Documentazione Portale Fornitori Operatività Fornitore PROPOSTA DI EM VERSO IL REFERENTE TECNICO...

Portale Fornitori, Operatività Fornitore – Manuale Utente 1

DocumentazionePortale Fornitori – Operatività Fornitore

Manuale Utente


1 SOMMARIO1 SOMMARIO ........................................................................................................................................................... 2

2 INTRODUZIONE................................................................................................................................................... 3

3 ACCESSO AL PORTALE FORNITORI............................................................................................................. 3

3.1 PROBLEMI DI LOGON ............................................................................................................................................. 6

4 MENÙ PORTALE FORNITORI .......................................................................................................................... 7

5 PORTALE FORNITORI - CERCARE ................................................................................................................ 8

6 PORTALE FORNITORI – ORDINI D’ACQUISTO ........................................................................................ 10

6.1 ORDINE D’ACQUISTO DI SERVIZI ......................................................................................................................... 11

6.1.1 Risposta all’ordine (a discrezione del buyer API)................................................................................... 136.1.2 Conferma dell’ordine ............................................................................................................................... 15

6.1 ORDINE D’ACQUISTO DI MATERIALI .................................................................................................................... 17

6.1.1 Avviso di consegna dell’ordine................................................................................................................ 186.1.2 Risposta all’ordine e avviso di consegna con Referenti Tecnici differenti .............................................. 19

7 PORTALE FORNITORI – CONFERME .......................................................................................................... 21

8 PORTALE FORNITORI – AVVISI DI CONSEGNA ...................................................................................... 23

9 PORTALE FORNITORI – NOTIFICHE DALL’ACQUIRENTE .................................................................. 24

10 PORTALE FORNITORI – FATTURE E ACCREDITI ................................................................................... 25

10.1 ACQUISIRE FATTURA........................................................................................................................................... 26

10.1.1 Fatture riferite ad ordine d’acquisto ................................................................................................... 2710.1.2 Accrediti riferiti ad ordine d’acquisto ................................................................................................. 3110.1.3 Fatture ed accrediti senza ordine d’acquisto....................................................................................... 32

11 PORTALE FORNITORI – BILLER DIRECT.................................................................................................. 34

11.1 FATTURE APERTE ............................................................................................................................................... 34

11.2 ACCREDITI .......................................................................................................................................................... 35

11.3 FATTURE PAGATE ............................................................................................................................................... 36

11.4 PAGAMENTI ........................................................................................................................................................ 36

12 RIEPILOGO E-MAIL.......................................................................................................................................... 38

12.1 INVIO MAIL PER LA REGISTRAZIONE DEL FORNITORE - VERSO IL FORNITORE ..................................................... 38

12.2 INVIO MAIL PER LA COMUNICAZIONE DELLA PASSWORD – VERSO IL FORNITORE ................................................ 39

12.3 INVIO NUOVO ORDINE SUL PF (CON RICHIESTA DI RISPOSTA ALL’ODA) – VERSO IL FORNITORE......................... 39

12.4 INVIO NUOVO ORDINE SUL PF – VERSO IL FORNITORE........................................................................................ 40

12.5 PROPOSTA DI EM – VERSO IL REFERENTE TECNICO API..................................................................................... 40

12.6 ACCETTAZIONE DELLA PROPOSTA DI EM – VERSO IL FORNITORE ....................................................................... 41

12.7 RIFIUTO DELLA PROPOSTA DI EM – VERSO IL FORNITORE................................................................................... 41

12.8 ACCETTAZIONE EM – VERSO IL FORNITORE ....................................................................................................... 42

12.9 INVIO FATTURA/ACCREDITO RIFERITO AD ORDINE D’ACQUISTO .......................................................................... 42

12.10 INVIO FATTURA/ACCREDITO NON RIFERITI AD ORDINE D’ACQUISTO.................................................................. 43

12.11 INVIO FATTURA/ACCREDITO NON RIFERITI AD ORDINE D’ACQUISTO.................................................................. 43

13 RIEPILOGO E GLOSSARIO ............................................................................................................................. 44


2 Introduzione

Il presente documento descrive in dettaglio le modalità di utilizzo del Portale Fornitori API.

In tale manuale si andranno quindi ad elencare e a descrivere le funzionalità che il Portale Fornitori API (da qui PF)mette a disposizione del Fornitore in merito a:

Visualizzazione e conferma degli Ordini d’Acquisto Proposta di acquisizione di prestazioni di servizio Proposta di entrata merci di materiale Visualizzazione di documenti di Entrata Merce Accettazione Entrate Merci Creazione e visualizzazione di fatture

Per ogni funzionalità offerta dal PF, verranno descritte le azioni che il fornitore può effettuare, dettagliando tutti ipassaggi con le varie alternative possibili.

3 Accesso al Portale Fornitori

Ciascun Fornitore potrà accedere al Portale Fornitori attraverso l’apposito link presente nell’area “Fornitori” sul sitoweb www.gruppoapi.com come mostrato nelle figure

www.gruppoapi.com


Il link di accesso al “Portale Fornitori” porterà quindi alla pagina di Logon con cui il Fornitore si autenticherà tramite lapropria utenza (i.e. Utente) e password (i.e. Password). E’ da notare che l’accesso a questa maschera di Logon sarà


inoltre possibile attraverso il link contenuto nelle mail informative scambiate con le utenze API (verranno trattate neiparagrafi successivi).


3.1 Problemi di logon

Nel caso in cui il Fornitore non ricordi la Password, attraverso il link Supporto si potrà accedere alla mascheradell’Help logon. Indicando nel campo “ID di logon” l’utenza specifica e nel campo “E-mail” l’indirizzo mail delFornitore, quest’ultimo riceverà una mail contente i dati di logon e quindi la Password.

Va ricordato che l’eventuale modifica della Password dell’utenza del Fornitore può essere effettuata solo con l’utenzadi Amministrazione del Fornitore.

Inserendo l’ID della contact person e l’indirizzo mail del destinatario, verrà inviata una mail con la nuova password(vedere paragrafo Riepilogo E-mail).


4 Menù Portale Fornitori

Effettuato l’accesso al PF, il Fornitore avrà visione di un insieme di Menù principali che verranno dettagliati neiparagrafi successivi e che possono essere riassunti in:

Cercare: identifica il menù con gli help di ricerca dei documenti contenuti nel PF Ordini d’acquisto: identifica il menù con l’elenco degli Ordini d’Acquisto intestati al Fornitore Conferme: identifica il menù delle proposte, inviate al Referente Tecnico API e che devono essere ancora

accettate, relative agli ordini di servizi Avvisi di consegna: identifica il menù delle proposte, inviate al Referente Tecnico API e che devono essere

ancora accettate, relative agli ordini di materiali Notifiche dall’acquirente: identifica il menù delle proposte già accettate (e quindi fatturabili) dal Referente

Tecnico API in merito agli ordini di servizi e/o di materiali Fatture ed accrediti: identifica il menù di gestione (visualizzazione e creazione) delle fatture ad opera del

Fornitore Biller Direct: identifica il menù relativo alla situazione delle fatture in merito ai pagamenti


5 Portale Fornitori - Cercare

Nel menù “Cercare” sono presenti gli help di ricerca che, tramite opportuni filtri, consentono di trovare piùvelocemente un documento sul PF .

