D. Consoli Esercitazioni di Informatica ACCESS · D. Consoli – Esercitazioni di Informatica 214...

D. Consoli – Esercitazioni di Informatica

214

ACCESS

Generalità

Access è un software DBMS (Data Base Management System) per la gestione dei database.

Appena si entra in Access viene chiesto il nome che si vuole assegnare al database (*.mdb) ad

esempio didattica.mdb e bisogna specificare la cartella e quindi il percorso completo dove salvarlo.

Successivamente viene visualizzata la seguente finestra:

Come si vede un database di Access presenta diversi oggetti, di cui si fornisce una descrizione

sintetica:

- tabelle oggetti principali del database che definiscono la struttura degli archivi e che

contengono i dati che vengono forniti in input

- query interrogazioni del database condizionati o incondizionati che servono ad estrarre i

dati che vengono richiesti

- maschere schede o interfacce a tutto schermo per l’immissione e la presentazione dei dati

- report generazione di tabulati o prospetti finali riassuntivi su carta

- pagine creazione di pagine web dinamiche

- macro automazione di operazioni ripetitive con scrittura di appositi comandi in sequenza

- moduli realizzazione di routines in linguaggio Access Basic

CREAZIONE DI UNA TABELLA

Per creare un database bisogna prima decidere il tipo di informazioni che si vuole registrare nei

diversi archivi e successivamente decidere quali possano essere gli attributi o campi di

congiunzione tra i vari archivi (ossia i campi in comune a tutti gli archivi).


215

Dopo aver deciso il tipo di archivio, bisogna definire la sua struttura. Le singole informazioni

distinte di un archivio si chiamano records o tuple.

Ogni record a sua volta può essere suddiviso in informazioni ancora più elementari detti campi o

attributi.

Per fare un esempio, l’archivio di una lista di indirizzi, avrà tanti records quanti sono gli indirizzi

presenti nella lista e tanti campi quante sono le informazioni associate a ciascun nominativo, che

devono però essere, per tutti i nominativi, dello stesso tipo (es. “cognome”, “nome”, “indirizzo”,

ecc.).

Un record può anche avere dei campi vuoti: se ad esempio non si conosce l’indirizzo di un

nominativo, si può lasciare vuoto quel campo e aggiornarlo successivamente.

Nella creazione delle tabelle, ma anche degli altri oggetti di Access - query, maschere -, si può

sempre operare in 2 modi :

- modalità struttura

- modalità visualizzazione dati

Quando si clicca sull’icona squadra si entra in ambiente struttura.

Quando si clicca sull’icona foglio si entra in ambiente immissione o presentazione dati

Per creare la tabella si seleziona l’oggetto tabella e si fa un doppio click sull’opzione Crea una

tabella in visualizzazione struttura.

Sullo schermo appare la seguente finestra:

Le informazioni indispensabili che bisogna fornire per creare la struttura della tabella, sono:

- i nomi dei campi

- il tipo dati

- la dimensione campo

Ad esempio nella tabella di figura sono stati immessi i seguenti nomi di campi:

- cod_doc

- nominativo

- indirizzo

- città

- cod_materia


216

Per “tipo” si intende la natura funzionale del campo: ad esempio un campo destinato a contenere

parole o codici, sarà un campo di tipo “testo”, un campo destinato a contenere date, sarà un campo

di tipo “data”, un campo destinato a contenere numeri sarà un campo numerico.

La dimensione permette di definire l’ampiezza del campo in termini di spazi o bytes.

I tipi di campi, come si può osservare dalla figura, possono essere:

testo caratteri alfanumerici al massimo questo campo può contenere

255 caratteri

memo può contenere fino a 65536 caratteri alfanumerici

numerico contiene solo numeri intero (2 bytes) – intero lungo (4 bytes) –

precisione semplice (4 bytes) – precisione doppia (8 bytes)

data (gg/mm/aa) può contenere informazioni solo di tipo data ora

valuta valori numerici preceduti dal simbolo valutario (L., $,..)

