Con 0445 0306 Informatica i

7/29/2019 Con 0445 0306 Informatica i

1/216

Informtica I

PROESADPrograma de Educacin Superior a Distancia

Lic. Rosell Alejandro Valderrama Chumbes


2/216

Ttulo : inormatca iAutor: Lic. Rosell Alejandro Valderrama Chumbes

Diseo interior: Doris SudarioDiseo de tapa: Eduardo Grados

Segunda edicin, (Reimpresin) Marzo 2013

El contenido de esta publicacin (texto, imgenes diseo),no podr reproducirse total ni parcialmente por ningn mediomecnico, fotogrfico, electrnico (escner /o fotocopia) sinla autorizacin escrita del autor.

Universidad PerUana Unin - Facultad de Ciencias EmpresarialesPrograma de Educacin Superior a Distancia PrOesadCentro de Produccin de Materiales Acadmicos CePMa

Responsables:Edwin Sucapuca Sucapuca, Christian Vallejos Angulo, Lizardo Vsquez Villanueva,Anita Acua Huamn.Sede Central - UPeUCarretera Central km. 19 aa , Lima / Telfs. (01) 618-6336 / 618-6300 / Anexo: 3084www.upeu.edu.pee-mail [email protected]://proesad.upeu.edu.pe

Este libro se termin de imprimir en los talleres grficos del Centro deAplicacin Editorial Imprenta Unin de la Universidad Peruana Unin,Km. 19 Carretera Central, aa, Lima-PerTelf.: 618-6301, Telefax: 618-6354

JOB 15625-13 UNINE-mail: [email protected]

Hecho el depsito legalen la Biblioteca Nacional del Per N 2012-02815

IMPRESO EN EL PERPRINTED IN PERU


3/216

Presentacin

Ho en da las personas sienten la necesidad de haceruso de computadoras para la solucin de problemas ,debido a esto, aprenden aplicaciones informticas; enla asignatura de Informtica I se aprender la herramientaMicrosoft Excel que es un programa para analizar, compartir administrar informacin para la toma de decisiones, la

ltima versin de Excel ofrece una nueva interfaz orientadaa los resultados, vistas tablas dinmicas fciles de crear utilizar, mejor creacin de frmulas, visualizacin de datosenriquecida un sistema mucho ms rpido para crear grficos tablas de calidad profesional, hacen de este nuevo productocomo el ms productivo sencillo de utilizar.

El aspecto se ha perfeccionado se han agregado tecnologasnuevas que facilitan la capacidad de explorar, elegir hacer clic,en lugar de realizar una seleccin en complicados cuadros dedilogo. Tambin puede obtener resultados mejores con maor

rapidez, aprovechando las posibilidades de los ricos conjuntos decaractersticas que se presentan en la nueva interfaz de usuario.

Independiente de la actividad que est llevando a cabo en la nuevainterfaz de usuario, a sea aplicar formato a datos o analizarlos, Excelpresenta las herramientas que resultan ms tiles para completardichas tareas correctamente.


4/216


5/216

UniDaD iLA HOJA DE CLCULO

sesin n 1: INTERFAZ DE EXCEL 2010............................................................................................. 171. LA NUEVA CINTA LLAMADA RIBBON ..................................................................................... 17

1.1. Componentes de la cinta ..............................................................182. FICHAS DE BARRAS DE HERRAMIENTAS ............................................................................... 203. LA VENTANA CUADRO DE DILOGO ....................................................................................... 214. BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO .............................................................. 22

4.1. Procedimiento ................................................................................225. MTODOS ABREVIADOS DE TECLADO ..................................................................................... 236. VISTA NUEVA DE DISEO DE PGINA .................................................................................... 237. ANTES DE EMPEZAR ........................................................................................................................248. ABRIR EL MEN ARCHIVO............................................................................................................249. MODIFICAR y DAR FORMATO A DATOS ................................................................................ 2510. INGRESO A EXCEL ..........................................................................................................................2511. LA CINTA DE OPCIONES ..............................................................................................................2612. MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES .................................................................................... 26

12.1. Mantener siempre la cinta de opciones minimizada.......................... 2613. LIBROS y HOJAS DE CLCULO.................................................................................................. 27

13.1. Columnas, filas celdas ....................................................................................... 2813.2. Las celdas......................................................................................................................29

ACTIVIDAD N 1 .....................................................................................................................................31

sesin n 2: INGRESO DE DATOS......................................................................................................... 411. DEFINICIONES BSICAS................................................................................................................41

1.1. Seleccin ..........................................................................................................................41

1.2. Celdas rangos ............................................................................................................411.3. Para seleccionar rangos celdas....................................................................... 421.4. Celdas rango no contiguos ................................................................................ 421.5. Filas columnas .......................................................................................................... 42

2. ESCRIBIR DATOS ...............................................................................................................................432.1. Valores aceptados ...................................................................................................... 432.2. Escribir dos lneas en una fila .............................................................................. 442.3. Empezar con los ttulos de las columnas ...................................................... 44

3. EMPEZAR A ESCRIBIR .....................................................................................................................44

3.1. Escribir fechas horas.............................................................................................. 45

NDICE


6/216

3.2. Escribir nmeros .......................................................................................................... 454. FUNCIN AUTOCOMPLETAR ...................................................................................................... 465. EDICIN DE DATOS ........................................................................................................................ 46

6. RELLENAR SERIES............................................................................................................................ 476.1. Usando el controlador de relleno ....................................................................... 47

7. USO DEL CUADRO DE RELLENO ................................................................................................ 497.1. Copiar, generar series generar listas ............................................................ 49

7.1.1. Generar series............................................................................................. 507.2. Opciones de autorelleno .......................................................................................... 507.3. Rellenar series usando el cuadro serie ............................................................ 51

7.3.1. Procedimiento ............................................................................................ 517.4. Editar datos revisar hojas de clculo............................................................. 52

8. EDITAR DATOS.................................................................................................................................. 53ACTIVIDAD N 2 ....................................................................................................................... 54

sesin n 3: FRMULAS........................................................................................................................... 611. FRMULAS...........................................................................................................................................612. ESCRIBIR FRMULAS EN EXCEL ................................................................................................. 61

2.1. Sintaxis de las frmulas............................................................................................ 622.2. Operadores....................................................................................................................... 62

2.2.1. Operadores matemticos su jerarqua....................................... 62

2.2.2. Utilizar operadores de clculo de frmulas................................. 622.2.3. Tipos de operadores ................................................................................. 622.2.4. Operadores aritmticos .......................................................................... 622.2.5. Operadores de comparacin................................................................ 632.2.6. Operadores de concatenacin de texto ........................................ 632.2.7. Operadores de referencia...................................................................... 632.2.8. Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas ... 632.2.9. Orden de clculo ......................................................................................... 642.2.10.Prioridad de operadores ....................................................................... 64

2.2.11.Comenzar con un signo igual............................................................. 653. SUMATORIA ........................................................................................................................................66

3.1. Copiar una frmula en lugar de crear una nueva ................................. 674. CALCULAR PORCENTAJES .............................................................................................................. 68

4.1. Porcentaje comparativo ....................................................................................... 684.2. Porcentaje con valor definido ........................................................................... 684.3. Frmulas con incrementos porcentuales.................................................... 694.4. Frmulas expresiones........................................................................................ 704.5. Frmula con expresin matemtica.............................................................. 70

4.5.1. Procedimiento .............................................................................................. 70


7/216

4.6. Frmula con expresin de radicacin ............................................................... 714.7. Frmula de potenciacin ......................................................................................... 71

4.7.1. Procedimiento .............................................................................................. 72

4.8. Frmula con fracciones ............................................................................................. 724.8.1. Procedimiento .............................................................................................. 72

4.9. Otras expresiones......................................................................................................... 734.10. Autocorrecin de frmulas................................................................................... 73

5. COMPROBACIN DE ERRORES ................................................................................................... 745.1. Corregir errores comunes al escribir frmulas ............................................ 745.2. Corregir un valor de error ........................................................................................ 76ACTIVIDAD N 3 .......................................................................................................................78

sesin n 4: REFERENCIAS A CELDAS ................................................................................................ 931. TIPOS DE REFERENCIAS .................................................................................................................93

1.1. Referencias relativas .................................................................................................. 931.2. Referencias absolutas ................................................................................................ 941.3. Referencias mixtas ...................................................................................................... 96

