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Elementi di base della programmazione in Project(lezione elaborata da Microsoft, scaricabile dal sito MS)

In Project funzionalità e formule di base vengono attivate ogni volta che si pianifica un progetto. In questa lezione vengono illustrate le modalità per personalizzare le funzionalità di programmazione al fine di ottenere i risultati desiderati.

Verranno discussi gli argomenti seguenti:

← Formula di programmazione

In Project viene utilizzata una formula di programmazione per calcolare i diversi elementi della programmazione di un progetto,

Durata = Lavoro ÷ Unità delle risorse.

← Tipi di attività

I tipi di attività sono impostazioni che è possibile applicare alle attività e che influiscono sulle modalità di calcolo delle attività tramite formula. Ad esempio, se si corregge la durata di un'attività, il valore impostato rimarrà invariato, poiché la formula calcola il lavoro e le unità delle risorse.

← Programmazione basata sulle risorse

La programmazione basata sulle risorse ha effetto quando si aggiungono o si rimuovono le risorse dalle attività. Questa impostazione di programmazione mantiene costante la quantità di lavoro quando si modificano le unità delle risorse assegnate, agevolando la stima della durata dell'attività. Anche se si tratta di tecniche di programmazione indipendenti l'una dall'altra, possono essere utilizzate assieme. In questa lezione verrà illustrato il funzionamento delle tecniche impiegate singolarmente e contemporaneamente, in modo da consentire la modifica e il controllo della programmazione del progetto.

In Project date e scadenze sono di fondamentale importanza nella programmazione di un progetto. Durante lo sviluppo della pianificazione del progetto è necessario conoscere inizio e fine delle varie attività, per ottenere una data precisa entro cui l'intero progetto deve essere completato.

La durata delle attività è un fattore critico. La data di fine del progetto è determinata dall'ultima data di fine delle attività e tali date di fine dipendono dal tempo necessario per il completamento delle attività.

La durata di ogni attività è determinata dalle unità delle risorse assegnate e dal lavoro stimato (lavoro compiuto dalle risorse) e viene calcolata con la seguente formula di programmazione: Durata = Lavoro ÷ Unità delle risorse.

È possibile controllare quali valori della formula di programmazione hanno maggiore influenza sulla programmazione di un'attività. Più avanti nel corso della lezione verranno illustrati gli effetti prodotti sulla formula di programmazione dall'impostazione dei tipi di attività e dalla programmazione basata sulle risorse.

I 3 elementi della formula di programmazionePrima dell'assegnazione di una risorsa all'attività di un progetto, l'attività ha una durata ma non vi è associato alcun lavoro, poiché il lavoro rappresenta in realtà la quantità di lavoro svolta da una o più risorse per il completamento dell'attività.

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Per ottimizzare la programmazione in Project è necessario comprendere e utilizzare efficacemente tutti e tre gli elementi della formula di programmazione: Durata = Lavoro ÷ Unità delle risorse.

Quando si assegnano le risorse a un'attività, in base alla formula di programmazione, in Project vengono calcolati gli effetti sulla programmazione con i valori assegnati a lavoro, durata e unità delle risorse associati all'attività.

← Nota    In questa lezione per risorse si intendono le risorse umane, chiamate anche risorse lavoro e non le risorse materiali come ad esempio travi di legno, vernice, cemento o filmati.

I tre elementi della formula di programmazione corrispondono anche ai tipi di attività, un'impostazione che è possibile applicare alle singole attività, per modificare l'effetto di tali tipi di attività sulla programmazione

Durata è la quantità di ore di lavoro comprese tra l'inizio e la fine di un progetto. In Project il calcolo della durata di un'attività è basato sulla quantità di lavoro e di unità delle risorse assegnate all'attività. L'orario di lavoro per un'attività è definito dal calendario del progetto, dal calendario delle risorse, dal calendario delle attività o da qualsiasi altro calendario personalizzato impostato per un progetto.

Lavoro è la quantità di lavoro misurata in unità di tempo, ad esempio ore o giorni, necessaria a una risorsa per il completamento di un'attività. Il lavoro totale per un'attività è dato dalla somma di tutte le unità di tempo, indipendentemente dal numero di risorse assegnato all'attività.

Unità delle risorse specifica quanto tempo disponibile (in base al calendario della risorsa) di una risorsa viene utilizzato per lo svolgimento di un'attività specifica. Per risorse si intende personale, apparecchiature o altri materiali necessari al completamento di un'attività. Nella programmazione di un progetto il lavoro di una risorsa viene espresso come unità di assegnazione o, a volte, semplicemente come unità.