contatore valore numerico progressivo univoco per ogni record

Si/No vero/falso, attivo/disattivo

oggetto Ole (Object Linking Embedding) per inserire delle immagini

multimediali

collegamento ipertestuale (per inserire dei link ad altri documenti o su Internet)

autocomposizione ricerca consente di inserire in questo campo i dati che soddisfano

determinati criteri

Altre caratteristiche dei campi, che appaiono nella parte bassa della finestra sono:

formato permette di visualizzare nel modo desiderato numeri, date, valute

maschere input permette di definire un formato per l’immissione dei dati controllata

etichetta per assegnare un nome differente al campo in fase di presentazione

valore predefinito per inserire sempre lo stesso valore in un determinato campo

valido se consente di immettere intervalli di validità per i dati immessi

messaggio errore visualizzazione di un avvertimento qualora il dato immesso non rispetta

l’intervallo di validità

richiesto quando è obbligatoria l’immissione di un dato in quel campo

cons. lungh. zero nel caso di campi di tipo testo o memo permette di avere stringhe senza

caratteri


217

indicizzato velocizza la ricerca di informazioni all’interno dell’archivio

Maschera di input

Una maschera di input si imposta scrivendo una stringa (insieme di caratteri) formata da uno dei

seguenti caratteri

- 0 immissione obbligatoria di un numero

- 9 immissione facoltativa di un numero

- L / A immissione obbligatoria di un carattere alfanumerico

- ? / a immissione facoltativa di un carattere alfanumerico

Ad esempio se si deve immettere il codice fiscale in un campo cod_fisc, si può creare la seguente

maschera di input:

LLLLLL00L00L000L

Chiave primaria

Una chiave primaria definisce in modo univoco un record; ad esempio se si assume come chiave

primaria il campo cod_doc, ogni docente è individuato univocamente dal suo codice. Cioè il codice

di un docente non può ripetersi più volte. Se ad esempio si fa diventare chiave primaria il

Nominativo del docente, non si può ripetere più volte ad esempio ROSSI PAOLO (e in questo caso

non va bene impostare questa chiave primaria, ma conviene assumere altri campi come chiave, ad

esempio un campo contatore che assegna un numero unico crescente ad ogni docente che si

inserisce nella tabella.

Tutte le chiavi che possono diventare chiavi primarie sono dette chiavi candidate.

Per fare diventare chiave primaria, un campo di un record di una tabella, dalla modalità struttura, si

seleziona il campo e si fa un click sull’ icona chiave; in questo modo si rende univoco il campo.

Se non si segue questa procedura, quando si salva la struttura della tabella, viene emesso un

messaggio “Se si vuole creare una chiave primaria adesso”. Se si risponde “sì” viene creato un

nuovo campo contatore di tipo chiave.

Indici


218

Se si vogliono ordinare i dati all’ interno di una

tabella, man mano che li si inserisce, si può

associare un indice ad un campo. Quando si apre

la tabella i dati appaiono ordinati in base a quel

campo.

“Ordinare in base ad un campo” infatti significa

assumere come criterio di ordinamento di tutte le

informazioni del database, le informazioni

presenti in quel campo.

La presenza di un campo indicizzato, velocizza

la creazione di query, di ordinamento e di

raggruppamento dei dati.

In fase di definizione della struttura della tabella,

quando si definisce un campo e si assegna il

nome e il tipo, nella parte bassa dello schermo

appaiono delle possibili richieste che possono

essere riferite al campo.

Alla voce INDICIZZATO si puo’ impostare NO (nessun indice) o SI -duplicati ammissibili- oppure

SI -duplicati non ammissibili-. L’indice infatti può essere, a differenza della chiave, anche

duplicato. E’ chiaro che una chiave è anche indice, e sulla chiave automaticamente si imposta

l’indicizzazione con duplicato non ammesso.

Se in un campo, chiave o indicizzato (con duplicati non ammessi) vengono inseriti due valori

uguali, al termine della digitazione del record, viene emesso il seguente messaggio di errore:

LE RELAZIONI TRA TABELLE

Nella progettazione dei databases si devono eliminare le ridondanze e cioè la ripetizione degli stessi

dati. Queste ripetizioni comportano maggiore perdita di tempo e spreco di memoria in fase di

immissione, modifica, e aggiornamento dei dati.

Le tabelle che presentano tanti campi sono di difficile gestione e interpretazione.

Si supponga di dover creare la seguente tabella:

ATENEO

FACOLTA’ PRESIDE DOCENTE MATERIA

SCIENZE ROSSINI MARIO BIANCHI PIO INFORMATICA

SCIENZE ROSSINI MARIO VERDI IVO MATEMATICA

INGEGNERIA ROSSINI MARIO NERI PAOLO STATISTICA

INGEGNERIA ROSSINI MARIO SANZA CARLO FISICA

……. ……. ……. ……

In questa tabella si hanno delle ridondanze perché si ripetono più volte gli stessi dati. Per eliminare

queste ridondanze si usano le tecniche di normalizzazione delle tabelle. Si possono creare altre


219

tabelle secondarie da mettere in relazione alla tabella principale. Le chiavi delle varie tabelle

vengono evidenziate con il grassetto.