1.3.1. Columnas$Filas ............................................................................................ 961.3.2. $ColumnaFila ................................................................................................ 971.3.3. Caso ....................................................................................................................97

2. RANGOS................................................................................................................................................98

2.1. Crear nombres de rango .......................................................................................... 982.1.1. Cuadro de nombres de la barra de frmulas ............................. 982.1.2. Definir nombres .......................................................................................... 992.1.3. Usar rtulos para crear nombres .....................................................100

2.1.3.1.Procedimiento ...........................................................................1002.1.4. Usar rtulos de columnas para crear nombres .......................1012.1.5. Ver los nombres de los rangos .........................................................101

2.2. Nombres de rango.....................................................................................................1022.3. Administrador de nombres...................................................................................103

2.4. Eliminar nombres de rango ..................................................................................104ACTIVIDAD N 4 .....................................................................................................................105

sesin n 5: FORMATOS.........................................................................................................................1151. GRUPOS DE LA FICHA DE INICIO PARA TRABAJAR CON FORMATOS ....................1152. FORMATO CONDICIONAL............................................................................................................121ACTIVIDAD N 5 ...................................................................................................................................123


8/216

UniDaD iiFUNCIONES CON EXCEL y SUS APLICACIONES

sesin n 6: FUNCIONES........................................................................................................................1311. FUNCIONES........................................................................................................................................131

1.1.Suma ...................................................................................................................................1311.2.Promedio ..........................................................................................................................1311.3.Contar .................................................................................................................................1311.4.Mnimo...............................................................................................................................1311.5.Mximo..............................................................................................................................1311.6. Fecha hora..................................................................................................................132

1.6.1. Ho....................................................................................................................133

1.6.2. Sifecha ............................................................................................................1331.6.3. Ao ...................................................................................................................1331.6.4. Mes ...................................................................................................................1331.6.5. Da .....................................................................................................................1331.6.6. Hora..................................................................................................................1331.6.7. Minuto.............................................................................................................1341.6.8. Segundo .........................................................................................................134

1.7. Texto ..................................................................................................................................1351.7.1. Texto ................................................................................................................135

1.7.2. Concatenar ...................................................................................................1351.7.3. Izquierda........................................................................................................1351.7.4. Derecha ..........................................................................................................1351.7.5. Extrae ..............................................................................................................1361.7.6. Hallar ...............................................................................................................136

1.8. Condicionales ................................................................................................................1371.8.1. Si ........................................................................................................................1371.8.2. Sumar. Si .......................................................................................................1371.8.3. Contar. Si .......................................................................................................137

1.8.4. y .........................................................................................................................1371.8.5. O .........................................................................................................................137

1.9. Bsqueda ........................................................................................................................1391.9.1. Buscarv ...........................................................................................................1391.9.2. Buscarh...........................................................................................................139

1.10. Consultav.....................................................................................................................1391.11. Consultah ....................................................................................................................1391.12. Nota ...............................................................................................................................140ACTIVIDAD N 6 .....................................................................................................................141


9/216

sesin n 7: GRFICOS ...........................................................................................................................1551. INTRODUCCIN................................................................................................................................1552. CREAR GRFICOS............................................................................................................................155

3. AADIR UNA SERIE DE DATOS ................................................................................................1574. CARACTERSTICAS y FORMATO DEL GRFICO ...................................................................1585. MODIFICAR EL TAMAO y DISTRIBUCIN DE UN GRFICO ......................................1616. MODIFICAR LA POSICIN DE UN GRFICO ........................................................................161ACTIVIDAD N 7 ...................................................................................................................................163

sesin n 8: BASE DE DATOS...............................................................................................................1671. LISTAS ..................................................................................................................................................1672. VALIDACIN......................................................................................................................................170

3. FILTROS ...............................................................................................................................................1734. ORDENAR ...........................................................................................................................................1765. SUBTOTALES......................................................................................................................................178ACTIVIDAD N 8 ...................................................................................................................................182

sesin n 9: TABLAS DINMICAS......................................................................................................1851. CREAR UNA TABLA DINMICA ................................................................................................1852. ELIMINAR UNA TABLA DINMICA .........................................................................................1893. APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA .....................................................................189

4. OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA ........................................................1905. GRFICOS CON TABLAS DINMICAS ....................................................................................190ACTIVIDAD N 9 ...................................................................................................................................192

sesin n 10: IMPRESIN DE HOJAS DE CLCULO ....................................................................1951. VISTA DE DISEO DE PGINA ..................................................................................................1952. CONFIGURAR PGINA..................................................................................................................1973. IMPRIMIR ...........................................................................................................................................2004. ENCABEZADO y PIE DE PGINA ..............................................................................................201

5. DESDE LA VENTANA CONFIGURAR PGINA......................................................................201ACTIVIDAD N 10.................................................................................................................................205

reerencias BiBLioGricas ............................................................216


10/216


11/216

SUMILLALa Asignatura de Informtica I pertenece al reacurricular de formacin profesional especializada es

de naturaleza terico-prctica. Tiene el propsito debrindar a los participantes los conocimientos, habilidades destrezas en el manejo de las hojas elaboracinde frmulas electrnicas para automatizar procesosde clculo, para que el estudiante se desempee conxito en el campo profesional. Comprende los siguientescontenidos: La hoja de clculo Ms Excel sus aplicaciones.Todo esto teniendo en cuenta la filosofa de la educacincristiana.


12/216


13/216

cmo estUDiarLOS MDULOS DIDCTICOS O TEXTOS AUTOINSTRUCTIVOS

antes De La LectUra

DUrante La LectUra

DesPUs De La LectUra

El mtodo A2D para autodidactas, de Ral Paredes Mo-rales, es un mtodo de fcil aplicacin para la maorade los estudiantes, inclusive para los no autodidactas. Siel estudiante aplica este mtodo, su trabajo intelectualser ms rpido eficaz.A2D responde a las letras iniciales de los 3 pasos, quese propone para la lectura de un mdulo didctico ocualquier otro texto.

Consiste en la exploracin preliminar se debe:

Echar un vistazo general empezando por el ndice, reconociendounidades lecciones que se van explicando en el mdulo didctico.

Anotar las dudas que van surgiendo durante el vistazo general,para esclarecerlas durante la lectura o despus de ella.

Adoptar una actitud positiva.

sta es la fase ms importante del mtodo, el ritmo de lectura lo ponecada lector. Debes tener presente los siguientes aspectos:

Mantn una actitud positiva.

Participa activamente en la lectura: tomando apuntes, subraan-do, resumiendo esquematizando.

Si no entiendes lo que lees o encuentras una palabra desconocida,consulta con tu profesor, tutor o un diccionario.

Esta fase va a afianzar la lectura, mejorando tu comprensin lectora, paraello debes tener en cuenta lo siguiente:

Repasa los apuntes tomados durante la lectura.

Organiza el trabajo planifica el horario de estudio. Trata de quesea siempre a la misma hora.

Realiza los trabajos diariamente. No dejes que se te acumulen las tareas.

Procura ampliar las lecciones con lecturas complementarias.

Al final de cada captulo haz tu cuadro sinptico o mapa conceptual.

Elabora tu propio resumen.

Antes de la lectura

Durante la lectura

Despus de la lecturaa2D

equc tu ocbulo p tmjo l pxm lctu.

mtoDo a2D

orientaciones metoDoLGicas


14/216


15/216

UNIDAD I

La hoja de clculo

Sesin 4

Interfaz de Excel 2010Sesin 1

Sesin 2

Sesin 3

Sesin 5

Ingreso de datos

Frmulas

Referencias de celdas

Formatos


16/216

UNIDAD ILa hoja de clculo

Reconoce el procesamien-to de datos mediante unahoja de clculo.

Domina una serie de habili-dades destrezas acerca delas estrategias para mane-

jar resolver aplicacionesbsicas en una hoja de cl-culo.

Cambia de actitud frente alestudio de los conocimien-tos logrados.

concePtUaL ProceDimentaL actitUDinaL

COMPETENCIAS


17/216

i i

P R O E S A D

17

interaZ DeeXceL 2010

Excel 2010 es un programa para analizar, compartir administrar informacin para la toma dedecisiones. Excel ofrece una nueva interfaz orientada a los resultados, vistas tablas dinmicasfciles de crear utilizar, mejor creacin de frmulas, visualizacin de datos enriquecida unsistema mucho ms rpido para crear grficos tablas de calidad profesional, hacen de esteproducto como el ms productivo sencillo de utilizar.

