Dce 4424 Capitolo Di Esempio

1Preparare la presentazioneIl ruolo di PowerPoint

Raccogliere le idee

Costruzione del contenuto

Rinforzare gli obiettivi

Strutturare i contenuti

Prepararsi per il debutto

Non solo effetti speciali

Erogare la presentazione

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Potrebbe sembrare una frase scontata, ma sempre più spesso accade che nel cor-so della preparazione di una presentazione ci si affidi eccessivamente agli stru-menti, assecondando i propri obiettivi comunicativi alle caratteristiche del pro-dotto e non viceversa.

Deve essere chiaro che uno strumento come PowerPoint 2010 può essere di grandeaiuto a chi si trova a gestire presentazioni o a condurre riunioni, ma non si devonoper questo trascurare tutti gli altri elementi in gioco, a partire dal progetto della pre-sentazione, che deve essere finalizzato a mettere a fuoco gli obiettivi e a calibrare icontenuti in funzione dei destinatari della presentazione e ponendo la giusta atten-zione sul relatore e sulle sue caratteristiche di presentazione (presentation skills).

In particolare negli Stati Uniti sono sorti dei movimenti d’opinione, che si op-pongono (in situazioni estreme) all’utilizzo di PowerPoint (o strumenti analoghi)in riunioni aziendali o in occasione della stesura di report e relazioni. Provocato-riamente si cerca di far riconoscere che negli anni l’uso degli strumenti di pre-sentazione sia stato portato all’eccesso, sviluppando l’abitudine a non rifletterepiù sui contenuti da comunicare, proprio a causa dell’eccessiva fiducia nella sin-tesi degli elenchi puntati proiettati sulla diapositiva. Si è così disimparato, secon-do tali movimenti d’opinione, a pensare e a scrivere: una sorta di “analfabetismo”del nuovo millennio. Alcuni manager proibiscono così l’uso di strumenti di pre-sentazione ai propri collaboratori, costringendoli forzatamente a riflettere di piùsu quanto scrivono e a produrre report e relazioni prive di elenchi puntati. Que-sta è naturalmente una condizione estrema, che ci aiuta però a riflettere. ☺

Obiettivo di questo primo capitolo, ancor prima di gettarsi alla scoperta delle fun-zionalità di PowerPoint 2010, è proprio quello di porre la giusta attenzione suicontenuti e sul relatore che condurrà la presentazione attraverso PowerPoint 2010.

■ Il ruolo di PowerPointMolti consigli che cercherò di darti sono soggettivi, ma mi auguro potranno ugual-mente aiutarti a riflettere di più sull’attività (per me fondamentale) di progetta-zione della presentazione. Sono infatti convinto che l’esperienza possa sì portarea scrivere di getto i contenuti della presentazione all’interno delle diapositive diPowerPoint 2010, ma sono altrettanto convinto che per i meno esperti sia consi-gliabile provare a scrivere su carta i punti fondamentali di quella che in seguito do-vrà trasformarsi in una presentazione erogata attraverso PowerPoint 2010.

PowerPoint 2010 è lo strumento, ma per quanto di grandissimo aiuto, non vi cipossiamo affidare completamente. Non dobbiamo limitare la nostra creatività edimenticare le fondamentali attenzioni su contenuti, pubblico e caratteristichedel relatore, che descriverò in questo capitolo.


1: Preparare la presentazione

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■ Raccogliere le ideeIl processo di raccolta delle idee è forse una delle attività più personali, che co-munque non può fare a meno di alcune fasi fondamentali.

La prima fase è quella dello sviluppo del concetto e del messaggio da trasmette-re, la seconda è quella che riguarda la struttura visiva della presentazione, la ter-za si concentra sull’erogazione del messaggio al pubblico.

Su queste tre macro-componenti devono essere ben dosate le tue energie, con-sapevole che dovrai fare i conti con il tempo a tua disposizione, con le doti dipresentazione del relatore e con le caratteristiche di un pubblico, che disporrà diuna certa aspettativa.

