CONTENUTO DEL RILASCIO NOTE OPERATIVE DI...

Gestione Contabile – 09.04.00

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Gestione Contabile

CONTENUTO DEL RILASCIO

NOTE OPERATIVE DI RELEASE

Applicativo: GESTIONE CONTABILE 2018

Oggetto: Note operative di release

Versione: 2018 09.04.00

Data di rilascio: 19 aprile 2018

Riferimento: Contenuto del Rilascio

Classificazione: Guida utente

Compatibilità: 9.00.00 e successive

Contenuto del rilascio

FATTURAZIONE ELETTRONICA


AGYO FATTURE

INTEGRAZIONE CON AGYO FATTURE

CONNETTORE GESTIONE CONTABILE CON AGYO FATTURE

INTEGRAZIONE CON AGYO FATTURE

MULTIAZIENDALE

START UP

REGISTRAZIONE SUL PORTALE

ABILITAZIONE SERVIZI

RICHIESTA DI CONNESSIONE DA PARTE DI UN’AZIENDA ALLO STUDIO

AZIENDE ATTIVATE PER IL PORTALE

REGISTRI DEDICATI

AZIENDALE

PARAMETRI DI CONTABILIZZAZIONE

FATTURE ELETTRONICHE ATTIVE E PASSIVE

DETTAGLIO DOCUMENTO

PROSSIMA AGGIORNAMENTI

CONNETTORE CON AGYO FATTURE



Gestione Contabile


FATTURAZIONE ELETTRONICA La fatturazione elettronica rientra nel più ampio contesto di trasformazione digitale a cui si sta assistendo negli ultimi anni. L’adozione delle nuove tecnologie digitali comporta una revisione dei processi aziendali tradizionali e introduce nuovi modi di interazione dell’azienda con l’esterno (Pubblica Amministrazione, altre aziende, consumatori, ecc). Dopo la dematerializzazione dei documenti cartacei e la conservazione sostitutiva, la trasformazione digitale si sta estendendo, infatti, ai flussi di documenti, attraverso la fatturazione elettronica, con cui è stato automatizzato il processo di invio, ricezione ed elaborazione dei dati delle fatture, semplificando considerevolmente la gestione del ciclo attivo e passivo per le aziende. Secondo la recente normativa, dal 1 Gennaio 2019 ogni azienda dovrà inviare e ricevere Fatture Elettronica a norma (formato XML) tramite SDI.

AGYO FATTURE Agyo Fatture, il nuovo servizio rilasciato da TeamSystem, è l’innovativa piattaforma realizzata per lo scambio di fatture con i clienti e i fornitori e la gestione in cloud dei processi digitali tra le imprese, la Pubblica Amministrazione e i professionisti. In particolare Agyo permette di:

- Inviare le fatture elettroniche ai clienti destinatari (servizio B2B) con diverse modalità: o Fatture elettroniche in formato xml o pdf o Fatture inviate tramite e-mail in formato pdf o Fatture inviate tramite PEC in formato pdf (servizio disponibile a breve) o Fatture cartacee inviate tramite Postel

- Inviare le fatture in formato elettronico sia a privati, sia alla Pubblica Amministrazione,

passando attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). Le fatture inviate tramite tale canale possono non essere inserite negli elenchi periodici da inviare all’Agenzia delle Entrate (qualora si sia optato per il regime premiale del D.Lgs. 127/2015).

- Ricevere le fatture passive in formato elettronico, inviate da fornitori iscritti ad Agyo o che

utilizzano il Sistema di Interscambio, e trasferirle al sistema gestionale aziendale (con la verifica e contabilizzazione delle stesse).

