Consiglio regionale del Lazio · Piano di classificazione e Piano di conservazione. Consiglio...

Consiglio regionale del Lazio Piano di classificazione e Piano di conservazione

Consiglio regionale del Lazio

Piano di classificazione e

Piano di conservazione Roma, 25 giugno 2003

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Consiglio regionale del Lazio Piano di classificazione e Piano di conservazione Cura, coordinamento scientifico e collaborazione

Il presente documento è: a cura di: - Vincenzo De Meo (consulente esterno) - Lucia Nardi (consulente esterno) - Silvia Trani (consulente esterno) con il coordinamento scientifico di: - Isabella Orefice (coordinatore per la Soprintendenza archivistica per il Lazio) - Lucia Salvatori Principe (Soprintendente archivistico per il Lazio) con la collaborazione di: - Emanuela Benedetti (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Gabriella Campanelli (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Paola Carlini (coordinatore del Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Giuseppina Clemente (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Sabrina Ferrantin (consulente esterno) - Luigi Lupo (Area legislativa del Consiglio regionale del Lazio) - Susanna Muzzi (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Maria Luigia Pellicciari (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Lorenzo Pezzica (consulente esterno) - Roberta Raia (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Daniela Rueca (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Antonietta Seidita (Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio) - Enrica Serinaldi (consulente esterno)

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SOMMARIO Sigle e abbreviazioni principali Premessa La metodologia di lavoro Bibliografia essenziale Sitografia essenziale Il Piano di classificazione e il Piano di conservazione: struttura e criteri di lettura Consiglio regionale del Lazio. Piano di classificazione e Piano di conservazione

01. Attività legislativa, regolamentare e politico-amministrativa

05. Attività di controllo contabile

10. Affari elettorali

15. Pubblicità situazione patrimoniale consiglieri e amministratori pubblici

20. Servizi ai gruppi consiliari e consiglieri

25. Consulenza giuridico-legislativa

30. Rapporti con l’esterno

35. Organizzazione e controllo interni

40. Sistemi informativi

45. Gestione delle risorse umane

III


IV

50. Gestione delle risorse finanziarie

55. Gestione delle risorse strumentali

Appendici

Appendice I. Difensore civico. Piano di classificazione e Piano di conservazione

Appendice II. Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM). Piano di classificazione e Piano di conservazione

Appendice III. Consulta femminile. Piano di classificazione e Piano di conservazione

Appendice IV. Gruppi consiliari. Piano di classificazione e Piano di conservazione


Sigle e abbreviazioni principali

SIGLE E ABBREVIAZIONI PRINCIPALI apr. = aprile ago. = agosto art. = articolo cfr. = confronta dic. = dicembre d.lg. = decreto legislativo d.p.r. = decreto del presidente della Repubblica es. = esempio feb. = febbraio gen. = gennaio Ill. = illimitato l. = legge lug. = luglio l.r. = legge regionale mag. = maggio mar. = marzo n. = numero nov. = novembre ott. = ottobre p., pp. = pagina, -e set. = settembre Per la normalizzazione delle citazioni bibliografiche e per le abbreviazioni sono state utilizzate le Norme per i collaboratori, Roma, Ministero per i beni culturali e ambientali, Ufficio centrale per i beni archivistici, 1999 (Pubblicazioni degli Archivi di Stato).

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Premessa

Premessa Il processo di riforma dell’amministrazione pubblica, imposto dal contesto normativo che ha introdotto i concetti di semplificazione, efficacia, efficienza, economicità e trasparenza dell’attività amministrativa, e la diffusione delle tecnologie informatiche, hanno determinato un rinnovato interesse per il sistema documentario, cioè per i principi, le regole e le procedure di formazione, trattamento e conservazione dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. In particolare, hanno acquisito una nuova centralità quegli strumenti tradizionali di gestione della documentazione quali il Piano di classificazione1 e il Piano di conservazione2. Il primo di questi strumenti, il Piano di classificazione, ha come finalità quella di guidare e di determinare, fin dal momento di produzione/acquisizione del documento, la sedimentazione e l’organizzazione dei documenti in maniera tale da rispecchiare coerentemente le funzioni, le macroattività e le attività del soggetto produttore3 e non il suo organigramma, possibile oggetto di frequenti mutazioni e cambiamenti. L’adozione di un piano di classificazione, cioè di uno schema articolato di voci che identificano funzioni, macroattività e attività dell’ente, consente di individuare, per ciascun documento prodotto/acquisito, la voce finale di appartenenza e, quindi, di collegarlo con tutti i documenti che afferiscono allo stesso affare o procedimento amministrativo e di inserirlo (fisicamente in ambiente tradizionale e logicamente-virtualmente in ambiente digitale) all’interno dell’unità archivistica4 attinente a tale affare o procedimento amministrativo.

1 Il termine Piano di classificazione, utilizzato nell’art. 64, comma 4, d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, è sinonimo di Titolario e di Quadro di classificazione. 2 Il termine Piano di conservazione, utilizzato nell’art. 68, comma 1, d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, è sinonimo di Massimario di scarto, di Massimario di conservazione e di Massimario di selezione. 3 Per Soggetto produttore si intende qualunque soggetto, pubblico o privato, che produce o acquisisce documentazione nello svolgimento delle sue funzioni. Nella pubblica amministrazione il Soggetto produttore coincide con l’Area organizzativa omogenea (AOO) che deve essere individuata da ciascuna amministrazione, nell’ambito del proprio ordinamento, tenendo presente quegli uffici che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione unitaria e coordinata. Cfr. art. 50, comma 4, del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. 4 Il termine Unità archivistica indica «un insieme di documenti, rilegati o raggruppati secondo un nesso di collegamento organico, che costituiscono un’unità non divisibile: registro, volume, filza, mazzo o fascio, fascicolo». Per la definizione cfr. P. CARUCCI, Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1990, p. 230. Sempre di P. CARUCCI, cfr. Il documento contemporaneo. Diplomatica e criteri di edizione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, Roma, 1987, pp. 139-148.

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Premessa

L’attività di classificazione consiste, quindi, nell’assegnare a ogni documento un codice alfabetico, numerico o alfanumerico (indice di classificazione) desunto dall’articolazione di voci del piano di classificazione e nell’associarlo ad una specifica unità archivistica (fascicolazione)5. In conclusione, un piano di classificazione basato sulle funzioni, macroattività e attività consente una organizzazione e un ordinamento funzionale dei documenti e, di conseguenza, facilita le attività di ricerca, accesso e consultazione della documentazione. Favorisce, inoltre, l’identificazione delle responsabilità specifiche (struttura e/o dipendente) a cui spetta il trattamento e la gestione dei documenti6. Il secondo strumento, il Piano di conservazione, ha come finalità quella di determinare, fin dal momento della produzione/acquisizione del documento tramite l’indicazione dei tempi di tenuta, la destinazione finale (scarto o conservazione permanente in archivio storico) dei documenti e delle tipologie delle unità archivistiche. Tale selezione garantisce una conservazione basata sul concetto di qualità (tenuta della documentazione avente effettivo valore amministrativo, legale e storico) e, di conseguenza, rappresenta anch’esso un valido mezzo per facilitare la ricerca della documentazione (minore quantità di documentazione), per contenere i costi (diminuzione dei tempi di ricerca e degli spazi necessari per la conservazione dei documenti)7 e per semplificare le procedure di scarto della documentazione8. Nel presente documento saranno analizzate le fasi che hanno portato all’elaborazione del Piano di classificazione, integrato con il Piano di conservazione, del Consiglio regionale del Lazio, degli organismi autonomi (Difensore civico; Comitato regionale per le comunicazioni – CORECOM; Consulta femminile) e delle strutture non inquadrate nel Consiglio, come i gruppi consiliari, ma strettamente connesse con esso (cfr. La metodologia di lavoro) e saranno presentate la struttura e le caratteristiche dei due strumenti al fine di facilitarne la lettura e l’utilizzo da parte del personale del Consiglio regionale (cfr. Il Piano di classificazione e il Piano di conservazione: struttura e criteri di lettura).

5 «In quanto attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) di un soggetto produttore secondo uno schema articolato di voci [piano di classificazione] che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto, con la finalità principale di individuare per ciascun documento la voce finale di appartenenze all’interno di un fascicolo o di una unità archivistica definita, la classificazione stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino nello svolgimento dell’attività amministrativa: definisce cioè il rapporto tra i documenti nella fase di creazione dell’archivio, in relazione ai compiti affidati all’ente, alla struttura amministrativa e alle concrete modalità operative». Cfr. M. GUERCIO, Archivistica informatica. I documenti in ambiente digitale, Roma, Carocci Editore, 2002 (Beni culturali, 25), p. 65. 6 Per la letteratura archivistica dedicata alla natura, struttura e finalità del piano di classificazione, si rimanda alla sezione Bibliografia essenziale. 7 Per la letteratura archivistica dedicata alle problematiche della selezione e dello scarto, si rimanda alla sezione Bibliografia essenziale. 8 Ricordiamo che, in base al d.lg. 29 ott. 1999, n. 490, Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell’articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352, gli archivi e i singoli documenti di enti pubblici sono considerati beni culturali (art. 2, comma 4, lettera b) e che il loro scarto è subordinato all’autorizzazione del soprintendente archivistico (art. 21, comma 5).

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Premessa

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A tale parte introduttiva seguono il Piano di classificazione e il Piano di conservazione del Consiglio regionale del Lazio e, in Appendice, il Piano di classificazione e il Piano di conservazione del Difensore civico (cfr. Appendice I), del Comitato regionale per le comunicazioni – CORECOM (cfr. Appendice II), della Consulta femminile (cfr. Appendice III) e dei gruppi consiliari (cfr. Appendice IV). Infine, si sottolinea che la proposta di Piano di classificazione e di Piano di conservazione del Consiglio regionale del Lazio tiene conto del contesto normativo regionale anteriore all’approvazione della l.r. 18 feb. 2002, n. 6, Disciplina del sistema organizzativo della Giunta e del Consiglio e disposizioni relative alla dirigenza ed al personale regionale, mentre, per quanto concerne il Difensore civico, il Comitato per le comunicazioni – CORECOM e la Consulta femminile le norme di riferimento sono state, rispettivamente, l.r. 28 feb. 1980, n. 17, Istituzione del Difensore civico, l.r. 3 ago. 2001, n. 19, Istituzione del Comitato regionale per le comunicazioni e l.r. 25 nov. 1976, n. 58, Istituzione della Consulta femminile regionale.


La metodologia di lavoro

La metodologia di lavoro Per l’elaborazione del Piano di classificazione e del Piano di conservazione è stata progettata e realizzata una metodologia di lavoro articolata nelle seguenti fasi: Prima fase: analisi delle informazioni acquisite nel corso del primo Sottoprogetto (Censimento della documentazione, giugno 2000-luglio 2001). Nel corso di questa fase si è proceduto all’analisi e allo studio delle informazioni acquisite durante le attività del primo Sottoprogetto dedicato al censimento della documentazione conservata presso gli archivi correnti e di deposito sia del Consiglio regionale del Lazio sia delle aree e organismi autonomi (Difensore civico, Comitato regionale per le comunicazioni – CORECOM e Consulta femminile) e delle strutture non inquadrate nel Consiglio (gruppi consiliari), ma strettamente connesse con esso 9. In particolare, sono stati estrapolati, analizzati e sistematizzati i dati relativi a: a) Funzioni, macroattività e attività istituzionalmente assegnate al Consiglio regionale del Lazio, al Difensore civico, al Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM), alla Consulta femminile e ai gruppi consiliari; b) Tipologie, struttura e contenuto delle unità archivistiche prodotte/acquisite nello svolgimento delle funzioni, macroattività e attività di cui al punto precedente; c) Criteri di organizzazione e sedimentazione seguiti per l’archiviazione delle tipologie archivistiche; d) Prassi procedimentali attuate dal Consiglio regionale del Lazio, dal Difensore civico, dal Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM), dalla Consulta femminile e dai gruppi consiliari per l’attuazione e lo svolgimento delle loro funzioni, macroattività e attività. Seconda fase: verifica e aggiornamento dei dati acquisiti nel corso del primo Sottoprogetto (Censimento della documentazione, giugno 2000–luglio 2001)10.

9 Cfr. Relazione trimestrale sull’attività svolta presso il Consiglio regionale del Lazio (Giugno–Ottobre 2000), a cura di V. DE MEO–S. FERRANTIN–L. NARDI–S. TRANI, Roma, novembre 2000; Relazione trimestrale sull’attività svolta presso il Consiglio regionale del Lazio (Novembre 2000–Gennaio 2001) a cura di V. DE MEO–S. FERRANTIN–L. NARDI–S. TRANI, Roma, febbraio 2001; Relazione conclusiva sull’attività svolta presso il Consiglio regionale del Lazio (III relazione Febbraio–Aprile 2001, IV relazione, Maggio–Luglio 2001), a cura di V. DE MEO–S. FERRANTIN–L. NARDI–S. TRANI, Roma, luglio 2001. 10 Cfr. Secondo e terzo Sottoprogetto. Quadro di classificazione e Massimario di conservazione. Relazione trimestrale sull’attività svolta presso il Consiglio regionale del Lazio (Settembre-Novembre 2001), a cura di V. DE MEO–L. NARDI–E. SERINALDI-S. TRANI, Roma, novembre 2001; Secondo e terzo Sottoprogetto.

