Collaboratori a distanza Come motivarli e mantenere alto ...€¦ · Quando sente di essere in un...

3/4Webinar Gratuito

Collaboratori a distanzaCome motivarli e mantenere alto lo spirito di gruppo

A chi serve questo webinar?

● CHI DEVE GESTIRE UN TEAM DI PERSONE

CHE LAVORA DA REMOTO (ANCHE UNA

SOLA PERSONA)

5 %




SOLA PERSONA)

● IMPRENDITORI, MANAGER, RESPONSABILI

5 %




SOLA PERSONA)


● LIBERO PROFESSIONISTA “MULTIMANI”

5 %




SOLA PERSONA)


● LIBERO PROFESSIONISTA “MULTIMANI”

● ANCHE UN COLLABORATORE MOLTO

PROATTIVO!!

5 %

Cosa impariamo oggi?5 %

Un collaboratore a distanzapuò essere...

● Pigro● Distratto● Frustrato● Confuso● Distaccato● Dispersivo● …

● Motivato● Efficiente● Entusiasta● Flessibile● Coinvolgente● Felice● …

Cosa impariamo oggi?10 %

● Motivato● Efficiente● Entusiasta● Flessibile● Coinvolgente● Felice● …

Oggi impariamo le azioni, gli strumenti e

le strategie che rendono la nostra

squadra di collaboratori da remoto... così:

Concetti di base10 %

COLLABORATORE FELICE = COLLABORATORE

CHE PRODUCE DI PIÙ

Concetti di base

Ma quand’è che un collaboratore è felice ?

10 %

COLLABORATORE FELICE = COLLABORATORE

CHE PRODUCE DI PIÙ

Concetti di base


10 %

Quando ha un buono stipendio!

Concetti di base


15 %

Quando ha un buono stipendio!

Concetti di base


15 %

1.2.3.

4. Quando ha un buono stipendio!

Concetti di base


15 %

1. Ha il pieno apprezzamento per il lavoro svolto2.3.

4. Quando ha un buono stipendio!

Concetti di base


15 %

1. Ha il pieno apprezzamento per il lavoro svolto2. Si sente coinvolto negli obiettivi e nei problemi

3.4. Quando ha un buon stipendio!

Concetti di base


20 %

1. Ha il pieno apprezzamento per il lavoro svolto2. Si sente coinvolto negli obiettivi e nei problemi

3. Percepisce attenzione per le sue difficoltà personali4. Quando ha un buon stipendio!

Concetti di base


20 %

Quando sente di essere in un buon ambiente professionale!

Ovvero quando prova piacere e soddisfazione nello svolgere le proprie attività e nell’interagire con capi, colleghi e meccanismi aziendali


Il lavoro da remoto e lo smart working, lo rendono più o meno felice?



Dipende da come lo realizzi!



Far diventare il lavoro da remoto un miglioramento (piuttosto che un problema)

per l’ambiente professionale…dipende da te come manager!


Lavorare da remoto presenta dei vantaggi e degli svantaggi...


SVANTAGGI1. le comunicazioni dipendono

dalla tecnologia2. le comunicazioni ed il

coordinamento sono più difficili3. le persone subiscono l’influenza

dell’ambiente domestico4. più difficile coinvolgere i

collaboratori5. controllo limitato6. sensazione di isolamento7. si può cadere facilmente

nell’overworking

VANTAGGI1. aiuta il team ad organizzarsi e

strutturarsi meglio 2. puoi gestire riunioni e flussi di

lavoro contemporanei3. il tempo diventa meno importante

del valore4. fa sentire i collaboratori più liberi 5. annulla lo stress del pendolare6. aumenta il senso di responsabilità

dei collaboratori7. è uno stimolo a crescere e formarsi8. risparmi il tempo degli spostamenti


Lavorare da remoto presenta dei vantaggi e degli svantaggi...

