Comune di Brusnengo

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PREMIO EGOV 2013 RICCIONEPREMIO EGOV 2013 RICCIONE

""Navigatore esperto per:Navigatore esperto per:l'Ufficio Tecnico, l'Ufficio Tecnico, i Professionisti i Professionisti

e e i Cittadinii Cittadini, ,

allineato ai decreti della Digit PAallineato ai decreti della Digit PA”.”.

Comune di Brusnengo

PRESENTAZIONE DELCOMUNE TUTTO DIGITALE

Brusnengo ha: • 10 kmq di territorio• Territorio senza frazioni sparse • 2200 abitanti• 7,8 (quasi otto) dipendenti, compreso

segretario, un vigile e due cantonieri

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Una password unica per accedere ai programmi

Gestione bilancio comunale

Protocollo elettronico e rubrica

ICI-IMU, TARSU, TOSAP

Anagrafe, stato civile ed elettorale

Permessi costruzione e DIA

Presenze, ferie ed assenze

Multe

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Gestione lettere, fax, sms e posta elettronica

SIT e collegamento catasto

Controllo di gestione e verifica avanzamento progetti

Calcolo IMU e autocertificazione on line

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Nettuno: Gestione commercio

Tombal: Gestione SIT cimiteri

Thebe: Gestione progetti opere pubbliche

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Abstract• Abbiamo realizzato il nostro sistema territoriale

super integrato che è diventato il cuore di quasi tutte le attività comunali

• Tutte le persone autorizzate possono accedere a informazioni essenziali importanti per il loro lavoro e per implementare la Digit PA.

• Abbiamo ridisegnato processi e responsabilità dei vari uffici comunali, integrandoli e rendendoli interdipendenti.

• Abbiamo attivato i canali per il telelavoro.

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Abstract

Praticamente abbiamo: • caricato le foto inerenti a tutti gli immobili e

creato un livello digitale (layer) per tutti i vincoli che gravano su un immobile

• Caricato e inserito tutte le informazioni inerenti il territorio, compresi furti ed incidenti stradali,

• Tutti i dati catastali e le planimetrie degli immobili, i dati di tutte le pratiche edilizie degli ultimi 40 anni con relativi disegni,

• Dalle altre banche dati del sistema integrato si ottengono informazioni relative ai cittadini residenti e loro foto, i dati relativi a Tarsu, Ici, Tosap.

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Abstract • Le informazioni sono tutte accessibili

cliccando sul numero civico o sul mappale, oppure digitando nome via e numero civico

• Sono a disposizione degli uffici, della Protezione Civile, Forze dell’ordine, dei professionisti e dei cittadini (per i cittadini e professionisti siamo in fase di test)

• Esse danno una visione completa di tutto ciò che occorre sapere per decidere, e sono state basilari per il censimento

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Dal sistema territoriale si ottengono:

• Informazioni per protezione civile (mappe per raggiungere luogo incidente, foto case, nome e foto dei residenti, ubicazione pozzi, idranti e piscine)

• Certificati urbanisti e certificati di destinazione urbanistica con tutti i vincoli, con estrazione dei vari articoli di legge

• Foto case, planimetrie catastali e elenco di tutte le licenze edilizie, informazioni che servono come preanalisi per la commissione edilizia e per il tecnico comunale.

• La memoria storica è nei server e non nella memoria delle persone ed è subito disponibile in caso di nuovi collaboratori.

Abstract

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Sistema territoriale layers digitalizzati 78 per:

• mappe catastali con numero, foglio e mappale; pozzi e idranti e piscine; luogo di incidente e di furto; nome di strade, piazze, vie, piazze e numeri civici;

• perimetrazione del centro abitato; sezioni di censimento;

• piano regolatore e date relative a ogni singola modifica di un immobile; piano di assetto idrogeologico; piano commerciale con evidenziati tutti gli esercizi attivi; piano di zonizzazione acustica; aree incendiate; aree non metanizzate;

• volumi teorici assegnati dal Piano Regolatore e volumi edificati; viabilità in progetto; proprietà comunali

Abstract

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Sistema territoriale layers digitalizzati 78 per:• aree di rispetto, corsi d’acqua, pozzi, cimiteri e

strade; vincoli ambientali imposti da Stato e Regione; vincolo idrogeologico; siti archeologici; vincoli per distanze da edifici scolastici di altri immobili e delle stalle

• indicazione per ogni terreno del tipo di coltura; vincoli derivanti dal tipo di restauro possibile per il centro storico; Piano Provinciale Territoriale con vincoli e dominante costruita; Persone invalide

• Si naviga così nelle informazioni essenziali per decidere, come in un video game.