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Nel corso di questa fase si è proceduto alla verifica e all’aggiornamento delle informazioni acquisite durante le attività del primo Sottoprogetto (Censimento della documentazione, giugno 2000 –luglio 2001) ed elencate nella precedente parte dedicata alla Prima fase. In particolare, il lavoro di verifica e aggiornamento ha comportato lo sviluppo delle seguenti attività: a) Analisi della normativa di riferimento relativa al Consiglio regionale del Lazio per l’individuazione delle funzioni, macroattività e attività assegnate agli organismi e alle strutture consiliari, al Difensore civico, al Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM), alla Consulta femminile e ai gruppi consiliari. Per l’identificazione delle suddette funzioni, le macroattività e attività oltre alle disposizioni contenute nel Titolo V– Le Regioni, le Province, della Costituzione della Repubblica italiana e nella legge costituzionale 18 ottobre 2001, n. 3, Modifiche al Titolo V della parte seconda della Costituzione che ridefinisce le relazioni tra Stato e regioni ampliando i poteri legislativi e regolamentari di quest’ultime, è stata esaminata la seguente normativa: - Statuto e regolamento: l. 22 mag. 1971, n. 346, Approvazione ai sensi dell’art. 123, comma 2°, della Costituzione, dello Statuto della Regione Lazio; deliberazione del Consiglio regionale 4 lug. 2001, n. 62, Regolamento del Consiglio regionale. - Struttura organizzativa (funzionigramma): l.r. 1° lug. 1996, n. 25, Norme sulla dirigenza e sull’organizzazione regionale; deliberazione della Giunta regionale 25 giu. 1998, n. 2876, Legge regionale 1° luglio 1996, n. 25. Costituzione dei dipartimenti, delle aree e delle strutture di diretta collaborazione alla funzione di direzione politica; deliberazione della Giunta regionale 9 feb. 1999, n. 435, Esecutività, ai sensi del comma 4 dell’art. 14 della legge regionale n. 25/96, della proposta di deliberazione adottata in data 4 agosto 1998 avente ad oggetto: «Specificazione delle attribuzioni e dei compiti connessi alla direzione dei dipartimenti ed alle funzioni dirigenziali di supporto all’attività di direzione politica»; deliberazione della Giunta regionale 26 apr. 1999, n. 2251, Integrazioni alla deliberazione Giunta regionale n. 2876 del 25 giugno 1998 concernente« Legge regionale 1° luglio 1996, n. 25. Costituzione dei dipartimenti, delle aree e delle strutture di diretta collaborazione alla funzione di direzione politica». Esecutività ai sensi del comma 2° dell’art. 24 della legge regionale n. 25/1996; deliberazione della Giunta regionale 14 giu. 1999, n. 3528, Esecutività, ai sensi del comma 4 dell’art. 14 della legge regionale n. 25/96, dello schema di deliberazione assunto in data 4 maggio 1999 avente ad oggetto: «Modifiche ed integrazioni alla deliberazione della Giunta regionale, n. 435 del 9 febbraio 1999, concernente: Esecutività, ai sensi del comma 4 dell’art. 14 della legge regionale n. 25/96, della proposta di deliberazione adottata in data 4 agosto 1998 avente ad oggetto:

Quadro di classificazione e Massimario di conservazione. Relazione trimestrale sull’attività svolta presso il Consiglio regionale del Lazio (Dicembre 2001-Febbraio 2002), a cura di V. DE MEO–L. NARDI–E. SERINALDI- S. TRANI, Roma, febbraio 2002; Secondo e terzo Sottoprogetto. Quadro di classificazione e Massimario di conservazione. Relazione trimestrale sull’attività svolta presso il Consiglio regionale del Lazio (Marzo-Maggio 2002), a cura di V. DE MEO–L. NARDI–E. SERINALDI-S. TRANI, Roma, giugno 2002.

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Specificazione delle attribuzioni e dei compiti connessi alla direzione dei dipartimenti ed alle funzioni dirigenziali di supporto all’attività di direzione politica»; deliberazione della Giunta regionale 27 lug. 1999, n. 4110, Legge regionale 1° luglio 1996, n. 25. Organizzazione interna del Dipartimento funzione istituzionale del Consiglio regionale; deliberazione della Giunta regionale 27 lug. 1999, n. 4111, Legge regionale 1° luglio 1996, n. 25. Organizzazione interna del Dipartimento funzione amministrativa del Consiglio regionale; deliberazione dell’Ufficio di presidenza 19 dic. 2000, n. 153, Dipartimento funzione amministrativa: riarticolazione delle strutture e delle competenze dell’area risorse economiche e dell’area risorse umane e strumentali; deliberazione dell’Ufficio di presidenza 22 feb. 2001, n. 21, Posizioni organizzative Dipartimento funzione istituzionale – articolo 4, punto 4 del C.C.D.I. 1998/2001; deliberazione dell’Ufficio di presidenza 22 feb. 2001, n. 22, Posizioni organizzative Dipartimento funzione amministrativa – articolo 4, punto 4 del C.C.D.I. 1998/2001; l.r. 10 mag. 2001, n. 10, Disposizioni finanziarie per la redazione del bilancio della Regione Lazio per l’esercizio finanziario 2001. - Commissioni consiliari11: commissioni consiliari permanenti e commissioni consiliari speciali: deliberazione del Consiglio regionale 12 lug. 2000, n. 6, Istituzione delle commissioni consiliari permanenti e speciali; deliberazione del Consiglio regionale 26 lug. 2000, n. 7, Finalità, competenze, modalità di lavoro e composizione della Commissione consiliare speciale «Sicurezza ed integrazione sociale – lotta alla criminalità»; deliberazione del Consiglio regionale 26 lug. 2000, n. 8, Finalità, competenze, modalità di lavoro e composizione della Commissione consiliare speciale «Roma capitale – Area metropolitana – attuazione legge n. 142/1990 e successive modificazioni ed integrazioni»; deliberazione del Consiglio regionale 26 lug. 2000, n. 9, Finalità, competenze, modalità di lavoro e composizione della Commissione consiliare speciale «Condizione giovanile – innovazione e riforma della burocrazia»; deliberazione del Consiglio regionale 18 ott. 2000, n. 17, Finalità, competenze, modalità di lavoro e composizione della Commissione consiliare speciale «Riforme istituzionali». commissioni consiliari d’inchiesta e commissioni consiliari d’indagine conoscitiva12: l.r. 9 ago. 1976, n. 37, Costituzione di una commissione consiliare d’inchiesta sulla gestione dei fondi stanziati in occasione dell’Anno Santo 1975; l.r. 21 dic. 1981, n. 34, Costituzione di una commissione consiliare di inchiesta sulla gestione dei fondi di cui alla L.R. 29 dicembre 1978, n. 80, recante: «Provvidenze per il potenziamento ed il miglioramento degli esercizi alberghieri e degli impianti ed attrezzature complementari» ed alla L.R. 29 dicembre 1978, n. 82, recante:«Norme di attuazione nella Regione Lazio della legge nazionale 2 maggio 1976, n. 183: incrementi e miglioramenti degli esercizi ricettivi nonché degli impianti ed attrezzature complementari»; l.r. 10 mag. 2001, n. 10, Disposizioni finanziarie per la redazione del bilancio della Regione Lazio per l’esercizio finanziario 2001, art. 57 che istituisce e

11 Nella definizione Commissioni consiliari sono incluse le commissioni consiliari permanenti, le commissioni consiliari speciali, le commissioni consiliari d’inchiesta (sull’operato della Giunta regionale) e le commissioni consiliari d’indagine. 12 Entrambe rientranti nella generale categoria di commissioni consiliari speciali.

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stabilisce i compiti della Commissione di indagine conoscitiva sul fenomeno della sicurezza e prevenzione degli infortuni nei luoghi di lavoro. - Difensore civico: l.r. 28 feb. 1980, n. 17, Istituzione del Difensore civico. - Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM): l.r. 3 ago. 2001, n. 19, Istituzione del Comitato regionale per le comunicazioni. - Consulta femminile regionale: l.r. 25 nov. 1976, n. 58, Istituzione della Consulta femminile regionale. - Gruppi consiliari (finanziamento): l.r. 23 lug. 1983, n. 55, Adeguamento del contributo per il funzionamento dei gruppi consiliari; l.r. 18 mag. 1998, n. 14, Disposizioni finanziarie per la redazione del bilancio di previsione della Regione Lazio per l’esercizio finanziario 1998 (art. 28 legge regionale 11 aprile 1986, n. 17); l.r. 4 set. 2000, n. 29, Disposizioni in materia di gruppi consiliari di modifica alle leggi regionali 23 luglio 1983, n. 5, 2 maggio 1995, n. 19, 18 marzo 1996, n. 10, 1° luglio 1996, n. 25. - Consiglieri regionali: l.r. 2 mag. 1995, n. 19, Disposizioni in materia di indennità dei consiglieri regionali. - Pubblicità situazione patrimoniale ed economica dei consiglieri e degli amministratori pubblici di nomina regionale: l.r. 19 gen. 1981, n. 8, Istituzione dell’anagrafe economica e patrimoniale dei consiglieri regionali del Lazio, dei presidenti e dei membri dei consigli d’amministrazione degli enti e degli organi regionali e dei rappresentanti della Regione negli enti pubblici; l. 5 lug. 1982, n. 441, Disposizioni della situazione patrimoniale di titolari di cariche elettive e di cariche direttive di alcuni enti; l.r. 13 giu. 1983, n. 39, Disposizioni per la pubblicità della situazione patrimoniale e di titolari di cariche elettive e di cariche direttive di enti pubblici e privati di competenza regionale. Attuazione della legge 5 luglio 1982, n. 441. - Personale: oltre al contratto collettivo nazionale di lavoro relativo all’area personale del comparto regioni e autonomie locali e al contratto collettivo decentrato integrativo relativo all’area del personale della Regione Lazio, in vigore per il periodo 1998-2001, sono state analizzate le disposizioni in materia di personale presenti nelle seguenti norme: l.r. 29 mag., n. 20, ordinamento degli uffici, dello stato giuridico e trattamento economico del personale della Regione Lazio, e successive modifiche; l. 30 dic. 1971, n. 1204, Tutela delle lavoratrici madri.; l. 5 feb. 1992, n. 104, Legge-quadro per l’assistenza, l’integrazione sociali e i diritti delle persone handicappate; Tutela delle lavoratrici madri; l. 23 dic. 1996, n. 662, Misure di razionalizzazione della finanza pubblica; l. 8 mar. 2000, n. 53, Disposizioni per il sostegno della maternità e della paternità, per il diritto alla cura e alla formazione e per il coordinamento dei tempi delle città; d.lg. 30 mar. 2001, n. 165, Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche; b) Prima elaborazione della struttura del Piano di classificazione del Consiglio regionale del Lazio e degli organismi e strutture autonome. Per disegnare la struttura e la gerarchia del Piano di classificazione è stata individuata, innanzitutto, la natura delle funzioni assegnate sia agli organi istituzionali e agli uffici del Consiglio regionale del Lazio sia agli organismi e agli uffici autonomi non inseriti nella struttura consiliare.

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In linea con quanto affermato all’art. 5, comma 1, lettera a), del d.lg. 3 feb. 1993, n. 29, Razionalizzazione dell’organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego, a norma dell’articolo 2 della legge 23 ottobre 1992, n. 42113, ripreso, in parte anche dalla l.r. 1° lug., n. 25, Norme sulla dirigenza e sull’organizzazione regionale14, sono state individuate tre tipologie di funzioni: - la prima tipologia concerne le funzioni istituzionali (primarie), cioè quelle assegnate agli organismi istituzionali (per esempio, l’attività legislativa, regolamentare e di indirizzo politico); - la seconda tipologia concerne le funzioni di diretto supporto istituzionale, cioè quelle assegnate, in modo specifico, ad alcune strutture consiliari oggi inquadrate all’interno del Dipartimento della funzione istituzionale (per esempio, le strutture di supporto all’attività dell’Aula e le strutture di consulenza tecnico-giuridica); - la terza tipologia concerne le funzioni di gestione e strumentali (secondarie), cioè condivisibili da più strutture organizzative perché relative ad attività di funzionamento comuni a tutte le strutture del Consiglio regionale del Lazio. Tali funzioni sono assegnate in maniere specifica alle strutture consiliari oggi inquadrate all’interno del Dipartimento della funzione amministrativa (per esempio, le strutture di gestione delle risorse umane, delle risorse economiche e delle risorse strumentali) e ad alcune strutture oggi inquadrate all’interno del Dipartimento della funzione istituzionale (per esempio, la Biblioteca)15. Successivamente, sono state individuate le macroattività e le attività (o materie) per ogni tipologia di funzione; c) Prima definizione dei procedimenti legislativi, regolamentari e amministrativi seguiti dagli organismi istituzionali e dagli uffici del Consiglio regionale del Lazio e dagli organismi e uffici autonomi non inseriti nella struttura consiliare, per l’attuazione delle loro funzioni e macroattività. Una delle attività di maggiore complessità è stata quella di individuare e di denominare, in mancanza di una «Anagrafe dei procedimenti», tutti i procedimenti, e le loro principali fasi, attivati dagli organismi istituzionali e dalle strutture del Consiglio regionale del Lazio e dagli organismi e uffici autonomi. Tale lavoro è stato determinato dalla mancanza di una regolamentazione dei procedimenti ed è stato uno dei requisiti necessari per determinare le macroattività e le attività e, quindi, per completare la struttura del Piano di classificazione;

13 «Criteri di organizzazione. 1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri: a) articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali di supporto». 14 Cfr. art. 3. 15 Per l’individuazione delle funzioni strumentali si è dimostrato utile il documento elaborato per la definizione di una classificazione delle funzioni organizzativo-gestionali delle amministrazioni pubbliche, allegato alla circolare del Ministero del tesoro RG 7 gennaio 1999, n. 1, Istruzioni per l’attuazione del d.lg.. n.29/93 concernente il monitoraggio della spesa del personale-esercizio 1998.

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d) Definizione, per ogni tipologia di unità archivistica, degli elementi descrittivi e del contenuto documentario standard; e) Individuazione, per ogni tipologia di unità archivistica, dei tempi di conservazione. Per la definizione dei tempi di conservazione da attribuire ad ogni tipologia di unità archivistica si è proceduto analizzando la normativa che sancisce i tempi di tenuta per alcune tipologie documentarie16 e altri esempi di piani di conservazione approvati dalle soprintendenze archivistiche. Per l’individuazione della documentazione da conservare permanentemente, un elemento che si è preso in considerazione è stato quello del valore storico della documentazione, cioè della capacità di testimoniare, al di là del valore amministrativo e legale, l’attività del Consiglio regionale del Lazio. Terza fase: elaborazione della proposta di Piano di classificazione e di Piano di conservazione. Per l’elaborazione del presente Piano di classificazione integrato con il Piano di conservazione oltre, naturalmente, alle informazioni acquisite e rielaborate nel corso delle Prima e Seconda fase, particolare supporto è venuto dalle seguenti attività: a) Confronto e discussione con il gruppo del Progetto archivio del Consiglio regionale del Lazio; b) Incontri con il personale e con i funzionari del Consiglio regionale del Lazio che hanno permesso una prima verifica della validità scientifica e operativa dei due strumenti archivistici redatti; c) Incontri con un esperto delle problematiche giuridiche, scelto dal Consiglio regionale del Lazio all’interno dell’Area legislativa. d) Analisi delle riflessioni teoriche elaborate dalla comunità archivistica italiana17; e) Analisi di esempi di piani di classificazione e di piani di conservazione18;

16 Per esempio, per la documentazione di natura contabile ci si è attenuti a quanto disposto dall’art. 2220 del Codice civile il quale prescrive il termine di 10 anni per tutte le scritture contabili. 17 Per la letteratura specialistica e per gli sviluppi teorici, cfr. la sezione Bibliografia essenziale. 18. In particolare, si segnala il piano di classificazione della Direzione generale per gli affari amministrativi e del personale del Ministero per i beni e le attività culturali, il piano di classificazione della Direzione generale risorse finanziarie e strumentali della Regione Emilia Romagna, il piano di classificazione della Provincia di Bologna e l’ipotesi di piano di classificazione del Comune di Firenze, tutti consultabili sul sito <http://www.aipa.it>. Inoltre, sempre sul sito

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XIV

f) Confronto con altri progetti e gruppi di studio relativi alla riorganizzazione degli strumenti di gestione documentale. In particolare, l’attenzione si è incentrata nell’analisi e confronto con i risultati del progetto Schola salernitana19, del progetto Titulus 9720, del gruppo di lavoro sugli Archivi delle regioni21 e del gruppo di studio costituitosi presso la Scuola superiore della pubblica amministrazione22.

dell’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione sono consultabili le Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni (GEDOC 2) dove sono evidenziate le componenti di un piano di classificazione. 19 Per informazioni sul progetto, finalizzato all’elaborazione di un piano di classificazione, di un piano di conservazione e di un regolamento per gli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere italiane, si veda all’indirizzo Internet <http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/schola.html>. 20 Per informazioni sul progetto, che ha portato all’elaborazione di un piano di classificazione e di un piano di conservazione per gli archivi correnti delle università italiane, si veda all’indirizzo Internet <http://www.unipd.it/ammi/archivio/tit_97.htm>. 21 Per informazioni sul Gruppo di lavoro finalizzato anche all’elaborazione di un piano di classificazione, di un piano di conservazione e di un regolamento per gli archivi delle regioni, si veda all’indirizzo Internet <http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/archiviregioni.html>. 22 Per informazioni si veda all’indirizzo Internet <http://www.sspa.it>.


