Speciale

Magazine Siav di cultura digitale e dematerializzazione

NUMERO 2 - GIUGNO 2012

Progetti&Applicazioni

Archiflow 2012

Il Progetto Incontr@cirié … un anno dopo

Crisi e cambiamento Archiflow 2012 ed automazione dei processi

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MAGAZINE SIAV DI CULTURA DIGITALE E DEMATERIALIZZAZIONE

NUMERO 2 - GIUGNO 2012

SOMMARIO

NormativeProspettive in materia di Conservazione Sostitutiva: aspettando la pubblicazione delle nuove regole tecniche di Daniela Perrone 14

ArchivisticaL’importanza di classificare e fascicolareDue operazioni essenziali per gli archivi… e non solo! di Michela Aru 8

News e Memo16

SoluzioniSpeciale Archiflow 2012 di Eugenio Beato e Alessandro Fabris

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Progetti & ApplicazioniIl Progetto Incontracirié … un anno dopo Intervista a Marina Macario

10Un progetto di successo:la virtual mail room per una società assicurativa di Dimitri Zanella 12

Normative

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di Alfieri Voltan

di Alfieri Voltan Presidente Siav

Editoriale

Crisi e cambiamento

Come coniugare innovazione con efficienza e risparmio dei costiHo letto recentemente un libro, stampato per i tipi della Sperling & Kupfer, scritto da Spencer Johnson, che ha per titolo “Chi ha spo-stato il mio formaggio?” e per sottotitolo: “Cambiare se stessi in un mondo che cambia”.Da tempo sapevo della esistenza di questo libro: è stato tradotto in oltre 40 lingue e ne sono state vendute 21 milioni di copie: è picci-no, costa poco, si legge in un’ora. Non ve ne do una sintesi, perché consiglio a tutti di leggerlo: è una storia metaforica graziosa, di to-polini e gnomi, sul cambiamento, la resistenza alla innovazione per continuare a restare nella “comfort zone” del buon formaggio.Credo che tutti, chi più e chi meno, con diversi livelli di consapevo-lezza, ci stiamo rendendo conto che il mondo intorno a noi è radi-calmente cambiato, in modo irreversibile, anche se un vero cambia-mento stenta a prendere forma. Meglio: un vero cambiamento prevede che siamo noi a cambiare, mentre è più facile che sia il mondo esterno a cambiare noi, a co-stringerci a cambiare.Insomma: che fare? Credo che ognuno di noi ha purtroppo poche armi per intervenire nelle dinamiche politiche o sociali italiane ed europee: forse con il voto, o il non voto, o la protesta, tanto che questa sembra la dinami-ca che più pare prendere forma.Ritengo però che, più concretamente, ed eticamente in modo più coerente e produttivo, ognuno di noi può fare qualcosa: agire proattivamente per avviare il cambiamento, nei luoghi dove quo-tidianamente opera, verso quei parametri di efficienza e capacità di creare vera ricchezza (non solo consumarne) che soli ci possono consentire di mantenere il livello di benessere che abbiamo rag-giunto e che ora rischiamo di perdere.Siav ha una mission che la vede operare in un segmento, quello del software, ed in particolare software per organizzare in modo razio-nale ed efficiente la gestione dei flussi documentali e dei processi di lavoro in genere. In sostanza, produce strumenti per meglio orga-nizzare le attività lavorative.

La campagna Archiflow 2012, lanciata proprio in questi giorni, è un forte segnale per invitare i nostri Clienti ad adottare, oltre ad una piattaforma nuova, con tante innovazioni e funzionalità, uno stru-mento che vada oltre la gestione dei documenti, e consenta di af-frontare, in modo facile ed assistito da strumenti software di aiuto e controllo, la riorganizzazione dei processi di lavoro.Tanti Clienti, alcuni molto importanti, lo hanno fatto, anche in modo radicale, con risultati entusiasmanti e con grandi ritorni di efficien-za, immediatezza di accesso alle informazioni, notevole risparmio di costi, ed anche controllo dei processi aziendali. È tra l’altro disponibile una vasta libreria di processi già fatti che in-globano l’esperienza di tante applicazioni eseguite e semplificano la realizzazione di nuovi processi.Archiflow 2012 dispone inoltre, tra gli altri, di un tool, che abbiamo chiamato Cartesio, in grado di mettere in pratica uno slogan che da alcuni anni abbiamo creato (o meglio, riadattato, dato che proviene nientemeno che da Galileo Galilei) ovvero “Misurare per Cambiare”.Questo strumento consente infatti di misurare in modo statistico ma anche puntuale l’efficienza di un processo, ed il delta di efficien-za nel riesame od adattamento di un processo. Sarà presto rila-sciata, tra l’altro, anche una funzione che si chiama “Social Network Analysis”, che include funzioni di process mining, e che è in grado di monitorare il modo di funzionare di una organizzazione come un’A-zienda od un Ente.Anche svolgendo la propria attività istituzionale si può portare avanti, oltre ad una funzione economica, anche una missione etica, di utilità sociale e di contributo all’innovazione, al cambiamento, al recupero di efficienza, organizzazione, automazione che, nella sfida con le economie emergenti, che hanno nei bassi costi il loro punto

di forza, è un elemento chiave che può consentire di affrontare in modo più controllato la competitività.

Cont@ttoSiav

ARChIfLOw 2012 ED AUTOMAZIONE DEI PROCESSI

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Rilasciare un nuovo prodotto è sempre un evento importante nella vita di un’azienda. Si crea un’atmosfera “frizzante” che pervade gli uffici già molti mesi prima della data di uscita.Previsioni, pianificazioni, revisioni, lavoro extra: uno sforzo comune in cui mettere a disposizione le migliori risorse per realizzare il miglior risultato. In Siav la nascita di Archiflow 2012 è stato tutto questo, e forse anche qualcosa di più, per il valore che Archiflow ha per noi e per tanti, tantissimi Clienti.E quindi ora vogliamo raccontare qualcosa di più sul nuovo arrivato. Da dove possiamo cominciare? Intanto dal nome, perché abbiamo cambiato un po’ anche quello: non più Archiflow 6.5 (o 7, o 8…), ma 2012: un piccolo segno per sottolineare l’idea del cambiamento.Ma questo è solo l’inizio, perché il lavoro del nostro Laboratorio di Sviluppo ha coinvolto ogni aspetto del prodotto: come si è soliti dire, lo abbiamo rivisto “dalla A alla Z”.Si tratta di così tante novità che abbiamo preferito consolidarle in tre rilasci successivi, in una roadmap che arriva fino alla primavera del 2013, come si vede dallo schema qui sotto.Vediamo quindi la lista delle principali novità!

Soluzioni

Autonomy | funzionalità rilasciata in R2Archiflow 2012 R2 integrerà un nuovo motore di ricerca “full-text” sviluppato da Autonomy, leader mondiale nel settore. Tra i vantaggi offerti troviamo:• elevata velocità di indicizzazione e di ricerca• una maggiore tipologia di opzioni di ricerca • il ranking dei risultati • la gestione dei documenti correlati • i suggerimenti automatici di ricerche alternative• la preview del documento (con evidenziate le parole trovate) diretta-

mente nella pagina di ricerca

BPMN | funzionalità rilasciata in R2Il motore di workflow sarà compatibile con la notazione standard BPMN. Inoltre i processi potranno essere importati ed esportati in for-mato XML (XPDL), permettendo così piena interoperabilità con altri tool di disegno dei processi.