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Utilizzo dei tipi di attività

Utilizzare la tabella per visualizzare l'effetto di ciascuna impostazione relativa al tipo di attività sulle altre due variabili della formula di programmazione

In Project le impostazioni relative ai tipi di attività vengono utilizzate per il calcolo di lavoro, durata e unità delle risorse per un'attività. Applicando alle attività un'impostazione relativa a un tipo di attività è possibile controllare il calcolo degli altri due valori della formula, man mano che si modifica la programmazione.

Esistono tre tipi di attività:

← A durata fissa

← A lavoro fisso

← A unità fisse (unità di assegnazione delle risorse)

L'impostazione predefinita del tipo di attività per il calcolo della durata in Project è A unità fisse.

"Fisso" non significa che l'utente non può modificare i valori, bensì significa che con la formula di programmazione vengono calcolati gli altri due elementi in base all'elemento impostato come "fisso". Più avanti in questa lezione verrà creato uno strumento che consente di sperimentare le impostazioni sopra citate.

All'inizio della pianificazione di un progetto, si prendono in considerazione la formula di programmazione e i tipi di attività, al fine di determinare l'impostazione migliore per la maggior parte delle attività del progetto. Se si inseriscono troppi tipi di attività in un progetto è facile dimenticare le impostazioni applicate alle singole attività.

← Suggerimento    Affinché i tipi di attività siano sempre visualizzati nella pianificazione del progetto, aggiungere il campo Tipo alla visualizzazione del progetto.

Una volta impostato il tipo di attività più adatto per il progetto è possibile utilizzare la funzionalità smart tag per apportare modifiche alle singole

attività, in base alle esigenze. Quando si modifica un valore di programmazione per un'attività, viene visualizzato un indicatore di smart tag , che consente di scegliere tra una serie di opzioni in base agli effetti prodotti dalle modifiche sugli altri due elementi della formula di programmazione e sulla programmazione del progetto.

Si passerà ora a esaminare i tre tipi di attività e le loro modalità di utilizzo per modificare e controllare la programmazione

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Tipo di attività a unità fisse

Un esempio di funzionamento di base della programmazione in caso di modifica del lavoro di un'attività a unità fisse:

  Un imbianchino viene assegnato a tempo pieno (100%) all'imbiancatura di muri in 4 giorni (durata). Il lavoro, ovvero il tempo necessario a completare l'attività dedicandovi il 100% del tempo, è di 32 ore o 4 giorni.

  Se si aumenta la quantità di lavoro a 40 ore, in Project verrà ricalcolata la durata, che risulterà pari a 5 giorni. L'imbianchino ha quindi un giorno in più di lavoro per l'attività.

Se viene assegnato all'attività un altro imbianchino a tempo pieno, dedicando entrambi gli imbianchini il 100% del tempo all'attività, completeranno il lavoro in soli 2 giorni.

Durata = Lavoro ÷ Unità delle risorse

In Project il lavoro viene controllato in termini di unità di assegnazione delle risorse, cioè di percentuale di ore lavorative disponibili in base al calendario delle risorse, che una risorsa impiega per un'attività assegnata.

In Project le unità di assegnazione delle risorse vengono espresse sia in percentuale che in forma decimale. Con le unità al 100%, una risorsa lavora a tempo pieno, con le unità al 50% una risorsa lavora a tempo parziale e così via.

In Project l'impostazione predefinita per la programmazione è Unità fisse, di conseguenza, indipendentemente dalle unità delle risorse allocate, il valore rimane fisso mentre gli altri due elementi della formula di programmazione subiscono l'effetto delle modifiche.

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Tipo di attività a lavoro fisso 

Un esempio di funzionamento di base della programmazione in caso di modifica della durata di un'attività a lavoro fisso:

  Due imbianchini vengono assegnati a tempo pieno (100%) per dipingere muri in 2 giorni (lavoro uguale a 32 ore, 16 ore per ogni imbianchino).

  Se si aumenta la durata dell'attività da 2 a 4 giorni, in Project le unità di assegnazione per ciascun imbianchino verranno impostate al 50% per consentire a ognuno degli imbianchini di lavorare a tempo parziale e di mantenere la quantità di lavoro costante a 32 ore.