Piano di classificazione e Piano di conservazione

Bibliografia essenziale

Bibliografia essenziale AUTORITÀ PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo

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PESIRI G., Le problematiche dello scarto nel settore degli archivi vigilati, in «Archivi per la storia», XI (1998), 1, pp. 23-33 ROMANO R.L., Dalla struttura organizzativa di un’azienda al Sistema di classificazione, in «Archivi & Computer», XI (2001), 3, pp.

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SPAGGIARI A., Gli archivi correnti della Regione Emilia-Romagna: progetti di titolari, in «Archivi per la storia», X (1997), 1, pp. 63-

78 SCUOLA SUPERIORE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, La gestione integrata dei documenti nelle pubbliche amministrazioni. Un

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VITA SPAGNUOLO V., Riflessioni al margine di un’esperienza archivistica: la stesura di un quadro di classificazione per l’archivio

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ZANNI ROSIELLO I., Spurghi e distruzione di carte d’archivio, in «Quaderni storici», (1983), 54, pp. 985-101 ID., Archivi e memoria storica, Bologna, Il Mulino, 1987, pp. 100-111



Sitografia essenziale

Sitografia essenziale AMMINISTRAZIONE ARCHIVISTICA ITALIANA, DIVISIONE III – ARCHIVI NON STATALI:

<http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/archiviregioni.html>, Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio delle regioni <http://archivi.beniculturali.it/divisione_III/schola.html>, «Schola salernitana», progetto per un regolamento, titolario, massimario di scarto degli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere italiane

AUTORITÀ PER L’INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (AIPA):

<http://www.aipa.it> <http://protocollo.aipa.it>

SCUOLA SUPERIORE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (SSPA):

<http://www.sspa.it> UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI PADOVA, ARCHIVIO GENERALE:

<http://www.unipd.it/ammi/archivio>

XXI



Il Piano di classificazione e il Piano di conservazione: struttura e criteri di lettura Il Piano di classificazione, integrato con il Piano di conservazione, prevede la seguente articolazione:

Indice di

classificazione

I Livello II Livello III Livello IV Livello Unità archivistica Descrizione Tempi di tenuta

INDICE DI CLASSIFICAZIONE L’Indice di classificazione, inserito nella prima colonna della tabella, è costituito da un codice numerico (decimale) che rappresenta e individua la precisa posizione del documento all’interno del piano di classificazione. Si segnala che la numerazione non è progressiva ma presenta dei salti al fine di consentire eventuali e nuovi inserimenti di livelli, senza la conseguente necessità di riorganizzare il preesistente indice di classificazione, I LIVELLO Il I Livello, inserito nella seconda colonna della tabella, indica la funzione. Seguendo un ordine che vede per prime le funzioni istituzionali (primarie) poi le funzioni di diretto supporto istituzionale, e, infine, le funzioni di gestione e strumentali (secondarie), i primi livelli inseriti nel Piano di classificazione sono i seguenti: Primi livelli relativi alle funzioni istituzionali (primarie): 01. Attività legislativa, regolamentare e politico.-amministrativa. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie, assegnate agli organi consiliari: Aula, presidente del Consiglio regionale, Ufficio di presidenza, Giunta per le elezioni, commissioni (permanenti e speciali), Giunta per il regolamento, Conferenza dei presidenti dei gruppi consiliari e Segreteria del Consiglio regionale. 05. Attività di controllo contabile. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie assegnate al Collegio dei revisori dei conti.

22



10. Affari elettorali. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla gestione della documentazione elettorale e alla pubblicità dei dati elettorali, oggi assegnate e svolte dall’Ufficio ausiliario programmazione, gestione risorse umane e strumentali, affari generali ed elettorali. 15. Pubblicità situazione patrimoniale consiglieri e amministratori pubblici. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla gestione e pubblicità dell’anagrafe economica e patrimoniale dei consiglieri e degli amministratori pubblici di nomina regionale, oggi assegnate e svolte da alcune strutture dell’Area risorse umane e trattamento consiglieri. 20. Servizi ai gruppi consiliari e consiglieri. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla gestione del finanziamento ai gruppi consiliari, del trattamento economico dei consiglieri e degli ex consiglieri, oggi assegnate e svolte da alcune strutture dell’Area risorse umane e trattamento consiglieri. Primi livelli relativi alle funzioni di diretto supporto istituzionale: 25. Consulenza giuridico – legislativa. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla consulenza e assistenza tecnico-giuridica, alla verifica di fattibilità, compatibilità delle leggi e al monitoraggio della loro attuazione, oggi assegnate e svolte da alcune strutture dell’Area legislativa, studi e biblioteca. 30. Rapporti con l’esterno. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alle relazioni e ai rapporti del Consiglio regionale con l’esterno (cerimoniale, rapporti con la stampa, eccetera), oggi assegnate e svolte da strutture dell’Area lavori Ufficio di presidenza. Primi livelli relativi alle funzioni di gestione e strumentali (secondarie): 35. Organizzazione e controllo interni. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla pianificazione, organizzazione e controllo delle strutture organizzative, delle procedure e dell’impiego delle risorse dell’amministrazione, oggi assegnate e svolte dai capi dipartimento, dai capi area e dai quattro uffici ausiliari; 40. Sistemi informativi. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative all’impianto, potenziamento, aggiornamento, gestione e manutenzione degli strumenti informativi (sistemi informatici, biblioteca e centro di documentazione, protocollo e archivi), oggi in parte assegnate e svolte da strutture dell’Area risorse umane e trattamento consiglieri e dell’Area legislativa studi e biblioteca. Si segnala che il livello comprende anche alcune prime e sommarie voci concernenti il sistema documentario (protocollo-archivio), macroattività attualmente non presente nel Consiglio regionale del Lazio ma introdotta in linea con l’art. 61 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, che dispone l’istituzione, per ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate da ciascuna amministrazione, del Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi.

23



45. Gestione delle risorse umane. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla gestione del personale del Consiglio regionale, assegnate e svolte da strutture dell’Area risorse umane e trattamento consiglieri. Si segnala che le voci concernenti l’espletamento dei concorsi e l’assunzione non sono state inserite poiché, come già sottolineato, il presente Piano di classificazione fotografa le funzioni e le competenze assegnate al Consiglio regionale del Lazio prima dell’approvazione della l.r. 18 feb. 2002, n. 6, Disciplina del sistema organizzativo della Giunta e del Consiglio e disposizioni relative alla dirigenza ed al personale regionale, con la quale si istituisce il ruolo del personale del Consiglio e i ruolo della dirigenza distinti da quelli della Giunta. 50. Gestione delle risorse finanziarie. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla amministrazione e gestione del bilancio, alla amministrazione e gestione delle entrate e delle spese correnti, nonché all’acquisizione e al mantenimento dei beni, oggi assegnate e svolte da strutture dell’Area risorse economiche e strumentali. 55. Gestione delle risorse strumentali. Vi sono confluite le macroattività, attività e/o materie relative alla gestione dei servizi tecnico-strumentali (manutenzione ordinaria di beni mobili e immobili; controllo in ingresso e in uscita di persone; anticamera e centralino; autoparco; servizio postale; servizio di stampa e di fotocopiatura; eccetera), oggi assegnate e svolte da strutture dell’Area risorse economiche e strumentali e da strutture dell’Area risorse umane e trattamento consiglieri. II, III E IV LIVELLO Il II Livello, il III Livello e il IV Livello, inseriti rispettivamente nella terza, quarta e quinta colonna della tabella, indicano le macroattività, attività e/o materie in cui si articolano le singole funzioni (I Livello). In particolare, si segnala che in tali livelli sono comprese anche le macroattività e attività assegnate e svolte dalle strutture con compiti di segreteria e di supporto degli organismi istituzionali. UNITÀ ARCHIVISTICA Nella sesta colonna, relativa all’Unità archivistica, sono inseriti gli elementi descrittivi delle singole tipologie di unità archivistiche (fascicolo o registro), elementi che favoriscono anche l’individuazione dei criteri di ordinamento delle suddette unità archivistiche (alfabetico, cronologico, eccetera). DESCRIZIONE

24



25

Nella settima colonna è contenuta la Descrizione, ove possibile, del contenuto standard di ogni unità archivistica (natura dei documenti da inserire). TEMPI TENUTA L’ottava ed ultima colonna rappresenta il Piano di conservazione, che indica, per ciascuna voce finale del Piano di classificazione, i termini (in numero di anni) per la tenuta delle singole unità archivistiche, a partire dalla data di chiusura della pratica (affare/procedimento). ULTERIORI ANNOTAZIONI Si sottolinea che le voci di classificazione individuate per le funzioni Gestione delle risorse umane, Gestione delle risorse finanziarie e Gestione delle risorse strumentali, possono essere utilizzate, per la classificazione e fascicolazione della documentazione, da tutte le strutture consiliari. Infine, si ricorda che gli strumenti di lavoro elaborati e prodotti dalle singole strutture (registri, rubriche, schedari, eccetera, cartacei e informatici), non inseriti nel Piano di conservazione devono essere trasferiti e versati all’archivio di deposito e, successivamente, all’archivio storico, contestualmente alle serie archivistiche a cui afferiscono



Indice di

classificazione

I Livello II Livello

III Livello IV Livello Unità archivistica Descrizione Tempi di tenuta

01.00.00.00 Attività legislativa,

regolamentare e politico-

amministrativa

01.01.00.00 Attività Aula 01.01.01.00 Iter proposte di

legge e atti amministrativi

01.01.01.01 Proposte di legge 1. Legislatura/ Anno/

Legge regionale

Proposta di legge con allegati; documentazione sulla verifica della ricevibilità della proposta; lettere di

assegnazione alle commissioni e lettere di trasmissione ai consiglieri; estratto del verbale della seduta Aula relativo alla

discussione del provvedimento; emendamenti e pareri commissioni; verbale

per appello nominale; atto licenziato

Ill.

2. Legislatura/ Anno/

Proposta di legge

Proposta di legge con i relativi allegati Ill.

01.01.01.05 Proposte di delibera consiliare

Legislatura/ Anno/

Delibera consiliare

Proposta di deliberazione consiliare con allegati; documentazione relativa alla

verifica della ricevibilità della proposta; lettere di assegnazione alle commissioni e

lettere di trasmissione ai consiglieri; estratto del verbale della seduta Aula relativo alla

discussione sul provvedimento; verbale per appello nominale; emendamenti e pareri commissioni; atto licenziato; lettera per

pubblicazione delibera consiliare

Ill.

01.01.01.10 Nomine e designazioni Legislatura/ Anno/ Ente

Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati ai singoli organismi dell’ente. Ciascun

sottofascicolo contiene: bando pubblico; documentazione relativa ai candidati

(curriculum); delibera di nomina/designazione; eventuale decreto di

Ill.

26



Indice di

classificazione



nomina del presidente del Consiglio regionale con poteri di surroga

01.01.01.15 Schemi di deliberazione di Giunta regionale

Legislatura/ Schema di

deliberazione di Giunta regionale

Schema di deliberazione di Giunta regionale; parere della commissione; corrispondenza

con la Giunta regionale

Ill.

01.01.05.00 Iter atti di indirizzo politico

01.01.05.01 Ordini del giorno Legislatura/ Anno/

Ordine del giorno

Ordine del giorno; stenografico della votazione relativa all’ordine del giorno; corrispondenza con la Giunta regionale

Ill.

01.01.05.05 Risoluzioni Legislatura/ Anno/

Risoluzione

Risoluzione; corrispondenza con la Giunta regionale

Ill.

01.01.05.10 Mozioni Legislatura/ Anno/

Mozione

Mozione; corrispondenza con la Giunta regionale

Ill.

01.01.10.00 Iter atti sindacato ispettivo

01.01.10.01 Interpellanze Legislatura/ Anno/

Interpellanza

Interpellanza; corrispondenza con la Giunta regionale

Ill.

01.01.10.05 Interrogazioni 1. Legislatura/ Anno/

Interrogazione

Interrogazione; corrispondenza con la Giunta regionale

Ill.


Interrogazione a risposta immediata

Interrogazione; stenografico dell’Aula o risposta scritta della Giunta regionale; corrispondenza con la Giunta regionale

Ill.

01.01.15.00 Iter atti di iniziativa degli enti locali

01.01.15.01 Referendum Legislatura/ Anno/

Referendum

Verbale ricevimento richiesta di referendum e delibera richiesta di referendum; verbali e

documentazione relativi all’attività dell’Ufficio centrale regionale per il

referendum

Ill.

27



Indice di

classificazione



01.01.15.05 Proposte di legge Legislatura/ Anno/

Proposta di legge

Proposta di legge; deliberazioni degli enti locali; verbale di deposito della proposta di legge; deliberazione di regolarità formale

Ill.

01.01.15.10 Proposte di regolamento e di provvedimento

Legislatura/ Anno/

Proposta di regolamento o di provvedimento

Proposta di regolamento o di provvedimento; deliberazioni degli enti locali; verbale di

deposito della proposta di regolamento o di provvedimento; deliberazione di regolarità

formale

Ill.

01.01.15.15 Voti

Legislatura/Anno/ Voto

Deliberazioni enti locali; lettera di assegnazione alle commissioni; parere delle

commissioni

Ill.