Il nostro compito è:

1. sfruttare i vantaggi2. limitare gli svantaggi3. evitare di creare attriti inutili

Convinzioni limitanti30 %

I collaboratori a casa:● sono più svogliati e cercheranno di lavorare meno● faranno più errori perché nessuno li controlla● sono sempre connessi quindi devono rispondere subito● hanno automaticamente dimestichezza con i dispositivi● non si sentono più parte integrante dell’azienda● sono più stressati e più distratti che non in ufficio


I collaboratori a casa:● sono stimolati a lavorare meglio in meno tempo● faranno più errori perché nessuno li controlla● sono sempre connessi quindi devono rispondere subito● hanno automaticamente dimestichezza con i dispositivi● non si sentono più parte integrante dell’azienda● sono più stressati e più distratti che non in ufficio


I collaboratori a casa:● saranno stimolati a lavorare meglio in meno tempo● diventeranno più responsabili perché nessuno li controlla● sono sempre connessi quindi devono rispondere subito● hanno automaticamente dimestichezza con i dispositivi● non si sentono più parte integrante dell’azienda● sono più stressati e più distratti che non in ufficio


I collaboratori a casa:● saranno stimolati a lavorare meglio in meno tempo● diventeranno più responsabili perché nessuno li controlla● sono sempre connessi e disponibili, negli orari previsti● hanno automaticamente dimestichezza con i dispositivi● non si sentono più parte integrante dell’azienda● sono più stressati e più distratti che non in ufficio


I collaboratori a casa:● saranno stimolati a lavorare meglio in meno tempo● diventeranno più responsabili perché nessuno li controlla● sono sempre connessi e disponibili, negli orari previsti● vanno formati all’uso degli strumenti tecnologici● non si sentono più parte integrante dell’azienda● sono più stressati e più distratti che non in ufficio


I collaboratori a casa:● saranno stimolati a lavorare meglio in meno tempo● diventeranno più responsabili perché nessuno li controlla● sono sempre connessi e disponibili, negli orari previsti● vanno formati all’uso degli strumenti tecnologici● si sentono parte integrante di un’azienda SPECIALE!● sono più stressati e più distratti che non in ufficio


I collaboratori a casa:● saranno stimolati a lavorare meglio in meno tempo● diventeranno più responsabili perché nessuno li controlla● sono sempre connessi e disponibili, negli orari previsti● vanno formati all’uso degli strumenti tecnologici● si sentono parte integrante di un’azienda SPECIALE!● sono più rilassati e concentrati, senza fare i pendolari


ATTENZIONE: non è semplice né immediato…Lavorare da remoto (o ancor di più in Smart Working) è una forte novità nella

vita di una persona e richiede un necessario periodo di apprendimento e allenamento…

A maggior ragione è una novità complessa da digerireper un gruppo di persone che lavora insieme!!!

Occorre conoscere le strategie che vediamo adesso e fare molta pratica ;)

Evitare attriti inutili40 %

10 “COMANDAMENTI”


1USA

CORRETTAMENTE IL TELEFONO

Il telefono interrompe il flusso di lavoro del tuo collaboratore e spezza la sua concentrazione

Evita di usarlo a meno che:

➔ é una situazione di emergenza➔ ci siamo messi d’accordo in

anticipo sull’orario


2FAI IMPOSTARE

CORRETTAMENTE LE NOTIFICHE

Un collaboratore inondato di notifiche si distrae di frequente, perde il focus ed è meno produttivo

Stabilisci un protocollo da fare rispettare a tutti, esempio:

➔ chat non fondamentali silenziate➔ posta elettronica solo quando serve➔ attenzione alle notifiche del telefono


3USA LE CHAT IN

MANIERA INTELLIGENTE

Non è necessario che tutti siano in tutte le chat, inserisci solo le persone davvero coinvolte. Evita comunicazioni inutili

Scegli con precisione chi inserire in quale chat e limita l’uso sconsiderato:

➔ chat non fondamentali silenziate➔ posta elettronica solo quando serve➔ attenzione alle notifiche del telefono


4RISPETTA GLI ORARI DELLE

RIUNIONI

I collaboratori, anche se sono a casa e connessi, hanno da fare. Se si decide un orario va rispettato come un appuntamento dal vivo.

Scegli un piccolo margine di tolleranza e correggi i comportamenti errati (compreso il tuo) ad esempio:

➔ la regola dei 5 minuti


5SELEZIONA CHI

COINVOLGERE NEI MEETING

Non serve che tutti siano presenti a tutte le riunioni. Si rischia di sprecare il tempo dei collaboratori e avere persone annoiate.

Scegli con attenzione chi convocare in base al tipo di riunione e assegna dei compiti produttivi agli altri


6SCEGLI INIZIO E DURATA DELLE

RIUNIONI E DICHIARALO

I Collaboratori che conoscono in anticipo la durata della riunione possono organizzare in maniera produttiva il resto del tempo.

➔ Annuncia almeno un giorno prima l’orario di inizio di una riunione e la sua durata.

