DECRETO DEL MINISTERO DELL’INTERNO DEL 12 FEBBRAIO 2014 Disposizioni attuative delle nuove...

DECRETO DEL MINISTERO DELL’INTERNO DEL 12

FEBBRAIO 2014Disposizioni attuative delle nuove modalità di comunicazione telematica tra comuni in materia elettorale dal 1° gennaio 2015(Circolare 43/2014)

Lina Lizzio - Esperta ANUSCA 2

il Ministero dell’Interno, con decreto 12 febbraio 2014, ha disposto nuove modalità per la comunicazione e trasmissione tra comuni di atti e documenti previsti dal “Testo unico delle leggi per la disciplina dell'elettorato attivo e per la revisione delle liste elettorali”, introducendo un modello digitale (modello 3d), che sostituisce il precedente analogo modello cartaceo.


LA CIRCOLARE N.43/2014: TANTE NOVITA!

1. TRASMISSIONI TELEMATICHE TRA UFFICI ELETTORALI: IL 3/D IN FORMATO XML

2. L’ABBANDONO DEL FASCICOLO CARTACEO

3. IL FASCICOLO DIGITALE

4

LA CIRCOLARE 43/2014 DISPONE CHE LA TRASMISSIONE DEL MODELLO 3D AVVENGA TRAMITE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA ISTITUZIONALE, CHE GARANTISCE PIENA VALIDITA’ LEGALE, CERTEZZA DELLA DESTINAZIONE E TRACCIABILITA’ DELLA CASELLA MITTENTE. A TAL FINE, SI DOVRANNO UTILIZZARE, LE PEC PUBBLICATE SULL’INDICE DEGLI INDIRIZZI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE.

Lina Lizzio - Esperta ANUSCA


SI TROVANO SU

www.indicepa.gov.it

INDIRIZZI PEC DEI COMUNI

http://www.indicepa.gov.it/


Ciascuna amministrazione comunale, dovrà monitorare il proprio indirizzo di PEC istituzionale riportato nel suddetto indice

INDIRIZZI PEC DEI COMUNI


L’INVIO PER POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, GARANTENDO AL MITTENTE L’AVVENUTO RECAPITO ALLA PEC DESTINATARIA, GENERA LA SPEDIZIONE DI UNA RICEVUTA DI CONSEGNA CHE HA LO STESSO VALORE LEGALE DI UNA RACCOMANDATA CON RICEVUTA DI RITORNO. ( SUPERATO IL MODELLO 3-D/B CARTACEO )


Il nuovo modello 3d digitale, non solo semplifica e velocizza in modo efficace e determinante le comunicazioni elettorali relative ai cittadini che hanno trasferito la residenza, ma, poiché contiene tutte le informazioni necessarie per l’iscrizione nel Comune di immigrazione, può sostituire integralmente la documentazione contenuta nel fascicolo personale.


IMPONE L’OBBLIGO A TUTTI I I COMUNI DAL 1° GENNAIO 2015, DOPO LA CANCELLAZIONE dalle proprie liste elettorali, di trasmettere telematicamente ai comuni di immigrazione degli elettori cancellati il nuovo modello 3d in formato .xml.

DECRETO 12 FEBBRAIO 2014


Il modello 3d in formato .xml. va utilizzato esclusivamente per i cittadini italiani in possesso dell’elettorato attivo che si trasferiscono da un comune ad un altro e per gli elettori italiani residenti all’estero che si iscrivono nell’AIRE di altro comune o che rientrano dall’estero in altro comune.

DECRETO 12 FEBBRAIO 2014


Il file xml non è altro che una sequenza di dati alfanumerici definiti all’interno del file stesso, che consente lo scambio di informazioni tra due sistemi in grado di definire e leggere il contenuto del file.

COS’E’ IL FILE XML?


Sin dalla prossima revisione dinamica ordinaria di gennaio 2015 e, poi, nelle successive revisioni dinamiche ordinarie e straordinarie, non si dovrà più inviare per posta il fascicolo personale dell’elettore

ELIMINAZIONE DEL FASCICOLO PERSONALE


BISOGNA EVITARE LA TRASMISSIONE PER CORRISPONDENZA DI DOCUMENTAZIONE CARTACEA AL COMUNE DI IMMIGRAZIONE ; SI DOVRA’ INVIARE SOLO IL MODELLO 3d CON TRACCIATO .XML, DEBITAMENTE COMPILATO PER OGNI SINGOLO ELETTORE TRASFERITO.