FACOLTA’

COD_FAC DESCRIZIONE

F01 SCIENZE

F02 INGEGNERIA

F03 ECONOMIA

F04 MEDICINA

PRESIDI

COD_PRES NOMINATIVO

P01 ROSSINI MARIO

P02 MONTI FABIO

P03 BINDA PAOLO

P04 PAOLI LUCA

DOCENTI

COD_DOC NOME

D01 BIANCHI PIO

D02 VERDI IVO

D03 NERI PAOLO

D04 SANZA CARLO

MATERIE

COD_MAT MATERIA

M01 INFORMATICA

M02 MATEMATICA

M03 STATISTICA

M04 FISICA

La tabella principale diventa la seguente:

ATENEO

COD_FAC COD_PRES COD_DOC COD_MAT

F01 P01 D01 M01

F01 P01 D02 M02

F02 P02 D03 M03

F02 P02 D04 M04

Ogni campo di questa tabella deve essere messo in relazione con le singole tabelle secondarie

corrispondenti.

La relazione tra due tabelle consente di comporre una tupla o record logico del quale fanno parte

campi o attributi di tabelle diverse.

Per impostare le relazioni tra tabelle, bisogna ciccare sull’apposita icona; in questo modo si entra in

ambiente relazioni.


220

Sul layout delle Relazioni si aggiungono tutte le finestre che si vogliono correlare tra di loro.

Per mettere in relazione due campi di tabelle diverse, basta evidenziare il campo (dalla tabella dove

questo è chiave) e trascinarlo nel corrispondente campo dell’altra tabella.

Dopo aver fatto questa operazione, sullo schermo appare la seguente finestra:

Attivando la casella Applica integrità referenziale, si può scegliere di aggiornare o eliminare i

campi correlati a catena e cioè se si aggiorna un campo nella tabella principale si aggiorna anche il

corrispondente campo nella tabella correlata; lo stesso può dirsi quando si elimina un dato di un

campo correlato.

Per poter applicare l’integrità referenziale non devono esserci tabelle “orfane” e cioè i dati presenti

nella tabella secondaria devono essere presenti nella tabella principale; il viceversa invece è

possibile.

Un’altra cosa importante da prendere in considerazione è che per mettere in relazione due campi

questi devono essere dello stesso tipo (testo, numerico, data) e della stessa dimensione (stessi

caratteri per i campi testo, o entrambi interi o intero lungo per i campi numerici, ..); non è

necessario che abbiano lo stesso nome.

Dopo aver seguito tutti questi passaggi il layout Relazioni si presenta nel seguente modo:


221

Come si vede dalla figura nelle linee dei legami da una parte appare 1 (tabella dove il campo è

chiave) e dall’altra parte appare (tabella secondaria o correlata). Nella tabella principale quel

campo non viene ripetuto più di una volta mentre nella tabella correlata si può ripetere più volte.

Le relazioni generate della figura sono quindi tutte del tipo 1 a molti.

Prima di abbandonare il layout Relazioni bisogna salvarlo (basta fare un click su disco).

Una volta create le relazioni tra tabelle queste possono essere utili in fase di interrogazioni (query)

del database.

Infatti, essendo tutte le tabelle correlate tra di loro, si possono estrarre informazioni, prelevando

singoli campi da ogni tabella.

Il risultato è il seguente:


222

INTERROGAZIONE DEL DATABASE : LE QUERY

Quando si apre una tabella di piccole dimensioni, si possono consultare tutti i dati in essa contenuti.

Se si apre una tabella di notevoli dimensioni, difficilmente si riescono a visualizzare tutte le

informazioni.

Grazie alle query si possono estrarre solo le informazioni che soddisfano certi criteri. Si possono

inoltre visualizzare dati contenuti in diverse tabelle che sono in relazioni tra di loro.

Il risultato di una query di estrazione è una tabella (dynaset) che contiene solo i dati che sono

richiesti.

Da tener presente che nell’estrazione non vengono create delle nuove tabelle ma vengono creati dei

puntatori (link) alle varie tabelle del database.