SoluzioniSoluzioniSoluzioni

Speciale

Archif low 2012di Eugenio Beato e Alessandro Fabris

5NUMERO 1 - GIUGNO 2012

Cassetta postale condivisaLa cassetta postale di Archiflow è diventata collaborativa, permet-tendo di condividere i messaggi tra più persone (come ad esempio gli appartenenti ad un ufficio). La nuova cassetta postale condivisa diventa così il fulcro degli strumenti di collaborazione, integrando la posta elettronica ordinaria, la PEC, il workflow procedurale e col-laborativo.

Database & DocumentiArchiflow 2012 garantisce la continuità per chi già utilizza versioni precedenti, quindi sono disponibili aggiornamenti per i Clienti che usano RDM server e anche per chi usa Oracle. Appositi tool consen-tiranno di migrare facilmente i dati e i documenti alla nuova versio-ne del software.

Enterprise PEC | funzionalità rilasciata in R3Il nuovo gestore della PEC (PEC Manager Enterprise) sarà intera-mente basato sul motore di workflow di Archiflow con numerosi benefici:• robustezza di classe Enterprise, con supporto a capacità di carico

superiore a 1000 cassette PEC• scansione continua delle cassette PEC• completo e dettagliato monitoraggio del sistema, al fine di ga-

rantire la massima continuità del servizio anche in casi estremi• notifiche real-time dello stato del sistema• scalabilità• adattabilità alle esigenze della vostra organizzazione tramite

semplici modifiche del workflow

Fascicolo Archivistico• Questo è un lavoro di cui andiamo particolarmente orgogliosi.

Abbiamo infatti realizzato, anche grazie alle preziose indicazioni della Prof.ssa Maria Guercio – esperta riconosciuta a livello inter-nazionale – un sistema completamente rinnovato per la gestione dei fascicoli archivistici e del titolario di classificazione.

• Alcune delle caratteristiche principali:• Gestione di differenti tipologie di fascicolo (dossier, serie, fascico-

lo generale, etc.)• Personalizzazione dei dati di profilo per ciascun tipo di fascicolo• Gestione delle difformità nella classificazione• Gestione completa del Titolario di classificazione multi-livello e

possibilità di definire più Titolari• Storicizzazione del Titolario• Completa aderenza ai principi della dottrina nazionale ed euro-

pea in tema di gestione documentale• Possibilità di inserire gestire la multi-fascicolazione e la multi-

classificazione dei documenti

GadgetI nuovi Desktop Gadget di Microsoft sono dei “mini-software” utiliz-zabili direttamente dal Desktop di Windows. Archiflow 2012 inclu-de utili Gadget per migliorare le notifiche agli utenti ed i processi di collaborazione legati alla gestione dei documenti (workflow), facili-tando così la diffusione di una “cultura dell’archiviazione”.

Host to Host – Poste OnLine | funzionalità rilasciata in R3Archiflow già da tempo offre la possibilità di spedire in forma car-tacea i documenti salvati nell’archivio inviandoli tramite i servizi di postalizzazione di Poste Italiane (chiamati “Host To Host”). Nel-la release R3 saranno introdotte nuove interessanti funzionalità che permetteranno di estendere i possibili utilizzi del servizio. Un “assaggio”? La possibilità di trasmettere automaticamente a Poste Italiane i documenti già in fase di import generico; ciò torna utile, ad esempio, per salvare in Archiflow le fatture e spedirle contestual-mente ai vari destinatari.

InteroperabilitàNell’ambito del Protocollo Informatico avrà sempre più spazio lo scambio di informazioni in formato digitale tra gli Enti Pubblici, anche grazie alla spinta del Legislatore per un utilizzo diffuso della PEC. Archiflow 2012 presenta quindi una revisione completa delle funzionalità per la gestione dell’interoperabilità del Protocollo, per una più fedele aderenza alle normative vigenti. Il percorso di rivisi-tazione di questo componente vedrà il suo completamento con la release R3 di Archiflow, insieme alla nuova gestione dell’Anagrafica.

Koinè PortalSempre più spesso, in una società che punta alla totale demateria-lizzazione delle informazioni e dei contenuti, si sente la necessità di usare strumenti di comunicazione che rispecchino questa tenden-za. Koinè Portal rappresenta la soluzione per la pubblicazione on-line dei procedimenti amministrativi. Nato per realizzare lo “spor-tello virtuale del cittadino”, può essere anche un valido supporto per tutte le Organizzazioni che hanno la necessità di un dialogo strutturato con l’esterno.Caratteristiche principali:• Completa gestione dei procedimenti amministrativi pubblicati

on-line: richiesta del cittadino, gestione del flusso di lavoro, vi-sualizzazione dello stato, pubblicazione della documentazione, notifiche via mail e SMS, etc.

• Semplicità d’uso: possibilità di definire dinamicamente, tramite procedure guidate, nuovi modelli e nuovi procedimenti.

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Soluzioni

• Universalità del servizio: l’utilizzo della tecnologia PDF per il colloquio con il cittadino (o il Cliente) consente di garantire la massima diffusione del servizio

Look & feelUn aspetto su cui abbiamo sempre puntato è stato quello di realizzare soluzioni ergonomiche ed intuitive, quindi facili da usare. Archiflow 2012 presenta un look & feel tutto nuovo che si ispira alle più recenti evoluzioni indicate dal mercato.Caratteristiche principali:• Client desktop: abbiamo trovato molto efficace lo sti-

le introdotto da Microsoft Office 2007 e 2012, quindi abbiamo utilizzato in Archiflow 2012 la medesima impostazione grafica, con menù che si adattano auto-maticamente al contesto, con nuove finestre di confi-gurazione, ecc.

• Client web: la stessa impostazione è stata adottata an-che per l’accesso via web, in modo da puntare ad una sempre maggiore uniformità di stile

Mobile office: iFlowLa gestione documentale si fa mobile con iFlow, l’applica-zione appositamente disegnata per gestire i documenti di Archiflow in mobilità. iFlow offre molte funzionalità di Archiflow completamente ridisegnate e semplificate per rendere l’esperienza mobile ancora più intuitiva e semplice, anche nella gestione dei processi di business (workflow) aziendali. iFlow è già disponibile per Apple iPad, mentre sarà disponibile su piattaforma Android da Ottobre 2012 (release R2). Nella versione R3 sarà invece rilasciata l’applicazione per BlackBerry.

.NETIl motore di scripting utilizzato soprattutto per la custo-mizzazione dei complessi processi di workflow, è stato potenziato ed esteso, permettendo così pieno supporto .NET.

Office Add-inE’ stata migliorata l’integrazione con il mondo Microsoft Office tramite i cosiddetti “Add-In” di Microsoft per Word e Outlook disponibili a partire da Office 2007, tramite i quali è possibile accedere direttamente ed in modo intu-itivo alle funzionalità di Archiflow. L’utilizzo di Archiflow viene così esteso in modo semplice e naturale a tutti gli utenti di MS Office.