ELIMINAZIONE DEL FASCICOLO PERSONALE


MODELL 3d CON TRACCIATO .XMLCAMPI OBBLIGATORI

COGNOME e NOME

CODICE FISCALE

SESSO DATA DI NASCITA

DATI DELL’ATTO DI

NASCITA

POSSESSO ELETTORATO

ATTIVO STATO CIVILE

DATA DI CANCELLAZIONE

DALLE LISTE ELETTORALI

N° TESSERA ELETTORALE CODICE ISTAT

DEL COMUNE DI

EMIGRAZIONE

CODICE ISTAT DEL COMUNE DESTINATARIO

COMUNE DI NASCITA Dati

Com. o Stato di nascita

Tessera elettorale

Consegnata/non consegnata

Data del documento


ATTENZIONESE I CAMPI RELATIVI ALL’ATTO DI NASCITA

NON DOVESSERO ESSERE RIEMPITI, SI DOVRA’ PROCEDERE ALL’ISCRIZIONE DELL’ELETTORE NELLE LISTE ELETTORALI, NELLE MORE DELL’ACQUISIZIONE, OVE POSSIBILE, DELLE INFORMAZIONI RICHIESTE.


Il tracciato del file xml predisposto dal Ministero dell’Interno prevede un campo specifico denominato“Possesso dell’elettorato attivo” valore SI/NO

POSSESSO DELL’ELETTORATO ATTIVO


In questa fase occorre considerare che il file xml sostituisce il mod.3/d cartaceo, pertanto in presenza di una posizione anagrafica di un residente cittadino italiano maggiorenne NON ISCRITTO nelle liste elettorali sarà fortemente consigliabile di NON inviare alcun file xml per quella posizione

ATTENZIONE


UNITAMENTE ALL’ISCRIZIONE ANAGRAFICA, COSTITUISCE QUINDI LA CONDIZIONE NECESSARIA E SUFFICIENTE PERCHE’ IL CITTADINO INTERESSATO ENTRI A FAR PARTE DEL CORPO ELETTORALE DEL COMUNE DI NUOVA RESIDENZA.

L’indicazione “VERO” SUL 3d


SI ISCRIVE SULLA BASE DELLA MERA ATTESTAZIONE DEL SINDACO DEL COMUNE DI PRECEDENTE ISCRIZIONE ELETTORALE (COME IN DINAMICA STRAORDINARIA).

Il Sindaco o il Responsabile dell’ufficio elettorale del comune di emigrazione, dichiara sulla base della documentazione in suo possesso, che l’interessato è cittadino italiano e gode del diritto al voto .


Si consiglia l’acquisizione di un certificato penale aggiornato per ciascun elettore immigrato.

Tuttavia, poiché le informazioni a disposizione potrebbero non essere perfettamente aggiornate, l’Ufficiale elettorale del comune di immigrazione potrà anche, nei tempi consentiti, verificarne la posizione tramite richiesta on line del certificato del casellario giudiziale e sua successiva acquisizione nel suddetto fascicolo personale elettronico dell’elettore.


CIASCUN FILE .XML VA SOTTOSCRITTO, CON FIRMA DIGITALE O CON ALTRO TIPO DI FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA, DAL SINDACO, O “PER IL SINDACO” DAL RESPONSABILE DELL’UFFICIO ELETTORALE COMUNALE.

LA FIRMA DEL FILE .XML


Prodotti tanti file xml quanti sono gli elettori cancellati occorrerà inviare una PEC a ciascun comune di immigrazione, allegando i vari file contenenti i dati degli elettori cancellati verso quel comune

EVITARE ASSOLUTAMENTE DI CONFEZIONARE UNA SINGOLA PEC PER ELETTORE


AL FINE DI AGEVOLARE IL COMPITO DEL COMUNE DI IMMIGRAZIONE, LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA DEVE RIPORTARE UN’ESPRESSIONE CONVENZIONALE CHE NE CONSENTA LA PRONTA RICONOSCIBILITA’ PER ESSERE SMISTATA CON URGENZA ALL’UFFICIO ELETTORALE

OGGETTO DELLA PEC: “REVISIONE DINAMICA ELETTORALE INVIO 3d ELETTRONICO”


Va indicato il numero complessivo di elettori cui si riferisce l’invio telematico

TESTO DEL MESSAGGIO DI PEC

ESEMPIO DI MESSAGGIO

“ Si trasmette/ono il/i modello/i in formato .xml relativo/i a n……..elettori cancellati da questo

comune per trasferimento di residenza in codesto comune”

SE POSSIBILE, POTREBBERO ANCHE AGGIUNGERERSI I NOMINATIVI DEI SUDDETTI ELETTORI.


Ove, per ragioni tecniche, non sia possibile inserire il messaggio all’interno della PEC (ad es. perché quest’ultima è integrata in un sistema di protocollo informatico che permette di utilizzare solo allegati) il messaggio stesso costituirà il primo allegato alla PEC stessa , per poi, far seguire i files xml

◦ TESTO DEL MESSAGGIO DI PEC


L’applicativo dell’elettorale dovrà essere aggiornato in modo da poter caricare i file xml degli elettori immigrati in una cartella definita e avviare il caricamento nel sistema.

