Come organizzare un evento

di successo

Strategia

• Obbiettivi

Strategia

• Obbiettivi• Target

Strategia

• Obbiettivi• Target• Partnership

Strategia

• Obbiettivi• Target• Partnership• KPI

Scadenziario attività

Prima Durante Dopo

La logistica

Sponsorizzazione

Temi & Speaker

Realizzazione

Marketing

Pubblico

Foto e video

Post-evento

Prima Durante Dopo

La logistica

Avete trovato un luogo

adatto all'evento per

dimensione, tono e

fabbisogni di

attrezzature?

Voi o il vostro event day

manager avete

verificato

l'attrezzatura e la

disposizione del palco?

Avete portato a termine

quanto richiesto per

l'affitto

della sala?

Avete soddisfatto i

requisiti

assicurativi per il

luogo?

Avete creato un piano

per

la disposizione del

palco

all'evento?

Key Activities

Prima Durante Dopo

Sponsoriz-

zazione

Conoscete la normativa

contabile della vostra

città,

provincia o Paese?

Avete ringraziato gli

sponsor ad un certo

punto

del programma?

Avete ringraziato gli

sponsor?

Avete sviluppato il

vostro

bdg?

Avete dato il benvenuto

e

ospitato i referenti degli

sponsor?

Avete completato tutta

la

documentazione

inerente a

donazioni e contabilità?

Avete sviluppato un kit

sponsorizzazione?

Avete condiviso un

report di

feedback con gli

sponsor?

Avete verificato quali

servizi

e attrezzature possono

essere proposti come

donazioni in natura?

Key Activities

Prima Durante Dopo

Temi &

Speaker

Avete trovato un

gruppo

dinamico e variegato di

speaker?

Avete incontrato i vostri

speaker per essere

sicuri che abbiano

compreso

l'impostazione della

giornata, dove e

quando devono essere

presenti?

Avete ringraziato i

vostri

speaker?

Gli speaker hanno

firmato l'accordo

speaker e il modulo di

autorizzazione?

Gli oratori hanno

compreso

il loro ruolo e il modello

di presentazione?

Avete controllato le

presentazioni degli

speaker, verificato i loro

asserti e fatto una

prova con loro?

Key Activities

Prima Durante Dopo

Realizzazione

Avete scelto il vostro

tema?

Avete salvato tutte le

presentazioni degli

speaker

e i video e siete pronti a

partire?

Avete ringraziato i

vostri

ospiti sul palco?

Avete incluso nel vostro

programma una varietà

di

modalità di

presentazione,

discipline, durate e

performance?

Key Activities

Prima Durante Dopo

Marketing e

pubblico

Avete realizzato

un'identità

distintiva?

Avete incoraggiato i

vostri

destinatari ad utilizzare

Twitter, blog e

Facebook?

Avete pubblicato un

articolo

sul blog che sintetizza

la

copertura dell'evento

su

social network e

media?

Avete pubblicizzato il

vostro

evento? Avete creato

un comunicato stampa

sul vostro sito?

I gadget sono noti? Siete rimasti in contatto

con la vostra comunità?

Avete mandato tutti gli

inviti ai destinatari?

I cartelli sono

correttamente visibili?

Avete inviato tutti i

questionari di

gradimento?

Avete confermato

l'elenco degli ospiti?

Avete dato a tutti un

badge?

Avete creato un sito

web e un blog

dell'evento?

Key Activities

Prima Durante Dopo

Foto & Video

Avete assicurato la

presenza di un team e

delle

attrezzature

audiovisive?

Voi e il vostro team

audiovisivo avete

programmato la

posizione

delle telecamere?

Avete programmato i

vostri

titoli di testa e i

messaggi

degli sponsor?

Avete progettato un

palco e

un piano di

illuminazione

adatto alle riprese?

Avete spiegato e dato

una

copia dell'agenda della

giornata al team

audiovisivo?

Avete un editor video? Avete abbastanza

persone

per riprendere e

dirigere la

produzione?

Key Activities

Prima Durante Dopo

Post evento

Avete inviato e raccolto

i

questionari degli

spettatori?

Avete aggiornato la

pagina

del vostro evento?

Key Activities

Strumenti utili

• Eventbrite (gestione prenotazione posti): https://www.eventbrite.it/

• Mailchimp (gestione newsletter): https://mailchimp.com/

• Google Form (sondaggi): https://www.google.it/intl/it/forms/about/

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