Independiente de la actividad que est llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, a seaaplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan ms tilespara completar dichas tareas correctamente.

Cuando abra Excel ver la hoja de clculo. Tambin notar que ha nuevos elementos en la partesuperior de la ventana.

1. La nUeVa cinta LLamaDa riBBon

Los mens los botones anteriores de Excel han sido reemplazados por esta nueva banda deopciones con fichas, en las que se debe hacer clic para llegar a los comandos. La banda se penspara facilitar el uso de Excel la bsqueda de los comandos que ms se utilizan.

Sesin

1


18/216

U n i v e r s i d a d P e r u a n a U n i n

Udd i

18

1.1 cp d l

Las fichas, los grupos los comandos.

1. m av: Se ha mantenido este men para el trabajo con los archivos, abrir, guardar,

etc.2. B d pd: Esta barra es nueva, se ubica en la parte superior se usa para

aadir comandos ms utilizados para su uso inmediato.3. : Ha siete en la parte superior cada una representa una de las tareas bsicas que

se hacen en Excel.4. Gup: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s.5. cd: Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o se ejecuta

una orden.6. nb d g: Se usa para asignar nombres a celdas rangos.7. x: Se usa para el trabajo de funciones sus categoras.8. L b d ul: En esta barra se muestra los datos las frmulas ingresadas.

9. clu: La columnas son letras de A la Z, continuando con la combinacin AA, AB, AC, ,AZ, hasta llegar a XFD, con un total de 16384 columnas.10. l: Las filas estn numeradas desde 1 hasta 1048576 filas.11. cld av: La hoja est formada por celdas, que son reas formadas por la interseccin

de una columna una fila, la celda donde est la posicin del cursor se llama celda activa.

Adems de las caractersticas vistas el nmero de filas es de 1048576 el nmero de columnasha aumentado a 16384. Puede escribir frmulas ms largas en la barra de frmulas de tamaovariable.

9 8

5

4

76

11

10

3 21


19/216

i i

P R O E S A D

19

Los comandos ms importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha de Inicio.Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados parallevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiaraparecen en primer lugar en la ficha de Inicio,dentro del grupo Portapapeles.

Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente. Los

comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda estn en el grupo,Alineacin los comandos que insertan borran celdas, filas hojas de clculo se encuentran en el grupoCeldas.

Los grupos contienen todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, se mantienen a la vista disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar depermanecer escondidos en los mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la partesuperior del rea de trabajo.

ejmplo l tj qu pt:

Si se desea mostrar texto en varias lneas de una celda, no es necesario hacer clic en un comandode un men, en una ficha de un cuadro de dilogo , por ltimo, en una opcin.

Ahora sencillamente:Se hace clic en el botnAjustar texto del grupoAlineacin, de la ficha de Inicio.


20/216


Udd i

20

2. ichas De Barras De herramientas

Cuando crea un grfico haciendo clic en un botn de la ficha Insertar del grupo Grficos. A

continuacin, aparecern las fichas de Herramientas de grfcos, con las opciones Diseo,Presentacin y Formato.

Los comandos de la cinta de opciones son los que ms se utilizan. En lugar de mostrar todos loscomandos todo el tiempo, Excel muestra algunos comandos en respuesta a las acciones en quese realizan.

Por ejemplo:Si no ha un grfico en una hoja de clculo, los comandos que se usan para trabajar con grficosno son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de grficos con tres fichas: Diseo, Presentaciny Formato. En dichas fichas estn los comandos que se precisan para trabajar con un grfico. Lacinta de opciones responde a la accin del usuario.

La ficha Diseo se usa para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin.

La ficha presentacin se usa para cambiar el tipo de grfico o moverlo a otra ubicacin.


21/216

i i

P R O E S A D

21

La ficha Formato para agregar relleno de color cambiar el estilo de lneas.

Cuando termine el grfico, haga clic fuera del rea del grfico. Desaparecern las Herramientasde grficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del grfico se mostrarn. As que no sepreocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. D los primeros pasos los comandosnecesarios estarn a la mano.

3. La Ventana cUaDro De DiLoGo

Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener ms opciones, si la necesita.

Haga clic en la flecha del grupo Fuente.

Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas.

Cuando se vea esta flecha denominada iniciador de cuadros de dilogo, en la esquina inferiorderecha de un grupo, significa que ha ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas.

Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente se encuentran todos los comandos que ms seutilizan para efectuar cambios en la fuente, cambio de fuente, cambio del tamao de fuente formato de negrita, cursiva subraado. Si desea ms opciones, por ejemplo, superndice, haga

clic en la flecha de la derecha de Fuente aparecer el cuadro de dilogo Formato de celdas,con esta otras opciones relativas a la fuente.


22/216


Udd i

22

4. Barra De herramientas De acceso rPiDo

Si utiliza con frecuencia comandos que no estn tan a la mano como le gustara, es musencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rpido, que se encuentra sobre lacinta de opciones cuando se inicia Excel. En dicha barra, los comandos estn siempre visibles cercanos.

Por ejemplo, si utiliza todos los das el Autofiltro prefiere evitar hacer clic en la ficha Datospara tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas

de acceso rpido.

4.1. Pd

1. Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Filtro de la Ficha de Datos.2. Luego haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido.

Para quitar un botn de esa barra, haga clic en ella con el botn secundario del mouse despus

haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Barra de acceso rpido


23/216

i i

P R O E S A D

23

5. mtoDos aBreViaDos De tecLaDo

Puede usar las sugerencias de las teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel.

1. Presione para que aparezcan las sugerencias de teclas del mtodo abreviado.2. Despus presione para seleccionar la ficha Inicio.3. Presione para ir al grupo Alineacin centrar el texto seleccionado.

Si trabaja con el teclado ms que con el mouse (ratn) le gustar conocer los mtodos abreviadosde Excel.

6. Vista nUeVa De Diseo De PGina

La cinta de opciones no es la nica novedad de Excel 2010. La vista de diseo de pgina tambines nueva. Si ha trabajado en la vista Diseo de pgina de Microsoft Office Word, se alegrar dedisfrutar de las mismas ventajas en Excel.

La nueva vista Diseo de pgina de Excel1. Encabezados de columna2. Encabezados de fila

3. Reglas de margen

2

31


24/216


Udd i

24

Para llegar a la nueva vista, haga clic en Vista Diseo de pgina, en la barra de herramientas Veren la parte inferior derecha de la pantalla. O haga clic en la ficha Vista de la cinta de opciones despus en Vista Diseo de pginas, en el grupo Vistas de libro.

Es posible mostrar ocultar las reglas segn convenga (haga clic en Regla, en el grupo Mostraru ocultar de la ficha Vista).

Con esta nueva vista, no hace falta la vista preliminar para hacer ajustes en la hoja de clculoantes de imprimirla.

7. antes De emPeZar

Una vez conocida los aspectos ms resaltantes de la interfaz de Excel, conviene trabajar con elprograma para avanzar con la descripcin general.

En poco tiempo vamos a revisar la hoja de clculo usar funciones, realizaremos accionesbsicas que necesita hacer en Excel.

8. aBrir eL men archiVo

Si usted desea crear uno nuevo, abrir o guardar un libro de Excel, haga clic en el Men Archivoen la esquina superior izquierda de la ventana. Ah se encuentra algunos comandos que se usarpara uno nuevo, abrir, guardar u opciones de configuracin del libro.


25/216

i i

P R O E S A D

25

9. moDiicar Y Dar ormato a Datos

Modificar dar formato a datos mediante los comandos de los grupos se encuentra en la ficha

Inicio.Los ttulos de la columna resaltarn ms si estn en negrita. Seleccione la fila de los ttulos a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en Negrita. Con los ttulos anseleccionados, decide cambiarles de color de tamao, para que resalten an ms.

En el grupo Fuente, haga clic en la flecha de Color de fuente aparecern muchos ms colores

entre los que desea elegir. Podr ver qu aspecto tendrn los ttulos con distintos colores siseala cualquier color espera un momento. Con esta visualizacin previa, a no es necesariohacer una seleccin para el ver el color despus deshacerla, si no es lo que se buscaba. Cuandovea un color que le gusta, haga clic en l.

Para cambiar el tamao de fuente, puede hacer clic en el botn Aumentar tamao de fuente opuede hacer clic en la flecha situada junto al cuadro. Tamao de fuente para ver los tamaos(este mtodo tambin ofrece la presentacin previa).