Le giuste motivazioniMolti credono che il primo passaggio nella creazione della presentazione sial’analisi delle esigenze del pubblico; dopodiché si sviluppa il messaggio. Seb-bene sia d’accordo che questi due punti siano fortemente collegati tra loro, ilprocesso di creatività detta che il messaggio debba essere sviluppato primadi raggiungere il pubblico. Devi avere un motivo ben valido per dire qual-cosa e per chiedere a qualcuno di ascoltarti.

Per provare a sintetizzare un possibile schema di raccolta delle idee, eccoti unpercorso d’esempio (vedi figura 1.1).

Figura 1.1 Possibile schema per la raccolta delle idee.


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■ Costruzione del contenutoQuando stabilisci gli obiettivi e crei una presentazione, probabilmente disponidi più informazioni di quante ne occorrano. A volte la quantità di dati ti porta aprovare a utilizzarli tutti, rendendo vano il tuo sforzo di fronte alla difficoltà (peril tuo pubblico) di riuscire a recepire grandi quantità di informazioni in pocotempo e portando i destinatari ad annoiarsi o a distrarsi di fronte a tale bom-bardamento di troppi dati da ricordare.

Analogamente la presentazione non deve contenere tutte le informazioni cheverranno trasmesse alla platea (altrimenti cosa ci sta a fare il relatore? ☺), ma lediapositive dovranno servire da traccia fondamentale del discorso che verrà con-dotto e approfondito da chi condurrà la presentazione. Troppo spesso accade diassistere a presentazioni dove i relatori si limitano a leggere le diapositive...

Come suggerimento per evitare questi problemi, posso consigliarti di partire dalconcetto generale. Parti identificando i macro-obiettivi della tua presentazione.Scrivili pure su carta o su di una lavagna, se questo può esserti d’aiuto. Solo inun secondo tempo andrai in profondità nel dettaglio dei micro-obiettivi della tuapresentazione.

Cerca quindi di immaginare la struttura globale, così come i pittori iniziano a di-pingere su di una tela nuova: rilassati e pensa con chiarezza, potrai trovare cosìcon facilità uno schema semplice per una presentazione di successo.

Se hai bene chiaro perché stai creando la presentazione, potrai comprendere co-me renderla più chiara e convincente. Lo scopo della presentazione lo puoi met-tere in evidenza cercando di rispondere alla domanda “perché?”.

Per analizzare gli obiettivi prova a rispondere alla domanda “a quale scopo?”,ponendo così la giusta attenzione al tuo messaggio, che nasce proprio dal tuoscopo e la cui reazione è ciò che ti aspetti dal pubblico.

Supponi che desideri che i tuoi amici vengano con te al cinema anziché allo sta-dio, come avevano organizzato inizialmente. La tua chiamata all’azione (ciò chedesideri facciano i tuoi amici) è fare in modo che decidano di andare al cinema.Il corso della tua azione (obiettivo) è convincerli che andare a vedere il film è l’u-nica opzione. Se il tuo argomento è convincente, vedranno qual è l’unica opzio-ne: andare al cinema.

L’esempio è ovviamente un caso portato all’estremo, che potrebbe apparire an-che come un tentativo di manipolare il gruppo di amici. Cerca però di seguire gliesempi senza cercarvi una morale, ma analizzandoli tecnicamente.



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■ Rinforzare gli obiettiviA volte la definizione dell’obiettivo deve essere più forte. Il verbo di un’azione(fare) deve agire su un nome (fare che cosa) per ottenere un risultato più effica-ce. Se poi applichi un aggettivo (da quando o per quale motivo) all’obiettivo stes-so, fornisci carattere e profondità.