➔ Rispetta l’orario di termine al 99%


7CHIEDI CON SAGGEZZA

AGGIORNAMENTI E REPORT

E’ importante che un responsabile abbia il feedback del lavoro svolto, ma questo non deve impiegare troppo tempo!

➔ Chiedi un report quando è davvero di valore e a cadenza regolare

➔ Automatizza la reportistica con i programma di management


8IMPEGNATI A

RIDURRE I TASK: “OGGI PER OGGI”

Ogni volta che un collaboratore deve aggiungere improvvisamente un’attività alla sua programmazione giornaliera, perde efficienza e motivazione.

➔ Pianifica ed anticipa le cose che servono. Allenati a pensare a “cosa dobbiamo fare tra una settimana” al posto di “cosa dobbiamo fare oggi”


9ORGANIZZA IN BASE

ALLE AGENDE DI TUTTI E NON SOLO

ALLE TUE

Imporre una riunione per oggi o domani senza aver chiesto la disponibilità a nessuno impatta negativamente sulla libertà organizzativa dei singoli

➔ Usa strumenti come Doodle o i sondaggi di Telegram per fare votare il giorno/orario migliore per la maggioranza


10RENDI DISPONIBILI

FACILMENTE LE INFORMAZIONI ED I

DOCUMENTI

E’ importantissimo evitare che un collaboratore rallenti il proprio lavoro perché non trova una password, un file, un’informazione.

➔ Usa strumenti di cloud strutturati come Drive, Dropbox, OneDrive, etc…

➔ Stabilisci un protocollo PRECISO che tutti devono rispettare nell’archivio

Limitare gli svantaggi55 %

14ABITUDINI SANE

60 %

1INVESTI NELLA FORMAZIONE DI

TUTTA LA SQUADRA

Lavorare da remoto è un grande cambiamento e improvvisare farà perdere al team molto tempo ed energie.

Programma della formazioni per tutti i collaboratori per fare in modo che imparino rapidamente:

➔ concetti➔ strategie➔ strumenti

Limitare gli svantaggi

60 %

2PRENDITI CURA DEL

BUON FUNZIONAMENTO DEI DISPOSITIVI

Così come non si può fare il barbiere senza forbici, pettine e rasoio, non si può fare lo Smart Worker senza strumenti adatti.

Fornisci aiuto al tuo team (o investi direttamente) in modo che abbiano:

➔ computer performanti➔ microfoni di qualità➔ connessione a internet stabile


60 %

3IMPOSTA UN

SISTEMA DI TIME TRACKING GLOBALE

Per il management è sempre importante capire come viene utilizzato il tempo dei collaboratori, altrimenti si naviga alla ceca.

Scegline uno (Clockify, Toggl…) e imponi l’uso costante al tuo team. Crea una struttura per categorizzare le attività, ad esempio:

➔ clienti➔ progetti➔ ruoli


60 %

4CHIEDI “COME

STAI?” A CADENZA REGOLARE

Non essendo in ufficio potresti non accorgerti di un collaboratore in forte difficoltà o che vuole condividere con te delle perplessità.

Organizza colloqui personali con tutti a cadenza regolare.

Assicurati che stiano bene e chiedi se tu come responsabile puoi fare qualcosa per aiutarli o migliorare il loro lavoro.


65 %

5CREA MOMENTI DI AGGREGAZIONE IN

CUI NON SI LAVORA

E’ importante dare un’alternativa alla pausa caffè fisica, in cui i collaboratori possono condividere la propria vita personale.

➔ Aperitivo aziendale virtuale➔ Usa i 5 minuti prima delle riunioni➔ Mini festa a distanza per risultato di

squadra ottenuto➔ Festeggia un compleanno a distanza➔ Fun activities… (quiz con Kahoot)


65 %

6STABILISCI CON

CHIAREZZA ORARI DI PRESENZA E

ASSENZA PREVISTI

Anche se siamo tutti a casa non significa che i collaboratori debbano rispondere alla chat in qualunque orario o essere sempre reperibili…

In base al tipo di business, bisogna stabilire con la squadra e fare rispettare:

➔ una fascia oraria di presenza ed una di assenza.

➔ almeno un giorno settimanale di assenza

ANCHE IN SMART WORKING!!!


