18/10/2016 Come si redige un contratto di manutenzione per lavori edili?

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Come si redige un contratto di manutenzione per lavori edili?

19/10/2016

Pietro Salomone

Indicazioni nella preparazione dei contratti di manutenzionesecondo la Norma UNI EN 13269:2006

La domanda che bisogna porsi è:

È possibile dare un prezzo al valore che i possessori dei beni ricevono facendo unadeguata manutenzione? SI.

Infatti la manutenzione di un bene, eseguita in modo corretto, salvaguardia il valore delcapitale investito per l’acquisto e/o la realizzazione del bene, nel nostro caso di unimmobile o sua parte o impianto, ed assicura il conseguimento della disponibilità richiesta.

Inoltre, il sempre crescente sviluppo di nuove tecnologie fa aumentare la richiesta deiservizi di manutenzione specializzata. Pertanto è importante redigere i contratti dimanutenzione secondo in modo attento ed uno schema ben preciso.

Prima di redigere il contratto è opportuno eseguire delle attività precontrattuali checonsentono la preparazione del contratto. Esse sono:

1. la definizione dei servizi di manutenzione richiesti;2. la predisposizione di una politica di manutenzione e una strategia su comeapplicare tale politica decidendo se effettuare la manutenzione internamente oaffidarla a terzi;

3. la definizione del tipo di contratto più appropriato, identificazione degli assuntori conle capacità tecniche, professionali organizzative ed economiche in grado diadempiere ai lavori richiesti;

4. la preparazione di una bozza di contratto, effettuazione della negoziazione dellaparte economica a seguito di ricezione delle offerte ed individuazionedell’assegnatario.

Successivamente alla firma del contratto vengono poi svolte le attività contrattuali sia daparte dell’assuntore che da parte del committente.

Le attività svolte dall’assuntore sono: svolgimento delle attività previste da contratto conimpiego di risorse umane e materiali, predisposizioni di programmi di lavoro e loroesecuzione rispettando i requisiti contrattuali, inoltro delle richieste di pagamento egestione di eventuali modifiche contrattuali.

Le attività svolte dal committente riguardano invece: il controllo del budget contrattuale econvalida delle richieste di pagamento fatte dall’assuntore, eventuali variazioni di contrattoche devono essere concordate con l’assuntore e verificare la corretta esecuzione delcontratto.

La struttura di un contratto di manutenzioneConforme a quanto riportato nella norma UNI EN 13269:2006 il contratto di manutenzionedeve contenere una serie di elementi essenziali per sua corretta redazione. Essi sono:

Intestazione: In tale parte si identificano i contraenti con la ragione sociale,indirizzi, identità dei firmatari del contratto. In particolare l’intestazione dovrebbecontenere la seguente dicitura “Accordo per la fornitura di servizio di manutenzione”Obiettivo: Il contratto deve iniziare con la definizione dell’intendimento generaledelle parti, con dichiarazioni esplicite e specifiche delle intenzioni concordate delleparti contraenti. La descrizione dell’intendimento generale è estremamente utilequando, in contratti pluriennali, al mutare delle condizioni si rendesse necessarioapportare modifiche al contratto.Definizioni per il contratto: Visto il gran numero di termini utilizzati nel mondodella manutenzione, è bene definire con precisione il significato dei termini utilizzatiin modo da vincolare entrambe le parti. I termini riguardano sia quelli tecnici cheeconomici, organizzativi, legali, con particolare riferimento a norme nazionali edeuropee che definiscano tali terminologie. Un valido aiuto viene fornito dalla normaUNI 13306 che definisce la terminologia usata nel mondo della manutenzione.Luogo di Manutenzione: Definizione dei luoghi dove devono essere svolti i lavoridi manutenzione con identificazione dell’indirizzo, dell’edificio macchinario o

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di manutenzione con identificazione dell’indirizzo, dell’edificio macchinario oapparecchiatura.Contenuto: In tale parte vengono descritti la tipologia di lavori da eseguire, descrittiin modo chiaro includendo le fasi in cui devono essere svolti, il risputatodesiderato, strumenti utilizzati, i requisiti di salute e sicurezza che devono essererispettati, gli elementi da sottoporre a manutenzione, e la qualifica dei lavoratori.