Supponi di essere bloccato in stazione a causa di un treno in ritardo. Il tuo obiet-tivo è giungere a destinazione. Cosa accade se applichi la caratteristica di tempoall’obiettivo? Se per esempio sei alla fine anziché all’inizio di una trasferta di la-voro per concludere un importante affare... l’obiettivo non sarà più così urgen-te. Viceversa dovrai analizzare, in un contesto d’urgenza, la possibilità di rag-giungere la destinazione con un altro mezzo (aereo, auto, nave ecc.).

Quando lo scopo della presentazione è chiaramente definito e perfezionato, il nu-mero di elementi di supporto necessari è inferiore. Il motivo è che un obiettivo benpensato permette di giungere al punto più rapidamente senza visualizzare dati chenon supportano direttamente l’argomento. Sei in grado di concentrarti sulla rac-colta delle informazioni corrette da inserire nella presentazione: minori saranno leinformazioni in eccesso, minori saranno le distrazioni della tua platea.

Il punto di perfezionamento dell’obiettivo consiste nello stimolare la mente.Metti a confronto il verso “convincere” con “lasciare un segno indelebile nell’a-nima”... quale frase stimola maggiormente la tua creatività? ☺

Quando pensi allo scopo che sta dietro al messaggio, devi giungere a un motivoper tenere il messaggio nella mente e nel cuore del pubblico. Per questo motivo la-vorare all’obiettivo ha senso e per questo devi capire l’importanza di questa primafase del processo. Dopo aver pensato in questi termini, ogni testo creato per unapresentazione seguirà uno schema simile, anche se il contenuto cambierà.

Inizia con la fine in mente...Un segreto per sottolineare ancor di più l’efficace raggiungimento dell’o-biettivo, è quello di pensare alla corretta conclusione della presentazione.Non significa certo produrre l’ultima diapositiva prima delle altre, ma se peresempio hai intenzione di concludere il tuo intervento con la frase “Graziemille, spero che acquisterete uno dei nostri prodotti!” significa probabilmen-te che stai cercando di vendere qualcosa (obiettivo). Analogamente se ioconcludessi questo libro con la frase “Grazie mille per la lettura, spero chetu abbia imparato tutto quello che ti serviva su PowerPoint!”, risulterebbe evi-dente il mio obiettivo di insegnarti qualcosa. ☺ Come dice Stephen R. Co-vey: “ Inizia con la fine in mente”.


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■ Strutturare i contenutiUn elemento di supporto per strutturare efficacemente i contenuti della presen-tazione può essere quello di avvalersi di alcuni diagrammi, utilizzati anche in tan-ti altri contesti.

Diagramma di flussoUn diagramma di flusso costringe a pensare a un’azione in “fasi” e tende a met-tere in evidenza che un passaggio porta a un altro.

Questi diagrammi vengono anche utilizzati per mostrare le possibili diramazionio interazioni che possono essere previste nel corso della presentazione, sulla ba-se degli stimoli e delle domande del pubblico.

Osservando la figura 1.2 vedrai come un diagramma di flusso può contribuire amettere le idee in sequenza, inserendo possibili percorsi alternativi utili a gestirealcuni contesti prevedibili della tua presentazione.

Figura 1.2 Il diagramma di flusso, utile a mettere in sequenza le idee e a prevedere informazioni di backup.

Fai attenzione anche alla gestione dei tempiPrevedere informazioni supplementari per fronteggiare le richieste del pub-blico eviterà senz’altro di coglierti impreparato e dimostrerà la tua professio-nalità e preparazione; è però importante evitare di gestire male i tempi com-plessivi della presentazione, facendo attenzione a errori nei tempi in ecces-so o in difetto. Gli stessi dati supplementari dovrai saperli gestire come unafisarmonica, accennando o approfondendo le informazioni sulla base deitempi della tua presentazione.



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Diagramma di affinitàQuesto tipo di diagramma aiuta a organizzare le idee per categorie.

Immagina che le tue idee siano delle palline e di disporre di più scatole, dove ri-porre le palline. Se le palline fossero di colori diversi, potresti decidere di organiz-zare le palline collocando quelle dello stesso colore nella medesima scatola.