Abstract

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• Troppa carta negli uffici e troppo tempo per capire e decidere.

• Atti con dimenticanze ed errori che espongono l’amministrazione.

• Scarsa conoscenza del territorio, dei vincoli e delle problematiche.

• Troppe banche dati cartacee da consultare.

• Troppi cittadini e professionisti negli uffici per reperire informazioni.

• Troppe banche dati e duplicazione di dati nei PC dei vari uffici non garantiti da back up centralizzati automatici, banche dati non utilizzabili da altri uffici.

• Elevato turnover dei dipendenti con perdita della conoscenza storica.

Problema di partenza

Comune di Brusnengo

• Allinearci e applicare le direttive dei vari decreti della Digit Pa, diventare una amministrazione comunale “tutta digitale”

• Non perdere la conoscenza e la memoria storica• Integrare l’attività di tutti gli uffici e creare una

mentalità di collaborazione.• Inculcare la mentalità dell’innovazione nei

collaboratori e stimolarli al miglioramento a nuovi modi di lavorare.

• Renderli partecipi e stimolare il senso di gruppo e di appartenenza a qualcosa di utile, lavorando in modo innovativo e creativo.

• Dare certezza all’azione amministrativa.

OBBIETTIVI GENERALI E OBBIETTIVI SPECIFICI

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• Evitare dimenticanze ed errori.

• Automatizzare e digitalizzare tutti gli atti e firmarli digitalmente.

• Centralizzare le banche dati e rendere i dati univoci.

• Ridurre tempi per decidere, carta e consumi energetici.

• Ridurre i tempi per dare informazioni a professionisti, cittadini, forze dell’ordine, attivando un self service previa registrazione.

• Ridurre tempi impiegati dagli uffici per accedere alle informazioni.

• Ridurre i costi di personale.

OBBIETTIVI GENERALI E OBBIETTIVI SPECIFICI

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• Integrare le informazioni e renderle tutte accessibili con un semplice clic del mouse a: impiegati comunali, sindaco, protezione civile, forze dell’ordine, professionisti e cittadini.

• Garantire il servizio digitale 24 ore a tutti gli aventi diritto, tramite un complesso processo di Disaster Recovery.

• Recuperare risorse economiche (€) da errori ed evasione, digitalmente geodetective.

OBBIETTIVI GENERALI E OBBIETTIVI SPECIFICI

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METODOLOGIA USATA• Premialità e obbiettivi per il personale condivisi

da tutti.

• Verifica raggiungimento obbiettivi annuali, tramite nucleo di valutazione e corresponsione del premio.

• Piccoli passi, consolidato uno step si è partiti col successivo.

• Coinvolgimento di tutti i collaboratori con riunioni di “Brainstorming”.

• Applicazione del principio giapponese kaisen “Miglioramento Continuo”, ogni giorno una piccola idea..

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METODOLOGIA USATA

• Validare banche dati univoche integrate nel sistema informativo realizzato da un unico fornitore, per evitare problemi di bridge dei dati.

• Unico responsabile per ogni dato.

• Acquisto programmi digitali per tutte le attività degli uffici e acquisto nuovo hardware

• Attività di auto apprendimento e collegamenti in remoto per corsi col fornitore di SW.

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Descrizione azioni intraprese

• Ridefiniti i processi interni e delle responsabilità dei vari dati nei vari uffici per integrare le informazioni del sistema integrato territoriale, che è diventato il cuore del Comune.

• Caricati regolamenti vari.• Scannerizzato pratiche edilizie degli ultimi 40

anni. • Ricezione delle nuove richieste di costruzione e

di modifiche in formato digitale su compact disk. • Digitalizzazione e caricamento di settantotto

layers inerenti a piani vari, vincoli, informazioni inerenti il territorio ed i cittadini.

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Descrizione azioni intrapprese

• Manutenzione continua delle banche dati, aggiornandole, validandole e assegnando a tutti gli altri dipendenti comunali la responsabilità dei vari dati.

• Scaricamento delle banche dati da: catasto, agenzia delle entrate

• Combattere errori ed evasione con installazione di un programma digitale: “Geodetective”, che con l’incrocio di varie banche dati compie tutto in automatico.