La ricerca di un documento all’interno del PF può essere effettuata tramite: Il tipo del documento:

- Ordine d’acquisto- Avviso di consegna- Fattura o Accredito- Conferma- Entrata Merci- Storno Entrata Merci- Riconsegna- Ord. in base a p. cons.

Il periodo:- Tutto- Oggi- Ultimi sette giorni- Ultimo mese- Ultimi dodici mesi

Da data di creazione (selezionando il giorno della creazione utilizzando l’apposito calendario) Lo stato del documento:

- Tutti- Nuovo

(documento che deve ancora essere letto/elaborato dal Fornitore)- In elaborazione (documento “Parcheggiato” e quindi non inviato dal Fornitore, in merito ad una Risposta

all’Ordine richiesta da API)


- Modificato dal cliente- Confermato parzialmente (documento per cui è stata inviata, parzialmente, una Risposta all’Ordine

oppure una Conferma/Avviso di Consegna verso API)- Confermato (documento per cui è stata inviata una Risposta all’Ordine oppure una Conferma/Avviso di

Consegna verso API)- Respinto- Rifiutato dal cliente (proposte di accettazione prestazione/materiali rifiutate)

Numero documento (identifica il numero di documento presente sul PF) Numero partner (identifica le società a cui il Fornitore è associato) N. ord. acquisto (identifica i numero dell’ordine di acquisto SAP)

Dopo aver indicato i criteri di ricerca, attraverso il pulsante “Cerc”, verrà restituita il documento (od eventualmenteuna lista) che rispecchia le caratteristiche indicate.


6 Portale Fornitori – Ordini d’acquisto

Nel menù “Ordini d’acquisto” è presente l’elenco degli ordini d’acquisto relativi al Fornitore specifico.La lista degli ordini è rappresentata specificando per ogni ordine le seguenti caratteristiche:

Numero documento: identifica il numero dell’ordine in base alla numerazione del PF (cliccando sul link cheriporta il numero si accede all’interno del documento stesso)

N. ord. acq.: identifica il corrispettivo numero dell’ordine SAP che viene indicato nella mail che arriva alfornitore (informandolo della presenza di un nuovo ordine a lui intestato) e che dovrà essere indicato nellafattura. Questo numero è l’identificativo principale dell’ordine d’acquisto e verrà riportato su ogni elenco nelPF per creare la relazione tra l’ordine stesso e i documenti successivi (come ad esempio Entrata Merci eFattura)

Nome documento: identifica la descrizione del documento Data documento: indica la data in cui il documento è stato registrato sul PF Stato: identifica lo stato di quel documento Valore totale: identifica il valore del documento


6.1 Ordine d’acquisto di servizi

In questo paragrafo, attraverso un esempio, verranno descritte le funzionalità offerte dal PF e le modalità operativeda seguire, nella gestione di Ordini d’acquisto di servizi.

Ad ogni nuovo ordine d’acquisto creato, al fornitore arriverà una mail informativa: in questa mail ci saranno iriferimenti del numero SAP (N.ord.acq) dell’ordine creato dal buyer API e il link di accesso al PF per la gestione di taleordine (i.e. il Fornitore può comunque accedere al PF anche attraverso il sito web). Dopo essersi autenticato, ilFornitore potrà andare a visualizzare lo stato degli ordini a lui intestati nel menù specifico.

Nel caso di esempio sono stati creati due nuovi ordini di acquisto (ES. numero Portale Fornitori 1000000103 e1000000104)

Cliccando sul link che identifica il numero dell’ ordine (ES: 1000000103) si accede all’interno dell’ordine d’acquistostesso.

Nei “dati di base” sono riportate le seguenti informazioni: Numero documento: identifica il numero documento nella numerazione del PF (ossia il numero “linkabile”) Nome documento: identifica la descrizione del documento


N.ord. acq.: identifica il numero SAP del documento (questo codice è la chiave che lega l’ordine con tutti glialtri documenti correlati)

Documenti successivi richiesti: sono i tipi di documenti successivi che verranno agganciati all’ordined’acquisto. In questo caso d’esempio abbiamo:- Risposta ord. acquisto: per questo Ordine il buyer API ha richiesto una risposta/conferma dell’ordine

prima della proposta di acquisizione. Ciò significa che il Fornitore deve prima dare conferma dellaquantità e della data di consegna prevista, prima di procedere con la proposta

- Conferma: dopo aver risposto all’Ordine, il Fornitore può procedere con la proposta di acquisizioneprestazioni

- Entrata Merci: l’accettazione della prestazione ad opera del Referente Tecnico API genera il corrispettivodocumento di Entrata Merci (EM) su cui si può fatturare

- Fattura: dopo aver visionato l’EM il Fornitore può procedere con la Fattura Stato: identifica lo stato del documento

Nel “Riepilogo Posizioni” sono riportate le posizioni dell’ordine d’acquisto in termini di: Numero posizione Stato Identificativo Prestazione Tipo riga Testo breve (descrizione) Quantità ordine d’acquisto Valore ordine d’acquisto Quantità confermata Richiesto per il (i.e. data di consegna) Confermato per (solo in presenza di una richiesta di Risposta all’Ordine) Referente tecnico (identificativo del referente API addetto all’accettazione delle proposte di acquisizione/di

consegna)

Le ulteriori informazioni inerenti l’ordine riguardano i “Messaggi” che il buyer API può indicare in testata dell’ordinecon eventuali informazioni aggiuntive; le “Informazioni partner” identificano informazioni sul committentedell’ordine; le “Informazioni prezzo” riepilogano il valore dell’ordine; le “Condizioni di pagamento e di consegna” sonoproprie del Fornitore specifico.


6.1.1 Risposta all’ordine (a discrezione del buyer API)

Nel caso d’esempio il buyer API ha richiesto l’obbligo di conferma al Fornitore prima della proposta di accettazionedella prestazione. Il Fornitore è obbligato a confermare l'OdA se riceve questa indicazione sulla mail.

Lo step che il fornitore deve eseguire prevede quindi la creazione della “Risposta all’Ordine”: dopo essere entratonell’ordine specifico, attraverso il pulsante “Elaborare” può essere creata tale risposta.

