Corso cad modulo 1_dsga_sl

CORSO INTENSIVO DI FORMAZIONE E

ADDESTRAMENTO PROFESSIONALE rivolto agli DS – DSGA - AA

LA SEGRETERIA DIGITALE: CONSERVAZIONE

SOSTITUTIVA, FIRME ELETTRONICHE, ACCESSIBILITA' E TRASPARENZA

10/02/15 - 10/03/2015

C/O LICEO MELI, Via Salvatore Aldisio 2, PALERMO

Modulo n. 1

Il Codice dell’ Amministrazione Digitale

alla luce delle ultime novità normative I principali contenuti del CAD e la riorganizzazione dell’amministrazione digitale: gli strumenti di gestione informativa e documentale, il protocollo informatico, archivi digitali, quadro generale sulla conservazione digitale dei documenti e sul ruolo del Responsabile della conservazione

2 Mario Grimaldi - [email protected]

Evoluzione della normativa

Il Codice dell’Amministrazione digitale

• D. Lgs. 82/2005 (CAD) • Legge 15/2005 e 80/2005 • D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta) • D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD) • D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni) • D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo) • D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review) • D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0) • L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013) • D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante gli

obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni)

3 Mario Grimaldi -

[email protected]

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/codice-amministrazione-digitale

Evoluzione della normativa


• DPCM 3/12/2013 (protocollo)

• DPCM 3/12/2013 (conservazione)

• D.L. 24 giugno 2014, n 90 – (Decreto Pubblica Amministrazione)

• DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD.)

Mario Grimaldi - [email protected]

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/codice-amministrazione-digitale

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_protocollo.pdf

http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_conservazione.pdf

http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:legge:2014-06-24;90

http://www.gazzettaufficiale.it/eli/id/2015/01/12/15A00107/sg










15/02/2015 Piano informatizzazione

D.L. 90/2014 art. 24 comma 3- bis

31/03/2015 Obiettivi accessibilità Circolare 61/2013 Agid

11/10/2015

Protocollo informatico

Dpcm 3/12/2013

Agosto 2016

nuove regole tecniche documento informatico Protocollo informatico

Dpcm 13/11/2014

11 aprile 2017

Manuale di conservazione Dpcm 3/12/2013


Nella P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce principi e finalità:

la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12) la gestione informatica dei procedimenti (art. 41) la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.) la disponibilità dei dati (artt. 50, 58) le basi di dati di interesse nazionale (art. 60)



SANCISCE I NUOVI DIRITTI

diritto all’uso delle tecnologie (art. 3) diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4) diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5) diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6) diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7) diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8) diritto alla partecipazione (art. 9) diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57*)

* Sostituito dall’ art. 35 d.lgv. 33/2013 Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati.



I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei seguenti strumenti innovativi:

i documenti informatici le firme elettroniche l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva la posta elettronicae la posta elettronica certificata i siti Internet delle P.A.


Il Decreto semplificazioni modifica il CAD Tra quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni e certificazioni.


Il Decreto sviluppo modifica il CAD Il Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge 134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche:

l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la

soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione delle tecnologie per l’innovazione;

la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito all’acquisizione di programmi informatici.


http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legge:2012-06-22;83
























Il Decreto spending review modifica il CAD ... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed e-mail per

comunicare con le famiglie Il Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge 135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD ed, in particolare, ha previsto:

l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3-sexies, 3-septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il decreto legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata delle funzioni ICT.

Vengono quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel CAD, riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge 78/2010, convertito con modificazioni dalla Legge 122/2010.


Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge 221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del CAD. In particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi: l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e

formulari; l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche

amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis; l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle

soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi;

principio dell’open by default;


http://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto-legge:2012-10-18;179






















Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source

nella PA?

Art 68 c.1

Analisi comparativa delle soluzioni. Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza, tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra le seguenti soluzioni disponibili sul mercato: - riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica amministrazione; - software libero o a codice sorgente aperto; - software fruibile in modalità cloud computing; - software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso; - software combinazione delle precedenti soluzioni.


http://www.agid.gov.it/catalogo-nazionale-programmi-riusabili



D.L. 90/2014 Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici

giudiziari

Articolo 58 - Modalità della fruibilità del dato

Le pubbliche amministrazioni comunicano tra loro attraverso la messa a disposizione a titolo gratuito degli accessi alle proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante la cooperazione applicativa.

