gli audit comunitari


Invio della lettera raccomandata della Commissione/Corte dei Conti europea

la lettera è solitamente anticipata via posta elettronica

la lettera viene inviata 2-3 mesi prima della data in cui si propone di condurre l’audit

Contatti tra Istituto e revisori per concordare le date e il luogo dove si terrà l’audit

Invio da parte dei revisori della lista dei documenti che l’Istituto dovrà predisporre prima del loro arrivo

Audit presso l’Istituto

Invio da parte della Commissione/Corte dei Conti del Draft Audit Report

Osservazioni dell’Istituto entro 30 gg. dalla ricezione del Draft Audit Report

Finalizzazione del rapporto di audit sulla base delle osservazioni inviate dall’Istituto

Lettera della Commissione in cui indicano gli eventuali prossimi passi da compiere per implementare i risultati dell’audit

ITER AUDIT

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PREPARAZIONE ALL’AUDIT

L’Ufficio ARIE svolge un’attività di supporto sia alla preparazione all’audit che durante lo svolgimento dello stesso

Informazioni generali sul beneficiario

Sistema contabile e delle procedure amministrative

Costi del progetto

I

II

III



● Breve descrizione dell’Ente e dell’attività che svolge

● Organigramma dell’Istituto finalizzato a mostrare il ruolo che i ricercatori coinvolti nel progetto ricoprono al suo interno

● Conti consuntivi degli ultimi esercizi con allegata la relazione del Collegio dei revisori dei conti

● Lista dei finanziamenti ricevuti dalla CE negli ultimi anni

● Copia completa del Grant Agreement stipulato con la CE con i relativi Annex

● Copia degli eventuali emendamenti al Grant Agreement e della corrispondenza con il Project Officer

● Copia del Consortium Agreement firmato

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INFORMAZIONI GENERALI SUL CNR E SULL’ISTITUTO



● Breve descrizione del sistema contabile

● Descrizione delle procedure contabili/amministrative adottate

● Descrizione del sistema di controllo interno e del sistema di rilevazione delle presenze del personale

● Descrizione per le diverse categorie di costo rendicontate della normativa interna (Regolamenti interni, Disciplinari, Circolari, etc…)

DESCRIZIONE DEL SISTEMA CONTABILE E DELLE PROCEDURE AMMINISTARTIVE



● Copia dei cost statement presentati alla Commissione europea

● Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione europea in merito all’accettazione dei costi dichiarati nei singoli cost statement

● In caso di partecipazione al progetto in qualità di coordinatore, copia dell’accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti al progetto

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COST STATEMENT

Può essere utile stampare le GAE del progetto da cui si evincono le spese imputate ad esso



questi dati vanno richiesti alla fine di ogni rendiconto all’Ufficio Contratti Collettivi e Spesa del Personale

tra i dati presenti in queste tabelle per il calcolo dei costi non bisogna considerare quelle voci che non sono “ricorrenti” e non sono legate all’attività progettuale

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PERSONNEL COST

− IRAP − Conguaglio assegno nucleo familiare − Conguaglio 730 − Straordinari − ……

ESEMPLIFICATIVO

Tabelle con il costo REALE del personale per gli anni interessati dal rendiconto

può essere utile preparare una tabella excel che mostri per ogni ricercatore coinvolto nel progetto come si è arrivato a determinare il costo che è stato rendicontato



I timesheet meglio se mensili/settimanali così da assicurare un buon controllo delle ore inserite da parte del responsabile scientifico

I timesheet dovrebbero essere sufficientemente dettagliati, ad es. indicare su che work package si è lavorato

Nel caso le persone siano coinvolte nello stesso periodo su più progetti meglio utilizzare timesheet in cui riportano tutte le ore dedicate ai diversi progetti

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I timesheet delle persone che hanno lavorato al progetto

● firmati dal responsabile scientifico e dal ricercatore

● datati

Rilevazione ore personale NON strutturato

● rilevazione delle presenze per provare che hanno lavorato sul progetto presso le strutture del beneficiario

● dichiarazione periodica in cui attestano le ore che hanno lavorato sul progetto



Contratti e pagamenti personale strutturato

copia del contratto di lavoro o copia dell’ultimo decreto relativo ad un passaggio di fascia/livello

o lettera d’incarico (se del caso)

storico dei contratti

buste paga

o mandato unico mensile per il pagamento degli stipendi

o dichiarazione che attesti che i ricercatori coinvolti nel progetto sono stati pagati con i mandati unici

DURC per attestare il pagamento dei contributi previdenziali

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Contratti e pagamenti personale NON strutturato

copia del contratto di lavoro o lettera d’incarico (se del caso)

atti relativi al processo di selezione

mandati di pagamento

lettere contabili

dichiarazione che attesta il pagamento dei contributi (rilasciata dagli Uffici di Roma )



● Procedura di affidamento

Verifica conformità sia alle regole CNR sia alle regole comunitarie (best value for money, trasparenza,…)

● Contratto stipulato con il subcontraente

● Ordini ai fornitori

● Fatture

Il riferimento al progetto dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo

● Mandati di pagamento

● Liquidazione della spesa

● Prova dei risultati ottenuti dal subcontraente (report o altra documentazione)

● Ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato

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SUBCONTRACT

Il subcontratto deve essere previsto nell’Annex I



Ordine di missione firmato dal Direttore

Lettera di convocazione alla riunione

Verbale o un documento che provi la partecipazione alla riunione e l’attinenza della stessa al progetto

Per la partecipazione a ‘seminari’ e ‘convegni’, fotocopia del programma della manifestazione, e di altra documentazione disponibile al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto

Richiesta di rimborso firmata dal Direttore e dal ricercatore con allegati tutti i documenti di spesa (carte d’imbarco, ricevute fiscale dell’albergo, dei ristoranti, etc...)