Dopo aver visionato la posizione, in termini di quantità e di data di consegna (denominata “Richiesto per il”), ilfornitore può decidere o meno di accettare i termini di quantità e consegna definiti dal buyer API.

Premendo l’icona il Fornitore accetta le condizioni della posizione dell’ordine. Nel caso di più posizioni lealternative possibili possono essere quelle di settare le singole posizioni una per volta oppure tramite il pulsante

accettarle tutte. La creazione della proposta può essere effettuata solamente sulleposizioni confermate (i.e. accettate): se una posizione non viene confermata, la proposta su tale posizione non potràessere effettuata. Solamente alla conferma della posizione allora il fornitore potrà proseguire l’iter di gestionedell’ordine di acquisto e quindi fare la proposta di acquisizione.


Nel caso di rifiuto della/e posizioni premendo l’icona (oppure nel caso di più posizioni il pulsante

) il Fornitore indica al Buyer API che non riesce soddisfare le condizioni di quantità e diconsegna fissate e quindi annulla quella/e posizioni dell’ordine (per le quali non sarà più possibile effettuare laproposta di acquisizione).

Il pulsante annulla l’eventuale selezione delle posizioni, mentre i pulsanti

permettono una differente visualizzazione delle prestazioni (che, come visibileanche nell’esempio proposto) si distinguono fra posizioni “padre” (Es. Assistenza SW) e posizioni “figlio” (Es.ASSISTENZA TECNICA).

Una volta confermate e/o rifiutate le posizioni, il Fornitore attraverso il pulsante confermerà le proprie

scelte al buyer tramite l’invio contestuale della Risposta all’Ordine. Il pulsante invece consente unsalvataggio delle operazioni di selezione appena effettuate. Il Fornitore potrà quindi “inviare” la Risposta anche in un

secondo momento. Il pulsante annulla tutte le operazioni effettuate.

Con l’invio della Risposta all’Ordine lo stato dell’Ordine stesso cambierà in “Confermato”


6.1.2 Conferma dell’ordine

Una volta che il Fornitore ha inviato la Risposta all’Ordine, lo stesso Fornitore può procedere alla conferma dell’ordinestesso e quindi può procedere a creare la proposta che verrà inviata al Referente Tecnico API per l’accettazione.

Rientrando quindi sull’Ordine d’acquisto attraverso il pulsante , il Fornitore potrà creare la suaproposta di accettazione della prestazione di servizio.

Sarà quindi possibile indicare nel campo “Quantità” la quantità effettiva che si vuole proporre per l’entrata merci (nelcaso delle prestazioni la quantità che poi si vorrà far accettare per la successiva consuntivazione).

A livello di posizione sono riportate le seguenti informazioni: Stato – identifica se una posizione è stata o meno confermata, oppure se si sta per confermare (i.e. in

elaborazione) Prodotto – identificativo della prestazione Tipo prodotto – tipologia della posizione Tipo riga – identifica il nodo padre (blank) dai nodi figli (riga normale) Quantità – indica la quantità che si vuole confermare (proposta di accettazione prestazione) Unità di misura – indica l’unità di misura Ordinato – corrisponde alla quantità presente nell’ordina d’acquisto Aperto – corrisponde alla quantità ancora aperta per cui non è stata fatta ancora una proposta (questo valore

verrà decrementato automaticamente ogni volta che una proposta su quella posizione viene accettata dalReferente Tecnico)

Valore netto – indica il valore della posizione che si sta confermando (attraverso il pulsante

questo valore viene aggiornato in funzione della quantità indicata nel campo Quantità) Bidone – selezionando questa icona, nel caso di ordini con più posizioni, si può eliminare dalla proposta di

accettazione quella posizione (equivale a lasciare il valore “zero” nel campo Quantità)

Proporre qtà – se questo flag viene settato, premendo il pulsante , il sistemapropone in automatico, nel campo Quantità, le quantità ancora aperte per quella posizione


In fase di Conferma dell’Ordine, il Fornitore, oltre ad indicare le quantità che vuole confermare in base alle specificheposizioni, può anche inviare un messaggio al Referente Tecnico API, indicando il testo nell’appositafinestra”Messaggio all’acquirente”

Dopo aver scritto il messaggi oda far pervenire al Referente Tecnico API, tramite il pulsante taletesto viene memorizzato nella Conferma.

Attraverso il pulsante “Confermare” viene quindi mandata dal sistema in automatico una mail al Referente Tecnico incui gli si indica la presenza di una Conferma effettuata dal Fornitore su quella particolare posizione dell’ordine, perquella quantità e con l’eventuale messaggio di informazioni aggiuntive.

Il pulsante consente un salvataggio delle operazioni di conferma (quantità ed eventuale messaggio)appena effettuate. Il Fornitore potrà quindi “inviare” la Conferma anche in un secondo momento. Il pulsante

annulla tutte le operazioni effettuate.

Dopo la Conferma è possibile visualizzare il flusso (e quindi la storia) dei documenti creati/ricevuti dal Fornitore fino aquel momento.


6.1 Ordine d’acquisto di materiali

In questo paragrafo, attraverso un esempio, verranno descritte le funzionalità offerte dal PF e le modalità operativeda seguire, nella gestione di Ordini d’acquisto di servizi.

Ad ogni nuovo ordine d’acquisto creato, al fornitore arriverà una mail informativa: in questa mail ci saranno iriferimenti del numero SAP (N.ord.acq) dell’ordine creato dal buyer API e il link di accesso al PF per la gestione di taleordine (i.e. il Fornitore può comunque accedere al PF anche attraverso il sito web). Dopo essersi autenticato, ilFornitore potrà andare a visualizzare lo stato degli ordini a lui intestati nel menù specifico.

Nel caso di esempio sono stati creati due nuovi ordini di acquisto (ES. numero Portale Fornitori 1000000103 e1000000104)

Cliccando sul link che identifica il numero dell’ ordine (ES: 1000000104) si accede all’interno dell’ordine d’acquistostesso.

Nei “dati di base” sono riportate le seguenti informazioni: Numero documento: identifica il numero documento nella numerazione del PF (ossia il numero “linkabile”) Nome documento: identifica la descrizione del documento N.ord. acq.: identifica il numero SAP del documento (questo codice è la chiave che lega l’ordine con tutti gli

altri documenti correlati)


Documenti successivi richiesti: sono i tipi di documenti successivi che verranno agganciati all’ordined’acquisto. In questo caso d’esempio abbiamo:- Avviso di consegna: il Fornitore può procedere con la proposta di entrata merci del materiale- Conferma: l’accettazione della prestazione ad opera del Referente Tecnico API genera il corrispettivo

documento di Entrata Merci (EM) su cui si può fatturare- Fattura: dopo aver visionato l’EM il Fornitore può procedere con la Fattura

Stato: identifica lo stato del documento

E’ da notare bene che in questo caso la Risposta all’Ordine non è stata richiesta dal buyer API, altrimenti prima dipoter fare l’avviso di consegna, il Fornitore deve procedere alla Risposta all’Ordine come visto nel paragrafo 6.1.1 perle prestazioni.