I dati estratti nelle query sono modificabili e le modifiche effettuate vengono riportate su tutti gli

archivi del database.

Con Access si possono impostare diversi tipi di query :

QUERY DI SELEZIONE

Per impostare i criteri di interrogazione del database si usa un’interfaccia grafica detta QBE (Query

by Example) che facilita la creazione dei comandi. La procedura da seguire è la seguente:

- si seleziona l’oggetto Query, e si fa un doppio click su crea una Query in visualizzazione

struttura

- si aggiunge la tabella sulla quale si vuole effettuare la query. Se ne possono aggiungere

diverse; alla fine si preme il pulsante chiudi.

query di selezione

query di aggiornamento

query di eliminazione

query di accodamento

query di creazione tabella

query a campi incrociati


223

- le tabelle che si scelgono vengono portate nella parte superiore della QBE

- facendo doppio click sul campo che interessa o trascinandolo con il mouse questo viene

riportato nella griglia inferiore

- è importante impostare il criterio di selezione nell’apposita riga

Le query possono essere salvate con un nome, purchè sia differente da quello assegnato alle tabelle.

Tutti gli altri oggetti (maschere, report, macro,..) possono avere gli stessi nomi.

Criteri di selezione

Nell’impostare i criteri di selezione si deve tener conto delle seguenti considerazioni:

Criteri Descrizione

* qualsiasi insieme di carattere

? un qualsiasi carattere

# una qualsiasi cifra numerica

ro* tutto quello che inizia per ro

not r* tutto quello che non inizia per r

*a qualsiasi cosa che finisce per a

*# qualsiasi cosa finisce per una cifra

numerica

*[ae] qualcosa che finisce per a o per e

*[a-e] può finire con una lettera compresa tra la


224

a e la e

*[!a] non deve finire per a

>1000 tutti i numeri maggiori di 1000

>=1000 and < =2000 tutti i numeri compresi tra 1000 e 2000

between 1000 and 2000 tutti i numeri compresi tra 1000 e 2000

between date() and date()-

90

quello che è accaduto negli ultimi 90

giorni / date() restituisce la data corrente

between #1/1/98# and

#31/12/98#

tutto quello compreso nell’anno 1998

in (roma, milano) estrae i records con valore pari a “roma” o

“milano”

roma or milano o roma o milano

Nell’introduzione dei dati nelle righe dei criteri, le stringhe di caratteri vengono racchiuse tra

virgolette mentre i dati numerici no. Introducendo nei campi di tipo testo, caratteri senza virgolette,

il sistema effettua automaticamente la conversione.

Dopo aver impostato i criteri di estrazione si fa eseguire la query facendo un click sull’icona !

(Esegui Query).

Il criterio di selezione può essere di tipo semplice o complesso:

- criterio semplice si applica ad un solo campo

- criterio complesso si applica a 2 o più campi

criteri semplici

Richiesta: si vogliono selezionare tutti i dipendenti che si chiamano Rossi

Campo: Dipendente Data_nasc Qualifica Stipendio

Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti Dipendenti

Ordinamento:

Mostra:

Criteri: “Rossi*”

Oppure:

Nota: se non si vogliono visualizzare certi campi, basta togliere il segno di spunta in corrispondenza

della casella di controllo della riga mostra.

Richiesta: Si vogliono cercare tutti i dipendenti nati nel 1968



Ordinamento:

Mostra:

Criteri: #1/1/68# and

#31/12/98#

Oppure:


225

Richiesta: Si vogliono estrarre dalla tabella Dipendenti tutti i docenti.



Ordinamento:

Mostra:

Criteri: “docente”

Oppure:

criteri complessi:

Se i criteri sono specificati sulla stessa riga il criterio è di tipo AND e cioè i dati che verranno

estratti devono soddisfare contemporaneamente i singoli criteri.

Richiesta: dalla tabella si vogliono estrarre tutti i Rossi con qualifica docente



Ordinamento:

Mostra:

Criteri: Rossi* docente

Oppure:

Richiesta: Dalla tabella si vogliono estrarre tutti i Verdi con qualifica amministrativo che hanno uno

stipendio superiore a 1600000 mensili.



Ordinamento:

Mostra:

Criteri: Verdi* amministrativo >1600000

Oppure:

Se invece i criteri sui singoli campi si scrivono su righe differenti vuol dire che si vuole specificare

un criterio di tipo OR; i dati devono soddisfare almeno uno dei criteri specificati e non tutti come

nel caso del criterio AND.