Inserendo le palline-idee in scatole specifiche, riempi ogni categoria con i puntiprincipali a cui sai di dover mettere ordine per soddisfare la categoria. Il segre-to di questo metodo per catturare idee è in primo luogo quello di essere d’ac-cordo sulle categorie.

L’esempio rappresentato nella figura 1.3 mostra un possibile diagramma di affi-nità, semplicemente rappresentabile anche su di una lavagna, immaginando lapresentazione di un nuovo prodotto software.

Figura 1.3 Un esempio di diagramma di affinità.

Individuare le affinitàLo stesso sistema del Diagramma di affinità può essere utilizzato in attivitàdi brainstorming, ossia quelle attività creative dove un gruppo di personeesterna idee “a ruota libera”, idee che qualcuno si preoccupa di scrivere sul-la lavagna. Poi, in un secondo tempo, le idee vengono sviluppate e organiz-zate: proprio come per le palline colorate riposte nelle diverse scatole! ☺


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La mappa della menteInnanzitutto è presunzione immaginare una sola mappa... ma prova a immagi-nare una mappa che nasce da un concetto principale e si sviluppa in idee, che aloro volta possono far nascere nuove idee. Si tratta chiaramente di un eserciziodi creatività, ma in certi casi può risultare molto utile giocare per associazione diidee, soprattutto se conduci l’attività con altre persone.

L’esempio rappresentato nella figura 1.4 può aiutarti a immaginare le potenzia-lità della mappa della mente, lasciandoti indovinare che la “terza idea” forse dif-ficilmente sarebbe emersa spontaneamente.

Questa tecnica viene anche utilizzata nelle attività di problem setting, ossia inquelle attività di analisi e individuazione delle cause dei problemi nelle opera-zioni di risoluzione dei problemi (problem solving).

Figura 1.4 Un esempio di mappa della mente.

La mappa delle ideeUn’idea per lavorare con la mappa della mente può essere quella di sfrut-tare una lavagna. Se non disponi di una lavagna, puoi provare a scrivere leidee su dei post-it colorati e quindi puoi incollarli su di una porta o su di unafinestra per poter disporre ugualmente del quadro d’insieme.

■ Prepararsi per il debuttoNaturalmente non basta preparare un contenuto efficace. Occorre presentarlonel migliore dei modi, quindi proviamo a riflettere su alcune importanti attivitàdella presentazione, pensando al prima, al durante e al dopo.



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L’aperturaUna volta individuati gli obiettivi, scoperte le idee e strutturati i contenuti, altracosa importante è prepararsi una buona apertura.

Un’apertura può essere utilizzata per influenzare il pensiero del pubblico. Puòessere costituita da informazioni credibili o dubbie, che in ogni caso pongono laplatea nelle condizioni di “schierarsi”. La reazione può essere di accordo o di di-saccordo, stimolando pensieri ed emozioni: entrambi elementi che significhe-ranno attenzione.

Naturalmente esistono dei rischi. Il primo tra tutti, se si è troppo provocatori, èquello di perdere (o meglio non guadagnare) credibilità.

Un trucco può essere quello di aprire la presentazione citando il risultato diun’indagine statistica o un articolo di giornale. In questo modo si riesce ugual-mente a provocare l’attenzione del pubblico, senza compromettere la posizionedel relatore.

Spesso è utile inserire nella presentazione una diapositiva agenda o sommario,che contribuisca a predisporre il pubblico tarando le aspettative. Eviterai cosìuna platea scontenta perché si immaginava un contenuto diverso. Questo acca-de spesso durante i seminari o le conferenze tecniche a cui mi capita di parteci-pare, facendo così in modo che determinati partecipanti “fuori luogo” non per-dano tempo (uscendo direttamente dalla sala prima dell’inizio della relazione),ed evitando che possano trasformarsi in partecipanti distratti o polemici: en-trambe forme di fastidioso disturbo.

