FONDAMENTI DI INFORMATICA III A1-1 I SISTEMI INFORMATIVI DUFFICIO Argomento 1 I SISTEMI INFORMATIVI...

A1-1

FONDAMENTI DI INFORMATICA III

I SISTEMI INFORMATIVI D’UFFICIO

Argomento 1


Argomento 1

Il sistema informativo aziendale

L’automazione d’ufficio

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I sistemi informativi d’ufficioArgomento 1

Posizionamentodel sistema informativo d’ufficio nel contesto del sistema informativo generale di un’azienda

Individuazione ed analisidelle tipologie di attività nella realtà aziendale

Definizioni dell’automazione d’ufficio

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Argomento 1.1


Argomento 1.1



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I sistemi informativi d’ufficioIl sistema informativo aziendale

Corretta rappresentazione dello stato dell’impresa

(o di un aspetto della stessa) scelta delle logiche e dei metodi

di rilevazione e rappresentazione attività di misurazione e rilevazione

delle grandezze aziendali

Queste attività devono avvenire in modo organizzato,

con l'utilizzo di tecnologie adeguate

che rendano efficiente

la rilevazione e la successiva rappresentazione

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Definizione di sistema informativo aziendale

Complesso di elementi che nell'impresa rileva in modo sistematico e organizzato le combinazioni economiche che si manifestano, utilizzando la tecnologia più appropriata ed applicando logiche e metodi suggeriti, per le diverse classi dei fenomeni aziendali, dalle discipline di economia aziendale (P.Camussone)

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Si può quindi parlare di sistema informativointeso in senso proprio, disgiunto in via teorica dal sistema delle informazioni, intese come prodotto del sistema informativo

Il sistema informativo:la produzione di un sistema di informazioni che rappresenta le combinazioni economiche dell'impresa

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Il sistema informativo: la produzione di un sistema di informazioni

che rappresenta le combinazioni economiche dell'impresa

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Il sistema informativo

in senso stretto

è l'oggetto di studio degli specialisti di informatica

che devono definire: le attività organizzate le tecnologie da impiegare

per la rilevazione dei dati e la produzione delle informazioni

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In primo luogo:si devono identificare le informazioni da produrre

con l'aiuto dei destinatari delle stesse

per soddisfare le loro necessità

In secondo luogo:si devono conoscere

logiche e metodi di rappresentazione

dei fenomeni aziendali adottati nell'impresa

al fine di stabilire gli opportuni

processi di produzione delle informazioni

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si configura come un insieme ordinato di elementi,

anche molto diversi tra loro,

che raccolgono,

elaborano,

scambiano e archiviano dati

con lo scopo di produrre

e distribuire le informazioni alle persone che ne hanno bisogno,

nel momento e nel luogo adatto

(P. Camussone)

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Il sistema informativo è da interpretarsi come un sistema aperto interagente con le altre parti costituenti l'azienda e con l'ambiente esterno

Il sistema informativo in una impresadeve quindi essere visto come quel complesso di elementi in grado di fornire le informazioni necessarie alle persone che lavorano a tutti i livelli della struttura

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Ogni organizzazione dispone

in modo più o meno consapevole di un sistema informativo

nel quale si possono individuare

alcune categorie di elementi: Dati Procedure Principi e valori Mezzi per trattare l’informazione

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Categorie di elementi nel sistema informativo

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Con il termine sistema informativo automatizzato

si intende quella parte del sistema informativo

che è realizzata con tecnologie informatiche

La graduale introduzione dell'informatica nella automazione dei sistemi informativi ha seguito un processo che ripercorre idealmente dal basso verso l'alto la piramide delle attività aziendali teorizzata da Anthony e da Simon

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Inizialmente le imprese sono partite

dalle applicazioni di natura operativa Investimenti

richiesti dall'automazione giustificati dai volumi di dati trattati e dalla ripetitività delle procedure (tipicamente l'elaborazione di stipendi e fatture)

Applicazioni basilari rappresentanti storicamente il risultato tangibile e positivo

dell'introduzione di calcolatori nelle aziende

L'insieme di queste applicazioni è stato denominato sistema di elaborazione dati, nella letteratura anglosassone EDP System (Electronic Data Processing System)

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In un secondo tempo sono stati costruiti sistemi informativi

aventi lo scopo di supportare le attività di controllo Il fine è rappresentato dal controllo

costante sull'andamento delle attività operative Vengono fornite alla direzione

informazioni standardizzate in modo routinario Applicazioni di controllo di gestione e reporting statistico sulle

attività aziendali

L'insieme di queste applicazioni è stato denominato sistema per la produzione di informazioni per il controllo direzionale, nella letteratura anglosassone MIS (Management Information System)

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Infine troviamo i

sistemi per il supporto alle attività strategiche

Si tratta di sistemi che supportano le attività direzionali non predefinite e poco strutturate