Per maggiori informazioni consultare il sito: https://www.teamsystem.com/store/fatturazione-elettronica/agyo-fatturazione

INTEGRAZIONE CON AGYO FATTURE Per ciascun ERP TeamSystem viene rilasciato un connettore, ossia un’interfaccia della piattaforma Agyo che rende disponibili per gli studi che utilizzano il gestionale una serie di servizi integrati per effettuare la registrazione e le configurazioni di base, definire il ruolo di intermediazione dello studio tra le proprie aziende clienti e il portale Agyo, sincronizzare i propri dati con il portale, scaricare le fatture attive e passive dei clienti con relativa verifica e contabilizzazione. Grazie all’integrazione di Gestione Contabilità e Agyo Fatture, il commercialista potrà importare agevolmente i documenti in formato xml con generazione immediata delle scritture contabili, evitando, così, l’archiviazione fisica dei documenti cartacei e l’inserimento manuale delle fatture in prima nota. Per gli studi si rilevano notevoli vantaggi:

https://www.teamsystem.com/store/fatturazione-elettronica/agyo-fatturazione

https://www.teamsystem.com/store/fatturazione-elettronica/agyo-fatturazione



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• Riduzione dei tempi di raccolta e verifica dei documenti da parte degli studi, grazie alla disponibilità immediata dei documenti (già pronti per la registrazione in contabilità).

• Maggiore affidabilità delle rilevazioni contabili con eliminazione degli errori legati alle operazioni di inserimento manuale dei dati, con l’utilizzo della funzione di importazione dei documenti e l’automazione delle registrazioni contabili.

• Ottimizzazione dei tempi per il personale dello studio, sul quale non graveranno più le funzioni di data entry (caricamento fatture e prima nota), e potrà concentrarsi maggiormente sui servizi di consulenza e prestazioni ad alto valore aggiunto nei confronti dei propri clienti, supportandoli in modo professionale.

• Riduzione dei costi e risparmio di materiali evitando le spedizioni postali.

• Maggiore rispetto per l’ambiente con diminuzione della quantità di carta stampata

• Relazione stretta e continua tra Azienda e Studio, con maggiore fidelizzazione del cliente che potrà godere di un servizio di affiancamento qualitativamente migliore da parte dello studio, nonché ottenere informazioni in tempi rapidi sulla propria contabilità, grazie all’immediata disponibilità dei dati presso il commercialista.

CONNETTORE GESTIONE CONTABILE CON AGYO FATTURE

INTEGRAZIONE CON AGYO FATTURE Questo aggiornamento include l’integrazione del modulo Connettore Agyo Fatture-Contabilizzazione che comprende una serie di funzionalità e servizi a supporto del sistema di interscambio dei documenti elettronici con il portale Agyo Fatture :

- funzioni di configurazione e setup o registrazione sul portale Agyo o configurazione dei servizi o sincronizzazione dei dati

- funzioni di gestione del ciclo attivo

o interrogazione fatture attive presenti sul portale Agyo con controllo dello stato delle stesse

o contabilizzazione fatture attive

- funzioni di gestione del ciclo passivo o interrogazione fatture passive presenti sul portale Agyo con controllo dello stato

delle stesse o registrazione contabile delle fatture attive

Le novità funzionali sono presenti sia nel programma Multiaziendale che in quello Aziendale.



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MULTIAZIENDALE Nel programma multiaziendale è prevista una nuova sezione funzionale “Servizi Agyo”. Sotto la voce Fatture elettroniche da Agyo” sono presenti le funzionalità :

• Supporto allo start up ovvero alle attività preliminari

• Aziende attivate per il portale Agyo, che consente di identificare le aziende presenti sul portale Agyo tra quelle presenti nell’archivio del programma

• Link al portale Agyo

START UP

Per poter procedere alla gestione delle fatture elettroniche è necessario realizzare un processo iniziale che include sia la corretta configurazione del portale Agyo Fatture sia la configurazioni iniziale del programma. La maschera seguente presenta in modo semplice e sequenziale le attività che occorre realizzare per poter procedere poi alla gestione delle fatture tra Gestione contabile e Agyo Fatture.



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ATTENZIONE. Se si è già in possesso delle credenziali di Agyo non è necessario procedere alla registrazione sul portale ed è possibile procedere all’Inserimento delle chiavi tecniche.