01.01.20.00 Iter atti di iniziativa popolare

01.01.20.01 Referendum Legislatura/ Anno/

Referendum

Verbale ricevimento richiesta di referendum; verbali e documentazione relativi all’attività

dell’Ufficio centrale regionale per il referendum; documentazione relativa al

rimborso spese

Ill.

01.01.20.05 Proposte di legge Legislatura/ Anno/

Proposta di legge

Verbale comunicazione iniziativa; proposta di legge e documentazione prescritta dalla

normativa vigente; verbale di deposito della proposta di legge e documentazione relativa;

deliberazione di regolarità formale; documentazione relativa al rimborso spese

Ill.

01.01.20.10 Proposte di regolamento e di provvedimento

Legislatura/ Anno/

Proposta di regolamento o di provvedimento

Verbale comunicazione iniziativa; proposta di regolamento o di provvedimento;

documentazione prescritta dalla normativa vigente; verbale di deposito della proposta di

regolamento o di provvedimento e documentazione relativa; deliberazione di

regolarità formale; documentazione relativa al rimborso spese

Ill.

01.01.20.15 Petizioni Legislatura/ Anno/

Petizione

Petizione; lettera di assegnazione alle commissioni; pareri delle commissioni

Ill.

01.01.20.20 Istanze Legislatura/ Anno/

Istanza; lettera di assegnazione alle commissioni; pareri delle commissioni

Ill.

28



Indice di

classificazione



Istanza 01.01.25.00 Redazione ordine

del giorno e convocazione

Legislatura/ Anno/ Seduta

Comunicazioni del presidente del Consiglio regionale; ordine del giorno e convocazione

Ill.

01.01.30.00 Verbalizzazione sedute

01.01.30.01 Verbale sedute Aula Legislatura/ Anno/

Numero e data seduta

Verbale Ill.

01.01.30.05 Verbale verifica numero legale

Legislatura/ Anno/


Verbale 5 anni

01.01.35.00 Resocontazione sedute

01.01.35.01 Resocontazione stenografica

Legislatura/ Anno/


Minute dei resoconti 5 anni

01.01.35.05 Resocontazione audio Legislatura/ Anno/


Cassette audio Ill.

01.01.35.10 Resocontazione a stampa Legislatura/ Anno

Volumi a stampa Ill.

01.01.40.00 Presenze/assenze consiglieri

Legislatura/ Anno/


Fogli di presenza con allegata lettera di trasmissione al servizio consiglieri

Ill.

01.01.45.00 Assistenza tecnica lavori aula

29



Indice di

classificazione



01.01.45.01 Accesso Anno Autorizzazioni per accesso all’Aula 1 anno 01.01.45.05 Sicurezza Anno Fonogrammi alle autorità competenti e

documentazione relativa 1 anno

01.05.00.00 Attività presidente Le voci di classificazione relative all’Attività del presidente si riferiscono anche all’attività

del vice-presidente e all’attività del segretario consigliere nel caso in cui questi esercitino funzioni e competenze delegate

dal presidente

01.05.01.00 Atti di indirizzo politico-

amministrativo

01.05.01.01 Decreti del presidente del Consiglio regionale

1. Legislatura Registro decreti presidente del Consiglio regionale

Ill.

2. Legislatura/ Anno

Raccolta cronologica decreti presidente del Consiglio regionale

Ill.

01.05.01.05 Circolari Legislatura/ Anno

Raccolta cronologica circolari presidente del Consiglio regionale

Ill.

01.05.05.00 Rapporti di rappresentanza con

l’esterno

01.05.05.01 Organismi internazionali Legislatura/ Organismo

internazionale

Fascicolo articolato in sottofascicoli per materia

Ill.

01.05.05.05 Organi dello Stato Legislatura/ Organo dello Stato


Ill.

01.05.05.10 Conferenza dei presidenti delle

assemblee dei consigli regionali e delle province

autonome

Legislatura/ Anno/

Data Conferenza


Ill.

30



Indice di

classificazione



01.05.05.15 Enti locali Legislatura/ Ente locale


Ill.

01.05.05.20 Altri enti pubblici Legislatura/ Ente pubblico


Ill.

01.05.05.25 Soggetti privati Legislatura/ Soggetto privato


Ill.

01.05.10.00 Rapporti con la Giunta regionale

01.05.10.01 Presidenza della Giunta regionale

Legislatura/ Materia


Ill.

01.05.10.05 Assessorati Legislatura/ Assessorato


Ill.

01.05.10.10 Strutture amministrative della Giunta regionale

Legislatura/ Struttura

amministrativa


Ill.

01.05.15.00 Rapporti interni al Consiglio regionale

01.05.15.01 Consiglieri

Legislatura/ Consigliere


Ill.

01.05.15.05 Gruppi consiliari Legislatura/ Gruppo consiliare


Ill.

01.05.15.10 Commissioni consiliari Legislatura/ Commissione

consiliare


Ill.

01.05.15.15 Strutture amministrative del Consiglio regionale

Legislatura/ Struttura

amministrativa


Ill.

01.05.15.20 Organizzazioni sindacali Legislatura/ Organizzazione

sindacale


Ill.

01.05.15.25 Organismi

Legislatura/ Organismo


Ill.

31



Indice di classificazione


01.05.20.00 Rapporti con organi di vigilanza,

garanzia e controllo

Legislatura/ Organo

Fascicolo intestato ai singoli organi (es. Difensore civico; Comitato regionale per le

comunicazioni; Collegio dei revisori dei conti) articolato in sottofascicoli per materia

Ill.

01.05.25.00 Rapporti con organismi consultivi

regionali

Legislatura/ Organismo

Fascicolo intestato ai singoli organismi (es. Consulta femminile) articolato in

sottofascicoli per materia

Ill.

01.05.30.00 Rapporti con enti e società regionali

01.05.30.01 Enti Legislatura/ Ente


Ill.

01.05.30.05 Aziende Legislatura/ Azienda


Ill.

01.05.30.10 Società a partecipazione regionale

Legislatura/ Società


Ill.

01.05.35.00 Missioni Legislatura/ Anno/

Missione

Materiale informativo (invito, brochure, eccetera); relazione finale

Ill.

01.05.40.00 Patrocini e contributi

Legislatura/ Anno/

Associazione o ente richiedente

Richiesta; verbale seduta dell’Ufficio di presidenza e atto relativo; lettera di

comunicazione al beneficiario; lettera all’Economato

Ill.

01.10.00.00 Attività Ufficio di presidenza

01.10.01.00 Attività di indirizzo politico-

amministrativo

01.10.01.01 Atti seduta Legislatura/ Anno/


Convocazione; ordine del giorno, firme; materiale di supporto per la discussione (relazioni, appunti eccetera); verbale in

bozza; verbale approvato

Ill.

01.10.01.05 Deliberazioni Legislatura/ Anno/

Deliberazione

Schema di deliberazione; deliberazione con allegati; lettera di trasmissione agli uffici

competenti

Ill.

01.10.01.10 Decisioni

Legislatura/ Anno

Elenco decisioni con allegati; lettera di trasmissione agli uffici competenti

Ill.

32





01.15.00.00 Attività Giunta per le elezioni

01.15.01.00 Convocazione Legislatura/ Anno

Convocazioni Giunta per le elezioni Ill.

01.15.05.00 Istruttoria cause di ineleggibilità o

incompatibilità dei consiglieri eletti

01.15.05.01 Cariche e uffici ricoperti dai consiglieri eletti

1. Legislatura Schede consigliere Ill.

2. Legislatura/ Nominativo consigliere

Elenco cariche e uffici ricoperti dal consigliere eletto; eventuali istanze e ricorsi;

eccetera

Ill.

01.15.05.05 Atti seduta Legislatura/ Numero e data

seduta

Convocazione; fogli firma; verbale; decisioni finali

Ill.

01.15.05.10 Convalida eletti Legislatura/ Nominativo consigliere

Schema di deliberazione consiliare Ill.

01.15.05.15 Surroga eletti Legislatura/ Nominativo consigliere

Schema di deliberazione consiliare Ill.

01.20.00.00 Attività commissioni 01.20.01.00 Insediamento della

commissione

Legislatura/ Commissione/ Data seduta di insediamento

Deliberazione consiliare di istituzione della commissione (o legge regionale nel caso

delle commissioni di inchiesta); decreto del presidente del Consiglio regionale di

costituzione della commissione; convocazione del presidente del Consiglio

regionale per elezione dell’Ufficio di presidenza della commissione (comprensiva

dell’ordine del giorno); fogli presenza; verbale seduta; schede elezioni; eventuali

comunicazioni di richiesta sostituzione membri della commissione

Ill.

33





01.20.05.00 Programmazione lavori commissione

Legislatura/ Data seduta

Convocazione da parte del presidente della commissione dell’Ufficio di presidenza della

commissione; resoconto della seduta; programma e calendario dei lavori della

commissione

Ill.

01.20.10.00 Esame atti assegnati 01.20.10.01 Atti seduta Legislatura/

Anno/ Numero e data

seduta

Il fascicolo è articolato in una parte generale contenente convocazione, ordine del giorno, fogli presenza e verbale, e da sottofascicoli

per tipologia di atto assegnato: 1. Proposta di legge (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti,

emendamenti, eccetera, parere commissione atto licenziato e lettere di trasmissione

parere); 2. Proposte di deliberazione consiliare (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti,


parere); 3. Rinvii in commissione dall’Aula (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti,


parere); 4. Schemi di deliberazione di Giunta

regionale (atto, lettera di assegnazione, memorie, appunti, emendamenti, eccetera, parere commissione atto licenziato e lettere

di trasmissione parere); 5. Ratifiche (atto, lettera di assegnazione,

parere commissione atto licenziato e lettere di trasmissione parere);

6. Schemi di decreto del presidente della Giunta regionale (atto, lettera di

assegnazione, parere commissione atto licenziato e lettere di trasmissione parere); 7. Seguito sentenze Corte costituzionale

(atto, lettera di assegnazione)

Ill.

34





01.20.15.00 Audizioni Legislatura/ Anno/

Numero e data audizione/

Oggetto audizione

Richiesta e/o invito audizione; fogli presenza partecipanti audizione; istanze e

documentazione presentata dai partecipanti; resoconto o verbale; eventuali cassette audio registrazione audizione; corrispondenza tra

commissione e richiedenti e/o invitati all’audizione

Ill.

01.20.20.00 Interrogazioni Legislatura/ Anno/

Data interrogazione/Oggetto

interrogazione

Interrogazione; comunicazione risposta Ill.

01.20.25.00 Inchieste sull’operato della Giunta regionale

01.20.25.01 Ispezioni Legislatura/ Anno/ Data/

Oggetto ispezione

Avviso di ispezione; verbale ispezione; eccetera

Ill.



Convocazione; ordine del giorno; fogli presenza; verbale; memorie e documenti sull’attività d’inchiesta e delle eventuali

ispezioni; corrispondenza; relazione conclusiva dell’inchiesta

Ill.

01.20.30.00 Indagini conoscitive 01.20.30.01 Programmazione

obiettivi indagine Legislatura/

Anno Documento preliminare obiettivi, strumenti e

programmazione indagine; nulla osta presidente del Consiglio regionale e della

Giunta regionale

Ill.

01.20.30.05 Visite conoscitive Legislatura/ Anno/

Data e oggetto visita conoscitiva

Avviso di visita; verbale; eccetera Ill.

35






Numero e data seduta/

Oggetto indagine

Convocazione; ordine del giorno; fogli presenza; verbale; memorie e documenti

sull’attività d’indagine; relazione conclusiva dell’indagine

01.20.35.00 Studi e ricerche 01.20.35.01 Studi e ricerche interne Legislatura/

Anno/ Titolo dello studio o

ricerca

In via di definizione Ill.

01.20.35.05 Studi e ricerche in convenzione

Legislatura/ Anno/ Ente di ricerca

Atti convenzione: decisione dell’Ufficio di presidenza della commissione; richiesta di

consulenza; atti preparatori della convenzione; convenzione e contratto;

documenti scientifici: relazioni periodiche e relazione finale; documenti contabili

Ill.

01.20.40.00 Informazione e comunicazione

01.20.40.01 Numero verde 1. Legislatura/ Anno/ Mese/ Giorno

Registrazioni audio delle telefonate Ill.

2. Legislatura/ Anno/ Mese/ Giorno

Schede richieste e schede di conferma risposta

10 anni

3. Legislatura/ Anno/ Mese/ Giorno

Rapporto attività annuale Ill.

01.20.40.05 Convegni e iniziative

Legislatura/ Anno/

Convegno o iniziativa

Richiesta all’Ufficio di presidenza del Consiglio regionale; deliberazione

dell’Ufficio di presidenza del Consiglio regionale; programma convegno; inviti e

brochure; comunicati stampa; registro firme partecipanti; eventuali registrazioni audio o

video; atti del convegno

Ill.

36





01.20.40.10 Attività editoriale Legislatura/ Anno/ Titolo

pubblicazione

Richiesta di autorizzazione all’Ufficio di presidenza; eventuale delibera dell’Ufficio di presidenza; bozze pubblicazione; eventuale

materiale pubblicitario relativo alla pubblicazione; eccetera

Ill.

01.20.45.00 Presenze/assenze membri

commissione

Legislatura/ Anno/ Mese

Comunicazioni al servizio consiglieri 1 anno

01.25.00.00 Attività Giunta per il regolamento

01.25.01.00 Nomina, composizione e

variazioni

Legislatura Nomina da parte del presidente del Consiglio regionale; eventuali variazioni composizione

Ill.

01.25.05.01 Proposte di modifica

regolamento consiliare

Atti seduta Legislatura/ Anno/


Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale; memorie, appunti, parere; lettera di trasmissione parere ai consiglieri

Ill.

01.25.10.01 Interpretazione del regolamento

consiliare



Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale;memorie, appunti, parere;

lettera di trasmissione ai consiglieri

Ill.

01.25.15.01 Risoluzione conflitti di

competenza tra commissioni



Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale; memorie, appunti,

eccetera; parere; lettera trasmissione alle commissioni e consiglieri

Ill.

01.25.20.00 Presenze/assenze membri

Giunta per il regolamento



01.30.00.00 Attività Conferenza dei presidenti

dei gruppi consiliari

01.30.01.00 Composizione e variazioni della

Conferenza

Legislatura Comunicazioni dei gruppi consiliari Ill.

37



38



01.30.05.00 Programmazione lavori Aula

Ill.



Convocazione; ordine del giorno; ordine del giorno della Conferenza successiva; fogli firma; resoconto seduta; elenco argomenti già iscritti all’ordine del giorno dell’Aula; documenti priorità della Giunta regionale e dei gruppi consiliari; programma bimestrale

e calendario quindicinale lavori Aula. Nel caso in cui la convocazione della Conferenza dei presidenti dei gruppi

consiliari avvenga durante i lavori dell’Aula, nei fascicoli non saranno presenti né la

convocazione né l’ordine del giorno

Ill.

