Manuale UPLOAD Fatture-it

Guida operativa al servizio di upload fatture in PDF (versione 3)

ottobre 14 - 1 -

Guida operativa al servizio di upload fatture in PDF


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INTRODUZIONE

Il servizio di upload (previa registrazione gratuita al Portale di Ferservizi), consente linvio delle fatture in formato PDF ed un metodo di trasmissione sostitutivo della spedizione mediante posta (non pertanto necessario per le fatture trasmesse con la suddetta modalit procedere ad alcun invio cartaceo o viceversa effettuare lupload di fatture in precedenza spedite tramite posta). Tale canale esclusivo di trasmissione elimina possibili disguidi postali (smarrimenti, ritardi, ecc.), consente di avere evidenza certa della data di ricezione e permette di velocizzare le attivit di verifica e registrazione delle fatture, propedeutiche al pagamento finale che resta comunque sempre soggetto allautorizzazione preventiva da parte della societ del Gruppo FS interessata. Le societ per le quali il servizio attualmente disponibile sono: Rete Ferroviaria Italiana Trenitalia Ferrovie dello Stato Ferservizi FS Sistemi Urbani Per ulteriori informazioni o chiarimenti rispetto al contenuto del presente documento possibile inviare una mail allindirizzo [email protected]


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ACCESSO AL SERVIZIO Al servizio, disponibile tramite il portale di Ferservizi, si accede dal seguente link di

identificazione: http://applicazioni.ferservizi.it/MonitoraggioFatture/ Dopo aver effettuato lautenticazione, inserendo il login fornito da Ferservizi e la password

che, per maggior sicurezza, andrebbe personalizzata dallutente, si accede al men principale dei servizi disponibili. Lopzione da scegliere Inserimento Immagini delle Fatture in Formato PDF (UPLOAD).


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ACQUISIZIONE FATTURE IN FORMATO .pdf Una volta avuto accesso alla sezione de nominata Fatturazione WEB possibile iniziare le

attivit di caricamento delle fatture.

Lopzione da scegliere Inserisci Nuova Fattura. La videata successiva consente allutente

di scegliere la modalit di caricamento delle fatture. E possibile scegliere fra upload singolo (consigliato per i fornitori che devono caricare un numero limitato di fatture) e upload massivo (consigliato per i fornitori che devono caricare un gran numero di fatture).


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UPLOAD SINGOLO Con riferimento alla seconda immagine della pagina precedente, devono essere indicate preliminarmente le informazioni relative alla fattura che si intende caricare. SOCIETA Tramite un men a tendina possibile selezionare la societ nei confronti

della quale la fattura stata emessa, ovvero la societ del Gruppo FS alla quale stata effettuata la prestazione e/ o sono stati ceduti i beni oggetto di fatturazione.

N.RO FATTURA Va indicato il numero del documento esattamente come riportato nella fattura cartacea.

DATA FATTURA Va indicata la data del documento esattamente come riportato nella fattura cartacea.

Cliccando quindi su Upload > possibile selezionare nel proprio PC, tramite il pulsante sfoglia, il file PDF della fattura che sar quindi effettivamente predisposto per il caricamento tramite il pulsante allega.

Al termine di queste attivit la maschera si presenter nel seguente modo. Sar quindi sufficiente cliccare su Salva > per completare loperazione. Ad ogni singola fattura deve corrispondere un unico file PDF anche se la fattura composta di

pi pagine; ovviamente un singolo file PDF non pu contenere pi di una singola fattura. Eventuali allegati vanno inseriti in coda alla fattura e ricompresi nello stesso file della fattura cui si riferiscono.

Nel caso di fornitori in ATI ogni fornitore deve trasmettere solo le proprie fatture (quindi la Capo Gruppo non deve caricare fatture emesse da altri fornitori).