Protocollo InformaticoLe funzionalità di supporto alla gestione del Protocollo Informatico costituiscono uno dei punti di forza di Ar-chiflow. Nella versione 2012 sono stati rivisti e migliorati alcuni aspetti in questo ambito.Caratteristiche principali:• registro di Protocollo: revisione delle funzionalità, con

nuova funzionalità di generazione e visualizzazione del Registro, accessibile anche tramite Web Services (in caso di cooperazione applicativa)

• conformità alle leggi su firma digitale e marcatura temporale: Archiflow 2012 garantisce l’ottemperanza a quanto previsto dalle normative vigenti.

QualitàNegli ultimi anni Siav ha molto investito su questo fron-te, costruendo un team autonomo dedicato alla costan-te verifica del livello di qualità del software. Sono inoltre stati acquisiti appositi strumenti per rendere più efficaci i test e lo scambio di feedback con il Laboratorio di Svi-luppo. Tutto questo nell’ottica di puntare all’Eccellenza, che costituisce – insieme ad Innovazione, Responsabilità e Passione – uno dei valori di riferimento per tutti colo-ro che lavorano in Siav. Tutto ciò è stato particolarmen-te importante perché realizzare Archiflow 2012 è stata un’impresa molto impegnativa. Qualche numero:• numero di software developer coinvolti: 16• giornate di lavoro richieste: 1500 circa• numero di software tester coinvolti: 6• giornate di test effettuate: 500 circa

Registro di emergenza | funzionalità rilasciata in R2. La revisione delle funzionalità relative al Protocollo Informatico proseguirà con il rilascio nella versione R2 di un rinnovato Registro di emergenza, in grado di offrire maggiore flessibilità e sicurezza.

Statistiche | funzionalità rilasciata in R2Archiflow 2012 metterà a disposizione il motore di stati-stiche di “Cartesio” – l’applicazione Siav dedicata all’ana-lisi dei processi di business – che offrirà una nuova serie di misure e report pre-configurati che permetteranno di estrarre indicatori chiave da Archiflow, inerenti sia la ge-stione documentale che il funzionamento dei workflow. Sarà inoltre possibile creare e configurare nuove statisti-che in modo semplice ed intuitivo, adattandole così alle specifiche esigenze dell’Organizzazione.

7NUMERO 1 - GIUGNO 2012

Titolario di ClassificazioneVedi alla voce “Fascicolo Archivistico”

User experienceL’interfaccia grafica di Archiflow 2012 presenta numerose novità rispetto alle versioni precedenti. La rivisitazione del layout grafi-co è stata occasione per rendere ancora più efficace l’utilizzo del prodotto. In particolare sul client web il lavoro di adattamento dell’interfaccia è stato particolarmente impegnativo, per fornire all’utente una user experience appagante e sempre più vicina agli standard finora adottati prevalentemente in ambito desktop.

Velocità: gli strumenti per semplificare l’imple-mentazione dei processi | funzionalità rilasciata in R2Vista la crescente richiesta di realizzare workflow strutturati che go-vernino i processi di business, la versione R2 di Archiflow includerà una serie di attività pre-configurate (chiamate “moduli”) con cui ef-fettuare le operazioni più frequenti, quali:• lettura di cassette postali ed invio di e-mail• accesso in lettura/scrittura ad un database• indicizzazione automatica di documenti PDF• OCR di immaginiGrazie all’uso di questi moduli sarà molto più semplice la creazione e la manutenzione dei processi gestiti direttamente da Archiflow, e vi sarà una consistente riduzione dei casi in cui implementare script custom.

Workflow sul fascicolo | funzionalità rilasciata in R3Con il rilascio di Archiflow 2012 R2 sarà presente una importante novità: la possibilità di associare un processo di workflow ad un fascicolo. Questo permetterà di aggiungere le regole desiderate per una gestione automatica, o supervisionata, del ciclo di vita di un fascicolo.

Web ServicesMolto impegno è stato posto nel migliorare, estendere e standar-dizzare le interfacce di integrazione di Archiflow, sia per l’accesso ad altri sistemi, sia per permettere agevolmente ad altri software di fruire del motore documentale. La tecnologia utilizzata è quella dei Web Services, nella fattispecie WCF (Windows Communication Foundation).

Zero AdministrationArchiflow ha sempre puntato a fornire una soluzione di facile uti-lizzo e con manutenzione minimale sull’archivio e sulla base dati. La versione 2012 prosegue su questa linea, e fornisce inoltre un set ancora più ricco di funzioni per semplificare ulteriormente il con-trollo del sistema.

Archiflow 2012 ha rappresentato una grande sfida per Siav, e ci ha impegnato più di qualunque altra versione su cui abbiamo lavorato fino ad oggi! Noi siamo soddisfatti del risultato, che ne ha fatto la versione di Archiflow più potente ed affidabile mai realizzata finora, ora non ci resta che attendere il responso più importante, quello che conta di più: il vostro!

Alessandro FabrisLaureatosi nel 1997 in Ingegneria Informatica presso l’Università di Padova, per oltre 5 anni è stato Responsabile del Laboratorio di sviluppo software di Siav, per poi coordinare il Siav Education & Knowledge Center. Dal 2011 ricopre il ruolo di Responsabile del team di marketing & training e, in ambito prevendita, del centro di competenza sui grandi progetti.Da più di 10 anni lavora nel mondo della gestione documentale, contribuendo a realizzare soluzioni innovative in ambiti quali OCR, image processing, document & process management, business pro-cess intelligence, conservazione sostitutiva, protocollo informatico.

Eugenio BeatoSoftware Development Manager, SIAV spaLaureato in Ingegneria Informatica presso l’Università di Padova, ha comprovata esperienza di management di soluzioni software ad elevata complessità tecnico-organizzativa maturata in ambito nazionale ed internazionale. E’ responsabile della pianificazione, sviluppo e personalizzazione delle soluzioni offerte da SIAV, nonché membro attivo nella defini-zione delle strategie dei prodotti offerti.

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Archivistica

Due OpeRAzIOnI eSSenzIAlI peR glI ARChIvI... e nOn SOlO

di Michela Aru

Il classificare e fascicolare gli oggetti con cui ci troviamo ad interagire è un’operazione che fa parte del nostro quotidiano, consapevolmente o meno. La scienza archivistica ha riportato ed adattato tutto ciò alle amministrazioni ed agli archivi, con grandi vantaggi in termini di razionalizzazione e funzionalità dei sistemi e dei depositi documentali. In occasione della release di Archiflow 2012, che integra nuove funzionalità per la gestione del titolario e per la fascicolazione archivistica, sottolineiamo alcuni degli elementi che rendono tali strumenti così importanti.

L’importanza di classificare e fascicolare

Il principe Carlo di Windsor possiede un guardaroba piuttosto am-pio, così come dettato dal suo status, dagli eventi cui è chiamato a partecipare e, perché no, anche dal suo gusto personale. In parti-colare, ha ottomilatrecentoquaranta paia di calzini, e ciascun calzi-no ha le giarrettiere ed i fiocchi ornamentali abbinati. Ogni matti-na, il suo maggiordomo Archibald deve trovare quelli intonati con la cravatta, e ha pochissimo tempo per farlo. Non è concepibile, per il povero maggiordomo, dover frugare ogni giorno il mucchio di calzini in cerca del paio adeguato: l’elaborazione di un piano or-ganizzativo è quindi assolutamente indispensabile.