6.1.1 Avviso di consegna dell’ordine

Entrando sull’Ordine d’acquisto attraverso il pulsante , il Fornitore potrà creare la suaproposta di accettazione del materiale.

Sarà quindi possibile indicare nel campo “Quantità” la quantità effettiva che si vuole proporre per l’entrata merci.

A livello di posizione sono riportate le seguenti informazioni: Prodotto – identificativo del materiale Descrizione – descrizione del materiale Quantità – indica la quantità che si vuole confermare (proposta di accettazione merci). In automatico il

sistema proporrà la quantità residua che può essere oggetto della proposta di entrata merci.


Unità di misura – indica l’unità di misura N.ord. acq. – indica il numero SAP di riferimento dell’ordine di acquisto Pos. Ord. acq. – indica la posizione specifica dell’ordine Bidone – selezionando questa icona, nel caso di ordini con più posizioni, si può eliminare dalla proposta di

accettazione quella posizione (equivale a lasciare il valore “zero” nel campo Quantità)

Proporre qtà – se questo flag viene settato, premendo il pulsante , il sistemapropone in automatico, nel campo Quantità, le quantità ancora aperte per quella posizione

Come visto anche per la Conferma delle prestazioni, in fase di Avviso di consegna dell’Ordine, il Fornitore, oltre adindicare le quantità che vuole confermare in base alle specifiche posizioni, può anche inviare un messaggio alReferente Tecnico API, indicando il testo nell’apposita finestra”Messaggio all’acquirente” e memorizzandolo

attraverso il pulsante .

Attraverso il pulsante viene quindi mandata dal sistema in automatico una mail alReferente Tecnico in cui gli si indica la presenza di una proposta di entrata merci effettuata dal Fornitore su quellaparticolare posizione dell’ordine, per quella quantità e con l’eventuale messaggio di informazioni aggiuntive.

Il pulsante consente un salvataggio delle operazioni di conferma (quantità ed eventuale messaggio)appena effettuate. Il Fornitore potrà quindi “inviare” la Conferma anche in un secondo momento. Il pulsante

annulla tutte le operazioni effettuate.

6.1.2 Risposta all’ordine e avviso di consegna con Referenti Tecnici differenti

Per gli ordini a materiale, come visto anche per gli ordini a prestazione, il buyer API può richiedere l’obbligo diconferma al Fornitore che, quindi, prima di inviare la proposta di entrata merci (avviso di consegna), deve confermarele quantità e la data di consegna previste nell’ordine.

Attraverso il pulsante “Elaborare” il Fornitore andrà quindi a selezionare le posizioni dell’ordine che vuole confermare.

In questo esempio, dopo aver selezionato tutte le posizioni tramite il pulsante “Confermare tutte le posizioni”,attraverso il pulsante “Invia” la conferma del fornitore viene inviata al Buyer.


Successivamente quindi il Fornitore potrà procedere alla creazione dell’Avviso di Consegna attraverso l’appositopulsante.

Per quanto riguarda gli Avvisi di Consegna creati per più posizioni di uno stesso ordine, è necessario evidenziare ilfatto che la proposta che il Fornitore può fare, deve riguardare solo posizioni dell’ordine con lo stesso referentetecnico.

Nel caso di esempio si è provato a creare un unico Avviso di Consegna cumulativo delle tre posizioni dell’ordine: ogniposizione però ha un referente tecnico differente (colui che accetterà o rifiuterà l’avviso di consegna) e questo fascattare un controllo del sistema che scaturisce un messaggio d’errore.

E’ possibile infatti “aggregare” più posizioni dell’ordine per uno stesso Avviso di Consegna solamente se questeposizioni hanno tutte lo stesso referente tecnico. Nel caso d’esempio se anche gli apparecchi telefonici avesseroavuto il referente tecnico 20565 (come per gli ascensori) allora potrebbe essere creato un Avviso di Consegna unicoper la prima e la seconda posizione.

Nel caso di un ordine con più posizioni, per determinare su quale posizione si vuole creare l’Avviso di Consegna, bastaindicare la quantità nel campo specifico. Nel caso alcune posizioni non dovessero far parte dell’Avviso di Consegna, il

Fornitore può “togliere” inserendo la quantità “zero” nel campo specifico oppure premendo l’icona sullaposizione specifica.


7 Portale Fornitori – Conferme

In questo menù sono riportate tutte le Conferme inviate dal Fornitore. Va ricordato che per Conferma si intendono leproposte, relative ad ordini di servizi, inviate al Referente Tecnico che le deve approvare.

I possibili stati che può assumere un documento di Conferma sono:

Confermato – indica che il Fornitore ha inviato la proposta di Conferma del servizio al Referente Tecnico, maquest’ultimo non ha ancora approvato o rifiutato la stessa. Entrando nella Conferma (attraverso il link con ilnumero della conferma del PF) è possibile visualizzare il flusso documenti relativo che indica il legame tral’ordine e la conferma stessa (Es. Conferma 4000000561)

In elaborazione – indica che il Fornitore ha parcheggiato (e quindi Salvato) la conferma, ma la stessa deveessere ancora inviata al Referente Tecnico. Entrando nella conferma attraverso l’opportuno link al

documento (Es. Conferma 4000000560) attraverso il pulsante è possibile modificare la

Conferma stessa (con il pulsante invece la Conferma viene annullata)


La modifica consente l’invio al Referente Tecnico attraverso il pulsante

Accettato dal cliente – indica che il Referente Tecnico ha accettato la proposta e quindi è stato generato ildocumento di EM relativo, visibile nella lista in “Notifiche dall’acquirente”

Rifiutato dal cliente – indica che Referente Tecnico ha rifiutato la proposta e quindi per quell’ordine ne deveessere fatta una nuova


8 Portale Fornitori – Avvisi di consegna

In questo menù sono riportati tutti gli Avvisi di Consegna inviati dal Fornitore. Va ricordato che per Avvisi di consegnasi intendono le proposte, relative ad ordini di materiali, inviate al Referente Tecnico che le deve approvare.