Sono stati denominati sistemi per il supporto alle decisioni, nella letteratura anglosassone DSS (Decision Support System)

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Questi tre aspettidel sistema informativo automatizzatosi differenziano in modo sensibile

Possiamo quindi parlare di tre sottosistemi distinti: operativo, tattico, strategico,

corrispondenti alla modellizzazione delle attività aziendali di Anthony

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Sistema di elaborazionedati

EDP

Sistema di reportingaziendale

MIS

Sistema di supporto alledecisioni

DSS

Integra e sostituisce leattività impiegatizie

Produce informazioni per ilcontrollo direzionale diroutine

Supporta attivitàmanageriali

Prevede un uso "passivo" Richiede uso "attento" peruna corretta lettura delleinfromazioni

Richiede uso "attivo" delsupporto

Orientato all'efficienza Orientato ad efficienza edefficacia

Orientato all'efficacia

Riguarda le attività correnti Consuntiva attività passate Rivolto al futuro, "spiega"situazioni passate

Enfatizza precisione,accuratezza dei risultati.

Enfatizza "tempestività" ed"affidabilità"

Accetta approssimazione seè attendibile e giustificata

Utilizza modelliprecostituiti (procedurestandards)

Prevede un reportingstandardizzato, segnalandole situazioni fuori norma

Richiede la costruzione diun modello su richiesta

Costante e coerente (neltempo e nello spazio)

Costante e coerente Flessibile

Caratteristiche dei tre differenti aspetti del sistema informativo automatizzato

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La linea di demarcazionetra gli aspetti di tipo EDP, MIS o DSS non è però certamente netta

In una visione più rispondente alla realtà delle impresei supporti informativi automatizzati sono in relazione diretta con il grado di strutturazione dell'attività aziendale e quest'ultimo dipende in misura rilevante dal livello dell'attività

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Grado di strutturazione delle attività aziendalie aspetti del sistema informativo automatizzato

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Nella modellizzazione tradizionale che è stata riportata non trova ancora spazio il sistema per l'automazione d'ufficio

Il sistema informativo non può essere suddivisosolo in relazione al tipo di attività per cui deve produrre informazioni Non è sufficiente distinguere tra supporti ad attività operative, tattiche e strategiche

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deve essere suddiviso

anche nei due aspetti complementari: ufficiale, privato o individuale

Si tratta di una distinzione dipendente

dal soggetto che ne promuove lo sviluppo: l'azienda per quello ufficiale, il singolo o un gruppo ristretto nel caso del privato

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I sistemi ufficiali rispondono alle esigenze fondamentali di informazione dell'impresa

I sistemi individuali sono complementari a quelli ufficiali e nascono per rispondere a bisogni di informazioni che scaturiscono dallo svolgimento di compiti assegnati alle posizioni previste nella struttura organizzativa dell'impresa

Sistema ufficiale e sistema privato, a loro volta, si differenziano in una parte formalizzata ed una parte informale

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Sistema informativo aziendale

Sistema ufficiale

AFormalizzato

Parte ufficiale eformalizzata del sistema

BInformale

Parte informale delsistema ufficiale(telefonate, notizie,conversazioni, ...)

Sistema privato o individuale

CFormalizzato

Parte dovutaall'iniziativa individualee resa formale:struttura informativa asupporto del processodecisionale di unmanager

DInformale

Parte informale deisistemi individuali

Il sistemainformativoaziendale: sistemaufficialee sistema

individuale

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I tre sottosistemi identificati

(operativo, tattico, strategico),

al variare della tipologia delle attività da supportare,

presentano diversi assetti

in merito a presenza e rilevanza di

componenti ufficiali e individuali,

formalizzate e informali

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Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali, al variare delle tipologie di attività da supportare

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Rilevanza di componenti ufficiali e individuali, formalizzate ed informali,

al variare delle tipologie di attività da supportare

Le caratteristiche dei sistemi informativi dipendono dal grado di strutturazione delle attività che supportano

Per ciascun livello di attività si può parlare di un sottosistema specifico, differenziato dagli altri e inquadrato nel sistema aziendale

Per ciascun livello è distinguibile un aspetto ufficiale ed uno privato nella produzione delle informazioni, e tra supporti formalizzati ed informali

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Nei livelli più bassi prevalgono i supporti ufficiali e formalizzati, nei livelli più alti quelli individuali ed informali

Per sistemi informativi automatizzati si intende la produzione di informazioni con l'uso di tecnologie informatiche (aree A e C dello schema)

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La rilevanza della tecnologia informatica per l'automazione di parti dei sistemi informativi è in relazione con l'importanza dei sistemi formalizzati e informali

Ai livelli più alti, dove l'impiego dell'informatica è quantitativamente più limitato rispetto ai livelli operativi, si tratta di applicazioni concettualmente e qualitativamente importanti per la gestione dell'impresa

