IL REPORT DATABERG:

VEDI CIÒ CHE GLI ALTRI NON VEDONO

IDENTIFICA IL VALORE, I RISCHI E I COSTI DEI TUOI DATI

LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA

Le aziende di Europa, Medio Oriente e Africa stanno cercando di sfruttare tutta la forza delle loro informazioni aziendali, pur a fronte di volumi di dati in crescita costante.

Questa considerazione rende ancora più interessanti per i dirigenti IT i risultati di uno dei più ampi report indipendenti mai pubblicati sulla gestione dei dati aziendali, realizzato grazie a oltre 1.475 interviste in 14 paesi.

L’indagine, condotta per Veritas dalla società di ricerca Vanson Bourne, esamina i problemi connessi al fenomeno del Databerg e illustra perché le aziende dell’area EMEA perderanno inutilmente oltre 784 miliardi di euro entro il 2020.

Il report svela tre abitudini apparentemente non correlate a livello industriale, strategico e aziendale che innalzano i costi operativi e generano rischi non accettabili per le aziende di oggi. L’indagine indica inoltre i passi concreti da compiere per riguadagnare il controllo sui Databerg.

PANORAMICA

02 LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA IL REPORT DATABERG

IL REPORT È SUDDIVISO NELLE TRE SEGUENTI SEZIONI: 1 Il sintomo = Il Databerg

2 I problemi = Le abitudini che generano i Dark Data e i dati ROT

3 La soluzione

DARK DATA58%

DATI ETICHETTATI O CLASSIFICATI

42%

DATI ROT27%

DATI BUSINESS CRITICAL15%Le aziende italiane sono minacciate da

una nuova generazione di rischi, spesso sconosciuti.

Gli effetti generati dall’esplosione dei volumi di dati non sono stati presi in debita considerazione da gran parte dei responsabili aziendali italiani. Questa negligenza è tuttavia comprensibile. Infatti, i dirigenti che li hanno preceduti non avevano a loro volta previsto una crescita di dati tanto rapida, che di fatto non si era mai verificata a questi livelli.

Oggi, tuttavia, non è più possibile attendere oltre perché questo diluvio di dati è destinato ad aumentare, con serie conseguenze per chi continuerà a ignorare il Databerg e i tre elementi che lo compongono:

Dati Business Critical – Sono i dati considerati come vitali per il successo operativo dell’azienda. Proteggere e gestire in modo proattivo i dati Business Critical è fondamentale.

Dati ROT: Redundant, Obsolete e Trivial – Sono i dati ridondanti, ossia i duplicati, i dati obsoleti che non hanno più valore di business e i dati triviali che hanno un valore ininfluente per l’azienda. In questo caso l’obiettivo è ridurre proattivamente al minimo i dati ROT, eliminandoli periodicamente.

Dark Data – Sono i dati il cui valore non è stato ancora chiaramente identificato. Possono includere importanti dati Business Critical ma anche dati ROT di scarsa utilità. In ambo i casi, consumano risorse. I Dark Data devono essere esaminati non appena possibile e identificati come dati ROT o Business Critical.

IL DATABERG ITALIANO

03 LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA IL REPORT DATABERG

Veritas sfata 3 mitiL’azienda media italiana classifica il 15% dei suoi dati come Business Critical o dati puliti, con un valore di business riconosciuto, rispetto alla percentuale EMEA del 14%.

I dati ROT in Italia sono al 27%, cioè il 5% al di sotto rispetto alla media EMEA del 32%, ma il volume dei Dark Data è del 4% peggiore rispetto alla media degli altri paesi. In pratica, con un volume del 58%, l’Italia ha uno dei tassi di Dark Data più alti di tutti i paesi EMEA.

La maggior parte di ciò che le aziende italiane e dell’area EMEA stanno memorizzando ha poco o nessun valore di business.

CIÒ EQUIVALE A UNO SPRECO DI RISORSE AZIENDALI FINO A 784 MILIARDI DI EURO ENTRO IL 2020 SOLO IN EUROPA, MEDIO ORIENTE E AFRICA, A MENO CHE LE AZIENDE NON CAMBINO IL LORO APPROCCIO SULL’INFORMATION MANAGEMENT.

I Databerg non sono sempre del tutto nocivi. Con un’adeguata gestione, è possibile proteggere i dati Business Critical e ridurre al minimo lo spreco di risorse. Tuttavia, possiamo gestire solo ciò che vediamo. I dati ROT disturbano, ma il vero problema per l’Italia sono i Dark Data.

Perfino il dato EMEA di 784 miliardi di euro non rivela del tutto il problema. Infatti, i costi diretti dei Databerg in termini di risorse IT e tempi di gestione non tengono conto degli attuali e futuri investimenti che richiedono e che potrebbero essere diretti altrove. Classificando una quantità superiore dei loro dati, le aziende avrebbero una visione più completa sulle cifre da reinvestire.