I possibili stati che può assumere un documento di Avviso di Consegna sono:

Inviato – indica che il Fornitore ha inviato la proposta di Avviso di Consegna del materiale al ReferenteTecnico (non viene indicato se la proposta è stata accettata o meno)

In elaborazione – indica che il Fornitore ha parcheggiato (e quindi Salvato) l’Avviso di Consegna, ma lostesso deve essere ancora inviata al Referente Tecnico. Entrando nell’Avviso di Consegna attraverso

l’opportuno link al documento (Es. Avviso di Consegna 3000000052) attraverso il pulsante è

possibile modificare la proposta stessa (con il pulsante invece la Conferma viene annullata)

E’ possibile quindi eventualmente modificare la quantità ed aggiungere un testo informativo che arriverà alReferente Tecnico attraverso il pulsante “Merce consegnata al destinatario”.


9 Portale Fornitori – Notifiche dall’acquirente

In questo menù sono riportate tutte le Entrate Merci generate dall’accettazione delle Conferme e degli Avvisi diConsegna ad opera del Referente Tecnico.

I possibili stati che può assumere un documento di Entrata Merci (qui denominato “Notifica dell’acquirente”) sono:

Documento letto – indica che il Fornitore ha visionato (i.e. accettato) il documento di Entrata Merci.Entrando nel documento è possibile visualizzare il Flusso di Documenti relativo, ottenendo informazionisulla storia e sulle relazioni dei documenti correlati

Nuovo – indica che il Fornitore non ha ancora visionato il documento di Entrata Merci. Entrando nel

documento è possibile accettare lo stesso tramite il pulsante . Questo modificherà lo stato deldocumento da “Nuovo” a “Documento letto”.


Una considerazione importante da fare è che per poter fatturare, lo stato del documento di Entrata Merci deveessere “Documento letto” e quindi il Fornitore prima di procedere al caricamento della Fattura sul PF dovrà

procedere con l’accettazione dell’EM attraverso il pulsante .

10 Portale Fornitori – Fatture e accrediti

Nel menù “Fatture ed accrediti” è possibile, per il Fornitore, visualizzare le proprie fatture, crearle e inviarle per lafatturazione.

I sottomenù specifici sono: Tutti – elenco di tutti i documenti (fatture ed accrediti) creati dal fornitore. Tali documenti possono

assumere i seguenti stati:

- In elaborazione: il Fornitore ha creato la Fattura/Accredito e tramite il pulsante hasalvato la Fattura senza inviarla. Per poter rientrare sulla Fattura, basta semplicemente cliccare sullink che coincide con il numero del documento e attraverso il tasto “Elaborare” può rientrare inmodifica della fattura

- Documento inviato: il Fornitore ha creato e inviato la Fattura/Accredito- Pagamento avvenuto: il Fornitore può aggiornare manualmente lo stato della fattura, nel momento

in cui ha avuto informazioni dell’avvenuto pagamento. Entrando quindi nella fattura il fornitore,dopo aver premuto il pulsante “Impostare stato” può selezionare il nuovo stato “Pagamentoricevuto” e salvare tramite il pulsante “Impostare stato”


Documento inviato – in questo sottomenù c’è elenco di tutti i documenti (fatture ed accrediti) inviati Acquisire fattura – in questo sottomenù ci sono le funzionalità di creazione delle fatture/accrediti

10.1 Acquisire fattura

Nel sotto-menù “Acquisire fattura ” è possibile, per il Fornitore:

Creare Fattura in riferimento ad un Ordine di Acquisto Creare Fattura/Accredito NON riferito ad Ordine Visualizzare l’elenco delle Fatture NON riferite ad Ordine


10.1.1 Fatture riferite ad ordine d’acquisto

Selezionando il link Creare Fattura in riferimento ad un Ordine di Acquisto apparirà la schermata con i criteri diselezione dell’ordine (e quindi delle relativa Entrate Merci) che si vogliono fatturare.

I possibili criteri di ricerca sono: Periodo – indica il periodo di creazione dell’ordine (tutto, oggi, ultimi sette giorni, ultimo mese, ultimi 12

mesi) Da data di creazione – indica una data specifica di creazione dell’ordine N. ord. acq. – indica il numero SAP dell’ordine

Dopo aver indicato i criteri di ricerca, tramite il pulsante verrà restituita l’Entrata Merci (o le Entrate Merci)relative all’ordine (o agli ordini) che rispecchiano tali criteri.

Apparirà quindi l’elenco di tutti i documenti di EM (i.e. Notifiche dall’acquirente) precedentemente “Accettate” dalFornitore stesso (vedere sezione “Portale Fornitori – Notifiche dall’acquirente). Ogni EM ha associato nella listal’ordine e la posizione a cui fa riferimento. Cliccando sul link del numero documento è quindi possibile entrare neldocumento di EM visualizzandone tutti i dettagli (Es. Notifica dall’acquirente 4000000656).


Tornando sull’elenco quindi sarà possibile selezionare le EM su cui si vuole effettuare la Fattura. Per far ciò basterà

semplicemente cliccare sul flag di selezione: in questo modo si attiverà il pulsante

Se si vuole creare una fattura per più EM basterà selezionare le altre posizioni sempre attraverso il flag di selezione

Selezionando quindi più posizioni (riferite allo stesso ordine) si può procedere alla creazione della fattura premendo il

pulsante

Apparirà quindi la schermata di creazione della fattura sulle posizioni selezionate precedentemente. Le uniche dueazioni richieste al Fornitore in questo caso sono l’eventuale modifica del numero Fattura nel campo “Fattura” (ilFornitore può sovrascrivere il numero proposto in automatico dal sistema con il suo numero fattura) e l’inserimentodell’allegato in formato .pdf della fattura stessa.


Premendo il pulsante “Aggiungere allegato”

il sistema consentirà il caricamento del file: tramite il pulsante “Browse” apparirà la schermata che permetterà diselezionare il documento della fattura presente in locale, e tramite il pulsante “Eseg. Upload” il file selezionato saràcaricato sul sistema

In caso di caricamento del documento sbagliato, sarà possibile cancellarlo attraverso l’apposita icona “Bidone”

E’ da notare che solamente i file di formato .pdf possono essere caricati sul sistema: se si prova a caricare file diformato differente (Es. .doc, .xls) il sistema visualizzerà un messaggio di errore e l’allegato dovrà essere cancellato

Una volta inserito il documento .pdf (che deve essere necessariamente NON protetto) della fattura (l’unico datoobbligatorio) , la fattura potrà essere inviata premendo il pulsante “Inviare”


Il pulsante consente un salvataggio della Fattura. Il Fornitore potrà quindi “inviare” la Fattura anche in

un secondo momento. Il pulsante annullerà ogni operazione (la Fattura quindi dovrà essere rifattadall’inizio).

Per quanto riguarda la selezione delle EM precedentemente vista, va sottolineato che una fattura può essere riferita apiù EM dello stesso Ordine. Non è quindi possibile tentare di creare una fattura riferita a due o più EM di ordinidifferenti: il sistema visualizzerà un messaggio di errore.