Durata = Lavoro ÷ Unità delle risorse

Impostare l'attività su A lavoro fisso se si desidera mantenere costante la quantità di lavoro, indipendentemente da eventuali modifiche della durata o delle unità delle risorse.

In Project il lavoro viene misurato in unità di tempo, ad esempio in ore, e rappresenta la quantità di lavoro necessario a una risorsa per completare un'attività. Il lavoro totale per un'attività è dato dalla somma di tutte le unità di tempo, indipendentemente dal numero di risorse assegnato all'attività

Tipo di attività a durata fissaUn esempio di funzionamento di base della programmazione delle unità delle risorse di un'attività a durata fissa:

  Un imbianchino è assegnato a tempo pieno (100%) all'attività di imbiancatura di una stanza in 4 giorni. La quantità di lavoro è pari a 32 ore.

Successivamente lo stesso imbianchino viene assegnato all'imbiancatura di un'altra stanza. L'imbianchino non è però disponibile, durante i 4 giorni, a lavorare a un'attività supplementare e può dedicarsi all'imbiancatura della stanza aggiuntiva solo a tempo parziale (50%).

  Immettendo 50%, in Project la durata viene mantenuta fissa a 4 giorni e viene ricalcolato il lavoro, pari a 16 ore.

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Durata = Lavoro ÷ Unità delle risorse

La durata è la quantità di ore di lavoro comprese tra l'inizio e la fine di un progetto. Quando si opta per la durata fissa di un'attività, la durata dell'attività verrà mantenuta al valore immesso e in Project verranno ricalcolate le unità delle risorse alla modifica delle assegnazioni.

Nota    Per un'attività di riepilogo il tipo di attività è sempre a durata fissa. Un'attività di riepilogo è basata sulle sottoattività e non è possibile modificarne direttamente la durata

Esercitazione sull'utilizzo dei tipi di attività

Di seguito sono indicati i passaggi da utilizzare per la creazione di uno strumento di programmazione riutilizzabile, che consente di determinare il giusto tipo di attività da assegnare alle attività del progetto e di confrontare l'effetto delle diverse impostazioni sulla programmazione.

Esercizio 1: creare lo strumento di programmazione

Aggiungere colonne

1. Sulla barra dei menu scegliere Gestione attività dal menu Visualizza.

2. Fare clic sulla barra di divisione dei riquadri dove ha inizio la sezione Dettagli e trascinare la barra di divisione verso destra per visualizzare le colonne che potrebbero essere nascoste.

3. Nella parte superiore del foglio di lavoro fare clic su Lavoro per selezionare la colonna.

4. Sulla barra dei menu fare clic su Inserisci, quindi fare clic su Colonna.

5. Nella finestra di dialogo Definizione colonna, scorrere verso il basso l'elenco nella casella Nome campo e fare clic su Tipo, quindi scegliere OK.

Al foglio di lavoro verrà aggiunta un'altra colonna chiamata Tipo.

Suggerimento    Se di desidera espandere l'area di lavoro, chiudere il riquadro sinistro facendo clic sul pulsante Mostra/Nascondi Guida di Project sulla barra degli strumenti Guida di Project.

Creare altre 2 colonne

1. Ripetere i passaggi 3 e 4 dalla procedura precedente.

2. Nella finestra di dialogo Definizione colonna scorrere verso il basso l'elenco nella casella Nome campo e fare clic su Nomi risorse, quindi scegliere OK.

3. Ripetere i passaggi 3 e 4 dalla procedura precedente.

4. Dalla finestra di dialogo Definizione colonna, nella casella Nome campo, scorrere verso l'alto l'elenco e fare clic su Unità assegnazione, quindi scegliere OK.

È stata creata la struttura per la programmazione del progetto ed è possibile a questo punto aggiungere informazioni.

Aggiungere attività

1. Fare clic sul primo campo sotto Nome attività e digitare A durata fissa.

2. Nella stessa colonna passare al campo successivo e digitare A unità fisse.

3. Sempre nella stessa colonna passare al campo successivo e digitare A lavoro fisso.

Impostare i tipi di attività

1. Nella programmazione del progetto, fare clic nel campo Tipo per l'attività A durata fissa, fare clic sulla freccia, quindi su A durata fissa.

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2. Fare clic nel campo Tipo per l'attività A lavoro fisso, fare clic sulla freccia e quindi su A lavoro fisso.