L'Agenzia per l'Italia digitale, sentiti il Garante per la protezione dei dati personali e le amministrazioni interessate alla comunicazione telematica, definisce entro novanta giorni gli standard di comunicazione e le regole tecniche a cui le pubbliche amministrazioni devono conformarsi.



giudiziari

• entro 16 febbraio 2016 le Pa devono approvare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e semplificazioni che permetta la compilazione on-line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con lo Spid – sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese, la cui fase di avvio è fissata ad aprile 2015

• Con il Dpcm del 24 ottobre 2014 è stato attuato l'articolo

64 del Cad individuando le regole di riferimento dello Spid il quale, in alternativa all'utilizzo della carta di identità elettronica e della carta nazionale dei servizi, permette agli utenti di accedere, anche in mobilità, ai servizi in rete messi a disposizione da Pa e privati attraverso la loro identificazione informatica; questa consiste nella validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo e univoco, tali da consentire l'individuazione nei sistemi informativi.


http://www.quotidianoentilocali.ilsole24ore.com/pdf2010/PROFESSIONALE/PROFESSIONISTI/QUOTIDIANO_ENTI_LOCALI_PA/Online/_Oggetti_Correlati/Documenti/2015/02/02/DPCM-24-ottobre-2014.pdf










giudiziari

Sanzioni in arrivo per tutte le pubbliche amministrazioni che non ottemperano all'obbligo di erogazione dei servizi in rete e di accesso telematico alle basi di dati, secondo quanto prescritto dall'art. 63 e dall'art. 52 del Codice dell'Amministrazione Digitale. • trascorsi 180 giorni dall'entrata in vigore della legge di

conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA. che non rispettano le norme relative all'erogazione dei servizi online e all'accesso e riutilizzo dei dati (artt. 63 e 52, comma 1, d.lgs. 82/2005) sono soggette alla sanzione amministrativa non inferiore a 1.000 euro e non superiore a 10.000 euro (di cui all'art. 19, comma 5, lett. b) del decreto)

• trascorsi entro 30 giorni dall'entrata in vigore della legge di

conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA., cui si applica il codice dell'amministrazione digitale, comunicano all'Agid esclusivamente per via telematica, l'elenco delle basi di dati in loro gestione e degli applicativi che le utilizzano


Sistema pubblico per la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese (SPID)

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Con l'istituzione del Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID) le pubbliche amministrazioni potranno consentire l'accesso in rete ai propri servizi, oltre che con lo stesso SPID, solo mediante la carta d'identità elettronica e la carta nazionale dei servizi. La possibilità di accesso con carta d'identità elettronica e carta nazionale dei servizi resta comunque consentito indipendentemente dalle modalità predisposte dalle singole amministrazioni. http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid


http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid














A norma dell’art. 63 del CAD, le Pubbliche Amministrazioni devono progettare e realizzare i servizi in rete mirando alla migliore soddisfazione delle esigenze degli utenti adottando, a tal fine, tutti gli strumenti idonei alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti. attivare forme semplici di raccolta dei reclami e delle segnalazioni dei

cittadini con modalità dirette ed on line;

assicurare un sistema permanente per la raccolta e l’elaborazione dei dati sulla customer satisfaction dei servizi erogati attraverso diversi canali;

garantire la pubblicazione degli stessi mediante una sezione del sito

web dedicata;

utilizzare i dati raccolti per attivare processi di razionalizzazione e miglioramento dei servizi erogati.


DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione

temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014)

Si tratta delle disposizioni attuative del CAD che vanno a completare il quadro normativo in materia di creazione, gestione e conservazione documentale.

Le nuove norme, in sostanza, vanno a potenziare le cautele da rispettare nelle fasi di creazione, gestione e conservazione del documento, completando così il quadro giàdelineato dalle disposizioni in materia di protocollo, conservazione e gestione documentale.

L’art. 17 del DPCM, infatti, dispone che “le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto.


DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione

temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014)

Nel decreto sono contenute le regole relative a: a) formazione del documento informatico; b) copie, duplicati ed estratti informatici; c) formazione del documento amministrativo informatico; d) fascicoli informatici; e) formazione di registri e repertori della PA f) sistema di conservazione non solo dei documenti amministrativi informatici (art. 11), ma anche di fascicoli informatici, registri e repertori informatici della PA


La dematerializzazione Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico. L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un sistema per la gestione documentale informatizzata presenta non pochi problemi e criticità di tipo organizzativo, di ordine tecnologico e di natura archivistica. Gli elementi di un sistema informativo scolastico, quali la dotazione tecnologica, le risorse umane e il processo di gestione del flusso documentale, dovranno essere attentamente valutati al fine di individuare la migliore soluzione possibile adeguata ad ogni singola realtà/dimensione.


La dematerializzazione L’adeguamento all’utilizzo delle nuove tecnologie deve riguardare: • la dotazione informatica degli uffici (che dovranno

acquisire,laddove mancanti, gli strumenti disciplinati dal CAD)

• la reingegnerizzazione dei procedimenti al fine di conseguire una più efficiente allocazione delle risorse

• la revisione dei regolamenti, degli atti organizzativi e della modulistica


Il Processo di dematerializzazione dei documenti

La diffusione del documento informatico è tuttavia ancora frenata da alcuni elementi di varia natura:

1. difficoltà interpretative delle diverse norme; 2. limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione

dei documenti e, soprattutto, per la gestione dei documenti firmati;

3. insufficiente fiducia nella e-mail come strumento di trasmissione formale dei documenti;

4. difficoltà di “esibizione” del documento informatico; 5. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione

digitale di lungo periodo.


Il Processo di dematerializzazione dei documenti

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• archiviazione digitale

• PEC

• protocollo informatico

• firma digitale

formazione gestione

conservazione trasmissione

documento informatico


Il Protocollo Informatico

Il Software di gestione del Protocollo Informatico, rappresenta il primo passo di un sistema informatico per la gestione digitale dei flussi e che realizza le condizioni operative per una più efficace gestione del flusso informativo e documentale interno della Scuola anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’attività amministrativa. Il Protocollo informatico costituisce l’infrastruttura di base tecnico - funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’Amministrazione



- funzionalità di tipo gestionale: classifica progressivamente, sia in entrata sia in uscita , tutte le scritture e i documenti

- permette una organizzazione logica degli atti protocollati nellarchivio digitale corrente nella PA

- -attraverso la segnatura di protocollo possiamo individuare univocamente un determinato documento e controllare l’integrità dello stesso


Manuale di Gestione


Il DPCM del 03/12/2013, contenente le Regole tecniche per il protocollo informatico, dispone alle pubbliche amministrazioni di redigere un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi. Il Manuale descrive le fasi operative e organizzative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzioni di continuità – dal protocollo all’archivio di deposito.


Archiviazione dei documenti informatici L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni” [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico] La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici»


http://www.anquap.it/allegati/segreteria_digitale/decreto_protocollo_informatico_3-12-2013.pdf





















Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: • le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica

amministrazione • le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni • i materiali statistici, gli atti preparatori interni • i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a

manifestazioni • la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o

indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa.

Archiviazione dei documenti informatici



• Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico

• La registrazione dei documenti informatici determina la loro immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non potranno più essere modificati o cancellati.

• La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’ impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto.



• Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di

partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente

• Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la relativa funzione.

• [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie.

Mario Grimaldi -

[email protected]


• I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli

• I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione del titolario di classificazione e sono numerati progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e sottoclasse

• I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio

• Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di emergenza Mario Grimaldi -

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• Le pubbliche amministrazioni devono: • istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per

ciascuna di esse le unità operative che la compongono

• attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000

• ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti, elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico

• adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM 31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole tecniche per il protocollo informatico.




Conservazione dei documenti informatici

• I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale riguardano:

• il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali

o per effetto di agenti atmosferici • l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i

componenti del sistema • la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale

• La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio

2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione


http://www.anquap.it/allegati/segreteria_digitale/decreto_conservazione_3-12-2013.pdf



• L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.

