Conformità legale e fiscale delle applicazioni informatiche. Dinamiche web 2.0 nel modo GDO.
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SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com
GARANZIE DI CONFORMITA’LEGALE E FISCALE DELLE APPLICAZIONI INFORMATICHE
Cenni sulle dinamiche Web 2.0
DOCFLOW e STUDIO PIROLA PENNUTO ZEI & ASSOCIATI
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Un nuovo responsabile
Al Responsabile della conservazione digitale dei documenti e delle scritture contabili, sono attribuiti diversi compiti e responsabilità ad esempio:
attesta la correttezza del processo di conservazione e gestisce il sistema;verifica la funzionalità del sistema e dei programmi;garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema;definisce le procedure per l’apposizione della marca temporale;verifica e mantiene la leggibilità dei documenti nel tempo.
Predisposizione del Manuale delle procedure della conservazione digitale
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Professionalità coinvolte
Il Tema della Fatturazione ed Archiviazione Elettronica è interdisciplinare e coinvolge diverse competenze: richiede l’intervento di “specialisti” principalmente nei seguenti ambiti:
Information Technology Software / hardware specificiConnessione con l’infrastruttura IT esistente
Area FiscaleCompliance del processo
Area LegaleNuove funzioni aziendali (Responsabile della Conservazione)Interazioni con L. 231
Area Organizzativa / GestionaleOpportunità di revisione dei processi aziendali
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Le esigenze delle aziende
Ricerca di un partner tecnico affidabile che sappia affrontare le peculiaritàamministrative/gestionali
Garanzia/certificazioni di conformità del progetto
Prodotto versatile: che possa essere implementato per moduli( dai documenti contabili alla corrispondenza)
Servizi collaterali e aggiuntivi rivolti in ambito gestionale
Preferenza per il servizio in outsourcing versus servizio inhouse a seconda della tipologia di azienda e attività
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Dinamiche di lavoro web 2.0(cenni)
Oltre l’efficienza del paperless
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• Per gli attori Retail e GDO, l’attuale quadro normativo favorisce processi amministrativi piùefficienti perché paperless:
Fattura passiva elettronicaFattura attiva elettronica Trasmissione telematica di fattura tradizionaleConservazione sostitutiva delle scritture contabiliTenuta informatica dei libri e delle scritture contabili
• Per molti Fornitori, tuttavia, questo introduce una relazione più rigida che comporta svantaggi competitivi pericolosi per la tenuta del comparto:
Canale EDI anche per Fornitori di piccole dimensioniSito web del Retailer a cui accedere per scaricare le fatture tradizionali, stamparle e conservarle a proprie spese
Il fenomeno della LOCALIZZAZIONE può risultare incompatibile con questo approccio BUY-SIDE coercitivo
Modello 1.0
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• Le piattaforme software 2.0 risolvono il conflitto alla base perché non introducono obblighi ma favoriscono la“cooperazione interessata”:– Accesso sicuro alle informazioni di reciproco interesse– Partecipazione in base alle motivazioni– Responsabilità condivisa della creazione del valore– Evoluzione dei comportamenti in base agli interessi
Modello 2.0
Fornitori
ClientiDipendenti
Intimità(intranet)
Confidenzialità(extranet)
Ufficialità(internet)
Impresa
Azienda Rete
La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro utilizzo
La proprietà degli strumenti è chiaramente attribuita, ed è vincolante verso chi li utilizza
Property
Il processo produttivo non ha un solo ownerIl processo produttivo ha un solo ownerGovernance
la produzione del Valore nasce dalla compartecipazione di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali contribuisce nel tempo secondo dinamiche mutevoli
Ogni attore produce un Valore prestabilitoProduction
Modello 2.0Modello 1.0
La proprietà degli strumenti non è vincolante per il loro utilizzo
La proprietà degli strumenti è chiaramente attribuita, ed è vincolante verso chi li utilizza
Property
Il processo produttivo non ha un solo ownerIl processo produttivo ha un solo ownerGovernance
la produzione del Valore nasce dalla compartecipazione di quanti più attori possibili, ciascuno dei quali contribuisce nel tempo secondo dinamiche mutevoli
Ogni attore produce un Valore prestabilitoProduction
Modello 2.0Modello 1.0
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Il Retailer ha il maggior interesse a far evadere gli ordini ai Fornitori
Un esempio pratico – la Fatturazione