Archibald si ingegna: si procura un bell’armadio a tre ante, ognuna delle quali corredata da sotto-ante e cassetti. Nell’anta I sistema i calzini estivi, nella II i calzini invernali e nella III i calzini per la mezza stagione. L’anta I, quella dei calzini estivi, contiene tre sotto-ante: 1) Calzini di seta, 2) Calzini di cotone, 3) Calzini in fresco di lana. All’interno di ciascuna sotto-anta, Archibald raggruppa i calzini per colore; nello specifico, la sotto-anta 3 dei calzini in fresco di lana contiene sei cassetti: 1) Verdi, 2) Blu, 3) Neri, 4) Scozzesi, 5) Grigi, 6) Marroni.

Ogni paio di calzini viene riposto con attaccate le giuste giarrettie-re ed i fiocchi ornamentali adeguati. Archibald decide di non scen-dere ulteriormente in dettaglio, nei raggruppamenti: non divide, per esempio, i calzini verde chiaro da quelli verde scuro, e questo per non complicare ulteriormente l’ordine e le future associazioni.

Un piovoso giorno di Luglio, il principe Carlo sceglie di indossare una cravatta scozzese. Archibald va all’armadio dei calzini, e lo apre ad I/3.4: sceglie, cioè, l’anta dei calzini estivi I, la sotto-anta 3 dei calzini in fresco di lana ed il cassetto 4 dei calzini scozzesi. In pochi secondi, dunque, Archibald è in grado di fornire al principe Carlo il giusto abbinamento con la sua cravatta.

Che cosa ha fatto Archibald? Semplice: ha classificato i calzini del principe. Per poterli trovare con la maggiore efficienza possibile al momento del bisogno, ha elaborato un titolario di classificazione, rappresentato dall’armadio; ne ha poi individuato i titoli, ossia le tre ante, e delle classi per ciascun titolo, cioè le sotto-ante. I cassetti con-tengono delle ripartizioni non più logiche, ma fisiche: rappresentano i fascicoli, dove trovano posto tutti i calzini raggruppati per il procedi-mento/affare “colore”. Sottolineiamo che Archibald non va a recupera-re il singolo calzino, bensì il paio di calzini corredato da reggicalzini e fiocchi adatti a quel paio specifico: nei fascicoli, infatti, non troveremo il singolo documento, bensì una serie di documenti aventi classifica-zione omogenea o, comunque, legati da forti vincoli archivistici.

Questa storia è ripresa dal saggio numero 3 degli Instrumenta archivi Studi Patavi-

ni, disponibile anche su Web, che tratta dell’elaborazione dei titolari per gli archivi

delle Università. (Gruppo di Lavoro Nazionale sui titolari delle Università, I calzini

del principe Carlo – Titulus 97, CLEUP, Padova 2007, pp. 30-31).

9NUMERO 2 - GIUGNO 2012

Due OpeRAzIOnI eSSenzIAlI di Michela Aru

Questo aneddoto mostra con molta semplicità come classificare e fascicolare siano operazioni di importanza irrinunciabile, per-ché guidano l’archivio durante la sua fase di formazione e ne ga-rantiscono logica e funzionalità. Un archivio ordinato e organiz-zato è sinonimo di trasparenza, di efficacia e di efficienza, vale a dire dei concetti chiave che devono guidare la strategia di rin-novamento sia della Pubblica Amministrazione che delle azien-de private. È per questo motivo che sempre più aziende private scelgono di adottare un titolario d’archivio: pur non costituendo un obbligo, come è invece nel caso delle PA, la classificazione vie-ne infatti riconosciuta anche nel mondo privato come strumento pratico di grande valore.

Quando si tratta di sviluppare un sistema informatico, però, spes-so questa evidenza viene messa in dubbio. Le potenti funzioni di ricerca disponibili all’interno dei database, infatti, portano molti a ritenere che l’organizzazione archivistica sia un requisito ormai superfluo. Al contrario, è proprio la grande mole di dati e di infor-mazioni archiviabili che amplifica l’esigenza di un’organizzazione archivistica: solo così possiamo mantenere e valorizzare non solo i dati, ma anche le relazioni stabili tra i documenti all’interno del sistema documentale.

Per molti informatici, il documento può essere rappresentato come una monade, un oggetto completo in se stesso ed indipen-dente per il quale un breve riassunto dell’argomento trattato può

sostituire la classificazione. L’archivista vede invece il documento come oggetto prodotto nell’esercizio di una funzione determina-ta o di un’attività pratica del soggetto produttore: questo deter-mina necessariamente un rapporto stabile tra il documento e la funzione o l’attività esercitata.

Un archivio non si basa esclusivamente su dati e informazioni ri-cavabili dai singoli documenti, ma sulle interrelazioni tra ciascun documento e l’affare o il procedimento a cui si riferisce, e tra quest’ultimi con l’archivio, inteso come complesso organico di documenti all’interno del quale quei documenti devono essere conservati. Al futuro consultatore dell’archivio, al soggetto pro-duttore o al giudice, non interesseranno tanto l’informazione di un singolo atto oppure il semplice insieme di dati, bensì la storia di un procedimento, di un affare, di una pratica e, di conseguenza, la contestualizzazione dell’informazione nel periodo in cui venne prodotta in una visione trasversale dell’intero processo di produ-zione della catena documentaria.

In breve? Serve il fascicolo, non il documento considerato singo-larmente; non classificare significa, in qualche modo, rinunciare ad una visione completa del contesto. Per questi motivi, nel pro-cedere con l’analisi delle specifiche di un sistema informatico per scegliere quale adottare, è importante orientarsi verso solu-zioni che permettano una gestione completa e funzionale di strumenti archivistici quali classificazione secondo titolario e fascicolazione, il tutto nel rispetto della normativa nazionale e delle peculiarità di ogni diverso contesto di applicazione. In que-sta direzione, è possibile integrare le competenze informatiche con quelle archivistiche, nella consapevolezza critica della distin-zione e della necessaria sequenzialità dei ruoli.

Vuoi conoscere i dettagli sulla rinnovata gestione del titolario di classifi-cazione e della fascicolazione archivistica di Archiflow 2012? Consulta la Solution overview, visita il sito Internet Siav www.siav.it oppure scrivi a siav@siav.it.

Michela AruLaurea e Dottorato di Ricerca in discipline umanistiche, ha conse-guito il Master in Formazione, gestione e conservazione di Archivi Digitali in ambito pubblico e privato presso l’Ateneo di Macerata. Direttore di tale Master è il Prof. Stefano Pigliapoco, docente di In-formatica Documentale & Multimediale e personalità di riferimento in questo ambito. Archivistica, comunicazione digitale, demateria-lizzazione amministrativa e reengineering dei processi sono tra le principali materie ed abilità professionali oggetto del corso di stu-dio. La sua esperienza in Siav si è concentrata principalmente sull’a-deguamento di prodotti e processi alla normativa, su tematiche di Conservazione Sostitutiva e sull’attività di training.