Nel caso in cui invece venga selezionata un EM su cui è già stata fatta la fattura, il sistema visualizzerà il messaggiospecifico “Nessuna posizione aperta o adatta per la creazione della fattura”


10.1.2 Accrediti riferiti ad ordine d’acquisto

Per la creazione di un documento di Accredito, tornando nella lista delle fatture create (Tutti), viene selezionata lafattura che si vuole stornare (Es. Fattura 5000000202)

Attraverso il pulsante “Creare Accredito” si genera il documento di Accredito

Il Fornitore andrà a definire la quantità che vuole stornare e su cui si baserà la nota di credito

Dopo aver quindi inserito il documento d’accredito come file .pdf (vedere la sezione della parte di caricamentoallegati per la fattura)


L’accredito stesso potrà essere inviato attraverso il pulsante .

10.1.3 Fatture ed accrediti senza ordine d’acquisto

Selezionando il link Creare Fattura/Accredito NON riferito ad Ordine il Fornitore potrà creare ed inviare Fatture eAccrediti senza il riferimento a nessuna entrata merci e quindi a nessun ordine.

Dopo aver selezionato il link apparirà un messaggio di attenzione che informerà il Fornitore che sta effettuando unafatturazione senza riferimento a nessun ordine.

Dopo aver premuto “OK” si passerà quindi alla creazione della fattura.

I campi che il Fornitore dovrà indicare sono: Nome del Referente Tecnico API Note – eventuali commenti sulla fattura Allegato

Per inserire l’allegato basterà semplicemente selezionare il file tramite il pulsante “Browse” e caricarlosull’applicazione tramite il pulsante “Carica allegato”. Anche in questo caso ci saranno controlli sul formato del file(necessariamente .pdf) e la possibilità di eliminare file già caricati tramite l’apposito pulsante “Cancella allegato”.


La fattura potrà quindi essere inviata tramite il pulsante “Invia Fattura/Accredito”

La procedura che riguarda gli Accrediti segue gli stessi passaggi che riguardano le Fatture: viene utilizzata quindi lastessa funzionalità di caricamento Fattura NON riferita ad ordine.

Selezionando il link Elenco Fatture NON riferite ad Ordine si potrà visualizzare l’elenco delle Fatture e degli Accreditiinviati dal Fornitore.

In cui il documento allegato è scaricabile.


11 Portale Fornitori – Biller Direct

Attraverso il Biller Direct il fornitore potrà avere un resoconto delle fatture e dei pagamenti avvenuti.

I sottomenù del Biller Direct sono:

Fatture Aperte Accrediti Fatture Pagate Pagamenti

11.1 Fatture Aperte

In “Fatture Aperte” è presente l’elenco delle fatture inviate dal fornitore e registrate da API sul sistema SAP ma chedevono essere ancora pagate.

Tramite il pulsante “Cercare fatture” si apre un help di ricerca che consente una selezione puntale delle fatture che sivuole visualizzare.

Nella parte bassa della schermata sono presenti i tasti Marcare tutto – setta in automatico tutti i flag di spunta evidenziati in blu Eliminare tutte le marcature – annulla i flag settati Download ogg. Marcati – permette il download in formato .csv degli oggetti marcati


Dopo aver selezionato le fatture di interesse, tramite il pulsante vienepreparato il download dell’elenco come riportato in figura.

Attraverso il pulsante “Download CSV” si ha quindi la possibilità si scaricare le fatture selezionate in formato .csv.

11.2 Accrediti

Nel sottomenù “Accrediti” è presente l’elenco di tutti gli accrediti legati a quel Fornitore.


11.3 Fatture Pagate

Nel sottomenù “Fatture Pagate” è presente l’elenco di tutte la fatture pagate legate a quel Fornitore.

Attraverso gli opportuni criteri di ricerca quindi si otterrà l’elenco desiderato

Anche in questo caso è possibile effettuare il download della lista tramite l’apposito pulsante .

11.4 Pagamenti

Nel sottomenù “Pagamenti” è presente l’elenco di tutti i pagamenti legati a quel Fornitore.

Attraverso “Dettagli di pagamento” si può avere un dettaglio maggiore dei pagamenti avvenuti


12 Riepilogo e-mail

Nell’ambito del Portale Fornitori, il sistema invia in automatico una serie di e-mail in base alla funzionalità utilizzatasia dal Fornitore che dal Buyer/Referente tecnico API.

Di seguito saranno elencate le mail automatiche inviate dal sistema.

12.1 Invio mail per la registrazione del fornitore - verso il Fornitore

Nel momento in cui un Fornitore viene censito come Fornitore Portale, il sistema SAP invia al Fornitore stesso (versol’indirizzo e-mail censito nell’anagrafica fornitore) una mail con il link di riferimento al portate e la username dautilizzare al primo accesso:

OGGETTO: registrazione utente portale fornitori “api”Mittente: Portale Amministratore

Spettabile/Gentile fornitore,

Fornitore SPA

Siamo lieti di comunicarvi che a partire dalla data odierna la nostra società ha messo a vostradisposizione un nuovo strumento per la gestione dei rapporti con i nostri partners.

“IL PORTALE FORNITORI”

Vi preghiamo di registrarVi quanto prima alla pagina

http://srdev.intranet.apioil.com:8000/sap/bc/bsp/sap/srmsus_selfreg/userlogin.htm

con il seguente ID UTENTE: 4E5731D5301.

Successivamente sarà possibile attivare ulteriori utenze in base a quanti abilitati all’uso del portale.

Cordiali saluti,Il Team del portale fornitori

Per ulteriori informazioni contattare l'amministratore di sistema.

La password per la registrazione Vi verrà inviata con una e-mail separata.

http://srdev.intranet.apioil.com:8000/sap/bc/bsp/sap/srmsus_selfreg/userlogin.htm


12.2 Invio mail per la comunicazione della password – verso il Fornitore

Nel momento in cui un Fornitore viene censito come Fornitore Portale, oltre alla mail con il link di accesso al portale ela username per la prima registrazione, arriverà al Fornitore una seconda e-mail con la definizione della passwordiniziale.