REGISTRAZIONE SUL PORTALE E’ fondamentale che lo Studio, licenziatario del Connettore Agyo Fatture, sia correttamente registrato al portale Agyo. Allo scopo il tasto Registrazione consente di accedere al portale di Agyo, https://app.agyo.io/portal/index.html#/

Tramite “Registrati adesso” si attiva un processo di registrazione che termina con il ricevimento via email della conferma della registrazione e ricevimento delle proprie credenziali.

https://app.agyo.io/portal/index.html#/



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al termine della quale viene comunicato l’esito:

Cliccando su “Accedi subito” sono richiesti la mail e la password inseriti durante la registrazione:

All’accesso, si apre una videata dalla quale procedere alla creazione dello studio attraverso il tasto



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Viene richiesto se si desidera operare solo per un’azienda o per diverse aziende (ad es. i professionisti):

Selezionare la seconda opzione, dopodiché con “Avanti” si passa alla maschera successiva nella quale occorre inserire i dati dello studio:



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ATTENZIONE. Nel caso di studio con PI e CF non sono coincidenti, si precisa che in fase di registrazione occorre utilizzare il codice fiscale.

e viene inviata una mail all’indirizzo dell’utente con le credenziali da inserire nell’applicativo per poter utilizzare Agyo, come sarà illustrato più avanti.

Si può proseguire, quindi, con la validazione dello studio selezionando il tasto , procedendo all’accettazione delle condizioni generali, scaricando il file e ricaricandolo con i campi obbligatori compilati:



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Dopo aver inviato il file bisogna attendere la verifica da parte di un operatore dell’assistenza backoffice e, in caso di esito positivo, il cliente viene validato all’operatività sulla piattaforma, per cui può utilizzarne i servizi. L’avvenuta validazione viene comunicata tramite e-mail:



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INSERIMENTO CHIAVI TECNICHE Le credenziali di Agyo devono essere indicate nella sezione anagrafica di Studio oppure nella maschera proposta dalla funzione Inserimento chiavi tecniche.

Nel campo codice fiscale è caricato di default il codice fiscale del Soggetto Studio indicato come Studio principale con la selezione dell’apposito flag. E questo costituisce il soggetto a cui sono assegnate le credenziali ID e Secret di Agyo. Queste sono i parametri con cui viene realizzata l’integrazione con i servizi di Agyo Fatture : pertanto è fondamentale che il CF del Soggetto Studio coincida con il CF indicato nella registrazione al portale di Agyo. ATTENZIONE. Nella versione Lybera vengono sempre utilizzate le credenziali inserite nella scheda Anagrafica di Studio.



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ABILITAZIONE SERVIZI

A questo punto si può accedere al sito con la funzione e procedere alla validazione dello studio (se non è stata ancora effettuata) e all’attivazione dei servizi:

Se lo studio è già stato validato dopo la registrazione, la relativa scheda viene visualizzata in verde; in caso contrario, è possibile procedere in questa fase Per attivare i servizi selezionare, quindi, la scheda n. 2:



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In caso di attivazione dell’invio fatture pdf via e-mail, viene richiesto anche l’indirizzo del mittente. Nel momento in cui si attiva la Conservazione CCT il sistema verifica le credenziali di tale piattaforma, segnalando eventuali dati non validi.

Tornando alla pagina iniziale con il tasto “Home” , sulla dashboard sono visualizzati i servizi attivi:

Con il tasto si possono abilitare altre voci. Il terzo step prevede la compilazione del regime fiscale dello studio



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Nello step successivo, bisogna definire le aziende collegate.



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Come ultimo step, volendo, si può procedere all’invio della prima fattura:



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Per la definizione delle ditte collegate, selezionare la scheda relativa

Il rapporto tra commercialista e azienda può essere di due tipi. Si possono avere:

• Aziende gestite: sono le aziende clienti del commercialista che non sono iscritte ad Agyo, per cui lo studio si occuperà della loro creazione sul portale, della validazione, del caricamento delle fatture xml sul portale Agyo e della relativa contabilizzazione.