Richiesta: si vogliono o i dipendenti Rossi o coloro che svolgono la qualifica di docente.



Ordinamento:

Mostra:

Criteri: Rossi*

Oppure: docente

Query parametriche

Se si vogliono variare dei parametri nelle query di selezione, ad esempio nel volere estrarre gli

amministrativi al posto dei docenti, bisogna entrare nella struttura della query e apportare la

modifica.


226

Questa operazione è scomoda. Tramite le query parametriche si ha la possibilità di immettere i

valori che definiscono il criterio in fase di esecuzione della query.

Per fare questo nel campo criteri della QBE al posto del valore viene immesso un messaggio,

racchiuso tra parentesi quadre, che viene visualizzato in fase di esecuzione della query.

Ad esempio:

Campo: Dipendente Qualifica Data_nasc

Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti

Ordinamento:

Mostra:

Criteri: [Che tipo di qualifica desideri]

Non appena si esegue la query sullo schermo appare il seguente messaggio:

Si da l’OK e vengono visualizzati i dati relativi agli amministrativi.

Query con campi calcolati

Generalmente nei databases si inseriscono le informazioni essenziali; tutti gli altri dati che possono

essere ottenuti come elaborazione di quelli già presenti, possono essere inseriti come campi

calcolati.

Un campo calcolato presenta un nome seguito da due punti e la formula che richiama i dati

contenuti in campi presenti nella tabella.

Ad esempio se si vuole applicare una ritenuta del 10% sugli stipendi ed ottenere lo stipendio al

netto della ritenuta si possono aggiungere 2 campi calcolati ritenuta e stip_netto :

Campo: Dipendente Qualifica Stipendio ritenuta:[stipendio]

*0,10

stip_netto:[stipendio]-

[ritenuta]

Tabella: Dipendenti Dipendenti Dipendenti

Ordinamento:

Mostra:

Criteri:

Oppure:


227

Le parentesi quadre che racchiudono i campi sono necessari quando i nomi dei campi

presentano degli spazi vuoti; altrimenti si possono non specificare e il sistema li aggiunge in

automatico

Query con formule di aggregazione

Nelle query di selezione è possibile raggruppare i dati in base a determinati campi e operare

all’interno di questi raggruppamenti con delle formule di aggregazione tipo:

somma / media / min / max / conteggio / devst (deviazione standard) / var (varianza)

Per poter applicare queste formule , non appena si entra nella query di selezione, bisogna fare un

click sull’ icona sommatoria (vedi figura), in questo modo nella griglia QBE viene aggiunta una

riga formula, dove appaiono le voci Raggruppamento, Somma, Media,….

Per poter applicare queste funzioni di aggregazione, occorre fare un raggruppamento almeno in base

ad un campo e poi sugli altri campi numerici si possono applicare le formule che si desiderano.


228

Esempio1: Se si vuole conoscere la spesa sostenuta nel pagare gli stipendi agli impiegati, bisogna

impostare il seguente criterio e la seguente formula:

Esempio2: Per sapere quanto mediamente si spende per gli amministrativi in stipendi (calcolando

anche la deviazione standard) :

VISUALIZZAZIONE DEL CODICE SQL

Tutte le query create tramite QBE vengono automaticamente tradotte in SQL (Structured Query

Language, Linguaggio Strutturato per Query).


229

Ad esempio per visualizzare la definizione in SQL della seguente query QBE,

basta cliccare sull’icona Visualizzazione SQL

Le tre righe SQL si possono interpretare nel seguente modo:

si devono visualizzare i tre campi dipendente, qualifica e stipendio della tabella dipendenti il cui

nominativo inizia per Rossi e lo stipendio è superiore a 1900000.

QUERY A CAMPI INCROCIATI

Per creare un prospetto finale di dati presenti in una tabella, con delle intestazioni di righe e di

colonne, bisogna utilizzare questo tipo di query. In questo modo è possibile ottenere le stesse

informazioni della tabella di riepilogo di un foglio elettronico.

Bisogna definire però :

- un campo come intestazione di riga

- un campo come intestazione di colonna

- il valore da mettere nella cella d’intersezione


230

Nell’esempio di figura si vogliono visualizzare gli stipendi raggruppati per dipendenti e in base alla

qualifica .

