Come mettere in pratica tutto ciò?Scoprilo su

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Non crediamo che la dematerializzazione possa esser fatta con lo scanner:è più corretto ed economico ripensare il ciclo di vita del documento

e produrre originali digitali grazie a una serie distrumenti di dematerializzazione.

DEMATERIALIZZARE I PROCESSI 10

Ai fini della conservazione, in ogni fase del ciclo di vita di un documentosiamo chiamati a fare delle scelte: un formato al posto di un altro,

una firma al posto di un'altra, un mezzo di postalizzazione piuttosto di un altro.

VALUTARE GLI EFFETTI SUL WORKFLOW9

La normativa sulla Privacy è trasversale a quella della conservazionee l'una non può prescindere dall'altra. Per evitare sanzioni

la conservazione va fatta nel rispetto delle norme fissate dal Dlgs 196/03.

FARE ATTENZIONE ALLA PRIVACY 8

Deve essere un documento informatico e descrivere: organizzazione,soggetti coinvolti, ruoli, modello di funzionamento, processo, architetture einfrastrutture utilizzate, misure di sicurezza e altre informazioni utili.

NON PENSARE CHE IL MANUALEDI CONSERVAZIONE SIA UN DOCUMENTO CARTACEO7

che dovrà possedere adeguate conoscenze tecnico-informatiche e cultura giuridica. Affidando la conservazione in outsourcing a un soggetto specializzato potremodelegarne a questo le attività, nominandolo Responsabile del servizio.

SCEGLIERE CON ATTENZIONEIL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 6

Con una soluzione di Firma Automatica (o massiva)potremo sottoscrivere contemporaneamente grandi volumi di documenti,senza che ci sia bisogno di visualizzarli e sottoscriverli uno per uno.

VALUTARE SOLUZIONI DI FIRMA DIGITALE AUTOMATICA5

Immodificabilità e integrità del documento informatico possono esser garantitedalla firma digitale, ma soluzioni diverse (firma elettronica o elettronica avanzata)sono anche da valutare a seconda della tipologia documentale in oggetto.

VERIFICARE LA NECESSITÀ DELLA FIRMA DIGITALE 4

Cioè, quando è emessa e recepita dal destinatario in formato elettronico.In caso contrario dovremo custodire il documento cartaceofino al completamento del processo di conservazione.

RICORDARE CHE UNA FATTURA È ELETTRONICA SE RESA TALE IN EMISSIONE3

Sono da considerarsi documenti informatici: file di testo, fogli di calcolo, presentazioni, database, immagini. Il PDF è solo uno tra i formati indicati per la conservazione*

NON CONFONDERE DOCUMENTI INFORMATICI E PDF 2

Sarebbe un grave errore credere che sia materia dei soli Sistemi Informativi.Riguarda l'intera azienda o l'intero ente perché processi, strumenti e regole

vanno condivise e diffuse tra tutte le aree

PARTIRE DALL’ASSUNTO CHE LA CONSERVAZIONE RIGUARDA TUTTA L’AZIENDA 1

Sono numerosi i benefici di una soluzione di Conservazione Digitale,se questa è fatta bene.

Ecco perciò i 10 consigli che ci permetteranno di otteneremassimi risultati col minimo sforzo.

10 CONSIGLI PER FARLA AL MEGLIO(E A NORMA)

CONSERVAZIONE DIGITALE

*Un elenco di tali formati è fornito dal DPCM del 13 Novembre 2014