La stessa agenda può quindi essere una buona occasione per la tua apertura.

Le curiositàOltre a una buona apertura, per conservare alto il livello d’attenzione del tuopubblico, puoi ricorrere alle curiosità.

Inserire curiosità, meglio se non scritte sulle diapositive ma raccontate, è un me-todo estremamente efficace per richiamare l’attenzione e per incrementare leprobabilità che il pubblico ricordi nel tempo quanto ascoltato.

Alcuni esempi possono essere i racconti di esperienze personali (aneddoti), gliesempi, le metafore, le statistiche, le analogie, gli effetti speciali (animazioni, au-dio e video), le domande dirette a persone del pubblico e ogni altra forma saraiin grado di inventare grazie alla tua fantasia.


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Metafore e analogieQuando utilizzi le analogie, cerca di farlo nel modo più vicino possibile allarealtà e al vissuto delle persone che ti trovi di fronte. Cerca di fare in modoche i partecipanti possano identificarsi in quanto racconti.Inoltre sfrutta il valore indiretto delle analogie, come potresti fare raccontan-do del nuovo modello di lavatrice parlando di un’auto BMW: le persone se-guiranno l’immaginario generale (stereotipo) che identifica questa marca co-me di lusso e qualità.

Il relatoreSe sei l’autore di una presentazione di cui sarai anche il relatore, beh... allora saigià cosa ti piace di più e in che cosa risulti più convincente. Ma se stai prepa-rando una presentazione che verrà erogata da altri, allora è più complicato. Do-vrai provare a sforzarti di immaginare quelle che saranno le caratteristiche deituoi relatori. Ricorda però che più il messaggio sarà “personale” e più risulteràconvincente e interessante.

Ogni relatore possiede un proprio stile che lo rende unico. Un relatore che ten-de a interagire col pubblico, per esempio, si troverà di più a suo agio nel condi-videre esperienze personali che non a visualizzare dati statistici e grafici.

L’esperienza del relatore sul tema oggetto della presentazione può essere di gran-de aiuto, anche se alcune volte può portare a eccedere. Soprattutto quando sitratta di esperienze narrate e non contestualizzate sulle diapositive della presen-tazione. Questa tendenza spinge cioè al racconto di particolari eccessivamentetecnici o a trattare informazioni che sfuggono all’immediatezza e si rendono con-fuse e difficili da ricordare per i partecipanti.

Altro tratto caratteristico del relatore è quello della familiarità con la multime-dialità e con l’utilizzo di PowerPoint. Si calcola infatti che per una presentazio-ne della durata di 20 minuti occorrano circa 30-35 diapositive elettroniche diPowerPoint, ma per la stessa durata un relatore con inferiore dimestichezza nel-l’uso di strumenti multimediali e abituato ai classici lucidi, probabilmente si ac-contenterà di una decina di lucidi.

I tempiPowerPoint 2010 dispone di una funzionalità che aiuta nella raccolta delle infor-mazioni sui tempi di erogazione della presentazione. Oltre a questa funzionalitàpuoi immaginare di provare la tua presentazione davanti allo specchio (comefanno alcuni attori), oppure (ancora meglio) davanti a una platea simulata di



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amici, parenti o colleghi. Riuscirai così a provare i tempi della presentazione e ri-ceverai qualche prezioso suggerimento dai feedback delle tue “cavie”. ☺

Il pubblicoConoscere il pubblico è forse il compito più difficile. Il fatto di trovarsi nella po-sizione del relatore (e non in mezzo alla platea) ti colloca in una condizione dipotere (o di controllo), anche se alcune volte vissuta con difficoltà. Questa posi-zione tende però a darti autorevolezza e ascolto.