Spesso, vista la corposità delle descrizioni, tale parte viene allegata comeappendice al contratto.Tempi: In tale parte vengono definiti i tempi entro cui devono essere eseguiti ilavori, anche mediante un cronoprogramma delle attività da svolgere. Inoltrevengono definiti le tempistiche di intervento da quando viene segnalato il guado aquando l’intervento manutentivo viene eseguito.Impedimento: Vengono definiti i casi e le conseguenze di impedimenti,motivazioni per variazioni di programma e procedure di accordo su eventualimodifiche, con indicazione degli obblighi di informazione reciproca.Ritardo: In tale parte vengono definite le conseguenze in merito a ritardi, condefinizione dei costi per i ritardi subiti dal committente.Verifica: Si definiscono le condizioni specifiche di accettabilità dell’opera o di unasua parte da parte del committente. In tale parte viene definito chi effettua laverifica, le modalità ed i tempi in cui viene effettuata la verifica e cosa vieneverificato.Informazioni tecniche: In tale parti vengono descritti lo stato in cui si trovano ibeni che devono essere sottoposti a manutenzione anche mediante una semplicelista in cui si descrivono le condizioni dei beni. Nel caso in cui si modifichi lo statodelle apparecchiature, il committente deve essere informato.Parti di ricambio e materiali: In tale parte viene descritta la strategia di fornituradei materiali di ricambio con descrizione delle tipologia di materiale, caratteristichetecniche, di qualità ed altre informazioni legate alla fornitura del materiale.Prezzi: Nella parte relativa ai prezzi viene indicato il compenso da corrispondereall’assuntore per l’esecuzione del servizio di manutenzione, indicando anche unaeventuale tempistica divisa in stati di avanzamento lavori o obbiettivi raggiunti. Peri contratti di manutenzione solitamente si utilizzano vari schemi di prezzo tipo:prezzo forfettario, preventivo più prezzo di costo, listino prezzi, prezzo unitario.Definito il compenso e quindi il relativo schema di prezzo, vengono indicati i costiesclusi ed inclusi nel prezzo come: tasse, oneri tributi, spese di viaggio, trasporto,assicurazione, etc.Termini di pagamento: In tale parte vengono definiti le condizioni che possonoinfluire sui pagamenti tipo: la valuta, il metodo di fatturazione, penalità per ritardodel pagamento, scadenze dei pagamenti etc.Garanzie: Vengono definiti i diritti del committente e gli obblighi dell’assuntore incaso di mancata esecuzione delle attività previste da contratto. In tale parte vienedefinito cosa garantisce l’assuntore, il periodo di garanzia, il trasferimento digaranzia, procedure per la richiesta di garanzia.Penali: In questa parte vengono specificate le penali da pagare in cadi di nonconformità agli accordi contrattuali.Incentivi: Nella sezione degli incentivi, vengono indicati gli incentivi da pagare incaso di completamento anticipato, riduzione dei costi, aumento del profitto netto.Assicurazioni: Nella parte dedicata alle assicurazioni si descrive le assicurazionirichieste per il contratto o per legge specificando chi dovrà provvedere ad effettuarel’assicurazione e le procedure da seguire; Infatti in tale parte del contratto sispecifica cosa copre l’assicurazione, chi deve stipulare l’assicurazione ed ilbeneficiario dell’assicurazione, l’ammontare minimo di assicurazione, eventualiprocedure in caso si verifichi un danno a cose o persone.Garanzia finanziaria: Descrive eventuali garanzie finanziarie che possono esserenecessarie per la salvaguardare il committente o l’assuntore. Viene definita latipologia di garanzia, (cauzione, garanzia bancaria ecc.) la data o l’evento fino alquale è valida la garanzia, in quali condizioni deve essere riscosso il pagamentodella garanzia e l’ammontare della garanzia.Condizioni di esecuzione: Il contratto deve contenere una parte dedicata allespecifiche responsabilità richieste da ciascuna parte per consentire l’esecuzionedel lavoro di manutenzione. Specificare i servizi e le attrezzature messe adisposizione da tutte le parti contraenti quali: servizi, energia elettrica acqua, oraridi lavoro, condizioni ed ambiente di lavoro ecc.Salute e sicurezza: In tale parte vengono specificate le misure adottate, a normadi legge, per la salute e la sicurezza dei lavoratori e delle persone terze. Vienespecificata l’addestramento richiesto, le misure protettive adottate, ladocumentazione in materia di sicurezza e salute dei lavoratori, e riferimentinormativi.Protezione Ambientale: In tale parte, non sempre presente nei contratti, sispecificano le misure di protezione ambientali previste in particolare le procedure diprevenzione dell’inquinamento ambientale, gestione dei rifiuti, e loro smaltimento.Protezione: Vengono indicati le modalità di salvaguardia della proprietà, diaccesso non autorizzato e da eventuali danni specificando in particolare le modalitàdi tenuta in sicurezza ei delle informazioni e i sistemi di gestione dati, le proceduredi autorizzazione di accesso alle aree, autorizzazioni, permessi di lavoro e ladocumentazione relativa alle misure di sicurezza e di protezione adottate.Assicurazione qualità: L’assicurazione della qualità definisce le misure chegarantiscano la qualità del servizio manutentivo. In tale parte si specificano irequisiti dell’assuntore quali il possesso di un sistema di qualità, le esperienze e lequalifiche professionali del personale impiegato, le modalità di esecuzione degliaudit e delle verifiche ispettive, la predisposizione di un piano della qualità e diindicatori di qualità che consentano una analisi e monitoraggio della qualità delservizio di manutenzione.Gestione e supervisione: In tale parte vengono specificate le modalità di gestionee supervisione dei lavori e delle attività previste da contratto, e modalità dicollaborazione tra committente ed assuntore. In particolar modo vengono indicati ireferenti delle parti quali responsabile di contratto e un supervisore ciascuno cherappresenti la sua parte e le persone da contattare. Il responsabile di contratto è lapersona dell’intero programma di manutenzione. Si definisce l’organigramma e lanomina di eventuali subappaltatori con indicazione dei nominativi delle personeimpiegate nelle attività manutentive.

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