In particolare si desidera il campo dipendente come intestazione di riga, il campo qualifica come

intestazione di colonna e il campo stipendi come valore

Il risultato della query a campi incrociati è è il seguente:

QUERY DI COMANDO

Con le query descritti precedentemente si possono apportare delle modifiche sui singoli dati dei

risultati che vengono presentati sullo schermo.

Per apportare contemporaneamente delle modifiche su più records delle tabelle esistenti o per

generare nuove tabelle si utilizzano le cosiddette query di comando:

- query di aggiornamento

- query di eliminazione


231

- query di creazione tabella

- query di accoramento

QUERY DI AGGIORNAMENTO

Queste query servono ad aggiornare i valori contenuti in una tabella. Si entra nella struttura di una

nuova query e poi si seleziona il menù query e si sceglie l’opzione Query di Aggiornamento. Nella

griglia inferiore appare una nuova riga Aggiorna a.

Se si vogliono aggiornare del 20% gli stipendi dei dipendenti Rossi si opera nel seguente modo:

QUERY DI ELIMINAZIONE

Queste query servono ad eliminare dei valori contenuti in una tabella.

Si entra nella struttura di una nuova query e poi si seleziona il menù query e si sceglie l’opzione

Query di Eliminazione. Nella griglia inferiore appare una nuova riga Elimina.

Se si vogliono eliminare dalla tabella tutti quei dipendenti con stipendio inferiore a 1000 euro:


232

QUERY DI CREAZIONE TABELLA

Se si vuole creare una nuova tabella a partire da quella esistente:

- si entra nell’ambiente struttura di una query di selezione

- si trascinano i campi che interessano

- si scrivono eventuali criteri di selezione

- si seleziona il menù Query e si sceglie l’opzione Query di creazione tabella

- si specifica il nome che si vuole assegnare alla tabella

- si esegue la query

Nell’esempio di figura si vuole creare una nuova tabella AMMINISTRATIVI riportando tutti gli

amministrativi della tabella DIPENDENTI.


233

Viene richiesto il nome da assegnare alla nuova tabella

Se si esegue la query che si è progettata viene creata automaticamente una nuova tabella

AMMINISTRATIVI con i dati (che soddisfano i criteri) estratti dalla tabella DIPENDENTI.

QUERY DI ACCODAMENTO

Se si vogliono accodare i dati presenti in una vecchia tabella con i dati presenti in una nuova tabella,

si opera nel seguente modo:

- si entra nell’ambiente struttura di una query di selezione in riferimento ad una

vecchia_tabella

- si trascinano i campi che interessano

- si scrivono eventuali criteri di selezione

- si seleziona il menù Query e si sceglie l’opzione Query di accodamento

- si specifica il nome della tabella alla quale si vogliono accodare i dati della vecchia tabella

- si esegue la query

- vengono emessi dei messaggi di accodamento di un certo numero di records

Nell’esempio di figura si vogliono accodare i dati di una tabella VECCHI DIPENDENTI in una

nuova tabella DIPENDENTI


234

Viene richiesto il nome della tabella alla quale si vogliono accodare i dati; il nome della tabella può

essere selezionato dalla lista della casella a discesa.

MASCHERE

Le tabelle sono uno strumento ottimale per la memorizzazione dei dati ma non sono l’ideale per

l’immissione o il data entry. Infatti l’interfaccia di immissione e presentazione dei dati sottoforma

di tabelle lascia un po’ a desiderare.

Con le maschere si possono creare delle interfacce grafiche “esteticamente” più accettabili e si

possono inserire tutti o solo determinati campi delle tabelle.

In una maschera, inoltre, è possibile inserire oggetti quali caselle di controllo ed elenchi a discesa

che facilitano ulteriormente l’immissione delle informazioni.

Le maschere sono indispensabili nella visualizzazione di oggetti OLE o immagini. Ad esempio

nella tabella Docenti potevano inserirsi le foto dei vari insegnanti. Da tabella si può fare


235

l’inserimento ma non si possono visualizzare le immagini. La visualizzazione delle immagini

può essere invece attivata solo nella maschera.

La maschera può essere creata in modalità struttura o modalità autocomposizione (creazione

guidata).

Modalità autocomposizione o creazione guidata

Per creare una maschera, bisogna operare nel seguente modo:

- selezionare l’oggetto maschera e quindi crea nuova maschera mediante una creazione guidata.