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UPLOAD MASSIVO (ZIP) In questo caso lutente dovr confezionare un file in formato ZIP contenente le singole fatture da caricare in formato PDF pi un file in formato CSV che, per ogni fattura, dovr contenere le seguenti informazioni:

numero fattura (max 10 caratteri) data fattura (8 caratteri nel formato ggmmaaaa) identificativo della societ fatturata (max 4 caratteri)

o FS01 Rete Ferroviaria Italiana o ITF Trenitalia o FSHD Ferrovie dello Stato o FSCS Ferservizi o FSSU FS Sistemi Urbani

nome del file immagine fattura PDF (max 40 caratteri) seguito dallestensione .pdf Il file CSV pu essere prodotto tramite Excel, avendo laccortezza di selezionare, al momento del salvataggio, il tipo file CSV (delimitato dal separatore di elenco). Cliccando quindi su Upload > possibile selezionare nel proprio PC, tramite il pulsante sfoglia, il file ZIP delle fatture che sar quindi effettivamente predisposto per il caricamento tramite il pulsante allega. Al termine di queste attivit la maschera si presenter nel seguente modo (il sistema rinomina automaticamente il file ZIP aggiungendo al nome originario il codice fornitore la data e lora

delloperazione). Sar quindi sufficiente cliccare su Salva > per completare loperazione. Allatto dellacquisizione il programma controller: la valorizzazione del campo numero fattura; la correttezza formale del contenuto del campo data fattura; che il campo societ sia valorizzato con un valore tra quelli previsti; che sia valorizzato il nome del file contenente limmagine: che i nomi dei file PDF corrispondano ai nomi riportati nel file CSV (il sistema controlla

anche il formato del carattere maiuscolo/minuscolo ed eventuali spazi)

Non viene invece effettuato alcun controllo sul contenuto dei file PDF.


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I seguenti casi di errore determinano la mancata esecuzione del programma di

acquisizione: fattura elencata nel file CSV per la quale risulta mancante il relativo PDF; file PDF non elencato nel file CSV; errori formali nel file CSV (numero fattura errato o mancante; data fattura errata o

mancante, societ errata o mancante, nome del file PDF errato o mancante).


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VISUALIZZAZIONE FATTURE INSERITE Scegliendo nella prima immagine di pag. 4 lopzione Inserisci Nuova Fattura e digitando i dati che interessano possibile verificare il buon esito degli inserimenti effettuati. Nella giornata in cui le fatture vengono inserite, nella terza colonna comparir licona PDF,

cliccando la quale possibile aprire il documento e verificarne la corrispondenza con i riferimenti inseriti a sistema (colonne Societ, N.ro Fattura e Data Fattura). Le fatture vengono poi effettivamente acquisite dai singoli sistemi informativi delle societ del Gruppo FS generalmente entro la giornata successiva e ci sar desumibile dal fatto che anche le colonne Data Invio, Data Presa In Carico e Barcode risulteranno valorizzate e nella colonna PDF licona risulter sostituita dalla dicitura OK. Qualora l utente rilevi un errore sostanziale nellinserimento effettuato (es. fattura attribuita ad una societ errata) dovr darne urgente comunicazione allindirizzo di posta elettronica [email protected] Ferservizi provveder a cancellare i documenti errati e al termine delle attivit ne dar tempestiva comunicazione al fornitore via mail, onde consentirgli, solo a quel punto, di inserire nuovamente la fattura.


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INVIA SOLLECITO PAGAMENTO FORNITORE

La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica di sollecito pagamento fornitore. Il fornitore potr inserire un eventuale allegato che sar trasmesso alla societ RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica.

INVIA SOLLECITO PAGAMENTO FACTOR

La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica di sollecito pagamento factor. Il fornitore potr inserire un eventuale allegato che sar trasmesso alla societ RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica.


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INVIA VARIAZIONE ANAGRAFICA

La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica di variazione anagrafica. Il fornitore potr inserire un eventuale allegato che sar trasmesso alla societ RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica.

INVIA ALTRE COMUNICAZIONI

La funzione consente al fornitore registrato di inserire e inviare una pratica per altre comunicazioni. Il fornitore potr inserire un eventuale allegato che sar trasmesso alla societ RFI insieme alla mail di notifica di invio pratica.


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GESTIONE PRATICHE INVIATE La funzione consente al fornitore registrato di ricercate le pratiche inviate e monitorarne lo stato.

Selezionando il nro pratica di una pratica di sollecito presente nei risultati di ricerca, sar visualizzata una finestra con l'elenco delle fatture associate alla pratica.

Selezionando il nro pratica di una pratica di variazione anagrafica presente nei risultati di ricerca, sar visualizzata una finestra con i dati della variazione anagrafica relativi alla pratica.

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