Teniendo los ttulos seleccionados, decide centrarlos en las celdas. En el grupo Alineacin haceclic en el botn Centrar, listo.

Por ltimo, en el grupo Portapapeles, hacer clic en el botn Copiar. Despus hacer clic en la filainferior en el grupo Portapapeles de nuevo hace clic en el botn Pegar.

10. inGreso a eXceL

Cuando abre Excel, lo que ve son columnas, filas celdas.

Cuando inicie Excel, se encontrar ante una gran cuadrcula vaca. En la parte superior ha letras a lo largo del lado izquierdo de la tabla ha nmeros. Adems, en la parte inferior ha fichascon la denominacin Hoja1, Hoja2, etc.


26/216


Udd i

26

Si es la primera vez que usa Excel, preguntarse qu debe hacer a continuacin, Empezaremosaudndole a familiarizarse con algunos conceptos bsicos que le servirn de auda a la hora deespecificar datos en Excel.

11. La cinta De oPciones

La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2010 es la cinta de opciones. Lacinta de opciones est formada por diferentes flechas. Cada flecha est relacionada con un tipode trabajo especfico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos decada ficha, debe hacer clic en las fichas situadas en la parte superior de la cinta de opciones.La ficha Inicio, que es la primera ficha empezando por la izquierda, contiene los comandoshabituales que la gente utiliza con ms frecuencia.

1. La cinta de opciones se extiende a lo largo de la parte superior de Excel.2. Los comandos relacionados de la cinta de opciones estn organizados en grupos.

Los comandos estn organizados en pequeos grupos relacionados. Por ejemplo, los comandospara editar celdas estn reunidos en el grupo Modificar, los comandos para trabajar con celdasestn en el grupo Celdas. Empezar a obtener conocimientos sobre algunos comandos de losgrupos Celdas Modificar en la sesin prctica que figura al final de esta leccin.

12. minimiZar La cinta De oPciones

La cinta de opciones se ha diseado para audarle a encontrar fcilmente los comandos necesariospara completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en fichas.Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (cmo escribir o disear una pgina). Parareducir la aglomeracin en pantalla, algunas fichas solo se muestran cuando son necesarias.

No ha forma de eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas los mens de versiones anteriores de Microsoft Office. No obstante, puede minimizar la cinta deopciones para que el rea de trabajo sea maor.

12.1. m p l d p zd

1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

Para usar la cinta de opciones mientras est minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar

, a continuacin, en la opcin o comando deseados.

1 2


27/216

i i

P R O E S A D

27

Por ejemplo, con la cinta de opciones mientras est minimizada, puede seleccionar texto enel documento de Microsoft Office Word, hacer clic en el grupo Fuente de la ficha Inicio en eltamao del texto que desee, la cinta de opciones se vuelve a minimizar.

m l d p zd du p pPara minimizar rpidamente la cinta de opciones, haga doble clic en el nombre de la ficha activa.Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones.

md bvd d ldPara minimizar o restaurar la cinta de opciones, presione CTR + F1

ru l d p1. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.2. En la lista, haga clic en Minimizar la cinta de opciones.

13. LiBros Y hojas De cLcULo

Una hoja de clculo en blanco en un libro nuevo

1. El primer libro que abre se denomina Libro1. Este ttulo aparece en la barra de ttulo situadaen la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio ttulo.

2. Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.

Cuando inicia Excel, abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas,como las pginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos. Las hojasreciben a veces el nombre de hojas de clculo.

Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventanadel libro, Hoja1, Hoja2 Hoja3. Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la ficha

correspondiente.

1

2


28/216


Udd i

28

Se recomienda cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar ms fcilmentela informacin contenida en cada una. Por ejemplo, puede tener fichas denominadas Enero,Febrero Marzo para presupuestos o trabajos realizados por estudiantes en esos meses, o Norte Oeste para reas de ventas, etc.

Puede agregar hojas de clculo s necesita ms de tres. O bien, si no necesita tres, puedeeliminar una o dos (pero no tiene por qu hacerlo). Adems, puede utilizar mtodos abreviadosde teclado para moverse entre hojas.

Puede que se pregunta cmo se crea un libro nuevo. sta es la respuesta: haga clic en el MenArchivo situado en la parte superior izquierda. Despus, haga clic en Nuevo. En la ventanaPlantillas disponibles, haga clic en Libro en blanco.

13.1. clu, fl y ld

A continuacin de los primeros 26 ttulos de columna (A a Z), estn los 26 ttulos de columnasiguiente (AA a AZ). Los ttulos de columna continan hasta la columna XFD, haciendo un totalde 16,384 columnas.

1. Los ttulos de columna se indican mediante letras.2. Los ttulos de fila se indican mediante nmeros.

Las hojas de clculo se dividen en columnas, filas celdas. sta es la cuadrcula, cuando abre unlibro.

Las columnas se extienden de arriba hacia abajo en la hoja de clculo, es decir, verticalmente.Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de clculo, es decir, horizontalmente. Lasceldas con el espacio donde se encuentran columnas filas.

1

2


29/216

i i

P R O E S A D

29

Cada columna tiene un ttulo alfabtico en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen lasletras A a Z. Cada hoja de clculo contiene 16,384 columnas en total, por lo que a continuacinde la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ.

A continuacin de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, assucesivamente hasta hacer que las 16,384 columnas tengan su correspondiente ttulo alfabtico,finalizando a XFD.

Cada una de las filas tambin tiene un ttulo. Los ttulos de las filas son nmeros, de 1 a 1,048,576.

Los ttulos alfabticos de las columnas junto con los ttulos numricos de las filas le indicanen qu celda de la hoja de clculo est situada cuando hace clic en una de ellas. Los ttulos secombinan para formar la direccin de celda, tambin denominada referencia de celda.

13.2. L ld

Son el espacio donde estn los datos, cuando abre un libro nuevo, la primera celda es la celda

activa, Tiene un entorno de color negro. En la segunda imagen, est seleccionada la celda C5,que es la celda activa, su entorno es de color negro.

1

32


30/216


Udd i

30

1. La columna C est resaltada.2. La fila 5 est resaltada.3. La celda C5 est activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior

izquierda de la hoja de clculo.

Las celdas son el espacio donde se pone manos a la obra se especifican datos en la hoja de clculo.

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja declculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarn los datos que especifique.

Puede especificar datos en el lugar que desee, haciendo clic en la celda correspondiente de lahoja de clculo para seleccionarla. Pero, en la maora de los casos, la primera celda ( o unacelda prxima ) es un buen lugar para empezar a especificar datos.

Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa. El entorno de una celda activa esde color negro los ttulos de la columna de la fila donde se encuentra la celda se muestranresaltadas.

Por ejemplo, si selecciona la celda de la columna C la fila 5, los ttulos de dicha columna filaaparecen resaltados su contorno es negro. La celda se denomina C5, que es la referencia decelda.

La celda contorneada los ttulos resaltados de columna fila, facilitan la localizacin de la celdaC5 como celda activa. Adems la referencia de celda aparece en el Cuadro de nombres situadoen la esquina superior izquierda de la hoja de clculo. Si mira el Cuadro de nombres, puede verla referencia de celda de la celda activa.

Todos estos indicadores no son importantes cuando est al principio de la hoja de clculoen las primeras celdas. Pero pueden ser realmente tiles segn va avanzando en su trabajo,especificando datos hacia abajo o hacia a la derecha de la hoja de clculo. Tenga en cuenta quecada hoja de clculo tiene 17,179,869,184 celdas para trabajar en ellas, es mu fcil perderse sino tiene la referencia de celda que le indica dnde se encuentra.

Por ejemplo, es importante saber la referencia de celda si necesita comunicar a alguien dndeestn ubicados los datos concretos o dnde deben especificarse es una hoja de clculo.


31/216

31

1. eLementos De La interaZ

cinta archiVoTodas la funciones de Microsoft Office se muestran en un nico punto de entrada; esta posicinofrece dos ventajas fundamentales: en primer lugar, auda a los usuarios a encontrar estas tilesfunciones. En segundo lugar, simplifica los principales escenarios de creacin, permitiendo quela Cinta de opciones se centre en la creacin de documentos.

rbb d pEste elemento ha reemplazado a los mens barras de herramientas de las versiones anteriores.Todas las herramientas, comandos botones, ahora se muestran dentro de esta cinta.