Gli ordini vengono inviati ai Fornitori nel modo da lor scelto (es. fax, email, FTP, EDI), vengono anche pubblicati su un sito e gli viene data notifica di giacenza per email/SMS
Il Fornitore ha il maggior interesse a mettere a pagamento le proprie fatture
Profilazione e Pre-booking fuori sistema contabile, con notifica delle non conformità al Fornitore, che può partecipare per proporne la risoluzione
INTERESSE PREVALENTE LINEE GUIDA
Il Fornitore ha il maggior interesse ad avere conferma delle disposizioni di pagamento
Trasmissione degli estratti conto/preavvisi di pagamento e pubblicazione sul sito per i soli Fornitori che rinunciano alla carta
Tutti hanno interesse alla conservazione sostitutiva
I Documenti scambiati per via non cartacea, vengono conservati in forma sostitutiva gratuitamente dalla piattaforma
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DocFlow Invoice 2.0 è il luogo virtuale di cooperazione tra Retailer e Fornitori
La conversione del comportamento dei fornitori da paper-based a paper-less è guidata dai Fornitori stessi
La conversione in EDI da/versoi sistemi Retailerè a carico della piattaforma DocFlow
La piattaforma Invoice 2.0
FornitoriRetailer
1ordini
2
DDTfatture
3preavvisi
pagamento
DocFlow
eDocs
DocFlow
eDocs
DocFlow Synergy
4
Conservazione sostitutiva
DocFlow AIPAdocs
DocFlow Improve
HUB
adesione
trasmissione
conversione
remunerazione
espansione
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La scrivania di lavoro
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Ciclo attivo tradizionale
emettere trasmettere conservare incassarecalcolare
Costi unitari diretti* > 1,1 euro Costi unitari diretti* > 1,1 euro
SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALECALCOLARE N/A
EMETTEREStampa fattura di 1 pagina su carta € 0,075
foglio A4 0,00454 fonte burgo: €2,27/risma toner o inchiostro b/n 0,019 fonte xeroxtoner o inchiostro colori 0,121 fonte xerox
TRASMETTEREImbustamento 1 fattura fino a 3 pagg € 0,201
1 busta C6 Favorit 0,02134 fonte vikingcosto per piegatura e affrancatura 0,18 ipotesi 30 secondi a fattura
Affrancatura (tassa governativa) € 0,610 fino a 15 gr
Trasferimento all'ufficio postale N/A
CONSERVAREArchiviare € 0,040
fotocopia 1 pagina 0,02164
quota raccoglitore (500 fogli) 0,018 ipotesi 9 euro a raccoglitore da 500 fogli
Costi vivi per l'emissione, la trasmissione, e la conservazione di una fattura in formato cartaceo (esclusi i costi di billing)
N. di pagine singola fattura costo in €
1 € 0,926 2 € 1,040 3 € 1,154 4 € 1,458 5 € 1,572 6 € 1,686 7 € 1,801
Costi vivi unitari per quantità di pagine
* Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le fotocopie per le direzioni commerciali, ecc.
* Non si tiene conto di numerose altre voci di costo come la rispedizione, le assenze e la demotivazione del personale, le fotocopie per le direzioni commerciali, ecc.
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SOTTOPROCESSO MATERIALI ED ENERGIE COSTO IN € FONTE / RAZIONALERICEVERE
Smistamento posta € 0,74 registrazione in entrata ufficio posta 0,2 ipotesi 40 secondi a letteraconsegna alla Contabilità Fornitori 0,54 ipotesi 90 secondi a fattura
CONTABILIZZAREProtocollare € 3,15
Apertura lettera e registrazione contabile 1,44 ipotesi 4 minuti a fattura
Annotazione del numero di protocollo 0,3 ipotesi 50 secondi a fatturaFotocopia per giro approvazione 0,08661 ipotesi 1,5 pagine di mediaFotocopiare per giro approvazione 0,72 ipotesi 2 minuti a fattura
Trasmissione fotocopia all'ente approvatore 0,6 ipotesi 2 minuti a fattura
VERIFICARE 1 step approvativo € 2,60 Acquisizione della documentazione € 0,15 Abinamento e riconciliazione € 0,45
gestione delle non conformità 1,4le non conformità costano € 4 cadauna e pesano per il 35% circa del volume
chiusura della pratica 0,6PAGARE N/A
CONSERVAREArchiviare € 0,06
fotocopia 1 pagina 0,03374
quota raccoglitore (500 fogli) 0,024 ipotesi 12 euro a raccoglitore da 500 fogli
Costi vivi per la protocollazione, la registrazione e la verifica in approvazione di una fattura
Costi unitari diretti*: > 6,5 euroCosti unitari diretti*: > 6,5 euro* Non considerate molte voci di costo come smarrimento fatture, assenza e demotivazione del personale, fotocopie di lavoro, gestione del parco stampanti, ecc.
* Non considerate molte voci di costo come smarrimento fatture, assenza e demotivazione del personale, fotocopie di lavoro, gestione del parco stampanti, ecc.
N. di fatture / anno costo in €
1.000 € 6.544 5.000 € 32.722 10.000 € 65.444 50.000 € 327.218 100.000 € 654.435 500.000 € 3.272.175 1.000.000 € 6.544.350
Costi vivi unitari per quantità di fatture
ricevere contabilizzare verificare pagare conservare
Ciclo passivo tradizionale
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