CLASSIfICARE

Per la dottrina archivistica, Classificare significa ordinare l’archivio secondo il titolario, cioè ricondurre ciascun documento alla funzione di sua pertinenza fra quelle esercitate dell’organizzazione. Classificare permette una sedimentazione sistematica e razionale dei documenti, guida l’archivio durante la sua formazione e contribuisce a garantirne le successive operazioni quali la ricerca al suo interno e la conservazione. Questa operazione rende inoltre evidente lo sviluppo dell’atti-vità svolta e le finalità perseguite.

“In generale, classificare significa attuare un processo mentale dovuto ad una fa-coltà innata dell’uomo che è conoscenza critica della realtà che lo circonda, quindi

facoltà di giudizio rapportata a parametri propri di ciascun uomo.” R. De felice

TITOLARIO DI CLASSIfICAZIONE

Il titolario d’archivio, o titolario di classificazione, è lo strumento fondamentale di organizzazione dell’archivio corrente. È infatti dalla sua adeguata redazione e dalla sua corretta applicazione che dipende in larga misura l’efficienza del siste-ma documentario di un ente, di un’azienda o di un’amministrazione. Si tratta di uno schema di voci che rappresenta le funzioni del soggetto titolare dell’Archivio; queste voci sono organizzate in modo gerarchico, cioè dal generale al particolare, al fine di identificare l’unità minima di aggregazione dei documenti all’interno dell’Archivio (fascicolo, registro, etc.). Almeno per le Pubbliche Amministrazioni, il titolario è obbligatorio: questo è sancito dal DPR 428/1998, poi abrogato e confluito nel DPR 445/2000.

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Progetti&Applicazioni

Il progettoInCOnTR@CIRIÈ...un anno dopo Intervista a Marina Macario

La gestione dei contenuti è uno degli argomenti più caldi che oggi la Pubblica Amministrazione si trova a dover affrontare nel passaggio dal mondo della carta a quello del digitale. La carta rimane un supporto difficile da abbandonare, soprattutto a livello culturale, per cui ad oggi la maggior parte delle applicazioni documentali hanno lo scopo soprattutto di facilitare la consultazione e lo smistamento dei documenti “digitalizzati”, ma l’originale cartaceo viene spesso ancora prodotto e conservato all’interno degli archivi. Il pensiero prevalente rimane sempre il solito: “nel dubbio meglio avere la versione cartacea con una bella firma autografa che mi mette al riparo da ogni contestazione”. Esistono però delle istituzioni pubbliche che stanno affrontando, con coraggio, la gestione di tutta la documentazione in modalità esclusivamente informatica ed un esempio vir-tuoso di tutto questo lo possiamo trovare all’interno del Comune di Ciriè, il cui progetto di inno-vazione Incontr@Ciriè è stato premiato a FORUM PA 2011 con il Premio “Meno carta Più valore”. Abbiamo intervistato Marina Macario, Responsabile del servizio Sportello del Cittadino, Sistema Informativo e Comunicazione del Comune di Cirié nonché nostro “Cicerone” in questa visita attar-verso Incontr@Cirié ad un anno dalla sua attivazione.

Come ha gestito un Comune delle vostre dimensioni un progetto di

digitalizzazione così avanzato: quali sono state le spinte a innovare,

gli obiettivi attesi, e qual è stato il ritorno concreto di vantaggi per

l’amministrazione?

L’idea del “progetto Incontr@cirié” nel nostro ente (comune di circa

20000 abitanti nei pressi di Torino, realtà di riferimento per le Valli di Lan-

zo e il basso Canavese) è scaturita dall’esigenza di creare una struttura di

front office unica per tutti i servizi comunali, in grado di offrire ai cittadini

un servizio di qualità.

Abbiamo quindi pensato di abbinare allo sportello “fisico” altri canali di

interazione con il comune: e-mail, PEC, SMS ma soprattutto uno Spor-

tello on-line.

Gli strumenti Siav (Archiflow e Koinè) si sono rivelati essenziali per la

realizzazione del progetto. Infatti, proprio attraverso queste soluzioni

abbiamo potuto creare una piattaforma di “conoscenza condivisa” esau-

stiva e completa, che abbiamo messo a disposizione sia degli operatori

di sportello sia dei cittadini attraverso il portale Incontr@cirié.

Attraverso il workflow procedimentale, con fasi e documenti standardiz-

zati, gli operatori di sportello sono in grado di fornire indicazioni sullo

stato di avanzamento di una pratica, e anche il cittadino può reperire

on-line queste informazioni, consultando il suo “fascicolo elettronico”

con i documenti prodotti in corso di istruttoria, dalla domanda al prov-

vedimento finale.

I vantaggi ottenuti? Uno Sportello di qualità, che piace all’utenza per la

sua accessibilità e la sua competenza, con operatori effettivamente po-

lifunzionali, in grado di gestire pratiche relative ai servizi tecnici come

a quelli demografici; un back office razionalizzato, che lavora su docu-

menti digitali; un front office on-line “sempre aperto”, che permette di

presentare, da una qualsiasi postazione connessa a Internet, circa 230

tipi di pratiche.

11NUMERO 2 - GIUGNO 2012

Marina Macario Responsabile del servizio Sportello del Cittadino, Sistema Informativo e Comunicazione del Comune di Ciriè

Quindi possiamo senz’altro parlare di evidenti vantaggi in termini qua-

litativi, di semplificazione, efficienza e trasparenza. Ma non dobbiamo

dimenticare i vantaggi economici: quelli connessi a un utilizzo più ra-

zionale e produttivo delle risorse umane, e quelli indotti dalla “dema-

terializzazione”, che inizia allo Sportello con la digitalizzazione di tutti

i documenti cartacei ricevuti, e prosegue nel flusso procedimentale di

back office.

Quanto è stata importante la partnership creata con il fornitore per

costruire un progetto “tecnologico” e “informatico”, che ha avuto

però anche un impatto organizzativo notevole sulla struttura co-

munale? Come ha affiancato Siav il vostro percorso?

La partnership con Siav è stata fondamentale, e lo è tuttora nell’implemen-

tare le ulteriori funzionalità che ci permetteranno di sfruttare appieno gli

strumenti in nostro possesso: penso all’attivazione di Cartesio, strumen-

to di BPI che ci fornirà analisi utilissime sia a livello decisionale, che per il

monitoraggio delle performance e per il controllo di gestione; penso alle

rilevazioni di customer satisfaction che abbiamo intenzione di avviare nei

prossimi mesi. E penso alle funzionalità archivistiche, e alla conservazione

sostitutiva, che stiamo approfondendo proprio in questi giorni.

Il rapporto con Siav si basa sulla reciproca collaborazione: le nostre espe-

rienze ci suggeriscono le richieste, e Siav ha sempre dimostrato il mas-

simo impegno nel recepire le nostre indicazioni, nel proporre soluzioni

e idee migliorative, affiancandoci nella nostra attività quotidiana con le

sue professionalità tecniche e commerciali.

Come ha impattato concretamente il nuovo software sul lavoro dei

dipendenti comunali? Può fornirci una valutazione in termini di

semplicità d’uso, gestibilità, velocità nell’apprenderne l’utilizzo?