• Aziende connesse: sono le aziende clienti del commercialista che sono già registrate ad Agyo e che possono effettuare operazioni sul portale autonomamente. Per tali aziende il consulente dovrà semplicemente importare le fatture in formato xml presenti sul portale, con generazione dei relativi movimenti contabili.

Per poter gestire i documenti delle ditte il commercialista deve, quindi, definire la tipologia di rapporto con ognuna. A tal fine, per ciascuna ditta gestita, deve inserire la Partita Iva e premere il

tasto



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Di seguito si illustrano le procedure inerenti l’attivazione di un’azienda connessa, l’attivazione di un’azienda gestita, la presa in carico da parte dello studio in seguito a richiesta da parte di un’azienda gestita.

AZIENDA CONNESSA

Se l’azienda è già iscritta ad Agyo autonomamente, il programma ne visualizza i dati e con il tasto

lo studio può richiedere alla stessa l’autorizzazione ad operare sotto il suo profilo:



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Sono disponibili tre livelli di operatività:

Con “Ricevi i documenti” il commercialista può vedere solo i documenti che il cliente decide di condividere e inviargli. Con “Visualizzare i documenti” il commercialista può visualizzare i documenti del cliente. Con “Aggiungiti all’azienda” il commercialista può vedere tutti i documenti del cliente e operare sugli stessi. Ai consulenti che desiderano gestire i documenti delle aziende clienti si consiglia, quindi, la selezione della terza opzione.

Dopo aver selezionato e confermato, viene inviata una e-mail di richiesta all’azienda cliente. Se quest’ultima accetta, lo studio riceve la notifica e deve accettare a sua volta

Dopo aver selezionato e confermato, viene inviata una e-mail di richiesta all’azienda cliente. Se quest’ultima accetta, lo studio riceve la notifica e deve accettare a sua volta

dopodiché, accedendo alla scheda “Crea una azienda gestita o connettiti a una” l’azienda sarà presente tra quelle connesse



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Nella tipologia connessione sono visualizzati i simboli e che indicano, rispettivamente, che lo studio è abilitato alla lettura (Read) e alla scrittura (Write).

AZIENDA GESTITA Se l’azienda per la quale viene inserita la Partita Iva non è presente su Agyo, lo studio può invitarla ad iscriversi, oppure può provvedere direttamente a crearla sul portale:

Con l’invito viene inviata una mail all’azienda che potrà quindi iscriversi autonomamente ad Agyo.



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Con la creazione dell’azienda lo studio deve inserire i relativi dati anagrafici

L’azienda diventa visibile nel raggruppamento delle aziende gestite:



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Bisogna in primo luogo scaricare la delega con il tasto e poi ricaricarla firmata con

la funzione a destra

Dopo la verifica da parte di un operatore dell’assistenza backoffice, l’azienda viene validata



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ed è possibile procedere all’attivazione dei servizi da gestire (in particolare eRicevi) con il tasto



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RICHIESTA DI CONNESSIONE DA PARTE DI UN’AZIENDA ALLO STUDIO

È possibile anche che la richiesta di connessione venga rivolta di propria iniziativa da un’azienda presente su Agyo al proprio commercialista

e, di conseguenza, dovrà essere quest’ultimo ad accettare

Il cliente riceve la notifica di accettazione da parte dello studio e deve autorizzarlo a operare nel suo profilo. Nel momento in cui viene notificata l’autorizzazione del cliente allo studio e quest’ultimo accetta



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l’azienda viene aggiunta al raggruppamento delle connesse



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AZIENDE ATTIVATE PER IL PORTALE

Questa funzione permette di collegare/sincronizzare le anagrafiche delle aziende che risultano “gestite” o “connesse” nel portale Agyo con quelle presenti nel programma. La sincronizzazione è necessaria per poter garantire l’allineamento dei due sistemi in modo che operino con certezza sulla stessa anagrafica azienda.