01.30.05.05 Programma e calendario Legislatura/ Anno/ Seduta

Programma e calendario; lettere di trasmissione

Ill.

01.30.10.00 Audizioni Legislatura/ Anno/

Numero e data audizione/ Oggetto

Richiesta e/o invito audizione; fogli presenza partecipanti audizione; istanze e

documentazione presentata dai partecipanti; resoconto o verbale; eventuali cassette audio registrazione audizione; corrispondenza varia

Ill.

01.30.15.00 Presenze/assenze membri Conferenza



01.35.00.01 Attività segreteria del Consiglio regionale

Fascicoli consiglieri Legislatura/ Nominativo consigliere

Dati anagrafici del consigliere Ill.



Indice di

classificazione



05.00.00.00 Attività di controllo contabile

Funzione assegnata al Collegio dei revisori dei conti

05.01.00.00 Elezione Anno Comunicazioni elezione presidente e membri Ill. 05.05.00.00 Verifica formazione e

gestione bilanci

05.05.01.00 Disposizioni e direttive

Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.

Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa

5 anni

05.05.05.00 Predisposizione relazione rendiconti funzionari delegati

Anno Relazione dei gruppi consiliari sul finanziamento regionale; comunicazione alla

Ragioneria di avvenuto adempimento

5 anni

05.05.10.00 Predisposizione relazione

conto consuntivo del

Consiglio regionale

Anno Proposta di delibera; documenti contabili; bozza relazione

5 anni

05.05.15.00 Predisposizione relazione

rendiconto generale della Regione

Anno Proposta di legge di rendiconto; documenti contabili; bozza relazione

5 anni

05.05.20.00 Presa d’atto relazione spese gruppi consiliari

Anno Documenti relativi alle spese dei gruppi consiliari; bozza relazione; comunicazione alla Ragioneria di avvenuto adempimento.

Ill.

05.05.25.00 Atti seduta Anno/ Numero e data

seduta

Convocazione; ordine del giorno; fogli presenza; verbale seduta; memorie, appunti, eccetera; relazioni sul rendiconto generale, conto consuntivo, rendiconti dei funzionari delegati e impiego fondi gruppi consiliari

Ill.

39



40

Indice di

classificazione



05.05.30.00 Relazione rendiconti

funzionari delegati

Anno Lettera di restituzione del rendiconto e dei giustificativi; relazione finale e lettere di

trasmissione relazione

Ill.

05.05.35.00 Relazione conto consuntivo del

Consiglio regionale

Anno Relazione finale; lettere di trasmissione al presidente del Consiglio regionale e al

presidente della commissione competente in materia di bilancio

Ill.

05.05.40.00 Relazione rendiconto generale

della Regione

Anno Relazione finale; lettere di trasmissione al presidente della Giunta regionale, al

presidente del Consiglio regionale e al presidente della commissione competente in

materia di bilancio

Ill.

05.10.00.00 Controfirma modello 770 dei consulenti

Anno Lettera controfirmata dal presidente del Collegio dei revisori dei conti

5 anni

05.15.00.00 Consegne tra presidenti del Collegio

Anno Verbali delle consegne Ill.

05.20.00.00 Presenze/assenze membri Collegio

Anno/ Mese



10. Affari elettorali

Indice di

classificazione



10.00.00.00 Affari elettorali 10.01.00.00 Disposizioni e

direttive Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne,

direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto

all’attività amministrativa

5 anni

10.05.00.00 Gestione documentazione

elettorale

10.05.01.00 Schede elettorali Anno/ Provincia

Schede 5 anni

10.05.05.00 Verbali elettorali Anno/ Provincia

Registri verbali Ill.

10.05.10.00 Proclamazione Anno/ Legislatura

Atto proclamazione Ill.

10.05.15.00 Spese elettorali 10.05.15.01 Candidati eletti Anno/

Nominativo candidato eletto

Rendiconti spese 10 anni

10.05.15.05 Candidati non eletti Anno/ Nominativo

candidato non eletto

Rendiconti spese 10 anni

10.10.01.00 Comunicazione e pubblicità dati

elettorali

Statistiche Anno/ Argomento

Pubblicazioni statistiche Ill.

41




Indice di

classificazione



15.00.00.00 Pubblicità situazione

patrimoniale consiglieri e

amministratori pubblici




5 anni

15.05.00.00 Consiglieri regionali 15.05.01.00 Comunicazioni

nomine consiglieri Legislatura Elenchi 5 anni

15.05.05.00 Adempimenti Legislatura/ Nominativo consigliere

Dichiarazioni relative alla situazione patrimoniale e dichiarazione dei redditi del consigliere, del coniuge non separato e dei

figli conviventi

10 anni

15.05.10.00 Pubblicazione situazione

economica e patrimoniale dei

consiglieri

Legislatura/ Anno

Dati per la pubblicazione sul «Bollettino ufficiale della Regione Lazio. Parte III»

1 anno

15.10.00.00 Amministratori pubblici di nomina

regionale

15.10.01.00 Comunicazioni nomine

amministratori pubblici

Anno

Elenchi 5 anni

15.10.05.00 Adempimenti Legislatura/ Nominativo

amministratore pubblico

Documentazione relativa agli adempimenti 10 anni

15.10.10.00 Pubblicazione situazione

economica e

Legislatura/ Anno

Dati per la pubblicazione sul «Bollettino ufficiale della Regione Lazio. Parte III»

1 anno

42




43

Indice di

classificazione



patrimoniale degli amministratori

pubblici



Indice di

classificazione



20.00.00.00 Servizi ai gruppi consiliari e consiglieri

20.01.00.00 Gestione finanziamento ai gruppi consiliari




5 anni

20.01.05.00 Composizione gruppi consiliari

Legislatura/ Gruppo consiliare

Comunicazioni composizione gruppo consiliare; comunicazioni variazione gruppo

consiliare

10 anni

20.01.10.00 Erogazione finanziamento

20.01.10.01 Dichiarazione di erogazioni dal presidente

gruppo consiliare

Legislatura/ Anno/ Mese/

Gruppo consiliare

Comunicazione dell’avvenuto accreditamento

10 anni

20.01.10.05 Rivalutazione ISTAT Legislatura/ Anno/

Gruppo consiliare

Direttive ISTAT; documenti conteggio di rivalutazione

10 anni

20.01.10.10 Relazione del Collegio dei revisori dei conti

Anno Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati ai gruppi consiliari, contenenti:

comunicazioni del Collegio dei revisori dei conti in merito alla gestione fondi da parte

dei gruppi consiliari

10 anni

20.01.10.15 Liquidazione finanziamento


Raccolta cronologica delle ordinanze e delle tabelle dei conteggi complessivi per gruppo

consiliare

10 anni

20.05.00.00 Gestione finanziamento

rapporto eletto -elettore



5 anni

44



Indice di

classificazione




20.05.05.00 Erogazione rimborso spese

20.05.05.01 Dichiarazioni di erogazioni dal presidente

gruppo consiliare

Legislatura/ Anno/ Mese/

Gruppo consiliare

Dati sul conto corrente bancario e sul codice fiscale del Gruppo consiliare; comunicazioni

del presidente del gruppo consiliare di avvenuta erogazione rimborso; eventuale comunicazione del presidente del gruppo consiliare di non avvenuta erogazione;

versamento rimborso non erogato alla banca

10 anni

20.05.05.05 Liquidazione rimborso spese


Raccolta cronologica delle ordinanze e delle tabelle complessive dei rimborsi.

10 anni

20.10.00.00 Gestione trattamento economico consiglieri




5 anni

20.10.05.00 Raccolta dati consiglieri

20.10.05.01 Elenco eletti Legislatura Elenchi 5 anni 20.10.05.05 Anagrafica consiglieri Legislatura/

Nominativo consigliere

Decreto di nomina a consigliere; scheda anagrafica consigliere (dati anagrafici;

estremi conto corrente bancario per accredito emolumenti; reversibilità; distanza

chilometrica residenza consigliere dalla sede del Consiglio regionale); variazioni scheda

anagrafica; atti relativi alla progressione economica; delibera di decadenza incarico;

eventuale certificato di decesso

Ill.

45



Indice di

classificazione



20.10.10.00 Determinazione indennità

20.10.10.01 Assenze/presenze consiglieri


Fogli assenze/presenze e corrispondenza 5 anni

20.10.10.05 Missioni consiglieri


Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati al consigliere, contenenti: decisioni Ufficio

di presidenza; anticipazione missione; giustificativi missione; compensazioni

10 anni

20.10.10.10 Rimborso spese percorrenza


Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati al consigliere. contenenti giustificativi

10 anni

20.10.10.15 Liquidazione indennità Legislatura/ Anno/ Mese

Raccolta cronologica delle ordinanze e delle tabelle dei prospetti nominativi (“Riassuntivo complessivo”)

10 anni

20.10.15.00 Adempimenti fiscali 20.10.15.01 IRAP

Legislatura/

Anno/ Mese

Raccolta cronologica delle ordinanze 10 anni

20.10.15.05 Modello 730 Legislatura/ Anno/


Modello 730; corrispondenza 10 anni







20.15.00.00 Gestione trattamento economico

ex consiglieri

20.15.01.00 Disposizioni e Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, 5 anni

46



Indice di

classificazione



direttive direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto

all’attività amministrativa20.15.05.00 Concessione

vitalizio

20.15.05.01 Richiesta di vitalizio Anno/ Nominativo ex

consigliere

Attestazione di fine mandato; deliberazione Ufficio di presidenza di indennità di fine

mandato; domanda di vitalizio; deliberazione Ufficio di presidenza assegnazione vitalizio;

richiesta di versamento contributi; richiesta di restituzione contributi;

deliberazione Ufficio di presidenza di restituzione versamenti; certificati di

“esistenza in vita”

Ill.

20.15.05.05 Liquidazione vitalizio e reversibilità

Anno Raccolta annuale delle ordinanze e prospetti nominativi (“Riassuntivo complessivo”)

Ill.

20.15.10.00 Adempimenti fiscali 20.15.10.01 IRAP Anno/

Mese Raccolta mensile delle ordinanze 10 anni


Nominativo ex consigliere








20.20.00.00 Gestione contributi figurativi non

obbligatori consiglieri

20.20.01.00 Disposizioni e Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, 5 anni

47



Indice di

classificazione



direttive direttive, eccetera. Documentazione in copia, di supporto

all’attività amministrativa20.20.05.00 Disposizioni e

direttive previdenziali

Ente previdenziale Raccolta normativa enti previdenziali Ill.

20.20.10.01 Pubblicità della legge sui contributi

figurativi

Comunicazioni ai consiglieri

Legislatura/ Nominativo consigliere

Comunicazione al consigliere; risposta del consigliere

5 anni

20.20.15.00 Attivazione contributo figurativo

20.20.15.01 Apertura posizione 1. Legislatura/ Ente previdenziale

Comunicazione di apertura della posizione; corrispondenza con l’ente previdenziale

Ill.

2. Legislatura/ Nominativo consigliere

Comunicazioni all’ente di provenienza del consigliere del decreto di aspettativa

(accertamento aspettativa); dichiarazione di nomina a consigliere (status di consigliere); richiesta all’ente di provenienza del cedolino del consigliere; comunicazione al consigliere

della trattenuta e del versamento; corrispondenza con ente di provenienza

Ill.

20.20.15.05 Liquidazione contributi figurativi

Legislatura/ Anno

Raccolta annuale ordinanze; tabelle riepilogative del versamento; versamento

Ill.

20.25.00.00 Gestione servizi ai consiglieri

20.25.01.00 Assicurazioni consiglieri

20.25.01.01 Disposizioni e direttive Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

20.25.01.05 Contratti assicurativi Anno/ Nominativo consigliere

Copia di contratto; specifiche contratto; lettera di trasmissione ai consiglieri della

proposta assicurativa; lettera del consigliere di adesione all’offerta

10 anni

48



Indice di

classificazione



assicurativa; contratto; rinnovo e/o disdetta 20.25.05.00 Assegnazione

Viacard/Telepass



5 anni

20.25.05.05 Richieste e assegnazioni Legislatura Fascicolo generale articolato nei seguenti fascicoli:

1. Richieste (comunicazione nominativi consiglieri);

2. Assegnazioni e rilascio (con documento firmato dal consigliere di ricezione Viacard o

Telepass)

10 anni

20.25.05.10 Liquidazione spese 1. Legislatura/ Anno

Copie fatture e ordinanze 1 anno



Copie fatture 1 anno

3. Legislatura/ Anno/ Mese

Raccolta mensile copie ordinanze; elenco dei consiglieri; copia fattura cumulativa

1 anno

20.25.10.00 Rilascio permessi centro storico



5 anni

20.25.10.05 Richieste e rilascio permessi

Legislatura/ Anno

Fascicolo articolato nei seguenti sottofascicoli:

1. Sottofascicolo generale, contenente: richieste di rilascio permesso; permessi; richieste all’Economato per pagamenti;

bonifico di pagamento; 2. Sottofascicoli nominativi, ordinati

10 anni

49



50

Indice di

classificazione



alfabeticamente in base al nominativo del consigliere


25. Consulenza giuridico - legislativa

Indice di

classificazione



25.00.00.00 Consulenza giuridico legislativa




5 anni

25.05.00.00 Redazione atti

25.05.01.00 Elaborazione proposta di legge

regionale

Legislatura/ Proposta di legge

regionale

Proposta di legge regionale; documentazione analisi tecnico-normativa; emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di

soggetti terzi

Ill.

25.05.05.00 Elaborazione proposta di

regolamento regionale

Legislatura/ Proposta di regolamento

regionale

Proposta di regolamento regionale; documentazione analisi tecnico-normativa;

emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di soggetti terzi

Ill.

25.05.10.00 Elaborazione proposta di legge

statale

Legislatura/ Proposta di legge

statale

Proposta di legge statale; documentazione analisi tecnico normativa; emendament;, comunicazioni e osservazioni da parte di

soggetti terzi

Ill.

25.05.15.00 Elaborazione schemi di

provvedimenti

Legislatura/ Proposta di schemi di provvedimenti

Schema di provvedimenti; documentazione analisi tecnico-normativa; emendamenti; comunicazioni e osservazioni da parte di

soggetti terzi

Ill.

25.05.20.00 Elaborazione pareri

Legislatura/ Parere

Parere; documentazione analisi tecnico- normativa; emendamenti; comunicazioni e

osservazioni da parte di oggetti terzi

Ill.

25.10.00.00 Verifica attuazione delle leggi regionali

Legislatura/ Legge regionale

Statistiche; analisi socio-economica; indagini; sondaggi; relazioni; normativa di

riferimento

Ill.