NON TUTTI I DATI SONO

UGUALI

PIÙ DATI NON SIGNIFICA

PIÙ VALORE

LO STORAGE GRATUITO

NON ESISTE

IL 58% DEI DATI AZIENDALI IN ITALIA SONO “DARK DATA”

04 LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA IL REPORT DATABERG

La crescita dei Dark Data e dei dati ROT nasce dalle nostre abitudini nella gestione quotidiana dei dati e dai nostri comportamenti a livello strategico, aziendale e di singolo dipendente. Tali comportamenti includono:

LE ABITUDINI CHE GENERANO I DARK DATA E I DATI ROT

STRATEGICOStrategie e budget

IT basati esclusivamente

sui volumi di dati, non sul valore

di business

INDIVIDUALEI dipendenti ritengono

che le risorse IT aziendali siano gratuite,

sia per l’uso aziendale che personale

AZIENDALEUna rapida adozione

di applicazioni e archiviazione su cloud sotto

la falsa promessa di “storage gratuito”

05 LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA IL REPORT DATABERG

A questo punto, come possiamo far luce sui “dark data” e generare valore di business?

1 Avere una policy IT che richieda l’eliminazione dei dati ROT è essenziale, soprattutto considerando che il 4% delle aziende

italiane non lo fa. Una volta resa operativa questa strategia, i dati ROT andranno eliminati su base settimanale anziché trimestrale. Più spesso si liberano risorse, prima migliora il flusso di cassa.

2 I dati devono essere classificati, come fa solo il 4% delle aziende italiane, in base alla policy aziendale di conservazione

dei dati e non in base alla sensibilità, al progetto o al tipo di dati. È soprattutto fondamentale, inoltre, mettere in atto una transizione funzionale per la governance delle informazioni, riferita ai Dark Data.

3 Con il crescente numero di aziende italiane che stanno passando al cloud, aumenta il numero di dipendenti che

usano la rete aziendale per uso personale, memorizzando durante il lavoro più tipi di file, come ad esempio documenti personali, legali e identificativi (60%), foto (48%) o software non approvati (41%). A causa di questa crescita, il 27% degli intervistati in Italia ha dichiarato che i responsabili IT dovrebbero preoccuparsi della noncuranza con cui i dipendenti gestiscono i dati dell’azienda. Per rimediare a questo problema occorre impostare procedure e stimolare comportamenti virtuosi nei dipendenti.

INIZIA A CONTROLLARE IL DATABERG

Policy IT delle aziende che indicano quando devono essere eliminati i dati ROT

41% memorizzano

software non approvati

48% memorizzano

foto

60% memorizzano documenti

personali di tipo identificativo e legale

06 LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA IL REPORT DATABERG

settimanale mensile trimestrale annuale meno che annuale

ad-hoc nessuna strategia

in uso

Flusso di cassa alto

Flusso di cassa basso

10%

30%29%

18%

2%

7%

4%

3

Al fine di evitare una spirale di futuri costi di gestione dei dati e il rischio di pesanti sanzioni, le aziende italiane devono agire ora e ridurre i loro Databerg con le seguenti azioni:

IN POCHI AVEVANO PREVISTO CHE LA CRESCITA DI VOLUME DEI DATI UN GIORNO AVREBBE SUPERATO LA NOSTRA CAPACITÀ DI CONTROLLARLI. ORA, PURTROPPO, È SUCCESSO. ADESSO LE AZIENDE DEVONO ACQUISIRE VISIBILITÀ, AGIRE E RIPRENDERE IL CONTROLLO.

Facendo luce sui Dark Data

Liberandosi dei dati ROT che bloccano

il lavoro delle aziende

Incoraggiando i dipendenti

a mantenere e gestire

in modo proattivo i dati vitali

per le aziende italiane di oggi

LE AZIENDE ITALIANE DEVONO AGIRE

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07 LO STATO DELL’INFORMATION MANAGEMENT OGGI: ITALIA IL REPORT DATABERG

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08 VEDI CIÒ CHE GLI ALTRI NON VEDONO IL REPORT DATABERG

L’obiettivo di Veritas è aiutare le aziende a ricavare il massimo valore dai loro dati, ovunque questi risiedano, rivelando e rendendo disponibili le informazioni strategiche che essi contengono.

1GUADAGNARE VISIBILITÀIdentificare i propri Dark Data, verificare i rischi ed estrarre valore dalle proprie informazioni.

2AGIREAssumere decisioni più accurate per classificare, conservare o eliminare in modo giustificabile i dati.

3PRENDERE IL CONTROLLODefinire una strategia funzionale di governance delle informazioni, sponsorizzata a livello dirigenziale, che incoraggi un comportamento conforme degli utenti e riduca i rischi.

Oltre al servizio Dark Data Assessment che spiega come far luce sui Dark Data ed eliminare i dati ROT, Veritas offre un’intera gamma di software di Information Management, fra cui:

Veritas™ Data Insight

Veritas™ Information Map

Veritas™ Enterprise Vault

Veritas™ eDiscovery Platform

Veritas™ InfoScale

NetBackup

Resiliency Platform

COME PUÒ AIUTARTI VERITAS

www.veritas.com