65 %

7PER I MESSAGGI EMOTIVAMENTE

IMPORTANTI, USA ALMENO UN AUDIO

In ufficio, quando dobbiamo dare una comunicazione importante o correggere un collaboratore, lo comunichiamo di presenza…

A distanza il tono di un messaggio rischia di essere frainteso.

In base all’importanza del messaggio è meglio evitare di scrivere e usare invece un audio (o fare un meeting) in modo da essere sicuri di trasmettere quello che si vuole.


70 %

8NON SMETTERE DI DIRE “BRAVO” ALLE

PERSONE

A distanza è facile dimenticarsi di festeggiare un risultato ottenuto da uno o più collaboratori

In base al contesto è importantissimo scrivere un messaggio per esprimere apprezzamento per il lavoro svolto.

In una riunione anche l’applauso a distanza funziona :D


70 %

9NON SMETTERE DI

DARE REGALI E PREMI AI

COLLABORATORI

I regali aziendali, soprattutto quando personalizzati, ed il merchandise sono apprezzati dai collaboratori.

Puoi continuare a farli, anche a distanza!

➔ abbonamenti a riviste o servizi streaming➔ buoni utilizzabili online➔ strumenti da smart worker come cuffie

antirumore o microfoni


70 %

10NON SMETTERE DI TRASMETTERE LA

TUA VISIONE AZIENDALE

E’ importante per i collaboratori essere coinvolti negli obiettivi aziendali. Anche se a distanza, puoi continuare a trasmettere la tua visione:

➔ Approfitta delle riunioni per ribadire e raccontare la vostra visione, i vostri obiettivi ed il vostro perché aziendale.

➔ Anche un messaggio per condividere i tuoi pensieri può dare molta energia


75 %

11STIMOLA IL TEAM

CON MANSIONI INTERESSANTI

Quando si lavora da soli in casa, l’automotivazione dipende molto da quali compiti stiamo svolgendo.

Se un collaboratore fa qualcosa che lo appassiona, è sicuramente più motivato, anche su tutti gli altri task.

Dove possibile, assegna compiti e progetti nuovi ai collaboratori, in base alle loro preferenze.


75 %

12FORNISCI TUTTE LE

INFO QUANDO DELEGHI O ASSEGNI

ATTIVITÀ

Talvolta succede che viene assegnato un task ma le istruzioni sono ambigue o le informazioni per procedere sono incomplete.

Questo genera frustrazione ed inefficienza.

Assicurati di fornire ai collaboratori tutte le informazioni per procedere, nella maniera più chiara possibile.

Lo strumento principe è lo screencast (Loom)


75 %

13CHIARISCI BENE LE

QUESTIONI LEGALI E CONTRATTUALI

Lavorando da casa alcuni aspetti del contratto di lavoro con l’azienda possono cambiare.

I collaboratori saranno più tranquilli se avranno ben chiaro come funziona il contratto, ora che lavorano da casa, ed in particolare se saranno sicuri di conoscere:

➔ Gli obblighi da parte loro e dell’azienda➔ Le loro responsabilità ed i loro diritti


75 %

14RENDI CHIARO COSA TI ASPETTI DA OGNI

COLLABORATORE

Nel lavoro da remoto (ed in maniera ancora più netta nello Smart Working) il concetto del “quanto lavoro” perde forza e diventa più importante il “cosa produco mentre lavoro”.

I collaboratori sono più motivati e lavorano in maniera più efficiente se hanno chiaro cosa gli viene chiesto di produrre nella giornata

➔ focalizzati sul raggiungimento degli obiettivi piuttosto che sul tempo lavorato


75 %

Vi chiediamo anche oggi di rispondere ad un piccolo sondaggio…

per capire quali temi vi interessano di più

Un aiuto da casa!

Sfruttare i vantaggi75 %

8STRATEGIE VINCENTI

80 %

1COSTRUISCI UNA

CULTURA POSITIVA DEL LAVORO DA

REMOTO

Vista l’esigenza improvvisa degli imprenditori nel far lavorare tutti da casa, per molti il lavoro da remoto è vissuto come una situazione fastidiosa cui bisogna adattarsi.

Anziché lasciare questa impronta negativa, spiega al tuo team i grandi vantaggi del lavorare da remoto sia per l’azienda che per loro stessi…

Inizia a creare una cultura positiva!

Sfruttare i vantaggi

80 %

2APPROFITTA PER FORMARE I TUOI COLLABORATORI

Lavorando da remoto si creano dei tempi extra rispetto ad andare in ufficio.