OGGETTO: rilascio password portale fornitori “api”Mittente: Portale Amministratore


Fornitore SPA

Come precedentemente comunicato vi inviamo la password per l’accesso al portale:

cVsQqc4JjKWc4p<3{b2hv<%SU&rk[x6kbJf<HcHX

12.3 Invio nuovo ordine sul PF (con richiesta di risposta all’OdA) – verso il Fornitore

Nel momento in cui un un nuovo ordine intestato a quello specifico fornitore viene rilasciato dal buyer API, il sistemainvierà in automatico al Fornitore una mail per informarlo del nuovo documento. In questo caso l’ordine è statocreato con l’obbligo di conferma (prima della proposta di entrata merci è necessario rispondere all’ordine in termini diquantità e data di consegna)

OGGETTO: richiesta conferma ordine portale fornitori “api”Mittente: Portale Amministratore


Fornitore SPA

Vi comunichiamo che l’ordine d'acquisto: 4502563746 è a tua disposizione sul portale fornitori

Tramite il seguente URL è possibile passare direttamente al nostro portale fornitori e visualizzarlo

http://srdev.intranet.apioil.com:50100/irj/portal/sap/bc/bsp/sap/srmsus/default.htm?action_id=order.detail.view&doctype=Order&docid=0600FF1100231ED1ADA6B6A87EF450FE

La “Conferma” dell’ordine è necessaria per le successive operazioni


http://srdev.intranet.apioil.com:50100/irj/portal/sap/bc/bsp/sap/srmsus/default.htm


12.4 Invio nuovo ordine sul PF – verso il Fornitore

Nel momento in cui un un nuovo ordine intestato a quello specifico fornitore viene rilasciato dal buyer API, il sistemainvierà in automatico al Fornitore una mail per informarlo del nuovo documento. In questo caso l’ordine è statocreato senza l’obbligo di conferma.

OGGETTO: ordine portale fornitori “api”Mittente: Portale Amministratore


Fornitore SPA

Vi comunichiamo che l’ordine d'acquisto: 4502563746 è a tua disposizione sul portale fornitori

Tramite il seguente URL è possibile passare direttamente al nostro portale fornitori e visualizzareoppure elaborare il relativo documento:

http://srdev.intranet.apioil.com:50100/irj/portal/sap/bc/bsp/sap/srmsus/default.htm?action_id=order.detail.view&doctype=Order&docid=0600FF1100231ED1ADA6B6A87EF450FE


12.5 Proposta di EM – verso il Referente Tecnico API

Nel momento in cui un Fornitore crea una proposta (sia essa di accettazione dell’acquisizione di prestazione che dientrata merci di materiali) il sistema invia al Referente Tecnico API una mail per proporgli l’accettazione (con il linkSAP alla transazione per l’accettazione)

OGGETTO: Proposta EM 0180000146Mittente: Sistema Workflow

Verificare documento n° 0180000146

Procedere con l’accettazione della proposta EM aprendo l'allegato di collegamento SAP al fine dielaborare il workitem.------------------------------------------------------------------------

Qualora si riscontrassero problemi di logon, contattare l'amministratore di sistema.



12.6 Accettazione della proposta di EM – verso il Fornitore

Nel momento in cui un Referente Tecnico accetta la proposta del Fornitore, il sistema invierà al Fornitore una mailcon i dettagli l’avvenuta accettazione

OGGETTO: Accettazione proposta EM 0180000146Mittente: Sistema Workflow


Fornitore SPA

Vi comunichiamo che è stata accettata la proposta EM con riferimento all’ordine di acquisto numero4502563746 per i seguenti articoli:

1002524 AGENDE PER GESTORI 100,000 ST 15.06.2012

Vi ricordiamo che a seguito dell’accettazione della proposta EM è possibile allegare sul portale lafattura obbligatoriamente in PDF il cui importo deve coincidere con la proposta accettata.

Cliccare sul link seguente: http://srtst.intranet.apioil.com:8000/sap/bc/bsp/sap/srmsus/quality----------------------------------------------------------------------Qualora si riscontrassero problemi di logon, contattare l'amministratore di sistema.

12.7 Rifiuto della proposta di EM – verso il Fornitore

Nel momento in cui un Referente Tecnico rifiuta la proposta del Fornitore, il sistema invierà al Fornitore una mail con idettagli l’avvenuto rifiuto indicandone anche la causale.

OGGETTO: Rifiuto proposta EM 0180000147Mittente: Sistema Workflow


Fornitore SPA

Vi comunichiamo che è stata rifiutata la proposta EM con riferimento all’ordine di acquisto numero4502563746 per i seguenti articoli:

1002524 AGENDE PER GESTORI 2,000 ST 15.06.2012

Causale del rifiuto: Merce danneggiata Causale

La merce non è stata acquisita. Testo Causale

Procedura: verificare e creare la proposta EM.

Cliccare sul link seguente:http://srtst.intranet.apioil.com:8000/sap/bc/bsp/sap/srmsus/quality----------------------------------------------------------------------Qualora si riscontrassero problemi di logon, contattare l'amministratore di sistema.

http://srtst.intranet.apioil.com:8000/sap/bc/bsp/sap/srmsus/quality

http://srtst.intranet.apioil.com:8000/sap/bc/bsp/sap/srmsus/quality


12.8 Accettazione EM – verso il Fornitore

Nel momento in cui un Referente Tecnico accetta la proposta del Fornitore, il sistema invierà al Fornitore una mailcon i dettagli l’avvenuta accettazione (come già visto) ma anche un ulteriore mail che indicherà il numero deldocumento di Entrata Merci (i.e. Notifiche dall’Acquirente)

OGGETTO: Entrata merci portale fornitori “api”Mittente: Portale Amministratore


Vi comunichiamo che Vi è stato inviato il seguente documento:

Conferma della consegna merci: 50000013802012

Tramite il seguente URL è possibile passare direttamente al nostro portale fornitori e visualizzareoppure elaborare il relativo documento:

http://srdev.intranet.apioil.com:51000/irj/portal/sap/bc/bsp/sap/srmsus/default.htm?action_id=goodreceipt.detail.view&doctype=goodreceipt&docid=02000000000B1EE1BDCF48F5362D0E34


12.9 Invio fattura/accredito riferito ad ordine d’acquisto

Nel momento in cui un Fornitore crea una Fattura/Accredito riferita ad un ordine, una mail contenente le informazionidi dettagli o delle EM a cui la fattura è riferita e con in allegato il pdf verrà inviata per la fatturazione

OGGETTO: Fattura Ordine 4502563746Mittente: [email protected]

Inviata Fattura AB12DF4.pdf in data 15.06.2012 relativa all'ordine 4502563746 ed in particolare:

Ordine 4502563746 posizione 00010 relativa all'EM 5000001217

OGGETTO: Accredito Ordine 4502563746Mittente: [email protected]

Inviato Accredito ZZ293.pdf in data 15.06.2012 relativo all'ordine 4502563746 ed in particolare:

Ordine 4502563746 posizione 00010 relativa all'EM 5000001217


mailto:[email protected]



12.10 Invio fattura/accredito NON riferiti ad ordine d’acquisto

Nel momento in cui un Fornitore crea una Fattura/Accredito non riferita ad ordine, una mail contenente l’ allegato pdfdella fattura verrà inviata per la fatturazione

OGGETTO: Invio Fattura AB12DF4.pdf

Invio allegato Fattura: Fattura AB12DF4.pdfMail del referente Tecnico: [email protected]: fattura ABCD

12.11 Invio fattura/accredito NON riferiti ad ordine d’acquisto

E’ stato visto, nel paragrafo di logon, che è possibile richiedere il reset della password. Il sistema invierà inautomatico una mail contenente la nuova password iniziale.