Certamente la concretizzazione del Progetto Incontr@cirié ha richiesto

un notevole sforzo a tutta la struttura comunale, anche in termini or-

ganizzativi e di crescita professionale e culturale. Immaginando questa

situazione, abbiamo preferito realizzare internamente la maggior parte

delle attività (rilevazione e analisi dei procedimenti, raccolta delle infor-

mazioni, predisposizione della modulistica ecc.), attraverso un Gruppo

di lavoro intersettoriale. Questa scelta, insieme a un’attenta gestione

della comunicazione interna ed esterna, ci ha permesso di creare intor-

no al progetto un clima di condivisione e collaborazione, senza il quale

probabilmente non saremmo mai arrivati ai risultati sperati.

L’impatto è stato significativo, sia in termini di benefici che in termini di

complessità. Si tratta di un percorso impegnativo, che va progettato e

sviluppato su più anni.

Le difficoltà sono derivate più che dall’adozione dei nuovi strumenti

(che si sono rivelati semplici e completi), dai cambiamenti introdotti a

livello di organizzazione del lavoro, di gestione delle pratiche e dei do-

cumenti, di rapporto con gli utenti.

A oltre un anno dall’apertura dello Sportello Incontr@cirié possiamo co-

munque affermare che le novità sono state assimilate: il nuovo sistema

è utilizzato e apprezzato da tutti.

Può dare un bilancio dei risultati riscontrati dopo un anno dall’av-

vio dello sportello online, in base ad indicatori quali il numero di

cittadini che si rivolgono al servizio, le pratiche gestite, la soddisfa-

zione dell’utenza…

I dati sono significativi: parliamo di circa 22.000 accessi allo Sportello,

di oltre 6500 pratiche avviate e gestite con le nuove modalità, di quasi

1000 pratiche avviate on-line.

Le sportelliste sono soddisfatte del nuovo servizio, che sentono essere

una loro “creazione”. Hanno sviluppato un ottimo spirito di gruppo, che

contribuisce a migliorare ulteriormente la qualità delle prestazioni. Il

rapporto con il back office è sereno e collaborativo.

Gli utenti, da parte loro, apprezzano la cortesia e la competenza del per-

sonale, i nuovi locali accessibili e accoglienti, il portale Incontr@cirié, i

nuovi “canali” di interazione con il Comune. Molto gradite sono le co-

municazioni via SMS, e la disponibilità del “fascicolo elettronico” on-line.

Unico piccolo neo, l’utilizzo ancora limitato seppure in crescita dello

Sportello on-line. Ne stiamo promuovendo la conoscenza in tutti i modi,

ma abbiamo la sensazione che i cittadini ancora non si aspettino servizi

di questo tipo da parte di un Comune: speriamo che molte realtà ripro-

ducano la nostra esperienza, in modo che da “eccezione” diventi “regola”.

L’importanza che questo tipo di progetti sia sviluppato con successo all’in-

terno di primarie istituzioni dello Stato è fondamentale per creare quegli

“esempi virtuosi” che consentono di vincere le resistenze al cambiamento,

che da sempre fanno parte della nostra natura umana.

Il legislatore ha fornito tutti gli elementi giuridici e normativi per poter ap-

plicare la piena “dematerializzazione” della PA, gli specialisti ed i consulenti

hanno dibattuto a lungo fornendo chiare ed esaurienti interpretazioni, ora

è venuto il momento di aver coraggio e sulla scia dei primi proseguire con

la logica del “fare”.

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Normative

di Dimitri Zanella

Dall’esperienza si impara, e condividere le proprie esperienze è una delle più semplici ed immediate attività di formazione. Con la descrizione di questa case study vogliamo proporre un esempio che possa essere di ispirazione a clienti e partner che si trovino ad affrontare problemi simili: volumi importanti di corrispondenza, documenti di fondamentale valore legale e necessità di mantenere uno stretto controllo amministrativo senza penalizzare tempi e risorse.

Non è raro che le idee su nuovi prodotti Siav da lanciare sul mercato derivino da esperienze concrete, da progetti elaborati ad hoc in risposta ad esigenze di clienti specifici. Questo è accaduto a proposito della presente case histo-ry, che vede come protagonista un’importante multina-zionale americana operante nel settore assicurativo.

Perché raccontare questo caso?L’esempio in questione è significativo perché permette di esa-minare come sia estremamente importante non sottovalutare le conseguenze che potrebbe arrecare un’eventuale perdita del controllo amministrativo sul documento.

lA vIRTuAlMAIl ROOMper una società assicurativa

Un progetto di successo

13NUMERO 2 - GIUGNO 2012

Soprattutto nel caso di documenti cartacei, è molto frequente che il tracciamento dei processi che li coinvolgono e, in generale, dei loro movimenti, risulti poco efficace. È proprio nel far fronte a queste cri-ticità che ha preso vita il progetto di virtual mail room: una soluzio-ne pronta all’uso, supportata da consulenza legale ed archivistica e disponibile con una struttura modulare dove, per ciascun modulo, è possibile scegliere tra una versione in house ed una in outsourcing.

In breve, il progettoCome accennato in precedenza, il Cliente è una grande società as-sicurativa che, con circa 1200 utenti distribuiti in più di 70 agenzie sul territorio italiano, si trova a gestire una corrispondenza di circa 5 milioni di documenti l’anno; fra gli altri canali, la cui gestione richie-de un impegno consistente di persone e sistemi, il Cliente dispone di circa 130 caselle di Posta Elettronica Certificata, attestate alle di-verse agenzie e ai dipartimenti della direzione centrale. Sfruttando le funzionalità di Archiflow 2012, enormemente potenziate rispetto le precedenti versioni, è stato predisposto un sistema di gestione della corrispondenza composto di due flussi documentali.

• Inbound, ossia il flusso della corrispondenza in entrata, costituito a sua volta da due sotto-processi di tipo collaborativo: la cattura dei documenti in formato originale dal relativo canale di trasmis-sione da un lato, e le operazioni di registrazione nel sistema, di smistamento e di condivisione dall’altro. I documenti arrivano da diversi canali, sia in digitale che cartacei. Le caselle di PEC e di e-mail tradizionale sono integrate in Archiflow, che monitora ed inoltra i messaggi ai destinatari secondo le configurazioni stabi-lite dall’organigramma; il cartaceo viene scansionato tramite di-spositivi anch’essi integrati in Archilow 2012, e gestito tramite un sistema di codici a barre.

• Outbound, ossia il flusso della corrispondenza in uscita, con i relativi tre sotto-processi: la composizione dei documenti, l’approvazione per l’autorizzazione all’emissione e il delivery con postalizzazione. I documenti possono essere generati a partire da Standard Spool (ASCII, AFP, ecc.), da file indici in formato XML e tramite altre venti tipologie di composizione dinamica basate su modelli in formato Microsoft Office. La validazione del contenuto della comunicazione viene affidata ad un nucleo di Responsabili che potranno accedere ad Archiflow 2012 anche tramite interfaccia iFlow per iPad; l’invio dei documenti avviene in modalità multicanale, tramite opportuna configurazione anche automaticamente al postalizzatore.

Per garantire la trasmissione e ricezione dei documenti, Archiflow 2012 permette l’archiviazione da file system o da cartaceo, inter-facciandosi a scanner e multifunzioni, ed integra nuovi Add-in per l’archiviazione diretta da strumenti di Microsoft Office.