25.15.00.00 Studi giuridici Legislatura/ Numero

progressivo/ Studio

Relazioni; appunti; normativa Ill.

51



Indice di

classificazione



30.00.00.00 Rapporti con l’esterno

30.01.00.00 Cerimoniale 30.01.01.00 Disposizioni e




5 anni

30.01.05.00 Organizzazione eventi

Legislatura/ Anno/ Evento

Decisione dell’Ufficio di presidenza; lettera d’invito; richiesta della sala; corrispondenza

Ill.

30.01.10.00 Missioni consiglieri Legislatura/ Anno/ Evento

Richiesta di partecipazione; autorizzazione dell’Ufficio di presidenza; corrispondenza

5 anni

30.01.15.00 Concessione patrocini e contributi

Legislatura/ Anno/

Denominazione associazione richiedente

Richiesta; verbale seduta dell’Ufficio di presidenza e atto relativo; lettera di

comunicazione al beneficiario; lettera all’Economato

Ill.

30.01.20.00 Organizzazione visite scolastiche

Legislatura/ Anno/

Denominazione scuola

Richiesta visite; risposta di autorizzazione alla visita; richiesta all’economato per

utilizzazione mensa; richiesta materiale regalistico

5 anni

30.01.25.00 Predisposizione telegrammi ufficiali

Presidenza

Legislatura/ Anno

Telegrammi declinatori inviti di partecipazione; auguri; condoglianze a firma

del Presidente

5 anni

30.05.00.00 Informazione e comunicazione




5 anni

30.05.05.00 Rapporti con gli organi di

informazione

30.05.05.01 Conferenze stampa Anno Testo dell’invito Ill.

52



53

Indice di

classificazione



30.05.05.05 Note e comunicati stampa

Anno

Note e comunicati stampa Ill.

30.05.05.10 Registrazione audio sedute

Legislatura/ Numero e data

seduta

Cassette audio delle registrazioni effettuate da emittenti convenzionate

Ill.



Indice di

classificazione



35.00.00.00 Organizzazione e controllo

interni


35.01.01.00 Determinazioni dipartimentali

Anno/ Dipartimento

Determinazioni Ill.

35.01.05.00 Determinazioni interdipartimentali

Anno Determinazioni Ill.

35.01.10.00 Ordini di servizio Anno/ Dipartimento/

Ufficio

Ordini di servizio Ill.

35.05.00.00 Organizzazione 35.05.01.00 Obiettivi 35.05.01.01 Obiettivi

interdipartimentale Anno

Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella

obiettivi; determinazione interdipartimentale; relazione finale e allegati vari

Ill.

35.05.01.05 Obiettivi dipartimentali Anno/ Dipartimento

Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella obiettivi; determinazione dipartimentale;

relazione finale e allegati vari

Ill.

35.05.01.10 Obiettivi Area Anno/ Area

Delibera dell’Ufficio di presidenza; direttiva; relazione finale e allegati

Ill.

35.05.01.15 Progetti Anno/ Progetto

Fascicolo articolato in sottofascicoli intestati al nominativo del dirigente responsabile del

progetto, contenenti relazioni e allegati

Ill.

35.05.05.00 Risorse umane Ill. 35.05.05.01 Gruppi di lavoro Anno/

Gruppo di studio Determinazione dipartimentale o

interdipartimentale di costituzione Gruppo di lavoro; notifiche al personale; verbali riunioni gruppo; relazioni periodiche e

allegati vari; relazione finale

Ill.


Atto costituzione progetto (determinazione); verbali documentazione di supporto;

relazione finale

Ill.

35.05.05.10 Formazione 1. Anno/ Piano formativo

Richieste dei dirigenti Area (esigenze formative); piano annuale; relazione annuale

Ill.

54



55

Indice di

classificazione



finale 2. Anno/

Ente formatore Offerte formative 5 anni

35.05.10.00 Risorse strumentali Anno In via di definizione Ill. 35.05.15.00 Risorse finanziarie Anno In via di definizione Ill. 35.10.00.00 Controllo 35.10.01.00 Monitoraggio e

verifica raggiungimento

obiettivi

35.10.01.01 Obiettivi interdipartimentale

Anno

Delibera dell’Ufficio di presidenza; tabella analitica obiettivi; schede periodiche di

monitoraggio; relazioni periodiche; eccetera

Ill.

35.10.01.05 Obiettivi dipartimentali Anno/ Dipartimento


monitoraggio; relazioni periodiche; eccetera

Ill.

35.10.01.10 Obiettivi Area Anno/ Area


monitoraggio; relazioni bimestrali; direttive; eccetera

Ill.


Schede periodiche di monitoraggio; valutazione finale

Ill.

35.15.00.00 Sviluppo organizzativo

35.15.01.00 Proposte migliorative

Anno Rapporti periodici Ill.


40.- Sistemi informativi

Indice di

classificazione



40.00.00.00 Sistemi informativi

40.01.00.00 Sistemi informatici 40.01.01.00 Disposizioni e




5 anni

40.01.05.00 Pianificazione Denominazione sistema

Richieste degli uffici; segnalazioni; convenzioni con fornitori

Ill.

40.01.10.00 Gestione e manutenzione

Denominazione sistema

Richieste degli uffici; segnalazioni; convenzioni con fornitori; collaudi;

autorizzazioni e abilitazioni

Ill.

40.05.00.00 Servizio bibliotecario e centro di

documentazione




5 anni

40.05.01.01 Pianificazione Anno In via di definizione Ill. 40.05.05.00 Acquisizione

materiale

40.05.05.01 Inventario pubblicazioni acquistate

Inventario/ Numero progressivo

Registro/Inventario Ill.

40.05.05.05 Inventario pubblicazioni gratuite

Inventario/ Numero progressivo

Registro/Inventario Ill.

40.05.05.10 Periodici Anno/ Periodico

Elenchi degli acquisti e corrispondenza relativa

10 anni

40.05.05.15 Gazzette ufficiali Anno/ Gazzetta ufficiale


10 anni

40.05.05.20 Bollettini regionali Anno/ Bollettino regionale


10 anni

40.05.05.25 Libri Anno Elenchi degli acquisti e corrispondenza relativa

10 anni

40.05.05.30 Materiale documentario Giunta regionale ed enti

Anno Richieste e comunicazioni 10 anni

56


40.- Sistemi informativi

57

Indice di

classificazione



locali 40.05.10.00 Servizio all’utenza 40.05.10.01 Richieste e prestito Anno Fascicolo articolato nei seguenti

sottofascicoli: 1.Richieste ricerche e documentazione;

2. Prestito pubblicazioni

5 anni

40.05.10.05 Indici riviste 1. Anno Elenchi consegne indici; richieste di fotocopie

Ill.

2. Materia Fascicoli tematici Ill. 40.05.10.10 Rapporti con altre

biblioteche 1. Biblioteca Materiale documentario relativo a rapporti di

diversa natura con singole biblioteche Ill.

2. Anno/ Iniziativa

Documentazione relativa a iniziative specifiche (es. coordinamento interregionale

delle biblioteche)

Ill.

40.05.10.15 Redazione dossier Fascicolo per materia

Fascicoli tematici 5 anni

40.10.00.00 Sistema documentario (archivio-protocollo)

Attività di competenza relative all’organizzazione del sistema documentale:

gestione protocollo informatico; aggiornamento e gestione del piano di

conservazione, del manuale di gestione; eccetera




5 anni

40.10.05.00 Pianificazione In via di definizione Ill. 40.10.10.00 Gestione e

manutenzione In via di definizione Ill.



Indice di

classificazione



45.00.00.00 Gestione delle risorse umane

45.01.00.00 Assunzioni 45.01.01.00 Disposizioni e




5 anni

45.01.05.00 Assunzioni a tempo determinato

45.01.05.01 Contratti Qualifica funzionale/ Nominativo

Richiesta dell’organo politico con allegato il curriculum del candidato; lettera di

trasmissione della richiesta all’Ufficio di presidenza; decisione dell’Ufficio di

presidenza; lettera di trasmissione della decisione dell’Ufficio di presidenza alla

Giunta regionale; contratto di assunzione; presa di servizio; rinnovi annuali del

contratto; documenti relativi al trattamento economico.

In caso di decadenza del contratto: lettera di

dimissioni del contrattista o richiesta dell’organo politico di non valersi più del

contrattista; comunicazione di decadenza del contratto inviata al contrattista.

In caso di pratiche senza seguito: richiesta

dell’organo politico con allegato il curriculum del candidato; lettera di non accettazione del candidato o lettera di

disdetta dell’organo politico o lettera di non accettazione del servizio del personale del

Consiglio regionale

Ill.

45.01.05.05 Contratti lavoro interinale

1. Impresa fornitrice lavoro

temporaneo

Documenti relativi ai rapporti con l’impresa fornitrice

10 anni

2. Nominativo Contratto e giustificativi Ill.

58



Indice di

classificazione



45.05.00.00 Mobilità 45.05.01.00 Disposizioni e




5 anni

45.05.05.00 Comandi Nominativo Richiesta dell’organo politico o della struttura; lettera trasmissione richiesta

all’Ufficio di presidenza; decisione dell’Ufficio di presidenza; lettera alla

struttura di appartenenza; documenti relativi al trattamento economico e alla presenza in

servizio

Ill.

45.05.10.00 Trasferimenti interni

Nominativo Documentazione relativa al trasferimento tra dipartimenti: richiesta struttura e/o dipendente; nulla osta struttura di

destinazione e/o provenienza; determinazione; presa di servizio

Ill.

45.05.15.00 Passaggi interni Nominativo Documentazione relativa al trasferimento all’interno dello stesso dipartimento:

richiesta ufficio e/o dipendente; nulla osta ufficio di destinazione e/o provenienza;

ordine di servizio; presa di servizio

Ill.

45.05.20.00 Distacchi sindacali Nominativo Richiesta e provvedimento di distacco Ill. 45.10.00.00 Trattamento giuridico 45.10.01.00 Disposizioni e




5 anni

45.10.05.00 Inquadramento giuridico

Nominativo Inquadramento giuridico ed economico; trasformazione del rapporto di lavoro; provvedimenti disciplinari; rapporti

informativi; stato matricolare; accertamenti malattie per cause di servizio; aspettative; assenze obbligatorie; incarichi dirigenziali;

eccetera

Ill.

45.15.00.00 Attività di servizio per

59



Indice di

classificazione



il personale 45.15.01.00 Incarichi pubblici 45.15.01.01 Disposizioni e direttive Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne,



5 anni

45.15.01.05 Nomine Nominativo Nomina e decadenza dall’incarico Ill. 45.15.05.00 Partecipazione a

gruppi di lavoro e progetti finalizzati

Nominativo Fascicolo composto da sottofascicoli intestati ai vari gruppi di lavoro e progetti finalizzati a

cui ha partecipato il dipendente

Ill.

45.15.10.00 Part-time 45.15.10.01 Disposizioni e direttive Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne,



5 anni

45.15.10.05 Richiesta part-time Nominativo Domanda del dipendente; documenti istruttori; pareri; rinvii; quesiti; contratti

individuali di part-time; eccetera

Ill.

45.15.15.00 Gestione badge Nominativo Rilascio; distruzione; smarrimento; eccetera 10 anni 45.15.20.00 Gestione cedolini Mese/

Nominativo Raccolta delle copie dei cedolini e lettere di

trasmissione della Giunta regionale 5 anni

45.15.25.00 Buoni pasto Nominativo Schede 10 anni 45.15.30.00 Gestione

presenze/assenze

45.15.30.01 Direttive e disposizione Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

60



Indice di

classificazione



45.15.30.05 Assenze ordinarie 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo/ Anno

Giustificativi e autorizzazioni relativi a ferie, servizi esterni, recupero straordinario,

permessi orari, eccetera

10 anni

45.15.30.10 Missioni 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Richiesta dipendente; modulo invio in missione; modulo di richiesta anticipazione

spesa; erogazione anticipo (mandato di pagamento); schema di liquidazione;

riepilogo spese sostenute in missione e fatture; erogazione anticipo; liquidazione

(con accredito o con determinazione)

Ill.

45.15.30.15 Diritto allo studio 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Richiesta del dipendente, delibera dell’Ufficio di presidenza, certificazioni

frequenza, certificazione esami

Ill.

45.15.30.20 Aspettativa senza retribuzione

1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Richiesta del dipendente; certificati; nulla osta del dirigente; determinazione della Giunta regionale; notifica al dipendente

Ill.

45.15.30.25 Infortunio 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

61



Indice di

classificazione



2.Nominativo Certificato ospedaliero; denuncia all’INAIL e alla PS; certificati medici

Ill.

45.15.30.30 Causa di servizio 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Richiesta causa di servizio; allegati vari (dichiarazione del dirigente, eccetera); deliberazione della Giunta regionale di

riconoscimento o non riconoscimento della causa di servizio

Ill.

45.15.30.35 Malattia 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Certificato medico; richiesta visite fiscali; risultati visite fiscali; certificazioni varie

Ill.

45.15.30.40 Assistenza portatori di handicap

1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Certificato ASL (connotazione di gravità); richiesta del dipendente per usufruire

benefici della l. 104/1992; certificazioni varie; eccetera

Ill.

45.15.30.45 Invalidità 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera.


5 anni

2.Nominativo Certificato e permessi Ill. 45.15.30.50 Maternità e puerperio 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne,



5 anni

2.Nominativo Certificato di gravidanza;eventuale certificato Ispettorato del lavoro;

10 anni

62



Indice di

classificazione



comunicazione del dipendente inizio astensione obbligatoria; certificato di nascita; permessi parentali (assistenza figlio fino a 3

anni / dai 3 agli 8 anni) 45.15.30.55 Aspettative sindacali 1.Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne,



5 anni

2.Nominativo Richiesta e autorizzazione aspettativa Ill. 45.20.00.00 Formazione e

aggiornamento del personale




5 anni

45.20.05.00 Proposte formazione e

aggiornamento

Ente di formazione Materiale pubblicitario o informativo 1 anno

45.20.10.00 Programmazione corsi

Anno/ Tipologia corso


45.20.15.00 Partecipazione a corsi, convegni e

seminari

63



Indice di

classificazione



45.20.15.01 Corsi generali programmati dalla Giunta regionale

1. Anno Lettera della Giunta regionale di istituzione corso con allegata scheda informativa; lettere

di trasmissione dell’iniziativa alle strutture del Consiglio regionale; schede nominative

elaborate dai dirigenti; lettera di trasmissione alla Giunta regionale con allegato l’elenco nominativo del personale individuato per la

partecipazione al corso; calendario corsi predisposto dalla Giunta regionale;

comunicazioni al personale delle date del corso

5 anni

2. Nominativo/ Corso

Attestato di partecipazione al corso Ill.