OGGETTO: Password resettata

Gentile Signore Valerio Draghi,La vostra password è stata resettata. La vostra nuova password è 0Btk55hPXuuPB#.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -Le informazioni trasmesse sono destinate esclusivamente alla persona o alla società in indirizzo esono da intendersi confidenziali e riservate.Ogni trasmissione, inoltro, diffusione o altro uso di queste informazioni a persone o società differentidal destinatario é proibita.Se ricevete questa comunicazione per errore, contattate il mittente e cancellate le informazioni daogni computer.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -The information transmitted is intended only for the person or entity to which it is addressed and maycontain confidential and/or privilegedmaterial. Any review, retransmission, dissemination or other use of, or taking of any action in relianceupon, this information by persons orentities other than the intended recipient is prohibited. If you received this in error, please contact thesender and delete the material from anycomputer.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -



13 Riepilogo e glossario

Gli step del processo, e quindi le funzionalità offerte dal portale fornitori sono:

Gestione Ordine a materiale1. Il Buyer API crea l’ordine d’acquisto2. Il Buyer API può decidere se richiedere l’obbligo di conferma (risposta all’ordine - opzionale)3. Il Buyer API rilascia l’ordine.4. MAIL – il sistema invia la mail al Fornitore con il numero del nuovo ordine e il link al Portale Fornitori5. PORTALE FORNITORI - Il Fornitore accede al Portale Fornitori tramite il link della mail o attraverso il

sito ufficiale API6. PORTALE FORNITORI - Il Fornitore seleziona l’ordine specifico in ORDINI D’ACQUISTO e risponde

all’ordine accettando in termini di quantità e data di consegna (questo passaggio è opzionale in baseall’obbligo di conferma eventualmente richiesto dal Buyer API)

7. PORTALE FORNITORI – Il Fornitore crea l’AVVISO DI CONSEGNA, partendo dall’ordine, come propostadi Entrate Merci da far accettare al Referente Tecnico API

8. MAIL – il sistema invia la mail al Referente Tecnico API con la proposta del Fornitore9. Il Referente Tecnico API accetta o rifiuta la proposta10. MAIL – in caso di rifiuto della proposta, il sistema invia al Fornitore una mail con l’indicazione del rifiuto e

la causale11. MAIL – in caso di accettazione della proposta, il sistema invia al Fornitore due mail: una con l’indicazione

dell’accettazione della proposta ed una con l‘indicazione del numero di documento di Entrata Mercigenerato come conseguenza dell’accettazione

12. PORTALE FORNITORI – il Fornitore accede (in caso di accettazione della proposta) al documento diEntrata Merci in NOTIFICHE DALL’ACQUIRENTE e lo accetta.

13. PORTALE FORNITORI – il FORNITORE può creare la FATTURA allegando l’opportuno pdf (edeventualmente può creare un successivo ACCREDITO)

14. MAIL – il sistema invia in automatico una mail per i successivi passaggi di fatturazione

Gestione Ordine a prestazione1. Il Buyer API crea l’ordine d’acquisto2. Il Buyer API può decidere se richiedere l’obbligo di conferma (risposta all’ordine - opzionale)3. Il Buyer API rilascia l’ordine.4. MAIL – il sistema invia la mail al Fornitore con il numero del nuovo ordine e il link al Portale Fornitori5. PORTALE FORNITORI - Il Fornitore accede al Portale Fornitori tramite il link della mail o attraverso il

sito ufficiale API6. PORTALE FORNITORI - Il Fornitore seleziona l’ordine specifico in ORDINI D’ACQUISTO e risponde

all’ordine accettando in termini di quantità e data di consegna (questo passaggio è opzionale in baseall’obbligo di conferma eventualmente richiesto dal Buyer API)

7. PORTALE FORNITORI – Il Fornitore crea la CONFERMA, partendo dall’ordine, come proposta diacquisizione prestazioni da far accettare al Referente Tecnico API

8. MAIL – il sistema invia la mail al Referente Tecnico API con la proposta del Fornitore9. Il Referente Tecnico API accetta o rifiuta la proposta10. MAIL – in caso di rifiuto della proposta, il sistema invia al Fornitore una mail con l’indicazione del rifiuto e

la causale11. MAIL – in caso di accettazione della proposta, il sistema invia al Fornitore due mail: una con l’indicazione

dell’accettazione della proposta ed una con l‘indicazione del numero di documento di Entrata Mercigenerato come conseguenza dell’accettazione

12. PORTALE FORNITORI – il Fornitore accede (in caso di accettazione della proposta) al documento diEntrata Merci in NOTIFICHE DALL’ACQUIRENTE e lo accetta.

13. PORTALE FORNITORI – il FORNITORE può creare la FATTURA allegando l’opportuno pdf (edeventualmente può creare un successivo ACCREDITO)

14. MAIL – il sistema invia in automatico una mail per i successivi passaggi di fatturazione

Il Referente Tecnico API può creare un documento di Entrata Merci anche senza aver ricevuto la proposta delFornitore: in questo caso comunque il sistema invierà in automatico al Fornitore una mail informativa.


La terminologia utilizzata può essere riassunta in:

PF – Portale Fornitore EM – documento di Entrata Merci visibile nel menù del Portale Fornitori in “Notifica dall’acquirente” Conferma – indica la proposta da parte del Fornitore per ordini d’acquisto di servizi. Tale proposta deve

essere accettata/rifiutata dal Referente Tecnico API. L’accettazione della proposta genera un documento diEntrata Merci

Avviso di consegna – indica la proposta da parte del Fornitore per ordini d’acquisto di materiali. Taleproposta deve essere accettata/rifiutata dal Referente Tecnico API. L’accettazione della proposta genera undocumento di Entrata Merci

Notifiche dall’acquirente – è l’elenco visibile sul Portale Fornitori di tutti i documenti di Entrata Merci creatidal Referente Tecnico API

Risposta all’ordine – indica l’obbligo del Fornitore di “accettare” le quantità e le date di consegna dell’ordineprima ancora di procedere con le Conferme (per i servizi) o l’Avviso di consegna (per i materiali)

Documentazione Portale Fornitori Operatività Fornitore PROPOSTA DI EM VERSO IL REFERENTE TECNICO...

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