L’effetto del pubblico sul relatoreMi piace raccontare, durante i corsi ai miei allievi, che un relatore (sempreche non sia una celebrità) parte con 50 punti e che nel corso della presen-tazione può perdersi i 50 punti o guadagnarne altrettanti.Personalmente vivo la salita sul palco e la conduzione dell’intervento di fron-te a una platea come un bel momento di scarica adrenalinica e credo possaoffrire grandi soddisfazioni.

Naturalmente la dimensione della platea incide molto su alcuni elementi di con-trollo del pubblico e di opportunità di interazione.

Se temi le domande del pubblico o credi che esse possano distrarre dall’obietti-vo della tua presentazione, ti suggerisco di dedicare a domande e risposte unospazio nella chiusura dell’intervento. Se viceversa le dimensioni della platea, iltuo livello di conoscenza dell’argomento e la tua esperienza nella gestione delledomande ti porta a rischiare qualcosa di più, beh... allora ti consiglio di sfrutta-re questa opportunità e di aumentare il livello di interazione con il pubblico an-che durante la presentazione.

Le domande dal pubblicoTi suggerisco, in occasione delle attività di domanda e risposta, di seguirealcuni importanti accorgimenti. Se dal pubblico, soprattutto se la platea è am-pia, ti viene fatta una domanda, cerca sempre di ripeterla, considerandoche qualcuno in fondo alla sala potrebbe non averla sentita e garantendoticosì sia il giusto tempo per “digerire” la domanda, sia il tempo per offrire larisposta migliore.Altra occasione è quando sei tu, per esempio all’inizio del tuo intervento, afare una domanda alla platea. Ti suggerisco di formularla nel modo piùchiaro possibile, richiedendo ai partecipanti una risposta semplice (sì o no),eventualmente suggerendo anche la modalità con cui ti aspetti sia data (peresempio tenendo alzata la tua mano se ti aspetti che il pubblico risponda peralzata di mano).


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Conoscere le caratteristiche della platea in anticipo (quando è possibile) ti aiuteràmolto a studiare esempi e aneddoti adatti a catturare e conservare l’attenzione.

La conoscenza dei dati demografici può aiutare a preparare al meglio alcune “ca-lamite” per conservare l’attenzione. Conoscere l’età del pubblico permette disfruttare la “teoria della nostalgia”, consentendoti di richiamare alla memoriaeventi particolari del passato. Se per esempio ricordi il goal di Tardelli ai Mon-diali di calcio di Spagna del 1982... e lo citi davanti a una platea di ventenni (na-ti negli anni ’90) non otterrai lo stesso effetto che immagini con persone di 10-20 anni più anziane! ☺

L’uso di fattori motivanti, ossia di elementi emotivi come l’orgoglio, il profitto,la paura, il senso di appartenenza e tanti altri, può essere giocato per condurre aun’azione. Capita frequentemente, durante le convention aziendali, di sentir ri-chiamare il senso di appartenenza all’azienda, stimolando così nei partecipanti (idipendenti della stessa) elementi motivanti che spesso riducono la criticità difronte a comunicazioni e scelte aziendali non del tutto allegre. Capita che l’usodi questo strumento sia visto come retorico, ma in realtà può essere sfruttato an-che in chiave positiva.

I filtriEsistono diverse forme di filtro, che possono impedire o ridurre l’efficacia dellatua presentazione. Per esempio l’uso di termini tecnici di fronte a una platea nonspecializzata riduce o impedisce la comunicazione. Prova a riflette su alcuni di-scorsi tra medico e paziente... quando naturalmente il medico avrebbe bisognodi seguire un bel corso di comunicazione interpersonale! ☺

Altre forme di filtro sono quelle legate all’età (riferimento agli stili generaziona-li), al sesso (uso degli stereotipi) e all’esperienza o al livello culturale (comples-sità concettuale).

Risolvere i problemiI problemi capitano. Per quanto tu possa essere attento a evitarli, devi disporredi un buono spirito di improvvisazione, affrontando le situazioni d’emergenza ecercando di uscirne con le ossa meno rotte possibile.