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Descrizione azioni intraprese

• Migrazione di tutti i programmi e banche dati in ambiente “SQL” e loro virtualizzazione in ambiente “VM WARE”, doppio server accessibili via web (accessi autenticati con pw e id)

• Tre sistemi di backup

• Sostituzione dei PC con Thin Client virtualizzati in un server

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RISULTATI RAGGIUNTI• Il sistema integrato è divenuto il cuore del

Comune, cuore a cui tutti gli uffici partecipano al caricamento dei dati, alla loro validazione ed al mantenimento continuo, le informazioni contenute servono ad anagrafe, tributi, vigile, protezione civile, forze dell’ordine ovviamente anche all’ufficio tecnico.

• Analisi e conoscenza del territorio immediate accedendo a tutte le informazioni digitali con un semplice click.

• Certificato di destinazione urbanistica e certificato urbanistico generato in pochi minuti con tutti i vincoli e con un estratto degli articoli dei vari regolamenti.

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Risultati ottenuti

• Il certificato urbanistico esteso serve anche come preanalisi per Ufficio tecnico, commissione edilizia e professionisti, permettendo così decisioni veloci e sicure.

• Riduzione di mezza persona nell’ufficio tecnico, attualmente abbiamo una

• convenzione con altro Comune limitrofo al 50%,

l’ufficio tecnico è gestito da mezza persona.

• Riduzione di una persona fra tutti gli altri uffici, gestiamo tutti uffici con solo quattro virgola otto (4,8) persone per 2200 abitanti, più un vigile e due cantonieri .

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Risultati ottenuti

• Migliore conoscenza del territorio da parte del Sindaco, degli uffici comunali, della protezione civile, delle forze dell’ordine, limitatamente alle attivazioni realizzate.

• Risparmio di 50% di carta e di 20% di energia elettrica.

• Tempi di ripristino immediati se un server va in avaria, poche ore in caso di disastro.

• Possibilità di accesso ai dati da remoto.

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Risultati ottenuti• Migliore conoscenza del territorio da parte del Sindaco, degli

uffici comunali, della protezione civile, delle forze dell’ordine, limitatamente alle attivazioni realizzate.

• Risparmio di 50% di carta e di 20% di energia elettrica.• Tempi di ripristino immediati se un server va in avaria, poche

ore in caso di disastro.• Possibilità di accesso ai dati da remoto. Migliore conoscenza

del territorio da parte del Sindaco, degli uffici comunali, della protezione civile, delle forze dell’ordine, limitatamente alle attivazioni realizzate.

• Risparmio di 50% di carta e di 20% di energia elettrica.• Tempi di ripristino immediati se un server va in avaria, poche

ore in caso di disastro.• Possibilità di accesso ai dati da remoto.

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• “Il programma per combattere errori ed evasione opportunamente digitalizzato stampa in automatico lettere con indirizzi, protocollate in automatico e con i dati ed importi inerenti all’evasione.

• Abbiamo generato le liste per il censimento in automatico con grande risparmio di giorni di lavoro e analisi manuale.

• Recupero medio annuale di € 10.000 dell’ICI. TARSU dovuta a errori e a piccola evasione, entrate che hanno permesso in questi anni il continuo miglioramento del SW e dell’HW.

Risultati ottenuti

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Protagonisti

• Collaboratori comunali

• Ditte fornitrice HW (2000net e MBC system)

• Ditta fornitrice di SW (Siscom)

• Agenzia del Territorio

• Sindacati

• Consiglio e Giunta

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Miglioramenti bloccati dal Patto di stabilità

• Foto da satellite georeferenziate

• Il Cloud Computing con salvataggi remoti almeno a 200 km

• Accessi via WEB per lavorare in caso di disastro (Comune e Banca)

• SIT installato nel sito del comune per con accesso personalizzato ai cittadini accreditati

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Abbiamo applicato i decreti Digit PA• Costo: in 10 anni fra HW e SW circa € 100.000

• Le nostre banche dati sono di circa 300 Giga

• Gli ambienti sono in SQL, per garantire accessi veloci e sicuri

• L’ambiente dati e programmi sono stati virtualizzati e migrati in VMWARE per effettuare ripristini in tempi brevi

• Abbiamo il doppio server per ripristini veloci in caso di rotture

• Abbiamo sostituito i PC con Thin Clients per risparmio energetico e maggiore sicurezza

• Abbiamo tre tipi di salvataggio dati, i supporti coi dati sono portati due volta al mese in cassetta di sicurezza

• Stanza CED isolata dal pubblico

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Grazie per l’attenzione