Generalmente l’IVA presente nelle fatture se è evidente non può essere conteggiata nei costi

Liquidazione della missione

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TRAVEL

Fornire spiegazioni sul rimborso delle missioni e sul calcolo della diaria



Procedura per gli acquisti

Ordine ai fornitori

Copie di ogni fattura di acquisto

Ogni fattura deve essere poter essere chiaramente riconducibile ad progetto, ad es. indicando le GAE del progetto o tramite apposito timbro

L’IVA non è un costo eleggibile

Mandati di pagamento

Liquidazione della spesa

Ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di materiale di consumo sia ragionevole rispetto agli obiettivi del progetto

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CONSUMABLE



Procedura per gli acquisti

Ordini ai fornitori

Documenti di trasporto (se applicabile) e la bolla di consegna

Eventuali verbali di collaudo/accettazione

Fattura

Su ogni fattura è raccomandabile che ci sia il calcolo dell’ammortamento L’IVA non è un costo eleggibile

Iscrizione del bene in inventario

Dichiarazione di uso esclusivo o di percentuale di utilizzo firmata dal responsabile del progetto

Mandati di pagamento

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EQUIPMENT



Circolari del CNR aventi per oggetto il “Modello di partecipazione del CNR ai Programmi Quadro” relative agli anni rendicontati

Le voci di spesa utilizzate per la determinazione della percentuale dei costi indiretti sono elencate in allegato alle suddette Circolari

Tabella per chiarire gli adjustment fatti per adeguare, in base alle nuove percentuali aggiornate, i costi indiretti calcolati nei rendiconti precedenti

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INDIRECT COSTS

I revisori ricalcolano per ogni rendiconto l’ammontare dei costi indiretti sulla base delle percentuali che si sarebbero dovute utilizzare e sulla base dei costi del personale ritenuti eleggibili



Provare la necessità di una spesa

Provare l’avvenuto pagamento

contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.), fatture o altra documentazione fiscale riferibile solo al progetto in questione

● Provare la consegna del bene

bolla di consegna, fattura di accompagnamento, etc.

● Provare l’espletamento del servizio reso

relazioni dettagliate

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ALCUNI CONSIGLI


● Mostrare proporzionalità tra costi rendicontati e attività scientifica svolta


SVOLGIMENTO DELL’AUDIT PRESSO L’ISTITUTO

L’audit dura più giorni

I revisori fotocopiano il materiale di interesse oltre alle copie della documentazione preparate in vista del loro arrivo

Devono essere disponibili tutti i documenti e l’accesso a banche dati dell’Istituto

Devono essere disponibili tutti dati finanziari attinenti al progetto: incassi e versamenti, ordini, fatture, documenti di spesa e mandati di pagamento, etc.

I ricercatori che hanno partecipato al progetto devono essere presenti o facilmente reperibili

L’audit presso l’Istituto si conclude con un incontro con i revisori in cui questi forniscono un primo riscontro e eventuali indicazioni sulla procedura di audit in corso


L’Ufficio ARIE può essere presente in Istituto durante lo svolgimento dell’audit per fornire il necessario supporto


RISULTATI AUDT – POSSIBILI SCENARI

Errori NON sistemici Errori sistemici

Estrapolazione

Fine implementazione risultati audit

ADJUSTMENT NESSUN RILIEVO SOLO ”QUALIFIED RECOMMENDATION”

Rettifica futuri pagamenti o Recovery order della Commissione


Follow-up audit


Utilizzo di percentuali per il calcolo dei costi indiretti non conformi con quanto stabilito periodicamente dalle Circolari del CNR

Mancati adjustment

Rendicontazione dei costi del personale amministrativo

I costi indiretti devono essere calcolati solo sul personale scientifico

Inserimento del costo sostenuto per il revisore contabile nel Form C sotto la voce other direct cost invece che sotto la voce subcontracting

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VERIFICA VI PQ - AUDIT RAIA

Dopo la verifica che ha riguardato tutti i progetti del VI PQ, sono stati condotti dalla Corte dei Conti europea e dalla Commissione europea molteplici audit su progetti in

cui il CNR era coordinatore

Mantenere in ordine tutta la documentazione dei contratti fino a 5 anni dopo la fine del progetto



GRAZIE PER L’ATTENZIONE

Edoardo Pandolfi [email protected]

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Gli audit comunitari e la certificazione dei costi

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