In questo modo tutti gli “iscrivendi”, se correttamente associati con i rispettivi file xml inviati dai comuni di emigrazione, diventeranno elettori. Gli eventuali scarti andranno gestiti a mano

Implementare il sistema di gestione dell’elettorale per leggere i file xml


Fino a quando cio’ non sara’ disponibile le iscrizioni

andranno caricate manualmente

Implementare il sistema di gestione dell’elettorale per leggere i file xml


Il file xml inviato dal comune di emigrazione;

Eventuale altra documentazione riguardante l’elettore(sentenze, provvedimenti di P.S., rettifiche dati, etc.)

IL FASCICOLO DIGITALE

La CIRCOLARE 43 AVVIA LA GESTIONE DOCUMENTALE NELL’ELETTORALE.

Il fascicolo elettorale diventa “virtuale” e contiene:


FASCICOLI PERSONALI DI COLORO CHE COMPIONO IL 18° ANNO DI ETA’

FORMAZIONE ESCLUSIVAMENTE ELETTRONICA DEI FASCICOLI PERSONALI DI COLORO CHE ACQUISISCONO PER LA PRIMA VOLTA L’ELETTORATO ATTIVO PER IL RAGGIUNGIMENTO DELLA MAGGIORE ETA’ SENZA ESSERE INCORSI IN CAUSE

OSTATIVE.


FASCICOLI PERSONALI DI COLORO CHE COMPIONO IL 18° ANNO DI ETA’

Tutte le informazioni per iscrivere nelle liste elettorali coloro che compiranno il 18°anno di età sono già contenute , ad

eccezione di quelle di natura giudiziaria,nella banca-dati del comune


I FASCICOLI DEGLI ELETTORI PER CUI E’ STATO INVIATO IL FILE XML AL COMUNE DI IMMIGRAZIONE VENGONO SPOSTATI DALL’ARCHIVIO CORRENTE A QUELLO DI DEPOSITO, DOVE VERRANNO CUSTODITI PER UN PERIODO DI CINQUE ANNI PER POI ESSERE ASSOGGETTATI A PROCEDURA DI SCARTO .

I FASCICOLI DEGLI EMIGRATI

CHE FINE FARANNO?


Il comune di precedente iscrizione dovrà inviare a quello di immigrazione per PEC gli atti e documenti rilevanti nel fascicolo cartaceo;

Trasmissione fascicoli Liste aggiunte per elezioni Parlamento Europeo e Comunali


Anche per cittadini trasferiti che sono incorsi in una causa di perdita del diritto di voto definitiva o temporanea, gli atti e documenti rilevanti , si dovranno inviare al comune di nuova residenza per PEC istituzionale.I fascicoli cartacei verranno custoditi nell’Archivio di deposito per 5 anni, per poi essere assoggettati a procedura di scarto.

TRASMISSIONE FASCICOLI PERSONALI DI CITTADINI CHE HANNO PERSO IL DIRITTO ELETTORALE


LA DOCUMENTAZIONE DIGITALE RICEVUTA DAL

COMUNE DI IMMIGRAZIONE DOVRA’ ESSERE CONSERVATA

IN VIA SOSTITUTIVA AI SENSI DI LEGGE

FASCICOLI PERSONALI DI CITTADINI CHE HANNO PERSO IL DIRITTO ELETTORALE


Le soluzioni tecnico operative per l’archiviazione e la conservazione di documenti relativi all’elettorato attivo e alla tenuta e revisione delle liste elettorali sono rimesse all’autonomia organizzativa delle singole amministrazioni comunali.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI INFORMATICI


TUTTE LE COMUNICAZIONI CHE RIGUARDANO LA NON ISCRIZIONE NELLE LISTE PER BREVITA’ DI RESIDENZA O PER IRREPERIBILITA’, O LE COMUNICAZIONI DI NON ISCRIZIONE E/O CANCELLAZIONE PER ANNULLAMRNTO DI PRATICA ANAGRAFICA, ECC..

CONICAZIONI TRA COMUNI IN MATERIA ELETTORALE

SI DEVONO EFFETTUARE ESCLUSIVAMENTE IN MODALITA’ TELEMATICA(art.6 del D.L. n.5/12, convertito dalla legge n.35/12)


Il comune di immigrazione procederà a sottoporre a procedura di scarto le tessere elettorali ritirate e, analogamente, il comune di emigrazione sottoporrà a scarto le tessere elettorali eventualmente non consegnate agli elettori non più residenti

TESSERE ELETTORALI


RIMANGONO INALTERATEtenuto conto delle rilevanti novita’ procedurali potrebbero richiedere ai comuni l’invio per posta elettronica sia di alcuni files xml , sia di fascicoli elettronici , anche a “campione” per verificare il corretto aggiornamento delle liste

Competenze delle commissioni e sottocommissioni elettorali e circondariali


Grazie per l’attenzione…………………………...

BUON LAVORO , BUONA FORTUNA E BUON NATALE

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