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La schematizzazione riportata

non è ancora sufficiente a descrivere compiutamente

il sistema informativo automatizzato dell'impresa

Il modello va quindi ulteriormente articolato, introducendo gli elementi rappresentativi delle necessità in merito all'automazione del lavoro d'ufficio

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Argomento 1.2


Argomento 1.2



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I sistemi informativi d’ufficioL’automazione d’ufficio

Abitualmente per un'impresa

il sistema informativo è solo parzialmente automatizzato:

motivazioni in ordine ai costi o alle difficoltà tecniche

fanno si che vi siano aree nelle quali le informazioni

vengono prodotte senza l'uso di tecnologie informatiche

L'innovazione tecnologica, rendendo disponibili mezzi informatici sempre più potenti, flessibili ed economici tende a restringere tali aree

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Tradizionalmente i sistemi ufficiali

sono sviluppati attorno ai calcolatori centrali,

con personale di tipo staff tecnico centrale

La facilità d'uso ed il costo contenuto dei personal computer hanno dato un notevole impulso allo sviluppo dei sistemi privati

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Il collegamento tra sistemi ufficiali e privati è consentito solo in una direzione:

si possono prelevare dati dai sistemi ufficiali se autorizzati si possono poi elaborare questi dati con i sistemi individuali

Non è consentito il processo inverso

Le procedure ufficiali mantengono l'integrità e la coerenza del patrimonio informativo

I sistemi privati possono quindi estrarre dati dai sistemi ufficiali, ma non modificarli

Possono tuttavia sottoporre dati alle procedure ufficiali che li certificano prima di immetterli nel patrimonio dei dati ufficiali

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L'automazione d'ufficio fa parte concettualmente sia dei sistemi individuali che di quelli ufficiali

In genere l'automazione d'ufficio è vista in senso restrittivo come l'elaborazione di informazioni di tipo non strutturato (quindi i testi, le comunicazioni vocali e le immagini, sono invece strutturate le informazioni basate su dati di formato stabilito)

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Vi è un termine più estensivo di automazione del lavoro d'ufficio, intendendo il supporto alle attività operative, tattiche e strategiche coinvolgenti l'ufficio

Quando l'azienda stabilisce standard per la preparazione di documenti in forma elettronica, per favorirne lo scambio e la circolazione tra gli uffici, si passa ad un sistema governato dall'azienda Tutti i documenti possono essere archiviati su un unico database aziendale di tipo centrale, unificando i diversi sistemi di archiviazione dei vari uffici

In questo caso l'automazione d'ufficio ricade nel sistema ufficiale

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I.a definizione

(generale, focalizza la specificità del lavoro d'ufficio)

L'automazione d'ufficio (Office Automation, brevemente OA) è l'area disciplinare che si occupa dello studio e della applicazione dell'informatica alle modalità di svolgimento del lavoro d'ufficio

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I.a definizione

(generale, focalizza la specificità del lavoro d'ufficio)

L'insieme di tecnologie studiate dall'OA vanno rese opportunamente ed appropriatamente disponibili a coloro che svolgono il lavoro d'ufficio consentendo di razionalizzare e riorganizzare attraverso processi di automazione l'attività, con l'obiettivo di migliorare efficacia ed efficienza

L'ufficio è diverso da una fabbrica e da un laboratorio di ricerca e richiede supporti specializzati adeguati, che vengono forniti nel contesto dell'OA

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II.a definizione

(rilievo alle caratteristiche evolutive dell'OA)

L'OA può essere vista come un'estensione dei sistemi informatizzati aziendali, come un processo in via di sviluppo che richiede interventi sia informatici,sia organizzativi sugli utenti clienti (oggetto dell'OA)e sui partecipanti (soggetto dell'OA)

La tecnologia che supporta questo processo è una tecnologia in evoluzione, raggruppabile in tre categorie: informatica, macchine per l'ufficio, telecomunicazioni

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III.a definizione

(focalizza le modalità organizzative e le caratteristiche delle attività d'ufficio)

L'automazione del lavoro d'ufficiointerviene sul lavoro delle persone che sono oggetto dell'organizzazione

Si distinguono i tre tipi di lavoro d'ufficio: manageriale professionale impiegatizio

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III.a definizione


L'OA interviene sulle modalità di lavoro per alleggerire le persone, migliorare i risultati ed estendere la programmazione ed il controllo, perseguendo obiettivi aziendali ed individuali:

efficienza nell'impiego delle risorse (azienda) motivazione delle persone (persone)

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III.a definizione


La tecnologia,con le opportunità che offre,influenza le persone, le persone, attraverso le proprie aspettative, utilizzano ed evolvono la tecnologia: l'intervento organizzativo modella quindi la mutua influenza tra tecnologia e persone.

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