I principali vantaggi

Tra i vantaggi messi a disposizione da questa soluzione, uno dei più evidenti e significativi è senza dubbio costituito dalla tracciabilità e dalla sicurezza sui flussi di corrispondenza: ciascuna fase, dalla com-posizione dei documenti, supportata da adeguati strumenti ed inte-grazioni, alla loro trasmissione multicanale, avviene nel pieno control-lo amministrativo, legale e funzionale. I tempi di gestione e delibera delle comunicazioni sono estremamente rapidi, grazie anche a siste-mi di firma elettronica e digitale integrati e ad un’interfaccia unifica-ta di ricerca. Tramite la configurazione di opportuni automatismi, il carico di lavoro manuale demandato agli operatori è drasticamente ridotto, con grande guadagno in termini di efficienza ed efficacia.

In conclusioneLa soluzione elaborata da Siav per questo caso specifico ha porta-to alla creazione di una cosiddetta best practice, un’applicazione “chiavi in mano” impiegabile in contesti simili a quello che ne ha ispirato la prima realizzazione. Questa soluzione è infatti adatta a tutte quelle realtà organizzative nelle quali il flusso documentale della corrispondenza costituisce una problematica rilevante. Tale criticità è rappresentata sia dall’ingente volume di documenti in movimento ogni giorno, che peraltro spesso scatenano processi di back-office molto articolati, sia dalla rilevanza legale di ogni documento e dal margine di rischio che la loro gestione compor-ta. Esempi di tali realtà sono, oltre alle società assicurative, broker assicurativi, istituti o centri servizi bancari e società finanziarie.

Non avete ancora richiesto l’upgrade ad Archiflow 2012? Pianificate l’aggiornamento del vostro impianto presso il vostro Partner di riferimen-to o presso la nostra Segreteria Commerciale (archiflow2012@siav.it)

Dimitri ZanellaDi formazione tecnico-informatica, durante i dieci anni di esperienza nel settore della gestione documentale ha maturato un’approfondi-ta conoscenza del mercato privato, del quale si occupa attualmente e che lo ha portato a diversi successi quali il progetto per il Centro Le-asing del gruppo Intesa San Paolo. La sua competenza spazia, però, anche all’ambito della pubblica amministrazione locale e sanitario; fra gli altri, ha promosso e seguito il progetto per l’introduzione del sistema documentale informatico presso l’Università di Milano “Bi-cocca” e il sistema di Protocollo Informatico e procedimenti per l’ASL di Brescia. È specializzato nella gestione di progetti ad alta comples-sità, in special modo relativi alla gestione degli archivi correnti, dei cicli fiscali e della conservazione sostitutiva.

ARChIfLOw 2012

Archiflow 2012 introduce dei nuovi moduli integrati con Microsoft Of-fice che permettono all’utente di registrare una e-mail o un documen-to in Archiflow senza aprire l’applicativo, direttamente da Microsoft word o Microsoft Outlook.

IfLOw

iFlow è la nuova componente applicativa di Archiflow 2012 per usu-fruire delle funzionalità della piattaforma documentale direttamente da palmari, smartphone e tablet. iFlow: per accedere ai propri archivi tramite un vero mobile office. Consulta le Solution Overview relative all’applicazione per iPad e per BlackBerry.

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Normativa

aspettando la pubblicazione delle nuove RegOle TeCnIChe

di Daniela Perrone

Gli enti ed i soggetti che applicano la Conservazione Sostitutiva ai propri documenti o che lavorano in tale ambito in qualità di outsourcer sono da tempo in attesa della pubblicazione di nuove regole tecniche. DigitPA, in collaborazione con altri organismi, ha rilasciato delle bozze che sembrano ora pronte per la pubblicazione: cosa cambierà nei processi di Conservazione Sostitutiva?

Prospettive in materia di Conservazione Sostitutiva:

All’inizio del mese di Agosto 2011 sono state rilasciate alcune bozze di regolamenti riguardanti il documento informatico, il Protocollo In-formatico e la Conservazione Sostitutiva. Tali bozze sono state pensate al fine di costituire il complesso di Re-gole Tecniche previste dall’articolo 71 del Codice dell’Amministrazio-ne Digitale. I testi sono poi stati modificati a più riprese, anche in seguito a dibat-titi tra il legislatore e soggetti, sia pubblici che privati, operanti nel settore; l’ultima versione è consultabile presso il sito di DigitPA alla sezione Gestione documentale. Per quanto riguarda la Conservazione Sostitutiva, le regole tecniche andranno a sostituire l’attuale Deliberazione CNIPA 11/04 e porteran-no dei cambiamenti in diversi aspetti e momenti dell’attuale proces-so a norma.

Schematicamente, i punti da evidenziare sembrano sostanzialmente quattro:

1 – Fascicolo InformaticoIl fascicolo è un elemento fondamentale per l’organizzazione e la gestione dei documenti; tuttavia, seppur sempre sottinteso, non era mai stato espressamente contemplato dalle fonti normative. Le bozze di regole tecniche, finalmente, conferiscono rilievo esplicito al fascicolo: si stabilisce che gli oggetti per i quali il sistema di conser-vazione assicura il mantenimento delle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sono da un lato i docu-menti informatici con i metadati ad essi allegati, dall’altro i fascicoli, ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi associati. Il sistema si fa carico di tale responsabilità dalla presa in carico dal produttore all’eventuale scarto tramite l’opportuna adozio-ne di specifiche regole, procedure e tecnologie.

2 – Pacchetti InformativiUna delle novità sicuramente più evidenti che verrà introdotta da queste fonti è l’organizzazione dei documenti protagonisti della Con-servazione Sostitutiva in pacchetti informativi; questa innovazione si

DLgs 82/2005, Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 71: «1- Le re-gole tecniche previste nel presente codice sono dettate, con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la pubblica amministrazione e l’innovazione, di concerto con i Mini-stri competenti, sentita la Conferenza unificata di cui all’articolo 8 del decreto legislativo 28 Agosto 1997, n. 281, ed il Garante per la prote-zione dei dati personali nelle materie di competenza, previa acquisizio-ne obbligatoria del parere tecnico di DigitPA. (…) Le regole tecniche (…) sono dettate in conformità alle discipline risultanti dal processo di standardizzazione tecnologica a livello internazionale ed alle normative dell’Unione Europea»

Le regole tecniche dedicate in maniera specifica ai sistemi di con-servazione dei documenti informatici sono previste dagli articoli 20 (commi 3 e 5 bis), 23 ter (comma 4) e 43 (commi 1 e 3) del CAD. Fino al completamento del processo di emanazione delle suddette regole devono continuare ad essere applicate quelle previgenti, contenute nella Delibera CNIPA 11/2004.

15NUMERO 2 - GIUGNO 2012

Daniela PerroneLaureata in Scienze Statistiche presso l’Università degli Studi di Padova, ha maturato un’esperienza decennale nel settore della gestione documentale, dove ha coordinato numerosi progetti in ambito pubblico e privato relativi a gestione dei processi documen-tali, protocollo informatico, dematerializzazione e conservazione sostitutiva. Grazie alle sue competenze specialistiche, è consulente e riferimen-to in Siav sulla normativa in tema di conservazione sostitutiva, PEC, firma digitale.

ispira al modello internazionale per la conservazione digitale a lungo termine OAIS. Ciascun pacchetto informativo è definibile come un contenitore che racchiude uno o più oggetti da trattare, oggetti che possono essere documenti informatici, fascicoli informatici, aggrega-zioni documentali informatiche oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare o conservati.