45.20.15.05 Corsi per categoria di classificazione del

personale (A, B, C e D)

1. Anno/ Corso

Lettera della Giunta regionale di istituzione corso con allegata scheda informativa; lettere





5 anni

2. Nominativo Attestato di partecipazione al corso Ill. 45.20.15.10 Corsi per fascia organica

programmati dalla Giunta regionale

1. Anno/ Corso






5 anni

2. Nominativo/ Attestato di partecipazione al corso Ill.

64



Indice di

classificazione



Corso 45.20.15.15 Corsi di reinserimento 1. Anno/

Corso Richiesta della Giunta regionale e relativa comunicazione dei nominativi; calendario corsi predisposto dalla Giunta regionale; comunicazione al personale delle date del

corso

5 anni

2. Nominativo/ Corso

Attestato di partecipazione al corso Ill.

45.20.15.20 Corsi per categorie protette

1. Anno/ Corso






5 anni

2. Nominativo Attestato di partecipazione al corso Ill. 45.20.15.25 Corsi individuali Nominativo Materiale informativo e proposta formativa;

richiesta di partecipazione del dipendente; autorizzazione del dirigente; iscrizione al

corso; attestato partecipazione corso; fatture corso; liquidazione spese corso

Ill.

45.25.00.00 Cessazioni 45.25.01.00 Disposizioni e




5 anni

45.25.05.00 Cessazione per inabilità assoluta e

permanente

Nominativo Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro

Ill.

65



66

Indice di

classificazione



45.25.10.00 Cessazione di diritto Nominativo Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro

Ill.

45.25.15.00 Dimissioni Nominativo Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro

Ill.

45.25.20.00 Collocamento a riposo

Nominativo Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro

Ill.

45.25.25.00 Decesso Nominativo Materiale istruttorio e provvedimento di risoluzione rapporto di lavoro

Ill.

45.30.00.00 Relazioni sindacali 45.30.01.00 Disposizioni e




5 anni

45.30.05.00 Nomina rappresentanti

interni

Nominativo Comunicazioni di nomina ed eventuale comunicazione di dimissioni o revoca

Ill.

45.30.10.00 Convocazione riunioni sindacali

Anno/ Organizzazione

sindacale

Raccolta convocazioni 10 anni



Indice di

classificazione



50.00.00.00 Gestione delle risorse

finanziarie

50.01.00.00 Bilancio e rendicontazione




5 anni.

50.01.05.00 Bilancio di previsione Anno Comunicazioni fabbisogni degli uffici; lettere di risposta dell’ufficio; relazione tecnico-amministrativa; prospetto delle

entrate; prospetto delle uscite; prospetto dei centri di costo; prospetto comparativo anno

precedente; delibera dell’Ufficio di presidenza; deliberazione Consiglio

regionale;

Ill.

50.01.10.00 Conto consuntivo Anno Prospetto della Tesoreria per le entrate; prospetto della Tesoreria per le uscite;

ricognizione dei residui perenti; prospetto delle entrate; prospetto delle uscite; quadro

riassuntivo delle entrate e delle uscite; conto patrimoniale dei beni immobili; conto

generale del patrimonio; relazione tecnico-amministrativa; dimostrazione dei punti di concordanza tra la contabilità di bilancio e

quella patrimoniale; relazione Collegio revisori dei Conti; delibera dell’Ufficio di presidenza di approvazione; proposta di

deliberazione del Consiglio regionale; conto consuntivo dell’Istituto «Carlo Iemolo»

Ill.

67



Indice di

classificazione



50.01.15.00 Variazioni di bilancio

Anno Delibera Ufficio di presidenza per presa d’atto delle variazioni; relazione tecnico-amministrativa; prospetto delle entrate;

prospetto delle uscite; prospetto comparativo anno precedente; delibera dell’Ufficio di presidenza; proposta di deliberazione del

Consiglio regionale per la variazione

Ill.

50.01.20.00 Residui perenti Anno Elenco dei residui perenti; lettera di trasmissione al dipartimento competente;

determinazione del dirigente di ricognizione residui perenti; lettera di trasmissione della

determinazione alla Giunta regionale

Ill.

50.05.00.00 Controllo contabile Anno Lettera di richiesta e comunicazioni uffici proponenti

10 anni

50.10.00.00 Gestione delle entrate 50.10.01.00 Disposizioni e




5 anni

50.10.05.00 Introiti 50.10.05.01 Prospetto del mastro

delle entrate Anno Tabulato Ill.

50.10.05.05 Reversali Anno Raccolta ordinata progressivamente in base al numero delle reversali

10 anni

50.15.00.00 Gestione delle uscite 50.15.01.00 Disposizioni e




5 anni

50.15.05.00 Impegni di spesa

68



Indice di

classificazione



50.15.05.01 Deliberazioni Anno Deliberazioni 10 anni 50.15.05.05 Determinazioni Anno Determinazioni 10 anni 50.15.05.10 Ordinanze Anno Ordinanze 10 anni 50.15.05.15 Partitario degli impegni

di spesa Anno Tabulato Ill.

50.15.05.20 Distinte degli impegni Anno Distinte 10 anni 50.15.05.25 Dichiarazione

dell’impegno preso Anno Lettere di dichiarazione d’impegno 10 anni

50.15.10.00 Mandati 1. Anno Registro dei mandati Ill. 2.Anno Raccolta ordinata progressivamente in base

al numero del mandato di pagamento 10 anni

50.15.15.00 Adempimenti fiscali 50.15.15.01 Certificazioni fiscali Anno Fascicolo articolato in sottofascicoli per

tipologia (indennità, vitalizi, consulenti e collaboratori, eccetera)

10 anni

50.15.15.05 Versamenti delle imposte Anno Riepiloghi mensili dei versamenti 10 anni 50.15.20.01 Monitoraggio flussi

di spesa Prospetto periodico delle situazioni di entrata e di

uscita del bilancio

Anno Tabulati periodici 10 anni

50.15.25.00 Gestione spesa per fornitore

Fornitore Scheda per fornitore Ill.

50.20.00.00 Rapporti con la Tesoreria regionale




5 anni

50.20.05.00 Trasmissione mandati e reversali

69



Indice di

classificazione



50.20.05.01 Distinte dei mandati di pagamento

Anno Distinte 10 anni

50.20.05.05 Distinte delle reversali di riscossione

Anno Distinte 10 anni

50.20.10.00 Riscontro di cassa e competenza

50.20.10.01 Giornale di cassa Anno Tabulato Ill. 50.20.10.05 Trasmissione giornale di

cassa Anno Lettere di trasmissione 10 anni

50.20.10.10 Estratti mensili di cassa Anno Tabulato 10 anni 50.20.10.15 Movimenti di

competenza e di cassa Anno Tabulato 10 anni

50.25.00.00 Gestione fondo economale




5 anni

50.25.05.00 Cassa contante 50.25.05.01 Distinte Anno Distinte entrata ed uscita; giustificativi di

spesa 10 anni

50.25.05.05 Giornale di cassa Anno Tabulato Ill. 50.25.10.00 Liquidazione spese

fondo economale

50.25.10.01 Ordine di accreditamento Anno Determina ordine di accreditamento; elenco trasmissione ordinativo banca; distinta spese;

buoni di prelevamento per contanti; ordinativo

10 anni

50.25.10.05 Missioni presidente e consiglieri

Anno Richiesta di anticipazione; giustificativo di spesa; ordinativo di pagamento

10 anni

50.25.10.10 Spese di rappresentanza presidente e Ufficio di

presidenza

Anno Documentazione relativa alle spese per l’attività del Cerimoniale

10 anni

70



Indice di

classificazione



50.25.10.15 Acquisti per gli uffici Anno Richiesta materiali; ordini; bolle di consegna e fattura; ordinativi o ordinanze di

pagamento

10 anni

50.25.10.20 Missioni personale Anno Anticipazione missioni; richiesta rimborsi; giustificativi di spesa; ordinativi di

pagamento

10 anni

50.25.15.00 Rendicontazione Anno Determina di rendiconto; prospetto ordini di accreditamento; elenco spese per capitolo;

riscontri bancari

Ill.

50.30.00.00 Tenuta dei beni mobili 50.30.01.00 Magazzino 50.30.01.01 Carico e scarico Anno Registro 5 anni 50.30.01.05 Assegnazione beni Anno Lettera richiesta uffici e ricevuta

assegnazione bene 5 anni

50.30.05.00 Inventario dei beni 50.30.05.01 Inventario generale Registro Ill. 50.35.00.00 Tenuta e

aggiornamento dell’albo fornitori




5 anni

50.35.05.00 Gestione dei fornitori

50.35.05.01 Fornitore Variazioni e contenzioso; corrispondenza con le ditte per l’iscrizione all’Albo

10 anni

50.35.05.05 Fornitori esclusi Corrispondenza con le ditte per l’iscrizione all’Albo

10 anni

50.35.10.00 Tenuta dell’albo dei fornitori

50.35.10.01 Iscrizione all’Albo dei fornitori

Anno Avviso pubblicato sul «Bollettino ufficiale della Regione Lazio» e quotidiani; ordinanza

di istituzione commissione di valutazione; verbale della commissione comprensivo

dell’elenco delle imprese inserite e

Ill.

71



Indice di

classificazione



dell’elenco delle imprese respinte; stampa dell’Albo fornitori

50.35.10.05 Albo dei fornitori Triennio Tabulato Ill. 50.40.00.00 Gestione appalti e

predisposizione contratti




5 anni

50.40.05.00 Predisposizione ed esecuzione gare

pubbliche e trattative private

Anno/ Appalto

Delibera dell’Ufficio di presidenza; determina di delibera; bando o avviso

pubblico; disciplinare di gara; capitolato speciale; capitolato tecnico; nota di

trasmissione per la pubblicazione; lettera di invito o di esclusione alle ditte;

determinazione per la nomina della commissione; elenco degli ammessi; offerte;

valutazione della commissione; verbale di commissione; richiesta requisiti per

contrarre; determina per l’approvazione della procedura e indicazione aggiudicataria; atti

di pubblicazione

Ill.

50.40.10.00 Predisposizione e esecuzione contratti e provvedimenti di

liquidazione

1. Repertorio contratti

Registro Ill.

2. Anno/ Contratto

Delibera dell’Ufficio di presidenza; determina di delibera a contrarre; richiesta

dei requisiti per contrarre; certificato camerale; relazione tecnica; contratto;

determina di approvazione del contratto

Ill.

50.45.00.00 Fornitura beni e servizi

Si tratta di beni e servizi esterni acquisiti dal Consiglio regionale



Documentazione in copia, di supporto

5 anni

72



Indice di

classificazione



all’attività amministrativa 50.45.05.00 Abbonamento

giornali e riviste 1. Anno/

Abbonamento Lettera di comunicazione agli uffici; lettera

di risposta; lettera di richiesta di abbonamento; determina proposta elenco

abbonamenti; determina approvazione dell’Ufficio di presidenza; lettera di

comunicazione di approvazione dell’Ufficio di presidenza; ordine di pagamento

5 anni

2.Anno/ Testata di giornale

Elenco di acquisto per edicole; note di spesa; giustificativo di spesa; ordinanze di

liquidazione

10 anni

3. Casa editrice Documentazione di carattere anagrafico e gestionale relativa alla singola casa editrice

10 anni

50.45.10.00 Acquisto pubblicazioni

Anno Fascicolo articolato in sottofascicoli, divisi per fornitura, contenenti: lettera di richiesta

degli uffici; lettera di comunicazione acquisto; lettera di comunicazione fornitura;

giustificativo di spesa; fattura e determinazione di liquidazione

5 anni

50.45.15.00 Acquisto servizi agenzie di stampa

Anno/ Agenzia di stampa

Contratto; convenzione; giustificativo di spesa; ordinanza di liquidazione

5 anni

50.45.20.00 Acquisto spazi pubblicitari

Anno/ Concessionario

Fascicolo articolato in sottofascicoli, intestati ai concessionari, contenenti: lettera

comunicazione dell’Ufficio di presidenza; lettera di richiesta pubblicità; giustificativi di

spesa; ordinanza di liquidazione

5 anni

50.45.25.00 Pubblicazione bandi Anno/ Testata di giornale

Fascicolo articolato in sottofascicoli, intestati per singolo bando, contenenti: lettera di richiesta di pubblicazione da parte degli

uffici con bando allegato; lettera di richiesta di pubblicazione ai giornali con bando

allegato; giustificativo di spesa con allegate le pagine dei giornali; determina di

liquidazione

5 anni

50.45.30.00 Servizio di disinfestazione e derattizzazione

Anno/ Fornitore

Lettera di trasmissione contratto con contratto allegato; lettera richiesta servizio

alle ditte; nota lavori giornalieri;

5 anni

73



Indice di

classificazione



giustificativo di spesa; ordinanza di liquidazione

50.45.35.00 Servizio di trasloco e facchinaggio

Anno/ Fornitore

Lettera di trasmissione contratto con contratto allegato; lettera richiesta servizio alle ditte; lettera richiesta necessità degli uffici; nota lavori giornalieri; fattura e

ordinanza di liquidazione

5 anni

50.45.40.00 Gestione sistema rilevazione

automatica presenze

Anno/ Fornitore

Contratto; lettere richieste intervento; fatture e ordinanze di pagamento

5 anni

50.45.45.00 Fornitura per uffici Anno/ Fornitura

Lettera richiesta agli uffici; lettera richiesta al fornitore; bolla di consegna; fatture

ordinativo di pagamento.

In caso di spese eccedenti la competenza del fondo economale, il fascicolo contiene

anche: richiesta; determina per spesa e scelta fornitore; bolla di consegna vistata dal

magazzino; fattura; ordinativo di liquidazione al tesoriere.

5 anni

50.45.50.00 Servizio piante e giardini

Anno/ Fornitore

Contratto; determina espletamento di gara e impegno di spesa; richiesta lavori

straordinari; richiesta degli uffici; bolle di consegna; giustificativi di spesa e ordinanze di pagamento; corrispondenza con la società

intestataria del contratto

5 anni

50.45.55.00 Servizio mensa Anno/ Fornitore

Contratto; determina espletamento di gara e impegno di spesa; giustificativi di spesa;

ordinanze di pagamento. Il fascicolo contiene un sottofascicolo relativo ai pasti gratuiti

formato da: richiesta del Cerimoniale; lettera di richiesta al servizio mensa; giustificativo

di spesa; ordinanza di pagamento; corrispondenza con gli uffici e la società

intestataria del contratto

5 anni

74



75

50.45.60.00 Servizio bar interno Anno/ Fornitore

Contratto; determina espletamento di gara e impegno di spesa; giustificativi di spesa;

ordinanze di pagamento; corrispondenza con gli uffici e la società intestataria del contratto

5 anni

50.45.65.00 Servizio telefonia fissa

Anno/ Fornitore

Distinta delle telefonate; bollette; ordinanza di pagamento

5 anni

50.45.70.00 Servizio telefonia mobile

1. Anno/ Fornitore

Distinta delle telefonate; bollette; ordinanza di pagamento

5 anni

2. Nominativo Lettera di richiesta utente; lettera di richiesta alla società telefonica

5 anni



Indice

di classificazione



55.00.00.00 Gestione delle risorse

strumentali

55.01.00.00 Manutenzione ordinaria e

straordinaria




5 anni

55.01.05.00 Beni immobili 55.01.05.01 Lavori edili Anno/

Immobile/ Tipologia di intervento

Lettera richiesta lavori; registro ordini di lavori; relazione di collaudo; libretto delle

misure; certificato di pagamento; determina di pagamento; giustificativo di pagamento;

dichiarazione di conformità ditte

Ill.

