COMUNICAZIONE PUBBLICALa comunicazione interna

5° lezione10 ottobre 2008

Anno Accademico 2008/2009

Comunicazione e Organizzazione

La comunicazione è una delle componenti fondamentali di qualsiasi sistema organizzativo e, quindi, anche dell’Ente Pubblico. Non ci può essere organizzazione senza comunicazione:

• interna (tra i ruoli, tra le strutture, tra le persone)• esterna (formalizzata, non formalizzata)

La comunicazione non è una variabile a sé stante che può essere gestita senza profondi e continui collegamenti con l’organizzazione.

Ancora oggi, purtroppo, la comunicazione è vissuta da molti soggetti della Pubblica Amministrazione come uno strumento di potere: una logica sbagliata e moralmente criticabile perché procura danni a tutta l’organizzazione.

La Comunicazione Interna come strumento di sviluppo dell’Ente

La comunicazione interna è uno strumento che l’Ente Pubblico può utilizzare per facilitare e accelerare il processo di modifica dell’organizzazione. Ciò è possibile se ci si impegna a far circolare di più (e meglio) le notizie, a promuovere occasioni di condivisione dei programmi, a stimolare la partecipazione di funzionari e dipendenti alle scelte dell’Ente etc.

Anche in questo caso (come quando si parla di comunicazione verso l’esterno) è fondamentale avviare una fase di ascolto: solo conoscendo le attese di coloro che lavorano nell’Ente è possibile rivedere il sistema di comunicazione interna, attivando strumenti e occasioni idonee al raggiungimento dell’obiettivo.

L’inventario dei bisogni

Uno strumento utile per attivare il processo è l’inventario dei bisogni, un’iniziativa che ha l’obiettivo di definire i bisogni di informazione e comunicazione di un Ente (o di una sua singola struttura all’interno dello stesso) rispetto agli altri Enti.

L’inventario dei bisogni serve ad evidenziare le informazioni indispensabili per poter svolgere correttamente le proprie attività. Tali informazioni vanno individuate a livello di macroraggruppamenti. Per ogni informazione è poi necessario indicare il dettaglio/la specifica dell’informazione stessa.

Questo strumento viene, di norma, gestito dal responsabile dell’Ente e rappresenta un’occasione per stimolare i collaboratori ad esprimere la propria opinione.

La Comunicazione Interna: gli strumenti

Gli strumenti di comunicazione interna tradizionali (e ancora oggi adottati da moltissimi Enti, in particolar modo da quelli di piccole dimensioni) sono:• circolari, determine e atti amministrativi• manifesti e locandine affisse in bacheca

Alcune organizzazioni pubbliche più grandi ed evolute adottano anche altri strumenti, quali:• riunioni periodiche e convention• newsletter e notiziari• reti intranet

Un discorso a parte è rappresentato dall’offerta formativa che l’Ente propone ai propri dipendenti come occasione di crescita e aggiornamento professionale.

Riunioni periodiche e convention

I momenti di incontro organizzati e strutturati possono costituire un utile strumento per condividere obiettivi e modalità di sviluppo dei diversi progetti in corso o da avviare.

Abitualmente utilizzata dal mondo delle imprese, oggi l’organizzazione di convention sta entrando a far parte dei piani e delle strategie di comunicazione interna della Pubblica Amministrazione.

I momenti di condivisione sono in crescita: anche se non si arriva alle modalità utilizzate dalle grandi aziende (promozioni, incentive etc.), nel mondo del pubblico nascono iniziative finalizzate al coinvolgimento e alla gratificazione dei dipendenti.

Newsletter e notiziari

Questi strumenti possono essere adottati solo dagli Enti di maggiore dimensione, che li utilizzano per informare dipendenti e collaboratori su vari temi.

La newsletter è spesso gestita dai Cral e dalle organizzazioni sindacali, con il consenso della direzione dell’Ente.

A volte, la newsletter ha una cadenza periodica (settimanale, quindicinale, mensile); altre volte, invece, viene prodotta in funzione delle novità da comunicare.

Negli Enti più organizzati, la newsletter serve anche per promuovere servizi e offerte riservati ai dipendenti (viaggi, acquisti a prezzi scontati etc.).

Intranet

La creazione e l’utilizzo di una intranet all’interno dell’organizzazione può portare risultati concreti nella gestione della comunicazione interna in tempi brevi.

L’Ente deve, però, combattere contro il gap informatico ancora presente in molte realtà e contro la resistenza all’innovazione di molti addetti della Pubblica Amministrazione (a volte, sono proprio i dirigenti a rappresentare il “collo di bottiglia”).

Scrivere in Rete facilita la comunicazione tra i vari uffici e la direzione dell’Ente, contribuendo anche a semplificare il linguaggio e la comunicazione interna tra i diversi settori dello stesso.

La formazione

Proporre ai propri dipendenti occasioni di formazione e di aggiornamento è uno dei modi per migliorare i rapporti interni e per riqualificare dipendenti e funzionari.

In questi ultimi anni, la maggior parte degli Enti Locali ha progettato iniziative di aggiornamento, spesso innovative e stimolanti, volte a far crescere le competenze anche nell’ambito della comunicazione.

Questi corsi vengono frequentemente affidati a professionisti esterni, che sono in grado di portare esperienze e conoscenze dal settore privato.

Coerenza tra Comunicazione Esterna e Comunicazione Interna

È importante ricordare che non si può trasmettere all’esterno qualcosa che è in contraddizione con i messaggi che vengono veicolati all’interno.

L’organizzazione non comunica all’esterno soltanto attraverso ciò che comunemente definiamo “comunicazione”, ma anche attraverso i comportamenti organizzativi. È, quindi, necessario che ci sia coerenza tra ciò che si è e ciò che si comunica.

L’Ente Pubblico deve necessariamente ripensare i comportamenti organizzativi che “parlano” al e con il pubblico (persone addette, luoghi dove avviene la comunicazione etc.).

La diffusione delle nuove tecnologie (dai portali alle reti intranet) dovrebbe facilitare la comunicazione interna, oltre a cambiare le modalità di accesso ai servizi e di relazione fra interno ed esterno.

L’innovazione nell’organizzazione, con il passaggio da una logica di “adempimento” ad una logica di “risultato”, dovrebbe spingere a rivedere tutti i processi interni di lavoro in un’ottica di efficienza e di efficacia.

Si dovrebbero ripensare gli strumenti per il reclutamento e la selezione, ridefinire i rapporti di collaborazione e le forme contrattuali, ripensare i meccanismi premianti delle persone coinvolte nel processo di cambiamento.

Verso l’innovazione