La cinta puede ocultarse para que los usuarios tengan el rea de trabajo ms libre luegomostrarla para aplicar formatos usar comandos.1. Sobre alguna parte del ribbon use el men contextual (botn derecho).2. Elija el men Minimizar la cinta de opciones.3. Observe el resultado que muestra nicamente las fichas del ribbon.4. Para mostrar la Cinta, realiza el mismo procedimiento (puede usar tambin la combinacin

de teclas Ctrl + F1).

actiViDaD n 1

rzd l p lg.


32/216


Udd i

32

tb 1. Ahora se muestran fichas o tabs que agrupan los comandos de acuerdo a su funcionalidad.

En la imagen se muestra la ficha Inicio e Insertar.

Escriba el nombre de las dems fichas de su ribbon.

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

avd l f PgdLa ficha Programador no est disponible para todos los usuarios. En este ejercicio se ver laforma de activar / desactivar estas opciones.1. Elija la opcin Archivo.

2. Luego, elija el botn opciones.3. En la ficha Personalizarficha de opciones, fichas principales, active la casilla Programador.

Haga clic en Aceptar. Observe que ahora muestra dicha fcha.

4. Realice el procedimiento para apagar la ficha.

Gup, g cukEstos elementos permiten agrupar los comandos relacionados, de alguna tarea particular.1. Haga clic en la ficha Insertar.2. Observe que ha operadores o fragmentos (chuncks), como por ejemplo Tablas, Ilustracin

entre otros.


33/216

i i

P R O E S A D

33

Haga clic en la ficha D d pg escriba el nombre los 5 fragmentos que tiene:

1. ________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________________

4. ________________________________________________________________________

5. ________________________________________________________________________

GlLas galeras muestran los resultados de elegir una determinada herramienta. No es necesarioser un usuario experto para aplicar un formato o elegir una presentacin avanzada. Las galerassimplifican muchas operaciones al presentar un conjunto de los resultados que los usuariospueden simplemente elegir hacer clic para conseguir los resultados deseados de una manerams profesional. Existen galeras para aplicar formatos o grficos para seleccionar el diseo deuna pgina o cambiar la apariencia de un WordArt.

Existen dos tipos de galeras: las incrustadas las desplegables.1. Haga clic en la Ficha Diseo de pgina.2. Haga clic en el comando Mrgenes luego en Tamao. stos son ejemplos de galeras

desplegables.


34/216


Udd i

34

3. Ahora, haga clic en la ficha Insertar, elija Formas seleccione el diseo mostrado en la imagen:

4. Observe que el ribbon herramientas de dibujo, Formato se muestra una galera incrustadacomo la imagen:

5. Para desplegar todas las opciones de la galera, haga clic en el cuadro. El resultado debe sercomo:

6. Haga clic en la ficha Insertar escriba el nombre de 5 galeras desplegables:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

7. Insertar una elipse en su hoja de clculo escriba el nombre de 2 galeras incrustadas.

h xulLas herramientas contextuales proveen de caractersticas opciones de acuerdo al objeto en elque se est trabajando, as por ejemplo si estamos dentro de un grfico, se vern herramientas

para grficos si estamos en una imagen, las herramientas que se muestran cambian.

Click aqui para vermas diseo

Arrastre aqui para cambiar la forma


35/216

i i

P R O E S A D

35

1. En el siguiente grfico:Objetos.xlsx (Previamente ser elaborado presentado por el tutor).

2. Haga clic sobre el ttulo Ventas por pas.3. Observe que el ribbon se muestra una barra nueva llamada Herramientas de dibujo, la cual

contiene la ficha llamada Formato.

4. Esta barra se muestra porque usted ha seleccionado el ttulo que es un objeto WordArt. Hagaclic sobre su hoja de clculo, se muestra las Herramientas de dibujo?

5. Haga clic nuevamente sobre el ttulo Qu se muestra?

Hg clc ob l ttulo Bl:a. Cmo se llama la herramienta contextual?

________________________________________________________________________

______________________________________________________________________

b. Cuntas fichas tiene?

________________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Hg clc ob l gm :c. Cmo se llama la herramienta contextual?

________________________________________________________________________

______________________________________________________________________

d. Cuntas fichas tiene?

________________________________________________________________________

______________________________________________________________________

Gu y c l lbo


36/216


37/216

i i

P R O E S A D

37

Escriba el nombre, utilidad tecla de acceso directo de los siguientes botones:

Botn Nombre Utilidad Teclas de acceso

L b d d a pdEsta barra se usa para seleccionar un comando desde cualquier ficha. Los usuarios puedenpersonalizarla para incluir los botones que usa con ms frecuencia.

Por defecto la barra se muestra con los botones Guardar, Deshacer Rehacer, en este ejerciciovamos a aadir algunos otros comandos a nuestra barra.1. Haga clic en la ficha Insertar:2. Sobre el botn Imagen, use el botn derecho del mouse elija Agregar a la barra de

herramientas de acceso rpido.3. Realice el mismo procedimiento sobre el botn SmartArt, observe el resultado:

4. Realice el procedimiento para tener una barra, tal como se muestra en la imagen:

Para eliminar el botn de esta barra:1. Use el botn derecho del mouse sobre el botn que desea quitar la barra. En nuestro caso

sobre el botn WordArt.2. Elija la opcin Eliminar de la barra


38/216


Udd i

38

Elimine los botones de la barra, hasta que se muestre como:

Si desea restaurar los botones originales de su barra:1. Haga clic en la opcin Archivo.2. Seleccione Opciones.3. Haga clic en la ficha Personalizar cinta de opciones. En la parte inferior haga clic en

Personalizaciones. Haga clic sobre el botn Restablecer todas las personalizaciones.

Confirme la accin.

Qu sucede con la barra?

Cierre el libro de Excel (no es necesario que lo guarde) salga del programa.

Ky tpLas combinaciones de teclas de versiones anteriores son reconocidas completamente.

As por ejemplo:1. Ingrese a Excel.2. Presione la combinacin de teclas Ctrl + 1

a. Cmo se llama el cuadro que se presenta?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Presiones la tecla ESC para salir de este cuadro de dilogo:1. Ahora presione la combinacin de teclas Ctrl + P.2. Cmo se llama el cuadro que se presenta?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Presiones la tecla ESC para salir de este cuadro de dilogo:1. Ahora presione la combinacin de teclas Ctrl + G.

2. Cmo se llama el cuadro que se presenta?________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

En esta versin todo botn, galera o herramienta puede ser accedida por teclado.1. Presione la tecla ALT.2. Observe que cada ficha de cinta de opciones muestra una letra de acceso.


39/216

i i

P R O E S A D

39

3. As por ejemplo, para la ficha de Datos es la letra D, para la ficha Vista es la letra , etc.4. Presione la tecla B para ir a la ficha Insertar.5. Observe que ahora est ficha muestra ms letras de acceso.

a. Qu tecla le permite insertar una tabla?________________________________________________________________________

b. Qu tecla le permite insertar una imagen?

________________________________________________________________________

6. Usando el teclado, responda:a. Con qu teclas se puede acceder al botn Funciones lgicas de la ficha Frmulas?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________7. Usando el teclado, responda:a. Con qu teclas se puede acceder al botn Estilo de celdas de la ficha Inicio?

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

m b d Para aplicar formatos a textos seleccionados es comn seleccionar los botones de la ficha deInicio. Desde esta ficha se pueden aplicar formato de Fuente como negrita, color de fuente, etc.En esta versin de Excel, al seleccionar un texto, se muestra una mini barrra con los formatos

ms comunes a aplicar:

1. En Excel en una celda en blanco, escriba un texto, en nuestro caso escriba: Office 2010Productividad sin lmites.

2. Luego con el mouse seleccione el texto Productividad sin lmites.3. Presione el botn derecho del mouse observe que se presenta una barra como:

4. Con esta barra aplique los siguientes formatos:Fuente: Impact de 28 puntos.Color de fuente: Azul oscuro.

5. Cierre el Excel no es necesario guardar los cambios.


40/216


41/216

i i

P R O E S A D

41

Puede usar Excel para escribir todos los tipos de datos que desee, profesionales o personales.Puede escribir dos tipos bsicos de datos en las celdas de las hojas de clculo, nmeros texto.

Puede usar Excel para crear presupuestos, trabajar con impuestos o registrar calificaciones deestudiantes.