Al caricamento della maschera, la funzione provvede a confrontare automaticamente tutte le aziende presenti in archivio di contabilità con le aziende presenti in Agyo Fatture e associate alle Credenziali Agyo correntemente in uso. L’esito della funzione è evidenziato attraverso l’uso di diversi colori :

• Azzurro : l’anagrafica di contabilità è presente anche in Agyo Fatture e i dati identificazione coincidono totalmente.

• Giallo : l’anagrafica di contabilità è presente anche in Agyo Fatture ma alcuni dati identificazione sono coincidenti. In questo caso con il doppio click è possibile allineare le anagrafiche.

• Bianco : l’anagrafica di contabilità NON è presente in Agyo Fatture oppure sono aziende con caratteristiche per il momento non supportate per la contabilizzazione. In particolare in questa versione non sono supportate :

o aziende con regimi speciali (Agriturismo, Agricoltura, Beni Usati, ecc.)



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o aziende con regimi agevolati (Imprenditoria Giovanile e Regime Forfetario) o aziende con gestione dell’IVA per cassa

La colonna Agyo indica se l’azienda è presente o meno in Agyo Fatture. Il tasto Aggiorna consente di aggiornare tutta la situazione generale : viene avviata la funzione di caricamento aziende in archivio contabilità e confronto con la situazione aziende presenti in Agyo Fatture. Il tasto Sincronizza consente di aggiornare la situazione dell’azienda o delle aziende selezionate. ATTENZIONE. Le funzionalità del connettore con Agyo Fatture sarà correttamente funzionante solo ed esclusivamente con le aziende colorate in Azzurro ovvero completamente sincronizzate.

REGISTRI DEDICATI Per il momento, per la corretta contabilizzazione delle fatture elettroniche è necessario istituire appositi registri sezionali per l’annotazione delle fatture di acquisto e di vendita. Si consiglia di utilizzare le consuete causali “FAV – Fatture di vendita” e “FAA – Fatture di acquisto” ma con “Tipo Documento” dedicato per i documenti elettronici emessi e ricevuti. Ad esempio per le fatture elettroniche emesse creare un registro “05 – FATTURE ELETTRONICHE EMESSE” e un tipo documento “XX – Elettroniche Emesse” collegato al registro di riferimento.



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Analogamente per le fatture elettroniche ricevute creare sempre un nuovo “Registro IVA” di “Tipo acquisti” con relativo Tipo Documento associato.

AZIENDALE Nel programma aziendale è prevista una nuova sezione funzionale “Servizi Agyo”. Sotto la voce Fatture elettroniche da Agyo” sono presenti le funzionalità :

• Impostazione di Agyo, in cui è possibile consultare delle informazioni generali del connettore

• Parametri di contabilizzazione

• Fatture Elettroniche Attiva

• Fatture Elettroniche Passive



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PARAMETRI DI CONTABILIZZAZIONE In questa maschera è possibile configurare tutti i parametri contabili per gestire in modo automatico la contabilizzazione delle fatture elettroniche. E’ possibile definire un modello di parametri per le Fatture elettroniche attive e per le Fatture elettroniche passive. In particolare è possibile definire una molteplicità di codici IVA per poter gestire le più svariate casistiche di documenti.

I parametri indicati in questa maschera sono applicati automaticamente dal sistema per la contabilizzazione standard. ATTENZIONE. Il programma propone delle valorizzazioni di default : si suggerisce di porre attenzione a tutte i parametri proposti e validarli ai fini delle proprie esigenze.

FATTURE ELETTRONICHE ATTIVE E PASSIVE Al caricamento della maschera, la procedura :

• accede alla sezione Agyo Fatture con le credenziali Agyo correntemente attive;

• per la specifica Azienda carica automaticamente l’Elenco di tutti i documenti presenti in Agyo Fatture : a seconda della funzione, carica solo i documenti Attivi o solo quelli Passivi;

• per ogni documento caricato è assegnato un codice identificativo Agyo Fatture, che il sistema utilizzerà all’occorrenza per identificarlo in modo univoco.