55.01.05.05 Impianti tecnologici Anno/ Immobile/

Tipologia intervento

Lettera richiesta lavori; registro ordini di lavori; relazione di collaudo; libretto delle

misure; certificato di pagamento; determina di pagamento; giustificativo di pagamento;

dichiarazione di conformità ditte

Ill.

55.01.05.10 Parco e piante ornamentali

Anno/ Tipologia intervento

Lettera richiesta lavori; preventivo progetto lavori; eventuale relazione di collaudo;

giustificativo di pagamento; determina di pagamento

Ill.

55.01.10.00 Beni mobili Utenza/ Anno/

Tipo di bene

Lettera richiesta uffici; autorizzazione alla riparazione; rapporto

5 anni

55.05.00.00 Prevenzione e sicurezza




5 anni

55.05.05.00 Sicurezza luoghi di lavoro

Anno Certificazioni relative agli impianti; attività diverse relative alla sicurezza dei luoghi di

lavoro.

Ill.

76



Indice

di classificazione



55.10.00.00 Gestione autoparco 55.10.01.00 Disposizioni e




5 anni

55.10.05.00 Servizio autisti 55.10.05.01 Utilizzo automezzo Anno/

Autista Tabulato utilizzo automezzo 1 anno

55.10.05.05 Ordini di servizio giornaliero

Anno/ Autista

Fogli di marcia giornalieri 1 anni

55.10.05.10 Fogli di marcia giornalieri

Anno/ Autista

Fogli di marcia giornalieri 5 anni

55.10.05.15 Fogli mensili di viaggio Anno/ Autista

Fogli mensili di viaggio 5 anni

55.10.05.20 Fogli mensili di reperibilità e turnazione

autisti

Mese/ Autista

Fogli mensili di reperibilità 1 anno

55.10.10.00 Automezzi di servizio

55.10.10.01 Autovettura Fascicolo generale Libretto di circolazione; bollo di circolazione; tagliando assicurativo;

dichiarazione di presa consegna dell’autovettura da parte dell’autista;

contratto di assicurazione; permessi accesso zona ZTL (Comune di Roma)

Ill.

55.10.10.05 Buoni carburante 1. Anno Registro carico 10 anni

2. Anno/ Autovettura

Matrici buoni carburante 1 anno

3.Anno/ Fornitore

Comunicazioni; giustificativi di spesa; ordinanza di pagamento

10 anni

55.10.10.10 Assicurazione Anno Comunicazioni; giustificativi di spesa; ordinanza di pagamento

10 anni

55.10.10.15 Contravvenzioni Anno Contravvenzione e ricevuta di pagamento 10 anni

77



Indice

di classificazione



55.10.10.20 Sinistri Anno Denuncia di sinistro da parte dell’autista; lettera di comunicazione all’assicurazione (sottofascicoli intestati alle singole vetture)

10 anni

55.10.10.25 Manutenzione Anno/ Fornitore

Comunicazioni; giustificativi di spesa; ordinanza di pagamento

10 anni

55.10.10.30 Viacard/Telepass Anno/ Autovettura

Foglio di riconoscimento Viacard/Telepass; giustificativi di spesa

1 anno

55.10.10.35 Autolavaggio 1. Anno Registro lavaggi 1 anno 2. Anno/

Autovettura Lettera di convenzione; giustificativi di

spesa; ordinanze di pagamento 1 anno

55.15.00.00 Gestione servizi generali

Servizi gestiti direttamente dal Consiglio regionale

55.15.01.00 Passi 55.15.01.01 Disposizioni e direttive Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne,



5 anni

55.15.01.05 Giornaliero 1. Anno Registro accessi Ill. 2. Anno Fogli accessi 1 anno

55.15.01.10 Temporaneo 1. Anno Registro accessi Ill. 2. Anno Fogli di autorizzazione 1 anno

55.15.05.00 Vigilanza Anno In via di definizione 10 anni 55.15.10.00 Pulizie Anno In via di definizione 5 anni 55.15.15.00 Disinfestazione e

derattizzazione Anno Lettera richiesta lavori; calendario annuale e

comunicazione agli uffici 5 anni

55.15.20.00 Servizio fotoriproduzione

55.15.20.01 Richieste lavori di fotoriproduzione

1. Anno/ Registro richieste

Registro 5 anni

2. Anno/ Richieste evase

Lettere richieste e moduli di ricevuta 1 anno

3. Anno/ Richieste non evase

Lettere richieste 1 anno

55.15.20.05 Relazione attività Anno Relazione annuale dell’attività svolta dal servizio di fotoriproduzione

Ill.

55.15.25.00 Servizio tipografico

78



Indice

di classificazione



55.15.25.01 Richieste lavori di tipografia

1. Anno Registro richieste 5 anni


Lettere richieste; moduli di ricevuta, modelli di documenti da riprodurre

1 anno



55.15.25.05 Relazione attività Anno Relazione annuale dell’attività svolta dal servizio tipografico;

modelli riprodotti (carta intestata; buste; biglietti da tavolo e da visita; manifesti e

manifestini)

Ill..

55.15.30.00 Servizio legatoria 55.15.30.01 Richieste lavori di

legatoria 1. Anno Registro richieste 5 anni


Lettere richieste; moduli di ricevuta 1 anno



55.15.30.05 Relazione attività Anno Relazione annuale dell’attività svolta dal servizio legatoria

Ill.

55.15.35.00 Servizio accettazione

corrispondenza

Anno Registro 5 anni

55.15.40.00 Servizi spedizione 55.15.40.01 Spedizione postale 1. Anno Registro spedizioni 10 anni

2. Anno Richieste; rendiconti giornalieri e distinte per raccomandata

5 anni

55.15.40.05 Spedizione telex 1. Anno Registro spedizioni 10 anni 2. Anno Fascicolo articolato in sottofascicoli, intestati

alle strutture, contenenti: richieste di spedizione telex e atto spedito

5 anni

55.15.40.10 Spedizione fax 1. Anno Registro spedizioni 10 anni 2. Anno Fascicolo articolato in sottofascicoli, intestati

alle strutture, contenenti: richieste di spedizione fax e atto spedito

5 anni

55.15.40.15 Spedizione fonogrammi 1. Anno Registro spedizioni 10 anni 2. Anno Fascicolo articolato in sottofascicoli, intestati 5 anni

79



80

Indice di

classificazione



alle strutture, contenenti: richieste di spedizione fonogramma e atto spedito


Appendici

Appendici

Nelle Appendici sono presentate le proposte di piano di classificazione e di piano di conservazione per organi ed organismi non inquadrati nella struttura del Consiglio regionale del Lazio. In particolare si tratta di funzioni, macroattività ed attività relative agli organi di vigilanza e di garanzia (Difensore civico e Comitato regionale per le comunicazioni – CORECOM), alla Consulta femminile e ai gruppi consiliari.

81


Appendice I – Difensore civico

Appendice I

Difensore civico


Piano di conservazione

82



Indice

di classificazione



Elezione Anno Deliberazione di elezione del Consiglio regionale

Ill.

Disposizioni e




5 anni

Verifica sugli atti della pubblica

amministrazione

Verifica sull’amministrazione

regionale

Istanze dei cittadini Anno/ Numero progressivo

richiesta

Richiesta del cittadino; materiale per la fase istruttoria; risposta del Difensore civico

Ill.

Istanze delle associazioni

Anno/ Numero progressivo

richiesta

Fascicolo organizzato in sottofascicoli per associazione; richiesta dell’associazione;

materiale per la fase istruttoria; risposta del Difensore civico

Ill.

Attività d’ufficio Anno Materiale per la fase istruttoria, relazioni relative all’attività di verifica svolta motu

proprio dal Difensore civico

Ill.

Verifica sugli enti locali


richiesta


Ill.



richiesta



Ill.

Attività d’ufficio Anno Materiale per la fase istruttoria, relazioni Ill.

83



84

Indice di

classificazione



relative all’attività di verifica svolta motu proprio dal Difensore civico

Verifica sulle amministrazioni

periferiche dello Stato


richiesta


Ill.



richiesta



Ill.



Ill.

Verifica sugli enti subregionali



richiesta



Ill.



Ill.

Comunicazione attività

Relazioni annuali a presidenti della

Giunta regionale e del Consiglio

regionale

Anno Lettera di trasmissione e relazione Ill.

Relazioni annuali a presidenti di

Camera e Senato

Anno Lettera di trasmissione e relazione Ill.


Appendice II – Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM)

Appendice II

Comitato regionale per le comunicazioni (CORECOM)

Piano di classificazione

e Piano di conservazione

Il piano di classificazione che segue è il risultato dell’analisi della legge istitutiva del Comitato. Non è stato possibile articolare ulteriormente i livelli del piano in quanto la struttura amministrativa ed organizzativa dell’organismo era in via di definizione e così anche l’assegnazione delle relative competenze.

85



Indice

di classificazione

I Livello

II Livello III Livello IV Livello Unità archivistica Descrizione Tempi di tenuta

Nomina e costituzione

Anno Decreto del Presidente della Giunta Ill.

Controllo sulle comunicazioni

Disposizioni e direttive



5 anni

Atti seduta Anno/ Numero e data

seduta

Il fascicolo è articolato in una parte generale contenente convocazione, ordine del giorno,

fogli presenza e verbale e da due sottofascicoli

1. Pareri riguardanti le seguenti materie: Rete televisiva senza

pubblicità; piano di assegnazione frequenze; destinazione fondi per la publicità alle emittenti locali;

piano dei programmi Rai regionale;.

2. Proposte riguardanti le seguenti materie: >Destinazione fondi per la

pubblicità degli enti pubblici; programmazione radiofonica e

televisiva ai concessionari pubblici e privati; collaborazione tra regione e servizio pubblico

radiotelevisivo

Ill.

Vigilanza In via di definizione Ill. Campagna

elettorale radiotelevisiva


Inquinamento elettromagnetico


Tenuta archivi e attività di censimento

86



87

Indice di

classificazione

I Livello


Archivio siti In via di definizione Ill. Censimento

dell’editoria regionale


Regolazione accesso radiofonico e

televisivo regionale


Studi e ricerche Rilevazioni sulle imprese regionali di

comunicazione


Funzioni delegate dall’Autorità


Relazione programma attività al Consiglio

regionale e all’Autorità nazionale


Attività di divulgazione del

programma di attività


Formazione sulla comunicazione


Attività di consultazione

Organizzato in sottofascicoli relativi a: associazioni delle emittenti private, editoria

locale, associazione degli utenti, commissione regionale per le pari

opportunità, ordine dei giornalisti, organi dell’amministrazione scolastica ed

universitaria, organizzazioni sindacali dei giornalisti e lavoratori delle comunicazioni

Ill.

Attività di supporto



Appendice III –Consulta femminile

Appendice III

Consulta femminile



88


Appendice III –Consulta femminile

89

Indice

di classificazione

I Livello


Garanzia e promozione della parità tra uomo e

donna

Insediamento Anno Decreto del presidente della Giunta regionale; elenco delle associazioni; nomina

della presidente

Ill.



Documentazione in copia, di supporto all’attività amministrativa generale

5 anni

Atti seduta Anno/ Numero e data

seduta

Il fascicolo è articolato in una parte generale contenente convocazione, ordine del giorno,

fogli presenza e verbale articolata in sottofascicoli: pareri e proposte

Ill.

Studi e ricerche Gruppi di lavoro Gruppo di lavoro Composizione Gruppo di lavoro; materiale di studio; calendario riunioni; verbali riunioni ;

indirizzario partecipanti

Ill.

Organizzazione eventi Anno/ Evento

Richiesta autorizzazione; autorizzazione dell’Ufficio di presidenza; invito; richiesta

locali; master materiale distribuito; note spesa

Ill.

Partecipazione eventi Anno/ Evento

Inviti; scheda di partecipazione, materiale distribuito

Ill.

Attività editoriale Anno/ Pubblicazione

Corrispondenza con l’editore; pubblicazione Ill.


Appendice IV – Gruppi consiliari

Appendice IV

Gruppi consiliari



90



Indice

di classificazione

I Livello


Costituzione gruppo consiliare

Legislatura Convocazione; verbale; comunicazioni di costituzione e/o variazioni al presidente del

Consiglio regionale

Ill.

Programmazione attività

Legislatura/ Anno/ Seduta

Convocazione; ordine del giorno; foglio presenze; verbale; eccetera

Ill.

Presentazione provvedimenti

Legislatura/ Anno/


Il fascicolo articolato in sottofascicoli intestati ai singoli provvedimenti presentati

Ill.

Studi e ricerche Legislatura/ Anno/

Materia


Organizzazione eventi


Richiesta locali; inviti; materiale distribuito; eccetera

Ill.

Partecipazione eventi


Inviti; materiale distribuito; eccetera Ill.

Rapporti con gli organi di

informazione

Corrispondenza con gli organi di informazione

Conferenze stampa Legislatura/ Anno

Convocazioni Ill.

Note e comunicati stampa

Legislatura/ Anno

Note e comunicati Ill.

Gestione finanziamento

gruppo consiliare




5 anni

Contributi al gruppo consiliare

Legislatura/ Anno

Lettera accreditamento fondi; comunicazioni istituti di credito

10 anni

Rendiconto gruppo Legislatura/ Prima nota; fotocopie assegni emessi; 10 anni

91



92

Indice di

classificazione

I Livello


consiliare Anno fatture; rendiconto; giustificativi e lettera di trasmissione al Collegio dei revisori dei conti

Gestione finanziamento eletto – elettore


Fascicolo generale Raccolta normativa generale, norme interne, direttive, eccetera


5 anni

Dichiarazione di erogazione


Lettera comunicazione accreditamento; lettera di accredito al gruppo consiliare;

lettera di accredito ai consiglieri; dichiarazione consiglieri di utilizzo o non

utilizzo dell’erogazione; comunicazioni con istituti di credito; giustificativi, eccetera

10 anni

Consiglio regionale del Lazio · Piano di classificazione e Piano di conservazione. Consiglio...

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