Tambin puede usar Excel para crear una lista de los productos que vende o para registrar laasistencia de estudiantes.

Incluso lo puede utilizar para realizar un seguimiento del ejercicio que practica cada da, laprdida de peso o cunto dinero le va a costar la remodelacin de su casa. Las posibilidades sonrealmente ilimitadas.

1. Deiniciones Bsicas

1.1. sl

Es necesaria e imprescindible la correcta seleccin de celdas, rangos, filas, columnas hojas paraaplicar formatos manejar las opciones de edicin. Tal como lo vimos en el captulo anterior,considere las siguientes acciones:

1.2. cld y g

Para seleccionar celdas o rangos de celdas, es necesario que el puntero del mouse debe estar enmodo seleccin. El puntero cambia a este modo cuando seala alguna celda.

El puntero cambia a modo de seleccin

inGreso De Datos

Sesin

2


42/216


43/216

i i

P R O E S A D

43

Seleccionando la columna B

Si desea seleccionar ms de una fila o columna, bastar con hacer un arrastre. Para seleccionarfilas o columnas no contiguas, debe realizar el arrastre pulsando la tecla CTRL.

Usted podr seleccionar toda la hoja de clculo. Solo tiene que llevar el puntero del mouse al

cuadro donde nacen los rtulos de flas y columnas, y hacer clic.

Seleccin de una hoja. Observe la posicin del puntero del mouse

2. escriBir Datos

2.1. Vl apd

En una celda se pueden introducir, bsicamente, dos tipos de informacin.

1. Vl n: Es cualquier informacin que puede ser evaluada numricamenteincluendo nmeros, fechas frmulas matemticas. Las fechas se consideran como valores

porque se almacenan como tales. Aceptan algunos smbolos como: el separador decimal, lossignos +, -, () el %. Por defecto, cuando ingrese un valor, ste se justifica hacia la derecha.

2. Ll tx: Es una cadena de caracteres que generalmente se usa como un textodescriptivo, tales como ttulo de informes, cabeceras de columnas, nombres de tems. Sepuede incluir cualquier combinacin de letras, nmeros signos especiales. Los textos se

justifican hacia la izquierda.

Para ingresar datos a una celda:1. Lleve el indicador a la celda donde se desea ingresar la informacin.2. Escribir el dato correspondiente.

3. Pulse la tecla o bien una tecla del cursor de flechas.


44/216


Udd i

44

Si pulsa + , el indicador de celda ir a la celda anterior (dependiendo de la direccinelegida).

2.2. eb d l u flUn celda puede contener 2 lneas como parte de su contenido, logrando efectos como losmostrados a continuacin.

Procedimiento:1. Lleve el curso a la celda A1.2. Escriba el texto Nro. presiones ALT +3. Escriba Orden pulse et para finalizar.

2.3. epz l ul d l lu

Hoja de clculo con ttulos de columnas filas.

1. Los ttulos de las columnas son los meses del ao.2. Los ttulos de las filas son nombres de las Escuelas Profesionales.

Cuando escriba datos, conviene que empiece especificando ttulos en la parte superior de cadacolumna para que las personas que compartan su hoja de clculo puedan saber el significado delos datos ( para que usted mismo pueda saberlo ms adelante).

En la imagen, los ttulos de las columnas son los meses del ao se extienden a lo largo de laparte superior de la hoja de clculo.

Normalmente, tambin tendr que escribir ttulos de filas. En la imagen, los ttulos de las filasque se extienden a lo largo del lado izquierdo son nombres de las facultades. Esta hoja de clculomuestra si un representante de cada una de las Escuelas Profesionales ha asistido mensualmentea un almuerzo en las reuniones de coordinacin.

3. emPeZar a escriBir

1

2

TABULADORENTER


45/216

i i

P R O E S A D

45

Presione TAB para mover la seleccin de una celda a la derecha. Presione para mover laseleccin de una celda hacia abajo.

Suponga que va a crear una lista de nombres de vendedores. La lista tambin tendr tambin lasfechas de las ventas con sus importes. Por lo tanto, necesitar los ttulos de columna siguientes:Nombres, Fecha e Importe.

En este casi no necesita ttulos de filas a lo largo del lado izquierdo de la hoja de clculo; losnombres de los vendedores estarn en la columna situada ms a la izquierda.

Escribira Fecha en la celda B1 presionara TAB. A continuacin, escribira Importe en lacelda C1.

3.1. eb y

Excel alinea el texto al lado izquierdo de las celdas, pero alinea la fechas al lado derecho de las mismas.

Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha, debe utilizar una barra diagonal oun guin para separar las partes: 15/10/2011 o 15-octubre-2011, Excel reconocer stos comouna fecha.

Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio a o p; por ejemplo, 9:00 p. Sisolo pone el nmero, Excel reconoce una hora la escribe como a.m.

sUGerencia: Para escribir la fecha actual, presione conjuntamente CTRL la tecla punto coma(;). Para escribir la hora actual, presione conjuntamente CTRL. MAyUS (Shift) la tecla punto coma (;).

3.2. eb

Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas.

Para escribir los importes de las ventas en la columna C, la columna Importe, escribira el valornumrico del importe.

Otros nmeros cmo se escriben1. Para escribir fracciones, deje un espacio entre el nmero entero la fraccin. Por ejemplo 1 1/8.2. Paraescribirsolounafraccin,escribauncerodelante;porejemplo,0.Siseescribesin

el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de abril.3. Si escribe (100) para indicar un nmero negativo mediante parntesis, Excel mostrar el

nmero como -100.

{ {Izquierdaalineada

derechaalineada


46/216


Udd i

46

4. Uncin aUtocomPLetar

Excel permite autocompletar textos ingresados en una lista. En el siguiente grfico, en una lista

de reas, al pulsar la letra C en la celda A13, Excel Autocontemplar el ingreso con la palabraContabilidad que a existe en lneas ms arriba (C11).

Al pulsar la letra C el autocompletar rellena el texto con Contabilidad.

5. eDicin De Datos

Consiste en recuperar la informacin de una celda para posterior modificacin.1. Lleve el indicador a la celda que quiere editar. En el grfico a la celda A1.2. Pulsar la tecla F2 o haga clic sobre la celda o haga clic en la barra de frmulas.3. Luego de hacer las correcciones del caso, pulsar nuevamente Enter.

Desplazamiento en la hoja clculo

Tabla: Uso de teclas para desplazar el indicador de celda

s ut pul excl plz l co

Flecha arriba / abajo Fila anterior / siguiente

Fecha izquierda / derecha Columna anterior / siguienteTAB / Shift TAB Pantalla derecha / izquierda

Re Pg / Av Pg Pantalla arriba / abajo

Ctrl + Av Pg / Re Pg Hoja siguiente / Hoja anterior

F5 celda Permite ir a la celda especificada

Ctrl + Inicio Va a la primera celda de su rango

Ctrl + Fin Va a la ltima celda de su rango

Fin + Flecha derecha / Izquierda Va a la primera/ltima celda con contenido de la fila

Fin + Flecha arriba / abajo Va a la primera/ltima celda con contenido de la co-lumna


47/216


48/216


Udd i

48

Para seleccionar rangos de Celdas, bastar con presionar la tecla CTRL, mientras selecciona otrorango.

Para seleccionar filas columnas completas, se hace clic en el encabezado de columna

Si desea seleccionar rangos mu grandes, use clic para marcar el inicio Shift + clic para el final.

Si desea ingresar un mismo valor en el rango seleccionado, escriba el valor pulse las teclasCTRL + ENTER.

Botn Seleccin de hoja


49/216


50/216


Udd i

50

7.1.1. G

Realice el procedimiento necesario para obtener la siguiente tabla:

Resultado despus de realizar la actividad.

7.2. op d aull

Para hacer ms fcil el ingreso de datos. Excel muestra, al hacer los arrastres de una celda, unaetiqueta inteligente (Smart Tags) llamada opciones de Autorrelleno.

cono de un Smart Tags de Opciones de Autorrelleno

As, escriba en una celda el nmero 1, luego, realice un arrastre del cuadro de relleno, tal comoen la figura:

Al hacer clic en las opciones de Autorrelleno, podemos realizar acciones adicionales.

Usted puede controlar la forma en que Excel rellena las celdas. La etiqueta inteligente que semuestra al terminar el arrastre, permite en lugar de copiar, generar la serie o solo copiar elcontenido (sin el formato). En el ejemplo de la siguiente hoja se muestra el texto Ventas encursiva al centro.