• L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informativi


http://www.anquap.it/allegati/segreteria_digitale/accreditamento_conservatori_n_65_10-04-2014.pdf




• L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.

• Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha assegnato al Responsabile della conservazione il compito di verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5 anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del contenuto dei supporti.



• Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica

• [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del DPCM 03/12/2013.

• AGID Accreditamento e conservatori



http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/accreditamento-conservatori

Prima della pubblicazione sul sito web istituzionale, il manuale di gestione deve essere approvato dalla

sovrintendenza archivistica per territorio?

Al momento non c'è una prescrizione del genere scritta nella normativa-regole tecniche comprese, ma è vero che almeno in

Lombardia la Sovrintendenza archivistica di Milano dice che la loro approvazione è necessaria.

I programmi di protocollo che abbiamo vanno modificati sulla base delle novità normative?

Sì, i programmi di protocollo in uso dovranno progressivamente

essere aggiornati al fine di permettere che il protocollo scolastico sia conforme alla normativa vigente. Il DPCM 3 dicembre 2013

(art. 23), ha fissato in 18 mesi dalla data di entrata in vigore della norma il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi.


http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/prima-della-pubblicazione-sul




http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/i-programmi-di-protocollo-che



Si possono mantenere i protocolli riservati?

No, le regole tecniche in materia di protocollo prevedono espressamente (art. 3) che si debba procedere all’eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli e quelli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico. È tuttavia possibile, attraverso l’impostazione

differenziata degli accessi, permettere la visualizzazione di determinate categorie di atti ad un singolo o ad un gruppo di utenti.

Chi può consultare le informazioni del sistema di protocollo informatico?

Nell’ambito del sistema di gestione documentale dell’ufficio i dati relativi al sistema di protocollo informatico, nonché al sistema di gestione dei fascicoli informatici deve consentire l’accesso soltanto ai soggetti

(pubblici e privati) legittimati. In proposito, si osserva che il Garante per la protezione dei dati personali con provvedimento n. 280 dell’11 ottobre 2012, ha affermato che l’accesso ai documenti deve essere

limitato al personale autorizzato per cui vanno individuati e configurati i profili di autorizzazione dei diversi incaricati, così da limitare l’accesso al

solo personale assegnato a questo compito. Mario Grimaldi - [email protected]

http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/si-possono-mantenere-i

http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/si-possono-mantenere-i

http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/chi-pu%C3%B2-consultare-le-0

http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/chi-pu%C3%B2-consultare-le-0

Posso inviare una raccomandata ad un altro ufficio pubblico?

No. L’art. 47 del D.Lgs. n. 82/2005 dispone che le comunicazioni tra

Amministrazioni debbano avvenire in modalità esclusivamente telematica a partire dal 1 gennaio 2013. In particolare, l’art. 47 dispone

che “le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione

applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza”. Lo stesso art. 47, al comma 2, prevede che ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni

sono valide se sottoscritte con firma forte, se dotate di segnatura di protocollo (ex art. 55 DPR 445/2000), se è comunque possibile

accertarne la provenienza in base alla normativa vigente e relative regole tecniche ovvero se trasmesse attraverso sistemi di posta

elettronica certificata.


http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/posso-inviare-una-raccomanda-0

http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/posso-inviare-una-raccomanda-0

Devono essere protocollati indistintamente tutti gli atti che giungono all'ufficio?

La scuola, al pari di tutte le altre Amministrazioni pubbliche, a norma

dell’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000 ha l’obbligo di provvedere alla registrazione di protocollo per tutti i documenti ricevuti o spediti. Sono

esclusi da tale obbligo gli atti infraprocedimentali tra i quali, a titolo esemplificativo, rientrano le circolari scolastiche. Non è, altresì,

obbligatorio protocollare documenti come le offerte commerciali, le comunicazioni augurali, le newsletter ecc., A tal fine si precisa che le istruzioni relative alle comunicazioni sottratte alla protocollazione, in

conformità con le norme di legge, devono essere indicate nel manuale di gestione del protocollo informatico.


http://formiur.formez.it/cad/semplificazione-e-nuovo-cad/sezioni/news-section/faq-domande-risposte/devono-essere-protocollati-0



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