Qualche anno fa mi capitò, durante un’importante conferenza tecnica di frontea oltre 250 partecipanti, che i tre computer a mia disposizione non funzionasse-ro correttamente perché la rete che li collegava era fuori uso. L’improvvisazione



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si tradusse nel ripensare in tempo reale le dimostrazioni tecniche che avevo concura preparato nelle settimane precedenti alla conferenza, andando così a im-provvisarle in parte su di un unico computer.

Altro esempio, sempre accadutomi in un contesto analogo al precedente, fu l’ac-corgermi che il relatore sul palco prima di me stesse presentando la metà degliargomenti che avevo in programma di presentare io (alla stessa platea!). L’im-provvisazione, anche suggerita dalla conoscenza del collega, fu quella di evitaregli argomenti già affrontati (trovandomi però nella condizione di essere in anti-cipo sui tempi a disposizione) e invitando sul palco il collega per una approfon-dita, per quanto improvvisata, sessione di domande e risposte fino alla chiusuradel tempo a mia disposizione. Il risultato fu quello di tenere “incollati” alle pol-trone i partecipanti. ☺

■ Non solo effetti specialiStrumenti come PowerPoint 2010 aiutano molto, come scoprirai nei prossimi ca-pitoli, a catturare l’attenzione attraverso “effetti speciali”. Esistono però anchealtri fattori visuali da tenere in considerazione durante la preparazione e l’eroga-zione della presentazione.

L’uso di tabelle e grafici aiuta nella sintesi di informazioni complesse, anche seconfonde se si cerca di presentare i dettagli e non la visione d’insieme. Questistessi elementi possono anche essere utilizzati per enfatizzare specifici messaggia rinforzo del tuo obiettivo, giocando sulle componenti emotive della platea (ungrafico si ricorda meglio e più facilmente di un testo).

Per esempio puoi utilizzare un grafico che metta in risalto i risultati positivi diun’indagine condotta sui tuoi clienti che dimostri apprezzamento per i prodottivenduti (vedi figura 1.5).

La stessa diapositiva può essere presentata in due modi molto diversi (e altret-tanto efficaci): per enfatizzare il “fare” puoi provare a raccontare una storia incui viene descritta una tua esperienza personale che ti ha aiutato a risolvere unproblema di un cliente che determinò una soddisfazione estrema; oppure per en-fatizzare il “dire”, puoi citare la fonte origine dell’indagine condotta che mostriuna chiara leadership nella costruzione della soddisfazione del cliente di ogniprodotto fornito.


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Figura 1.5 Esempio di messaggio grafico.

■ Erogare la presentazioneNon ho spazio su questo libro per approfondire il tema della comunicazione nonverbale, né quello del linguaggio del corpo. Si tratta però di argomenti impor-tanti, che contribuiscono al successo della presentazione.

Esistono molte componenti tecniche ed emotive che entrano in gioco, a partiredalla paura di parlare in pubblico, fino ad arrivare alla gestualità del relatore e alsuo abbigliamento. Ci sono molte scuole di pensiero al riguardo e io sono con-vinto, anche se a volte la contesto, che sia estremamente vera la frase “Non è quel-lo che si dice, ma come viene detto!”.

Scegliere una buona posizioneLo spazio fisico che occupi deve essere sotto il tuo controllo. Se ti trovi in unasala per erogare un seminario probabilmente ti troverai su di un palco, o co-munque in una posizione frontale alla platea. Questa posizione ti permette di ve-dere tutti i partecipanti e ti offre visibilità rispetto alle entrate della sala, all’e-ventuale personale tecnico che si occupa del suono e di altre componenti acces-sorie. In questo contesto è molto importante tenere sotto controllo lo schermodi proiezione, posizionandoti alla sinistra di esso. La cultura occidentale ci ha



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abituato a leggere da sinistra verso destra e quindi sarà meno faticoso per il pub-blico leggere le informazioni proiettate sullo schermo tenendoti comunque sem-pre in una condizione di visibilità (attenzione). Se immagini di collocarti dall’al-tra parte dello schermo (alla destra rispetto alla visuale del pubblico), scopriraiche i partecipanti saranno costretti a staccare gli occhi dallo schermo per osser-varti e viceversa (vedi figura 1.6).