- scegliere la tabella o query che si vuole associare alla maschera

- selezionare i campi che si vogliono riportare nella maschera e premere > oppure premere >> se

si vogliono riportare nella maschera tutti i campi

- scegliere il tipo di layout (modo di presentazione dei dati) che si vuole applicare alla maschera

(colonne, tabulare, foglio dati, giustificato).

- scegliere lo stile (aspetto dello sfondo) ad es. standard, industriale, a tessuto.


236

- scegliere il titolo che si vuole assegnare alla maschera (ad esempio si può lasciare lo stesso

nome della tabella)

Alla fine viene creata la maschera che visualizza o permette di inserire nuovi dati nella tabella

associata. Ad esempio come si può osservare nell’esempio di figura, sullo schermo, in base al tipo

di layout che si è scelto, viene presentato un solo record alla volta e non tanti come avviene nel

formato predefinito della tabella. Per scorrere i vari records basta utilizzare gli appositi strumenti di

navigazione o spostamento.

.

Se si fa un click sull’icona “squadra”, si entra in modalità struttura e si vede come la maschera

appena creata tramite autocomposizione viene “disegnata” con appositi oggetti all’interno del

corpo.

La modalità struttura della maschera si presenta come una serie di piccole areee che possono essere

delle etichette di dati, delle caselle di testo delle immagini e così via.


237

Ogni campo della tabella, nella maschera, presenta un’etichetta come titolo e una casella di

testo come contenuto.

Se si evidenzia il box (rettangolo o area relativa al titolo), facendovi un click con il mouse, si può

cambiare ad esempio il tipo di carattere da Arial 9 a Times New Roman 14, il colore, la

dimensione, l’allineamento a destra, sinistra, centrato. Si può quindi cambiare il tipo di

formattazione da assegnare al testo.

L’etichetta è selezionata quando agli angoli del box e al centro delle linee della casella di testo

appaiono dei quadratini neri (come per qualsiasi oggetto grafico). Si noti che il quadratino

dell’angolo sinistro in alto, è più grande degli altri. Quell’elemento infatti serve per trascinare

soltanto l’etichetta e posizionarla a piacere sullo schermo, mentre, passando col cursore

sull’etichetta di campo o sul campo stesso, il cursore del mouse assume la forma di una mano;

premendolo e trascinandolo si spostano insieme i due elementi (etichetta e campo).

CREAZIONE MASCHERA IN MODALITA’ STRUTTURA

Se si crea una maschera in modalità struttura, dopo aver selezionato la tabella da associarle, sullo

schermo viene visualizzata una maschera vuota con o senza griglia dove si possano posizionare gli

oggetti che interessano.

Se si fa un click sull’icona appare una finestrella con la casella degli strumenti.

Tra gli oggetti evidenziati nella casella degli strumenti, si ricordano:

- etichetta Aa

- campo di testo ab|

- casella combinata

- casella di riepilogo o elenco a discesa

- pulsante di comando

- immagine

Utilizzando opportunamente questi oggetti si possono creare delle applicazioni che eseguono certe

operazioni.

Ad esempio si vuole creare una semplice applicazione che trovi e visualizzi i dati relativi ad una

persona che viene selezionata dalla casella combinata.

Bisogna cliccare sull’icona Elenco campi (indicata dalla freccia) e posizionare i campi all’interno

della maschera.


238

Si seleziona l’icona Casella combinata dalla casella degli strumenti e si disegna un box o

rettangolo nel corpo della maschera.

Parte un’autocomposizione guidata con la presentazione in sequenza di alcune finestre , dove

bisogna impostare:

- trova un record nella maschera basato sul valore selezionato nella casella combinata

- si specifica la tabella dalla quale prelevare i valori per la casella combinata

- si seleziona il campo o i campi da includere nella casella combinata

- si imposta la larghezza da assegnare alla colonna (si può lasciare la stessa)

- si specifica l’etichetta da assegnare alla casella combinata

- si fa un click sul pulsante fine

Alla fine facendo un click sull’icona visualizza che si trova sotto il menù File, si passa in modalità

presentazione dati. Basta selezionare un dipendente dalla casella combinata che sulla destra

appaiono le altre informazioni relative al nominativo scelto.


