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Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 81

Gestione delle Imprese Informatiche

Lezione 8

Padova, 18 febbraio 2009

Stefano Guida


La gestione di progetto


Gestione di progetto - definizione

Gestione di un’attività complessa unica e di durata determinata rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione di risorse differenziate con vincoli interdipendenti di:

1) Tempi2) Costi3) Qualità


Elementi di un progetto

PERSONE TECNICA

COORDINAMENTO

• Risorse• Vincoli• Pianificazione e controllo


Obiettivi della gestione di progetto Dare in ogni momento una visione complessiva e

realistica del progetto Responsabilizzare le varie unità di progetto su obiettivi

specifici Evidenziare situazioni critiche Elaborare situazioni di “what if” per valutare situazioni

alternative Dare evidenza delle fasi future del progetto e delle

attività per portarlo a termine Assicurare coerenza fra obiettivi parziali assegnati alle

unità di progetto e gli obiettivi generali del progetto medesimo


L’incertezza come contesto

I progetti si svolgono solitamente in un contesto incerto dal momento che si propongono di sviluppare nuovi prodotti, di cambiare una certa situazione, di costruire qualcosa di noto in un ambiente mutevole.

L’incertezza è dovuta: Alla complessità (un progetto si compone di molte variabili in

connessione tra loro) Alla condivisione di obiettivi tra diversi soggetti Alla novità (spesso si opera in carenza di conoscenze) Alla variabilità delle condizioni nel tempo

Questi fattori di incertezza rendono indispensabile un’attività permanente di pianificazione e controllo


Alcuni esempi di progetto

Sviluppo di un nuovo software Sviluppo di una campagna pubblicitaria Cambiamento organizzativo in azienda Costruzione di una nave Il progetto Apollo


Le fasi della gestione di progetto1. Impostazione del progetto

Definizione obiettivi Struttura organizzativa Analisi rischi

2. Pianificazione Struttura e tempi Assegnazione compiti e responsabilità Stima impegno risorse Stima economica

3. Coordinamento e controllo Controllo costi Stato avanzamento lavori ripianificazione


Impostazione di progetto - ObiettiviObiettivi primari Prodotto/servizio da realizzare A quali costi In quanto tempo Con quale qualità

Caratteristiche degli obiettivi primari Chiari – descrizione non ambigua Misurabili – metrica di misurazione e misura target Realistici – dati risorse, costi e tempi gli obiettivi devono

essere realizzabili


Impostazione di progetto – Struttura organizzativa

Per funzione – No struttura dedicata. Ogni funzione dell’azienda/ente gestisce parte del progetto – Progetti semplici che richiedono elevata specializzazione del personale

Per progetto – Struttura dedicata con risorse dedicate – progetti complessi molto grandi

A matrice – Il progetto è una struttura che prende a prestito temporaneamente risorse dalla organizzazione stabile dell’azienda/ente – Progetti di media complessità


Impostazione di progetto – Gestione dei rischiPossibili rischi: Stime di tempi e costi irrealistici Skill del personale non adeguato Attività svolte da gruppi diversi di lavoro o da esterni

all’azienda senza adeguato coordinamento

Per affrontare i rischi occorre:1. Classificarli in base all’impatto sull’intero progetto2. Attivare meccanismi di monitoraggio dei rischi in modo continuativo3. Elaborare scenari alternativi in caso il rischio si renda effettivo


Pianificazione – Struttura e tempi

Occorre prima di tutto scomporre il progetto in attività elementari in modo che sia più semplice analizzare i compiti da assegnare alle persone, stimare i costi ed

individuare i tempi necessari

Si parla allora di:Work Breakdown Structure


Pianificazione – Struttura e tempi - WBS

E’ uno strumento (grafico) che permette di rappresentare la scomposizione del progetto in attività complesse, a loro volta

scomposte in attività più semplici, e così via fino al raggiungimento di un livello di dettaglio soddisfacente

Criteri possibili di scomposizione sono:

1. Temporale: fasi del progetto2. Funzionale: scomposizione in moduli3. Tipo di lavoro: scomposizione per competenze

professionali


Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4Q12008 2009 2010 2011 2012

Q1 Q22013

Contract Changes

Minor Changes

Design

MSA + 3

Catalogue

Global Delivery

Existing Contract Two year extension

Sign contract extension

Global Delivery Model

Minor Changes

Design

Global services offering

Global delivery model

Multi-supplier Service Management

Workshops

Design

Retained services

Outsourced services

Infrastructure

Business Platform Management

Manual workarounds

Design

SAP reengineering

Apps monitoring

Global Email operations

SPOC business office

Service Desk in Multi-supplier environment

Migrate to new tools

Design

Knowledge base

Integration with other suppliers

Green Data Centre

Build business plan

Consultancy

Operate global email service

Operate Integrator services

Operate BPM service

EDS\dwalton\Greenfield\’Greenfield Transformation Flightplan v0a 18-Jul-2008.ppt’

Esempio WBS


Pianificazione – Struttura e tempi - PERT

Una volta individuata la WBS è importante individuare le relazioni causa effetto tra le diverse attività di progetto.

Per fare questo una possibilità è quella di usare il diagramma PERT (Program Evaluation and Review Technique) che descrive in modo grafico le

relazioni che intercorrono tra le diverse attività di progetto in termini di:

1. relazioni causa-effetto

2. precedenza logica

3. successione temporale


Pianificazione – Struttura e tempi - GANTT

Il diagramma di GANTT (dal nome dello studioso che utilizzò per primo questo metodo) rappresenta il

processo produttivo/progetto utilizzando delle barre temporali

Aiuta a definire il calendario delle attività


Pianificazione – Struttura e tempi - GANTT


Pianificazione – Struttura e tempi - MilestoneAll’interno del progetto possono essere definite delle

“Milestone” che sono dei punti di arrivo particolarmente importanti e rappresentano eventi importanti e significativi.

Una milestone solitamente è:

1. Specifica (Specific)

2. Misurabile (Measurable)

3. Condivisa (Accepted)

4. Significativa (Relevant)

5. Tempificata (Time-bound)


Pianificazione - Assegnazione compiti e responsabilità

Individuate la struttura del progetto, le relazioni tra le fasi e i tempi occorre assegnare ruoli e responsabilità.

Si individuano i “Work package” (unità elementari) che prevedono:

Un responsabile (“Owner”) Un prodotto finale (“Deliverable”)

Matrice compiti/responsabilità


Pianificazione – Stima impiego risorsePer ogni work package è bene stimare il numero di risorse

dedicate a tale compito e le ore che ciascuna risorsa deve dedicare a tale compito.

Incrociando GANTT e matrice compiti/responsabilità si può elaborare il diagramma di carico che traccia il livello di impiego di una risorsa nel tempo.


Pianificazione – Stima economica Il dettaglio dell’impiego delle risorse fornisce

il costo in termini di giorni/uomo Si stimano eventuali costi di viaggio Si stimano eventuali costi esterni (forniture,

consulenze, oneri finanziari, tasse,…)

Si definisce un costo per attività in ogni periodo del progetto


Pianificazione – Stima economica


Coordinamento e controllo – Controllo costiE’ necessario predisporre dei

meccanismi/strumenti di rilevazione dei costi in corso d’opera:

1. Rilevazione ore lavorate

2. Rilevazione altri costi diretti (viaggi, costi esterni,…)

3. Metodo per allocazione dei costi indiretti (spazi, overhead,…)


Coordinamento e controllo – Stato avanzamento lavoriUno dei metodi per misurare lo stato avanzamento lavori è

quello dell’avanzamento ponderato:

Avanz Pond= Costo attività X Percent avanz

Se questa rilevazione viene fatta periodicamente si può confrontare con la curva dei costi prevista e valutare il ritardo/anticipo di progetto


Coordinamento e controllo – RipianificazioneE’ necessario verificare continuamente l’andamento dei

costi e lo stato avanzamento lavori per pianificare/ripianificare i costi e i tempi “a finire”:

1. Rilevazioni periodiche

2. Processi di consuntivazione e ripianificazione definiti

3. Strumenti di rilevazione e ripianificazione definiti a priori

4. Chiare assegnazioni di ruolo per i compiti di controllo (program office)

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