• Inoltre è identificato il periodo di competenza delle Fatture : nella maschera in alto è riportato la prima e l’ultima data delle fatture in elenco.



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Per realizzare la contabilizzazione dei documenti in elenco è necessario cliccare su “Scarica fatture” e poi accedere al “Dettaglio” di ogni singolo documento. La funzione “Scarica Fatture” realizza un processo automatico che include :

• il recupero da Agyo dei files veri e propri dei documenti e la lettura dei dati

• il raccordo con le anagrafiche del programma

• l’assegnazione dei parametri di contabilizzazione in base ai dati documento E’ possibile realizzare le attività progressivamente, selezionando un apposito periodo L’esito finale della funzionalità è rappresentato attraverso :

• il caricamento in tabella di tutti i dati che caratterizzano i documenti

• la colorazione delle righe in funzione dello stato del documento stesso. In particolare : o righe in bianco, documento “non scaricato” o righe in rosa, documento “scaricato” ma non ancora gestito o righe in azzurdo, documento completo di tutti i dati per contabilizzare o righe in verde, documento contabilizzato e di cui è presente la prima nota

Man mano che si provvede alla contabilizzazione, rimangono visibili solo i documenti che sono ancora da contabilizzare o da gestire o da scaricare. Al termine del processo la tabella di default dovrebbe rimanere vuota. I filtri nella maschera in alto agevolano la consultazione di tutte le righe in tabella. Il tasto “Sincronizza” provvede ad interrogare Agyo Fatture ed aggiornare l’elenco dei documenti. Il tasto “Prima Nota” visualizza la scheda contabile della prima nota generata dal sistema Il tasto “Visualizza documento” provvede a visualizzare il documento.



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DETTAGLIO DOCUMENTO La maschera di dettaglio presenta il documento ricevuto, raccordato con i dati del gestionale. Nella sezione superiore sinistra sono presenti i dati del cliente / fornitore. Se l’anagrafica non è presente (riconoscimento basato su CF/PI) la funzione “Crea anagrafica” consente la creazione automatica della singola anagrafica, in alternativa in caso di dati mancanti e/o errati è possibile selezionare manualmente un’anagrafica già presente con l’apposita lentina. Qualora i dati presenti nel gestionale differiscano da quelli della fattura visualizzata questi saranno evidenziati in rosso. Con il comando “Aggiorna anagrafica” è possibile aggiornare automaticamente la scheda cliente / fornitore. Nella sezione superiore destra sono presenti i dati di identificazione del documento. Per la corretta registrazione sul registro IVA specifico è a cura dell’utente verificare che in “Tipo documento GC” presente nella maschera “AGYO – Dettaglio Fattura Elettronica (Modifica scheda)” sia riportato il “Tipo Documento” associato al registro di riferimento. Ricordiamo che l’utente può continuare comunque ad utilizzare i registri IVA dedicati già precedentemente predisposti, verificando sempre la corretta imputazione al registro mediante il “Tipo documento GC”.

Segue il corpo fattura con il dettaglio di articoli, importi e aliquote iva applicate. Nella parte inferiore sinistra sono presenti le informazioni relative al castelletto IVA, proposto con i dati presenti sull’anagrafica collegata e nei parametri della procedura. L’utente può modificare i codici iva e completare le informazioni per la riclassificazione. Nella parte inferiore destra sono presenti le informazioni per l’attribuzione delle voci di costo/ricavo proposte con i dati presenti sull’anagrafica collegata e modificabili con altre voci del piano dei conti.



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Il campo di quadratura permette di calcolare la differenza da imputare per la corretta registrazione del documento. Una nuova riga di costo/ricavo viene automaticamente proposta a quadratura della registrazione. Il tasto “Crea prima nota” consente di generare la registrazione che può essere verificata con il pulsante di “Visualizza Prima Nota”.

PROSSIMA AGGIORNAMENTI

CONNETTORE CON AGYO FATTURE Le funzionalità del connettore con Agyo Fatture saranno completate e aggiornate nei prossimi aggiornamenti.

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