Nota    È inoltre possibile fare clic su un'attività, quindi sul pulsante Informazioni attività per impostare i tipi di attività. Le impostazioni per il tipo di attività e altre informazioni correlate alla programmazione per la stessa attività si trovano nella scheda Avanzate.

Non è necessario impostare un tipo di attività per le attività a unità fisse, poiché A unità fisse è l'impostazione predefinita per il tipo di attività in Project.

A questo punto sono state impostati i tipi di attività per ognuna delle 3 attività nella programmazione del progetto.

Assegnare le risorse

1. Fare clic sull'attività A durata fissa, quindi fare clic sul pulsante Assegna risorse sulla barra degli strumenti.

2. Nel primo campo Nome risorsa digitare Laura.

3. Nel campo Unità digitare 100% quindi fare clic su Assegna.

Suggerimento    Non chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse fino al termine dell'esercizio. Lavorando in Project, è possibile lasciare la finestra di dialogo aperta per comodità, durante le attività di programmazione e di assegnazione delle risorse, collocandola in base alle necessità nello spazio dello schermo.

4. Fare clic sull'attività A unità fisse e ripetere i passaggi 2 e 3 relativi all'attività.

5. Fare clic sull'attività A lavoro fisso e ripetere i passaggi 2 e 3 anche per questa attività.

6. Chiudere la finestra di dialogo Assegna risorse.

Ora si passerà ad analizzare gli effetti sui componenti della programmazione in caso di modifiche apportate ai diversi tipi di attività.

Nota    Si ricorda che "fisso" significa che il valore che l'utente imposta per un determinato elemento della formula di programmazione rimane costante, mentre gli altri due elementi della formula vengono ricalcolati quando si apporta una modifica. In alcuni esercizi verrà modificato il valore "fisso" per vedere in che modo gli altri elementi vengono calcolati.

Esercizio 2: programmare con attività a durata fissa

Aumentare la durata dell'attività

1. Nella programmazione del progetto, fare clic sull'attività A durata fissa.

2. Nel campo Durata digitare 10g, quindi premere INVIO.

Nota    Potrebbe essere necessario scorrere verso destra il campo Durata.

Le ore complessive di lavoro per questa attività sono ora 80.

Si supponga che Laura possa dedicarsi all'attività solo a tempo parziale. Di seguito viene illustrato come procedere.

Ridurre le unità di risorsa per l'attività

1. Fare clic sull'attività A durata fissa, quindi fare clic sul pulsante Assegna risorse .

2. Nella finestra di dialogo Assegna risorse, accanto a Laura, modificare Unità in 50%, quindi premere INVIO.

Il lavoro totale per questa attività è ora pari a 40 ore.

Questo perché se non è possibile modificare la durata, che è fissa, ma è possibile modificare il numero di ore che Laura può dedicare al lavoro, il lavoro risulta essere l'unico elemento della formula che può variare.

Suggerimento    Quando un indicatore di Smart tag appare mentre si sta lavorando alla pianificazione di un progetto, fare clic sull'indicatore per visualizzare le opzioni per l'elemento in questione. Fare clic ora sull'indicatore per visualizzare gli effetti della modifica sulla programmazione.

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Nota    In Project il calendario standard è di 8 ore lavorative al giorno, da lunedì a venerdì. Durante la programmazione di progetti futuri, accertarsi di utilizzare lo stesso calendario di base (Standard, 24 ore o Turno di notte) sia per lo strumento che per il progetto.

Effetti della modifica della variabile rimanente della formula di programmazione.

Aumentare il lavoro per l'attività

1. Nella finestra di dialogo Assegna risorse, accanto a Laura, modificare Unità in 100%, quindi premere INVIO.

2. Nel campo Lavoro digitare 100h, quindi premere INVIO per aumentare le ore di lavoro.

Le unità di assegnazione di Laura sono ora pari al 125%. Si tratta di una sovrassegnazione. Per completare l'attività nei tempi previsti, con la quantità di lavoro stimata, è necessario trovare un'altra risorsa o assegnare a Laura lavoro straordinario.

Di seguito viene illustrato l'effetto prodotto dalla programmazione delle attività in base alle risorse disponibili.

Esercizio 3: programmare con attività a unità fisse

Nota    Si ricorda che A unità fisse è l'impostazione predefinita per il tipo di attività in Project e che unità si riferisce alle unità di assegnazione delle risorse.

Aumentare la durata dell'attività

← Per l'attività A unità fisse, aumentare la durata dell'attività digitando 4g nel campo Durata, quindi premere INVIO.