Esistono poi molti altri suggerimenti sui comportamenti da evitare, alcuni deiquali possono apparire scontati, come quello di non dare mai le spalle al pubbli-co o quello di restare seduto anziché in piedi. Si tratta di comportamenti che cia-scuno di noi può raffinare, imparando anche dai relatori più esperti e brillanti.

Se dovrai condurre una riunione o una presentazione in una sala riunioni dovele persone si trovano sedute attorno a un tavolo, cerca di posizionarti in un pun-to del tavolo dove tutti riescano a vederti senza troppi sforzi e allo stesso modopossano vedere l’eventuale schermo di proiezione. Erroneamente molti pensanoche la posizione migliore sia quella a “capo tavola”; in realtà, la posizione più ef-ficace è in angolo, a sinistra rispetto all’eventuale schermo (vedi figura 1.6).

Figura 1.6 Esempi di posizione ottimale per il relatore di fronte a una platea o attorno a un tavolo di una salariunioni.


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Il contatto visivoIl contatto visivo è fondamentale. Naturalmente è più semplice da attuare di fron-te a una platea ristretta, però va cercato anche di fronte a un pubblico più vasto.

Guardare negli occhi le persone, anche per un solo istante, cattura l’attenzionee consente di guadagnare rispetto. Inoltre, ti offre la possibilità di intuire moltedelle emozioni “pericolose”, come la noia, il disinteresse, la polemica e l’incom-prensione. Allo stesso modo potrai percepire i segnali positivi, come l’interesse,la condivisione, la partecipazione e l’attenzione: tutti segnali che ti incoragge-ranno a proseguire nella giusta direzione.

I relatori che hanno qualche timore a parlare di fronte al pubblico hanno la ten-denza a non guardarlo, fissando magari lo schermo o i propri appunti. Questo at-teggiamento rischia di aggravare la sensazione di disinteresse e sfiducia nella pla-tea. Ti consiglio, se rientri in questa categoria di persone, di individuare alcuni vi-si familiari tra il pubblico (conoscenti o semplicemente persone che dimostranoparticolare attenzione rispetto al tuo intervento) e quindi sfruttare il contatto vi-sivo scambiando sguardi con questi partecipanti. Eviterai così di trovarti spaven-tato di fronte al pubblico “sconosciuto”, magari rischiando di bloccarti nel mo-mento successivo a quello in cui alzerai lo sguardo dallo schermo... ☺

Usare bene la vocePuò sembrare ovvio, ma spesso accade di assistere a conferenze dove il relatoreparla troppo velocemente o tende a parlare in modo poco chiaro (si dice “man-giarsi le parole”).

È importante scandire bene le parole, evitare di parlare troppo in fretta e rinun-ciare alle espressioni dialettali. Il tono della voce deve essere limpido, evitandodi parlare sotto voce e rischiando di apparire poco convincente. In questo pos-sono esserti d’aiuto una buona respirazione e un buon microfono da indossare(non il tipo “gelato” da tenere in mano).

Evita le frasi lunghe, che ti portano all’affanno e risultano meno chiare da com-prendere. Gioca bene con le pause, elementi fondamentali per creare suspance eattirare l’interesse. Fai attenzione agli accenti della frase, aumentando l’enfasi suipassaggi fondamentali del tuo discorso.

In generale sconsiglio di leggere, né tantomeno di adottare un tono monotono edi conseguenza soporifero! Evita anche il tono in calando, anzi cerca di trovaredelle formule (per esempio delle domande al pubblico) che ti permettano dichiudere la frase in chiave aperta e positiva.


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