I pacchetti informativi vengono distinti in tre tipologie a secondo della loro funzione. Il pacchetto di versamento è costituito, in sostanza, dal lotto di documenti inviato dal soggetto produttore al sistema di con-servazione, secondo un formato concordato e definito nel manuale. Dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento, secondo le specifiche riportate dal manuale, si ottiene il pacchetto di archiviazio-ne, che è il diretto protagonista della conservazione. La bozza specifica che la struttura del pacchetto di archiviazione prevede una specifica articolazione per mezzo del linguaggio formale XML, per la cui appli-cazione pratica si rimanda allo standard UNI SInCRO (11386/2010) con traduzione in lingua italiana dei TAG: il lotto di documenti sottoposti a conservazione verrà infatti riepilogato in un file cosiddetto Indice del Pacchetto di Archiviazione, evoluzione dell’attuale “evidenza informa-tica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi” prevista dalla Delibera 11/04. Infine, per poter rispettare l’obbligo di esibizione dei documenti conservati vi è il pacchetto di distribuzione, inviato dal sistema all’utente in risposta ad una sua richiesta di con-sultazione. Il processo di conservazione prevede la produzione di pac-chetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di archiviazione, e ciò ai fini dell’interoperabilità tra sistemi di conservazione.

3 – Rapporto di VersamentoSi tratta di un nuovo elemento nel mondo della conservazione sostitu-tiva; è un documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione di pacchetti di versamento invia-ti dal produttore. Questo rapporto può anche essere generato in modo automatico dal sistema; può essere relativo a uno o a più pacchetti e deve essere univocamente identificato dal sistema. Inoltre, il rapporto deve contenere un riferimento temporale, specificato con riferimento alla scala di tempo Universale Coordinato (UTC), e una o più impronte calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento. La finalità di questo rapporto sembra essere quella di certificare che i documenti inviati dal soggetto produttore coincidano con quelli acquisiti dal si-stema di conservazione. Il rapporto di versamento assumerà quindi un ruolo cruciale per la conservazione sostitutiva in outsourcing.

4 – Processo di ConservazioneIl percorso del processo di conservazione disegnato dalle bozze pre-vede i seguenti punti:• Acquisizione del pacchetto di versamento da parte del sistema.• Verifica della coerenza del pacchetto di versamento con il ma-

nuale di conservazione ed eventuale rifiuto dello stesso.• Generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento.• Eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con firma

digitale qualificata del Responsabile della Conservazione, ove sia previsto dal manuale.

• Preparazione e gestione del pacchetto di archiviazione sulla base della struttura dati di cui all’allegato 4.

• Preparazione ed eventuale sottoscrizione del pacchetto di distribuzione.• Produzione di copie da conservare ai fini degli adeguamenti tecnologici.• Scarto dal sistema del Pacchetto di archiviazione, ove necessario

dopo che il soggetto produttore abbia richiesto ed ottenuto il con-senso dal Ministero per i Beni Culturali, alla decorrenza dei termini previsti. Questa operazione deve essere notificata al titolare dei documenti.

Fondamentale infine evidenziare che viene, finalmente, sancito esplicitamente l’obbligo di redigere il manuale della conservazio-ne, cui è dedicato un intero articolo per la definizione dei contenuti obbligatori. Quali saranno i tempi per l’adeguamento dei sistemi di conservazione? Dalla pubblicazione in G.U vi saranno ben 37 mesi a disposizione, ma Siav ha già iniziato le attività di adeguamento dei propri prodotti di conservazione sostitutiva, in primis la gestione dell’Indice di Archiviazione.

Le bozze di regole tecniche comprendono:• Bozza di DPCM (A) – Regole tecniche in materia di formazione, trasmis-

sione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conserva-zione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

• Bozza di DPCM (B) – Regole tecniche per il protocollo informatico • Bozza di DPCM (C) – Regole tecniche in materia di sistema di con-

servazione• Allegato 1 – formati • Allegato 2 – Glossario/Definizioni• Allegato 3 – Standard e specifiche tecniche• Allegato 4 - Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione• Allegato 5 – Metadati

MODELLO OAISIl modello OAIS, acronimo di Open Archival Information System, nasce dalla collaborazione tra il Comitato Consultivo per i Sistemi di Dati Spa-ziali (CCSDS) e l’ISO: elaborato come bozza nel 1997, viene poi appro-vato come raccomandazione ufficiale del CCSDS (Blue Book) e diventa Standard ISO nel 2003 (ISO 14721:2003). Questo modello si propone come quadro concettuale unitario per descrivere oggetti, processi, stra-tegie e tecniche finalizzati alla conservazione digitale a lungo termine, nonché per comprendere le loro reciproche relazioni e per analizzare e confrontare soluzioni conservative diverse.

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news e Memo• Pubblicato su www.eGovNews.it, sito di approfondimento per i professionisti della PA Digitale, un articolo sul progetto condotto con successo da Siav presso il comune di Cirié “Incontr@cirié: quando dematerializzare avvicina il cittadino alla PA - Verso il Premio Egov 2012”: così viene introdotta l’esperienza del comune di Cirié che, grazie alla partnership tecnologica con Siav, ha realizzato un complesso progetto di digitalizzazione dei propri procedimenti amministrativi. Potete trovare un link all’articolo anche nella sezione Siav nei media del nostro sito www.siav.it.

• L’iter per la pubblicazione di linee guida riguardanti la dematerializzazione della documentazione clinica sembra volgere al termine La Conferenza per i rapporti tra Stato, Regioni e Province autonome di Trento e Bolzano ha concordato delle linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini. Il documento, che aspetta ora pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, andrebbe a sostituire la bozza elaborata nel 2007 ad opera del Ministero della Salute con il contributo del Ministero per i Beni e le Attività Culturali, del CNIPA e alcune associazioni di medici e radiologi.

• Continuano i webinar (seminari on-line) organizzati da Dati.gov.it sul tema dei dati governativi aperti I seminari si svolgono su una piattaforma di collaborazione a distanza che permette di vedere il relatore ed eventuali slide, interagire tramite chat e condividere documenti. Per partecipare basta disporre di un collegamento ad Internet ed una versione aggiornata di Adobe Flash Player; l’iscrizione può essere effettuata direttamente dal sito www.dati.gov.it. Il sesto ciclo si aprirà con una sessione introduttiva sui principi dell’open data, seguita da un approfondimento dedicato alle esperienze di Pubbliche Amministrazioni che hanno già aperto i propri dati.

• DigitPA lascerà il posto all’Agenzia per l’Italia DigitaleE’ stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 26 giugno 2012 n.147 il Decreto Sviluppo (D. L. 22 giugno 2012 n. 83). Il Decreto prevede l’Istituzione della nuova “Agenzia per l’Italia Digitale” e la contestuale soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per l’Innovazione; essa assorbirà anche i compiti attualmente affidati al Dipartimento per la Digitalizzazione della PA. Potete consultare il testo del Decreto Legge, limitatamente agli articoli che si riferiscono alla nuova Agenzia, nella sezione Governance del sito www.digita-lex.it, il Repertorio Informatico delle Normative sull’Amministrazione Digitale curato dalla Fondazione Siav Academy.