239

Se si vuole ottenere la stessa applicazione utilizzando un pulsante di comando Trova al posto della

casella combinata, basta selezionare l’icona Pulsante di comando. Parte l’autocomposizione dove

bisogna specificare:

- l’azione da associare al pulsante – spostamento tra record e selezionare trova record

- dire se scrivere un testo o inserire un’immagine all’interno del pulsante

- assegnare un nome al pulsante di comando

- cliccare su fine

Alla fine cliccare sull’icona Visualizza per far partire l’applicazione. Specificare il nome che si

vuole trovare (ad esempio Neri Paolo) e fare un click sul pulsante Trova successivo.

Nei campi a sinistra vengono presentati i dati del nominativo cercato.


240

MASCHERA CON OGGETTO OLE

Alla tabella dipendenti, in modalità struttura, si aggiunge il campo foto di tipo oggetto OLE (Object

Linking Embedding) e si imposta Inserisci-Oggetto (nuovo oggetto da Microsoft Clip Galery).

Questa operazione va ripetuta per tutti i dipendenti.

Se si richiamano i dati contenuti nella tabella, l'oggetto grafico non viene visualizzato:

L' oggetto OLE può essere visualizzato solo su una maschera o un report. Nella maschera in

modalità struttura si traccia un rettangolo con il campo foto che è di tipo OLE.

Se si visualizza la maschera in modalità dati, viene visualizzato l'oggetto grafico che nel campo

della tabella era nascosto.


241

Utilizzando la barra di spostamento si possono ammirare anche le foto degli altri dipendenti.

I REPORT

Il report è un prospetto finale riassuntivo in cui si presentano dei dati calcolati ed estratti da

tabelle. I dati devono essere opportunamente formattati per essere stampati.

Mentre le maschere servono a creare delle schede per immettere o visualizzare i dati delle tabelle o

delle query in un formato più accettabile dal punto di vista estetico, i report si utilizzano per creare

dei prospetti riassuntivi di stampa o delle stampe personalizzate.

I report possono essere creati in modalità autocomposizione o struttura.

Per creare un report, in autocomposizione, la procedura è la seguente:

- si seleziona l’ oggetto Report e quindi creazione autoguidata (autocomposizione)

- si sceglie la tabella o la query alla quale si vuole associare il report

- si selezionano tutti i campi che si vogliono riportare nel report ( si preme > per trasferire

solo i campi selezionati oppure >> per trasferire tutti i campi)

- si sceglie il livello di gruppo e cioè il campo che si vuole utilizzare per fare i

raggruppamenti (ad esempio il campo qualfica).


242

- si può scegliere di ordinare i records in base ad un massimo di 4 campi-chiave di

ordinamento (ad esempio in base a dipendente)

- in questa finestra è importante il pulsante Opzioni di raggruppamento, dove premendolo si

può scegliere di effettuare, in base al tipo di raggruppamento che si è scelto, di fare la

somma, la media, calcolare il minimo e il max dei campi numerici.

- si sceglie il tipo di layout da utilizzare con il report (rientri, a blocchi, bordato1, bordato 2,

allineamento a sinistra... (vedi pagina seguente)

- scegliere lo stile del report che si vuole utilizzare


243

- scegliere il titolo che si vuole assegnare al report

- premere il tasto Fine

Avendo scelto di raggruppare i dati in base alla qualifica e di ordinarli in base a dipendenti, il

prospetto finale sarà il seguente:

Se non bisogna apportare alcuna correzione, si può inviare in stampa.

In fase di creazione di un report si può scegliere di creare dei sottoraggruppamenti e su questi fare

tutte le operazioni aritmetiche che si desiderano (somme, medie,..). Se oltre al raggruppamento in

base alla qualifica si desiderano fare dei sottogruppi in base all’anno di nascita, quando in fase di

creazione guidata, viene richiesto se aggiungere o meno il livello di gruppo, si aggiunge come

sottogruppo anche il campo data_nasc:


244

Per modificare un rapporto, come si è fatto con la maschera, si deve entrare in modalità struttura

(basta fare un click sull’ icona squadra) .

Si entra in un ambiente dove appaiono le diverse sezioni con etichette, caselle di testo e formule.

Basta fare un click sull’oggetto di una sezione e si può modificare la dimensione del testo, il colore

del carattere, l’allineamento,..

D. Consoli Esercitazioni di Informatica ACCESS · D. Consoli – Esercitazioni di Informatica 214...

Documents

Transcript of D. Consoli Esercitazioni di Informatica ACCESS · D. Consoli – Esercitazioni di Informatica 214...