As, por ejemplo, escriba en alguna celda 06/01/2004, al arrastrar esa fecha se podrn realizardiversas acciones sobre ella.


51/216

i i

P R O E S A D

51

Etiqueta de opciones de relleno. En las columnas se ha elegido: Rellenar das, das de la semana,meses y aos.

7.3. rll ud l ud

Una forma adicional de rellenar series es usando el cuadro Series, el cual permite controlarincluso las repeticiones que se necesiten para la serie.

Por ejemplo, se pide generar una serie de nmeros, desde 1960 incrementado a 10 a partir dela celda A5.

7.3.1. Pd

1. Lleve el indicador a la celda que contiene el valor inicial a trabajar. Es decir la celda A5. (estacelda debe contener el nmero 1960).

2. En la ficha Inicio el grupo Modificar haga clic en rellenar.

3. Seleccione la opcin Series.4. En la ventana de series defina el incremento el lmite.

1

2


52/216


53/216


54/216


55/216


56/216


Udd i

56

DesPLaZamiento en La hoja De cLcULo

En estos ejercicios se ver las distintas formas de desplazarnos a travs de una tabla de Excel.

1. Abra un nuevo libro renmbrelo por Listas.xlsx en la Hoja1 escribe:

2. Haga clic en la celda A5, realice cada uno de los procedimientos sugeridos anote el resultado:

Si usted pulsa Excel desplazar el indicador a

Flecha arriba / abajo

Fecha izquierda / derechaTAB / Shift TAB

Re Pg / Av Pg

Ctrl + Av Pg / Re Pg

F5 A210

Haga clic en la celda A5 de la hoja1 presione las teclas que se solicitan:

Ctrl + Inicio

Ctrl + Fin

Fin + Flecha derecha / Izquierda

Fin + Flecha arriba / abajo


57/216

i i

P R O E S A D

57

3. Guarde cierre el libro.

reLLenar series

Usando el controlador de rellenoEl puntero del mouse permite ingresar en forma rpida sencilla valores a nuestras celdas. As,el puntero del mouse cambia de acuerdo al lugar que seale en una celda o un rango de celdas.

La figura muestra los distintos tipos de puntero del mouse

Seleccin.1. En un libro nuevo, escriba en la Hoja1 la siguiente tabla:

Para seleccionar una celda o un rango de celdas, el puntero del mouse debe estar en modoSeleccin . Para que el puntero cambie a modo de seleccin.

1. Lleve el puntero sobre la celda que desea seleccionar (en nuestro ejemplo la celda A2).2. Haga clic cuando el smbolo del puntero sea .

3. Para seleccionar rango de celdas

o para seleccionar filas columnas completas

sl, cuando se se-ala al centro de la celda

cud d ll, cuandose seala a la esquina infe-rior izquierda

md mv, cuando se se-ala alguno de los bordes

Haga un arrastre desdeaqu...

Has aqu...

Para seleccionarrangos separadosuse la tecla Ctrl realice el arrastre


58/216


59/216

i i

P R O E S A D

59

1. En la Hoja2, escriba el nmero 12. Luego realice un arrastre del cuadro de relleno, tal como la figura:

3. Elija la opcin s d ll. Observe el resultado en la imagen de arriba Qu se generaahora?

4. Escriba el texto aul 1001 realice un arrastre Qu sucede si en la etiqueta inteligente elijela opcin cp ld?

5. Escriba en una celda 27- realice un arrastre.Qu opciones se muestran en la etiqueta inteligente?

LCon el cuadro de relleno, podr tambin generar listas pre definidas. Para usar una lista:

1. En una celda escriba Enero realice un arrastre.2. Observe el resultado

3. En otra celda, escriba el texto lunes, luego haga el arrastre correspondiente. Cul es elresultado?

4. En otra celda escriba Nov realice un arrastre. Cul es el resultado?5. En otra celda escriba Azul realice el arrastre. Por qu no se genera una lista de colores?

ig d d u g

Puede ingresar datos a un rango, siguiendo estos pasos:

Arrastre


60/216


Udd i

60

1. En una hoja de Excel, seleccione un rango de celdas, para nuestro caso, seleccione el rangoB5:c15

2. Escriba un texto como contenido, en nuestro caso escriba Excel 2010.3. Presione Ctrl + Enter. Cul es el resultado?

casos De aPLicacin

1. En una hoja de Excel, escriba la siguiente tabla:

2. Luego use las distintas opciones de relleno para que las columnas Nro., Cdigo, Especialidad Fecha de cierre se muestren como la figura:

3. Guarde cierre el libro.


61/216

i i

P R O E S A D

61

rmULas

1. rmULas

Hacer una herramienta eficaz para trabajar con nmeros para realizar operaciones matemticas.En ocasiones, para ello, es necesario insertar frmulas. En esta sesin aprender a sumar, dividir,multiplicar restar, escribiendo frmulas en hojas de clculo de Excel.

Tambin va a aprender a utilizar frmulas sencillas que actualizan automticamente los resultadoscuando cambian los valores. Si necesita modificar un valor tras calcular un total, no ha ningnproblema hasta con realizar el cambio Excel lo actualizar.

Un presupuesto de una hoja de clculo necesita una cantidad en la celda C6

Imagine que Excel est abierto que est viendo la seccin Entrenamiento de un presupuestode gastos domsticos. La celda C6 de la hoja de clculo est vaca, la cantidad invertida en CD enfebrero no se ha incluido todava.

En esta seccin, aprender a utilizar Excel para realizar operaciones matemticas bsicas,escribiendo frmulas sencillas en las celdas. Va a aprender tambin a sumar todos los valores enuna columna con una frmula que actualiza su resultado, si los valores cambian ms adelante.

2. escriBir rmULas en eXceL

Una frmula es una operacin que contiene referencias a celdas de una hoja. Para el ingresode una frmula se debe tener en cuenta lo siguiente:

Sesin

3


62/216


63/216


64/216


Udd i

64

2.2.9. od d lul

Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzanpor el signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituen unafrmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (los operandos),separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn elorden especfico de cada operador de la frmula.

2.2.10. Pdd d pd

Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en elorden que se indica en la siguiente tabla. Si una frmula contiene operadores con las mismasprioridades (por ejemplo, si una frmula contiene un operador de multiplicacin otro dedivisin). Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.

Como ejemplo para escribir frmulas, tenemos el siguiente caso:

Hoja de movilidad

Se pide calcular los Gastos por movilidad (E3), que sera la multiplicacin de los Das laboradospor la Movilidad por da. Realice el siguiente procedimiento:

1. Haga clic en la celda donde se debe mostrar el resultado, en nuestro ejemplo en la celda E3.2. Escriba la siguiente frmula: =B3*B4

Observe que en la hoja se muestra el resultado de la frmula.Ahora, se nos pide calcular la Devolucin que corresponde a una diferencia entre el MontoAsignado el Gasto por Movilidad.

opd Dp: (dos puntos)(un solo espacio); (punto coma)

Operadores de referencia

- Negacin (como en -1)

% Porcentaje

^ Exponenciacin

* / Multiplicacin divisin

+ - Suma resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenacin)=, ,=, Comparacin


65/216

i i

P R O E S A D

65

3. Haga clic en la celda E4 escriba: =E1-E34. El Total se calcula a una suma del Gasto por Movilidad Devolucin:

El resultado se muestra de acuerdo a la siguiente imagen:

Tabla con las rmulas defnidas, los valores cambian al modifcar la celda B3 yB4

2.2.11. cz u g gul

Los dos CD comprados en febrero costaron 12.99 $ 16.99 $, respectivamente. La suma deestos dos valores es la cantidad gastada en el CD.

Para agregar estos valores en Excel, se escribe una sencilla frmula en la celda C6.Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Esto es la frmula escrita en lacelda C6 para sumar 12.99 16.99:

=12.99+16.99

El signo ms (+) es un operador matemtico que indica a Excel que debe sumar los valores.

1. Escriba la frmula en la celda C6.2. Presione ENTER para mostrar el resultado de la frmula.3. Siempre que haga clic en la celda C6, la frmula aparecer en la barra de frmulas.

3

1

2


66/216


Udd i

66

3. sUmatoria

Para sumar el Total de gastos del mes de enero, no es necesario que vuelva a escribir todos los

valores, a que puede usar una frmula a escrita denominada funcin.