Puoi sfruttare questo tempo programmare la formazione della tua squadra sia sul piano personale che su quello tecnico del tuo lavoro

Dedicare una parte di tempo alla formazione e imparare qualcosa di nuovo e utile, tende automaticamente a motivare i collaboratori in tutte le loro attività.


80 %

3SFRUTTA LE MINI

RIUNIONI ANCHE IN CONTEMPORANEA

In ufficio spesso si ha a disposizione una sola stanza per le riunioni

Con sistemi come Google Meet, Zoom, etc… puoi fare in modo che il tuo team si riunisca virtualmente a piccoli gruppi per svolgere le proprie attività, anche in contemporanea.

Tu stesso puoi entrare e uscire da riunioni diverse con un click.


80 %

4LAVORA PER

AUMENTARE IL SENSO DI

RESPONSABILITÀ

Il lavoro da remoto e lo Smart Working richiedono un forte senso di responsabilità da parte di tutto il team

E’ il momento perfetto per potenziare questo aspetto dei tuoi collaboratori tramite:

➔ Deleghe su compiti delicati➔ Ruoli di controllo/coordinamento➔ Sviluppo di nuovi progetti➔ Fiducia (non controllo ma chiedi aiuto)


85 %

5SPINGI SUL VALORE E LASCIA LA PRESA

SUL TEMPO

Il collaboratore non è motivato dall’idea di “scaldare la sedia” anche se percepisce comunque uno stipendio.

Visto che a distanza è quasi impossibile determinare quanto lavorano i collaboratori, è una buona occasione per valorizzare maggiormente gli obiettivi raggiunti:

➔ Premiare chi è più efficiente piuttosto che chi fa più straordinari


85 %

6PROMUOVI LA

COMUNICAZIONE ASINCRONA IL PIÙ

POSSIBILE

Le interruzioni in ufficio sono molto frequenti: i colleghi ti chiedono qualcosa mentre sei concentrato, riunione all’improvviso, etc...

Il lavoro da remoto ti protegge da questo, approfitta per potenziare la comunicazione asincrona il più possibile:

➔ task scritti con checklist complete➔ screencast (Loom)➔ messaggi audio


85 %

7QUANDO POSSIBILE

LASCIA DEI MOMENTI LIBERI

NON PREVISTI

In ufficio, anche uscendo prima, i collaboratori difficilmente possono condividere il tempo con i propri familiari/amici perché tutti sono impegnati…

Lavorando da casa, anche solo un’ora libera extra può essere un grande regalo per i collaboratori, perché possono sfruttarla al 100%.

La motivazione del tuo team aumenterà!


85 %

8APPROFITTA DELLA

MAGGIORE DIGITALIZZAZIONE

Le riunioni di presenza e le comunicazioni a voce che si usano spesso in ufficio, tendono a perdersi

Da remoto, tutto può essere registrato, sbobinato e sfruttato per generare contenuti utili all’azienda, ad esempio:

➔ articoli per un blog➔ procedure e protocolli da usare in futuro➔ presentazioni per i clienti


Conclusioni90 %

Attenzione… nessuna delle cose dette è una regola assoluta

Perché soprattutto in questo momento ed in alcuni contesti… è necessario adattarsi

Conclusioni90 %

Ci sono regole generali per la renderela propria squadra felice e produttiva…

Conclusioni90 %


Ci sono strategie specifiche per ottenere questo risultatoquando si lavora da remoto o in Smart Working

Conclusioni90 %



La domanda importante è:

Conclusioni90 %



La domanda importante è:

VERSO DOVE STIAMO ANDANDO?

Conclusioni90 %

Andiamo verso un mondo in cui lo smart working prenderà piede rapidamente…

Quindi le regole che abbiamo imparato oggi (e tutto l’allenamento che farete nell’applicarle) non sono solo un modo per avere un team più produttivo e soddisfatto oggi, o per evitare qualche problema che state vivendo...

sono un modo per prepararsi al mondo del lavoro di domani.

Conclusioni95 %

PER CONTINUARE:I prossimi webinar:

https://empatik.eu/webinar-approfondimento-smart-working/

Canale TELEGRAM con consigli e strumenti:

https://t.me/accademiasmartworking

https://empatik.eu/webinar-approfondimento-smart-working/

https://t.me/accademiasmartworking

Conclusioni95 %

SPAZIO ALLEDOMANDE!

Grazie!100%

Grazie per l’ascoltoe per il vostro prezioso tempo

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