L'effetto prodotto sulla quantità di lavoro necessaria a Laura per completare l'attività è il seguente: le ore di lavoro sono aumentate da 8 a 32.

Concedendo più tempo per il completamento dell'attività, ma non diminuendo la quantità di lavoro giornaliera per l'attività, poiché l'impostazione è A unità fisse ovvero si tratta di attività a unità fisse per risorsa, Laura è in grado di dedicare il 100% del suo tempo all'attività, a meno che il valore delle unità non venga modificato manualmente. Aumentando la durata dell'attività, aumentano di conseguenza le ore di lavoro impiegate da Laura per completare l'attività.

Ora il problema verrà affrontato da un'altra angolazione.

Ridurre la durata dell'attività

← Per l'attività A unità fisse, diminuire la durata dell'attività digitando 2g nel campo Durata, quindi premere INVIO.

Anche se la durata dell'attività è stata ridotta, Laura dovrà dedicare comunque il 100% del proprio lavoro ogni giorno all'attività.

Negli esercizi precedenti con il tipo di attività A unità fisse, le modifiche alla durata dell'attività determinano la quantità di lavoro necessario per il completamento dell'attività da parte di Laura. Si tratta di un caso poco comune durante la gestione di un progetto, ma può agevolare la stima del numero di risorse necessario per una particolare attività.

Una volta definita la quantità di lavoro e il numero di risorse, l'impostazione A unità fisse risulta più utile per la previsione della durata.

Aumentare il lavoro per l'attività

1. Per l'attività A unità fisse, modificare Durata in 4 giorni.

2. Digitare 40h nel campo Lavoro, quindi premere INVIO.

Quanto impiegherà Laura per completare l'attività dedicandovi tutte le ore di lavoro a sua disposizione (100%)? Risposta: 5 giorni.

Provare ad affrontare il problema dall'altra angolazione:

Diminuire il lavoro per l'attività

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← Per l'attività A unità fisse digitare 5h nel campo Lavoro, quindi premere INVIO.

Con meno di un giorno di lavoro assegnatole, Laura dovrà impiegare meno di un giorno per completare l'attività.

Esercizio 4: programmare con attività a lavoro fisso

In questo esercizio verranno utilizzate le modifiche dei valori per le unità risorse e durata in un'attività a lavoro fisso.

Aumentare la durata dell'attività

← Nella riga dell'attività A lavoro fisso, nel campo Durata digitare 3g, quindi premere INVIO.

Poiché per Laura la quantità di lavoro di 8 ore è fissa e le sono state assegnate più ore per dedicarsi all'attività, Laura deve ora impiegare solo il 33% delle sue ore giornaliere per completare l'attività.

Di seguito viene illustrato cosa accade se si concede meno tempo per lavorare all'attività.

Ridurre la durata dell'attività

← Nella riga dell'attività A lavoro fisso, nel campo Durata digitare 5g, quindi premere INVIO.

Ora Laura è una risorsa sovrassegnata, che deve dedicare il doppio del lavoro (200%) per completare l'attività nel tempo concessole.

Di seguito viene illustrato cosa accade se si modifica l'altra variabile della programmazione.

Ridurre le unità di risorsa per l'attività

1. Nella riga dell'attività A lavoro fisso fare clic su A lavoro fisso, quindi sul pulsante Assegna risorse .

2. Nel campo Unità accanto a Laura, digitare 50%, quindi premere INVIO.

L'effetto sulla durata è il seguente: una volta ridotta la quantità di lavoro di Laura per l'attività, la durata dell'attività è slittata ulteriormente.

Provare ad affrontare il problema da un'altra angolazione e verificare i risultati. In caso di emergenza, ad esempio, potrebbe essere necessario chiedere a una risorsa di effettuare lavoro straordinario.

Aumentare le unità di risorsa per l'attività

← Nella finestra di dialogo Assegna risorse, modificare le unità di assegnazione di Laura in 150%, quindi premere INVIO.

Laura svolgerà lavoro straordinario e completerà l'attività in tempi più brevi.

I calcoli sembrano semplici, con meno di una settimana di lavoro e una risorsa. Ora che lo strumento è stato creato si possono sperimentare diverse impostazioni, quantità di lavoro, unità delle risorse e risorse multiple per vederne gli effetti sulla programmazione. È possibile sperimentare altre variabili anche adesso.

Una volta terminato il lavoro con lo strumento di programmazione è possibile passare alla lezione successiva