Puede obtener el total de Enero en la celda B7, escribiendo =Suma dibujando con el punterodel mouse desde el rango B3:B6, que suma todos los valores.

Al presionar ENTER se muestra el resultado de la funcin SUMA 95.94 en la celda B7. La frmula=SUMA(B3:B6) aparece en la barra de frmulas cada vez que se hace clic en la celda B7.

De otra manera, para obtener el total de enero, haga clic en la celda B7 , a continuacin:

1. En la ficha Inicio, Haga clic en el botn Autosuma luego opcin Suma del grupo Edicin.

3

1

2+

95.94


67/216


68/216


Udd i

68

4. caLcULar Porcentajes

4.1. P pv

Es mu fcil cambiar porcentajes en Excel, recuerde, basta con escribir la frmula considerandolas celdas que intervienen. En nuestro caso se pide calcular el porcentaje de los gastos ladevolucin de la movilidad (F3 F4).

Hoja de Movilidad para porcentajes

Para esto vamos a dividir la celda E3 entre la celda E1

1. Haga clic en la celda F3 escriba: =E3/E12. Seleccione la celda F4 escriba: =E4/E1

Aplicar el botn de formato porcentaje % en la ficha Inicio del grupo Numero.

Hoja con los porcentajes calculados

4.2. P vl dfd

En este caso es ms sencillo obtener porcentajes a un valor, bastar con multiplicar el valor porel porcentaje. Por ejemplo calcular el IGV(18%) del monto.


69/216

i i

P R O E S A D

69

Hoja Facturas

Recuerde, cuando usted desea calcular un porcentaje, solo debe multiplicar el valor por elporcentaje. As, realice el siguiente procedimiento.

1. Lleve el indicador a la celda C42. Escriba la frmula para calcular el IGV: =B4*18%

Clculo del IGV

4.3. ul pul

Adems, puede tambin incrementar el valor de una celda en un porcentaje determinado. Enla hoja proeccin se pide incrementar la produccin para Febrero un 25%. Respecto a Enero.

Hoja de Proyeccin


70/216


Udd i

70

Para calcular un incremento, se debe sumar el valor con el resultado de multiplicar el valor porel porcentaje. As:

1. Lleve el indicador a la celda C3 (produccin de Febrero)

2. Escriba la frmula para incrementar el valor: =B3 + (B3 * C1)

Hoja de Proyeccin resuelta

4.4. ul y xp

Escribir frmulas considerando los diferentes operadores matemticos su jerarqua se hacebastante sencillo considerando las prioridades. Una de las caractersticas ms importantes quetiene Excel 2010 est en que el usuario pueda expresar cualquier tipo de frmula matemticapor mu compleja que sta sea, veamos poco a poco estas frmulas expresiones.

4.5. ul xp

Para expresar clculos matemticos, solo es necesario mantener la jeraqua de los operadores si fuera necesario utilizar los parntesis.

Ejemplo obtener el valor de Q con los valores de x=7.35 e =0.5 de la expresin.

Q x y

x

y= +

+

3 25 4

7 2

Hoja con expresin matemtica Q

4.5.1. Pd

1. Seleccionar la celda D32. Escribir la frmula: =3*B3+2*B4-(5+4*B3)/(7-2*B4)


71/216


72/216


73/216

i i

P R O E S A D

73

Hoja con la rmula en DS

4.9. o xp

Escriba las frmulas necesarias para obtener el rea del tringulo del crculo:

AreaTBase Altura

=

2AreaC = PI x R2

En la celda B5 = B2*B3/2 En la celda E5 = E2*E3^2

Se pide calcular la inicial (25% del monto)

4.10. au d ul

Por defecto Excel detecta errores comunes de los usuarios (no cerrar parntesis, omitir elnmero de una fila o columnas, etc.) propone los cambios necesarios para resolver dicho error.

Usted puede aceptar dicha propuesta o rechazarla, en caso, tendr que resolver el problema

= B2*B3/2 = E2*E3^2

= E2*25%


74/216


Udd i

74

manualmente. Para probar esta caracterstica, escriba la hoja mostrada en la figura siga lasindicaciones: Al detectar un error, Excel propone una correccin.

5. comProBacin De errores

En esta versin, usted puede configurar qu tipos de error puede detectar resolver MicrosoftExcel. As, detecte cuando usa frmulas con celdas vacas, cuando escribe un nmero como texto(por ejemplo lo procede con un apostrofe), etc.

5.1. cg u l b ul

En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores ms comunes que un usuario puede

realizar al escribir una frmula se explica cmo corregir estos errores:

ag d m

Iniciar cada funcincon el signo igual (=)

Si omite el signo igual, lo que escriba puede mostrarse como texto ocomo una fecha. Por ejemplo, si escribe SUMA(A1:A10), Microsoft Excelmostrar la cadena de texto SUMA(A1:A10) no calcular la frmula.Si escribe 2/11, Excel muestra una fecha como 2-nov o 02/11/09, enlugar de dividir 2 entre 11.

Hace coincidir todoslos parntesis de aper-

tura de cierre

Asegrese de que todos los pares de parntesis coinciden en nmero.Cuando usa una funcin en una frmula, es importante que cada parntesis

est en su posicin correcta para que la funcin funcione correctamente.Por ejemplo, la frmula =SI(B5


75/216

i i

P R O E S A D

75

Escribir todos los argu-mentos necesarios

Algunas funciones de hoja de clculo necesitan argumentos (argumento:valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos.El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa

funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funcionesson nmeros, texto, referencias de celda nombres.), mientras queotras (como PI) no los necesitan. De igual modo, asegrese de no haberintroducido demasiados argumentos. Por ejemplo, la funcin MAyUSCacepta solo una cadena de texto como argumento.

Escribir el tipo correctode argumentos

Algunas funciones de la hoja de clculo, como SUMA, requierenargumentos numricos. Otras funciones, como REEMPLAZAR, requierenun valor de texto para, al menos, uno de sus argumentos. Si usa eltipo incorrecto de datos como un argumento, Excel puede devolverresultados inesperados o mostrar un error.

Anidar como mximo

64 funciones

Puede escribir o anidar no ms de 64 niveles de funciones dentro de

una funcin. Por ejemplo, la frmula =SI(RCUAD(PI())


76/216


Udd i

76

Escribir los nmerossin formato

No d formato a los nmeros cuando los escriba en una frmula. Porejemplo, si el valor que desea especificar es 1,000 $, escriba 1000 enla frmula. Si escribe una coma como parte de un nmero, Excel lainterpreta como un carcter separador. Si desea ver los nmeros conseparadores de miles millones, o con smbolo de moneda, aplique elformato a la celda, despus de escribirlos.Por ejemplo, si desea sumar 3100 al valor de la celda A3 escribela frmula =SUMA(3,100,A3), Excel suma los nmeros 3 100 , acontinuacin, suma ese total al valor de A3, en lugar de sumar 3100 ala celda A3. O bien, si escribe la frmula =ABS(-2,134), Excel muestra unerror porque la funcin ABS acepta un nico argumento.

Evitar dividir por cero Dividir una celda por otra celda que contiene cero o ningn valor puedegenerar un error # DIV/0!.

5.2. cg u vl d Si una frmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de error,como #####, #DIV/0!, #N/A, #NOMBRE?, #NULO!, #NM!, #REF! #VALOR! Cada tipo deerror tiene diversas causas soluciones diferentes.

La siguiente tabla contiene vnculos a artculos que describen estos errores detalladamente, ascomo una breve descripcin para audarlo a comenzar.

Vul ul dlld

Dp

Corregir un error ##### Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es

suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o cuandouna celda inclue valores negativos en la fecha o la hora.Por ejemplo, una frmula que resta a una fecha del pasado unafecha del futuro, como =15/06/2008-01/07/2008. Esto genera unvalor negativo en la fecha.

Corregir un error #DIV/0! Excel muestra este error cuando un nmero se divide por cero (0)o por una celda que no contiene ningn valor.

Corregir un error #N/A Excel muestra este error cuando un valor no est disponible parauna funcin o una frmula.

Corregir un error #NOM-

BRE?

Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una

frmula. Por ejemplo, el nombre de un intervalo o de unafuncin puede estar mal escrito.

Corregir un error #NULO! Excel muestra este

Con 0445 0306 Informatica i

Documents

Transcript of Con 0445 0306 Informatica i